AUDIT TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI LEARNING MANAGEMENT SYSTEM MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT4.1 DALAM PENGGUNAAN E-LEARNING (STUDI KASUS AMIK BINA SRIWIJAYA PALEMBANG) Deki11, WidyaCholil2, BaibulTujul3 Mahasiswa Universitas Bina Darma1, Dosen Universitas Bina Darma2, Dosen Universitas Bina Darma3 Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang E-mail:
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstrak Pemanfaatan teknologi informasi sangat penting karena dapat memberikan dampak positif dalam menunjang kinerja agar lebih mudah dan cepat. Pengembangan strategi informasi selalu dikaitkan dengan pengembangan strategi teknologi informasi. Amik Bina Sriwijaya Palembang telah memanfaatkan teknologi informasi untuk itu dibutuhkan tata kelola teknologi informasi yangf baik dan selaras dengan visi, misi dan tujuan Dari Amik Bina Sriwijaya Palembang. Dalam penelitian ini penulis bertujuan untuk melakukan audit tata kelola teknologi informasi di kampus Amik Bina Sriwijaya Palembang dengan acuan dari kerangka kerja COBIT versi 4.1, dimana metode ini dapat memberikan penilaian terhadap pengolahan teknologi informasimengunakan maturity level yang tercantum dalam COBIT framework 4.1 dan juga dapat memberikan saran dan kritik bagi pihak manajemen untuk perbaikan pengolahan teknologi informasi dimasa mendatang di Amik Bina Sriwijaya Palembang. Kata kunci: Audit. Teknologi informasi, COBIT framework, maturity level Abstrak Utilization of information technology is very important because it can have a positive impact in supporting the performance to be more easily and quickly . The development of information strategies have always been associated with the development of information technology strategy . Amik Bina Sriwijaya Palembang has utilized the information technology needed for information technology governance yangf good and aligned with the vision , mission and goals of Amik Bina Sriwijaya Palembang . In this study the authors aimed to audit the governance of information technology on campus Amik Bina Sriwijaya Palembang with the reference of the COBIT framework version 4.1 , where the method can provide an assessment of the maturity level of processing technology informasimengunakan stated in COBIT 4.1 framework and also can provide advice and criticism for the management to improved processing of information technology in the future Amik Bina Sriwijaya Palembang. Keywords : Audit . Information technology , COBIT framework , maturity level
1.
PENDAHULUAN
yang
mutakhir
dan
selalu
terkini.
1.1
LatarBelakang
Pengembangan, implementasi teknologi
Dalam perkembangan perguruan
informasi dan komunikasi perguruan
tinggi membutuhkan sumber informasi
tinggi merupakan upaya yang sudah
seharusnya dilakukan. Aktivitas utama
server tersendiri. Dengan permasalahan
dalam peguruan tinggi sesuai dengan
diatas penulis melakukan sebuah solusi
fungsi
sebagai
yaitu, dengan melakukan audit. Dalam
penyelengara pendidikan adalah layanan
melakukan audit, diperlukan sebuah
akademik, dalam pelaksanaan layanan
standar yang bisa membantu agar terjadi
akademik ini perlu adanya penggunaan
pengukuran yang valid dan realable.
teknologi
dapat
Dalam penelitian ini standar yang
mendukung tercapainya sasaran dari
digunakan adalah COBIT 4.1, karena
layanan akademik tersebut. Pada Amik
kerangka kerja cobit 4.1 memberikan
Bina Sriwijaya Palembang fungsi utama
gambaran
dari teknologi informasi ini adalah untuk
strategi dan control dalam pengaturan
memberikan sumberi nformasi kepada
teknologi informasi yang mendukung
setiap
keselarasan
utamanya
yaitu,
informasi
user,
yang
salah
satu
teknologi
paling
detail
bisnis
mengenai
dan
teknologi
informasi yang sudah diterapkan pada
informasi (Sarno, 2009), terutama dalam
Amik Bina Sriwijaya Palembang adalah
membantu auditor dalam penggunaan
e-learning. Fungsi dari e-learning itu
dan manejemen e-learning pada Amik
sendiri yaitu untuk menyelenggarakan
Bina Sriwijaya Palembang. Dengan
pendidikan
melakukan audit ini diharapkan dapat
informasi
tinggi sebagai
menggunakan layanan
kepada
mengatasi permasalahan yang yang ada
mahasiswa, dosen dan seluruh civitas
guna
akademika,
membantu
pembelajaran yang efektif pada Amik
terlaksananya aktivitas diseluruh unit
Bina Sriwijaya Pelembang. Berdasarkan
kerja
uraian-uraian diatas bermaksud untuk
yang
serta ada.
