BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisis Masalah Sistem informasi pengolahan petty cash yang berjalan saat ini di PT. Langkat Nusantara Kepong dapat memberikan hasil yang cukup akurat, namun dari hasil pengamatan ternyata masih terdapat beberapa kekurangan yang menyebabkan pengolahan data cukup sulit dilakukan. Beberapa masalah tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1.
Masih terdapat kesalahan dalam pencatatan pengeluaran kas kecil pada sistem pengolahan data kas kecil.
2.
Pembuatan laporan bulanan masih harus merekap dari laporan harian petty cash.
Oleh karena itu untuk menjawab permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mempermudah untuk mengolah data kas kecil dan melaporkan data kas kecil menggunakan metode imprest , metode ini digunakan untuk pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
III.2. Penerapan Metode / Algoritma Dalam penyelesaian masalah dari petty cash ini akan digunakan Metode imprest. Metode ini akan digunakan untuk pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil 42
43
tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya. Proses kerja metode imprest ini dapat digambarkan seperti flowchart pada gambar III.1 Mulai
Input tipe transaksi
Input data pengisian kas
Input data Transaksi
metode imprest - Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu. - Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran . - Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Selesai Gambar III.1. Flowchart Metode Imprest
44
Keterangan: 1.
Input type transaksi selesai diinputkan proses selanjutnya adalah menginput pengisian kas
2.
Kemudian meginput data transaksi yang akan dihitung menggunakan metode imprest.
3.
Maka diperoleh hasil nilai kas kecil saat terjadi transaksi.
III.3. Desain Sistem Untuk membantu proses perancangan penerapan metode imprest dalam sistem informasi pengolahan petty cash pada PT. Langkat Nusantara Kepong Berbasis
web
penulis
mengusulkan
pembuatan
sebuah
sistem
dengan
menggunakan aplikasi program yang lebih akurat dan lebih mudah dalam pengolahannya. Dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL untuk memudahkan dalam perancangan dari aplikasi itu sendiri. III.3.1. Desain Sistem Global Pada perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu : 1. Perancangan Use Case Diagram 2. Perancangan Class Diagram 3. Perancangan Sequence Diagram 4. Perancangan Output 5. Perancangan Tampilan 6. Perancangan Database
45
7. Perancangan Aktivity Diagram
III.3.1.1. Use Case Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode itu penulis menerapkan diagram Use Case. Maka digambarlah suatu bentuk diagram Use Case yang dapat dilihat pada gambar III.2. Penerapan Metode Imprest Pada Sistem Informasi Pengolahan Petty Cash «extends» Input Data Tipe beban
Login Admin
Input Data Pengisian Kas Kecil
<
>
«extends»
<
<>
de>> Input Data Transaksi
Admin <>
«extends»
Master
<
de>>
<
Input Data Bank «extends»
de>>
Laporan
Input Data Pemasukan Kas
<>
Transaksi Kas kecil Admin <> «extends»
<> <>
LogOut
Pengisian Kas Kecil
Laporan Kas Kecil
Setting <>
Jurnal Umum
Gambar III.2. Use Case Diagram
46
III.3.1.2. Class Diagram Class diagram menggambarkan struktur statis dari kelas dalam sistem dan menggambarkan atribut, operasi dan hubungan antara kelas seperti tampak pada gambar III.3.
Gambar III.3. Class Diagram III.3.1.3. Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
47
1. Activity Diagram Login Admin mengisi username dan password kemudian menekan tombol login. System akan mengecek apakah username dan password yang dimasukkan admin valid, jika username dan password valid maka akan masuk ke halaman utama. jika tidak valid system akan meminta admin untuk memasukkan username dan password kembali. Adapun Activity Diagram Login dapat dilihat pada gambar III.4.
Gambar III.4. Activity Diagram Login 2. Activity Diagram Tipe Transaksi Pada activity diagram tipe transaksi setelah admin login, admin dapat melakukan input jenis transaksi, mengedit dan menghapus data jenis transaksi kas kecil. Adapun Activity Diagram tipe transaksi dapat dilihat pada gambar III.5.
48
Gambar III.5. Activity Diagram Tipe Transaksi 3. Activity Diagram Pengisian Kas Pada activity diagram pengisian kas setelah admin login, admin dapat melakukan input pengisian kas kecil, mengedit serta menghapus data pengisian kas kecil. Adapun Activity Diagram pengisian kas dapat dilihat pada gambar III.6.
