BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1
Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek Selama melakukan kerja praktek, penulis ditempatkan di bagian Sumber
Daya Manusia dan Umum unit tata kerja kearsipan. Untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, perusahaan telah menetapkan beberapa strategi yang tertuang dalam strategy map dengan pendekatan balanced scorecard yang salah satunya adalah menciptakan pegawai yang termotivasi melalui peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia. Sumber Daya Manusia merupakan salah satu sumber daya internal yang sangat penting dan memegang peranan sentral yang menentukan pencapaian sasaran perusahaan, sehingga seringkali SDM disebut sebagai aset yang sangat berharga, bahkan dalam istilah manajemen mutakhir disebut sebagai modal (human capital) yang menentukan kemajuan perusahaan. Hal tersebut dimungkinkan apabila pengelolaan perusahaan dilakukan oleh SDM yang memiliki kompetensi yaitu perilaku SDM yang merupakan manifestasi dari pengetahuan, keterampilan, sikap dan motif (personal qualities) yang berperan besar dalam keberhasilan melaksanakan tugas, pekerjaan yang selaras dengan nilai-nilai universal sehingga dapat mengeksekusi strategi dan programprogram dengan efektif dan berkinerja tinggi.
42
43
3.2
Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek Kegiatan kearsipan yang dilakukan selama penulis melakukan kerja praktek
di PT. Askes (Persero) Kantor Regional V adalah: 1.
Menerima surat dari Kantor Pusat, Kantor Cabang Utama (KCU), Kantor Cabang (KC) dan instansi lain serta menerima Laporan.
2.
Mencatat surat masuk dengan menggunakan Kartu Kendali (KK) dan Lembar Disposisi (LD).
3.
Merekap surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk.
4.
Menyerahkan surat masuk yang sudah diberi KK dan LD ke ruangan Kabid SDM dan Umum.
5.
Menyerahkan surat masuk dan LD ke unit pengolah atau orang yang dituju.
6.
Membuat Surat Keterangan Perjalanan Dinas (SKPD).
7.
Membuat surat permintaan dan perhitungan SKPD.
8.
Mencetak SKPD dan meminta tanda tangan pada Kabid SDM dan Umum.
9.
Mencetak amplop dan tujuan surat yang akan dikirim.
10. Memasukkan surat keluar ke dalam amplop berdasarkan tujuan masing-
masing. 11. Mencatat surat keluar dalam Buku Pos Ekspedisi Eksternal.
44
12. Mengarsipkan file Konsep Verbal (KV). 13. Merekap Kartu Kendali dan mengarsipkan ke filing cabinet. 14. Menggandakan dokumen. 15. Membuat konsep surat. 16. Mengetik surat.
Selain kegiatan kearsipan, penulis juga kegiatan administrasi antara lain: 1. Menerima telepon. 2. Menerima tamu. 3. Mengirim faks. 4. Menerima faks. 5. Menghitung persediaan barang. 6. Menginput data persediaan barang. 7. Menerima barang.
3.3
Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek 3.3.1 Tata Cara Pengarsipan Yang Dilakukan Di Bidang SDM Dan
Umum PT Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung 1.
