BAB II TINJAUAN LITERATUR
2.1 Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan Kerumahtanggaan perpustakaan (library house keeping) adalah suatu istilah yang digunakan untuk menggambarkan kegiatan rutin sehari-hari perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 4) “kerumahtanggaan perpustakaan adalah semua kegiatan rutin kerumahtanggaan perpustakaan ditujukan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan”. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di perpustakaan adalah pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial dan statistik. 2.1.1 Pengadaan Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Kegiatan pengadaan (acquisition) menurut Siregar (1997, 4) adalah: Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi (pre-order bibliographic checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Fungsi utama dari sistem pengadaan menurut Siregar (1997, 5) adalah “pemilihan, pengecekan bibliografi (bibliographic checking), pemesanan dan penerimaan bahan pustaka baru”. 1. Pemilihan. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penerbit atau katalog penjual buku. 2. Pengecekan Bibliografi. Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat catatan (nota) yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapat
19
dalam salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan asisten pustakawan kemudian mengembalikan kartu-kartu tersebut kepada pustakawan. 3. Pemesanan. Proses pemesanan dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia. Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke dalam bentuk daftar dan selanjutnya di pesan. 4. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan. Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan. Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan. Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang diterima. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dalam meningkatkan mutu koleksi bahan pustaka yang harus dilakukan yaitu melakukan pemilihan, pengecekan bibliografi, pemesanan, penerimaan dan pengajuan tuntunan di dalam suatu perpustakaan. 2.1.2 Pengatalogan Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Kegiatan Pengatalogan menurut Siregar (1997, 4) adalah “semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan”. Fungsi utama pengatalogan menurut Siregar (1997, 10) adalah “mencakup pembuatan kartu-kartu katalog (pengatalogan dan pengklasifikasian) dan penyiapan fisik (penyelesaian akhir) bahan-bahan pustaka yang baru diterima”. 1. Proses Pengatalogan Bahan pustaka dan kartu pilihan diterima dari seksi pengadaan. Kataloger memeriksa bahan dan kartu. Jika bahan tersebut merupakan eksemplar tambahan, kataloger member catatan sebagai tambahan pada kartu katalog yang sudah ada. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik. Jika bahan tersebut adalah suatu judul baru, 20
kataloger melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alatalat bantu pengatalogan seperti AACR dan LCSH. Ia kemudian membuat konsep kartu katalog dasar. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur pengklasifikasian. 2. Pengklasifikasian Bahan pustaka yang merupakan judul baru diterima dari prosedur pengatalogan. Klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan alat-alat bantu seperti DDC atau UDC. Nomor klasifikasi yang sesuai diberikan pada bahan tersebut. Klasifikator kemudian melengkapi nomor panggil (call number) dengan tanda-tanda lainnya seperti tiga huruf petama dari nama keluarga (surename) pengarang dan huruf pertama dari judul dan tanda kelompok koleksi. Bahan tersebut dengan konsep kartu katalog didalamnya, kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik. 3. Penyiapan Fisik Prosedur penyiapan fisik terdiri dari dua kegiatan utama yaitu pembuatan katalog dan label-label. Kegiatan pertama dimulai dengan pengetikan informasi yang terdapat dalam konsep kartu katalog ke dalam kartu-kartu standar, biasanya menggunakan lembar stensil dan alat duplikator. Sejumlah kartu entri tambahan kemudian dihasilkan dari kartu-kartu standar tersebut. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk setiap bahan pustaka baru. Kegiatan ini juga mencakup bahan pustaka yang diterima dari penjilidan. Labellabel diketik, termasuk label untuk punggung, kartu buku dan kantong buku. Bahan-bahan tersebut kemudian diteruskan ke sirkulasi untuk dipamerkan atau disusun di dalam rak koleksi perpustakaan. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengatalogan bahan pustaka yang dilakukan perpustakaan terdiri dari kegiatan proses pengatalogan, pengklasifikasian dan penyiapan fisik.
2.1.3 Pengawasan Sirkulasi Pengawasan Sirkulasi berkaitan dengan kegiatan pengawasan peredaran koleksi pustaka yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 5) adalah “semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan”.
