BAB II KAJIAN TEORETIS 1.1
Konsep Pengelolaan Pengelolaan
adalah
suatu
proses
kegiatan
yang
merencanakan,
mengorganisasikan , menggerakkan dan mengawasi terhadap suatu kegiatan usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Saiman
(2000:16)”
pengelolaan
adalah
bermacam-macam
kegiatan
mengerjakan keterampilan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna”. Pada sisi lain Sulistyo (2003: 18), mengemukakan bahwa pengelolaan adalah “seluk beluk liku usaha yang dijalankan oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya dengan memanfaatkan potensi yang ada, yang dilakukan oleh personil yang dikerjakan dibawah perencanaan, pengarahan, koordinasi serta evaluasi dari pengurus yang bersangkutan” Istilah pengelolaan merupakan pengejawatan dari konsep manajemen sehingga pengelolaan tidak terlepas dari fungsi-fungsi manajemen yang ada, baik dari perencanaanya sampai dengan pengawasannya sehingga kegiatan yang dilakukan. substansinya adalah adanya proses kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan dan sungguh-sungguh dengan menggunakan cara-cara pemikiran ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerjasama yang teratur antara berbagai orang yang terlibat didalamnya. Kaitannya dengan hal tersebut, maka seorang pemimpin diharapkan mampu menggunakan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi yang dipimpinnya.
Implementasi pengertian tersebut diatas adalah bahwa manajemen merupakan
serangkaian
kegiatan
merencanakan,
mengorganisasikan,
mengendalikan dan mengembangkan terhadap segala daya upaya dalam mengatur dan mendayagunakan sumber daya manusia, sarana dan prasarana secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Dalam kegiatan mengembangkan upaya sebagaimana dikemukakan diatas terdapat pembaharuan atau perubahan secara inovatif. Dimensi kedua menunjukkan bahwa kegiatan yang dilakukan bersama dan melalui orang lain itu mempunyai tujuan yang akan dicapai sedangkan dimensi ketiga ialah bahwa pengelolaan itu dilakukan dalam organisasi sehingga tujuan yang akan dicapai itu merupakan tujuan organisasi.
1.2
Pengertian Arsip dan Kearsipan
1.2.1 Pengertian arsip Dilihat dari asal kata arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi “Teacchee” yang artinya dokumen, yang terakhir berubah menjadi” Archeves” berarti tempat atau dokumen. Menurut Zulkifli Amsyah (1999: 3) menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan (record/warkat)yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, memori), kertas film
(slid, filmstrip, micro-film), media komputer ( pita, tape, piringan , rekaman, disket) kertas foto copy dan lain- lain. Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pasal 1 ayat a dan b (Soetrisno, 2003: 50), menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a.
Naskah-naskah yang dibuat atau diterima dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam pelaksaanan kehidupan perkebangsaan. Pada undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan pasal 2, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu, 1.
Arsip Dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adminitrasi Negara.
2.
Arsip statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Menurut Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua, yaitu “nilai guna primer (nilai guna asli untuk unit pencipta untuk keseluruhan administrative, keuangan dan operasional) dan nilai guna sekunder (nilai guna keberlanjutan
setelah
tidak dipergunakan
oleh unit
pencipta, nilai guna
sekunder ditujukan untuk publik, diluar unit pencipta)”(dalam http://arsiparis.blog spot.com)
2.2.2 Pengertian Kearsipan Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsipan berbeda bagi setiap ahlinya. Sebagai bahan perbandingan dapat disimak dengan jelas pengertian kearsipan dari beragai sudut padang kamus administrasi ( dalam Anwar, 1999: 24) menyatakan bahwa” kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat di mulainya pengumpulan warkat sampai penyingkirannya”. Sedangkan The Liang Gie (1999: 124), mengemukakan bahwa kearsipan merupakan “ sekumpulan kegiatan menyimpan warkat yang tujuannya menemukan kembali secara cepat sesuai warkat yang diperluhkan”. Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh sebagian badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau suratsurat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut dengan kearsipan (ig. Wursanto, 2007:12).
