BAB 4 REKOMENDASI ARCHITECTURE YANG BARU
4.1
Update Strategic Goals & Initiatives 4.1.1
Visi dan Misi Usulan Visi Usulan: ”Menjadi perusahaan properti yang menguasai pasar di Indonesia” Misi Usulan: 1. Perusahaan menghasilkan inovasi yang brilliant dan menguasai pasar. 2. Mewujudkan SDM yang kompeten, kreatif, dan professional. 3. Mengoptimalkan nilai perusahaan, kontribusi terhadap pemegang saham dan tanggung jawab sosial. 4. Perusahaan memanfaatkan website secara maksimal sehingga memuaskan customer. 5. Perusahaan membuat database agar dapat menampung seluruh data dan informasi yang ada.
4.1.2
Strategi Bisnis Usulan Dimasa yang akan datang khususnya dibidang penyedia jasa properti terutama PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR akan bergerak ke arah trend yang lebih baik karena dilihat dari tingkat kebutuhan dan
109
110
permintaan vendor akan jasa untuk membantu menjual/menyewakan semakin meningkat. Setelah melalui analisis dan pengumpulan data diperoleh bahwa strategi SWOT pada PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR terletak di kuadran 1 (satu) yaitu kekuatan internal dan peluang yang artinya perusahaan mengoptimalisasi tenaga kerja pada setiap bagian yang ada di organisasi serta masih banyak sumber daya alam yang harus dieksplorasi, berikut adalah usulan strategi bisnisnya: Strategi Tahun Pertama: 1. Menjaga hubungan baik dengan vendor & developer. 2. Menganalisa & mengikuti perkembangan properti. 3. Pelatihan pada karyawan. 4. Menjalin hubungan baik dengan perusahaan sejenis. 5. Membangun database. Strategi Tahun Kedua: 1. Memperbaiki dan memaximalkan website. 2. Memperbaiki sistem aplikasi Strategi Tahun Ketiga: 1. Mengembangkan sistem.
111
4.1.3
Struktur Organisasi Usulan Berikut adalah struktur organisasi usulan dimana struktur organisasi ini dibentuk agar bisa meningkatkan kualitas pelayanan terhadap customer dan juga meningkatkan ketepatan dalam melaksanakan tugas pada tiap – tiap divisi pada organisasi:
Komisaris
Direktur Utama
Wakil Direktur
Manager
Bagian Administrasi
Bagian Marketing
Bagian Persediaan
Bagian Keuangan
Gambar 4.1: Struktur Organisasi Usulan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
Web Developer
112
4.1.4
Usulan Peran Dan Tanggung Jawab Tabel 4.1 Usulan Peran dan Tanggung Jawab
Peran dan Tanggung Jawab Berjalan
Peran dan Tanggung Jawab Usulan
1.Komisaris
1.Bagian Persediaan
Komisaris merupakan jabatan tertinggi Bertugas untuk mengecek stok listing pada perusahaan yang bertanggung jawab properti dan melaporkannya ke bagian penuh terhadap segala kegiatan bisnis dan marketing. pengambilan keputusan bisnis. 2.Direktur utama
2.Bagian Administrasi
Bertanggung jawab penuh atas segala Bertanggung pengambilan keputusan jangka panjang seluruh
jawab
kebutuhan
maupun jangka pendek.
dengan surat.
3.Wakil Direktur
3.Web Developer
Bertanggung jawab untuk mengambil alih Untuk tugas
–
tugas
direktur
utama
mengembangkan
berhubungan
website
sistem informasi berbasis web dapat berjalan dengan baik.
4.Manager jawab
yang
mengurus
jika perusahaan dan bertanggung jawab agar
berhalangan hadir.
Bertanggung
untuk
untuk
mengatur
jalannya operasional perusahaan dengan bagian lain yaitu bagian marketing, bagian administrasi, bagian keuangan, dan bagian
113
persediaan. 5.Marketing Bertanggung jawab untuk menjual properti yang ada.
6.Bagian administrasi Bertanggung
jawab
untuk
mengurus
seluruh kebutuhan yang berhubungan dengan surat dan memasukkan stok properti baru kedalam listing properti. 7.Bagian keuangan Bertanggung
jawab
untuk
mengurus
seluruh keperluan yang berhubungan dengan keuangan.
