BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Organisasi merupakan suatu lembaga sosial yang didalamnya terdiri dari beberapa komponen yang saling berkorelasi, berinterdepedensi serta berintegrasi dalam mencapai efektivitas organisasi. Suatu organisasi akan tercapai tujuannya apabila efektivitas kerja lembaga tersebut tercapai. Sejalan dengan pendapat yang dikemukakan The Liang Gie (2000:108) bahwa : “Efektivitas adalah keberhasilan suatu kerja yang dilakukan oleh manusia untuk memberikan guna yang diharapkan”. Salah satu komponen yang ikut menentukan dan memainkan peranan penting dalam mencapai efektivitas organisasi adalah karyawan. Efektivitas kerja seorang karyawan dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain karyawan tersebut memiliki tanggung jawab, kepuasan kerja, motivasi, kesesuaian standar yang dihasilkan dengan waktu yang ditentukan, disiplin kerja dan komunikasi dengan rekan kerjanya. Salah satu cara untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan ini yaitu dengan memberikan kepuasan kerja salah satunya dengan pemberian kompensasi yang adil dan transparan. Untuk itu digunakan system teknologi informasi yang mendukung proses manajemen tersebut berupa system informasi kompensasi. Dalam mengelola sistem pembayaran kompensasinya, PT. Bio Farma sebagai perusahaan BUMN yang bergerak di bidang produksi vaksin dan sera, sudah menggunakan teknologi sistem informasi yang canggih. Perusahaan ini menerapkan
1
2
Sistem Bio Smart 2K, System Barcord, dan Sistem Verifikasi. Sistem ini diambil berdasarkan data dari kehadiran para karyawan. Data mengenai kehadiran mendapatkan perhatian khusus sebab kehadiran atau Hari Masuk Kerja (HMK) dimasukkan dalam sistem Merit. Merit system adalah pengelolaan sumber daya manusia yang didasarkan pada prestasi (merit), yaitu segenap perilaku kerja pegawai dalam wujudnya sebagai baik atau buruk, hal mana berpengaruh langsung pada naik atau turunnya penghasilan dan/atau karir jabatan pegawai. Efektivitas perusahaan akan tercapai, bila seluruh karyawan disiplin dan berprestasi dalam bekerja. Disiplin kerja ini bisa dapat dilihat dari tingkat persentase kehadiran selama bekerja. Menurut Mulyadi (1997:387) bahwa “Salah satu fungsi yang terkait dengan system penggajian dan pengupahan adalah fungsi pencatat waktu”. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan waktu hadir karyawan perusahaan. Melalui fungsi ini maka akan terlihat waktu yang digunakan oleh karyawan untuk bekerja. Sehingga karyawan yang upahnya ditentukan oleh jam kerja akan mendapatkan upah atau balas jasa yang sesuai. Manajemen Sumber Daya Manusia yang dikembangkan PT. Bio Farma meliputi peraturan karyawan, peraturan penggajian, dan penilaian prestasi kerja. Sehubungan dengan hal tersebut, berikut laporan kehadiran kerja karyawan Divisi SDM PT. Bio Farma Bandung mulai dari bulan Oktober 2007 sampai dengan Februari 2008.
3
Tabel 1. 1 Presentase Absensi Jam Kerja Karyawan Bulan Oktober 2007 – Februari 2008 Bulan Oktober November Jam kerja seharusnya 146jam 135,5 jam Rata-rata absensi 12 jam 25,3 jam (jam kerja) Presentase ratarata absen (jam 13,7% 18,7% kerja)
Desember
Januari
Februari
174,5 jam
160 jam
160 jam
31,8 jam
44,4jam
42,4jam
18,20%
27,8%
26,5%
Sumber : Bidang Administrasi Sumber Daya Manusia (SDM) PT. Bio Farma (Persero) Bandung
Dari hasil persentasi jam kerja karyawan di atas dapat dilihat bahwa ketidakhadiran karyawan di perusahaan dari bulan ke bulan mengalami kenaikan. Hal ini terlihat dari jumlah jam yang semakin lama semakin meningkat, dan tentu saja akan merugikan karyawan itu sendiri. Karena bagi karyawan yang mengalami kekurangan jumlah jam kerja yang ditetapkan, maka perusahaan akan melakukan pemotongan gaji atau upah. Selain itu jika karyawan terlambat hadir sesuai jam kerja yang telah ditentukan maka tidak akan ada pembayaran gaji dan upah untuk hari itu. Pemotongan atas gaji dan upah ini adalah sanksi bagi pekerja atas kelalaian yang dilakukannya, agar tidak terjadi lagi di masa yang akan datang. Tidak tercapainya efektivitas perusahaan adalah tampak sebagai akibat lemahnya profesionalisme personil sumber daya manusia. Kondisi ini terlihat dari kurangnya tingkat kedisiplinan pegawai, ditandai dengan jam datang dan jam pulang yang tidak sesuai dengan ketentuan. Penilaian jam kerja pegawai dinilai per kuartal dengan sistem Buttom - Up, dengan rumus sebagai berikut:
