BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. PENELITIAN TERDAHULU Mariette Visser, Judy van Biljon, and Marlien Herselman, ”Evaluation of management information systems: A study at a Further Education and Training college”, SA Journal of Information Management Vol.15, No.1, 2013 pages 8. Results from the empirical testing of the newly designed evaluation tool were used to refine the initial model. The qualitative data capturing and analysis added value in explaining and contextualising the quantitative findings. (Hasil dari test empiris dengan desain alat evaluasi baru digunakan untuk memperbaiki model awal.Data kualitatif menangkap dan analisis nilai tambah dalam menjelaskan dan kontekstual temuan kuantitatif). Iris Junglas, Lakshmi Goel, Chon Abraham, and Blake Ives “The Social Component of Information Systems - How Sociability Contributes to Technology Acceptance” Journal of the Association for Information Systems Vol. 14, Issue 10, pp. 585-616, October 2013. Our results support that, in addition to an information and system component, a social component contributes to information system (IS) usage.( Hasil yang kami peroleh dukungan disamping sebuah informasi dan komponen sistem, komponen sosial untuk memberikan penggunaan sistem informasi).
9
10
(http://web.a.ebscohost.com/ehost/pdfviewer/pdfviewer?vid=53&sid=ee39 1723-69ac-42f7-85f1-2dba96db4d1b%40sessionmgr4003&hid=4201). eJournal Administrative Reform, Volume 2, Nomor 3, 2014: 1367–1378 dengan judul “Implementasi Kebijakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Dalam
Upaya
Meningkatkan
Tertib
Administrasi
Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Berau” Dandy Ahmad Drajat, Hj. Aji Ratna Kusuma, dan H. Abdullah Karim menjelaskan hasil penelitiannya menunjukkan bahwa ada dua permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Berau yang berkaitan dengan banyaknya jumlah KK dan KTP yang belum tercetak. Pertama berkaitan dengan Sumber Daya Manusia (Operator SIAK), Operator SIAK Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Berau yang melakukan verifikasi data masih kurang, yaitu 12 orang hal ini tentu tidak sesuai dengan jumlah warga masyarakat Kabupaten Berau yang melakukan pendaftaran penduduk. Kedua berkaitan dengan sarana prasarana perangkat teknologi informasi, baik perangkat keras dan perangkat lunak, sejauh ini perangkat teknologi informasi yang tersedia di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Berau berjumlah 9 unit, hal ini tentu saja membuat operator SIAK lamban dalam penerbitan dokumen kependudukan. (http://ar.mian.fisip-unmul.ac.id) Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Volume 9, Nomor 4, 2012
dengan
judul
“Pengembangan
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK) pada bagian pendaftaran pindah datang penduduk di
11
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut” Doni Slamet, Eko Retnadi, dan Partono menjelaskan hasil penelitiannya menunjukkan bahwa penggunaan sistem informasi administrasi kependudukan pada bagian pendaftaran pindah datang penduduk ini dapat membantu bagian pendaftaran dan pendataan penduduk dalam mengelola data penduduk pindah, penduduk datang dan proses pembuatan laporan-laporan. Selain itu sistem informasi ini juga dapat dengan mudah menghasilkan laporan-laporan mengenai informasi jumlah penduduk datang pindah perbulan atau pertahun dengan akurat, tepat, relevan dan sesuai yang diharapkan. (http://jurnal.sttgarut.ac.id) Dari beberapa jurnal diatas dapat diketahui bahwa dari hasil penelitian yang telah dilakukan berkaitan dengan penelitian yang penulis lakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar yaitu terkait dengan sarana prasarana dan sumber daya manusia (operator Sistem Informasi Administrasi Kependudukan). B. LANDASAN TEORI 1. Konsep Sistem Menurut Jerry Fith Gerald dalam Mulyanto (2009 : 2), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama
untuk
melakukan
suatu
kegiatan
atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dalam mendefinisikan sistem, Jerry Fith Gerald lebih menekankan pada urut-urutan operasi di dalam sistem. James A.O’Brien dalam Taufiq (2013) menjelaskan bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk
12
mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Menurut Winarno (2006) sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Komponen sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. b. Batas sistem (Boundary) Batas sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. c. Lingkungan luar sistem (Environtment) Lingkungan luar adalah apapun yang ada di luar batas dari sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan ataupun yang merugikan. d. Penghubung sistem (Interface) Penghubung merupakan hal yang sangat penting, sebab tanpa adanya penghubung sistem akan berisi kumpulan subsistem yang berdiri sendiri dan tidak saling berkaitan.
