Artikel 1. Definities werkgever: werknemer: geregistreerde: personeelsdossier: personeelsregistratie: houder: beheerder/bewerker:
Coöperatie AB Vakwerk Groep u.a. en de aan haar gelieerde dochterondernemingen elke man of vrouw die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht in de onderneming van werkgever degene van wie persoonsgegevens in het systeem zijn opgenomen alle noodzakelijke persoonsgegevens van de werknemer in relatie tot zijn dienstverband de samenhangende verzameling van de op de verschillende werknemers betrekking hebbende persoonsgegevens de werkgever a. afdeling beheer AB Vakwerk aan wie de houder de dagelijkse zorg voor de registratie heeft opgedragen; b. direct leidinggevende van de betreffende werknemer en afdeling P&O AB Vakwerk, aan wie de houder de dagelijkse zorg voor de registratie heeft opgedragen.
Artikel 2. Doel van het systeem Het doel van de personeelsregistratie is de werkgever in staat te stellen te beschikken over gegevens van de werknemer teneinde: a. te kunnen voldoen aan zijn verplichtingen jegens de werknemer; b. gegevens te kunnen verstrekken aan instanties op grond van een wettelijke verplichting; c. te kunnen beoordelen of, en zo ja op welke wijze, de werknemer voldoet aan zijn verplichtingen jegens de werkgever; d. in het algemeen het personeelsbeleid naar behoren te kunnen voeren. Artikel 3. Welke gegevens 1. Van een persoonsgegeven is sprake als dit gegeven informatie verschaft over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. 2. Bij de in artikel 1 genoemde werkgever gaat het om persoonsgegevens die in de bijgevoegde tabel 1 zijn opgenomen. 3. Naast de in de tabel 1 opgenomen gegevens kunnen ook andere gegevens worden opgenomen, welke opneming voortvloeit uit de wet of noodzakelijk is met het oog op de arbeidsplaats en geschiedt met toestemming van de werknemer. Artikel 4. Bronnen van gegevens 1. De onder artikel 2 genoemde persoonsgegevens worden zowel handmatig als geautomatiseerd verwerkt. 2. De in het systeem opgeslagen persoonsgegevens zijn bij voorkeur afkomstig van de geregistreerde zelf. 3. De gegevens worden verzameld, in het systeem ingebracht en actueel gehouden door de houder / bewerker.
Artikel 5. Gebruik van het systeem 1. De in het systeem opgenomen persoonsgegevens mogen uitsluitend worden gebruikt in het kader van de in artikel 2 genoemde doelstellingen. 2. Persoonsgegevens worden binnen het bedrijf van werkgever alleen verstrekt aan personen die zijn belast met de leiding van de werkzaamheden van de betrokken werknemer, de behandeling van personeelszaken, de salarisadministratie, de administratie betreffende aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband, de opleiding, de bedrijfsmedische zorg. Hierbij geldt in alle gevallen dat niet meer gegevens worden verstrekt dan noodzakelijk is voor het uitoefenen van de aan de orde zijnde taak. 3. Aan de Ondernemingsraad worden geen tot individuele personen herleidbare gegevens verstrekt, bestemd voor het beoordelen en becommentariëren van het gevoerde personeelsbeleid. Tot individuele personen herleidbare gegevens worden uitsluitend aan de Ondernemingsraad verstrekt voor zover de betrokken geregistreerde daartoe schriftelijk toestemming hebben gegeven. 4. Aan derden worden behoudens het bepaalde in het vijfde lid uitsluitend gegevens uit de registratie verstrekt als een wettelijk voorschrift dat vereist of als dat voortvloeit uit de voor de betrokkene geldende arbeidsovereenkomst. In andere gevallen geschiedt gegevensverstrekking aan derden uitsluitend na schriftelijke toestemming van de betrokken werknemer. 5. Als de werknemer al dan niet tijdelijk te werk wordt gesteld bij een ander onderdeel van de organisatie waartoe de houder behoort, worden de noodzakelijke gegevens aan dat die werkgever overgedragen. 6. In alle andere gevallen is voor gegevensverstrekking vooraf schriftelijke instemming van de betrokken geregistreerde vereist. Artikel 6. Verwerking gegevens De verwerking van persoonsgegevens geschiedt zoveel mogelijk op anonieme basis en alleen voor zover de verwerking noodzakelijk is. Artikel 7. Vernietiging gegevens Persoonsgegevens worden uiterlijk 7 jaar na het beëindigen van het dienstverband vernietigd, tenzij er andere wettelijke bewaarplicht geldt. Artikel 8. Beveiliging 1. Rechtstreekse toegang tot de personeelsregistratie is voorbehouden aan de houder, de beheerder/bewerker en in diens opdracht de overige vaste medewerkers op de afdeling personeelszaken. 2. De houder draagt zorg voor de nodige voorzieningen ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens alsmede tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Hiertoe worden de volgende maatregelen getroffen: a. De kasten met persoonsdossiers worden afgesloten en zijn allen toegankelijk voor de medewerkers op locatie. b. De geautomatiseerde registratie is slechts toegankelijk voor bevoegden, die de beschikking hebben over een persoonlijk wachtwoord.