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
4.1.4.1 Rekomendasi Kualifikasi Personil SI/TI yang dibutuhkan Bila diperhatikan struktur organisasi yang baru terdapat perubahan dan tambahan pada divisi bagian persediaan. Hal ini dilakukan agar setiap divisi fokus pada perkerjaannya masing – masing
dan
sesuai
dengan
jabatannya.
Penambahan
ini
114
mengakibatkan perlunya orang – orang yang berpengalaman dalam posisinya. Berikut adalah persyaratan personil yang akan direkrut perusahaan: 1. Web Developer a. Pria/Wanita b. Lulusan s1/s2 sistem informasi/teknologi informasi dari universitas terkemuka. c. Minimal ipk 3.00 d. Mengerti bahasa pemograman seperti php, vb.net. e. Pengalaman kerja minimal 2 tahun. 2. Bagian persediaan a. Pria/Wanita b. Memiliki
pengetahuan
dan
keahlian
tentang
persediaan. c. Dapat berkomunikasi dengan baik d. Dapat bekerja dalam kelompok e. Disiplin dan tanggung jawab serta selalu bersikap professional dalam bekerja. f. Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun.
115
4.1.5
SWOT Perusahaan juga melakukan analisis SWOT secara berkala untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis SWOT dapat membantu perusahaan dalam menganalisis strategi yang tepat serta memaksimalkan peluang dan kekuatan, selain itu perusahaan juga dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman yang ada. Berdasarkan perhitungan analisis SWOT pada bab 3, maka dapat digambarkan bahwa posisi PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR saat ini berada pada kuadran 1 seperti gambar dibawah ini:
Peluang 3
1 0.95
Mendukung strategi Agresif SO
Kelemahan
Kekuatan 0.20
4
Ancaman
2
Gambar 4.2 Diagram SWOT (Sumber: PT.TriPutra Inti Makmur, 2012)
116
Dengan posisi perusahaan pada kuadran 1 berarti strategi yang digunakan adalah menggunakan kekuatan – kekuatan yang ada dan memanfaatkan peluang – peluang yang ada pada perusahaan.
4.1.6
Usulan CONOP’S Diagram Pada gambar dibawah ini merupakan gambaran alur proses bisnis yang akan berjalan untuk kedepannya:
Gambar 4.3 Conop’s Diagram Usulan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
117
Keterangan Conops Diagram: 1. Bag.Marketing akan mengiklankan properti dengan mengiklankan lewat banner, brosur, internet, iklan Koran/majalah. 2. Customer akan melihat/membaca iklan. 3. Kemudian customer akan menghubungi bag.marketing untuk bertanya – tanya tentang properti yang sebelumnya telah dilihat di iklan. 4. Bag.Marketing akan menginput data customer & mengkonfirmasi customer untuk ketersediaanya datang untuk melihat properti. 5. Customer
akan datang untuk melihat properti dan melakukan
negosiasi yang dilayani oleh bag.marketing. 6. Apabila terjadi kesepakatan harga/deal, bag.marketing akan membuat surat kesepakatan dimana isi surat kesepakatan ini berisikan data pemilik (vendor), data pembeli, data properti yang diperjual – belikan, harga jadi, DP, cara pembayaran beserta syarat kesepakatan yang berlaku sebanyak 2 rangkap untuk diberikan kepada customer dan juga disimpan bag.marketing sebagai bukti. 7. Vendor (pemilik) akan menyetujui surat kesepakatan dengan menandatangani surat kesepakatan. 8.
Customer
juga
akan
menyetujui
menandatangani surat kesepakatan.
surat
kesepakatan
dengan
118
9.
Customer akan membayar DP kepada vendor (pemilik).
10. Apabila pembelian dilakukan secara KPR, maka bag.marketing akan mengkonfirmasi pihak bank atas calon customer yang melakukan pembelian secara KPR. 11. Pihak bank yang telah dihubungi oleh bag.marketing akan melakukan survei kepada customer yang melakukan pembelian secara KPR. 12. Pihak bank juga akan melakukan survei ke properti yang dijual untuk mengetahui harga pasaran properti. 13. Pihak bank akan mengkonfirmasi kepada bag.marketing bahwa telah melakukan survei dan juga memberikan hasil survei. 14. Setelah terjadi transaksi baru, bag.administrasi akan mencetak laporan penjualan. 15. Bag.Administrasi akan menyimpan laporan penjualan kedalam database. 16. Bag.Persediaan akan mengecek stok listing properti sebulan sekali. 17. Jika stok minim maka bag.persediaan akan mengkonfirmasi kepada bag.marketing untuk segera mencari stok baru. 18. Bag.Marketing yang menerima konfirmasi akan mencari stok properti baru.
