Kebijakan Pengadaan Barang dan/atau Jasa
GN-00001-L4
Rincian Administratif Kebijakan
Pemilik Kebijakan
Fungsi Central Procurement
Penyimpan Kebijakan
Fungsi Central Procurement Enterprise Policy & Portfolio Management Division
Versi
Versi 3.0
Tanggal Efektif
9 Februari 2015
Kode dan Versi Sebelumnya / Tanggal
GN-00001-L4 v. 2.1 21 April 2014
1/6
1.0
PROSES PENGADAAN BARANG DAN/ATAU JASA Pengelolaan terhadap proses pengadaan didasarkan pada jenis kebutuhan dari User atau didasarkan pada sifat/nature dari jenis barang dan/atau jasa. Fungsi Central Procurement dengan persetujuan dari Direktur yang membidanginya dapat menetapkan ketentuan yang mengatur pengelolaan terhadap proses pengadaan barang dan/atau jasa yang diberlakukan di Bank, sepanjang sesuai dengan kebijakan pengadaan barang dan/atau jasa ini. 1.
Kompetisi, Seleksi dan Evaluasi Vendor 1. Pembelian barang dan/atau jasa secara partai besar atau tidak secara eceran sangat disarankan untuk mendapatkan diskon dan layanan yang lebih baik. Vendor Management dapat melakukan pengelompokan pembelian bilamana diperlukan untuk mendapatkan best value for money sesuai permintaan User secara Bankwide. 2. Proses seleksi dan evaluasi vendor/pihak ketiga wajib dilakukan oleh Fungsi Central Procurement-Vendor Management atau dapat dilakukan oleh User untuk pengadaan yang didelegasikan kepada User. 3. Vendor/pihak ketiga yang akan mengikuti proses tender dapat berasal dari nasabah Bank ataupun dari hasil rujukan dan dapat diusulkan oleh User dengan pertimbangan kesetaraan kemampuan vendor terkait skala dan kualitas produk atau jasa. Tidak diperkenankan adanya perlakuan istimewa baik pada saat penyerahan penawaran ataupun pada saat negosiasi dengan vendor/pihak ketiga. Vendor yang sudah pernah bekerjasama dengan pihak Bank, dapat dipilih kembali untuk menjalin kerjasama dengan pihak Bank dengan kembali melalui proses kompetisi, seleksi dan evaluasi vendor serta seluruh tahapan pengadaan barang dan/atau jasa. 4. Barang dan/atau jasa harus diperoleh berdasarkan kompetisi/tender kecuali terdapat alasan tertentu antara lain: a. Barang dan jasa yang mempunyai nilai nominal di bawah Rp. 3.000.000 dengan tetap mencantumkan alasan pemilihannya. b. Barang dengan merek dagang tunggal atau adanya vendor tunggal. c. Kontrak atas lisensi dan pemeliharaan dari kepemilikan peralatan/software/lisensi oleh vendor. d. Kontrak dengan opsi untuk memperpanjang dimana telah terdapat persetujuan dalam tender sebelumnya yang didasarkan pada syarat dan ketentuan yang sama dengan harga yang sama atau yang lebih rendah. e. Kerjasama terkait kemitraan CSR dengan pertimbangan kesinambungan kemitraan atau pertimbangan lain seperti lisensi produk atau jasa. 5. Untuk mendapatkan harga yang terbaik, Fungsi Central Procurement-Vendor Management atau User harus memilih dan membandingkan minimal 3 (tiga) calon 2/6
6.
7.
2.
