BAB II STUDI PUSTAKA 2.1
Sistem Informasi Menurut Ward & Peppard (2002, p3), menyatakan bahwa Information System as the means by which people and organizations, utilizing technology, gather, process, store, user, and disseminate information. Sistem informasi didefinisikan sebagai cara dari orang-orang dan
organisasi-organisasi
memanfaatkan
teknologi,
mendapatkan,
memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebar informasi. Sistem informasi merupakan bagian domain yang lebih luas dari pengembangan yang berkelanjutan dalam merespon inovasi teknologi serta interaksi yang mutual dengan kehidupan social secara keseluruhan. Menurut O‟Brein dan Marakas (2007, p4) menyatakan bahwa pengertian Sistem Informasi adalah kombinasi teratur dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
2.2
Teknologi Informasi Menurut Ward & Peppard (2002, p3), teknologi informasi khusus merujuk pada teknologi,
misalnya : hardware, software, dan jaringan
telekomunikasi. Baik yang terlihat (tangible), misalnya : server, PC, router, dan kabel jaringan maupun yang tidak terlihat (intangible), misalnya: software dan lain lain. Teknologi Informasi menyediakan sesuatu untuk melakukan pemrosesan, penyimpanan, pengiriman dan berbagi konten dijital lainnya, dengan pengertian lainnya bahwa teknologi 5
6
merupakan alat yang mendukung aktivitas sistem informasi. Menurut O‟Brien (2003, p9), teknologi informasi merupakan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, manajemen basis data dan pemrosesan teknologi informasi lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. Secara umum, Teknologi Informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya.
2.3
Teknologi Informasi & Sistem Informasi di Perguruan Tinggi Dikutip dari Noor Azizi Ismail (2007), menyarankan agar setiap universitas dan perguruan tinggi yang bercita-cita untuk menjadi lebih kompetitif, di abad baru ini perguruan tinggi harus menjadikan penggunaan TI sefektif-efektifnya. Oleh karena itu, TI harus menjadi salah satu strategi yang penting dimana harus dikejar oleh universitas manapun, khususnya di negara-negara berkembang (Titthasiri, 2000). Menurut McRobbie and Palmer (2001), dilaporkan bahwa Universitas Indiana dengan cekatannya menggunakan TI di empat area utama yaitu penelitian dan akademik, proses belajar dan pelayanan
administrasi,
dan
telekomunikasi
sejak
mengajar, munculnya
Perencaanaan Strategis Sistem Informasi yang komprehensif di tahun 1998. Menurut Barkley (2001), penerapan teknologi informasi pada perguruan tinggi sudah merupakan hal yang umum. Penggunaan teknologi didalam kelas seperti: software untuk presentasi, website yang berisi materi kuliah, pemberian dan pengumpulan tugas mata kuliah secara online dengan memanfaatkan teknologi
komputer sudah banyak
7
digunakan. Kansas State University telah menggunakan software dalam menangani pengumpulan tugas dari siswa dan ujian yang dilakukan secara online via internet. Menurut Sere (2007), sesuai dengan hakekat dan karakteristiknya, paling tidak terdapat 7 (tujuh) peranan utama teknologi informasi dalam dunia pendidikan. Ketujuh peranan strategis tersebut terkait langsung dengan 4 (empat) pilar utama penopang arsitektur sistem institusi pendidikan yang
baik – yaitu konten dan kurikulum, proses belajar
mengajar, sumber daya manusia dan budaya, serta fasilitas dan jaringan prasarana yang ditunjang oleh 3 (tiga) entitas pendukung operasional, masing-masing
adalah
infrastruktur
dan
suprastruktur,
kegiatan
operasional terpadu, dan sistem manajemen mutu. Berdasarkan sejumlah aspek inilah maka diturunkan 7 (tujuh) peranan teknologi informasi yaitu: 1. Teknologi informasi merupakan sumber
atau gudang ilmu
pengetahuan karena dengan memanfaatkan jaringan raksasa semacam internet, pengajar maupun peserta didik dapat mengakses secara bebas ribuan bahkan jutaan sumber pengetahuan di seluruh dunia disamping memberikan kesempatan bagi para
stakeholder pendidikan untuk
saling berinteraksi di dunia maya dengan menggunakan berbagai fasilitas seperti chatting, email, mailing list, newsboard, dan discussion forum. 2. Teknologi informasi sebagai alat bantu pengajar maupun peserta didik dalam
melakukan
aktivitas
pembelajaran,
misalnya
dengan
memanfaatkan komputer dan sejumlah aplikasinya sebagai media simulasi, alat bantu ilustrasi, sarana interaksi, dan lain sebagainya; 3. Teknologi informasi sebagai standar kompetensi dan keahlian yang harus dimiliki oleh pengajar, peserta didik, penyelenggara pendidikan, dan terkait lainnya (misalnya: orang tua, pemerintah, dan masyarakat) karena merupakan prasyarat mutlak agar pendidikan berbasis teknologi informasi dapat dilakukan secara efektif.
8
4. Teknologi informasi sebagai peluang terjadinya sebuah transformasi sistem pendidikan masa depan terutama dengan diperkenalkannya sejumlah konsep semacam e-library, virtual class, digital library, dan lain-lain yang tidak lagi bergantung pada batasan-batasan fisik dari sumber daya; 5. Teknologi informasi sebagai alat penunjang manajemen institusi pendidikan dalam proses pengambilan keputusan strategis maupun operasional, terutama terkait dengan pemanfaatan dan alokasi sumber daya serta pemantauan kinerja institusi, seperti implementasi decision support system,
executive information system,
management
information system, dan lain sebagainya; 6. Teknologi informasi sebagai sarana memadukan beragam fungsi dan proses di dalam penyelenggaraan administrasi pendidikan, terutama yang menyangkut mengenai alokasi sumber daya pembelajaran (pengajar, peserta didik, ruang kelas, peralatan, dan lain sebagainya) maupun hal-hal penopang lainnya, seperti sistem informasi keuangan, sumber daya manusia, pengadaan dan logistik, dan manajemen dokumen dan; 7. Teknologi informasi sebagai infrastruktur dan suprastruktur institusi pendidikan, dalam arti kata bahwa lembaga yang bersangkutan harus memiliki akses terhadap jaringan infrastruktur yang menghubungkan seluruh komputer yang dimilikinya dan tentu saja menyusun beragam kebijakan dan peraturan pelaksanaan penggunaannya. Sedangkan sistem informasi di perguruan tinggi, menurut Transmissia, et al (1999), sitem informasi di Universitas mencakup diantaranya sistem perpustakaan, sistem registrasi dan sistem keuangan sampai ke sistem campus-housing dan sistem pelayanan universitas lainnya.