119
19. Setiap ada stok baru bag.Persediaan harus membuat laporan penerimaan vendor dan memasukkannya ke dalam listing properti. 20. Bag.Persediaan akan memasukkan laporan persediaan setiap bulannya dan dimasukkan kedalam database. 21. Bag.Keuangan akan membuat laporan keuangan setiap bulannya dan memasukkanya kedalam database. 22. Komisaris akan mengecek seluruh laporan yang masuk kedalam database.
4.2
Business Product and Services 4.2.1
Swimlane Usulan Pada proses Swimlane Process Diagram usulan ini memberikan gambaran mengenai penambahan stakeholder pada divisi bag.persediaan. Pada stakeholder baru memiliki peran yang berbeda pula, sehingga mempengaruhi proses bisnis yang ada pada perusahaan. Pada Gambar 4.4 dan 4.5 berikut adalah perubahan dari swimlane process diagram.
120
Gambar 4.4 Usulan Swimlane persediaan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
121
Gambar 4.5 Usulan Swimlane proses penjualan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
122
4.2.2
Business Process/ Services Model
Gambar 4.6 Business Process/Service Model Usulan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
123
4.2.3
Business Process/ Product Matrix Tabel 4.2 Business Process/Product Matrix Usulan
Manager
Bag.Marketing
Bag.Administrasi
Bag.Keuangan
Bag.Persedi aan
BM
BA
BK
BP
Business Product Proper
M
ti M = Manager BM = Bag.Marketing BA = Bag.Administrasi BK = Bag.Keuangan Bag.Persediaan
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
BP =
124
4.2.4
Use Case Narrative & Diagram 4.2.4.1 Use Case Diagram
Gambar 4.7 Usecase Diagram Usulan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
125
4.2.4.2 Use Case Narrative Tabel 4.3 Usecase Narrative Usulan Use Case Narrative Future No. 1.
Mengiklankan Properti Use Case : Bagian Marketing mengiklankan properti yang ada di listing properti. Object
2.
: Bag.Marketing, Iklan.
Menginput Data Customer Use Case : Bagian Marketing menginput data diri customer untuk dimasukkan ke database. Object
3.
: Bag. Marketing, Customer, Database, Data customer.
Membuat Surat Kesepakatan Use Case : Bagian Marketing akan membuat surat kesepakatan untuk kedua belah pihak yaitu vendor dan customer. Object
4.
: Bag. Marketing ,Vendor, Customer, Surat kesepakatan .
Menghubungi Pihak Bank Use Case : Bagian Marketing akan menghubungi pihak bank untuk mengkonfirmasi customer yang ingin membayar secara KPR. Object
5.
: Bag.Marketing, Bank, Customer, Konfirmasi.
Mencetak Laporan Penjualan Use Case : Bagian Administrasi akan mencetak laporan penjualan. Object
6.
: Bag. Administrasi, Laporan Penjualan.
Menyimpan Laporan Penjualan Use Case : Bagian Administrasi akan menyimpan laporan penjualan kedalam database.
126
Object 7.
:Bag.Administrasi, Laporan Penjualan, database.
Mengecek Stok Listing Use Case : Bagian Persediaan akan mengecek stok properti setiap bulannya. Object
8.
: Bag.Persediaan, Stok Listing.
Mengkonfirmasi Stok properti Use Case : Bagian Persediaan akan mengkonfirmasi ke bag.marketing jika stok properti minim. Object
9.
: Bag.Persediaan, Bag.Marketing, Stok properti.
Mencari Stok Properti Use Case : Bagian Marketing akan mencari stok properti baru agar stok listing properti tetap tersedia. Object
10.
: Bag. Marketing, Properti, listing properti.
Membuat Laporan Penerimaan Vendor/Client Use Case : Bag. Persediaan akan membuat laporan penerimaan vendor/client dan memasukkannya kedalam listing properti. Object properti.
11.
