AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program Felhasználói útmutató
1. MEGVÁSÁRLÁS ............................................................................................................................................................................ 2 1.1. AUTOMATIKUS ÉLESÍTÉS .............................................................................................................................................................. 2 1.2. MANUÁLIS ÉLESÍTÉS .................................................................................................................................................................... 2 2. TELEPÍTÉS..................................................................................................................................................................................... 3 2.1. ELSŐ TELEPÍTÉS............................................................................................................................................................................ 3 2.2. TÖBB PÉLDÁNY TELEPÍTÉSE ......................................................................................................................................................... 3 2.3. FRISSÍTÉS ..................................................................................................................................................................................... 3 2.4. ÚJRATELEPÍTÉS ............................................................................................................................................................................ 3 2.5. HÁLÓZATI HASZNÁLAT................................................................................................................................................................. 3 3. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK ................................................................................................................................................... 3 3.1. A SZOFTVER RENDSZERIGÉNYE .................................................................................................................................................... 4 3.2. EGYÉB ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK ................................................................................................................................................ 4 3.3. EXCEL EXPORT ............................................................................................................................................................................. 4 3.4. ELŐNÉZET .................................................................................................................................................................................... 4 4. BEÁLLÍTÁSOK .............................................................................................................................................................................. 4 4.1. ÁLTALÁNOS BEÁLLÍTÁSOK ........................................................................................................................................................... 4 4.2. SZÁMLA BEÁLLÍTÁSAI .................................................................................................................................................................. 7 4.3. EGYÉB BEÁLLÍTÁSOK ................................................................................................................................................................... 8 4.4. FORDÍTÁSOK ................................................................................................................................................................................ 8 5. ÁRLISTA, KÉSZLET LISTA ........................................................................................................................................................ 8 5.1. KÉSZLETNYILVÁNTARTÁS ............................................................................................................................................................ 9 6. ÚJ NYOMTATVÁNY KÉSZÍTÉS ................................................................................................................................................ 9 6.1. SZÁMLA KÉSZÍTÉS ........................................................................................................................................................................ 9 6.2. DEVIZA SZÁMLA KÉSZÍTÉS ......................................................................................................................................................... 11 6.3. SZÁLLÍTÓLEVÉL KÉSZÍTÉS .......................................................................................................................................................... 11 6.4. ÁRAJÁNLAT KÉSZÍTÉS ................................................................................................................................................................ 11 6.5. MEGRENDELÉS KÉSZÍTÉS............................................................................................................................................................ 11 7. PARTNEREK ................................................................................................................................................................................ 11 8. EDDIGI NYOMTATVÁNYOK ................................................................................................................................................... 12 8.1. SZÁMLÁK ................................................................................................................................................................................... 12 8.2. ZÁRÁS KÉSZÍTÉSE ....................................................................................................................................................................... 13 9. EDDIGI BESZERZÉSEK, ELADÁSOK .................................................................................................................................... 13
1. Megvásárlás Ha még nem tette volna meg, kérjük töltse le az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó szoftvert a http://www.axel-szamlazo-program.hu/letoltes.php címről és telepítse, próbálja ki működés közben. A program élesítéséhez először regisztrálni kell a programot, majd, ha elfogadtuk a megadott adatokat, akkor aktiválni. Ezután már élesben használható a program. A szoftver árának átutalása után az időkorlát is feloldható és korlátlan ideig használható a program. A regisztráció, az aktiválás és az időkorlát feloldása történhet automatikusan, vagy manuálisan. Ha Ön rendelkezik Internet kapcsolattal azon a számítógépen, amelyen a programot használni szeretné, akkor kérjük válassza az automatikus módot, mert ez gyorsabb és egyszerűbb. Ha Ön nem rendelkezik Internet kapcsolattal azon a számítógépen, amelyen a programot használni szeretné, akkor a manuálisat kell választani. Ebben az esetben egy másik, Internetes gépen, weblapon keresztül végezhető el a folyamat. A számlázó program regisztrálásához először telepítse fel a weblapról letölthető programot arra a számítógépre, amelyen azt később használni szeretné, majd kattintson a nyitó ablak alján lévő sávra (ezen a sávon jelenik meg mindig a regisztráció aktuális állapota). A megjelenő ablak végigvezet a program élesítésének folyamatán. A szoftver már élesben használható, még az árának kiegyenlítése előtt! A szoftver ára egy számítógépen, egy számlázó program használatára jogosítja fel Önt. Amennyiben több példányt kíván használni, úgy több példányt kell vásárolni, ám ilyenkor jelentős kedvezményt biztosítunk. A program árának rendezése banki átutalással működik: Hőplusz Rendszer Kft. 6000 Kecskemét, Szabadkai u. 18. Adószám: 13700140-2-03 Bankszámlaszám: MKB Bank Nyrt. 10300002-10332366-49020012 Kérjük, hogy az átutaláskor a közlemény rovatban a díjbekérő proforma számla sorszámát (email-ben PDF formátumban küldjük) tüntesse fel!
1.1. Automatikus élesítés A program nyitó ablakának alján kattintva megjelenik egy varázsló, amely végigvezeti az élesítés folyamatán. Először válassza a tovább gombot, majd ha elfogadja a megjelenő feltételeket, akkor pipálja be a jelölőnégyzetet és válassza ismét a Tovább gombot. 1.1.1. Automatikus regisztráció A Tovább gomb megnyomása után kérjük adja meg azokat az adatokat, amelyeket a program kér. Az adatok megadása után megjelenő ablakban kattintson az Adatok küldése gombon. Ekkor a program csatlakozik az Internetre és elküldi számunkra a regisztrációt. Ezután kattintson a befejezés gombra. A megadott adatokat rövid időn belül munkatársunk elfogadja és ezután aktiválható a program. Az adatok elfogadása után kiállítjuk a számlázó programról a díjbekérő proforma számlát és emailben küldjük, ez alapján elvégezhető az utalás. Az átutalás megérkezése után két munkanapon belül kiállítjuk a programról az áfa visszaigénylésre használható számlát és a műbizonylattal együtt postai úton küldjük. Ez a postázott számla pénzügyi tranzakciót már nem igényel mivel előrefizetéssel rendezve lett. 1.1.2. Automatikus aktiválás Ha a regisztrációt elvégezte, akkor a program nyitó ablakának alján kattintva egy új ablak fog megjelenni, ahol a Regisztráció ellenőrzése és aktiválás gombon kattintva élesítheti a szoftvert, ha a regisztrációt elfogadtuk. (A gomb megnyomásakor a program csatlakozik az Internetre és ellenőrzi a regisztráció állapotát.) Ha még nincs elfogadva a regisztráció, akkor a gomb megnyomása után ez az üzenet megjelenik. Ha elfogadtuk a regisztrációt, akkor a gomb megnyomása után már élesben használhatja a szoftvert. Az aktiváláskor törlődnek a program adatbázisában szereplő (demó) szöveget tartalmazó partnerek, (demó) szöveget tartalmazó árucikkek, valamint az összes kiállított demó számla és a beszerzések, eladások listája. A beállítások megmaradnak. 1.1.3. Automatikus időkorlát feloldás Aktiválás után már élesben használható a program, de csak 10 napig. Amint megérkezik hozzánk a szoftver árának átutalása, feloldható ez az időkorlát is a program nyitó képernyőjének alján kattintva. Az időkorlát feloldása ablakban válassza az Automatikus feloldás lehetőséget, majd a Tovább gombon kattintson. Az időkorlát feloldása gomb megnyomásának hatására a program csatlakozik az Internetre és ellenőrzi, hogy megérkezett-e az utalás. Ha nem, akkor erről a program tájékoztat, ha pedig igen, akkor automatikusan feloldódik az időkorlát és korlátlan ideig használható a szoftver. Az időkorlát feloldása után a nyitó képernyő aljáról eltűnik az információs sáv is. 1.1.4. Automatikus újraaktiválás Ha a számlázó programot egy másik gépre szeretné áthelyezni, vagy az operációs rendszert újratelepíti, akkor kérjük olvassa el ezen leírás 2.4 újratelepítés részét. Újratelepítés után ismét demó módban indul a szoftver, ilyenkor az ablak alján található sávon kattintva az újraaktiválási ablak jelenik meg. Válassza itt az Automatikus újraaktiválás lehetőséget majd a Tovább gomb után az Újraaktiválás gombon kattintson. Ekkor a program Interneten keresztül ellenőrzi, hogy újraaktiválható-e a szoftver. Ha igen, akkor újraaktiválódik a szoftver és folytathatja tovább annak használatát.
1.2. Manuális élesítés A manuális élesítésnél jóval egyszerűbb az automatikus élesítés. Ha nincs Internet azon a számítógépen, ahol az AXEL-t használni szeretné, akkor érdemes inkább egy Internet-tel rendelkező számítógépen elvégezni az automatikus regisztrációt, automatikus aktiválást, majd a Program Files alatti AXEL mappát átmásolni (például pendrive-on, vagy CD-n) az Internet nélküli számítógépre. Ezen a gépen már csak a manuális újraaktiválást kell elvégezni, hogy élesben használható legyen a szoftver. Manuális élesítéshez a programot azon az Internet nélküli számítógépen futassa, amelyen használni szeretné. A program nyitó ablakának alján kattintva megjelenik egy varázsló, amely végigvezeti az élesítés folyamatán. Először válassza a tovább gombot, majd ha elfogadja a megjelenő feltételeket, akkor pipálja be a jelölőnégyzetet és válassza ismét a Tovább gombot. 1.2.1. Manuális regisztráció és aktiválás Válassza megjelenő ablakban a Manuális regisztráció lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra. Egy ablak fog megjelenni, ahol részletesen megjelenik a tennivalók listája. Az ablakban két beviteli mező szerepel. Hagyja ezt az ablakot nyitva, és egy másik, Internetes gépen nyissa meg a www.axel-szamlazo-program.hu/regisztracio.php oldalt. Kérjük töltse ki a weblapon kért adatokat, majd kattintson a weblap Rendben gombjára. A regisztrációról kapni fog egy email-t. Ezután rövid időn belül elfogadjuk a regisztrációt és egy újabb emailben erről értesítjük. Ekkor nyissa meg a böngészőben a www.axel-szamlazoprogram.hu/aktivalas.php oldalt. A weblapon töltse ki a regisztrációs azonosító mezőt (ez az általunk küldött emailben szerepel), valamint a Program által kiírt számsor mezőt (ez az internet nélküli gépen futó program ablakában lévő kék számsor). A weblapon kattintson az Aktiválás gombra. A megjelenő weboldalon látható a visszaigazoló számsor. Itt található egy letöltés link is, amelyen kérjük kattintson és a fájlt mentse el, majd vigye át az Internet nélküli gépre, ahol a számlázó program fut. Az Internet nélküli gépen futó AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program két beviteli mezőjébe írja be a regisztrációs azonosítót és az visszaigazoló kódot. Ezután kattintson a programban a Tovább gombon. Válassza a betöltés fájlból gombot és tallózással jelölje ki a weblapról elmentett li2 kiterjesztésű állományt. A Tovább gomb megnyomása után már regisztrálva és aktiválva van a szoftver, élesben használható. Az aktiváláskor törlődnek a program adatbázisában szereplő (demó) szöveget tartalmazó partnerek, (demó) szöveget tartalmazó árucikkek, valamint az összes kiállított demó számla és a beszerzések, eladások listája. A beállítások megmaradnak. 2
1.2.3. Manuális időkorlát feloldás Aktiválás után már élesben használható a program, de csak 10 napig. Amint megérkezik hozzánk a szoftver árának átutalása, feloldható ez az időkorlát is a program nyitó képernyőjének alján kattintva. Az időkorlát feloldása ablakban válassza az Manuális feloldás lehetőséget, majd a Tovább gombon kattintson. Hagyja ezt az ablakot nyitva, és egy Internetes gépen nyissa meg a www.axel-szamlazo-program.hu/idokorlat.php oldalt. A weblapon üsse be az űrlapra a program által kiírt két kódot (regisztrációs azonosító, aktiváló szám). A weblapon kattintson az Időkorlát feloldása gombra. Ekkor a weblapon megjelenik a visszaigazoló számsort, amelyet a számlázó programba kell beírni. Ezután feloldódik az időkorlát és korlátlan ideig használható a szoftver. Az időkorlát feloldása után a nyitó képernyő aljáról eltűnik az információs sáv is. 1.2.4. Manuális újraaktiválás Ha a számlázó programot egy másik gépre szeretné áthelyezni, vagy az operációs rendszert újratelepíti, akkor kérjük olvassa el ezen leírás 2.4 újratelepítés részét. Újratelepítés után ismét demó módban indul a szoftver, ilyenkor az ablak alján található sávon kattintva az újraaktiválási ablak jelenik meg. Válassza itt a Manuális újraaktiválás lehetőséget majd a Tovább gomb után a folyamat hasonló az időkorlát feloldásához, leszámítva azt, hogy a www.axelszamlazo-program.hu/ujraaktivalas.php oldalt kell a böngészőben megnyitni.
2. Telepítés 2.1. Első telepítés Az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program mindenkori legfrissebb telepítője a http://www.axel-szamlazo-program.hu oldalról tölthető le. A telepítés (a demó és az éles egyaránt) a szamlazo_program_setup.exe állomány futtatásával indul. A megjelenő ablakban a Tovább feliratú gombon kell kattintani. Ha egyetért a végfelhasználó licenszszerződés feltételeivel, akkor válassza az „elfogadom a szerződést”, majd a ismét a Tovább gombon kell kattintani. Ez után megadható, hogy hova kerüljön a telepített szoftver. Alapesetben ez a C:\Program Files\Axel mappa. Ha megfelel az automatikusan felajánlott könyvtár, akkor válasszuk újra a Tovább gombot. A telepítés végén jelölőnégyzettel beállítható, hogy most el szeretnénk-e indítani a programot. Kattintsunk a Befejezés gombra. A telepítő elhelyezett egy ikont az asztalra, és egyet a Start menübe. Bármelyiken kattintva elindul a szoftver. Indításkor a program még nincs regisztrálva, nincs aktiválva (élesítve), ezért demó módban fut. Ilyenkor a szoftver minden funkciója teljes mértékben, korlátlan ideig használható, leszámítva azt, hogy a nyomtatványok fejléce * karaktereket tartalmaz, a fejlécre a (DEMÓ) felirat is rákerül, valamint azt, hogy a számla eredeti példánya is tartalmazni fogja az „Áfa visszaigénylésre nem alkalmazható” feliratot. A demóban készletnyilvántartás használatakor a készlet mennyisége minden tétel esetében legfeljebb 10 lehet. A program nyitóképernyőjén négy főbb lehetőség (beállítások, új nyomtatvány készítése, korábbi nyomtatványok megtekintése, partnerek listája) közül választhatunk a megfelelő gombra kattintva, vagy az ALT+aláhúzott_betű billentyűket megnyomva. Érdemes a program használatát a beállítások elvégzésével kezdeni.
2.2. Több példány telepítése Ha több változatot szeretne futtatni ugyanazon a számítógépen, akkor a telepítést többször kell elvégezni, de fontos, hogy a célkönyvtár megadásánál minden példány esetén másik mappát adjunk meg. Tehát például az első példány esetén c:\program files\axel1, a másodiknál c:\program files\axel2, stb. A regisztrációt és az aktiválást minden példány esetén, külön-külön el kell végezni. Több példány telepítése után (kivéve, ha minden példány telepítése után átnevezte az asztalra helyezett parancsikont) az asztalon csak a legutolsó ikonja lesz látható, ezért a többi program számára is létre kell hozni ikonokat. Ezt úgy teheti meg, hogy az asztalon (háttérképen) a jobb egérgombbal kattint, majd a menüből az új\parancsikon menüpontot választja. Ezután a tallózás gomb segítségével ki kell választani a megfelelő könyvtárban (pl. c:\program files\axel1, vagy c:\program files\axel2) lévő indit.exe fájlt, majd OK és Tovább. Ezután a parancsikon neve tetszés szerint beállítható. Úgy célszerű ezt meghatározni, hogy egyértelműen elkülönüljenek a számlázó programok. Ezután a befejezés gombon kell kattintani és a műveletet megismételni minden egyes példány esetében. A program beállításainál a számlasorszám előtagot változtassuk meg az egyes példányok esetében, hogy egyértelműen elkülöníthető legyen, melyik számla melyik programmal lett kiállítva.
