1
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada saat suatu perusahaan bisnis baru mulai didirikan atau dalam konteks lebih
luas suatu bisnis baru dijalankan pemiliknya, terlihat bahwa bisnis tersebut masih dikembangkan secara sederhana. Proses bisnis perusahaan tersebut masih berjalan secara sederhana dan apa adanya. Permasalahan-permasalahan yang timbul terhadap kelancaran bisnis tersebut juga dirasakan belum begitu besar. Perusahaan belum merasa perlu untuk mengadakan perubahan proses bisnisnya secara radikal karena perusahaan masih mencari bentuk dan berupaya mencari kestabilan atas proses bisnis yang baru diterapkannya tersebut. Namun seiiring dengan berkembangnya waktu, perusahaan berkembang menjadi semakin besar, proses bisnis yang dijalankan perusahaan terasa sudah semakin komplek dan rumit. Berkembangnya suatu perusahaan sudah barang tentu menimbulkan permasalahan-permasalahan baru yang semakin kompleks pula dan menuntut adanya suatu penyesuaian terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini. Proses bisnis yang dijalankan saat ini telah menimbulkan masalah-masalah yang pelik dan seringkali memperlihatkan kelemahan-kelemahan atau kesalahan-kesalahan yang mengganggu kelancaran bisnis yang justru belum terdeteksi pada saat awal bisnis itu mulai dijalankan. Skala bisnis yang semakin besar, jumlah karyawan yang semakin bertambah, sistem prosedur yang semakin rumit, serta tingkat persaingan usaha yang sangat ketat menghadapkan pihak manajemen
2
perusahaan untuk melakukan suatu proses rekayasa ulang atas proses bisnis yang sedang dijalankannya saat ini. Oleh karena itu rekayasa ulang proses bisnis menjadi salah satu kunci utama yang perlu dilakukan perusahaan di dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut kelancaran proses bisnis yang dihadapi perusahaan. Rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu strategi pemecahan masalah yang diharapkan dapat meminimalisir kelemahan-kelemahan ataupun kesalahan-kesalahan tersebut dan diharapkan dapat meningkatkan kinerja serta memberikan keunggulan daya saing komparatif bagi suatu perusahaan. PT. Binamitra Intisejati adalah perusahaan penyewaan mobil yang berlokasi di Jakarta. Manajemen perusahaan menyadari bahwa lingkungan pasar persaingan telah berubah dengan adanya perkembangan informasi teknologi yang sangat pesat, hal ini tentunya menuntut pihak perusahaan untuk lebih peka terhadap kebutuhan pelanggannya di samping memprioritaskan peningkatan kepuasan pelanggan dalam misi perusahaan untuk tetap dapat bertahan dalam persaingan persewaan mobil yang semakin ketat. Untuk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan
baik dalam layanan pra maupun purna-jual maka
manajemen perusahaan merasakan perlu adanya suatu rekayasa ulang terhadap proses operasional perusahaan secara menyeluruh. Dengan semakin maraknya bisnis persewaan mobil di Jakarta maka perusahaan persewaan mobil dituntut untuk dapat mengikuti perubahan kondisi pasar dan selera pelanggan yang berubah dengan cepat. Kemampuan suatu perusahaan untuk bertahan dalam persaingan menjadi lebih penting daripada hanya sekedar meningkatkan pertumbuhan perusahaan. Kemampuan suatu usaha dalam menanggapi kebutuhan pasar
3
dalam persaingan yang bertumbuh dengan cepat dapat menjadi suatu keunggulan bersaing tersendiri bagi usaha tersebut. Kemampuan ini lebih mengacu kepada perbaikan mutu dan layanan yang baik bagi pelanggan . Untuk dapat memberikan mutu serta layanan yang baik bagi para pelanggan, maka suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang persewaan mobil harus mempunyai standar prosedur dalam pengendalian manajemen internal dalam perusahaannya yang menempatkan kepuasan pelanggan
sebagai standar kualifikasi
penetapan kebijaksanaan operasional perusahaan. Manager dituntut untuk dapat mengambil keputusan yang dapat memuaskan keinginan pelanggan dan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Manager yang gagal menjalankan tugas ini akan mengurangi daya saing perusahaan dalam upaya untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya. Berdasarkan kenyataan di atas maka PT Binamitra Intisejati merasa perlu mengadakan perubahan proses bisnis yang selama ini dijalankan secara manual menjadi proses bisnis yang dijalankan secara komputerisasi.