13
e. Masukan sistem (Input) Masukan (input) merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintance input) dan masukan sinyal (signal input). f. Keluaran sistem (Output) Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya sebagai sisa pembuangan. g. Pengolah sistem (Process) Pengolah sistem (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan dari masukan menjadi keluaran yang diinginkan. h. Sasaran sistem (Objective) Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) dan tujuan (goal). Apabila sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem.tanpa adanya tujuan sistem menjadi tidak terarah dan terkendali. (Mulyanto, 2009: 3-7). 2. Konsep Informasi Menurut Sutabri (2005: 23), informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (2008: 16 ), informasi berarti data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia. Barry E. dalam Mulyanto (2009: 17), informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil
14
pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya. Sebuah informasi yang berkualitas adalah informasi yang secara umum bisa dikatakan memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pengguna, sedangkan secara umum pengguna membutuhkan sebuah informasi yang lengkap, saat dibutuhkan selalu ada, tepat waktu, dan lain-lain tergantung personalnya. Ciri-ciri informasi yang berkualitas menurut Raymond Mc Load dalam Taufiq (2013) adalah sebagai berikut: a.
Akurasi data yang dimasukkan dan proses yang digunakan dalam sistem harus sesuai dengan prosedur sehinnga informasi yang dihasilkan bisa benarbenar akurat.
b.
Relevansi informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi, data yang digunakan untuk diproses seharusnya ada hubungannya dengan masalahnya sehingga informasi yang diberikan bisa sesuai dengan masalah yang dihadapi.
c.
Ketepatan waktu Kalau saat ini kita membutuhkan suatu informasi maka informasi yang kita butuhkan itu bisa kita dapatkan saat ini juga karena informasi yang kita butuhkan saat ini bisa jadi sudah tidak kita butuhkan 1 menit yang akan datang, karena pentingnya suatu informasi hampir semua pengguna membutuhkan informasi yang up date (terkini) maka dari itu informasi
15
yang dihasilkan dari sistem tersebut sebisa mungkin bisa disajikan saat itu juga. d.
Kelengkapan Kelengkapan informasi bisa ditunjukkan dari menjawab informasi tersebut terhadap pertanyaan atau kebutuhan pengguna. Jika informasi bisa menjawab apa yang dibutuhkan secara lengkap oleh pengguna maka informasi tersebut bisa dikatakan lengkap dan informasi seperti itulah yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna.
3. Konsep Sistem Informasi Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon ( 2008: 15), sistem informasi (information system) adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistibusikan informasi untuk menunjang pengambilan kepututusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Menurut Joseph Wilkinson dalam Mulyanto (2009: 29), sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output), guna mencapai sasaransasaran perusahaan. Menurut Rudi Tantra dalam Taufiq (2013) sistem informasi adalah cara terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data dan menyimpannya, mengelola, mengontrol, dan melaporkannya sehingga dapat mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
16
Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi. Kelima komponen tersebut memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu sistem informasi. Kelima sumber daya atau komponen tersebut antara lain: a. Sumber Daya Manusia Manusia mengambil peranan yang penting bagi sistem informasi. Sumber daya manusia dapat dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu pengguna akhir dan pakar sistem informasi. Pengguna akhir adalah orangorang yang menggunakan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi, misalnya pelanggan, pemasok, mahasiswa, dosen, dan orang-orang yang berkepentingan dengan informasi dari sistem informasi tersebut. Sedangkan
pakar
sistem
informasi
adalah
orang-orang
yang
mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi, misalnya sistem analis, developer, operator sistem, dan staf administrasi. b. Sumber Daya Hardware (Perangkat Keras) Sumber daya hardware adalah semua peralatan yang digunakan untuk pemrosesan informasi. Hardware tidak hanya sebatas komputer saja, melainkan semua media data seperti lembaran kertas dan disk magnetic atau optikal. c. Sumber Daya Software (Perangkat Lunak) Sumber daya software adalah semua rangkaian perintah (instruksi) yang digunakan untuk memproses informasi. Software tidak hanya berupa program saja, tetapi juga prosedur. program merupakan sekumpulan
17
instruksi untuk pemrosesan informasi. Sedangkan prosedur adalah sekumpulan aturan yang digunakan untuk mewujudkan pemrosesan informasi dan mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan informasi. d. Sumber Daya Data Sumber daya data bukan hanya sekedar bahan baku untuk masukan (input) sebuah sistem informasi, melainkan sebagai dasar membentuk sumber daya organisasi. Data dapat berbentuk teks, gambar, audio, maupun video. e. Sumber Daya Jaringan Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi yang menghubungkan komputer, pemroses, komunikasi, dan peralatan lainnya serta dikendalikan melalui software komunikasi. Sumber daya jaringan dapat berupa media komunikasi seperti kabel, satelit, seluler, dan dukungan jaringan seperti modem, software pengendali serta prosesor antar jaringan. (Mulyanto, 2009 : 32 - 33) 4. Konsep Administrasi Sondang P. Siagian ( 2004: 2) mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerja sama antara 2 orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Herbert A. Simon dalam Pasolong (2013 : 2), mendefinisikan administrasi sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama. Menurut The
