BAB 3 ANALISIS JARINGAN KOMPUTER
3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT NAV Bima Pratama merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang hiburan, yaitu usaha karaoke keluarga. Pada awalnya perusahaan ini merupakan perusahaan rekaman audio visual yang memproduksi video lagu karaoke. Setelah itu perusahaan ini memutuskan untuk bergerak dalam bisnis karaoke keluarga dengan gerai pertamanya di Surabaya, Jawa Timur pada tahun 1999. Kemudian, perluasan usaha dilakukan dengan membuka gerai-gerai di kota-kota lainnya terutama di Jakarta. Saat ini di Jakarta, telah dibuka delapan gerai dengan perincian: tiga di Boulevard Kelapa Gading, dua di Fatmawati, dua di Mega Mal Pluit, dan satu di Kebon Jeruk, Meruya. Selain itu juga terdapat empat gerai di Surabaya, satu di Jogyakarta, satu di Makasar, dan satu di Ujung Pandang. Tugas dan wewenang masing-masing pemakai dalam struktur organisasi yang diterapkan di PT NAV Bima Pratama dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Manajer Operasional: •
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pegawai di suatu gerai, seperti perekrutan karyawan baru, menyediakan keperluan pegawai, dan mengatur pergantian shift pegawai.
•
Memastikan semua peralatan dan perlengkapan penunjang kegiatan operasional dalam kondisi baik.
•
Setiap gerai memiliki dua orang manajer operasional.
23
24 b. Staf Akuntansi: •
Bertanggung jawab kepada manajer keuangan pusat dan manajer operasional pada gerai tersebut.
•
Membuat laporan keuangan.
•
Setiap gerai memiliki satu orang staf akuntansi
c. Pegawai gerai: •
Melayani pembayaran dan reservasi di counter kasir
•
Melayani keperluan client di dalam ruangan karaoke, seperti: menyiapkan ruangan karaoke, mengantarkan pesanan makanan, mengantarkan faktur, menanggapi keluhan client selama berkaraoke.
•
Setiap gerai memiliki dua shift (giliran kerja) setiap harinya dan setiap shift memerlukan pegawai dengan jumlah sekitar setengah dari jumlah ruangan yang tersedia di gerai tersebut.
Gambar struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada halaman berikut.
25
Gambar 3.1 Struktur organisasi perusahaan
26 Layanan yang disediakan oleh setiap gerai PT NAV Bima Pratama: a. Penyewaan ruangan karaoke Setiap harinya setiap gerai mendapatkan sedikitnya 50 penyewa ruangan karaoke dengan durasi lebih kurang dua jam. Setiap transaksi penyewaan ruangan karaoke dengan durasi kelipatan dua jam akan mendapatkan free pass dengan durasi satu jam. Free pass ini tidak dapat digunakan pada hari transaksi terjadi dan memiliki masa berlaku satu bulan ke depan. Setiap penyewaan ruangan karaoke dengan durasi tiga jam dalam satu kali kunjungan, pelanggan akan mendapatkan sebuah VCD karaoke secara cuma-cuma.