: Bag. Persediaan, Laporan Penerimaan Vendor/client, listing
Membuat Laporan Persediaan Use Case : Bagian Persediaan akan membuat laporan persediaan setiap bulannya dan memasukkannya kedalam database. Object
12.
: Bag.Persediaan, Database, Laporan Persediaan.
Membuat Laporan Keuangan Use Case : Bagian Keuangan akan membuat laporan keuagan setiap bulannya dan dimasukkan ke database. Object
: Bag. Keuangan, Database, Laporan Keuangan.
127
13.
Mengecek Database Use Case : Komisaris akan mengecek seluruh laporan dan data yang ada pada database. Object
4.3
: Komisaris, Database, laporan, data.
Data & Information 4.3.1
Object State Transition Diagram Usulan
128
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
4.3.2
Logical Data Model
129
Gambar 4.15 Logical Data Model Usulan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
4.3.3
Activity/Entity (CRUD) Matrix
130
Tabel 4.4 Activity/Entity (CRUD) Matrix Usulan
Database
Laporna Keuangan
Laporan Persediaan
Laporan Penerimaan Vendor/Developer
Data Vendor/Developer
Stok Listing
Laporan Penjualan
Penjualan Properti
R
Properti
C
Surat Kesepakatan
Data Customer
Memasang Iklan Menanyakan/Memes an Properti
Pesanan Properti
Activity
Customer
Iklan
Entity
C R
C Mendata Customer Membuat Surat Kesepakatan
C R
R
Menjual Properti Mencetak Laporan Penjualan Mengecek Stok Listing Mencari Stok Properti Baru
C
C
U
C R C
U
Melakukan Kontrak
U
Mendata Vendor/Developer
C
Membuat Laporan Penerimaan Vendor/Developer Membuat Laporan Persediaan Membuat Laporan Keuangan Mengecek Laporan database
C U
C U R
131
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa) Penjelasan dari Entity Activity Matrix (CRUD) PT.TriPutra Inti Makmur: 1.
Bagian Marketing akan memasang iklan properti (C).
2.
Bagian Marketing akan mencatat pesanan properti (C), kemudian menggunakan data listing properti (R), dan melihat data customer yang memesan properti (R).
3.
Bagian marketing akan mendata customer (C).
4.
Bagian marketing akan membuat kesepakatan dengan customer (C).
5.
Bagian Administrasi akan melihat pesanan properti (R), kemudian akan menghubungi customer untuk melihat properti (R), kemudian setelah properti laku bagian marketing akan membuat surat penjualan properti (C), Setelah itu bagian marketing akan membuat laporan penjualan (C), setelah surat penjualan dibuat, bagian marketing akan mendata (U) properti yang telah dijual.
6.
Bagian Administrasi akan mencetak laporan penjualan (C).
7.
Bagian Persediaan akan mengecek stok listing (R), dan mengkonfirmasi stok properti ke bagian marketing jika stok minim.
8.
Bagian Marketing akan mencari stok properti baru jika stok properti minim (C), dan memasukkan properti baru ke listing properti (U).
132
9.
Bagian
Marketing
akan
melakukan
kontrak
kepada
vendor/Developer (U). 10.
Bagian Marketing akan mendata vendor/Developer baru (C).
11.
Bagian Marketing akan membuat laporan penerimaan vendor (C).
12.
Bagian Marketing akan memasukkan stok properti baru ke listing properti (U), dan membuat laporan persediaan (C).
4.4
13.
Bagian keuangan akan membuat laporan keuangan (U).
14.
Komisaris akan mengecek database perusahaan (R).
System and Application 4.4.1
System Data Flow Diagram
Gambar 4.16 Diagram kontek/ Level 0 Usulan
133
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
Gambar 4.17 Diagram Nol/Level Usulan
134
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa) 4.5
Network and Infrastructure 4.5.1
Network Connectivity Diagram
Internet Customer
Server Database Firewall Direktur
Printer Laser
Wakil direktur Administrasi Bag.Persediaan Manager
Marketing
Printer Pita Printer Pita
Gambar 4.18 Network Connectivity Diagram Usulan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
135
4.6
Security 4.6.1
Usulan Security and Privacy Plan Menjaga Keamanan perusahaan baik dalam keadaan fisik maupun lainnya sangat penting. Didalam menjaga keamanan proses bisnis perusahaan, maka perusahaan sebaiknya memperketat keamanan sistemnya seperti penambahan firewall yang lebih ketat sehingga sulit di tembus oleh para hacker/virus. Data perusahaan juga sebaiknya di back up menggunakan hard disk external untuk berjaga – jaga dari kemungkinan resiko kehilangan data. Untuk Menjaga kemananan secara maksimal maka perusahaan sebaiknya menggunakan CCTV di setiap sudut penting daerah perusahaan untuk mengamati keadaan sekitar agar tetap aman. CCTV tersebut diawasi oleh satpam selama 24 jam sehingga keadaan perusahaan dapat dikontrol setiap saat.