Menurut Borthos (2009:2) kearsipan mempunyai peranan penting sebagai “pusat ingatan” sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang sangat diperluhkan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan’, pengembangan, perumusan kebijakan, pengembilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam orgaisasi pemerintahaan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kersipan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha- usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan- bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teatur. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahaan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijkan, oleh sebab untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan baik dengan peralatan yang paling yang sederhana maupun dari peralatan yang canggih atau teknologi yang tinggi seperti komputer. Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti yang dikemukakan diatas maka untuk melakukan tugas pemerintah dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik berdaya guna dan tepat guna.
2.3 Siklus Kearsipan Proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa tahap (dalam http://choirunsulaiman.blogspot.com/siklus-terjadinya-arsip.html) sebagai berikut:
2.3.1 Tahap penciptaan dan penerimaan (creation and receipt) Arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan, formulir, gambar, atau print out komputer. 2.3.2 Tahap distribusi (Distribution) Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak/orang/sasaran
yang
dituju
diperlukan
adanya
pendistribusian
atau
penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, e-mail, dan sebagainya. 2.3.3 Tahap penggunaan (Use) Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan penciptaannya.
2.3.4 Tahap pemeliharaan (Maintenance) Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesaikemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Pada tahapan ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan atau susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal masuknya atau menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu kepada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu unit ke unit lain. Misalnya arsip dinamis yang sudah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file. 2.3.5 Tahap pemusnahan (Disposion) Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan. Sehingga tidak memenuhi
ruangan penyimpanan
serta tidak menimbulkan pemborosan.
Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah atau dalam hal ini Kantor Arsip Daerah Propinsi.
2.4 Pengelolaan Arsip Berpatokan pada fungsi arsip, maka untuk dapat digunakan atau dibaca kembali sebuah arsip harus dikelola sedemikian rupa sehingga nantinya dapat memberikan kemudahaan saat akan digunakan kembali. Pengelolaan arsip yaitu suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi dalam pencapaian tujuan
dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan, penataan, penyimpanan, penyusutan sampai dengan kegiatan pemusnahaan arsip.
2.4.1
Penerimaan Arsip Penerimaan arsip pada umumnya menerima surat atau warkat kemudian
surat/warkat tersebut diarsipkan menurut kode arsip 2.4.2
Penataan Arsip Menata arsip artinya mengatrur, menyusun arsip-arsip dengan kode
klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari: 1.
Arsip harus disortir terlebih dahulu
2.
Meneliti arsip apakah sudah didisposisi
3.
Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan
4.
Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas
5.
Menentukakan indeks Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu didalam urutan hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah dan kartu kendali dalam file. Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama
orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan. 2.4.3
Penyimpanan Arsip Filing adalah proses pengaturan dalam penyimpanan bahan dalam
sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat tepat ditemukan kembali setiap kali diperluhkan. Oleh karena suatu filling yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan benda-benda yang aman, maka filling dapat dianggap sebagai “ingatan” dari suatu organisasi, oleh karena itu tidak mungkin dapat mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, maka filling merupakan suatu penting dengan oleh karenanya filling harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Soetrisno (2003: 52), mengemukakan pandangannya tentang filling sebagai proses pengklarifikasian, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Ada banyak sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang juru arsip dalam melaksanakan tugas filling dalam melakukan tugasnya dengan efektif dan efisien. Untuk itu sifat-sifat harus dimiliki adalah ketelitian, kerapian serta menguasai bidangnya. Oleh karena itu, filing merupakan dasar pengetahuan yang harus dimiliki setiap pegawai kantor, karena suatu organisasi tidak terlibat dari pada filing, dimana harus menyimpan segala catatan, menyimpan semua catatan setiap kali dperluhkan, serta mengumpulkan atau menyatukan catatan yang mempunyai satu dengn yang lain menjadi suatu riwayat yang lengkap.
2.4.4 Penyusutan Arsip Arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah. Oleh karena itu, dalam rangka usulan menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur negara, ditetapkan undang-undang No. tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah: 1. Mendapatkan penghematan dan efisiensi; 2. Pendayaguna arsip (aktif dan in aktif); 3. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperluhkan dan bernilai fungsi; serta 4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. Penyusutan arsip menurut PP No. 30 tahun 1979 ialah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masingmasing. 2. Memusnahkan arsip-arsip sesuai dengan ketentuan-ktentuanyang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Penyusutan ditujukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangundngan yang berlaku.
