BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Pengertian usaha mikro, kecil, dan menengah menurut Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 adalah sebagai berikut:
2.1.1 Usaha Mikro Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Pasal 1 Ayat 1 Tahun 2008 tentang usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) bahwa usaha mikro adalah usaha produktif milik orang perorangan dan/atau badan usaha perorangan yang memenuhi kriteria usaha mikro sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008. Adapun kriteria usaha mikro menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Pasal 6 ayat 1 Tahun 2008 adalah sebagai berikut: a. Memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah).
2.1.2 Usaha Kecil Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Pasal 1 Ayat 2 Tahun 2008 tentang UMKM bahwa usaha kecil adalah usaha ekonomi produktif
9
10
yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria usaha kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008. Adapun kriteria usaha kecil menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Pasal 6 Ayat 2 Tahun 2008 adalah sebagai berikut: a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah).
2.1.3 Usaha Menengah Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Pasal 1 Ayat 3 Tahun 2008 tentang UMKM bahwa usaha menengah adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar dengan jumlah kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008.
11
Adapun kriteria usaha kecil menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Pasal 6 Ayat 3 Tahun 2008 adalah sebagai berikut: a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
2.2
Sistem Informasi Akuntansi Berikut adalah pengertian sistem informasi akuntansi menurut beberapa
ahli:
2.2.1 Pengertian Sistem Sistem memiliki beragam pengertian, berikut pengertian sistem menurut para ahli: Menurut Andri Kristanto (2008:1) pengertian sistem adalah sebagai berikut: “Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
12
Mulyadi (2008:2) menyatakan definisi sistem adalah sebagai berikut: “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
2.2.2 Pengertian Informasi Definisi informasi menurut Samiaji Sarosa (2009:12) adalah sebagai berikut: “Informasi adalah data yang sudah mengalami pemrosesan sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya dalam membuat keputusan”.
Sedangkan menurut Andri Kristanto (2008:12) definisi informasi adalah sebagai berikut: “Informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut”.
2.2.3 Pengertian Akuntansi Menurut Soemarso (2009:3) pengertian akuntansi adalah sebagai berikut: “Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut”.
13
2.2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2008:5) yang dialih bahasa oleh Wibowo pengertian sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: "Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi". Sedangkan
Sarosa (2009:13)
mengemukakan pengertian sistem
informasi akuntansi adalah sebagai berikut: “ Sistem
informasi
akuntansi
adalah
sebuah
sistem
yang
mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan”.
2.2.5 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Mulyadi (2008:3-5) menjelaskan unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: a. Formulir. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Selain itu formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Contoh dari formulir yaitu, faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.
14
b. Jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Contoh dari jurnal yaitu, jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum. c. Buku Besar. Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk
meringkas
data
keuangan
yang
telah
dicatat
sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. d. Buku Pembantu. Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku rekening ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
15
e. Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
2.2.6 Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2008:20) tujuan umum pengembangan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan (suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini). Perusahaan manufaktur baru biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap. Sedangkan perusahaan yang membuka usaha baru yang selama ini belum dijalankan biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi yang tidak selengkap yang diperlukan perusahaan baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan
16
disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan, sehingga menuntut sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat
biaya.
Informasi
merupakan
barang
ekonomi.
Untuk
memperolehnya diperlukan sumber ekonomi yang lainnya. Oleh karena itu dalam menghasilkan informasi dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, maka sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali
17
untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.
2.2.7 Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Azhar Susanto (2008:8), menjelaskan tiga fungsi suatu sistem informasi akuntansi, yaitu: a. Mendukung aktivitas sehari-hari. Suatu perusahaan agar tetap eksis, perusahaan tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut dengan melakukan transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi, dan penjualan. Ada dua macam transaksi, yaitu: 1. Transaksi akuntansi adalah yang dilakukan oleh perusahaan yang berakibat antara sesuatu yang memiliki nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut. 2. Transaksi nonakuntansi adalah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan tapi transaksi tersebut tidak menimbulkan dampak pertukaran nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut. b. Mendukung proses pengambilan keputusan. Tujuan yang penting dari sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Dimana keputusan
harus
dibuat
dalam
pengendalian efektifitas perusahaan.
kaitannya
dengan
perencanaan
dan
18
c. Membantu pengelolaan perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak internal. Salah satu tanggung jawab yang penting adalah keharusannya memberikan informasi kepada pemakai yang berada diluar perusahaan atau stakeholder.
2.2.8 Manfaat Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Menurut Mulyadi (2008:64), penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut: 1. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. 2. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir. 3. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. 4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
2.3
Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
19
Mulyadi (2008:299-300) menyatakan terdapat fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian, diantaranya: 1. Fungsi gudang. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai, permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. 2. Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan. Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang
20
atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini: a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok. c. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. e. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. g. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
2.3.1 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Secara garis besar jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2008:301-303) adalah:
21
a) Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. b) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
Sistem Akuntansi Pembelian dengan Pengadaan Langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga. Biasanya pembelian dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.
