5
BAB II LANDASAN TEORI
A.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan adalah suatu unit kegiatan produksi yang mengolah sumber - sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat. Perusahaan merupakan suatu lembaga yang diorganisir, didirikan dan diterima dalam tata kehidupan masyarakat yang tidak terlepas dari hukum ekonomi dan prinsip dasar perusahaan pada umumnya. Yang dimaksud dengan hukum ekonomi disini bahwa perusahaan berusaha untuk memperoleh laba sebanyak - banyaknya dan tetap konsern dalam menjalankan usahanya. Setiap Perusahaan pasti membutuhkan perencanaan dan melakukan pengendalian dalam memimpin perusahaan, baik perusahaan besar ataupun kecil pasti mempunyai tujuan yang sama, hanya saja yang membedakan keduanya adalah semakin besar suatu Perusahaan maka permasalahan yang dihadapi oleh pihak manajemen semakin kompleks. Pada kondisi demikian, maka manajemen tidak mungkin lagi terlibat langsung dalam kegiatan operasi perusahaan. Dalam mengendalikan dan mengetahui hasil - hasil yang telah dicapai perusahaan maka manajemen membutuhkan sejumlah informasi
6
Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh pemimpin perusahaan adalah informasi akuntansi yaitu informasi yang berkaitan dengan data keuangan dalam suatu perusahaan. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi. “Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian – kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada pada pemakainya.”(Suwardjono, 2002). Sehingga peranan suatu sistem dalam sebuah Organisasi atau Perusahaan begitu penting dalam menjalankan fungsinya, agar perusahaan dapat melakukan aktivitasnya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Mulyadi (2001 : 5) mendefinisikan pengertian sistem sebagai : “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan”. Menurut Hall (2001 : 5) mengatakan bahwa “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen - komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem – subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose)”. Menurut Jogiyanto (2000 : 1) mengatakan bahwa Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dan Mulyadi (2001 : 2) menyimpulkan bahwa pada dasarnya “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
7
Jadi sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda, unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan tetapi dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan. Sistem Akuntansi merupakan “Salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengubah perusahaan. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.(Mulyadi , 2001:3) Sistem Akuntansi merupakan dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan, dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasil hasilnya (Haryono, 2001:395). Dari pengertian tersebut sistem akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengumpulkan, mengorganisir dan mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan yang dapat digunakan untuk membantu
pimpinan
dan
manajemen
dalam
menangani
jalannya
perusahaan. Unsur pokok sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu dan laporan yang dihasilkan. Terlepas dari organisasi atau perusahaan yang membutuhkan sistem informasi atau cara - cara yang digunakan untuk merancang dan mengembangkan sistem informasi. Hall (2001 : 7) mendefinisikan “Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
8
dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai”. “Sistem Informasi Akuntansi adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan tehnologi informasi.”.(Romney, 2004) Bodnar dan Hopwood (2000 : 1) mempunyai pendapat bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Dan informasi ini dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambilan keputusan. SIA juga dapat diartikan sebagai sekumpulan dari sumber – sumber daya modal didalam organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data historis. Ada dua kelompok utama pemakai informasi yang dihasilkan oleh SIA yaitu pihak intern dan pihak ekstern organisasi. Pihak intern organisasi adalah manajer organisasi tersebut, yang memerlukan informasi yang berbeda - beda tergantung pada tingkat posisi mereka dalam organisai atau tergantung pada fungsi – fungsi tertentu yang mereka lakukan. Manajer tingkat atas menggunakan informasi yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian strategi jangka panjang dan pada umumnya informasi bersifat singkat dan ringkas. Berbeda dengan manajer tingkat menengah,
9
yang memerlukan informasi untuk kegiatan operasional dan membutuhkan informasi yang sangat rinci. Pihak ekstern organisasi meliputi pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, supplier, customer, serikat pekerja dan masyarakat umum. Informasi yang dibutuhkan juga bermacam-macam. Pihak ini membutuhkan informasi yang berbentuk laporan keuangan untuk mengevaluasi kinerja organisasi di masa lalu. Memprediksikan kinerja yang akan datang dan memperoleh informasi lain tentang keadaan organisasi.
B.
Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Setiap organisasi harus menyesuaikan sistem informasi yang digunakan sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Oleh karena itu tujuan sistem informasi berbeda – beda satu perusahaan dengan yang lainnya. Namun demikian Hall (2001 : 18) mengemukakan tiga tujuan utama yang umum bagi semua sistem, yaitu : 1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen. 2. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. 3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Menurut Mulyadi (2001 : 19), tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan SIA adalah sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan baru. 2. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem. 3. Untuk memperbaiki pengendalian dan pengecekan intern.