2.3. Frissítés (A program beépített automatikus frissítéséről a beállításoknál lesz szó.) Ha már feltelepítette a szoftver a számítógépre és ismételten futtatja a weblapról letölthető legfrissebb telepítő programot, majd ugyanazt a célkönyvtárat adja meg, mint ahova a szoftver korábban telepítve lett, akkor az adatok (beállítások, kiállított számlák, stb.) megmaradnak, de a program az új verzióra frissül. (feltéve, hogy a szamlazo_program_setup.exe állomány új verziót tartalmaz). Ha nem az AXEL beépített frissítését kívánja használni, akkor a szamlazo_program_setup.exe fájlt mindig csak úgy telepítse, hogy a telepítés futtatása előtt letölti a legfrissebbet a weblapról. A szoftver indításakor elképzelhető, hogy megjelenik egy ablak, amely az adatbázis átalakításáról tájékoztat. Az átalakítási folyamatot nem szabad megszakítani, akkor sem, ha a program nem válaszol, vagy úgy tűnik, hogy lefagyott. Mivel a szoftver frissítései teljesen ingyenesek, ezért a vonatkozó jogszabályoknak való megfelelőségről általunk kiállított fejlesztői nyilatkozat (ezt a számlával együtt minden esetben a megvásárlás időpontjában postázzuk) mindenkori legaktuálisabb, frissített változatát csak abban az esetben tudjuk elküldeni, amennyiben a szoftver megvásárlója írásban nyilatkozik arról, hogy a weblapunkról letölthető mindenkori legfrissebb változatot használja, és ezt egy felbélyegzett válaszborítékkal együtt cégünk címére elküldi.
2.4. Újratelepítés Ha a számlázó programot egy másik gépre szeretné áthelyezni, vagy a számítógép operációs rendszerét újra kell telepíteni, akkor az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program újratelepítését az alábbi módon végezheti el: A program korábbi gépen lévő mappáját (alapértelmezetten a c:\program files\axel) mentse el egy biztonságos helyre. Az új gépen a számlázó program telepítőjét nem kell újra lefuttatni, egyszerűen csak az elmentett Axel mappát másolja a c:\program files\ mappa alá. Hozzon létre az asztalon egy ikont, amely a c:\program files\axel\indit.exe fájlra mutat. Ezután indítható a szoftver, minden adat benne lesz, de újra demó módban fog indulni. Ha rendelkezik regisztrációs azonosító számmal, akkor a program nyitó ablakának alján kattintva elvégezhető az újraaktiválás.
2.5. Hálózati használat Az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program nem kifejezetten hálózati program, ezért több különböző számítógépről egyidejűleg nem indítható. Ha közös adatbázissal több különböző gépről szeretné indítani a programot (nem egyidejűleg), akkor csak az egyik gépen (szerveren) kell feltelepíteni, a többi helyen pedig egy hálózati elérési útvonalon keresztül az indit.exe-re mutató parancsikont kell elhelyezni. Minden ikon esetében (a szerveren és a klienseken egyaránt) a –localreg paramétert kell beállítani az ikonnál. Tehát az ikonon jobb egérgomb, majd tulajdonságok és a cél beviteli mezőbe például a „C:\Program Files\axel\indit.exe” helyett „C:\Program Files\axel\indit.exe” –localreg kerüljön. A regisztrációt csak a szerveren kell elvégezni. Ha a regisztráció és az aktiválás is megtörtént a szerveren, akkor a többi kliensen is el kell külön-külön indítani a programot és a nyitó képernyő alján lévő sávon kattintani. A szoftver megkérdezi, hogy ide van-e telepítve a program. A klienseken a nem-et kell választani és ezután megjelenik az újraregisztrálási ablak, ahol egy-két kattintással elvégezhető a folyamat. Az időkorlát feloldását is a szerveren kell kezdeni, majd a kliensek mindegyikén ismét a nyitó ablak alján kell kattintani.
3. Általános információk 3
3.1. A szoftver rendszerigénye • • • • • •
Windows Vista / XP / 2000 operációs rendszer és azt futtatni képes processzor 20 Mbyte szabad hely a merevlemezen Egér, billentyűzet Tintasugaras vagy lézernyomtató és telepített nyomtató-driver Legalább 800 x 600 képernyőfelbontás Az automatikus frissítéshez: Internet kapcsolat
3.2. Egyéb általános tudnivalók Az AXEL szoftverrel kiállított számlák megőrzésére ugyanazon előírások vonatkoznak, mint a kézi számlatömbbel kiállított számlákra. A szoftver első használatakor fel kell jegyezni az induló sorszámot és a szükséges adatokat, ugyanúgy, mint egy kézi számlatömb vásárlása esetén. A számlázó program technikailag csak az operációs rendszer gépóráját tudja figyelembe venni az aktuális dátum, idő meghatározásához. Ezért nagyon fontos, hogy a sorszámozás és kiállítási dátumok folytonosságának megőrzése érdekében a gépóra mindig a helyes, aktuális napi dátumot mutassa! A gépóra az aktuális napnál korábbi dátumra történő visszaállítása (ezt csak a Windows-ban lehet megtenni, az AXEL-ben nem) nem jogszerű, valamint a programban hibákat eredményezhet, ezért ilyen esetben semmilyen garanciát nem vállalunk. A szoftver bizonyos funkciói nem csak egérrel, hanem billentyűzetről is vezérelhetőek. Az ablakokban lévő nyomógombok funkciói nem csak az azokon való kattintással érhetőek el, hanem az ALT billentyű és a gomb feliratán lévő aláhúzott betű együttes megnyomásával is. Az ablakokból való kilépéshez általában használható az ESC billentyű is a jobb felső X gomb helyett. Ezen leírásban a számlára, szállítólevélre, árajánlatra és megrendelőre összefoglaló néven nyomtatvány-ként hivatkozunk majd. A Rendben gomb állapota inaktív, ha valamelyik szükséges beviteli mező nincs, vagy hibásan van kitöltve. Ilyenkor, nyomtatvány készítésénél, partner bevitelekor, új számlatétel bevitelekor, új alap számlatétel bevitelekor az inaktív gomb mellett egy sárga háromszög is megjelenik, amelyre mozgatva az egérkurzort, egy tájékoztató üzenet jelenik meg arról, hogy melyik mező lett rosszul kitöltve (ha nincs bekapcsolva az előugró segítség, akkor a háromszögre rá is kell kattintani, hogy a szöveg megjelenjen). A megjelenített táblázatokban (árlista, eddigi nyomtatványok, partnerek, stb.) a rendezési sorrend úgy állítható be, hogy a megfelelő oszlop fejlécén kattintunk. A legtöbb ilyen lista exportálható Excelbe, vagy akár közvetlenül nyomtatható is. Biztonsági mentés készítése: A szoftver adatbázisa a telepítési könyvtár (c:\Program Files\Axel) Data mappájában található. Érdemes időnként az itt található fájlok mindegyikét floppy-ra, vagy CD-re menteni. A biztonsági mentés készítése előtt ki kell lépni a programból. Áramszünet után előfordulhat, hogy az adatbázis konzisztenciáját ellenőrizni, javítani kell. Ezt az automatikus folyamatot a program nyitó képernyőjén az F5 billentyűvel lehet elindítani (vagy a –repair parancssori paraméterrel indítva a programot). A szoftver tartalmaz beépített biztonsági mentés funkciót is (ez a beállításoknál lesz részletesebben tárgyalva), amellyel beállítható, hogy a data.abs fájl-t időnként mentse el egy másik mappába. A szoftver nyitó ablakának színe a TAB billentyűvel változtatható a négy lehetséges variáció közül. Ezt a leírást úgy jelenítheti meg, hogy a program nyitó képernyőjén az F1 billentyűt megnyomja. További információhoz juthat, ha a program főképernyőjén az F2 billentyűt megnyomja, előhozva ezzel a Tippek és Trükkök ablakot. A szoftver weboldalán pedig (http://www.axel-szamlazo-program.hu) megtalálhatóak a gyakran feltett kérdések és az azokra adott válaszok. Itt az egyes verziók újításait, változtatásait is nyomon követheti.
3.3. Excel export A program által megjelenített táblázatok, listák többsége (árlista, partnerlista, eddigi nyomtatványok, eddigi nyomtatványok tételei) exportálható Excel formátumba (feltéve, hogy MsExcel program telepítve van a számítógépen). Ennek módja: hozzuk elő az exportálni kívánt listát, állítsuk be rendezést (oszlopfejlécen kattintva) és esetleg a szűrést, majd a táblázaton bárhol a jobb egérgombbal kattintsunk, az előugró Excel export szövegen pedig a bal egérgombbal. Ekkor megjelenik az Excel dokumentum, ahol tovább formázható a táblázat, illetve tovább exportálhatóak az adatok más fájlformátumokba. Ha a cellák bal felső sarkában zöld háromszög jelenik meg, akkor jelöljük ki ezeket, majd a sárga felkiáltó jelnél válasszuk az Átalakítás számmá menüpontot. A partnerek listája és az árlista CSV (pontosvesszővel elválasztott értékek) formátumba is exportálható. Ezt a formátumot a legtöbb táblázatkezelő szoftver értelmezni tudja.
3.4. Előnézet A szoftver minden dokumentum készítésekor egy narancssárga előnézeti képet jelenít meg, ahol megtekinthető a dokumentum. Itt még lehetőség van visszalépésre a Vissza gomb megnyomásával, vagy a jobb felső X-en való kattintással. Az előnézeti ablak alján található vezérlőelem segítségével százalékosan beállítható, hogy mekkora nagyításban/kicsinyítésben szeretnénk megjeleníteni (ez nincs hatással a nyomtatási méretre) a dokumentumot. Jobb oldalon alapértelmezett százalékbeállítási gombok találhatóak (40%, 60%, 100%). Ha több oldalas dokumentumról van szó, akkor ezen gombok felett egy jobbra és balra mutató nyíl gomb is megjelenik, amelyekkel megtekinthető a nyomtatvány többi oldala is. A nyomtatás elkezdéséhez a jobb alsó sarokban lévő Nyomtatás gombon kell kattintani.
4. Beállítások A program beállításai a nyitó képernyőről a Beállítások gomb megnyomásával, vagy az ALT+B billentyűkombinációval érhetők el. A program használatbavételét érdemes itt kezdeni. Az első beállítás alkalmával a szoftver megkérdezi, hogy szeretné-e a legfontosabb beállításokat most elvégezni. Érdemes az Igen-t választani. Ekkor a legfontosabb beállításokra vonatkozó kérdéseket a program felteszi és elvégzi ezen beállításokat. Ezután megjelenik az ablak, ahol részletesen is elvégezheti a program konfigurálását az Ön igényeinek megfelelően. A beállítások további négy főkategóriára vannak tagolva, amelyeket a bal oldali sávban választhatunk ki. A beállítások rögzítését a beállítási ablak Rendben gombjának megnyomásával lehet elvégezni. Ezután ismét a szoftver nyitóképernyője látható.