9
Menurut Mutyarini dan Sembiring (2006), karakteristik Sistem Informasi dalam Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut: 1. Sebagai pendukung lembaga pendidikan tinggi untuk mencapai tujuannya. 2. Memiliki tujuan: a. Memberikan layanan yang diperlukan masyarakat akademis secara memuaskan, handal dan terjangkau. b. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan misi pendidikan tinggi. c. Memberikan informasi yang akurat ke dalam dan ke luar institusi. 3. Terdiri dari unit-unit sistem informasi yang berdiri sendiri namun tetap sejalan dengan visi dan misi institusi. Tiap-tiap unit dapat mengelola sendiri sistem informasinya sehingga standar dan aplikasi yang digunakan antar unit berbeda-beda. 4. Diakses oleh berbagai ragam masyarakat akademisi dengan tingkat kebutuhan, peran dan pengetahuan yang berbeda. Dikutip dari penelitian Roni et al (2010), portfolio aplikasi yang dikembangkan pada perguruan tinggi diantaranya : 1. Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Registrasi Calon Mahasiswa
Sistem Pembayaran Pendaftaran
Sistem Pengelolaan & Jadwal USM
Sistem Ujian USM
Sistem Pemasaran & Promosi
Sistem Registrasi Mahasiswa
Sistem Pelaporan Penerimaan Mahasiswa Baru
2. Sistem Informasi Akademik
Registrasi Perubahan Rencana Studi
Penjadwalan kuliah
10
KRS
Perwalian
Administrasi Kuliah
Penjadwalan Ujian
Nilai
Manajemen Kurikulum
Penulisan Akademik
KHS
Bimbingan PA
Dan masih banyak fungsi lainnya
3. Sistem Penglepasan Akademik
Administrasi Pengunduran Diri
Administrasi Drop Out
Transkrip
Ijasah
Wisuda
Alumni
4. Sistem Manajemen Keuangan
Anggaran
Biaya Pendidikan
Akuntansi Keuangan
Honor Dosen
5. Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Personil
Laporan Waktu & Cuti
Rekruitmen
Pelatihan & Pendidikan
Administrasi Gaji & Honor
Promosi Kepangkatan
6. Sistem Manajemen Aset & Sarana Prasarana
Pengadaan
11
2.4
Pemesanan
Pengelolaan Logistik
Strategi Sistem Informasi & Strategi Teknologi Informasi Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah strategi yang mendefinisikan kebutuhan organisasi atau permintaan perusahaan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut. Menurut O‟Brien (2007, p46), peranan strategi sistem informasi mendukung penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan produk, jasa, dan kapabilitas yang dapat memberikan manfaat yang lebih bagi perusahaan dalam menghadapi kompetisi di pasar global. Strategi sistem informasi dapat berupa berbagai macam sistem informasi (seperti sistem informasi manajemen dan decision support system (DSS)) yang membantu sebuah organisasi mengembangkan kompetitif mereka atau menuju tujuan strategis organiasis. Menurut Ward dan Peppard (2002, p44) adalah menyimpulkan kebutuhan suatu organisasi akan informasi dan sistem yang didukung oleh teknologi. Sehingga teknologi informasi dirancang agar teknologi tersebut dapat diaplikasikan dalam mengirimkan informasi dan bagaimana sumber daya teknologi diatu sehinggan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2.5
Perencanaan Strategis SI/TI Perencanaan Strategis SI/TI(IS/IT Strategic Planning) pada suatu perusahaan yang menitikberatkan
kepada outline visi dari esensi
kebutuhan akan informasi dan sistem yang akan di dukung oleh teknologi
12
dalam sebuah perusahaan tersebut dengan kata lain lebih kepada “IT Supply” (John Ward and Joe Peppard, 2002). Dinamika
perkembangan
tekonologi
informasi
membuat
persaingan dalam dunia bisnis semakin cepat berubah. Perusahaan yang belum memiliki strategi yang terkait dengan IT menghadapi kendala didalam mengembangkan bisnisnya dikarenakan tidak adanya pedoman didalam menentukan arah pengembangan sistem informasinya. Secara umum, terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) dalam suatu organisasi yaitu sebagai berikut : 1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomatisasi berbagai proses yang mengelola informasi. 2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. 3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis Penerapan SI/TI tentunya akan sangat bermanfaat apabila sesuai dengan tujuan, visi, dan misi organisasi(John Ward and Joe Peppard, 2002). Didalam perancangan Perencanaan Strategis SI/TI dibutuhkan suatu framework yang menjadi landasan agar nantinya hasil yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan dan tepat sasaran.
13
Gambar 2.1 IT Strategic Planning Framework versi Ward Peppard (2002)
Pada framework ini terdapat bagian-bagian penting dalam penyusunan IS/IT Strategic Plan ( John Ward and Joe Peppard, 2002) yaitu :
Inputs
1. Internal Business Environment Strategi bisnis yang sedang berjalan, tujuan, sumber daya, proses, budaya dan nilai bisnis. 2. External Business Environment Kondisi ekonomi, industri, dan persaingan dimana perusahaan beroperasi.
14
3. The Internal IS/IT Environment Sudut pandang IS/IT terhadap bisnis, tingkat kematangan sistem, jangkauan dan kontribusi bisnis, kemampuan, sumber daya, dan infrastruktur teknologi, portfolio aplikasi dari sistem yang sudah ada, aplikasi yang sedang dikembangkan maupun aplikasi yang baru dianggarkan. 4. The External IS/IT Environment Trend teknologi dan peluang serta manfaat IT untuk customer, pesaing, dan pemasok.
Output
1. IS/IT Management Strategy Elemen umum dari strategi yang diterapkan di organisasi secara menyeluruh. Menjamin kebijakan yang konsisten saat dibutuhkan. 2. Business IS Strategies Bagaimana setiap unit atau fungsi bisnis akan menerapkan IS/IT dalam mencapai tujuan bisnisnya. 3. IT Strategy Kebijakan dan strategi untuk manajemen teknologi dan tenaga ahli.
Sedangkan perencanaan strategis SI/TI menurut Tozer merupakan pendekatan yang praktis dan formal yang berdasarkan pada konsep strategi bisnis yang menentukan cara mengeksploitasi sumber daya SI/TI beserta pemanfaatannya. Adapun tahapan perencanaan strategis SI/TI dapat dilihat pada Gambar 2.2 dibawah ini :
15
Gambar 2.2 Framewok Perencanaan Strategis SI/TI versi Tozer (1996)
Penjelasan mengenai fase-fase metodologi perencanaan strategis SI/TI versi Tozer adalah sebagai berikut (Tozer,1996 : 41) : 1. Fase 0 – Menentukan Konteks Studi dan Ruang Lingkup 1.1. Tujuan dari fase ini adalah memperoleh batasan, waktu, kontrol, penyelarasan terminologi, komitmen manajemen, dan harapan dari sistem. Keluaran yang dihasilkan pada fase ini berupa analisis konteks, batasan, TOR (Term of Reference), identifikasi pendahuluan, tim kerja, program, dan jadual wawancara pendahuluan. 2. Fase 1 – Menentukan Informasi Mengenai Bisnis dan Kebutuhan yang Mendukungnya. Tujuan dari fase ini untuk mencari dasar membuat strategi, berupa rencana ke depan dalam bentuk rencana bisnis, informasi dan
16
pendukung lainnya. Fase ini dibagi menjadi dua kegiatan dengan penjelasan sebagai berikut: 1.2
Persiapan Pengumpulan Informasi Tujuan kegiatan ialah mempersiapkan dasar analisis dan wawancara dengan pimpinan. Keluaran dari tahap ini berupa: tujuan, arah, petunjuk, lingkungan, dan rencana bisnis; aplikasi terkini dan datanya; aset TI terkini; dan kondisi SDM.
1.3
Menentukan Informasi Bisnis dan Pendukungnya Tujuan kegiatan ini adalah untuk membuat tujuan bisnis yang lengkap dan jelas, beserta arahan, lingkungan, informasi, dan pendukungnya; dan untuk memperoleh komitmen dan harapan dari manajemen senior. Keluaran dari kegiatan ini adalah: pernyataan informasi bisnis dan pendukungnya; detil kebutuhan sistem dan negosiasinya; dan sponsor bisnis yang berkomitmen pada setiap kebutuhan.
3.
Fase 2 – Mengevaluasi Kesesuaian Sistem dengan Kebutuhan Bisnis saat ini dan Mengidentifikasi Pilihan Solusi Pada fase ini terdapat empat kegiatan dengan penjelasan sebagai berikut: 2.1
Mengevaluasi Aplikasi dan Kondisi Teknis saat ini. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh gambaran kemampuan aplikasi saat ini dalam mendukung bisnis, beserta kelemahan dan kekuatannya. Keluaran dari kegiatan ini adalah: portofolio aplikasi danaset TI; analisis kelemahan dan kekuatannya; rencana mengatasi kelemahan; dan studi awal tentang rapid development, jika dibutuhkan.
2.2
Membangun Arsitektur Informasi Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membuat arsitektur informasi dengan keluaran mencakup: usulan struktur bisnis dan industri; usulan arsitektur SI berupa aplikasi,
database, dan
teknologi pendukungnya; Identifikasi gap antara kondisi saat ini dengan usulan yang diajukan.
