BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM
III.1. Analisa Sistem Yang Berjalan PT. Bancar Makmur Indah Medan, belum terdapat sebuah sistem informasi yang terprogram. Dengan dibuatnya suatu sistem yang terprogram pada PT. Bancar Makmur Indah Medan ini maka diharapkan dapat membantu pihakpihak yang bersangkutan dalam hal penerimaan barang yang dimiliki oleh perusahaan, demi kelancaran pengembangan dan kemajuan usaha serta kinerja ataupun operasionalnya. Pada dasarnya sistem yang digunakan atau sedang berjalan pada PT. Bancar Makmur Indah Medan sampai saat ini masih secara manual, seperti halnya pencatatan jumlah barang masuk yang akan dilaporkan kepada pimpinan.
III.1.1. Analisa Input Adapun formulir penerimaan barang PT. Bancar Makmur Indah Medan seabagai masukkan yang digunakan perusahaan untuk proses pencatatan data barang, ada satu buah fromulir yang digunakan untuk penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah Medan yaitu : Formulir penerimaan barang , adapaun formulir penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah Medan dapat dilihat pada gambar III.I.
23
24
PT. BANCAR MAKMUR INDAH BUKTI PENERIMAAN BARANG No.
:
Tanggal
:
Supplier
:
Alamat
:
Nama Barang
:
Kode
:
Kuantitas
:
Satuan
:
Harga Satuan
:
Keterangan
:
Penerima:
(
Disetujui:
) Nama Jelas
( Nama Jelas
Gambar III.1. Tampilan Input Penerimaan Barang
)
25
III.1.2. Analisa proses Adapun proses pengolahan data penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah yang sedang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk aliran informasi gambar III.2.
Supplier
Devisi Penerimaan Keuangan Barang
Start
Menerima Barang dan Faktur
Mengirim barangdan Faktur
LPB
End
Membuat LPB
LPB
Gambar III.2. Flow Of Doccument Sistem Yang Sedang Berjalan
III.1.3. Analisa Output Output dari sistem yang dihasilkan hanya berupa penyimpanan data pada aplikasi dari Ms.Excel yang tidak terintegrasi dengan database, dan untuk penyajian laporan data penerimaan barang kepada pimpinan masih berdasarkan atas data dari Ms.Exel. Output hasil pencatatan data penerimaan barang memuat seluruh komponen nama barang, kuantitas dan jumlah harga sebagaimana yang
26
telah dijelaskan pada proses input penerimaan barang. Berikut adalah contoh hasil output penerimaan barang tersebut.
Gambar III.3. Laporan Penerimaan Barang Pada PT.Bancar Makmur Indah
III.2. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang ada saat ini masih diolah menggunakan komputer
yang
masih berbasis desktop (menggunakan Microsoft Excel), dan untuk sistem yang baru menggunakan aplikasi berbasis Windows. Dalam hal pengolahan data untuk sistem yang baru dibandingkan sistem yang lama terdapat beberapa hal yang berbeda, diantaranya adalah perubahan dalam hal penggunaan aplikasi program, yaitu akses pencarian informasi data dapat diakses dengan cepat tanpa harus susah payah mengkalkulasikan data, dan terintegrasi langsung dengan database tersebut berada. Informasi terkait penerimaan barang juga dapat diakses secara cepat oleh
27
admin dan tidak membutuhkan waktu yang relatif lama, oleh karenanya dibutuhkan perbaikan sistem dengan menggunakan aplikasi modern sebagaimana yang akan diusulkan dalam penelitian ini. III.3. Desain Sistem Secara Global Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh namun sederhana dari sistem perancangan aplikasi yang diusulkan, dapat disajikan proses global yang berlangsung dalam aplikasi yang akan dirancang seperti yang diperlihatkan pada diagram aktivitas. III.3.1.Use Case Diagram
Login Sistem
Supplier Perimaan Barang
Devsi Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Barang Keuangan
Logout
Gambar III.4 Use Case Diagram
28
III.3.2. Class Diagram Berikut ini Class diagram Sistem informasi Penerimaan Barang terlihat pada gambar III.5
Barang -KodeBarang : String -NamaBarang : String -Satuan : String -HargaBarang : Integer +Simpan() +Hapus() +Batal() +Tutup()
-End2 * *
Supplier -KodeSupplier : String -NamaSupplier : String -Alamat : String -Telepon : Integer +Simpan() +Hapus() +Batal() +Tutup()
PenerimaanBarang
-End1
-End3
-NoPenerimaan : String -KodeBarang : String -NamaBarang : String -HargaSatuan : Integer -Qty : Integer -Total : Integer -Tanggal : Date -KodeSupplier : String -NamaSupplier : String +Simpan() +Hapus() +Batal() +Tutup() -End4
*
*
Gambar III.5. Class Diagram
III.3.3. Sequence diagram Sequence diagram adalah diagram yang merepresentasikan interaksi antarobjek. Bentuk Sequence berikut :
diagram dari sistem yang dibangun adalah sebagai
29
1. Sequence Diagram Login
Menu PO
Database
Form Login
Login
PO Validasi Login Hasil Username & Password Salah Username & Password Benar
Gambar III.6. Sequence Diagram Login
2. Sequens Proses Data Supplier
Halaman Utama
PO page
Login
Proses Data Supplier
PO Open New View (item)
Invalid
Sent (item) Message Succes
Gambar III.7. Sequence Diagram Supplier
30
3. Sequens Proses Penerimaan Barang
Halaman Utama
PO page
Login
Proses Data Penerimaan Barang
PO Open New View (item)
Invalid
Sent (item) Message Succes
Gambar III.8. Sequence Diagram Penerimaan Barang
III.3.4. Disain Sistem Secara Detail Dalam hal ini penulis akan membahas perancangan sistem yang akan dibangun secara terperinci yaitu melalui desain output, desain input, dan desain database.
