48
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Sebelum melakukan perancangan sistem, diperlukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari analisis sistem adalah untuk mengetahui prosedur kerja yang sedang dikerjakan sebagai dasar perancangan atau perbaikan pada sistem yang lama. Dari hasil analisis dapat diketahui kelebihan dan kekurangan sistem yang lama sehingga dapat memudahkan dalam menemukan data atau fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisa menuju perancangan sistem yang lebih baik yang dapat memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada di PT. SCKI dan menghasilkan informasi yang tepat dan akurat.
4.1.1 Analisis Dokumen Tujuan analisis dokumen ini dimaksudkan untuk mengetahui dokumen yang digunakan dalam sistem informasi Administrasi Perkebunan yang sedang berjalan sebagai penunjang dalam perancangan sistem yang akan digunakan. Analisis dokumen berikut ini akan menganalisa dokumen yang digunakan dalam prosedur yang sedang berjalan pada PT. SCKI, dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :
49
1
Tabel 4.1 Analisis Dokumen yang berjalan Nama Dokumen SPK Deskripsi
Surat Permohonan Konsumen
Aliran Data
Konsumen – P1
Struktur data
No_konsumen, nama_konsumen, alamat, telp, no_identitas, keterangan_konsumen
2
Nama Dokumen
SPPB
Deskripsi
Surat Permohonan Pembelian Barang
Sumber
Bagian Penjualan
Rangkap
2 (dua rangkap)
Aliran Data
Konsumen – P1, P1-bagian gudang, P1-SP3B
Elemen Data
No_sppb, no_konsumen, nama_konsumen, no_brg, nama_brg, jml_brg, tgl_sppb.
3.
Nama Dokumen
SP3B
Deskripsi
Surat Pengembalian Permohonan Pembelian Barang
Sumber
Bagian Gudang
Rangkap
2 (dua rangkap)
Aliran Data
P1-Bagian gudang, P1- Konsumen
50
4.
Elemen Data
No_SP3B, no_sppb, keterangan_sp3b
Nama Dokumen
SBK
Deskripsi
Surat Barang Keluar
Sumber
Bagian Gudang
Rangkap
2 (dua rangkap)
Aliran Data
Bagian Gudang – P2
Elemen Data
No_sbk, no_konsumen, nama_konsumen, no_brg, nama_brg, jml_brg, tgl_sbk ,no_sppb.
5.
Nama Dokumen
Copy SBK
Deskripsi
Surat Barang Keluar
Sumber
Bagian Gudang
Rangkap
2 (dua rangkap)
Aliran Data
P3-P4, P4-Konsumen
Elemen Data
No_sbk, no_konsumen, nama_konsumen, no_brg, nama_brg, jml_brg, tgl_sbk ,no_sppb.
6.
Nama Dokumen
SBK Valid
Deskripsi
Surat Barang Keluar
Sumber
Bagian Gudang
51
Rangkap
1 (satu rangkap)
Aliran Data
P2-P3
Elemen Data
No_sbk, no_konsumen, nama_konsumen, no_brg, nama_brg, jml_brg, tgl_sbk ,no_sppb.
7.
Nama Dokumen
SPB
Deskripsi
Surat Pengiriman Barang
Sumber
Petugas Penjualan
Rangkap
3 (tiga rangkap)
Aliran Data
P5-Bagian Konsumen, P5- P7
Elemen Data
No_spb, no_faktur, no_konsumen, tgl_spb.
4.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada PT. SCKI adalah sebagai berikut: 1.
Konsumen membeli barang dengan mengajukan permintaan pembelian ke Petugas penjualan dengan mengisi dokumen SPK (Surat Permohonan Konsumen) dan SPPB (Surat Permohonan Pembelian Barang) sebanyak dua rangkap yang diberikan oleh petugas penjualan.
2.
SPK dan SPPB yang telah diisi oleh konsumen kemudian diberikan kepada Petugas Penjualan.
52
3.
Petugas penjualan mencatat data yang terdapat dalam SPK dan SPPB ke dalam file excel, kemudian memberikan rangkap kedua SPPB akan diberikan pada bagian gudang.
4.
Bagian gudang akan memeriksa jumlah barang yang dipesan konsumen pada SPPB dengan barang yang tersedia di gudang.
5.
Apabila barang tidak tersedia maka bagian gudang akan membuat SP3B (Surat Pengembalian Permohonan Pembelian Barang) sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Petugas Penjualan untuk dicatat dan diarsipkan, sedangkan rangkap kedua SP3B dan SPPB akan diberikan pada Konsumen melalui Petugas Penjualan.
6.
Namun apabila barang tersedia maka bagian gudang akan melakukan pencatatan data yang terdapat pada SPPB kemudian membuat Surat Barang Keluar (SBK) sebanyak dua rangkap dan melakukan proses pengadaan barang. Rangkap pertama akan diberikan ke Petugas penjualan dan rangkap kedua akan diarsipkan bersama dengan SPPB oleh Bagian Gudang.
7.
Petugas penjualan akan memvalidasi SBK tersebut lalu kemudian mengcopy SBK sebanyak dua buah copy pertama akan diberikan kepada petugas keuangan.
8.
SBK yang asli akan diarsipkan dan data yang terdapat didalamnya akan dicatat. Lalu copyan SBK akan diberikan kepada konsumen sebagai bukti pengambilan barang. Petugas penjualan akan menerima bukti transfer dari konsumen.
