ÁROP-1.A Szervezetfejlesztés Soltvadkert Város Önkormányzatnál

ÁROP-1.A.5-2013-2013-0084 Szervezetfejlesztés Soltvadkert Város Önkormányzatnál Kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követés

Készítette:

Nexcon Technológiai Tanácsadó Kft.

Soltvadkert Város Önkormányzata 6230 Soltvadkert, Kossuth L. u. 6. www.soltvadkert.hu

Tartalomjegyzék 1 Vezetői Összefoglaló ................................................................................................................... 3 2 A pályázat ismertetése ............................................................................................................... 4 3 A pályázatban vállalt tevékenységek eredményeinek bemutatása ............................ 6 3.1 A korábbi ÁROP projekt felülvizsgálata ............................................................................................. 6 3.2 A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata ......................................... 9 3.3 A hatékonyságnövelés rövid, közép-‐ és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása ...... 11 3.4 Feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása ...................................................................... 12 3.5 Intézményirányítási erőforrás-‐tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása .................... 15 3.6 Átfogó lakossági elégedettség-‐mérés ............................................................................................. 16 3.7 Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata ............................................................................ 18 3.8 Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata .................................................................. 21

4 Egyéb tevékenységek ............................................................................................................... 23 4.1 Projektmenedzsment és szakmai megvalósítás .............................................................................. 23 4.2 Horizontális tevékenység végrehajtása ........................................................................................... 25 4.3 Nyilvánosság biztosítása .................................................................................................................. 25


2

1 Vezetői Összefoglaló Soltvadkert Város Önkormányzata a jogszabályi és egyéb külső változások mellett több olyan működési problémát, ill. fejlesztési területet azonosított, amelyeken megfelelő

beavatkozással

hatékonyság-javulás,

valamint

a

szolgáltatás

minőségének közvetett javulása érhető el. Az Önkormányzat a problémák és fejlesztési területek kezelése, fejlesztése érdekében az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0084 projekt keretében a Magyary Program eljárás beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedésként az alábbi területen tűzött ki maga elé célfeladatot: •

A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása.

Az Önkormányzat célja a projekt teljes időszakára kiterjedő nyomon követés és esetleges beavatkozási igények elemzése a külső szakértőkkel közösen. Az azonos problémákra adható válaszok kifejtése segítséget nyújthat szomszédos városoknak, önkormányzati szervezeteknek – lakosságszámtól függetlenül – a tanulásra és saját fejlesztési folyamataik támogatására. Soltvadkert Város Önkormányzatának eltökélt szándéka,

hogy

a

képviselő-testület

számára

évente

legalább

kétszer

a

hatékonyságnövelő intézkedések eredményeit bemutató beszámoló készüljön, ezzel is biztosítva a teljes körű tájékoztatást és támogatást. Jelen

tanulmány

a

fenti

célkitűzések

tevékenységek eredményeit mutatja be.


3

megvalósítása

érdekében

végzett

2 A pályázat ismertetése A pályázat bemutatása Részletes leírás: Soltvadkert Város Önkormányzata elkötelezett a helyi lakosok és gazdálkodók szükségleteinek és elvárásainak megfelelő közszolgáltatások fenntartása és fejlesztése

mellett,

továbbá

a

korábbi

szervezetfejlesztési

projektjének

és

kapcsolódó egyéb kezdeményezések eredményeinek kiterjesztésében. A korábbi eredményeken

továbblépve,

a

megváltozott

feladat-ellátási

rendben

és

feladatfinanszírozási környezetben is ésszerűen, fenntarthatóan kívánja kötelező és önként vállalt feladatait teljesíteni. A projekt segítségével Soltvadkert Város Önkormányzata a változásokban rejlő lehetőségeket felismerve az ügyfelek, a helyi lakosok és gazdálkodók igényeire és elvárásaira is jobban reagálni képes működési és irányítási rendszert kívánt megvalósítani, amelyhez a pályázat nyújtott a szükséges forrásokat. Soltvadkert Város Önkormányzata az alábbi célok elérése érdekében valósított meg projektjét: •

az Önkormányzat feladatellátását érintő változások következtében a költséghatékony és feladatorientált szervezeti működés, folyamatok, humán kapacitásgazdálkodás tekintetében szükséges átalakítások megtervezése, megvalósításának és az előrehaladás, teljesülés nyomon követésének támogatása,

