BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
A
PT Istana Keramik Indah memiliki prosedur sistem yang sedikit berbeda dengan beberapa perusahaan lain. Hal ini diakibatkan karena sistem yang
AY
dijalankan masih tergolong manual. Manual disini mempunyai arti bahwa belum
adanya sebuah sistem yang mampu mengelola data-data dan laporan yang
AB
diselesaikan antar bagian secara otomatis.
Kerja praktek ini dilakukan selama 160 jam yang dilakukan dalam waktu 4 minggu. Setiap minggunya terdapat 5 hari jam kerja, masing-masing selama 8
R
jam. Dalam kerja praktek ini, diharuskan menemukan permasalahan yang ada,
SU
mempelajari serta memberikan solusi bagi masalah yang timbul. Permasalahan yang ada pada PT Istana Keramik Indah ini terdapat pada prosedur pencatatan stok barang, histori barang dan menyajikannya dalam suatu
M
laporan yang informatif.
O
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu:
IK
a. Menganalisa sistem b. Mendesain sistem
ST
c. Mengimplementasikan sistem d. Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem. Keempat langkah tersebut, dilakukan agar dapat menemukan solusi dari
permasalahan yang ada. Lebih jelasnya dipaparkan pada sub bab dibawah ini.
23
24
4.1 Menganalisa Sistem Menganalisa Sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Biasanya dalam bentuk dokumen flow dengan pembagian proses-proses
A
yang ada. Dalam langkah ini penulis melakukan analisa tehadap permasalahan
4.1.1 Prosedur Pencatatan Stok Gudang
AY
yang ada pada PT Istana Keramik Indah.
Proses penerimaan dimulai dengan penerimaan surat jalan dari suplier ke
AB
bagian Gudang. Bagian Gudang akan mengecek apakah sesuai dengan data pembelian barang. Apabila iya, maka barang diterima dan kemudian dicatat.
R
Untuk proses barang keluar dimulai dengan melihat ada tidaknya order
SU
barang dari bagian penjualan. Jika ada maka bagian gudang akan memberikan laporan barang siap kirim ke penjualan. Dari penjualan akan memberikan surat jalan untuk gudang yang akan diteruskan ke bagian pengiriman. Documen Flow
ST
IK
O
M
dapat dilihat pada Gambar 4.1 dibawah ini.
25
Penjualan
Gudang
Pengiriman
Mulai
Surat jalan suplier
2
4
Pencocokan surat jalan dengan data pembelian barang
Proses pengiriman dan tanda terima
AY
Klarifikasi barang dan pembuatan surat jalan, surat barang keluar
A
1
Laporan stok gudang
Surat jalan yg telah ditanda tangani
Surat jalan Laporan stok gudang Surat barang keluar
3 Ya
Pembuatan faktur
SU
Buat laporan barang inden siap kirim dan surat jalan
5
Laporan barang inden siap kirim
IK
O
M
1
ST
Ada barang inden?
R
2
5
AB
Klarifikasi barang inden dari penjualan
3
Tidak
Proses barang keluar dan update stok gudang
Data barang keluar
Laporan stok gudang
4
Selesai
Gambar 4.1 Dokumen Flow pencatatan stok gudang
26
4.2 Mendesain Sistem Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Desain sistem terdiri darimerancang sistem flow, Context Diagram,
A
Hierarchy Input Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel. Lalu dilanjutkan dengan mendesain input
AY
output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.
Sistem flow dibuat dengan mengembangkan dokumen flow lama, proses
AB
komputerisasi yang harus terjadi di dalam alur sistem yang baru. Proses tersebut juga membutuhkan database yang tepat untuk penyimpanan data.
Desain sistem selanjutnya membuat Context Diagram. External Entity dan
R
proses-proses yang terjadi pada Context Diagram didapat dari sistem flow yang
SU
telah dibuat. Pendesain kemudian menyusun secara lengkap masing-masing proses beserta file-file yang dibutuhkan pada DFD. Context Diagram yang telah dibuat, digunakan sebagai acuan pembuatan HIPO. File yang terdapat pada DFD
M
digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur tabel.
O
4.2.1 Sistem Flow
IK
Dokumen Flow Baru merupakan gambaran dari sistem yang telah
dikembangkan. Dalam Sistem Flow, beberapa proses yang dilakukan secara
ST
komputerisasi. Proses yang dikembangkan adalah proses pencatatan stok barang masuk dan stok barang keluar. Sistem Flow keluar masuk barang dilakukan secara komputerisasi yang
dikembangkan dari Dokumen Flow yang sudah dijelaskan sebelumnya. Dapat dilihat pada gambar 4.2 Sistem Flow barang masuk dan barang keluar.
