BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Gambaran Perusahaan PT United Tractors Tbk. adalah distributor peralatan berat terbesar dan terkemuka di Indonesia yang menyediakan produk-produk dari merek ternama dunia seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan Komatsu Forest. PT United Tractors Tbk. adalah perusahaan dengan sejarah panjang. Didirikan pada 13 Oktober 1972, UT melaksanakan penawaran umum saham perdana di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada 19 September 1989 menggunakan nama PT United Tractors Tbk (UNTR), dengan PT Astra International Tbk sebagai pemegang saham mayoritas. Penawaran umum saham perdana ini menandai komitmen United Tractors untuk menjadi perusahaan kelas dunia berbasis solusi di bidang alat berat, pertambangan dan energi guna memberi manfaat bagi para pemangku kepentingan. Saat ini jaringan distribusinya mencakup 19 kantor cabang, 22 kantor pendukung, dan 11 kantor perwakilan di seluruh penjuru negeri. Tidak puas hanya menjadi distributor peralatan berat terbesar di Indonesia, Perusahaan juga memainkan peran aktif di bidang kontraktor penambangan dan baru-baru ini telah memulai usaha pertambangan batu bara. UT menjalankan berbagai bisnisnya melalui tiga unit usaha yaitu Mesin Konstruksi, Kontraktor Penambangan dan Pertambangan. Tak hanya produk yang ditawarkan, namun juga jasa. Salah satunya adanya Technical Training Department yang melayani program pendidikan dan pelatihan. Sesuai dengan konsep Total Service, program pendidikan dan pelatihan bertujuan mengembangkan kemampuan sumber daya manusia dalam pengoperasian dan perawatan peralatan berat. Dengan pemahaman bahwa pengetahuan dan kemampuan praktikum sangat penting untuk mencapai efisiensi pengoperasian dan perawatan peralatan, United Tractors mendirikan Technical Training yang modern dan berfasilitas lengkap yang mampu menampung 5.000 peserta tiap tahunnya. Fasilitas pelatihan mencakup peralatan demo, ruang kelas dengan perlengkapan audio visual terkini dan area pengujian bagi pelatihan operator.
38 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.1.1. Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan kelas dunia berbasis solusi di bidang alat berat, pertambangan dan energi, untuk menciptakan manfaat bagi para pemangku kepentingan. Misi 1. Bertekad membantu pelanggan meraih keberhasilan melalui pemahaman usaha yang komprehensif dan interaksi berkelanjutan. 2. Menciptakan peluang bagi insan perusahaan untuk dapat meningkatkan status sosial dan aktualisasi diri melalui kinerjanya. 3. Menghasilkan nilai tambah yang berkelanjutan bagi para pemangku kepentingan melalui tiga aspek berimbang dalam hal ekonomi, sosial dan lingkungan. 4. Memberi sumbangan yang bermakna bagi kesejahteraan bangsa.
3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur organisasi Technical Training Department
39 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.1.3. Posisi dan Tugas Pekerjaan Terkait Terkait dengan monitoring utilisasi dan development instruktur, berikut tugas dan tanggung jawabnya : 1.
Technical Training Manager adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas staff yang dipimpin di seluruh Technical Training Department cabang atau site. Technical Training Manager melakukan monitoring pemerataan Job Assignment Instruktur di seluruh Training Centre Cabang dan Site, menilai kinerja bawahanya, menganalisa pemerataan manpower, kebutuhan training, melakukan presentasi rutin kepada General Manager Service Division dan pengambilan keputusan mutasi manpower.
2.
TC Head Area Branch atau Site adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas Instruktur dan staff yang dipimpin di Technical Training Department cabang atau site masing-masing. TC Head Area Branch atau Site bertugas membantu Training Centre Manager. TC Head juga bertugas memonitor kebutuhan training atau bisnis berjalan, serta support kepada customer di cabang atau site masing-masing.
3.
Training Execution Control (TEC) adalah karyawan yang bertugas mengatur jadwal training
serta
siapa
instruktur
yang
mengajar
pada
masing-masi
ng Training Centre. Training Execution Control juga yang menyetujui bisa atau tidaknya instruktur yang akan cuti karena berkaitan dengan jadwal mengajar. TEC juga bertugas mengontrol kebutuhan training atau segala sesuatu yang berkaitan dengan training. 4.
Instruktur adalah karyawan yang bertugas mengajar training, membuat materi training, mengikuti program development, serta pekerjaan lainya yang menunjang kegiatan pelaksanaan training. Kemudian instruktur akan mencatat kegiatan mereka dan menginput data pada form MIUDR serta mengirimkan form tersebut ke PIC MIUDR dan atasan masing-masing melalui email. Instruktur juga melakukan sertifikasi kompetensi tertentu untuk menaikan level di setiap modul kompetensi.
5.
PIC MIUDR adalah karyawan yang bertugas menampung form MIUDR yang sudah diisi oleh instruktur, memastikan data yang siisi oleh instruktur sudah benar dan lengkap, untuk kemudian diolah menjadi informasi atau grafik dan membackup data aktifitas instruktur untuk diserahkan kepada atasan.
