BAB II TINJAUAN LITERATUR

BAB II TINJAUAN LITERATUR

2.1. Penelitian Terdahulu Penelitian-penelitian terdahulu berfungsi sebagai pendukung untuk melakukan penelitian. Sebagai bahan pertimbangan dalam penelitian ini akan dicantumkan beberapa hasil penelitian terdahulu oleh beberapa peneliti diantaranya: Penelitian yang dilakukan oleh Yoga Prasetyawan Yanuar yang berjudul Pengaruh Penerapanan Sistem Informasi perpustakaan di Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro Unit S1 Reguler. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kuantitatif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem informasi perpustakaan berpengaruh signifikan terhadap kualitas layanan perpustakaan di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro Unit S1 Reguler. Hal ini dapat dilihat dari uji hipotesis yang dilakukan dengan uji t, yaitu dengan membandingkan t-tabel dan t-hitung dengan α = 5%. Hasilnya ada pengaruh signifikan antara sistem informasi perpustakaan dengan kualitas layanan perpustakaan, dengan t-hitung (6,884) ˃ dari t-tabel (1,662). Penelitian ini, aspek yang di teliti berbeda dengan penelitian yang akan di lakukan penulis karena dalam penelitian ini menitik beratkan pada kualitas layanannya sedangkan penelitian yang akan dilakukan penulis menitikberatkan pada pengelolaan perpustakaan. Penelitian lain dilakukan oleh Arif Surachman yang berjudul Analisis penerimaan

Sistem

Informasi

Perpustatakaan

(SIPUS)

Terpadu

Versi3

berdasarkan teori Technology Aceeptance Model (TAM) di Lingkungan Universitas Gadjah Mada (UGM). Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian survei. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kebermanfaatan SIPUS dan kemudahan mampu menjelaskan variasi penerapan sipus sebesar 63,8% atau dengan kata lain sisanya sebesar 36,2% berupa faktor lain seperti kelengkapan

Universitas Sumatera Utara

sistem informasi, kualitas sistem informasi (software), kualitas informasi, kepuasan pengguna, kenyamanan dan sebagainya. Penelitian ini, aspek yang diteliti berbeda dengan penelitian yang akan diakukan penulis karena dalam penelitian ini hanya meneliti tentang penerimaan sipus saja sedangkan penulis akan meneliti pengaruh penerapan sistem informasi perpustakaan. Demikian juga penelitian yang dilakukan oleh Haryanta dengan judul Pengaruh Penggunaan Sistem informasi Perpustakaan (SIPUS Terpadu Versi 3) terhadap kinerja pelayanan sirkulasi di perpustakaan UGM. Metode penelitian yang di gunakan adalah metode korelasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat hubungan yang signifikan dan positif yang ditujukkan dengan angka signifikansi sebesar 0,000 lebih kecil dari 0,05 (signifikan) dan koefisien regresi sebesar 0,175 (positif) antara penggunaan sipus terpadu versi 3 dan kinerja pelayanan sirkulasi. Berdasarkan pedoman uji signifikansi korelasi product moment, diperoleh koefisien determinasi adjusted R2 sebesar 0,413 yang termasuk dalam kategori sedang. Dari pengujian model diperoleh bahwa penggunaan sipus terpadu versi 3 mempengaruhi kinerja pelayanan sirkulasi sebesar 41% sedangkan sisanya 58.7% (100-41,3%) dipengaruhi oleh variabel yang lain di luar model. Penelitian ini juga memiliki aspek yang berbeda dengan penelitian yang akan penulis lakukan karena penelitian ini menitikberatkan pada pengaruh penggunaan sistem informasi terhadap kualitas layanan sedangkan penelitian yang akan dilakukan penulis pengaruh penerapan sistem informasi terhadap pengelolaan perpustakaan. Penelitian lain yang dilakukan oleh Husain, Zulfikar (2009) Penelitian ini berjudul “Pengaruh Pemanfaatan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web terhadap Kemudahan Penelusuran di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode korelasi. Hasil analisis data diperoleh harga rxy 0,981 dikonsultasikan dengan rtabel pada N = 30 dengan taraf signifikan 5% sebesar 0,361, maka 0.981 menunjukkan rxy >r-tabel. Dengan demikian dapat dikatakan “ada pengaruh antara pemanfaatan system


informasi berbasis web terhadap kemudahan penelusuran di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang”. Penelitian ini juga berbeda dengan penelitian yang akan dilakukan penulis. Karena penelitian ini hanya meneliti tentang pengaruh pemanfaatan sistem informasi terhadap kemudahan penelusuran informasi sedangkan penelitian yang akan penulis lakukan apakah penerapan sistem informasi tersebut terhadap pengelolaan perpustakaan. Berdasarkan tinjauan pustaka diatas dan sepengetahuan penulis bahwa sudah banyak penelitian dilakukan mengenai sistem informasi perpustakaan akan tetapi belum ada penelitian mengenai pengaruh penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap pengelolaan perpustakaan. 2.2. Hakekat pengelolaan perpustakaan 2.2.1. Pengertian pengelolaan perpustakaan Kata “pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti pengaturan atau pengurusan. Suharsimi Arikunto (1993: 3). Ada juga mengartikan sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengorganisasian. Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan rangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu. Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi adan memiliki kinerja yang baik apabila di dukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktifitas organisasi akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Untuk itu perpustakaan perlu dikelola dengan konsep manajemen. Griffin (1990: 6) mendefinisan manajemen sebagai berikut: “Management is the process of planning and decision making, organizing, leading and controlling and organization human, financial, physical and information recources to archieveorganizational goals in an efficient and effective manner”. Dikatakan manajemen adalah sustu perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, memimpin, dan pengendalian organisasi manusia, keuangan


fisik dan informasi sumberdaya untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Selanjutnya Manullang (2005: 5) mengatakan bahwa manajemen merupakan sebuah seni dari ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Berdasarkan defenisi manajemen diatas secara garis besar tahap-tahap dalam

melakukan

manajemen

meliputi:

melakukan

perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Perencanaan merupakan proses dasar suatu kegiatan perngelolaan dan merupakan syarat mutlak dalam suatu kegiatan pengelolaan. Kemudian pengorganisasian berkaitan dengan pelaksanaan perencanaan yang telah ditetapkan. Sementara itu pengarahan diperlukan agar menghasilkan sesuatu yang diharapkan dan pengawasan dengan evaluasi dapat menjadi proses monitoring aktifitas untuk menentukan apakah individu atau kelompok memperoleh dan mempergunakan sumber sumbernya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Sutarno ( 2006: 11) Perpustakaan adalah mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung / bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku buku koleksi, yang diatur dan disusun demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1991: 3) perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk di jual. Dalam pengertian ini, perpustakaan diidentikkan dengan ruangan, koleksi, penyimpanan, dan pemanfaatan. Lebih jauh Rietz dalam Hasugian (2011: 70) mendefenisikan perpustakaan sebagai A. Collection or group of collection of book and/or other materials organized and maintained for use reading, consultation, study, services are staffed by libraries and other personel trained to provide services to meet user needs. Defenisi ini menyatakan bahwa perpustakaan adalah koleksi atau sekumpulan koleksi buku atau bahan lainnya yang diorganisasikan dan dipelihara untuk penggunaan/keperluan (membaca, konsultan, kelenjar, meneliti), dikelola


