BAB III ANALIS IS DAN PERANCANGAN
3.1
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan 3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan Best Global Ekspress yang terletak di Jalan Pluit M as Blok L no 1, Pluit, Jakarta Utara didirikan pada tanggal 25 M aret 2004 oleh Bapak Andi Tjandra dan Bapak Gunawan Kurniadi. Pada awalnya Bapak Andi Tjandra memiliki usaha kargo yang sudah ditekuni selama lebih dari 10 tahun, sedangkan Bapak Gunawan Kurniadi memiliki usaha valas atau money charger yang terletak di Juanda, Jakarta Pusat bernama Best Money Changer yang sudah digelutinya selama lebih dari 8 tahun. Pada suatu kesempatan Bapak Gunawan Kurniadi dan Bapak Andi Tjandra bertemu dan mencoba untuk bekerjasama dibidang yang dapat menggabungkan kedua usaha yang mereka geluti yaitu kargo dan money charger. Tercetuslah ide untuk membuka usaha ekspedisi atau pengiriman barang antar negara. Kurang lebih 2 – 3 bulan kemudian rencana tersebut akhirnya terwujud dengan dibukanya sebuah kantor didaerah Pluit yang sampai sekarang masih beroperasi disana. Dengan usaha awal yang cukup berat Bapak Gunawan Kurniadi dan Bapak Andi Tjandra berusaha untuk menjangkau pasar seluas mungkin dengan memuaskan pelanggan yang memakai jasa Best Global Ekspress. Barang yang dikirim juga beraneka ragam baik berat maupun ukuran barang nya.
33 Dalam melakukan pengiriman barang Best Global Ekspress menjalin kerjasama dengan ekspedisi lokal di beberapa negara seperti di M alaysia, Thailand, Singapura, Korea, Jepang, dll. Khusus di Guangzhou, China Best Global Ekspress membuka cabang sendiri karena peluang pasar disana masih sangat besar dan menguntungkan jika dibandingkan dengan negaranegara lain. Selain itu Bapak Gunawan Kurniadi memiliki sanak saudara yang dapat membantu menjalankan dan mengawasi kegiatan ekspedisi disana. Jika di Indonesia perusahaan ini lebih dikenal dengan nama Best Global Ekspress maka di Guangzhou, China lebih dikenal dengan nama Nanyang Ekspedition. 3.1.2 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Best Global Ekspress Sumber : Wawancara dengan pemilik (2009)
34 3.1.3 Job Description Tugas dan kewajiban dari setiap pekerja Best Global Ekspress adalah sebagai berikut : 1. Direktur a. Bertanggung jawab penuh atas jalannya kegiatan perusahaan. b. Bertanggung jawab atas maju mundurnya perusahaan. c. M enyetujui usulan strategi pemasaran. d. M embuat rencana kerja dan menyusun kebijakan yang menyangkut keberlangsungan perusahaan. e. M emberikan pengarahan umum dan penetapan wewenang bagi setiap karyawan dalam perusahaannya. f. Bertanggung jawab dalam perekrutan dan pemecatan karyawan. g. Pengambil keputusan dalam hal-hal penting yang menyangkut perusahaan. h. M engadakan evaluasi kegiatan perusahaan dan melakukan perbaikan jika dibutuhkan. 2. Staf Operasional a. M elakukan pengawasan terhadap kegiatan operasional di perusahaan sehari-hari b. M emberikan laporan kepada pemilik tentang kegiatan operasional dan pencapaian perusahaan. c. M endata
barang-barang
yang
sudah
dibongkar
selanjutnya dikirim ke pelanggan yang dimaksud.
muat
untuk
35 3. Staff Keuangan a. M engatur arus keluar-masuknya uang dalam perusahaan, meliputi: -
Penerimaan uang dari pengguna jasa perusahaan.
-
Pembayaran keperluan yang menyangkut kebutuhan operasional perusahaan (pembuatan bon, stempel, pencetakan brosur, serta pembayaran lainnya).
