19
BAB III METODOLOGI
3.1. Komponen Sebuah Perencanaan Penyusunan sebuah perencanaan terdiri atas beberapa komponen. Pada proses penyusunan perencanaan strategi, terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan. Komponen-komponen tersebut adalah : •
Identifikasi “Dimana Kita Sekarang?” Melakukan proses penilaian untuk menjawab pertanyaan “Dimana Kita Sekarang?” Dalam rencana strategis IT, hal ini termasuk melihat dari sudut pandang internal maupun eksternal dari perspektif bisnis dan IT. Dari sudut pandang eksternal akan menjawab pertanyaan “Apa Yang Mungkin Dilakukan?” dan “Apa Yang Menjadi Praktek Terbaik?” Karena bisnis harus mengarahkan IT, sehingga harus memiliki pengertian secara keseluruhan dari obyektif bisnis dan tantangannya, sebagai hal yang perlu ditambahkan terhadap “Dimanakah Teknologi Informasi Kita Saat Ini?”
•
Idendifikasi “Dimanakah Kita Ingin Berada Pada Masa Depan?” Melalui proses perencanaan, mengembangkan visi dan strategi untuk menjawab pertanyaan “Dimanakah Kita Ingin Berada?” Dalam rencana strategis IT, menjawab pertanyaan dari perspektif bisnis dan IT. Arahan di masa mendatang dari bisnis harus menjadi faktor penentu utama, dalam melakukan pengaturan dari arahan IT.
20
•
Identifikasi “IT GAP” Melakukan identifikasi celah antara kondisi saat ini, dengan kondisi yang ingin dituju.
•
Identifikasi “Bagaimana Kita Akan Mencapai Tempat Yang Diinginkan?” Melakukan identifikasi bagaimana cara untuk mencapai kondisi yang ingin dituju. Mengembangkan suatu rencana untuk menjawab diatas.
Analisa Situasi Deskripsi mengenai “Dimana Kita Saat Ini?” secara internal dan Eksternal dari Perspektif Bisnis dan IT
Analisa “Gap”
Formulasi Strategi Deskripsi mengenai “Kemana Kita Ingin Pergi?” dari perspektif Bisnis dan IT
Implementasi Strategi Merencanakan “Bagaimana Kita dapat Mencapai Tempat Tujuan Kita?” dari sudut pandang IT
Gambar 3.1. Komponen Perencanaan Strategi
21
3.2. Kerangka Berfikir Membuat strategic plan merupakan suatu proyek dengan sebuah perencanaan dan sebuah rentang waktu pengerjaan dan harus dilihat sebagai suatu proses yang berulang. Revisi terus berlangsung setiap kali bisnis berubah. Seperti proyek IT lainnya, pengembangan strategic plan harus
melewati
5
fase
dengan tahapan aktivitas yang berbeda, diikuti dengan
aktivitas pemantauan
(monitoring) dan tata kelola (governing) dan melakukan kaji ulang hasil dari proses yang bergulir.
Gambar 3.2. Fase Pengembangan Perencanaan Strategi [Cullen & Cecere, 2007]
22
Gambar 3.2 diatas adalah urutan langkah demi langkah sebuah fase pengembangan perencanaan strategi Teknologi Informasi, dimana terbagi atas : •
Fase Pertama : Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Strategi Fase Pertama perencanaan strategi adalah menetapkan hal-hal yang menjadi
tujuan
dibuatnya
sebuah
perencanaan
strategi.
Tujuan
perencanaan harus dibuat sejelas mungkin agar proses pengerjaan dapat lebih terfokus dan tujuan perencanaan dapat lebih dipahami •
Fase Kedua : Mendapatkan dan Mengevaluasi Kebutuhan Bisnis Bagian Teknologi Informasi secara umum adalah bagian dari sebuah organisasi yang lebih besar atau bagian dari sebuah perusahaan. Strategi TI yang dihasilkan haruslah sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan dan dapat menjadi sebuah jembatan untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan tersebut.
