BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1
Pengertian Efektivitas Kata efektif berasal dari bahasa Inggris yaitu effective yang berarti berhasil
atau sesuatu yang dilakukan yang menghasilkan perolehan hasil yang baik. “Efektivitas adalah pengaruh yang ditimbulkan atau disebabkan oleh adanya suatu kegiatan tertentu untuk mengetahui sejauh mana tingkat keberhasilan yang dicapai dalam setiap tindakan yang dilakukan” (Starawaji 2009). Sedangkan menurut Aras (2003, 11), “Efektivitas adalah suatu keadaan dimana kemampuan suatu sistem sesuai dengan keinginan dari pengguna”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998, 219) “Efektivitas adalah keadaan berpengaruh, dapat membawa dan berhasil guna (usaha, tindakan)”. Berdasarkan ketiga pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa efektivitas adalah suatu pengaruh yang ditimbulkan dengan adanya suatu kegiatan yang telah dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan yang dicapai oleh suatu sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas menurut Handoko (2003, 103), yaitu : 1. Kegunaan, agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsifungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. 2. Ketepatan dan obyektivitas, rencana-rencana dan harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata, dan akurat. 3. Ruang lingkup, perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan (comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi. 4. Efektivitas biaya, efektivitas biaya dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional. 5. Akuntabilitas, ada dua aspek akuntabilitas perencanaan : 1) tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana Dari penjelasan di atas dapat dilihat bahwa penilaian efektivitas harus berdasarkan kriteria bagaimana kegunaan, ketepatan dan obyektivitas, ruang lingkup dan efektivitas biaya, dan akuntabilitas.
2.2
Sistem Temu Balik Informasi Sistem temu balik informasi merupakan suatu proses yang sering
dilakukan oleh pengguna guna memenuhi kebutuhan informasi mereka. Menurut Zaenab (2002, 41) “Sistem temu balik informasi adalah suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan”. Sedangkan Lancaster yang dikutip oleh Hardi (2006, 1-2) menyatakan “temu kembali informasi sebagai proses
pencarian
mengidentifikasi
dokumen dokumen
dengan yang
menggunakan
berhubungan
istilah
dengan
luas
subjek
untuk
tertentu”.
Selanjutnya menurut Hasugian (2006, 73) menyatakan bahwa “sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil (retrieve) suatu dokumen dari suatu simpanan (file), sebagai jawaban atas permintaan informasi”. Dari ketiga pernyataan diatas dapat diketahui bahwa yang dimaksud dengan sistem te\mu balik informasi adalah penelusuruan dokumen yang menggunakan istilah-istilah tertentu untuk mengindentifikasi dan memanggil dokumen yang sesuai dengan subjek yang dibutuhkan. Sistem temu balik informasi memiliki beberapa komponen, menurut Hasugian (2008, 14-15) komponen-komponen tersebut adalah : 1. Pengguna Pengguna adalah mereka yang melakukan penelusuran atau pencarian informasi pada sistem informasi (end user), mereka yang mengoperasikan sistem juga disebut pengguna sistem (operator system, administrator system dsb.). Dilihat dari sisi kemampuannya, pengguna sistem dapat dikategorikan sebagai pengguna pemula (novice) dan pengguna terampil (expert). 2. Query Query adalah istilah (terms) yang dirumuskan oleh pengguna dan selanjutnya diinput kedalam sistem untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan. 3. Dokumen elektronik (e-document) Dokumen elektronik dapat berupa buku elektronik (e-book), jurnal elektronik (e-journal), atau dokumen lain dalam format eletronik. 4. Indeks Dokumen Indeks dokumen adalah istilah (terms) yang dijadikan sebagai representasi dan/atau wakil dokumen. 5. Pencocokan (Machine Matcher)
Terjadinya pemanggilan dokumen dari simpanan (file) adalah melalui pencocokan yang dilakukan oleh komputer (machine matcher) yaitu mencocokkan istilah penelusuran (query) dengan indeks dokumen. Dari penjelasan di atas yang menjadi komponen sistem temu balik informasi adalah pengguna, query, dokumen elektronik (e-document), indeks dokumen, pencocokan (machine matcher). 1. Pengguna Pengguna merupakan orang yang melakukan penelusuran dokumen (end user) dan orang yang mengelola sistem (operator system, administrator system dsb). Berdasarkan kemampuan, pengguna terbagi dua yaitu pengguna pemula (novice) dan pengguna terampil (expert). 2. Query Query adalah kata kunci yang ditentukan oleh pengguna yang dimasukkan ke dalam suatu database atau situs Web untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 3. Dokumen elektronik (e-document) Dokumen elektronik (e-document) merupakan dokumen yang berbentuk dalam format elektronik seperti buku elektrnik (e-book), jurnal elektrnik (e-journal) dan sebagainya. 4. Indeks Dokumen Indeks dokumen adalah istilah (terms) yang digunakan sebagai wakil dokumen seperti judul, pengarang, subjek. 5. Pencocokan (machine matcher) Pencocokan dilakukan oleh komputer untuk mencocokkan query dengan istilah dokumen dan memanggil dokumen.
