BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Istilah “warkah” di lingkungan Badan Pertanahan Nasional merupakan
kumpulan berkas-berkas yang digunakan sebagai dasar dalam penerbitan suatu sertipikat tanah. Di dalam warkah tersebut biasanya berisi berbagai berkas yang harus dipersyaratkan asli atau berupa fotocopy (salinan). Warkah memiliki umur tidak terbatas atau bisa disebut sebagai “arsip hidup” sepanjang tanah yang disertipikatkan itu masih ada maka warkah itu masih tetap berlaku. Melihat sangat pentingnya fungsi dari warkah ini, maka sudah seharusnyalah dalam penyimpanan maupun pengelolaannya mendapatkan perhatian yang lebih serius dibandingkan yang telah ada selama ini. Warkah sebagai dokumen yang termasuk dalam paper based atau berupa kertas jelas sangat mudah rusak jika tidak ditangani dengan baik dan benar. Selain itu, Pengelolaan warkah masih ditangani dengan seadanya, baik dalam sumber daya manusia, proses penanganannya mupun meliputi sarana gedung atau bangunan yang dibutuhkan untuk penyimpanan warkah tersebut. Dengan perkembangan jumlah warkah yang ada semakin tahun semakin meningkat maka adanya sistem administrasi yang baik sangat dibutuhkan sehingga dapat memberikan kemudahan pada saat warkah itu dibutuhkan untuk keperluan tertentu.
1
2
Warkah sebagai dokumen yang memuat berbagai informasi tentang proses penerbitan suatu sertipikat, sangat dibutuhkan bagi para pihak yang sedang bermasalah terhadap bidang tersebut. Biasa para pihak tersebut akan meminta untuk melihat warkah yang ada di Kantor Pertanahan. Badan Pertanahan Nasional bertugas menyediakan informasi warkah untuk melerai dua belah pihak yang berselisih. Terdapat dalam Al-Qur’an, Surat Al Hujuraat ayat 10 yang menjelaskan mengenai kewajiban mendamaikan dua orang yang sedang berselisih, yaitu:
“Orang-orang beriman itu sesungguhnya bersaudara. Sebab itu damaikanlah (perbaikilah hubungan) antara kedua saudaramu itu dan takutlah terhadap Allah, supaya kamu mendapat rahmat”. (Surat Al Hujuraat : 10) Melihat penyedian informasi warkah yang ada dilaksanakan di Kantor Pertanahan yang cenderung memakan waktu cukup lama, perlu kiranya untuk membuat suatu sistem informasi arsip warkah untuk lebih meningkatkan pelayanan informasi warkah kepada masyarakat yang membutuhkan. Adapun agar bisa membangun suatu sistem informasi arsip warkah maka harus ada proses digitalisasi warkah yang ada sehingga merubah dari yang semua paper based menjadi digital atau electronic based. Untuk selanjutnya dijadikan sebagai suatu database yang menunjang sistem informasi arsip warkah yang akan dibangun.
3
1.2
Rumusan Masalah Dari latar belakang yang ada, dapat ditemukan beberapa masalah,
diantaranya: a.
Bagaimana menyimpan data warkah tanpa memerlukan ruang penyimpanan yang besar?
b.
Bagaimana melakukan pencarian warkah secara efisien dan efektif?
c.
Bagaimana membuat backup atau cadangan dari warkah?
1.3
Batasan Masalah Dengan rumusan masalah tersebut, maka masalah dibatasi hanya meliputi:
a.
Data warkah yang masuk ke dalam sistem informasi warkah hanya warkah yang sudah terdaftar di Kantor Badan Pertanahan Kota Bandung.
b.
Teknik digitalisasi untuk backup warkah dilakukan dengan cara scanning.
c.
Dalam mempermudah pencarian warkah dilakukan pencarian dengan beberapa kategori yaitu dengan cara multi searching.
d.
1.4
Teknik searching yang digunakan yaitu sequential searching.
Tujuan Berdasarkan dari masalah yang ada, maka tujuan dari penyusunan tugas
akhir ini adalah membantu petugas dalam me-manage arsip warkah secara digital. Adapun tujuan lain yang ingin dicapai dari penyusunan tugas akhir ini adalah: a.
