BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap,

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap, dokumen, diagram konteks, data flow diagram sistem informasi persediaan barang yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik

Unpad, yang meliputi beberapa modul, diantaranya: modul pengajuan barang, modul penerimaan barang, modul pengeluaran barang dan modul pengembalian barang.

4.1.1.Analisis Dokumen

Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan sacara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi, diantaranya:

Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan

No

Dokumen

Uraian

1

Bon Barang

Deskripsi :

merupakan Bon ajuan ATK/ Barang

Fungsi

sebagai formulir ajuan ATK/barang

:

Rangkap

1 (satu)

Distribusi :

dari Unit Kerja ke Petugas Gudang

46

47 Tabel 4.1. Tabel Dokumen-Dokumen yang Digunakan (Lanjutan)

2

Formulir

Deskripsi

Merupakan Formulir Pengeluaran

Pengeluaran Barang

Barang Fungsi

:

Sebagai bukti Pengeluaran barang dari gudang ke Unit Kerja

3

Formulir

Rangkap

2 (dua)

Distribusi

Dari Gudang ke Unit Kerja

Daftar Deskripsi

Setiap barang baik yang masuk dan

Alat

keluar dicatat dalam formulir ini

Tulis/Inventaris Fungsi

:

Sebagai Alat Kendali keluar masuk barang dan sisa barang yang ada secara manual

Rangkap

1 (satu).

Distribusi :

Dari Rekanan

ke Bagian Umum

hingga ke Unit Kerja 3

Faktur

Deskripsi

Merupakan Formulir Penerimaan Barang Masuk

Fungsi

:

Sebagai Bukti barang masuk dari rekanan

Rangkap

2 (dua).

Distribusi :

Dari Rekanan ke Bagian Umum

48 4

Surat

Pengajuan Deskripsi

Merupakan

Atk/Barang

Surat

Permohonan

Atk/Barang Fungsi

:

Sebagai bahan untuk pengadaan atk/barang

Rangkap

3 (tiga).

Distribusi :

Dari Unit Kerja ke Bagian Umum

4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Analisis prosedur yang sedang berjalan menguraikan secara sistematis aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem informasi, diantaranya:

4.1.2.1. Flow Map

Flow Map menggambarkan bagaimana prosedur sistem yang dijalankan berikut prosedur yang berjalan :

1)

Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor/Barang membuat Surat Pengajuan

Alat Tulis Kantor/Barang, dalam Surat

Pengajuan harus dinyatakan keterangan tentang jumlah Alat Tulis Kantor/Barang

yang

diminta,

satuan,

spesifikasi,

tanggal

diperlukan, tujuan/keperluannya. Surat tersebut disampaikan kepada pimpinan, tembusan kepada sub bagian umum dan arsip.

49 b. Sebelum membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang unit kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu kepada Sub Bagian umum apakah barang tersebut tersedia di gudang atau tidak. Apabila Barang ada, Unit dapat mengambil bon barang di Sub bagian Umum dan apabila tidak ada unit kerja tersebut dapat mengajukan ke pimpinan. c. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum, sedangkan Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang Tembusan 2 sebagai arsip. d. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut, Sub Bagian Umum menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang dikehendaki. e. Setelah Surat tersebut di acc pimpanan, Sub Bagian umum membuat daftar pemesanan atk/barang berdasarkan ajuan dari setiap uni kerja ke rekanan.

50 Dibawah ini adalah flowmap Pengajuan ATK/Barang

yang sedang

berjalan :

Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang

Unit Kerja

Sub Bagian Umum

Pimpinan

Rekanan

Surat Pengajuan Atk/ Barang



A Surat Pengajuan Atk/ Barang

Ada Barang Tidak Ya

Bon Barang

Acc

Buat Bon Barang

Ya Tidak

Buat Surat

Bon Barang

Surat Pengajuan Atk/ Barang ditolak Surat Pengajuan Atk/ Barang acc

Buat Pesanan atk/ Barang

Surat Pengajuan Atk/ Barang acc

Surat Pengajuan Atk/ Barang ditolak


Surat Pengajuan Atk/ Baranga cc

Surat Pemesanan Atk/ Barang



B

Gambar 4.1 Flowmap Pengajuan ATK/Barang berjalan Keterangan : A

: Arsip Surat Pengajuan ATK/ Barang (SPAB)

B

: Arsip Surat Pemesanan ATK/ Barang (SPAB)

51 ATK

2)

: Alat Tulis Kantor

Prosedur Penerimaan ATK/Barang a. Sub Bagian Umum menerima faktur 2 (dua) rangkap beserta barang dari rekanan b. Sebelum barang masuk ke gudang terlebih dahulu diperiksa mencocokannya

dengan

faktur.

Selanjutnya

menghitung,

mengukur, menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barangbarang persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut. c. Setelah memeriksa kemudian menandatangani ke dua lembar faktur, lembar ke 1 (satu) faktur diserahkan ke rekanan sedangkan faktur lembar ke 2 (dua) diterima oleh sub bagian umum lalu dimasukan barang tersebut

ke gudang dan dicatat di formulir

daftar alat tulis kantor/inventaris dan menyerahkan daftar alat tulis kantor/inventaris. d. Selanjutnya bagian umum membuat laporan penerimaan barang 2 (dua) rangkap, lembar 1 diserahkan ke pimpinan dan lebar ke 2 diarsipkan.

52 Dibawah ini adalah flowmap Penerimaan

Atk/ barang

yang sedang

berjalan :

Penerimaan Alat Tulis Kantor / Barang

Rekanan

Sub Bagian Umum

Pimpinan

Faktur

Faktur

Periksa barang dgn faktur dan tanda tangan

Faktur ditanda tangan


A

Mencatat didaftar alat tulis/ inventaris

Daftar alat tulis/ inventaris

Buat Laporan Penerimaan

Laporan Penerimaan Barang


B

Gambar 4.2 Flowmap penerimaan barang berjalan

53 Keterangan : A

: Arsip Faktur

B

: Arsip Laporan Penerimaan Barang

3)

Prosedur Pengeluaran ATK/ barang a. Unit Kerja memerlukan barang mengisi Bon Barang (BB) yang disediakan oleh bagian umum. b. Setelah Bon Barang diisi dan ditandatangani unit kerja, unit kerja yang memerlukan barang menyerahkan Bon Barang dan diteruskan ke Sub Bagian Umum yang untuk mendapat persetujuan. c. Atas dasar Bon Barang yang telah disetujui, unit kerja menyerahkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam Bon Barang dan mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada dokumen tersebut. d. Pada saat barang diserahkan, barang harus dihitung kembali dengan disaksikan oleh penerima barang. Jika telah sesuai, Sub Bagian Umum dan Unit Kerja membubuhkan tanda tangan pada dokumen TPB (tanda pengeluaran barang) e. Selanjutnya Sub Bagian Umum mengarsipkan dokumen TPB lembar ke 1 dan lembar ke 2 di serahkan ke Unit Kerja yang menerima barang. f. Sub Bagian Umum mencatat pengeluaran barang di Daftar Alat Tulis/Inventaris. Dibawah ini adalah flowmap Pengeluaran ATK/barang yang sedang berjalan :

54 Pengeluaran Alat Tulis Kantor / Barang

Sub Bagian Umum

Unit Kerja

Bon Barang

Bon Barang

Bon Barang terisi dan ditandatangan

Isi dan Tanda tangan

Ada Barang

Pimpinan

Bon Barang terisi dan ditandatangan Tidak

Ya Bon Barang terisi dan ditandatangan Mencatat dTPB

Tanda Pengeluaran Barang


A

Mencatat di DATI

Daftar Alat tulis/ Inventarus (DATI)

Buat Laporan Barang keluar

Laporan Barang Keluar


B

Gambar 4.3 Flowmap pengeluaran atk/barang berjalan

Keterangan : DATI

: Daftar ATK / inventaris

55

4)

TPB

: Tanda Pengeluaran Barang

A

: Arsip Tanda Pengeluaran Barang

B

: Arsip Laporan Barang Keluar

Prosedur Pengembalian ATK/ barang a. Unit Kerja yang akan mengembalikan barang membawa Tanda Pengeluaran barang (TPB) dan barang ke Sub bagian umum. b. Sub bagian umum menerima Tanda Pengeluaran Barang dan barang lalu mengecek kesesuaian barang dengan Tanda Pengeluaran Barang. c.

