ÁROP-1.A.3 INFORMÁCIÓS NAP 2015.10.01. ÉS 2015.10.02.
IDŐSZAKOS / ZÁRÓ KIFIZETÉSI KÉRELEM ÉS BESZÁMOLÓ GYAKORLATI TUDNIVALÓI
Horváth Ákos
Útmutatók • Az Államreform Operatív Program, illetve az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program pénzügyi lebonyolításáról c. útmutató • Pályázati részletes felhívás és útmutató • Dokumentumok elérhetősége: http://palyazat.gov.hu/doc/689 http://palyazat.gov.hu/doc/4373 • Technikai specifikáció - a költségvetés szöveges indoklása (pályázati adatlap melléklete)
Útmutatók
Kifizetési kérelem • A kifizetési kérelmeket és beszámolókat a Pályázati eÜgyintézés felületen keresztül lehet benyújtani elektronikusan. • Kifizetése kérelem benyújtásának feltétele, hogy a támogatás értéke elérje a projekt összköltség 10%-át, de min. 200 000 Ftot. Kivétel: – – – –
első kifizetési kérelem, vegyes finanszírozású, záró előtti időközi kifizetési kérelem, záró kifizetési kérelem
Kifizetési kérelem • A felvett előleggel legkésőbb a zárót megelőző kifizetési kérelemben el kell számolni, • A zárót megelőző kifizetési kérelemben minden olyan számlának szerepelnie kell, ami felmerült a projekt keretében és nem került korábban benyújtásra.
Záró kifizetési kérelem • Záró kifizetési kérelem nem tartalmazhat számlát, így kizárólag 0 Ft-os kérelem nyújtható be. • Záró kifizetési kérelmet a projekt fizikai zárást követő 30 napon belül be kell nyújtani, de legkésőbb 2015. december 31-ig.
Beszámoló • A kifizetési kérelmek mellé kötelező benyújtani időszakos vagy záró beszámolót. • A beszámolóban az adott tárgyidőszakban elvégzett olyan tevékenységeket kell bemutatni, amelyekhez kapcsolódik elszámolandó számla. • A zárót megelőző kifizetési kérelemhez kapcsolódó beszámoló összefoglaló pontjában jelezni kell, hogy az érintett kérelem az utolsó időközi kifizetési igénylést tartalmazza. • Indikátorok: a támogatási szerződésben, illetve a pályázati felhívás és útmutatóban meghatározott céleléréskor szükséges jelenteni az értékekről. A beszámolóban szereplő értékeket dokumentumokkal alá kell tudni támasztani, amelyet a beszámolóval együtt be kell nyújtani az online felületen keresztül. Az értékeket a beszámolóban kumuláltan szükséges feltüntetni.
Beszámoló • ÁROP-1.A.3 indikátorai (felhívás és útmutató E1 Monitoring mutatók pontja): • Kötelező indikátorok: -
Együttműködési megállapodások száma Felzárkózási kerekasztal üléseinek száma Elkészült programterv száma Megtartott rendezvények száma Rendezvényeken résztvevők száma
Beszámoló • Választható indikátorok: -
Tréningek száma Képzettek száma Bevont szakértők száma HEP-ben megfogalmazott megvalósított tevékenység
Az indikátorok alátámasztó dokumentumait a felhívás és útmutató E1. Monitoring mutatók pontja határozza meg.
Beszámoló • Adatszolgáltatás alá eső indikátorok: a záró beszámoló benyújtásakor jelenteni szükséges az alábbi mutatókról – – – – – – – – – – – – –
férfiak száma, nők száma, foglalkoztatottak száma (ebből önfoglalkoztatók), munkanélküliek száma (ebből tartós munkanélküli), inaktívak száma (ebből oktatásban, szakképzésben résztvevők), fiatalok (15-24 év közöttiek) száma, idősek (55-64 év közöttiek) száma, migránsok száma, - nemzetiséghez tartozók száma, fogyatékkal élők száma, általános vagy alsó-középfokú oktatást (ISCED 1 és 2) végzettek száma, felső-középfokú oktatást (ISCED 3) végzettek száma, középiskola utáni, nem felsőfokú oktatást (ISCED 4) végzettek száma, felsőfokú oktatást (ISCED 5) végzettek száma.