Sistem Akuntansi Pembelian dengan Penunjukan Langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian,
dengan terlebih dahulu
dilakukan pengiriman
permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan
22
didasarakan pada pertimbangan harga penawaran dari para pemasok tersebut.
Sistem akuntansi pembelian dengan lelang. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini: 1. Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang
berisi
uraian
rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang. 2. Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga. 3. Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut. 4. Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri dengan berbagai persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup. 5. Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang didepan para pemasok. 6. Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang. c) Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang,
23
dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d) Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e) Prosedur Pencatat Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang beruhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f) Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.3.2 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Menurut Mulyadi (2008:303) informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: 1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (recorder point). 2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok. 3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.
24
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. 5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu. 6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dan pembelian.
2.3.3 Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pembelian Mulyadi (2008:303-308) menyatakan dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. b. Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. c. Surat Order Pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: 1) Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
25
2) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Dokumen ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. 3) Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. 4) Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. 5) Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. 6) Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 7) Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
26
d. Laporan Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. e. Surat Perubahan Order. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. f. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
2.3.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2008:308-310) catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut: 1) Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register). Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. Contoh jurnal pengeluaran kas:
27
a. Jurnal Pengeluaran Kas.
No
Tanggal
1
Keterangan
Debet
Kredit
(Rp)
(Rp)
Ref
Pembelian
XXX
Kas
XXX
2) Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. Contoh jurnal pembelian: a. Jurnal Pembelian Tunai.
No
Tanggal
1
Keterangan
Debet
Kredit
(Rp)
(Rp)
Ref
Pembelian
XXX
Kas
XXX
b. Jurnal Pembelian Kredit.
No
1
Tanggal
Keterangan
Pembelian Utang Usaha
Debet
Kredit
(Rp)
(Rp)
Ref
XXX XXX
28
3) Kartu Utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. 4) Kartu Persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
2.3.5 Unsur Pengendalian Intern Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam
sistem akuntansi pembelian,
Mulyadi
(2008:311-318)
menyatakan unsur pokok sistem pengendalian intern terdiri dari: 1) Organisasi. Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini:
29
Dalam oraganisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut ini: fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
Tidak ada satu pun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir hanya oleh satu orang atau fungsi saja. Hal ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intern dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya. Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi
pembelian, dua unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut dijabarkan sebagai berikut: a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Tidak ada satu pun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tandatangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan
30
demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Unsur pokok dari sistem otorisasi dan prosedur pencatatan adalah sebagai berikut: a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang lansung pakai. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3) Praktik yang Sehat. a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
31
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusar surat order pembelian. g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. i.
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
j.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
32
2.3.6 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pembelian Bagian Gudang 2
Mulai
4
3
Membuat surat Pada saat permintaan - - - - - - - -Reorder point pembelian.
Surat Order Pembelian
2
Laporan Penerimaan Barang
2 1
Surat Permintaan Pembelian. kartu gudang N 1
T
Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Pembelian
33
Bagian Pembelian
1
2
1
Membuat surat order pembelian
Surat Permintaan Pembelian.
Membuat surat permintaan penawaran harga
Dikirim ke Pemasok PH
Surat Penawaran Harga
SPH SPP
- - - - Diterima dari
5
Pemasok 4 3 2 1
Membuat perbandingan harga
Surat Order pembelian T
3
Perbandingan Harga
Dikirim ke Pemasok 2
2
Keterangan: SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga PH : Penawaran Harga
Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Pembelian (lanjutan)
A
34
Bagian Penerimaan Dari Pemasok 3
Menerima barang dari pemasok yang disertai dengan faktur pembelian
4
----------
Faktur Pembelian
Surat Order pembelian
Memeriksa barang yang dikirim
Membuat laporan penerimaan barang
FP SOP 3 2 1
LPB Dikirim ke bagian - - - - - - - gudang bersamaan dengan barang
Keterangan: 5
LPB: Laporan Penerimaan Barang SOP: Surat Order Pembelian FP : Faktur Pembelian
N 4
Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Pembelian (lanjutan)
35
Bagian Akuntansi
Dari Bagian Penerimaan Barang 5
FB SOP
4
LPB
Menerima informasi tentang faktur pembelian.
3 1
SPP
Mengeluarkan sejumlah uang kepada bagian penerimaan barang. T
JPK
KP
Selesai
Keterangan: JPK KP
: Jurnal Pengeluaran Kas : Kartu Persediaan
Gambar 2.1 Bagan Alir Sistem Pembelian (lanjutan)
36
2.4
Sistem Akuntansi Persediaan Menurut Mulyadi (2008:553) tujuan dari sistem akuntansi persediaan yaitu
untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yamg merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali.