40 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.4 Analisis Sistem Berjalan Saat
ini,
pada
Technical
Training
Department
yang
digunakan
untuk
menginformasikan jadwal training, pencatatan aktifitas instruktur, kontrol sumber bukti (bukti historis) dan monitoring pemerataan aktifitas instruktur adalah menggunakan form microsoft excel. Adapun mekanismenya adalah sebagai berikut : a. Seluruh cabang Technical Training Department membuat plan jadwal training per tahun yang disebut Annual Training Schedule (ATS), kemudian dokumen tersebut menjadi acuan jadwal training setiap bulanya. Tidak semua jadwal sesuai dengan plan, jadwal tiap bulan menyesuaikan dengan kondisi dan ketersediaan man power saat itu. Namun karena tidak adanya sistem, plan yang telah dibuat tidak dapat termonitor secara langsung dan bahkan terlewatkan untuk dimonitor. b. Training Execution Control masing-masing cabang membuat jadwal training bulanan, melaunching jadwal training tiap bulan melalui email dan membuat reminder setiap seminggu sekali. c. Instruktur menerima jadwal training melalui email dan mempersiapkan training, termasuk
mempersiapkan
untuk
perjalanan
ke
customer,
kemudian
melaksanakan training dan setelah selesai instruktur membuat laporan training. d. Instruktur mencatat seluruh aktifitas atau Job Assignment yang telah dilaksanakan tiap bulan pada form excel kemudian mengirimkanya pada PIC MIUDR di masing-masing cabang dan kemudian form MIUDR yang sudah di collect masing-masing cabang dikirimkan ke PIC MIUDR HO, Instruktur yang mendapat job diluar mengajar, seperti membuat modul training tetap menuliskan aktifitasnya pada form MIUDR. e. PIC MIUDR membackup data, mengolah data dari form yang sudah dikirimkan dari cabang dan diolah menjadi grafik achievement. Lalu memberi feedback terhadap masing-masing cabang atas instruktur yang masih kurang utilisasinya. Kemudian mengirimkan data dan hasil analisa kepada manager. f.
Instruktur membackup data JI dan Development yang telah digabungkan datanya oleh PIC MIUDR HO per tahun untuk nantinya digunakan sebagai salah satu bukti historis uji kompetensi. Data JI dan Development masih di backup dalam bentuk excel. Sehingga mudah sekali di manipulasi karena ketika membuat
41 http://digilib.mercubuana.ac.id/
sumber bukti untuk persyaratan sertifikasi instruktur menyiapkan datanya sendiri dan harus menyiapkan dokumen report training. Kemudian admin sertifikasi akan memeriksa dokumen tersebut. g. Manager menerima hasil analisa MIUDR dari seluruh cabang Indonesia, kemudian melihat hasil achievement tiap cabang year to date, yang menunjukan banyaknya training di area tersebut dan juga melihat grafik instruktur untuk melihat ketercapaian jam mengajar masing-masing instruktur di setiap cabang dan memonitoring pemerataan Job Assignment yang diberikan.
3.4.1. Analisis Permasalahan dengan Diagram Fishbone
Gambar 3.2 Diagram Fishbone MIUDR
Berdasarkan diagram fishbone pada gambar 3.2, dapat dilihat beberapa masalah yang menjadikan mekanisme jadwal training, pencatatan aktifitas instruktur dan monitoringnya saat ini menjadi kurang efektif dan efesien, yaitu sebagai berikut: 1. People Dari faktor people, dari hasil wawancara dengan PIC MIUDR, setiap bulanya terdapat instruktur yang terlambat mengirim form MIUDR sehingga pengolahan data terjadi keterlambatan juga. Kemudian ketika instruktur input aktifitasnya pada form MIUDR beberapa instruktur mengaku lupa akan aktifitasnya selama sebulan ke belakang, selain lupa instruktur juga tidak mencatat aktifiasnya sehingga beberapa instruktur harus menanyakan ke TEC untuk mengetahui aktifitasnya.
42 http://digilib.mercubuana.ac.id/
2. Waktu Dari faktor waktu, ketika instruktur menginput data pada form MIUDR instruktur membutuhkan waktu selama 1 jam-2 jam, bahkan lebih jika instruktur lupa akan aktifitasnya. Kemudian PIC MIUDR membutuhkan waktu setidaknya 3 hari untuk collect dan mengolah data aktifitas instruktur seluruh indonesia. 3. Monitoring Pada proses bisnis berjalan, atasan tidak bisa memonitoring sewaktu-waktu grafik per bulan suatu cabang atau by year to date karena data harus menunggu dari PIC MIUDR yang mengolah. Serta tidak bisa memonitoring langsung aktifitas masing-masing instruktur kemudian TEC juga tidak bisa langsung melihat pemerataan job masing-masing instruktur di cabangnya masing-masing. Terutama ketika pembagian utilisasi mengajar ke customer yang tentative jadwalnya karena mengikuti request customer, instruktur perlu melihat instruktur mana yang JI nya masih rendah untuk diberikan jam mengajar. Dan juga absent perlu juga untuk pemberian ijin, karena untuk instruktur golongan IV ada cuti pengganti dinas sehingga perlu diperhatikan untuk pemerataan job nya. 4. Proses Pada proses bisnis berjalan terjadi double job yang seharusnya bisa diringkas menjadi 1 job yaitu TEC melaunching utilisasi kemudian Instruktur mencatat aktifitas dengan content yang sama. Kemudian instruktur mencatat aktifitasnya sendiri sehingga bisa saja terjadi manipulasi data ketika TEC di masing-masing cabang tidak terlalu memperhatikan form MIUDR yang dikirim dalam kurun waktu tiap bulan. Instruktur juga menyiapkan bukti historis sendiri yang berupa form MIUDR Excel. Sehingga memungkinkan manipulasi data apabila atasan tidak mengcrosscheck kembali pada saat akan uji sertifikasi. 5. Data Dari segi data, data yang diinput masih sering terjadi kesalahan seperti format hours yang seharusnya format number berubah jadi text, ada data yang terlewat diisi, dan file bisa terjadi corrupt sehingga menyebabkan data hilang. 6. Perangkat Perangkat yang digunakan saat ini untuk menginput aktifitas instruktur adalah laptop. Dari hasil penelitian laptop yang seharusnya digunakan di office menjadi salah satu faktor instruktur tidak mengirimkan form MIUDR tepat waktu karena ada jadwal OJI dimana instruktur tersebut harus observasi di lapangan yang jarang sekali membawa laptop ke lapangan.
