1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Sebagai mana diketahui bahwa administrasi persediaan bahan baku mempunyai arti penting bagi suatu perusahaan dengan didukung kemajuan dibidang komputer, diharapkan informasi persediaan bahan baku yang ada dan tersedia dapat di ketahui dengan cepat, tepat, akurat dan efisien, dimana data–data bahan baku tersedia telah di masukan kedalam suatu system komputer. PT TUNTEX adalah sebuah perusahan yang bergerak di bidang tekstil untuk mendukung kegiatan perusahaan maka dibuat sebuah aplikasi persediaan bahan baku dengan menggunakan metode lifo, karena kegiatan yang ada di dalam perusahaan masih menggunakan system manual hal ini jelas kurang maksimal untuk mendukung kegiatan perusahaan yang kian maju dan berkembang. Untuk diperlukan sebuah system persediaan bahan baku yang baik untuk membantu pelaksanaan tugas dalam memberikan pelayanan dan kualitas yang baik kepada konsumen, dengan cara melakukan pengolahan data persediaan bahan baku dengan menggunakan program Visual Basic. 6.0
1.2 Maksud dan Tujuan Penulisan. Adapun maksud dan tujuan penulisan adalah untuk memecahkan kekurangan– kekurangan yang ada pada PT. TUNTEX yang mendukung perusahaan untuk mendapatkan hasil yang optimal dari persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX.
2 1.3. Pembatasan Masalah Adapun batasan masalah yang akan dibuat adalah berkisar mengenai proses persediaan bahan baku PT. TUNTEX yaitu dengan cara membuat benang pilamen menjadi kain jadi, sehingga erat hubungannya dengan bahan bakuyang ada digudang dan untuk menganalisa sejauh mana system yang berjalan, apakah bekerja eceran efisien dan optimal.
1.4. Metode Penulisan Dalam menyusun penelitian ini penulis menggunakan dua metode penelitian yaitu : a)
Studi Pustaka Dalam studi pustaka yang dilakukan, penulisan membaca. Buku – buku dan literature yang berhubungan dengan penulisan ini.
b)
Studi Lapangan Penulisan melakukan interview dan Tanya jawab kepada PT. TUNTEX untuk mendapatkan data persediaan barang yang diperlukan dalam penulisan penelitian.
1.5. SISTEMATIKA PENULISAN Sebagai gambaran tentan penulisan laporan ini, penulis akan menguraikan secara garis besar tentang bab-bab yang akan dibahas yaitu sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN Dalam bab I penulisan membuat bagaimana latar maasalah, maksud, dan tujuan penulisan, pembatasan masalah, metode penelitian dan sistematika penulisan.
3
BAB II
LANDASAN TEORI Dalam bab II penulisan membuat penjelasan mengenai pengertian system, basis data, perancang system konsep DFD, konsep ERD, Normalisasi dan tentang dasar persediaan (inventori). Sekilas tentang Microsoft Visual Basic 6.0.
BAB III
ANALISA MASALAH Dalam bab III menjelaskan sekilas tentang perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, sistem yang berjalan yang ada pada sistem Persediaan bahan baku PT. TUNTEX. serta kendala yang di hadapi.
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH Dalam bab IV penulisan membuat penjelasan tentang system informasi
persediaan,
Realtioship Diagram
data
flow
Diagram
(DFD),
Entity
(ERD), Normalisasi, Disain input, Output
program dan struktur program.
BAB V
PENUTUP Merupakan bagian akhir penulisan berisi tentang kesimpulan dan sarana penulisan.
4 BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem menurut Gordon B. Davis (1974:81) adalah kumpulan elemen-elemen yang terinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1.
Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Robert N. Anthony).
2.1.2.
Pengertian Sistem Informasi
Menurut (Robert A. Leiteh, dan K. Roscoe Davis Jogiyanto 1990) adalah suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
2.2. Basis Data Pengertian data adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya yang tersimpan, disimpan luar komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasi. Tujuan dari basis data adalah mempermudah pemciptaan struktur data dan membebaskan program dari masalah penyusunan file yang tidak terstruktur, sehingga memudahklan dalam mendesain dan menyiapkan suatu data base yang dapat dipergunakan oleh sejumlah program aplikasi yang berlainan.