oleh pustakawan dan staff terlatih lainnya dalam rangka menyediakan layanan untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Penjelasan-penjelasan diatas dapat di simpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah institusi atau unit kerja yang menyimpan berbagai jenis bahan perpustakaan dan mengelolanya dengan cara yang sistematis untuk dapat dipergunakan oleh penggunanya. Selanjutnya Sutarno (2006: 20) mengatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan salah satu kajian tentang apa dan bagaimana cara-cara yang dapat dilakukan, baik melalui teori maupun praktik agar perpustakaan dapat dikelola dengan berdaya guna dan berhasil guna, sehingga keberadaannya di tengah-tengah masyarakat mampu menyeleksi, menghimpun, mengolah, memelihara sumber informasi dan memberikan layanan, serta nilai tambah bagi mereka yang membutuhkannya.

Bryson (1990: 4)

menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan adanya pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem, dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran, dan keahlian. Pengertian ini menekankan bahwa untuk mencapai tujuan perpustakaan diperlukan sumber daya manusia dan sumber daya non manusia yang harus dikelola melalui proses manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan yang diharapkan mampu menghasilkan produk berupa barang dan jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa manajemen perpustakaan adalah proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk dapat mengelola bahan pustaka berupa buku maupun non buku sehingga dapat digunakan sebagai bahan informasi oleh setiap pemakainya. Berangkat dari pengertian tersebut, maka ada beberapa ciri perpustakaan sebagai berikut: perpustakaan merupakan suatu unit kerja, perpustakaan mengelola sejumlah bahan pustaka, perpustakaan harus digunakan oleh pemakainya dan perpustakaan sebagai sumber informasi. Melihat ciri ciri perpustakaan tersebut, maka perpustakaan tidak hanya sekedar tempat menyimpan buku maupun non buku, namun harus ada pengelolaan (manajemen) terhadap bahan pustaka, pustakawan, pengguna dan tujuan yang jelas. 2.2.2. Unsur unsur pengelolaan


Dalam pengelolaan terdapat unsur unsur yang juga merupakan sumber daya pendukung kegiatan pengelolaan. Menurut Yusuf, (1996: 34) unsur unsur dalam pengelolaan adalah: (1) Man (manusia), (2) Money (uang), (3) Material (bahan baku), (4) Machine (mesin), (5) Methods (metode), (6) Market (pasar), Man berfungsi sebagai tenaga pelaksanaan pengelolaan, money berfungsi sebagai biaya operasional pengelolaan, material adalah bahan yang akan diolah dalam pengelolaan, machine berfungsi sebagai alat pendukung pekerjaan manusia, methods adalah cara cara yang di gunakan dalam mengelola dan mencapai tujuan, dan market merupakan tujuan dari hasil pengelolaan. 2.2.3. Fungsi pengelolaan (manajemen)

Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan untuk memenuhi maksud atau mencapai tujuan. Berdasarkan fungsi manajemen (pengelolaan) di atas secara garis besar dapat disampaikan bahwa tahap-tahap dalam melakukan manajemen

meliputi:

perencanaan,

pengorganisasian,

pelaksanaan,

dan

pengawasan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut bersifat universal, di mana saja dan dalam organisasi apa saja. Namun, semuanya tergantung pada tipe organisasi, kebudayaan dan anggotanya. Menurut pendapat Siagian (2005: 33) mengatakan bahwa kegiatan atau fungsi manajemen, meliputi: perencanaan, pengorganisasian ,pengarahan, pengawasan dan penilaian. Begitupun Stueart (2002: 68) memasukkan planning, organizing, leading,dan coordination ke dalam proses manajemen perpustakaan. Teori ini disepakati pula oleh Sutarno (2006: 109) yang dalam bukunya “manajemen perpustakaan menjabarkan fungsi tersebut untuk diterapkan dalam perpustakaan.

A. Perencanaan (planning) Perencanaan menurut Stueart

(2002: 67) adalah proses analisis yang

meliputi penaksiran masa depan menetapkan tujuan, mengembangkan alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan dan memilih sebuah cara atau bebarapa cara diantara alternatif alternatif yang ada. Sedangkan menurut Sutarno (2004: 109) perencanaan diartikan sebagai perhitungan dan penentuan tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, dimana menyangkut tempat,


oleh siapa pelaku atau pelaksana dan bagaimana tata cara mencapai itu. Stoner (1992: 8) menjabarkan bahwa perencanaan adalah pedoman yang dengannya (1) organisasi mencapai dan menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan, (2) anggota organisasi akan melaksanakan tugasnya dengan konsisten terhadap tujuan dan prosedur yang ditentukan, dan (3) perkembangan yang mengarah kepada tujuan diawasi dan diukur sehingga tindakan yang benar dapat diambil jika perkembangan yang ada ternyata tidak memuaskan. Dengan demikian kunci keberhasilan dalam suatu pengelolaan atau manajemen tergantung pada perencanaannya. Perencanaan merupakan proses dan kegiatan pimpinan yang terus menerus, perencanaan merupakan langkah awal setiap manajemen,perencanaan merupakan kegiatan yang akan dilakukan dimasa mendatang dalam waktu tertentu untuk mencapai tujuan tertentupula. Perencanaan yang baikadalah yang rasional, dapat dilaksanakan dan menjadipedoman langkah selanjutnya. Oleh karena itu, perencanaan tersebut sudah mencapai permulaan pekerjaan yang baik dari proses perncapaian tujuan organisasi.

a.

Faktor perencanaan Stueart (2002: 68) menyatakan ada lima faktor perencanaan, yaitu:

1) Kerangka waktu (Time Frame) Ada dua kategori perencanaan terkait dengan jangka waktu, yaitu rencana jangka panjang atau rencana strategis dan rencana jangka pendek atau rencana tahunan atau rencana operasional. 2) Mengumpulkan dan menganalisis data (Collecting andanalyzing data) Tahap ini mencakup pengumpulan data sistematis mengenai perpustakaan atau pusat informasi, aktivitasnya, operasi, staf, kegunaan, dan pengguna selama jangka waktu tertentu, juga dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi apa yang ingin dilakukan organisasi dan cara pelaksanaannya. 3) Tingkat perencanaan (Levéis of planning) Setiap

supervisor,

koordinator,

atau

pemimpin

tim,

apapun

tingkat

tanggungjawabnya dalam struktur organisasi harus mempersiapkan perencanaan dalam dua tingkatan yaitu di dalam unit atau kelompoknya dan kelompok lainnya di dalam organisasi untuk mengembangkan tujuan secara keseluruhan. 4) Fleksibilitas (Flexibility)


Fleksibilitas diaplikasikan dalam proses perencanaan jangka pendek dan jangka panjang karena proses perencanaan tidak pernah sempurna, perencanaan terus menerus ditinjau ulang, direvisi dan diperbaharui. 5) Akuntabilitas (Accountability) Akuntabilitas

merupakan

kunci

sukses

perencanaan.