2.4.1 Pengertian Persediaan Menurut SAK per 1 Juni 2012 (PSAK No. 14), persediaan adalah aset: a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa, b. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
2.4.2 Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Dalam sistem akuntansi persediaan dengan metode mutasi persediaan (perpetual inventory method), di Bagian Kartu Persediaan diselenggarakan catatan akuntansi berupa kartu persediaan (inventory ledger) yang digunakan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di Bagian Gudang. Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab atas terselenggaranya catatan akuntansi yang
37
dapat diandalkan (reliable) mengenai persediaan yang disimpan di Bagian Gudang, sedangkan Bagian Gudang Bertanggung jawab atas penyimpanan fisik persediaan di gudang. Karena kondisi barang yang kemungkinan mengalami kerusakan dalam penyimpanan atau karena kemungkinan terjadinya pencurian terhadap barang yang disimpan di gudang, maka secara periodik catatan persediaan yang diselenggarkan di Bagian Kartu Persediaan harus dicocokan dengan persediaan yang secara fisik ada di gudang. Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. (Mulyadi, 2008:575).
2.4.2.1 Fungsi yang Terkait Menurut
Mulyadi
(2008:579-580)
fungsi
yang
dibentuk
untuk
melaksanakan penghitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:
38
1. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2. Fungsi Akuntansi Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk: (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, (b) mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c) mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan fisik persediaan, (e) membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment
data
persediaan
dalam
jurnal
umum
berdasarkan
hasil
penghitungan fisik persediaan. 3. Fungsi Gudang. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
39
2.4.2.2 Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan menurut Mulyadi (2008:576), yaitu: 1. Kartu penghitungan fisik (inventory tag). Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persdiaan. 2. Daftar hasil penghitungan fisik (inventory summary sheet). Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. 3. Bukti memorial. Dokumen
ini
merupakan dokumen sumber
yang
digunakan untuk
membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
2.4.2.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan menurut Mulyadi (2008:577-579), yaitu: 1. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
40
2. Kartu Gudang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan
(kuantitas)
yang
tercantum
dalam
kartu
gudang
yang
diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan saldo yang dicatat dalm rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.
2.4.2.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan menurut Mulyadi (2008:580), diantaranya sebagai berikut: 1. Prosedur Penghitungan Fisik Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik. 2. Prosedur Kompilasi Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalm bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar pnghitungan fisik.
41
3. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung. 4. Prosedur Adjustment Dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitngan fisik persediaan yang tercantum dalm daftar hasil penghitungan fisik persediaan.
2.4.2.5 Unsur Pengendalian Intern Unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan menurut Mulyadi (2008:581-583) digolongkan ke dalam tiga kelompok yaitu: 1. Organisasi. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan dari kegiatan penghitungan fisik persediaan, panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus terdiri dari 3 kelompok: pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung, dan pengecek.
42
Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungi akuntansi persediaan, dan biaya, karena karyawan di kedua bagian inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. Tujuan
penghitungan
fisik
persediaan
adalah
untuk
memintai
pertanggungjawaban mengenai barang yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggungjawaban mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan yang dicatat pada fungsi akuntansi. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pecatatan. Daftar hasil penghitungan fisik pesediaan ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan. Daftar hasil penghitungan fisik berisi informasi hasil penghitungan fisik persediaan. Daftar ini merupakan dokumen sumber sebagai dasar untuk meng-adjust kartu persediaan, dan kartu gudang, serta merupakan dokumen pendukung bukti memorial yang dicatat dalam jurnal umum. Dengan demikian daftar hasil penghitungan fisik merupakan dokumen penting untuk meng-up date catatan akuntansi. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan berdasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. Pencatatan ke dalam daftar hasil penghitungan fisik harus didasarkan atas dokumen sumber (kartu penghitungan fisik) yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. Hal ini dimaksudkan agar setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitiannya. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan. Sedangkan adjustment terhadap kartu persediaan
43
didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam penghitungan fisik. 3. Praktik yang Sehat. a) Kartu penghitungan fisik bernomor urut cetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. b) Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan dua kali oleh pengecek. c) Kuantitas dan data persediaan yang lain tercantum dalam bagian ke-3 dan ke-2
kartu
penghitungan
fisik
dicocokan oleh pemegang
kartu
penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik.
44
2.4.3 Bagan Alir Sistem Persediaan Bahan Baku
Bagian Gudang Dari pemasok
MULAI
Menerima barang dari pemasok yang disertai dengan faktur pembelian
Dari bagian pembelian
SOP
3
Faktur Pembelian
Memeriksa barang yang diterima
Membuat laporan penerimaan barang
FB SOP
3 3 2
Laporan Penerimaan Barang
1 N
Dikirim ke bagian gudang bersamaan dengan barang
1
2
Gambar 2.2 Bagan Alir Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku
45
Bagian Kartu Persediaan Dari bagian penerimaan
SOP
Dari pemasok via bagian pembelian
2
4
LPB
1
Faktur Pembelian
Membandingkan faktur dari pemasok dengan SOP &LPB
Membuat Bukti Kas Keluar
FB SOP
4
LPB
1 3 2
1 Bukti Kas Keluar
Register Bukti Kas Masuk
3
T
Arsip bukti kas yg dikeluarkan
Gambar 2.2 Bagan Alir Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku (lanjutan)
46
Bagian Kartu Persediaan 3
2
Bukti Kas Keluar
2
Kartu persediaan
LPB
2
Kartu gudang
N
N
SELESAI
Gambar 2.2 Bagan Alir Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku (lanjutan)