17
2.3
Membuat Pilihan Awal untuk Solusi Strategis Tujuan dari kegiatan ini untuk memberikan pilihan awal terhadap solusi aplikasi dengan keluaran berupa: identifikasi gap yang akan diatasi dengan solusi aplikasi; visi SI yang mencakup kebutuhan bisnis; pilihan solusi aplikasi; masukan bagi rapid development; dan kemungkinan modifikasi arsitektur SI.
2.4
Membangun Kasus Bisnis untuk Memenuhi Kebutuhan Bisnis. Tujuan
kegiatan
ini
untuk
mendapatkan
sponsor
bagi
pengembangan kasus bisnis dengan keluaran berupa: sponsor yang berkomitmen; format pengembangan kasus bisnis yang memenuhi semua kebutuhan; rencana aksi untuk implementasi kasus bisnis pada solusi aplikasi. 4. Fase 3 – Menentukan Solusi Strategis Pada fase ini terdapat empat kegiatan dengan penjelasan sebagai berikut: 3.1
Identifikasi dan Memulai Kegiatan yang Penting Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh kebutuhan yang jelas, tepat dan cepat dengan keluaran berupa: proposal rapid development; pengembangan solusi; dan keluaran yang diharapkan.
3.2
Menentukan solusi aplikasi dan database Tujuan kegiatan ini adalah untuk mengkaji solusi yang telah ditawarkan, membuat prioritas dari aplikasi dan basis data yang paling sesuai dengan solusi, memperbaiki arsitektur informasi secepatnya, dan membangun teknologi yang mendukung solusi. Keluaran dari kegiatan ini adalah: pilihan dari beberapa solusi; definisi solusi yang paling tepat denganstruktur database yang mendukungnya; penjelasan alasan pemilihan solusi; hasil update arsitektur informasi; spesifikasi teknologi; dan strategi migrasi.
3.3
Evaluasi kondisi TI Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh kondisi TI terkini, mempelajari peluang yang ditawarkan industri TI dan
18
penentuan arah TI mendatang. Keluaran dari kegiatan ini adalah: kondisi TI terkini, arahan dari industri; identifikasi pilihan dan identifikasi awal tentang dukungan teknis. 3.4
Pengembangan Kasus Bisnis Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk membantu sponsor, memastikan agar solusi SI/TI sejalan dengan bisnis dan manfaatnya
tercermin
dalam
implementasinya,
dan
memungkinkan manfaat alternatif. Keluaran dari kegiatan ini adalah: sponsor yang berkomitmen; informasi dua arah; dan kasus bisnis. 5. Fase 4 – Menyiapkan dan Melakukan Rencana Implementasi Tujuan dari fase ini adalah untuk menyelesaikan dan melaksanakan perencanaan strategis SI/TI, dimana terdapat beberapa kegiatan dengan penjelasan berikut ini: 4.1
Menyiapkan Rencana Teknis Proyek Aplikasi dan Database Kegiatan ini bertujuan untuk memilih solusi aplikasi dan database, serta membuat rencana pengembangannya, dengan keluaran berupa: pernyataan pilihan solusi aplikasi; rencana detil pengembangannya yang berhubungan dengan SDM, TI, dan kasus bisnis; dan rencana teknis proyek TI.
4.2
Mempersiapkan perencanaan teknis proyek TI Kegiatan ini bertujuan mengkaji pilihan alternatif bagi dukungan teknologi dan memilih solusi strategis yang diinginkan, memsang program pengembangan dan implementasi untuk perangkat keras komputer, perangkat lunak, komunikasi, workstations dan pengembangan lingkungan yang mendukung rencana pengembangan aplikasi dan database.
4.3
Mempersiapkan Rencana Pengembangan SDM dan Organisasi Kegiatan ini bertujuan membuat rencana mengembangkan SDM yang sesuai dengan rencana TI. Keluaran dari kegiatan ini berupa pernyataan dan rencana detil pengembangan SDM.
19
4.4
Menyusun dan Menyeimbangkan Kasus-kasus Bisnis dengan semua Pengembangan. Tujuan kegiatan ini adalah untuk mendukung pengembangan dan penyesuaian aplikasi terhadap rencana SDM dan bisnis dengan keluarannya berupa: pernyataan kasus bisnis yang sesuai dengan aplikasi, TI, dan pengembangan SDM; negosiasi dengan sponsor tentang penyelesaian dan langkah-langkah yang diterima; dan keuangan yang mendukung solusi.
4.5
Menampilkan Rencana dan Mengatur Implementasinya. Tujuan kegiatan ini adalah untuk memastikan manajemen senior mengerti
dan
menerima
rekomendasi
solusi;
mengatur
implementasi; membuat persyaratan untuk mengkaji ulang, menyesuaikan dan memelihara rencana pada saat melanjutkan siklus perencanaan.
2.6
Perencanaan Strategis Teknologi Informasi & Sistem Informasi di Perguruan Tinggi Menurut Zhe Lv (2011), Perencanaan strategis sistem informasi untuk perguruan tinggi merupakan peran utama dalam kesuksesan implementasi sebuah campus-wide information system (Wiggins(1995), campus-wide information system adalah sebuah sistem yang secara bersamaan menghubungkan dokumen-dokumen online ke akses kampus yang telah memiliki sumber daya komputer yang dikontrol dalam satu wadah). Perencanaan TI yang komprehensif dapat memberikan prediksi yang lebih sukses di institusi perguruan tinggi. TI dapat digunakan untuk memfasilitasi akademik dan akitvitas administratif di institusi perguruan tinggi. Menurut Noor Azizi Ismail et al (2007), Pentingnya perencanaan strategis sistem informasi tidak hanya untuk bisnis komersial, akan tetapi dapat di implementasi pada sistem edukasi. Teknologi informasi digunakan untuk memfasilitasi akademik dan aktifitas administratif di
20
institusi perguruan tinggi. Campus-wide Information Systems seharusnya dapat mengintegrasikan seluruh informasi kedalam single platform agar dapat memastikan bahwa akademik dan aktifitas administratif terkelola dengan baik dan lancar. Dalam konteks proses belajar mengajar dan penelitian, TI dapat memfasilitasi proses menciptakan, berbagi informasi, dan menyebarkan informasi (Titthasiri,2000). Menurut Frank et al (2009), institusi perguruan tinggi bekerja dengan perencanaan untuk kebutuhan kedepan, perkembangan dan terkadang pengurangan. Populasi mahasiswa yang semakin meluas dan faculty member yang beradaptasi dengan teknologi baru maka sebuah universitas harus berupaya untuk mendukung kebutuhan ini. Menurut CIO California State University(CSU), IT Strategic Plan dirancang untuk memastikan bahwa prioritas dan program-program teknologi informasi kampus yang menjadi target dalam mendukung CSU. Sejalan dengan perkembangan kedepan maka proses perencanaan yang komprehensif dan dinamik maka CSU berfokus kepada sumber daya manusia dan keungan dalam mencapai visi lingkungan belajar yang berkualitas tinggi didukung dengan bisnis proses yang efektif. Prioritas dan koordinasi dalam perencanaan teknologi dan implementasi akan memastikan mahasiswa CSU, dosen, dan staf memiliki kombinasi dalam skill, pengetahuan, dan teknologi untuk dapat berkembang baik dalam teknologi kedepan.
2.7
Alat Analisis
2.7.1
Analisis SWOT Menurut john ward dan joe peppard, SWOT adalah sebuah alat untuk mendefinisikan Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan dan Ancaman sebuah perusahaan. Hubungannya adalah dengan factor External dan Internal perusahaan dimana dapat menganalisa faktor internal ( Strenght, and Weakness) sehingga dapat di maksimalkan kekuatannya dan
21
meminimalkan kelemahannya. Dari faktor External (Opportunity dan Threat) dimana dapat memaksimalkan peluang pasar, dan memitigasi Ancaman-ancaman dari luar.