21
Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33) mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman. Sistem dapat memproses pengembalian. Sistem dapat memproses perpanjangan. Sistem dapat memproses denda. Sistem dapat memproses reservasi. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam. 8. Sistem dapat memelihara file anggota. 9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan. 10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan. 11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan. 12. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik. Dengan adanya rincian tugas sistem layanan pengawasan sirkulasi di atas,
diharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.
2.1.4 Pengawasan Serial Fungsi dasar sub-sistem pengawasan serial terautomasi adalah untuk mempermudah pengecekan berkala apa yang di pesan dan nomor apa saja yang sudah diterima, sehingga hasil yang diterima akurat. Kegiatan pengawasan serial (serial control) menurut Siregar (1997, 4) adalah “semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claims), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial”. Berdasarkan pendapat di atas, seluruh kegiatan pengawasan serial hendaknya diautomasikan. Kegiatan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama, dengan automasi akan dikerjakan secara cepat dan tepat dengan menggunakan komputer.
22
2.1.5 Katalog talian Katalog talian merupakan sistem temu kembali informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 5) adalah “katalog talian (online public access catalogue = OPAC) adalah
penyediaan fasilitas temu-balik koleksi
perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan”. Pendapat diatas menunjukkan bahwa OPAC merupakan suatu alat bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui OPAC, pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanan buku di dalam rak.
2.1.6 Statistik Statistik merupakan teknik pengumpulan, pengolahan, penyajian dan analisis data yang digunakan sebagai informasi. Kegiatan statistik menurut Hasugian (2009, 171) adalah: Pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka , jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian, dan sebagainya. Dari uraian-uraian tentang sistem kerumahtanggaan perpustakaan yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa penerapan teknologi informasi pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan dilakukan dalam rangka meningkatkan kualitas layanan kepada penggunanya. Penerapan teknologi informasi tersebut adalah berupa penggunaan komputer pada berbagai kegiatan rutin perpustakaan, yang biasa disebut automasi perpustakaan. Melakukan automasi perpustakaan memerlukan suatu perencanaan yang sistematis, karena selain mahal banyak faktor yang sangat rumit yang harus dievaluasi dan dianalisis secara cermat.
23
2.2 Sistem Informasi Manajemen Sistem
Informasi
Manajemen
merupakan
sistem
informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Sistem informasi manajemen menurut Kumorotomo (1998, 13) adalah “suatu sistem yang disediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi”. Sistem informasi manajemen menurut George M. Scott dalam Jogiyanto (2001, 14), adalah “kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi”. Sistem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2001, 14) adalah “sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi ntuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi". Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam sebuah organisasi ataupun perseorangan. Informasi itu sendiri merupakan data yang telah diolah, dianalisis, melalui suatu cara sehingga memiliki arti makna. Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi ataupun situasi. 2.2.1 Komponen Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan yang mana semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
24
Menurut Kadir (2003, 70) suatu sistem informasi terdapat komponenkomponen seperti: 1. Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer. 2. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. 3. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 4. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pembangunan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi. 5. Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 6. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Perangkat Keras
Orang
Komponen Sistem Informasi Basis Data
Perangkat Lunak
Prosedur
Jaringan Komputer dan Komunikasi Data
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi Sumber: Kadir (2003) Berdasarkan uraian tentang komponen sistem informasi yang dikemukakan di atas, bahwa komponen sistem informasi terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data.