vendor/pihak ketiga potensial yang berbeda untuk mengikuti kompetisi. Faktor harga, meskipun penting, bukan satu-satunya pertimbangan dalam memutuskan pemilihan vendor/pihak ketiga, melainkan juga memperhatikan kehandalan vendor/pihak ketiga, dan kualitas produk serta pelayanan. Kriteria dalam melakukan penilaian vendor/pihak ketiga terdiri dari namun tidak terbatas pada: a. Kemampuan vendor/pihak ketiga untuk memenuhi kebutuhan Bank. b. Organisasi vendor/pihak ketiga, strategi dan kesehatan keuangannya, termasuk management dan infrastruksturnya. c. Pengalaman vendor/pihak ketiga dan rekam jejaknya atau reputasinya. d. Kapasitas dan kemampuan vendor/pihak ketiga. e. Kualitas barang dan/atau jasa yang ditawarkan. f. Harga (penawaran harga/tarif yang kompetitif). g. Lokasi usaha yang jelas (tidak fiktif). h. Legalitas. i. Pelayanan purna jual. j. Kepemilikan rekening di Bank OCBC NISP Fungsi Central Procurement-Vendor Management dapat menentukan standar pembobotan yang digunakan untuk penilaian vendor/pihak ketiga. Kewenangan penetapan vendor/pihak ketiga yang dipilih diatur sebagai berikut: a. Untuk pengadaan barang dan/atau jasa yang dilakukan di Fungsi Central Procurement, kewenangan diatur oleh Direktur yang membidangi. b. Untuk pengadaan barang dan/atau jasa yang didelegasikan kepada User mengikuti ketentuan sebagai berikut: i. Untuk nilai sampai dengan Rp 200.000.000 (duaratus juta rupiah) dapat disetujui oleh Direktur terkait. Pendelegasian wewenang kepada Kepala Divisi dapat diatur oleh masing-masing Direktur terkait. ii. Untuk nilai di atas Rp 200.000.000 (duaratus juta rupiah) disetujui oleh Direktur terkait dan Direktur yang membidangi Fungsi Central Procurement. Semua evaluasi dan rekomendasi vendor/pihak ketiga harus didokumentasikan dengan baik. Dokumen tersebut antara lain berisi mengenai pengantar dan tujuan dari proyek atau permohonan pembelian serta rekomendasi dan pertimbangan yang digunakan untuk proses seleksi tersebut.
Pembuatan Perjanjian Kerjasama/Memorandum of Understanding (MOU)/Kontrak Pengikatan kerjasama dilakukan setelah proses seleksi pihak ketiga/vendor dilakukan dan pihak ketiga/vendor terpilih ditetapkan.
3/6
1.
2. 3.
4.
Persetujuan kerjasama antara Bank dengan vendor/pihak ketiga wajib diikat dengan kontrak/perjanjian yang mengatur mengenai pengadaan atau penyediaan barang dan atau jasa, termasuk biaya-biaya dan kepatuhan terhadap regulasi. Di dalam kontrak/perjanjian agar dipastikan juga adanya kewenangan Bank untuk melakukan inspeksi atau audit kepada vendor/pihak ketiga. Hal-hal yang harus tercakup di dalam kontrak/perjanjian antara Bank dengan vendor/pihak ketiga antara lain: a. Syarat dan ketentuan yang mengatur mengenai peranan, hubungan dan tanggung jawab masingmasing pihak yang terlibat b. Target kinerja yang jelas c. Service level yang meliputi pengiriman, jangka waktu dan anggaran d. Ketersediaan/availability e. Kehandalan f. Skalabilitas g. Kunjungan ke lapangan (jika diperlukan) h. Kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku (jika ada). i. Rencana Darurat/contingency planning (jika diperlukan) j. Pemulihan kondisi darurat/disaster recovery capability (jika diperlukan) k. Fasilitas proses back up (jika diperlukan) l. Ketentuan mengenai diakhirinya perjanjian, penanganan sengketa dan kondisi bangkrut. m. Publisitas n. Non-solicitation of employees Bank melalui User atau Fungsi Central Procurement wajib melakukan negosiasi agar vendor/pihak ketiga mampu memenuhi permintaan Bank. Suatu kontrak atau perjanjian dipersyaratkan untuk setiap kerjasama dimana: a. Terdapat dampak financial atas tidak terpenuhinya kewajiban vendor/pihak ketiga yang memberikan pengaruh buruk terhadap keuntungan Bank b. Pembelian barang dan/atau jasa yang bersifat baru dan pokok/major c. Setiap pembelian barang dan/atau jasa yang menerapkan Service Level Agreement (SLA) d. Pembelian yang terkait dengan penelitian dan/atau pengembangan untuk mendukung bisnis utama e. Lisensi software, customization work dan biaya konsultasi harus didukung oleh suatu kontrak f. Pengeluaran modal atau biaya-biaya yang terkait dengan perluasan jaminan, retensi, support dan pemeliharaan. g. Sewa menyewa peralatan dan/atau layanan. Masa berlaku perjanjian/kontrak tidak boleh lebih dari 5 (lima) tahun. Untuk perjanjian/ kontrak yang berjangka waktu lebih dari 1 (satu) tahun, wajib dipastikan bahwa terdapat klausul yang menyatakan bahwa Bank berhak 4/6
5.
6. 7. 8.
