BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas mengenai Sistem Informasi Pengolahan Aktiva Tetap Pada CV. Jaya Agung yang meliputi analisa sistem yang sedang berjalan dan desain sistem. III.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Kendala-kendala yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan yaitu : 1. Dalam pengolahan aktiva tetap CV. Jaya Agung masih menggunakan cara yang manual. 2. Proses pendataan aktiva masih tergolong lambat. 3. Belum tersedianya laporan yang dapat tersaji secara jelas dan detail. III.1.1 Input (Dokumen Masukan) Sistem yang berjalan pada CV. Jaya Agung masih bersifat manual dan tidak efisien baik dari segi waktu dan biaya. Proses pendataan aktiva memerlukan waktu yang lama dikarenakan tidak adanya aplikasi yang menampilkan data harta CV. Jaya Agung. Pada sistem yang lama, bagian adminstrasi melakukan penyimpanan data yang dicatat dalam microsoft Excel yang mengakibatkan pencarian data yang lama. Tidak adanya database untuk menyimpan data sehingga menyulitkan pihak adminstrasi dalam mencari data.
35
36
III.1.2 Proses Proses pendataan aktiva selama ini masih menggunakan cara manual dengan menuliskan data-data mengenai harta perusahaan pada media penyimpanan data yang berupa arsip. Kemudian arsip tersebut yang dijadikan bahan untuk melakukan proses pendataan aktiva oleh CV. Jaya Agung. III.1.3 Flow Of Document (FOD) Inventaris
Administrasi
Data Aset Perusahaan
Penentuan Harga Perolehan
Pimpinan
Laporan Aktiva
Data Aktiva Perusahaan
Perkiraan Penyusutan Besar Penyusutan
Pembuatan Laporan
Laporan Aktiva
Gambar III.1 FOD Aktiva CV. Jaya Agung Medan
37
III.1.3 Output (Dokumen Keluaran) Output ataupun keluaran yang akan dihasilkan adalah berupa laporan dan informasi mengenai data harta yang disimpan dalam bentuk arsip aktiva tetap perusahaan. Yang dapat digunakan oleh semua pihak yang membutuhkan laporan tersebut. III.2 Evaluasi Sistem Yang Berjalan Dalam hal ini sistem yang digunakan oleh CV. Jaya Agung dalam pengelolaan aktiva tetap perusahaan masih menggunakan cara yang manual dan terkesan lama. Tidak jarang terjadi kekeliruan dalam hal pendataan harta perusahaan dikarenakan tidak adanya sistem yang mendata dan menyimpan data – data mengenai harta perusahaan. Ini akan berdampak buruk bagi perusahaan dan akan sangat merugikan, karena perusahaan tidak akan dapat mengetahui dengan jelas apa saja yang menjadi harta dan masih menjadi harta perusahaan. Oleh karena itu berdasarkan uraian diatas penulis ingin membuat Skripsi dengan merancang salah satu aplikasi komputer guna mendukung kinerja pada CV. Jaya Agung. III.3 Desain Sistem Untuk membantu proses Pengolahan Aktiva pada CV. Jaya Agung penulis mengusulkan pembuatan sebuah sistem dengan menggunakan aplikasi program yang lebih mudah dalam pengolahannya. Dengan menggunakan pemodelan sistem UML (Unified Modeling Language).
38
III.3.1 Desain Sistem Global Pada perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu : 1. Perancangan Use Case Diagram 2. Perancangan Class Diagram 3. Perancangan Sequence Diagram 4. Perancangan Output dan Input 5. Perancangan Database 6. Perancangan Activity Diagram III.3.1.1 Use Case Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode itu penulis menerapkan diagram Use Case. Maka digambarlah suatu bentuk diagram Use Case yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini. SIA Aktiva CV. Jaya Agung Login
Mengolah Data Aktiva Perusahaan
Mengolah Data Penyusutan Admin
Laporan Aktiva
Pimpinan
Membuat Laporan Logout
Gambar III.2 Use Case Diagram Sifo Aktiva Tetap
39
III.3.1.2 Class Diagram Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi).