1.2 Rumusan Permasalahan Pasar utama PT. Binamitra Intisejati lebih berfokus pada wilayah Jawa Barat dan Sumatra. Sedangkan proses operasional perusahaan itu sendiri masih dijalankan secara manual dan belum terintegrasi secara
menyeluruh pada semua antar bagian dalam
organisasi. Pencatatan masih dijalankan secara manual sehingga pengendalian internal perusahaan tidak berjalan secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mengakibatkan beban operasional yang tinggi. Lebih jauh lagi proses tersebut mengakibatkan ketidak-
4
jelasan pembagian tugas dan tanggung-jawab setiap karyawan yang mengakibatkan overlapping data. Karena lemahnya infrastruktur perusahaan ini mengakibatkan pihak manajemen tidak memfokuskan perhatiannya pada bisnis utama perusahaan yang mengakibatkan hilangnya kesempatan untuk memperluas pangsa pasar dan banyaknya pelanggan yang tidak tertangani. Data perusahaan menunjukkan bahwa kurang lebih 25% dari keseluruhan proses aplikasi pelanggan tidak tertangani karena kurang tersedianya informasi yang up to date dan mutu pelayanan yang lambat. Permasalahan masih terjadi pada proses operasional di ketiga departemen yang ada pada perusahaan. Permasalahan yang ada pada departemen administrasi timbul karena tidak adanya koordinasi operasional dalam organisasi yang memungkinkan integrasi sistem tidak berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, kesulitan dalam melakukan studi kelayakan pelanggan, dan kesulitan dalam memberikan informasi kepada pelanggan tentang persediaan, sedangkan permasalahan pada departemen akuntansi dan keuangan lebih disebabkan oleh belum tersedianya laporan keuangan yang relevance dan up to date, serta tidak tersedianya laporan alokasi biaya untuk penyesuaian anggaran tahunan. Sedangkan permasalahan yang terjadi pada departemen logistic dan pemeliharaan lebih disebabkan karena pengaturan jadwal pemeliharaan persediaan yang tidak sesuai dengan keadaan mobil, proses pengaturan persediaan sopir dan kendaraan siap pakai yang belum teratur. Dengan sistem yang sedang berjalan saat ini maka perusahaan merasakan perlu diadakannya suatu perubahan yang radikal dalam sistem organisasi untuk mengatasi semua permasalahan yang timbul tersebut.
5
Tesis ini ditujukan untuk membantu manajemen dalam memecahkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan dengan mengangkat judul Rekayasa Ulang Proses Bisnis Pada PT. Binamitra Intisejati.
1.3 Tujuan dan Manfaat Secara umum rekayasa ulang proses bisnis diharapkan dapat memberikan nilai manfaat kepada perusahaan dalam hal antara lain: 1. Membuat operasional proses di dalam suatu perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien 2. Meningkatkatkan internal kontrol di dalam manajemen perusahaan 3. Mengurangi bahkan menghilangkan birokrasi serta redudansi proses yang terjadi 4. Mengurangi biaya, waktu serta tenaga yang terjadi dalam operasional suatu perusahaan 5. Mempercepat proses serta peningkatan mutu layanan yang diberikan kepada pelanggan. Sedangkan Manfaat khusus yang diharapkan bisa dicapai PT. Binamitra Intisejati melalui penerapan rekayasa ulang proses bisnisnya antara lain pada: a. Manfaat penerapan rekayasa ulang pada divisi administrasi adalah sebagai berikut: •
Mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui penciptaan customer loyalty melalui layanan prajual dan purnajual yang memuaskan.
6
•
Laporan administrasi untuk mendukung bagian akuntansi dan keuangan sebagai pengendalian internal atas persediaan dan penjualan.