4
Tabel 1. 2 Penghitungan Indeks Kerja Semester IKI x IKO x Tarif x JKP = IKS JKS
Keterangan : IKI = Indeks Kerja Individu
IKO JKP JKS IKS
= Indeks Kerja Organisasi = Jam Kerja Pegawai = Jam Kerja Seharusnya = Indeks Kerja Semester Berdasarkan rumus diatas dapat diketahui pegawai yang penggunaan waktu
kerja yang kurang optimal dan pegawai yang memenuhi standar ekspektasi. Tingkat prestasi kerja pegawai akan terlihat dalam kriteria penilaian dibawah ini :
Tabel 1. 3. Penilaian Sistem Manajemen Unjuk Kerja Karyawan PT. Bio Farma (Persero) Bandung
Kriteria Penilaian MSE (Memenuhi Ekspektasi) KSE (Konsisten Sesuai Ekspektasi) SDE (Sesuai Dengan Ekspektasi) TME (Tidak Memenuhi Ekspektasi)
Nilai Skala Peningkatan karir 2 tahun C Peningkatan karir 3 tahun B Peningkatan karir 4 tahun A Peningkatan karir 5 tahun
Sumber : Divisi Sumber Daya Manusia dan Administrasi PT Bio Farma (Persero) Bandung
5
Gambar 1. 1. Faktor Penilaian pada Divisi SDM PT. Bio Farma :
No.
Faktor Penilaian
Kriteria Penilaian
Target
Realisasi
IKS
1.
Waktu (Time) Target waktu penyelesaian pekerjaan
TME
+20 hari
20 (hari)
10 (%)
2.
Operasi (Operation) Sistem informasi yang digunakan Teknologi Tingkat penggunaan teknologi
TME
Integrasi
Disintegrasi
10 (%)
3.
Kepuasan (Satisfaction) Kualitas Sistem Informasi yang digunakan Kualitas kerja karyawan
SDE
90 (%)
80 ( %)
15 (%)
4.
Fasilitas dan Performance Jumlah computer yang berkondisi siap pakai
SDE
80 ( %)
65 (%)
20 (%)
5.
Personal Kinerja pegawai
SDE
Baik
Cukup
15(%)
1 Des.
28 Nov.
30 Jan.
3 Feb.
10 (temuan)
15 (temuan)
Administrasi : • Tanggal akhir penyerahan rencana kerja tahunan • Tanggal akhir penyerahan laporan usaha tahunan • Tertib administrasi usaha, ditunjukan oleh jumlah temuan auditor internal dan auditor eksternal (maksimal)
Total
70(%)
Sumber : Perpustakaan Umum PT. Bio Farma (Persero) Bandung
Pengolahan informasi kompensasi atas dasar penentuan jam kerja kehadiran ini, sudah diselenggarakan dengan teknologi Database di masing-masing Divisi perusahaan. Hal ini terbukti dengan digunakannya sistem online. Permasalahannya disini adalah bagaimana menyediakan informasi kompensasi secara realtime (segera),
6
karena data yang tersebar pada file di masing-masing Divisi belum terintegrasi, sehingga menimbulkan keraguan pada saat data tersebut digunakan dan juga sering terduplikasi. Faktor yang menjadi penyebabnya adalah ketertinggalan perusahaan dalam mengikuti perubahan-perubahan dari luar khususnya respon dari sistem teknologi yang semakin maju serta seringnya terjadi perubahan struktur organisasi dalam perusahaan. Sejauh ini penggunaan teknologi informasi pada PT. Bio Farma belum dimanfaatkan secara optimal. Artinya dalam pelaksanaannya masih dalam pengembangan menuju yang lebih baik. Seperti yang diungkapkan oleh salah satu Staf Pengolahan data Adminitrasi SDM yang penulis temui pada tanggal 30 Juni 2008 mengatakan bahwa “Kendala yang dihadapi antara lain informasi SDM yang dihasilkan belum tersedia dengan lengkap, keterlambatan dalam penyediaan informasi yang dibutuhkan, serta teknologi sistem informasi yang belum diperbaharui”. Jika keterlambatan dalam penyediaan informasi yang dibutuhkan terus berlanjut dikhawatirkan akan mempengaruhi pada efektivitas perusahaan. Bertitik tolak dari uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut dalam suatu penelitian dengan judul “Hubungan Antara Sistem Informasi Kompensasi Dengan Efektivitas Organisasi Divisi SDM pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung”.