53
9.
Petugas Penjualan kemudian akan membuat Surat Pengiriman Barang (SPB) sebanyak tiga rangkap pertama dan kedua akan diberikan pada bagian gudang, sedangkan rangkap ketiga akan diberikan pada petugas keuangan bersama dengan bukti transfer kepada petugas keuangan.
10. Bagian gudang akan menerima SPB lalu akan melakukan pengiriman barang kepada konsumen. Setelah barang diterima oleh konsumen Petugas Gudang akan meminta konsumen untuk melakukan validasi pada SPB (cap dan tanda tangan) sebagai bukti barang telah diterima oleh konsumen. Petugas gudang akan memberikan SPB rangkap pertama kepada konsumen, SPB tersebut akan ditukar dengan SBK yang didapatkan konsumen dari Petugas Penjualan. 11. SPB yang telah ditandatangani konsumen akan diberikan kepada Petugas penjualan untuk diarsipkan, sedangkan SBK akan diberikan ke Petugas Keuangan. 12. Bagian keuangan akan melakukan input transaksi pembelian bedasarkan dokumen SPB, SBK dan bukti transfer pembayaran. Dalam periode satu bulan sekali petugas keuangan akan membuat laporan rekap transaksi, yang kemudian akan diberikan kepada manajer keuangan.
54
4.1.2.1 Flow Map Flowmap sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: Flowmap sistem yang berjalan Konsumen
Petugas Penjualan
SPK
Bagian Gudang
Petugas Keuangan
Manajer Keuangan
SPK
SPPB
SPPB SPPB
SPK
Mengisi SPK dan SPB
SPPB Yang telah diisi SPK
SPPB Yang telah diisi
Pengecekan barang beradasarkan SPPB
1
Tidak
Pencatatan SPK dan SPPB dalam Excel
tersedia
YA Faktur Pembelian
Membuat SP3B
SPPB
Pencatatan SPPB
SPPB
SPPB
SP3B
SP3B 2
Membuat SBK & Proses Pengadaan Barang
SP3B SBK
SBK Valid
Validasi SBK
Input Jurnal
SPPB Jurnal SBK
Copy SBK
Pencatatan SBK Valid (SBK Asli)
SBK Valid Copy SBK Copy SBK
Copy SBK
Bukti Transfer Pembayaran Bukti Transfer Pembayaran
Bukti Transfer Pembayaran
Membuat SPB
SPB
SPB + Barang
Membuat Laporan Rekap Transaksi
SPB
Validasi
Laporan Rekap Transaksi
SPB Copy SBK SPB Valid Copy SBK SPB Valid
Phase
SPB Valid
Gambar 4.1 Flowmap sistem yang berjalan
Laporan Rekap Transaksi
55
4.1.2.2 Diagram konteks Konsumen
Bukti Transfer SPPB & SPK Yang telah diisi Laporan Rekap Transaksi
Manager Keuangan
Copy SBK SP3b, SPPB SPB
Sistem yang berjalan
SBK
Bagian Gudang
SP3B SPPB
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem yang berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram SPPB SPPB &SPK Yang telah diisi
Konsumen
1.0 Pencatatan SPK
SP3B SBK
Bagian Gudang
SP3B
SPB 2.0 Validasi SBK
SBK
SBK Valid
3.0 Copy SBK
Copy SBK
4.0 Pencatatan SBK Valid
5.0 Membuat SPB
Copy SBK
SPB, Copy SBK
8.0 Membuat Laporan Keuangan
Copy SBK Bukti Transfer
Manager Keuangan
Gambar 4.3 DFD Sistem yang Berjalan
Laporan Rekap Transaksi
56
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan Dari hasil analisa sistem yang berjalan pada PT. Surya Citra Kaliki, diketahui bahwa PT. SCKI sudah menggunakan fasilitas komputer untuk mengolah data namun tidak memiliki sebuah sistem informasi yang terintegrasi. Perusahaan memanfaatkan fasilitas microsoft office untuk melakukan pengolahan data. Data–data perusahaan masih disimpan dalam bentuk file taupun arsip kertas dan masih belum memiliki database sebagai tempat penyimpanan data – data perusahaan.
4.2 PERANCANGAN SISTEM Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada PT. Surya Citra Kaliki Indonesia (SCKI) ini merupakan sistem terkomputerisasi yang telah terintegrasi, yang diharapkan dapat membantu proses pencatatan transaksi baik penjualan maupun pembelian, pembuatan laporan rekap transaksi dan juga membantu proses pengambilan keputusan oleh pihak manajerial.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Tujuan perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada PT. SCKI adalah sebagai berikut: 1.
Membantu pengolahan data –data transaksi perusahaan.
2.
Membantu mempermudah pembuatan laporan
rekap transaksi
perusahaan, sehingga pihak manajerial dapat lebih mudah melakukan proses pengambilan keputusan.
57
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan Secara umum sistem yang diusulkan tidak begitu banyak perubahan dari sistem yang sudah berjalan. Hanya disini terlihat selain mengubah semua bentuk arsip yang ada dibuat dalam satu database terlihat juga beberapa proses dihilangkan,dan digantikan dengan proses yang baru untuk mempermudah pekerjaan petugas serta membuat lebih efisien dan akurat dalam pengolahan data.
