BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek ( pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang ( itu ) pula”.1 Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa arsip mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti mengenai suatu kegiatan dari berbagai tingkatan masyarakat baik pemerintah, swasta, maupun perorangan. Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data
1
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta : PT.Bumi Aksara, 2005), hlm. 1
yaitu arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan ( loket dan tempat pembayaran ) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.2 Untuk mengambil keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Dalam manajemen kearsipan arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.3 Dalam arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang telah mengalami penurunan kegunaan, arsip tidak lagi secara terus menerus di gunakan karena urusanya telah selesai, atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi arsip dinamis inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara pada masing- masing unit kerja. Fungsi arsip dinamis inaktif yang tersimpan sebagai bahan informasi untuk mengetahui usahausaha yang telah dicapai baik mengenai kegagalanya maupun keberhasilanya.
2
Zulkifli Amsyah , Manajemen Kearsipan ( Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1996 ), hlm. 2 3
Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Permasalahan kearsipan di bidang pengolahan arsip dinamis inaktif yang sering dihadapi adalah kurang adanya kesadaran dan kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai menumpuk. Sebagian besar arsip dinamis inaktif yang ada di organisasai atau instansi sangat memprihatinkan. Arsip-arsip dinamis inaktif menumpuk tanpa adanya penataan yang jelas dan peletakanya masih menyebar belum teratur. Karena keberadaan fisiknya yang bercampur dengan arsip inaktif, menyebabkan arsip aktif tersebut sulit untuk ditemukan, sehingga berdampak pada temu balik arsip untuk pengelolaan informasi arsip, demi pencapaian penyelenggaraan kegiatan organisasi. Hal ini terjadi karena kurang adanya kepedulian tentang pentingnya penanganan arsip dinamis inaktif sehingga tidak adanya perhatian tentang arsip dinamis inaktif. Permasalahan ini menyebabkan arsip tidak terjamin keselamatannya, arsip akan mudah rusak, dan kita kehilangan jejak untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya, maka berdasarkan kejadian tersebut pengolahan arsip dinamis inaktif mutlak dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip. Pengolahan merupakan istilah kolektif yang mencakup pencatatan akuisisi, penataan, deskripsi dan preservasi arsip.4 Dalam pengolahan arsip dinamis inaktif terdiri dari beberapa prosedur yang meliputi pemilahan, pengelompoan,
4
Walne Peter, Dictionary Of Archival Terminology, Dictionnaire De Terminologie Archivistique: English and French With Equivalents In Dutch, German,Italian, Rusian and Spanish 2nd Revised Edition (Munchen: New York ,London,Paris,Saur, 1998) hlm. 124
pendiskripsian, pembuatan skema, manuver kartu deskripsi, manuver berkas, pemberian nomor definitif, pembungkusan, memasukan arsip dalam boks dan pelabelan. Pengolahan berbeda dengan pengelolaan arsip, pengelolaan merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara sistematis sejak saat penciptaan, penggunaan, pemeliharaan sampai dengan penyusutan arsip. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY terletak di Jalan Lingkar Utara Maguwoharjo Depok Sleman. Dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah Pemda DIY dan bertanggung jawab langsung kepada Gubernur. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY mempunyai tugas pokok untuk mengatasi berbagai permasalahan ketenagakerjaan dan transmigrasi. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY ini banyak menghasilkan arsip tekstual, namun dalam pengolahannya belum dilakukan secara baik dan optimal. Oleh karena itu perancangan program manajemen arsip dinamis inaktif sangat diperlukan. Untuk memperlancar arus informasi agar aktivitas organisasi dapat berjalan dengan baik demi mencapai tujuan pokok organisasi. Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta? 2. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip inaktif? 3.Apa saja yang menjadi kendala dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta?