Sub bagian umum mencatat barang yang dikembalikan di daftar alat tulis dan inventaris.

d. Setelah semua tercatat pada daftar alat tulis dan inventaris Sub Bagian umum membuat laporan pengembalian barang 2 rangkap, lembar ke 1 ke pimpinan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Pengembalian sedang berjalan :

ATK/barang

yang

56 Pengembalian Alat Tulis Kantor / Barang

Unit Kerja

Sub Bagian Umum

Pimpinan



Memeriksa Barang


Cocok

Tidak

Ya Mencatat di daftar alat tulis/ inventaris

Daftar Alat tulis/ inventaris

Membuat laporan Barang Kembali

Laporan Barang Kembali

Laporan Barang Kembali

A

Gambar 4.4 Flowmap Pengembalian atk/barang berjalan Keterangan: A: Arsip Laporan Barang Retur

57 4.1.2.2. Diagram Konteks

Tanda pengeluaran Barang 2

UNIT KERJA

Surat Pengajuan ATK Bon Barang Surat Pengajuan Barang

Bon Barang ACC SUB BAG UMUM

Surat Pengajuan ATK disetujui Sistem Surat Pengajuan Barang disetujui Persediaan dan inventaris Daftar Alat Tulis/inventaris Barang Bon Barang Terisi

Tanda pengeluaran Barang 1

Faktur

Faktur ditanda tangan REKANAN

Gambar 4.5 Diagram konteks persediaan dan inventarisasi barang yang sedang berjalan

Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu entitas Pimpinan, sedangkan untuk entitas luarnya yaitu entitas Unit Kerja, entitas Rekanan, dan entitas Sub Bagian Umum. Data yang mengalir dari tiap entitas yaitu sebagai berikut : 1.

Unit Kerja memberikan Surat Pengajuan ATK/Barang dan atau Bon Barang terisi yang telah disetujui dikirim kepada Sistem, Setelah mengalami

proses

yang

berjalan

system

memberikan

form

Pengeluaran Barang ke Unit Kerja. Seteleh SPB disetujui selanjutnya ke Sub Bagian umum. 2.

Sub Bagian Umum Memberikan Form Bon Barang Kerja untuk diisi.

Kepada Unit

58 3.

Rekanan memberikan faktur, bukti penerimaan barang ke system dan menerima kembali faktur dan bukti penerimaan tersebut setelah di tanda tangani.

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram yang sedang berjalan S u r a t P e n g a ju a n A T K / B a r a n g U n it K e r ja

Sub bag um um

B o n B a ra n g

S u ra t P B A c c B o n B a r a n g te r is i

Bon Barang ACC


1 .0 P e n g a ju a n B a ra n g

A r s ip P e r s e d ia a n A T K d a n B a ra n g

D a ta B a r a n g

D a ta P e r s e d ia a n

3 .0 P e m e r ik s a a n D a ta B a r a n g

4 .0 P e n g e lu a r a n B a ra n g

D a ta P e n g e lu a r a n B a r a n g

F a k tu r

2 .0 P e n e r im a a n B a ra n g

D a ta B a ra n g A r s ip P e r s e d ia a n A T K d a n B a ra n g

Data Persediaan

Faktur yang di Tandatangan

R ekanan

A r s ip P e n g e lu a r a n

5 .0 C e ta k L a p o ra n

D e ta il P e n g e lu a r a n

Gambar 4.6. DFD Level 0 Yang Sedang Berjalan

59

a. DFD Level 1 Proses 1

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diberjalan : Unit Kerja

Pengajuan ATK/Barang

Pengajuan Barang dicek

Sub Bag umum

Pengajuan disetujui

Data persediaan

Lap. Pangajuan Barang

1.1 Verifikasi Kartu Persediaan

1.2. Enry Pengajuan

Data Persediaan ATK dan Barang

Data Pengajuan Arsip Surat Pengajuan

1.3 Cetak Pengajuan Barang

Detail pengajuan

Gambar 4.7. DFD Level 1 Proses 1 Yang Berjalan b. DFD Level 1 Proses 2

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 2 yang diberjalan : R ekanan

Faktur

2.1 Terim a B arang m asuk

Data Penerim aan Barang 2.3 Sim pan Barang M asuk

Data Barang yang dierim a

Data Barang M asuk

2.2 C ek P enerim aan

Arsip Persediaan A TK dan B arang

Gambar 4.8. DFD Level 1 Proses 2 Yang Berjalan

60 c. DFD Level 1 Proses 4

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 4 yang diberjalan :

Bon Barang U nit Kera

S ub bag um um

4.1 C ek P ersediaan B arang

Data Barang Persediaan

A rsip P ersediaan A TK dan Barang

Data persediaan 4.2 C atat Pengeluaran B arang

D ata P ersediaan

Data Pengeluaran Barang


Data Barang Keluar

4.3 C etak P engeluaran B arang


Gambar 4.9. DFD Level 1 Proses 4 Yang Berjalan d. DFD Level 1 Proses 5

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 5 yang diberjalan :

U n it K e r ja

T a n d a P e n g e lu a ra n B a ra n g 2

5 .1 C e k R e tu r B a ra n g

D a ta R e tu r B a ra n g 5 .3 S im p a n B a ra n g R e tu r

D a ta B a ra n g y a n g d ire tu r

D e ta il B a ra n g R e tu r

5 .2 T e r im a B a r a n g R e tu r

D a ft a r A T K / B a ra n g

Gambar 4.10. DFD Level 1 Proses 5 Yang Berjalan

61 4.1.2 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik khususnya pada Sub Bagian Umum, maka dapat diketahui kelemahankelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan tersebut di gambarkan dalam tabel berikut ini.

Tabel 4.2 Evaluasi Sistem yang berjalan

No 1.

Masalah

Rencana Pemecahan

Pencatatan barang masuk dan keluar masih Dibuat

sistem

pencatatan

menggunkan lembar kendali yang masih kendali barang secara otomatis manual

yaitu menggunakan form daftar

barang / inverntaris 2.

Pengelolaan data Persediaan barang dan Dibuat sistem pengolahan data inventaris masih menggunakan Ms. Excel

yang dapat mengelolan barang secara otomatis

3.

Pembuatan

laporan–laporan

menyangkut pengolahan data barang

yang Dibuat sistem pengolahan data dan yang dapat memberikan output

inventarisasi masih menggunakan Ms. Excel berupa

laporan

yang

dibutuhkan unit Kerja/kasubag umum secara otomatis

Dengan dikembangkannya Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi Barang

di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

62 Universitas

Padjadjaran

menjadi

terkomputerisasi

diharapkan

kekurangan-kekurangan atau kendala yang terasa dalam mengolah datadata pengolahan persediaan

dan inventarisasi barang di atas dapat

dikurangi.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan adalah suatu bagian dari metodologi pengembangan pembangunan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah tahapan analisis yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara terperinci. Sistem adalah tahapan lanjutan dari analisis sistem, dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukannya pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman.

Berdasarkan uraian diatas perancangan sistem merupakan tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, juga menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem.

4.2.1

Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk (perangkat lunak) yang mampu :

63 1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan) dan efesiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data administrasi. 2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data. 4. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informsi. 4.2.2

Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi barang pada Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran yang akan dibuat mampu mengolah data pengajuan barang, pemasukan barang, dan pengeluaran barang. Dan pembuatan laporan-laporan secara otomatis dan terintegrasi serta menggunakan basis data yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data.

4.2.3

Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Sistem Informasi

Persediaan dan Inventarisasi barang terdiri dari

beberapa prosedur yang merubah sistem manual menjadi otomatisasi.