-
Pembayaran gaji karyawan.
b. M enyusun dan menganalisis laporan keuangan secara berkala. c. M emberikan laporan kepada direktur menyangkut keadaan keuangan perusahaan. 4. Staff Pemasaran a. M elayani pelanggan yang ingin menggunakan jasa pengiriman barang. b. Bertanggungjawab atas kegiatan promosi yang dilakukan, seperti: penyebaran brosur. c. M emberikan laporan pemasaran kepada direktur. d. M enciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan. e. M emberitahu pelanggan bahwa barang yang dikirim sudah sampai. 5. Kurir Kurir bertugas untuk membantu kinerja dari masing-masing divisi diantaranya : a. Kurir Bagian Keuangan -
M engantar bon pembayaran dan menerima uang pembayaran dari pelanggan langsung (berupa cek).
36 b. Kurir Bagian Operasional -
M embantu dalam bongkar muat kontainer.
-
M embantu mengirimkan barang ke pelanggan.
c. Kurir Bagian Pemasaran -
M embantu staf pemasaran dalam pemasaran seperti dalam penyebaran brosur
3.1.4 Sistem Pengiriman Barang Pada Best Global Ekspress Saat mendapat pesanan untuk pengiriman barang dari suatu negara ke negara lain maka Best Global Ekspress akan mengikuti alur proses pengiriman barang berikut ini :
Gambar 3.2 Proses Pengiriman Barang Pada Best Global Ekspress
Jika ada seorang pelanggan ingin mengirimkan barangnya maka barang tersebut akan dibawa dari toko ke gudang tempat perusahaan ini menjalin kerjasama, khusus di Guangzhou, China maka akan dikirim langsung ke gudang Nanyang Ekspedisi . Jika barang sudah sampai di gudang maka akan dihitung terlebih dahulu apakah barang tersebut dimasukkan kedalam kontainer yang 20 feet atau 40 feet.
Semua itu dipertimbangkan berdasarkan jumlah barang yang
dimasukkan juga ditentukan penghitungan barang berdasarkan berat atau
37 berdasarkan kubikasi. Jika barang yang akan dikirim perhitungan biaya berdasarkan berat lebih besar dibandingkan dengan perhitungan biaya berdasarkan kubikasi maka digunakan perhitungan biaya berdasarkan berat untuk menghitung biaya total, tetapi jika barang yang akan dikirim perhitungan biaya berdasarkan kubikasi lebih besar dibandingkan dengan perhitungan biaya berdasarkan berat maka digunakan perhitungan biaya berdasarkan kubikasi untuk menghitung biaya total. Sebelum mengirimkan barang maka perusahaan
yang menjalin
kerjasama akan mengirimkan surat jalan ke Best Global Ekspress (melalui faximile). Setelah memperkirakan biaya total, kurir-kurir akan memasukkan barang kedalam kontainer dan menunggu sampai kontainer terisi penuh baru kontainer dapat jalan ke negara tujuan. Sesampainya di Jakarta melalui pelabuhan Tanjung Priok maka staf pemasaran akan menelepon pelanggan dan memberitahukan bahwa barang yang dikirim sudah sampai di Tanjung Priok dan tinggal menunggu proses bongkar muat. Lalu kontainer tersebut akan dibawa ke gudang Best Global Ekspress dan dilakukan bongkar muat barang serta mendata barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan setelah selesai barulah barang siap dikirim. 3.1.5 Masalah yang Dihadapi Perusahaan M asalah yang sedang dihadapi Best Global Ekspress adalah pada proses pemuatan barang kedalam kontainer ataupun kedalam truk harus melakukan penghitungan manual jumlah berat keseluruhan barang yang akan dikirim dengan
kapasitas
maksimal berat
kontainer
dan
juga melakukan
38 penghitungan manual volume keseluruhan barang yang akan dikirim dengan kapasitas maksimal volume kontainer. Banyaknya barang yang tidak dapat masuk kedalam satu kontainer juga merupakan masalah yang sulit dipecahkan. Sehingga perusahaan harus menambah kontainer dan membayar sewa kontainer tambahan belum lagi menunggu kontainer tersebut penuh sebelum bisa dikirim dan berdampak kepada ketidakpuasan pelanggan karena waktu yang dibutuhkan semakin lama. Selain itu, masih banyak ruang kosong yang masih tersisa dalam pengisian barang kedalam kontainer. Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah perangkat lunak komputer yang dapat menghitung total berat dan volume barang dan dapat memberikan posisi barang yang tepat untuk diletakkan didalam kontainer. Sehingga dengan adanya program tersebut dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perusahaan juga untuk menghindari human error atau kesalahan manusia baik pada penghitungan maupun pada proses bongkar muat barang.