Gambar III.6. Activity Diagram Pengisian Kas
49
4. Activity Diagram Data Transaksi Pada activity diagram data transaksi setelah admin login, admin dapat melakukan input data transaksi, mengedit serta menghapus data transaksi kas kecil. Adapun Activity Diagram data taransaksi dapat dilihat pada gambar III.7.
Gambar III.7. Activity Diagram Data Transaksi 5. Activity Diagram Bank Pada activity diagram bank setelah admin login, admin dapat melakukan input data transaksi, mengedit serta menghapus data bank. Adapun Activity Diagram bank dapat dilihat pada gambar III.8.
50
Gambar III.8. Activity Diagram Data Bank 6. Activity Diagram Pemasukan Pada activity diagram pemasukan setelah admin login, admin dapat melakukan input pemasukan, mengedit serta menghapus pemasukan. Adapun Activity Diagram pemasukan dapat dilihat pada gambar III.9.
Gambar III.9. Activity Diagram Pemasukan
51
7. Activity Diagram Laporan Kas Kecil Pada activity diagram laporan kas kecil setelah admin login, admin untuk menampilkan laporan kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Activity Diagram laporan kas kecil dapat dilihat pada gambar III.10.
Gambar III.10. Activity Diagram Laporan Kas Kecil 8. Activity Diagram Laporan Transaksi Pada activity diagram laporan transaksi setelah admin login, admin untuk menampilkan laporan transaksi pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Activity Diagram laporan transaksi dapat dilihat pada gambar III.11.
Gambar III.11. Activity Diagram Laporan Transaksi
52
9. Activity Diagram Laporan Pengisian Kas Pada activity diagram laporan pengisian kas, untuk menampilkan laporan pengisian kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Activity Diagram laporan pengisian kas dapat dilihat pada gambar III.12.
Gambar III.12. Activity Diagram Pengisian Kas 10. Activity Diagram Laporan Harian Pada activity diagram laporan harian, untuk menampilkan laporan pengisian kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Activity Diagram laporan pengisian kas dapat dilihat pada gambar III.13.
Gambar III.13. Activity Diagram Laporan Harian
53
11. Activity Diagram Laporan Jurnal Umum Pada activity diagram laporan jurnal umum, untuk menampilkan laporan jurnal umum pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Activity Diagram laporan jurnal umum dapat dilihat pada gambar III.14.
Gambar III.14. Activity Diagram Jurnal Umum 12. Activity Diagram Setting Pada activity diagram setting berfungsi untuk mengubah data username dan password pada system informasi penyusutan jam kerja mesin pada penerapan metode imprest dalam sistem informasi pengolahan petty cash pada PT. Langkat Nusantara Kepong Berbasis web. Adapun Activity Diagram setting dapat dilihat pada gambar III.15.
54
Gambar III.15. Activity Diagram Setting 13. Activity Diagram Logout Untuk keluar dari aplikasi, admin dapat menekan menu logout, secara otomatis system akan keluar dari aplikasi Adapun Activity Diagram Logout dapat dilihat pada gambar III.16.
Gambar III.16. Activity Diagram logout
55
III.3.1.4. Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan perilaku pada sebuah skenario, diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan message (pesan) yang diletakkan diantara objek-objek ini di dalam use case, berikut gambar sequence diagram : 1. Sequence Diagram Login Sequence diagram login admin menggambarkan interaksi yang terjadi antara objek dengan sistem yang menghasilkan tampilan menu utama. Adapun sequence diagram login dapat dilihat pada gambar III.17.
Gambar III.17. Sequence Diagram Login Admin
56
2. Sequence Diagram Tipe Transaksi Sequence diagram tipe transaksi menggambarkan rangkaian akivitas yang dilakukan admin, menginput, edit dan hapus data tipe transaksi kedalam database. Adapun sequence diagram tipe transaksi dapat dilihat pada gambar III.18.
Gambar III.18. Sequence Diagram Tipe Transaksi 3. Sequence Diagram Pengisian Kas Sequence diagram pengisian kas menggambarkan rangkaian kegiatan yang dilakukan admin menginput, edit dan hapus data pengisian kas kedalam database. Adapun sequence diagram pengisian kas dapat dilihat pada gambar III.19.
57
Gambar III.19. Sequence Diagram Pengisian Kas
4. Sequence Diagram Data Transaksi Pada sequence diagram ini adalah menu untuk melihat data transaksi pemasukan dan pengeluaran kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Sequence Diagram ini dapat dilihat pada gambar III.20.
58
Gambar III.20. Sequence Diagram Data Transaksi 5. Sequence Diagram Bank Pada sequence diagram ini adalah menu untuk melihat data bank pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Sequence Diagram ini dapat dilihat pada gambar III.21.
