BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dalam menghadapi era globalisasi, persaingan di dunia perhotelan sangatlah besar dalam merebut para pelanggan. Persaingan yang besar antar hotel tersebut menyebabkan masing-masing hotel berusaha memberikan pelayanan dan fasilitas semaksimal mungkin. Operasional hotel selama periode ini memiliki perubahan yang signifikan dalam peran dan pengaruh teknologi dengan meningkatnya penggunaan komunikasi yang lebih canggih dan terintegrasi. Front office sebagai jantung dari kegiatan utama hotel dituntut untuk menjadi area yang paling perlu diperhatikan karena front office adalah tempat penyediaan informasi selama tamu berada di dalam hotel, mengatur keberangkatan mereka, termasuk mengelola pembayaran. Pendapat Baum dan Odgers dalam jurnal yang ditulis oleh Baum dan Devine (2007) menyatakan bahwa “They identify the central role of front office in the organization of hotels, both in terms of the flow of management information and in relation to how the guest experiences the range of products and services on offer with the establishment” (p271). Ini artinya, saat ini kegiatan operasional maupun administrasi front office yang bersifat tradisional telah hilang atau telah disederhanakan dengan adanya komunikasi yang canggih dan saling terintegrasi sejalan dengan kebutuhan informasi yang cepat dan tepat bagi para pelanggannya. Kini banyak perusahaan yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam mengelola seluruh aset perusahaan untuk meningkatkan kinerja
1
2 bisnis, kualitas data, dan informasi y an g dihasilkan, serta kinerja p ara karyawan. Penerapan teknologi informasi ini tentu dilakukan untuk mencap ai suatu tujuan y aitu memp eroleh laba atau keuntungan y an g maksimal baik secar a langsung maup un tidak langsung dan memb erikan kep uasan terhadap kebutuhan p ara p elangganny a. Pada jurnal Law dan Jogaratnam (2005) m en gatakan bahwa “Information technology (IT) applications in the hotel industry have largely been devoted to the hand ling of the routine operational problems that crop up while running a hotel” (p 170). Artiny a manajer hotel dap at memperkirakan berap a besar laba keuntungan dan balik modal y ang dip eroleh setiap harinya. Damp aknya bagi front office adalah memun gkinkan p ara pelanggan untuk merasakan p engalaman y ang leb ih baik dan staf front office dap at bekerja lebih efisien d alam m embantu p ara p elan gganny a, khususny a dalam p eny ediaan informasi. Sem akin berk emban gny a teknologi informasi membu at semakin besar keinginan perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem informasinya. Hal ini
muncul d ari k eraguan p ihak
p engendalian kesuksesanny a
teknologi
informasi
dalam area
bisnis.
manajem en p erusahaan apakah
tersebut Namun,
sudah
dap at
p roses
membuktikan
evaluasi
tersebut
membutuhkan ruan g lin gkup y ang jelas agar semua kebutuhan akan kontrol terhadap teknologi informasi yan g dibutuhkan d ap at terdefinisikan dengan jelas. Pendapat ini didukung dengan kesimpulan y ang ditulis dalam jurn al Marthandan dan Tang (2010) y aitu “To define the scop e, several questions need to be answered. What are the evaluation objectives? What type of IT, e.g. a single IT application, a type of IT, or all IT applications (Seddon et al., 1999)? What are the in tents and uses of IT, e.g. operationa l, ta ctical, or strategic? What is the
3 depth and bread th of evaluation? Wha t are the evaluation constraints, e.g. time, cost, and experience? ” (p 50). Untuk mencapai itu semua, dibutuhkan kerangka kerja y ang telah terdefinisi den gan baik dan memenuhi kebutuhan ev aluasi bagi auditor. CobIT (Control Objectives for Information and related Technology) sebagai salah satu keran gka kerja terbaik dalam mengelola p engend alian teknologi infor masi berfungsi untuk memp ertemukan semua kebutuhan manajemen dengan cara menjembatani p emisah y ang ada di resiko bisnis, kebutuhan pengend alian, dan isu-isu teknik. CobIT terdiri dar i 4 do main utama, yaitu Planning and Organization, Acquisition and Implementation, Delivery and Support dan Monitoring and Evaluate. Den gan men ggunakan CobIT sebagai dasar evaluasi terhadap
sistem informasi, p erusahaan dap at menilai sifat dan tingkat
p engendalian teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mengintegr asikan tujuan pengendalian internal. Oleh karena itu, dengan dilakukannya evaluasi diharap kan dapat membantu p erusahaan untuk mengetahui k elemahan/k ekuran gan p otensial dalam SI atau TI yang telah diterap kan. Dengan melihat p entingny a p eranan teknologi informasi dalam bidan g ini, maka d ibuatlah skripsi dengan judul “EVALUAS I S ISTEM INFO RMAS I FRONT OFFICE PADA TWIN PLAZA HOTEL”.