Manajer

harus

mendelegasikan wewenang dan membuat individu atau tim bertanggung jawab untuk mencapai sasaran dan tujuan perencanaan yang telah dibuat.

b.

Unsur perencanaan Donnelly dkk, menyatakan dalam buku Fundamentals of Management (1998:

140) bahwa fungsi perencanaan mengharuskan manajer mengambil keputusan mengenai empat elemen dasar perencanaan, yaitu tujuan, aksi, sumber daya dan implementasi. 1) Tujuan Tujuan adalah menetapkan kondisi masa depan yang ingin dicapai manajer. Tujuan sangat penting didalam perencanaan. Hal ini diperkuat oleh Simanjuntak (2005: 28) yang menyatakan tujuan organisasi adalah kondisi rasional yang ingin dicapai dalam rangka menuju visi perusahaan dengan mobilisasi semua orang dan unit-unit organisasi. Tujuan ini dapat dinyatakan dalam bentuk tujuan jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek.

2) Aksi Aksi merupakan kegiatan spesifik yang direncanakan untuk mencapai tujuan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan perpustakaan agar tujuan perpustakaan tersebut dapat tercapai secara umum meliputi pengadaan, pengolahan, pelayanan, dan sosialisasi. o

Pengadaan atau akuisisi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Hal-hal pokok yang harus diterapkan yang berkaitan dengan koleksi adalah menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka, menghimpun alat-alat seleksi bahan pustaka, survei minat pemustaka, survei bahan pustaka, seleksi bahan pustaka, juga meliputi pemesanan, penerimaan, dan pengecekan bahan pustaka yang dipesan, memberi cap kepemilikan perpustakaan, dan mencatat koleksi yang datang.


o

Pengolahan. Pengolahan atau processing adalah pekerjaan yang dimulai sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang sudah disediakan untuk kemudian dipakai oleh pemustaka. Kegiatan pengolahan meliputi klasifikasi, katalogisasi, dan pembuatan kelengkapan koleksi berupa pelabelan, slip buku, dan penyampulan.

o

Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan masyarakat sebagai pemustaka dan sekaligus

merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan. o

Sosialisasi. Istilah sosialisasi selalu dikaitkan dengan upaya promosi dan publikasi, menjaring minat dan respon masyarakat, mengembangkan kerjasama, memberikan sesuatu yang berguna, mengembangkan upaya mendekatkan dan membangun perpustakaan dan masyarakat pengguna perpustakaan. Sosialisasi perpustakaan harus dilakukan terus menerus agar masyarakat merasa diingatkan dan tertarik untuk berkunjung ke perpustakaan.

3) Sumber daya Sumber daya dibagi menjadi dua, yaitu sumber daya perpustakaan yang merupakan segala kekayaan dan komponen lain perpustakaan dan sumber daya manusia yang melaksanakan kegiatan di perpustakaan. 4) Implementasi Implementasi meliputi penugasan dan pengarahan personil untuk melaksanakan rencana yang ada. B.

Pengorganisasian (Organizing) Stueart (2002: 119) menyatakan bahwa pengorganisasian meliputi penetapan

tugas apa saja yang harus dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana tugas dikelompokkan, dan bagaimana semua tugas itu dikoordinasikan. Pada prinsipnya pengorganisasian adalah tindak lanjut untuk menjalankan rencana. Hasil dari pengorganisasian ialah terorganisasikannya semua aktivitas di dalam perpustakaan sehingga semua tugas dan fungsi berjalan untuk mencapai tujuan. . Berbeda dengan Sutarno (2006: 275) yang menyatakan bahwa hasil pengorganisasian bukan sekedar


struktur organisasinya semua kreatifitas di dalam sebuah wadah organisasi sehingga tugas dan fungsi berjalan guna mencapai tujuan. Lebih lanjut James D Mooney dalam Manullang (2002: 59) mengatakan, “ organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama sedang Chestr I, Barnard memberi pengertian organisasi

sebagai suatu sistem dari

aktifitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Defenisi organisasi yang dikemukanan diatas dapat dikemukakan bahwa ada 3 ciri dari suatu organisasi yaitu: adanya sekelompok orang, antar hubungan terjadi dalam suatu kerjasama yang harmonis, kerjasama yang didasaskan atas hak, kewajiban, dan tanggung jawab masing masing orang untuk mencapai tujuan. Winardi (2003: 24) mengemukakan pandangan bahwa ada lima macam langkah pokok proses pengorganisasian, yaitu melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran. a.

Menetapkan tugas-tugas pokok.

b.

Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian.

c.

mengalokasikan sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugas

tugas

bagian

tersebut. d.

Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplementasi. Selain

itu,

Winardi

juga

menyatakan

bahwa

pengorganisasian

dapat

menghasilkan manfaat/ keuntungan sebagai berikut: a.

Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi.

b.

Pembagian

kerja,

yang

menghindari

timbulnya

duplikasi,

konflik,

dan

penyalahgunaan sumber daya, baik sumber daya material maupun sumber daya manusia. c.

Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logikal, yang dapat dilaksanakan dengan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompok-kelompok.

d.

Saluran-saluran komunikasi yang mapan, yang membantu pengambilan keputusan dan pengawasan.

e.

Mekanisme-mekanisme yang terkoordinasi, sehingga memungkinkan tercapainya harmoni antara para anggota organisasi yang terlibat dalam aneka macam kegiatan.

f.

Upaya-upaya yang difokuskan, berkaitan dengan sasaran secara logikal dan efisien.


g.

Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan.

C. Penggerakan (Actuating) Penggerakan atau actuating dilaksanakan setelah adanya perencanaan dan pengorganisasian. Fungsi ini merupakan penggabungan dari beberapa fungsi manajemen yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yang meliputi:

kepemimpinan

(leadership), pengarahan, komunikasi, pemberian motivasi, dan penyediaan fasilitas. Penggerakan merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan anggota organisasi agar dapat bekerja demi meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Stueart (2002: 317) menyatakan bahwa pengarahan bersifat kompleks karena menyangkut manusia dan berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia sebagai individu unik dan berbeda karena memiliki sifat, karakter, emosi, norma, dan nilai-nilai sosial yang berbeda-beda. Ada tiga aspek penting dalam pengarahan menurut Stueart dan Moran yaitu motivasi, kepemimpinan, dan komunikasi. Supaya pengarahan efektif, pemimpin harus mengetahui penghargaan apa yang dapat memotivasi anggotanya dan mereka harus mengetahui gaya kepemimpinan apa yang paling baik untuk digunakan didalam organisasinya. Selain itu, pimpinan juga harus mengetahui pentingnya komunikasi dalam suatu organisasi. Kepemimpinan dalam manajemen terbagi menjadi tiga, yaitu: a.