B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Tujuan praktik kerja lapangan adalah sebagai berikut : 1) Untuk mengetahui pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. 2) Mengetahui sarana dan prasarana
yang digunakan dalam
pengolahan arsip dinamis inaktif record center Disnakertrans DIY. 3) Mengidentifikasi kendala apa saja yang dialami dalam melakukan pengolahan arsip dinamis inaktif di record center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. C. Tinjauan Pustaka Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan ini, digunakan beberapa bahan pustaka yang relevan dengan tema praktik kerja lapangan. Sebagai penunjang dalam pengumpulan data yang bersifat teoritis dan sebagai referensi dalam penyusunan laporan. Di antaranya, buku yang pertama berjudul Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen karangan Sulistyo Basuki diterbitkan oleh PT. Gramedia Pustaka tahun 2003, pada buku ini secara umum membahas tentang manajemen kearsipan dinamis, namun yang lebih khusus sesuai dengan tema yaitu pembahasan tentang penyimpanan arsip dinamis inaktif mulai dari pengertian, penyusunan jadwal retensi, fasilitas penyimpanan dan pemusnahan. Dalam buku ini disebutkan bahwa arsip inaktif adalah arsip dinamis yang jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undangundang. Dalam menentukan cara yang paling cocok untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif dilihat dari sisi manajemen arsip dinamis dan pemakai memerlukan tiga pertimbangan, yaitu pengembangan jadwal retensi pemusnahan, keputusan menyangkut media penyimpanan, dan keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan. Manajemen arsip dinamis membuat jadwal retensi artinya jadwal penyimpanan arsip dinamis inaktif, menyimpan ke pusat arsip dinamis inaktif ( record center ) serta kemudian memusnahkannya bila arsip dinamis inaktif tidak lagi memiliki kegunaan bagi organisasi dan menyerahkan ke depo arsip untuk diserahkan. Pembuatan jadwal retensi menyangkut sasaran dan tujuan penyimpanan, inventaris arsip dinamis inaktif, penilaian dan penyusutan arsip dinamis inaktif, pembuatan jadwal retensi arsip. Buku kedua adalah buku yang berjudul Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi pengarang Basir Barthos diterbitkan oleh PT. Bumi Aksara tahun 2005, pada buku ini terdiri dari sembilan bab yang berisikan tentang manajemen kearsipan. Pembahasan yang lebih khusus sesuai dengan tema yaitu terdapat pada pembahasan tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip dan penanganan arsip inaktif dalam masa transisi. Buku ketiga yaitu buku yang berjudul Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan pemeliharaan Arsip pengarang Boedi Martono penerbit Pustaka Sinar Harapan tahun 1990. Dalam buku ini membahas tentang materi manajemen kearsipan, pemeliharaan arsip sampai dengan penyusutan. Dalam buku ini menerangkan bahwa tujuan pokok dari manajemen kearsipan adalah penghematan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip dari tahap penciptaan sampai dengan tahap
penyusutan. Menenurut Boedi Martono pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya ( life cycle ). Tahap tersebut ialah, tahap penciptaan ( record creation ), penggunaan dan pemeliharaan ( use and maintenance ), dan tahap istirahat ( retirement ). Arsip dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaanya untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi. Dalam arti arsip masih sering digunakan sebagai berkas kerja. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang telah mengalami penurunan kegunaan, arsip tidak lagi secara terus menerus di gunakan karena urusanya telah selesai. Buku ke empat berjudul Information And Record Management pengarang Milburn D Smith III penerbit Amerika: Greenwood, Inc Tahun 1986. Milburn D Smith III yang menyebutkan bahwa dalam manajemen arsip terdapat empat fase yang pertama fase penciptaan, kedua arsip aktif dan masa penggunaan, yang ketiga memasuki masa inaktif atau statis dan yang ke empat fase terakhir apakah arsip menjadi permanen atau dimusnahkan. Pengolahan arsip inaktif terletak pada fase ketiga dimana arsip dinamis aktif mengalami penurunan penggunaan sehingga dipindah dari central file menuju ke record center yang kemudian dilakukan pengolahan arsip inaktif. D. Metode Pengumpulan Data Metode penulisan yang digunakan dalam menyusun laporan tugas akhir ini adalah dengan metode observasi partisipasi, studi pustaka dan wawancara. Metode observasi partisipasi dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara
langsung dan sistematis mengenai hal-hal yang mengenai disiplin ilmu yang sesuai, untuk mendapatkan data yang diperlukan. Selain itu juga untuk pengamatan secara langsung terhadap struktur, tugas dan fungsi pokok organisasi, serta pelaksanaan keseharian pegawai. Selain observasi kita juga melakukan praktik secara langsung dalam melakukan pengolahan arsip yang khususnya pada bidang pengolahan arsip dinamis inaktif yang ada pada kantor Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Yogyakarta. Metode kedua adalah studi pustaka dengan melakukan analisis lanjutan terhadap data yang diperoleh dengan teori yang ada. Studi literatur dan perpustakaan, dilakukan dengan membaca buku-buku yang berkaitan. Sebagai pedoman atau konsep teori yang menjadi landasan dalam memahami, serta menjadi gambaran dalam pelaksanaan pengolahan arsip inaktif, pada kegiatan praktik secara langsung. Serta sebagai referensi dalam pengelolaan data yang di peroleh dalam kerja lapangan untuk disusun ke dalam tugas akhir. Metode ketiga dengan menggunakan wawancara, yaitu mengadakan wawancara mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istmewa Yogyakarta. Pengumpulan data dengan melaksanakan kegiatan tanya – jawab dengan pegawai Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, untuk melengkapi informasi yang digunakan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif dan penyusunan laporan tugas akhir.
E.
Sistematika Penulisan Laporan Dalam penyusunan tugas akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Dinamis
Inaktif di Record Center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta” terdiri dari empat bab. Bab yang pertama pendahuluan yang berisikan tentang latar belakang masalah, tujuan kerja praktik lapangan, tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara observasi partisipasi, studi pustaka dan metode wawancara Bab kedua berisikan tentang gambaran umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY yang meliputi sejarah Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, Visi dan Misi organisasi, tugas pokok dan fungsi organisasi, struktur organisasi, uraian tugas setiap bagian organisasi, pejabat struktural kantor Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Bab ketiga berisi tentang gambaran umum pengolahan arsip inaktif di Record Center, Record Center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY, sarana dan prasarana yang digunakan, pelaksanaan pengolahan arsip dinamis inaktif dan hambatan dalam pengolahan arsip dinamis inaktif. Bab keempat berisikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan hasil dari praktik kerja lapangan yang dilakukan sehingga kita bisa menarik kesimpulan sedangkan saran berisikan masukan untuk menyempurnakan dalam pengolahan arsip inaktif bagi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta.