10
4. Untuk menekan biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Penyusunan SIA ditujukan untuk memperbaiki pengendalian intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. Dengan tujuan ini maka penyusunan SIA dapat memperbaiki jaminan perlindungan terhadap kekayaan perusahaan, sehingga pertanggungjawaban terhadap kekayaan perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. Penyusunan SIA juga ditujukan untuk menghemat biaya. Informasi merupakan barang ekonomi, sehingga untuk memperolehnya diperlukan pengorbanan
sumber
ekonomi
lainnya.
Oleh
karena
itu,
dalam
menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi lebih besar daripada manfaat yang diperoleh maka sistem yang ada perlu didesain kembali untuk mengurangi pengorbanan / biaya bagi penyediaan informasi. Berbeda dengan tujuan pengembangannya, SIA pada dasarnya bertujuan menyediakan informasi akuntansi untuk memenuhi semua kebutuhan informasi baik pihak intern maupun pihak ekstern organisasi dalam hal sebagai berikut : a. Untuk mendukung kegiatan operasi sehari –hari. b. Untuk mendukung pengambilan keputusan terutama bagi pihak intern organisasi. c. Untuk menunjukan apa yang telah dilakukan oleh manajemen
11
SIA juga bertujuan untuk menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan
terutama
yang
berhubungan
dengan
perencanaan
dan
pengendalian kegiatan operasi. Tujuan ini dibantu oleh aktivitas yang disebut pemprosesan informasi. Manajer dalam organisasi merupakan pengambilan
keputusan
penting
yang
menggunakan
output
dari
pemprosesan informasi. Dalam hal pertanggungjawaban manjemen SIA juga berguna, manajemen bertanggungjawab atas sumber daya yang dipercayakan kepadanya. Pihak yang ingin menilai apa yang telah dilakukan manajemen, dapat menilainya melalui informasi yang dihasilkan. Misalnya melalui laporan keuangan atau melalui keputusan-keputusan yang diambil oleh manajemen sebagai bukti pertanggungjawaban.
C.
Pengertian Prosedur Dalam mendukung kegiatan sehari – hari, organisasi dapat mengarahkan sejumlah kejadian bisnis yang disebut transaksi. Transaksi akuntansi adalah kejadian atau kegiatan yang menunjukan pertukaran nilai ekonomis. Pemprosesan transaksi terdiri dari pemprosesan non akuntansi melalui catatan akuntansi yang biasa disebut prosedur. Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001 : 5) yaitu suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang.
12
Sedangkankan menurut Baridwan (2000:3) adalah suatu urut – urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Yang termasuk kegiatan klerikal yaitu menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan. Jadi sistem terdiri dari prosedur yang berantai yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain
D.
Pengertian Penjualan Kredit Sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001 : 210) yaitu penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Jadi dalam sistem akuntansi penjualan terdapat unsurunsur yang mendukung dan kesemua unsur tersebut diorganisasi sedemikian rupa dalam sebuah sistem akuntansi yang disebut sistem akuntansi penjualan kredit. Menurut Simamora (2000 : 228) “Piutang (receivable) merupakan klaim yang muncul dari penjualan barang dagang, penyerahan jasa, pemberian pinjaman dana, atau jenis transaksi lainnya yang membentuk suatu hubungan dimana satu pihak berutang kepada pihak lainnya”.
13
Piutang dagang merupakan penjualan barang – barang dan jasa dari perusahaan, saat ini banyak dilakukan dengan kredit sehingga penyerahan barang / jasa sampai saat diterimanya uang (Baridwan, 2000 : 124). Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan regular (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan regular terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap). Menurut Yendrawati (2005 : 63) banyak orang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bias dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya.
Untuk
menghindari
hal
tersebut,
biasanya
untuk
melindungi penjualan supaya tidak mengalami kerugian, maka pada saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
14
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual. 2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya lunas. Perusahaan menjual barang jadinya kepada para pelanggan melalui siklus pendapatan yang melibatkan pemprosesan penjualan kas, penjualan kredit dan penerimaan kas yang mengikuti penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan memiliki komponen fisik dan keuangan yang diproses secara terpisah (Hall, 2001), yaitu : 1. Proses Pesanan Penjualan Mayoritas penjualan bisnis dilakukan atas dasar kredit dan melibatkan tugas – tugas seperti penyiapan pesanan penjualan, pemberian kredit, pengiriman produk
kepada pelanggan,
penagihan dan pencatatan dalam akun
( piutang dagang,
persediaan, biaya dan penjualan ). 2. Penerimaan kas Untuk penjulan kredit, sebagai periode waktu berlaku antara titik penjualan dan penerimaan kas. Pemprosesan penerimaan kas meliputi pengumpulan kas deposito, kas dibank dan pencatatan peristiwa-peristiwa ini dalam akun (piutang dagang dan kas)
15
E.