Gambar III.3 Class Diagram Sifo Aktiva Tetap III.3.1.4 Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan perilaku pada sebuah skenario, diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan message (pesan) yang diletakkan diantara objek-objek ini di dalam use case, berikut gambar sequence diagram : Menu Admin Login() validasi
Admin
OlahData()
Data Base
User simpan hasil Edit hasil Hapus hasil
40
Gambar III.4 Sequence Diagram User Menu Admin
OlahData()
Login()
Data Base
Kategori
validasi
simpan hasil
Admin
Edit hasil Hapus hasil
Gambar III.4 Sequence Diagram Kategori Menu Admin
OlahData()
Login()
Data Base
Aktiva
validasi
simpan hasil
Admin
Edit hasil Hapus hasil
Gambar III.5 Sequence Diagram Aktiva Menu Admin
Penyusutan cek()
Login()
Data Base
simpan
validasi
hasil
Admin
Gambar III.6 Sequence Diagram Penyusutan Menu Admin Login() validasi
Data Base
Laporan lihat()
cetak hasil
Admin
Gambar III.7 Sequence Diagram Laporan
41
Logout Admin Getkeluar()
Gambar III.8 Sequence Diagram Logout III.3.2 Desain Sistem Detail Desain sistem detail dari Sistem Informasi Pengolahan Aktiva Tetap Pada CV. Jaya Agung ini adalah sebagai berikut: III.3.2.1 Desain Output Desain sistem ini berisikan pemilihan menu dan hasil pencarian yang telah dilakukan. Adapun bentuk rancangan output dari Sistem Informasi Pengolahan Aktiva Tetap Pada CV. Jaya Agung ini adalah sebagai berikut:
42
1. Laporan Aktiva
LAPORAN AKTIVA PERIODE 2011 NoInventaris
Tanggal Perolehan
Nama Aktiva
Harga Perolehan
Masa Manfaat
Penyusutan/ Tahun
JR-00001
6/1/2007
Ruko
20.000.000
4
-5.000.000
JR-00002
12/1/2006
Poto Copi
10.000.000
5
-2.000.000
JR-00003
3/1/2008
Sepeda Motor
25.000.000
3
-8.333.333
Dibuat Oleh Disetujui Oleh
( Mailani Hasibuan )
( Agung Permana, SE )
Gambar III.9 Desain Laporan Aktiva
43
2. Laporan Penyusutan Aktiva
LAPORAN PENYUSUTAN AKTIVA PERIODE 2011 NoInventaris
Tanggal Perolehan
Nama Aktiva
JR-00001
6/1/2007
Ruko
JR-00002
12/1/2006
Poto Copi
JR-00003
3/1/2008
Sepeda Motor
Dibuat Oleh
Harga Perolehan
Penyusutan
Nilai Sisa
5.000.000
-5.000.000
10.000.000
2.000.000
-2.000.000
25.000.000
8.333.333
-8.333.333
20.000.000
Disetujui Oleh
( Mailani Hasibuan )
( Agung Permana, SE )
Gambar III.10 Desain Laporan Penyusutan Aktiva
44
3. Laporan Detail Penyusutan
LAPORAN DETAIL PENYUSUTAN AKTIVA PERIODE 2011 NoInventaris: JR-00001 NoInventaris: JR-00001 Tgl Perolehan: 6/1/2007 Deskripsi : Ruko Harga Perolehan : 20.000.000 Penyusutan ke-
Masa Manfaat : 4 Tahun Penyusutan : Harga erolehan/Masa Manfaat 20.000.000 / Tahun 5.000.000 25%/ Tahun ------------------------------------------------------Tahun Besar Penyusutan Nilai sisa
1
2008
5.000.000
15.000.000
2
2009 Tahun
10.000.000
10.000.000
3
2010
15.000.000
5.000.000
4
2011
20.000.000
0.00 Tahun 2011 Nilai Sisa 0.00
NoInventaris: Tgl Perolehan:
JR-00002 12/1/2006
Deskripsi : Poto Copi Harga Perolehan: 10.000.000 Penyusutan ke-
