152
BAB IV EVALUAS I DAN PENGEMBANGAN 4.1
Evaluasi
4.1.1 Evaluasi Kelengkapan Business Processs 4.1.1.1 Pre-Purchasing Fungsi
Business
Bisnis
Process
S AP S tatus
Transaction
Tidak
-
Tidak
-
Tidak
-
M embuat Purchase Requistion Persetujuan Permintaan Purchase Barang Requistion Koreksi Purchase Requistuion Display
Info
Record
For
Material
Apakah jenis Pemilihan
List
LogisticsÆMaterials
barang bisa Ya
Vendor
didapat dari vendor yang ada
ManagementÆPurchasingÆMaster DataÆInfo
RecordÆList
DisplaysÆBy Material (M E1M )
153
Create Vendor Central LogisticsÆMaterials ManagementÆPurchasingÆMaster Cari vendor DataÆVendorÆCentralÆCreate baru dan (XK01) permintaan
Ya Create Vendor Purchasing
penetapan
LogisticsÆMaterials
barang
ManagementÆPurchasingÆMaster DataÆVendorÆPurchasingÆCreate (MK01)
Evaluasi Vendor
-
Tidak Baru
Create Vendor Evaluation LogisticsÆMaterials Performa Ya
ManagementÆPurchasingÆMaster
vendor DataÆVendor EvaluationÆMaintain (M E61)
Tabel 4.1 Evaluasi Kelengkapan Business Process Pre-Purchasing
154
4.1.1.2 Purchasing S AP
Fungsi Business Process Bisnis
S tatus
Transaction
Tidak
-
M enerima permintaan import mesin/Purchase Requistion Pengecekan Stok Overview LogisticsÆMaterials ManagementÆInventory Pembelian
ManagementÆEnvirontmentÆStock
Barang
ÆStock Overview (MM BE) Pengecekkan stok
Display Material Master Ya
barang/mesin
LogisticsÆMaterials ManagementÆMaterial MasterÆMaterialÆDisplay Current (MM03)ÆEnter
Material
NumberÆChoose Select View (Plant Stock/ Storage Location Stock)
155
Create PO tanpa Reference LogisticsÆMaterials ManagementÆPurchasingÆPurchase OrderÆCreateÆVendor/Supplying Plant Known (M E21N) Create PO dengan Reference LogisticsÆMaterials M embuat Ya
ManagementÆPurchasingÆPurchase
Purchase Order OrderÆCreateÆVendor/Supplying Plant Known (M E21N)ÆChoose Document Overview OnÆChoose Selection VariantÆChoose myPurchase RequsitionÆEnter Purchasing groupÆChoose ExecuteÆSelect PRÆChoose Adopt Persetujuan PO
-
Tidak Submit PO
LogisticsÆMaterials Submit PO ke Ya
ManagementÆPurchasingÆPurchase
Vendor/Principal OrderÆMessagesÆPrint/Transmit (M E9F), via EDI atau Email, via Fax Penerimaa
M emverifikasi
n Barang
dokumen
Display Purchase Order Ya Logistic Æ Material Management Æ
156
PO(Purchase
Purchasing Æ Purchase Order Æ
Order) dengan
Display (M E23N)
dokumen hard copy (Surat Jalan dari Vendor) Create Good Receive Logistic Æ Material Management Æ Inventory
M embuat Good
Management
Æ
Good
Ya Movement Æ Good Receipt Æ For
Receive
Purchase Order
Æ PO Number
Known (M IGO)
Tabel 4.2 Evaluasi Kelengkapan Business Process Purchasing
4.1.1.3 Post-Purchasing Fungsi
Business
Bisnis
Process
S AP S tatus
Transaction Create Transfer Order Logistics Æ Sales and Distribution Æ
Pendistrib
M embuat Ya
usian
Shipping and Transportation Æ Picking
Picking List
Æ Create Transfer Order Æ Single M esin document (LT03) Proses Post
Ya
Post Good Issue
157
Logistics Æ Sales and Distribution Æ
Good Issue
Shipping
and
Transportasion
ÆOutbound
delivery
Æ
Change
(VL02N)Æ Choose Post Good Issue Create STO LogisticsÆMaterial M embuat Ya
ManagementÆInventory Management Æ
STO Good Movement Æ Good Movement (M IGO)ÆEnter movement type 301 M embuat Penagihan
Invoice
Tidak
-
Verification Create Vendor Performance Report M embuat LogisticsÆMaterials Laporan Ya
ManagementÆPurchasingÆMaster
Penilaian DataÆVendor
EvaluationÆStandard
Vendor Evaluasi
Analysis (ME6H)
Performa
Block Vendor Purchasing
Vendor
LogisticsÆMaterials
Update Daftar
Ya
ManagementÆPurchasingÆMaster
Vendor
DataÆVendorÆPurchasingÆBlock
Buruk
(MK05) Ya
Block Vendor Central
158
LogisticsÆMaterials ManagementÆPurchasingÆMaster DataÆVendorÆCentralÆBlock (XK05)
Tabel 4.3 Evaluasi Kelengkapan Business Process Post Purchasing
Business Process yang sudah Implementasi SAP sebanyak 14 Business Proces, terdiri atas : •
Apakah jenis barang bisa didapat dari Vendor yang ada
•
Cari Vendor baru dan permintaan penetapan barang
•
Performa Vendor
•
Pengecekkan stok barang/mesin
•
M embuat Purchase Order
•
Submit PO ke Vendor/Principal
•
M emverifikasi dokumen PO(Purchase Order) dengan dokumen hard copy (Surat Jalan dari Vendor)
•
M embuat Good Receive
•
M embuat Picking List
•
Proses Post Good Issue
•
M embuat STO
•
M embuat Laporan Penilaian Vendor
•
Update Daftar Vendor Buruk
159
Business Process yang belum Implementasi SAP sebanyak 7 Business Proces, terdiri atas : •
M embuat Purchase Requisition
•
Persetujuan Purchase Requisition
•
Koreksi Purchase Requisituion
•
Evaluasi Vendor Baru
•
M enerima permintaan import mesin/Purchase Requistion
•
Persetujuan PO
•
M embuat Invoice Verification
Dari Business Process yang belum mengimplementasikan SAP, kami memberikan saran- saran pengembangan sebagai berikut :
Business Process
Usulan Pengembangan M engembangkan sistem untuk melakukan permintaan barang yang digunakan untuk meminta departemen
M embuat Purchase Requistion procurement untuk membeli kuantitas dari material tertentu untuk tanggal tertentu. M engotomatisasi proses persetujuan Persetujuan Purchase Requistion Purchase Requistion oleh pihak-pihak
160
yang berwenang. Proses ini berupa approval menggunakan sistem.