Záró beszámoló • A záró beszámolóban az általános beszámolási kötelezettségen túl jelenteni kell: – az indikátorok teljesüléséről (amennyiben az korábban még nem történt meg) – Nyilvánossági elemek teljesüléséről – Esélyegyenlőségi vállalásokról – Fenntartási vállalásokról
Záró beszámoló • Nyilvánosság elemek: az Egyéb fejlesztés támogatási kategórián belül, a 150 millió Ft alatti megítélt támogatási összegű projektekre vonatkozó kommunikációs csomag teljesüléséről kell jelenteni, alátámasztó dokumentumok benyújtásával. • Esélyegyenlőségi vállalások: esélyegyenlőségi terv (foglalkoztatási ET) létrehozása, vagy felülvizsgálata. (Felhívás és útmutató E2. Horizontális szempontok pontja).
Záró beszámoló • Fenntartási vállalások: jogszabályi keretek összefoglalása, vagy a szervezet felelőségi rendszer áttekinthető és naprakész közzététele (Felhívás és útmutató E2. Horizontális szempontok pontja).
Kifizetési kérelem folyamata Kifizetési kérelem és beszámoló rögzítése az online felületen
Beküldés
Hiánypótlás ellenőrzése a támogató által
Beküldés
Hiánypótlás rögzítése a kedvezményezett által az online felületen
Tisztázó kérdés (opcionális)
Kérelem ellenőrzése a támogató által
Hiánypótlás kiküldése (elektronikusan, email értesítés)
Kérelem elfogadása, kifizetés / Elutasítás
Elszámolások • • • •
Piaci ár igazolása Számlával szembeni követelmények Összesítők használata Benyújtandó dokumentumok
Piaci ár igazolása • A piaci ár igazolása (pénzügyi útmutató 2.3 pontja): – Nettó 8 m Ft érték feletti beszerzések esetén közbeszerzés – Nettó 1 - 8 m Ft közötti beszerzések esetén három, azonos tárgyú, összehasonlítható, független szállítótól származó, érvényes ajánlatot kell benyújtani – Nettó 1 mFt alatti a beszerzéshez nem kell benyújtani piaci ár alátámasztásaként árajánlatokat.
Piaci ár igazolása • Nettó 8 m Ft feletti beszerzésnél, ha nem tartozik a Kbt. hatálya alá, szintén három árajánlat benyújtása szükséges (pl.: in house) • A három árajánlat benyújtásától eltérni kizárólag a támogató által adott egyedi engedély alapján van lehetőség. Ilyen irányú kérelmet a Miniszterelnökség - Közigazgatási Programok Lebonyolítási Főosztály részére kell benyújtani.