Pengurusan Surat Pengurusan surat meliputi surat masuk dan surat keluar. 1. Surat Masuk
45
Langkah-langkah penanganan surat masuk adalah: a. Setelah surat masuk dipilah-pilah, kemudian dicatat pada kartu kendali (KK) yang ditempelkan pada surat dan diserahkan ke Kepala Bidang SDM dan Umum untuk diketahui / diparaf serta diarahkan ke unit pengolah sesuai perihal surat. b. Pelaksana unit pengolah tujuan, memberi paraf pada kartu kendali, kemudian menyerahkan kartu kendali lembar 1 ke unit kearsipan / pelaksana bidang SDM dan Umum, sebagai bukti surat sudah diterima. c. Selanjutnya unit pengolah menempelkan lembar disposisi pada
surat tersebut dan menyerahkannya pada Kepala unit pengolah untuk diketahui dan memberikan disposisi. d. Pelaksana unit pengolah menindaklanjuti surat yang telah didisposisi apabila surat tersebut perlu diketahui Kepala Regional, maka Kepala unit pengolah menulis disposisi untuk Kepala Regional. 2. Surat Keluar a. Penyusunan Konsep Verbal (KV) Konsep surat dibuat pada lembar Konsep Verbal, atas dasar disposisi Kepala unit pengolah dan diserahkan ke Kepala unit pengolah untuk diperiksa / diparaf, kemudian diserahkan ke
46
Kepala Bidang SDM dan Umum untuk diperiksa redaksionalnya / diparaf kemudian diserahkan ke pejabat setingkat di bawah pejabat penandatanganan surat / Kepala Regional yang mengetahui materi isi surat tersebut. b. Prosedur Penandatanganan Surat
Setelah surat di “net”, dimintakan paraf ke Kepala unit pengolah dan ke Kepala Bidang SDM dan Umum, baru kemudian diserahkan
ke
pejabat
penandatanganan
surat
untuk
ditandatangani. c. Pengiriman Surat dapat menggunakan pos biasa, pos kilat
khusus, pos patas, melalui caraka / kurir dan fax. 2.
Penataan Berkas Penataan berkas diawali dengan kegiatan pengelompokkan dokumen. Langkah-langkah penataan adalah sebagai berikut: a. Penataan Kartu Kendali (KK) Penataan kartu kendali lembar 1 di unit kearsipan dan lembar 2 di unit pengolah. b. Penataan Lembar Disposisi Penataan Lembar Disposisi (LD) hanya untuk LD lembar 2, karena lembar I sudah melekat pada dokumen yang perlu diberi lembar
47
disposisi. Sarana yang digunakan antara lain: filing cabinet, sekat dan map gantung (latto map). c. Penataan Arsip Sarana yang dipergunakan antara lain berupa folder, sekat, filing cabinet, boks arsip, lemari arsip atau rak arsip. 3.
Penyusutan Arsip Penyusutan arsip meliputi: a. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan b. Pemusnahan arsip yang telah habis jangka waktu penyimpanannya c. Penyerahan arsip ke ANRI, yang telah habis jangka waktu penyimpanannya tetapi masih memiliki nilai guna sebagai pertanggungjawaban nasional / pelestarian budaya bangsa.
4.
Perawatan Arsip Perawatan arsip dapat dilakukan sebagai berikut: a. Mendaftar arsip-arsip yang diketahui rusak dari hasil pemeriksaan
atas permintaan unit kearsipan. b. Melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak yang secara teknis
dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam
hal
ini
dapat
dipertimbangkan perawatan dengan deasidifikasi (penghilangan asam), laminasi, mikrofilmisasi, dan lain-lain sesuai ketentuan.
48
c. Mengembalikan dengan segera arsip-arsip yang telah diperbaiki
dalam berkasnya setelah diberikan tanda yang menyatakan tanggal tahun perbaikan. 5.
Pengamanan Arsip Pengamanan mencakup pengertian pengamanan dalam arti ”safety”
dan dalam arti ”security” ini berarti pengamanan mencakup menghindari aspek pencurian, perusakan secara fisik dan pencurian informasi atau pemanfaatan orang yang tidak berhak. 6.
Pelayanan Arsip Untuk arsip yang dipinjamkan harus diidentifikasikan dengan lembar
peminjaman yang mencantumkan: a.
Nomor KK
b.
Nomor berkas
c.
Lokasi penyimpanan
d.
Tanggal peminjaman dan tanggal kembali
e.
Tandatangan dan nama peminjam
f.
Tandatangan dan nama petugas yang meminjamkan
7.