M engotomatisasi proses koreksi Purchase Requistion secara sistem untuk Koreksi Purchase Requistuion memperbaiki jika terjadi kesalahan dan ketidak cocokan data.
M engembangkan sistem Request For Quotation(RFQ), dan sistem quotation Evaluasi Vendor Baru
yang didalamnya terdapat price comparison serta Rejection Letter M engembangkan sistem untuk melihat permintaan barang yang digunakan untuk
M enerima permintaan import
memeriksa kembali permintaan
mesin/Purchase Requistion
pemesanan apakah sesuai dengan prosedur atau tidak, sehingga dapat ditindak lanjuti secara cepat. M engotomatisasi proses persetujuan Purchase Order oleh pihak-pihak yang
Persetujuan PO berwenang. Proses ini berupa approval menggunakan sistem.
161
M engembangkan sistem Invoice Verification yang digunakan untuk memverifikasikan bahwa tagihan yang diterima sesuai dengan pembelian yang M embuat Invoice Verification sudah dilakukan sehingga dapat meminimalisasi kesalahan antara barang yang diterima sesuai dengan perjanjian penagihan yang dilakukan.
Tabel 4.4 Saran Pengembangan Business Process
162
4.1.2 Evaluasi Kedalaman Workflow 4.1.2.1 Pre-Purchasing Fungsi Bisnis
Usulan
Current Workflow
Pengembangan
Pemiliha n Vendor
Tabel 4.5 Evaluasi Kedalaman Workflow Pre-Purchasing
163
4.1.2.2 Purchasing Fungsi Bisnis
Usulan
Current Workflow
Pengembangan
Pembelia n M esin
M enghilangkan
Reguler
import commitment Order, dengan cara menggabungkan fungsi Import Commitment Order dengan Purchase Order.
164
Pembelia n Barang Spare Part, Consuma bles and Paper
--
165
Pembelia n M esin
M enghilangkan
Emergen
import
cy
commitment Order, dengan cara menggabungkan fungsi Import Commitment Order dengan Purchase Order.
166
Penerima
M embuat Berita
an
Acara
Barang
Tabel 4.6 Evaluasi Kedalaman Workflow Purchasing
167
4.1.2.3 Post-Purchasing Fungsi Bisnis
Current Workflow
Usulan Pengembangan
Pendistri busian M esin
--
168
Evaluasi --
Performa Vendor
Tabel 4.7 Evaluasi Kedalaman Workflow Post-Purchasing
∑ Workflow yang sudah lengkap sebanyak 4 workflow, terdiri atas : •
Vendor Selection
•
Purchase Order(PO) Sparepart, Consumable, and Paper
•
Stock Transfer Order (STO)
169
•
Vendor Performance Monitoring
∑ Workflow yang perlu ditambahkan atau diperbaiki sebanyak 3 workflow, terdiri atas : •
Purchase Order (PO) Machine Order Regular
•
Purchase Order (PO) Emergency Order
•
Good Receive
Dari
workflow
yang belum
mengimplementasikan
SAP,
kami
memberikan saran- saran pengembangan sebagai berikut :
Fungsi Bisnis
S aran Pengembangan
Workflow Purchase
Order
(PO) M enghilangkan
Machine Order Regular
import
commitment Order, dengan cara
menggabungkan
fungsi Import Commitment Pembelian Barang
Order
dengan
Purchase
(PO) M enghilangkan
import
Order. Purchase
Order
Emergency Order
commitment Order, dengan
170
cara
menggabungkan
fungsi Import Commitment Order
dengan
Purchase
Order.
Penerimaan Barang
Good Receive (GR)
M embuat Berita Acara
Tabel 4.8 Saran Pengembangan Workflow
4.1.3 Evaluasi Kinerja 4.1.3.1
Perspektif Kontribusi Perusahaan
Tujuan S trategis
Pencapaian
Usulan Pengembangan
100 %
-
94 %
-
M engontrol biaya pengeluaran TI Nilai bisnis dari proyek TI
Tabel 4.9 Evaluasi Perspektif Kontribusi Perusahaan
171
4.1.3.2 Perspektif Orientasi Pengguna Tujuan S trategis
Pencapaian
Usulan Pengembangan
96.6 %
-
M eningkatkan kepuasan user M eningkatkan frekuensi pelatihan aplikasi SAP
M eningkatkan 67.5 %
untuk karyawan
kemampuan user
M eningkatkan
-
100 % produktivitas user Tabel 4.10 Evaluasi Perspektif Orientasi Pengguna
4.1.3.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional Tujuan S trategis
Pencapaian
Usulan Pengembangan
Pengelolaan masalah
100 %
-
M enyediakan ketersediaan
100 %
infrastruktur TI Tingkat pemeliharaan 100 %
-
software dan hardware Tabel 4.11 Evaluasi Perspektif Penyempurnaan Operasional
172
4.1.3.4 Perspektif Orientasi Masa Depan Tujuan S trategis
Pencapaian
Usulan Pengembangan
Peningkatan kualitas TI
90 %
Perusahaan mendorong karyawan untuk
Peningkatan kemampuan 72.2 %
menyumbangkan ide
staf TI melalui brainstorming, ataupun pembentukan tim. Perusahaan implementasi teknologi baru tidak hanya berdarkan kebutuhan, Penelitian teknologi baru
70 %
tetapi berdasarkan nilai tambah yang dapat diberikan teknologi baru tersebut.
