28
BAB III ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN
3.1.
Sejarah dan Struktur PT. XXX PT.XXX industri Penyediaan alat – alat kantor didirikan pada tahun 1983
- sekarang. Didirikan oleh Bpk Toto Mardianto, Drs yang sebelumnya hanya staff karyawan kantor biasa dan ingin nantinya saat pensiun mempunyai usaha sendiri untuk menambah penghasilan. Ini adalah salah satu perusahaan terkemuka yang awalnya hanya perusahaan kecil dimana modal awal diperoleh bapak Toto dari uang hasil pensiun dan tabungan. PT.XXX adalah: komitmen yang berkelanjutan di berorientasi kepuasan layanan pelanggan kemampuan tinggi tingkat adaptasi dalam mencapai kepuasan pelanggan, kualitas tinggi, harga terjangkau dan pelayanan terbaik. Terbukti dari pelanggan PT.XXX yang semulanya hanya beberapa perusahaan di jakarta dan sekitarnya, kini berkembang ke beberapa negara tetangga seperti Malaysia, Singapore dan Brunai darussalam. Visi Terdepan dalam Penyediaan alat – alat kantor berkualitas tinggi Misi Adapun misi dari PT. XXX adalah : Make a Good service and Quality Membuat pelayanan dan kualitas yang baik bagi pelanggan PT.XXX yang semulanya hanya menyediakan alat – alat kantor seperti meja, kursi dan lemari yang berkualitas, kini berkembang ke alat – alat kantor elektronik seperti komputer, printer, mesin fotokopi dan lain – lain.
28
29
BAGAN 3.1 Bagan Struktur Organisasi PT XXX Keterangan tugas masing – masing bagian : ∗
Officer settlement : bagian yang membuat laporan - laporan piutang.
∗
Officer dok SPM (Super Market) : bagian yang menyiapkan dokumen – dokumen ekspor dipelabuhan
∗
Officer dok Lokal : bagian yang menyiapkan dokumen – dokumen lokal
∗
Group leader finance : bagian yang memantau kegiatan settlement dan mengelola web
∗
Manager finance : bagian yang menaungi semua kegiatan finance
Dan user hanya akan berhubungan dengan group leader finance jika ada sesuatu yang berhubungan dengan hutang piutang.
30
3.2
Perancangan Sistem berorientasi Objek dengan UML Divisi Finance di lingkungan PT. XXX dalam melakukan administrasinya
lebih terfokus pada sistem pencatatan uang masuk atau uang keluar. Untuk saat ini pengkontrolan pencatatan tersebut masih belum maksimal sehingga perlu mendapat perhatian penuh. Dalam bahasan ini di gambarkan dengan menggunakan diagram use-case dan diagram aktifitas yang terjadi untuk administrasi data Outstanding Piutang
yang meliputi
pencatatan Invoice
pelanggan. Dalam perancangan Sistem Informasi Outstanding piutang PT. XXX ini berdasarkan batasan yang diambil oleh penulis maka dapat diidentifikasi aktoraktor yang terlibat di dalamnya yaitu: 1. Pelanggan, yang berperan sebagai penerima output dan pemberi input dan di dalam model rancangan yang diusulkan pelangan berinteraksi langsung dengan sistem melalui intranet. 2. Staff Finance, yang merupakan sebagai user dalam untuk mengelola data piutang outstanding. 3. Manager Finance, berperan sebagai pemakai sistem untuk keperluan analisa setiap kebijakan yang berhubungan dengan piutang pelangan.
3.2.1
Use-case Bisnis Sistem Yang Berjalan Diagram use-case yang terlihat pada Gambar 3.1 merupakan model yang
ditinjau dari sisi penerima output atau pemberi input yaitu pelangan PT. XXX yang disebut sebagai Aktor, kegiatan yang dilakukan oleh aktor ini (yang disebut dengan Use-Case) terdiri dari:
31
•
Use-Case Pelangan mengajukan order pesanan yaitu memberikan data pesanan order barang kepada Bagian finance
•
Use-Case Pelangan Menerima bukti tagihan dari finance.
•
Use-Case Pelangan Melakukan pembayaran ke finance.