Dengan
semakin
untuk
melancarkan
proses
berkembangnya teknologi informsi saat
mengambil
ini terutama pada pembelajaran online,
sebagai bahan penelitian adapun judul
tentunya pasti ada kelemahan pada
yang dipilih yaitu “Audit Tata Kelola
sistem yang telah diterapkan Amik Bina
Teknologi
Informasi
Sriwijaya Palembang. Pada penerapan
Managment
Systemi
e-learning di Amik Bina Sriwijaya
Kerangka
palembang
Penggunaan E-Learning
masih
kurang
efektif,
permasalahan
Kerja
tersebut
Learning Menggunakan
Cobit
4.1
(Studi Kasus
terutama pada penggunaan e-learning,
Amik Bina Sriwijaya Palembang)
dimana cara penggunaan e-learning
1.2
masih kuarang paham. Kemudian pada sistem e-learning belum menggunakan
Dalam
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang
diuraikan
diatas,
maka
dirumuskan
bahwa pemasalahan yang terjadi adalah “bagaimana
mengaudit
teknologi
informasi
managment
system
kerangka
kerja
tata
Penelitian
ini
menggunakan
kelola
metode deskriptif, metode penelitian
learning
deskriptif adalah suatu metode dalam
menggunakan
COBIT 4.1
dalam
meneliti status sekelompok
manusia,
suatu objek, suatu sistem kondisi, suatu
penggunaan e-learning.
sistem pemikiran ataupun suatu kelas
1.3
Batasan Masalah
peristiwa pada masa sekarang. Tujuan
Berdasarkan latar belakang dan
dari penelitian deskriftif ini adalah untuk
rumusan masalah yang telah dipaparkan
membuat
diatas,
lukisansecara sistematis, faktual dan
peneliti
melakukan
audit
deskrisi,
akurat
pada Amik Bina Sriwijaya Palembang
sifatserta hubungan antar fenomenayang
menggunakan COBIT 4.1.
diselidiki
Subyek
1.4
penelitian
proposal skripsi ini adalah
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tata kelola teknologi 1. Melakukan evaluasi berdasarkan maturity
level,
dan
menyusun
laporan hasil dari audit tata kelola teknologi
informasi
learning
managment system menggunakan kerangka kerja COBIT 4.1 dalam penggunaan e-learning Di Amik Bina Sriwijaya Palembang. 2. Membuat laporan rekomendasi hasil audit yang didasari dari temuan
dalam
proses
pengumpulan data sebagai acuan untuk tata
kelola yang baik
menurut standar COBIT 4.1. 2.
METODE PENELITIAN
sifat-
penelitian
dalam
pelaksanaan audit tata kelola teknologi informasi COBIT
informasi adalah sebagai berikut:
fakta-fakta,
atau
terhadap tata kelola teknologi informasi
Tujuan
mengenai
gambaran
menggunakan 4.1,
adapun
framework
domain
yang
dipakai antara lai adalah Planning and organization,
Acquisition
and
implementation, Delivery and support, monitoring and evaluate. Pada domain Planning and organization sub domain yang dipakai adalah manage IT human resources,Acquisition implementation
sub
and domain
yang
dipakai yaitu Acquire and maintain application
software,
pada
domain
Delivery and support sub domain yang dipakai yaitu educate and train user, manage the configuration, manage data dan manage operations. Sedangkan pada domain monitoring and evaluate yaitu provide IT governance. Penelitian ini
dibuat
diharapkan
dapat
memberikan
rekomendasi
dan
Tingkat
kematangan
rancangan dan model tata kelola yang
mengambarkan sejauh mana e-learning
baru sesuai dengan kebutuhan dari
telah memenuhi standart pengolahan
subyek
teknologi informasi
penelitian
membantu
sendiri
peningkatan
guna
mutu
dari
yang baik.tingkat
kematangan tersebut dapat digunakan
subyek penelitian sendiri.
untuk
peningkatan
kesadaran
Tahapan dalam melakukan audit adalah
kepentingan
sebagai berikut:
proses teknologi informasi sekaligus
peningkatan
pengolahan
1. Tahapan analisis kondisi
pengidentifikasin
Tahapan ini merupakan aktivitas
peningkatan yang dilakukan.
dalam memahami kondisi yang ada saat
3. HASIL
ini
Setelah
dari
e-learning
sriwijaya.
di
amik
Tahapan
bina
termasuk
akan
prioritas
melakukan
dalam
penelitian
kematangan proses teknologi informasi
pengidentifikasian objek yang diaudit.
di
Tujuan dari langkah ini adalah mengenal
Palembang dengan COBIT 4.1 pada
lebih jauh terkait dengan hal-hal yang
domain Planning and
diaudit.