Tabel 4.12 Evaluasi Perspektif Orientasi M asa Depan
173
4.1.4 Evaluasi Finance Dari evaluasi finance yang kami lakukan, kami menggunakan metode cost benefit anlysis seperti yang telah kami paparkan pada Bab III, kami menarik kesimpulan bahwa dengan adanya implementasi aplikasi SAP diasumsikan memberikan dampak kepada peningkatan pendapatan perusahaan Astragraphia per tahunnya, dimana asumsi ini didapatkan dari terdapatnya kenaikan pendapatan di bandingkan tahun-tahun sebelumnya, dimana kenaikan ini terlihat cukup stabil. Dengan biaya implementasi aplikasi SAP sebesar Rp.16,071,000,000,PT.Astragraphia mendapatkan kenaikan pendapatan pada tahun pertama setelah implementasi sebesar 5,8% atau sekitar Rp.25,927,711,209,-.Hal ini memungkinkan, bahwa PT.Astragraphia untuk memaksimalkan penggunaan aplikasi SAP. Dengan kondisi finance yang dinilai cukup baik, kami memberikan saran untuk melakukan pengembangan-pengembangan pada bagian-bagian proses bisnis yang masih manual untuk dibuat menjadi terintegrasi dengan proses-proses lainnya menggunakan aplikasi SAP.
4.2
Pengembangan Sistem Dari evaluasi yang kami lakukan, terdapat beberapa
hal yang perlu
dikembangkan, yang terdiri atas : Aspek Business Process
Pengembangan •
Purchase Requisition ¾ M embuat Purchase Requistion ¾ Persetujuan Purchase Requistion
174
¾ Koreksi Purchase Requisition •
Evaluasi Vendor Baru
•
M enerima permintaan import mesin/Purchase Requistion
•
Persetujuan Purchase Order
•
M embuat Invoice Verification
•
M embuat Berita Acara
•
M enghilangkan
Import
Commitment
Order
dengan cara menggabungkan fungsi import commitment order dengan PO untuk workflow Purchase order (PO) machine order regular
Workflow •
M enghilangkan
Import
Commitment
Order
dengan cara menggabungkan fungsi import commitment order dengan PO untuk workflow Purchase order (PO) machine emergency order. •
M eningkatkan frekuensi pelatihan aplikasi SAP
•
M endorong karyawan untuk menyumbangkan
Performance
ide •
M engimplementasikan
teknologi
berdasarkan added-value
Tabel 4.13 Tabel Pengembangan Sistem Yang Diusulkan
baru
175
4.2.1 Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Pengembangan sistem yang kami usulkan akan dilakukan menggunakan metodologi ASAP (Accelerated SAP), dan untuk skripsi yang kami buat, kami akan membatasi pembahasan pada dua tahap awal dari metodologi ASAP tersebut, yang terdiri dari : • Project Preparation Dalam fase ini akan dibahas mengenai perencanaan dan persiapan untuk proyek SAP • Business Blueprint Dalam fase ini akan dibahas mengenai workflow fungsi bisnis yang disesuaikan dengan usulan pengembangan yang akan diimplementasikan
4.2.1.1 Project Preparation Yang dilakukan dan dihasilkan dalam project preparation adalah : • M empersiapkan struktur organisasi proyek yang merupakan gabungan dari anggota tim dari perusahaan dan anggota tim konsultan internal. Struktur ini harus terbentuk diawal-awal dimulai proyek dan sudah harus disahkan
atau
ditandatangani paling tidak
dari pihak
Dalam struktur organisasi ini harus sudah tercakup : 9
Steering Committee
9
Project Manager
9
Material Management Consultant
9
ABAPPER
perusahaan.
