APLIKASI DATA MINING METODE UJI FRIEDMAN UNTUK MENGANALISA PENGARUH PROMOSI PRODUK PADA PT. ASIA PARAMITA INDAH
SKRIPSI
Oleh :
SUGIANTO 1145064
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK TIME MEDAN 2015
ABSTRAK
PT. Asia Paramita Indah merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi kosmetik bermerek Gatsby. Saat ini, sistem yang diterapkan tidak memiliki informasi mengenai pengaruh promosi produk ataupun dengan adanya penawaran paket-paket spesial tertentu terhadap minat customer. Untuk melakukan hal tersebut, maka dapat diterapkan metode data mining, yaitu metode Uji Friedman. Uji friedman berguna untuk mengetes pasangan sampel data ordinal yang berasal dari populasi yang sama. Data mungkin berasal dari ulangan pengukuran yang berasal dari satu sampel atau dari pengukuran yang sama dari beberapa sampel yang berpasangan. Metodologi yang digunakan untuk melakukan proses analisis dan perancangan pada penelitian ini adalah metodologi SDLC. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain adalah data flow diagram (DFD). Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi data mining yang terkomputerisasi yang dapat digunakan untuk promosi produk. Kata Kunci : sistem informasi , data mining, uji friedman, pengaruh promosi produk
i
ABSTRACT
PT. Asia Paramita Indah is a private company that sells cosmetics with Gatsby trademark. Until now, the current system doestn,t provide information about the effect of product promotion or special packets offer to customer interest. To solve this problem, we could use data mining method, i.e. Friedman testing method. Friedman testing is used to test couple of ordinal data sample that are from the same population. The data may be come from measurement repettion from one sample or from the same measurement from several couple of sample. Methodology used for analysis and design in this research is SDLC method. Tools used for analysis and design is data flow diagram (DFD). The result of this research is computerized data mining application which could be used to promotion product. Keywords : information system, data mining, Friedman testing, product promotion effect
ii
KATA PENGANTAR
Pertama-tama penulis ingin mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas penyelesaian penulisan skripsi ini. Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan dalam penyelesaian studi program Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer (STMIK) TIME Medan. Pada penulisan skripsi ini, penulis mengambil judul “Aplikasi Data Mining Metode Uji Friedman untuk Menganalisa Pengaruh Promosi Produk pada PT. Asia Paramita Indah”. Penulis melakukan penelitian secara langsung pada perusahaan yang bersangkutan dan menuangkannya dalam bentuk skripsi. Penulis berharap agar skripsi dapat bermanfaat bagi berbagai pihak. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang bersangkutan. Tanpa bantuan dan bimbingan yang diberikan, tentu penulis tidak akan menyelesaikan skripsi ini sesuai dengan yang diharapkan. Untuk itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1.
Bapak Huliman, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing I, yang telah memberikan
arahan
dan
bimbingan
kepada
penulis
untuk
menyempurnakan skripsi. 2.
Ibu Feriani Astuti, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing II dan Ketua Program Studi Sistem Informasi, yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis untuk menyempurnakan skripsi.
3.
Bapak Simon Kanggali, selaku Ketua Yayasan STMIK TIME Medan.
4.
Bapak Prof. Chainur Arrasyid, selaku BPH STMIK TIME Medan.
iii
5.
Bapak Prof. Harlem Marpaung,Ph.D, selaku Ketua STMIK TIME Medan.
6.
Bapak Jackri Hendrik, S.T, M.Kom, selaku Puket I STMIK TIME Medan yang telah banyak memberikan dukungan dan saran untuk penulis.
7.
Orangtua dan teman-teman mahasiswa serta seluruh dosen di STMIK TIME Bila ada kekurangan dan kelebihan dalam skripsi ini, penulis meminta
maaf dan mengharapkan kritik dan saran untuk perkembangan dan kemajuan selanjutnya.