Memberikan Kode Klasifikasi Dan Indeks Arsip Kode klasifikasi arsip dan indeks arsip dimaksudkan untuk
membantu / memudahkan penyimpanan serta menemukan kembali arsip. Klasifikasi pokok arsip PT. Askes (Persero) disusun berdasarkan pengelompokkan
masing-masing
pokok
masalah.
Masing-masing
49
kelompok pokok masalah diberikan kode dengan huruf (alfabet) sedangkan kelompok masalah dan sub masalah diberikan kode dengan angka (numerik). Ada 9 pokok masalah, yaitu: 1.
Kepesertaan
: PS
2.
Pelayanan Kesehatan
: PK
3.
Keuangan dan Akuntansi
: KU
4.
Humas
: HM
5.
Kesekretariatan
: KS
6.
Sarana dan Prasarana
: SP
7.
Ortal dan Hukum
: OH
8.
Pengawasan dan Pemeriksaan
: PP
Kode klasifikasi terdiri dari 6 huruf dan angka yang terdiri dari 2 huruf untuk pokok masalah, 2 angka untuk masalah dan 2 angka untuk sub masalah. __ __
__ __
__ __
Indeks adalah alat bantu dalam pengurusan arsip yang berfungsi untuk mempercepat pencarian arsip, petugas perlu mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1.
Membaca surat yang diterima
2.
Menentukan kata yang dijadikan indeks arsip, misalnya berdasarkan nama orang, badan hukum, asal surat, dan lain-lain.
50
Cara Pemberian Kode Klasifikasi: 1. Kode Klasifikasi Arsip Misalnya: arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran klaim rawat inap rumah sakit: a. Lihat pokok masalah dalam pokok masalah Keuangan dan Investasi (KU) b. Kemudian cari masalah pembayaran (02) c. Selanjutnya dalam masalah pembayaran / pembebanan dicari yang
lebih sesuai. Ternyata ditemukan masalah pembayaran klaim rawat inap di rumah sakit (02). Jadi kode klasifikasi arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran kalim rawat inap rumah sakit adalah sebagai berikut: KU.02.02 2. Indeks Arsip Misalnya arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran klaim rawat inap Rumah Sakit Dr. Sutomo. Kode klasifikasinya KU.02.02. Untuk memudahkan, dapat ditambahkan RS Dr. Sutomo sebagai indeks atau kata lain sebagai alat bantu.
Daftar Kode Klasifikasi Tabel 3.1 Kode PS (Kepesertaan)
51
0
Pemasaran
0 0
Registrasi / Administrasi Peserta
1 01.01
Data Peserta wajib: Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun, Veteran dan Perintis Kemerdekaan
01.02 Data peserta sukarela 01.03 Data badan usaha yang menjadi peserta sukarela 0 2
Kewajiban dan hak peserta 02.01 Identitas / kartu peserta 02.02 Keluhan peserta Naskah-naskah yang berkaitan dengan batasan dalam 02.03 kepesertaan seperti batasan jumlah / usia anak yang menjadi tanggungan 02.04 Penyuluhan
0 3
Mutasi 03.01 Mutasi tempat tinggal (domisili) 03.02 Mutasi anggota keluarga 03.03 Mutasi golongan kepangkatan 03.04 Mutasi Puskesmas / dokter keluarga 03.05 Mutasi paket santunan Sumber: PT. Askes (Persero)
Tabel 3.2 Kode PK (Pelayanan Kesehatan) 0
Program
52
0 0
Pelaksanaan Pelayanan Kesehatan
1 01.01
01.02 0 2
Naskah-naskah
yang
berkaitan
dengan
penunjukkan
dengan
pengendalian
pelaksanaan pelayanan kesehatan. Naskah-naskah
yang
berkaitan
pelayanan di PKK (pemerintah, ABRI dan Swasta). Tarif