64 4.2.3.1 Flow Map 1). Prosedur Pengajuan Alat Tulis Kantor a. Unit kerja yang memerlukan Alat Tulis Kantor membuat Surat Pengajuan

Alat Tulis Kantor/Barang (SPAB), dalam Surat

Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang harus dinyatakan keterangan tentang jumlah Alat Tulis Kantor//Barang yang diminta, satuan, spesifikasi, tanggal diperlukan, tujuan/keperluannya. b. Sebelum membuat Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor//Barang dari unit kerja yang memerlukan harus menanyakan terlebih dahulu kepada Sub Bagian umum//Barang apakah atk/barang tersebut tersedia di gudang atau tidak. c. Sub Bagian Umum dari unit kerja yang bersangkutan mengetahui Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor/Barang dan meneruskan ke Pimpinan untuk meminta persetujuan. d. Apabila Pimpinan memberikan persetujuan maka Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor Tembusan 1 diteruskan kepada Sub Bagain umum, sedangkan Surat Pengajuan Alat Tulis Kantor Tembusan 2 sebagai arsip. e. Atas dasar Surat Pengajuan tersebut lembar ke 1, Sub Bagian Umum menilai kewajaran jumlah yang dipesan dan jika perlu mendapat penjelasan atas spesisifikasi barang yang akan dibeli dengan unit kerja yang memerlukan agar barang yang dipesan sesuai dengan yang dikehendaki f. Sub Bagian Umum Mencatat Item ATK/Barang yang diajukan kedalam database lalu mencetak daftar ajuan ATK/Barang dan diserahkan ke Pimpinan serta rekanan.

65 Dibawah ini adalah flowmap Pengajuan ATK/barang yang diusulkan

Pengajuan Alat Tulis Kantor / Barang

Unit Kerja

Sub Bagian Umum

Pimpinan

Rekanan



A


Cek Stok Barang

Ada Barang

Tidak


Ya Cetak Bon Barang

Bon Barang

Acc Bon Barang

Tidak

Ya




Database

Input Ajuan

Cetak Daftar Ajuan

Daftar Ajuan Atk/ Barang



B

Gambar 4.11. Flowmap Pengajuan atk/barang yang diusulkan Keterangan :

66 A: Arsip Pengajuan ATK/Barang B: Arsip Daftar Ajuan ATK/Barang

2).

Prosedur Penerimaan ATK/Barang

a. Rekanan mengirimkan atk/barang yang dipesan bersama dengan faktur rangkap 2 (dua). b. Sub Bagian Umum memeriksa kesesuaian daftar atk/barang yang ada difaktur dengan daftar barang

ajuan yang ada di database,

apabila sesuai maka selanjutnya pemeriksaaan fisik atk/barang yaitu mencocokannya dengan faktur, Lalu

menghitung, mengukur,

menimbang, memeriksa kualitas dan kuantitas barang-barang persediaan yang diterima, untuk memastikan apakah telah sesuai dengan dokumen-dokumen tersebut. Setelah memeriksa kemudian menandatangani ke 2 lembar faktur, lembar ke 2 diserahkan kepada rekanan, sedangkan lembar ke 1 (satu) Faktur di arsipkan oleh bagian umum. c. Selanjutnya berdasarkan lembar ke 1 (satu) Faktur, Sub Bagian Umum menginputkan ke dalam database dan mencetak Laporan Penerimaan Barang (LPB) dalam rangkap 2 (dua) dengan mencatat jumlah, satuan, dan penjelasan masing-masing. d. Jika hanya dilakukan penerimaan sebagian, petugas umum harus menyebutkan dalam LPB jumlah yang dipesan dan yang diterima

67 sampai pengiriman yang terakhir untuk menghindari penerimaan lebih atau kurang. e. Jika diantara barang-barang yang diterima terdapat barang-barang yang cacat atau tidak sesuai dengan pesanan maka penerimaan harus dianggap sebagai penerimaan sebagian. Dalam hal rekanan tidak dapat lagi memenuhi penerimaan maka pembayaran atas dasar pada jumlah dan kualitas barang yang diterima. f. Sub Bagian Umum mencetak laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar dan menandatanganinya g. lembar ke 1 sampaikan ke pimpinan dan dan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Penerimaan diusulkan

ATK/barang

yang

68

Penerimaan Alat Tulis Kantor / Barang

Rekanan

Faktur

Sub Bagian Umum

Pimpinan

Faktur

Cek Barang

Faktur

Cocok Tidak Ya

Tanda tangan Faktur



A

Database Input item barang

Cetak Laporan Penerimaan Barang

Laporan Peneriman Barang


B

Gambar 4.12. Flowmap Penerimaan atk/barang yang diusulkan

69 A: Arsip Faktur yang telah ditanda tangan B: Arsip Laporan Penerimaan Barang

3) . Prosedur Pengeluaran atk/barang a. Unit Kerja yang memerlukan barang mengisi Bon Barang (BB) yang disediakan oleh bagian umum dan setelah di isi lalu diserahkan kembali ke sub bagian umum untuk diproses selanjutnya. b. sub bagian umum memeriksa ketersediaan barang tersebut di database. c. Setelah memeriksa sub bagian umum menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam Bon Barang dan mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada tanda pengeluaran barang.. d. sub bagian umum menginputkan data pengeluaran barang ke dalam database dan mencetak TPB (tanda pengeluaran barang) dan cetak Laporan Barang Keluar ke Pimpinan . e. Pada saat barang diserahkan, barang harus dihitung kembali dengan disaksikan oleh penerima barang. Jika telah sesuai, Bagian umum dan unit kerja

membubuhkan tanda tangan pada dokumen TPB

(tanda pengeluaran barang) f. Selanjutnya sub bagian umum mengarsipkan dokumen TPB lembar ke 1 dan lembar ke 2 di serahkan ke unit kerja.

70 Dibawah ini adalah flowmap Pengeluaran

ATK/barang

yang

diusulkan :

Pengeluaran Alat Tulis Kantor / Barang

Sub Bagian Umum

Unit Kerja

Bon Barang

Bon Barang


Isi dan Tanda tangan

Pimpinan


Cek Stock Barang

Tidak Ada Barang


Ya Input Item Brg Keluar

Cetak Laporan Barang Keluar

Database


Laporan Barang Keluar Cetak Tanda Pengeluaran Barang


A


B

Gambar 4.13. Flowmap Pengeuaran atk/barang yang diusulkan

71 Keterangan : A: Arsip Laporan Barang Keluar B: Arsip Tanda Pengeluaran Barang

4). Prosedur Pengembalian ATK/ barang e. Unit Kerja yang akan mengembalikan barang membawa Tanda Pengeluaran barang (TPB) dan barang ke Sub bagian umum. f. Sub bagian umum menerima Tanda Pengeluaran Barang dan barang lalu mengecek kesesuaian barang dengan Tanda Pengeluaran Barang. g.

Sub bagian umum mencatat barang yang dikembalikan ke dalam database..

h. Setelah semua tercatat ke dalam database Sub Bagian umum membuat laporan pengembalian barang 2 rangkap, lembar ke 1 ke pimpinan lembar ke 2 sebagai arsip.

Dibawah ini adalah flowmap Pengembalian diusulkan :

ATK/barang

yang

72

Gambar 4.14. Flowmap Pengembalian atk/barang yang diusulkan Keterangan : A

: Arsip Tanda Retur Barang

B

: Laporan Barang Retur

TPB

: Tanda Pengeluaran Barang

73 4.2.3.2. Diagram Konteks

Surat Pengajuan ATK Bon Barang , Tanda pengeluaran Barang 2 UNIT KERJA Surat Pengajuan Barang

Bon Barang ACC

SUB BAG UMUM

Surat Pengajuan ATK disetujui Bukti Retur,Tanda pengeluaran Barang 1

Sistem Persediaan dan inventaris Barang Bon Barang Terisi

Faktur ditanda tangan REKANAN

Gambar 4.15. Diagram konteks

persediaan dan inventarisasi

barang yang diusulkan

Dari diagram konteks diatas terdapat entitas dalam yaitu entitas Petugas Bagian umum dan Pimpinan sedangkan untuk entitas luarnya yaitu entitas Unit Kerja, entitas Rekanan, dan entitas Sub Bagian Umum Umum. Data yang mengalir dari tiap entitas yaitu sebagai berikut :

a. Unit Kerja memberikan Surat Pengajuan ATK/Barang atau Bon Barang terisi yang telah disetujui oleh kepala sub bagiannya kepada Sistem, Setelah mengalami proses yang berjalan system memberikan form Pengeluaran Barang ke Unit Kerja. Seteleh Surat Pengajuan Barang disetujui selanjutnya ke Kasubag umum. b. Sub Bagian Umum Memberikan Form Bon Barang Acc Kepada Unit kerja.