Medan, April 2015 Penulis,
Sugianto
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..........................................................................................................
i
ABSTRACT.......................................................................................................... ii KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii DAFTAR ISI ............................................................................................................ vi DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. ix DAFTAR TABEL ...................................................................................................... xi DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................................. xii BAB I
PENDAHULUAN ......................................................................... 01 1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................. 01 1.2. Identifikasi Masalah ................................................................... 02 1.3. Batasan Masalah ....................................................................... 03 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................. 03 1.5. Sistematika Penulisan ................................................................ 04
BAB II
LANDASAN TEORI .................................................................... 06 2.1. Sistem .................................................................................... 06 2.2. Informasi .................................................................................... 7 2.3. Sistem Informasi ........................................................................ 10 2.4. Data Mining ............................................................................... 12 2.5. Metode Uji Friedman ................................................................. 16 2.6. Data Flow Diagram (DFD) ........................................................... 21 2.6.1. Menciptakan Diagram Konteks ..................................... 23
v
2.6.2. Menggambar Diagram level 0 ....................................... 23 2.6.3. Menciptakan Diagram Anak (tingkat anak yang lebih mendetail) ................................................................... 23 2.7. Flow of Document ...................................................................... 25 2.8. Kamus Data ................................................................................ 28 2.9. Basis Data (Database) ................................................................ 30 2.10. Normalisasi .............................................................................. 33 2.11. Bahasa Pemrograman ............................................................ 34 BAB III
METODE PENELITIAN ............................................................. 38 3.1. Tempat dan Jadwal Penelitian .................................................. 38 3.2. Kerangka Kerja ........................................................................ 39 3.2.1. Teknik Pengumpulan Data ............................................... 39 3.2.2. Analisa Sistem .................................................................. 41 3.2.3. Perancangan Sistem ......................................................... 41 3.2.4. Pembangunan Sistem ...................................................... 42 3.2.5. Uji Coba Sistem ................................................................ 42
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN ............................................. 43 4.1. Analisa ...................................................................................... 43 4.1.1. Analisa Masalah ............................................................... 44 4.1.2. Dokumen Keluaran ........................................................... 45 4.1.3. Dokumen Masukan ........................................................... 47 4.1.4. Analisa Kebutuhan ........................................................... 48
vi
4.1.5. Analisa Simpanan Data .................................................... 42 4.2. Data Flow Diagram (DFD) ......................................................... 49 4.3. Rancangan Sistem Usulan .......................................................... 50 4.3.1. Rancangan Keluaran ......................................................... 50 4.3.2. Rancangan Masukan ........................................................ 53 4.3.3. Kamus Data ...................................................................... 59 4.3.4. Rancangan Basis Data ....................................................... 60 BAB V
HASIL DAN PEMBAHASAN ..................................................... 64 5.1. Hasil ......................................................................................... 64 5.2. Pembahasan .............................................................................. 74
BAB V1
KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................... 76 6.1. Kesimpulan ................................................................................. 76 6.2. Saran .......................................................................................... 76