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan Prosedur yang diusulkan pada Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian adalah sebagai berikut: 1. Konsumen membeli barang dengan mengajukan permintaan pembelian ke Petugas penjualan dengan mengisi dokumen SPK (Surat Permohonan Konsumen) dan SPPB (Surat Permohonan Pembelian Barang) sebanyak dua rangkap yang diberikan oleh petugas penjualan. 2. SPK dan SPPB yang telah diisi oleh konsumen kemudian diberikan kepada Petugas Penjualan. 3. Petugas penjualan melakukan input data yang terdapat dalam SPK dan SPPB ke dalam database. Sistem akan melakukan pengecekan barang yang tersedia sesuai dengan input data SPPB yang dilakukan penjualan. 4. Apabila barang tidak tersedia maka, petugas penjualan akan membuat SP3B (Surat Pengembalian Permohonan Pembelian Barang) sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada konsumen.
58
5. Lalu petugas penjualan akan membuat PBB (Pengajuan Beli Barang) sebanyak dua rangkap, rangkap pertama PBB dan rangkap kedua SP3B akan diberikan kepada Bagian Pembelian untuk diarsipkan. Rangkap kedua PBB akan diberikan kepada gudang untuk diarsipkan. 6. Namun apabila barang tersedia maka petugas penjualan akan membuat faktur penjualan lalu kemudian dicetak sebanyak dua rangkap. Faktur penjualan tersebut akan divalidasi oleh bagian keuangan. 7. Faktur keuangan yang sudah valid akan diberikan kepada konsumen. 8. Kemudian petugas penjualan akan membuat SPB (Surat Pengiriman Barang) sebanyak dua rangkap, rangkap pertama dan kedua akan diberikan pada bagian gudang. 9. Bagian gudang akan menerima SPB lalu akan melakukan proses pengadaan barang dan kemudian akan melakukan pengiriman barang kepada konsumen. Setelah barang diterima oleh konsumen Petugas Gudang akan meminta konsumen untuk melakukan validasi pada SPB (cap dan tanda tangan) sebagai bukti barang telah diterima oleh konsumen. Petugas gudang akan memberikan SPB rangkap pertama kepada konsumen, SPB tersebut akan ditukar dengan Faktur Penjualan rangkap pertama yang didapatkan konsumen dari Petugas Penjualan. 10. SPB yang telah valid akan diberikan kepada Petugas penjualan untuk diarsipkan, sedangkan Faktur Penjualan akan diarsipkan oleh Bagian gudang.
59
11. Bagian pembelian akan memberikan Faktur Pembelian kepada bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan melakukan proses input data kedalam database, yang kemudian dicetak menjadi laporan rekap transaksi. Kemudian bagian keuangan akan memberikannya kepada Manager Keuangan.
60
4.2.3.1 Flow Map Flowmap Sistem yang Diusulkan Konsumen
Petugas Penjualan
SPK
Bagian Gudang
Petugas Keuangan
Pembelian
Manager Keuangan
SPK
SPPB
SPPB
Mengisi SPK dan SPB
DB
SPK SPPB Yang telah diisi SPK Pengecekan SPPB Yang telah diisi
Input Data SPPB Dan SPK
TIdak
Tersedia Ya
Membuat SP3B
Membuat Faktur Penjualan
SPPB SPPB SP3B
SP3B
Faktur Penjualan
Membuat PBB
PBB SPPB PBB
SP3B Validasi Faktur Penjualan
PBB
SPB Faktur Penjualan Valid
Faktur Penjualan Valid
Pengadaan Barang
Membuat SPB
SPB
Faktur Pembelian
Faktur Pembelian
SPB Cetak Laporan Transaksi SPB Laporan Rekap Transaksi
Validasi
Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
SPB Valid
Phase
SPB Valid
Gambar 4.4 Flowmap Sistem yang diusulkan
Laporan Rekap Transaksi
61
4.2.3.2 Diagram kontek Konsumen
Laporan Rekap Transaksi
Manager Keuangan
SPPB, SPK
Spb, Faktur Penjualan valid
SP3b, SPPB PBB
Sistem yang berjalan
Faktur Pembelian
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Gambar 4.5 Diagram Konteks yang diusulkan
4.2.3.3 Data Flow Diagram Data
Flow Diagram
(DFD) adalah suatu diagram
yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.
a.
DFD Level 1 Data Flow Diagram level 1 yang diusulkan untuk Sistem
Informasi Penjualan dan Pembelian pada PT. SCKI dapat dilihat pada Gambar di bawah ini :
62
SPB & Faktur Penjualan Valid SPPB, SPK SPPB
SPPB SPK
Konsumen
SPPB SPPB 1.0 Input Data SPPB
SPPB
3.0 Pengecekan SPPB
SPPB
SPK SPK
SPK
2.0 Input Data SPK SPPB
SP3B,SPPB
PBB
5.0 Membuat PBB
6.0 Membuat Faktur Penjualan
4.0 Membuat SP3B
SP3B
Faktur Penjualan Valid PBB
Data Pembelian
Bag. Gudang
Data Pembelian
9.0 Membuat Laporan Rekap Transaksi
8.0 Input Data Pembelian
Faktur Pembelian
Pembelian
7.0 Membuat SPB
SPB
SPB
SPB
Bag. Pembelian
Laporan keuangan
Manager Keuangan
Gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem yang diusulkan
63
b.