III.3.4.1. Desain Output Desain sistem ini berisikan pemilihan menu dan hasil pencarian yang telah dilakukan. Adapun bentuk rancangan output dari sistem penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah Medan ini adalah sebagai berikut:
31
1. Rancangan Output Laporan Penerimaan Barang Rancangan Output laporan penerimaan brang berfungsi menampilkan datadata penerimaan barang di PT. Bancar Makmur Indah Medan. Adapun rancangan output laporan penerimaan barang dapat dilihat pada gambar III.9. sebagai berikut:
Bulan
Tahun
Tampilkan
Keluar
Grafik Peneriman Mc Aqua Star Van McKarton Plastik 26(15) Mc Cansea(6) Strapping Band(6)
Gambar III. 9. Rancangan Laporan Penerimaan Barang
32
III.3.4.2. Desain Input Desain input merupakan suatu bentuk masukan yang penulis rancang guna lebih memudahkan dalam entri data. Entri data yang dirancang akan lebih mudah dan cepat dan meminimalisir kesalahan penulisan dan memudahakan perubahan. Perancangan input tampilan yang dirancang adalah sebagai berikut: 1. Perancangan Input Form Login Perancangan input form login berfungsi untuk verifikasi user yang berhak menggunakan sistem. Adapun rancangan form login dapat dilihat pada gambar III.12. sebagai berikut: User Image
Password Login
Logout
Gambar III.10. Rancangan Input Form Login
2. Rancangan Input Menu Utama Rancangan input menu utama berfungsi untuk menampilkan tampilan utama dari user interface. Adapun rancangan menu utama dapat dilihat pada gambar III.13. sebagai berikut:
33
File
APLIKASI PENERIMAAN BARANG PT. Bancar Makmur Indah Jln. Pulau Sumatera No.13 Kim I Mabar-Medan Telp.061-6850230-20242 Transaksi Laporan
Keluar
Gambar III.11. Rancangan Input Form Menu Utama
3. Rancangan Input Data Barang Perancangan form input data barang merupakan form untuk penyimpanan data-data barang. Adapun bentuk form input data barang dapat dilihat pada gambar III.12. sebagai berikut :
34
DATA BARANG Kode Nama Satuan Harga_Satuan
Simpan
Hapus
Batal
Tutup
Cari Data
Gambar III.12. Rancangan Input Form Data Barang
4. Rancangan Input Form Data Supplier Perancangan input data pelanggan merupakan form untuk penyimpan datadata supplier. Adapun bentuk form data pelanggan dapat dilihat pada gambar III.13. Sebagai berikut:
35
DATA SUPPLIER Kode Nama Alamat Telepon
Simpan
Hapus
Batal
Tutup
Cari Data
Gambar III.13. Rancangan Input Form Data Supplier
5. Rancangan Input Form Data Penerimaan Barang Perancangan form input data Penerimaan barang merupakan form untuk penyimpanan data-data penerimaan barang. Adapun bentuk form data penerimaan barang dapat dilihat pada gambar III.14. Sebagai berikut:
36
DATA PENERIMAAN BARANG No.Penerimaan Tanggal Kode Barang Nama Barang Harga Satuan Qty Total Kode Supllier Nama Supplier
Simpan
Hapus
Batal
Tutup
Cari Data
Gambar III.14. Rancangan Input Form Data Penerimaan Barang
37
III.3.4.3. Perancangan Database III.3.4.3.1. Kamus Data (Data Dictionaries) Kamus data merupakan suatu daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data store yang digunakan. Pengisian data dictionary dilakukan setiap saat selama proses pengembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data atau saat diperlukan penambahan data item ke dalam sistem. Berikut Kamus Data dari Sistem Penerimaan barang pada PT. Bancar Makmur Indah : 1. Supplier =kode_supplier + nama + alamat + telepon 2. Barang = kode_barang + nama + satuan + harga_satuan 3. Penerimaan= no_penerimaan + tanggal + kode_barang+ nama_barang + harga_satuan + Qty + total + kode_supplier + nama_supplier 4. Pengguna = kode_pengguna + username + password + status III.3.4.3.2. Desain Table/File Perancanagn struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan seperti field, tipe data, ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan database SQL SERVER. Berikut adalah desain database dan table dari sistem yang dirancang : 1. Table Pengguna Nama Database