25
2.2.2 Penerapan Sistem Informasi Manajemen Penerapan sistem informasi manajemen menurut Royandiah (2007) adalah “rangkaian sistem informasi mulai dari pengumpulan/pengadaan informasi, pengolahan dan keluaran informasi”. Ketiga rangkaian ini diaktualisasikan ke dalam aspek-aspek berikut: 1. disiplin waktu, sehingga informasi SIM selalu mutakhir. 2. disiplin produktivitas, yang menyangkut prosedur kerja yang efisien dan kecermatan tinggi. 3. disiplin pemakai, dalam menggunakan SIM dan memberikan umpan balik atas kelengkapan informasi yang disajikan sehingga informasi yang dipergunakan dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan yang dapat diandalkan. Penerapan sistem informasi manajemen menurut Siagian (2002, 57) dievaluasi menurut 3 (tiga) ukuran aspek yaitu aspek operasional, aspek teknis, dan aspek ekonomis. 1. Aspek Operasional Menurut pelaksanaan faktor operasional harus dimulai dengan menyelusuri seberapa baik aplikasi itu bekerja, selanjutnya tinjauan atas tingkat kesalahan dan diteruskan dengan ketepatan waktu. Hasil pengolahan perlu dievaluasi secara periodik, menurut ukuran biaya dan efektivitasnya. Dalam menilai kelayakan ekonomis untuk proyek tersebut dapat dilaksanakan dengan mengevaluasi manfaat ekonomisnya berdasarkan sistem informasi manajemen. 2. Aspek Teknis Faktor teknis meliputi beberapa aspek, yaitu: 1) Terdapat metode perhitungan yang dijadikan dasar untuk melakukan pemecahan masalah. 2) Sistem pengoperasian mendukung pendekatan operasional yang diusulkan. 3) Tingkat transmisi data cukup cepat untuk melakukan pemrosesan/penanganan data. 4) Terdapat sarana penyimpanan tambahan yang cukup untuk merekam file yang diperlukan. 3. Aspek Ekonomis Dalam menilai hasil karya ekonomis sistem informasi manajemen maka dapat dilihat dari segi kelompok yang dievaluasi yaitu segi biaya dan manfaat. Dari uraian-uraian tentang penerapan sistem informasi manajemen yang telah di kemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa dengan diterapkannya
26
sistem informasi manajemen dalam suatu instansi dapat meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai sistem, menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis, dan dapat mengindentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi manajemen.
2.3 Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Royandiah (2007) adalah: Suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau informasi yang berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan. Sistem informasi manajemen mendukung aktivitas manusia dalam lingkungan organisasi seperti perpustakaan dengan menyajikan suatu data secara efektif dalam waktu yang singkat sehingga memudahkan pengambilan keputusan bagi kepala perpustakaan. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan menurut Hakam (2006) adalah: Bisnis (business process) yang ada di perpustakaan, yang terintegrasi mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Sistem ini disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan dari bagian-bagian yang ada di perpustakaan. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen berguna untuk meningkatkan mutu manajemen dan pengelolaan perpustakaan, sehingga memudahkan pengelola dan anggota untuk menggunakan layanan perpustakaan. Pada
dasarnya
sistem
informasi
manajemen
pada
perpustakaan
dikembangkan dari pemikiran dasar bagaimana melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process dalam suatu perpustakaan.
27
Menurut Saputra (2010) bahwa penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan: Diperlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Software yang akan di gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel dan user friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan. Contoh penerapan sistem informasi manajemen perpustakaan adalah perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU). Salmi (2012) menyebutkan bahwa: Perangkat lunak aplikasi SIM yang tersedia pada Perpustakaan USU dikelompokkan ke dalam 4 (empat) kategori yaitu Sistem Manajemen Akademik, Sistem Manajemen Pengetahuan, Sistem Manajemen Sumber Daya, dan Sistem Manajemen Hubungan Komunitas yang keseluruhannya terdiri dari 14 modul (subsistem). Untuk menjalankan kegiatan-kegiatan atau sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) dibutuhkan suatu perangkat lunak SIM. Perangkat lunak SIM perpustakaan saat ini sudah semakin mudah ditemukan dan banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Secara umum, perangkat lunak aplikasi perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perangkat lunak komersial dan perangkat lunak gratis (freeware). 1. Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) menurut Sonhaji (2012) adalah perangkat lunak hak beli, karena mempunyai hak cipta. Setiap orang yang bermaksud menginstalnya harus membelinya. Jika tidak membayar berarti melakukan pembajakan. Perangkat lunak ini juga disertai lisensi yang melarang pembeli menyalin perangkat lunak untuk diberikan kepada orang lain ataupun untuk dijual kembali. Perangkat lunak komersial terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah:
28
1) NCI BookMan. NCI BookMan menurut Ipuin (2011) adalah ”otomasi perpustakaan yang bersifat komersial yang dilengkapi dengan web dan fasilitas administrasi web”. Keunggulan NCI BookMan menurut Ipuin (2011) adalah: a. Teknologi Barcode & RFID. b. Web OPAC. c. Fasilitas Pencetakan Lengkap. d. Laporan dan statistik. e. Bahasa Indonesia. f. Purna jual terjamin. g. Jaminan produk terimplementasi dengan baik. 2) Dynix. Dynix menurut Ipuin (2011) adalah menjadi pilihan, karena untuk mengembangkan Dynix yang sudah ada, dan pada waktu itu di dalam negeri belum banyak para pengembang software melirik perpustakaan. Dengan keterbatasan SDM yang mampu mendampingi operasionalnya, Dynix ini menjadi tumpuan sekaligus andalan dalam mengelola, pelayanan dan akses informasi. Karena disadari atau tidak, untuk mengimplementasikan aplikasi otomasi perpustakaan ini dibutuhkan investasi yang besar dan diperlukan keuletan, kesabaran, ketelitian, ketaatan asas dan kekonsistenan dalam mewujudkan database bibliografi dan keanggotaan. Dengan kedua database inilah transaksi peminjaman bisa dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. 3) IBRA Advance. IBRA Advance menurut Ipuin (2011) adalah software perpustakaan yang bersifat komersial yang dapat digunakan untuk mengelola hampir semua jenis koleksi bahan pustaka secara terintegrasi. Software ini dikembangkan oleh Tim TLSS. Desain system IBRA antara lain WEB Base Programming, System Client-server, dapat berjalan di semua sistem operasi, sistem barcode, dan tampilan yang user-friendly. Dengan software ini perpustakaan akan mampu mengelola hampir semua jenis koleksi bahan pustaka secara terintegrasi, baik pustaka tercetak/material, maupun pustaka non material seperti pustaka digital dan pustaka multimedia. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis perangkat lunak komersial adalah NCI BookMan, Dynix, dan IBRA advance. 2. Perangkat Lunak Freeware (Gratis) Perangkat Lunak Freeware (Gratis) menurut Sonhaji (2012) adalah “perangkat lunak yang digunakan tanpa perlu membayar sama sekali. 29
Perangkat lunak tanpa kode sumber dan bebas digunakan oleh siapa saja tanpa perlu membayar”. Perangkat lunak komersial terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah: 1) Senayan. Senayan menurut Rasiman (2012) adalah “Open Source Software (OSS) berbasis Web. Senayan dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar”. Keunggulan software Senayan menurut Rasiman (2012) dapat dimodifikasi dan digunakan secara free dan dikembangkan lewat komunitas, dengan begitu jika ada bug dapat di share dan di pecahkan bersama-sama komunitas, hal tersebut yang membedakan dengan aplikasi automasi berbasis bayar (fee). Selain dapat dimodifikasi, senayan memiliki fitur yang lengkap, dan sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf yang banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet. Keunggulan Senayan lainnya adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan secara natif hampir di semua Sistem Operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP dan RDBMS MySQL. Senayan sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas platform lainnya seperti FreeBSD dan Windows. 