DFD Level 2
1.
DFD Level 2 Proses 4 adalah sebagai berikut: SBK Valid
4.0 Membuat SP3B
Data SP3B
4.1 Cetak SP3B
4.3 Pengecekan Stock Brg
SP3B
Barang
Gambar 4.7 DFD Level 2 Proses 4
2.
DFD Level 2 Proses 5 adalah sebagai berikut: 5.0 Membuat PBB
SP3B
PBB
5.1 Cetak PBB
PBB
PBB
Gambar 4.8 DFD Level 2 Proses 5
3.
DFD Level 2 Proses 6 adalah sebagai berikut: Faktur Jual
6.0 Membuat Faktur Penjualan
Faktur Penjualan
6.1 Cetak Faktur Penjualan
6.2 Validasi Faktur Penjualan
Faktur Penjualan Valid
Gambar 4.9 DFD Level 2 Proses 6
SP3B
64
4.2.3.4 Kamus Data Kamus Data atau data dictionary adalah katalog data tentang fakta dan kebutuhan – kebutuhan infomasi dari suatu sistem informasi, dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mengidentifikasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap. Kamus data dapat mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir diantara proses, penyimpanan data dan entitas luar pada sistem. Data yang mengalir tersebut dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di data flow diagram. Untuk lebih jelas kamus data pada sistem yang berjalan dapat dilihat dibawah ini:
1
Nama aliran data
Tabel 4.2 Kamus Data SPK
Deskripsi
Surat Permohonan Konsumen
Keterkaitan
Konsumen- P1, P1 – DB
Alias
---
Struktur data
No_konsumen, nama_konsumen, alamat, telp, no_identitas, keterangan_konsumen
2
Nama aliran data
SPPB
Deskripsi
Surat Permohonan Pembelian Barang
Keterkaitan
Konsumen- P1, P1 – DB
Alias
---
65
Struktur data
No_sppb, no_konsumen, nama_konsumen, no_brg, nama_brg, jml_brg, cara_pembayara, tgl_sppb.
3.
Nama aliran data
SP3B
Deskripsi
Surat Pengembalian Permohonan Pembelian Barang
4.
Keterkaitan
P3 - P4, P1 – Konsumen
Alias
---
Struktur data
No_SP3B, no_sppb, keterangan_sp3b
Nama aliran data
PBB
Deskripsi
Pengajuan Beli Barang
Keterkaitan
P4 – Bagian Gudang
Alias
---
Struktur data
No_pbb, nama_brg, jml_brg, nama_supplier, alamat_supplier, tgl_pbb.
5.
Nama aliran data
Faktur Penjualan
Deskripsi
Dokumen penjualan barang
Keterkaitan
P5-P6
Alias
---
Struktur data
No_faktur_jual, no_konsumen,
66
nama_konsumen, tgl_faktur, nama_brg, jumlah, satuan, harga_satuan, jumlah_harga, total.
6.
Nama aliran data
Faktur Penjualan Valid
Deskripsi
Dokumen penjualan barang
Keterkaitan
P6 – P7
Alias
---
Struktur data
No_faktur_jual, no_konsumen, nama_konsumen, tgl_faktur, nama_brg, jumlah, satuan, harga_satuan, jumlah_harga, total.
7.
9.
Nama aliran data
SPB
Deskripsi
Surat Pengiriman Barang
Keterkaitan
P7- Konsumen
Alias
----
Struktur data
No_spb, no_faktur, no_konsumen, tgl_spb.
Nama aliran data
Faktur Pembelian
Deskripsi
Dokumen Pembelian
Keterkaitan
Bagian Pembelian – P8
Alias
----
67
Struktur data
No_faktur_beli, no_supplier, nama_supplier, tgl_beli, nama_brg, jumlah, satuan, harga_satuan, jumlah_harga, total.
4.2.4 Perancangan Basis Data 4.2.4.1 Normalisasi 1.
Bentuk unnormal Tbl_konsumen
=
{No_konsumen,
alamat_konsumen,
telp,
no_identitas,
No_sppb,
no_konsumen,
nama_konsumen,
nama_konsumen, keterangan_konsumen, no_brg,
nama_brg,
jml_brg, tgl_sppb, No_SP3B, no_sppb, keterangan_sp3b ,No_pbb, nama_brg,
jml_brg,
No_faktur_jual,
nama_supplier,
no_konsumen,
alamat_supplier,
nama_konsumen,
tgl_pbb, tgl_faktur,
nama_brg, jumlah, satuan, harga_satuan, jumlah_harga, total, No_spb, no_faktur_jual, no_konsumen, tgl_spb, No_faktur_beli, no_supplier, nama_supplier, tgl_beli, utang, tgl_jatuhTempo nama_brg, jumlah, satuan, harga_satuan, jumlah_harga, total, }
68
2.
Bentuk normal pertama
Tbl_konsumen = {No_konsumen, nama_konsumen, alamat_konsumen, telp, no_identitas, keterangan_konsumen, No_sppb, no_brg, nama_brg, jml_brg, tgl_sppb, No_SP3B, keterangan_sp3b ,No_pbb, kode_supplier, nama_supplier, alamat_supplier, tgl_pbb, No_faktur_jual, tgl_faktur, utang, tgl_jatuhTempo, jumlah, satuan, harga_satuan, jumlah_harga, total, No_spb, tgl_spb, No_faktur_beli, }
3.
