Astra áttöltés Dimension-be
Az Astra-Dimension átállással kapcsolatosan a következő feladatokat kell végrehajtani. Kérem, olvassa át ezt a dokumentációt, hogy az áttöltés hiba nélkül történjen meg. Az adatok ellenőrzése előtt frissíteni kell a programot, a letöltött új fokonyv.exe-t fölül kell írni a régivel. Mentés készítése erősen ajánlott a frissítés elött! Amennyiben ha van olyan cége, ami össze van kapcsolva a számlázóval is (Szuffici, Bussiness) akkor keressen minket az áttöltéssel kapcsolatban. A frissítés az alábbi linken érhető el: LETÖLTÉS!
Az alábbi feladatokat tárgyévben és múltévben kell elvégezni! 1, Futtasson egy karbantartást az összes cégen. Rendszer -> Karbantartás 2, Fontos beállítani a céges adatoknál a címeket. Rendszer -> Új cég / cég módosítás: ki kell tölteni a Közterület nevét, jellegét és a házszámot is!
3, Az ÁFA kulcs törzsben az alábbi beállításokat kéne elvégezni. Törzsek -> ÁFA kulcs Két opció van: A, Tárgyévben és múltévben ki kell törlni az összes rövidnevet, ami az áfakulcsokhoz tartoznak, így mi automatikusan feltöltjük. B, Ha egyedi rövidneveket használtak és meg is szeretné tartani azokat akkor fontos, hogy a Tárgyév és a Múltév rövidnevei azonosak legyenek és mind a két évben ugyan azok a kulcsok legyenek! Megjegyzés: - Általánosan javasolt, hogy a normál ÁFA kulcsoknál magát a százalékot (0,18,27), - Van egy-két egyértelmű kulcs. (Tárgyi mentes – TM, Alanyi mentes – AM, Nem áfa tétel – NA), - Közösségi ÁFA kulcsoknál a K1, K2… javasoljuk, fordított Áfánál az FA jelölést.
4, Szükséges a Törzsek -> Pénztár törzset feltölteni. Valószínűleg nem használták ezt a funkciót, de az átállás miatt ez most elengedhetetlen. Ha nem visz fel pénztárat akkor a különböző valutájú bizonylatokhoz tartozó főkönyvi számokat alábontja a program. Ha meg kívánja tartani a pénztár törzset akkor az adott évben és a múltévben használt összes pénztári főkönyvi számot fel kell vinni. Pld:. - 3811
HUF
Pénztár
- 3812
EUR
EUR pénztár
Fontos, hogy adott pénztári főkönyvi számon csak és kizárólag abban a valutanemben lehet könyvelés! Ennek ellenőrzését a pénztárbizonylatok szűkítésével lehet a legjobban megtenni. Például a fenti példa alapján, ha szűkítést készítek a 3811-s főkönyvi számra és valutanem = EUR, akkor eredményként nem hozhat fel bizonylatot a szűkítés és így tovább.