176
9
Penulis Dokumentasi
9
Technical Support
Susunan organisasi proyek dapat dilihat dari gambar berikut :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek
Tugas dan tanggung jawab dari setiap anggota organisasi proyek ini adalah : 1. Steering Committee a. M enyetujui akan rencana proyek, prosedur proyek dan laporan proyek b. M emonitor perkembangan proyek secara keseluruhan c. M enyediakan panduan atas keseluruhan program strategis, arahan proyek dan isu bisnis
177
d. M emastikan keuntungan diperoleh dari pengembangan proyek yang dijalankan e. M engevaluasi dan memberikan approval terhadap kegiatan yang dilakukan atau yang dibutuhkan dalam proyek 2. Project Manager a. M engatur jadwal proyek sesuai dengan budget dan waktu yang ditentukan b. M emenuhi ekspektasi dari client c. M emimpin anggota tim untuk mencapai tujuan d. M engatur jangkauan dan perubahan dari project plan e. M emberi laporan jalannya proyek kepada steering committe f. M emastikan bahwa masalah-masalah yang berhubungan dengan proyek dapat diatasi g. M emberikan arahan dan tugas-tugas kepada tim proyek h. M emastikan kualitas dari proyek yang dijalankan i. M endefinisikan standar dokumentasi proyek dan prosedur quality control j. Identifikasi dan mengatur resiko proyek 3. MM Consultant a. M enyediakan first line SAP Support untuk user MM b. M embuat keputusan yang berhubungan dengan proses bisnis dan pengembangan dalam proses bisnis c. M endukung pengguna dalam penyelesaian masalah, technical research untuk masalah konfigurasi dan masalah fungsional
178
d. M emonitor dan mendukung interface dari modul SAP e. M emberikan kebijakan mengenai prosedur operasional f. M elakukan koordinasi untuk user change requests dan security requests g. M elakukan integration test, user acceptance test dan review documentation yang akan digunakan oleh end user h. M emberikan pelatihan kepada user agar dapat menggunakan sistem dengan baik 4. ABAPPER a. Bertanggung jawab untuk report pengembangan, data interface, analisis dan perancangan dan dialog programming pada SAP environment. b. M enyediakan support dan maintenance, modifikasi program, performance
tuning,
penyelesaian
masalah,
debugging,
mengumpulkan dan menulis spesifikasi teknikal. c. Transfer pengetahuan kepada anggota tim lain pendukung proyek 5. Penulis Dokumentasi a. M embuat laporan progress dari setiap tahapan yang dilakukan dalam proyek b. M embuat dokumentasi proyek secara keseluruhan 6. Technical Support a. M embantu jalannya pengembangan proyek dari sisi teknikal b. M embantu user dalam menggunakan aplikasi yang dikembangkan
179
c. M emberikan support bagi organisasi setelah pelaksanaan tahap Go Live
Jumlah staf untuk organisasi proyek pengembangan sistem ini adalah 9 orang yang terdiri dari : 1. Steering Committee : 2 orang 2. Project Management : 1 orang 3. MM Consultant : 2 orang 4. ABAPPER : 1 orang 5. Penulis Dokumentasi : 1 orang 6. Technical Support : 2 orang
Berikut ini adalah workplan yang dirancang yang menggambarkan aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan dalam proyek berserta estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut:
Task Name
Duration
Predecessors
PLAN Kickoff meeting
1d
Workplan
1d
Kickoff meeting
Change Request Strategy
1d
Workplan
DESIGN
-
180
Requirement Gathering
15d
Change Request Strategy
Core Business Process Discussion
2d
Change Request Strategy
Fit & Gap Analysis
2d
Core Business Process Discussion
Business Process Flow
1d
Fit & Gap Analysis
Solution Definition
3d
Business Process Flow
Organization and Role Mapping
3d
Solution Definition
Functional Design
10d
Fit & Gap Analysis
Conversion Approach
1d
-
Configuration Build & Unit Testing
8d
-
Training Material
5d
-
Integration Testing
2d
Configuration Build & Unit Testing
Custom Development & Unit Testing
10d
Fit & Gap Analysis
Conversion Tools Build
3d
Fit & Gap Analysis
Authorization and Profiles
3d
Organization and Role Mapping
Integration Test Scenario
2d
Configuration Build & Unit Testing
Integration Test Execution
5d
Integration Test Scenario
User Acceptance Test Scenario
3d
Integration Test Execution
User Acceptance Test Execution
5d
User Acceptance Test Scenario
Training Plan and Schedule
1d
-
SAP GUI Deployment
1d
-
BUILD
TEST
DEPLOY
181
Training Execution
5d
Training Plan and Schedule
Implementation
2d
User Acceptance Test Execution
GO-LIVE
1d
Implementation
Post Go-Live Support
10d
GO-LIVE
Tabel 4.14 Tabel Workplan
Dari tabel diatas, kami memprediksikan durasi waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan tersebut yaitu selama 45 hari dengan rincian yang digambarkan pada gantt chart dibawah ini.
182
Tabel 4.15 Tabel Gantt Cha rt
183
4.2.1.1.1 Plan Di dalam fase perencanaan (Plan) aktivitas-akitivitas yang dilakukan adalah sebagai berikut : •
Kickoff Meeting Pada tahap ini dilakukan penjelasan mengenai perencanaan proyek. Disini juga mencoba untuk menunjukkan komitmen dari Executive Management terhadap proyek yang dilaksanakan. Serta menjelaskan strategi implementasi, timeline, dan tujuan dari proyek. Pada Kickoff Meeting juga dilakukan verifikasi lingkup proyek.
•
Workplan Workplan merupaka jadwal dari proyek yang menunjukkan rantai aktivitas dan fase-fase yang dilakukan selama proyek berlangsung. Pada workplan juga ditampilkan durasi waktu dari masing-masing aktivitas Workplan
digunakan
untuk
membantu
dalam
perencanaan,
mengkoordinasikan , serta mengawasi aktivitas-aktivitas dalam proyek. •
Change Request Strategy M erupakan cara untuk menangani semua permintaan perubahan dari klien, dan diterapkan pada proyek setelah workflow . Change Request Strategy biasanya diterapkan untuk kasus- kasus dimana pengguna meminta perubahan untuk dilakukan untuk spesifikasi fungsional yang telah dikonfirmasi sebelumnya.
184
4.2.1.1.2 Design Didalam fase perancangan (Design) aktivitas-aktivitas yang dilakukan adalah sebagai berikut : •
Requirement gathering Fase ini merupakan tahap mengumpulkan kebutuhan user dan menganalisa kebutuhan tersebut. Pada fase ini semua anggota proyek mencoba untuk memahami secara keseluruhan bagaimana proyek yang dikembangkan penting untuk kesuksesan perusahaan.
•
Core Business Process Discussion Dalam fase ini didefinisikan bisnis proses utama yaitu tugas individual minimum yang harus dicapai untuk dapat menghasilkan tingkat konsistensi tertentu terhadap output – tanpa pertimbangan hardware, software, ataupun performa.