•
Fase Ketiga : Melakukan Assessment pada kapasitas IT Untuk Mendukung Kebutuhan Bisnis yang telah ditetapkan Pada fase ketiga ini, bagian IT perlu melakukan penilaian kapasitas dan dukungannya terhadap kebutuhan-kebutuhan bisnis yang telah didapatkan pada fase sebelumnya. Dari proses penilaian ini akan didapatkan “gaps” atau rentang kosong antara IT saat ini dengan IT dimana sesuai dengan kebutuhan bisnis
23
•
Fase Keempat : Membuat Perencanaan Untuk Menutup Gaps Fase keempat adalah melakukan penyusunan sebuah perencanaan yang akan dilakukan untuk membawa kondisi IT saat ini, menjadi kondisi tujuan dimana IT telah selaras dengan kebutuhan bisnis
•
Fase Kelima : Finalisasi Perencanaan Strategi dan Roll Out Fase kelima adalah menutup proses perencanaan strategi dan melakukan proses implementasi strategi yang telah dihasilkan.
3.3. Struktur Perencanaan Strategi IT Pada perencanaan strategi IT di TOTAL, setiap fase pengembangan perencanaan strategi IT diatas dipecah menjadi bagian-bagian kecil yang dikerjakan,
dimana
perencanaan strategi.
akan
mempermudah
melakukan
penyusunan
Proses perencanaan strategi IT yang dilakukan pada
TOTAL adalah :
dalam
24 Mendefinisikan Tujuan Perencanaan Strategi
Menetapkan Tujuan Perencanaan Strategi
Penilaian Konteks
Identifikasi Stakeholder
Menyusun Executuve Summary
Mendapatkan dan Mengevaluasi Kebutuhan Bisnis
Identifikasi Sumber Informasi
Identifikasi Input Bisnis
Melakukan Assessment Kapasitas IT Assessment Bagian Teknologi Informasi (ANALISA SWOT)
Mengembangkan “to – be “ IT
Mengevaluasi Gaps
Menutup Gaps
Mengembangkan Prinsip Strategis IT
Identifikasi inisiatif gap - closing
Membangun sebuah Roadmap
Finalisasi Strategi dan Roll-Out Menyusun Key Performance Indicator
Mengkomunikasikan Strategi dan Roadmap
Gambar 3.3 Struktur Perencanaan Strategi IT
Review Strategic Plans
25
3.3.1.
Fase
Pertama
:
Mendefinisikan
Tujuan
Perencanaan Strategi Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase mendefinisikan tujuan perencanaan strategi ini, terdiri atas beberapa bagian, yaitu: •
Menetapkan Tujuan Perencanaan Strategi Melakukan penetapan hal-hal yang menjadi tujuan dilakukannya
proses perencanaan strategi ini. Sebagai contoh adalah untuk meningkatkan dukungan IT pada bisnis, meningkatkan proses bisnis (Busines Process Improvement) atau mereduksi/menghindari biayabiaya
yang
dikeluarkan
dalam
operasional
produksi
(cost
reduction/avoidance) •
Penilaian konteks Pengertian “konteks” ini adalah sebuah ringkasan dari bisnis utama
dan isu IT yang akan coba diatasi melalui IT Plan dan elemen-elemen utama dari strategi tersebut. Pada bagian ini yang dilakukan adalah :
Melakukan kaji ulang terhadap perencanaan-perencanaan TI yang telah ada sebelumnya, apakah perencanaan tersebut masih valid untuk digunakan atau sudah tertinggal dan membutuhkan revisi
Menentukan batasan dalam proses perencanaan strategi baik cakupan dan waktu yang diperlukan , sehingga menjadi sebuah target yang realistis untuk dicapai
26
•
Identifikasi Stakeholder Mengidentifikasi Stakeholder atau personil yang terlibat dalam
proyek perencanaan strategi. Identifikasi personil mencakup pada :
Siapa yang bertanggung jawab atas proses perencanaan strategi
Siapa saja orang-orang yang perlu berpartisipasi dalam proyek dan sejauh mana mereka dapat berpartisipasi
Mendefinisikan peran dan tanggung jawab tiap-tiap personil yang ditetapkan ambil bagian dalam proyek
•
Menyusun Executive Summary Executive
summary
digunakan
sebagai
pendekatan
menjabarkan
gambaran
informasi
secara
umum,
untuk
mengenai
perencanaan yang ingin dijelaskan, untuk menentukan poin penting yang ingin disasar terhadap target audience yang diinginkan