Számlával szembeni követelmények • Az elszámolásra benyújtott számlákon szerepelnie kell záradéknak (pénzügyi útmutató 2.9 pontja): – Projekt azonosítószáma (ÁROP-1.A.3-2014-…) – „Támogatás elszámolására benyújtásra került” – Közbeszerzés EMIR azonosítószáma amennyiben releváns – A projekt terhére elszámolni kívánt összeg, amennyiben a számla tartalmaz nem elszámolható tételeket is
• Számlák javítása az Áfa törvény rendelkezéseinek megfelelően
Összesítők • Az összesítők formanyomtatványai a http://palyazat.gov.hu/doc/689 weboldalon érhetőek el. • kis támogatástartalmú számlaösszesítő • Személy jellegű költségek összesítője • Útiköltség és napidíj költség összesítő • Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője
Útmutatók
Összesítők • Az összesítőket aláírt .pdf és .xls formátumban is be kell nyújtani • Összesítők rögzítése az online felületen: – Az összesítőben szereplő azonos tevékenységhez, azonos költségsorhoz kapcsolódó számlákat a rendszerben egy tételre kell rögzíteni. – Az összesítőket folyamatos sorszámozással kell ellátni – Elszámolási időszak: az összesítőben szereplő legkorábbi teljesítési dátum és az összesítőben szereplő legkésőbbi pénzügyi teljesítés által lefedett időszak. – Számla kelte: az összesítő aláírásnak napja – Kiegyenlítés napja: az összesítőben szereplő legkésőbbi pénzügyi teljesítés napja
Összesítők • 8 millió forintot meg nem haladó támogatástartalmú utófinanszírozott számlák esetén kis támogatástartalmú összesítő használata kötelező. • Az összesítő mellé további alátámasztó dokumentum benyújtására nincs szükség, azok vizsgálatára a helyszíni ellenőrzés alkalmával kerül sor. • Szállítói finanszírozású számlákat összesítőn nem lehet benyújtani, ezek esetében az alátámasztó dokumentumok benyújtása is szükséges. Szállítói finanszírozású számla 2015. október 31-ig nyújtható be.
Összesítők • Személy jellegű költségek (pénzügyi útmutató 3.4 pontja) • Alátámasztó dokumentumok: – személy jellegű összesítő (pdf, xls) és béren kívüli juttatások esetén részletező tábla benyújtása (pdf, xls) – kinevezés, munkaszerződés vagy ezek helyett munkáltatói igazolás (minta a honlapon) – Munkaidő nyilvántartás, amennyiben a munkavégzés csak egy része kerül elszámolásra a projekt terhére és előre nem meghatározható a projektre fordított idő aránya – Célfeladat kiírás, megbízási szerződés (SZJA törvény - adóalap) és teljesítési igazolás – Amennyiben a feladatvégzés szellemi termék létrehozására irányul (tanulmány, tananyag stb.) ennek benyújtása is szükséges.
Összesítők • Útiköltség, kiküldetés költségei (pénzügyi útmutató 3.5 pontja) • Az összesítőre kerül minden olyan számla (pl.: üzemanyag számla), elszámolás, amely a munkavállalók projekt során felmerült utazásával, szállásával kapcsolatos. • Utazási költség kizárólag a kedvezményezett munkavállalói számára számolhatóak el, továbbá elszámolható a kerekasztal járási önkormányzatok részéről delegált tagjainak helyközi utazási költségei.
Összesítők • Saját teljesítésként felmerült költségek (pénzügyi útmutató 3.3 pontja) • A saját teljesítésként felmerült költségeket összesítőn szükséges beküldeni. Belső szolgáltatások költségének elszámolása esetén az önköltség számítási szabályzat alapján számított és belső bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el. • A saját teljesítés keretében felmerült bérköltségeket a személy jellegű költségek szabályai szerint kell benyújtani
Szolgáltatások A harmadik féltől igénybe vett szolgáltatások elszámolásához benyújtandó dokumentumok: • Piaci ár igazolása • Számla • Szerződés (mellékletekkel) és annak módosításai/nyilatkozat szóbeli megállapodásról • Kifizetés bizonylata (utófinanszírozás esetén) • Teljesítés igazolás • Továbbá benyújtandó minden olyan eredménytermék, amelyet a vállalkozási szerződés megjelöl
Szolgáltatások • A teljesítési igazolás részeként benyújtandó:
Képzés • Képzés: minden, a közszolgálati tisztviselők részére szervezett továbbképzésről írásban egyeztetni szükséges a Nemzeti Közszolgálati Egyetemmel a következőkről: – A tervezett képzést az NKE biztosítja-e – Amennyiben nem biztosítja, akkor a tervezett képzés szerepel-e a közszolgálati tisztviselők továbbképzési programjegyzékében.