Masa Manfaat : 5 Tahun Penyusutan : Harga perolehan/Masa Manfaat 10.000.000 / 5 Tahun 2.000.000 20%/ Tahun ------------------------------------------------------Tahun Besar Penyusutan Nilai sisa
1
2007
2.000.000
8.000.000
2
2008
4.000.000
6.000.000
3
2009
6.000.000
4.000.000
4
2010
8.000.000
2.000.000
5
2011
10.000.000
0.00 Tahun 2011 Nilai Sisa 0.00
45
Masa Manfaat : 3 Tahun
NoInventaris : JR-00003 Tgl Perolehan: 3/1/2008 Deskripsi : Sepeda Motor Harga Perolehan: 25.000.000
Penyusutan : Harga perolehan/Masa Manfaat 25.000.000 / 3 Tahun 8.333.333.00 33.33 %/ Tahun Penyusutan ke-
Tahun
Besar Penyusutan
Nilai sisa
1
2009
8.333.333.00
16.666.667.00
2
2010
16.666.667.00
8.333.333.00
3
2011
25.000.000.00
0.00 Tahun
2011
Nilai Sisa 0.00 Dibuat Oleh
Disetujui Oleh
( Mailani Hasibuan )
( Agung Permana, SE )
Gambar III.11 Desain Laporan Detail Penyusutan Aktiva III.3.2.2 Desain Input Berikut ini adalah rancangan form masukan (input) yang penulis gunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengolahan Aktiva Tetap Berbasis Akuntansi Pada CV. Jaya Agung. 1. Login Dalam desain login yang menjadi inputan adalah user name dan password. Tampilannya adalah sebagai berikut :
46
User Authentification
X
Username
Password
OK
Cancel
Gambar III.12 Desain Form Login 2. Form Input Kategori Dalam desain Input data pengguna yang menjadi inputan adalah id dan kategori. Tampilannya adalah sebagai berikut :
frmKategori
--
ID
ID
NamaKategori
Nama
Tambah
Simpan
Hapus
Batal
Gambar III.13 Desain Form Kategori
X
47
3. Form Input Aktiva Dalam desain Input data pengguna yang menjadi inputan adalah no inventaris, nama, keterangan, tanggal perolehan, harga perolehan dan masa manfaat. Tampilannya adalah sebagai berikut :
frmAktiva
--
No Inventaris
Tambah
Tanggal Perolehan Simpan
Nama Aktiva Keterangan
Hapus
Harga Perolehan
Batal
Tanggal Perolehan Masa Manfaat
NoInventaris
Tanggal Perolehan
Nama Aktiva
Keterangan
Tahun
Harga
Masa Manfaat
Kategori
Gambar III.14 Desain Form Input Inventaris Aktiva
X
48
frmPenyusutan
--
X
REKAPITULASI PENYUSUTAN AKTIVA PERIODE 2011
No Inventaris
Nama Aktiva
Keterangan
Tanggal Perolehan
Harga Perolehan
Pemyusutan
Nilai Sisa
JR-00001
Ruko
Pembelian
1/6/2007
20.000.000
2.000.000
-50000
JR-00002
Poto Copi
Pembelian
1/12/2006
10.000.000
5.000.000
-20000
JR-00003
Speda Motor
Pembelian
1/3/2008
5.000.000
-83333
25.000.000
III.3.2.3 Desain Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk merancang database secara konsepsual tentunya diperlukan alat bantu, baik untuk menggambarkan keterhubungan antar data maupun pengoptimalan rancangan database. Alat bantu tersebut adalah kamus data dan disain tabel. III.3.2.3.1 Kamus Data Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. Kamus Data berfungsi antara lain untuk menjelaskan arti aliran data dan penyimpana data, mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran data dan menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan dengan data. Berikut adalah Kamus Data dari sistem yang penulis bahas.