74 c. Rekanan memberikan faktur, bukti penerimaan barang ke system dan menerima kembali faktur dan bukti penerimaan tersebut setelah di tanda tangani. d. Sub Bagian Umum menerima Surat Pengajuan ATK dan Bon Barang yang telah disetujui, menerima Bon Baran terisi oleh Unit Kerja yang mengajukan, dan Menerima Laporan Penerimaan Barang. e. Sub Bagian Umum menerima tanda penerimaan barang dari unit kerja sebagai pengantar untuk mengembalikan barang, lalu unit kerja yang mengembalikan barang tersebut menerima bukti pengembalian barang dari subag umum.

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Berikut ini adalah data flow diagram yang diusulkan

75

Gambar 4.16. DFD Level 0 Yang diusulkan

76 a. DFD Level 1 Proses 1

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diusulkan

Unit Kerja

Pengajuan ATK/Barang

Pengajuan Barang dicek

Sub bag umum

Pengajuan disetujui

Data persediaan

Lap. Pangajuan Barang

1.1 Verifikasi Kartu Persediaan

1.2. Enry Pengajuan

Persediaan

Data Pengajuan

1.3 Cetak Pengajuan Barang

Pengajuan

:

Detail pengajuan

Gambar 4.17. DFD Level 1 Proses 1 Yang diusulkan b. DFD Level 1 Proses 2

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 1 yang diusulkan :

R ekanan

F a k tu r

2 .1 T e r im a B a r a n g m asuk

D a ta P e n e rim a a n B a ra n g 2 .3 S im p a n B a ra n g M a su k

D a ta B a ra n g y a n g d ie rim a

D a ta B a ra n g M a s u k

2 .2 Cek P e n e rim a a n

P e rs e d ia a n

Gambar 4.18. DFD Level 1 Proses 2 Yang diusulkan

77 c. DFD Level 1 Proses 4

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 4 yang diusulkan :

Bon Barang Unit Kera

Sub bag umum

4.1 Cek Persediaan Barang

Data Barang Persediaan

Pengeluaran Persediaan

4.2 Catat Pengeluaran Barang

Data Pengeluaran Barang


Data Barang Keluar

4.3 Cetak Pengeluaran Barang


Gambar 4.19. DFD Level 1 Proses 4 Yang diusulkan d. DFD Level 1 Proses 5

Dibawah ini merupakan data flow diagram level 1 Proses 5 yang diusulkan

78

Unit Kerja

Tanda Pengeluaran Barang 2

Pengembalian

5.1 Cek Retur Barang

Detail Barang Retur Data Retur Barang 5.3 Simpan Barang Retur

Data Barang yang diretur

Detail Barang

5.2 Terima Barang Retur

Persediaan

Gambar 4.20. DFD Level 1 Proses 5 Yang diusulkan

4.2.3.4

Kamus Data

Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di dalam sebuah data flow diagram dan merupakan entitas-entitas yang akan dibuat dalam sebuah Entity Relationship Diagram.

1. Kamus data Pengajuan

Nama Arus Data

: Data Pengajuan

Alias

: -

79 Bentuk Data

: Surat Pengajuan

Arus Data

: Entitas Kasubag umum - Proses 1.2

Deskripsi

Proses 1.2 File Pengajuan : Merupakan Surat Pengajuan ATK/ Barang

Periode

: -

Struktur data

: No_Ajuan,No_Surat_Ajuan,Tgl_Ajuan,Kode_Un it,Jenis_Keperluan, Kode_Barang,Jumlah_Barang,Satuan

2. Kamus data Persediaan

Nama Arus Data

: Data Persediaan

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: File Persediaan – Proses 1.2 Rekanan - Proses 2.1 Proses 2.1 – Proses 2.2 Proses 2.2 – Proses 2.3. Proses 2.3. – File Persediaan File Persediaan – Proses 4.1

Deskripsi

: Merupakan data Persediaan

Periode

: -

Struktur data

: No_Faktur,

Tgl_Faktur,

Tgl_Masuk,

Kode_Rekanan, Kode_Petugas, Kode_Barang,

80 Hargasatuan, Satuan, Thn_Anggaraan, Periode, Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa,

Jumlah_Sedia

3. Kamus data Pengeluaran

Nama Arus Data

: Data Pengeluaran

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: Entitas Unit Kerja - Proses 4.1 File Persediaan – Proses 4.1 Proses 4.1. – Proses 4.2 Proses 4.2 – File Pengeluaran

Deskripsi

: Merupakan Bon Keluar ATK/ Barang

Periode

: -

Struktur data

: Notransaksi,

Kode_Petugas,

Kode_Unit,

Tgl_Keluar,Kode_Barang, Satuan, Jumlahkeluar

81 4. Kamus data Pengembalian

Nama Arus Data

: Data Pengembalian

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: Entitas Unit Kerja - Proses 5.1 Proses 5.1. – Proses 52 Proses 5.2 – File Pengembalian

Deskripsi

: Merupakan Dokumen Pengembalian atk/barang

Periode

: -

Struktur data

: Noretur, Nip_Pegawai,

Notransaksi, Tgl_Keluar,

Jumlahkembali 5. Kamus data Barang

Nama Arus Data

: Data Barang

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: Entitas Rekanan – Proses 2.1 Proses 2.1 – Proses 2.2 Proses 2.2 – Proses 2.3. Proses 2.3. – File Persediaan

Deskripsi

: Merupakan data Barang Masuk

Kode_Petugas, Satuan,

82 Periode

: -

Struktur data

: Kode_Barang,Nomor,

Nama_Barang,

Type,

Merk, Jenis, Kategori, Hargasatuan, Satuan, Stokminimal, Stokakhir

6. Kamus data Rekanan

Nama Arus Data

: Data Rekanan

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: Entitas Rekanan – Proses 2.1 Proses 2.1 – File Rekanan

Deskripsi

: Merupakan data rekanan

Periode

: -

Struktur data

: Kode_Rekanan,

Nama_Rekanan,

Pemilik_Rekanan, No_Telp_Rekanan, No_Tdp,

Tgl_Tdp,

Alamat_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Siup,

Bidang_Usaha,

Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp

Npwp,

83 7. Kamus data Unit Kerja

Nama Arus Data

: Data Unit Kerja

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: Entitas Unit Kerja – Proses 4.1 Proses 4.1– Proses 4.2

Deskripsi

: Merupakan data Unit kerja

Periode

: -

Struktur data

: Kode_Unit, Nama

8. Kamus data Pegawai

Nama Arus Data

: Data Pegawai

Alias

: -

Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: Entitas Unit Kerja – Proses 1.1

Deskripsi

: Merupakan data Pegawai

Periode

: -

Struktur data

: NIP_Pegawai,Nama_Pegawai, Jabatan,Kode_Unit

9. Kamus data Stok Opname

Nama Arus Data

: Data stok opname

Alias

: -

84 Bentuk Data

: Dokumen

Arus Data

: Proses 3.0 – File Persediaan

Deskripsi

: Merupakan Kegiatan Stok opname Barang

Periode

: -

Struktur data

: No_so, tgl_so,keterangan, Kode_Barang, Satuan, harga, jumlah,baik,rusak,hilang

4.2.3.

Perancangan Basis Data

Perancangan Basis Data ini dibuat dengan tujuan untuk mengidentifikasi isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah digunakan pada database.

4.2.4.1. Normalisasi

Normalisasi bertujuan untuk mengatur data kedalam kelompokkelompok sehingga masing-masing kelompok hanya menangani bagan kecil. Bentuk normalisasi dari sistem informasi persediaan dan intventarisasi barang adalah sebagai berikut.