3.4.2. Flowchart Sistem Berjalan
43 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Berjalan Training Execution Control melaunching jadwal training tiap bulan melalui email dan membuat reminder setiap seminggu sekali. Setelah instruktur melakukan pekerjaan (utilisasi) mengajar maupun yang lain maka instruktur membuat laporan pelatihan dan mencatat aktifitasnya dalam form MIUDR (Monthly Instructor Utility and Development Record) kemudian setiap awal bulan instruktur mengirimkan form MIUDR tersebut kepada PIC MIUDR di masing-masing cabang untuk diolah, digabungkan dengan data instruktur yang lain. Setelah divalidasi dan dianalisa oleh masing-masing TC Head, TC Head akan mengirimkan record tersebut ke PIC MIUDR di Head Office dan di CC kan ke Manager dan Section Head di Technical Training Department Head Office. Namun, terkadang TC Head tidak mengecek secara detail karena yang mengetahui tugas instruktur adalah TEC. Setelah itu PIC MIUDR HO mengolah data tersebut pada form excel, lalu digabungkan datanya dengan aktifitas bulan sebelumnya sehingga didapatkan achievement year to date. TEC kemudian mengirimkan feedback, memberi tahu achievement ke masing-masing cabang serta mengirimkan keseluruhan hasil olah data kepada manager. Kemudian Instruktur yang akan mengikuti uji sertifikasi menyiapkan data Development dan Job Assignment Instructional yang terdapat pada form MIUDR, serta menyiapkan dokumen laporan training. Tim sertifikasi akan mengoreksi laporan training dan form MIUDR kemudian mencocokan dengan persyaratan uji sertifikasi.
44 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.5 Analisis Sistem Usulan Berdasarkan analisis proses dan kebutuhan yang ada pada sistem berjalan, maka rancangan sistem yang diusulkan harus bisa menghasilkan output yang sama atau lebih baik dari sistem berjalan. Agar dapat meghasilkan output yang sesuai atau lebih baik dari sistem berjalan, berikut usulannya: 1. Sistem yang dibuat sudah terdapat data master agar mempermudah dan mengurangi kesalahan dalam penginputan data, serta automatisasi record aktifitas instruktur atau pembuatan laporan dengan mengambil data dari jadwal training. 2. TEC yang mengisi jadwal training atau development pada web, setelah di approve oleh TC Head kemudian instruktur akan menerima notifikasi jadwal training pada androidnya. Kemudian setelah pekerjaan selesai, instruktur akan melaporkan bahwa pekerjaan telah selesai dan otomatis ter-record category JI (Job Assignment Instructional) atau Development. 3. TEC yang mengisi jadwal training (JI maupun Development) dan absent agar tidak terjadi manipulasi data, dan data absent bisa dimonitoring untuk persetujuan cuti berikutnya. 4. Terdapat menu View Utilization yang mana TEC maupun atasan dapat melihat jadwal instruktur setempat maupun di seluruh cabang dengan tampilan gant chart yang berwarna sesuai job nya. 5. Pada menu Monitoring user bisa memilih atau memfilter data apa yang akan ditampilkan pada grafik seperti nama instruktur, cabang, unit dan jenis kegiatan. 6. Terdapat menu View Training Approved and Reject untuk melihat training yang sudah diplan namun TC Head melihat proses bisnis berjalan atau kondisi tertentu, melihat ketersediaan instruktur dan training kedepan training yang sudah di launching oleh TEC ada yang disetujui dan tidak. 7. Terdapat menu View Actual Training untuk melihat training yang sudah dilaunching kemudian terlaksana atau tidak terlaksana tiba-tiba customer atau peserta training mencancel training tersebut maka instruktur akan klik cancel job dan akan tercreate actual training 0 dan yang apabila training terlaksana pada actual training terinput 1. Hal ini bisa digunakan untuk evaluasi training dan ada catatan kenapa instruktur tersebut JI (Job Assignment Instructional) nya tidak terlaksana. 8. Perlu adanya aplikasi berbasis android yang sesuai dengan mobilisasi instruktur, terutama ketika instruktur sedang OJI (On Job Instruction) di lapangan karena perangkat handphone mudah dibawa.
45 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.5.1. Spesifikasi Sistem Usulan Dalam sistem usulan terdapat spesifikasi sebagai berikut: 1.
Input
Input (masukan) yang dibutuhkan sistem untuk dapat menjalankan aplikasi adalah sebagai berikut: a)
2.
Data master yang terdiri dari:
Data modul Training
Data modul SOMP
Data Activity
Data Category
Data Description
Data Unit
Data Venue
Plan Training
Plan Development
b)
Data User
c)
Data Transaksi :
Absent Instructor
Activity Instructor
Output
Output (keluaran) hasil atau tujuan sistem yang diusulkan. Output yang ingin dihasilkan adalah sebagai berikut: a)
Overview data master.
b)
Overview plan jadwal training untuk selanjutnya masuk ke approval TC Head
c)
Overview jadwal training approved and reject, terlaksana dan tidak terlaksana.
d)
Overview data aktifitas instruktur (JI, JNI, DEV, dan absent)
atau
bukti
historis e)
Grafik monitoring JI, JNI, development dan absent by Instructor, Area per bulan maupun per tahun.
f) 3.