5 2.3. Perancangan Sistem Tujuan dari perancangan system adalah memberikan gambaran secara umum kepada pemakai system yang baru akan dibuat. Rancangan ini secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen system yang dirancang secara rinci dan detail, salah satu tehnik yang dirancang adalah desain system berbentuk diagram kontek dan data flow diagram (DFD).
2.4. Data Flow Diagram (DFD) Adalah alat pembuatan model yang memungkinkan professional system untuk menggambarkan system sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun komputerisasi. Simbolsimbol yang digunakan data flow diagram (DFD) yaitu : Entitas (Entity) : Digunakan
untuk
symbol
keadaan
eksternal
untuk
menunjukkan tempat asal (sumber) data tempat dan tujuan data.
Alur Data (Data Flow) Digunakan untuk menunjukkan aliran data
PROSES Digunakan untuk menunjukkan proses secara manual atau otomatis.
6 PENYIMPANAN (Data Store Digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan informasi (objek).
2.5. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah suatu model jaringan yang menggambarkan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak atau alat yang digunakan untuk menggambarkan keterhubungan antara suatu entitas atau kesatuan dengan entitas yang lain dimana masing-masing entitas mewakili atributnya sendiri-sendiri. Simbolsimbol yang digunakan dalam ERD yaitu : ENTITAS Orang, tempat, kejadian atau konsep informasi yang dicapai.
RELATIONSHIP Relasi adalah hubungan yang terjadi antara entitas.
ATRIBUT Atribut adalah cirri yang membedakan antara entitas dengan entitas lain.
2.6. NORMALISASI Normalisasi adalah sebuah upaya untuk memperoleh basis data dengan struktur yang baik yang ruang penyimpanannya efisien dengan cara menerapkan sejumlah
7 aturan dalam bentuk normal satu, dua, tiga. Dimana aturan-aturan dari normalisasi adalah sebagai berikut : • Normalisasi satu (1NF) terpenuhi jika sebuah table memiliki atribut bernilai banyak dari satu atribut dengan dominan nilai yang sama. • Normalisasi dua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah table semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional. • Normalisasi tiga (3NF) merupakan criteria alternatif jika criteria BCNF yang ketat tidak dapat terpenuhi.
2.7. Definisi Persediaan Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha tertentu atau persediaan barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. 2.7.1.
Jenis-jenis Persediaan Menurut Fungsinya •
Batch Stock / Lot Size Inventory Persediaan yang diadakan karena membeli atau membuat bahan barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan.
•
Fluctuation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
•
Anticipation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu
8 tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. 2.7.2.
Jenis-jenis persediaan menurut posisi barang
•
Persediaan bahan baku
•
Persediaan bagian produk / komponen yang dibeli
•
Persediaan bahan pembantu atau penolong
•
Persediaan barang setengah jadi / barang dalam proses
•
Persediaan barang jadi 2.7.3.
Pengawasan Persediaan
Tujuan dari pengawasan persediaan
2.8.
1.
Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan
2.
Menjaga persediaan agar stabil
3.
Menghindari pembelian kecil-kecilan
4.
Pemesanan barang yang ekonomis
Biaya-biaya Persediaan Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan biaya variable berikut ini dipertimbangkan :
1.
Biaya penyimpanan (Holding Cost / Carrying Cost) yang terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. 2.
Biaya pemesanan/pembelian (Ordering Cost / procurement Cost) yaitu pada umumnya biaya pemesanan diluar biaya bahan dan potongan kuantitas tidak naik bila kuantitas pesanan bertambah besar.
3.
Biaya penyiapan (Manufacturing Cost) set up cost yaitu apabila bahan tidak dibeli tetapi diproduksi sendiri dalam pabrik atau perusahaan.
9 4.