•

a lakossági igényekhez jobban igazodó, pénzügyileg fenntartható, az erőforrásokat

hatékonyan

felhasználó

közszolgáltatások

érdekében

szükséges felmérések, vizsgálatok, működés- és folyamatfejlesztések


4

megalapozása és megvalósítása, •

a Hivatal, a feladatok végrehajtását biztosító folyamatokban közreműködő háttér

intézmények,

gazdasági

valamint

társaságok

önkormányzat

közti

az

önkormányzati

együttműködés

feladatrendszerének

költség-

érdekeltségben

fejlesztése és

révén

lévő az

erőforrás-hatékonyság

növelését biztosító folyamatszemléletben történő továbbfejlesztése. Tervezett és megvalósított tevékenységek: 1. tevékenység: Az ÁROP-1.A.2 „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a konvergencia régióban” című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata 2. tevékenység: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata 3. tevékenység: Az Önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása 4.

tevékenység:

Önkormányzati

fenntartásban,

vagy

működtetésben

álló

intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása 6. tevékenység: Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása 9. tevékenység: A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedett


5

10. tevékenység: Az Önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok

felülvizsgálata,

három

kiválasztott

folyamat

átszervezése,

optimalizálása 12. tevékenység: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata. 13. tevékenység: A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése.

3 A pályázatban vállalt tevékenységek eredményeinek bemutatása

3.1 A korábbi ÁROP projekt felülvizsgálata Tevékenység megnevezése

Az

ÁROP-1.A.2

hivatalok konvergencia pályázatban

„A

polgármesteri

szervezetfejlesztése régióban” vállalt

és

a című

megvalósított

intézkedések felülvizsgálata Tevékenység leírása Soltvadkert Város Önkormányzata sikeresen vett részt a Polgármesteri Hivatal komplex szervezetfejlesztése – ÁROP-1.A.2/A-2008-0025 programban, amellyel


6

kapcsolatos pályázat eredményesen lezárult. A korábbi program céljait a város, illetve az önkormányzat stratégiai fejlesztési programjához illesztette, amelynek keretében a Hivatal szervezetének, működésének komplex fejlesztésére került sor annak érdekében, hogy a hivatal hatékonyabban, magasabb minőségi szinten, és eredményesebben tudjon hozzájárulni a Város fejlődéséhez, a soltvadkerti vállalkozások, lakosok mindennapi életéhez. A

jelen

pályázat

keretében

elemzésre

került

a

korábbi,

lezárult

ÁROP

szervezetfejlesztési projekt a Magyary Programban leírt hatékonysági szempontok figyelembevételével, továbbá vizsgálat alá került a projekt eredménytermékeinek felhasználása és hasznosulásuk módja. Módszertan A lezárt ÁROP projekt értékelése és felülvizsgálata az alábbi módszertani megközelítés érvényesítésével zajlott: •

Átfogó vizsgálat alá került az Önkormányzat által megvalósított fejlesztések jellege, célterületei, gyakorlati alkalmazás mértéke, eredményessége és hatása, továbbá elemzésre került a fejlesztések megosztása.

•

A szakmai teljesítést igazoló dokumentumok vizsgálata során kategorizálásra kerültek a dokumentumok (pl.: tanulmányok, szabályzatok) tartalmuk alapján. A szakmai teljesítések és eredmények felülvizsgálata során elemzésre és értékelésre kerültek: o a fejlesztés bevezetettsége, gyakorlati alkalmazása, o a fejlesztés során alkalmazott módszertanok, o a fejlesztés hatóköre (egy/két szervezeti egységre ható; hivatal egésze; hivatal és intézményei; nem meghatározható).

•

Elemzésre

került

a

projekt

lejelentett

indikátorai

és

azok

tevékenységkapcsolatai. •

Akcióterv került kidolgozásra a korábbi szervezetfejlesztési projekt keretében


7

létrejött

eredmények

továbbfejlesztési

és

hatékonyabb

bevezetési

lehetőségeire, továbbá felülvizsgáltuk a feladatváltozások miatt azok relevanciáját. A feladat végrehajtása során: •

A Hivatal által kinevezett projektvezető biztosított a külső szervezetfejlesztési szakértők részére az elkészült dokumentumokhoz való hozzáférést, valamint támogatást nyújtott a szükséges interjúk megszervezésében.