Gambar 2.3 Analisis SWOT
Menurut Rangkuti (2006, p18-19), analisis SWOT dalah ident ifikasi bebagai faktor secara sistemat is untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang dan ancaman. Jadi, analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar yaitu : 1. S : Strength, merupakan kekuatan dari organisasi. 2. W : Weakness, merupakan kelemahan dari organisasi. 3. O : Opportunity, merupakan peluang dari luar organisasi dan member ikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang. 4. T : Threat, merupakan ancaman dar i luar bagi organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
22
2.7.1.1 Matrik SWOT Alat yang digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah Matrik SWOT. Mat rik ini menggambarkan bagaimana Faktor Strategi Eksternal (EFAS) - meliputi peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan Faktor Strategi Internal (IFAS) yang meliput i kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinnan alternatif strategis Rangkuti (2006, p31). Cara membuat matrik SWOT adalah dengan menggunakan faktorfaktor strategis eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam tabel EFAS dan IFAS, yaitu dengan mentransfer peluang dan ancaman dar i tabel EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari tabel IFAS kedalam sel yang sesuai dalam matrik SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut lalu dibuatkan empat set kemungkinan alternatif strategi (SO, ST, WO, WT) Rangkuti (2006, p35): 1. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 2. Strategi ST Ini adalah strategi menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman yang ada. 3. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. 4. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
23
Gambar 2.4 Matrik Analisis SWOT 2.8.1.2 Matrik Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Menurut
Rangkuti (2006, pp22-23), sebelum membuat matrik
faktor strategi eksternal, terlebih dahulu kita perlu mengetahui faktor strategi eksternal (EFAS). Berikut ini adalah car a-car a penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS): 1. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman). 2. Beri bobot masing-masing
faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0
(sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat member ikan dampak terhadap faktor strategis. 3. Hitung rating (dalam kolom tiga) untuk masing-masing faktor dengan member ikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh yang bersangkutan. Pember ian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diber i rating +4, tetapi jika peluang nya kecil, diber i rating +1). Pemberian nilai rat ing ancaman adalah kebalikan. Misalnya, jika ni lai ancamannya sangat besar, rating adalah 1. Sebaliknya, jika nilai ancamannya sedikit ratingnya 4.
24
4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. 6. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama. 2.8.1.3 Matrik Faktor Strategi Internal (IFAS) Menurut Rangkuti (2006, pp24-25), setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic Faktor Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktorfaktor strategisi internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. Tahapnya adalah: 1. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1. 2. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00). 3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan member ikan skala mulai dari 4 (Outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Var iabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategor i kekuatan) diber i nilai mulai dar i +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkan dengan rata-rata
25
industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negatif, kebalikannya. Contoh: Jika kelemahan perusahaan besar sekali dibandinglan dengan rata-rata industri, nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan dibawah rata-rata industri, nilainya adalah 4. 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. 6. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis eksternalnya. Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
2.7.2 Analisa Lima Daya Porter Menurut Ward dan Peppard (2002, p95), persaingan suatu industri tergantung pada lima kekuatan bersaing yang telah tertuang dalam Lima Kekuatan
Bersaing
Porter.
Faktor-faktor
ini
berguna
untuk
mengembangkan keunggulan atas persaingan industri untuk lebih memahami dimana perusahaan beroperasi. Ke- 5 faktor tersebut adalah : 1. Pesaing Industri (Rivalry) Biasanya perusahaan berusaha untuk mencapai keunggulan yang kompetitif terhadap pesaingnya. Intensitas persaingan antar perusahaan bervariasi di seluruh industri. Dalam mengejar keuntungan lebih dari pada pesaing, perusahaan memiliki langkah yang kompetitif seperti :
26
- Perubahan harga, menaikkan atau menurunkan harga untuk mendapatkan keuntungan sementara. - Meningkatkan
diferensiasi
produk,
meningkatkan
fitur,
menerapkan inovasi pada proses produk itu sendiri. - Memanfaatkan saluran distribusi, menggunakan saluran distribusi baru pada industri. - Memanfaatkan hubungan dengan pemasok. 2. Ancaman produk pengganti (Threat of subtitutes) Pada model porter, produk pengganti mengacu pada produk di industri yang lain. Hal ini terjadi ketika suatu produk dipengaruhi oleh perubahan harga dari produk pengganti. Sebuah produk dipengaruhi oleh produk pengganti sebagai produk pengganti menjadi lebih tersedia, permintaan menjadi lebih mudah diupayakan karena pelanggan memiliki banyak alternatif. 3. Kekuatan pembeli (Buyer power) Kekuatan pembeli adalah dampak pelanggan terhadap industri yang ada. ketika kekuasaan pembeli kuat, dapat digambarkan dimana terdapat banyak pemasok namun hanya terdapat 1 pembeli, maka pembeli dapat menetapkan harga. 4. Kekuatan pemasok (Supplier power) Suatu industri pasti memerlukan bahan baku, tenaga kerja, dan perlengkapan lainnya. Hal ini menyebabkan terjadinya hubungan antara pembeli-pemasok antar industri. Jika jumlah pemasok sedikit, maka semakin penting produk, dan semakin kuat posisi produk tersebut di pangsa pasar. 5. Ancaman pendatang baru (Threat of new entrants and entry barriers) Hal ini dipengaruhi dari besar kecilnya hambatan yang masuk, yang dapat menimbulkan ancaman bagi perusahaan dalam suatu industri. Jika industri meningkat, maka akan banyak perusahaan yang memasuki pasar dan mengambil keuntungan. Ketika keuntungan menurun maka beberapa perusahaan akan keluar dari pangsa pasar
27
sehingga dapat mengembalikan keseimbangan. Solusi yang dapat menjadi strategi untuk mencegah pendatang potensial memasukki pasar, adalah menjaga harga tetap secara artifisial rendah.
Gambar 2.5 Five Forces Porter
2.7.3 Critical Success Factors Rockart (Ward dan Peppard, 2002, p209) mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana „sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar‟, sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. Manfaat dari analisis CSF menurut Ward dan Peppard (2002, p209) adalah sebagai berikut : 1. Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan
komitmen
bagi
manajemen
puncak
dalam
28
menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis. 2.
Analisis
CSF
menghubungkan
proyek
SI
yang
akan
diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. 3.
Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat
menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu. 4. Dengan menyediakan suatu hubungan
antara tujuan dengan
kebutuhan informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial. 5. Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat
strategi
bisnis
tidak
berjalan sesuai
dengan
tujuan
perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis. 6. Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan analisis value chain dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis serta memberikan fokus pada pancapaian tujuan melalui kegiatankegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.
2.7.4 Analisis Portfolio Aplikasi (McFarlan) Menurut Ward dan Peppard (2002, p42), portfolio aplikasi menampilkan sebuah analisis dari keseluruhan aplikasi perusahaan, baik yang ada saat ini, potensial ataupun yang masih direncanakan. Portfolio aplikasi adalah cara untuk membawa bersama sistem informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial kemudian menilai kontribusi bisnisnya, umumnya berupa matrik 2x2, yang merupakan metode yang sangat popular untuk menjelaskan dampak dari variabel yang tidak berkaitan namun saling mempengaruhi. Dalam portfolio aplikasi, sebuah aplikasi dapat dikategorikan sebagai
strategic, high potential, key
operational,dan support tergantung dari peranannya dalam mendukung
29
strategi bisnis perusahaan, baik saat ini maupun disaat mendatang. Kategori dalam portfolio aplikasi adalah sebagai berikut :
Strategic, adalah aplikasi yang memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis perusahaan dimasa mendatang. Aplikasi strategis adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dengan memberikan keunggulan bersaing. Teknologi yang digunakan tidak menentukan apakah suatu aplikasi strategis atau tidak, dampaknya pada bisnis perusahaanlah yang menentukan.
Key Operational, adalah aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis perusahaan. Apabila terhenti, perusahaan tidak bisa beroperasi
dengan
normal
dan
ini
akan
mengakibatkan
menurunnya keunggulan perusahaan.