18
Liang Gie dalam Pasolong (2013: 3), administrasi adalah rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. 5. Konsep Kependudukan Hauser dan Duncan dalam Rusli (1994: 2) menyatakan bahwa demografi adalah suatu studi mengenai jumlah, distribusi teritorial, dan komposisi penduduk, perubahan-perubahan yang bertalian dengannya serta
komponen-komponen
yang
menyebabkan
perubahan
yang
bersangkutan yang dapat diindentifikasi sebagai natalitas, mortalitas, gerak penduduk teritorial, dan mobilitas sosial (perubahan status). Berdasarkan Undang-Undang No.23 tahun 2006, Penduduk adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Indonesia. Kependudukan adalah hal yang berkaitan dengan jumlah, pertumbuhan, persebaran, mobilitas, penyebaran, kualitas, kondisi, kesejahteraan yang menyangkut politik, ekonomi, sosial, budaya, agama, serta lingkungan. (sumber:http://rakyat-sejahtera.blogspot.co.id/2013/06/pengertiandemografi-dan kependudukan.html). 6. Konsep Administrasi Kependudukan Berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan
pasal
1
yang
menyatakan
bahwa
administrasi
kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta
19
pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Administrasi kependudukan sebagai suatu sistem diharapkan dapat diselenggarakan sebagai bagian dari penyelenggaraan administrasi negara. Dalam Undang-Undang Nomor 23 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan, setiap penduduk mempunyai hak untuk memperoleh : a. Dokumen kependudukan b. Pelayanan yang sama dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil c. Perlindungan atas data pribadi d. Kepastian hukum atas kepemilikan dokumen e. Informasi mengenai data hasil pendaftaran kependudukan dan pencatatan sipil atas dirinya atau keluarganya f. Ganti rugi atas pemulihan nama baik sebagai akibat kesalahan dalam pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil serta pendayagunaan data pribadi oleh instansi pelaksana 7. Konsep Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Di dalam Keppres Nomor 88 Tahun 2004 Pasal 1 disebutkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi nasional yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan. (sumber:http://beriman-hati.blogspot.co.id/2009/07/ragam-sistiminformasi-kependudukan.html). Dalam Undang – Undang No.23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Sistem Informasi
20
Administrasi Kependudukan, selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologl informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan. Definisi
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan
(SIAK)
berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pengkajian, Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan. C. KERANGKA BERPIKIR Pertumbuhan penduduk Kabupaten Karanganyar yang meningkat perlu adanya pengelolaan administrasi kependudukan. Hal ini dilakukan agar
masyarakat
atau
penduduk
Kabupaten
Karanganyar
tertib
administrasi kependudukan. Dalam proses pelayanan administrasi kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil membutuhkan suatu bentuk sistem informasi supaya terarah pada tujuan atau sasaran yang akan dicapai. Dengan sistem tersebut memudahkan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar untuk mengelola
administrasi
kependudukan.
kependudukan
dan
menerbitkan
dokumen
21
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar menerapkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) sebagai sistem untuk mengelola administrasi kependudukan. Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) merupakan
sistem
informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan. Teknologi informasi SIAK ini menghasilkan produk atau keluaran berupa dokumen kependudukan yang meliputi Pendaftaran Penduduk (Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga) dan Pencatatan Sipil ( Akta kelahiran, Akta kematian, Akta perkawinan, Akta perceraian, serta Akta pengakuan, pengangkatan, dan pengesahan anak). Dalam penerapan sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Karanganyar terdapat faktor - faktor yang mempengaruhi yaitu sarana dan prasarana, serta sumber daya manusia. Sarana dan Prasarana merupakan fasilitas-fasilitas
penunjang
dalam
pelaksanaan
sistem
informasi
administrasi kependudukan seperti komputer, printer, dan jaringan internet. Sumber daya manusia merupakan operator (orang) yang menjalankan kependudukan.
atau
mengoperasikan
sistem
informasi
administrasi
22
Setelah
difasilitasi
dengan
Sistem
Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK) hasilnya adalah informasi kependudukan up date dan data kependudukan daerah dapat terintegrasi ke data kependudukan, nasional serta dokumen kependudukan tersimpan dengan baik dan tidak akan hilang. Berdasarkan konsepsi diatas maka kerangka berpikir dalam penelitian ini disajikan sebagai berikut: Gambar 2.1 Skema Kerangka Berpikir Pengelolaan administrasi kependudukan Kabupaten Karanganyar, dalam pelayanannya membutuhkan suatu bentuk sistem informasi supaya terarah pada tujuan yang akan dicapai.
Penerapan SIAK di Dinas Kependudukan dan
Faktor - faktor yang
Pencatatan
mempengaruhi:
Sipil
Kabupaten
Karanganyar
dengan Teknologi Informasi digunakan untuk:
Pendaftaran Penduduk
Pencatatan Sipil
1. Sarana dan prasarana 2. Sumber daya manusia
1. Informasi kependudukan up date dan data kependudukan daerah dapat terintegrasi ke data kependudukan nasional 2. Dokumen kependudukan tersimpan dengan baik dan tidak akan hilang