Normal kedua a. Tbl_konsumen
=
{No_konsumen,
nama_konsumen,
alamat_konsumen ,telp, no_identitas, keterangan_konsumen } b. Tbl_sppb = { No_sppb, No_konsumen, tgl_sppb, no_brg, jumlah_jual } c. Tbl_brg = {no_brg, nam_brg, harga_brg, stok, stokMin} d. Tbl_SP3B = {no_sp3b, no_sppb, keterangan_sp3b} e. Tbl_suplier = {kode_supplier, nama_supplier, alamat_supplier, utang, tgl_jatuhTempo} f. Tbl_pbb = {no_pbb, tgl_pbb, kode_supplier,no_brg, jml_pesan} g. Tbl_pembelian
=
{no_faktur_beli,
tgl_beli,
no_pbb,
total_pembelian, no_brg, jml_beli, hrga_beli} h. Tbl_penjualan
=
{no_faktur_jual,
tgl_jual,
total_penjualan} i. Tbl_spb = {no_spb, no_faktur_jual, tgl_spb}
no_sppb,
69
4.
Normal ketiga a) Tbl_konsumen
=
{No_konsumen,
nama_konsumen,
alamat_konsumen ,telp, no_identitas, keterangan_konsumen} b) Tbl_sppb = {No_sppb, No_konsumen, tgl_sppb} c)
Tbl_detail_sppb
=
{no_sppb,
no_konsumen,
no_brg,
jumlah_jual} d) Tbl_brg = {no_brg, nam_brg, harga_brg, stok, stokMin} e)
Tbl_SP3b = {no_sp3b, no_sppb, keterangan_sp3b}
f)
Tbl_suplier ={kode_supplier, nama_supplier, alamat_supplier}
g) Tbl_pbb = {no_pbb, tgl_pbb, kode_supplier} h) Tbl_detail_pbb = { no_pbb, no_brg, jml_pesan} i)
Tbl_pembelian
=
{no_faktur_beli,
tgl_beli,
no_pbb,
total_pembelian} j)
Tbl_detail_pembelian = {no_faktur_beli, no_brg, jml_beli, hrga_beli}
k) Tbl_penjualan
=
{no_faktur_jual,
tgl_jual,
no_sppb,
total_penjualan} l)
Tbl_spb = {no_spb, no_faktur_jual, tgl_spb}
m) Tbl_utang = {id_utang, jml_utang, tgl_jthTempo, denda, kode_supplier, no_faktur}
70
4.2.4.2 Relasi Tabel Tb_sp3b
No_sp3b* No__sppb** Keterangan_sp3b
Tb_penjualan
No_sppb* Tgl_sppb No_konsumen**
No_konsumen* Nama_konsumen Alamat_konsumen Telp No_identitas Keterangan
No_sppb No_brg** Jumlah_jual
No_brg* Nama_brg Harga_brg Satuan Stock StockMin
No_faktur_jual* Tgl_jual No_sppb** Total_penjualan
Tb_konsumen
Tb_detail_sppb
Tb_brg
Tb_detail_pembelian
No_faktur_beli* No_brg** Jml_beli Harga_beli
Tb_pembelian
No_faktur_beli* Tgl_beli No_pbb** Total_pembelian
Tb_detail_pbb Tb_pbb
No_pbb No_brg** Jml_pesan
Tb_spb
Tb_SPPB
No_pbb* Tgl_pbb Kode_supplier**
Tb_supplier
Kode_supplier* Nama_supplier Alamat_supplier
Gambar 4.10 Tabel Relasi
No_spb* No_faktur_jual** Tgl_spb
Tb_utang Id_utang* Jml_utang Tgl_jthTempo Denda Kode_supplier** No_faktur_beli**
71
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram tb_SP3B
tb_SPB
1
1
mempunyai
memiliki
1 n
tb_detail_sppb
1
memliki
1 1
tb_SPPB
mempunyai
1
tb_penjualan
1
memliki
1 tb_detail_pbb
1
1
mempunyai
1 tb_barang
1
memiliki
tb_detail_pembelian
1
n mempunyai
1
memliki
tb_PBB
1
memiliki
1 1 tb_pembelian n
n
mempunyai
1 tb_supplier
Gambar 4.11 ERD
4.2.4.4 Struktur File a. Tbl_konsumen Tabel 4.3 Struktur File Tabel Konsumen No
Nama Field
Type
Size
1.
No_konsumen
Varchar
10
2.
Nama_konsumen
Varchar
50
3.
Alamat
Varchar
50
4.
Telp
Varchar
20
5.
Jenis_id
Varchar
15
6.
No_identitas
Varchar
20
7.
Keterangan
Varchar
20
mempunyai
1
tb_utang
72
b. Tbl_supplier Tabel 4.4 Struktur File Tabel Supplier No Nama Field Type Size 1.
Kode_supplier
Varchar
10
2.
Nama_supplier
Varchar
20
3.
Alamat_supplier
Varchar
50
c. Tbl_barang Tabel 4.5 Struktur File Tabel Barang No Nama Field Type Size 1.
No_brg
Varchar
10
2.
Nama_brg
Varchar
30
3.
Harga
Money
8
4.