Support, adalah aplikasi yang mendukung perusahaan dalam meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajeme nnamun tidak memberikan keunggulan bersaing.
High Potential, adalah aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi perusahaan di masamendatang, tapi masih belum terbukti.
Gambar 2.6 Analisis Portfolio Aplikasi
30
Menurut Ward dan Peppard (2002, p306-308), para pengguna dari suatu aplikasi yang ada, mungkin saja memiliki penilaian dan pendapat yang berbeda tentang pengkategorian dari aplikasi tersebut. Suatu aplikasi dapat dikatakan sebagai aplikasi strategic akan tetapi ada saatnya suati aplikasi dikatakan sebagi sebuah aplikasi support, high potential, atau bahkan key operational. Dengan adanya perbedaan ini, analisis akan menjadi tidak pasti dan akan mengarah pada tidak tercapainya suatu tujuan. Oleh karena itu untuk dapat menghasilkan peniliaian dan pengkategorian aplikasi yang tepat dan disepakati oleh semua bagian yang terkati, maka diperlukan suatu alat yang dapat meniliai masing-masing dari aplikasi tersebut. Salah satunya adalah dengan menuji setiap aplikasi yang ada dengan daftar pertanyaan berikut :
Tabel 2.1 Daftar Pertanyaan Aplikasi Portfolio (John Ward dan Peppard, 2002, p307)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pertanyaan Menghasilkan keunggulan kompetitif yang jelas untuk bisnis? Memungkinkan tercapainya sasaran bisnis yang spesifik? Mengatasi kelemahan bisnis yang berhubungan dengan pesaing? Menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul dalam waktu dekat? Meningkatkan produktivitas bisnis dan mengurangi biaya? Memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan? Menyediakan manfaat yang belum diketahui, tetapi dapat menghasilkan poin 1 dan 2?
Ya/Tidak
31
Dari tabel tersebut, setiap jawaban “Ya” akan dimasukkan ke tabel berikut:
Tabel 2.2 Klasifikasi Aplikasi Portfolio (John Ward dan Peppard, 2002, p307) High Potential 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Strategic Ya(i) Ya(i)
Key Operational
Support
Ya Ya Ya(ii)
Ya Ya(ii)
Ya
Apabila dalam penilaian suatu aplikasi terdapat jawaban “Ya” lebih dari 2 kolom, dimana aplikasi tersebut muncul lebih dari satu kategori, maka aplikasi tersebut harus di uji ulang dengan memecah aplikasi tersebut menjadi beberapa bagian dan diuji secara terpisah pada masingmasing bagian. Berikut daftar pertanyaan tambahan yang diperoleh untuk memperoleh kejelasan dan kepastian : (i) Apakah manfaat bisnis dan bagaimana cara pencapaiannya telah jelas? Apabila jawaban “Ya” maka strategic, jika “Tidak” maka high pontential. (ii) Apakah kegagalan dalam pemenuhan akan menimbulkan resiko bisnis yang signifikan? Apabila jawaban “Ya” maka key operational, jika jawaban “Tidak” maka support.
2.7.4 Analisis Value Chain (Gabriel) Analisis value chain menggambarkan kegiatan didalam organisasi dan sekelilingnya dan menghubungkan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam analisis kekuatan organisasi yang kompetitif. Oleh karena itu value chain
32
mengevaluasi bagian mana dari setiap aktfitas yang bisa menambah keunggulan organisasi dalam hal produk atau jasa. Ide ini dibuat berdasarkan pemahaman bahwa organisasi lebih dari kompilasi random dari mesin-mesin, peralatan, orang-orang dan uang. Hanya jika beberapa kumpulan itu disusun menjadi sistem dan aktifitas yang sistematik yang kemungkinan akan menghasilkan sesuatu yang akan dihargai oleh konsumen (Porter, 1985).
Gambar 2.7 Model Value Chain oleh Porter
Porter (1985) menyatakan bahwa value chain pada saat dibuat tidak membayangkan akan digunakan pada sektor yang lebih luas, misalnya disektor jasa atau pelayanan. Sebagai contoh sektor jasa atau pelayanan adalah higher education, jelas bahwa ada beberapa komponen dari Porter‟s Chain ( Inbound dan Outbound Logistic) tidak bisa diterapkan secara langsung di industry jasa atau pelayanan. Inipun dilalui Gabriel dengan beberapa diskusi yang dilakukan dengan Porter. Oleh karena itu Gabriel(2005) mengembangkan value chain untuk diterapkan di higher education(HE). Value Chain for HE inijuga memiliki 5 atribut utama dan 4 atribut pendukung sebagai berikut :
33
Atribut Utama : 1. Programmes Design 2. Regulatory Recognition 3. Moment of truth Management 4. Learning Spirit 5. Service Competition Atribut Pendukung : 1. Professional Recruiment 2. Modern Tools and Infrastructures 3. Library with Relevant Books 4. After Sales Service
Gambar 2.8 Model Value Chain HE oleh Gabriel Adapun penjelesan rinci dari Gambar 2.7 di atas adalah sebagai berikut :
Programmes Design Program harus dirancang sedemikian rupa sehingga mereka memenuhi persyaratan dari target pasar dengan standar yang diberikan. Dalam kebanyakan kasus, service manager adalah kelompok yang bertanggung jawab untuk menangani tugas ini
34
Regulatory Recognition Dalam kasus apapun, sebuah institusi dengan programnya, perlu untuk legal dan profesional diakui. Ini memiliki dampak serius terhadap ekuitas brand dari program, dan institusi pendidikan tinggi sebagai suatu entitas.
Moment of Truth Management Moment of Truth Management merupakan perhatian spesial. Dosen, khususnya, berada dalam posisi untuk membuat bisnis sukses atau kegagalan hanya dengan dampak saat kebenaran. Ini adalah saat, dimana siswa akan ingat untuk sisa hidup mereka setelah lulus. Ini membangun memori pengalaman pelayanan.
Learning Spirit Belajar adalah komitmen bukan hanya sekedar proses seperti hotel Layanan transportasi dll Partisipasi jiwa ini bisa dibilang penting. Siswa harus menunjukkan kemampuan dan kemauan untuk belajar. Hal ini pada gilirannya akan memotivasi dosen untuk membuat saat kebenaran lebih efektif. Dosen mungkin bertanggung jawab untuk membangun semangat ini atau mengaktifkannya bagi siswa untuk berpartisipasi secara mental dan fisik dalam proses belajar. Jika siswa tidak menunjukkan tingkat jelas 'belajar roh' proses pembelajaran tidak efektif dan kadang-kadang tidak mungkin. Perlu diingat bahwa, partisipasi fisik siswa dalam proses pembelajaran tidak dan tidak akan pernah cukup untuk membuat proses belajar yang efektif. Komitmen mental adalah sangat penting. Melalui interaksi dosen komunikasi yang dapat menentukan efektivitas proses pembelajaran. Demikian pula dosen juga harus belajar konsep-konsep baru berkembang.
Service Competition Harus ada kompetisi untuk membuat semua penyedia layanan peringatan dari fakta bahwa pelanggan memiliki pilihan yang tersedia bagi mereka. Hal ini akan merangsang penyedia layanan untuk menjadi inovatif dan tidak pernah puas. Hal ini akan membuat penyedia layanan sensitif terhadap waktu maka mengelola kualitas layanan.
35
Profesional Recruitment Dalam setiap institusi perguruan tinggi, kualitas siswa mengaku program sangat penting. Hal ini memberikan kontribusi banyak dalam kualitas lulusan diantisipasi. Harus ada membutuhkan ketelitian, proses yang adil dan transparan perekrutan.