2.3
Efektivitas dari sistem temu balik informasi Efektivitas dari suatu sistem temu balik informasi (STBI) adalah
kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu database sesuai dengan permintaan pengguna. Efektivitas dari STBI tersebut dapat diukur. Ada dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu STBI yaitu rasio atau perbandingan dari perolehan (recall), dan ketapatan (precision), Pao yang dikutip oleh Hasugian (2006,75). Dari uraian
tersebut dapat diartikan bahwa efektivitas dari STBI yaitu keberhasilan dari suatu sistem yang dapat memanggil dokumen yang dari suatu database yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna.
2.4
Quick search dan Advanced search Katalaog Online atau OPAC memiliki dua fasilitas penelusuran sistem
temu kembali informasi untuk memudahkan pengguna menemukan dokumen yang sesuai dengan keinginan. Kedua fasilitas tersebut yaitu quick search dan advanced search. 2.4.1
Quick search Quick search merupakan fitur penelusuran informasi yang pada umumnya
dijumpai pada penelusuran informasi melalui web. Dengan penggunaan quick search pengguna dapat memasukkan query atau kata kunci dengan bebas sesuai dengan kebutuhan informasi mereka tanpa harus menentukan pengarang, subjek, tahun publikasi informasi dan informasi wakil dokumen lainnya. Menurut Pratama (2012) menyatakan quick search adalah pencarian sederhana seperti google, pengguna hanya memasukkan sebuah kata kunci dari apa yang dicarinya.
Gambar 2.1 Quick search pada google
Menurut Perpustakaan Fakultas Teknologi UKIT (2013) Quick search atau pencarian sederhana adalah layanan yang digunakan untuk mencari daftar bibliografi dengan menggunakan kata kunci tertentu tanpa membedakan apakah yang dicari adalah judul, pengarang, ISBN, subjek ataupun yang menyangkut dengan bahan bibliografi yang diinginkan.
Quick search atau pencarian sederhana adalah layanan yang disediakan untuk penelusuran kembali dokumen tanpa harus memperhatikan apakah yang dicari berdasarkan judul, pengarang, tahun, ISBN, subjek, dan wakil dokumen lainnya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan. 2.4.2
Advanced search Advanced search atau yang disebut dengan penelusuran selanjutnya adalah
salah satu fitur penelusuran online yang menyediakan berbagai ruas untuk membatasi hasil penelusuran berdasarkan jenis item; batas oleh tahun, isi, format, lokasi, ketersediaan dan batasan lainnya. Menurut Pratama (2012) advanced search adalah pencarian lanjut yang lebih kompleks dengan beberapa kriteria pencarian, yang memungkinkan hasil pencarian yang lebih akurat. Advanced search is a very useful feature offered by most search engines and search tools on the Web. Advanced search gives the Web searcher the ability to narrow their searches by a series of different filters; i.e., language, proximity, domain, etc.(Boswell) Pencarian lanjutan adalah fitur yang sangat berguna yang ditawarkan oleh sebagian besar mesin pencari dan alat pencarian di Web. Pencarian lanjutan memberikan pencari Web kemampuan untuk mempersempit pencarian mereka dengan serangkaian filter yang berbeda, yaitu, bahasa, kedekatan, domain, dll. Advanced search dapat melakukan penelusuran dengan menggunakan operator Boolean AND, OR, dan NOT.