4.7
Standards 4.7.1
Technology Forecast Tabel 4.5 Technology Forecast Usulan Technology Forecast
Forecast Area Software
Short Term (12 Bulan)
Mid Term (12-24 Bulan)
Long Term (2-3 Tahun)
136 Operating System
Windows XP Professional (5.1,Build 2600)
Windows 7
Perubahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan pengguna
Office
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007
Perubahan dilakukan sesuai dengan perkembangan Microsoft office pada saat itu
Anti Virus
AVG
Update
Update
Desktop PC
Komputer dengan Processor pentium Dual Core 1,96GHZ, Ram 2014 Mb, VGA Internal 256Mb,Dvd-Rw Samsung,Hardisk Seagate 380Gb,dengan monitor LCD Flatt
Mengganti bagian yang rusak
Perubahan dilakukan ketika adanya pembaharuan aplikasi dan performa yang dibutuhkan.
Laptop
Acer Aspire 4935
Mengganti bagian yang rusak
Perubahan dilakukan ketika adanya pembaharuan aplikasi dan performa yang dibutuhkan.
Printer
HP laserjet P1006, Epson LX-300
Tidak ada
Tidak ada
Hardware
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
137
4.8
Workforce plan 4.8.1
Workforce Plan Workforce
menyediakan
gambaran
bagaimana
perusahaan
mengelola sumber daya manusia atau tenaga kerja yang ada didalam perusahaan. Didalam workforce plan sendiri terdiri dari strategi untuk memperkerjakan, dan pengembangan untuk tenaga professional untuk eksekutif, manajemen, dan tingkat karyawan dalam perusahaan. Beberapa strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen yaitu sebagai berikut: 1.
Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.
Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan.
3.
Meningkatkan
kemampuan
manajemen
dalam
mengontrol
kegiatan operasional perusahaan. Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan sebagai berikut: 1.
Meningkatkan kinerja karyawan.
2.
Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan.
3.
Meningkatkan komunikasi karyawan dalam memasarkan properti yang ada diperusahaan.
Proses dalam perekrutan karyawan baru dilakukan oleh manager perusahaan yang mewawancarai langsung calon karyawan setelah
138
diterima maka akan langsung berkerja sekaligus diberikan pelatihan kerja untuk melakukan tugas dan tanggung jawab .Dalam pemutusan hubungan kerja karyawan diberikan pesangon.
4.8.2
Organization Chart
Komisaris
Direktur Utama
Wakil Direktur
Manager
Bagian Administrasi
Bagian Marketing
Bagian Persediaan
Bagian Keuangan
Gambar 4.19 Organization Chart Usulan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
Web Developer
139
4.9
Enterprise Architecture Management Plan 4.9.1
EA Program Management 4.9.1.1 Governance and Principles EA Program yang dilakukan pada PT. TriPutra Inti Makmur bertujuan untuk melakukan perubahan atau perbaikan pada proses bisnis perusahaan dengan cara mengubah beberapa kegiatan dan struktur organisasi dari PT. TriPutra Inti Makmur yang sebelumnya menjadi kelemahan dalam persaingan industri yang serupa. Dan juga mengusulkan penggunaan teknologi informasi yang dapat lebih efektif dalam membantu kegiatan di setiap divisi perusahaan.
4.9.1.2 Support for Strategy and Business Dukungan EA program dalam strategi dan bisnis pada PT. TriPutra Inti Makmur digunakan untuk membantu strategi bisnis agar lebih mendukung visi dan misi perusahaan, dengan menggunakan teknologi informasi yang diharapkan dapat membantu proses aktivitas bisnis. Selain itu diharapkan agar dapat mengubah budaya kerja dari perusahaan yang selama ini kurang tertata dengan baik.