Modern tools and infrastructure Dunia berubah begitu cepat dalam hal teknologi dan infrastruktur lainnya. Institusi Perguruan Tinggi membutuhkan fasilitas yang baik, yang akan menambahkan banyak untuk apa yang dibahas dalam Bab Dua sebagai 'bukti fisik' layanan. Jika Institusi Perguruan Tinggi tertentu menyediakan layanan internet yang baik untuk mahasiswa, Dua Puluh Empat jam akses ke fasilitas perpustakaan dan internet, ini membuat perbedaan
besar
untuk
Institusi
Perguruan
Tinggi
yang tidak
menyediakan layanan tersebut. Ruang kelas yang modern, asrama, toilet, dll, perlu kualitas tinggi dan dihargai oleh para pelanggan.
Library with relevant books Sebuah perpustakaan yang lengkap sangat penting untuk sistem pelayanan Institusi Perguruan Tinggi. Hal ini tidak hanya bangunan yang disebut perpustakaan, tetapi juga sebuah perpustakaan dilengkapi dengan buku-buku yang relevan. Tidak akan ada gunanya menjaga banyak buku untuk program rekayasa dalam Perpustakaan dari Institusi Perguruan Tinggi, yang menawarkan hanya studi bisnis
After sales service Ini adalah salah satu kegiatan pendukung yang sebagian besar Institusi Perguruan Tinggi dan organisasi pelayanan lainnya digunakan untuk mengabaikan. Mereka menganggap itu sebagai pemborosan sumber daya. Setelah layanan purna jual memiliki manfaat yang luar biasa dalam jangka panjang. Itu membuat organisasi dalam hubungan yang berkelanjutan dengan pelanggan sebelumnya..
36
2.8
Penelitian dengan Studi Kasus 2.8.1
Pengertian Studi Kasus Menurut Creswell (1998), studi kasus adalah sebuah eksplorasi
dari “suatu sistem yang terikat” atau suatu kasus/beragam kasus” yang dari waktu ke waktu melalui pengumpulan data yang mandalam serta melibatkan berbagai sumber informasi yang kaya dalam suatu konteks. Sistem terikat ini diikat oleh waktu dan tempat sedangkan kasus dapat dikaji dari suatu program, peristiwa, aktvitas atau suatu individu. Dengan perkataan lain, studi kasus merupakan penelitian dimana peneliti menggali suatu fenomena tertentu(kasus) dalam suatu waktu dan kegiatan(program, even, proses, institusi atau kelompok social) serta mengumpulkan informasi secara terinci dan mendalam dengan menggunakan berbagai prosedur pengumpulan data selama periode tertentu. Menurut Robert K.Yin (2003, p13) studi kasus adalah suatu inkuiri empiris yang menyelidiki fenomena di dalam konteks kehidupan nyata, bilamana batas-batas antara fenomena dan konteks tak tampak dengan jelas; dan dimana multi sumber bukti dimanfaatkan. 2.8.2
Langkah-Langkah dalam Penulisan Studi Kasus Dalam melakukan studi kasus, ada beberapa hal penting yang perlu
diperhatikan antara lain adalah langkah-langkah dalam penulisan studi kasus. Dimana langkah-langkahnya adalah sebagai berikut (Bodgan & Biklen, 2006): a) Pemilihan kasus: dalam pemilihan kasus hendaknya dilakukan secara bertujuan (purposive) dan bukan secara rambang. Kasus dapat dipilih oleh peneliti dengan menjadikan objek orang, lingkungan, program, proses, dan masyarakat atau unit sosial. Ukuran dan kompleksitas objek studi kasus haruslah masuk akal, sehingga dapat diselesaikan dengan batas waktu dan sumber-sumber yang tersedia. b) Pengumpulan data: terdapat beberapa teknik dalarn pengumpulan data, tetapi yang lebih dipakai dalam penelitian kasus adalah observasi,
37
wawancara, dan analisis dokumentasi. Peneliti sebagai instrumen penelitian, dapat menyesuaikan cara pengumpulan data dengan masalah dan lingkungan penelitian, serta dapat mengumpulkan data yang berbeda secara serentak. c) Analisis
data:
setelah
data
terkumpul
peneliti
dapat
mulai
mengagregasi, mengorganisasi, dan mengklasifikasi data menjadi unitunit yang dapat dikelola. Agregasi merupakan proses mengabstraksi hal-hal khusus menjadi hal-hal umum guna menemukan pola umum data. Data dapat diorganisasi secara kronologis, kategori atau dimasukkan ke dalam tipologi. Analisis data dilakukan sejak peneliti di lapangan, sewaktu pengumpulan data dan setelah semua data terkumpul atau setelah selesai dan lapangan. d) Perbaikan (refinement): meskipun semua data telah terkumpul, dalam pendekatan studi kasus hendaknya dilakukan penyempurnaan atau penguatan (reinforcement) data baru terhadap kategori yang telah ditemukan. Pengumpulan data baru mengharuskan peneliti untuk kembali ke lapangan dan barangkali harus membuat kategori baru, data baru tidak bisa dikelompokkan ke dalam kategori yang sudah ada. e) Penulisan laporan: laporan hendaknya ditulis secara komunikatif, mudah dibaca, dan mendeskripsikan suatu gejala atau kesatuan sosial secara jelas, sehingga rnernudahkan pembaca untuk mernahami seluruh informasi penting. Laporan diharapkan dapat membawa pembaca ke dalam situasi kasus kehidupan seseorang atau kelompok. 2.8.3 Struktur penulisan laporan Studi Kasus Adapun struktur penulisan laporan pada Studi Kasus diuraikan sebagai berikut (Yin,2003) : 1. Struktur analisis linier, uraian sub-sub topiknya mencakup isu/ persoalan yang diteliti, temuan dikumpulkan dan dianalisa 2. Struktur komparatif, membandingkan antara 2 atau lebih kasus dengan menggunakan standar yang sama
38
3. Struktur kronologis, menyajikan berdasarkan waktu atau kejadian secara berurutan 4. Struktur pengembangan teori, untuk mengembangkan teori sehingga harus mengikuti alur logika pengembangan teori. 5. Struktur ketegangan, menyajikan inti penemuan di tengah sampai akhir laporan 6. Struktur tidak berurutan, tidak ada standar, yang dipentingkan disini pengungkapan data secara menyeluruh. 2.8.4 Tipe-Tipe Studi Kasus Menurut (Baxter, 2008) ada beberapa tipe dari studi kasus, diantaranya sebagai berikut : 1. Explanatory, jenis studi kasus ini akan digunakan apabila anda berusaha menjawab pertanyaan. Studi kasus ini berusaha untuk menjelaskan intervensi permasalahan dikehidupan nyata yang terlalu kompleks,
hasilnya
berupa
evaluasi
penjelasan
yang
akan
menghubungkan pelaksanaan penelitian dan hasil yang didapat. Contoh kasus: Joia (2002). Analysing a web based e-commerce learning community: A case study in Brazil. 2. Exploratory, studi kasus ini digunakan untuk melakukan penelitian atas terjadinya situasi intervensi yang belum jelas dan akan dievaluasi berupa satu pokok permasalahan. Contoh : Lotzkar & Bottorff (2001). An Observational study of the development of a nurse-patient relationship. 3. Descriptive, tipe studi kasus ini digunakan untuk menggambarkan suatu intervensi atau fenomena yang terjadi di kehidupan nyata yang terjadi. Contoh : Tolson, Fleming, & Schartau (2002). Coping with menstruation: Understanding the needs of women with Parkinson’s disease. 4. Multiple-case studies, pada multiple studi kasus, memungkinkan peneliti untuk melakukan eksplorasi perbedaan pada dan antara kasus, tujuannya adalah untuk mereplikasi temuan pada kasus. Karena akan
39
ditarik suatu perbandingan, peneliti harus cermat terhadap metode ini sihingga dapat memprediksi hasil yang akurat. Contoh : Campbell & Ahrens (1998). Innovative community services for rape victims : An application of multiple case study methodology. 5. Intrinsic, menggunakan istilah intrinsik dan peneliti dalam melakukan penelitian harus melakukan pendekatan agar memahami kasus dengan baik , namun hal ini bukan yang utama dilakukan, karena kasus tersebut merupakan kasus yang menggambarkan sifat tertentu, kasus tersebut berupa kepentingan dan hasilnya bukan untuk membangun teori. Contoh : Hellstorm, Nolan, & Lundh (2005). “We do things together” A case study of “couplehood” in dementia. 6. Instrumental,
digunakan untuk mencapai pemahaman pada situasi
tertentu, hal ini memberikan wawasan menjadi masalah atau membantu dalam menyempurnakan suatu teori, kasus ini meneliti secara mendalam dan rinci. Kasus ini tidak dapat dilihat sebagai sesauatu yang khas. Contoh : Luck, Jackson,
& Usher (2007).