Gambar 2.2. Advanced search pada google Advanced search adalah layanan yang disediakan jika pengguna website OPAC ingin mencari data bibliografi secara lebih spesifik pengguna tidak harus mengisi seluruh filter yang disediakan pada pencarian lanjutan, dengan mengisi salah satu filter maka pengguna dapat menemukan data bibliografi sesuai dengan filter yang digunakan (Perpustakaan Fakultas Teologi UKIT 2013). Keunggulan dari fitur advanced search bahwa dengan menggunakan beberapa ruas yang tersedia pada fitur advanced search maka recall (perolehan) yang ditampilkan akan lebih rendah dbandingkan dengan recall (perolehan) yang dihasilkan oleh fitur quick search. 2.5
Penilaian Relevansi Penilaian relevansi dimaksudkan untuk memilih dokumen mana yang
sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam penilaian relevansi ada dua hal penting yang biasa digunakan untuk mengukur kemampuan suatu sistem untuk memanggil dokumen sesuai dengan istilah yang di formulasikan, yaitu perolehan (recall) dan ketepatan (precision), Pao yang dikutip oleh Hasugian (2006, 5). Selanjutnya Lee Pao dalam Hasugian (2006, 76) menyatakan kondisi ideal dari
keefektifan suatu sistem temu kembali informasi adalah apabila rasio recall dan precision sama besarnya (1:1). Selain itu, suatu sistem temu kembali dinyatakan efektif apabila hasil penelusuran mampu menunjukkan ketepatan (precision) yang tinggi sekalipun perolehannya rendah, Rowley yang dikutip oleh Hasugian (2006, 76). Dari beberapa pendapat tersebut dapat dikemukakan bahwa penilaian relevansi merupakan pemilihan dokumen yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, dimana penilaian tersebut berdasarkan dua hal yaitu Recall (Perolehan) dan precision (ketepatan). Suatu sistem temu balik dapat dinilai efektif precision (ketepatan) tinggi dan recall (perolehan) rendah. Sehingga dengan demikian penilaian relevansi terhadap penggunaan fitur quick search dan advanced search dinyatakan efektif apabila precision tinggi walaupun perolehan dokumen (recall) rendah. Penggolongan penilaian relevansi menurut Pao yang dikutip oleh Hasugian (2006, 6) menggolongkannya atas tingkat relevan (relevant), relevan parsial (partial relevant) dan tidak relevan (not relevant). Penilaian relevansi bertujuan untuk menentukan dokumen yang relevan diantara dokumen yang ditemukan dari proses temu kembali informasi. Relevansi merupakan konsep yang sangat
penting
dalam
temu
kembali
informasi
karena
ukuran
yang
menggambarkan unjuk kerja dan efektivitas sistem temu kembali informasi berdasarkan dokumen yang relevan, ukuran ini biasa ditunjukkan Recall dan precision (Mustangimah 1998, 30).
a.
Recall (Perolehan) Recall atau yang disebut dengan perolehan berhubungan dengan
kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan. Recall atau perolehan menurut Jizba (2007, 1) adalah “ Recall is the ratio of the number of relevant records retrieved to the total number of relevant records in the database. It is ussually expressed as a precentage.” Perolehan adalah perbandingan jumlah dokumen yang relevan diambil dengan jumlah dokumen yang relevan di dalam database
Menurut Hasugian (2006,75) “Perolehan recall berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan dengan query.” Berikut adalah rasio dari tingkat perolehan (recall) menurut Pao yang dikutip oleh Hasugian (2006,75)
Rumus tersebut dapat diterjemahkan sebagai berikut :
b.