59
Gambar III.21. Sequence Diagram Bank 6. Sequence Diagram Pemasukan Pada sequence diagram ini adalah menu untuk melihat data transaksi pemasukan kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong. Adapun Sequence Diagram ini dapat dilihat pada gambar III.22.
60
Gambar III.22. Sequence Diagram Pemasukan 7. Sequence Diagram Laporan Kas Kecil Sequence diagram laporan kas kecil menggambarkan rangkaian akivitas yang dilakukan admin untuk menampilkan laporan kas kecil. Adapun sequence diagram laporan kas kecil dapat dilihat pada gambar III.23.
61
Gambar III.23. Sequence Diagram Laporan Kas Kecil 8. Sequence Diagram Laporan Transaksi Sequence diagram laporan transaksi menggambarkan rangkaian akivitas yang dilakukan admin untuk menampilkan laporan transaksi. Adapun sequence diagram laporan transaksi dapat dilihat pada gambar III.24.
62
Gambar III.24. Sequence Diagram Laporan Transaksi 9. Sequence Diagram Laporan Pengisian Kas Sequence diagram laporan pengisian kas menggambarkan rangkaian akivitas yang dilakukan admin untuk menampilkan laporan pengisian kas. Adapun sequence diagram laporan pengisian kas dapat dilihat pada gambar III.25.
63
Gambar III.25. Sequence Diagram Pengisian Kas 10. Sequence Diagram Laporan Kas Harian Sequence diagram laporan pengisian kas menggambarkan rangkaian akivitas yang dilakukan admin untuk menampilkan laporan kas harian. Adapun sequence diagram laporan kas harian dapat dilihat pada gambar III.26.
64
Gambar III.26. Sequence Diagram Kas Harian 11. Sequence Diagram Laporan Jurnal Umum Sequence diagram laporan jurnal umum menggambarkan rangkaian akivitas yang dilakukan admin untuk menampilkan laporan jurnal umum. Adapun sequence diagram laporan jurnal umum dapat dilihat pada gambar III.27.
65
Gambar III.27. Sequence Diagram Jurnal Umum 12. Sequence Diagram Setting Sequence diagram laporan menggambarkan rangkaian akivitas yang dilakukan admin, untuk mengganti username dan password. Adapun sequence diagram setting dapat dilihat pada gambar III.28.
66
Gambar III.28. Sequence Diagram Setting 13. Sequence Diagram Logout Pada sequence diagram ini dapat dilihat admin keluar dari sistem dapat dilihat pada gambar III.29.
67
Gambar III.29. Sequence Diagram Logout
III.3.4. Desain Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk merancang database secara konseptual tentunya diperlukan alat bantu, baik untuk menggambarkan keterhubungan antar data maupun pengoptimalan rancangan database. Alat bantu tersebut adalah kamus data dan desain tabel. III.3.4.1. Normalisasi 1. Un-Normalized. Bentuk ini mencamtumkan semua field data yang ada tampak seperti table III.1.
68
Tabel III.1. Bentuk Un-Normalized Un-normalized id name email password remember_token created_at updated_at id kode jns_transaksi created_at updated_at id type_id tanggal berita amount dikeluarkan_oleh diterima_oleh description created_at updated_at
id type_id tanggal berita amount created_at updated_at
2. Bentuk Normal Pertama ( 1NF ) Bentuk normalisasi pertama dapat dilihat pada tabel berikut Tabel III.2. Bentuk Normal Pertama
69
3. Bentuk Normal Kedua (2NF) Bentuk normalisasi Kedua dapat dilihat pada tabel berikut Tabel III.3. Bentuk Normal Kedua
III.3.4.2. Desain Tabel Adapun rancangan tabel database yang penulis gunakan dalam sistem informasi penerapan metode imprest dalam sistem informasi pengolahan petty cash pada PT. Langkat Nusantara Kepong Berbasis web adalah sebagai berikut: 1. Tabel Stores Tabel
stores ini digunakan untuk menyimpan record data informasi
pemasukan dan pengeluaran kas kecil. Nama Database
: db_pettycash
Nama Tabel
: stores
Primary Key
: id
Foreign Key
:-
70
Tabel III.4. Stores Nama Field Id type_id Tanggal Berita Amount created_at updated_at
Tipe Data int Int Date varchar decimal timestamp timestamp
Panjang 10 10 100 13 -
Keterangan Not null Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null Not null
2. Tabel Trans Tabel
trans ini digunakan untuk menyimpan record data transaksi
pengeluaran dan pemasukkan kas kecil. Nama Database
: db_pettycash
Nama Tabel
: trans
Primary Key
: id
Foreign Key
:Tabel III.5. Trans
Nama Field Id type_id Tanggal Berita Amount Dikeluarkan_oleh Diterima_oleh Description created_at updated_at
Tipe Data Panjang Keterangan Int 10 Primary key int 10 Not Null data Not Null varchar 120 Not Null decimal 13 Not Null varchar 40 Not Null varchar 40 Not null text Not Null Timestamp Not Null timestamp Not Null