1)

Bentuk Unnormalisasi

Tabel Persediaan: {Kode_Barang,Nomor, Nama_Barang, Type, Merk, Jenis,

Kategori,

Kode_Rekanan,

Hargasatuan, Nama_Rekanan,

Satuan,

Stokminimal,

Pemilik_Rekanan,

Stokakhir,

Alamat_Rekanan,

85 No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup, Bidang_Usaha, Nama_Unit,

Sub_Bidang,

Nama_Pegawai,

Tgl_Ajuan,

Nama_Cp, Nip,

Notelp_Cp,

No_Ajuan,

Kode_Unit,

Kode_Unit,

No_Surat_Ajuan, Jenis_Keperluan,

Kode_Barang,Jumlah_Barang,Satuan, No_Faktur, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk, Kode_Rekanan,

Kode_Petugas,

Thn_Anggaraan,

Periode,

Jumlah_Sedia,

Kode_Barang, Tahun_Peroleh,

Notransaksi,

Hargasatuan, Kondisi,

Kode_Petugas,

Satuan, No_Sppa,

Kode_Unit,

Tgl_Keluar,Kode_Barang, Satuan, Jumlahkeluar, Noretur, Notransaksi, Kode_Petugas,

Nip_Pegawai,

Tgl_Kembali,

Kode_Barang,Satuan,

Jumlahkembali, Nip_Petugas, Jabatan, Password, Namapetugas, Barang, Petugas, Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan, Persediaan, Pengeluaran, Pengembalian, Laporan, Jabatan1, Jenisbrg, Kategori, Pegawai, No_so, tgl_so,keterangan, Kode_Barang, Satuan, harga, jumlah,baik,rusak,hilang

} 2)

Bentuk Normal Pertama (1st NF)

Tabel Persediaan: {Kode_Barang, Nomor, Nama_Barang, Type, Merk, Jenis,

Kategori,

Kode_Rekanan,

Hargasatuan, Nama_Rekanan,

Satuan,

Stokminimal,

Pemilik_Rekanan,

Stokakhir,

Alamat_Rekanan,

No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup, Bidang_Usaha, Nama_Unit, Tgl_Ajuan,

Sub_Bidang,

Nama_Pegawai,

Nama_Cp, Nip,

Notelp_Cp,

No_Ajuan,

Jenis_Keperluan,Jumlah_Barang,

Kode_Unit,

No_Surat_Ajuan,

Satuan,

No_Faktur,

86 Tgl_Faktur,

Tgl_Masuk,

Thn_Anggaraan,

Periode,

Kode_Petugas,

Hargasatuan,

Tahun_Peroleh,

Kondisi,

Satuan, No_Sppa,

Jumlah_Sedia, Notransaksi, Tgl_Keluar, Satuan, Jumlahkeluar, Noretur, Nip_Pegawai, Tgl_Kembali, Satuan, Jumlahkembali, Nip_Petugas, Jabatan, Password, Namapetugas, Barang, Petugas, Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan, Persediaan, Pengeluaran, Pengembalian, Laporan, Jabatan, Jenisbrg, Kategori, Pegawai, No_so, tgl_so,keterangan, baik,rusak,hilang}

3)

Bentuk Normal Kedua (2nd NF)

Tabel Barang:

{Kode_Barang*, Nomor, Nama_Barang, Type, Merk, Jenis, Kategori, Hargasatuan, Satuan, Stokminimal, Stokakhir}

Tabel Rekanan :

{Kode_Rekanan*, Nama_Rekanan, Pemilik_Rekanan, Alamat_Rekanan, No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup, Bidang_Usaha, Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp}

Tabel Unit Kerja :

{Kode_Unit*, Nama_Unit, Nama_Pegawai, Nip}

Tabel Petugas :

87 {Nip_Petugas*, Jabatan, Password, Namapetugas, Barang, Petugas, Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan, Persediaan, Pengeluaran, Pengembalian, Laporan, Jabatan, Jenisbrg, Kategori, Pegawai }

Tabel Pengajuan :

{No_Ajuan*, No_Surat_Ajuan, Tgl_Ajuan, Jenis_Keperluan, Kode Barang , Jumlah_Barang, Satuan,}

Tabel Persediaan :

{No_Faktur*, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk, Kode_Petugas, Hargasatuan, Satuan, Thn_Anggaraan,

Periode,

Tahun_Peroleh,

Kondisi,

No_Sppa,

Kode_Barang, Jumlah_Sedia}

Tabel Pengeluaran :

{Notransaksi*,

Tgl_Keluar,

Satuan, Kode_Barang, Jumlahkeluar

No_Ajuan }

Tabel Pengembalian :

{Noretur*,

Notransaksi,

Kode_Petugas,

Nip_Pegawai,

Tgl_Kembali,

Kode_barang,Satuan, Jumlahkembali}

Tabel Stokopname :

{no_so*, tgl_so, Keterangan no_so, no_urut, Kode_Barang, Harga, Satuan, Jumlah, Baik, Rusak, Hilang}

88 4)

Bentuk Normal Ketiga (3nd NF)

Tabel Barang:

{Kode_Barang*, Nomor, Nama_Barang, Type, Merk, Jenis, Kategori, Hargasatuan, Satuan, Stokminimal, Stokakhir}

Tabel Rekanan :

{Kode_Rekanan*, Nama_Rekanan, Pemilik_Rekanan, Alamat_Rekanan, No_Telp_Rekanan, No_Fax_Rekanan, Npwp, No_Tdp, Tgl_Tdp, Siup, Bidang_Usaha, Sub_Bidang, Nama_Cp, Notelp_Cp}

Tabel Unit Kerja :

{Kode_Unit*, Nama_Unit}

Tabel Pegawai:

{NIP_Pegawai*, Nama_Pegawai, Jabatan, Kode_Unit **}

Tabel Petugas :

{Nip_Petugas*, Jabatan, Password, Namapetugas, Barang, Petugas, Unit_Kerja, Rekanan, Pengajuan, Persediaan, Pengeluaran, Pengembalian, Laporan, Jabatan1, Jenisbrg, Kategori, Pegawai }

Tabel Pengajuan :

89 {No_Ajuan*,

No_Surat_Ajuan,

Tgl_Ajuan,

Kode_Unit**,

Jenis_Keperluan,}

Tabel Pengajuan_Detail :

{No_Ajuan*, Kode_Barang* , Jumlah_Barang, Satuan,}

Tabel Persediaan :

{No_Faktur*, Tgl_Faktur, Tgl_Masuk, Kode_Rekanan**, Kode_Petugas**)

Tabel Persediaan_Detail :

{No_Faktur*, Kode_Barang*, Hargasatuan, Satuan, Thn_Anggaraan, Periode, Tahun_Peroleh, Kondisi, No_Sppa, Jumlah_Sedia}

Tabel Pengeluaran :

{Notransaksi*, Kode_Petugas**,

Kode_Unit**, Tgl_Keluar,

Satuan,

Jumlahkeluar, No_Ajuan **}

Tabel Pengeluaran_Detail :

{Notransaksi*, Kode_Barang*, Satuan, Jumlahkeluar}

Tabel Pengembalian :

{Noretur*, Notransaksi, Kode_Petugas, Nip_Pegawai, Tgl_Kembali,}

Tabel Pengembalian_Detail :

90 {Noretur*, Kode_barang*,Satuan, Jumlahkembali}

Tabel Stokopname :

{no_so*, tgl_so, Keterangan}

Tabel Stokopname_detail :

{no_so**, no_urut, Kode_Barang**, Harga, Satuan, Jumlah, Baik, Rusak, Hilang}

Keterangan :

*

: Primary Key

**

: Foreign Key

4.2.4.2. Relasi Tabel

Table relasi merupakan gambaran dari kelompok penyimpanan data yang ada pada sistem informasi persediaan ATK dan Inventarisasi Barang di Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran dan menunjukan hubungan antar kelompok beserta tribut yang dimilikinya setelah proses normalisasi. Hal ini bertujuan untuk membantu mengetahui semua kelompok penyimpanan data yang terdapat pada sistem informasi persediaan ATK dan Inventarisasi Barang di Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. Adapun hasil relasi table beserta atribut yang terdapat di dalamnya dapat dilihat pada gambar 4.17. dibawah ini.