4.1. Általános beállítások Itt azok a beállítási lehetőségek szerepelnek, amelyek minden nyomtatványra, illetve a program egészére vonatkoznak. 4.1.1. Kibocsátó A felső részen a céglogót lehet megválasztani. Ezt a „kép választás…” gomb megnyomásával és a megfelelő képfájl (.bmp vagy .jpg) kijelölésével tehetjük meg. A kép kiválasztása után a logó látható lesz ebben az ablakban is, valamint a nyomtatványok fejlécén a bal, vagy a jobb oldalon. A képfájl mérete bármekkora lehet, a program automatikusan átméretezi úgy, hogy az elférjen a nyomtatványok erre kijelölt területén. A fájl kiválasztása után a kép átméretezve bekerül a program adatbázisába, ezért nem szükséges, hogy az eredeti helyen megtartsuk a fájlt a program számára. Ha nem kívánunk logót megadni, akkor a „Ne legyen logó!” feliratú gombot nyomjuk meg. A logó megjelenhet a nyomtatványok felső részén bal és jobb oldalon egyaránt, illetve csak a bal oldalon, vagy csak jobb oldalon. Lehetőség van arra is, hogy bal és jobb oldalon eltérő logót állítsunk be (pl. bal oldalon céglogó, jobb oldalon ISO minősítés logója). A „keret a logó körül” jelölőnégyzetet bepipálva a nyomtatott számlán a logó(k) körül egy vékony fekete keret fog megjelenni. Ha a céglogó minősége nem megfelelő és a kiválasztott fájl mérete 240*160-nál nagyobb, akkor a programot a -600dpi paraméterrel kell indítani és ezután választani a logó képfájlt. Ebben az esetben a logókép 240*160 pixel helyett 750*500 pixel méretben tárolódik az adatbázisban. Ez alatt a forintos, illetve a deviza nyomtatványokon szereplő kibocsátó adatok láthatóak, amelyek módosítására közvetlenül nincs lehetőség. Ezen adatok a számlák és egyéb nyomtatványok bal felső részén találhatóak majd meg. A balra igazítás jelölőnégyzetet bepipálva a kibocsátó adatai balra zártan, ellenkező esetben középre igazítottan jelennek meg. A kibocsátó adatok módosításának menete: Kattintson a „kibocsátó fejlécadatok módosítása” feliratú gombon, vagy nyissa meg a következő weblapot: www.axel-szamlazo.hu/kibocsato. A kibocsátó adatok módosítása ingyenes, kivéve ha az adószám és a cégnév is változik. Ebben az esetben új példányt kell 4
vásárolni. Az módosítási kérelmet legfeljebb 3 munkanapon belül jóváhagyjuk, vagy elutasítjuk. Erről a megadott email címre tájékoztatást küldünk. Ha a módosítási kérelem elfogadásra került, akkor a program nyitó ablakában az F3 billentyű megnyomásával tölthetőek le az új adatok. Amennyiben a szoftverrel még nem lett egyetlen nyomtatvány sem kiállítva, lehetőség van a számlasorszám előtag módosítására. Erre akkor lehet szükség, ha Ön több számlázó szoftvert vásárol ugyanazon cégnévre és egyértelműen el szeretné különíteni a számlákat. Az előtag legfeljebb két karakter lehet. Ha már legalább egy nyomtatvány ki lett állítva a programmal, akkor már nincs lehetőség a sorszám előtagjának módosítására! (A demó változat feloldásakor a kiállított nyomtatványok törlődnek, ezért ilyenkor lehetőség van az előtag megváltoztatására.) Meghatározható a számlasorszám sorszám részének a hossza is, ami minimum 3 és maximum 7 karakter lehet. 4.1.2. Működés A kategória felső jelölőnégyzetét bepipálva a program minden egyes nyomtatvány kiállításakor a nyomtatványon megadott név és cím szerint a vevőt eltárolja a partnerek közt, így később, egy másik nyomtatvány kiállításakor nem kell ismét begépelni a vevő adatait, hanem elég egyszerűen a partnerek közül kiválasztani. Ha a jelölőnégyzet nincs bepipálva, akkor a partnerek listája nem fog bővülni nyomtatvány kiállításakor. A lehetséges áfakulcsok mezőben határozható meg az a három áfakulcs (a beviteli mezők alatt lévő jelölőnégyzetekkel ez a szám csökkenthető), amely jelenleg érvényben van. Ez alapján fogja a program a nyomtatványok összesítését csoportosítani, és a nyomtatványok tételeinek megadásakor ezen áfakulcsok közül tudunk választani. Az 5%, 15%, 25% értékeket (2006 januártól 5%, 15%, 20%, 2006. szeptembertől 5%, 20%) hagyjuk változatlanul! Ezek módosítására csak akkor lesz szükség, ha az érvényben lévő előírt áfakulcsok megváltoznak. A nemhasznált lehetséges áfakulcs beviteli mező alatt lévő jelölőnégyzettel kikapcsolható, ilyenkor az a számla áfakulcs-összesítés részén nem fog megjelenni. Az áfakulcs beviteli mezők melletti jelölőnégyzettel beállítható, ha Önök nem tartoznak bele az áfakörbe. Ebben az esetben a jelölőnégyzettől jobbra megjelenő beviteli mezőbe beírható az a szöveg, amely a nyomtatványokon mindig megjelenik (pl. „Mentes az adó alól (alanyi mentes)”). Ha a jelölőnégyzet bepipált állapotban van, akkor a legszélső beviteli mezőben meghatározott rövidítés kerül a tételek áfakulcs mezőjébe (pl. „AM.”), az áfatartalom rész üres lesz, eltűnik az áfakulcsok szerinti összesítés, valamint a nettó és bruttó ár mindig meg fog egyezni. Az alapértelmezett áfakulcs mezőbe a lehetséges áfakulcsok közül azt kell megadni, amelyik használatára a leggyakrabban szükség lesz. Nyomtatvány készítésekor egy új tétel hozzáadásakor a megfelelő beviteli mezőben ez a szám fog megjelenni, így egyszerűsödik a nyomtatványok elkészítésének folyamata. Az áfakulcs beviteli mező mellett lévő legördülő listában kiválasztható, ha a leggyakrabban használt tétel alanyi vagy spec. adómentes (közérdekű vagy egyéb speciális jellegére tekintettel adómentes), vagy áfa törvény hatályán kívüli (ilyenkor nincs lehetőség az áfakulcs módosítására). Ezek mellett megtalálható a devizás alapértelmezett áfakulcs beállítása is, amely hasonló módon működik, de akkor fog érvényesülni, amikor deviza számlát készítünk (amikor a pénznem nem Forint). A „százalék levonási lehetőség…” jelölőnégyzet azt befolyásolja, hogy nyomtatvány készítés közben megjelenjen-e százalék levonás gomb. Ha a jelölőnégyzet be van pipálva, akkor kitölthető egy szöveges beviteli mező, ahova annak a tételnek a megnevezését lehet írni, amelyet a program majd a levonás miatt generál. A megadott szövegben a „%kedv” részszöveget a program mindig az adott százalékra fogja cserélni, a „%alapjan” részszöveget pedig a tételek bruttó/nettó értékére. Ugyanitt megadható a deviza nyomtatványokra kerülő szöveg is. Ha a „Partnerek listájánál az oszlopsorrendnek és a rendezés irányának automatikus mentése” jelölőnégyzet nincs bepipálva, akkor a partnerek listájánál az oszlopok sorrendje, az oszlopok mérete és a rendezési sorrend minden alkalommal az alapértelmezett lesz. Ha viszont ezt a jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor ezen adatok mentésre kerülnek és minden alkalommal a legutóbbi elvégzett módosítások alapján jelenik meg a partnerek listája. A „cím beviteli mezőben irányítószám…” jelölőnégyzet azt szabályozza, hogy a program a vevő/szállító/megrendelő/partner címének megadásakor automatikusan kiegészítse-e az irányítószámot a hozzá tartozó várossal. A kiegészítést akkor végzi el a program, ha a jelölőnégyzet be van pipálva és az eredetileg üres cím beviteli mezőbe a negyedik szám karaktert gépeljük be. Tehát például, ha a vevő címéhez beírjuk, hogy 6000, akkor az utolsó nulla lenyomása után a program a beviteli mező tartalmát átalakítja így: „6000 Kecskemét, ”. A „cím beviteli mezőben város…” jelölőnégyzet hatása az előzőhöz képest fordítottan működik: A cím beviteli mezőben a város beírásakor automatikusan eléírja az irányítószámot, amikor a legelső helyköz, vagy vessző karaktert leütjük. Tehát például, ha beírjuk a vevő címéhez a Kecskemét szöveget, és a jelölőnégyzet a beállításoknál be van pipálva, akkor még nem történik semmi, de amint leütjük a vessző, vagy a helyköz karaktert, akkor a következőképpen alakítja át a szoftver a beviteli mező tartalmát: „6000 Kecskemét, ”. Mindkét jelölőnégyzet hatással van a partnerek listájánál lévő cím szerkesztésre, illetve új nyomtatványok készítésénél minden cím beviteli mező szerkesztésére. A leggyakrabban használt szűrési mód beállításával meghatározható, hogy a program a megfelelő ablak megnyitásakor melyik beviteli mezőben várja az inputot. Mind a négy ablak esetében több lehetőség közül lehet választani, függően attól, hogy melyik szűrés fordul elő leggyakrabban. Gyorsítható a szoftver, ha a különböző szűrések nem minden billentyű benyomása után kezdődnek, hanem csak akkor, ha valamelyik szűrés beviteli mező kitöltése után az ENTER billentyű be van nyomva. Az ablak alján meghatározható, hogy mely ablakokban működjön így a szűrés. Ha a program valamely lekérdezési része lassú, akkor érdemes a megfelelő jelölőnégyzetet bekapcsolni. 4.1.3. Nyomtatás A felső részen lévő jelölőnégyzetekkel határozható meg, hogy a nyomtatványokon a szoftver milyen betűtípusokat használjon. Itt határozható meg, hogy a nyomtatványok megjegyzés rovata, a bal felső sarokban lévő kibocsátó adat, illetve a tételek megnevezése milyen betűtípussal jelenjen meg. Az „oldalkeret nyomtatása a nyomtatványokra” jelölőnégyzet azt határozza meg, hogy a nyomtatványokon megjelenjen-e egy vékony oldalszegély. Ez esztétikailag jól mutat, de bizonyos tintasugaras nyomtatók esetében (a nyomtatófej / patron mozgási mechanizmusa következtében) kissé lelassítja a nyomtatás folyamatát. Ha a „vonal a nyomtatványok tételsorai között” be van pipálva, akkor a nyomtatványokon az egyes sorok között egy vízszintes választóvonal fog szerepelni. További tintatakarékossági lehetőség, ha a „kiemelt területek is fehér színnel” jelölőnégyzetet bepipáljuk. Ekkor ugyanis a nyomtatványokon lévő kiemelt területek (például a számla fejlécadatainak háttere és a végösszeg háttere) szürke háttérszín nélkül lesznek kinyomtatva. Legalul milliméterben meghatározható, hogy a nyomtatványok felső és alsó részén mekkora üres helyet hagyjon a szoftver nyomtatáskor. Ezt érdemes 15mm-en hagyni. Ha több nyomtató van a számítógépre telepítve, akkor beállítható, hogy a szoftver a telepített nyomtató-driverek közül (ide tartoznak a faxprogramok által telepített szoftverek és a virtuális pdf nyomtatók is) melyiket használja. Az első, legfelül lévő lehetőség mindig a windows alapértelmezett nyomtató (ilyenkor a program a windows beállítása szerint dönt, hogy melyik nyomtatót használja). Nyomtatáskor a szoftver minden nyomtatványa mindig az akutálisan kiválasztott nyomtatóra lesz küldve. Egy számla másolat, vagy számlák listája nyomtatvány előtt tehát átállítható, hogy a program a pdf nyomtatót használja és így a dokumentum akár pdf formátumba is menthető a nyomtatás helyett. 4.1.4. Tételek A „nyomtatvány készítésekor, ha új tételt …” jelölőnégyzet bekapcsolásakor az alábbiak szerint működik a program: Egy számla, vagy egyéb nyomtatvány készítésekor, ha új tételt viszünk fel, vagy éppen egy tételt módosítunk, és a tétel megnevezése még nem szerepel az árlistán, akkor oda is felvételre kerül. Ez akkor lehet hasznos, ha sok alapértelmezett tétel van, és nem egyszerre, előre szeretnénk ezeket rögzíteni, hanem azt szeretnénk, hogy az alapértelmezett tételek listája a nyomtatványok kiállításával egyidejűleg automatikusan bővüljön. A két választógomb azt határozza meg, hogy a számla és egyéb nyomtatvány készítésekor megjelenő listán az egyes tételek milyen sorrendben jelenjenek meg. Ha az ábécé sorrendet választjuk, akkor új tételek felvitelekor a tételek sorrendje nem a beviteli sorrend lesz, hanem a tételek megnevezése szerinti ábécé sorrend. Az „adatok bevitele bruttóban” jelölőnégyzet állapotának változtatásával befolyásolható, hogy egy nyomtatvány készítésekor az adatokat nettóban, vagy bruttóban kérje-e a program. Bármelyiket választva az átszámításokat automatikusan elvégzi a program. Az „új tétel megadásakor ár bevitele egységár helyett” jelölőnégyzetet bekapcsolva a nyomtatványok készítésekor, ha egy új tétel viszünk fel, akkor az ár bevitelére van lehetőségünk. Tehát ilyenkor, ha az ár beviteli mezőbe 100-at írunk, a mennyiséghez 3-at, akkor a nyomtatvány végösszege 100Ft lesz, ha pedig nincs bepipálva a jelölőnégyzet, akkor 300Ft. Ha az „azonos nevű tételek…” jelölőnégyzet be van pipálva, akkor nyomtatvány készítéskor egy új tétel felvitelekor, ha már létezik a nyomtatványon olyan nevű tétel, mint amilyet éppen rögzíteni szeretnénk, akkor nem új sorban fog megjelenni a megadott tétel, hanem az előzővel egybevonva. Ha a név, az ár, vagy az áfakulcs különböző, akkor új tétel felvitele mindig új sort fog eredményezni. Az alapértelmezett mértékegység beviteli mezőbe írt szöveg (pl. db.) új tétel hozzáadásakor, vagy árlistára történő felvételekor jelenik meg a mértékegység beviteli mező alapértelmezéseként. A tételek beállításainak megadható, hogy mely nyomtatványok esetén használjon a program tétel alapú sorszámozást. Ez nincs befolyással a számlázásra, vagy egyéb működésre, funkciója csupán annyi, hogy a megfelelő jelölőnégyzet bepipálásával elérhető, hogy a nyomtatványon a tételek előtt egy sorszám (1-től kezdődően a nyomtatványon szereplő tételek számáig) jelenjen meg. A „több nyomtatvány alapján egy készítésekor…” jelölőnégyzet bekapcsolása után, ha több korábbi nyomtatvány alapján készítünk egy új nyomtatványt (például több szállítólevél alapján egy számlát), akkor a nyomtatványokon szereplő azonos névvel és egységárral rendelkező tételek egy tételként kerülnek az új 5
nyomtatványra, a mennyiség pedig az azonos tételek mennyiségeinek összege lesz. Ellenkező esetben a korábbi nyomtatványokon szereplő minden egyes tétel külön-külön fog szerepelni az új nyomtatványon. Ha készletnyilvántartás be van kapcsolva, akkor a program az árlistán nem csak a tételeket, hanem azok készletét is kezeli. Ekkor a szoftver nyitó ablakában megjelenik két új gomb, amelyekkel az eddigi beszerzések és eladások megtekinthetőek. Az árlistán is két új gomb fog szerepelni, amellyel beszerzést vagy számla nélküli eladást lehet létrehozni. Az árlistán megadható lesz, hogy egy tétel termék, vagy szolgáltatás. Szolgáltatásoknál a program továbbra sem kezeli majd a készletet. Ha be van kapcsolva, akkor a jelölőnégyzet alatt további beállítási lehetőségek jelennek meg. Megadható, hogy a beszerzési árakat nettóban, vagy bruttóban szeretné-e megadni. Ha a negatív készlet nincs engedélyezve, akkor a termékekből nem lehet majd úgy eladni, hogy a készlete nulla alá csökkenjen, valamint számla nyomtatásánál a program figyelmeztetni fog, hogy a készlet 0 alá csökken. Ezután beállítható, hogy beszerzéskor, vagy eladáskor, ha az egy órán belül történik, ne kelljen kitölteni újra a partner nevét, vagy a számlaszámot, hanem a program az előzőt kínálja fel alapértelmezésként. Jelölőnégyzettel az is beállítható, hogy az aktuális beszerzési ár is megjelenjen-e az árlista táblázatban, vagy ne. A „cikkszám kezelés engedélyezése” bekapcsolása után az árlistán a tételekhez megadható a cikkszám is, és szűrhető is erre az árlista. Beállítható az is, hogy a cikkszám csak a programon belül legyen használva, vagy a számlára is rákerüljön a tétel megnevezése után. A „vonalkód kezelés engedélyezése” bekapcsolása után az árlistán lévő tételekhez megadható a vonalkód is, valamint kereshető is lesz a vonalkód. Az árlistán vonalkód olvasással is elvégezhető a beszerzés, vagy a számla nélküli eladás. Számlázáskor vonalkód alapján is felvihetőek lesznek a tételek. 