3.3.2. Mendapatkan dan Mengevaluasi Kebutuhan Bisnis Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase Mendapatkan dan mengevaluasi kebutuhan bisnis ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu : •
Identifikasi Sumber Infromasi Melakukan identifikasi sumber-sumber informasi pada perusahaan yang akan digunakan dalam perencanaan strategi. Dalam proses
27
perencanaan strategi pada TOTAL, sumber informasi yang digunakan adalah : Model Bisnis TOTAL Visi, Misi dan Value TOTAL Identifikasi Input Bisnis Melakukan identifikasi masukan-masukan atau input dari bagian bisnis yang selaras dengan tujuan dilakukannya perencanaan strategi ini, hal ini dilakukan sebagai “filter informasi” input dari bagian bisnis. Tidak semua informasi input bisnis dapat berguna dalam proses perencanaan strategi IT ini, dengan adanya “filter informasi” ini strategi yang dihasilkan diharapkan dapat lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Hal yang dilakukan adalah :
Membagi Department In Charge yang selaras dengan tujuan perencanaan strategi pada TOTAL
Mengumpulkan kebutuhan bisnis melalui pertemuan dengan representatif tiap Department In Charge
Mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan bisnis yang didapatkan
28
3.3.3. Melakukan Assessment pada kapasitas IT Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase Assessment kapasitas IT ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu : •
Assessment bagian Teknologi Informasi Melakukan proses assessment dari kondisi penerapan IT yang berjalan pada TOTAL, termasuk di dalamnya adalah:
•
Assessment Business Architecture
Assessment Application Architecture
Assessment Information Architecture
Assessment Infrastructure Architecture
Mengembangkan “to-be IT” Artinya adalah mengembangkan sebuah keadaan IT di masa depan dimana IT telah berselaras dengan tujuan perencanaan strategi IT ini. Pada TOTAL, To-be IT ini berfungsi sebagai tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan strategi IT ini. Yang dilakukan adalah:
Memberikan solusi dari sisi teknologi informasi, untuk memenuhi kebutuhan bisnis TOTAL. Solusi berupa rekomendasi untuk aplikasi bisnis, infrastuktur, perbaikan organisasi TI dan perbaikan proses TI
•
Evaluasi Gaps Gaps adalah suatu ruang kosong antara keadaan saat ini dengan keadaan yang menjadi tujuan dimasa depan. Dalam perencanaan
29
strategi IT ini gaps diperoleh dengan membandingkan antara to-be IT dengan hasil assessment yang dilakukan pada departemen IT
3.3.4. Menutup Gaps Hal-hal yang perlu diperhatikan pada fase Menutup Gaps ini terdiri atas beberapa bagian, yaitu : •
Mengembangkan prinsip strategis IT Prinsip-prinsip dibutuhkan untuk mengisi gap, baik dengan
mempengaruhi keputusan-keputusan taktis dibawah level strategis dan memberikan tuntunan yang relevan lintas jangka waktu yang panjang. Tabel 3.1. Prinsip-prinsip panduan IT (Culeen,2006) Prinsip-prinsip Kita
akan
Implikasi
meningkatkan
Manajemen
vendor
akan
integrasi dan mereduksi biaya-
mengembangkan relasi strategis
biaya
dengan
pendukung,
memberikan aplikasi
kepada
dengan
solusi-solusi sejumlah
vendor pilihan
vendor
memfasilitasi
pilihan
strategi
dan update
secara rutin dari vendor tersebut. Jika kebutuhan bisnis tidak dapat dipenuhi dengan rencana yang ada, maka PMO akan menentukan
apakah
perlu
mengutilisasi suatu solusi yang
30
unik dari vendor-vendor terbaik atau
melakukan
usaha
kecil
untuk usaha development yang ditargetkan. Proyek-proyek yang disponsori bisnis
akan
Proposal
proyek
akan
diprioritaskan
menyertakan dokumentasi yang
berdasarkan penyelarasan antara
cukup untuk melakukan evaluasi
strategi
dari proses penyelarasan.