27
Penjualan
Gudang
Pengiriman
Mulai
2
Surat jalan suplier
4
1 DB Pembelian DB Pembelian
Proses pengiriman dan tanda terima
AY
Klarifikasi barang dan pembuatan surat jalan, surat barang keluar
A
Pencocokan surat jalan dengan data pembelian barang
Laporan stok gudang
Surat jalan yg telah ditanda tangani
DB Stok Surat jalan DB Penjualan
2
Ya
3
Buat laporan barang inden siap kirim dan surat jalan
SU
5
Barang inden siap kirim
Pembuatan faktur
M
1
IK
O
DB Stok
ST
Ada barang inden?
5
R
Surat barang keluar
AB
Klarifikasi barang inden dari penjualan
3
Tidak
Proses barang keluar dan update stok gudang
Data barang keluar
Laporan stok gudang
4
Selesai
Gambar 4.2 Sistem Flow pencatatan stok gudang
4.2.2 Context Diagram Pada Context Diagram Sistem pencatatan stok gudang ini terdiri dari 4
entitas (bagian), yaitu Pembelian, Penjualan, Pengiriman dan Pemilik. Ketiga
entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan. Sebagai contoh, Sistem memberikan informasi berupa data stok barang kosong
28
kepada Pembelian. Setelah itu, Pembelian akan memberikan inputan data pembelian barang tersebut kepada sistem. Dari sistem akan keluar informasi data barang diterima kepada bagian Pembelian dan laporan stok barang kepada
A
Pemilik. data stok g udang data stok kosong
AY
penjualan
pembelian
data barang siap kirim
AB
data barang diterima
0
data penjualan
data pembelian barang
sistem pencatatan stok g udang
surat jalan
R
laporan peng iriman barang
SU
+
laporan stok barang
Pemilik
peng iriman
surat jalan yang disetujui
M
Gambar 4.3 Context Diagram
O
4.2.3 DFD Level 0
DFD level 0 ini, berisi tiga proses. Proses tersebut antara lain, Barang
ST
IK
Masuk, Barang Keluar, Pembuatan Laporan.
29
1 data s tok kosong pembelian
data barang diterima
Flow_37 Barang Masuk
data pembelian barang 1
DB Pembelian
3
DB Stok Gudang
Flow_41
Flow_38
data s tok g udang data barang siap kirim
Barang Keluar
surat jalan yang dis etujui
data penjualan
4
peng iriman
AY
penjualan
A
2 surat jalan
laporan peng iriman barang
DB Penjualan
AB
Flow_42
3
Pembuatan Laporan
Pemilik
R
laporan stok barang
SU
Gambar 4.4 DFD Level 0 4.2.4 DFD Level 1 Penerimaan Barang
DFD Level 1 Penerimaan Barang meliputi tiga transaksi yang sering
M
terjadi di dalam PT Istana Keramik Indah. Tiga transaksi diantaranya, laporan barang kosong, pencocokan barang, dan update stok. Transaksi tersebut dimulai
IK
O
dari data stok kosong gudang yang diberikan ke bagian pembelian. 1
ST
pembelian data stok kosong
laporan barang kosong
1
Flow_75
DB Stok Gudang
2 data barang diterima
pencocokan barang
Flow_41
3
DB Pembelian
data pembelian barang
3 update stok
Gambar 4.5 DFD Level 1 Penerimaan Barang
Flow_74
30
4.2.5 DFD Level 1 Barang Keluar DFD Level 1 Barang Keluar ini menggambarkan proses permintaan
A
barang dari penjualan, laporan barang siap kirim, pencatatan stok, dan pengiriman
data penjualan
penjualan data s tok g udang
1
AY
pada PT Istana Keramik Indah. 4
permintaan barang
surat jalan
R
3
Flow_88
AB
2 laporan barang siap kirim
data barang siap kirim
DB Penjualan
Flow_42
DB Stok Gudang
Flow_38
SU
pencatatan stok
1
4
peng iriman
laporan peng iriman barang
peng iriman
surat jalan yang dis etujui
O
M
Gambar 4.6 DFD Level 1 Barang Keluar
4.2.6 Entity Relational Diagram
IK
Entity Relational Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database
dari Sistem Informasi Perpustakaan yang telah dikembangkan. ERD dibagi
ST
menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model (CDM) atau secara logik dan Physical Data Model (PDM) atau secara fisik.
A. CDM (Conceptual Data Model) Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan
hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan strukutur
31
keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity. Pada ERD Conceptual Data
Suplier Id Suplier Nama Suplier Alamat s uplier telepon
Stok Barang
No Nota Tanggal Dis kon Komisi jumlah penjualan Sub Total Total
Relation_58
Relation_59
Pembelian Id Order Tanggal Nama Suplier Jumlah Order Total J umlah
Relation_61
R
Relation_142
SU
Barang Keluar Id barang keluar jumah keluar tanggal keluar
id barang nama barang spesifikasi golongan merk KW jenis isi Dis kon
AB
Penjualan
Relation_73
AY
Relation_83
Kons umen Id Konsumen Nama Kons umen Alamat konsumen telepon kons umen
A
Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalisasi yang terjadi antar tabel.