•
Laporan administrasi dalam mendukung pembuatan anggaran tahunan dan proses penyesuaian terhadap target pemasaran
b. Manfaat penerapan rekayasa ulang pada divisi akuntansi dan keuangan adalah sebagai berikut: •
Sebagai alat pengendalian internal terhadap organisasi.
•
Untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomis sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan strategik.
c. Manfaat penerapan rekayasa ulang pada divisi logistic dan pemeliharaan adalah sebagai berikut: •
Penetapan jumlah sediaan optimal
•
Mendukung proses pendistribusian barang
•
Sebagai pengendalian internal atas persediaan
•
Data persediaan sebagai dasar penetapan budget tahunan
1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan dalam penulisan tesis ini adalah meliputi rekayasa ulang dalam proses bisnis yang didukung dengan metodologi Rapid Re yang terdiri dari 5 tahapan serta 54 langkah. Proses rekayasa ulang tersebut dilakukan pada beberapa sistem perusahaan antara lain:
7
a. Sistem administrasi b. Sistem akuntansi dan keuangan c. Sistem logistic dan pemeliharaan Karena keterbatasan waktu serta sumber daya yang tersedia, maka ruang lingkup penulisan tesis ini dibatasi hanya pada proses pembuatan piranti lunak saja dan tidak membahas sistem pemasaran dan sitem keputusan pakar dalam perusahaan. Penulisan tesis ini lebih difokuskan pada kegiatan teknis sehingga penulis tidak membahas pendekatan secara sosial keseluruhan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis karena menyangkut privacy perusahaan serta adanya kesualitan penulis dalam memperoleh data yang dibutuhkan.
8
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pertumbuhan ekonomi DKI Jakarta pada akhir tahun 2000 menurut BPS Propinsi DKI Jakarta adalah sebesar 3,67%, dimana
tiga sektor utama
yang mendominasi
pertumbuhan ekonomi Jakarta adalah sektor keuangan/persewaan/jasa perusahaan sebesar 23,92%, sektor perdagangan/ hotel/restoran 23.23% dan sektor industri pengolahan menyumbang 21.68%. Data struktur ekonomi tersebut menunjukkan bahwa sektor keuangan, persewaan dan jasa perusahaan mencatat prosentase tertinggi. Pasar persewaan mengalami peningkatan
pertumbuhan dan memberikan kontribusi yang besar dalam
perekonomian. Dengan semakin maraknya bisnis persewaan mobil di Jakarta maka perusahaan persewaan mobil dituntut untuk dapat mengikuti perubahan kondisi pasar dan selera pelanggan
yang berubah dengan cepat. Kemampuan suatu perusahaan
untuk
bertahan dalam persaingan menjadi lebih penting daripada hanya sekedar meningkatkan pertumbuhan perusahaan.
9
Kemampuan suatu usaha dalam menanggapi kebutuhan pasar dalam persaingan yang bertumbuh dengan cepat dapat menjadi suatu keunggulan bersaing tersendiri usaha tersebut. Kemampuan ini lebih mengacu kepada perbaikan mutu dan layanan yang baik bagi pelanggan . Untuk dapat memberikan mutu serta layanan yang baik bagi para pelanggan, maka suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang persewaan mobil harus mempunyai
standar prosedur dalam pengendalian manajemen internal dalam
perusahaannya yang menempatkan kepuasan pelanggan
sebagai standar kualifikasi
penetapan kebijaksanaan operasional perusahaan. Manager dituntut untuk dapat mengambil keputusan yang dapat memuaskan keinginan pelanggan dan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan. Manager yang gagal menjalankan tugas ini akan mengurangi daya saing perusahaan dalam upaya untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya. PT. Binamitra Intisejati adalah perusahaan penyewaan mobil yang berlokasi di Jakarta. Manajemen perusahaan menyadari bahwa lingkungan pasar persaingan telah berubah dengan adanya perkembangan informasi teknologi yang sangat pesat, hal ini tentunya menuntut pihak perusahaan untuk lebih peka terhadap kebutuhan pelanggannya di samping memprioritaskan peningkatan kepuasan pelanggan dalam misi perusahaan untuk tetap dapat bertahan dalam persaingan persewaan mobil yang semakin ketat. Untuk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan
baik dalam layanan pra maupun purna-jual maka
manajemen perusahaan merasakan perlu adanya suatu rekayasa ulang terhadap proses operasional perusahaan secara menyeluruh.