•

A bevont külső szakértő elkészítette a vizsgálat részletes munkatervét, amelyet a Hivatallal egyeztetett, ez alapján került végrehajtásra a korábbi ÁROP projekt eredményeinek felülvizsgálata.

•

Az elemzés részletes munkatervét, valamint a felülvizsgálattal kapcsolatos megállapításokat tartalmazó jelentést a Hivatal által delegált, a szakmai menedzsmentért felelős szakértő testület tekintette át, és véleményezte.

Elkészült eredménytermékek ismertetése A tevékenység keretében 2 db tanulmány készült: •

Tanulmány 1: A korábbi ÁROP szervezetfejlesztési projekt megvalósulásának elemzése – összefoglaló a projekt értékelésének és felülvizsgálatának eredményeiről

• Az

Tanulmány 2: Akcióterv a hiányosságok pótlására elkészült

pályázatban

eredménytermék leírtnak

a Megfelel

való

megfeleltetése

Részben megfelel Nem felel meg

Megjegyzés


nem releváns

8

3.2

A

támogató

infrastruktúra

és

a

szerződéses

kapcsolatok

felülvizsgálata Tevékenység megnevezése

Az

önkormányzati

feladatok

átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra

és

szerződéses

kapcsolatok felülvizsgálata Tevékenység leírása A pályázat keretében az Önkormányzat által ellátandó feladat portfólió mindennapi ellátásához szükséges és rendelkezésre álló infrastruktúra, valamint a szerződéses kapcsolatok

került

vizsgálat

alá.

A

feladatellátás

és

a

kapcsolódó

intézményirányítási modell felülvizsgálatának középpontjában a városüzemeltetés területe állt. Módszertan A feladat teljesítése az alábbi szakmai tevékenységek útján zajlott: •

Összeállításra

került

az

Önkormányzat

által

ellátandó

feladatleltár

jogszabályelemzések, az önkormányzati stratégia, valamint az első lakossági igényfelmérés alapján annak érdekében, hogy az új intézmény irányítási modell, valamint az ellátandó feladat portfólió illeszkedjen az Önkormányzat stratégiai céljaihoz. •

A feladatleltár és a feladat portfólióhoz kapcsolódó költségek alapján stratégiai döntés-előkészítő került összeállításra, amely javaslatokat tartalmaz az Önkormányzati vezetők számára a belső erőforrásokkal elvégzendő, továbbá

a

kiszervezhető

feladatokra,

illetve

tartalmazza

az

új

feladatstruktúrához illeszkedő infrastrukturális követelményeket. •

A szervezeti és működési szabályzatok áttanulmányozásával feltérképezésre került a jelenlegi átfogó intézményi struktúra és irányítási rendszer, intézmények és gazdasági társaságok feladatrendszere, társasági formája,


9

tulajdonosi

szerkezete,

gazdálkodási

önállósága,

működésük

eredményessége. •

Javaslat készült az intézményirányítási modell módosítására, beleértve az önkormányzat

által

delegált

feladatokat

ellátó

gazdasági

társaságok

szervezeti felépítésének optimalizálását. •

Felülvizsgálatra kerültek a szerződések az új intézményi, intézményirányítási és kontroll követelmények figyelembevételével.

A feladat elvégzése során: •

A bevont külső szakértő készítette el a vizsgálat részletes munkatervét, amelyet a Hivatal által kijelölt szakmai menedzsmentért felelős testület fogadott el.

•

A külső szakértő végezte el a szükséges vizsgálatokat és felméréseket.

•

A vizsgálatok esetében bevonásra kerültek az adott témában érintett önkormányzat

által

felügyelt

intézmények

és

gazdasági

képviselői. Elkészült eredménytermékek ismertetése A tevékenység keretében 4 db tanulmány/dokumentum készült:

Az

•

Feladatleltár

•

Szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatát bemutató tanulmány

•

Támogató infrastruktúrát bemutató tanulmány

•

Intézményirányítási modell elkészült

pályázatban


megfeleltetése

a Megfelel

való Részben megfelel Nem felel meg

Megjegyzés


nem releváns

10

társaságok

3.3 A hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása Tevékenység megnevezése

Az Önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési valamint

helyzetének a

értékelése,

költségcsökkentés,

hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása Tevékenység leírása A Önkormányzat célja az volt, hogy rávilágítson az önkormányzati költségvetés helyzetét javítani képes lehetőségekre, amelyek vagy bevételnöveléssel, vagy költségmegtakarítással járhatnak. A vizsgálat kiterjedt a Polgármesteri Hivatalra, az önkormányzati intézményekre és a gazdasági társaságokra egyaránt. Módszertan A feladat teljesítése az alábbi szakmai tevékenységek útján zajlott: •

Áttekintésre és értékelésre került az önkormányzati működés és költségvetés a finanszírozhatóság, valamint a hosszú távú költségvetési egyensúly fenntarthatóságának szempontjából.