7
1.2. Identifikasi Masalah Sistem informasi kompensasi menurut Jogiyanto (2005:249) meliputi informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. PT. Bio Farma merupakan perusahaan BUMN yang sudah menggunakan teknologi sistem informasi, yang diselenggarakan dengan teknologi Database di masingmasing Divisi. Permasalahannya adalah bagaimana mengintegrasikan file yang tersebar di masing-masing Divisi, agar informasi dihasilkan secara realtime (segera). Hal ini sejalan dengan apa yang diungkapkan oleh Anies SM. Basamalah (1995:147): 1. 2. 3. 4. 5.
Menyortir record sesuai dengan urutan atau petunjuk (key) tertentu yang dikehendaki pemakainya Melihat record tertentu saja yang dikehendaki oleh pemakainya tanpa manampilkan keseluruhan file Menghitung jumlah record yang memenuhi kriteria tertentu Melakukan perhitungan Menggabungkan beberapa file menjadi informasi yang berguna bagi pemakainya.
Seringnya terjadi kesalahan dalam menerapkan sistem informasi kompensasi merupakan akibat dari permasalahan tersebut. Jika hal ini dibiarkan terus-menerus maka akan berakibat efektivitas perusahaan pada Divisi SDM tidak akan tercapai Berdasarkan identifikasi di atas penulis merumuskan permasalahan dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut: 1.
Bagaimana gambaran mengenai Sistem Informasi Kompensasi yang ada pada Divisi SDM PT. Bio Farma (Persero) Bandung ?
8
2. Bagaimana gambaran mengenai tingkat Efektivitas Organisasi di PT. Bio Farma (Persero) Bandung menurut persepsi karyawan? 3. Bagaimana peranan penggunaan Sistem Informasi Kompensasi terhadap efektivitas organisasi pada PT. Bio Farma (Persero) Bandung . 1.3. Tujuan Penelitian Berkenaan dengan permasalahan penelitian sebagaimana dirumuskan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk memberikan gambaran tentang system Informasi kompensasi yang dijalankan oleh PT. Biofarma Bandung khususnya pada Divisi SDM 2. Untuk memberikan gambaran mengenai efektivitas organisasi yang dicapai oleh Divisi SDM PT. Biofarma Bandung 3. Untuk mengukur berapa besar hubungan antara ssitem informasi kompensasi dengan efektivitas organisasi pada Divisi SDM PT. Biofarma Bandung Sedangkan manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Manfaat teoritis. Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan kajian lebih lanjut mengenai hal yang sama di kemudian hari. 2. Manfaat praktis, Bagi perusahaan, dapat dijadikan bahan pertimbangan kebijaksanaan dimasa yang akan datang terhadap pelaksanaan sistem informasi kompensasi sebagai alternative dalam meningkatkan efektivitas organisasi Divisi SDM, terutama dalam rangka meningkatkan
9
kepuasan kerja, terutama dalam rangka meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Bagi penulis, hasil penelitian ini dapat dijadikan acuan empiric untuk memperluas wawasan sehubungan dengan masalah kompensasi dan efektivitas organisasi. 1.4. Kegunaan Penelitian Selain sebagai syarat kelulusan program strata satu (S1) Fakultas Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial, Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) Bandung, penelitian ini juga berguna bagi: •
Penulis; penelitian ini berguna untuk memperoleh gambaran secara langsung seberapa jauh praktek penerapan SIM yang sesungguhnya di perusahaan yang diteliti, serta untuk melatih penulis dalam membahas secara ilmiah dan menerapkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh di bangku kuliah.
•
Perusahaan; hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi, khususnya kepada manajemen perusahaan mengenai sistem informasi yang berjalan. Apabila sistem yang dirasakan tidak lagi dapat mendukung kondisi perusahaan dalam pertumbuhan yang semakin pesat, perusahaan dapat mengadakan perbaikan menuju sistem pengendalian yang lebih baik.
10
•
Almamater; dapat memperkaya referensi pengetahuan, khususnya mengenai mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Pihak-pihak lain (umum) yang membaca skripsi ini; dapat menjadikan bahan acuan dan referensi dalam memperdalam dan meneliti SIM dalam hubungannya dengan peningkatan efektivitas di perusahaan.