•
Fit & Gap Analysis Dalam fase ini dilakukan pengidentifikasian kepada setiap requirement yang dibutuhkan perusahaan yang kemudian melakukan pengkategorian apakah sistem yang akan diimplementasikan dapat memenuhi setiap requirement tersebut.
•
Business Process Flow M erupakan ilustrasi dari aliran proses bisnis yang merupakan solusi step –by-step terhadap masalah yang ingin diselesaikan.
185
•
Solution Definition Solution Definition adalah dokumentasi untuk menjelaskan solusi yang disediakan untuk klien,
yang bukan merupakan konfigurasi standar
SAP dan peningkatan SAP berdasarkan kebutuhan bisnis. •
Organization and Role Mapping Dalam fase ini menentukan otoritas user dan area menu dari masingmasing user. Fase ini juga mendefinisikan tugas dan tanggung jawab masing-masing user pada aplikasi SAP.
•
Functional Design M erupakan
proses
perancangan
dimana
subtask-subtask
dispesifikasikan dan hubungan diantara subtask tersebut didefinisikan , sehingga kumpulan dari subsystem dapat melaksanakan keseluruhan tugas dari sistem. •
Conversion Approach Dalam fase ini anggota tim proyek menentukan metode konversi yang akan digunakan dalam implementasi pengembangan yang diusulkan, Penentuan metode berdasarkan pada kebutuhan serta resiko nya terhadap perusahaan.
186
4.2.1.1.3 Build Di dalam fase pembangunan (Build) aktivitas-akitivitas yang dilakukan adalah sebagai berikut : •
Configuration Build & Unit Testing M erupakan fase untuk membangun konfigurasi , spesifikasi fungsional, peningkatan, laporan, interface, dan data konversi yang sudah dikonfirmasikan selama Business Requirement Gathering , setelah itu melaksanakan pengujian untuk memastikan bahwa business requirement telah tercapai.
•
Training Material M erupakan materi pelatihan yang berisi presentasi pelatihan SAP, user manual, job aid, dan on line quick reference yang disediakan untuk user sebelum Go-Live.
•
Integration Testing M erupakan tahap pengujian dimana komponen-komponen software dan hardware dikombinasikan dan diuji untuk mengkonfirmasikan bahwa software dan hardware berinteraksi sesuai dengan persyaratan. Integration Testing terus dilakukan sampai keseluruhan sistem terintegrasi.
•
Custom Development & Unit Testing M erupakan fase untuk mengembangkan spesifikasi fungsional dan melaksanakan pengujian dengan pengguna untuk meyakinkan bahwa business requirement memenuhi spesifikasi fungsional.
187
•
Conversion Tools Build M erupakan fase untuk membangun program / tools konversi yang akan digunakan untuk upload data dari legacy ke SAP.
•
Authorization and Profiles M erupakan otorisasi profil yang dikonfigurasikan di SAP berdasarkan peran user dalam SAP. Profil itu sendiri dikonfigurasikan untuk memastikan bahwa user dapat menggunakan
SAP berdasarkan
deskripsi dan tanggung jawab pekerjaan user.
4.2.1.1.4 Test Di dalam fase pengujian (Test) aktivitas-akitivitas yang dilakukan adalah sebagai berikut : •
Integration Test Scenario Dalam fase ini, akan disusun berbagai persiapan integration testing yang akan dilakukan dengan menentukan parameter-parameter testing yang disesuaikan
dengan
setiap
requirement
yang
telah
ditetapkan
sebelumnya. •
Integration Test Execution Dalam fase ini, akan dilakukan testing untuk memastikan keseluruhan fungsi yang ada dapat berjalan dengan baik dalam mendukung proses bisnis perusahaan. Testing ini akan dilakukan sesuai dengan skenario yang sudah ditetapkan sebelumnya.
188
•
User Acceptance Test Scenario Dalam fase ini, akan disusun berbagai persiapan user acceptance testing yang akan dilakukan dengan menentukan parameter-parameter testing yang disesuaikan dengan setiap requirement yang telah ditetapkan sebelumnya.
•
User Acceptance Test Execution Dalam tahap ini, akan dilakukan pengujian yang disesuaikan dengan perspektif dan harapan user. Testing ini akan dilakukan sesuai dengan skenario yang sudah ditetapkan sebelumnya.
•
Training Plan and Schedule Dalam tahap ini dilakukan pembuatan outline dari proses pelatihan yang akan digunakan pada saat pelatihan itu sendiri. Dalam tahap ini juga dilakukan pembuatan jadwal dari proses pelatihan yang akan diberikan kepada user.
•
SAP GUI Deployment M erupakan fase sebelum Go-Live dimana kita meng-install SAP GUI untuk setiap computer user sehingga user tersebut siap untuk menggunakan SAP pada waktu Go-Live.
189
4.2.1.1.5
Deploy Di dalam fase penyebaran (Deploy) aktivitas-akitivitas yang
dilakukan adalah sebagai berikut : •
Training Execution Dalam fase ini, training akan dilakukan untuk user terhadap penambahan fungsi-fungsi baru ataupun perubahan struktur yang terjadi akibat pengimplementasian ini. Training ini akan disesuaikan dengan rencana yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
•
Implementation M erupakan eksekusi dari SAP software berdasarkan best-practices yang mempresentasikan kumpulan dari proses dan produk yang melengkapi metode implementasi itu sendiri. Dalam fase ini, keseluruhan sistem yang dikembangkan akan di-instal dan akan dilakukan konfigurasi.
•
GO-LIVE Pada tahap ini keseluruhan sistem sudah diterapkan oleh user. Pada akhirnya akan dilakukan pembuatan laporan yang akan diserahkan ke project manager.