Melakukan order
Pelanggan
Menerima invoice
Melakukan pembayaran
GAMBAR 3.1 Use-Case Bisnis SI Outstanding Piutang Yang Berjalan
3.2.2 Diagram Aktifitas Mengajukan Order Pesanan Untuk mengajukan order pesanan, terlebih dahulu pelangan melakukan pemesanan awal barang kepada staff finance, setelah itu staff finance akan melakukan cek ketersediaan barang di gudang jika tersedia maka akan di buatkan document mencatat pesanan order jika tidak tersedia akan melakukan konfirmasi ke pelanggan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.2.
32
PELANGGAN
FINANCE
Order pesanan
cek order
Konfirmasi ke pelanggan Tdk tersedia
Tersedia
Catat order
GAMBAR 3. 2 Diagram Aktifitas Order Sistem Berjalan
3.2.3 Diagram Aktifitas Pelanggan Menerima Invoice (Tagihan) Dalam aktifitas pelangan menerima tagihan ini, Staff Finance melihat kedalam sistem ERP mengenai status piutang pelangan, setelah tahu status piutang maka staff finance melakukan pencetakan dan pengiriman invoice kepada pelangan. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.3
33
FINANCE
PELANGGAN
Lihat piutang
Terima piutang
Cetak piutang
Kirim piutang
GAMBAR 3. 3 Diagram Aktifitas Pelangan Menerima Invoice Yang Berjalan
3.2.4. Diagram Aktivitas Pelanggan Melakukan Pembayaran Dalam aktivitas pelangan melakukan pembayaran, setelah pelangan menerima pemberitahuan piutang usaha maka pelangan melakukan pembayaran melalui bank. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4
34
PELANGGAN
BANK
Lihat piutang Terima pembayaran
Melakukan pembayaran
GAMBAR 3.4 Diagram Aktifitas Pembayaran Invoice yang berjalan
3.3
Analisa sistem yang diusulkan Berdasarkan analisa sistem yang berjalan ada beberapa kelemahan yaitu : •
Pelanggan tidak mengetahui kapan piutangnya akan jatuh tempo karena harus menunggu informasi dari perusahaan.
•
Pihak perusahaan mengalami kesulitan didalam memonitoring pelanggan yang jatuh tempo secara cepat dan tepat.
•
Pihak perusahaan membutuhkan banyak biaya dalam pengelolaan piutang.
35
3.3.1 Sistem use case yang diusulkan Dalam sistem yang diusulkan ini finance dan pelanggan dapat berinteraksi langsung dengan sistem. Disini finance bisa mengelola data piutang dan data pelanggan dan pelanggan dapat melihat piutangnya. Aktifitas ini dapat dilihat pada Gambar 3.5
Login
Kelola data piutang
Staff finance
include
Kelola data pelanggan
Pelanggan
Verifikasi data
Lihat data piutang
GAMBAR 3.5 Sistem use case yang diusulkan Berikut skenario dari use case Gambar 3.5 diatas : Tabel 3.1 Skenario usa case finance kelola data pelanggan Nama use case
Kelola data pelanggan
Aktor
Finance
Deskripsi
Admin dapat menikmati fasilitas dalam
36
aplikasi Fungsi utama
Mengelola data pelanggan
Tabel 3.2 Skenario usa case finance kelola data piutang Nama use case
Kelola data piutang
Aktor
Finance
Deskripsi
Admin dapat menikmati fasilitas dalam aplikasi
Fungsi utama
Mengelola data piutang
Tabel 3.3 Skenario usa case pelanggan verifikasi akun data Nama use case
Verifikasi akun data
Aktor
Pelanggan
Deskripsi
Pelanggan dapat melihat data piutang
Fungsi utama
kecocokan data verifikasi
Tabel 3.4 Skenario usa case pelanggan lihat data piutang Nama use case
Lihat data piutang
Aktor
Pelanggan
Deskripsi
Lihat data piutang
Fungsi utama
Pelanggan bisa lihat data piutang
37
3.3.2
Diagram aktifitas finance Alur kerja dari diagram aktifitas finance, diawali finance yang