1.2 Ruang Lingkup Kerangka kerja CobIT berdasarkan ITGI (IT Governance Institute) dan ISACA (Information Systems Audit and Control Association) terdiri dari 4 Domain utama y aitu, Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI),
4 Deliver and Support (DS), Monitor and Evaluate (ME), y ang terdiri dar i 34 high level con trol objective yang dijelaskan secara rinci d alam deta iled control objective. Control objective IT adalah perny ataan mengenai hasil atau tujuan y ang harus dicapai melalu i p enerap an p rosedur kendali dalam aktifitas TI tertentu. Pembatasan dalam pembahasan ruan g lin gkup melip uti: 1. Penilaian pengelolaan teknolo gi informasi y ang akan dilakukan den gan menggunakan standar CobIT 4.1. 2. Penilaian dilakukan p ada IT customer perspective. 3. Penilaian juga dilakukan den gan menggunakan Maturity Model CobIT. 4. Proses evaluasi y ang d ilakukan mu lai dari r eservasi, ch eck in, check out, hingga p embayaran.
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari p enelitian ini adalah: 1. M enganalisa p en gelo laan teknologi informasi front office. 2. M enganalisa kebutuhan kontrol y ang dip erlukan p erusahaan, khususnya dalam mengelola teknolo gi informasi. 3. M enentukan
p osisi
p erusahaan
menurut
Maturity
Model
untuk
menggolongkan p engelolaan TI dari level nonexisten t (0) ke optimized (5) berdasarkan skala p enilaian p ada CobIT terhadap 4 domain utama, y aitu Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate. 4. M emberikan rekomendasi terhad ap hasil temuan men genai realisasi strategi TI untuk membantu manajemen p erusahaan dalam menin gkatkan proses
5 bisnisnya. Manfaat dari p enelitian ini adalah: 1. M emberikan hasil evaluasi dan arah an yang berorientasi p ada bisnis dengan menggunakan standar CobIT 4.1 terhadap kebutuhan kontrol bagi p ihak manajemen. 2. M emberikan pedoman atau acu an jika terjadi suatu kesimp an g-siuran dalam p enerapan dan p engembangan TI. 3. Hasil p enelitian d apat dijadikan arah untuk menuju penerap an IT Governance y ang lebih baik bagi p erusahaan. 4. M enghasilkan suatu lap oran y ang dap at dipertanggun gjawabkan mengenai kegiatan evaluasi sistem yang diterapkan p ada Twin Plaza Hotel.
1.4 Metodologi Penelitian Metode p enelitian yang digunakan dalam p eny usunan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Studi Pustaka M encari dan mempelajari bahan-bahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, serta memahami aturan-aturan dan p rosedur dalam sistem informasi front office y ang terdap at di dalam berbagai m edia. 2. Studi Lap angan M etode ini dilakukan den gan 3 (tiga) cara, y aitu: a. Observasi Pengumpulan data dengan m en gadakan p engamatan lan gsun g terhadap pengendalian pengun aan TI/SI Twin Plaza Hotel atas sistem y ang berjalan.
6 b. Wawancar a Pengumpulan data den gan melakukan tanya jawab secara langsung dengan p ihak-pihak yang bersangkutan men genai data dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan ev aluasi. Dibuat daftar pertany aan wawancara b erdasarkan standar CobIT 4.1 untuk memp eroleh data dan informasi yan g diperlukan. c. Check List Merup akan bentuk p engump ulan data dengan cara menyebar pertany aan ke bagian-bagian yang terkait yang isiny a berupa daftar pertany aan beserta p ilihan jawaban berup a check list y an g disediakan kep ada resp onden. d. Dokumentasi Merup akan kajian yang men itik beratkan p ada analisis atau interpretasi bahan tertulis, tercetak, atau terekam yang dap at digunakan sebagai bukti atau keterangan.
1.5 Sistematika Penulisan Dalam sistematika p enulisan ini, kami hendak m ember ikan gambaran umum tentang ap a y ang akan diuraikan dalam skrip si ini secar a keseluruhan menjadi 5 bab, y aitu: BAB 1: PENDAHULUAN Dalam bab ini, member ikan p enjelasan men genai latar belakang p enulisan skrip si, ruang lin gkup , tujuan dan manfaat, metodologi p enelitian serta sistematika penulisan.
7 BAB 2: LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dib ahas mengenai landasan teori yang m enjelaskan teori-teori men genai sistem, infor masi, sistem infor masi, sistem p engendalian internal, audit sistem informasi, CobIT dan IT Governance, serta teori khusus mengenai front office. BAB 3: GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini, memb erikan uraian mengenai mengenai gamb aran umum tentang objek y an g diteliti, antara lain m elip uti latar belakang, visi dan m isi perusahaan, struktur organisasi p erusahaan, uraian jabatan, sistem yang berjalan, dan p enjelasan p endukung dari sistem informasi front office Twin Plaza Hotel. BAB 4: EVALUASI SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE PADA TWIN PLAZA HOTEL Pada bab ini berisi analisa mengenai kriteria-kr iteria level p osisi p erusahaan yang sudah atau belum dilaksanakan oleh p erusahaan serta membah as men genai hal-hal yang sebaikny a dilakukan oleh Twin Plaza Hotel untuk mencap ai target y ang telah ditentukan sebelu mnya. Menghasilkan lap oran hasil evalu asi yang berguna untuk member ikan rekomendasi p ada setiap temuan y ang terdeteksi. BAB 5: SIM PULAN DAN SARAN Pada bab terakhir ini ber isi tentang simpulan dan saran dari uraianuraian p ada bab sebelumny a untuk p engembangan Twin Plaza Hotel.
