BAB V
KEBIJAKSANAAN DAN PERENCANAAN SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Bab ini menjelaskan tentang: 1. Tahap Perencanaan Sistem 2. Mempersiapkan team pengembangan proyek 3. Kebijaksanaan dalam penjadwalan proyek 4. Komposisi team dalam fase-fase kegiatan pengembangan sistem
Agar pembangunan sebuah sistem informasi dapat berjalan dengan lancar , dibutuhkan suatu perencanaan yang matang. Tahap perencanaan dalam pengembangan sebuah sistem informasi, menyangkut kebijaksanaan dalam mempersiapkan team pengembangan proyek serta metode penyusunan jadwal pelaksanaan proyek sesuai dengan jenis sistem yang akan ditangani.
a. Mempersiapkan Team Pengembangan membentuk sebuah team yang tepat merupakan langkah awal menuju keberhasilan pembangunan sebuah sistem. Team yang tepat berarti team yang tem yang berisikan anggota-anggota yang dapat saling bekerjasama. Berati juga team yang memiliki kelengkapan bidang pekerjaan.
Secara umum, tenaga-tenaga yang dibutuhkan untuk implementasi sistem antara lain adalah pengawas proyek yang diambilkan dari team manajemen, kemudian seorang koordinator (analis sistem senior) , beberapa orang analis yunior, beberapa orang tertentu sesuai dengan sistem yang dikembangkan
Pengawas Proyek (Team Manajemen)
Koordinator (Analis System Senior)
Analis System
Spesialis Bidang
Programer
PENGAWAS PROYEK Pengawas proyek merupakan gabungan dari anggota team manajemen internal perusahaan yang berkepentingan terhadap sistem tersebut. Komisi pengawas ini memiliki tugas antara lain: 1. Merumuskan baik secara kualitatif maupun kuantitatif, tujuan dan sasaran sistem yang akan dibuat. 2. Memberikan pedoman, pengarahan dan bahkan berperan serta dalam studi kelayakan yang dilakukan sebelum sistem diimplementasikan
3. Sebagai Penghubung dan jembatan komunikasi antara team proyek dengan organisasi secara umum. 4. Memberikan persetujuan atas schedule proyek, anggaran proyek dan kalkulasi biaya serta melksanakan pengendalian terakhir atas perkembangan kualitas, biaya dan realisasi proyek
KOORDINATOR PROYEK Koordinator proyek merupakan jembatan penghubung antara team manajemen dengan anggota team pengembangan proyek. Koordinator juga bertugas untuk melaporkan pelaksanaan tugas yang dibabankan komisi pengawas kepada team. Selain itu juga mempunyai tugas yaitu : merencanakan dan mengkoordinasikan setiap langkah yang dilakukan dalam team proyek unuk mecapai tujuan yang diharapkan.
ANALIS SISTEM Analis istem merupakan personil yang bertanggung jawab terhada analisa dan desain sistem yang akan dibuat. Analis sistem bertanggung jawab terhadap efektifitas dan efisiensi yang harus dicapai dalam desain sebuah sistem informasi sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.
Secara lebih khusus, analis system harus menafsirkan fakta-fakta dan bukti-bukti yang ditemukan secara logis, mengevaluasi hubungan- hubungan yang terdapat di dalamnya, untuk kemudian mengimplementasikannya dalam suatu rancangan sistem Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Langkah-langkah di Analisis Sistem : – Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkahlangkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyekproyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis system ruang lingkup tugasnya lebih terinci
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb: 1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah - Mengindentifikasikan penyebab masalah - Mengidentifikasikan titik keputusan - Mengidentifikasikan personil-personil kunci
2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada – Menentukan jenis penelitian – Merencanakan jadual penelitian – Mengatur jadual wawancara – Mengatur jadual observasi – Mengatur jadual pengambilan sampel – Membuat penugasan penelitian – Membuat agenda wawancara – Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem – Menganalisis kelemahan Sistem – Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis Tujuan : – Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan – Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen - Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen – Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya
SPESIALIS BIDANG Dalam suatu tem dibutuhkan spesialis yang memiliki kemampuan lebih mendalam mengenaisatu bidang tertentu dibandingkan dengan anggota-anggota tim lainnya.
ex: Jika akan diimplementasikan sebuah sistem informasi akuntansi, sangat diperlukan peran serta seorang ahli akuntansi yang dapat memberikan arahan dalam team tentang sistem akuntansi yang baik an benar.
PROGRAMMER Setelah mendapatkan hasil analisa dan desain sistem dari team analis, programmer bertanggung jawab untuk menterjemahkan kebutuhan-kebutuhan sistem yang sudah di desain tersebut kedalam suatu program aplikasi yang efektif dan efisien. Agar dapat melakukan implementasi yang dengan baik dan benar, programer juga bertugas memilih dan menggunakan bahasa pemrograman yang tepat, sesuai dengan kondisi sistem yang akan diterapkan
Programer juga berkewajiban untuk membuat program dalam bentuk yang mudah dioperasikan, user friendly bagi operatornya serta berkewajiban mendokumentasikan program, testing program dan running program
MEMBUAT JADWAL KERJA Untuk menyusun jadwal kerja pengembang proyek, akan dilihat dulu fase-fase kegiatan di dalam pelaksanaan proyek tersebut. lihat tabel di bawah ini:
Fase-fase kegiatan pengembangan sistem NO
KEGIATAN
KODE
1
Analisa dan Investigasi Sistem
A
2
Desain Umum Sistem
B
3
Desain Khusus
C
4
Pengembangan Program dan Prosedur
D
5
Pengadaan Perangkat Keras
E
6
Instalasi dan Pemasangan Perangkat Keras
F
7
Instalasi dan Pemasangan Perangkat Lunak
G
8
Testing Program
H
9
Running Program
I
10
Evaluasi Sistem
J
Setelah menentukan 10 fase kegiatan maka langkah selanjutya disusun jadwal kegiatan yang mencantumkan batas-batas waktu yang diperlukan dari setiap tahap kegiatan. Ex: Alternatif penyusunan jadwal E
F
G
START
H A
B
C
D
I
J
Penjelasan dari gambar di atas: Bahwa pembelian perangkat keras dapat dilakukan bersamaan dengan waktu nalisa sistem, desain sistem dan pembuatan program komputer sehingga waktu yang diperlukan untuk pengembangan dapat lebih diefektifkan. Pengadaan dan instalasi perangkat keras sistem dapat dilaksanakan terlebih dahulu dan tidak perlu menunggu sampai desain sistem menyeluruh selesai dilaksanakan.
Sedangkan untuk perhitungan waktu proyek,masingmasing kegiatan memiliki unsur probabilitas sehingga tafsiran waktu dapat menggunakan tiga macam yaitu : waktu optimis, waktu tengah-tengah, waktu pesimis. Selanjutnya yang perlu juga dipertimbangkan adalah komposisi team tersebut sedikit banyak akan tergantung dari tipe pekerjaan yang dierahkan kepada team proyek tersebut. Ex: Komisi pengawas berkepentingan dengan aspek perencanaan yang sifatnya jangka panjang. Komisi tsb menetapkan tujuan organisasi kegiatan penyusunan sistem, kebijaksanaan untuk mendapatka dan menggunakan sumber daya serta disposisi sumber daya tsb.