Tabel 3.1 Daftar harga sewa ruangan karaoke (dalam Rupiah) Senin s.d. Kamis
Room Small Medium Large Suite President Suite
12.00 17.00 22.500 25.000 30.000 37.500 47.500
17.00 23.00 45.000 50.000 60.000 75.000 95.000
23.00 02.00 22.500 25.000 30.000 37.500 47.500
Jumat s.d. Minggu dan hari libur
12.00 17.00 45.000 50.000 60.000 75.000 95.000
17.00 23.00 50.000 55.000 65.000 80.000 100.000
23.00 02.00 22.500 25.000 30.000 37.500 47.500
b. Penjualan makanan dan minuman Setiap gerai juga menyediakan berbagai jenis makanan dan minuman mulai dari makanan utama seperti nasi goreng, makanan ringan seperti kacang goreng, dan minuman seperti air mineral, jus buah, minuman ringan, dan minumam beralkohol. PT NAV Bima Pratama memberlakukan larangan untuk membawa
27 makanan dan minuman dari luar dan menetapkan denda atas pelanggaran tersebut sebesar Rp10.000,00 per item. c. Penjualan VCD dan DVD karaoke PT NAV Bima Pratama menjual VCD dan DVD karaoke kompilasi yang isinya dapat dipilih sendiri oleh pelanggan dari koleksi video lagu yang tersedia. d. Penjualan CD dan VCD hasil rekaman karaoke pelanggan Pelanggan dapat mengabadikan momen karaoke mereka ke dalam bentuk CD dan VCD. Namun, jika pelanggan dapat menunjukkan sejumlah faktur penyewaan ruangan dengan total Rp.100.000,00 dalam kurun waktu dua bulan, pelanggan dapat merekam hasil karaokenya ke dalam bentuk CD secara gratis. Sedangkan, untuk VCD diperlukan sejumlah faktur senilai Rp.150.000,00. e. Penjualan free pass Pelanggan dapat membeli free pass untuk diberikan kepada orang lain sebagai hadiah. Setiap pembelian free pass dengan durasi kelipatan dua jam akan langsung diberikan tambahan free pass dengan durasi satu jam. f. Penjualan kartu member Setiap gerai menyediakan kartu member yang dapat dimiliki oleh pelanggan dengan cara membayar Rp.350.000,00. Fasilitas yang disediakan adalah potongan harga sebesar 10% untuk setiap transaksi dan mendapatkan sepuluh free pass dengan durasi masing-masing satu jam yang dapat digunakan sampai dua bulan setelah pendaftaran. Kartu ini berlaku selama satu tahun dan dapat digunakan di setiap gerai.
28 3.2 Prosedur yang Sedang Berjalan Secara umum, setiap gerai PT. NAV Bima Pratama memiliki prosedur operasional yang sama. Perbedaannya hanya dari jumlah dan kapasitas ruang client (ruang karaoke) yang ada. Selain ruangan client, juga terdapat sebuah ruang operator dan ruang kontrol. Berikut dijelaskan lebih rinci mengenai prosedur pelayanan serta prosedur penambahan video lagu baru dan pelaporan transaksi harian.
3.2.1 Prosedur Operasional Pelayanan Perusahaan Pada saat PT NAV Bima Pratama mulai memasuki bisnis karaoke keluarga, mereka menerapkan sistem dengan cara-cara yang konvensional (semi computerized) dalam melayani permintaan lagu dari client. Sistem tersebut masih menggunakan Video Compact Disc (VCD) player, Laser Disc (LD) player, dan jasa beberapa orang operator. Setiap VCD atau LD player di ruang operator terhubung dengan satu ruang karaoke sehingga jumlah VCD dan LD player sama dengan banyaknya ruangan karaoke. Masing-masing operator bertanggung jawab untuk memutarkan permintaan lagu yang berasal dari empat ruang karaoke. Seiringnya dengan pesatnya perkembangan Teknologi Informasi dewasa ini, maka pada tahun 2001, perusahaan memutuskan untuk menerapkan sistem yang berbasis Teknologi Informasi untuk menutupi kekurangan-kekurangan sistem konvensional dan sistem ini masih digunakan hingga saat ini. Sistem ini memerlukan sejumlah perangkat baik pada ruang operator maupun ruang karaoke.
29
Gambar 3.2 Gambar topologi LAN sistem berjalan
30 Berikut ini adalah spesifikasi perangkat keras yang diperlukan di ruangan operator: a. Satu monitor dengan ukuran 15“. b. Satu CPU sistem utama dan satu CPU sistem redundant sebagai back-up untuk menanggapi permintaan lagu dari komputer client. Spesifikasinya adalah sebagai berikut: •
Satu prosesor 2,8 GHz Pentium 4.
•
Satu memory 512 MB DDR.
•
Satu harddisk 250 GB.