4.1.5. Kedvezmények Ha a „3 féle eladási ár…” jelölőnégyzet be van kapcsolva, akkor az árlistán lehetőség van többfajta (alap, kedv1 ár, kedv2 ár) ár meghatározására is. Ilyenkor a partnereknél is meghatározható, hogy az adott partner a három ártípus közül alapértelmezésként melyiket használja. Új nyomtatvány kiállításakor a vevő adatai alatt szintén kiválasztható a három ártípus egyike (partner választáskor ez módosul). Ha új tételt viszünk fel a készülő nyomtatványra, és az árlistából választunk, akkor a korábban meghatározott ártípus árát írja be a program a beviteli mezőbe. A tételes kedvezmények megjelenítése résznél határozható meg, hogy a számla / szállítólevél / árajánlat / megrendelő nyomtatványokon hogyan nézzen ki a számla, ha valamelyik tételnél százalékos kedvezmény szerepel. A kiválasztott megjelenítési módhoz tartozó szövegek is szerkeszthetőek. Néhány esetben használható a [kedv] karaktersorozat. A program ezt a százalék értékére fogja cserélni a tételes kedvezmény megjelenítésekor. Az összesített levonásnál használható még az [alap] karaktersorozat. Itt a program azt a forint vagy deviza összeget fogja behelyettesíteni, amely alapján a kedvezményadás történik (tehát a kedvezménnyel rendelkező tételek bruttó összegét). Fontos, hogy az itt beállított megjelenítési mód a számlázási ablakban még nem látható, csak az előnézeti képben tekinthető meg az itteni beállítás hatása. A b) választás esetén egy-egy negatívos sor jelenik meg minden kedvezménnyel rendelkező tétel alatt. A c) esetben nem a kedvezmény előtti ár lesz látható a nyomtatványon, hanem a kedvezmény utáni, és minden kedvezménnyel rendelkező tétel alatt egy-egy megjegyzés jelenik meg, ahol feltüntetésre kerül, hogy az adott tétel ára hány százalék kedvezményt tartalmaz. A d) esetben csak a legutolsó tétel alatt jelenik meg negatívos kedvezmény-tétel, nem pedig egyenként minden kedvezménnyel rendelkező tétel alatt. Tehát itt csak egy összesített kedvezményadás lesz látható. A megjelenített szöveg attól függően állítható be, hogy nyomtatványon szereplő tételek százalékos kedvezménye azonos, vagy különböző. Azonos kedvezmények esetén lehetőség van a százalékérték feltüntetésére is a [kedv] karaktersorozattal. Az a) választás esetén többféle módon működhet a szoftver. Amennyiben a számlán csak egy tétel szerepel, vagy pedig több tétel, de mindegyik azonos százalékú kedvezménnyel, akkor a d) megjelenítési mód érvényesül. Ha a számlán több tétel szerepel és azok százalékos kedvezménye eltérő, akkor az a) választás esetén b) megjelenítési mód fog érvényesülni. A speciális százalékszámítás jelölőnégyzet bepipálása nem javasolt! Bekapcsolt állapotban a program nem a normál matematikai százalékszámítást fogja használni, hanem a bruttó összegből vonja le a nettó adott százalékát. Tehát, ha egy tétel szerepel a számlán, amely nettó 100Ft, bruttó 120Ft és a beállított kedvezmény 10%, akkor a speciális százalékszámítással a bruttó végösszeg 120Ft-10Ft=110Ft lesz, nem pedig 120Ft-12Ft=108Ft. A régi levonási módszer használata szintén nem javasolt. Ez a jelölőnégyzet a korábbi verziókkal való kompatibilitási okokból van itt. 4.1.6. Pénz kezelés Ha a fenti jelölőnégyzetek közül az első öt sorban valamelyiket bepipáljuk, akkor a program a számlára, szállítólevélre, árajánlatra, megrendelésre a megfelelő értéket kerekítve jeleníti meg. A számításokat viszont mindig tizedes tört pontossággal végzi a program! Az utolsó jelölőnégyzet-pár a számlák végösszegére vonatkozik. A forintos számláknál mindig kerekített végösszeget kell használni (mivel fillér már nincs), de a deviza számláknál lehetőség van ennek használatára is. A deviza számlák végösszegének kerekítése a számításokra, összegzésekre is hatással van. 2008.03.01.-től a készpénzes számlák végösszegét 5Ft-ra kell kerekíteni. Ezzel kapcsolatos beállítások a kék szövegen kattintva (az alapértelmezéseknél) végezhetőek el. Ez alatt a különböző pénznemek Forintra-átszámítási értékei adhatóak meg. A beviteli mezőkbe azt kell beírni, hogy 1 euró hány forintnak felel meg, 1 dollár hány forintnak felel meg, stb. Később, amikor deviza nyomtatványt készítünk, és a beállításokban megadott alap számlatételek közül választunk egyet, akkor ezen értékek alapján fogja a program az átszámítást elvégezni. A jelölőnégyzetekkel beállítható, hogy a program, amikor a konverziót végzi, a végén kerekítse-e a kapott értéket. Ha például az euró esetén bepipáljuk a jelölőnégyzetet és a beállításokban megadtunk egy 900Ft-os tételt, akkor eurós deviza számla készítésekor, ha ezt a tételt választjuk, akkor az egységár beviteli mezőbe (1 euró = 250 Ft szerint számolva) 4 kerül. Ha nem pipáljuk be, akkor pedig 3,6. Az „aktuális árfolyamok lekérése” gomb megnyomása előtt lépjünk fel az Internetre, ha ezt még nem tettük volna meg. A gombon való kattintáskor az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program kapcsolódik a megfelelő weboldalakra és letölti a legfrissebb, aznapi árfolyamokat. Mellette legördülő listából meghatározható, hogy milyen értékeket töltsön le és használjon a szoftver. Mivel a szolgáltatás más szolgáltatóktól is függ, ezért nem garantálható ennek állandó működése és pontossága. Az értékek bekerülnek a megfelelő beviteli mezőkbe, de a beállítások Rendben gombját itt is meg kell nyomni ahhoz, hogy rögzítésre kerüljenek. Ha az „árfolyam frissítés minden program-indításkor” jelölőnégyzetet bekapcsoljuk, akkor az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program minden elindításakor a frissítés automatikusan végrehajtódik. A szoftver csak néhány bank árfolyamát kezeli és mindig csak az aktuális napi árfolyamot tölti le. A felhasználó köteles gondoskodni arról, hogy a megfelelő jogszabály szerinti árfolyamot alkalmazza az adott számla esetében, főként abban az esetben, ha a teljesítés dátuma különbözik a kiállítás dátumától.. Az alsó két legördülő listából kiválasztható, hogy a forintos, illetve a deviza nyomtatványok esetében a végösszeg más pénznemben is fel legyen-e tüntetve (a számla végösszege alatt, zárójelben). Ha az ezek mellett lévő jelölőnégyzetek („aktuális árfolyamot is nyomtassa a számlára”) valamelyike be van kapcsolva, akkor kiegészítő pénzem használata esetén nem csak az átszámított összeg, hanem az aktuális árfolyam is rákerül a nyomtatványokra (számlák, szállítólevelek, stb.), pl „1 € = 251,36 Ft”. 4.1.7. Megjegyzések Itt előre meghatározhatunk alapértelmezett megjegyzéseket. A nyomtatványok készítésekor, majd az ide felvitt megjegyzések közül is választhatunk. Új megjegyzés rögzítésekor beállítható, hogy mely nyomtatványtípusok esetén lehessen a megadott megjegyzést kiválasztani. Az itt megadott megjegyzések a nyomtatványok megjegyzés rovatába kerülhetnek, a tétellista fölé. 4.1.8. Program (frissítés) A szoftver frissítése ingyenes, és Interneten keresztül lehet elérni, a regisztrált és a regisztrálatlan (demó) változatban egyaránt. A frissítés elvégzéséhez először csatlakozni kell az Internetre (sok esetben a kapcsolódás az Internet Explorer indításakor automatikusan történik, vagy kattintani kell egy hálózati kapcsolat ikonon), ugyanúgy, ahogy más esetben is kapcsolódni szokott. Ezután a Beállításban az Általános főkategóriában a Program menüpontot választva az Új verzió keresése most gombot kell megnyomni. Ha nem sikerül a szerverhez való kapcsolódás, vagy Ön a legújabb elérhető verziót használja, akkor erről egy figyelmeztető üzenet jelenik meg. Ellenkező esetben egy ablak jelenik meg, ahol fel van sorolva minden újítás, az aktuális verziótól kezdődően, amihez a letöltéssel hozzájuthat. Ha az újítások között van olyan, amelyet Ön használni szeretne, akkor kattintson az Új verzió letöltése gombra. Ekkor a program a szerverről letölti a legújabb axel.exe állományt, valamint a hozzá tartozó frissített leírást. Letöltés végén, ha a letöltött állomány fájlmérete nem megfelelő (hálózati hiba lépett fel), akkor az új verzió telepítése nem történik meg. Ha minden rendben van, akkor a letöltés végén a program újraindul és szükség esetén elvégzi az adatbázis átalakítását. Az átalakítási folyamatot nem szabad megszakítani, akkor sem, ha a program nem válaszol, vagy úgy tűnik, hogy lefagyott. Ezután a szoftver már tartalmaz minden újítást. Ha elvégezzük ismét a frissítést, akkor a program jelezni fogja, hogy a legújabb verzióval rendelkezünk. Az eddigi összes verzió dátuma és újításai elérhetőek a http://www.axel-szamlazo-program.hu/valtozas.php címen. Az Ön által használt szoftver verziója a program nyitó képernyőjének bal alsó sarkában van feltüntetve. 6
Ha telepítve van tűzfal program, akkor valószínű, hogy egy jelzés jelenik meg, amikor a program csatlakozni szeretne a szerverre. Ez a jelzés a legtöbb esetben abból áll, hogy, mivel a tűzfal számára ismeretlen programról van szó, megkérdezi, engedélyezzük-e az AXEL szoftver számára az Internet használatát. Ilyenkor mindig válasszuk azt a lehetőséget, amely az AXEL-nek megengedi az Internet használatát. Előfordulhat, hogy a tűzfal, vagy a vírusirtó úgy van bekonfigurálva, hogy az ismeretlen programok Internet-hozzáférését automatikusan, kérdés nélkül blokkolja. Ilyenkor, ahhoz, hogy a programmal a frissítést le tudjuk tölteni, oldjuk fel ezt a blokkolást az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó szoftver számára. Az AXEL szoftver az Internet elérésekor a hálózatra kizárólag a szoftver aktuális verziószámát küldi, mint adatot. Számlák, és egyéb adatok küldése nem történik. Fogadáskor az axel.exe, a leiras.doc és a leiras.pdf állományok frissülnek. A régi változatok egyébként biztonsági másolatként mindig megtalálhatóak a program könyvtárában axelregi.exe, leirasregi.doc és leirasregi.pdf néven. Az „új verzió keresése minden program-indításkor” jelölőnégyzet-et bekapcsolva, minden alkalommal, amikor az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó programot indítjuk, az meg fogja nézni, hogy elérhető-e frissebb változat, és ha igen, akkor felajánlja a letöltés lehetőségét. A program indításakor automatikusan végzett új verzió keresés abban tér el az előzőektől, hogy ilyenkor, ha nincs Internet kapcsolat, vagy nincs elérhető újabb változat, akkor a program erről nem ad tájékoztatást. Előfordulhat, hogy a program indítása után néhány másodpercet várni kell, mire megjelenik az új verzió (ha van) újdonságait felsoroló lista. Ha ezen idő alatt nem a nyitó képernyő látható, hanem például egy számlát kezdünk el készíteni, akkor is letölthető a frissítés, de a program ilyenkor nem fog automatikusan újraindulni. Ha nem rendelkezik Internet kapcsolattal azon a számítógépen, amelyen az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó programot futtatni szeretné, akkor a frissítés a következőképpen hajtható végre: Egy Internet kapcsolattal rendelkező számítógépen a böngészőbe a http://www.axel-szamlazo-program.hu/ címet kell beírni, majd a Letöltés gombon kattintani és a megjelenített ablakban a Mentés-t választani. Az elmentett fájlt (szamlazo_program_setup.exe) egy adathordozóra (CD, pendrive, stb.) ki kell írni, majd átvinni arra a számítógépre, ahol az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó program telepítve van. Itt ki kell lépni a számlázó programból, majd az adathordozón lévő szamlazo_program_setup.exe állományt el kell indítani és célkönyvtárnak az eredeti célkönyvtárat megadni (alapértelmezésként c:\program files\axel). A számlázó program ikonjára kattintva már az új verzió fog indulni. Ha a program a frissítés után nem indulna újra magától, és az indítás után még mindig a régi verziószám jelenik meg a bal alsó sarokban, akkor ennek a legvalószínűbb oka, hogy a számlázó program át lett másolva, és a parancsikon helytelenül az axel.exe fájlra mutat. Ebben az esetben kérjük kattintson a jobb egérgombbal az AXEL Számlázó Program asztalon lévő parancsikonján és válassza a tulajdonságok menüpontot. A cél beviteli mező legvégén lévő axel.exe szöveget indit.exe szövegre kell cserélni. Az OK gomb megnyomása után indítható a szoftver és működni fog a frissítés. 4.1.9. Program (egyéb beállítások) Az előugró segítég-et bekapcsolva a program egy sárga ablakban segítséget ad arról a vezérlő elemről, amelyen az egérkurzor áll (legalább fél másodpercig). Ha bekapcsoljuk a beszédhangok használata jelölőnégyzetet és még nem rendelkezünk az ehhez szükséges hangfájlokkal, akkor a szoftver megkérdezi, hogy letöltse-e ezeket (4 Mbyte). Ha az igen-t választjuk, akkor a letöltés elkezdődik. Ezután a program főbb funkcióihoz beszédhang is lesz társítva. Windows 98 operációs rendszer alatt nem minden esetben működik ez a beállítás, ilyenkor érdemes kikapcsolni. A hangok használatakor például számla a nyomtatásának megkezdésekor a szoftver elmondja, hogy melyik sorszámú számla nyomtatása kezdődött el, illetve a számla végösszegét is közli. A „cégnév megjelenítése” jelölőnégyzet bekapcsolása akkor lehet hasznos, ha ugyanazon a számítógépen több számlázó program is telepítve van, különböző cégek számára. A jelölőnégyzet bekapcsolása esetén a program nyitó képernyőjének jobb alsó sarkában mindig az aktuálisan használt programhoz beállított cégnév lesz kiírva, amelyet a program a kibocsátó adatok első sorából olvas ki. Ha bekapcsoljuk a jelszavas védelmet, akkor meg kell határoznunk egy jelszót és ezt a megjelenő két beviteli mezőbe beírni. Ilyenkor a program indításkor jelszót kér és csak ennek megadása után lehet a szoftverbe belépni. Ha a „biztonsági mentés…” jelölőnégyzet bepipált állapotban van, akkor közvetlenül alatta megjelenik több vezérlőelem, amelyekkel a biztonsági mentés módja állítható be. A felső két jelölőnégyzettel beállítható, hogy a biztonsági mentés mikor hajtódjon végre (a) az AXEL minden indításakor b) az AXEL-ből való minden kilépéskor c) mindkét esetben). Bejelölhető minkét jelölőnégyzet egyidejűleg is, illetve csak az egyik is kiválasztható, viszont legalább az egyik mentési alkalmat ki kell választani, ha be van kapcsolva a biztonsági mentés. A kiválasztott időpontokban a szoftver a data könyvtárban lévő data.abs állományt (ez tartalmazza a számlákat, beállításokat, stb.) egy másik helyre átmásolja úgy, hogy a fájl neve tartalmazza a másolat készítésének dátumát és idejét, a kiterjesztés pedig abs marad. A biztonsági mentés helye beviteli mezőben határozható meg, hogy a másolatokat hova, melyik könyvtárba tegye a szoftver. Ha van másik merevlemez a számítógépben, akkor célszerű egy azon lévő könyvtárat választani, illetve ha hálózatban van a számítógép, akkor célszerű olyan meghajtót választani, ami nem egyezik meg a program telepítési meghajtójával. Minden biztonsági másolatnak egyedi neve lesz, ezért egy idő után a megadott könyvtárban nagyon sok fájl is megjelenhet. Ha például úgy van beállítva a program, hogy kilépésenként és indításonként is készítsen biztonsági mentést, és egy nap 8 alkalommal indítjuk a programot, akkor egy nap alatt 16 biztonsági másolat készül (ami akár összesen 160Mbyte is lehet). Ezen okból kifolyólag lehetőség van a biztonsági másolatok számának korlátozására. Ha a számkorlát jelölőnégyzet be van pipálva, akkor megadható, hogy a szoftver legfeljebb hány másolatot őrizzen meg. Ha az adott könyvtárban a biztonsági másolatfájlok száma eléri a meghatározott limitet, akkor a másolat készítése előtt a legrégebbi fájl törlődik. Megadható akár 1 is, és ilyenkor mindig csak a legutolsó adatbázis-állapot őrződik meg. Egy másik lehetőség, hogy nem a számkorlátot, hanem az időkorlátot használjuk. Ilyenkor meghatározható, hogy hány napig őrződjenek meg az elkészített adatbázis-másolatok. Ha ez az opció be van kapcsolva, akkor a szoftver a biztonsági másolat készítése előtt törli az adott könyvtárból azokat a mentéseket, amelyek az adott napnál régebbiek. Lehetőség van a két korlát egyidejű használatára is.
4.2. Számla beállításai 4.2.1. Beállítások Az egyéb számla fejlécadat jelölőnégyzet bepipálásával lehetőség van arra, hogy a számlán lévő fejlécadatok mellett egy új adatot is feltüntessünk. Ilyenkor, a jelölőnégyzet mellett megjelenő beviteli mezőben megadható az új adat megnevezése, ez lehet például munkaszám. Ebben az esetben, minden új számla készítésekor egy munkaszám beviteli mező is kitölthető. A következő jelölőnégyzetek (aláírás lehetőség a számlán) azt befolyásolják, hogy a kiállított számla alsó részén megjelenjen-e a kibocsátó és a átvevő számára az aláírás helyét jelölő vonal és alatta a szöveg. A „sztornó, helyesbítő számlák fejléce "érvénytelenítő", "módosító" legyen” jelölőnégyzet bekapcsolt állapotában módosul az újonnan kiállított sztornó és helyesbítő számlák fejléce „érvénytelenítő” és „módosító” számlára, valamint a sztornózáskor a megjegyzés rovatban feltüntetésre kerül a „számlával egy tekintet alá eső okirat” szöveg is. A jelölőnégyzet kikapcsolt állapotában létrehozott számlák a régi módon működnek („sztornó-„ és „helyesbítő” számla a fejlécben). Mindkét állapotban a program a hatályos jogszabályoknak megfelelően végzi a sztornózást, tehát kikapcsolt állapotban is megfelel a 2008-as előírásoknak. Ez alatt megadhatóak azok a szövegek, amelyek minden egyes kiállított számla alsó részén megtalálhatóak lesz, függően a számla pénznemétől, fizetési módjától, nyelvétől. Ezek készpénzes számlánál lehetnek a „Köszönjük, hogy nálunk vásárolt!” vagy „Köszönjük, hogy minket választott!” szöveg, átutalásosnál pedig „Késedelmes fizetés esetén a jegybanki alapkamat kétszeresét számoljuk fel!”, de akár üresen is hagyhatóak a beviteli mezők. Ha többsoros szöveg megadására van szükség, akkor ez a mellette lévő szerkesztés gombot megnyomva adható meg. A megjelenő ablakban beállítható a kis betűméret, annak érdekében, hogy minél több szöveg férjen el. A „partner megnevezése a számlán” beviteli mezőbe azt a szöveget kell írni, amely majd a vevő adatai felett lesz látható. Például: „Vevő adatai:”, vagy „Ügyfél adatai”. A „deviza számla felső részén megjelenő szöveg” a számla legfelső területén lesz látható. Ennek módosítására akkor lehet szükség, ha a megadott szöveget a magyar mellett más nyelveken is fel szeretnék tüntetni. Legalul beállítható, hogy ha egy korábbi nyomtatvány (számla, szállítólevél, árajánlat, megrendelés) alapján készítünk egy számlát (ez az eddigi számlák ablakban végezhető el), akkor az alapértelmezett megjegyzés mi legyen. Eredeti: a korábbi nyomtatvány megjegyzését fogja átrakni a program az új számlára. Hivatkozás: a megjegyzésbe a korábbi nyomtatvány sorszáma kerül. Új-nál beállított: ugyanaz a megjegyzés kerül az új számlára, mint ha egy teljes új számlát készítenénk.