berhubungan langsung
dengan sistem, finance login masukkan user id dan
password setelah berhasil maka akan muncul tampilan menu dan finance akan mengelola data pelanggan dan data piutang setelah berhasil lalu cetak sebagai berkas laporan dan selesai. Lihat gambar 3.6
FINANCE
SISTEM
Login salah
verifikasi
Login
Tambah pelanggan
Edit pelanggan
cetak
Tampilkan perubahan
GAMBAR 3.6 Aktifitas mengelola data pelanggan dan data piutang
38
3.3.3 Diagram aktifitas pelanggan Didalam diagram akifitas pelanggan ini pelanggan bisa langsung melihat data piutang yang akan jatuh tempo sendiri sehingga tidak perlu menunggu konfirmasi dari finance lagi. Lihat gambar 3.7
PELANGGAN
SISTEM
Password salah
Verifikasi
Input user & password
Tampilkan menu
Lihat outstanding piutang
GAMBAR 3.7 Diagram aktifity pelanggan
39
3.3.4
Sequence Diagram Pelanggan Adapun proses detail dari gambar sequence diagram dibawah adalah
pelanggan memasukkan data untuk login kemudian sistem akan mengirimkan ke database untuk lihat data invoice. Pelanggan akan bisa melihat data invoice. Lihat gambar 3.8
Pelanggan
Login
Sistem
Verifikasi
Aktor
Data
Login
Lihat data piutang Login salah
Tampilkan data
GAMBAR 3.8 Sequence diagram Pelanggan lihat data Piutang
40
3.3.5
Sequence diagram Finance kelola data piutang dan pelanggan Proses detail dari gambar dibawah finance login pada aplikasi. Finance
melakukan input data piutang dan data pelanggan yang akan disimpan pada sistem setelah proses simpan data selesai maka finance memperoleh pesan berhasil. Lihat gambar 3.9
Finance
Aktor
Login
Kelola data piutang /pelanggan
Verifikasi
Input data
Sistem
Login
Input data piutang/pelanggan Login salah Simpen data
Pesan penyimpanan berhasil
GAMBAR 3.9 Sequence diagram finance kelola data piutang/pelanggan
3.3.6 Skema relasi Skema relasi yang dibangun sebagai berikut : 1. Pelanggan (#custcode,custname,invdate,due_date,add1,add2,add3) 2. Outstanding
Sistem
41
(#custcode,custname,totso,totde,ltotinv,category,crlimit) 3. Finance (#custcode,custname,so,inv,invdate,add1,add2,add3,stockname,qty,unitpri ce,duedate,diskon,sj) 4. Masterstock (#stockcode,stocktname)
Master stock
m
Finance Outstanding ³ • • • • • •
custcode custname totso totdel totInv category crlimit
m
1 m
³ • • • • • • • • • • • • •
Custcode Custname So Inv Inv_date Add1 Add2 Add3 Stockname Qty Unitprice Duedate Diskon Sj
³ •
Stockcode stockname
n
1
Pelanggan
m
1
GAMBAR 3.10 Diagram hubungan antar Objek
³ • • • • •
Custcode Custname Add1 Add2 Add3 crlimit
42
3.4
Perancangan Struktur Basis Data Untuk keperluan pengolahan data, maka diperlukan file-file yang
berfungsi untuk menyimpan data-data. File database yang dibuat dengan menggunakan MySQL ini mempunyai dua belas table utama, spesifikasi file sebagai berikut TABEL 3.5 Struktur Table Finance No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
CUSTCODE
CHAR
10
No kode pelangan [PK]
2.
Custname
VARCHAR
35
Nama Pelangan
3.
SO
CHAR
10
No Sales order
4.
Inv
CHAR
6
Nilai Tagihan
5.
Inv_Date
DATETIME 8
Tanggal Penagihan
6.
Addres1
VARCHAR
35
Alamat 1
7.
Addres2
VARCHAR
35
Alamat 2
8.
Addres3
VARCHAR
35
Alamat 3
9.
Stockname
VARCHAR
50
Nama Barang
10.
Qty
DECIMAL
(20.8)
Jumlah barang
11.
Unitprices
DECIMAL
(28.8)
Harga satuan
12.
Duedate
DATETIME 8
Tanggal jatuh tempo
13.
Diskon
VARCHAR
6
Potongan
14.