•
Post Go-Live Support Pada fase ini, akan dibuat dokumentasi dari keseluruhan proyek dan panduan untuk user dalam menggunakan sistem. Lalu Consultant akan memberikan training untuk seluruh pengguna sistem. Disini juga akan diberikan kesempatan untuk melakukan perbaikan (maintenance) jika
190
ada penggaduan dari user yang merasa kurang puas dan memberikan pemahaman lebih lanjut kepada user yang membutuhkan.
4.2.1.2 Business Blueprint
Yang dilakukan pada fase ini adalah membuat dan menyusun blueprint. Fase ini adalah Fase yang paling menentukan dan merupakan pondasi dari implementasi SAP. Fase ini dilakukan setelah kita menghasilkan kesimpulan mengenai kondisi sekarang, seperti yang telah dipaparkan di atas. Blueprint berserta workflow-nya harus disetujui hingga level direktur.
Dibawah
ini
adalah process
business
cycle
SAP
rekomendasikan :
7.Vendor Performance Monitoring
1.Purchase Requisition
6. Stock Transfer Order
2.Vendor Selection
5.Invoice Verification
3.Purchase Order
4.Good Receive
Gambar 4.2 Rekomendasi Business Process Cycle SAP
yang kami
191
• Procurement akan menerima Purchase Requisition dari Marketing yang berisikan permintaan barang–barang yang dibutuhkan Marketing yang dibuat berdasarkan forecast yang sudah dibuat sebelumnya. Didalam dokumen Purchase Requisition harus terdapat dokumen–dokumen lain sebagai penunjang (lampiran). • Purchase Requisition untuk barang tender atau barang permintaan diluar permintaan regular yang diterima oleh Procurement akan di cek terlebih dahulu. Jika sudah disetujui, bagian Procurement akan melakukan Vendor Selection untuk memilih Vendor yang tepat dalam memenuhi Purchase Requisition tersebut. Sedangkan untuk permintaan regular hanya ditunjukkan untuk Principal, jadi proses Vendor Selection tidak dilakukan. • Setelah itu, Procurement membuat Purchase Order yang dikirimkan ke Principal/Vendor lokal. • Apabila terdapat permintaan susulan, maka akan dibuat Purchase Order Emergency. Untuk PO Emergency ini biasanya diperuntukkan permintaan barang consumable dan sparepart. Disini tidak diperlukan untuk membuat Purchase Requisition terlebih dahulu. • Setelah barang diterima oleh gudang, gudang akan mengecek kesamaan antara daftar barang yang di PO/PO Emergency dengan barang yang diterima. Jika terjadi kerusakan, kekurangan atau kelebihan barang, gudang akan membuat berita acara yang akan diberikan ke Procurement. Jika barang dinyatakan sudah sesuai, gudang akan membuat Good Receive.
192
• Invoice akan dikirimkan bersamaan dengan pengiriman barang oleh Principal, Pembayaran untuk jenis barang FXPC, harus melewati verifikasi invoice terlebih dahulu. Verifikasi ini dilakukan oleh bagian Procurement. • Untuk STO (Stock Transfer Order), Pusat akan menerima permintaan mesin dari bagian Cabang atau Purchasing, yang bertujuan untuk mendistribusikan dan mengalokasikan mesin ke cabang dan departemen, setelah itu bagian M RP Controller akan memeriksa posisi stock dengan menggunakan aplikasi SAP, jika stock tersedia maka akan dibuatkan STO (Stock Transfer Order), tetapi jika tidak ada maka M RP Controller akan memeriksa kebutuhan untuk prioritas utama (ORS) dan memeriksa kebutuhan untuk pending order setelah itu jika kebutuhan pending order terpenuhi maka dibuatlah STO, jika tidak akan memeriksa posisi stock. • Setelah proses due list selesai maka akan dicatat nomor delivery note, setelah itu akan dicetak picking list untuk di proses dalam Picking Process, setelah Picking Process selesai maka akan di proses Good Issuenya dan cetak dokumen pengiriman. • Dalam beberapa waktu sekali, akan dilakukan Vendor Performance Monitoring untuk memastikan performa Vendor khususnya Vendor lokal, terutama dari kualitas produk dan ketepatan waktu untuk memenuhi permintaan sesuai dengan standar perusahaan.
193
4.2.1.2.1
Blueprint Workflow Purchase Requisition
Gambar 4.3 Blueprint Workflow Purchase Requisition
194
Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab serta dokumen yang digunakan atas proses diatas yang dijabarkan pada tabel dibawah ini:
Dokumen yang Aktivitas
Responsibility
digunakan ⇐ Cabang / Dept. Staff Adm. Cabang / Pembuatan PR Dept.