: DBPENERIMAAN
Nama Tabel
: Tbl_User
Primary Key
: Kode_User
Foreign Key
:
38
Tabel III.1. Tabel Pengguna Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
*Kode_User
Varchar
10
Primary Key
Nama_User
Varchar
30
Password
Varchar
10
Status
Varchar
20
2. Tabel Barang Nama Database
: DBPENERIMAAN
Nama Tabel
: TblBarang
Primary Key
: Kode_Barang
Foreign Key
:
Tabel III.2. Tabel Barang Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
*kode_barang
Varchar
10
Primary Key
Nama_Barang
Varchar
30
Satuan
Varchar
20
Harga_Satuan
Varchar
39
3. Tabel Supplier Nama Database
: DBPENERIMAAN
Nama Tabel
: TblSupplier1
Primary Key
: Kode_Supplier
Foreign Key Tabel III.3. Tabel Supplier Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
*Kode_Supplier
Varchar
10
Primary Key
Nama
Varchar
35
Alamat
Varchar
35
Telepon/Hp
Varchar
15
4. Tabel Penerimaan Barang Nama Database
: DBPENERIMAAN
Nama Tabel
: TblPenerimaan
Primary Key
: No_Penerimaan
Foreign Key
:
40
Tabel III.4. Tabel Penerimaan Barang Nama Field
Tipe Data
Ukuran
Keterangan
*No_Penerimaan
Varchar
10
Primary Key
Tanggal
Date/time
15
Kode_Barang
Varchar
10
Nama_Barang
Varchar
35
Harga_Barang
Int
Qty
Int
Total
Int
Kode_Supplier
Varchar
10
Nama_Supplier
Varchar
35
III.3.4.3.3. Activity Diagram Activity Diagram mengambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat mengambarkan proses pararel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Berikut adalah gambar activity diagram dari sistem yang di rancang : 1. Activity Diagram Form Input Data Login Activity Diagram Form Input Data Login dapat dilihat pada gambar III.15. Sebagai berikut :
41
Masukkan User Name dan Password
Ya
Tidak
Apakah Valid ?
Login Berhasil Selesai
Gambar III.15. Activity Diagram Form Input Data Login
2. Activity Diagram Form Input Data Supplier Activity Diagram Form Input Data Supplier dapat dilihat pada gambar III.17. Sebagai berikut : invalid
valid Tambah data Supplier
isi data supplier
Simpan data Supplier
invalid valid Edit data Supplier
isi data supplier
Update data Supplier
invalid Hapusl data Supplier
isi data supplier
valid
Hapus data Supplier
invalid valid Batal data Supplier
isi data supplier
Keluar data Supplier
Gambar III.16. Activity Diagram Form Input Data Supplier
42
3. Activity Diagram Form Input Data Barang Activity Diagram Form Input Data Barang dapat dilihat pada gambar III.18. Sebagai berikut :
invalid
valid Tambah Data Barang
isi data barang
Simpan Data Barang
invalid valid Edit data Barang
isi data barang
Update Data Barang
invalid Hapusl Data Barang
isi data barang
valid
Hapus Data Supplier
invalid valid Batal Data Barang
isi data barang
Keluar Data Barang
Gambar III.17. Activity Diagram Form Input Data Barang
4. Activity Diagram Form Input Data Penerimaan Barang Activity Diagram Form Input Data Barang dapat dilihat pada gambar III.18. Sebagai berikut :
43
invalid
valid Tambah Data Penerimaan Barang
isi data Penerimaan Barang
Simpan Data Penerimaan Barang
invalid valid Edit data Penerimaan Barang
isi data Penerimaan Barang
Update Data Penerimaan Barang
invalid
Hapusl Data Penerimaan Barang
isi data Penerimaan Barang
valid
Hapus Data Penerimaan Barang
invalid valid Batal Data Penerimaan Barang
isi data Penerimaan Barang
Keluar Data Penerimaan Barang
Gambar III.18. Activity Diagram Form Input Data Penerimaan Barang