Kepemimpinan organisasi, yang bersifat kaku karena bertujuan menegakkan ketertiban dan disiplin organisasi.

b.

Kepemimpinan personal, yang bersifat pendekatan kemanusiaan dalam menghadapi bawahan. Tujuannya ialah menciptakan kepercayaan bawahan terhadap atasan sehingga ada dukungan dari pegawai kepada pemimpinnya. Kepemimpinan tim kerja kolektif, yaitu kepemimpinan yang merupakan

perpaduan keduanya, tujuannya menegakkan kerja sama atas dasar kesederajatan terhadap posisi dan tugas dengan prinsip integritas. Kerja sama menjaga keutuhan secara menyeluruh dan prinsip disiplin kerja agar semua anggota kelompok menjaga mutu pekerjaan .Menurut Sutarno (2006: 145) Komunikasi sangat menentukan proses manajemen. Hal itu sangat wajar dan logis sebab manajemen hanya dapat berjalan melalui pikiran dan kegiatan-kegiatan orang-orang. Untuk menjalin hubungan antar orang-orang yang baik harus ada bentuk-bentuk komunikasi yang efektif guna


menciptakan hubungan kerjasama yang baik. Komunikasi mencakup seluruh aspek manajemen sehingga komunikasi merupakan salah satu inti kepemimpinan. Kemajuan suatu perpustakaan adalah hasil usaha bersama melalui komunikasi, tanpa komunikasi semua aktivitas organisasi akan kaku dan perpustakaan tidak berjalan optimal. Untuk itu komunikasi memiliki beberapa sifat, yaitu : menurut Sutarno ( 2006: 156) Vertikal ke bawah antara pimpinan kepada staf (top down) yang berupa perintah, komando, instruksi, kebijakan, penjelasan, dan informasi. •

Vertikal ke atas (bottom up) antara staf dengan pimpinan misalnya laporan, informasi, saran, masukan atau usulan.

•

Horizontal antara sesama pimpinan atau antara sesama staf.

•

Cross communication antara staf/ pimpinan dengan staf/ pimpinan yang lain yang bersifat silang. Pemberian motivasi dapat mempengaruhi kinerja pegawai dan keefektifitasan

organisasi. Pimpinan memotivasi dengan menyediakan lingkungan kerja yang mendukung pegawai untuk berkontribusi dalam mencapai tujuan organisasi menurut Stueart ( 2002: 329). Untuk itu, motivasi bagi seseorang merupakan modal utama untuk berprestasi karena akan memberikan dorongan bagi seseorang untuk melakukan sesuatu. D. Pengawasan (Controlling) Pengawasan merupakan proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi, yaitu perpustakaan umum dan manajemen tercapai. Oleh karena itu, pengawasan dapat dilaksanakan pada proses perencanaan, pengorganisasian, personalia, pengarahan, dan penganggaran. Pengawasan dimulai sejak proses perencanaan sampai dengan tahap akhir kegiatan dan mencapai tujuan. Pada pokoknya pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar, atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan yang merupakan bagian akhir dari fungsi manajemen dilaksanakan untuk mengetahui: •

Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana.

•

Apakah didalam pelaksanaan terjadi hambatan, kelemahan, atau kesulitan.

•

Untuk mengetahui secara dini hal-hal yang menyebabkan timbulnya masalah.

•

Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang, penyimpangan, pemborosan.


Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi.

•

Evaluasi menurut Sutarno (2006: 157) adalah pengawasan yang dilakukan dengan

mengadakan

pengukuran

terhadap

keseluruhan proses penyelenggaraan,

terutama setelah semua selesai. Evaluasi ini dilakukan untuk menyiapkan kembali suatu perencanaan atas semua aktivitas yang akan datang. 2..3. Kegiatan pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi

Menurut F.Rahayuningsih dalam bukunya Pengelolaan Perpustakaan (2007: 12) menyatakan bahwa, kegiatan-kegiatan pokok perpustakaan sebagai berikut : 1.

Pengembangan koleksi, yang meliputi pemilihan, pemesanan, pembelian, dan inventarisasi bahan pustaka.Oleh karena itu agar fungsi perpustakaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.

2.

Pengolahan koleksi, yang meliputi penentuan subjek, klasifikasi, penentuan tajuk, entri data, dan pemberian kelengkapan koleksi agar dapat dilayankan kepada pengguna perpustakaan.aka diperlukan pengelolaan yang baik.

3.

Layanan pengguna, yang meliputi layanan loker, layanan sirkulas, layanan baca, layanan ruang baca, layanan terbitan berkala, layanan referensi dan penelusuran informasi, layanan workstation, layanan fotokopi, layanan pendidikan pengguna, dan lain-lain.

4.

Pemeliharaan koleksi, yang meliputi pelestarian, pengawetan, dan perbaikan bahan pustaka.

2.3.1. Koleksi Perpustakaan Pemilihan koleksi merupakan tugas yang sulit karena diperlukan pengetahuan yang luas tentang isi buku yang akan dipilih. Perpustakaan sebaiknya meminta masukan dari pakar bidang subjek buku yang akan dipilih. Menurut F.Rahayuningsih (2007: 14) ada 4 dasar prinsip pemilihan koleksi, yaitu: 1.

Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan . Bahan-bahan yang akan dikoleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan yang memang diperlukan oleh pengguna. Selain mengoleksi buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi


buku-buku ilmiah pengetahuan populer. Dengan buku-buku ilmu pengetahuan populer tersebut pengguna mendapatkan bacaan untuk menambah pengetahuan, selain mengetahuan yang disampaikan pendidik. 2. Memilih buku-buku berkualitas Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi, dan fisik buku. 3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang. 4. Sesuai dengan dana yang ada Perpustakaan perlu menyusun anggaran pengadaan koleksi untuk setiap tahun anggaran. Penyusunan anggaran dapat disesuaikan dangan rencana pembelian buku ataupun rencana berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun. 2.3.2. Pengadaan Bahan Pustaka Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Untuk melaksanakan tugas ini, pustakawan memerlukan alat bantu seperti katalog penerbit, majalah, timbangan buku, tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah, dan daftar permintaan buku baru. Phillips (1992: 108). Menurut P. Sumardji (1998: 23) menyatakan bahwa, “Kegiatan pengadaan koleksi adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan berbagai macam kegiatan”. Adapun kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu : 1.

Pembelian Pembelian bahan pustaka merupakan cara yang paling banyak dilakukan oleh hampir setiap perpustakaan dalam menambah jumlah koleksinya. Karena dengan menggunakan cara ini pihak perpustakaan akan lebih muda menyesuaikan kebutuhan pemakainya. Dalam hal ini pustakawan harus dapat membuat pertimbangan dalam pemilihan koleksi.


2.