140
4.9.1.3 EA Roles and Responbility Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA program pada PT.TriPutra Inti Makmur telah menunjuk direktur utama sebagai sponsor dan juga pengambil keputusan dalam EA program. Dalam rangka pengidentifikasi kebutuhan sistem dan perubahan
proses bisnis yang akan dibuat, yang bertanggung
jawab adalah manager. Tabel 4.6 EA Roles and Responbility EA Team Position
EA Team Role
EA Responbility
Direktur Utama
Sebagai pimpinan eksekutif dan pengambil keputusan Mengidentifikasi kebutuhan sistem perusahaan.
Memberikan sponsor dalam penyuksesan program EA. Untuk mengidentifikasi dan memutuskan kebutuhan perusahaan di masing – masing bagian dan menyediakan aplikasi untuk mendukung proses bisnis yang berjalan.
Manager
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
4.9.1.4 EA Program Budget Dalam beberapa tahun kedepan perusahaan memerlukan teknologi untuk mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan akan mengembangkan sebagian teknologinya yang dirasakan
141
perlu untuk mendukung kemajuan bisnis perusahaan, dibawah ini adalah rincian biaya yang dibutuhkan sampai 3 tahun kedepan.
Tabel 4.7 Rincian Biaya Teknologi Biaya Teknologi NO.
BARANG
JUMLAH
1
Komputer
1
Rp. 4.500.000,-
Rp. 4.500.000,-
2
Server
1
Rp. 7.000.000,-
Rp. 7000.000,-
3
CCTV
5
Rp. 500.000,-
Rp. 2.500.000,-
4
Printer
1
Rp. 500.000,-
Rp. 500.000,-
5
LAN
1
Rp. 200.000,-
Rp. 200.000,-
6
Modem
1
Rp. 200.000,-
Rp. 200.000,-
Satuan
TOTAL
HARGA
Rp.14.900.000,-
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa) Keterangan: 1. Dibutuhkan penambahan 1 Unit komputer untuk bagian persediaan. 2. Dibutuhkan Sebuah Server. 3. Dibutuhkan 5 buah CCTV untuk setiap ruangan. 4. Dibutuhkan 1 buah printer unutk bagian persediaan.
142
5. Dibutuhkan 1 buah LAN untuk menghubungi jaringan tiap komputer. 6. Dibutuhkan 1 buah modem untuk koneksi internet. Tabel 4.8 Rincian Biaya Sumber daya Biaya Sumber Daya NO.
SUMBER DAYA
JUMLAH
SATUAN
HARGA
1
Web Developer
1
Rp.2.000.000,-
Rp 2.000.000 ,-
TOTAL
Rp. 2.000.000,-
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa) Keterangan: 1. Dibutuhkan web developer untuk dapat memaksimalkan manfaat website yang di miliki perusahaan.
4.9.1.5 EA Program Performance Measures Pengukuran performa program EA
perusahaan dapat
dilakukan dengan cara mengukur dan membandingkan apakah hasil dari program EA telah efektif dan efisien.
143
4.10
EA Current Architecture Summary 4.10.1 Strategic Goals and Initiatives Dari strategi dan tujuan yang sudah dibuat, dalam penerapannya sudah berjalan dengan baik dengan memberikan pelayanan sesuai visi dan misi perusahaan. Untuk mencapai strategi perusahaan, seluruh karyawan harus mengikuti prosedur perusahaan yang sudah ada.
4.10.2 Business Service and Information Flows Dari proses bisnis yang sedang berjalan dengan yang akan diusulkan tidak jauh berbeda, karena proses bisnis yang sebelumnya sudah baik, hanya saja penyimpanan data masih dalam bentuk dokumen yang dapat hilang/rusak, selain itu pengiriman data dan informasinya juga masih terbilang memakan waktu karena belum terintegrasi dengan sistem. Dalam pengusulan yang diajukan diproses bisnis perusahaan semua bagian dapat terhubung langsung dengan LAN agar mencapai kinerja yang maksimal.