•

Kiemelésre kerültek azon pontok, ahol megtakarítási potenciál realizálható anélkül, hogy sérülne a folyamatos és gördülékeny működés, valamint a jogszabályoknak való megfelelés.

•

Önkormányzati

szintű

folyamatoptimalizálási

javaslatok

kerültek

megfogalmazásra, a megtakarítási potenciál becslésével. •

Azonosításra kerültek azon fókuszterületek és beavatkozási pontok, amelyek segítségével

növelhető

a

helyi


működésének

hatékonysága. •

Meghatározásra kerültek azon követelmények, amelyeknek meg kell felelnie


11

a helyi közszolgáltatásoknak annak érdekében, hogy hatékonyságuk növekedjen, versenyképességük fejlődjön, ideértve a belső erőforrás biztosítását is. A feladat dokumentumelemzéssel, benchmark elemzéssel, hazai és nemzetközi módszertanok alkalmazásával, valamint interjúk és adatgyűjtések segítségével került végrehajtásra. A kapcsolódó vizsgálatokat, a gazdálkodási helyzet áttekintését a bevont külső szakértő végezte, amelyhez szükséges szervezeti, gazdálkodást érintő adatokat, információkat a Hivatal részéről kijelölt felelős jutatta el a szakértő részére. Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat végrehajtása során 2 db tanulmány készült: • Az

Hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány (2 db) elkészült

pályázatban


megfeleltetése

a Megfelel


Megjegyzés

nem releváns

3.4 Feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása Tevékenység megnevezése

Önkormányzati

fenntartásban,

működtetésben

álló

kapcsolatos

feladat

intézményekkel ellátási

finanszírozási modell kidolgozása Tevékenység leírása


12

vagy és

Az önkormányzati hatáskörben lévő helyi közszolgáltatások ellátásáról, az átalakítás tapasztalatairól készült helyzetelemzés célja, hogy segítséget nyújtson: •

a finanszírozási rendszer kialakításához

•

a helyi szolgáltatás-szervezési átalakítási lépések megalapozásához

•

a helyi közszolgáltatások nyilvántartását, komplex értékelhetőségét és a kapcsolódó pénzügyi tervezést szolgáló információs rendszer alapjainak létrehozásához

Módszertan A feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozásának fő elemei és az alkalmazott módszerek: •

a feladat ellátás térbeli kapacitásbeli optimalizálása

•

a szolgáltatásszervezés célszerű kereteinek meghatározási szempontjai a főbb szolgáltatási területeken

•

a feladat megszervezésének szervezeti, intézményi összefüggései

•

a feladat ellátás költségei, a mérés módszerei

•

a költség-tervezéshez és monitoringhoz szükséges információs rendszer alapjai

•

a feladat ellátás finanszírozási szerkezete, ideértve a működés, a fenntartás és a fejlesztés-finanszírozás összhangját

Az Önkormányzat a bevont külső szakértővel együttműködve alakította ki azt a tervezési módszertant, illetve feladat ellátási

és finanszírozási modellt, amely

hatékony segítséget nyújt az önkormányzati intézmények működésének átgondolt és egységes elvek mentén történő költséghatékony tervezéséhez. Beazonosításra kerültek a jogszabályokban előírt tényleges, kötelezően ellátandó, vagy önként vállalt feladatok, továbbá felmérésre kerültek az ezen feladatok ellátásához rendelkezésre álló dologi infrastruktúra és annak tényleges működési


13

költségei, valamint a személyi kiadások. A feladat ellátási és finanszírozási modell segítségével: •

meghatározhatók azon pontok, ahol a ráfordítás a fenntartó mérlegelésétől függ

•

a

feladatok

ellátáséhoz

szükséges

kapacitások

ismeretében

a

finanszírozáson keresztül az önkormányzati intézmények egyszerűbben rábírhatók az erőforrások ésszerű felhasználására •

objektíven meghatározható az az optimális ráfordítás, ami mellett egy intézmény működése még biztosított, és megfelel a törvényi előírásoknak