Hadiah atau Sumbangan Perpustakaan dapat menerima hadiah apabila memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perpustakaan. Sebab koleksi perpustakaan yang bersumber dari hadiah kadang-kadang kurang cocok dengan tujuan dan fungsi serta ruang lingkup layanan perpustakaan. Maka pengadaan koleksi melalui hadiah bukan merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan. Hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan cara, yaitu : a) Mengajukan permintaan hadiah pustaka Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka kepada lembaga pemerintah atau swasta. Permintaan ini dapat dilakukan secara lisan atau tulisan. b) Hadiah tidak atas permintaan Hal ini terjadi karena kebetulan lembaga atau seseorang mempunyai pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja ingin memberi hadiah pustaka kepada perpustakaan tertentu karena rasa simpati. c) Sumbangan wajib Merupakan sumber pengadaan bahan pustaka yang dapat diandalkan kelestariannya karena jumlah mahasiswa yang tamat setiap tahunnya dapat diperhitungkan. Sumbangan wajib harus disertai surat keputusan dari pimpinan perguruan tinggi d) Tukar-Menukar Tukar-Menukat bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau memiliki sejumlah eksemplar yang terlalu banyak dan ingin ditukarkan dengan pustaka lain. Sebelum mengadakan pertukaran harus ada kesepakatan tukar-menukar bahan pustka dengan perpustakaan lain.

e) Penerbitan Sendiri Selain dengan ketiga cara di atas penambahan jumlah koleksi perpustakaan dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Cara ini dapat


dilakukan oleh pihak perpustakaan atau lembaga yang berhubungan dengan perpustakaan. Soetminah (1992: 71). Penerbitan sendiri juga merupakan pengembangan koleksi yang penting, karena apabila suatu saat pemakai ingin mengetahui tentang sejarah berdirinya perpustakaan atau lingkungan yang berhubungan dengan perpustakaan dapat diketahui atau ditemukan dengan mudah. 2.3.3. Pengolahan Bahan Pustaka Sebelum bahan pustaka disebarkan kepada pemakai, maka bahan pustaka tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar penyimpanan dan pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Menurut Sutarno NS (2006: 179) menyatakan bahwa pengolahan atau “processing” bahan pustaka adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan. Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Hamakonda, Towa P dan P Tairas (2002: 1). Seperti kegiatan lainnya, pengolahan juga mamiliki peratuaran-peraturan yang berbeda pada setiap perpustakaan, tergantung dari kebijakan yang ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan. Prosedur pengolahan buku terdiri dari beberapa macam. Menurut F.Rahayuningsih (2007: 35) dalam bukunya Mengelola Perpustakaan menyatakan bahwa: 1. Inventarisasi, yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan atau pemilihan buku tercatat secara teratur. Sebelum dilakukan pencatatan data, perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut : a. Pemberian cap perpustakaan. Cap perpustakaan merupakan cap resmi perpustakaan sebagai pemilik koleksi. Setiap perpustakaan meletakkannya pada halaman-halaman


tertentu yang sudah dipilih, misalnya selalu pada halam dua puluh lima. Letak cap perpustakaan sebaiknya konsisten, selalu berada pada tempat yang sama untuk setiap koleksi agar dapat menjadi ciri khas perpustakaan. b. Pemberian cap inventaris. Cap inventaris adalah cap yang memuat keterangan tentang nama instansi, tanggal, nomor inventarisasi. Cap tersebut dapat diletakkan pada halaman akhir buku. c. Pemberian nomor inventaris. Nomor inventaris merupakan serangkaian kode yang terdiri dari angka, atau campuran angka dan huruf, yang dibuat untuk menunjukkan identitas setiap koleksi yang dimiliki perpustakaan. d. Pencatatan ke dalam basis data inventaris. Kegiatan pencatatan ke dalam basis data inventaris merupakan proses memasukkan nomor inventaris ke dalam basis data inventaris. Database inventaris dapat digunakan sebagai sarana untuk menghitung jumlah koleksi suatu perpustakaan, untuk mengetahui status buku yang bersangkutan, misalnya hilang atau diganti dengan yang baru, dan untuk membuat laporan statistiik. Data statistik tersebut antara lain : 1. Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. 2. Jumlah eksemplar dan jumlah judulnya. 3. Jumlah eksemplar yang berbahasa indonesia dan asing 4. Jumlah buku referensi, fiksi, dan lain-lain. 5. Jumlah anggaran yang dikeluarkan. Basis data inventaris juga dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan tentang kapan dibeli atau dari mana diperoleh, serta kapan harga koleksi tersebut.

2.

Katalogisasi Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Hasil pekerjaan katoligisasi


adalah katalog yang berisi keterangan-keterangan yang lengkap tentang keadaan fisik suatu koleksi.Tahap katoligisasi ada 2 hal, yaitu katalogisasi subjek dan katalogisasi deskriptif. 1) Katalogisasi Subjek Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi. Katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek. 2) Katalogisasi Deskriptif Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi bibliografi pada berkas catalog. Ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu : a. Penentuan Tajuk Entri Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari buku-buku koleksi perpustakaan. Entri merupakan suatu kesatuan informasi bibliografi dalam katalog. b. Deskripsi Bibliografi Menurut Sulistyo Basuki (1993: 335) Data bibliografi meliputi : judul dan pengarang, edisi, impresum, kolasi, seri monograf, catatan, ISBN dan harga. Informasi bibliografis tersebut merupakan informasi yang distandarkan dalam aturan pengatalogan. 3.

Kegiatan Pasca Katalogisasi Setelah kegiatan katalogisasi selesai, selanjutnya memberi kelengkapan pada buku, sehingga siap dilayankan kepada pengguna. Kelengkapan buku yang perlu dipersiapkan meliputi :

a) Label Nomor Panggil Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada punggung buku.


b) Kartu Buku Kartu buku yaitu kartu berukuran tertentu yang terisi keteranganketerangan seperti : nomor panggil, nama pengarang, judul buku, nama peminjam dan nomor anggota perpustakaan, tanggal pinjam, tanggal kembali dan tanda tangan. Kartu buku ini digunakan sebagai arsip apabila buku sedang dipinjam. Bila peminjaman buku sudah menggunakan komputer, kartu buku ini tidak diperlukan lagi. c) Kantong Kartu Buku Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu buku yang bersngkutan. d) Blanko/slip Tanggal Kembali (date due) Pembuatan T-Slip (Temporary-Slip atau Slip sementara), yaitu blanko/slip yang berisi kolom-kolom yang diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal harus kembali buku yang dipinjam. Blanko/slip digunakan pada pelayanan sirkulasi, yaitu agar peminjam mengetahui kapan buku harus dikembalikan. e) Barcode Barcode yaitu kode-kode yang menunjukan data bibliografi buku. Digunakan

oleh

perpustakaan

untuk

pelayanan

sirkulasi

yangmenggunakan program komputer. Barcode dibaca menggunakan barcode reader. Kelengkapan buku tersebut diatas, dapat tidak digunakan semuanya, disesuaikan dengan sistem peminjaman dan pengembalian buku yang digunakan. Setelah kegiatan memberi kelengkapan buku selesai, maka buku dikirim ke bagian layanan pengguna agar dapat segera dimanfaatkan.