STAMP: Components of observable behaviour that indicate potential for patient violence in emergency departments. 7. Collective,
merupakan deskripsi dari beberapa kasus penelitian.
Contoh : Scheib (2003). Role stress in the professional life of the school music teacher : A collective case study.
40
2.9 Uraian Penelitian Terdahulu No 1
Judul Penelitian Case study: strategic information systems planning in Shanghai key universities in Yangpu District (2011)
Deskripsi Studi mempelajari SISP (Strategic Information System Plan) dan imple mentasinya di beberapa universitas top di shanghai yang berada di distrik Yangpu. Secara spesifik 3 konten yang dipelajari adalah status saat ini, keunggulan, dan masalah.
Metodologi Menggunakan data dan material yang tersedia didalam kombinasi elemen pendukug penelitian seperti survey kuisioner dan wawancara.
2
Perencanaan Strstegis Pada Institusi Pendidikan Tinggi Studi Kasus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi & Sekretaris Tarakanita.
STIKOM & Sekretaris Tarakanita memiliki beberapa masalah yang dihadapi seperti optimalisasi sumber daya, kurang koordinasi data, infrastruktur kurang menunjang, dan lain sebagainya. Maka dari itu penelitian menelusuri masalah yang dihadapi oleh STIKOM & Sekretaris Tarakanita dan memberi alternatif pemecahannya.
Metodologi yang digunakan adalah modifikasi dari metodologi price waterhouse dengan masukan dari beberapa metodologi ward peppard, Tozer, James Martin, serta Titthasiri.
Cara Pengujian Menggunakan MAMPU Guideline sebagai sumber referensi didalam kuisioner, dimana dibuat beberapa modifikasi penam bahan sesuai situasi yang ada disetiap distrik. Kuisioner dibagi 2 sesi : Sesi A untuk menggali informasi dari uni versitas sedangkan sesi B dibuat untuk menilai presepsi res ponden terhadap pentingnya setiap poinpoin dari outline MAMPU. Dilakukan beberapa analisa diantaranya : 1.Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis Organisasi dengan tool PEST,MP3, Five Forces 2. Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI dengan mengetahui tren teknologi saat ini. 3. Analisa Lingkungan Internal Organisasi
Hasil Semua universitas yang diteliti adalah unive sitas yang telah berdiri selama lebih dari 50 tahun. Dan sudah dipertimbangkan kema tangannya. Dari hasil penelitian, 3 dari 5 institusi tsb telah menyelesaikan imple mentasi SISP. 1 institusi masih dalam tahap implementasi dan yang lainnya masih dalam tahap perencanaan.
Hasil yang didapatkan adalah perumusan strategi SI/TI dan Pengembangan Implementasinya.
41
No
3
Judul Penelitian
Deskripsi
Metodologi
Information Technology Strategic Planning Process for Institutiom of Higher Education in Thailand (2001)
Penelitian ini memaparkan survey status IT dan ITSP di perguruan tinggi swasta maupun negeri di Thailand. Kuisioner yang disebarkan ke 18 institusi negeri dan 16 institusi swasta meng hasilkan penemuan yang mengatakan bahwa adanya keterkaitan IT terhadap area akademik dan administrasi. Salah satu masalah dalam Manajemen IT pada institusi perguruan tinggi di Thailand adalah kurangnya perenca naan.
Penelitian ini menggunakan field survey research methodology.
Cara Pengujian dengan tool Activity Chain dan CSF. 4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI dengan menelaah sumber daya SI dan TI dalam organisasi 5. Identifikasi Solusi SI/TI dari hasil analisis lingkungan organisasi dan lingkungan SI/TI Menggunakan riset populasi dan sample. Melibatkan adminis trator (CIO,vice president) dan IT professional di institusi perguruan tinggi di Thailand. Menggunakan instrumentation yaitu kuisioner untuk administrator dan kuisioner untuk IT professional. Implementasi riset dan pengumpulan data. 102 administrator dan 34 IT professional dari 34 institusi perguruan tinggi Thailand diminta untuk menyelesaikan
Hasil
Dari hasil penelitian, 30 % institusi perguruan tinggi di Thailand sudah mengembangkan ITSP. Namun ditemukan bahwa ITSP yang ada di institusi memiliki kelemahan pada komponen dan prosesnya. Ini terjadi karena kurangnya pemahaman akan proses perencanaan strategis. Maka dari itu didapatkanlah susunan dari proposal ITSP yang dibagi dalam 4 tahap. Tahap 1 : Organizing a Planning Team Tahap 2 : Fact-Finding and Tren
42
No
4
Judul Penelitian
Deskripsi
Metodologi
Cara Pengujian kuisioner. Data yang didapat dianalisa menggunakan SPSS program
Strategic Information Planning and Campus Information Systems Development in Indonesia. (1999)
Penelitian ini memper timbangkan apakah perencaan strategis berpengaruh terhadap perkembangan dan pentingnya sistem informasi di kampus Indonesia. Studi ini dilakukan dengan meneliti pandangan dari staff akademik dan dengan analisa dokumen perencanaan.
Metodologi yang digunakan adalah kombinasi dari case study dan survey approach yaitu mengumpulkan data dari kusioner yang disebarkan.
Dokumen perencanaan strategis dianalisa untuk melihat pengaruhnya didalam peraturan sebagai informasi stra tegis dan manajemen. Survey yang dilakukan mengambil sampel dari staff akademik di perguruan tinggi sbb: ITB UI UNDIP UGM 26 responden adalah user si pengguna sistem dan selebih nya adalah penyedia informasi dan sistem administrator.
Hasil Assesment Tahap 3 : Determination and Dissesmination of IT Strategies Tahap 4 : Implementation and Revision Adapun temuan yang didapat diantaranya : Pelayanan Sistem – Ketersediaan Informasi. Dari tipe informasi yang ada (aktifitas penga jaran, record alumni,dll) maka responden paling sering mencari infor masi aktifitas penelitian. Dan juga informasi yang disediakan tsb paling banyak diguna kan mahasiswa diban dingkan alumni. Pelayanan Sistem – Penggunaan Teknologi Frekuensi pencarian informasi dari user berbeda-beda tergan tung dari apakah melihatnya dengan
43
No
5
Judul Penelitian
Deskripsi
Metodologi
Startegic Information Systems Planning in Malaysian Public University (2007)
Mempelajari status terkini, masalah, dan manfaat implementasi SISP di Universitas Negeri di Malaysia
Studi ini menggunakan elemen pendukung penelitian yaitu survey dengan kuisioner dan wawancara.
Cara Pengujian
Hasil manual atau dengan sistem. Untuk menda patkan informasi dari akademik lebih ke interaksi personal. Sedangkan untuk memberikan informasi, institusi paling banyak menggunakan papan pegumuman dan sedikit yang menggunakan teknologi komunikasi data. System Performance Waktu respon dalam mendapatkan informasi dengan manul ataupun sistem otomatis ke banyakan reasonable Organisational Context and IS Responden merasakan pentingnya sistem infor masi yang terencana. Menggunakan MAMPU Dari penelitian Guideline sebagai dihasilkan bahwa sumber refe rensi Universitas Negeri di didalam kuisioner, Malaysia sadar akan dimana dibuat beberapa pentingnya SISP. Satu modifikasi penamba han universitas sudah
44
No
Judul Penelitian
Deskripsi
Metodologi
6
Information Systems Strategic Planning At the Siliwangi University Tasikmalaya (2010)
Penelitian dilakukan untuk menghasilkan Strategi bisnis sistem informasi, strategi manajemen, dan strategi IT.