Acquisition
2. Tahap penentuan tingkat resiko
kampus
Amik
and
Bina
Sriwijaya
organization, implementation,
Delivery and support, monitoring and
Proses dalam penentuan tingkat resiko
evaluate. Mengunakan maturity model
berdasarkan temuan dari kondisi exiting
yang tergambarkan kedalam bentuk
yang
tetap,
angka dan gambar, sehingga hal ini
kemudian pada tahap ini prosedur
memudahkan dalam menganalisa dan
tersebut di evaluasi
memperkirakan
menghasilkan
prosedur
apakah sudah
kebutuhan
teknologi
efektif. Setelah ini muncul proses baru
informasi di masa yang akan datang.
dalam penentuan tingkat resiko yakni uji
Dari hasil perhitungan maka didapatlah
kepatuhan dan uji subrantif. Dengan
hasil pengukuran tingkat kematangan
mengunakan kuisioner maturity levels,
berdasarkan domain yang dipakai.
representasi hasil dari kedua tahapan
Tabel 4.1 Hasil pengukuran tingkat
penentuan tingkat resiko dapat dilihat
kematangan
pada kelemahan kontrol dan dampak bisnis terkait dengan penentuan DCO. 3. Tahap kematangan
penentuan
tingkat
Prose s TI PO PO 7
Domain Planing and Organization mengolah
Maturi ry Level
4.3
sumberdaya manusia Acquisition and AI implementation memperoleh dan memelihara aplikasi AI2 perangkat lunak 4.4 DS Delivery and support mendidik dan melatih DS 7 pengguna 5.1 DS 9 mengola kongfigurasi 3.8 DS 11 pengolahan data 4.0 DS 13 Mengola Operasi 4.0 monitoring and ME evaluate menyediakan tata ME 4 kelola TI 4.4 Sumber:Data olahanan hasil kuisioner
configuration(DS9),
data
(DS11), manage operations (DS13).hasil yang diperoleh dari kuisioner pada tabel 4.1 dan grafik 4.1 adalah sebagai berikut: 3.1.1
Manage IT human resources Hasil perhitungan maturity level
untuk proses PO7 manage IT human resoursces pada tabel 4.1 diperoleh nilai 4,3 ini menunjukan bahwa sumber daya manusia
sudah
dapat
berkontribusi
dengan perangkat 3.1.2
Gambar Grafik kondisi TI saat ini
Manage
Acquire
and
maintain
application software Hasil perhitungan maturity level untuk proses AI2 Acquire and maintain
Gambar Maturity level T Berdasarkan
analisis
yang
telah
dilakukan dapat dilihat dari gambar grafik tingkat kematangan ( maturity level) untuk setiap proses teknologi informasi di Amik Bina Sriwijaya
application
diperoleh nilai 4,4
4
adalah
managed
and
3.1.3
Educate and train users Hasil perhitungan maturity level
pada proses DS7 Educate and train
& Organization,(PO) pada Manage human and
menunjukan
pendidikan
dan
pelatihan yang dilakukan sudah efektif
Berdasarkan domain Planning resource
implementation(AI)
software(AI2), pada domain
Delivery
and support (DS), Educate and train Manage
dari semua pengguna sistem. 3.1.4
(PO7),
padaAcquire and maintain application
users(DS7)
ini menunjukan
kebutuhan.
ini
3.1 Pembahasan
Acquisition
tabel
users pada tabel 4.1 diperoleh nilai 5,1
measurable
quality
pada
applikasi yang ada sudah sesuai dengan
Palembang berada pada tingkat maturity level
software
the
DS9 Manage the configuration Hasil perhitungan maturity level
pada
proses
DS9
Manage
the
configuration pada tabel 4.1 diperoleh nilai 3,8 menunjukan bahwa integritas
konfigurasi
hardware
dan
software
informasi yang dihasilkan. Layanan
sudah sesuai.
sistem teknologi infomasi pada Amik
3.1.5
DS11 Manage data
Bina Sriwijaya Palembang merupakan
Hasil perhitungan maturity level
salah satu pendukung dari pencapaian
pada proses DS11 Manage data pada
Visi dan Misi Amik Bina Sriwijaya
tabel 4.1 diperoleh nilai 4,0 menunjukan
palembang. Sumber daya yang perlu
bahwa
diperhatikan
manajemen
data
kualitas,
Amik
Bina
sriwijaya
ketepatan dan ketersediaan data sudah
Palembang adalah sebagai berikut:
efektif.