3.2
Perancangan Program 3.2.1
Identifikasi Masalah Dari permasalahan yang sudah disebutkan diatas maka dirancang program aplikasi untuk menerima input dari user berupa : • Panjang, lebar, tinggi dan berat kontainer. • Panjang, lebar, tinggi dan berat barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer.
39 • Jumlah barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer. Dengan input tersebut maka akan dihasilkan sebuah gambar tiga dimensi yang dapat diputar juga dapat diperbesar dan diperkecil. 3.2.2
Unified Modeling Language (UML) Pada program pengisian barang kedalam kontainer ini, digunakan konsep Object Oriented Programming untuk mengembangkannya oleh karena itu dipilih Unified Modeling Language (UML) untuk merancang arsitektur program. UML yang digunakan meliputi : • Use Case Diagram
Gambar 3.3 U se Case Diagram Seperti yang terlihat dari gambar diatas, jelas bahwa user dapat memasukkan data kontainer maupun barang juga dapat menghapus,
40 menyimpan data kontainer maupun barang. Selain itu data kontainer dapat diubah, juga dapat melihat hasilnya dalam bentuk tiga dimensi. Pada data kontainer yang dimasukkan oleh user adalah jenis kontainer yang akan digunakan untuk menampung barang, panjang kontainer, lebar kontainer, tinggi kontainer, toleransi kontainer dan berat kontainer. Pada data barang yang dapat dimasukkan oleh user adalah nama barang, panjang barang, lebar barang, tinggi barang, berat barang dan jumlah barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer. • Sequence Diagram
Gambar 3.4 Sequence Diagram
41 • Activity Diagram
Gambar 3.5 Activity Diagram
42 3.2.3
Flowchart
Gambar 3.6 Flowchart Input
43
Gambar 3.7 Flowchart Putar Barang
Gambar 3.8 Flowchart Buat Layer Depth Baru
Gambar 3.9 Flowchart Masukkan Barang ke Kontainer
44
Gambar 3.10 Flowchart S impan Posisi Barang
3.2.4
Perancangan Layar
Gambar 3.11 Rancangan Layar “Menu Utama”
Pada Rancangan Layar Utama dibagi menjadi lima bagian yang diantaranya :
45 1. Informasi Kontainer Pada bagian ini terdapat beberapa tombol yang dibuat untuk memudahkan dan meningkatkan kinerja user, tombol tersebut memiliki fungsi masing-masing, yaitu : •
Data Baru User dapat memasukkan data baru yang gunanya untuk dapat menggunakan data kontainer yang sama berulang-ulang, karena kontainer yang ada pada Best Global Ekspress hanya memiliki 2 jenis yaitu 20 feet dan 40 feet sehingga setiap kali menggunakan program ini user tidak harus memasukkan kembali panjang, lebar, tinggi, toleransi dan berat kontainer.
•
Hapus Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data kontainer baik pada jenis, panjang, lebar, tinggi, toleransi maupun berat pada kontainer.
•
Simpan Setelah data baru dibentuk, data tersebut disimpan kembali ke file menggunakan tombol Simpan. Tombol ini akan menyala bila tombol Data Baru diklik.