Meminimalisir penggunaan ruangan yang besar untuk menyimpan data warkah
4
b.
Mempermudah dalam pencarian warkah.
c.
Membuat backup atau cadangan dari warkah.
1.5
The State of the Art Penelitian pertama yang sejenis dengan penelitian digitalisasi warkah pernah
dilakukan di Kantor Pertanahan Kabupaten Cianjur. Penelitian yang dilakukan di Kantor Pertanahan Kabupaten Cianjur disebabkan karena adanya force majeur yang
mengakibatkan
terbakarnya
berkas-berkas
warkah
sehingga
perlu
dilakukannya penelitian untuk mem-backup atau membuat cadangan dari berkasberkas warkah (Saeful Zafar, 2009). Pada penelitian yang pertama ini hanya fokus di pembuatan cadangan berkas warkah saja, belum sampai ke sistem yang menghasilkan suatu informasi. Penelitian kedua tentang warkah yaitu perlindungan hukum bagi pemegang tanah dalam hal terdapat sertipikat ganda di Kabupaten Tangerang propinsi Banten. Penelitian ini merupakan studi kasus tentang jaminan perlindungan hukum sertipikat hak atas tanah di Kabupaten Tangerang (Chairul Anam Abdullah, 2008). Pada penelitian ini hanya mengetahui factor-faktor penyebab timbulnya sertipikat ganda di Kabupaten Tangerang yaitu karena adanya keterangan palsu dari pihak yang mengatasnamakan pemilik sesungguhnya. Penelitian ketiga yaitu mengenai pelaksanaan pensertipikatan tanah milik masyarakat miskin (Yusnedi, 2009). Penelitian ini hanya mengemukakan bagaimana pentingnya suatu hak atas tanah. Adapun kekurangan dari penelitian
5
ini yaitu belum adanya solusi untuk menentukan keaslian dari hak atas tanah tersebut.
1.6
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini dengan
menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : a.
Studi literature Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan , jurnal, paper dan bacaanbacaan yang ada kaitannya dengan judul penelitian.
b.
Observasi Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil.
c.
Interview Teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung yang ada kaitannya dengan penelitian yang diambil.
d.
Tahap pembuatan Perangkat Lunak Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak ini menggunakan metode pengembangan prototype yang meliputi beberapa fase diantaranya: 1) Requirement Merupakan tahap awal dalam pembuatan sistem informasi, kebutuhan user yang dipaparkan terlebih dahulu sebelum tahap analisis. Kebutuhan user ini diperlukan untuk pengumpulan data sehingga terjawab masalah
6
mengenai arah tujuan informasi yang akan diberikan oleh istem informasi yang dibuat. 2) Analisis Merupakan
tahap
menganalisis
hal-hal
yang
diperlukan
dalam
pelaksanaan proyek pembuatan sistem informasi. 3) Design Tahap penerjemahan dari data yang dianalisis kedalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user. 4) Coding Tahap penerjemahan data atau pemecahan masalah yang telah dirancang keadalam bahasa pemrograman tertentu. 5) Pengujian Merupakan tahap pengujian terhadap sistem yang dibangun. 6) Maintenance Tahap akhir dimana suatu sistem yang sudah selesai dapat mengalami perubahan–perubahan atau penambahan sesuai dengan permintaan user.
1.7
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dari tiap bab dalam laporan tugas akhir ini bertujuan
untuk mendapatkan keterarahan dan sistemasi dalam penulisan sehingga mudah dipahami, adapun sistematika secara umum dari penulisan laporan ini adalah:
7
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini dituliskan latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan, the state of the art, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dijelaskan tentang teori-teori yang digunakan dalam analisa permasalahan perancangan dan implementasi. BAB III TINJAUAN UMUM Pada bab ini akan digambarkan organisasi atau instansi yang digunakan sebagai tempat penelitian. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada bab ini dijelaskan cara kerja sistem, serta perancangan pembangunan sistem yang dijabarkan dengan Context Diagram, dan Data Flow Diagram. BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini dijelaskan tentang spesifikasi sistem, kebutuhan sistem, implementasi sistem, dan pengujian yang dilakukan terhadap sistem yang dibangun. BAB VI PENUTUP Bab ini berisi kesimpulan dan saran bagi tugas akhir yang dibuat.