2.3.4. Pelayanan


Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994: 53) menyatakan bahwa “pelayanan perpustakaan ialah : pemberian informasi kepada pengguna”. Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi:

Buku Pedoman

(2004: 3) manyatakan bahwa “tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta malaksanakan administrasi perpustakaan”. Tujuan dari diselenggarakannya kegiatan kerja yang dilakukan di perpustakaan adalah untuk memberikan jasa pelayanan bagi pemakai dengan baik. Setiap pemakai jasa perpustakaan dapat memberikan penilaian baik atau buruknya penyelenggaraan perpustakaan dari segi pelayanan yang diberikan pemakai. Oleh sebab itu perpustakaan yang besar maupun yang kecil harus memperhatikan pelayanan yang diberikan bagi para anggotanya. Menurut buku “Standar Perpustakaan Keperawatan pendidikan Tenaga Kesehatan” (2010: 14) Jenis layanan yang lazim ditawarkan adalah: pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan serial dan silang layan. 1. Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna dalam hal peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan. Menurut Lasa H.S (1994: 1), yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi yaitu : mencakup bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan/penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Dalam pelayanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, antara lain : a. Pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran anggota perpustakaan dan melayani perpanjangan keangotaan Peminjaman, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman bahan pustaka oleh pengguna dalam jangka waktu tertentu.


b. Pengembalian,

yaitu

suatu

kegiatan

yang

mencatat

bukti

pengembalian buku yang masa pinjamnya habis. c. Penagihan, yaitu kegiatan yang dilakukan apabila batas waktu pinjam telah habis. d. Sanksi, yaitu apabila tetlambat mengembalikan bahan pustaka. e. Bebas Pinjam, yaitu berupa pemrosesan surat keterangan bebas dari permasalahan peminjaman bahan pustaka. F.Rahayuningsih (2007: 95). 2. Pelayanan Referensi Pelayanan Referensi adalah kegiatan kerja yang memberikan bantuan kepada pengguan untuk menemukan informasi yang diperlukan. Menurut Sumardji (1992: 11) pengertian pelayanan referensi adalah: a. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan, yang

khusus

melayankan koleksi referensi kepada para pemakai. b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemakai perpustakaan untuk mencari informasi dengan cara: -

menerima pertanyaan pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi

-

memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk , menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai

-

memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka referensi.

Maka untuk membantu menjawab pertanyaan dan masalah yang sering timbul dalam berbagai bidang, maka perpustakaan perlu mempersiapkan jenis koleksi, seperti yang disebutkan oleh Lasa H.S (1994 : 39) yaitu : kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks dan abstrak, sumber biografi, direktori, almanak dan terbitan pemerintah.


3.

Layanan serial/terbitan berkala

Menurut buku “Standar Perpustakaan Pendidikan Tenaga Kesehatan” layanan serial/terbitan berseri adalah kegiatan untuk membantu penggunan mendapatkan informasi tentang suatu terbitan (seperti surat kabar, jurnal, buku tahunan atau buletin) yang diterbitkan dengan nomor berurutan dan terbit secara berseri dan terus menerus, waktu yang tidak terbatas. 4.

Silang layan

Silang Layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat dalam rangka pengadaan dan pengembagan koleksi perpustakaan. 2.3.5. Pemeliharaan Bahan Pustaka “Pemeliharaan dan Perawatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan menjaga atau mengusahakan agar bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan tetap awet dan terawat dengan baik” (Soetminah, 1992: 126) Menurut Mastini, Hardjoprakoso (1992: 25) dijelaskan 5 usaha pelestarian bahan pustaka antara lain : a) Reproduksi Bahan pustaka yang langka harus dilestarikan dan dibuat fotocopinya sedangkan yang lainnya disimpan. b) Penjilidan Memperbaiki buku-buku yang jilidannya rusak yang masih mungkin dapat di jilid sehingga tetap dapat dimanfaatkan. c) Laminasi Memperbaiki bahan pustaka, terutama yang kertasnya sudah rusak sehingga mudah hancur, dapat diawetkan dengan menyemprotkan bahan kimia atau dilaminasi. d) Penyiangan Bahan Pustaka Koleksi perpustakaan terus berkembang dan akan selalu bertambah seiring dengan majunya ilmu pengetahuan. Maka, diperlukan usaha agar ruang atau gedung perpustakaan dapat menampung koleksi yang ada. Salah satu cara antara lain adalah mengadakan penyiangan koleksi. Bahan pustaka yang disiangi adalah : 1. Buku yang sudah Lama 2. Buku yang sudah rusak dan tidak mungkin lagi diperbaiki 3. Buku yang jumlah copinya sudah terlalu banyak


e) Mengatasi Kerusakan Bahan Pustaka 1. Kelembapan Udara Kelembapan yang ideal untuk bahan pustaka adalah 40-50% dan untuk film 20%-30% dan kelembapan di atas 65% menyebabkan bahan pustaka cepat rusak. 2. Sinar Matahari Bahan Pustaka yang langsung terkena matahari akan menyebabkan tulisan mudah rusak atau hilang, maka diusahakan agar bahan pustaka tidak langsung terkena matahari. 3. Serangga Agar bahan pustaka terhindar dari serangga cara yang terbaik adalah selalu menjaga kebersihan ruangan. 4. Manusia Manusia yang tidak bertanggung jawab adalah perusak yang paling hebat. Oleh sebab itu, berdasarkan hal di atas harus dilakukan cara atau kebijakan dalam pemeliharaan bahan pustaka agar terhindar dari pemborosan dan pekerjaan yang sia-sia. Untuk melestarikan bahan pustaka diperlukan dana yang cukup dan tenaga yang terampil. Berdasarkan

pendapat-pendapat

diatas,

yang

dimaksud

dengan

pengelolaan perpustakaan adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun, mengelola dan menyebarluaskan informasi dengan indikator sebagai berikut: 1. pengembangan koleksi 2. pengolahan koleksi 3. layanan pengguna 4. pemeliharaan koleksi 2.4. Sistem Informasi Perpustakaan 2.4.1. Pengertian Istilah sistem informasi didefenisikan Oetomo (2002: 11) “sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan manyimpan serta mendistribusikan informasi”. Defenisi ini menjelaskan kesatuan elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perpustakaan. Menurut O’Brien (2005: 5), “Sistem informasi adalah suatu kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti


lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi”. Sedangkan menurut Laudon, Kenneth , Jane (2007: 42) “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”. Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari sistem informasi secara umum adalah suatu susunan yang sistematik dan teratur dari jaringan-jaringan aliran informasi yang saling berhubungan dalam prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada pengguna, baik data yang bersifat internal maupun data yang bersifat eksternal untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Definisi perpustakaan menurut International Federation ofLibrary Associations and Institutions (IFLA) adalah kumpulan materi tercetak dan media noncetak (sumber informasi) yang disusun secara sistematis untuk digunakan pengguna. Sulistyo-Basuki (1993: 4) Sulistyo-Basuki (1993: 3) memberikan definisi mengenai perpustakaan yaitu sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya (termasuk koleksi elektronik atau digital) yang disimpan menurut tata susunan tertentu untuk dibaca, bukan untuk dijual. Jadi dapat disimpulkan definisi sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem yang terdiri dari manusia, hardware, software, prosedur, dan data yang terintegrasi, digunakan untuk manajemen otomasi perpustakaan sehingga mengemas sebuah informasi yang bernilai bagi penggunanya 2.4.2. Pengelola sistem informasi Pengelola sistem informasi merupakan para spesialis yang bertanggung jawab untuk menerapkan sistem. Saat ini pengelola sistem informasi juga disebut spesialis informasi (information specialist). Spesialis informasi menggambarkan pegawai perpustakaan yang bertanggung jawab penuh untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer (Computer Based