3.2.1
3.1.6
Infrastruktur
teknologi
informasi
DS13 Manage operations Hasil perhitungan maturity level
Infrastruktur meliputi fasilitas
pada proses DS13 Manage operations
maupun teknologi informasi yang ada
pada tabel 4.1 diperoleh nilai 4,0
saat ini di kampus amik bina sriwijaya
menunjukan
palembangsebagai
manajemen
bahwa
prosedur
pengolahan,
pemantauan
pendukung
dalam
melakukan fungsi sebagai pelayanan.
kinerja dan memastikan pemiliharaan
Amik
sudah sesuai dengan standar COBIT 4.1.
menyediakan beberapa fasilitas yang
3.1.7
ME4 Provide IT Governance
dapat digunakan oleh semua bagian baik
Hasil
maturity
dosen, mahasiswa staf dll. Sedangkan
Provide IT
teknologi informasi yang digunakan
perhitungan
levelpada proses ME4
Bina
umumnya
Governance Pada tabel diatasdiperoleh nilai 4,4 ini menunjukan bahwa struktur organisasi, proses, kepemimpinan, peran dan tanggung jawab sudah sesuai dan
Sriwijaya
mengikuti
Palembang
perkembangan
teknologi informasi yang ada pada saat ini. 3.2.2 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia di kampus
selaras dengan tujuan.
Amik
3.2
pengguna sebagian masih ada yang
Analisis TI di Amik Bina Manajemen Amik Bina Sriwijaya
teknologi
menyadari informasi
Sriwijaya
Palembang
kurang memahami dalam penggunaan
Sriwijaya Palembang Palembang
Bina
penggunaan akan
sangat
teknologi informasi. 3.3 Pemetaan
Tingkat
Maturity
Proses
mendukung kelancaran proses maupun
Maturity model merupakan alat
meningkatkan efektifitas pendayagunaan
ukur untuk mengetahui kondisi proses
teknologi informasi yang ada pada Amik Bina Sriwijaya Palembang. Kegiatan pengukuran
ini
akan
menghasilkan
penilaian tantang kondisi dari proses domain yang dipakai. Pada pengukuran maturity
model
ini
terutama unit kerja yang kesehariannya mengoperasikan secara langsung dan mengetauhi masalah yang berkaitan dengan proses yang dipilih. Ukuran dalam model ini meliputi ukuran ordinal dan ukuran nominal. Ukuran ordinal angka
yang
diberikan
dimana angka tersebut mengaandung pengertian tingkatan. Ukuran nominal tingkat 1 mengurutkan objek-objek dari tingkatan terendah sampai tertinggi. Ukuran ini tidak memberikan nilai absolute terhadap objek, tetapi hanya menberikan tingkatan
urutan terendah
tingkatan sampai
dari
dengan
tingkatan tertinggi. Tabel Nilai tingkatan keterangan Nilai 1 2 3 4 5
Tidak Ada
1
Inisialisasi
2
Dapat Diulang
3
Ditetapkan
4 5
Diatur Dioptimalisasikan
digunakan
pengambilan data melalui kuisioner
merupakan
0
Keterangan Sangattidakpenting Tidakpenting Cukuppenting Penting Sangatpenting
Sedangakan nilai absolute yang
Selanjutnya
merealisasikan
antara nilai tingkatan-tingkatan dan nilai absolute
yang
perhitungan
dilakukan
dalam
mengunakan
dengan
bentuk
formula
indeks
matematika
sebagai berikut: persamaan matematik untuk menentukan nilai indeks adalah sebagai berikut: Indeks = ∑ Jawaban Pertanyaan terbanyak ∑ Pertanyaan Kuesioner
Seadangkan skala pembuatan indeks bagi pemetaan ketingkat model maturityterdapat pada tabel berikut ini. Tabel Skala Pembuatan Indek Skala
Tingkat Model
Pembulatan 4,51 – 5,00 3,51 – 4,50 2,51 – 3,50 1,51 – 2,50 0,51 - 1,50 0,00 – 0,50
Maturity 5- Dioptimalisasikan 4- Diatur 3- Ditetapkan 2- Dapat 1- Diulang 0- Inisialisasi
3.4 Rekomendasi
Penerapan
merupakan nilai model maturity dapat
Teknologi Informasi Di Amik
dilihat dari tabel berikut ini:
Bina Sriwijaya Palembang
Tabel Nilai absolute model maturity
Berdasarkan hasil kuisioner dan
Nilai
Keterangan
pemetaan
maturity
level
terhadap
pengolahan teknologi informasi, maka dibuatlah
rekomendasi
2. Berdasarkan framework COBIT 4.1
pengolahan
pada domain yang dipakai sudah
teknolog informasi tersebut dibuat untuk
mengarah
meningkatkan
lebih baik
tingkat
kematangan
perkembangan
yang
pengolahan teknologi informasi dengan
3. Dari perhitungan nilai maturity
kegiatan organisasi berdasarkan visi,
level tata kelola yang sudah ada
misi tantangan kedepan dan tingginya
saat ini berada pada level 3 dalam
harapan manajemen organisasi terhadap
mendukung
tujuan
proses teknologi informasi.