•

biztosítható a szakmai és pénzügyi tervezés, valamint az irányítás összevethető tényadatokon alapuló rendszere

•

számszerűsíthetővé válnak a fenntartó által megkövetelt hatékonysági elvárások

Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat végrehajtása során 1 db tanulmány készült: • Az

Feladat ellátási és finanszírozási modell és koncepció elkészült

pályázatban


megfeleltetése

a Megfelel


Megjegyzés


nem releváns

14

3.5

Intézményirányítási

erőforrás-tervező

és

vezetői

információs

rendszer alkalmazása Tevékenység megnevezése

Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését

támogató

intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői

információs

rendszer

alkalmazása Tevékenység leírása Szoftveresen támogatott integrált erőforrás tervező és ágazati-irányítási információs rendszer

megvalósítása,

illetve

szakértő

támogatással

történő

bevezetése,

alkalmazása. A program segítségével szoftveresen támogatott, feladatfinanszírozási szemléletű vezetői információs és gazdálkodás-tervező rendszer került bevezetésre. Olyan,

kifejezetten

Soltvadkert

Önkormányzata

számára

testreszabott

folyamatszabályozó eszköz került paraméterezésre-specifikálásra, amely: •

a

bizonyos

ágazatokban

részletesen

feltárja

a

fenntartó

számára

beazonosítható valamennyi feladatot •

a feladatokhoz az irányadó jogszabályok, valamint a beépített mérőszámok, normák és feladatmutatók alapján optimális költségkereteket rendel

A valós adatokon és szükségleteken alapuló, a fenntartó számára átlátható, az egyes intézmények számára pedig igazságos ágazati tervezést támogató rendszer megfelelt annak az elvárásnak, miszerint az új jogszabályi környezethez és Soltvadkert anyagi teherbíró képességéhez is igazodva a lehető legoptimálisabb forrásallokációra tegyen javaslatot. A program specifikálása és paraméterezése közszolgáltatásokkal foglalkozó elméleti


15

szakemberek és gyakorló önkormányzati, intézményi vezetők, költségvetési szakemberek, jogászok és informatikusok bevonásával történt. Módszertan A tevékenység megvalósítása során: •

a bevont külső szakértő készítette el a vezetői információs rendszer koncepcióját, ehhez kapcsolódóan egyeztetett a Hivatal részéről felállított szakértői munkacsoporttal, javaslatot tett a kapcsolódó igények és elvárások azonosítása érdekében bevonásra tervezett intézményi vezetői körre.

•

A koncepcióval kapcsolatos előkészítő és végleges dokumentumokat a szakmai

menedzsmentért

felelős

szakértő

testület

tekintette

át

és

véleményezte. Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat teljesítése során elkészült 1 db tanulmány: • Az

Vezetői információs rendszer koncepció elkészült

pályázatban


megfeleltetése

a Megfelel


Megjegyzés

nem releváns

3.6 Átfogó lakossági elégedettség-mérés Tevékenység megnevezése

A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés

készítése

közszolgáltatásokkal

a kapcsolatos

elégedettségről és felmerülő igényekről Tevékenység leírása


16

Az Önkormányzat által nyújtott közszolgáltatások és azok paramétereinek lakosság általi minősítése, a kiemelt közszolgáltatások esetében elégedettség-felmérés megvalósítása,

a

Hivatali

működés

javításának

és

a

szolgáltatások

továbbfejlesztésének megalapozása érdekében. Módszertan A feladat elvégzése az alábbi szakmai tevékenységen keresztül történt: •

az

alkalmazott

tematikus

kérőív

személyes

lekérdezésként

került

összeállításra, jellemzően zárt kérdéseket alkalmazva. A kérdőív tartalmát a bevont szakértők, valamint a polgármesteri hivatal munkatársai, illetve az önkormányzat vezetői közösen állították össze. •

az

Önkormányzat


és

intézményei,

igénybevételi

illetve

területének

a

hivatal

szociológiai

által

biztosított

és

ökonómiai

jellemzőinek figyelembe vételével 1200 fő megkérdezése valósult meg •

a felmérések lezárását követően készült el a kérdésekre adott válaszok statisztikai elemzése, valamint az értékelési kérdések megválaszolása. Az alapstatisztikai

elemzés

eredménye

bemutatásra

került

az

érintett

önkormányzati vezetők számára, továbbá javaslatok fogalmazódtak meg további értékelési dimenziók vizsgálatára. Az önkormányzati vezetőknek lehetőségük volt javaslatot tenni további statisztikai elemzésekre is Elkészült eredménytermékek ismertetése A feladat végrehajtása során elkészült: • Az