2) Athenaeum Light. Athenaeum Light menurut Putra (2007) adalah fasilitas yang ada pada athenaeum adalah manajemen database, menu peminjaman, menu pengembalian, menu laporan, label barcode, statistik dan stock opname. Versi terbaru athenaeum adalah Athenaeum light 8.5. Athenaeum light 8.5 merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh komunitas athenaeum light indonesia (KALI) dan memiliki forum diskusi di toolib. Aplikasi ini dibangun dari aplikasi database filemaker, dikemas dalam bentuk free script atau opensource dan disajikan dalam bentuk portable Aplikasi ini merupakan versi Beta (permulaan), kemudian disebut dengan Athenaeum Light 8.5 v.1, dengan menu-menu fitur yang hampir sama dengan versi sebelumnya. Kelebihan dan kurangan Athenaeum light 8.5 menurut (Putra 2007) adalah: Kelebihan: a. Athenaeum light 8.5 mampu menampung data hingga 8 terabyte. 30
b. Ada menu website. c. Lebih tahan terhadap gangguan seperti listrik mati atau data scrash. d. Lebih mudah ditampilkan dalam web dengan filemaker API dan PHP. e. Bisa bekerja optimal pada OS windows XP SP 2 atau 2000 SP4. Kekurangan: a. Keamanan datanya rendah (low security) karena aplikasi ini bersifat portable. b. Klasifikasi dokumen masih sederhana (menggunakan edisi ringkas DDC 21) sehingga perpustakaan akan mengalami masalah apabila jumlah subyek dan koleksi bertambah banyak dan semakin kompleks. 3) Igloo Igloo menurut Putra (2007) adalah aplikasi berbasis web untuk meng-onlinekan Database ISIS (CDS/ISIS dan WinISIS) ke media web. Igloo dibuat menggunakan PHP Scripting language (www.php.net) dan PHP-OpenISIS sebagai backend untuk membaca database natif ISIS. PHP-OpenISIS merupakan port OpenISIS ke PHP dalam bentuk extension. OpenISIS itu sendiri merupakan command-line tool untuk membaca database natif ISIS. Fitur Igloo menurut Putra (2007) antara lain: a. Mudah digunakan. b. Konfigurasi yang sederhana. c. Mudah dan fleksibel dalam meng-kustom desain dengan sistem template. d. Mudah dalam menambah database baru. 4) X-Igloo X-Igloo menurut Putra (2007) adalah “Igloo yang ditambahkan kemampuan untuk melakukan transaksi seperti peminjaman koleksi dan keanggotaan. Karena keterbatasan PHP-OpenISIS, maka data yang terkait dengan transaksi disimpan di database MySQL”. 5) OpenBiblio OpenBiblio menurut Putra (2007) adalah
“aplikasi sistem
perpustakaan berbasiskan web yang dibuat dengan bahasa PHP. Beberapa fitur yang dimiliki aplikasi antara lain, terdapatnya manajemen staf administrasi, sirkulasi, katalog, OPAC (Online Public Access Catalog), dan report”.
31
6) PhpMyLibrary PhpMyLibrary menurut Putra (2007) adalah “aplikasi otomasi perpustakaan berbasis web (PHP dan MySQL). Modul-modul yang tersedia antara lain: OPAC, sirkulasi, pengatalogan, administrasi staf, keanggotaan, report dan fitur export-import yang compliant dengan standar USMARC”. 7) Greenstone Greenstone Digital Library (GSDL) menurut Putra (2007) adalah perangkat lunak "open-source" yang digunakan untuk membangun, merawat dan mendistribusikan koleksi perpustakaan secara digital baik secara off-line maupun online. Program ini bisa dioperasikan pada Sistem operasi Linux dan Windows dengan source code-nya berupa Perl (Linux), VCC++ dan Perl (windows), serta Java. Karena sifatnya yang free open-source, maka software ini dapat diperoleh secara gratis bahkan dapat dikodifikasi untuk dikembangkan lagi. Karakteristik Greenstone menurut Putra (2007) adalah : a. Berbasis web dan dapat diakses menggunakan browser standar misalnya Internet Explorer, Netscape, Opera, Mozilla dsb. b. Dapat digunakan pada sistem stand-alone, intranet dan internet c. Dapat menelusur file dokumen digital secara teks lengkap (text retrieval). d. Mampu membuat struktur akses secara otomatis. e. Dapat mengelola koleksi dalam beragam format (teks, gambar, video, audio) dan dalam beragam bahasa serta menampilkannya sesuai tampilan aksara bahasa itu. Misalnya untuk aksara bahasa Arab, Jepang atau Cina. f. Menggunakan sistem kompresi untuk menghemat ruang penyimpanan data. g. Disediakan fungsi-fungsi bagi administrator sistem. h. Koleksi yang dikelola dapat terdistribusi di beberapa komputer (server). i. Tersedia Plugins untuk program tambahan. j. Bekerja dalam lingkungan Windows atau Linux, serta Mac. k. Tampilan halaman web dapat diubah sesuai kebutuhan. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis-jenis perangkat lunak berbasis gratis adalah Senayan, Athenium Light, Igloo, X-Igloo, OpenBiblio, PhpMyLibrary, dan Greenstone.