•
Satu CD-ROM.
c. Satu CPU data utama dan satu CPU data redundant sebagai back-up yang memuat semua koleksi video lagu. Spesifikasinya adalah sebagai berikut: •
Satu prosesor 2,66 GHz Pentium 4.
•
Satu memory 512 MB DDR.
•
Lima harddisk 250 GB sampai saat ini. Jumlah harddisk akan terus bertambah seiring dengan penambahan video-video lagu baru.
d. Satu CPU switch untuk mengalihkan tampilan dari satu CPU ke CPU yang lain dengan hanya menggunakan satu monitor. e. Satu atau lebih switch yang masing-masing memiliki 24 port untuk membentuk jaringan dari seluruh PC client, empat CPU server, dua PC kasir, dan dua PC di ruang kontrol. f. Satu mouse dan satu keyboard.
31 Berikut adalah spesifikasi perangkat keras yang diperlukan di masingmasing ruang client: a. Satu monitor televisi untuk menampilkan video lagu yang sedang dimainkan. b. Satu monitor (dapat berupa televisi atau monitor komputer) sebagai sarana interaksi antara client dan server dimana client dapat melihat daftar lagu dan memilih lagu yang diinginkan. Selain itu, client juga dapat mengubah pilihan yang telah dibuat. c. Satu CPU yang terhubung dengan CPU server dalam ruangan operator. CPU ini berfungsi mengirimkan kode lagu yang telah dipesan client. d. Satu amplifier yang berfungsi mengatur baik volume suara musik dan microphone maupun echo yang ditimbulkan microphone e. Satu mouse dan satu keyboard. Berikut adalah tahapan dari sistem yang sedang berjalan: a. Client memesan ruangan ke resepsionis sesuai dengan keinginan, kasir memberitahukan nomor ruangan dan hitungan waktu mundur di komputer kasir pun dimulai. Ketika client sudah memasuki ruangan, maka aktivitas karaoke sudah dapat dimulai. b. Client memilih lagu yang diinginkan melalui monitor menu dan kode lagu langsung dikirimkan dari CPU client ke CPU server. Di CPU server, file video lagu dikopi ke CPU client dan video lagu mulai dimainkan di CPU client seiring dengan jalannya proses pengkopian. Tahap ini diulang terus menerus sampai hitungan waktu habis.
32 c. Sepuluh menit sebelum hitungan waktu habis, di layar PC kasir muncul pesan peringatan. Kasir mengkonfirmasi ke client untuk mengetahui apakah client ingin memperpanjang waktu. Jika tidak, maka faktur langsung dicetak dan dibawa ke ruangan karaoke tersebut. d. Jika ada perpanjangan waktu maka akan kembali ke tahap b dan c. Berdasarkan prosedur yang telah dijelaskan di atas, dapat diketahui wewenang atau akses atas resource pada PC client maupun server: a. Manager operasional memiliki akses ke setiap PC yang ada di gerai di mana ia bertugas, baik PC client, server, maupun PC kasir untuk memastikan semua kegiatan berjalan dengan baik. b. Staf akutansi memiliki akses ke PC kasir untuk memonitor transaksi yang berlangsung. c. Kasir hanya memiliki akses untuk menghubungkan dan memutuskan koneksi antara PC client dan server. d. Client hanya memiliki akses untuk meminta video lagu dari server. Gambar bagan prosedur karaoke dapat dilihat pada halaman berikut.