Presicion (Ketepatan) Precision atau yang disebut dengan ketepatan berhubungan dengan
kemampuan sistem temu kembali informasi untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan. Precision atau ketepatan menurut Jizba (2007,1) adalah “Precision is the ratio of the number of relevant records retrieved to the total number of irrelevant and relevant records retrieved. It is usually expressed as a percentage.” Ketepatan adalah perbandingan jumlah dokumen yang relevan yang diambil dengan jumlah total dokumen yang relevan dan dokumen relevan yang diambil oleh pengguna. Menurut Hasugian (2006, 75) “Ketepatan (precision) berkaitan dengan kemampuan sistem untuk tidak memanggil dokumen yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna.” Berikut adalah rasio dari tingkat ketepatan (precision) menurut Pao yang dikutip oleh Hasugian (2006, 5)
Rumus tersebut dapat diterjemahkan sebagai berikut :
Untuk menginterpretasikan angka presisi, ditetapkan tiga kategori atau kelas yaitu: presisi tinggi, sedang, dan rendah. Sedangkan kriteria atau tolak ukur yang digunakan untuk menyatakan kategori tersebut ialah skala interval, dengan mencari selisih kemungkinan angka presisi tertinggi (1) dengan kemungkinan angka presisi terendah (0) kemudian dibagi 3 sesuai kategori penilaian, rielnya adalah (1 - 0) : 3 = 0,33. Dengan demikian kelas interval dari ketiga kategori interpretasi presisi tersebut adalah: a) Presisi rendah apabila angka P (precision) berada pada rentang 0,00 – 0,33 b) Presisi sedang apabila angka P (precision) berada pada rentang 0,33 – 0,66 c) Presisi tinggi apabila angka P (precision) berada pada rentang 0,67 – 1,00. (Hasugian 2006, 11) Untuk
memudahkan
penghitungan
Recall
dan
Precision
dikemukakan dalam tabel berikut ini : Tabel 2.1 Tabel Perhitungan Recall dan Precision (Hasugian 2006,75) Relevant
Not Relevant
Total
Retrieved
a
b
a+b
Not retrieved
c
d
c+d
Total
a+c
b+d
Dengan demikian Recall dapat dinyatakan sebagai berikut :
Dan Precision dinyatakan sebagai berikut :
dapat
Keterangan : a
= jumlah dokumen yang relevan dan terpanggil
b
= jumlah dokumen yang tidak relevan tetapi terpanggil
c
= jumlah dokumen yang relevan tetapi tidak terpanggil
d
= jumlah dokumen yang tidak relevan dan tidak terpanggil
2.6
Senayan Library Managament System (SLiMS) Senayan library managament system atau yang disingkat dengan SLiMS
merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak yang dipakai oleh perpustakaan yang terautomasi yang didalamnya terdapat online public access catalogue (OPAC). Senayan library managament system (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi ini pertama kali dikembangkan dan digunakan oleh Perpustakaan Kementrian Pendidikan Nasional, Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat, Kementrian Pendidikan Nasioanal. Aplikasi SLiMS dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git. Pada tahun 2009, SLiMS mendapatkan penghargaan tingkat pertama dalam ajang INAICTA 2009 untuk kategori open source (Ridho 2011, 5). Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar, (Wicaksono 2009). Penggunaan senayan sangat membantu kegiatan perpustakaan dalam hal pengolahan koleksi, anggota dan staf dalam jumlah yang banyak.
2.6.1
Fitur-Fitur Senayan Library Managemen System (SLiMS) Senayan library managament system (SLiMS) memiliki beberapa fitur.
Beberapa fitur yang tersedia yang di dalam SLiMS menurut Perpustakaan Kemdikbud yaitu : 1. 2. 3.
Online public access catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di- generate on-thefly. Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced search)
4. 5.
6.
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
2.6.2
Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan web service. Manajemen master file untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain. Sirkulasi dengan fitur: Transaksi peminjaman dan pengembalian, Reservasi koleksi, Aturan peminjaman yang fleksibel, Informasi keterlambatan dan denda. Manajemen keanggotaan Inventarisasi koleksi (stocktaking) Laporan dan statistik Pengelolaan terbitan berkala Dukungan pengelolaan dokumen multimedia (.flv,.mp3) dan dokumen digital. Khusus untuk pdf dalam bentuk streaming. Senayan mendukung beragam format bahasa termasuk bahasa yang tidak menggunakan penulisan selain latin. Menyediakan berbagai bahasa pengantar (Indonesia, Inggris, Spanyol, Arab, Jerman). Dukungan Modul Union Catalog Service Counter Pengunjung perpustakaan Member Area untuk melihat koleksi sedang dipinjam oleh anggota Modul sistem dengan fitur: Konfigurasi sistem global, Manajemen modul, Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup, Pengaturan hari libur, Pembuatan barcode otomatis, Utilitas untuk backup.