91

Rekanan

Persediaan

Persediaan_Detail

PK

PK

No_Faktur

Nam a_Rekanan Pem ilik_Rekanan Alam at_Rekanan No_Telp_Rekanan No_Fax_Rekanan Npwp No_Tdp Tgl_Tdp Siup Bidang_Usaha Sub_Bidang Nam a_Cp Notelp_Cp

Tgl_Faktur Tgl_M asuk Kode_Rekanan Kode_Petugas

No_Faktur Kode_Barang Hargasatuan Satuan Thn_Anggaraan Periode Tahun_Peroleh Kondisi No_Sppa Jumlah_Sedia

Petugas PK

Kode_Petugas Petugas Nip_Petugas Jabatan Password Login Level

Pengeluaran PK

Barang PK

Kode_Rekanan

Kode_Barang

Kode_Petugas NIP_Pegawai Tgl_Keluar No_Ajuan

Pengeluaran Detail

Nama_Barang Type M erk Jenis Hargasatuan Satuan Stokminimal Stokakhir

Notransaksi

Notransaksi Kode_Barang Satuan Jumlahkeluar

Pegawai PK

NIP_Pegawai Jabatan Nam a Kode_Unit

Unit Kerja PK

Kode_Unit

Pengajuan_Detail

Nama_Unit

No_Retur Kode_Barang Satuan Jum lah_Kem bali

no_so no_urut Kode_barang Harga Satuan Jum lah Baik Rusak Hilang

Pengajuan PK

No_Ajuan

Pengem balian PK

Jenis Barang PK

Stokopnam e_detail

No_Ajuan Kode_Barang Jumlah_Barang Satuan

Pengem balian_Detail

NoTransaksi Kode_Petugas NIP_Pegaw ai Tgl_kem bali

Jenis Kodekategori Jenisbarang

No_Surat_Ajuan Tgl_Ajuan NIP_Pegawai Jenis_Keperluan

No_Retur

stokopnam e

Kategori PK

PK

no_so

Kodekategori Nam akategori

Gambar 4.21 Relasi Tabel

tgl_so Keterangan

92 4.2.4.3. Entity Relationship Diagram

Perancangan

ERD

bertujuan

untuk

mengetahui

atau

menggambarkan entitas sebagai penyimpana data dan relasi antar entitas tersebut. Adapun entitiy relationship diagram (ERD) yang terdapat pada sistem informasi persediaan ATK dan Inventarisasi Barang di Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran dapat dilihat pada gambar 4.18. di bawah ini.

Nama_Petugas

Kode_Petugas

Petugas

1 Tgl_Keluar NoTransaksi

Pengeluaran No_Faktur Kode_Rekanan

Kode_Barang

N

Rekanan

1

N

Persediaan

Barang

N

No_Retur

N Nama_Rekanan

Nama_Barang

Tgl_Faktur

Pengembalian Pengajuan

No_Ajuan

Tgl_Kembali Tgl_Ajuan

1 Unit Kerja Kode_Unit

1

Nama_Unit

Gambar 4.22 Entitiy Relationship Diagram

93 4.2.4.4. Struktur File

Struktur file adalah penggambaran tentang file-file dalam tabel sehingga dapat dilihat bentuk file-file tersebut baik field-fieldnya, tipe datanya serta ukuran dari data tersebut. Berikut ini adalah struktur file pada Pengembangan sistem informasi persediaan ATK dan Inventarisasi Barang di Fakulas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.

1)

Struktur File Barang

Tabel 4.3. Struktur File Barang

No

Filed Name

Type

Size

1

Kode_Barang

Varchar

10

2

Nama_Barang

Varchar

50

3

Type

Varchar

35

4

Merk

Varchar

35

5

Jenis

Varchar

35

6

Kategori

Varchar

35

7

Hargasatuan

Float

8

8

Satuan

Varchar

25

9

Stokminimal

Int

4

10

Stokakhir

Int

4

Key Primary Key

94 2)

Struktur File Pegawai

Tabel 4.4. Struktur File Pegawai

No

Filed Name

Type

Size

1

Nip_Pegawai

Varchar

21

2

Jabatan

Varchar

35

3

Nama_Pegawai

Varchar

35

4

Kode_Unit

Varchar

6

3)

Key Primary Key

Foreign Key

Struktur File Unit Kerja

Tabel 4.5. Struktur File Unit Kerja

No

Filed Name

Type

Size

1

Kode_Unit

Varchar

6

2

Nama_Unit

Varchar

35

4)

Key Primary Key

Struktur File Rekanan

Tabel 4.6. Struktur File Rekanan

No

Filed Name

Type

Size

1.

Kode_Rekanan

Varchar

6

2.

Nama_Rekanan

Varchar

50

Key Primary Key

95 Tabel 4.6. Struktur File Rekanan (lanjutan)

No

Filed Name

Type

Size

3.

Pemilik_Rekanan

Varchar

50

4.

Alamat_Rekanan

Varchar

100

5.

No_Telp_Rekanan

Varchar

12

6.

No_Fax_Rekanan

Varchar

12

7.

Npwp

Varchar

22

8.

No_Tdp

Varchar

22

9.

Tgl_Tdp

Date

8

10.

Siup

Varchar

22

11.

Bidang_Usaha

Varchar

55

12.

Sub_Bidang

Varchar

35

13.

Nama_Cp

Varchar

35

14.

Notelp_Cp

Varchar

22

5)

Key

Struktur File Petugas Tabel 4.7. Struktur File Petugas

No

Filed Name

Type

Size

1.

Nip_Petugas

Varchar

20

2.

Jabatan

Varchar

35

3.

Password

Varchar

10

Key Primary Key

96 Tabel 4.7. Struktur File Petugas (lanjutan)

No

Filed Name

Type

Size

4.

Namapetugas

Varchar

50

5.

Barang

Enum

[y/n]

6.

Petugas

Enum

[y/n]

7.

Unit_Kerja

Enum

[y/n]

8.

Rekanan

Enum

[y/n]

9.

Pengajuan

Enum

[y/n]

10.

Persediaan

Enum

[y/n]

11.

Pengeluaran

Enum

[y/n]

12.

Pengembalian

Enum

[y/n]

13.

Laporan

Enum

[y/n]

14.

Jabatan

Enum

[y/n]

15.

Jenisbrg

Enum

[y/n]

16.

Kategori

Enum

[y/n]

17.

Pegawai

Enum

[y/n]

Key

97 6)

Struktur File Persediaan

Tabel 4.8. Struktur File Persediaan

No

Filed Name

Type

Size

Key

1.

No_Faktur

Varchar

15

2.

Tgl_Faktur

Date

8

3.

Tgl_Masuk

Date

8

4.

Kode_Rekanan

Varchar

6

Foreign Key

5.

Kode_Petugas

Varchar

6

Foreign Key

7)

Primary Key

Struktur File Persediaan Detail Tabel 4.9. Struktur File Persediaan Detail

No

Filed Name

Type

Size

Key

1.

No_Faktur

Varchar

15

Foreign Key

2.

Kode_Barang

Varchar

10

Foreign Key

3.

Hargasatuan

Float

8

4.

Satuan

Varchar

25

5.

Thn_Anggaraan

Int

4

6.

Periode

Int

4

7.

Tahun_Peroleh

Int

4

8.

Kondisi

Varchar

25

9.

No_Sppa

Varchar

25

10.

Jumlah_Sedia

Float

4

98 8)

Struktur File Pengajuan Tabel 4.10. Struktur File Pengajuan

No

Filed Name

Type

Size

1.

No_Ajuan

Varchar

6

2.

No_Surat_Ajuan

Varchar

8

3.

Tgl_Ajuan

Date

8

4.

Kode_Unit

Varchar

6

5.

Jenis_Keperluan

Int

50

9)

Key Primary Key

Foreign Key

Struktur File Pengajuan Detail Tabel 4.11 Struktur File Pengajuan Detail

No

Filed Name

Type

Size

Key

1.

No_Ajuan

Varchar

15

Foreign Key

2.

Kode_Barang

Varchar

10

Foreign Key

3.

Jumlah_Barang

Float

8

4.

Satuan

Varchar

25

99 10) Struktur File Pengeluaran Tabel 4.12. Struktur File Pengeluaran No

Filed Name

Type

Size

Key

1.

Notransaksi

Varchar

10

Primary Key

2.

Kode_Petugas

Varchar

6

Foreign Key

3.

Kode_Unit

Varchar

6

Foreign Key

4.

Tgl_Keluar

Date

8

5.