49
1. Aktiva = [{Noinventaris} + Tanggal Perolehan + Nama Aktiva + Keterangan + Perolehan + Masamanfaat] 2. Penyusutan = [{Noinventaris} + Tanggal Perolehan + Nama Aktiva + Keterangan + Harga Perolehan + Masamanfaat] 3. User = [{id} + UserName + Password] III.3.2.3.1 Normalisasi Berikut ini adalah proses normalisasi tabel database yang penulis gunakan dalam perancangan sistem informasi pengolahan aktiva tetap. 1. Bentuk Tidak Normal Tanggal Perolehan 01/06/2007 01/12/2006 01/03/2008
Nama Aktiva Keterangan Keterangan Ruko Poto Copi Speda Motor
Pembelian Pembelian Pembelian
pembelian pembelian pembelian
Harga Perolehan 20.000.000 10.000.000 25.000.000
Masa manfaat 4 tahun 5 tahun 3 tahun
2. Bentuk Normal Berikut ini adalah bentuk tabel normal pertama dari database sistem informasi pengolahan aktiva tetap.
1 NF Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal pertama bila setiap data bersifat atomik yaitu setiap irisan baris dan kolom hanya mempunyai satu nilai data.
50
Tabel III.1 Bentuk Normal Pertama Noinventaris JR-00001 JR-00002 JR-00003
Tanggal Perolehan 01/06/2007 01/12/2006 01/03/2008
Nama Aktiva
Keterangan
Ruko Poto Copi Speda Motor
pembelian pembelian pembelian
Harga Perolehan 20.000.000 10.000.000 25.000.000
Masa manfaat 4 tahun 5 tahun 3 tahun
2 NF Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi bentuk normal kedua bila relasi tersebut sudah memenuhi bentuk normal pertama, dan atribut yang bukan key sudah tergantung penuh terhadap keynya. Tabel III.2 Aktiva Noinventaris JR-00001 JR-00002 JR-00003
Tanggal Perolehan 01/06/2007 01/12/2006 01/03/2008
Nama Aktiva Ruko Poto Copi Speda Motor
Keterangan pembelian pembelian pembelian
Harga Perolehan 20.000.000 10.000.000 25.000.000
Masa manfaat 4 tahun 5 tahun 3 tahun
3 NF Tabel III. 3 Penyusutan Aktiva Noinventaris JR-00001 JR-00002 JR-00003
Tanggal Perolehan 01/06/2007 01/12/2006 01/03/2008
Nama Aktiva Ruko Poto Copi Speda Motor
Keterangan pembelian pembelian pembelian
Tabel III.4 Useraccount Id username password 01 Admin *****
Harga Perolehan 20.000.000 10.000.000 25.000.000
Masa manfaat 4 tahun 5 tahun 3 tahun
51
III.3.2.3.2 Desain Tabel Adapun rancangan tabel database yang penulis gunakan dalam sistem informasi pengolahan aktiva tetap adalah sebagai berikut: 1.Tabel Aktiva Tabel aktiva ini digunakan untuk menyimpan record data aktiva dengan properti atau atribut No_inventaris, Tanggal, Nama, Keterangan, Harga dan Masamanfaat. Nama Database
: db_inventarisaktiva
Nama Tabel
: aktiva
Primary Key
: No_inventaris
Foreign Key
:Tabel III.5 Struktur Tabel aktiva
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
No_inventaris Tanggal Perolehan
char date
5 -
-
Nama Aktiva Keterangan Harga Perolehan Masamanfaat
varchar varchar decimal int
10 15 10 10
-
52
2. Tabel Kategori Aktiva Tabel Kategori Aktiva ini digunakan untuk menyimpan record data aktiva dengan atribut id, dan nama kategori. Nama Database
: db_inventarisaktiva
Nama Tabel
: Kategoriaktiva