02.01 PKK Pemerintah 02.02 PKK ABRI 02.03 PKK Swasta 0 3
Pemanfaatan Pelayanan 03.01 Rawat jalan tingkat pertama 03.02 Rawat jalan lanjutan 03.03 Rawat inap 03.04 Pelayanan khusus / canggih 03.05 Pelayanan obat
0 4 0 5
Paket santunan Naskah-naskah yang berkaitan dengan sistem pembiayaan pelayanan kesehatan mulai saat perencanaan pelaporan 05.01 Sistem kapitasi total 05.02 Sistem buget 05.03 Lain-lain Sumber: PT. Askes (Persero)
sampai
53
Tabel 3.3 Kode KU (Keuangan Dan Investasi)
0
Anggaran
0 00.01
Penyusunan Anggaran
00.02
Pelaksanaan Anggaran
0
Pendapatan
1 01.01
Iuran wajib / premi peserta sukarela
01.02
Pinjaman
01.03
Sumber Dana lainnya
01.04
Tagihan
0
Pembayaran / Pembebanan
2 02.01
Pembayaran klaim Puskesmas / kapitasi / dokter keluarga
02.02
Pembayaran klaim Rumah Sakit
02.03
Pembayaran klaim obat
02.04
Pembayaran klaim lainnya
02.05
Pembayaran lainnya / non pelayanan kesehatan
0
Rekening Koran
3 0
Perpajakan
4 0
Asuransi
5 0
Akuntansi
6
0 7 0 8 0
06.01
Buku harian
06.02
Jurnal
06.03
Buku Besar
06.04
Buku tambahan
06.05
Neraca saldo
06.06
Buku register Rekonsiliasi
Laporan Keuangan
Investasi
54
55
Sumber: PT. Askes (Persero)
Tabel 3.4 Kode KP (Kepegawaian Dan Diklat)
56
00
Pengadaan 00.01
Kebutuhan tenaga kerja
00.02
Sumber: PT. Askes (Persero) Penerimaan
00.03
Pengangkatan
00.04
Penempatan
01
Mutasi 01.01
Kepangkatan
01.02
Penyesuaian masa kerja
01.03
Pengalihan tugas
01.04
Jabatan
02
Penggajian 02.01
Gaji / lembur
02.02
Jasa produksi
03
Kesejahteraan 03.01
Cuti
03.02
Kesehatan
03.03
Perumahan dinas
03.04
Tunjangan sosial
03.05
Penghargaan
03.06
Asuransi karyawan
04
Pendidikan dan Latihan 04.01
Penjenjangan
04.02
Latihan, kursus dan penataran
04.03
Tugas belajar
04.04
Seminar, Lokakarya, Simposium
05
Penilaian dan hukuman 05.01
Penilaian
05.02
Hukuman
06
Pembinaan mental
07
Pemutusan hubungan kerja 07.01
Pensiun
07.02
Pemberhentian
57
Tabel 3.5 Kode HM (HUMAS) Sumber: PT. Askes (Persero)
00
Keprotokolan
01
Pemberitaan 01.01
Radio
01.02
Pers
01.03
Televisi
02
Promosi usaha 02.01
Pameran
02.02
Media cetak
03
Bakohumas / Perhumas
04
Temu wartawan
05
Dengar pendapat
06
Dokumentasi
07
Perpustakaan Tabel 3.6 Kode KS (Kesekretariatan) Sumber: PT. Askes (Persero)
00
Ketatausahaan 00.01
Tata persuratan
00.02
Tata kearsipan
00.03
Penggandaan
01
Kerumahtanggaan 01.01
Perjalanan dinas
01.02
Pelayanan rapat
01.03
Pelayanan faslitas kantor
01.04
Keamanan
58
Tabel 3.7 Kode SP (Sarana Dan Prasarana) Sumber: PT. Askes (Persero)
00
Perencanaan
01
Pengadaan 01.01
Tanah
01.02
Bangunan (termasuk sewa gedung)
01.03
Perabotan (meubelair)
01.04
Mesin kantor
01.05
Alat angkutan (roda empat dan roda dua)
01.06
Peralatan lain (OHP, kamera, wireles dan sebagainya)
01.07
Alat tulis dan cetakan
02
Pengiriman barang
03
Inventarisasi 03.01
Barang bergerak
03.02
Barang tidak bergerak
04
Pemeliharaan
05
Penghapusan 05.01
Barang bergerak
05.02
Barang tidak bergerak Tabel 3.8 Kode OH (Ortal Dan Hukum)
59
Sumber: PT. Askes (Persero)
00
Organisasi 00.01
Pembentukan
00.02
Perubahan