Information System/CBIS). Menurut Sutanta (2004: 13) spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam yaitu: a. Analis sistem adalah pakar dalam mendefenisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada sekarang. b. Pengelola basis data (Data Base Administrator/DBA),bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. c. Spesialis jaringan (network specialist), adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan telekomunikasi. Spesialis jaringan bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. d. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membentuk kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai. e. Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan disk storage, dan lain-lain. 2.4.3. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan 2.4.3.1. Teknologi informasi dalam perpustakaan Menurut Duval dalam Hasugian (2011: 128) dalam ruang lingkup perpustakaan, teknologi informasi diartikan sebagai plikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali (retrieval) dan penyebaran informasi.

Sedangkan Suryanto (2005: 10)

mendefenisikan teknologi informasi sebagai kombinasi teknologi komputer


(prangkat keras dan prangkat lunak) untuk mengolah dan menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan transmisi informasi. Jadi, dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah sekumpulan dari prangkat

keras (hardware), prangkat lunak (software) dan jaringan

telekomunikasi. Dengan kata lain teknologi informasi merupakan hasil perpaduan teknologi antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Kebutuhan akan teknologi informasi sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang terus berkembang seiring meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi. Penerapan Teknologi informasi di perpustakaan menurut Supriyanto (2008: 33) dapat di fungsikan dalam berbagai bentuk antara lain: 1. Teknologi informasi digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Bidang yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, invantarisasi, katalogisasi , sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi perpustakaan, 2.

Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan teknologi informasi dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan perpustakaan digital. Kedua fungsi penerapan ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam sustu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software yang di gunakan, sumber daya manusia, infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendudukung keduanya.

2.4.3.2. Manfaat teknologi informasi bagi perpustakaan Peran dari teknologi informasi adalah sebagai tools atau prangkat alat yang digunakan untuk mengotomasikan pekerjaan. Dengan kerja yang sudah otomatis maka banyak manfaat yang bisa didapatkan dalam pengelolaan perpustakaan.


Menurut Supriyanto (2008: 24) manfaat penggunaan teknologi informasi dalam perpustakaan adalah sebagai berikut: 1.

Meningkatkan kwalitas layanan Peningkatan

kualitas

layanan

pada

kecepatan

pencarian

referensi,

kelengkapan data referensi, keberadaan buku, peminjaman, pembuatan KTA, dan akses. 2.

Memberikan kemudahan dalam pengambilan keputusan. Pengambilan

keputusan

baik

bagi

pengguna

maupun

pengelolaan

perpustakaan menjadi cepat dan akurat dengan ketersediaan data data. Bagi pengguna misalnya menentukan referensi mana yang akan dipinjam dengan kondisi buku lama dan baru, alternatif pengganti jika buku sedang keluar, kapan harus dikembalikan, dan sebagainya. Bagi pengelola, misalnya memutuskan penerimaan anggota, jumlah denda, keberadaan buku, jumlah buku, keperluan pengadaan, dan penataan koleksi. 3.

Pengembangan otomasi perpustakaan. Perpustakaan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi ilmu pengetahuan perlu di dukung teknologi informasi seiring dengan kegiatan menulis, mencetak, mendidik, dan pemenuhan kebutuhan masyarakat akan informasi yang semakin berkembang dan beragam. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan di fungsikan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengelola data data dalam bentuk basis data serta menyediakannya menjadi informasi yang berguna bagi masyarakat dalam kemasan digital yang fleksibel dan mudah dibagikan.

.2.4.4. Komponen komponen sistem informasi perpustakaan Dalam sebuah sistem informasi perpustakaan untuk otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan yang lainnya. Menurut Kristianto, W (2003: 12-13) untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen tersebut adalah : input, proses,


output, teknologi, basis data dan kendali. Sedangkan Menurut Supriyanto (2008: 38-42), komponen-komponen tersebut adalah: a.

Pengguna (users) Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem informasi perpustakaan untuk otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staff yang nantinya sebagai operator atau teknisi, serta para anggota perpustakaan. Tujuan dari sistem otomasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna. Pustakawan yang bersangkutan harus dilibatkan, mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing pustakawan harus di kumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi, dan administrator sistem harus diidentifikasikan dan di latih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

b.

Perangkat Keras ( Hardware) Perangkat keras adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsinya untuk mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer.

c.

Prangkat lunak (Software) Prangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi yang memberitahu prangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai dengan perintah. Prangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai.

d.

Network/Jaringan Jaringan adalah sebuah himpunan komputer yang dihubungkan dengan kabel sehingga komputer dengan komputer lainnya dapat saling komunikasi, bertukar informasi sharing file, printer, dll.


e.

Data Data adalah bahan yang akan diolah/diproses berupa angka angka, hurufhuruf, maupun symbol-symbol khusus.

f.

Manual (panduan operasional) Biasa disebut prosedur adalah penjelasan, bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Manual adalah kunci bagi kelancaran suatu sistem otomasi perpustakaan.