5, Szükséges a Törzsek -> Bank törzset feltölteni. Valószínűleg nem használták ezt a funkciót, de az átállás miatt ez most elengedhetetlen. Ha nem visz fel bankot akkor a különböző valutájú bizonylatokhoz tartozó főkönyvi számokat alábontja. Ha meg kívánja tartani a pénztár törzset akkor az adott évben és a múlt évben használt összes banki főkönyvi számot fel kell vinni. Pld:. - 3841
HUF
Bank megnevezése, Bank számlaszáma (ezek kötelezően kitöltendők)
- 3842
EUR
Bank megnevezése, Bank számlaszáma (ezek kötelezően kitöltendők)
Fontos, hogy adott banki főkönyvi számon csak és kizárólag abban a valutanemben lehet könyvelés! Ennek ellenőrzését a bankbizonylatok szűkítésével lehet a legjobban megtenni. Például a fenti példa alapján, ha szűkítést készítek a 384-s főkönyvi számra és valutanem = EUR, akkor eredményként nem hozhat fel bizonylatot a szűkítés és így tovább. 6, Tipikus hibák! Érdemes átfutni ezeket, nagyban megkönnyíti majd a munkáját az áttöltés során. - Partnernél rosszul vannak megadva a címadatok. Ha üresen hagyja, mind a két mezőt abban az esetben automatikusan feltöltjük BUDAPEST 1111-el. Csak irányítószám van megadva és város nem, ez hiba! (fordítva is az) Külföldi címeknél, ha csak a város nevét tudja és az irányítószámot nem akkor egy számot írjon be, hogy ne legyen üres! (egy is lehet) - Több azonos könyvelési jogcím szerepel. Javítása egyszerű elég egy karaktert a szöveg után írni. Törzsek > Tranzakció, Jogcím - Kontírozatlan tételek átvizságálása, ezeket nem tudjuk áttölteni! (Erre van szűkítési lehetőség a bizonylatoknál így gyorsan ellenőrízhetőek.)
7, Ha elkészült a beállításokkal, akkor tárgyévben az Egyéb -> Névjegy menüpont alatt találnak egy Astra->Dimension ellenőrzés gombot.
Ezt lefuttatva az Astra mappáján belül egy UPLOAD nevű mappába bekerül egy szöveg fájl (tartalommal ha talált hibát, ha nem akkor üres), mely a további teendőket tartalmazza. A szöveges fájl neve megegyezik az Astrán belüli cég mappájának a nevével. Megjegyzés: Ha mondjuk a KTSL (cége) mappája a KTSL0012 az Astrában, akkor a fájl neve KTSL0012.txt lesz. A mappa nevét a belépett cégnél, a Rendszer -> Beállítások -> Program és a megjelenő ablakon, a program funkció fülön -> Főkönyvi rendszer adatbázisának útvonala alatt található meg. 8, Ha elkészült a csomag és nem kapott hibát akkor elkészült az Astrás csomag, ezután már Ön is be tudja tölteni a Dimension-be a cégeit. Az Astra mappában létrejött UPLOAD mappa (ami tartalmazza a csomagokat) ezt a mappát át kell másolni a Dimension mappába. Alap esetben a program a c meghajtó Unit mappa, Dimension mappa. Ezután el kell indítani a programot és a Rendszer modult kiválasztva az adatbázis menüpontot lenyitva válassza ki az Új cég nyitás Astra adatok áttöltésével menüpontot.
Ha jó helyre másoltuk az Upload mappát (Dimesnion mappába) akkor meg fog jelenni az alábbi ablak.
Ki kell választanunk a cégeket, amiket szeretnénk betölteni a programba. Le kell futtatni egy ellenőrzést, ha az ellenőrzés hibát nem talál, akkor aktív lesz az áttöltés gomb. Az áttöltés gombra kattintva megjelenő fekete SQLCMD ablakot ne zárja be! A betöltés gyorsasága függ az Ön gépétől és a betölteni kívánt adatok mennyiségétől. Az Astrában még lehetett gyűjtő főkönyvi számra könyvelni, ez az új programban már nem lehetséges. Ettől függetlenül még be fogja tölteni az adatokat, de készít egy txt-t ami tartalmazza azokat a bizonylatokat, amik gyűjtő főkönyvi számon vannak. Ezeket a bizonylatokat, az új programban át kell könyvelni egy alfőkönyvi számra. 9, Összefoglalva 1, Karbantartás futtatása 2, Céges cím adatok kitöltése 3, Áfa kulcs rövidnevek 4, Pénztár törzs ellenőrzése 5, Bank törzs ellenőrzése 6, Partnerek cím adatai, azonos tranzakció és könyvelési jogcímek, kontírozatlan tételek ellenőrzése 7, Upload mappa átmásolása a Dimension mappába.