32
2.3.1 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam perpustakaan. Menurut Ishak (2008) manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan diantaranya adalah: 1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna. 3. Meningkatkan citra perpustakaan. 4. Pengembangan infrastruktur, nasional, regional, dan global. Pendapat diatas menunjukkan bahwa penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan. 2.3.2 Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Fitur-fitur sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Wahono (2006) “harus mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses, pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan pelaporan”. 1. Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di database. 2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. 3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan. 4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan. 5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover
33
buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number). 6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan. 7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya. 8. Pelaporan (Reporting). Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita atur. Contoh beberapa fitur yang terdapat pada sistem informasi manajemen perpustakaan dapat dilihat pada uraian berikut: Fitur-fitur aplikasi SIPUS menurut Rasiman (2008) adalah: 1. Pengelolaan Aktifasi Anggota Paket ini digunakan oleh user yang mengelola data-data keanggotaan perpustakaan meliputi aktifasi anggota baru, registrasi tamu (nonanggota), dan bebas pinjam. Fitur: 1) Mengelola aktifasi anggota baru dan anggota lama. 2) Mengelola registrasi tamu (kartu masuk dan kartu baca). 3) Mengelola bebas pinjam anggota dan non-anggota. 4) Mengelola pencetakan kartu anggota. 5) Mengelola pencetakan kartu masuk dan kartu baca (tamu). 6) Mengelola pencetakan surat bebas pinjam pustaka anggota dan nonanggota. 2. Pengelolaan Sirkulasi Paket ini digunakan oleh user untuk pengelolaan data sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian histori anggota, histori buku, pemesanan buku dan denda. Selain fitur sirkulasi, terdapat fitur pendukung sirkulasi yang digunakan untuk pendataan proses sirkulasi meliputi pembacaan buku, weeding buku, perbaikan buku, pendataan buku hilang dan lain-lain. Fitur: 1) Peminjaman. 2) Pengembalian. 3) Denda. 4) histori anggota. 5) histori buku. 6) pesan buku. 7) pendataan pembacaan buku. 8) pendataan weeding buku. 34
9) pendataan buku diperbaiki. 10) pendataan buku hilang. 3. Pengelolaan Pengadaan Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola proses pengadaan buku meliputi usulan buku, pembelian dan distribusi buku. Proses pengadaan buku jika sudah selesai akan dilanjutkan proses katalogisasi. Fitur: 1) Usulan pengadaan buku (judul, pengarang, penerbit, harga, dan jumlah eksemplar). 2) Pembelian buku. 3) Distribusi buku. 4. Pengelolaan Koleksi Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola data koleksi pustaka meliputi koleksi buku, majalah, dan laporan penelitian. Untuk migrasi data dari sistem lama CDS/ISIS disediakan modul konversi dari file ISO ke SIPUS Terpadu v3. Fitur: 1) Pengelolaan katalog buku. 2) Pengelolaan katalog majalah. 3) Pengelolaan katalog indeks majalah. 4) Pengelolaan katalog laporan penelitian. 5) Konversi dari CDS/ISIS (ISO) ke sipus terpadu. 6) Pengelolaan upload data digital. 5. Pengelolaan Laporan Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola laporan hasil aktifitas perpustakaan. Fitur: 1) Pengelolaan laporan. 2) Pengelolaan statistik laporan. 6. Pengelolaan Administrasi Sistem. Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola data administrasi sistem SIPUS terpadu meliputi data referensi, konfigurasi sistem dan pengelolaan hak atas user. Fitur: 1) Pengelolaan unit perpustakaan. 2) Pengelolaan konfigurasi kategori anggota. 3) Pengelolaan konfigurasi setting awal. 4) Pengelolaan hari libur. 5) Pengelolaan data referensi buku. 6) Pengelolaan pelaporan. 7. Pengelolaan OPAC (Online Public Access Catalog) Paket ini digunakan oleh user untuk melakukan pencarian bahan pustaka baik katalog buku, majalah dan laporan penelitian. Fitur: 1) Pencarian (searching). 2) Pencarian buku baru.
35
3) Pemesanan buku. 4) Download data digital (abstraksi/full text). Sedangkan fitur-fitur aplikasi SLiMS menurut Rasiman (2012) adalah: a. Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di-generate on-the-fly. Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced Search). b.Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan web service. c. Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data. d. Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain e. Sirkulasi dengan fitur: a) Transaksi peminjaman dan pengembalian\ b) Reservasi koleksi c) Aturan peminjaman yang fleksibel f. Manajemen keanggotaan. g.Inventarisasi koleksi (stocktaking) h.Laporan dan Statistik. i. Senayan mendukung beragam format bahasa. j. Modul sistem dengan fitur: a) Konfigurasi sistem global b) Manajemen modul c) Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup. d) Pengaturan hari libur. e) Pembuatan barcode otomatis. f) Utilitas untuk backup.
Dari uraian-uraian tentang fitur-fitur aplikasi yang telah di kemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak aplikasi difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
36