Penerimaan barang Id Penerimaan Tanggal masuk
M
Gambar 4.7 Conceptual Data Diagram
B. PDM (Physical Data Model)
O
Pada Physical Data Model yang tertera dibawah, telah menunjukkan
IK
adanya relasi antar tabel. Terlihat bahwa antar tabel satu dengan yang lain saling
ST
memberikan informasi berupa identitas (kode) untuk mengenali tabel yang lain.
32
KONSUM EN ID_KONSUM EN VARCHAR(50) NAMA_KONSUMEN VARCHAR(50) ALAMAT_KON SUM EN VARCHAR(50) TELEPON_KONSUMEN VARCHAR(50)
SUPLIER ID_SUPLIER VARCHAR(50) NAMA_SUPLIER VARCHAR(50) ALAMAT_SUPLIER VARCHAR(50) TELEPON VARCHAR(50) STOK_BARAN G
PENJUALAN NO_NOTA VARCHAR(50) ID_BARANG VARCHAR(50) ID_KONSUM EN VARCHAR(50) TANGGAL DATE DISKON INTEGER HARGA INTEGER JUM LAH_PEN JUALAN INTEGER SUB_TOTAL INTEGER TOTAL INTEGER
ID_BARANG = ID_BARANG
ID_BARANG = ID_BARANG
ID_SUPLIER = ID_SUPLIER
A
ID_KONSUMEN = ID_KONSUMEN
VARCHAR(50) VARCHAR(50) VARCHAR(50) VARCHAR(50) VARCHAR(50) VARCHAR(50) VARCHAR(50) INTEGER INTEGER
PEM BELIAN ID_ORDER ID_BARANG ID_SUPLIER TANGGAL NAMA_SUPLIER JUM LAH_ORDER TOTAL_JUMLAH
VARCHAR(50) VARCHAR(50) VARCHAR(50) DATE VARCHAR(50) INTEGER INTEGER
AY
ID_BARANG NAMA_BARANG SPESIFIKASI GOLONGAN MERK KW JENIS ISI DISKON
BARANG_KELUAR
NO_NOTA = NO_NOTA
ID_BARANG_KELUAR NO_NOTA JUM AH_KELU AR TANGGAL_KELUAR
AB
ID_ORDER = ID_ORDER
VARCHAR(50) VARCHAR(50) INTEGER DATE
PENERIMAAN _BARANG
ID_PENERIMAAN ID_ORDER TANGGAL_MASUK
VARCHAR(50) VARCHAR(50) DATE
4.2.9
SU
R
Gambar 4.8 Physical Data Diagram
Struktur Tabel
Program Sistem Pencatatan Stok ini, memiliki database yang terdiri dari 7
M
tabel.
Tabel – tabel tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan
O
memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna sistem.
IK
Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel:
ST
1. Tabel Stok Barang Primary key
: Id_Barang
Foreign key
:-
Fungsi
: Menyimpan data barang
Tabel 4.1 Tabel Stok Barang
33
Field
Data Type
ID_BARANG NAMA_BARANG SPESIFIKASI GOLONGAN MERK KW JENIS ISI DISKON
Length
VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar VarChar Integer Integer
Description
50 50 50 50 50 50 50 50
Primary Key
AY
1 2 3 4 5 6 7 8 9
A
No
AB
2. Tabel Pembelian : Id_Order
Foreign key
: Id_Barang, Id_Suplier
Fungsi
: Menyimpan data Pembelian
SU
R
Primary key
Tabel 4.2 Tabel Pembelian
Field
1 2 3 4 5
ID_ORDER TANGGAL_ORDER NAMA_SUPLIER JUMLAH_ORDER TOTAL_ORDER
Data Type
Length
VarChar VarChar VarChar Int Int
50 50 50
Description
Primary key
O
M
No
ST
IK
3. Tabel Penjualan Primary key
: No_Nota
Foreign key
: Id_Barang, Id_konsumen
Fungsi
: Menyimpan data penjualan
No
1 2 3
Tabel 4.3 Tabel Penjualan Field
NO_NOTA TANGGAL DISKON
Data Type
VarChar Date Int
Length
30
Description
Primary Key
34
4 5 6 7
KOMISI JUMLAH_PENJUALAN SUB_TOTAL TOTAL
Int Int Int Int
: ID_Supplier
Foreign key
:-
Fungsi
: Menyimpan data supplier
AB
Primary key
AY
A
4. Tabel Supplier
Tabel 4.4 Tabel Supplier Data Type
1 2 3 4
ID_SUPLIER NAMA_SUPLIER ALAMAT_SUPLIER TELEPON
Length
VarChar VarChar VarChar VarChar
50 50 50 50
R
Field
SU
No
Description
Primary Key
5. Tabel Konsumen
: ID_Konsumen
M
Primary key
: -
Fungsi
: Menyimpan data customer
IK
O
Foreign key
ST
No
1 2 3 4
Tabel 4.5 Tabel Konsumen Field
ID_KONSUMEN NAMA_KONSUMEN ALAMAT_KONSUMEN TELEPON_KONSUMEN
6. Tabel Penerimaan Barang Primary key
: Id_Penerimaan
Data Type
Length