7
4.2.2. Alapértelmezések Legfelül a lehetséges fizetési módok határozhatóak meg. Alapértelmezésként négy fizetési mód van meghatározva (készpénz, átutalás, bankkártya, elszámolás), ezeket ne töröljük. A lista mellett lévő két gombbal lehet új fizetési módot felvenni, illetve törölni, ha erre szükséges van. Ezek mellett meghatározható, hogy a kijelölt fizetési módhoz milyen beállítások tartozzanak. Itt állítható be az is, hogy a kijelölt fizetési mód esetében a program a forint-os számláknál alkalmazza-e az 5Ft-ra való kerekítést. A közvetlenül a fizetési módok alatt lévő jelölőnégyzet segítségével beállítható, hogy a végösszeg 5Ft-ra kerekítését használja-e a program abban az esetben, ha a fent felsorolt fizetési módoktól eltérő fizetési móddal készül számla, vagy egyátalán nincs fizetési mód megadására lehetőség. (például szállítólevélnél) Kétféleképpen állíthatjuk be, hogy hogyan számolja a szoftver a napokat. Az első lehetőség, hogy a kiállítási dátumtól kezdődően a megadott napok számával növeli a dátumot és ezt használja a fizetési határidő dátuma számára. A második lehetőség, hogy nem napban, hanem munkanapban számol a szoftver. Ebben az esetben például, ha 2008.01.05.-én, szombaton állítunk ki egy számlát és kettő munkanapos fizetési határidőt állítunk be, akkor a fizetési határidő dátuma 2008.01.08. kedd lesz. A szoftver azokat a napokat tekinti munkanapnak, amelyek nem hétvégére esnek és nem ünnepnapok. Az alapértelmezett példányszám új számla készítése esetén lesz felhasználva. Ide 2-től 9-ig bármilyen szám írható. Minden számla készítésének megkezdésekor ez az érték lesz a példányszám beviteli mezőben alapértékként használva. Az alapértelmezett fizetési mód azt befolyásolja, hogy új számla készítésének megkezdésekor a legördülő lista alapértéke készpénz, átutalás, bankkártya, vagy elszámolás legyen. Ha az „ELŐZŐ”-t választjuk a legördülő menüből, akkor egy új számla kiállításánál az alapértelmezett fizetési mód az előzőleg kiállított számla fizetési módjával fog megegyezni. Az alapértelmezett pénznem beállításával megadható, hogy leggyakrabban milyen pénznemben állít ki számlát. Ha a megjegyzéseknél a táblázatba már lett néhány megjegyzés beírva, akkor a legalsó legördülő listából kiválasztható, hogy egy adott megjegyzés minden új számla kiállításának megkezdésekor beíródjon-e automatikusan a számlára. A legalsó jelölőnégyzet bekapcsolásakor a program a következőképpen fog működni: ha az eddigi számláknál egy régebbi számla alapján készítünk új számlát, akkor az új teljesítési dátuma alapértelmezésként meg fog egyezni a régi számlán szereplő teljesítési dátummal. Ellenkező esetben (kikapcsolt állapotban) a teljesítés dátuma az aktuális gépóra szerinti dátum lesz.
4.3. Egyéb beállítások 4.3.1. Szállítólevél A legfelső beviteli mezőben meghatározható, hogy a szállítólevél fejlécén milyen szöveg jelenjen meg. Ezután a két beviteli mezőben meghatározható, hogy a szállítólevelek alján milyen szöveg jelenjen meg, függően a pénznemtől. Többsoros szöveg készítéséhez a szerkesztés gombot kell használni. Hosszabb szövegek esetén érdemes a kis betűméret jelölőnégyzetet bepipálni. Ez után meg kell adni, hogy az átvevő aláírásnál milyen szöveg jelenjen. Az alapértelmezett példányszám akár nulla is lehet. Új szállítólevél készítésekor a szoftver ezt az értéket fogja beírni a példányszám beviteli mezőbe alapértelmezésként. Az alapértelmezett pénznem beállításával megadható, hogy leggyakrabban milyen pénznemben állít ki szállítólevelet. Ha a megjegyzéseknél a táblázatba már lett néhány megjegyzés beírva, akkor az alsó legördülő listából kiválasztható, hogy egy adott megjegyzés minden új szállítólevél kiállításának megkezdésekor beíródjon-e automatikusan a szállítólevélre. Az alsó választó gombokkal megadható, hogy az árak hogyan jelenjenek meg a szállítólevélen: a) ugyanúgy jelenjenek meg, mint például a számlán; b) az árak ne jelenjenek meg a szállítólevélen, helyettük helyköz szerepeljen; c) az árak helyett három kötőjel szerepeljen a szállítólevélen. Legalul beállítható, hogy ha egy korábbi nyomtatvány (számla, szállítólevél, árajánlat, megrendelés) alapján készítünk egy szállítólevelet (ez az eddigi szállítólevelek ablakban végezhető el), akkor az alapértelmezett megjegyzés mi legyen. Eredeti: a korábbi nyomtatvány megjegyzését fogja átrakni a program az új szállítólevélre. Hivatkozás: a megjegyzésbe a korábbi nyomtatvány sorszáma kerül. Új-nál beállított: ugyanaz a megjegyzés kerül az új szállítólevélre, mint ha egy teljes új szállítólevelet készítenénk. 4.3.2. Árajánlat beállításai A legfelső beviteli mezőben meghatározható, hogy az árajánlat fejlécén milyen szöveg jelenjen meg. Ezután a két beviteli mezőben meghatározható, hogy az árajánlatok alján milyen szöveg jelenjen meg, függően a pénznemtől. Többsoros szöveg készítéséhez a szerkesztés gombot kell használni. Hosszabb szövegek esetén érdemes a kis betűméret jelölőnégyzetet bepipálni. Az alapértelmezett példányszám akár nulla is lehet. Új árajánlat készítésekor a szoftver ezt az értéket fogja beírni a példányszám beviteli mezőbe alapértelmezésként. Az alapértelmezett pénznem beállításával megadható, hogy leggyakrabban milyen pénznemben állít ki árajánlatot. Az árajánlatoknál megadható egy érvényességi dátum. Az alapértelmezett érvényességi dátumot a kiállítási dátumhoz képest, napok számában kell meghatározni. Ha a megjegyzéseknél a táblázatba már lett néhány megjegyzés beírva, akkor a legalsó legördülő listából kiválasztható, hogy egy adott megjegyzés minden új árajánlat kiállításának megkezdésekor beíródjon-e automatikusan az árajánlatra. Legalul beállítható, hogy ha egy korábbi nyomtatvány (számla, szállítólevél, árajánlat, megrendelés) alapján készítünk egy árajánlatot (ez az eddigi árajánlatok ablakban végezhető el), akkor az alapértelmezett megjegyzés mi legyen. Eredeti: a korábbi nyomtatvány megjegyzését fogja átrakni a program az új árajánlatra. Hivatkozás: a megjegyzésbe a korábbi nyomtatvány sorszáma kerül. Új-nál beállított: ugyanaz a megjegyzés kerül az új árajánlatra, mint ha egy teljes új árajánlatot készítenénk. 4.3.3. Megrendelés beállításai A legfelső beviteli mezőben meghatározható, hogy a megrendelések fejlécén milyen szöveg jelenjen meg. Alatta a két beviteli mezőben meghatározható, hogy a megrendelések alján milyen szöveg jelenjen meg, függően a pénznemtől. Többsoros szöveg készítéséhez a szerkesztés gombot kell használni. Hosszabb szövegek esetén érdemes a kis betűméret jelölőnégyzetet bepipálni. A megrendelés nyomtatványon két aláírási hely szerepel. A következő beviteli mezőben megadható a megrendelő, illetve a kibocsátó alatti szöveg. Az alapértelmezett példányszám akár nulla is lehet. Új megrendelés készítésekor a szoftver ezt az értéket fogja beírni a példányszám beviteli mezőbe alapértelmezésként. Az alapértelmezett pénznem beállításával megadható, hogy leggyakrabban milyen pénznemben állít ki megrendelést. Ha a megjegyzéseknél a táblázatba már lett néhány megjegyzés beírva, akkor a legalsó legördülő listából kiválasztható, hogy egy adott megjegyzés minden új megrendelés kiállításának megkezdésekor beíródjon-e automatikusan a megrendelésre. Legalul beállítható, hogy ha egy korábbi nyomtatvány (számla, szállítólevél, árajánlat, megrendelés) alapján készítünk egy megrendelést (ez az eddigi megrendelések ablakban végezhető el), akkor az alapértelmezett megjegyzés mi legyen. Eredeti: a korábbi nyomtatvány megjegyzését fogja átrakni a program az új megrendelésre. Hivatkozás: a megjegyzésbe a korábbi nyomtatvány sorszáma kerül. Új-nál beállított: ugyanaz a megjegyzés kerül az új megrendelésre, mint ha egy teljes új megrendelést készítenénk.
4.4. Fordítások Itt a korábban már megadott beállítások angol, német, illetve spanyol nyelvű megfelelői határozhatóak meg. Az itt beállított szövegek akkor jelennek meg a nyomtatványokon, ha a nyomtatvány készítésekor az adott kiegészítő nyelvet választotta.
5. Árlista, Készlet lista Az AXEL nyitó ablakában, a Beállítások gomb alatt található az Árlista gomb, amellyel megjeleníthető az árlista. Erre a listára azokat az árucikkeket, vagy szolgáltatásokat kell felvinni, amelyek gyakran fognak a számlákon, illetve egyéb nyomtatványokon szerepelni. Ha a beállításokban a tételek menüpontban a 8
készletnyilvántartás be van kapcsolva, akkor itt adhatóak meg a beszerzések és a számla nélküli eladások is. De természetesen a lista feltöltése nem kötelező. Számla készítésekor lehetőség lesz majd erről a listáról választani, így nem kell fejben tartani az árakat, a vtsz/szj számokat, stb. Természetesen lehetőség lesz minden nyomtatvány esetén új tétel-megnevezés használatára is. A lista alatt, a kék panelen szerepel a szűrés, ahol tételnév és vtsz/szj részszöveg alapján kiválogathatunk, kereshetünk árucikkeket/szolgáltatásokat. Ha a beállításokban a cikkszám kezelés be van kapcsolva, akkor cikkszámra is szűrhetünk. A cikkszám-szűrés (ellentétben a többivel) csak a kezdőszöveg alapján keresi meg az adott tételeket. Ha a beállításokban a tételek menüpontban a vonalkód kezelés be van kapcsolva, akkor vonalkód alapján is lehet keresni. Ekkor a vonalkód beviteli mezőben kell, hogy legyen a kurzor és a vonalkód leolvasása után a kijelölősáv a megfelelő tételre ugrik (a tétel sorára ugráson kívül megadható, hogy beszerzési, vagy az eladási ablak is automatikusan megjelenjen a vonalkód olvasás után), amennyiben a tétel-nél meg lett adva a vonalkódja. A szűrések mellett beállítható, hogy ezt a listát milyen pénznemben, illetve nettóban, vagy bruttóban szeretnénk megjeleníteni. Ha nem a forintot választjuk, akkor a tételek értékei a Beállítások \ Pénz kezelés fülön megadott értékek szerint átszámítódnak a kiválasztott pénznemre. Ez a választás nincs hatással a program későbbi működésére, kizárólag az itteni megjelenítést befolyásolja. A lista alatt lévő három gomb segítségével vihető fel új tétel a listára, módosítható egy már listán lévő tétel, illetve törölhető. Ha a főképernyőről jelenítettük meg a listát, akkor a megfelelő soron való dupla kattintás az adott tétel módosítási ablakát jeleníti meg. A módosítás és törlés mindig a listán kék sávval kijelölt sorra vonatkozik. A teljes árlista egyidejű törléséhez a törlés gombon a jobb egérgombbal kell kattintani. Új tétel felvitelekor meg kell adni a tétel számlára kerülő megnevezését (maximum 255 karakter), a tétel mértékegységét (maximum 10 karakter) és áfakulcsát. A tétel nevében használható a # speciális karakter. Ez és az utána lévő szöveg a számlán és egyéb nyomtatványokon nem jelenik meg, ezért használható például csoportosításra is, mivel a programban a szűrés a # karakter utáni részre is vonatkozik. A bruttó/nettó egységár, a cikkszám és a vtsz/szj (maximum 20 karakter) megadása opcionális. Ha a beállításokban a több ár használata be van kapcsolva, akkor új tétel létrehozásánál alap, kedv1 és kedv2 ár is megadható. Itt a tétel árát mindig forint-ban kell megadni, mert ha a tételt deviza nyomtatványra tesszük, akkor az átszámítás a megfelelő pénznemre automatikusan megtörténik. Ha az áfakulcs beviteli mező melletti legördülő listából az „alanyi adómentes”, a „spec. adómentes” (közérdekű vagy egyéb speciális jellegére tekintettel adómentes) vagy az „áfa tv. hatályán kívüli” pontot választjuk, akkor a program 0% áfakulccsal fog számolni, valamint a számla összesítés részén az Adómentes, illetve az Áfa tv. hatályán kívüli kategóriába lesz sorolva a tétel. A pénznem legördülő listánál meghatározható az a pénznem, amelyben az ár rögzítve lesz az adott tételnél. Az itt kiválasztott pénznemben megjelenített árra nincs hatással az árfolyamfrissítés. Ha minden szükséges adatot megadtunk, akkor a Rendben gomb aktívvá válik és rákattintva a listára kerül a megadott tétel. Az árak változtatása gomb segítségével az aktuálisan leszűrt tétellista árait egységesen tudjuk növelni, vagy csökkenteni egy adott százalékkal. A megjelenő ablakban egy százalék értéket kell megadni (e mellett néhány példa látható). Ha az alsó, egészre kerekítsen jelölőnégyzet be van kapcsolva, akkor a százalékszámítás eredményeként kialakuló egységárat a program minden tétel esetén egészre kerekíti. Amennyiben a több ár használata be van kapcsolva, akkor az árak változtatásánál több lehetőség szerepel. Kiválasztható, hogy mely árakat (alap, kedv1 ár, vagy kedv2 ár) szeretnénk módosítani, illetve az is, hogy az százalékszámítás alapjául melyik ár szolgáljon. Néhány példa: Melyik ár legyen módosítva?
Melyik árhoz képest?
Növelés / Csökkentés mértéke:
Alapár Kedv1 ár
alapár alapár
20 -10
Kedv2 ár
Kedv2 ár
-50
Eredmény Az alapárak 1.2-vel szorzódnak. Minden kedv1 ár (függetlenül a korábbi értékétől) az alapár 0.9-szerese lesz. Minden kedv2 ár a korábbi érték fele lesz.