Deskripsi Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Sistem
akuntansi
penjualan
kredit
yaitu
penjualan
yang
pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Adapun pokok bahasan yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Jaringan Prosedur yang membentuk sistem Menurut Mulyadi (2001: 219,220) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan kredit meliputi: a. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. b. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli dari fungsi kredit. c. Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman. d. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. e. Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang.
16
f. Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode tertentu.
2. Dokumen yang digunakan Menurut mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: a. Surat order Pengiriman dan tembusanya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : 1) Tembusan Kredit (Credit Copy) 2) Surat pengakuan (Acknowledgement Copy) 3) Surat Muat (Bill of loading) 4) Slip Pembungkus 5) Tembusan Gudang (Warehouse Copy) 6) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow Up Copy) 7) Arsip Index Silang (Cross Index File Copy)
17
b. Faktur dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur terdiri dari : 1) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) 2) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales JournalCopy) 3) Tembusan Analisis (Analisys Copy) 4) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi
harga
pokok
penjualan
merupakan
dokumen
pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. d. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokuman sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dan dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang di jual dalam periode akuntansi tertentu.
18
3. Catatan akuntansi yang digunakan Menurut Mulyadi (2001 : 218), catatan akuntansi yang digunakan adalah : a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik penjualan tunai maupun kredit. b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi mutasi piutang perusahaan kepada tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang ada di gudang. e. Jurnal Umum Jurnal ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.
19
4. Unit Organisasi yang terkait Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit yaitu: a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan (SO), mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan
tanggal
pengiriman
barang.
Fungsi
ini
juga
bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. Fungsi penjualan mengisi dokumen order penjualan (SO) untuk memungkinkan bagian gudang dan bagian pengiriman untuk melaksanakan penyerahan barang ke pelangan. b. Fungsi Kredit Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Transaksi penjualan sangat tergantung pada fungsi kredit, karena sah tidaknya suatu SO ditetapkan oleh fungsi tersebut. Setelah SO disahkan
baru
kemudian
fungsi
penjualan
mendistribusikan
tembusan - tembusan SO ke berbagai departemen. c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman. Setelah kredit disetujui, bagian Penjualan mengirimkan
20
tembusan SO ke bagian gudang (biasa disebut Order Pengiriman) untuk mengeluarkan barang dari gudang. Selanjutnya bagian Gudang menyerahkan barang sesuai dengan yang tertera pada Order Pengiriman ke bagian Pengiriman untuk segera dikirimkan. d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi pengiriman juga menerima tembusan SO dari bagian penjualan (biasa disebut Packing Slip) sebagai surat perintah untuk mengirimkan barang yang diterima dari bagian gudang kepada pelanggan. Setelah barang dikirim bagian pengiriman membuat nota pengiriman yang diberikan kepada bagian Penagihan. Nota pengiriman tersebut antara lain berisi biaya yang diperlukan, oleh siapa pengiriman dilakukan, tgl pengiriman. e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan. Fungsi penagihan menerima dua buah dokumen untuk kemudian disatukan menjadi suatu faktur. Dokumen tersebut adalah tembusan SO yang diterima dari bagian penjualan dan Nota Pengiriman yang diberikan oleh bagian pengiriman. Bagian penagihan kemudian membandingkan dan menjumlah semua biaya yang terjadi untuk kemudian membuat faktur yang sesuai.
21
f. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang dari transaksi penjualan kredit, membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, dan membuat laporan penjualan, serta mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.
5. Unsur pengendalian intern Menurut Mulyadi (2001 : 221) unsur pengendalian intern terdiri dari: a. Organisasi Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit, unsur pokok sistem pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut : 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan. 2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit.
22
3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman. 4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit) 7) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. c. Praktik yang sehat 1) Surat
order
pengiriman
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2) Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 3) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur.
23
4) Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
6. Bagan alir dokumen dari sistem penjualan kredit Uraian bagan alir dokumen dari sistem akuntansi penjualan kredit a. Bagian Order penjualan 1) Menerima order dari pelanggan. 2) Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan membuat Surat Order Pengiriman dan faktur. 3) Mendistribusikan Surat Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke bagian gudang, lembar 2, 3, 4, 5 dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipkan sementara menurut tanggal. 4) Menerima Surat Order pengiriman lembar 7 dan bagian kredit untuk diarsipkan permanen menurut abjad. 5) Menerima Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dari bagian pengiriman pada surat order pengiriman lembar 9. 6) Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 dikirim ke bagian Penagihan. b. Bagian Kredit 1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 7 dari bagian Order Penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit. 2) Memberikan otorisasi kredit.