Keunggulan dan Kelemahan SLiMS SLiMS dalam automasi perpustakaan memberikan pengaruh yang besar
dalam setiap kegiatan perpustakaan khususnya di dalam pengolahan data perpustakaan. Meskipun demikian, SLiMS tetap memilki keunggulan dan kelemahan.
a.
Keunggulan SLiMS Perangkat lunak SLiMS memiliki keunggulan, menurut Hakim (2011, 8-
10) keunggulan SLiMS yaitu : 1. Senayan dapat diperoleh dan digunakan secara gratis Senayan sebagai salah satu perangkat lunak otomasi berbasis free open source software menjadi solusi terkait sulitnya dengan pengadaan perangkat lunak otomasi karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis. 2. Mampu memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan Senayan menyediakan fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi dan OPAC manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan perangkat lunak, cetak barcode, penyiangan serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital.
3. Senayan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman interpreter Senayan dibangun dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman. 4. Senayan dikembangankan oleh sumber daya manusia lokal Senayan dikembangan oleh sumber daya manusia lokal, atau dikembangkan oleh SDM bangsa Indonesia. 5. Instalasi mudah dilakukan Sebagai perangkat lunak yang tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi Senayan mudah dilakukan, baik itu untuk system operasi windows maupun system operasi linux. 6. Mampu berjalan di sistem operasi linux maupun windows. Senayan mampu berjalan stabil di dua sistem operasi Windows ataupun linux yang merupakan dua sistem operasi yang familiar digunakan oleh perpustakaan di Indonesia. 7. Memiliki dokumentasi yang lengkap Dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon pengguna Senayan dapat dengan mudah mempelajari Senayan. 8. Memiliki prospek pengembangan yang jelas Perkembangan Senayan terlihat dari banyaknya versi yang telah dirilis ke publik. Kondisi ini mencerminkan bahwa perangkat lunak ini memiliki prospek pengembangan.. 9. Memiliki forum komunikasi antara pengguna dan pengembang Senayan menggunakan
[email protected] sebagai forum komunikasi antar sesama pengguna Senayan atau pengembang Senayan. b.
Kelemahan SLiMS Kelemahan dari perangkat lunak SLiMS adalah dalam hal kompatibilitas
web browser. Untuk mengakses Senayan diperlukan web browser. Sayangnya tidak semua web browser mampu menjalankan aplikasi ini dengan sempurna. Perangkat lunak ini merekomendasikan mozilla firefox sebagai web browser. Sehingga jika pengguna menggunakan web browser selain mozilla firefox mampu tampilan Senayan tidak akan muncul secara sempurna. Misalnya ada beberapa menu yang akan tertutupi oleh banner jika pengguna menggunakan internet eksplorer sebagai web browser. Namun jika hanya digunakan untuk mengakses OPAC (online public access catalog) semua web browser dapat digunakan. (Hakim 2011,10) Maksud dari uraian di atas adalah SLiMS memiliki kelemahan dalam menjalankan aplikasi Senayan. Tidak semua web browser dapat menjalankannya, selain mozila firefox aplikasi senayan tidak akan terbuka secara sempurna. Namun, untuk pengaksesan OPAC semua web browser dapat digunakan.
2.7
Online Public Access Catalog (OPAC) Pada masa ini rata-rata perpustakaan memiliki katalog online atau yang
sering disebut dengan OPAC. Katalog online atau OPAC merupakan salah satu fasilitas perpustakaan untuk menemukan kembali koleksi perpustakaan.