3. Tabel Types Tabel types ini digunakan untuk menyimpan record data jenis transaksi kas kecil.
71
Nama Database
: db_pettycash
Nama Tabel
: types
Primary Key
: id
Foreign Key
:Tabel III.6. Types
Nama Field Id Kode Jns_transaksi created_at updated_at
Tipe Data Panjang Keterangan Int 10 Primary key varchar 5 Not Null Varchar 5 Not Null Timestamp Not Null timestamp Not Null
4. Tabel Users Tabel users ini digunakan untuk menyimpan record data admin Nama Database
: db_pettycash
Nama Tabel
: users
Primary Key
: id
Foreign Key
:Tabel III.7. Users
Nama Field Id Name Email Password Remember_token Created_at Updated_at
Tipe Data int varchar varchar varchar varchar timestamp timestamp
Panjang 10 255 255 60 100 -
Keterangan Primary Key Not Null Not Null Not Null Null Not Null Not Null
5. Tabel Incomes Tabel users ini digunakan untuk menyimpan record data incomes
72
Nama Database
: db_pettycash
Nama Tabel
: incomes
Primary Key
: id
Foreign Key
:Tabel III.8. Incomes
Nama Field Id Tanggal Berita Jumlah Created_at Updated_at
Tipe Data int date varchar double timestamp timestamp
Panjang 10 255 -
Keterangan Primary Key Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null
6. Tabel Balances Tabel users ini digunakan untuk menyimpan record data balances Nama Database
: db_pettycash
Nama Tabel
: balances
Primary Key
: id
Foreign Key
:Tabel III.9. Incomes
Nama Field Id Tanggal Berita Jumlah Created_at Updated_at
Tipe Data int date varchar double timestamp timestamp
Panjang 10 120 -
Keterangan Primary Key Not Null Not Null Not Null Not Null Not Null
73
III.3.5. Desain Sistem Detail Desain sistem detail dari sistem informasi petty cash ini adalah sebagai berikut: 1. Desain Halaman Login Dalam desain login yang menjadi inputan adalah user name dan password. Adapun tampilan desain Login dapat dilihat pada gambar III.30.
Gambar III.30. Desain Menu Login
2. Desain Menu Utama Desain tampilan menu utama pada aplikasi ini adalah tampilan setelah admin login kedalam sistem. Pada tampilan ini terdapat beberapa menu yang dapat dipilih oleh admin. Rancangan tampilan menu utama dapat dilihat pada Gambar III.31.
74
Gambar III.31. Desain Menu Utama 3. Desain Tampilan Tipe Transaksi Desain tampilan tipe transaksi ini adalah halaman untuk menampilkan tipe transaksi pemasukan dan pengeluaran kas kecil. Rancangan tampilan tipe transaksi dapat dilihat pada Gambar III.32.
Gambar III.32. Desain Menu Tipe Transaksi
75
4. Desain Tampilan Create Data Tipe Transaksi Desain tampilan create data tipe transaksi untuk menginput data tipe transaksi kas kecil PT. Langkat Nusantara Kepong, adapun tampilan desain input data tipe transaksi dapat dilihat pada gambar III.33.
Gambar III.33. Desain Create Tipe Transaksi 5. Desain Tampilan Edit Data Tipe Transaksi Desain tampilan edit data tipe transaksi untuk mengedit data tipe transaksi kas kecil PT. Langkat Nusantara Kepong, adapun tampilan desain edit data tipe transaksi dapat dilihat pada gambar III.34
Gambar III.34. Desain Edit Tipe Transaksi
76
6. Desain Tampilan Pengisian Kas Desain tampilan pengisian kas pada aplikasi ini adalah halaman untuk menampilkan pengisian kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong Rancangan tampilan pengisian kas dapat dilihat pada Gambar III.35.