Az árlista kinyomtatható (Lista nyomtatása gomb), illetve Excelbe exportálható (jobb egérgomb a listán, majd bal egérgomb az Excel export feliraton). E mellett lehetőség van CSV formátumba (pontosvesszővel elválasztott) is exportálni az adatokat. A jobb egérgombbal megjelenő menüben is elérhetőek a gombként is meglévő funkciók. Az árlista importálása úgy végezhető el, hogy a táblázaton a jobb egérgombbal kattintunk, majd az előugró menüből a legalsó „Importálás CSV-ből” menüpontot választjuk. Az importálásnál egy csv kiterjesztésű fájlt kell kiválasztanunk, amely formátuma megegyezik azzal, amelyet a szoftver exportál. Importálásnál fontos, hogy nettó vagy bruttó megjelenítésre van állítva a tétellista, mert az árak importálása e szerint történik. Tehát ha a CSV fájlban egy tételnél 100 szerepel árként, akkor nettó megjelenítés esetén az importálás során egy olyan új tétel kerül az árlistára, amely nettó 100 forint értékű. Bruttó megjelenítésnél bruttó 100Ft értékű tétel kerül felvitelre. Az importálás végén a program kiírja, hogy hány tételt sikerült importálni. Ha van cikkszám kezelés, akkor az árlistán már szereplő azonos cikkszámú tétel esetén a program módosítja a már meglévő tételt, cikkszámkezelés nélkül pedig az azonos nevűek esetén lesz módosítás, új tétel felvétele helyett. Az árlistán szereplő beszerzési ár oszlop ki/be kapcsolható a beállításokban.
5.1. Készletnyilvántartás Ha beállításokban a tételek menüpontban a készletnyilvántartás be van kapcsolva, akkor az árlistán egy készletmennyiség oszlop is látható lesz, valamint a táblázat alatt egy beszerzés, illetve egy eladás gomb is megjelenik. Beszerzés és eladás csak a termék-ként megjelölt tételeknél végezhető el, a szolgáltatás-ként megjelöltek-nél nem. Készletnyilvántartás használatánál az árlistán a tételek neve előtt egy ikon jelzi, hogy szolgáltatásról, vagy termékről van szó. Új tétel megadásakor, vagy módosításkor beállítható, hogy a tétel szolgáltatás, vagy termék legyen. Beszerzéskor a számlaszám beviteli mező kitöltése nem kötelező, ide írható a bejövő számla sorszáma, vagy bármi más egyéb adat is. Az eladás gombot csak akkor nyomjuk meg, ha számla nélküli eladásról van szó! Itt is kitölthető egy számlaszám mező, ahova a kézi számlatömbbel kiállított számla sorszáma írható, vagy bármi más adat megadására is használható. Ha az árlista a számlázási ablakból jelent meg, akkor nem kell az eladás gombot használni, mert a számla kinyomtatásakor automatikus létrejönnek az eladások. Az eddigi beszerzések és eladások listáját a program nyitó ablakában a beszerzések, illetve az eladások gombbal tudja megjeleníteni. Ha egy adott tétel beszerzéseit, vagy eladásait szeretné megjeleníteni, akkor ezt a legegyszerűbben úgy tudja megtenni, hogy az árlistán a megfelelő tételen a jobb egérgombbal kattint, majd az „Eddigi beszerzések/eladások a kijelölt termékből” menüpontot választja. Ha be van kapcsolva a készletnyilvántartás, akkor a lista nyomtatás után megjelenő előnézeti ablakban egy készlet feliratú jelölőnégyzet is megjelenik. Ha ezt bekapcsolja, akkor nem csak az árlista lesz nyomtatható, hanem a nyomtatványon megjelenik tételenként és összesítve a készletmennyiség és annak beszerzési/eladási áron számított értéke. Készletnyilvántartásnál a tételekhez megadható a beszerzési ár. Beszerzéskor ez mindig úgy módosul, hogy a tételnél szereplő beszerzési ár mezőbe a legutolsó beszerzés egységára kerül. Az árak százalékos változtatásánál beállítható, hogy a beszerzési ár alapján egy adott százalékkal számolja ki az eladási árakat. Importálásnál, ha be van kapcsolva a cikkszám kezelés és a készletnyilvántartás, valamint az importálandó csv tartalmaz cikkszámot és egy db oszlopot is, akkor az importálásnál a db oszlop szerinti mennyiségek alapján az adott tételből beszerzések is történnek és a tétel készlete is növekedni fog. Ebben az esetben, ha már van olyan cikkszámú tétel az árlistán, mint az importált csv-ben, akkor nem készül új tétel az árlistára, hanem a meglévő módosul.
6. Új nyomtatvány készítés 6.1. Számla készítés A szoftver nyitó képernyőjén a Számla készítés gombon kattintva, vagy az INSERT billentyűt megnyomva elkezdhetünk egy új számlát kiállítani. (Ha olyan számlát szeretnénk kiállítani, amelynek fejlécében az előleg számla szöveg szerepel, akkor jobb egérgombbal kell kattintani a számla készítés gombon, majd az előugró menüből az előleg számla menüpontot választani.) A vevő adatainál a név és a cím kitöltése kötelező (legalább két karakter), a harmadik beviteli mező kitöltése opcionális. (A név, a cím és az egyéb számlára kerülő vevőadat mező esetében használható a ^ karakter, amellyel számlázáskor manuálisan sortörés hozható létre a vevő nevében/címében/egyéb adatában.) A Választás gombot, vagy az ALT+V billentyűkombinációt megnyomva a partnerek listájáról választhatunk egy vevőt, így nem kell az adatokat ismételten kitölteni. A partnerek listájánál, ha kiválasztottuk a megfelelő partnert, akkor az ENTER billentyű megnyomásával (vagy a táblázatban a megfelelő soron duplán kattintva) a partnerválasztó ablak eltűnik és a vevő név/cím/egyéb beviteli mezőkbe a partner adatai beíródnak. Ha a választás gombtól balra egy ikon megjelenik, akkor az azt jelenti, hogy a számlán lévő partner hozzá van rendelve a partnerlistához. A program ebből tudja, hogy már meglévő partnerről van-e szó, vagy egy új partnert kell létrehozni, ha ez be van állítva. A vevő nevében 120, a többi adatánál legfeljebb 90 karakter adható meg. 9
Ha ez az opció nincs kikapcsolva a beállításokban, akkor a vevő adatainál egy „fordított áfafizetés” jelölőnégyzet is megtalálható. Amennyiben ezt a jelölőnégyzetet bekapcsolja, akkor a számla fordított áfás lesz (áfa tv. 142. paragrafus), tehát nettóban kerül kiállításra a számla és az áfát a vevő fizeti. A számla fejlécadatainál a számlaszám nem módosítható, ez automatikusan kerül kiosztásra. Ennek formátuma előtag/év/hó-sorszám, ahol az előtag alapértelmezés szerint AX (de bármely más legfeljebb két betűre módosítható a beállításoknál, ha még nem készült a szoftverrel egyetlen nyomtatvány sem), az év és a hó mindig a kiállítás dátumára utal, a sorszám pedig minden évben 0000001-től kezdődően, számlánként egyesével növekszik. A fizetés módja készpénz, átutalás, bankkártya, vagy elszámolás lehet, de egyéb érték is beírható. Ezek közül választhatunk a legördülő mezőn kattintva; a kurzormozgató billentyűket megnyomva ; vagy az á, illetve k billentyű leütésével. A kiállítás dátuma nem módosítható, ez mindig az aktuális gépóra szerinti idő. A teljesítés dátuma, valamint a fizetési határidő, a fizetés módjától függően, a beállítások szerint módosul a kiállítási dátum alapján. Ezen értékek a beviteli mező jobb szélén lévő háromszögre kattintva módosíthatóak, vagy a megfelelő számra kattintva és a kurzormozgató billentyűket használva. A fizetési határidőnél lehetőség van arra is, hogy a kiállítás dátuma alapján egyedileg napban határozzuk meg a fizetési határidőt. A beállításokban megadható, hogy a számítás napok számában, vagy munkanapok számában történjen. A fizetési határidő alatti jelölőnégyzettel módosítható, hogy az aktuális számla fizetettként, vagy fizetetlenként kerüljön-e a nyilvántartásba. Alapértelmezettként a készpénzes be lesz pipálva, a többi fizetési mód esetén pedig nem, de ez a beállításokban megváltoztatható. A példányszám 2-től 9-ig módosítható. Az első példány az eredeti példány, amelyet a vevő kap meg, a többi másodpéldány, amely már áfa visszaigénylésre nem alkalmazható. A megjegyzés mező kitöltése nem kötelező, ide bármilyen hosszúságú szöveg megadható. Amennyiben több soros megjegyzés feltüntetésére van szükség, akkor a beviteli mező felett lévő szerkesztés gombbal ez is megadható. Ha a beállításoknál meg lettek adva alapértelmezett megjegyzések, akkor a beviteli mező mellett lévő gombon kattintva egy előugró menü jelenik meg, ahonnan kiválaszthatóak a listában megadott megjegyzések. Gyakran előforduló, hosszú megjegyzések esetén érdemes ezt a funkciót használni. A beállításokban meghatározható a nyomtatás menüpontban, hogy többoldalas nyomtatvány esetén a megjegyzés minden oldalon, vagy csak az első oldalon szerepeljen-e. Az ablak alsó részén található a számlára kerülő tételek listája. A lista felett lévő gombokkal vihetünk fel, módosíthatunk, illetve törölhetünk egy tételt. Minden egyes tétel egy-egy sorként fog a számlán szerepelni. A gomboktól jobbra, kék színű betűvel, a számla bruttó végösszege található. Új tétel felvitelekor (INSERT vagy ALT+E billentyű) a vtsz/szj kivételével minden mező kitöltése kötelező. A megnevezéshez beírhatunk bármilyen szöveget (itt is használható a ^ karakter a manuális sortörés létrehozásához, vagy a # karakter, amely utáni rész a számlán nem jelenik meg), amely a számlázandó árucikk/szolgáltatás-ra vonatkozik. A megnevezés beviteli mezőtől jobbra lévő sárga ikonon kattintva, vagy a CTRL+SHIFT billentyű benyomásával szerkeszthető a tételhez egyedileg rendelt megjegyzés, ha van ilyen. Ha az árlistán megadtunk tételeket, akkor a megnevezés beviteli mező felett lévő választás gomb segítségével ezek közül is választhatunk. A választás gomb helyett használható a megnevezés beviteli mezőben az ENTER billentyű is. Ekkor megjelenik az árlista (ha a megnevezés részben ki volt töltve, akkor az lesz az alapértelmezett szűrés a megjelenő árlista ablakban) és onnan egy tétel kiválasztható (dupla kattintással, vagy az ENTER billentyűvel (ha be van kapcsolva a működési beállításoknál, hogy a szűrés csak ENTER-rel kezdődjön, akkor az ENTER helyett, mivel annak más funkciója van, használható a Választás gomb, vagy az ALT+V billentyűmkombináció.)). Ha van hozzárendelés, akkor itt is egy ikon jelzi ezt a választás gomb mellett, mint a partner választásánál. Ha be van kapcsolva az új tételek árlistába való tárolása, akkor innen fogja a program tudni, hogy új vagy egy régi tételről van-e szó. A mennyiséghez egész, vagy tizedes tört (vesszővel elválasztva) érték adható meg. A mértékegység a megadott mennyiség mértékegysége, ide legfeljebb 10 karakter írható. A bruttó/nettó egységár egész, vagy tizedes tört lehet. Ennek módosításakor a program a nettó/bruttó egységárat automatikusan kiszámítja a megadott áfakulcs alapján. A kedvezmény beviteli mező kitöltése nem kötelező. Az áfakulcs a beállításoknál megadott lehetséges áfakulcsok közül vett értékek egyike lehet, vagy választható a beviteli mező mellett lévő legördülő listából, hogy a tétel alanyi vagy spec. adómentesként (közérdekű vagy egyéb speciális jellegére tekintettel adómentes), illetve áfa törvény hatályán kívüliként szerepeljen a számlán. Ebben az esetben 0%-os áfakulcsúként számol a szoftver. A vtsz/szj az adott árucikk/szolgáltatás VTSZ vagy SZJ száma, amely legfeljebb 20 karakter lehet. A beviteli mező mellett szerepel egy vtsz, illetve szj feliratú kis gomb, amellyel a programban lévő vtsz, illetve szj jegyzék jeleníthető meg (első indításkor a szoftver a jegyzékeket letölti, majd átkonvertálja, ez legfeljebb néhány percet vehet igénybe). Ezen listák nem teljesek és hibákat tartalmazhatnak, az adatok pontatlanságáért semmilyen felelősséget nem vállalunk. A program lehetőséget biztosít arra, hogy a felhasnzáló a vtsz/szj számokat a beépített listától eltérően, tetszés szerint határozza meg. (Nem kell megnyomni a vtsz, vagy az szj feliratú gombokat, hanem egyszerűen csak beírni a beviteli mezőbe a megfelelő számot.) Ha minden adat helyesen lett kitöltve, akkor a Rendben gomb aktív és rajta kattintva, illetve az ALT+R billentyűkombinációt megnyomva, vagy az ENTER billentyűt leütve az ablak eltűnik és a tételek listájára kerül a megadott árucikk/szolgáltatás. A tételek sorrendjét a CTRL+fel/le billentyűkombinációval lehet változtatni. Ha a beállításokban a vonalkód kezelés engedélyezve van, akkor a számlatétel táblázat felett, bal oldalon egy beviteli mező is megjelenik. Ha a kurzor ebben a beviteli mezőben áll, és a vonalkód olvasót használja, valamint az árlistán szerepel a leolvasott vonalkódú termék, akkor a számlatételek közé létrejön egy új tétel, 1 mennyiséggel. Ha olyan vonalkódot olvas le, amely már a számlatételek listáján szerepel, valamint a beállított kedvezmény nem különböző, akkor nem új tétel jön létre, hanem a már meglévő tétel mennyisége növekszik eggyel. A számlázási ablakban egy új tételek kedvezménye százalék beviteli mező látható. Az ide beírt százalékértéket a program automatikusan felkínálja az új tétel felvitelekor. Ha a beviteli mezőt üresen hagyjuk, akkor is lehetőség lesz az új tétel felvitelénél a százalékos kedvezmény meghatározására. Ha több tételt szeretnénk írni a számlára azonos kedvezmény százalékkal, akkor érdemes a számlázási ablakban az új tételek kedvezménye beviteli mezőbe beírni a kívánt értéket, mivel így nem kell azt megadni minden egyes tétel felírásakor. A beviteli mezőtől közvetlenül jobbra lévő alkalmaz gombot csak abban az esetben kell használni, ha már szerepelnek tételek a számlán és ezek százalékos kedvezményértékét utólag szeretnénk módosítani. Ettől függetlenül lehetőség van a tételek százalékos kedvezményének egyedi megadására az Új tétel gomb, vagy a Módosítás gomb után megjelenő ablakban. A beállításokban többféle százalékos kedvezmény megjelenítési mód közül lehet választani (Beállítások \ Kedvezmények). A beállításoknál megadott megjelenítési mód csak az előnézetben és a nyomtatásban fog érvényesülni, a számlázási ablakban nem. Ez utóbbi ablakban mindig a tétel sorában jelenik meg az adott kedvezmény százaléka, valamint a feltüntetett árak mindig a kedvezményi utáni árak. A beállított kedvezmény-megjelenítési mód ellenőrzéséhez érdemes a számla megtekintése gombot használni, mivel onnan még vissza lehet menni a számlázási ablakba, számla kiállítás nélkül. Amennyiben úgy gondolja, hogy program rosszul számolja a kedvezményeket, akkor érdemes ellenőrizni, hogy a beállításokban a kedvezmények menüpontban nincs-e véletlen bekapcsolva a speciális százalékszámítás jelölőnégyzet. A vevő adatok alatt szerepel egy legördülő lista „csak magyar nyelv” felirattal, amellyel kiválasztható, hogy a számla nyomtatott és előnézeti formáján a szövegek angolul, németül, vagy spanyolul is megjelennek. Ha a beállításokban a több ár használata be van kapcsolva, akkor a vevő adatai alatt beállítható, hogy az adott számlánál melyik ártípus legyen használva. Az ártípus kiválasztásától kezdődően minden új tétel felvitelekor, ha az árlistáról választunk tételt, akkor a tétel kiválasztott ártípusa kerül a tétel egységárához. Az ártípus módosítása visszamenőleg, a már felvitt számlatételekre nincs hatással. A számla végösszege a tétel-táblázat felett, kék betűvel van feltüntetve a kiválasztott pénznemben. Ha más pénznemben is fel szeretnénk tüntetni a végösszeget, akkor a érték melletti gomb megnyomása után egy előugró menüből választhatunk. Ebben az esetben a számla nyomtatvány végén a végösszeg alatt a választott pénznemben is megjelenik a számla összege, az aktuális (beállításokban meghatározott, automatikusan letöltött) árfolyamok szerint számítva. Forintos számlák esetében a végösszeg 5 Forintra kerekített összegként jelenhet meg. A beállítások \ alapértelmezések résznél állítható be, hogy mely fizetési módok esetén legyen 5 Forintra kerekített a végösszeg. Ha minden tételt felvittünk a számlára és a vevő adatait is kitöltöttük, akkor a Számla megtekintése gomb aktív és rajta kattintva, vagy az ALT+G billentyűkombinációt megnyomva megtekinthetjük a számlát. Itt lehetőségünk van leellenőrizni, hogy mindent helyesen töltöttünk-e ki. A százalék változtatása csak a megjelenítésre vonatkozik, a nyomtatott számla formáját nem befolyásolja. Ha a számla többoldalas, akkor a jobbra/balra gombokkal lapozhatunk az oldalak között. Ha megfelelő a számla, akkor a Nyomtatás gombon kattintva, vagy az ALT+N billentyűkombinációt megnyomva elkezdődik a számla kiállítása. Várjuk meg, amíg a számla minden példánya kinyomtatásra kerül. Ha ez megtörtént, akkor válasszuk az igen gombot. Ha kifogyott a papír, vagy a nyomtató meghibásodott, akkor helyezzünk be papírt, vagy oldjuk meg a problémát. Sok esetben a nyomtatón lévő gomb segítségével megismételhető a nyomtatás. Előfordulhat az is, hogy az operációs rendszer küld üzenetet, amely felkínálja az újranyomtatás lehetőségét. Ha ezen módszerek egyike sem elérhető, csak akkor válasszuk a nem gombot, majd ismételjük meg a programból a számla nyomtatását. Sikeresen kinyomtatott számla esetén a szoftver nyitó képernyője jelenik meg, és a számla tárolódik az eddigi számlák közé. Ha még nem kattintottunk a Nyomtatás gombon, akkor a számlázásból való kilépéshez az ESCAPE billentyűt kell megnyomni, vagy a számlázási ablak jobb felső sarkában lévő X gombon kattintani. Ekkor a szoftver megkérdezi, hogy később szeretnénk-e folytatni ezt a számlát. Ha igen (számla félbehagyása), akkor a következő alkalommal, amikor a nyitó képernyőn a számla készítés gombot megnyomjuk, a számlázási ablakban a már bevitt tételek és beállítások lesznek láthatóak. Ha ilyen módon egy számlát félbehagytunk, akkor az eddigi nyomtatványoknál lévő új számla kiállítására egy másik nyomtatvány alapján, illetve a sztornózásra nem lesz lehetőség, mindaddig, amíg a félbehagyott számla kiállításra kerül, vagy visszavonjuk úgy, hogy a számla készítés ablakban az ESCAPE billentyűt megnyomjuk, és a feltett kérdésre NEM-mel válaszolunk. A programmal proforma számla is kiállítható, ha a főképernyőn a számla készítés gombon a jobb egérgombbal kattint és a proforma számla menüpontot választja. A proforma számlákat a program nem tárolja, a sorszámuk minden esetben --- lesz. 10