2.7.1
Pengertian OPAC Online public access catalog atau yang disingkat dengan OPAC
merupakan katalog online dimana pengguna perpustakaan dapat mengakses koleksi perpustakaan baik dari dalam maupun luar perpustakaan. Menurut Arif yang dikutip oleh Kusmayadi dan Andriyanti (2006, 52) katalog merupakan keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen, demikian pula katalog elektronis dari sistem perpustakaan yang terautomasi. Subsistem seperti OPAC dan sirkulasi saling berinteraksi dalam menyediakan layanan automasi. Sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan. Sedangkan menurut Saleh dan Mustafa yang dikutip oleh Kusmayadi dan Andriyanti (2006, 52) katalog online atau OPAC merupakan sistem katalog perpustakaan
yang
digunakan
oleh
perpustakaan
terautomasi
dengan
menggunakan komputer. Pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Katalog ini memberikan informasi bibliografi, status dan letak koleksinya. Katalog biasanya dirancang untuk mempermudah pengguna sehingga tidak perlu bertanya dalam menggunakannya (user friendly). Selanjutnya Tedd yang dikutip oleh Hasugian (2009,154) menyatakan OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa yang dimaksud dengan katalog online OPAC adalah wakil dokumen atau bibliografi koleksi bahan pustaka yang dimasukkan ke dalam OPAC dengan
tujuan mempermudah pengguna dalam menemukan dokumen sehingga pengguna tidak perlu bertanya dalam menggunakannya dengan adanya OPAC pengguna dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang dibutuhkan tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam. Penggunaan OPAC di berbagai perpustakaan merupakan suatu hal yang wajib dilakukan oleh pengguna perpustakaan, karena dengan penggunaan OPAC dapat membantu pengguna dalam menemukan kembali koleksi perpustakaan dengan mudah, cepat dan tepat seperti dalam gambar berikut :
Katagori Pencarian
Jenis Koleksi
Pengguna
OPAC Kata Kunci pencarian Informasi Bibliografi
Gambar 2.3 Interaksi pengguna dengan OPAC Sumber : Anjarsari dan Komalasari (2006,8) Dari gambar diatas dapat dimengerti bahwa pengguna yang menenetukan kategori pencarian, jenis koleksi dan kata kunci pencarian (query) yang akan dimasukkan ke dalam OPAC setelah itu OPAC akan memberikan Informasi bibliografi sesuai dengan kata kunci dan jenis koleksi yang dimasukkan oleh pengguna. 2.7.2
Tujuan dan Fungsi OPAC Pembuatan OPAC di dalam automasi perpustakaan memilki beberapa
tujuan dan fungsi bagi perpustakaan.
b.
Tujuan OPAC Penggunaan OPAC dapat menjangkau kalangan yang lebih luas, pengguna
yang dapat mengakses informasi yang ada di perpustakaan tidak hanya pengguna yang ada di dalam lingkugan perpustakaan saja, pengguna yang ada di luar lingkungan perpustakaan juga dapat mengakses informasi yang tersedia di dalam perpustakaaan. Tujuan pembuatan pengatalogan menurut Cutter yang dikutip oleh Darmono (2001, 87) adalah : 1. Memudahkan seseorang menemukan sebuah karya yang telah diketahui pengarang, judul, atau subjeknya. 2. Memperlihatkan apa yang dimiliki perpustakaan melalui nama pengarang, subjek dan jenis literaturnya. 3. Membantu pilihan sebuah karya seperti dalam hal edisinya secara bibliografis dan karakternya (topic), Beberapa hal yang ingin dicapai dalam pembuatan OPAC menurut Kusmayadi dan Andriaty (2006, 53) adalah : 1. Pengguna dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan 2. Mengurangi beban biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan oleh pengguna dalam mencari informasi 3. Mengurangi beban pekerjaan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat meningkatkan efisiensi tenaga kerja 4. Mempercepat pencarian informasi 5. Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas. Dari pernyataan diatas beberapa hal yang menjadi tujuan OPAC di atas terlihat jelas bahwa OPAC memberikan kemudahan bagi pengguna dalam menelusur koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan secara efektif dan efisien.
c.
Fungsi OPAC Katalog perpustakaan dapat berfungsi sebagai : 1. 2. 3. 4. 5.