10
1.2 Rumusan Permasalahan Pasar utama PT. Binamitra Intisejati lebih berfokus pada wilayah Jawa Barat dan Sumatra. Sedangkan proses operasional perusahaan itu sendiri masih dijalankan secara manual dan belum terintegrasi secara
menyeluruh pada semua antar bagian dalam
organisasi. Pencatatan masih dijalankan secara manual sehingga pengendalian internal perusahaan tidak berjalan secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mengakibatkan beban operasional yang tinggi. Lebih jauh lagi proses tersebut mengakibatkan ketidakjelasan pembagian tugas dan tanggung-jawab setiap karyawan yang mengakibatkan overlapping data. Karena lemahnya infrastruktur perusahaan ini mengakibatkan pihak manajemen tidak memfokuskan perhatiannya pada bisnis utama perusahaan yang mengakibatkan hilangnya kesempatan untuk memperluas pangsa pasar dan banyaknya pelanggan yang tidak tertangani. Data perusahaan menunjukkan bahwa kurang lebih 25% dari keseluruhan proses aplikasi pelanggan tidak tertangani karena kurang tersedianya informasi yang up to date dan mutu pelayanan yang lambat. Permasalahan masih terjadi pada proses operasional di ketiga departemen yang ada pada perusahaan. Permasalahan yang ada pada departemen administrasi timbul karena tidak adanya koordinasi operasional dalam organisasi yang memungkinkan integrasi sistem tidak berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, kesulitan dalam melakukan studi kelayakan pelanggan, dan kesulitan dalam memberikan informasi kepada pelanggan tentang persediaan, sedangkan permasalahan pada departemen akuntansi dan keuangan lebih disebabkan oleh belum tersedianya laporan keuangan yang relevance dan up to date, serta tidak tersedianya
11
laporan alokasi biaya untuk penyesuaian anggaran tahunan. Sedangkan permasalahan yang terjadi pada departemen persediaan lebih disebabkan karena pengaturan jadwal pemeliharaan persediaan yang tidak sesuai dengan keadaan mobil, proses pengaturan persediaan sopir dan kendaraan siap pakai yang belum teratur. Dengan sistem yang sedang berjalan saat ini maka perusahaan merasakan perlu diadakannya suatu perubahan yang radikal dalam sistem organisasi untuk mengatasi semua permasalahan yang timbul tersebut. Tesis ini ditujukan untuk membantu manajemen dalam memecahkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan dengan mengangkat judul Rekayasa Ulang Proses Bisnis Pada PT. Binamitra Intisejati.
1.3 Tujuan dan Manfaat Pada saat suatu perusahaan bisnis baru mulai didirikan atau dalam konteks lebih luas suatu bisnis baru dijalankan pemiliknya, terlihat bahwa bisnis tersebut masih dikembangkan secara sederhana. Proses bisnis perusahaan tersebut masih berjalan secara sederhana dan apa adanya. Permasalahan-permasalahan yang timbul terhadap kelancaran bisnis tersebut juga dirasakan belum begitu besar. Perusahaan belum merasa perlu untuk mengadakan perubahan proses bisnisnya secara radikal karena perusahaan masih mencari bentuk dan berupaya mencari kestabilan atas proses bisnis yang baru diterapkannya tersebut. Namun seiiring dengan berkembangnya waktu, perusahaan berkembang menjadi semakin besar, proses bisnis yang dijalankan perusahaan terasa sudah semakin komplek
12
dan rumit. Berkembangnya suatu perusahaan sudah barang tentu menimbulkan permasalahan-permasalahan baru yang semakin kompleks pula dan menuntut adanya suatu penyesuaian terhadap proses bisnis yang berjalan saat ini. Proses bisnis yang dijalankan saat ini telah menimbulkan masalah-masalah yang pelik dan seringkali memperlihatkan kelemahan-kelemahan atau kesalahan-kesalahan yang mengganggu kelancaran bisnis yang justru belum terdeteksi pada saat awal bisnis itu mulai dijalankan. Skala bisnis yang semakin besar, jumlah karyawan yang semakin bertambah, sistem prosedur yang semakin rumit menghadapkan pihak manajemen perusahaan