33
Gambar 3.3 Bagan prosedur karaoke
34 3.2.2 Prosedur Penambahan Video Lagu Baru Untuk mempertahankan agar koleksi video lagu tetap up-to-date, PT NAV Bima Pratama menambahkan sejumlah video lagu baru secara tidak teratur karena disesuaikan dengan kebutuhan gerai-gerai akan video lagu baru. Tahapan proses penambahan video lagu baru adalah sebagai berikut: a. Video lagu dipesan dan dibuat khusus untuk perusahaan, sehingga pada awalnya hanya ada satu master video lagu. b. Master video lagu tersebut dikumpulkan dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan. Master-master tersebut diduplikasi ke harddisk sesuai dengan jumlah kota yang ada dan didistribusikan menggunakan jasa pengiriman barang. Pengiriman harddisk dari kantor pusat di Surabaya ke salah satu gerai di masing-masing kota membutuhkan waktu lebih kurang 24 jam dengan menggunakan jasa one-night service (ONS). Umumnya pengiriman baru dilakukan seminggu sekali dengan jumlah minimum lima dan maksimum lima belas video lagu baru. Namun, frekuensi dua minggu sekali mungkin terjadi bila tidak banyak produksi video lagu baru atau seminggu dua kali bila banyak produksi video lagu baru. Untuk distribusi, kantor pusat menggunakan satu buah harddisk dengan kapasitas 80 GB untuk masing-masing kota tujuan. c. Setelah harddisk diterima oleh gerai pada suatu kota, isi harddisk diduplikasikan ke harddisk server data utama dan redundant. d. Bila di kota tersebut terdapat lebih dari satu gerai, maka harddisk akan diedarkan ke gerai-gerai lainnya pada kota yang sama pada hari itu juga. Ini merupakan perkiraan yang ideal. Namun, waktu duplikasi mungkin lebih
35 dari 24 jam karena kelalaian dan kemalasan pegawai outlet untuk mengantarkan harddisk tersebut ke gerai lainnya. e. Setelah seluruh gerai pada kota tersebut sudah selesai menduplikasi, harddisk dikembalikan ke kantor pusat dengan menggunakan jasa pengiriman barang biasa, bukan ONS. Gambar aliran distribusi video lagu baru pada sistem berjalan dapat dilihat pada halaman berikut.
36
Gambar 3.4 Aliran distribusi video lagu baru pada sistem berjalan
37 3.2.3 Prosedur Pelaporan Transaksi Keuangan Transaksi keuangan yang terjadi di tiap gerai setiap harinya adalah sebagai berikut: a. Penyewaan ruangan karaoke b. Pembelian dan penjualan makanan dan minuman c. Denda d. Penjualan VCD dan DVD karaoke e. Penjualan CD dan VCD hasil rekaman karaoke pelanggan f. Penjualan free pass g. Penjualan kartu member h. Pembelian inventaris Pembelian inventaris perusahaan mencakup hal-hal sebagai berikut: peralatan karaoke, peralatan komputer, CD/DVD kosong, dan perlengkapan kantor. Semua transaksi keuangan di atas wajib dilaporkan oleh tiap gerai ke kantor pusat setiap hari. Tahapan prosesnya adalah sebagai berikut: a. Pelaporan omset per hari Omset per hari akan dilaporkan setelah waktu operasi gerai berakhir pada pukul dua pagi. Informasi tersebut dikirimkan melalui short messaging service (SMS) oleh supervisor. b. Penyetoran omset Omset akan disetor ke nomor rekening bank kantor pusat sehari setelah omset itu diterima. Hasil setoran dicocokkan dengan jumlah uang yang telah dilaporkan.
38 c. Pengiriman laporan keuangan dan bukti transaksi per bulan Laporan keuangan ditangani secara independent oleh masing-masing staf keuangan tiap gerai. Laporan keuangan yang dibuat dikirimkan menggunakan jasa pos setiap bulannya disertai dengan semua bukti transaksi. d. Pemeriksaan laporan keuangan oleh kantor pusat Umumnya laporan keuangan diperiksa dengan metode seperti di atas. Namun, manajer keuangan pusat dapat melakukan inspeksi mendadak ke gerai bila dipandang perlu.
3.3 Analisis Sistem Berjalan Berdasarkan prosedur penambahan video lagu baru dan pelaporan transaksi keuangan yang telah dijabarkan diperoleh hasil analisis prosedur dan traffic distribusi video lagu baru.