01
Tatalaksana 01.01
Sistem dan prosedur kerja
01.02
Standardisasi
02
Laporan / Evaluasi 02.01
Laporan periodik bulanan, triwulan dan tahunan
02.02
Laporan proyek-proyek khusus atau laporan insidentil
02.03
Laporan manajemen
02.04
Laporan hasil survey / penelitian dan lain-lain
03
Peraturan Perundangan
04
Peraturan perusahaan 04.01
Direksi
04.02
Pejabat lainnya
05
Kasus Hukum 05.01
Tindak pidana
05.02
Perdata
05.03
Tata Usaha Negara (TUN)
06
Sertifikat
07
Akte Otentik
08
Surat kuasa Tabel 3.9 Kode PP (Pengawasan Dan Pemeriksaan)
60
Sumber: PT. Askes (Persero)
00
Keuangan 00.01
Intern
00.02
Ekstern
01
Program Askes 01.01
Pelayanan kesehatan
01.02
Perencanaan dan Pengembangan
01.03
Kepesertaan dan pemasaran
01.04
Laporan
02
Kepegawaian 02.01
Kasus
02.02
Sistem
02.03
Disiplin
03
Perlengkapan 03.01
Inventaris
03.02
Pengadaan barang
3.3.2 Dokumen Yang Diarsipkan Di Bidang SDM Dan Umum PT.
Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung Dokumen yang diarsipkan di bidang SDM dan Umum meliputi arsip aktif (arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi) dan arsip inaktif (arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah turun).
61
3.3.3 Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Pada PT. Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung 1.
Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip yang mengakibatkan tidak berfungsinya arsip dengan baiksebagai pusat kegiatan organisasi dan akhirnya tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
2.
Bertambahnya
volume
arsip
secara
terus
menerus
mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi. 3.
Penggunaan arsip oleh unit pengolah atau pihak lainnya yang membutuhkan jangka waktu yang lama dan bahkan kadangkadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut.
4.
Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan.
5.
Seringnya terjadi keterlambatan pengiriman surat dikarenakan petugas (kurir) surat terlambat datang atau tidak datang sama sekali.
6.
Penggandaan dokumen dengan cara memfotocopy di luar sering menghamburkan banyak waktu karena seringkali tempat fotocopy
62
tersebut penuh dan tidak bisa mendapatkan pelayanan khusus. Pekerjaan juga dapat terhambat jika tempat fotocopy tutup. Selain itu cuaca turut mempengaruhi cepat atau lambatnya proses penggandaan. Solusi untuk mengatasi hambatan tersebut: 1.
Memahami pentingnya fungsi arsip sebagai ingatan,
pusat
informasi dan sumber sejarah dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi. 2.
Dengan menyewa gedung untuk menyimpan arsip tersebut dan memusnahkan arsip inaktif.
3.
Jangka waktu peminjaman arsip dibatasi, maksimal 3 hari.
4.
Mengarsipkan dokumen berdasarkan kode klasifikasinya agar setiap kali dibutuhkan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
5.
Mengganti rekanan / kurir pengantar surat agar proses pengiriman surat menjadi lancar.
6.
Membeli mesin fotocopy untuk ditempatkan di PT. Askes (Persero) Regional V Bandung agar proses penggandaan dokumen menjadi lebih lancar.