perusahaan
dan
per
divisi, pengembalian investasi dan resiko proyek
Arsitektur perusahaan akan mengembangkan road maps yang berselaras
dengan
strategi-
strategi yang telah didefinisikan. IT akan secara terus menerus
Proses
mereduksi biaya dari layanan-
mekanisme
layanan yang tidak memberikan
digunakan
perubahan terhadap nilai bisnis.
layanan
seleksi
terhadap
outsourcing terhadap
layanan-
infrastruktur
aplikasi-aplikasi
akan
bisnis
dan yang
bukan merupakan inti. IT akan melakukan tracking terhadap biaya dan hal-hal yang menyebabkan biaya, per jenis layanan yang ada.
31
Yang dilakukan dalam tahap ini adalah : Mengembangkan visi, misi, tujuan dan strategi bagian IT pada TOTAL
Mengembangkan sebuah prinsip yang menjadi dasar bagaimana TI pada TOTAL akan dilakukan dimasa mendatang, baik pengembangan infrastruktur, aplikasi, struktur organisasi dan prosedur operasional IT
Mengembangkan skema proses prioritas dalam identifikasi proyek-proyek TI dan kemudian memprioritaskan proyekproyek
tersebut
sesuai
dengan
tingkat
kepentingan
(urgency) •
Identifikasi inisiatif gap-closing Menyusun gagasan-gagasan yang dapat menutup gap antara IT saat ini dengan “to-be” IT. Gagasan-gagasan atau inisiatif dapat berupa proyek-proyek pembuatan aplikasi baru atau instalasi arsitektur baru. Yang dilakukan adalah :
Menyusun spesifikasi teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung
proses
“to-be”IT.
Misalnya
spesifikasi
hardware yang dibutuhkan
Melakukan pengadaan aplikasi atau software yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis
32
•
Membangun Sebuah Roadmap Roadmap
merupakan
cara
terbaik
untuk
mengkomunikasikan perubahan, hasil dari perubahan, dan investasi yang dibutuhkan. Ada lebih dari satu jenis tipe road map yang mungkin
dibutuhkan:
suatu
road
map
portofolio
aplikasi
menunjukkan aplikasi-aplkasi baru yang diakses secara online dan aplikasi yang lama tidak lagi dipergunakan, atau suatu road map investasi yang digunakan pada perubahan-perubahan yang penting, dan dikaitkan terhadap keuntungan apa yang diperoleh dari perubahan-perubahan tersebut.
Tabel 3.2. Roadmap (Culeen, 2006) Road Map
Hal yang dikomunikasikan
Kemampuan bisnis
Menunjukkan peningkatan kepada kemampuan penyatuan
cara
bisnis,
seperti
akses
kustomer,
dengan inisiatif IT yang relevan. Portofolio aplikasi
Menunjukkan
perubahan
di
portofolio dari waktu ke waktu. Implementasi
aplikasi-aplikasi
strategis
menon-aktifkan
dan
aplikasi-aplikasi diperlukan.