Data histori aktifitas sistem
Process
Process (proses) yang dibutuhkan sistem untuk menindaklanjuti input sehingga menghasilkan output yang diinginkan:
46 http://digilib.mercubuana.ac.id/
a)
Memanggil database data master sesuai pilihan menu view yang dipilih
b)
Melaunching data plan training maupun development agar masuk ke data need approval TC Head dengan mengubah flag 0 ke 1
c)
Memanggil database jadwal training yang pada field status approval bernilai 1 untuk menampilkan training yang sudah di approved dan 0 untuk menampilkan training yang di reject. Jadwal training yang sudah approved akan di parsing ke aplikasi android. Kemudian training yang sudah di approved, tapi tiba-tiba customer atau peserta training mencancel training tersebut maka instruktur akan klik cancel job dan akan tercreate actual training 0 dan yang apabila training terlaksana pada actual training terinput 1.
d)
Memanggil database yang terkait aktifitas instruktur
e)
Menghubungkan input yang dimasukkan terkait aktifitas instruktur, agar bisa diolah menjadi grafik monitoring.
f)
Memanggil data aktifitas sistem
3.5.2. Use Case Diagram Sistem Usulan Analisis sistem usulan yang berupa aplikasi monitoring aktifitas instruktur alat berat, dapat dilihat melalui diagram use case berikut:
Gambar 3.4 Use Case Diagram Usulan (Web)
47 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3.5 Use Case Diagram Usulan (Android) 3.5.3. Deskripsi Use Case Diagram Sistem Usulan Pada aplikasi yang diusulkan terdapat empat aktor. Keempat aktor tersebut adalah TEChnical Training Manager, TC Head Area HO Branch atau Site, Training Execution Control dan Instruktur. Adapun penjelasan ketiga aktor terkait dengan aplikasi usulan sebagai berikut: 1. Admin System adalah orang yang berperan menginput plan target jam JI, JNI, dan Development di cabang dan di site, menambah master data atau database untuk combo box, serta memonitoring aktifitas sistem. 2. Technical Training Manager adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas staff yang dipimpin di seluruh Technical Training Department cabang atau site. Technical Training Manager pada aplikasi usulan ini diberikan akses untuk menu jadwal training, termasuk approval training, monitoring pemerataan Job Assignment Instruktur di seluruh Training Centre Cabang dan Site. Untuk menganalisa pemerataan manpower, kebutuhan training, dan pengambilan keputusan mutasi manpower.
48 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3. TC Head Area Branch atau Site adalah seseorang yang bertugas melakukan supervisi dan bertanggung jawab atas Instruktur dan staff yang dipimpin di cabang atau site masing-masing. Dalam sistem TC Head bertugas melakukan approval jadwal training yang sudah dibuat oleh TEC di area cabang atau site nya masing-masing. Serta melakukan monitoring instruktur dan kebutuhan training atau bisnis berjalan 4. Training Execution Control (TEC) adalah karyawan yang bertugas mengatur jadwal training serta siapa instruktur yang mengajar di masing-masing Branch atau Site. Training Execution Control pada aplikasi usulan bertugas mengelola data jadwal training, user instruktur pada aplikasi usulan. Serta melakukan monitoring absent instruktur, untuk pengambilan keputusan apabila ada instruktur yang mengajukan absent, karena berkaitan dengan jadwal training. Kemudian apabila absent tersebut di acc maka akan diinput ke sistem. 5. Instruktur adalah karyawan yang bertugas mengajar training, membuat materi training, mengikuti program development, serta pekerjaan lainya yang menunjang kegiatan pelaksanaan training. Instruktur akan melihat jadwal training dan melaporkan kegiatan setiap ada Job Assignment yang telah dilakukan. Berikut merupakan deskripsi use case diagram usulan: Tabel 3.1 Use Case Login Use Case Name
Login
Actor
Admin, Instruktur, TEC, TC Head Area Branch atau Site, Manager
Description
Merupakan proses otentikasi ketika aktor ingin menggunakan aplikasi.
Pre-Condition
-
Scenario
1. Aktor mengakses aplikasi usulan. 2. Aktor memasukkan username dan password login.
Alternatif Scenario
Jika aktor salah memasukkan username atau password, maka aplikasi akan menampilkan pesan kesalahan username atau password.
49 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Post-Condition
Setelah proses login berhasil dilakukan, maka halaman aplikasi utama akan ditampilkan.
Tabel 3.2 Use Case Add Plan Target JA Hours Use Case Name
Add Plan Target JA Hours
Actor
Admin
Description
Admin menambah data target jumlah jam per bulan selama 1tahun untuk Area dan Site dan otomatis didapatkan jumlah jam masing-masing Job Assignment
Pre-Condition
Target jumlah jam per tahun target jumlah jam per tahun belum ada dalam database
Scenario
1. Admin klik Target JA Hours 2. Admin klik Add Plan Target JA Hours 3. Admin memilih sub menu TTA atau TTS 4. Admin mengisi jumlah target jam perbulan, lalu sistem otomatis membagi JI, JNI dan Development 5. Admin klik save
Alternatif Scenario Post-Condition
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka data akan tersimpan dan pada grafik mnitoring sudah dapat dilihat grafik untuk plan JI, JNI, dan Development. Tabel 3.3 Use Case Add Instructor
Use Case Name
Add Instructor
Actor
TEC atau Admin
Description
TEC atau Admin menambah data user baru atau instruktur yang belum ada dalam database
50 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Pre-Condition
Data instruktur atau user belum ada dalam database
Scenario
TEC menambah data instruktur serta membuat user dan password, untuk login ke web maupun android app serta mengisi data lengkap instruktur tersebut. TEC hanya bisa add level user. Sedangkan admin bisa menambah akun sampai level manager.