4.10.3 Systems and Application Dari proses bisnis perusahaan, dijelaskan bagaimana komponen EA saat ini dan artifak dalam sistem dan aplikasi pada framework EA
144
yang mendukung arus informasi yang dibutuhkan setiap bagian dalam keseluruhan organisasi. 4.10.4 Technology Infrastructure Pada bagian ini menjelaskan bagaimana teknologi yang ada dan digunakan pada perusahaan. Perusahaan harus membangun sistem yang ada diperusahaan agar dapat mengefektifkan dan mengefisienkan operasional pada perusahaan.
4.10.5 IT Security Jenis security yang dijalankan sekarang belum berbasis IT masih secara fisik seperti satpam. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan perusahaan beserta data perusahaan, telah memilih beberapa jenis IT Security Seperti: Antivirus, password, dan standar manajemen. Dengan perencanaan pengeluaran budget yang diperlukan untuk pemenenuhan IT Security yang telah diusulkan.
4.10.6 EA Standards Teknologi yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup menunjang kinerja perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan / strategi perusahaan. Untuk menunjang kinerja perusahaan, persiapan yang diperlukan yaitu pemeriksaan spesifikasi
145
hardwade dan software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam beberapa tahun kedepan untuk menunjang perusahaan dalam mencapai tujuan dan strategi bisnis perusahaan.
4.10.7 Workforce Requirement Dalam perekrutan karyawan di PT. TriPutra Inti Makmur, telah mengikuti peraturan perusahaan seperti, penempatan karyawan sesuai keahlian
dan
keterampilan
dibagian
yang
bibutuhkan.
Untuk
meningkatkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Dimulai dari pembagian tugas yang jelas dan tepat. Dan pemasangan visi dan misi untuk mencapai strategi perusahaan.
4.11
EA Future Architecture Summary 4.11.1 Future Operating Scenario Future Opereating Scenario Diusulkan untuk masa depan dengan merubah sebagian komponen dari operasi bisnis sesuai dengan tujuan perusahaaan, hal ini berdasarkan dari peluang – peluang yang muncul untuk menjalani bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Selain itu juga karena penggunaan teknologi informasi untuk mendukung operasional bisnis perusahaaan yang digunakan dapat membantu
146
organisasi untuk mempercepat pekerjaan, mengurangi human error dan dapat mendisiplinkan kinerja para pekerja.
4.11.2 Planning Assumptions Planning Assumptions ini berguna untuk mengusulkan jalan keluar dari masalah dan kendala dalam bisnis yang ada di dalam perusahaan PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR untuk menghadapi masa depan sebagai berikut: PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR harus melakukan regenerasi pekerja dengan melakukan perekrutan karyawan yang berumur lebih muda tetapi tetap harus mempertahankan beberapa pekerja yang berpengalaman dalam pekerjaan untuk menjadi panduan bagi para pekerja junior. Dan pada perencanaan jangka panjang yang masih berhubungan dengan solusi. 4.11.3 Updating Current & Future Views 1. Goals & Initiatives Terdapat strategi yang bias digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan pada satu sampai tiga tahun kedepan, hal ini muncul dari analisis SWOT yang telah dilakukan pada PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR. Dengan kata lain perusahaan harus menentukan strategi –
147
strategi di setiap tahunnya agar dapat memanfaatkan kekuatan yang ada dan peluang – peluang yang ada pada perusahaan. 2. Products & Services Adanya beberapa perubahan dari proses aktivitas perusahaan karena dampak dari penggunaan teknologi informasi dalam membantu operasional perusahaan agar menjadi lebih efektif. 3. Data & Information Pada bagian data dan informasi juga terdapat perubahan yang terjadi untuk arsitektur di masa depan, hal itu karena ada beberapa penyimpanan
data
dan
informasi
pada
PT.TRIPUTRA
INTI
MAKMUR yang masih berbentuk kertas/dokumen yang dapat memunculkan masalah yang besar seperti lama dalam pencarian data tersebut jika diperlukan, hilang, dan rusak. Untuk itu diusulkan kedepannya diubah menjadi data digital dari output sistem informasi yang diusulkan untuk perusahaan. 4. System & Applications Pada sistem dan aplikasi banyak terjadi perubahan yang harus dilakukan untuk membantu fungsi – fungsi dalam perusahaan dalam melakukan pekerjaannya. Adapun sistem yang telah digunakan pada saat ini tapi sistem tersebut belum seluruhnya terhubung dengan bagian atau proses yang saling berkaitan. Jadi penambahan yang
148
diusulkan pada sistem dan aplikasi bertujuan untuk melakukan pengurangan sistem yang ada pada PT.TRIPUTRA INTI MAKMUR tetapi tidak mengurangi fungsi – fungsi dari sistem sebelumnya. 5. Networks & Infrastructure Pada bagian ini terjadi penambahan yang harus dilakukan untuk mendukung sistem informasi yang diusulkan untuk tiga tahun kedepan. Seperti membeli server yang besar untuk menyimpan seluruh data yang ada di perusahaan, selain itu pembaharuan infrastruktur desktop komputer pada bagian yang tertinggal dalam spesifikasi komputer. 6. Security Pada bagian keamanan telah diusulkan perubahan pada keamanan penambahan fisik operasional perusahaan maupun keamanan dalam penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan.