2.4.5. Tingkatan sistem informasi Menurut Oetomo (2002: 17) ada beberapa jenis sistem informasi berbasis teknologi informasi (komputer) dikembangkan berdasarkan lini manajerial. Masing-masing sistem informasi tersebut memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan. Hal ini menentukan tingkatan dari setiap sistem informasi yang dikembangkan. Tingkatan sistem informasi terdiri dari: 1. Sistem pemrosesan transaksi atau Transaction Processing Systems (TPS) merupakan bentuk perkembangan dari kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk pemrosesan transaksi. TPS ini merupakan pemrosesan data transaksi yang menghasilkan informasi yang akurat yang akan digunakan sesuai kebutuhan. Pada kasus perpustakaan, maka tingkatan sistem ini adalah untuk memenuhi kebutuhan transaksi yang dilakukan di bagian pengadaan, pengolahan, sirkulasi dan keanggotaan. 2. Sistem

informasi

manajemen

disini

adalah

sebuah

kelengkapan

pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi-operasi pembuatan keputusan dalam organisasi. Pada tingkatan ini masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses yang akan dijadikan sebuah laporan ringkas, keputusan-keputusan rutin, dan jawaban dari permintaan yang diberikan. Pada kasus sistem informasi perpustakaan maka laporan transaksi peminjaman, pengembalian buku, buku yang sering dipinjam, jumlah denda, jumlah koleksi baru, jumlah koleksi yang dimiliki, jumlah anggota


dan lainnya adalah bahan yang diproses dalam tingkatan sistem informasi manajemen ini. 3. Sistem pendukung keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative-alternatif keputusan. Pada sebuah sistem informasi perpustakaan, maka sistem pendukung keputusan ini yang akan berguna bagi pengambil keputusan untuk menentukan langkah-langkah strategis dalam menghadapi berbagai kendala dalam pengelolaan perpustakaan. 4. Sistem Informasi E-Business dibangun karena ada kebutuhan untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet atau jaringan global. 2.4.6. Kriteria Penilaian Software (Sistem Informasi) Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem yang berjalan. Untuk menilai suatu software, tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Supriyanto (2008: 108) menyatakan beberapa kriteria untuk menilai software adalah sebagai berikut: a.

Kegunaan Fasilitas dan aplikasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.

b.

Ekonomis Biaya yang dikeluarkan sebanding dengan mengapilaksikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.

c.

Keandalan Mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekwensi besar dan terus menerus.

d.

Kapasitas Software yang digunakan mampu menyimpan data dengankapasitas yang besar dan kemampuan temu kembali yang cepat.


e.

Sederhana Menu- menu dan yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna.

f.

Fleksibel Software yang digunakan dapat diaplikasikan dan dioperasikan dalam beberapa jenis sistem operasi serta memiliki potensi untuk selalu dikembangkan selanjutnya.

2.4.7. Menentukan Software

Menentukan software yang akan di gunakan dapat dilakukan dengan cara membangun sendiri, mengontrakkan keluar atau membeli software jadi yang ada di pasaran dan bahkan ada yang dapat di peroleh secara gratis. Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus sesuai dengan keperluan memiliki ijin pemakaiana, ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan, menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak. Geisenger dalam Yanuar (2010: 12-13)

juga memberikan indikator

penilaian suatu software/program (sistem informasi), yang meliputi tampilan program (visualdisplay) dan kualitas teknik (technical quality). a.

Tampilan Program (visual display) terdiri dari: 1)

Pewarnaan.

Pemakaian

warna

tidak

mengacaukan tampilan.


2) Pemakaian kata dan bahasa terdiri dari: a) Penggunaan huruf / karakter yang sesuai. b) Penggunaan bahasa yang mudah dipahami. 3) Pemakaian tombol kata interaktif (hypertext) terdiri dari: a) Penggunaan hypertext untuk memfasilitasi navigasi dan membantu pengguna menjelajah program; b) Penggunaan kombinasi beberapa komponen tampilan berupa teks, grafik, animasi yang dipadukan sehingga program tampak jelas. 4) Grafis terdiri dari: a) Grafis membuat informasi lebih atraktif, b) Grafis membantu mengingat informasi yang dipelajari, c) Grafis terlihat dan mudah dipahami. 5) Tombol Menu dan Ikon terdiri dari: a) Berbagai pilihan menu dan ikon, b) Berbagai simbol seperti tombol, ikon, dan menu untuk bantuan, selesai, keluar, maju, mundur dari layar atau berpindah ke materi yang lain dan berhenti sementara. 6) Desain Interface terdiri dari: a) Transisi antar layar sudah tepat, b) Program memerlukan sedikit kegiatan mengetik. b.

Kualitas Teknis (Technical Quality) terdiri dari: 1) Pengoperasian Program, terdiri dari: a) Program dapat dimulai dengan mudah, b) Program dapat berjalan dengan baik dalam kondisi normal. 2) Respon Pengguna, sebagai berikut: a) Pengguna dapat mengoperasikan program secara mandiri. b) Pengguna harus senang menggunakan program. c) Pengguna tidak merasa jenuh menggunakan program. 3) Keamanan Program, terdiri dari:


a) Program yang tidak dapat diubah oleh pemakai yang tidak bertanggungjawab; b) Program yang tidak dapat terhapus jika ada kesalahan dari pemakai. 4) Penanganan kesalahan Program terbebas dari kesalahan yang dapat mengakibatkan berhentinya program. 5) Fasilitas Program Terdapat fasilitas program untuk bantuan. Sebuah sistem informasi yang baik dan berkualitas tinggi harus dapat memenuhi kebutuhan penggunanya (users), mudah penggunaannya, bekerja dengan efektif dan efisien, serta murah dalam perawatan dan pengembangannya. 2.5. Kegiatan Perpustakaan yang di Otomasikan Program teknologi informasi di bidang perpustakaan, telah berkembang melalui beberapa tahapan yang sejalan dengan perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi ternyata sangat berpengaruh terhadap konsep otomasi perpustakaan. Kalau pada awal kegiatan perpustakaan secara terpisah, perkembangan selanjutnya dicoba suatu konsepsi pengembangan sistem secara terpadu. Menurut Supriyanto (2008: 38) kegiatan atau bidang cakupan otomasi layanan perpustakaan dengan menggunakan teknologi informasi dapat untuk menjalankan sistem layanan secara otomasi mulai dari: 1.

Usulan koleksi

2.

Inventaris

3.

Katalogisasi

4.

Sirkulasi, reserve, inter-library loan

5.

Pengelolaan terbitan berkala

6.

Pengelolaan anggota. Selanjutnya menurut Harmawan (2009: 1) sistem perpustakaan merupakan

sistem automasi perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat


modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: a) Modul Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau puast dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. c) Modul Pengatalogan Katalog adalah daftar barang yang berada pada suatu tempat, sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang ada dalam perpustakaan. Yang tujuannya adalah untuk memudahkan para anggota perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan dengan cepat. Adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala. d) Modul keanggotaan Keanggotaan perpustakaan sagat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Modul keanggotaan berfungsi untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota. e) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. Adapun pendapat Sjahrial Pamuntjak (2000: 97) yang menyatakan : “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk keluar perpustakaan. Pelayanan dapat diberikan dengan sistem pelayanan terbuka dan dengan sistem pelayanan tertutup”. d) OPAC Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC.


Pengguna/pustakawan

dapat

menelusur

suatu

judul

buku

secara

bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek dan sebagainya. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek. Harmawan (2009: 1). Berdasarkan pendapat-pendapat diatas, yang di maksud dengan sistem informasi perpustakaan adalah sebuah sistem manusia dan atau mesin yang terpadu/terintegrasi, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasional, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan. Indikatornya adalah sebagai berikut: a. Pengguna (users), b. Perangkat Keras ( Hardware), c. Prangkat lunak (Software), d. Network/Jaringan, e. Data, f. Manual (panduan operasional).


BAB II TINJAUAN LITERATUR

Recommend Documents