Alternatif Scenario
Jika aktor tidak mengisi semua data pada proses tambah instruktur, update, maka aplikasi akan menampilkan pesan agar melengkapi data terlebih dahulu
Post-Condition
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka sistem akan melakukan validasi dan perubahan data server akan disimpan oleh aplikasi. Tabel 3.4 Use Case Update Database
Use Case Name
Update Database
Actor
Admin
Description
Admin menambah atau mengedit atau menghapus database master
Pre-Condition Scenario
Database belum update 1. Admin klik menu update database 2. Admin klik insert dan memilih sub menu untuk table mana yang akan ditambahkan 3. Admin menginput data baru 4. Klik save
Alternatif Scenario
Klik View Database, sub menu table mana yang akan dilihat lalu muncul daftar database dan edit mana yang akan dirubah
Post-Condition
Jika data sudah benar dan proses use case dijalankan, maka data akan tersimpan dan pada grafik mnitoring sudah dapat dilihat grafik untuk plan JI, JNI, dan Development. Tabel 3.5 View Aktifitas Sistem
51 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Use Case Name
View Aktifitas Sistem
Actor
Admin
Description
Admin melihat aktifitas sistem
Pre-Condition
-
Scenario
1. Admin klik menu Access Admin 2. Admin klik View System Activity
Alternatif Scenario
Untuk dapat bisa melakukan proses ini, sebelumnya aktor harus melalui proses login.
Post-Condition
Data aktifitas sistem seluruh user dapat dilihat
Tabel 3.6 Use Case Add Training Schedule Use Case Name
Add Training Schedule
Actor
TEC
Description
TEC menginput plan training selama 1 tahun dan menambah training diluar schedule dan melaunching training 2 minggu sebelum traiing dijalankan
Pre-Condition
Untuk dapat bisa melakukan proses ini, sebelumnya aktor harus melalui proses login.
Scenario
1. TEC menginput plan training dan development selama 1 tahun 2. TEC
mengedit
training
apabila
jadwal
training
dan
development ada yang berubah 3. TEC menyimpan jadwal training. lalu launching training 2 minggu sebelum training berjalan untuk selanjutnya proses approval TC Head. Alternatif Scenario
TEC menambah jadwal training baru apabila terdapat training yang di luar plan
52 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Post-Condition
Jadwal training sudah terinput, dan selanjutnya akan dilaunching untuk proses approval TC Head untuk dieksekusi tiap bulanya
Tabel 3.7 Use Case Add Absent Instructor Use Case Name
Add Absent Instructor
Actor
TEC
Description
TEC masing-masing Branch atau Site menginput absent instuktur
Pre-Condition
Untuk dapat bisa melakukan proses ini, sebelumnya aktor harus melalui proses login.
Scenario
1. TEC klik menu absent instruktur 2. TEC pilih sub menu add absent instruktur 3. TEC mengisi data absent 4. klik save
Alternatif Scenario Post-Condition Tabel 3.8 Use Case Approval Training Schedule Use Case Name
Approval Training Schedule
Actor
TC Head Area HO atau Branch atau Site
Description
TC Head Area HO atau Branch atau Site melihat jadwal dalam Plan Training Schedule dan melakukan aprrove atau reject plan training tersebut.
Pre-Condition
Jadwal training tiap bulan belum masuk dalam android app atau belum launching
Scenario
TC Head 2 minggu sebelum bulan berjalan nya training melihat Plan Training Schedule kemudian melihat ketersediaan instruktur
53 http://digilib.mercubuana.ac.id/
dengan jadwal event masing-masing cabang. Menyesuaikan dengan kebutuhan training kedepan, dikaitkan dengan kompetensi instruktur yang mengajar dan ketersediaan instruktur. Kemudian akan dipilih approve atau reject. Alternatif Scenario
-
Post-Condition
Jadwal training untuk 2 minggu ke depan sudah masuk ke masing-masing instruktur
Tabel 3.9 Use Case monitoring JI,JNI,DEV dan Absent Use Case Name Actor
Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau Site
Description
Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau Site melihat grafik JI, JNI dan Development dan absent
Pre-Condition
-
Scenario
Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau Site klik menu monitoring graphic, lalu pilih monitoring by Instructor, by Area atau comparison absent. Pilih combo box atau filter sesuai data yang ingin di monitor lalu muncul grafiknya.
Alternatif Scenario
-
Post-Condition
Grafik data yang diinginkan akan terlihat Tabel 3.10 Use Case View Report
Use Case Name Actor
View Report Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau Site atau Instructor
54 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Description
Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau Site atau Instructor melihat report hystory Job Assignment
Pre-Condition
-
Scenario
Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau Sitem Instruktur klik menu View Report, Pilih menu Viiew All Report, JI, JNI, DEV, atau absent. Pilih combo box atau filter data yang ingin dilihat.. Setelah view data, data dapat di export ke file excel.