3.3.1 Analisis Prosedur Perkembangan dunia musik sangat pesat. Setiap hari, perusahaanperusahaan rekaman selalu merilis beberapa lagu baru dan kemudian sebagian menjadi populer untuk sementara waktu. Untuk menayangkan video lagu karaoke dari suatu lagu baru yang mulai populer tidaklah mudah. Pertama-tama, perusahaan harus menunggu video lagu karaoke resmi keluar di pasaran, sedangkan biasanya video tersebut baru dirilis saat sebuah lagu memasuki akhir kepopulerannya. Tentu saja hal ini tidak menguntungkan bagi perusahaan karena video lagu merupakan modal utama
39 bagi perusahaan yang bergerak di bidang karaoke keluarga. Bayangkan penghasilan
yang
hilang
selama
proses
menunggu
tersebut.
Untuk
menanggulangi masalah ini, maka perusahaan memutuskan untuk membuat sendiri video lagu tersebut. Namun, masih ada kendala lainnya yaitu, periode pendistribusian video yang cukup lama. Prosedur pendistribusian yang menggunakan jasa kurir mengakibatkan setiap master video lagu yang selesai diproduksi tidak mungkin langsung dikirim dan disebarkan ke semua gerai karena akan memakan biaya yang sangat banyak. Dan berdasarkan dengan tahapan diatas, dapat dilihat bahwa periode pengiriman lagu ditentukan oleh jumlah master video lagu yang sudah selesai diproduksi. Hal ini mengakibatkan pelanggan merasa bosan menunggu dan saat akhirnya mereka dapat menikmati lagu-lagu tersebut, sebagian besar sudah tidak populer lagi dan sudah muncul lagu-lagu baru yang lebih menarik dan populer. Selain itu, juga mengakibatkan tidak serentaknya pembaharuan koleksi lagu baru di setiap gerai. Dan kadangkala, ada gerai yang malah terlupakan. Dari prosedur penambahan video lagu baru dan transaksi keuangan dapat disimpulkan terjadi hal-hal sebagai berikut: a. Tidak serentaknya video lagu baru diterima oleh tiap gerai. b. Menurut hasil survei di beberapa gerai di luar daerah, koleksi video lagu selalu terlambat diperbaharui bahkan terkadang terlupakan. c. Update video lagu baru dapat didistribusikan ke setiap gerai setelah satu minggu pengumpulan video-video lagu baru sehingga terdapat rentang
40 waktu yang cukup lama untuk penambahan video lagu baru. Hal ini membuat client merasa bosan menunggu tambahan video lagu baru. d. Laporan omset per hari yang dikirimkan melalui SMS rentan terhadap manipulasi. e.
Inspeksi terhadap laporan keuangan yang menyita waktu dan tenaga.
3.3.2 Analisis Traffic Distribusi Video Lagu Baru Distribusi video lagu saat ini masih dilakukan dengan cara manual menggunakan tenaga kerja manusia dan jasa pengiriman barang. Namun, analisis traffic dapat dilakukan dengan menghitung besarnya ukuran data yang masuk dari kantor pusat ke gerai. Setelah dilakukan wawancara dan pengamatan, diperoleh informasi sebagai berikut: a.
Setiap file video lagu mempunyai format mpeg dengan ukuran rata-rata 41.325 KB. Tabel perhitungan ukuran rata-rata file video lagu dapat dilihat pada halaman berikut.
41 Tabel 3.2 Perhitungan ukuran rata-rata file video lagu
Harddisk
I II III IV V
Folder I II III IV V Subtotal I II III IV V Subtotal I II III IV V Subtotal I II III IV V Subtotal I II III IV V Subtotal
Total
Ukuran file(dalam KB) Jumlah file 385.261 7 566.947 12 419.754 11 330.513 7 257.456 6 1.959.931 43 627.313 15 397.447 9 274.190 9 272.907 6 472.145 11 2.044.002 50 527.037 15 474.193 11 83.318 2 453.218 14 498.042 14 2.035.808 56 589.933 13 458.078 10 413.175 12 433.108 10 78.661 2 1.972.955 47 627.296 18 702.735 16 741.611 17 751.475 17 735.196 16 3.558.313 84 11.571.009
Ukuran file rata-rata (dalam KB)
280 41.325
42 b.