Gambar III.35. Desain Tampilan Pengisian Kas 7. Desain Tampilan Create Pengisian Kas Desain tampilan create pengisian kas pada aplikasi ini adalah halaman untuk menginputkan pengisian kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong Rancangan tampilan create pengisian kas dapat dilihat pada Gambar III.36.
77
Gambar III.36. Desain Tampilan Create Pengisian Kas 8. Desain Tampilan Edit Pengisian Kas Desain tampilan edit pengisian kas pada aplikasi ini adalah halaman untuk mengedit pengisian kas kecil pada PT. Langkat Nusantara Kepong Rancangan tampilan edit pengisian kas dapat dilihat pada Gambar III.37.
Gambar III.37. Desain Tampilan Edit Pengisian Kas
78
9. Desain Tampilan Data Transaksi Desain tampilan data transaksi pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin mengolah data transaksi kas kecil. Rancangan tampilan data transaksi dapat dilihat pada Gambar III.38.
Gambar III.38. Desain Tampilan Data Transaksi 10. Desain Tampilan Create Data Transaksi Desain tampilan create data transaksi pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin menginput data transaksi kas kecil. Rancangan tampilan create data transaksi dapat dilihat pada Gambar III.39.
79
Gambar III.39. Desain Tampilan Create Data Transaksi 11. Desain Tampilan Edit Data Transaksi Desain tampilan edit data transaksi pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin mengedit data transaksi kas kecil. Rancangan tampilan edit data transaksi dapat dilihat pada Gambar III.40.
80
Gambar III.40. Desain Tampilan Edit Data Transaksi 12. Desain Tampilan Bank Desain tampilan data bank pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin mengolah data bank. Rancangan tampilan bank dapat dilihat pada Gambar III.41.
81
Gambar III.41. Desain Tampilan Bank 13. Desain Tampilan Create Bank Desain tampilan create bank pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin menginput saldo bank. Rancangan tampilan create bank dapat dilihat pada Gambar III.42.
Gambar III.42. Desain Tampilan Create Bank
82
14. Desain Tampilan Edit Bank Desain tampilan edit bank pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin mengedit bank. Rancangan tampilan edit bank dapat dilihat pada Gambar III.43.
Gambar III.43. Desain Tampilan Edit Bank 15. Desain Tampilan Pemasukan Desain tampilan data pemasukan pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin mengolah data pemasukan kas kecil. Rancangan tampilan pemasukan dapat dilihat pada Gambar III.44.
83
Pemasukan
Gambar III.44. Desain Tampilan Pemasukan 16. Desain Tampilan Create Pemasukan Desain tampilan create pemasukan pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin menginput pemasukan kas kecil. Rancangan tampilan create pemasukan dapat dilihat pada Gambar III.45
Gambar III.45. Desain Tampilan Create Pemasukan
84
17. Desain Tampilan Edit Pemasukan Desain tampilan edit pemasukan pada aplikasi ini adalah halaman dimana admin mengedit data pemasukkan. Rancangan tampilan edit pemasukan dapat dilihat pada Gambar III.46
Gambar III.46. Desain Tampilan Edit Pemasukan 18. Desain Laporan Kas Kecil Desain laporan kas kecil merupakan halaman untuk menampilkan laporan tkas kecil. Bentuk desain laporan kas kecil ini dapat dilihat pada gambar III.47.
Gambar III.47. Desain Tampilan Laporan Kas Kecil
85
19. Desain Laporan Harian Desain laporan harian merupakan halaman untuk menampilkan laporan harian. Bentuk desain laporan harian ini dapat dilihat pada gambar III.48.
Petty Cash Home Master
Laporan
Admin
Laporan Rekap Transaksi Harian Tanggal :
Search Gambar III.48. Desain Tampilan Laporan Harian 20. Desain Laporan Transaksi Desain laporan transaksi merupakan halaman untuk menampilkan laporan transaksi pada kas kecil. Bentuk desain laporan transaksi dapat dilihat pada gambar III.49.
Gambar III.49. Desain Tampilan Laporan Transaksi
86
21. Desain Laporan Pengisian Kas Desain laporan pengisian kas merupakan halaman untuk menampilkan laporan pengisian kas kecil. Bentuk desain laporan pengisian kas dapat dilihat pada gambar III.50.
Gambar III.50. Desain Tampilan Laporan Pengisian Kas 22. Desain Laporan Jurnal Umum Desain laporan jurnal umum merupakan halaman untuk menampilkan laporan jurnal umum kas kecil. Bentuk desain laporan jurnal umum dapat dilihat pada gambar III.51.
Gambar III.51. Desain Tampilan Laporan Jurnal Umum