Alternatif Scenario
-
Post-Condition
Tabel 3.11 Use Case View Training Schedule
Use Case Name
View Training Schedule
Actor
Instruktur
Description
Instruktur melihat jadwal training
Pre-Condition
-
Scenario
Instruktur klik jadwal training pada android app kemudian akan muncul jadwal mengajar dan development yang akan datang
Alternatif Scenario
-
Post-Condition
Instruktur melakukan persiapan kegiatan training
Tabel 3.12 Use Case Create Report Job Assignment Use Case Name
Create Report Job Assignment
Actor
Instruktur
Description
Instruktur melaporkan training atau job assigment, atau aktifitas lain yang sudah terlaksana
55 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Pre-Condition
-
Scenario
1. Instruktur klik menu create report 2. Instruktur memilih jenis Job Assignment(JI atau JNI atau Dev) 3. Instruktur mengisi form 4. Instruktur klik save
Alternatif Scenario
Untuk kategori JI dan Dev, klik job done maka data akan otomatis terisi dalam form berikutnya. Dan input data pada field yang masih kosong.
Post-Condition
Report Job Assigment Instruktur sudah terecord Tabel 3.13 Use Case View History Job Assignment
Use Case Name
View History Job Assignment
Actor
Instruktur
Description
Instruktur melihat history Job Assignment sesuai bulan dan tahun yang di filter
Pre-Condition
-
Scenario
Instruktur klik menu history Job Assignment lalu muncul Job Assignment yang telah di lakukan oleh instruktur
Alternatif Scenario
-
3.6 Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk memodelkan perilaku objek dalam proses bisnis. Dalam banyak hal, diagram aktivitas dapat dipandang sebagai diagram aliran data yang dihubungkan dengan analisis termasuk notasi yang membahas pemodelan paralel, bersamaan dan proses keputusan yang kompleks (Alan Denis, 2012). Berikut ini adalah activity diagram pada aplikasi yang diusulkan:
56 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.6.1 Activity Diagram Login Activity Diagram Login menjelaskan proses Merupakan proses otentikasi ketika aktor ingin menggunakan aplikasi.
Gambar 3.6 Activity Diagram Login 3.6.2 Activity Diagram Add Plan Target JA Hours Activity Diagram Add Plan Target JA Hours menjelaskan proses admin menambah data target jumlah jam per bulan selama 1tahun untuk Area dan Site dan otomatis didapatkan jumlah jam masing-masing Job Assignment
57 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3.7 Activity Diagram Add Plan Target JA Hours
58 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.6.3 Activity Diagram Add Instructor
Gambar 3.8 Activity Diagram Add Instructor 3.6.4 Activity Diagram Update Database Activity Diagram Diagram Update Database menjelaskan proses admin menambah atau mengedit atau menghapus database master.
59 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3.9 Activity Diagram Update Database 3.6.5 Activity Diagram View Aktifitas Sistem Activity Diagram View Aktifitas Sistem menjelaskan proses Admin melihat aktifitas sistem.
Gambar 3.10 Activity Diagram View Aktifitas Sistem
60 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.6.6 Activity Diagram Add Training Schedule Activity Diagram Add Training Schedule menjelaskan proses TEC menginput plan training selama 1 tahun dan menambah training diluar schedule.
Gambar 3.11 Activity Diagram Add Training Schedule
61 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.6.7 Activity Diagram Add Absent Instructor Activity Diagram Add Absent Instructor menjelaskan proses TEC input data ketika instruktur tidak masuk kantor atau absent dan mengisi alasan mengapa instruktur tersebut absent beserta tanggal absent nya.
Gambar 3.12 Activity Diagram Add Absent Instructor
62 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.6.8 Activity Diagram Approval Training Schedule Activity Diagram Approval Training Schedule menjelaskan proses TC Head Area HO atau Branch atau Site melihat jadwal yang sudah di launching oleh TEC dalam menu need approval dan melakukan aprrove atau reject jadwal training tersebut.
Gambar 3.13 Activity Diagram Approval Training Schedule
3.6.9 Activity Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent Activity Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent menjelaskan proses Manager atau TEC atau
63 http://digilib.mercubuana.ac.id/
TC Head Area HO atau Branch atau Site melihat grafik JI, JNI dan Development dan absent.
Gambar 3.14 Activity Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent 3.6.10 Activity Diagram View Report Activity Diagram View Report menjelaskan proses Manager atau TEC atau TC Head Area HO atau Branch atau Site atau Instructor melihat report hystory Job Assignment
Gambar 3.15 Activity Diagram View Report
64 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.6.11 Activity Diagram View Training Schedule Activity Diagram View Training Schedule menjelaskan proses Instruktur melihat jadwal training pada aplikasi android.
Gambar 3.16 Activity Diagram View Training Schedule
65 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.6.12 Activity Diagram Create Report Job Assignment Activity Diagram Create Report Job Assignment menjelaskan proses Instruktur melaporkan training atau job assigment, atau aktifitas lain yang sudah terlaksana.
Gambar 3.17 Activity Diagram Create Report Job Assignment 3.6.13 Activity Diagram View History Job Assignment Activity Diagram View History Job Assignment menjelaskan proses Instruktur melihat history Job Assignment sesuai bulan dan tahun yang di filter.