Számlákon, árajánlatokon, szállítóleveleken, megrendeléseken a vevő nevében, vagy egyéb számlára kerülő adatában használható a kettőskereszt (#) karakter. Az említett nyomtatványokon ez a speciális karakter, illetve az utána következő szöveg nem jelenik meg, viszont a lekérdezésekben és a többi helyen igen. Ezért ez a módszer különböző csoportosításokra is használható, mert pl. az eddigi számlák listáján szűrhetünk a #valami részszövegre is. Ha nem szeretné, hogy a számla vagy a többi nyomtatvány alján szerpeljen az AXEL Számlázó program, valamint a PM rendeletekre vonatkozó felirat, akkor a –nowww, vagy a –nopm paraméterrel indítva a szoftvert ezek levehetőek. Mivel a pénzügyminiszter 47/2007. (XII.29.) PM rendeletének 1/E paragrafusának (4) bekezdése szerint a számlázó programnak az adóalany nem magyarországi adószámán [Áfa tv. 258.par (3) bekezdés b) és c) pont] történő számlakibocsátásához a belfölditől elkülönített sorszámtartományt kell meghatároznia, ezért amennyiben mindkét féle számlát egyidejűleg szeretne kiállítani, akkor az csak 2 példány vásárlásával oldható meg, valamint mindkét példány esetén a beállítások legelső oldalán eltérő kétbetűs számlasorszám előtagot kell beállítani még a legelső számla kiállítása előtt, de az aktiválás után.
6.2. Deviza számla készítés Számla készítésekor a vevő adatai alatt beállítható egy legördülő listával a pénznem. Kiválasztható Forint, Euró, Dollár, Font, vagy Yen. A deviza számlákra esetleg másik fejlécadat kerül, mint a forint számlák esetében, ha a regisztrációnál ezt beállította. A számlán lévő értékek, valamint a számlázási képernyőn lévő végösszeg is a választott pénznemben lesz feltüntetve. Fontos, hogy a felhasználónak kell gondoskodnia arról, hogy a jogszabály szerinti megfelelő bank, megfelelő dátumú árfolyamát alkalmazza a számlán, mivel a program mindig csak az aktuális napi árfolyamot ismeri, és csak néhány bank árfolyamát tudja letölteni. Ha egy deviza számla készítésekor olyan tételt teszünk a számlára, amely az árlistán előre meg lett határozva, akkor az aktuálisan választott pénznemre átszámítódik az árlistán megadott forint-érték. Ha már szerepelnek tételek a számlán, és megváltoztatjuk a pénznemet, akkor a beállításokban megadott átszámítási adatok szerint automatikusan átszámítódnak az összegek a megfelelő értékre.
6.3. Szállítólevél készítés Ezen nyomtatvány készítésének módja lényegében megegyezik a fentebb ismertetett számla készítésével, ezért itt csak az eltérések szerepelnek: Nem csak a vevő adati adhatóak meg, hanem az átvevőé is. Ezek közül legalább az egyiket ki kell tölteni. Partner választásakor a partner adatai beíródnak a vevő és az átvevő adataihoz is. Teljesítési dátum, fizetési határidő és fizetés módja nem szerepel a nyomtatványon, ezért ezt itt nem lehet beállítani. A kiállítás dátuma viszont tetszés szerint módosítható. A fejlécadatoknál megadható egy „járatszám” is, amelybe például rendszám, vagy egyéb adat írható. A példányszám lehet akár 0 is. A nyomtatás megkezdése után a program nem fogja megkérdezni, hogy sikerült-e kinyomtatni a szállítólevelet, hanem azonnal visszalép a főképernyőre, mivel, ha esetleg mégsem sikerülne a nyomtatás, akkor az eddigi szállítóleveleknél bármikor újranyomtatható a dokumentum.
6.4. Árajánlat készítés Ezen nyomtatvány készítésének módja lényegében megegyezik a fentebb ismertetett számla készítésével, ezért itt csak az eltérések szerepelnek: Az ügyfél adatainál a cím kitöltése elhagyható, elegendő a nevet megadni. Teljesítési dátum, fizetési határidő és fizetés módja nem szerepel a nyomtatványon, ezért ezt itt nem lehet beállítani. Megadható egy érvényességi dátum. A példányszám lehet akár 0 is. A nyomtatás megkezdése után a program nem fogja megkérdezni, hogy sikerült-e kinyomtatni az árajánlatot, hanem azonnal visszalép a főképernyőre, mivel, ha esetleg mégsem sikerülne a nyomtatás, akkor az eddigi árajánlatoknál bármikor újranyomtatható a dokumentum.
6.5. Megrendelés készítés Ezen nyomtatvány készítésének módja lényegében megegyezik a fentebb ismertetett számla készítésével, ezért itt csak az eltérések szerepelnek: A fizetés módja itt is meghatározható, de ennek kitöltése nem kötelező. Teljesítési dátum, fizetési határidő nem szerepel a nyomtatványon, ezért ezt itt nem lehet beállítani. A fejlécadatoknál szerepel egy „szállítás” beviteli mező is, amelybe például a szállítás ideje, vagy egyéb adat írható. A nyomtatás megkezdése után a program nem fogja megkérdezni, hogy sikerült-e kinyomtatni a megrendelést, hanem azonnal visszalép a főképernyőre, mivel, ha esetleg mégsem sikerülne a nyomtatás, akkor az eddigi megrendeléseknél bármikor újranyomtatható a dokumentum. Alapértelmezetten a szoftver bejövő megrendelést készít, de lehetőség van (jobb egérgomb a program nyitóképernyőjén a megrendelés készítés gombon) kimenő megrendelés készítésére is. A példányszám lehet akár 0 is.
7. Partnerek A szoftver nyitó képernyőjén a Partnerek gombra kattintva, vagy az ALT+P billentyűkombinációt megnyomva megtekinthető, módosítható és kereshető a partnerek listája. A felső táblázatban lévő lista szűrhető név, cím, telefon, email (és ha a több ár használata be van kapcsolva a beállításokban, akkor ártípus) szerint. Ha a készletnyilvántartás a beállítások\tételek-nél be van kapcsolva, akkor vevő/beszállító szerint is elvégezhető a szűrés (a partnerekhez pedig megadható, hogy vevő, vagy beszállító, vagy mindkettő egyszerre). Ha valamelyik kereső beviteli mezőt kitöltjük, akkor a megfelelő részszöveg alapján a lista csökken. Név keresés alapján akkor talál meg egy partnert a program, ha a számlázási név vagy a partner név tartalmazza a megadott karaktersorozatot. Telefon kereséskor a megadott telefonszám és a mobilszám alapján is keres a program. Telefonszám kereséskor nem számít a telefonszámban lévő kötőjel és perjel. Tehát, ha egy partner telefonszáma 06/20/123-45-67, akkor a 201234 részszövegre keresve is megtalálja a program az adott partnert. A fenti táblázat fejléceire kattintva megváltoztatható a partnerek listájának sorrendje. Az aktuális oszlop szerinti sorrendet a lila színű fejléc jelzi. Új partner létrehozásakor (ALT+P, vagy INSERT) a számlázási név és cím kitöltése kötelező, a többi mező opcionális. A név beviteli mezőbe 120, a többi helyen pedig legfeljebb 90 karakter írható. A név, a cím és az egyéb adat mező esetében használható a ^ karakter, amellyel számlázáskor manuálisan sortörés hozható létre a vevő nevében/címében. A partner nevében lévő # karakter után nem jelenik meg szöveg a számlán, ezért ez a funkció használható akár partner csoportosításra is. Ha az alapértelmezett pénznem nem „beállítás szerint”, akkor a program ezt fogja használni, ha egy nyomtatvány készítésénél kiválasztjuk a partnert. Ellenkező esetben pedig a beállításoknál megadott alapértelmezett pénznem fog érvényesülni. Kitöltés után a Rendben gombbal (ALT+R, vagy ENTER) rögzíthető a partner. Később bármikor módosítható, vagy törölhető a partner. A teljes partnerlista egyidejű törléséhez a törlés gombon a jobb egérgombbal kell kattintani. A partnerekhez rendelhető kép is. Ha új partner létrehozásakor a kép választása szöveg mellett lévő megnyitás gombon kattintunk, akkor kiválasztható egy .bmp vagy .jpg kép. A rendben gomb megnyomása után a kiválasztott kép kicsinyített változata bekerül a program adatbázisába. Később, a partnerek között tallózva az ablak jobb alsó részén mindig a partnerhez rendelt kép látható. Ha egy nyomtatvány készítéséből lett megnyitva a partnerek listája, akkor a kiválasztott soron való dupla kattintással lehet visszatérni a számlázási ablakhoz. Ellenkező esetben a dupla kattintás eredménye az adott partner adatainak módosítása. Az oszlopok megjelenített mérete és sorrendje megváltoztatható az fejlécen történő egérműveletekkel. Ezek, valamint a rendezési sorrend minden alkalommal az alapértelmezett értékre állnak vissza, kivéve, ha a beállításokban a „Partnerek listájánál az oszlopsorrendnek és a rendezés irányának automatikus mentése” jelölőnégyzetet bekapcsoljuk. Ha a listában egy adott partneren a jobb egérgombbal kattintunk, akkor egy előugró menü jelenik meg, ahol egyrészt elérhetőek a gombokkal is jelölt funkciók, másrészt további lehetőségek szerepelnek a menüben, például az adott partner eddig kiállított számlái megtekinthetőek, vagy az eddigi, a partnerhez tartozó beszerzések, eladások is. Ilyenkor az eddigi számlák (beszerzések, eladások) listája jelenik meg, leszűrve a kiválasztott partner nevére. Ez a funkció csak akkor működik, ha nem egy új nyomtatvány készítéséből hoztuk elő a partnerlistát, hanem közvetlen a szoftver nyitóképernyőjéről. A partnerek listája Excelbe exportálható (jobb egérgomb a listán, majd bal egérgomb az Excel export feliraton). E mellett lehetőség van CSV formátumba (pontosvesszővel elválasztott) is exportálni az adatokat. Az partnerlista importálása úgy végezhető el, hogy a táblázaton a jobb egérgombbal kattintunk, majd az előugró menüből a legalsó „Importálás CSV-ből” menüpontot választjuk. Az importálásnál egy csv kiterjesztésű fájlt kell kiválasztanunk, amely formátuma megegyezik azzal, amelyet a szoftver exportál. Az ablakból való kilépéshez nyomjuk meg az ESCAPE billentyűt. 11
8. Eddigi nyomtatványok Az AXEL nyitó képernyőjének alján található négy gombbal jeleníthetőek meg az eddigi nyomtatványok listái. Minden nyomtatvány (számla, szállítólevél, árajánlat, megrendelés) esetén lehetőség van a nyomtatványok fejlécadatainak megtekintésére, illetve ezek tételeinek összevont megjelenítésére. Ezért az eddigi nyomtatványok ablak felső részén 8 fül szerepel, ezekkel állítható be, hogy melyik listát kívánjuk megtekinteni. Mind a 8 lista szűrhető (különböző szempontok szerint), nyomtatható (Lista nyomtatás gomb), összegezhető (Összeg gomb) és Excelbe exportálható (jobb egérgomb a listán, majd kattintás az Excel export feliraton). Ezen műveleteknél a program mindig figyelembe veszi az aktuális szűrést, illetve a beállított rendezési sorrendet. A táblázatok fejlécén kattintva megváltoztatható a rendezési sorrend. Az Összeg gombot, vagy az ALT+S billentyűkombinációt megnyomva összegezhető a kiállított számlák / szállítólevelek / árajánlatok / megrendelések bruttó végösszege (ha a leszűrt listán lévő számlák pénznemei különbözőek, akkor az aktuális árfolyam szerint forintban jelenik meg az összeg). Számlák összegzésekor a szoftver kiszámolja azt is, hogy ebből mennyi a fizetett és mennyi a fizetetlen. A részben fizetett számlák összegének fizetett részösszege a fizetettekhez a többi a fizetetlenekhez kerül. A Lista nyomtatás gombot, vagy az ALT+L billentyűkombinációt megnyomva a táblázatok kinyomtathatóak a megfelelő szűrésekkel, a kijelölt sorrendnek megfelelően. A Másolat gomb megnyomására (vagy dupla kattintással a táblázat egy során, illetve ALT+M billentyűkombináció) megjelenik a táblázatban kék sávval kijelölt nyomtatvány képe. Számla esetében csak másolat készítésére van lehetőség, a többi nyomtatványnál azonban a másolat készítése mellett a dokumentumok újranyomtathatóak is. A listák szűrése a képernyő alsó részén lévő sötétzöld háttérszínű paneleken állítható be. A szűrési lehetőségek nyomtatványonként változnak. A dátumalapú szűréseknél általában két lehetőség is van: konkrét dátumra szűrés, dátum-intervallumra szűrés. Az első esetben az év-hó-nap megadásával az adott napra szűrhetőek a listák. A három érték közül bármelyik elhagyható, tehát ha például a 2008. januári számlákra van szükség, akkor elég beírni az évet és a hónapot (számmal). A dátumszűrés másik formájánál kezdő és végdátum adható meg. Ilyenkor a hármas beviteli mezők mellett egy –tól, illetve egy –ig felirat szerepel. A leszűrt listán a kezdő és végdátummal egyező dátumú nyomtatványok is szerepelni fognak. Itt sem kötelező minden beviteli mezőt kitölteni (a nap például elhagyható). A számlák kivételével a nyomtatványok listáján lehetőség van törlésre a Törlés gomb megnyomásával. A nyomtatványok tételeinek listájánál nincs lehetőség törlésre. Ezeknél a szűrési lehetőségek megegyeznek az adott nyomtatvány szűrési lehetőségeivel, de pluszban megjelenik egy tételnév és vtsz/szj szám szerinti részszöveg szűrési beviteli mező. Az új nyomtatvány kiállítása a kijelölt alapján gomb megtalálható minden nyomtatvány-listánál (a tételes listáknál nem). Megnyomásakor választhatunk, hogy az aktuálisan kijelölt nyomtatvány(ok) alapján milyen nyomtatványt szeretnénk készíteni. Az új nyomtatvány tartalmilag majdnem teljesen meg fog egyezni a táblázatban kék sávval kijelölttel, leszámítva a sorszámot, a kiállítási dátumot és azon adatokat, amelyek a két nyomtatvány eltéréséből adódnak (például, ha árajánlat alapján készítünk megrendelést, akkor az árajánlat érvényességi dátuma nem fog szerepelni a megrendelésen). Az beállításokban meghatározható, hogy adott nyomtatvány alapján egy új (esetleg másik fajta) nyomtatvány esetében mi legyen az új nyomtatványon szerepelő megjegyzés: a) az eredeti megjegyzés b) hivatkozás a korábbi nyomtatványra c) új nyomtatványnál beállított megjegyzés. A Rendben gomb megnyomásakor ugyanaz a képernyő jelenik meg, mintha a főképernyőről kattintottunk volna az adott nyomtatvány készítésének gombján, viszont a beviteli mezők és a tételek kitöltésre kerülnek a korábbi, kijelölt nyomtatvány alapján. Úgy is kiállítható új nyomtatvány, hogy több nyomtatványt veszünk egyszerre alapul. Például, ha több szállítólevél alapján szeretne egyetlen számlát kiállítani, akkor ez úgy tehető meg, hogy kattint az első szállítólevél során az eddigi szállítólevelek listájában, majd a CTRL billentyű nyomvatartása közben az egér bal gombjával kattint a másik két szállítólevélen is. Így három sor lesz kijelölve a kék sávval. Ha ilyenkor nyomja meg az új nyomtatvány kiállítása gombot, akkor a készítendő számlán mind a három szállítólevél tételei szerepelni fognak (esetleg beállítható, hogy az azonos nevű és egységárú tételek összevonásra kerüljenek). A fejlécadatok közül a szoftver az utoljára kijelölt nyomtatvány adatait veszi alapul. Számlák esetében itt van lehetőség módosító (helyesbítő) számla készítésére is. Ez hasonló a sztornó számlához, tehát a tételek negatívan szerepelnek, viszont a helyesbítő számla készítésekor az adatok módosíthatóak. Ha előlegszámla vagy előlegszámlák voltak kijelölve és az új nyomtatvány kiállítása a kijelölt alapján gomb lett megnyomva, akkor a legfelső választási lehetőség a végszámla. Ez esetben az új számlán „előleg levonás” tételnévvel és negatív értékkel szereplni fognak a korábbi előlegszámla(ák) tételei.