149
4.1.1.4 Sequencing Plan Tabel 4.9 Sequencing Plan Strategi No
1.
Tahun Pertama
Tahun Kedua
Menjaga hubungan baik Memaksimalkan dengan
vendor
dan
Tahun Ketiga Mengembangkan Sistem
penggunaan website dengan menambah fitur
developer agar para mitra kerja saling mendukung.
yang mempermudah customer.
2.
Menganalisa dan Memperbaiki sistem yang mengikuti perkembangan masih kurang bagus. properti dan terus menyesuaikan dengan kebutuhan customer.
3.
Dilakukan pelatihan
-
terhadap karyawan. 4.
Menjalin hubungan kerjasama dengan perusahaan sejenis.
-
5.
Penggunaan database
-
(Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
150
Menjaga hubungan baik dengan vendor dan developer Menganalisa dan mengikuti
Memaksimalkan website
perkembangan properti
Pelatihan terhadap karyawan
Mengembangkan sistem
Menjalin hubungan dengan Perusahaan sejenis Database
Tahun 1
Memperbaiki sistem
Tahun 2
Tahun 3
Gambar 4.20 Sequencing Plan (Sumber: Hasil Analisa Mahasiswa)
4.11.5 Configuration Management PT. TriPutra Inti Makmur akan mengikuti proses standar perubahan dalam konfigurasi EA. Dimana seiring berjalannya proses bisnis maka sistem pada perusahaan akan mengikuti program EA yang telah dibuat untuk menuju strategi perusahaan.
151
4.12
EA Glossary and References 1. Enterprise Sekumpulan aktivitas dan tujuan dari sebuah organisasi atau beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya laianya saling bertukar. Sumber: An Introduction to Enterprise Architecture. 2. Enterprise Architecture Merupakan praktek profesi dan manajemen yang ditujukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan memungkinkan mereka untuk memahami perusahaan dalam hal bolistik dan pandangan menyeluruh dari arah strategis mereka, praktek bisnis dan pandangan menyeluruh tentang keadaan masa kini dan dimasa mendatang, sebuah perusahaan dapat lebih baik mengatur transisi metode operasi yang ada ke masa yang akan datang. Sumber: An Introduction to Enterprise Architecture. 3. Current View Sebuah artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang saat ini ada dalam perusahaan. Sumber: An Introduction to Enterprise Architecture. 4. Future View
152
Sebuah artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang belum ada dalam perusahaan untuk masa mendatang. Sumber: An Introduction to Enterprise Architecture. 5. Sistem Sekelompok elemen – elemen yang teroganisir dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Sumber: An Introduction to Enterprise Architecture. 6. Informasi Data yang telah diubah menjadi berarti dan berguna khususnya bagi pengguna akhir. Sumber: Introduction to Information System. 7. Sistem Informasi Gabungan dari orang, hardware, software jaringan komunikasi dan sumber daya data yang dikumpulkan, diubah, mendistribusikan informasi kedalam organisasi. Sumber: Introduction to Information System. 8. Data
153
Hal yang mengacu kepada deskripsi mendasar dari sebuah hal, kejadian, aktivitas dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan tetapi tidak diatur untuk mencapai maksud tertentu. Sumber: An Introduction to Enterprise Architecture. 9. Teknologi Informasi Perangkat keras, perangkat lunak, perangkat telekomunikasi, manajemen database, dan teknologi pengolahan informasi lainnya yang digunakan didalam suatu sistem informasi berbasis komputer. Sumber: Introduction to Information System.