7
Analisis untuk Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi pada PT.Ritrans Cargo (2007)
Sistem informasi yang berjalan pada PT . Ritrans Cargo saat ini belum menghubungkan antara divisi yang satu dengan divisi lainnya. Ini menyebabkan informasi tidak terintergrasi dengan baik dan sering terjadi duplikasi data sehingga menghambat keputusan para eksekutif. Maka dari itu diperlukan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di PT.Ritrans Cargo.
Metodologi yang digunakan adalah ITSP yang direferensi dari metode John Ward & Peppard Penelitian ini menggunakan metode John Ward & Peppard
Cara Pengujian sesuai situasi yang ada disetiap distrik. Kuisioner dibagi 2 sesi : Sesi A untuk menggali informasi dari uni versitas sedangkan sesi B dibuat untuk menilai presepsi responden terhadap pentingnya setiap poin-poin dari outline MAMPU.
Hasil mengimplementasi SISP., sedangkan 15 Universitas lain masih dalam tahap perencenaan dan implementasi.
Mengacu kepada metode John Ward & Peppard, analisis yang dilakukan sbb : Analisa Lingkungan Bisnis ( PEST, PLC & BCG, Industry Competitive, SWOT, CSF) Analisa IS/IT ekstern (Value Chain, Creative Thinking) Analisa IS/IT intern ( Hirariki fungdi/proses, Model organisasi)
Dari hasil analisis yang dilakukan, didapatkanlah usulan aplikasi sebagai berikut : Sistem Informasi Eksekutif dan Sistem Penunjang Keputusan (DSS) Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi yang terintegrasi Sistem Informasi Operasional terintergrasi dan Sistem Informasi Penelusuran Order
45
No
8
Judul Penelitian
Deskripsi
Metodologi
Cara Pengujian
Perancangan Strategis Sistem Informasi IT Telkom untuk Menuju World Class University(2009)
Organisasi Teknologi Informasi(TI) suatu institusi pendidikan seperti Intitusi Teknologi Telkom(IT Telkom) harus memiliki kerangka pedoman pengembangan sistem informasi dan dokumentasi yang memadai mengenai sistem dan teknologi yang ada.
Penelitian ini menggunakan metodologi Growing Enterprise Architecture Framwork
Adapun pengujian yang dibahas dalam penelitian ini : Arsitektur Bisnis Melihat kondisi eksisting dari IT Telkom dan menentukan target yang dicapai serta analisis gap antara keduanya Arsitektur Informasi Digunakan menganalisa proses bisnis dasar dan aplikasi IT Telkom untuk menentukan apakah terdapat bisnis pross yang berbagi data. Arsitektur Solusi Mengkomunikasikan
Hasil Pengiriman Sistem Informasi Personalia Sistem Informasi Pemasaran Pengembangan website perusahaan dengan menambahkan fasilitas layanan terhadap pelanggan. Usulan Perencanaan Strategis SI/TI IT Telkom 2010-2013 sesuai RENETA II IT Telkom dijabarkan sbb : Melanjutkan program pengembangan perencanaan strategis SI/TI IT Telkom. Pembangunan Aplikasi Implementasi integrasi aplikasi/ infrastruktur Pengembangan aplikasi(lanjutan) Untuk rekemondasi pengembangan aplikasi sbb: - KMS SMBB - KMS Penelitian - EIS DSS Perwalian - SI Pengabdian
46
No
9
Judul Penelitian
Deskripsi
Metodologi
Implementasi IT Balanced Scorecard di Perguruan Tinggi (2007)
Perkembangan implemenstasi Teknologi Informsai dan Komunikasi (TIK) di perguruan tinggi berjalan cepat dan banyak memanfaatkan baik hardware, software, infrastruktur jaringan, serta pengembangan digital content. Dan ini pun semakin mendorong, meningkatkan kegiatan dan biaya investasi serta biaya operasional yang lain serta semakin banyak TIK pada perguruan tinggi yang harus diimbangi dengan visi misi perguruan tinggi tersebut.
Pada penelitian menggunakan 4 perspektif IT Balanced Scorecard
Cara Pengujian teknologi pendukung dalam penerapan sistem aplikasi melalui pemahaman portfolio aplikasi IT Telkom saat ini, penerapan teknologi bagi sistem aplikasi baru dan penerapan telnmlogi masa depan. Arsitektur Teknologi Mendefinisikan teknologi utama yang dibutuhkan untuk implementasi aplikasi di lingkungan IT Telkom 4 perspektif IT Balanced Scorecard yang dilakukan adalah : - Corporate Contribution. Berisi ukuran yang menunjukkan bagaimana manajemen (pimpinan) meniliai organisasi TIK - User Orientation Berisi ukuran yang menunjukkan bagaimana user menliai/melihat hasil organisisasi TIK
Hasil Masyarakat - KMS Kemahasiswaan - Administrator Kuliah Non Reguler - DRP - Manajemen Rekruitasi - Manajemen Kinerja Personal - Manajemen Aset - Alumni Tracing Center - Web Conferencing
Adapun susunan IT Balanced Scorecard perguruan tinggi sesuai dengan fungsi organisasi TIK di perguruan tinggi : Corporate Contribution Goal : Meningkatkan Kontribusi TIK dalam organisasi perguruan tinggi User Orientation Goal: Menerapkan “Service Level Agreement, Membangun kerjasama industri
47
No
Judul Penelitian
Deskripsi
Metodologi
10
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi (Studi kasus di Universitas Diponegoro Semarang )
Universitas Diponogoro masih menggunakan sistem informasi hanya sebagai alat pendukung pengolah data dan belum digunakan sebagai alat yang strategis untuk mendukung keunggulan kompetitifnya. Permasalahan yang timbul di Universitas Diponogoro dipaparkan sbb : - Ada sistem informasi yang dimanfaatkan manajemen namum belum terperinci dalam perencenaan strategisnya - Informasi untuk mahasiswa dalam akademik dan kemahasiswaan sering terlambat - Kurang cepatnya informasi berupa laporan kerja harian, karena masih menggunakan cara konvensional (surat)
Memakai metodologi yang mengacu kepada metodologi John ward dan Edwin E.Tozer. Penelitian kualitatif dan kuantitatif digunakan dalam penelitian ini.
Cara Pengujian Hasil - Operational Operational Excellence Excellence Goal : Meningkatkan Berisi ukuran kualitas operasional efektifitas & efisiensi Future Orientation proses TIK Goal : Membangun - Future Orientation SDM yang baik. Berisi ukuran yang menggambarkan bagaimana posisi TIK dalam tantangan kedepan. Menggunakan kuisioner Sistem Informasi dengan item pertanyaan Akademik dan sebagai berikut : Websiter Universitas - Sistem Informasi Diponogoro memiliki Akademik nilai strategis karena - Sistem Informasi KP kedia sistem ini dan Skripsi memberikan nilai - Website Universitas strategis langsung - Koneksi Internet kepada Undip. - Sistem Informasi Sistem Informasi Kerja Bursa Kerja Praktek dan Skripsi , Setelah itu dianalisa Akses Internet untuk menggunakan SPSS tool. mahasiswa dan Sistem Informasi Bursa Kerja Selanjutnya analisa serta Sistem Informasi portfolio aplikasi dengan Kepegawaian analisa portfolio Mc memberikan nilai Farlan turnaround yang memberikan keunggulan kompetitif langsung kepada Undip.
48
No
Judul Penelitian
Deskripsi - Sarana dan prasarana belum dimanfaatkan efektif dan efisien krn belum ada arahan yang jelas - Wadah untuk pihak manajemen dalam mengembangkan komputerasasi organisasi namun belum efisien
Metodologi
Cara Pengujian
Hasil