Biaya kehabisan / kekurangan bahan (Shortage Cost) adalah biaya yang timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan barang.
2.9. Metode Dasar Gudang Gudang adalah bagian dari proses alur perusahaan bukan hanya tempat penyimpanan tetapi gudang yang benar-benar bisa dimanfaatkan. Dalam proses industri gudang dapat dibedakan yaitu : • Gudang operasional adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan segala perlengkapan bahan baku / barang jadi. • Gudang perlengkapan adalah gudang yang digunakan untuk menyimpan perlengkapan yang diperlukan tetapi tidak menjadi produk akhir.
2.10. Pengertian Visual Basic Microsoft Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat apikasi windows yang berbasis grafis GUI (graphical user interface). Visual basic merupakan event driven programming (pemrograman terkendali kejadian) artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event atau kejadian tertentu (tombol diklik, menu dipilih dan lain–lain). Ketika event terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (procedure event) akan dijalankan. 2.10.1. •
Sejarah Singkat Visual Basic Visual Basic pertama kali diperkenalkan pada tahun 1991 yaitu program Visual Basic untuk DOS dan untuk Windows.
•
Visual Basic 3.0 diperkenalkan pada tahun 1993.
•
Visual Basic 4.0 diperkenalkan pada tahun 1995.
•
Visual Basic 6.0 diperkenalkan pada tahun 1998.
10 2.10.2. •
Struktur Aplikasi Visual Basic. Form – windows atau jendela untuk membuat user interface atau tampilan.
•
Control – tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan pemakai.
•
Properties – Nilai atau karateristik yang dimiliki oleh sebuah objek visual basic.
•
Metode – serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu objek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.
•
Prosedur kejadian – kode yang berhubungan dengan suatu objek.
•
Prosedur umum – kode yang tak berhubungan dengan suatu objek.
•
Modul – kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variable dan definisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi
2.10.3. •
Tampilan layar Visual Basic. Main windows (Jendela Utama) terdiri dari title bar (baris judul), menu bar, dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi visual basic sekarang dan form yang aktif. Menu bar merupakan menu drop-down yang dapat mengontrol operasi dari lingkungan visual basic. Toolbar berisi kumpulan gambar yang mewakili perintah yang ada di menu.
Gambar 2.1 Tampilan Toolbar •
Form
11 Jendela Form adalah daerah kerja utama,dimana akan dibuat program – program aplikasi Visual Basic.
Gambar. 2.2. Jendela Form •
Project Explorer Jendela Project Explorer adalah jendela yang mengandung semua file didalam V isual Basic.
Gambar. 2.3. Project Explorer •
Toolbox Toolbox adalah kotak peranti yang mengandung semua objek atau kontrol yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi.
12
Gambar 2.4. Toolbox •
Jendela Properties Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic.
Gambar 2.5. Jendela properties •
Form Layout Window adalah jendela yang menggambarkan posisi dari form yang ditampilkan pada layar monitor.
13
Gambar 2.6. Form Layout •
Jendela Code Jendela Code adalah salah satu jendela yang penting didalam Visual Basic. Jendela ini berisi kode-kode program yang merupakan instruksiinstruksi untuk aplikasi Visual Basic.