SJ
VARCHAR
20
Surat jalan
43
TABEL 3.6 Struktur Table outstanding No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
CUSTCODE
CHAR
10
Kode Pelangan [PK]
2.
Custname
VARCHAR
35
Nama Pelangan
3
Totso
Decimal
18
Total Amount Sales Order
4
TotDel
Decimal
18
Total Delivery
5
TotInv
Decimal
18
Total Invoice
6
Category
VARCHAR
4
Kategory
7
Crlimit
VARCHAR
20
Nilai Uang deposit
TABEL 3.7 Struktur Table login No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
ID
CHAR
4
Id User [Primary key]
2.
Datetime
VARCHAR
100
Waktu Login
3.
IP_address
VARCHAR
16
Alamat User
4
Username
VARCHAR
32
Nama User
5
Password
VARCHAR
32
Kata Kunci
6
Correct
TINYINT
1
Status
44
TABEL 3.8 Struktur Table Master Barang No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
Stock_code
CHAR
10
Kode barang
2.
Nm_Brg
VARCHAR
35
Nama Barang
TABEL 3.9 Struktur Table Master Customer No.
Nama Field
Tipe Field
Panjang
Keterangan
1.
CustCode
CHAR
10
Kode customer
2.
Custname
VARCHAR
35
Nama pelangan
3
Addres1
VARCHAR
35
Alamat1
4
Addres2
VARCHAR
35
Alamat2
5
Addres3
VARCHAR
35
Alamat3
6
CRLIMIT
TINYINT
1
Status
3.5
Perancangan Masukan dan Keluaran. Dapat dilihat perancangan Input Output secara keseluruhan dan hubungan
antar halaman mulai dari halaman utama, halaman pelangan beserta halaman yang berkaitan dengan pesanan Pelangan, halaman Tagihan. Untuk kemudahan
45
desain web penulis membuat template untuk tampilan header dan footer agar setiap halaman mempunyai header dan footer yang sama dan juga jika ada perubahan pada desain header dan footer cukup hanya dengan merubah file template tersebut, maka secara otomatis seluruh halaman yang memakai file template tersebut akan ikut berubah.
Frame Header
Depan
Login user
Login admin
Buku tamu Frame Utama
Pelanggan
Piutang Usaha
Frame Footer
Home | Contact Us | Guess Book | Profile
GAMBAR 3.11 Perancangan halaman utama
Kontak kami
Berita
46
Frame Header
Depan
Login user
Login admin
Buku tamu
Kontak kami
Pelanggan
Piutang Usaha
Frame Footer
User
User Id
Password
Password
Home | Contact Us | Guess Book | Profile
GAMBAR 3.12 Perancangan halaman login untuk autentifikasi User
Berita
47
Frame Header
Depan
Login user
Login admin
Buku tamu
Kontak kami
No SO
Due date
Stock name
Diskon
Qty
SJ
Pelanggan
Piutang Usaha
Berita
Unit price invoice Invoice date Customer code Customer name Add 1
Save
Add 2
Cancel
Add 3
Frame Footer
Home | Contact Us | Guess Book | Profile
GAMBAR 3.13 Perancangan Halaman Tampil Input Data Invoice Cust code
Cust name
SO Number
SJ Number
Invoice
Invoice date
Piutang
Credit Limit
xxxxxxxxxxx
Total piutang
xxxxxxxxxx
Total SO
xxxxxxxxxx
Total delv note
xxxxxxxxxx
Sisa C/L
GAMBAR 3.14 Perancangan halaman tampil daftar piutang Oustanding
48
Frame Header
Depan
Pelanggan
Login user
Login admin
Buku tamu
Cust code
Kontak kami
Berita
C/L
Cust name Piutang Usaha Add 1
Add 2
Add 3
Save
Frame Footer
Home | Contact Us | Guess Book | Profile
GAMBAR 3.15 Perancangan halaman Master Customer
Cancel
49
Home
Login user
Login admin
Buku tamu
User id
User id
Password
Password
Kontak kami
Master customer
List customer
Master stok code Piutang usaha
Pelanggan List stok code
piutang
List piutang
Bagan 3.2 Struktur navigasi
Berita