- PR (Purchase Requisition)
Chief Division M anajer Cabang / Dept. Head,
Persetujuan PR - GM S
Finance Dept. Head, & merelease PR
Procurement Dept. Head
MRP Controller,
Buat PO dan cetak Summary
PIM Dept. Head
MRP Controller
- PO
PO
Lakukan submit
⇒ Vendor
195
PO ke vendor
- PO ⇒ Importation Process
MRP Controller
File dan simpan
- PO - Summary PO
Keterangan : •
GM S Æ Goods Movement Slip, formulir pengeluaran barang
Tabel 4.16 Tanggung jawab dan Dokumen Dari Purchase Requisition
Dibawah ini menjelaskan transaksi-transaksi SAP yang digunakan untuk menjalankan fungsi bisnis permintaan barang. Fungsi
Business
S AP
Bisnis
Process
Transaction
M embuat
LogisticÆMaterial
Purchase
ManagementÆPurchasingÆPurchase
Requistion
RequisitionÆCreate (M E51N) LogisticÆMaterial
Permintaan Persetujuan
ManagementÆPurchasingÆPurchase
Barang Purchase
RequisitionÆReleaseÆIndividual Requistion Release(M E54N) Koreksi
LogisticÆMaterial
196
Purchase
ManagementÆPurchasingÆPurchase
Requistuion
RequisitionÆDisplay(M E53N)
Tabel 4.17 Transaksi-Transaksi Permintaan Barang
197
4.2.1.2.2
Blueprint Workflow Vendor Selection
Gambar 4.4 Blueprint Workflow Vendor Selection
198
Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab serta dokumen yang digunakan atas proses diatas yang dijabarkan pada tabel dibawah ini:
Dokumen yang Responsibility
Aktivitas digunakan ⇐ Vendor Aktivitas
Performance
Pengendalian
Monitoring
Kualitas MRP Controller
(Quality
- Daftar Spesifikasi Barang dan Harga
Control), Perbandingan Harga
- Form Evaluasi Vendor Baru ⇒ Purchasing - PO (Purchase Order) - DO (Delivery Order)
Penerimaan dan Petugas Gudang
- Buku Besar pemeriksan Penerimaan Barang
MRP Controller
barang dari Tidak Sesuai Vendor - DN (Delivery Note) - Berita Acara
199
- Form Evaluasi Vendor Baru
MRP Controller PIM Dept. Head
Pemilihan
- Daftar Vendor Buruk
Vendor dan
- Buku Besar
persetujuan
Penerimaan Barang Tidak Sesuai - AVL
Keterangan : •
PIM Æ Procurement & Inventory Management, salah satu departemen di Astragraphia yang bertugas menangani masalah pengadaan dan inventory.
•
MRP Controller Æ Material Requirement Planning Controller, karyawan Astragraphia yang bertugas melakukan pengadaan barang / jasa.
•
AVL Æ Approval Vendor List, daftar Vendor yang baik (disetujui).
•
DN Æ Delivery Note, dokumen bukti pengiriman barang keluar.
Tabel 4.18 Tanggung jawab dan Dokumen Dari Pemilihan Vendor
200
Dibawah ini menjelaskan transaksi-transaksi SAP yang digunakan untuk
menjalankan
fungsi bisnis
pemilihan vendor
dengan
usulan
pengembangan mengembangkan sistem Request For Quotation(RFQ) yang didalamnya terdapat price comparison
Fungsi
Business
S AP
Bisnis
Process
Transaction LogisticsÆMaterial ManagementÆPurchasingÆRFQ/Quot ationÆRequest for QuotationÆCreate (M E41) LogisticsÆMaterial ManagementÆPurchasingÆRFQ/Quot
Pemilihan
Evaluasi Vendor
ationÆRequest for
Vendor
Baru
QuotationÆMessagesÆPrint/Transmit (M E9A)
LogisticsÆMaterial ManagementÆ PurchasingÆ RFQ/QuotationÆQuotationÆMaintain (M E47)
201
LogisticÆMaterial ManagementÆPurchasingÆRFQ/Quot ationÆQuotationÆPrice Comparison(M E49)
Price Comparison ListÆPilih Item Yang Ingin Di RejectÆSet Rejection LetterÆSaveÆ LogisticsÆMaterial ManagementÆPurchasingÆRFQ/Quot ationÆRequest for QuotationÆMessagesÆPrint/Transmit (M E9A)
Tabel 4.19 Transaksi-Transaksi Pemilihan Vendor
202
4.2.1.2.3
Blueprint Workflow Machine Ordering Process (Regular) dan Machine Ordering Process (Emergency)
Gambar 4.5 Blueprint Workflow Machine Ordering Process (Regular)
203
Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab serta dokumen yang digunakan atas proses diatas yang dijabarkan pada tabel dibawah ini:
Dokumen yang Responsibility
Aktivitas digunakan ⇐ M&OU - Posisi Stock
MRP Controller
Analisa order
- Incoming Machine - Outlook GI (Gross In) - Plan GI (Gross In)
MRP Controller Inventory Dept. Head
Meeting untuk - Rencana Order
M&OU Chief
ordering
FINA
M embuat MRP Controller
ordering dan
⇒ Importation ⇒ Principal
pengirimannya - Purchase Order MRP Controller
M enerima jadwal ⇔ Principal
204
Import Section
pengiriman dari
- Feedback Order
principal
Commitment - Shipping info
Keterangan : •
M &OU Æ Marketing & Operation Unit.
•
FINA Æ Finance & Accounting.
•
Principal Æ Vendor khusus.
Tabel 4.20 Tanggung jawab dan Dokumen Dari Pembelian Barang (Regular)
205
Gambar 4.6 Blueprint Workflow Machine Ordering Process (Emergency)
206
Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab serta dokumen yang digunakan atas proses diatas yang dijabarkan pada tabel dibawah ini:
⇐M&OU(Marketing & Operation Unit)/Cabang M RP Controller
Terima dokumen
- Purchase Requisition - Form Emergency Order - Form Emergency Order
M RP Controller
Periksa material dan stok
⇒ S TO/RS V (Stock Transfer Order / Reservation) ⇔ Vendor/Principal
M RP Controller
Periksa stok ke ⇒ M&OU(Marketing Vendor/Principal & Operation Unit)/Cabang
M RP Controller Inventory Dept. Head
⇒ Vendor/Principal Proses Ordering
- Form Emergency Order
HLGS Chief Keterangan : •
MRP Controller Æ Material Requirement Planning Controller, karyawan Astragraphia yang bertugas melakukan pengadaan barang / jasa.
207
•
M &OU Æ Marketing & Operation Unit.