No_Ajuan

Varchar

6

11) Struktur File Pengeluaran Detail

Tabel 4.13. Struktur File Pengeluaran Detail

No

Filed Name

Type

Size

Key

1.

Notransaksi

Varchar

10

Foreign Key

2.

Kode_Barang

Varchar

10

Foreign Key

3.

Satuan

Varchar

35

4.

Jumlahkeluar

Int

4

100 12) Struktur File Pengembalian

Tabel 4.14. Struktur File Pengembalian

No

Filed Name

Type

Size

Key

1.

No_Retur

Varchar

10

Primary Key

2.

Notransaksi

Varchar

10

3.

Kode_Petugas

Varchar

6

Foreign Key

4.

Nip_Pegawai

Varchar

6

Foreign Key

5.

Tgl_Kembali

Date

8

13) Struktur File Pengembalian Detail Tabel 4.15. Struktur File Pengembalian Detail No

Filed Name

Type

Size

Key

1.

No_Retur

Varchar

10

Foreign Key

2.

Kode_Barang

Varchar

10

Foreign Key

3.

Satuan

Varchar

35

4.

Jumlahkeluar

Int

4

14) Struktur File Stokopname

Tabel 4.16. Struktur File Stokopname

No

Filed Name

Type

Size

1.

No_so

Varchar

15

2.

Tgl_so

Date

8

Key Primary Key

101 3.

Keterangan

Varchar

200

15) Struktur File Stokopname Detail Tabel 4.17. Struktur File Pengembalian Detail No

Filed Name

Type

Size

1.

No_so

Varchar

15

2.

No_urut

Int

10

3.

Kode_Barang

Varchar

10

4.

Harga

Float

5.

Satuan

Int

4

6.

Jumlah

Int

4

7.

Baik

Int

4

8.

Rusak

Int

4

9.

Hilang

Int

4

Key Foreign Key

Foreign Key

4.2.4.5. Kodifikasi

Pengkodean merupakan suatu inisialisasi kode yang bersifat unik atau tidak boleh ada yang sama. Hal ini dilakukan utuk memudahkan dalam mengidektifikasi perbedaan dari suatu data sehinggan tidak terdapat redudansi atau pengulangan data yang sama. Adapun pengkodean yang terdapat pada sistem informasi persediaan dan Inventaris barang yaitu :

102

XXX

XXX

XXXX

No Urut Jenis Barang Kategori Barang Contoh : 1010010002

101

: Kategori Barang

001

: Jenis Barang

0002

: No Urut

1) Kode Nomor Induk Pegawai

XXXX XX XX XXXX

XX X XXX

No Urut

Jenis Kelamin Bulan Pengangkatan Tahun Pengangkatan Tanggal Lahir

Bulan Lahir Tahun Lahir

103

Contoh : 197507222008101002

1975

: Tahun Lahir Pegawai

07

: Bulan Lahir Pegawai

22

: Tanggal Lahir Pegawai

2008

: Tahun Pengangkatan Pegawai

10

: Bulan Pengangkatan Pegawai

1

: Jenis Kelamin Pegawai

002

: No Urut Pengangkatan Pegawai

XXXX / XX

X

XXXX / XX / XXXX

Tahun Perihal Surat Fakultas Jabatan Kode Unpad

No Urut

104 Contoh : 0002/H6.6.FISIP/PP/2010

0002

: No urut

H6

: Kode Unpad

6

: Jabatan

FISIP

: Fakultas

PP

: Perihal

2010

: Tahun

4.2.5. Perancangan Antar Muka

Pada sub bab ini akan menjelaskan tentang perancangan program sistem informasi persediaan dan Inventaris barang yang dibangun meliputi perancangan input dan perancangan output yang ada pada program aplikasi sistem informasi persediaan dan Inventaris barang Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengguna dalam mengetahui proses input dan output yang terdapat pada program aplikasi sistem informasi persediaan dan Inventaris barang

105 4.2.5.1. Struktur Menu

Dalam memberikan kemudahan baik kepada pengguna maupun kepada pihak yang membutuhkan, maka dirancang suatu program dengan memberikan berbagai macam kemudahan dan memberikan informasi yang cepat dan akurat. Untuk rancangan menu utama adalah sebagai berikut.

Gambar 4.23 Struktur Menu

4.2.5.2. Perancangan Input

Perancangan input yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan input ini harus dapat memberikan kejelasan bagi pengguna baik dari bentuk maupun masukanmasukan yang harus diisi. Perancangan input berguna untuk media pencatatan data yang merupakan sumber data untuk pengolahan data.

106

1)

Tampilan Form Barang

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Barang. Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

E d it

T am bah

X

-

..:: B a ra n g ::.. S im p a n

B a ta l

J e n is

K e lu a r

H apus H a rg a S a tu a n

K o d e B a ran g

S a tu a n

N a m a B aran g

S to k M in im a l

Type

S to k A k h ir

M e rk

P e n c a r ia n D a ta P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.24 Rancangan Form Barang 2)

Tampilan Form Petugas

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Petugas. Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut ..:: P e tu g a s ::.. T am bah

E d it

S im p a n

H apus A kses M enu B a ra n g P e tu g a s U n it K e r ja

N IP N a m a P e tu g a s

B a ta l

X K e lu a r

P e r s e d ia a n P e n g e lu a r a n P e n g e m b a lia n

J a b a ta n

R ekanan

L a p o ra n

P assw o rd

P e n g a ju a n

J e n is B a r a n g

K a te g o ri

Pegaw ai


Gambar 4.25 Rancangan Form Petugas

107 3)

Tampilan Form Pegawai

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Pegawai. Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut ..:: P e g a w a i ::.. Tam bah

E d it

S im p a n

B a ta l

H apus

X K e lu a r

N IP N am a P egaw ai J a b a ta n

U n it K e rja

P e n c a ria n D a ta P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.26 Rancangan Form Pegawai

4)

Tampilan Form Jabatan

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Jabatan. Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut ..:: J a b a ta n ::.. Tam bah

E d it

S im p a n

B a ta l

H apus

X K e lu a r

K o d e J a b a ta n N a m a J a b a ta n

P e n c a ria n D a ta P e n c a r ia n B e r d a a rk a n

Gambar 4.27. Rancangan Form Jabatan

108 5)

Tampilan Form Jenis Barang

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Jenis Barang. Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

S im p a n

E d it

T am bah

X

-

..:: J e n is B a r a n g ::.. B a ta l

H apus

K e lu a r

K o d e K a te g o ri N om or J e n is


Gambar 4.28. Rancangan Form Jenis Barang 6)

Tampilan Form Jenis Kategori

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data Kategori. Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: K a te g o ri ::.. T a m b a h

-

E d it

S im p a n

B a ta l

H a p u s

K o d e K a te g o ri N a m a K a te g o ri

P e n c a r ia n

D a ta

P e n c a r ia n

B e rd a a rk a n

Gambar 4.29. Rancangan Form Kategori

X K e lu a r

109 7)

Tampilan Form Unit Kerja

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan

data unit kerja.

Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..:: U n it K e r ja :: .. T am bah

E d it

S im p a n

B a ta l

H apus

X K e lu a r

K o d e U n it N a m a U n it

P e n c a r ia n D a t a P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.30 Rancangan Form Unit Kerja

8)

Tampilan Form Rekanan

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data rekanan. Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

..::R ekanan::.. T am bah

S im pan

E dit

B atal

H apus

K ode R ekanan

N o TD P

N am a P em ilik

Tgl T D P

N am a P erusahaan

SIU P

A lam at

B idang U saha

N o T elp

X

K eluar

Sub B idang

N o F ak

N am a K ontak Person

N PW P

N o Telp C P

P encarian D ata P encarian B erdaarkan

Gambar 4.31. Rancangan Form Rekanan

110

9)

Tampilan Form Pengajuan

Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan

data pengajuan

atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut ..:: Pengajuan ::..

Tambah

Edit

Simpan

Batal

Hapus

No Ajuan

X Keluar

Cari Data

Browse

No Surat Ajuan Tgl Ajuan NIP Pegawai

Jenis Keperluan

Hapus Item Barang Pencarian Data

Pencarian Berdaarkan

Gambar 4.32. Rancangan Form Pengajuan 10) Tampilan Form Persediaan Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan

data persediaan

atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut .. :: P e r s e d ia a n

X

-

::..