Gambar 2.7. Code Windows
14 BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1. Sekilas Gambaran Umum Perusahaan PT. TUNTEX adalah perusahaan yang bergerak di bidang textil, dalam proses produksinya PT. TUNTEX mempergunakan tiga jenis bahan baku yaitu Wool, Foy (FULL ORIENTED YARE) dan Poy (PREE ORIENTEDYARE) ketiga jenis bahan baku tersebut mempunyai berbagai macam tipe yang nantinya akan digabungkan dengan tiap tipe jenis bahan baku yang berbeda mejadi sebuah kain dengan sifatnya yang lentur yang berpariasi. Adapun jenis benang yang akan di gunakan adalah foy, karena jenis benangnya tidak dapat ditarik-tarik atau mudah kusut sehingga dapat menghasilkan kain yang kuat. Sedangkan jenis benang poy dapat diolah menjadi bahan yang lentur dan halus tidak mudah panas, oleh karena itu kedua jenis bahan baku tersebut dapat disatukan dalam pengolahan maka akan menghasilkan kain yang berkualitas bagus. Dalam memenuhi persediaan bahan baku PT TUNTEX melakukan kerjasama dengan supplier yang ada di dalammaupun di luar negeri, hal itu disebabkan tidak semuan bahan baku didapatkan di dalam negeri, adapun bentuk kerjasama dengan dua PT yaitu PT TUMYUNG dan PT HISOTIK Tangerang untuk mendapatkan jenis benang tertentu
dan PT. TUNTEX pun mendatangkan dari luar negeri seperti
Thailand untuk bahan baku TSSNYLON, dan Jepang bahan baku ASAHI dan WOOL. Agar PT. TUNTEX dapat selalu menjaga kepercayaan konsumen dan menjaga kualitas mutu, sehingga menjadi benang matang ke proses akhir menjadi kain jadi, semua dikerjakan dengan teliti aga dapat mempertahankan keindahan
15 kualitas kain yang akan menghasilkan kain yang kuat tidak panas dan warnanya tidak luntur. Adapun pemasaran yang akan di produk PT. TUNTEX kepada konsumen yang ada di dalam neregi karena selain memiliki konsumen PT. TUNTEX memiliki took khusus yang menjadi produk kain, dan juga melayani pemesanan dari tiap pelanggan yang ada di luar negeri seperti Singapore, Malaysia, Korea dan setiap pembeli menggunakan mata uang dolar.
3.1.1.
Sejarah Singkat Perusahaan
Berdirinya perusahaan pada tahun 1986 di pimpin oleh Jimmy Lie sejak awal berdirinya beliau sudah bertekad ingin membantu Pemerintah dalam hal penanganan pengangguran yang semakin meningkat karena kurangnya lapangan pekerjaan yang tersedia sehingga beliau membuat inisiatif untuk mendirikan sebuah usaha di bidang textil yang berlokasi di Jl. Raya Serang Km.20 Tangerang. Disinilah usaha mulai dirintis yaitu dengan didatangkannya
mesin-
mesin pengolah benang, cucu dan tenun dari luar negeri Korea. Berikut adalah perkembangan PT. TUNTEX di jalan raya Serang Km.20 Tangerang memiliki karyawan berjumlah 150 orang dan hanya memproduksi kain tenun, jumlah mesin yang dibeli hanya 4 buah mesin FT (False Twist) yang digunakan untuk mematangkan benang dan 15 buah alat pemintal : 1.
Tahun 1989
: PT. TUNTEX mempunyai karyawan sebanyak 250 orang.
16 2.
Tahun 1990 : PT. TUNTEX memiliki karyawan sebanyak 1400 orang dan menambah jumlah mesin FT yang semula sejumlah 4 buah dan menjadi 20 buah dan untuk alat pemintal yang semula berjumlah 15 bertambah menjadi 80 buah.
3.
Tahun 1995 : PT. TUNTEX meningkatkan usaha dari produksi kain tenun perluasan pabrik.
4.
Tahun 1998 : PT. TUNTEX membeli mesin tambahan yaitu sebuah mesin yang
digunakan untuk pengolahan benang
dengan cara angin dan air sebanyak 20 buah, mesin sizing (mesin pendingin benang sebanyak 20 buah, mesin cucuk (mesin pemilihan benang) sebanyak 10 buah dan mesin deying/finishing (mesin pencelupan kain ke dalam warna) sebanyak 20 buah. 5.
Tahun 2000 : PT. TUNTEX memiliki karyawan sebanyak 1000 orang dan sudah mempunyai 15 toko yang tersebar di Jakarta dan Tangerang.
3.1.2.
Tujuan Dan Misi Perusahaan
1.
Memenuhi kebutuhan kain industri textil
2.
Meningkatkan reputasi perusahaan memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan kualitas produk yang baik.
3.