66 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Gambar 3.18 Activity Diagram View History Job Assignment 3.7 Sequence Diagram Menurut Alan Dennis, Sequence diagram merupakan model dinamis yang mendukung dynamic view untuk pengembangan sistem. Sequence diagram menunjukan urutan yang eksplisit yang dilewati antar objek dalam suatu interaksi yang didefinisikan. Sequence diagram menggambarkan objek-objek yang berperan serta dalam use case dan pesanpesan yang dilewati oleh objek dari waktu ke waktu untuk sebuah use case. 3.7.1 Sequence Diagram Login sd Login Halaman Login
otentikasi : user_instruktur
user : user_instruktur
User input user name & password() klik Login()
periksa Login() user or passwors wrong() periksa otentikasi()
query Login() get data Login()
Halaman home()
data Login sesuai()
Gambar 3.19 Sequence Diagram Login
67 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Login()
3.7.2 Sequence Diagram Add Plan Target JA Hours sd Add Target JA Hours Target JA Hours Menu
Admin
Add JA Hours Page
Plan Hours : Chart
New Plan Hours : Chart
Pilih menu add JA Hours()
Input JA Hours Data() press button save() query check data()
Pesan data plan JA Hours sudah ada()
Tambah plan JA Hours() Data tersimpan()
Gagal Input JA Hours()
data plan sudah ada()
Gambar 3.20 Sequence Diagram Add Plan Target JA Hours
3.7.3 Sequence Diagram Add Instructor sd Add Instructor Menu Instructor TEC/Admin
add Instructor Page
instructor : user
new instructor : user
pilih menu add instructor()
Input Instructor Data() klik save() query check data instructor() save data instruktur()
gagal Input() data instructor sudah ada() pesan data instructor sudah ada()
Gambar 3.21 Sequence Diagram Add Instructor
68 http://digilib.mercubuana.ac.id/
data tersimpan()
3.7.4 Sequence Diagram Update Database sd Update database Menu
Update Database Page
: masterdata
Admin pilih insert database() pilih detail database()
input database baru() klik save()
add new database() data tersimpan() newdatabase()
menampilkan overview data()
Gambar 3.22 Sequence Diagram Update Database 3.7.5 Sequence Diagram View Aktifitas Sistem sd View Aktifitas Sistem Access Admin
user : Aktifitas_sistem
: aktifitas_sistem
Admin pilih view aktifitas web() getDataUser() getDatetime()
showActivitySystem()
ActivitySystem()
getActivitySystem() ActivitySystem()
Gambar 3.23 Sequence Diagram View Aktifitas Sistem
69 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.7.6 Sequence Diagram Add Training Schedule sd Add Training
TEC
Training Schedule Menu
Training Page
Control : Training Schedule
New Training Schedule : Training Schedule
pilih menu add training schedule()
Input Training Data() klik save()
Cek PIC & jadwal() Simpan jadwal()
Jadwal Training tersimpan()
jadwal sudah ada()
pesan jadwal sudah ada()
Gambar 3.24 Sequence Diagram Add Training Schedule
3.7.7 Sequence Diagram Add Absent Instructor sd Add Absent Menu TEC
Absent Instructor Page
: user_instruktur
Absent : absensi
Pilih add absent instructor()
input NRP instructor() get name instructor() input data absent() klik save() save data absent() data absent tersimpan() data absent()
menampilkan data absent()
Gambar 3.25 Sequence Diagram Add Absent Instructor
70 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.7.8 Sequence Diagram Approval Training Schedule sd Approv al Training Training Schedule Menu
TC Head
Approval Page
Approval : Training Schedule
Status approved : Training Schedule
pilih need approval() Checklist Jadwal Training()
klik approve() create flag 1()
menampilkan training approved()
Set Approved Status() Data training approved()
Data training approved()
klik reject()
create flag 0() Set reject status()
menampilkan training reject()
Data training reject()
Data training reject()
Gambar 3.26 Sequence Diagram Approval Training Schedule
3.7.9 Sequence Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent sd Monitoring
TEC/TC Head/Manager
Menu Monitoring graphic
Monitoring Page
Figure : Chart
a Chart : Chart
Pilih menu Monitring / Comparison Absent() selectCombobox() highlights(graphics) setColor() drawRect() drawString()
Gambar 3.27 Sequence Diagram Monitoring JI,JNI,DEV dan Absent
71 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.7.10 Sequence Diagram View Report sd View Report Menu
History JA Page
job_assignment :training_schedule
User
pilih View Report()
selectCombobox() getDataJobAssignment() menampilkanDataJobAssignment()
DataJobAssignment()
Gambar 3.28 Diagram View Report 3.7.11 Sequence Diagram View Training Schedule sd View Training Schedule Menu Instruktur
Training Schedule Page
:Training_Schedule
pilih View Training Schedule()
select tab() getDataTraining_Schedule()
menampilkanDataTraining_Schedule()
DataTraining_Schedule()
Gambar 3.29 Sequence Diagram View Training Schedule
72 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.7.12 Sequence Diagram Create Report Job Assignment sd Add Report Menu
Report Page
:training_schedule
actualtraining :training_schedule
job_assignment : training_schedule
Instruktur pilih menu create report() Create Report JI/Dev() showTrainingSchedule() klikJobDone() getDataTrainingSchedule() CreateFlag 1() SaveDataJobAssignment() Data tersimpan() Create Report JNI() Input Data JNI() klik save()
save data()
Tambah Report() Data tersimpan() Gagal Input Report()
pesan gagal input()
Gambar 3.30 Sequence Diagram Create Report Job Assignment 3.7.13 Sequence Diagram View History Job Assignment sd View History Job Menu
History JA Page
job_assignment :training_schedule
User
pilih View Report()
selectCombobox() getDataJobAssignment() menampilkanDataJobAssignment()
DataJobAssignment()
Gambar 3.31 Sequence Diagram View History Job Assignment
73 http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.8 Class Diagram Usulan Class Diagram menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk manipulasi keadaan tersebut (metode atau fungsi). Berikut usulan rancangan class diagram:
1 0..* 1..*
1 1..*
1 1 1..* 0..*
1
1 0..*
0..* 1 1..* 1 1..*
0..* 0..*
0..*
1 1..* 1..*
1
1
1..* 1
1
Gambar 3.32 Class Diagram Usulan 3.9 Rancangan Struktur Basis Data Berikut perancangan struktur tabel database untuk sistem Monitoring Instructor Utilization and Development secara usulan: 1. Tabel aktifitas_sistem Nama tabel: aktifitas_sistem Primary Key: id_ aktifitas_sistem
74 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Foreign Key: id_ user_instruktur Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.14 Database Aktifitas web No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_ aktifitas_sistem
Int
10
Primary Key, Auto Increments
2.