E d it

T am b ah

S im p a n

N o F a k tu r

B a ta l

K e lu a r

H ap u s C a ri D a ta

B ro w s e

T g F a k tu r

T g l M asu k K o d e R e k an an

H a p u s Ite m P e n c a r ia n

B a ra n g

D a ta

P e n c a r ia n

B e rd a a rk a n

Gambar 4.33. Rancangan Form Persediaan

111 11) Tampilan Form Pengeluaran Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan

data pengeluaran

atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut .. :: P e n g e lu a r a n ::.. T am bah

S im p a n

E d it

B a ta l

H apus

N o T ra n sa k si N o

X

C e ta k

K e lu a r

C a ri D a ta

B ro w s e

A ju a n

N IP P e g a w a i T g l K e lu a r

H a p u s Ite m B a ra n g P e n c a r ia n D a ta P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.34. Rancangan Form Pengeluaran 12) Tampilan Form Pengembalian Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan data pengembalian atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut ..:: P e n g e m b a lia n ::.. T am bah

E d it

S im p a n

N o R e tu r

B a ta l

H apus

C e ta k

X K e lu a r

C a r i D a ta

N o T ran ask asi

B ro w s e

N IP P eg aw ai T g l K e m b a li

H a p u s I te m B a r a n g P e n c a r ia n D a ta P e n c a r ia n B e r d a a r k a n

Gambar 4.35. Rancangan Form Pengembalian

112 13) Tampilan Form Stok Opname Form ini berfungsi sebagai sarana untuk pengolahan

data stokopname

atk/barang . Adapun rancangan form tersebut adalah sebagai berikut

Gambar 4.36. Rancangan Form Stokopname

4.2.5.3. Perancangan Output Perancangn output merupakan keluaran yang dihasilkan setelah pengolahan data untuk kemudian dicetak 1. Daftar Rekanan Perancangan Daftar rekanan merupakan laporan daftar rekanan yang bekerja sama / tunjuk untuk menyediakan barang-barang yang dipesan.

113

Kode Rekanan

LAPORAN DATA REKANAN Pemilik Alamat No Tlp Rekanan Rekanan

Nama Rekanan

No Fax

CP

No CP

Gambar 4.37. Rancangan daftar Rekanan 2. Daftar Pegawai Perancangan daftar pegawai merupakan laporan pegawai yang ada di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran UNPAD. DAFTAR PEGAWAI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNPAD KODE UNIT : ……….. , ………………………………………………..

NIP

Nama

Jabatan

Gambar 4.38. Rancangan daftar pegawai

114 3. Daftar Unit Kerja Perancangan daftar unit kerja merupakan laporan unit kerja yang ada di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran UNPAD. DAFTAR UNIT KERJA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNPAD

KODE

Nama Unit Kerja

Gambar 4.39. Rancangan daftar unit kerja

4. Daftar Barang Perancangan daftar barang merupakan laporan stok barang yang ada di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran UNPAD. No

DAFTAR BARANG Nama Barang

Kode Barang

Stok Min

Gambar 4.40. Rancangan daftar barang

Stok Akhir

115 5. Daftar stok alert barang Perancangan daftar stok alert barang merupakan laporan stok barang yang sudah minim yang ada di lingkungan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran UNPAD.

No

Kode Barang

DAFTAR BARANG STOK ALERT Nama Barang Stok Min

Stok Akhir

TotalTotal Data :xx data: Data

Gambar 4.41 Rancangan daftar stok alert barang

6. Laporan barang masuk Perancangan laporan barang

masuk merupakan laporan penerimaan

barang setelah barang diterima dari rekanan. LAPORAN BARANG MASUK No Faktur : xxxxx Tgl Faktur : xxxxx Nama Rekanan : xxxxx Kode Nama Barang Satuan Barang

Harga satuan

Jumlah

Gambar 4.42. Rancangan laporan penerimaan barang

116 7. Laporan Pengajuan barang Perancangan laporan pengajuan barang merupakan laporan pengajuan barang dari unit-unit kerja yang melakukan pengajuan.

LAPORAN PENGAJUAN BARANG NIP Nama Pegawai Unit Kerja Jenis Keperluan

: xxxxx : xxxxx : xxxxx : xxxxx

Kode Barang

Tgl ajuan : xxxx No Surat Ajuan : xxxx

Nama Barang

Satuan

Jumlah

Gambar 4.43. Rancangan laporan Pengajuan barang

8. Laporan Pengeluaran barang Perancangan

laporan

pengeluaran

barang

merupakan

laporan

pengeluaran barang dari barang-barang yang keluar.

LAPORAN BARANG No Transaksi : xxxxx Nip Pegawai : xxxx Nama Pegawai : xxxx Tgl Keluar : xxxx Unit Kerja : xxxx No Kode Barang Nama Barang

KELUAR

Satuan

Jumlah

Gambar 4.44. Rancangan laporan pengeluaran barang

117 9. Laporan Tanda Pengeluaran barang Perancangan laporan tanda pengeluaran

barang merupakan laporan

tanda pengeluaran barang dari barang-barang yang keluar.

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran No Barang Keluar . : xxxxxxxxx

TANDA PENGELUARAN BARANG Nama Barang Banyaknya Satuan

No

Bandung,………………….. Kepada : xxxxxxx

Barang Diterima : Tgl : …….. Oleh :

Keterangan

Penanggungjawab gudang

……………………………….. ……………………….

Gambar 4.45. Rancangan tanda pengeluaran barang

10. Laporan barang retur Perancangan laporan barang retur merupakan laporan barang retur dari dari pegawai masuk ke gudang.

No.Retur Nip Pegawai Nama Pegawai Tgl Retur

: : : :

LAPORAN BARANG RETUR xxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xx/xx/xxxx

Kode Barang

Nama Barang

Satuan

Jumlah

Gambar 4.46. Rancangan laporan barang retur

118

11. Tanda Retur barang Perancangan Tanda Retur Barang merupakan bukti penerimaan barang barang yang diretur dari pegawai ke petugas gudang.

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran

No.Barang Retur

No

: xxxxxxxx

Bandung, ……………. Kepada : Petugas Gudang

TANDA RETUR BARANG Nama Barang Banyaknya Satuan

Barang diterima oleh :

diserahkan oleh:

……………

……………………..

Keterangan

Gambar 4.47. Rancangan tanda retur barang

119 12. Kartu Barang Invetaris Perancangan Kartu Barang Invetaris merupakan Kartu Kendali barang Invetaris yang berada disetiap unit kerja .

Logo

Bagian Ruangan

Kementerian Pendidikan Nasional Universitas Padjadjaran Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

: xxxxxxxx : xxxxxxxx

No

Nama Barang

KARTU BARANG INVENTARIS Type/Mer Kuan KonTh.Perk titas disi olahan

Penanggungjawab Barang Inventaris ruangan :

Bandung,............ Kepala Bagian ...............

……………

……………………..

Keterangan

Gambar 4.48. Rancangan Barang Inventaris

120 13. Laporan Stok Opname Perancangan Laporan Stok Opname merupakan Laporan Stok Opname setiap periode untuk mengupdate barang yang ada. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran No SO : xxxxxxxx Tgl SO : xxxxxxxx Keterangan : No

LAPORAN STOK OPNAME Stok Satuan Baik Rusak Akhir

Nama Barang

Diperiksa oleh

Hilang

Penanggungjawab Gudang

Gambar 4.49. Rancangan Laporan Stok Opname

4.2.5.4. Perancangan Arsitektur Jaringan

Perancangan arsitektur jaringan yang akan digunakan dalam aplikasi Pengembangan Sistem Informasi Persediaan dan Inventarisasi Barang ini menggunakan topologi star, keuntungan dari pemakaian topologi ini adalah :

a.

Mudah dalam instalasi dan pengkabelan.

b.

Tidak ada gangguan dalam jaringan, pada saat memasang peralatan ataupun melepas peralatan.

c.

Mudah untuk mendeteksi kesalahan.

d.

Mudah untuk melepas peralatan.

121

Gambar 4.50. Perancangan Arsitektur Jaringan (Topologi Star)

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM. Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap,

Recommend Documents