Catatan lengkap atau sebagian koleksi perpustakaan Kunci untuk menemukan karya yang diperlukan Sumber yang memberikan alternatif pilihan karya Sumber penyusunan bibliografis Alat bantu pengingat koleksi (Darmono 2001,88)
Menurut Yusup (1995, 76) OPAC yang tersedia di dalam perpustakaan berfungsi sebagai berikut : 1. Menunjukkan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan lambang-lambang angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil (call number) 2. Mendaftar semua buku dan bahan lain dengan susunan alfabetis nama pengarang, judul buku, atau subjek buku yang bersangkutan, ke dalam suatu tempat khusus di perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri atau informasi yang diperlukan 3. Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya mengetahui salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan. Berdasarkan kedua pendapat dapat dipahami bahwa OPAC atau katalog online memiliki fungsi sebagai penunjuk tempat suatu koleksi bahan pustaka, catatan lengkap atau sebagian koleksi perpustakaan, sumber penyusunan bibliografis, memberikan kemudahan untuk mencari bahan pustaka yang tersedia di dalam perpustakaan dan lain-lain. 2.7.3 Keunggulan OPAC Keunggulan OPAC sangat memberikan kemudahan bagi pengguna dalam menemukan kembali koleksi perpustakaan yang mereka butuhkan. Keunggulan OPAC menurut Qalyubi (2007) antara lain: 1. Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. 2. Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu. 3. Jajaran tertentu tidak perlu di-file. 4. Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya lewat judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit dan sebagainya, yaitu dengan memanfaatkan penelusuran Boolean Logic. 5. Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas. 6. Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan menggunakan sistem jaringan LAN (Lokal Area Network) atau WAN (Wide Area Network). Sedangkan menurut Monisa (2011, 8-13) OPAC memilki keunggulan sebagai berikut : 1. Makes job easier (membuat pekerjaan lebih mudah) 2. Kebergunaan (usefull) 3. Menambah produktifitas (increase productivity)
4. Mempertinggi efektifitas (enchance efectiveness) 5. Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance) 6. Perceived Ease of Use (persepsi kemudahan) 7. Mudah dipelajari 8. Mudah dalam penelusuran koleksi 9. Fleksibel Dalam Penelusuran Koleksi di Perpustakaan 10. Mudah untik dioperasikan 11. Tampilan jelas dan dapat dipahami Dari kedua pendapat diatas dapat diketahui bahwa OPAC memiliki keunggulan dalam penelusuran kembali informasi atau dokumen yang tersedia di dalam perpustakaan, OPAC dapat dengan mudah dipelajari dan juga mudah untuk dioperasikan, penelusuran informasi pada OPAC dapat dilakukan secara bersamaan, tampilan OPAC sangat jelas dan mudah untuk dipahami, dan lain-lain.
2.7.4
Karakteristik OPAC OPAC menurut Wijoyo (2009) memiliki karakteristik yaitu sebagai berikut :
1. Searching is faster, easier, efficient (penelesuran bisa dilakukan lebih cepat, mudah dan efisien) 2. More users at the same time (beberapa pengguna bisa melakukan penelusuran dalam waktu yang bersamaan) 3. Browsing easier (penelusuran acak bisa dilakukan dengan mudah) 4. Read only (hanya untuk dibaca) 5. More searching options (lebih banyak opsi menu penelusuran) 6. Basic searching/advanced searching (tersedianya penelusuran sederhana dan penelusuran tingkat mahir) 7. Boolean operator(AND, OR, NOT) (tersedianya operator boolean) 8. Display options (tersedianya opsi tampilan) 9. Internet access(bisa diakses via internet) 10. Downloading/saving: external/computer disc (bisa download dan disimpan) 11. Sending via e-mail (hasil penelusuran bisa dikirim via e-mail) 12. Truncations (kemampuan penelusuran dengan pemenggalan kata) 13. Printing is available (menyediakan fasilitas cetak) 14. Identify items’ status (status koleksi teridentifikasi) 15. Mengesampingkan huruf besar maupun huruf kecil dan tanda-tanda baca 16. Articles(a, an, the) pada awal kata dikesampingkan 17. Dapat dipilih multiple hits untuk tampilan