VarChar VarChar VarChar VarChar
50 50 50 50
Description
35
Foreign key
: Id_Order
Fungsi
: Menyimpan data penerimaan barang
Field
Data Type
1 2 3
ID_PENERIMAAN TANGGAL_MASUK JUMLAH MASUK
VarChar Date VarChar
Length
Description
50 50
AB
7. Tabel Barang Keluar
Primary Key
AY
No
A
Tabel 4.6 Tabel Penerimaan Barang
: Id_Barang_Keluar
Foreign key
: No_Nota
Fungsi
: Menyimpan data barang keluar
SU
R
Primary key
Tabel 4.7 Tabel Barang Keluar
No
M
IK
ST
Data Type
ID_BARANG_KELUAR VarChar JUMLAH_KELUAR Int TANGGAL_KELUAR Date
O
1 2 3
Field
Length
50
Description
36
4.3 Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap pengujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Implementasi dilakukan oleh dua orang, yaitu
A
penganalisa sistem dan pendesain input output. Desain form yang telah dibuat
sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan.
A. Form Login
AY
oleh pendesain input output cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem,
AB
Form ini mucul saat user masuk ke program Form ini adalah tampilan
dasar dari aplikasi ini yang berisi menu-menu yang tersedia pada menu bar di
R
bagian atas form. Menu master barang berisi simpan dan ubah. Untuk menu
ST
IK
O
M
SU
transaksi berisi penerimaan barang dan barang keluar.
Gambar 4.9 Form Utama
37
B. Form Login
A
Form ini muncul saat user masuk ke menu file dan tekan menu login. User harus memasukkan user name dan password dengan benar agar bisa login ke
R
AB
AY
dalam aplikasi.
SU
Gambar 4.10 Form Login
C. Form Barang Keluar
M
Form ini digunakan untuk menginput data transaksi pengeluaran barang
O
yang dilakukan oleh perusahaan setiap harinya. Ketika user sudah memasukan no nota dan cursor sudah beralih, maka setiap textbox dan datagridview akan terisi
IK
secara otomatis. Setelah itu user dapat menyimpan apa yang ada dalam form ini
ST
dengan menggunakan tombol simpan. Tombol keluar untuk menutup form ini.
R
AB
AY
A
38
SU
Gambar 4.11 Form Barang Keluar
D. Form Penerimaan Barang
Form ini digunakan untuk menginput data transaksi penerimaan barang
M
yang dilakukan oleh perusahaan setiap harinya. Ketika user memasukan id order,
O
maka semua textbox dan datagridview akan secara otomatis terisi dengan data yang sesuai dengan id order. Kemudian user dapat menyimpan dengan menekan
ST
IK
tombol simpan dan tomobl keluar untuk menutup form ini.
AB
AY
A
39
SU
R
Gambar 4.12 Form Penerimaan Barang
E. Form Master Barang
Form ini digunakan untuk memasukan data Barang baru dan mengubah
M
data barang yang sudah ada. Dengan mengisi semua textbox maka semua data yang telah diisikan akan bisa di simpan, jika ada satu textbox yang kosong maka
O
tidak bisa disimpan. Sedangkan tombol ubah akan muncul bila user memilih menu
IK
utama master barang kemudian menu ubah. Pada form ubah user dapat memilih data pada datagridview. Ketika user memilih salah satu data maka semua textbox
ST
akan secara otomatis terisi data stok barang yang dipilih. Setelah selesai mengubah data maka klik tombol ubah untuk merubah.
R
AB
AY
A
40
F. Form Laporan
SU
Gambar 4.13 Form Master Barang
M
Form ini digunakan untuk melihat data Laporan yang dilakukan oleh perusahaan. Pada menu laporan akan secara otomatis menampilakan data stok
ST
IK
O
barang, histori penerimaan barang, dan histori barang keluar sesuai pilihan user.
R
AB
AY
A
41
ST
IK
O
M
SU
Gambar 4.14 Form Laporan