Membantu Pemerintah dalam mengurangi masalah pengangguran karena industri ini menyerap tenaga kerja.
17 4.
Turut serta dalam memainkan peranan penting perdagangan di Indonesia.
5.
Selalu dinamis dalam mengikuti perkembangana bisnis yang potensial.
3.2. STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu sasaran, secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk bagan yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis wewenang yang ada.
DIREKSI
ACCOUNTING
GENERAL MANAGER
MANAGER PRODUKSI DIVISI I
DIVISI III Gudang Benang
Falsetwist Murata
MANAGER PERSONALIA DIVISI II
Cucuk Tenun Gray
Deying Finishing Packing Gudang Kain
Umum Diesel Water Treatment Softcleaner
Sizing Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. TUNTEX
3.3. Analisa Dan Perencanaan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
18 3.3.1
Perencanaan Perencanaan merupakan proses awal dalam pengembangan sebuah sistem. Oleh sebab itu dilakukan proses pengembangan sistem informasi. Sistem informasi yang direncanakan akan dikembangkan adalah sistem informasi persediaan bahan baku, tahap perencanaan bertujuan untuk memberikan arah dari proses pengembangan sistem. Pada tahap ini akan diketahui pengembangan yang hendak dilakukan dan bagaimana tampilannya yang akan dihasilkan serta yang diinginkan dari sistem yang akan dibuat. Alasan ditetapkannya suatu rencana pengembangan sistem informasi pada PT. TUNTEX adalah dengan melihat kondisi yang ada dimana PT. TUNTEX masih dirasakan adanya suatu kendala dalam pengolahan data, sehingga
perlu
dilakukan
pengembangan
sistem informasi.
Dengan
direncanakan pengembangan sistem informasi ini, diharapkan dapat membantu proses kinerja PT. TUNTEX.
3.3.2.
Analisa Sistem Setelah tahap perencanaan dilakukan maka dilanjutkan dengan analisa
sistem. Analisa sistem dapat dilakukan untuk memberikan gambaran mengenai prosedure sistem yang sedang berjalan, dan pada saat ini sistem informasi persediaan bahan baku yang ada pada PT. TUNTEX meliputi proses penerimaan, proses Stok Opname.
A.
Prosedure atau system yang sedang berjalan pada PT. TUNTEX.
19 Sistem persediaan bahan baku yang ada di PT. TUNTEX saat ini yang meliputi adalah : 1.
Proses penerimaan dan penyimpanan barang (bahan baku)
2.
Proses pengeluaran.
3.
Proses Stok Opname
Proses penerimaan dan penyimpanan barang (bahan baku) 1.
Bahan baku yang diterima terlebih dahulu diperiksa dan didata, kemudian dimasukkan kedalam gudang penyimpanan.
2.
Setelah bahan baku masuk kedalam gudang penyimpanan maka akan di lakukan pengaturan.
3.
Setelah bahan baku diatur maka akan dilakukan pemberian label.
4.
Setelah semua proses dilakukan maka akan di laporkan ke manager.
Proses pengeluaran 1.
Dalam proses pengeluaran, bagian produksi melakukan perdataan dan permintaan bahan baku.
2.
Setelah itu akan dilakukan proses perhitungan.
3.
Setelah semua proses dilakukan maka akan di laporkan ke manager.
Proses Stok Opname 1.
Dalam proses stok opname di lakukan pendataan di gudang terlebih dahulu
2.
Setelah itu akan dilakukan proses perhitungan.
3.
Setelah semua proses dilakukan maka akan dilaporkan ke manager.
20
3.3.3.
Permasalahan pada Sistem yang sedang berjalan Setelah melakukan analisa terhadap system yang sedang berjalan pada PT. TUNTEX, maka dapat diketahui permasalahan yang terdapat didalam system persediaan bahan baku yaitu : 1.