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vii
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Konsep Sistem Informasi ................................................................. 10 Gambar 2.2. Tahapan Normalisasi ....................................................................... 34 Gambar 3.1. Kerangka Kerja Penelitian ............................................................... 39 Gambar 4.1. Activity Diagram Penjualan ............................................................. 43 Gambar 4.2. Faktur Jual....................................................................................... 45
ix
Gambar 4.3. Laporan Penjualan .......................................................................... 46 Gambar 4.4. Data Customer ................................................................................ 47 Gambar 4.5. Diagram Konteks Sistem Informasi ................................................. 49 Gambar 4.6. Data Flow Diagram Level 0 dari Sistem Informasi ............................ 50 Gambar 4.7. Rancangan Daftar Customer ............................................................ 50 Gambar 4.8. Rancangan Faktur Penjualan ........................................................... 51 Gambar 4.9. Rancangan Laporan Penjualan Produk Per Tanggal ......................... 52 Gambar 4.10. Rancangan Form Master Barang ..................................................... 54 Gambar 4.11. Rancangan Form Master Customer ................................................. 55 Gambar 4.12. Rancangan Form Transaksi Penjualan.............................................. 56 Gambar 4.13. Rancangan Form ’Promosi’ .............................................................. 57 Gambar 4.14. Rancangan Form ‘Perhitungan’ ....................................................... 58 Gambar 5.1. Form Main ...................................................................................... 64 Gambar 5.2. Form Data Barang ........................................................................... 65 Gambar 5.3. Form Data Customer ....................................................................... 66 Gambar 5.4. Form Data Transaksi Penjualan ....................................................... 67 Gambar 5.5. Form Data Biaya Promosi ................................................................ 68 Gambar 5.6. Form Perhitungan Uji Friedman ...................................................... 69 Gambar 5.7. Laporan Daftar Barang .................................................................... 69 Gambar 5.8. Laporan Daftar Customer ................................................................ 70 Gambar 5.9. Filter untuk Laporan Penjualan Per Tanggal .................................... 70
x
Gambar 5.10. Laporan Penjualan Per Tanggal ...................................................... 71 Gambar 5.11. Filter untuk Laporan Penjualan Per Barang ...................................... 71 Gambar 5.12. Laporan Penjualan Per Barang ........................................................ 72 Gambar 5.13. Filter untuk Laporan Penjualan Per Customer .................................. 72 Gambar 5.14. Laporan Penjualan Per Customer .................................................... 73 Gambar 5.15. Faktur Penjualan ............................................................................. 73
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1.
Kuesioner .......................................................................................... 17
Tabel 2.2.
Respon Nasabah................................................................................. 18
Tabel 2.3.
Pemberian Nilai pada paket ................................................................ 19
Tabel 2.4.
Rank .................................................................................................. 19
Tabel 2.5.
Test Statistic dari Friedman Test ........................................................ 20
Tabel 2.6.
Empat Simbol Dasar yang Digunakan dalam Diagram Aliran Data .... 21
xii
Tabel 2.7.
Aturan dalam DFD ............................................................................ 24
Tabel 2.8.
Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen ......... 26
Tabel 3.1.
Daftar Waktu dan Kegiatan Penelitian................................................ 38
Tabel 4.1.
Struktur Tabel TCustomer .................................................................. 60
Tabel 4.2.
Struktur Tabel TBarang...................................................................... 61
Tabel 4.3.
Struktur Tabel TJual .......................................................................... 61
Tabel 4.4.
Struktur Tabel TDJual ........................................................................ 62
Tabel 4.5.
Struktur Tabel TPromosi .................................................................... 63
Tabel 4.6.
Struktur Tabel TDPromosi ................................................................. 63