2.
untuk melakukan review ulang isi perjanjian yang sudah ditandatangani minimal 1 (satu) tahun sekali. Kontrak atau perjanjian yang tidak mempunyai masa berlaku atau tanpa masa kadaluwarsa atau kontrak dengan klausula perpanjangan secara otomatis tidak diperkenankan. Kontrak atau perjanjian wajib disimpan dan didokumentasikan di Fungsi Central Procurement dan/atau User. Setiap perjanjian kerjasama antara Bank dengan vendor/pihak ketiga harus mendapatkan kajian/clearance dari Corporate Legal. Kerjasama penggunaan jasa konsultan individu tidak diperkenankan menggunakan perjanjian hubungan kerja (PKWT/Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau lainnya).
Hubungan dengan Vendor dan Peninjauannya Vendor/pihak ketiga baru yang telah memenuhi kriteria 1. kelulusan dan telah disetujui oleh pejabat yang berwenang wajib dicantumkan dalam daftar vendor/pihak ketiga yang disetujui. 2. Daftar vendor/pihak ketiga yang disetujui minimal memberikan informasi mengenai: 1. Judul Pengadaan Barang dan/atau Jasa 2. Nama User 3. Nama vendor/pihak ketiga 4. Contact persons/personil yang dapat dihubungi 5. Alamat dan nomor telepon vendor/pihak ketiga 6. Jenis usaha 7. Legalitas perusahaan Vendor/pihak ketiga yang sudah ada di dalam daftar vendor 3. yang disetujui tidak secara otomatis dapat terpilih sebagai vendor. Proses permohonan, seleksi dan persetujuan tetap harus dijalankan. Evaluasi dan Monitoring Vendor 4. 1. Penilaian terhadap vendor/pihak ketiga yang sudah tercatat pada daftar vendor yang disetujui harus ditinjau secara periodik, minimal satu kali dalam setahun. Penilaian dapat dilakukan oleh User atau Fungsi Central Procurement. 2. Cakupan monitoring dan evaluasi terhadap vendor/pihak ketiga selain kriteria yang sama pada saat pemilihan awal, juga antara lain: a. Kinerja vendor/pihak ketiga termasuk pemenuhan Service Level Agreement (SLA) b. Kualitas barang dan/atau jasa yang disampaikan c. Harga dan potongan harga d. Garansi e. Penanganan jika terjadi permasalahan dalam kerjasama dengan Bank. f. Layanan purna jual 3. User wajib memonitor kinerja dan service level dari vendor/pihak ketiga dan melaporkannya ke Fungsi Central Procurement.
5/6
4. Service Level Agreement (SLA) dari masing-masing vendor/pihak ketiga harus tersedia. 5. Pemeriksaan KYV harus dijalankan.
2.0
KETENTUAN PENDUKUNG PENGADAAN BARANG DAN/ATAU JASA 1
Pemeriksaan Know Your Vendor (KYV) 1. Semua vendor/pihak ketiga baik baru maupun yang sudah ada wajib dilakukan pemeriksaan KYV. Proses ini dilakukan secara berkala oleh Fungsi Central Procurement atau User. 2. Pemeriksaan dilakukan untuk mereview profile dari perusahaan/vendor tersebut, antara lain daftar anggota direksi, pemegang saham, kondisi keuangan, reputasi, pengalaman, rekam jejak-nya dan adanya benturan kepentingan dengan Bank. 3. Hasil KYV wajib didokumentasikan oleh Fungsi Central Procurement atau User. Jika ditemukan adanya penyimpangan, wajib mendapatkan persetujuan dari Direktur yang membidangi Fungsi Central Procurement. 4. Vendor/pihak ketiga yang bermasalah atau terlibat dalam kecurangan agar dicatat dalam Daftar Hitam Vendor/pihak ketiga. Dealing dengan vendor/pihak ketiga tersebut tidak diperkenankan. Pemulihan vendor/pihak ketiga yang telah masuk ke dalam Daftar Hitam tersebut wajib mendapatkan persetujuan dari Direktur yang membidangi Fungsi Central Procurement. 5. Daftar vendor/pihak ketiga wajib dikinikan dengan hasil KYV.
2
Harga dan Kerahasiaan Data 1. Semua informasi yang dikirim oleh dan/atau kepada Bank dan perusahaan-perusahaan terkait lainnya wajib dijaga kerahasiannya. Harga dan data sensitif lainnya yang dapat memberikan atau meniadakan keuntungan dalam kompetisi antar vendor/pihak ketiga harus dirahasiakan. 2. Jika informasi atau data tersebut benar-benar merupakan rahasia Bank, Non-Disclosure Agreement (NDA) wajib ditandatangani antara pihak Bank dengan vendor/pihak ketiga.
6/6