Sistem informasi persediaan bahan baku yang ada di PT. TUNTEX saat ini menggunakan aplikasi Microsoft Excel sebagai pengolahan dan penyimpanan datanya, sehingga menyulitkan proses pengolahan dan penyediaan, disamping itu apabila dalam aplikasinya sudah terdapat banyak data yang disimpan, maka akan menyulitkan pemakaian dalam melakukan pencarian data yang dibutuhkan saat itu, dan tentu saja akan memerlukan waktu yang lama sehingga kurang efektif.
2.
Sistem Administrasi yang ada di gudang pada saat ini masih menggunakan kartu persediaan. Kartu persediaaan ini digunakan untuk mencatat barang yang tersedia digudang dan akan dikurangi jumlahnya apabila terjadi mutasi keluar bahan baku. Didalam kartu persediaan juga dicantum sisa bahan baku yang masih tersedia digudang hal ini. Kurang efisien karena akan memerlukan banyak kartu persediaan sesuai jumlah nama bahan baku yang ada di gudang. Disamping itu dalam menyiapkan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akan membutuhkan waktu yang lama, hal ini mempengaruhi efektifitas proses produksi.
3.3.4.
Pemecahan masalah
21 Dengan melihat permasalahan yang terdapat didalam system informasi persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX maka akan diberikan pemecahan masalah sebagai berikut : 1.
Aplikasi dibuat menggunakan bahasa Visual Basic 6.0 sebagai system manajemen data basenya, yang diharapkan dapat melakukan pengolahan dan penyimpanan data dengan lebih cepat dan efektif.
2.
Untuk mengantisipasi tingginya kebutuhan pengolahan data transaksi keluar masuk barang, sehingga mampu mendukung penyediaan informasi akurat maka system persediaan bahan baku mesti didukung oleh suatu system aplikasi komputer.
Diagram Aliran Data
Daftar_ord_brg
Departemen Produksi
Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Textile
Jml_psn_brg + Faktur_Tagih Srt. Persetujuan Pemesanan Barang
F.Order_Barang
Suplier
Kirim_Barang laporan
Manager Produksi
Gambar 3.2. Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
a.
Diagram Level 1.
22
Daft_Order_Brg Departemen Produksi
1 Cek Order Brg
Data_brg Barang kd_brg Laporan
Jumlh_brg_yg dipesan Faktur_order_brg Supplier
2 Pemesanan Barang
dt_Supplier Supplier Kd_Supplier
F_kirim_brg Dt_brg_yg_dipesan
Jmlh_brg + Faktur_Tagihan yg_dipesan
3 Pengiriman barang
Kd_kirim
Lap_dat_brg_yg_diterima Srt_persetujuan_pemesanan_brg 4 Pembuatan Laporan laporan
Manajer_Produ ksi
Gambar 3.3. DFD Level 1 Proses Persediaan Bahan Baku
1.
Proses Cek Order Barang Departemen Produksi melakukan pemesanan barang dengan terlebih dahulu memeriksa status barang-barang yang akan dipesan, kemudian membuat daftar pemesanan barang berdasarkan data barang yang ada yang mengacu pada kode barang.
23 2.
Pemesanan Barang Setelah daftar pemesanan barang telah di buat oleh Departemen Produksi kemudian melakukan pemesanan pada Supplier, setelah Supplier menerima faktur pemesanan barang selanjutnya Supplier mengirimkan barang yang dipesan beserta faktur pengiriman barang.
3.
Pengiriman Barang Barang-barang yang dikirim oleh Supplier di masukkan dalam data pengiriman barang oleh bagian Produksi.
4.
Pembuatan Laporan Pembuatan laporan bagi manager produksi berdasarkan data barang yang diterima.
3.4.
Racangan Basis Data Untuk merancang basis data yang baik, dalam arti bisa menyusun data sesuai dengan pemakai, dapat dipakai analisa entity dan relationship diagram. Metode ini merupakan cara yang mudah untuk membuat model dari persepsi kita tentang keadaaan data yang sebenarnya, hasil dari permodelan dengan menggunakan analisa entity dan relationship diagram tersebut dengan Diagram-ER, yang dapat dengan mudah ditranformasikan ke bentuk struktur file yaitu sebuah basis data, yang kaitannya dengan basis data relation struktur file diatas dinamakan relasi/table. Dengan demikian untuk merancang basis data yang baik, pertama-tama dibutuhkan kemampuan untuk dapat memanfaatkan analisa dan relationship diagram dengan baik kemudian dapat mentransformasikan kedalam struktur file (table/relasi), dan akhirnya melakukan normalisasi terhadap relasi yang
24 ada untuk menghilangkan kemungkinan terjadinya onomaly pada saat basis data rancangan tersebut dimanfaatkan.