Satuan
Varchar
20
5.
Stock
Varchar
4
6.
StockMin
Varchar
4
d. Tbl_sppb Tabel 4.6 Struktur File Tabel SPPB No Nama Field Type
Size
1.
No_sppb
Varchar
10
2.
Tgl_sppb
Datetime
8
3.
No_konsumen
Varchar
10
4.
Status
Varchar
20
73
e. Tbl_detail_sppb Tabel 4.7 Struktur File Tabel detail SPPB No Nama Field Type Size
f.
1.
No_sppb
Varchar
10
2.
No_brg
Varchar
10
3.
Jml_jual
Varchar
10
Tbl_sp3b Tabel 4.8 Struktur File Tabel SP3B No Nama Field Type
Size
1.
No_sp3b
varchar
15
2.
No_sppb
varchar
10
3.
Tgl_sppb
datetime
8
4.
Keterangan
varchar
50
g. Tbl_pbb Tabel 4.9 Struktur File Tabel PBB No Nama Field Type
Size
1.
No_pbb
Varchar
15
2.
Tgl_pbb
Datetime
8
3.
Kode_supplier
Varchar
10
h. Detail_pbb Tabel 4.10 Struktur File Tabel Detail PBB No Nama Field Type Size 1.
No_pbb
varchar
15
2.
No_brg
varchar
10
3.
Jml_pesan
varchar
10
74
i.
Tbl_pembelian Tabel 4.11 Struktur File Tabel Pembelian No Nama Field Type Size
j.
1.
No_faktur_beli
varchar
10
2.
Tgl_beli
datetime
8
3.
No_pbb
varchar
15
Tbl_detail_pembelian Tabel 4.12 Struktur File Tabel detail Pembelian No Nama Field Type Size 1.
No_faktur_beli
varchar
10
2.
No_brg
varchar
10
3.
Jml_beli
varchar
10
4.
Harga_beli
Money
8
k. Tbl_faktur_jual Tabel 4.13 Struktur File Tabel faktur Jual No Nama Field Type Size
l.
1.
No_faktur_jual
varchar
10
2.
Tgl_jual
datetime
8
3.
Total_jual
varchar
10
4.
No_sppb
varchar
10
Tbl_spb
No
Tabel 4.14 Struktur File Tabel SPB Nama Field Type
Size
1.
No_spb
varchar
10
2.
No_faktur_jual
varchar
10
3.
Tgl_spb
datetime
8
75
m. Tbl_Utang
No
Tabel 4.15 Struktur File Tabel SPB Nama Field Type
Size
1.
Id_utang
varchar
5
2.
Jml_utang
money
8
3.
Tgl_jthTempo
datetime
8
4.
Denda
Money
8
5.
Kode_supplier
Varchar
10
6.
No_faktur
Varchar
10
4.2.4.5 Kodifikasi Kodifikasi dibuat untuk mengidentifikasikan suatu objek secara singkat, dengan adanya sistem pengkodean ini diharapkan dapat mengklarifikasi data dan membedakan antara data satu dengan yang lain karena pengkodean ini bersifat yang unik sehingga dapat menghadiri resiko penumpukan data. Kode dapat dibentuk dari kumpulan huruf, angka, karakter khusus lainnya. Kodifikasi hanya digunakan untuk primary key pada setiap tabel. Kodifikasi pada Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian adalah sebagai berikut:
a. Kodifikasi no_konsumen Kodifikasi no_konsumen terdiri dari dua yaitu, konsumen Independent dan konsumen Perusahaan
76
KI 001 No Urut Konsumen Konsumen Independent
KP 001 No Urut Konsumen Konsumen Perusahaan
b. Kodifikasi no_barang
B 001 No Urut Barang Kode Barang
c. Kodifikasi no_sp3b
P3B 01 02 11 001 No Urut SP3B Tahun Transaksi Bulan Transaksi Tanggal Transaksi Kode SP3B
d. Kodifikasi sppb
PB 01 02 11 001 No Urut SPPB Tahun Transaksi Bulan Transaksi Tanggal Transaksi Kode SPPB
77
e. Kodifikasi supplier
S 001 No Urut Supplier Kode Supplier
f. Kodifikasi pbb
PBB 01 02 11 001 No Urut PBB Tahun Transaksi Bulan Transaksi Tanggal Transaksi Kode PBB
g. Koodifikasi Faktur Jual
FJ 01 02 11 001 No Urut Faktur Jual Tahun Transaksi Bulan Transaksi Tanggal Transaksi Kode Faktur Jual
4.2.5 Perancangan Antar Muka Interface atau antar muka merupakan tampilan dari suau program aplikasi yang berperan sebagai media komunikasi yang digunakan sebagai sarana berdialog antara program dengan user.
4.2.5.1 Struktur Menu Struktur menu merupakan gambaran mengenai perancangan program yang akan dibuat yang digambarkan dalam bentuk diagram.