3. Gelijke plicht rust op de beheerder/bewerker, die de apparatuur en/of de geregistreerde gegevens onder zich heeft. Artikel 9. Informatieverstrekking aan werknemers 1. Alle werknemers worden geïnformeerd over de doelstellingen van het personeelsinformatiesysteem en de wijze waarop het gebruikt zal worden. Elke werknemer ontvangt daarbij individueel een exemplaar van dit reglement. 2. Werknemers die na inwerkingtreding van het systeem in dienst treden, worden eveneens op de hoogte gesteld van de doelstellingen en het gebruik van het systeem en ontvangen dit reglement. Artikel 10. Inzage- en correctierecht 1. Iedere werknemer heeft het recht bij een daartoe aangewezen medewerker op de afdeling personeelszaken kosteloos de over hem/haar opgeslagen gegevens in te zien. De werknemer heeft desgewenst ook inzage in de herkomst van de over hem/haar opgeslagen gegevens. 2. Ter verkrijging van inzage dient hij/zij een mondeling of schriftelijk verzoek in bij de beheerder. 3. Inzage wordt mogelijk gemaakt binnen één week na indiening van het verzoek daartoe. 4. Indien de werknemer constateert dat de opgenomen persoonsgegevens niet correct zijn, kan hij de onder lid 1 genoemde medewerker verzoeken de foutieve gegevens aan te passen of te verwijderen. 5. Een weigering tot correctie of verwijdering van door de werknemer aangegeven foutieve gegevens, wordt schriftelijk medegedeeld aan de werknemer en met redenen omkleed. Artikel 11. Calamiteiten De werkgever ontwerpt een regeling voor het vernietigen van de in het systeem opgeslagen gegevens in het geval van rellen, oorlog, of andere buitengewone omstandigheden die het gevaar meebrengen van gebruik door onbevoegden in strijd met het doel van de personeelsregistratie. Artikel 12. Inwerkingtreding Dit reglement is vastgesteld in het directieoverleg d.d. 11-12-2012 en vervangt alle voorgaande versies.
Tabel 1 Persoonsgegevens Persoonsgegevens Naam en voornaam Adres en woonplaats Geslacht Geboortedatum Nationaliteit BSN-nummer
Status Wettelijk Wettelijk Wettelijk Wettelijk Wettelijk Wettelijk
Giro of bankrekeningnummer Telefoonnummer Functie en functieklasse
Noodzakelijk Noodzakelijk Noodzakelijk
Arbeidsovereenkomst Parttime percentage Loongegevens (salaris, vergoedingen en toeslagen) Loonbelastingverklaring Melding Dienstverband Gegevens m.b.t. pensioen / vut Gegevens m.b.t. ziektekostenverzekering Gegevens mbt Spaarloonregeling
Wettelijk Noodzakelijk Wettelijk
Verslagen functionering / beoordelingsgesprekken Gegevens van opdrachtgever mbt functioneren aldaar Urenregistratie / weekstaten Mate en duur ziekteverzuim
Noodzakelijk
Gegevens opnemen vakantie
Noodzakelijk
Wettelijk Wettelijk Noodzakelijk Wettelijk Wettelijk
Noodzakelijk Noodzakelijk Noodzakelijk
Doel Behandeling personeelszaken Idem Idem Idem Idem Afdrachten loonbelasting en sociale premies Uitbetaling salaris Behandeling personeelszaken Geven van leiding over werkzaamheden Behandeling personeelszaken Behandeling personeelszaken Afdrachten loonbelasting en sociale premies Uitvoeren wet Uitvoeren wet Behandeling personeelszaken Uitvoering wet en behandeling personeelszaken Uitvoeren wet. Behandeling personeelszaken Geven van leiding
Bevoegd in te zien Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O
Bevoegd te bewerken Vestiging en P&O Vestiging en P&O Vestiging en P&O Vestiging en P&O Vestiging en P&O Vestiging en P&O
Intern / Extern UWV / Fiscus UWV / Fiscus UWV / Fiscus UWV / Fiscus UWV / Fiscus UWV / Fiscus
Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O Vestiging en P&O Vestiging, SA en P&O
UWV / Fiscus / Bank Intern UWV
Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O
UWV UWV UWV / Fiscus
Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging en P&O
Fiscus Pensioenfonds Pensioenfonds / Fiscus Ziektekostenverzekeraar
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Fiscus / Bank
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Intern
Geven van leiding en behandeling van personeelszaken Behandeling personeelszaken Geven van leiden en eventuele reïntegratie Geven van leiding en behandeling personeelszaken
Vestiging en P&O
Vestiging en P&O
Intern
Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O
Vestiging Vestiging en P&O
Intern UWV
Vestiging, SA en P&O
Vestiging en P&O
Arbodienst
Ondanks dat alle zorgvuldigheid in acht is genomen, kan het zijn dat deze tabel niet volledig is en derhalve kunnen hieraan dan ook geen rechten worden ontleend.
Tabel 1 Persoonsgegevens Persoonsgegevens Vorige werkgevers Gevolgde opleidingen / cursussen en subsidies daarvoor Personeelsnummer Kopie ID-bewijs Planning arbeidsplaats
Status Noodzakelijk Noodzakelijk
Bevoegd in te zien Vestiging en P&O Vestiging en P&O
Bevoegd te bewerken Vestiging en P&O Vestiging en P&O
Intern / Extern Intern Stosas / ESF / EVC
Vestiging, SA en P&O Vestiging, SA en P&O Vestiging en P&O
Vestiging, SA en P&O Vestiging en P&O Vestiging
Intern evt. opdrachtgever Intern
Noodzakelijk
Doel Behandeling personeelszaken Behandeling personeelszaken en arbeidsomstandigheden Behandeling personeelszaken Uitvoering wet Geven van leiding over werkzaamheden Uitvoering arbeidsvoorwaarden
Gegevens gezinsleden werknemer m.b.t. arbeidsvoorwaarde Bedrijfsauto
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Extern indien noodzakelijk
Wettelijk
Uitvoeren wet
Vestiging, SA en P&O
Vestiging, SA en P&O
Fiscus
Noodzakelijk Wettelijk Noodzakelijk
Ondanks dat alle zorgvuldigheid in acht is genomen, kan het zijn dat deze tabel niet volledig is en derhalve kunnen hieraan dan ook geen rechten worden ontleend.