8.1. Számlák A nyitó képernyőn az Eddigi számlák gombon kattintva, vagy az ALT+E billentyűkombinációt megnyomva megtekinthetőek a szoftverrel kiállított számlák, illetve itt van lehetőség egy számla másolatának elkészítésére, sztornózásra (érvénytelenítésre) és helyesbítő (módosító) számla nyomtatására. A Számla másolat gombot, vagy az ALT+M billentyűkombinációt megnyomva elkészíthető a kék sávval kijelölt számla másolata. Erre nem kerül példányszám-feltüntetés, valamint ez a másolat áfa visszaigénylésre már nem alkalmazható. Ha ezen a gombon a jobb egérgombbal kattintunk, akkor kiválasztható a „hitelesítendő másolat” nyomtatása, amellyel olyan másolat kiállítására van lehetőség, amelyre nem kerül az „áfa visszaigénylésre nem alkalmazható” szöveg. Az érvénytelenítés (sztornózás) gombot megnyomva a kijelölt számla alapján egy sztornó számlát készíthetünk, amely tételei megegyeznek az eredeti számlával, de a mennyiségek és ezért az összegek is negatív értékként szerepelnek. A számla fejlécadatai megegyeznek az eredeti számláéval, kivéve a dátumokat. A teljesítés dátuma ugyanaz marad, de a kiállítás dátuma az aktuális dátum lesz, a fizetési határidő pedig ugyanakkora eltéréssel fog szerepelni a kiállítás dátumához képest, mint az eredeti számlán. Ha egy számlát sztornózunk, akkor annak sorszáma a listán fekete háttérrel jelenik meg. A negatív tételeket tartalmazó sztornószámla sorszáma a listán fehér háttérszínnel jelenik meg. Sztornózáskor mindkét számla (a sztornózott és az új negatívos is) állapota automatikusan fizetettre állítódik. A Legyen fizetve és Legyen fizetetlen gombokkal megadható, hogy a számla teljesített-e, vagy sem. Ennek azért van jelentőssége, mert a keresésnél a lista leszűrhető ezen érték szerint, és kinyomtatható a fizetetlen számlák listája. A fizetetlen számlák összege eltérő háttérszínnel jelenik meg a listán (azok a fizetetlen számlák, amelyek fizetési határideje még nem járt le, sárga háttérszínnel, amelyek fizetési határideje már lejárt, azok piros háttérszínnel jelennek meg). Egy számla kiállításakor a számla automatikusan fizetett állapotú lesz, ha a fizetés módja készpénz. Ellenkező esetben a számla fizetetlen állapotú lesz. Ha ez eddigi számlák listáján egy számlát fizetetlenről átváltunk fizetettre, akkor meg kell adni, hogy mikor fizették ki a számlát. Ezen dátum szerint lehetőség van rendezésre és szűrésre is. A szűrésnél három állapot van megkülönböztetve: fizetett (a fizetett számlák), fizetetlen (amelyek még nem lettek kifizetve, és a fizetési határidő még nem járt le), fizetetlen és lejárt (amelyek még nem lettek kifizetve, de a fizetési határidő már lejárt). Ha a számla kifizetésekor nem a teljes összeget adjuk meg, hanem csak egy részösszegét, akkor a számla továbbra is a fizetetlenek közé sorolódik be, de a megjelenítésben a kifizetett összeg és a számla teljes összegének arányában egy zöld rész is látható lesz az összeg hátterében. További részteljesítések megadásakor (legyen fizetve gomb) a program mindig automatikusan a fennmaradó fizetendő összeget ajánlja fel. Túlfizetés esetén a számlák listájánál az adott számla végösszege kék háttérszínnel jelenik meg. A felső táblázatban megjelenített számlák listája szűkíthető szűréssel. A szűrési feltételeket a sötétzöld hátterű területeken állíthatjuk be a jelölőnégyzetek és beviteli mezők kitöltésével. Ezen funkció használatával könnyen megtalálhatunk egy adott sorszámú számlát, kiválogathatjuk a fizetetlen számlákat, kilistázhatjuk egy adott hónap összes számláját, stb. Ha a sztornó feliratú szűrő jelölőnégyzet nincs bepipálva, akkor nem jelennek meg a listában a sztornózott és a negatív értékű számlák. Ha a normál feliratú szűrő jelölőnégyzet nincs bepipálva, akkor a listában nem jelennek meg azok a pozitív értékű számlák, amelyek nem sztornózottak. Az előleg számlák szűrésére csak akkor van lehetőség, ha van a számlák között legalább egy olyan, amelyik előlegszámla, ellenkező esetben az ehhez a szűréshez szükséges jelölőnégyzetek nem láthatóak. Minden, a számlához tartozó dátum (kiállítás dátuma, teljesítés dátuma, fizetési határidő, fizetés dátuma) esetében lehetőség van intervallum szűrésre is. A grafikon megnyomására a program az aktuálisan leszűrt lista alapján elkészít és megjelenít egy oszlopdiagramot, amelyen havi, heti vagy napi bontásban szerepelnek a számlák értékei. Ezek az értékek a grafikonon mindig forintban jelennek meg. Ha a szűrt listában más pénznemben kiállított számla is szerepel, akkor azok értéke automatikusan átszámítódik forintra a beállításokban megadott megfelelő deviza váltószám alapján. A grafikon felett lévő vezérlőelemekkel bal oldalon két lehetőség közül választhatunk. Ezekkel befolyásolható, hogy a számlák kifizetésének dátuma alapján, vagy a számlák kiállítási dátuma alapján történjen-e a csoportosításhoz használt dátum meghatározása. Ha a fizetési dátumot választjuk, akkor az adott hónaphoz/héthez/naphoz tartozó oszlop értékéhez minden olyan számla hozzáadódik, amit a listában szerepel és az adott hónapban/héten/napon fizettek ki (ha még nem lett kifizetve egy számla, akkor a fizetési határidőt veszi alapul a program). Ha pedig a kiállítás dátuma szerinti csoportosítást választjuk, akkor az adott hónaphoz/héthez/naphoz tartozó oszlop értékéhez minden olyan számla hozzáadódik, ami a listában szerepel és az adott hónapban/héten/napon lett kiállítva. A jobb felső részen beállítható, hogy havi, vagy heti csoportosítás szeretnénk. Utóbbi esetben egy oszlop mindig egy hetet jelöl. Mivel a grafikon összeállítása mindig figyelembe veszi az aktuális szűrési állapotot, ezért lehetőség van arra is, hogy például egy adott partner számláinak alakulását megjelenítsük. A táblázaton jobb egérgombbal kattintva a megjelenő előugró menüben elérhető a legtöbb olyan funkció, ami gombként is szerepel az ablakban. E mellett lehetőség van a számlák listájának Excel-be való exportálására és megtekinthető az adott számlához tartozó részfizetések (dátum, fizetett összeg) listája (amennyiben a számla végösszegének teljesítése nem egy összegben, hanem részletekben történt). Az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó programmal a bejövő számlák is nyilvántarthatóak. Bejövő számla rögzítéséhez a számla készítés gombon a jobb egérgombbal kell kattintani, majd az előugró menüben a bejövő számla menüpontot választani. Itt, hasonlóan egy kimenő számlához, meg kell adni a számla 12
fejlécadatait. Az adatok bevitele után pedig a rendben gombon kell katintani. Az eddigi számláknál a további szűrések csoport alján beállítható, hogy a bejövő, vagy a kimenő számlákat szeretnénk-e látni. A bejövő számlák nem az AXEL Számlázó és készletnyilvántartó programmal lettek kiállítva, ezért lehetőség van ezek törlésére a nyilvántartásból.
8.2. Zárás készítése A program főképernyőjén az eddigi számlák gombon jobb egérgombbal való kattintással megjelenik a zárás felirat. Ha ezen kattintunk, akkor egy beállítási ablak lesz látható, ahol meghatározható, hogy napi, havi, vagy éves zárást szeretnénk-e nyomtatni. A zárás nincs befolyással a szoftver működésére, ez a lehetőség csak egy összesítő nyomtatványt készít a kiállított forintos számlák alapján. Napi zárásnál számlánként jelennek meg a nettó, bruttó és áfatartalom értékek, havi zárásnál napi összesítésben, éves zárásnál pedig havi összesítésben. Ha különböző áfakulcsú tételek szerepelnek a kiválasztott dátum-intervallumban, akkor a nyomtatvány végén egy áfakulcs szerint bontott bruttó összesítés is látható.
9. Eddigi beszerzések, eladások Ha a Beállítások alatt a Tételek menüpontban a készletnyilvántartás be van kapcsolva, akkor a program nyitó ablakában az Eddigi számlák gomb alatt megjelenik egy beszerzések és egy eladások feliratú gomb. Itt tekinthető meg az eddig elvégzett beszerzések, eladások listája. Két gomb van, de ugyanaz az ablak jelenik meg, csak más beállítással. Az eddigi beszerzések, eladások ablakban a táblázat alatt kiválasztható a megjelenítés módja. Lehetőség van csak a beszerzések, csak az eladások, vagy mindkettő egyidejű megjelenítésére a táblázatban. Ha a mindkettő van bekapcsolva, akkor minden eladás, beszerzések tétel megnevezése előtt egy ikon lesz látható, amely jelzi, hogy beszerzésről, vagy eladásról van-e szó. Beszerzés esetén a tétel neve előtt egy zöld plusz jel lesz, eladásnál pedig egy piros mínusz jel. Az ablak bal alsó sarkában lévő területen végezhető el a lista szűkítése (szűrése) az ott lévő beviteli mezők segítségével. Ha dátum alapján szeretne szűrni, akkor a –tól résznél vagy csak az évet kell megadni, vagy az évet+hónapot, vagy az évet+hónapot+napot. Az –ig résznél ugyanígy. Tehát például, ha a teljes 2007-es évet szeretné csak megjeleníteni (a 2006-ot és 2008-at nem), akkor nem kell a hónap és nap mezőkbe írni semmit, elég a felső és alsó év beviteli mezőkbe a 2007-et írni. A beszerzések, eladások törölhetőek is. Ehhez ki kell választani a táblázatban a törlendő tételt majd a képernyő jobb alsó részén lévő törlés gombot megnyomni. Beszerzés és eladás törlésekor az árlistán lévő árucikk készlete is visszaváltozik. Ha a számlázó programmal kiállított számlán lévő tételhez tartozó eladást törli, akkor a számláról nem fog eltűnni a tétel. Ehhez sztornó, vagy helyesbítő számlát kell kiállítani. A beszerzések, eladások aktuálisan leszűrt listájáról egyszerre törölhet minden tételt, ha a Törlés gombon a jobb egérgombbal kattint. A Lista nyomtatás gombbal a fenti táblázatot lehet kinyomtatni, először egy előnézeti kép fog megjelenni. Az Összeg gombbal összegezheti az eladások, vagy beszerzések mennyiségének és bruttó értékének összegét. Az összegzés és a lista nyomtatás figyelembe veszi a megadott szűrési feltételt, feltételeket. A táblázat adott oszlopának fejlécén való kattintással beállítható a rendezési sorrend. A táblázat egy oszlopának átméretezéséhez (ez nincs hatással a nyomtatványra) az oszlop fejlécének jobb oldalán kell kattintani és nyomva tartani az egér gombját, majd mozgatni az egeret. A táblázaton való jobb egérgombbal elvégezhetőek a gombként meglévő műveletek, valamint további lehetőségek jelennek meg. Itt exportálható a lista Excelbe (ha van MS Excel feltepítve a gépen), vagy CSV-be (ehhez nem kell Excel-nek lennie a gépen). A CSV formátumot az Excel, és az OpenOffice is tudja olvasni.
13