78
Struktur menu pada Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian dapat dilihat pada gambar dibawah ini : MENU UTAMA
FILE
MASTER
LOGOUT
TRANSAKSI
LAPORAN
HELP
USER
SPPB
LAPORAN BARANG
ABOUT SIPK
KONSUMEN
PBB
LAPORAN KONSUMEN
MANUAL PROGRAM
SP3B
LAPORAN SUPPLIER
SPB
LAPORAN SPPB
EXIT BARANG
SUPPLIER
PEMBAYARAN UTANG
LAPORAN SPB LAPORAN SP3B
PENJUALAN LAPORAN PBB PEMBELIAN LAPORAN PENJUALAN LAPORAN PEMBELIAN LAPORAN PEMBAYARAN UTANG
Gambar 4.12 Struktur Menu
4.2.5.2 Perancangan Input Perancangan input pada program aplikasi Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada PT. Surya Citra Kaliki Indonesia adalah sebagai berikut :
79
a. Menu Utama SI Penjualan dan Pembelian File Master Transaksi Laporan Help
PT. Surya Citra Kaliki Indonesia
Profil Perusahaan
Gambar 4.13 Perancangan Antarmuka Menu Utama
b. Tampilan Perancangan Antarmuka Login Login Username
Password Login
Cancel
Gambar 4.14 Perancangan Antarmuka Login
c. Tampilan Perancangan Antarmuka Data Barang Data Barang NO BARANG NAMA BARANG
Data Barang
HARGA BARANG STOCK Add
Edit
Save
Canccel
Gambar 4.15 Perancangan Antarmuka Data Barang
80
d. Tampilan Perancangan Antarmuka Data Konsumen Data Konsumen Nama Keterangan No Konsumen
Data Konsumen
Alamat Telpon Jenis ID No Identitas Add
Edit
Save
Canccel
Gambar 4.16 Perancangan Antarmuka Data Konsumen
e. Tampilan Perancangan Antarmuka Data Supplier Data Supplier No Supplier Nama Supplier Alamat Add
Edit
Save
Cancel
Data Supplier
Gambar 4.17 Perancangan Antarmuka Data Supplier
f. Tampilan Perancangan Antarmuka Data User Data User USERNAME PASSWORD
DATA USER
CONFIRM PASSWORD
Add
Edit
Save
Canccel
Gambar 4.18 Perancangan Antarmuka Data User
81
g. Tampilan Perancangan Antarmuka SPPB Surat Permohonan Pembelian Barang No SPPB
Kode Barang
Tanggal
Nama Barang
---
No Konsumen Nama Konsumen
--
Harga Jumlah
+
Total Bayar
Add
Edit
Save
Cancel
Print
Exit
Gambar 4.19 Perancangan Antarmuka Data SPPB
h. Tampilan Perancangan Antarmuka PBB Permohonan Beli Barang No PBB
Kode Barang
Tanggal
Nama Barang
--
Harga
No Faktur
---
No Supplier
Jumlah
+
Nama Supplier
Add
Edit
Save
Cancel
Print
Exit
Gambar 4.20 Perancangan Antarmuka PBB
i. Tampilan Perancangan Antarmuka SP3B Data Penjualan No SP3B No SPPB Tanggal SPPB Keterangan Add
Save
Cancel
Print
Exit
Penolakan Pembelian Barang
Gambar 4.21 Perancangan Antarmuka Data SP3B
82
j. Tampilan Perancangan Antarmuka SPB Data Penjualan No SPB No Faktur Jual Tanggal SPB Add
Save
Cancel
Print
Exit
Data Pengiriman Barang
Gambar 4.22 Perancangan Antarmuka Data SPB
k. Tampilam Perancangan Antarmuka Pembayaran Utang PEMBAYARAN UTANG ID Utang
Tgl Bayar
No Faktur
Jumlah Utang
No Supplier
Bayar
Tgl Jatuh Tempo
Denda Sisa
EDIT
SAVE CANCEL EXIT
Gambar 4.23 Perancangan Antarmuka Pembayaran Utang
4.2.5.3 Perancangan Output Perancangan output merupakan bentuk tampilan output sistem informasi, dimana hasil output tersebut didapatkan dari inputan data-data yang telah disimpan pada database.
Perancangan outpu ini dirancang
dalam bentuk laporan. Berikur ini adalah perancangan output pada Sistem
83
Informasi Penjualan dan Pembelian
pada PT. Surya Citra Kaliki
Indonesia:
a. Perancangan Output Konsumen (Laporan Konsumen) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
DATA KONSUMEN
No Konsumen Nama Konsumen
Bandung,
/
Alamat
Telepon
No Identitas
/20...
Bag.........
Bag. Keuangan
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.24 Perancangan Output Data Konsumen
b. Perancangan Output Barang (Laporan Barang) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
DATA BARANG
No Brg
Nama Barang
Bandung,
/
Bag..........
(_____________)
Harga
Satuan
Stock
Stock Min
/20... Bag. Keuangan
(_____________)
Gambar 4.25 Perancangan Output Data Barang
84
c. Perancangan Output Supplier (Laporan Supplier) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA DATA SUPPLIER NO NOSUPPLIER SUPPLIER
NAMA NAMASUPPLIER SUPPLIER
Bandung,
/
ALAMAT ALAMAT
/20...
Bag.........
Bag. Keuangan
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.26 Perancangan Output Data Supplier
d. Perancangan Output SPPB (Cetak SPPB) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA Surat Permohonan Pembelian Barang NO SPPB
TGL SPPB
NO KONSUMEN
NAMA KONSUMEN
NO NOBRG BRG
Bandung,
/
NAMA NAMABARANG BARANG
JML JML
/20...