3.4.3. Diagram E-R
Tgl_kirim Kode_Barang
I
No_Telp
Supplier Alamat
N Kirim
Kode_Supplier
Nama_Supplie r
Barang
Baran g Nama_Barang
Quantity
Kd_Kirim Quantity
Harga_Barang
Gambar 3.4. Diagram E-R Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
3.4.4. Normalisasi
25 1 NF Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat Telepon Tgl_Kirim Kd_Kirim Kode_Supplier Kode_Barang Jumlah Harga Kode_Barang Nama_Barang Quantity Harga
2 NF = 3 NF
26
Supplier
KirimBarang
*Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat Telepon
Barang
Tgl_Kirim
*Kode_Barang
*Kd_Kirim
Nama_Barang
Kode_Supplier
Quantity
Kode_Barang
Harga
Jumlah Harga Gambar 3.5. Skema Relasional Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
No 1 2 3 4
Nama Tabel
: Data Supplier
Primary Key
: Kode_Supplier
Nama Field KodeSupplier *) NamaSupplier Alamat Telepon
Nama Tabel
Tipe Data Text Text Text Text
Size
Keterangan Field kunci
Size
Keterangan Field kunci
8 20 50 12
: Barang
Primary Key : Kode_Barang No 1 2 3 4
Nama Field Kode_Barang *) Nama_Barang Quantity Harga
Tipe Data Text Text Number currency
Nama Tabel
: Kirim Barang
Primary Key
: KodeKirim
8 20 Long integer 8
27 Foreign Key No 1 2 3 4 5
: Kode_Supplier, Kode_Barang
Nama Field Tgl_Kirim KodeKirim *) KodeSupplier KodeBB Jumlah
3.4.5.
Tipe Data Date/Time Text Text Text Number
Size Medium Date 8 5 5 Long integer
Keterangan Field kunci Kunci acuan Kunci acuan
Normalisasi Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-
ulang perlu diorganisasikan kembali, proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen-elemen yang berulang-ulang ini disebut normalisasi. a. Unnormalisasi BahanBaku = {Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga} Kirim_Barang
=
{Tgl_Kirim,
Kd_Kirim,
Kode_Supplier,
Kode_Barang, Jumlah, Harga} Supplier = {Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon} b.
Normalisasi Bentuk Pertama (1NF) Tahap pertama melakukan normalisasi bentuk pertama yaitu menghilangkan beberapa grup elemen berulang-ulang menjadi satu tunggal yang berinteraksi pada suatu table. Barang = {Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga} Kirim_Barang
=
{Tgl_Kirim,
Kd_Kirim,
Kode_Supplier,
Kode_Barang, Jumlah, Harga} Supplier = {Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon}
c.
Normalisasi Bentuk Kedua (2NF)
28 Normalisasi bentuk kedua yaitu menghilangkan beberapa bagian ketergantungan fungsional atau dengan kata lain apabila sudah berada pada 1NF setiap atribut yang bukan kunci tergantung pada kunci utama. Barang = {*Kode_Barang, Nama_Barang, Quantity, Harga} Kirim_Barang
=
{Tgl_Kirim,
*Kd_Kirim,
Kode_Supplier,
Kode_Barang, Jumlah, Harga} Supplier = {*Kode_Supplier, Nama_Supplier, Alamat, Telepon} d.
Normalisasi Bentuk Ketiga (3NF) Normalisasi bentuk ketiga yaitu menghilangkan beberapa bagian ketergantungan transitif/dengan kata lain apabila sudah berada pada 2NF setiap atribut yang bukan kunci tergantung pada kunci utama.