The Liang Gie (1974 : 238), mengemukakan beberapa langkah-langkah dalam penyusutan arsip, sebgai berikut: 1. Menggolong-golongkan semua warkat dari sesuatu organisasi dalam kelaskelas tertentu menurut urutan. 2. Kemudian oleh pimpian organisasi ditetapkan
ukuran-ukuran
dan
yang bersangkutan hendaknya
ketentuan-ketentuan
lainnya
untuk
menggolongkan sesuatu warkat termasuk kelas yang mana serta jangka waktu penyimpanan masing-masing kelas warkat itu. Selanjutnya sebagaimana yang dikemukakan oleh Liang Gie (1999: 154), bahwa penyusutan arsip dapat di ukur dengan menggunakan rumus sebagai berikut: Angka pemakaian =
Rumus diatas dapat dipergunakan yaitu untuk mengetahui bermutu tidaknya suatu arsip. Semakin besar persentase angka pemakaian, semakin baik pula arsip tersebut, karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan masih memiliki faedah. Dalam arti, arsip tersebut benar-benar masih aktif membantu jalannya organisasi bersangkutan. Sebgai contoh arsip terdiri dari 1000 lembar surat, kemudian selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat maka jangka pemakainnya adalah jangka pemakaian =
10%
Jadi jumlah pemakaian mencapai 10%. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tingkat penggunaan arsip mencapai 10% dari totalitas arsip 2.4.5
Pemusnahaan Arsip Pemusnahaan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan
arsip secara fisik dan identitas yang melekat diarsip. Pemusnahaan arsip dapat dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu: 1.
Pembakaran Pemusnahaan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahaan arsip dengan cara pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya kalau pembakaran dengan jumlah banyak.
2.
Pencacahan Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahaan dengan cara mencacah arsip dapat dilakukan dengan cara bertahap, artinya tidak selesai pada saat itu dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga tidak ada selembar arsip pun yang dibuang ditempat sampah masih berwujud lembaran yang dapat dikenal identitasnya.
3.
Penghancuran Pemusnahaan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia diatas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya
karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah suatu lubang atau baik. Maka tidak perlu di tunggu pasti akan hancur. (sularsoo mulyono, 2003: 102).
2.5
Klasifikasi Dalam Kearsipan Sebelum surat/dokumen disimpan dalam file arsip, terlebih dahulu diadakan
pengklarifikasian. Klarifikasi merupakan sarana dan kegiatan untuk menggolonggolongkan dokumen atas dasar perbedaan yang ada dan pengelompokkan atas dasar persamaan yang ada. Arsip yang memiliki kesamaan dan adanya hubungan serta kaitan logis dan kronologis atas kepentingan yang terkandung didalamnya dikelompokkan kedalam satu golongan. Prinsip klasifikasi ialah mengarah kepada penataan susunan arsip yaitu mengatur, mengelompokkan dan menyimpan ke dalam unit-unit kecil. Menurut MIlis (1991: 48), bahwa agar olah klarifikasi itu effektif diperluhkan syarat-syarat antara lain sebagai berikut : a.
Harus tertulis
b.
Golongan masalah dan perincian harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan kantor
c.
Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan pengertian, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu
d.
Dilengkapi dengan berbagai penjelasan tentang arti dan ruang lingkup masing-masing subyek/masalah
e.
Perincian tidak terurai dan sebaliknya untuk melebihi dari tiga tingkatan masalah
f.
Dilengkapi dengan kode (tanda) baik berbentuk huruf maupun angka
g.
Bentuk dan susunan pola hendaknya diatur dan luwes
h.
Dilengkapi dengan indeks/masalah yang disusunan secara alphabet. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Borthos (2003: 47), dimana surat-surat
yang diterima disimpan berdasarkan tanggal surat, bulan dan tahun surat tersebut. Untuk memperoleh penghematan tenaga, waktu dan tempat, penulisan pokok surat dilakukan dengan cara memberikan kode. Kode merupakan alat untuk memastikan dan mengenal masalah utama sampai dengan perinciannya, dan mengatur susunan berkas dalam penyimpanannya. Dalam membuat, kode dapat digunakan huruf angka, atau gabungan huruf dan angka.