Tabel 4.21 Tanggung jawab dan Dokumen Dari Pembelian Barang (Emergency)
Proses diatas akan dikembangkan dengan cara customizing yang dilakukan oleh ABAPPER, yaitu dengan cara mengotomatisasi Purchase Order dengan Import Commitment Order sesuai dengan prosedur Principal. Sedangkan dibawah ini menjelaskan transaksi-transaksi SAP yang digunakan untuk menjalankan fungsi bisnis pembelian barang pada bisnis proses dengan usulan pengembangan persetujuan Purchase Order. Fungsi
Business
S AP
Bisnis
Process
Transaction
M enerima
LogisticsÆMaterials
permintaan
ManagementÆPurchasingÆPurchase
import
RequisitionÆList DisplayÆGeneral
mesin/Purchase
(M E5A)
Pembelian Requistion Barang
LogisticÆMaterial ManagementÆPurchasingÆ Purchase Persetujuan PO
OrderÆReleaseÆIndividual Release (M E24N)
Tabel 4.22 Transaksi-Transaksi Pembelian Barang
208
4.2.1.2.4
Blueprint Workflow Good Receive
Good Receive RESPONSIBIL ITIE S & INTE RFACES
AC TIVITIES FLOW
Receiving Inspect ion Installation UM C Process SM C Process Consumable Order Process
Terim a dokumen
Kasie Gudang P enata Adm. Gudang - PO - DPPM (Dokum en Pengi rim an & Penarik an M esi n)
Periksa nomor PO di dokumen yang diterim a
- GM S(Dokumen Pengiri man & Penarik an M esi n) - DN (Deliv ery Note)
Tany akan ke pembuat dokum en / MRP Controll er
Ti dak
Ada nom or PO di dokum en ? Ya
- DS (Del ivery Sli p, dokumen pengeluaran barang khusus Work Control) - S O (S al es / Ser vice Order)
Peri ksa k ecocok an dokumen hardcopy dengan dokumen PO di si stem k omputer
P embuat Dokumen / MRP Controller
- S TO (S tock Transfer Or der) - B eri ta Acara
Informasik an k e pembuat dokum en / MRP Controll er
Buat Berita A cara
Ya
Ada perbedaan ?
Ti dak Kasie Gudang Penata Adm. Gudang Masuk an data ke si stem komputer
Pr oses Good Receive
Data s udah benar ?
Ti dak Kasie Gudang Penata Adm. Gudang
Ya Lakuk an K oreksi
Fil e
Gambar 4.7 Blueprint Workflow Good Receive
209
Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab serta dokumen yang digunakan atas proses diatas yang dijabarkan pada tabel dibawah ini:
Dokumen yang Responsibility
Aktivitas digunakan ⇐ UMC Process ⇐ Installation ⇐ SMC Process ⇐ Receiving Inspection ⇐ Consumable Order
Kasie Gudang Penata Adm. Gudang
Terima
Process
dokumen - PO (Purchase Order) - DPPM - GM S - DN - DS - SO (Sales Order)
210
- Service Order - STO (Stock Transfer Order) - DPPM - GM S Kasie Gudang Penata Adm. Gudang
Proses
- DN
pemasukan data
- DS - STO (Stock Transfer Order)
Kasie Gudang Ada Perbedaan
- Berita Acara
Penata Adm. Gudang - Picking List - DPPM - GM S Kasie Gudang Koreksi dokumen - DN Penata Adm. Gudang - DS - STO (Stock Transfer Order)
211
Keterangan : •
DPPM Æ Dokumen Pengiriman & Penarikan M esin.
•
GM S Æ Goods Movement Slip, dokumen pengeluaran barang.
•
DS Æ Delivery Slip, dokumen pengeluaran barang khusus Work Control.
Tabel 4.23 Tanggung jawab dan Dokumen Dari Penerimaan Barang
Dibawah ini menjelaskan transaksi-transaksi SAP yang digunakan untuk menjalankan fungsi bisnis penerimaan barang pada bisnis proses dengan usulan membuat Berita Acara.
Fungsi
Business
S AP
Bisnis
Process
Transaction LogisticÆMaterials ManagementÆInventory ManagementÆGood
Penerimaa
M embuat Berita
n Barang
Acara
MovementÎGood ReceiptÆ For Purchase OrderÆMIGO_GR-GR for Purchase Order (M IGO) klik services for Object choose Private Note
Tabel 4.24 Transaksi-Transaksi Penerimaan Barang
212
4.2.1.2.5
Blueprint Workflow Invoice Verification
Gambar 4.8 Blueprint Workflow Invoice Verification
213
Terdapat pihak-pihak yang bertanggung jawab serta dokumen yang digunakan atas proses diatas yang dijabarkan pada tabel dibawah ini:
Dokumen yang Responsibility
Aktivitas digunakan Terima Invoice
Purchasing Dept. Head
⇐ Principal
khusus barang FXPC Periksa Invoice
- Invoice
- PO
dengan PO, Buat Purchasing Dept. Head
- Invoice Invoice Verification
- Invoice Verification
Proses
- Invoice
Pembayaran
- Invoice Verification
Financial Dept.
Keterangan : •
FXPC Æ Fuji Xerox Printer Channel, barang dari Principal.
Tabel 4.25 Tanggung jawab dan Dokumen Dari Penagihan
214
Dibawah ini menjelaskan transaksi-transaksi SAP yang digunakan untuk menjalankan fungsi bisnis Penagihan.
Fungsi
Business
S AP
Bisnis
Process
Transaction LogisticsÆMaterial
M embuat ManagementÆLogistics Invoice Penagihan
Invoice VerificationÆDocument EntryÆEnter Verification Invoice (M IRO)
Tabel 4.26 Transaksi-Transaksi Penagihan