1.2
Perancangan Sistem Secara Rinci
29 Perancangan Layar Dialog 1.
Layar Password Perancangan tampilan password sangat penting dalam suatu sistem, password digunakan untuk membuka sistem.
Gambar 3.7. Tampilan layar Password 2.
Layar Pembuka Layar Pembuka yang dibuat sangat sederhana.
Gambar 3.9 Tampilan Selamat Datang
3.
Layar Menu Utama Layar Menu Utama yang dibuat juga sangat sederhana.
30
Gambar 3.9. Tampilan Menu Utama
2
Perancangan Masukan (input) Rancangan masukan (input) dalam pemrogramman ini terdiri dari form data barang, dll. a.
Tampilan input Data Barang
Gambar 3.10. Tampilan Input Data Barang b.
Tampilan input Data Supplier
3
31
Gambar 3.11. Data Supplier c.
Tampilan input data Faktur Pembelian
Gambar 3.12. Pembelian Barang
Rancangan Keluaran (output)
.
32 Rancangan keluaran (output) yang dibuat berupa laporan yang akan diberikan kepada manajer. a.
Laporan Data Barang
Gambar 3.13. Laporan Data Barang 1.3
Konfigurasi Perangkat Lunak dan Perangkat Keras Perangkat Lunak Keperluan minimal perangkat lunak untuk menjalankan program Sistem Informasi Pembelian adalah Sistem Operasi Windows 9x, NT Workstation, Me, 2000 Profesional, Xp. Perangkat Keras Keperluan minimal perangkat keras untuk menjalankan Sistem Informasi Pembelian adalah : 1.
Prosessor 166
2.
Memory Ram 32 Mb
3.
Memoty VGA 2 Mb
4.
Hard Disk tersisa 500 Mb
Menu Utama
33
Program yang akan dikembangkan untuk proses pelayanan administrasi persediaan barang adalah dari menu-menu yang dimuat, yakni :
Layar Password
Layar Pembuka
Layar Utama
File
Transaksi
Laporan
Hak Cipta
Barang Supplier Keluar
Pembelian Barang Retur Pembelian Barang
Laporan Barang Laporan Supplier Laporan Retur
Tentang Pembuat
Gambar 3.6. Struktur Program Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
BAB IV PENUTUP
34
4.1.
Kesimpulan Setelah melakukan pengamatan langsung pada system informasi persediaan bahan baku yang terdapat di PT. TUNTEX. Maka penulis mencoba melakukan analaisa system dan dapat di simpulkan sebagai berikut : 1.
Sistem pengolahan data persediaan bahan baku yang telah ada perlu di tingkatkan karena masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan diantaranya adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirim atau mendapatkan informasi relatif lama sehingga kurang efektif dalam kelancaran kerja.
2.
Proses pembuatan kartu gudang dan proses pembuatan surat jalan yang dilakukan masih manual.
3.
Sistem informasi persediaan bahan baku pada PT. TUNTEX terdiri dari 3 prosedure yaitu proses penerimaan dan penyimpanan proses pemakaian dan proses stok opname.
4.2.
Saran Adapun saran yang penulis ajukan setelah melakukan analisis system informasi persediaan bahan baku yang terdapat pada PT. TUNTEX adalah : 1.
Meningkatkan SDM yang ada dengan cara mengadakan pelatihan sehingga tersedia tenaga yang trampil.
2.
Mengikuti perkembangan teknologi dengan cara menyediakan berbagai produk barang yang menggunakan kualitas yang baik untuk setiap konsumen.
35
DAFTAR PUSTAKA Fransesco Balena, Programming Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Press, Washington DC, 1999 Fredy Rangkuti, Manajemen Persediaan, Raja Grafindo Persada, Jakarta, Tahun 1995 Gordon B. Davis , Sistem Informasi Manajemen, Tahun 1985 Harianto Kristianto, Konsep dan Perancangan DataBase, Yogyakarta Tauri D. Manyuzir, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, Tahun 1994