1200 főre kiterjedő lakossági igényfelmérés elkészült

pályázatban


megfeleltetése

a Megfelel


Megjegyzés


nem releváns

17

3.7 Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata Tevékenység megnevezése

Az Önkormányzati feladatok átalakítása által

érintett

szakmai

folyamatok

és

támogató

felülvizsgálata,

újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok kiválasztott

felülvizsgálata, folyamat

három

átszervezése,

optimalizálása Tevékenység leírása A feladat végrehajtása során olyan javaslatok kerültek megfogalmazásra, amelyek gyors gyakorlatba illesztésével rövidtávú folyamathatékonyság-fejlesztés érhető el. A több előfeltétel biztosítását és ezáltal hosszabb bevezetést igénylő fejlesztési pontok tekintetében ütemezés megadására került sor. A folyamatok felülvizsgálatának kiemelt területei az alábbiak voltak: •

pénzügyi követési folyamat fejlesztése

•

irattárazási, iratkezelési folyamatok fejlesztése

•

Információkezelés és belső kommunikáció fejlesztése

Módszertan Az alkalmazott módszertan megközelítés: •

A végrehajtás első fázisában interjúkkal és műhelymunkával feltérképezésre kerültek a problémás/nem hatékony szakmai, illetve támogató területek (pl. beszerzés, pályázati menedzsment, vagyongazdálkodás, stb.), kritikus folyamatok, eljárások.

•

A 2. fázisban további interjúkkal pontosításra kerültek a változtatási igények, problémák, továbbá hipotetikus fejlesztési és optimalizálási javaslatokat kerültek meghatározásra. A kritikus folyamatok problémáinak részletes feltárása, a kritikus, átalakítandó folyamatok módosítása után az új


18

folyamatok kialakítására javaslatok kerültek kidolgozásra. •

Az

adott

folyamatban

résztvevő

és

érintett

munkatársak

aktív

közreműködésével azonosításra kerültek a jelenlegi folyamat kritikus pontjait, a standardizálható folyamati lépések. •

Közösen kerültek meghatározásra a fejlesztési lehetőségek, kialakításra kerültek az optimalizált új folyamatok. Az optimalizálás műhelymunka és dokumentum/adat-elemzés módszertani

eszközök

problémaelemzés,

keretében alkalmazása

probléma

okok

került

lefolytatásra

mellett:

azonosítása,

az

alábbi

folyamat-modellezés, feltárása,

priorizálás,

adatgyűjtés, probléma okok értékelése, priorizálása, megoldási javaslatok kidolgozása a gyökér okok kiküszöbölésére és megoldási javaslatok értékelése. •

A folyamatok konkrét problémaazonosítása, a problémák feltárása, elemzése, optimalizálása nemzetközileg bevett módszertanokban (elsősorban: six sigma) meghatározott elemzési technikák alkalmazásával valósult meg. A folyamat optimalizálás fókusza minden esetben úgy került meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat.

•

A fejlesztési/optimalizálási akciók az alábbiak szerinti csoportosításban kerültek meghatározásra elősegítendő az önkormányzat döntéseit: rövidtávú „Quick win”-ek, amelyek gyorsan megvalósíthatók és azonnali eredményt hoznak és olyan fejlesztési javaslatok, melyek projektekben valósíthatók meg, hosszabb távon adnak megoldást.