Primary Key
: id
Foreign Key
:Tabel III.6 Struktur Tabel Kategori aktiva
Nama Field id Namakategori
Tipe Data char varchar
Panjang Keterangan 5 10 -
3.Tabel Penyusutan Tabel penyusutan ini digunakan untuk menyimpan record data aktiva dengan properti atau atribut No_inventaris, Tanggal, Nama, Keterangan, Harga dan Masamanfaat. Nama Database
: db_inventarisaktiva
Nama Tabel
: aktiva
Primary Key
: No_inventaris
Foreign Key
:-
53
Tabel III.7 Struktur Tabel Penyusutan Nama Field No_inventaris Tanggal Nama Keterangan Harga Masamanfaat
Tipe Data char date varchar varchar decimal int
Panjang 5 10 15 10 11
Keterangan -
2.Tabel Useraccount Tabel useraccount ini digunakan untuk menyimpan record data pengguna dengan properti atau atribut id, UserName, dan Password. Nama Database
: db_inventarisaktiva
Nama Tabel
: useraccount
Primary Key
: id
Foreign Key
:-
Tabel III.8 Struktur Tabel useraccount Nama Field id UserName Password
Tipe Data int varchar varchar
Panjang 5 5 5
Keterangan -
III.3.2.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam DFD). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Adapun ERD yang penulis gunakan dalam sistem informasi pengolahan aktiva tetap adalah sebagai berikut :
54
Noinventaris Harga
Keterangan
Harga
1
Aktiva
Tanggal
Noinventaris
Masa Manfaat
1
memiliki
Nama
Masa Manfaat
Penyusutan
1 Tanggal
Nama
Keterangan
Gambar III. 15 Entity Relationship Diagram III.3.1.3 Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi,
dan
bagaimana
mereka
berakhir.
Activity
diagram
juga
dapat
menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. 1. Activity Diagram Login Tidak
Ya
Isi Username dan Password
Mulai Session
Set Session
Gambar III.16 Activity Diagram login
2. Activity Diagram Kategori
Tidak
Pilih Aksi Kategori
Ya
Ya Tambah
Masukkan Data Kategori Baru
Tekan Tombol Simpan
Filter Data
Tidak Ya Edit
Pilih Data Kategori yang Akan Diubah
Ubah Data Kategori
Tidak Ya Hapus
Pilih Data Kategori yang Akan Dihapus
Konfirmasi Penghapusan Simpan Kategori
Tidak
Tidak Konfirmasi
Ya
Hapus Data
Simpan Perubahan Data
Gambar III.17 Activity Diagram Kategori
55
3. Activity Diagram Aktiva
Tidak
Pilih Aksi Aktiva
Ya
Ya Tambah
Masukkan Data Aktiva Baru
Tekan Tombol Simpan
Filter Data
Tidak Ya Edit
Pilih Data Aktiva yang Akan Diubah
Ubah Data Aktiva
Tidak Ya Hapus
Pilih Data Aktiva yang Akan Dihapus
Konfirmasi Penghapusan Simpan Aktiva
Tidak
Tidak Konfirmasi
Ya
Hapus Data
Simpan Perubahan Data
Gambar III.18 Activity Diagram Aktiva
4. Activity Diagram Penyusutan
Pilih Aksi Penyusutan
Ya Tampil
Tampil data Penyusutan Aktiva
Tidak
Gambar III.19 Activity Diagram Penyusutan
56
5. Activity Diagram Laporan
Pilih Aksi Laporan
Ya Aktiva
Tampil Data Aktiva
Tidak Ya Penyusutan
Tampil Data Penyusutan
Tidak Detail Penyusutan
Ya
Tampil Data Detail Penyusutan
Cetak Laporan
Tidak Validasi
Tidak
Ya
Gambar III.20 Activity Diagram Laporan 6. Activity Diagram Logout
Clear Session
Kirim Header ke Index
Gambar III.21 Activity Diagram Logout