untuk melakukan suatu proses rekayasa ulang atas proses bisnis yang sedang dijalankannya saat ini. Oleh karena itu rekayasa ulang proses bisnis menjadi salah satu kunci utama yang perlu dilakukan perusahaan di dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut kelancaran proses bisnis yang dihadapi perusahaan. Rekayasa ulang bisnis merupakan suatu strategi pemecahan masalah yang diharapkan dapat meminimalisir kelemahan-kelemahan ataupun kesalahan-kesalahan tersebut dan diharapkan dapat meningkatkan kinerja serta memberikan keunggulan daya saing komparatif bagi suatu perusahaan. Rekayasa ulang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan antara lain dalam hal: 6. Membuat operasional proses di dalam suatu perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien 7. Meningkatkatkan internal kontrol di dalam manajemen perusahaan 8. Mengurangi bahkan menghilangkan birokrasi serta redudansi proses yang terjadi 9. Mengurangi biaya, waktu serta tenaga yang terjadi dalam operasional suatu perusahaan
13
10. Mempercepat proses serta peningkatan mutu layanan yang diberikan kepada pelanggan. Penulisan tesis ini sendiri lebih diarahkan untuk memberikan solusi penyelesaian masalah bagi manajemen PT. Binamitra Intisejati untuk mengetahui bagaimana perusahaan dapat bertahan dalam lingkungan persaingan bisnis persewaan mobil yang semakin ketat melalui rekayasa ulang secara menyeluruh dalam operasional infrastruktur bisnis perusahaan. Rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu sistem yang melakukan perubahan secara menyeluruh terhadap fungsi-fungsi sistem yang telah ada untuk mengolah, mengelola dan menyediakan informasi yang dapat mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan strategik perusahaan. Ada beberapa manfaat yang diharapkan bisa dicapai perusahaan melalui penerapan rekayasa ulang proses bisnisnya antara lain pada: a. Manfaat penerapan rekayasa ulang pada divisi administrasi adalah sebagai berikut: •
Mendukung pencapaian tujuan organisasi melalui penciptaan customer loyalty melalui layanan prajual dan purnajual yang memuaskan.
•
Laporan administrasi untuk mendukung bagian akuntansi dan keuangan sebagai pengendalian internal atas persediaan dan penjualan.
•
Laporan administrasi dalam mendukung pembuatan anggaran tahunan dan proses penyesuaian terhadap target pemasaran
b.
Manfaat penerapan rekayasa ulang pada divisi akuntansi dan keuangan adalah sebagai berikut:
14
•
Sebagai alat pengendalian internal terhadap organisasi.
•
Untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomis sehingga dapat dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan strategik.
c.
Manfaat penerapan rekayasa ulang pada divisi persediaan adalah sebagai berikut: •
Penetapan jumlah sediaan optimal
•
Mendukung proses pendistribusian barang
•
Sebagai pengendalian internal atas persediaan
•
Data persediaan sebagai dasar penetapan budget tahunan
1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan dalam penulisan tesis ini adalah meliputi rekayasa ulang dalam proses bisnis yang didukung dengan metodologi Rapid Re yang terdiri dari 5 tahapan serta 54 langkah. Proses rekayasa ulang tersebut dilakukan pada beberapa sistem perusahaan antara lain: d. Sistem administrasi e. Sistem akuntansi dan keuangan f. Sistem persediaan. Karena keterbatasan waktu serta sumber daya yang tersedia, maka ruang l;ingkup penulisan tesis ini dibatasi hanya pada proses pembuatan piranti lunak saja dan tidak membahas sistem pemasaran dan sitem keputusan pakar dalam perusahaan. Penulisan tesis
15
ini lebih difokuskan pada kegiatan teknis sehingga penulis tidak membahas pendekatan secara sosial keseluruhan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis karena menyangkut privacy perusahaan serta adanya kesualitan penulis dalam memperoleh data yang dibutuhkan.
16