•
Batal Jika ingin pada saat memasukkan data baru dan user ingin membatalkannya dapat menggunakan tombol Batal. Tombol ini akan menyala bila tombol Data Baru diklik.
46 •
Ubah Tombol ini digunakan untuk mengubah data lama menjadi data baru.
•
Reset Jika tombol Ubah diklik maka tombol Reset dapat digunakan, sebaliknya jika tombol Ubah tidak diklik maka tombol Reset tidak dapat digunakan, fungsinya untuk mengganti seluruh data pada kontainer.
•
Ok Setelah tombol Ubah atau tombol Reset digunakan maka selanjutnya menggunakan tombol Ok yang fungsinya untuk mengubah data lama menjadi data baru dan memasukkan nya kedalam file.
•
Keluar Jikalau user sudah selesai menggunakan program maka dapat menggunakan tombol ini untuk keluar dari program.
2. Hasil Sesuai dengan namanya pada bagian ini berisi seluruh informasi data kontainer yang berguna untuk memudahkan user melihat lebih detail tentang kontainer yang digunakan seperti : •
Panjang Kontainer
•
Lebar Kontainer
•
Tinggi Kontainer
47 •
Toleransi Kontainer Adalah kapasitas maksimum yang diinginkan pada kontainer.
•
Volume Kontainer Adalah volume maksimum yang dapat ditampung pada satu kontainer.
•
Volume Ruang Tersedia M erupakan Volume kontainer yang tersisa. Didapat dari (Panjng Kontainer x Lebar Kontainer x Tinggi Kontainer) – (Panjang Barang x Lebar Barang x Tinggi Barang).
•
Berat Kontainer Adalah berat maksimum yang dapat ditampung dalam satu kontainer.
•
Berat Kontainer Tersedia. M erupakan berat kontainer yang tersisa. Didapat dari Berat Kontainer – (Berat Barang x Banyak Barang).
3. Barang Pada bagian ini terdapat dua tombol yaitu : • Tambah Fungsi tombol Tambah adalah untuk menambah data barang yang telah dimasukkan user. 4. Daftar Barang
48 Berisi semua data barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer. Pada bagian bawah Daftar Barang terdapat beberapa tombol yang memiliki fungsi sebagai berikut : • Hitung Jika sudah selesai menambahkan barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer gunakan tombol Hitung untuk menghitung barang mana yang dapat masuk kedalam kontainer dan barang mana yang tidak dapat masuk kedalam kontainer. Dapat juga dilihat posisi barang dalam kontainer tersebut dalam x,y,z. • Output Digunakan untuk menampilkan gambar tiga dimensi untuk melihat
lebih
jelas
gambaran
peletakkan
barang
yang
sesungguhnya. Tombol ini akan mati jika tombol Hitung tidak diklik terlebih dahulu. • Hapus Semua Digunakan untuk menghapus semua data barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer. Penulis membuat tombol ini untuk memudahkan user bila ingin melakukan optimasi barang kedalam kontainer dengan menggunakan kontainer yang berbeda. • Hapus Digunakan untuk menghapus data barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer. Berbeda dari tombol Hapus Semua, tombol Hapus hanya menghapus satu bagian data saja tidak semua data.
49 Tombol ini dibuat untuk menghapus data yang diakibatkan kesalahan proses input oleh user. 5. Perhitungan Pada bagian ini berisi data barang yang akan dimasukkan kedalam kontainer dengan format sebagai berikut : 1 [50, 40, 30] 80 60 70 yes/no Keterangan : 1
:
Nomor Urut Barang.
[50, 40, 30] :
[panjang barang, lebar barang, tinggi barang]
80 60 70
:
Posisi barang pada kontainer.
yes
:
Barang berada didalam kontainer.
no
:
Barang tidak berada didalam kontainer.
6. Output M erupakan gambar tiga dimensi pemuatan barang dalam kontainer. Dimana hasil tampilan tiga dimensi tersebut dapat digerakkan dengan bantuan diperkecil.
mouse,
ke segala arah dan dapat diperbesar ataupun