yang
tidak
33
Aplikasi
Menunjukkan perubahan terhadap suatu aplikasi atau set aplikasi yang terintegrasi, seperti platform upgrade aplikasi atau perubahan dari fungsi bisnis
Teknologi
Menunjukan evolusi dari portofolio teknologi untuk domain arsitektur, seperti perencanaan road map untuk platform database
Investasi
Menunjukkan investasi dari waktu ke waktu terhadap investasi yang terkait terhadap inisiatif teknologi
Yang dilakukan pada bagian ini adalah :
Membangun sebuah organisasi IT perusahaan yang baru sesuai dengan roadmap yang telah dibuat. Organisasi IT yang baru handaknya memenuhi kebutuhan sumber daya manusia yang dibutuhkan seperti : o Tenaga ahli dalam bidangnya o Identifikasi skill tenaga kerja saat ini, apakah dapat memenuhi
kebutuhan
perusahaan
perencanaan strategi diberlakukan
setelah
34
o Melakukan mutasi karyawan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan o Merekrut karyawan baru
Menyusun sebuah tata kelola (governance) IT baru sebagai penyempurnaan tata kelola yang lama untuk mensejajarkan proyek proyek yang diajukan oleh bagian IT atau bisnis perusahaan dengan roadmap IT yang telah dibuat
3.3.5. Finalisasi Strategi dan Roll Out Hal yang perlu diperhatikan dalam bagian finalisasi strategi dan Roll Out ini adalah sebagai berikut : •
Mengkomunikasikan Strategi dan Roadmap Melakukan sebuah upaya “pemasaran” roadmap TI pada internal
perusahaan. “Pemasaran” terebut dilakukan dengan menjabarkan strategi-strategi TI yang telah disusun kepada setiap bagian perusahaan dan menjabarkan bagaimana strategi tersebut diwujudkan serta membuat program komunikasi untuk pengimplementasian TI •
Menyusun Key Performance Indicator KPI sebagai sarana untuk memantau proses pengerjaan strategi dan
roadmap. KPI tersebut dikelompokkan dari KPI secara umum proyek perencanaan strategi, kemudian diturunkan menjadi turunan KPI yang lebih spesifik hingga ke level masing-masing personil yang ambil bagian pada proses perencanaan
35
•
Review Strategic Plans Merancang sebuah aktivitas untuk mengkaji ulang strategi strategi
TI yang telah dibuat, misalnya dengan melakukan pertemuan secara berkala. Aktivitas ini berguna dalam memastikan bahwa perencanaan strategi yang dibuat tetap dalam jalur dan relevan terhadap perkembangan bisnis dan perkembangan TI
3.4. Jenis Penelitian Dalam melakukan analisis pada TOTAL ini, penulis menggunakan metode deskriptif dengan melakukan penelitian terhadap masa depan bisnis dan IT yang hendak dicapai di masa depan yang kemudian dibandingkan dengan teori dari IS/IT strategic planning. Dengan metode ini, hasil yang dicapai akan maksimal dan mencakup segala bidang serta akan mendukung rencana bisnis dari TOTAL di masa depan
3.5. Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini dibagi ke dalam dua kelompok yaitu: 1. Data Primer Yaitu data yang berasal dari sumber aslinya (tangan pertama). Data ini diperoleh dengan melakukan pengamatan dan wawancara dengan pihak manajemen eksekutif berserta beberapa Direksi terkait serta
36
karyawan perusahaan guna memperoleh gambaran yang objektif terhadap IS/IT strategic planning di dalam Perseroan. 2. Data Sekunder Merupakan data yang dapat diperoleh melalui dokumen yang terdapat dalam perusahaan yang diteliti.
3.6. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Wawancara Penulis akan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada pihak manajemen dan karyawan perusahaan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan penelitian yang dilakukan. 2. Observasi Teknik pengumpulan data di mana penulis mencatat informasi yang disaksikan selama penelitian. Observasi yang dilakukan dapat bersifat partisipatif, di mana penulis terlibat dalam kegiatan objek penelitian, atau nonpartisipatif, di mana penulis hanya menjadi pengamat yang independen atas obyek yang diteliti. 3. Studi kepustakaan Merupakan teknik pengumpulan data dengan mempelajari dan mengumpulkan data yang bersifat teoritis berdasarkan literatur-
37
literatur atau buku-buku acuan yang berhubungan dengan objek penelitian dan pembahasan masalah