Bag. Penjualan
Konsumen
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.27 Perancangan Output SPPB
e. Perancangan Output SPPB Keseluruhan (Laporan Data SPPB) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN SPPB NO NOSPPB SPPB TGL TGLSPPB SPPB NO NOKONSUMEN KONSUMEN
Bandung,
/
NAMA NAMAKONSUMEN KONSUMEN
NO NOBRG BRG
JML JML
/20...
Bag. Penjualan
Bag. Keuanga
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.28 Perancangan Output Laporan SPPB
85
f. Perancangan Output SP3B (Laporan Data SP3B) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
Surat Penolakan Pembelian Barang NO SP3B TGL SP3B NO SPPB KETERANGAN
Bandung,
/
/20...
Bag. Penjualan
Konsumen
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.29 Perancangan Output SP3B
g. Perancangan Output SP3B Keseluruhan (Laporan Data SP3B)
PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN SP3B NO NOSP3B SP3B
TGL TGLSPPB SPPB
Bandung,
/
NO NOSPPB SPPB
KETERANGAN KETERANGAN
/20...
Bag. Penjualan
Bag. Keuangan
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.30 Perancangan Output Laporan SP3B
h. Perancangan Output SPB Keseluruhan (Laporan Data SPB) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN SP3B NO NOSP3B SP3B
TGL TGLSPPB SPPB
Bandung,
/
NO NOSPPB SPPB
KETERANGAN KETERANGAN
/20...
Bag. Penjualan
Bag. Keuangan
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.31 Perancangan Output Laporan SPB
86
i. Perancangan Output PBB (Cetak PBB)
PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN PBB NO PBB TGL PBB KODE SUPPLIER NAMA SUPPLIER
Nama Barang
No Brg
Bandung,
/
Jml Pesan
/20...
Bag. Pembelian
Supplier
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.32 Perancangan Output PBB
j. Perancangan Output PBB Keseluruhan (Laporan Data PBB) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN PBB
No PBB Tgl PBB Kode Supplier No Brg Nama Barang Jml Pesan
Bandung,
/
/20...
Bag. Pembelian
Bag. Keuangan
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.33 Perancangan Output Laporan PBB
87
k. Perancangan Output Faktur Penjualan (Cetak Faktur Penjualan) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
FAKTUR PENJUALAN TANGGAL FAKTUR
NO FAKTUR
TGL SPPB
NO SPPB
NAMA KONSUMEN
KODE KONSUMEN
NO NO BRG BRG
Bandung,
/
NAMA NAMABARANG BARANG
HARGA HARGA
JML JML
/20...
Bag. Penjualan
Konsumen
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.34 Perancangan Output Faktur Jual
l. Perancangan Output Penjualan Keseluruhan (Laporan Data Penjualan)
PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN PENJUALAN NO NO FAKTUR FAKTUR
Bandung,
TGL TGL
NO NOSPPB SPPB
/
Bag. Penjualan
(_____________)
NO NOBRG BRG
NAMA NAMABARANG BARANG
HARGA HARGA
JML JML
/20... Bag. Keuangan
(_____________)
Gambar 4.35 Perancangan Output Laporan Penjualan
88
m. Perancangan Output Pembelian Keseluruhan (Laporan Data Penjualan) PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN PEMBELIAN
No Faktur
Tanggal
Bandung,
/
No PBB
Kode Supplier
No Brg
Nama Barang
Harga Brg
Jml
/20...
Bag. Pembelian
Bag. Keuangan
(_____________)
(_____________)
Gambar 4.36 Perancangan Output Laporan Pembelian
n. Perancangan Output Laporan Pembayaran Utang
PT. SURYA CITRA KALIKI INDONESIA
LAPORAN PEMBAYARAN UTANG NO NO FAKTUR FAKTUR
Bandung,
TGL TGL FAKTUR FAKTUR
/
JATUH JATUH TEMPO TEMPO
NO NO SUPPLIER SUPPLIER
NAMA NAMASUPPLIER SUPPLIER
UTANG UTANG
DENDA DENDA
/20...
Bag. Pembelian
(_____________)
Supplier
(_____________)
Gambar 4.37 Perancangan Output Laporan Pembayaran Utang
89
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan Adapun jaringan untuk mendukung program ini adalah sebagai berikut : 1. Tipe jaringan komputer yang digunakan adalah LAN (Local area Netwok), karena area yang relative kecil yaitu sebuah perusahaan. Keuntungan dari LAN itu sendiri adalah : a. Resource Sharing : bertujuan agar seluruh program dan peralatan, terutama data di server dapat digunakan oleh setiap orang yang ada pada jaringan tanpa terpengaruh oleh lokasi resource dan pemakai, jadi sourece sharing adalah suatu usaha untuk menghilangkan kendala jarak. b. Information Sharing : Pemakaian bersama Program Aplikasi dan data yang tersimpan dalam suatu jaringan (server), sehingga dapat diakses bersama.
2. Model konfigurasi yang digunakan adalah Client server, pada model konfigurasi jaringan komputer ini memiliki satu atau lebih komputer yang difunfsikan sebagai server. 3. Topologi yang digunakan adalah topologi star, karena mudah dalam mengkonfigurasikan ke komputer serta kelebihan dari topologi star ini adalah jika satu node terputus maka tidak akan mempengaruhi node yang lain, yang terhubung di jaringan.
90
Gambar 4.37 Jaringan