id_ user_instruktur
varchar
30
Foreign Key
3.
Aktifitas
varchar
30
4.
Tanggal
datetime
2. Tabel instruktur Nama tabel: user_instruktur Primary Key: id_ user_instruktur Foreign Key: id_lokasi Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.15 Database user_instruktur No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_ user_instruktur
Int
6
2.
Nrp
varchar
10
3.
Password
varchar
20
4.
Level
varchar
10
5.
nama_instruktur
varchar
50
6.
Job
varchar
25
7.
Position
varchar
25
8.
id_lokasi
Int
6
9.
Initial
varchar
5
10.
Email
varchar
30
11.
kompetensi
varchar
150
3. Tabel lokasi Nama tabel: lokasi Primary Key: id_lokasi Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
75 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Primary Key, Auto Increments
Foreign Key
Tabel 3.16 Database lokasi No.
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1.
id_lokasi
Int
6
Primary Key, Auto Increments
2.
Ttatts
varchar
3
TTA atau TTS
3.
Area
varchar
10
4.
Cabang
varchar
20
4. Tabel training_schedule Nama tabel: training_schedule Primary Key: id_training_schedule Foreign Key: id_activity, id_description, id_unit, id_somp Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.17 Database training_schedule No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_training_schedule
Int
10
Primary Key
2.
launchingapproval
Int
1
0=plan 1=launching approval
3.
id_activity
Int
6
Foreign Key
4.
id_description
Int
6
Foreign Key
5.
id_unit
Int
6
Foreign Key
6.
id_somp
Int
6
Foreign Key
7.
id_user_instruktur
Int
6
Foreign Key
8.
periode_start
date
9.
periode_end
date
10.
Day
Int
3
11.
Hours
Int
3
12.
venue
varchar
30
13.
id_vendor
Int
10
14.
participant
Int
5
15.
statusapproved
Int
1
0=reject 1=approved
16.
actualtraining
Int
1
0=tidak terlaksana 1=terlaksana
17.
Remark
varchar
150
Alasan tidak terlaksana
76 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Foreign Key
5. Tabel modul_somp Nama tabel: modul_somp Primary Key: id_somp Foreign Key: id_unit Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.18 Database modul_somp No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_somp
Int
6
Primary Key
2.
id_unit
Int
6
Foreign Key
3.
modul_somp
varchar
60
6. Tabel absensi Nama tabel: absensi Primary Key: id_absensi Foreign Key: id_ user_instruktur, id_activity, id_description Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3. 19 Database absensi No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_absensi
Int
10
Primary Key
2.
id_ user_instruktur
Int
6
Foreign Key
3.
id_description
Int
6
Foreign Key
4.
periode_start
date
5.
periode_end
date
6.
sum_of_day
int
3
7.
remark
varchar
30
8.
year
date
7. Tabel chart Nama tabel: chart Primary Key: id_chart Foreign Key: id_training_schedule, id_lokasi Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
77 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Tabel 3.20 Database chart No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_chart
Int
6
Primary Key
2.
id_training_schedule Int
6
Foreign Key
3.
plan_target
Int
10
4.
id_lokasi
Int
6
5.
month
date
6.
year
date
Foreign Key
8. Tabel unit Nama tabel: unit Primary Key: id_unit Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3. 21 Database unit No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_unit
Int
6
2.
unit
varchar
20
3
machine
varchar
10
Primary Key
9. Tabel vendor Nama tabel: vendor Primary Key: id_vendor Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.22 Database vendor No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_vendor
Int
10
2.
Vendor
varchar
60
10. Tabel activity Nama tabel: activity Primary Key: id_activity Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini:
78 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Primary Key
Tabel 3.23 Database activity No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_activity
int
6
2.
Activity
varchar
50
3.
category_code
varchar
3
Primary Key
JI, JNI, DEV
11. Tabel description Nama tabel: description Primary Key: id_description Foreign Key: id_activity Detailnya dapat di lihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.24 Database description No. Nama Field
Tipe Data
Panjang Keterangan
1.
id_description
Int
6
2.
Description
varchar
60
3.
id_activity
Int
6
79 http://digilib.mercubuana.ac.id/
Primary Key
Foreign Key
3.10 Deployment Diagram deployment Deployment Model
«device» Web Serv er <
> Home Computer
«device» Brow ser Client «Artifact» Web Browser
<> HTTP / Internet
«website» MIUD
PHP, JAVASCRIPT, HTML
«DBMS» MySQL API
«Android application» MIUD.apk <<Mobile device>>
«compiled classes» classes.dex
«compiled resources» resources.arsc <<deploy>> «uncompiled resourc... res
«executionEnvironment» Android
«deployment spec» AndroidManifest.xml
Gambar 3.33 Deployment Dia
80 http://digilib.mercubuana.ac.id/
<> Internet