BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia usaha sangat erat kaitannya dengan pelaksanaan sistem informasi dan komunikasi yang handal. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan maka akan semakin
mempercepat proses
penyampaian informasi. Seiring dengan berkembangnya
zaman, teknologi
komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi yang canggih, seperti; telepon, telepon seluler (HP), televisi, radio, telegram, faksimile, umumnya,
e-mail, facebook
dan
perusahaan-perusahaan pun sudah
lain sebagainya.
banyak
menggunakan
Pada alat
komunikasi yang canggih dan modern dalam penyampaian informasi, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih dan modern tersebut. Komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat merupakan alat komunikasi tulisan yang sampai sekarang masih efektif
diterapkan
demi
kelancaran
operasi
suatu
perusahaan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. (Barthos, 2003:36). Menurut Bratawidjaja (2001) mengatakan “Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang
efektif,
merangkum
informasi
secara
lengkap,
jelas
dan
dapat
dipertanggungjawabkan serta sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu
Universitas Sumatera Utara
dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi. Dalam
suatu
lembaga
baik
swasta
maupun
pemerintah
dalam
melakukan kegiatan operasional perusahaannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu di dalam suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. mengingat perusahaan
begitu
penting
mengadakan
peranan penanganan
surat
Menurut
Djuhari
(2004)
maka sudah selayaknya suatu
khusus
terhadap
surat
menyurat
sehingga surat akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh maupun swasta
mempunyai
suatu
organisasi
pemerintah
nilai yang sangat penting, baik sebagai alat
komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi tersebut. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan
Universitas Sumatera Utara
keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya. Pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat tersebut. Dalam hal ini peranan pembuat surat dan para penata administrasi kantor sangat penting dalam melaksanakan hubungan komunikasi. Sistem penanganan surat masuk dan surat keluar mencakup pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seorang petugas dengan menggunakan sistem untuk membantu pencapaian informasi melalui surat tersebut. Kegiatan pengelolaan surat-menyurat ini termasuk suatu kegiatan penting yang dikerjakan bagian khusus yaitu unit atau seksi ekpedisi pengurusan surat masuk. Pengelolaan surat masuk sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena itu diperlukan suatu ketelitian serta melalui beberapa tahap yakni mulai dari penerimaan surat, pembukuan surat, pencatatan surat, penyortiran surat dan akhirnya pendistribusian surat. Begitu juga dengan surat keluar sama pentingnya bagi perusahaan karena surat keluar merupakan data dan informasi mengenai perusahaan yang dapat memberikan reputasi yang baik terhadap perusahaan. Pengelolaan surat keluar meliputi beberapa tahap yakni mulai dari penyiapan konsep surat, persetujuan konsep surat, registrasi dan pemberian nomor, pengetikan surat, penandatanganan surat, pencatatan surat keluar dan akhirnya pengiriman surat.
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis memilih judul mengenai “Pengelolaan
Surat
Masuk
Dan
Surat
Keluar
Pada
Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU” agar diperoleh pemahaman yang lebih
mendalam
tentang
pengelolaan
surat-menyurat
yang
mempunyai
peranan penting dalam perusahaan.
B. Perumusan Masalah Didalam Tugas Akhir ini penulis akan mencoba untuk membahas permasalahan mengenai “Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU?”
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. 2. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang diharapkan antara lain: a.
Memberikan berbagai masukan atau informasi yang berguna demi terciptanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien.
b.
Sebagai bahan referensi bagi para peneliti lainnya.
c.
Menambah
pengetahuan
dan
pengalaman
penulis
tentang
pengelolaan surat masuk dan surat keluar sehingga penulis dapat membandingkan antara praktek dengan teori yang didapatkan selama mengikuti perkuliahan.
Universitas Sumatera Utara
D. Jadwal Kegiatan Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No
Kegiatan
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Analisis dan Pembahasan
4
Pengetikan
Minggu Ke-1
Minggu Minggu Minggu Ke-2 Ke-3 Ke-4
Universitas Sumatera Utara
E. Sistematika Penulisan Berikut merupakan rincian sistematika penulisan pada penulisan tugas akhir ini antara lain: BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini akan menjelaskan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta memaparkan jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Pada bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan perusahaan. BAB III : PEMBAHASAN Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang berkaitan dengan fungsi surat, bentuk-bentuk surat dan pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar dan pengelolaan arsip. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.
Universitas Sumatera Utara