berdasarkan
visi
Pada domain yang dipakai yaitu planning & Organization, Acquisition and
implementation,
Delivery
organisasi dan
misi
organisasi.
5.1
Saran
and
Bedasarkan hasil penelitian dan
support, Monitoring and evaluate saat
pembahasan maka peneliti memberikan
ini berada pada maturity level ditetapkan
saran sebagai berikut :
3 dan rekomendasi yang digunakan
1.
untuk mencapai maturity level 4 adalah dengan
menerapkan
Diharapkan adanya evaluasi terhadap
prinsip-prinsip
pengelolaan
teknologi
informasi yang ada saat ini untuk
governance secara utuh dan mengacu
menujang
pada acuan teori COBIT 4.1.
visi
dan
misi
dari
organisasi.
4. SIMPULAN
2.
Berdasarkan hasil penelitian dan
Sebaiknya ada perencaan yang
baik
dalam
tata
kelola
pembahasan maka pada bab ini penulis
teknologi informasi yang ada saat
akan
ini guna mencapai hasil yang lebih
mengambil
kesimpulan
dari
pembahasan yang dilakukan di kampus
baik dimasa mendatang.
Amik Bina Sriwijaya Palembang.
Sebaiknya ada peningkatan nilai
Adapun beberapa kesimpulan
Maturity
leveltata
kelola
teknologi
yang didapat penulis berikan adalah
informasi yang sudah ada saat ini pada
sebagai berikut:
tingkat kematangan level 3 menjadi
1. Dari hasil penelitian didapat bahwa kampus memiliki informasi
Amik
tingkat kematangan yang maksimal
Bina
Sriwijaya
yaitu 4 dan seterusnya guna untuk
pengolaan
teknologi
mendukung
dalam
mendukung
kegiatan pelayanan informasi.
tujuan
organisasi
bedasarkan visi dan misi organisasi
DAFTAR RUJUKAN
Aditya.(2010),Audit
Informasi
Dengan
TataKelola Teknologi Informasi
Kerja
COBIT (Studi Kasus
Menggunakan
Badan Pemeriksaan Keuangan
Kerja
Cobit,
Perencanaan Kerangka Studi
Kasus
Rumah Sakit Umum Surabaya. Alexander, Setiawan. (2008), Evaluasi Penerapan Teknologi Informasi Di Peguruan Tinggi Swasta Yogyakarta Menggunakan
Dengan Model
Cobit
Framework.
RI). Sarno, riyanarto. ( 2009), Audit Sistem Dan
Teknologi
Informasi
Surabaya: Penerbit Its Press. Widyanti, sri. (2010) Audit Tata Kelola Teknologi
Informasi
Dengan
Menggunakan
Maturity
Assessment Tool COBIT 4.1
Desy Iba Ricoida. (2008), Perancangan Tata
Kerangka
Kelola
Ti
Untuk
(Studi Kasus Pada Direktorat Jendral Pajak).
Peningkatan Layanan System Informsai Akademik : Studi Kasus STMIK MDP.
(2011),
Audit
Teknologi
Informasi Menggunakan Cobit
Dewi, Risnawati K. (2009), Audit Teknologi
Windari.
Informasi
(Control
Objective
Information
And
For Related
Menggunakan COBIT 4.1 Di
Technology) Untuk Mengtahui
Direktorat Jendral Anggaran
Kinerja
Departemen Keuangan.
Teknologi Informasi Pada Pt
Dwi hartato. Indra. (2010), Analisa Kesenjangan
Tata
Kelola
Akutansi
Berbasis
Salim Ivomas Pratama, Tbk.