• Az egyeztetés folyamatáról az NKE honlapja ad tájékoztatást http://vtki.uni-nke.hu/tovabbkepzes/aropekop-kepzesek-onkormanyzatok-es-egy-szervek-kepzesei
Képzés • További benyújtani alátámasztó dokumentumok: – Jelenléti ív (tartalmazza: hely, időpont, képzés megnevezése, résztvevő neve, munkahelye, elérhetősége, résztvevő aláírása) – Nyilatkozat a bizonyítványok átvételéről, számáról, kiállítás dátumáról
• A képzéssel kapcsolatos szerződésnek tartalmaznia kell az egy főre jutó képzési díjat. A költségek elszámolása kizárólag a részvétel arányában történik. • Több napos képzés esetében a képzésben résztvevő személyeknek a képzés alkalmainak minimum 75 százalékán részt kell venniük. Amennyiben a részvételi aránya az adott személy esetében 75 százalék alatti, a költségek csak a képzésen történő részvétel mértékéig érvényesíthetőek.
Rendezvényszervezés • További benyújtandó alátámasztó dokumentumok: – Jelenléti ív (tartalmazza: hely, időpont, képzés megnevezése, résztvevő neve, munkahelye, elérhetősége, résztvevő aláírása) – A rendezvény szakmai anyaga, fényképek elektronikus formában
• A rendezvényszervezéssel kapcsolatos szerződésnek tartalmaznia kell az egy főre jutó rendezvényszervezés díját. A költségek elszámolása kizárólag a részvétel arányában történik. Csoport alapú elszámolás nem támogatható. • A nyilvánossághoz kapcsolódó sajtórendezvényeket a nyilvánosság biztosítása tevékenységen belül lehet elszámolni.
Eszköz, immateriális javak • További benyújtani alátámasztó dokumentumok: – Eszközök esetén mindkét fél által aláírt átadás-átvételi jegyzőkönyv/szállítólevél, amely tartalmazza az eszközök egyedi azonosítóját (gyári szám) – Eszközök esetén üzembe helyezési dokumentum – szoftverek esetén mindkét fél által aláírt átadás-átvételi jegyzőkönyv/szállítólevél, amely tartalmazza az eszközök egyedi azonosítóját (pl.: sorozatszám)
Közbeszerzések • A közbeszerzés dokumentációját a Pályázati e-Ügyintézés felületen keresztül kell benyújtani ellenőrzés céljából. • A vállalkozási szerződés módosításokat szintén fel kell tölteni a felületre ellenőrzés céljából. Ennek feltétele, hogy az alap közbeszerzés ellenőrzése már megtörténjen. A módosításról részletes indoklást kell benyújtani, valamint be kell nyújtani az eredeti és módosított szerződést. • A közbeszerzéssel érintett számlák elszámolhatóságának feltétele, hogy a támogató az ellenőrzést elvégezze és a jóváhagyó tartalmú jelentést kiadja.
Közbeszerzések • A közbeszerzések során az alábbi alátámasztó dokumentumokat kell benyújtani: – Ajánlattételi felhívás – Ajánlattételi dokumentáció (nyilatkozat minták, szerződéstervezet, műszaki leírás) – Végleges ajánlatok (tárgyalásos eljárás esetén) – végleges ajánlatok bontási jegyzőkönyve (tárgyalásos eljárás esetén) – tárgyalási jegyzőkönyv és jelenléti ív (tárgyalásos eljárás esetén) – Bírálóbizottsági jegyzőkönyv, jelenléti ív – bontási jegyzőkönyv, jelenléti ív
Közbeszerzések – – – – – – – –
egyéni bírálati lapok ajánlatok kiküldésének igazolása (ha hirdetmény nélküli eljárás) hiánypótlási felhívás benyújtott hiánypótlások bíráló bizottsági tagok kijelölése (megbízólevelek) összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok összegzés és kiküldésének igazolása eljárást lezáró döntés dokumentuma (határozat, képviselő testületi döntés, jegyzőkönyv)
• Amennyiben valamilyen dokumentum hiányzik, vagy egyéb körülmény indokolja 5 napos határidő kitűzésével hiánypótlás kerül kiküldésre az elektronikus felületen keresztül.
KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!