A folyamat optimalizálás fókusza minden esetben úgy került meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat. A folyamatok optimalizálása során elsősorban a következő fejlesztési lehetőségek alkalmazhatósága került vizsgálat alá:


19

•

duplikációk megszüntetése;

•

emberi erőforrás – létszám optimalizálás;

•

egyszerűsítések, standardizáció;

•

támogató folyamatok ésszerűsítése;

•

folyamat - funkció felosztás ésszerűsítése;

•

humán kockázatok csökkentése: végrehajtási, jóváhagyási és ellenőrzési szerepkörök szétválasztása;

•

átfutási

idő

redukálása,

tevékenységek

időtartamának

csökkentése;

manualitást kiváltó tényezők kiküszöbölése; munkafolyamat támogatási és elektronizálhatósági javaslatok azonosítása. Az optimalizálási akciók során külön kiemelésre kerültek a gyorsan végrehajtható és gyorsan realizálható eredményeket jelentő módosítások, amelyek tényleges hatásait már az ellenőrző mérésekben érzékelni lehet. Ezek mellett összefoglalásra kerültek azok a fejlesztési javaslatok, amelyek projektekben valósíthatók meg, hosszabb távon adnak megoldást a felmerülő folyamati problémákra. Elkészült eredménytermékek ismertetése A tevékenység megvalósítása során létrejött 1 db tanulmány: •

Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata

Az

elkészült

pályázatban


megfeleltetése

a Megfelel


Megjegyzés


nem releváns

20

3.8 Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata Tevékenység megnevezése

Az

önkormányzati

átalakulásával

feladatok

kapcsolatban

a

polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán

erőforrás

kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata. Tevékenység leírása A feladat elvégzése során a bevont külső szakértőkkel: •

kivizsgálásra került, hogy a feladatváltozások hogyan érintették a hivatal és az érintett intézmények egyes szervezeti egységeinek feladatait, folyamatait és munkaköreit

•

meghatározásra kerültek a kapacitás-kihasználtság vizsgálatának célterületei

•

lefolytatásra került a kapacitás-kihasználtság vizsgálata

•

kialakításra került az önkormányzat kapacitás-gazdálkodási terve

Módszertan Az elvégzett kapacitás-kihasználtság vizsgálati módszertana: •

a hivatal, intézmények vagy adott intézmény kapacitásainak vizsgálata, interjúk és kérdőívek segítségével, részletes elemzés fókuszpontjainak meghatározása

•

a vizsgálandó egységek és az érintett feladatok, folyamatok és munkakörök meghatározása

•

az adott feladatra jellemző kapacitás-modell (tranzakció-alapú / norma alapú/ diszkrecionális alapú) meghatározása

•

a modellhez tartozó kapacitás-mérési módszertan, a felméréshez szükséges adatok meghatározása


21

•

a kiválasztott egységek, folyamatok és munkakörök esetében historikus adatok alapján vagy adatfelvétellel mérések lefolytatása / interjúk lefolytatása, a korábbi projektmunkák során végzett mérések megvizsgálása, a folyamat időigényének meghatározása

•

interjúk és tranzakciókra vonatkozó adatok alapján a kapacitás-felhasználás időbeni megoszlásának meghatározása

•

mérések, adatfelvétel alapján a munkatársak és egységek kapacitáskihasználtságának több szempontú elemzése és bemutatása, továbbá az időráfordítás és a szakmai teljesítményadatok alapján szükség szerint fajlagos teljesítménymutatók számítása

•

a kiválasztott tevékenységek benchmark elemzése más önkormányzatok, közigazgatási

intézmények,

illetve

támogató

területek

esetén

egyéb

szervezetek létszáma és fajlagos mutatói alapján. •

javaslat

a

kapacitásgazdálkodás,

a

kihasználtság

szervezet

szerinti,

szervezeti egység szerinti, illetve munkakör szerinti optimalizálására A feladat végrehajtása során: •

a bevont, külső szakértő végezte az elemzések előkészítését, végrehajtását és értékelését

•

a vizsgálat eredményeit a Hivatal részéről a projekt szakmai menedzsmentért felelős szakértő testület hagyta jóvá

•

a külső szakértő a vizsgálatok és annak eredményei alapján összeállította a javasolt szabályzatmódosítási tervezeteket

Elkészült eredménytermékek ismertetése Az

elkészült

pályázatban


megfeleltetése


a Megfelel

való Részben megfelel

22

Nem felel meg Megjegyzés

nem releváns

4 Egyéb tevékenységek

4.1 Projektmenedzsment és szakmai megvalósítás Soltvadkert Város Önkormányzata az elmúlt időszakban számos fejlesztést valósított meg sikeresen saját, hazai- és EU forrásból projekt alapú működés keretében. A tervezett

projekt

végrehajtásának

projektszerű

működési

keretei

a

hivatal

gyakorlatához igazítottan került kialakításra. A projektszervezetben elvégzett feladatokat az alábbi táblázat tartalmazza: Szerepkör