24
3) Surat Order Pengiriman lembar 7 dikembalikan ke bagian order penjualan.
c. Bagian Gudang 1) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, dilakukan penyiapan barang. 2) Barang yang telah disiapkan kemudian dilakukan penyerahan barang . 3) Berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1, maka direkap ke dalam kartu gudang. 4) Bersama dengan barang, Surat Order Pengiriman lembar 1 dikirim ke bagian pengiriman. d. Bagian Pengiriman 1) Surat Order Pengriman dan barang yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta Surat Order Pengiriman lembar 2, 3, 4, 5. 2) Menempel Surat Order Pengiriman lembar 5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. 3) Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan. 4) Mengembalikan Surat Order Pengiriman lembar 1, 2 ke bagian Order Penjualan dan lembar 3 diserahkan ke perusahaan pengangkutan.
25
5) Surat Order Pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut nomor urut. e. Bagian Penagihan 1) Menurut faktur berdasarkan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 yang diterima dari bagian order Penjualan. 2) Mengirim Faktur lembar 1 ke pelanggan. 3) Mengirim Faktur 2 bersama Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 ke bagian piutang. 4) Mengirimkan Faktur lembar 3 ke bagian kartu persediaan. 5) Mengirimkan Faktur lembar 4 ke bagian jurnal. 6) Mengirimkan Faktur lembar 5 ke Wiraniaga. f. Bagian Piutang 1) Faktur yang diterima dari Bagian Penagihan dibuat rekap ke dalam kartu piutang. 2) Faktur dan Surat Order Pengiriman lembar 1 dan surat Muat lembar 2 diarsipkan permanen menurut nomor urut. g. Bagian Kartu Persediaan 1) Berdasrkan faktur lembar 3, merekap ke kartu persediaan dan faktur tersebut diarsipkan permanen sesuai nomor urut. 2) Berdasarkan kartu persediaan dibuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara periodik. 3) Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan membuat bukti memorial.
26
4) Bukti memorial dan rekapitulasi tersebut dikirim ke bagian jurnal. h. Bagian Jurnal 1) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan dan Bukti Memorial direkap ke dalam jurnal umum dan diarsipkan menurut nomor urut. 2) Faktur lembar 4 direkap ke dalam jurnal penjualan kemudian diarsipkan.
27
Bagian Order Penjualan Mulai
4
6
Menerima order dari langganan
7 Surat Order Pengiriman
2 1 Surat Order Pengiriman
Surat Order
Membuat surat order pengirim dan faktur
Mencatat tgl Pengiriman pd. Surat order Pengiriman lembar 9
9 8 7 6
2
5
1 Surat Order Pengiriman
4 3 2 1 Surat Order Pengiriman
T A
1
2
Ke Pelanggan
3
7
Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit.(Mulyadi, 2001)
28
Bagian Kredit
3
Bagian Gudang
Bagian Pengiriman
1
2
5 Bersamaan dgn brg
Surat Order 7 Pengiriman (Credit Copy)
Surat Order 1 Pengiriman (Credit Copy)
Surat Order 1 Pengiriman
5 4 3 2 Surat Order Pengiriman
Memeriksa Status
Menyiapkan barang
Memberi otoritas
Menyerahkan barang
Surat Order 7 Pengiriman (Credit Copy)
Surat Order 1 Pengiriman
Menempel surat order pengiriman pada pembungkus barang
Menyerahkan order kpd perusahaan
4
5 Kartu Gudang
Ditempel pd pembungkus brg sebagai slip pembungkus
5 4 2
3
1 Surat Order Pengiriman
6 Gambar 2.2
N Diserahkan kpd perusahaan angkutan umum
Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit (lanjutan).(Mulyadi, 2001)
29
Bagian Penagihan
Bagian Piutang
7
8 2 2
Surat muat 1 SOP
1 Surat Order Pengiriman
Faktur
Membuat Faktur
5 4 3 2 1 Faktur
Dikirim ke Pelanggan
Dikirim ke
9
Wiraniaga
8
10
Kartu Piutang
Gambar 2.3 Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit (lanjutan).(Mulyadi, 2001)
N
Bagian PPIC
PPIC 30
Bagian Kartu Persediaan
9
Bagian Jurnal
11
10
3
4
Rekap HPP Bukti Memorial
Faktur
Faktur
Kartu Persediaan
N
Membuat rekapitulasi harga pokok
Secara Periodik
N
Rekapitulasi harga pokok penjualan
Membuat bukti
Rekap HPP Bukti Memorial Jurnal Penjualan
Selesai
Jurnal Umum
11
N Gambar 2.3
Bagan Alir Dokumen dari Sistem Penjualan Kredit (lanjutan).(Mulyadi, 2001)