Pada setiap pengiriman didistribusikan minimum lima dan maksimum lima belas video lagu.
c.
Setiap minggu dilakukan sebanyak-banyaknya satu kali distribusi video lagu.
Tabel 3.3 Distribusi video lagu bulan Agustus s.d. Oktober 2005 Bulan
Minggu I II III IV V Total
Jumlah video 9 0 13 7 10 39
September
I II III IV Total
11 7 12 0 30
Oktober
I II III IV V Total
10 13 9 11 11 54
Agustus
Berdasarkan informasi di atas, diperoleh persamaan sebagai berikut: T=s*N
43 Keterangan: T = total ukuran file video lagu diterima setiap bulan oleh satu gerai (dalam KB), s
= ukuran rata-rata satu file video lagu (dalam KB),
N = jumlah file video lagu setiap bulan.
Perhitungan: TAgustus
= 41.325 * 39 = 1.611.675
TSeptember
= 41.325 * 30 = 1.239.750
TOktober
= 41.325 * 54 = 2.231.550
TRata-rata
= (TAgustus + TSeptember + TOktober) / 3 = (1.611.675 + 1.239.750 + 2.231.550) / 3 = 1.694.325 KB = 1,7 GB
Jadi total rata-rata ukuran file video lagu yang diterima setiap gerai per bulan adalah 1,7 GB.
44 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil analisis di atas dapat dilihat bahwa PT NAV Bima Pratama menghadapi masalah yang cukup kritis, yaitu: a. Proses distribusi video lagu baru dari kantor pusat ke masing-masing gerai. b. Proses pelaporan omset dan keuangan.
3.5 Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan diatas, diusulkan untuk membuat sebuah jaringan komputer yang dapat menghubungkan antargerai sehingga informasi yang dibutuhkan dapat sampai dengan lebih cepat dan akurat. Dilihat dari analisis traffic distribusi video lagu baru dapat terlihat bahwa ukuran file yang akan ditransfer dari pusat ke gerai cukup besar yakni sekitar 41.325 KB. Setelah dilakukan wawancara dengan pihak perusahaan, ingin diciptakan sebuah jaringan komputer yang memiliki bandwith yang besar dan koneksi internet yang bersifat connection-oriented. Dengan pertimbangan diatas, maka akan dirancang sebuah jaringan komputer dengan teknologi Frame Relay. Setelah membandingkan Frame Relay dengan beberapa teknologi lain, seperti Asymmetric Digital Subscriber Line (ADSL) dan koneksi menggunakan fiber optic, Frame Relay paling tepat diimplementasikan pada jaringan komputer PT NAV Bima Pratama. ADSL paling ekonomis tetapi memiliki usage limit sebesar 1 GB yang tidak memadai untuk keperluan distribusi file video lagu. Sedangkan, koneksi menggunakan fiber optic memiliki bandwidth hingga 1024 Kbps tetapi membutuhkan biaya yang jauh lebih besar.
45 Tabel 3.4 Perbandingan Frame Relay, ADSL, dan fiber optic Teknologi Frame Relay ADSL Fiber optic
Biaya (Rp) Pasang Bulanan 4.500.000 4.875.000 250.000 700.000 4.300.000 10.500.000
Usage limit unlimited 1 GB unlimited
Dengan adanya teknologi Frame Relay, diharapkan kedua masalah utama yang telah disebutkan di atas dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut: a. Proses distribusi video lagu baru dari kantor pusat ke masing-masing gerai dapat diatasi dengan mentransfer setiap file video lagu baru ke setiap gerai di seluruh Indonesia pada hari video lagu tersebut selesai diproduksi. b. Proses pelaporan omset dan keuangan dapat diatasi dengan memrogram setiap komputer kasir di setiap gerai agar dapat mengirimkan setiap transaksi keuangan yang terjadi secara otomatis ke kantor pusat.