Elvégzett feladatok

Szakmai projektvezető

A projekt szakmai és pénzügyi irányítását végezte, felügyelte

a

pályázatban

meghatározott

célok

megvalósulását. Döntési jogkörrel rendelkezett a szakmai előrehaladást illetően. •

kapcsolattartás a projektmenedzserrel és a projekt megvalósítókkal, munkájuk felügyelete, kapcsolattartás intézményekkel

a

megvalósításba és

külső

bevont

szakértőkkel,

munkájuk felügyelete


•

kapcsolattartás a pénzügyi vezetővel

•

a

pályázatban

23

vállalt

tevékenységek

határidőre történő elvégzésének felügyelete •

közbeszerzési

eljárás

lebonyolításának

felügyelete esetlegesen felmerülő kockázatok menedzselése, •

külső

szakértők

teljesítésének

igazolása,

számlák, befogadása, •

tájékoztatási

és

nyilvánossági

feladatok

teljesítésének felügyelete, •

lakossági

elégedettség-

és

igényfelmérés

felügyelete Pénzügyi projektvezető

A szakmai projektvezetővel együtt a projekt pénzügyi irányítását végezte, felügyelte és nyomon követte a projekthez kapcsolódó pénzügyi tranzakciókat. •

időközi

kifizetési

igénylés,

valamint

záró

kifizetési igénylés összeállítása •

a projekt költségvetését is érintő változás bejelentés elkészítésében való részvétel

•

pénzügyi

kérdésekben

kapcsolattartás

az

Önkormányzat és a Közreműködő Szervezet között Projektmenedzser

A projekt adminisztratív feladatainak lebonyolítását és koordinációját végezte. •

projekt dosszié kezelése

•

időközi beszámoló és kifizetési igénylés, valamint záró dokumentáció összeállításában való részvétel

•

változás részvétel


24

bejelentés

elkészítésében

való

•

kapcsolattartás a Hivatal és a Közreműködő Szervezet között

•

adatszolgáltatás a Szakmai projektvezető által elkészítendő beszámolókhoz

Projekt megvalósítók

•

lakossági elégedettség- és igényfelmérésben való részvétel

•

adatszolgáltatás a Szakmai- és Pénzügyi projektvezető részére

•

kapcsolattartás

a

projektbe

bevont

önkormányzati intézményekkel

4.2 Horizontális tevékenység végrehajtása A projekt horizontális tevékenységeit a pályázati felhívás és útmutató elvárásai szerint kerültek végrehajtására, a megvalósításba a Hivatal belső munkatársa kerültek bevonásra. Feladat

Megvalósítás

Esélyegyenlőségi terv elkészítése

a Hivatal kijelölt munkatársai látták el a feladatot

Jogszabályi keretek összefoglalása

a Hivatal kijelölt munkatársai látták el a feladatot

4.3 Nyilvánosság biztosítása A tudásmegosztás szempontjából Soltvadkert Város Önkormányzata a pályázatban meghatározott mindhárom szintet teljesítette. A pályázatban meghatározott 1.


25

szintnek megfelelően a projekt eredményeiről és a megvalósítás tapasztalatairól részletesen összegző beszámoló készült, amely elérhető az Önkormányzat saját honlapján, valamint a szakmai beszámoló megküldésre került a jó gyakorlatok feltárása céljából. A 2. szintnek megfelelően a Polgármesteri Hivatalnál szakmai bemutató került megszervezésre olyan - a pályázati kiírás során támogatásban nem részesült önkormányzat szakmai képviselőinek részvételével, amelyen az Önkormányzat projektben is résztvevő vezetői bemutatták a résztvevőknek a projekt során kidolgozott új megoldásokat, továbbá, amelyen a résztvevő önkormányzatokra irányuló adaptáláshoz szükséges javaslatok kerültek kidolgozásra. Soltvadkert

Város

Önkormányzata

vállalta,

hogy

a

bemutatón

résztvevő

önkormányzatok számára 2014. év végéig szakmai konzultációs lehetőséget fog biztosítani az új, példaértékű megoldások esetleges adaptációjával összefüggő szakmai kérdésekben.


26

ÁROP-1.A Szervezetfejlesztés Soltvadkert Város Önkormányzatnál

Recommend Documents