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
: CD Program
Lampiran 2
: Surat keputusan dosen pembimbing skripsi
Lampiran 3
: Daftar riwayat hidup mahasiswa
Lampiran 4
: Kartu Bimbingan Skripsi dosen I dan dosen pembimbing II
xiv
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Informasi merupakan salah satu sumber daya strategis yang fungsi dan peranannya semakin penting dalam setiap aspek kehidupan terutama di bidang ekonomi. Dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dewasa ini, setiap perusahaan dituntut untuk memperoleh keunggulan kompetitif dengan berbagai strategi bisnis. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan informasi sebagai bahan dalam perencanaan, pengambilan keputusan managerial dan pengawasan perusahaan. Oleh karena bertambahnya kegiatan badan usaha dan data transaksi hutang dan piutang, maka perusahaan memerlukan aplikasi / perangkat lunak sebagai alat bantu untuk mempercepat pengolahan data dan penyajian informasi. PT. Asia Paramita Indah merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi kosmetik bermerek Gatsby. Seiring berkembangnya perusahaan maka perusahaan perlu melakukan pemanfaatan sistem terkomputerisasi di dalam pencatatan data transaksi. PT. Asia Paramita Indah menggunakan sistem konvensional yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel dalam mencatat data transaksinya. Perusahaan sering melakukan proses promosi, baik melalui surat kabar, majalah ataupun melalui media elektronik seperti televisi dan radio. Perusahaan ingin mengetahui dampak dari proses promosi terhadap omset penjualan perusahaan. Sebagai tambahan, sistem yang diterapkan tidak memiliki informasi mengenai pengaruh promosi produk ataupun dengan adanya penawaran
1
2
paket-paket spesial tertentu terhadap minat customer. Untuk melakukan hal tersebut, maka dapat diterapkan metode data mining, yaitu metode Uji Friedman. Uji Friedman berguna untuk mengetes pasangan sampel data ordinal yang berasal dari populasi yang sama. Friedman merupakan pengembangan uji Wilcoxon, dimana uji Wilcoxon digunakan untuk uji 2 sampel berpasangan. Data mungkin berasal dari ulangan pengukuran yang berasal dari satu sampel atau dari pengukuran yang sama dari beberapa sampel yang berpasangan. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk menganalisis sistem informasi berjalan pada perusahaan, sehingga dapat diketahui kelemahan dari sistem yang digunakan. Setelah itu, penulis akan merancang sebuah sistem usulan baru yang mampu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Penulis memilih metode Uji Friedman dengan pertimbangan bahwa metode ini mudah diterapkan secara praktikal karena menggunakan rumusan yang sederhana dan hanya menggunakan data penjualan saja dalam menganalisis dan menarik kesimpulan. Penelitian ini akan dilakukan oleh penulis dengan mengambil skripsi yang berjudul “Aplikasi Data Mining Metode Uji Friedman untuk Menganalisis Pengaruh Promosi Produk pada PT. Asia Paramita Indah”.
1.2.
Identifikasi Masalah Adapun permasalahan yang timbul dalam sistem yang diterapkan oleh
perusahaan saat ini adalah: 1. Belum tersedia informasi mengenai pengaruh promosi terhadap minat customer dalam membeli produk yang dipasarkan.
3
2. Tidak terdapat informasi mengenai dampak proses promosi dari perusahaan terhadap omset penjualan. Sementara itu, rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana merancang aplikasi data mining yang menerapkan metode Uji Friedman untuk mengetahui pengaruh promosi terhadap minat customer dalam membeli produk yang dipasarkan.
1.3. Batasan Masalah Karena keterbatasan waktu dan kemampuan penulis, maka perlu diberikan batasan ruang lingkup pembahasan yang diamati penulis sesuai dengan waktu yang ada dan pengetahuan serta ilmu yang dimiliki penulis dalam bidang tertentu. Yang menjadi ruang lingkup yang akan dibahas penulis adalah sebagai berikut: 1. Data input meliputi data customer dan resume data. 2. Metode yang digunakan untuk menguji pengaruh proses promosi terhadap omset penjualan adalah metode Uji Friedman. 3. Output yang akan dihasilkan dari sistem ini berupa informasi pengaruh promosi terhadap minat customer dan pengelompokan customer. 4. Dalam perancangan sistem, penulis menggunakan Integrated Development Environment (IDE) bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010 sebagai rancangan tampilan input-nya. 5. Perancangan database menggunakan Microsoft Access 2007 dan tampilan laporan dirancang dengan menggunakan Seagate Crystal Report 10.
4
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penyusunan skripsi ini adalah untuk menganalisis pengaruh promosi produk dengan menggunakan data mining metode Uji Friedman pada PT. Asia Paramita Indah. Manfaat penyusunan skripsi ini adalah: A. Bagi Penulis a. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai data mining dan proses kerja dari metode Uji Friedman. b. Meningkatkan kemampuan penulis dalam membuat aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010. B. Bagi Perusahaan a. Hasil analisis dapat dijadikan sebagai masukan bagi perusahaan mengenai kelebihan dan kelemahan dari sistem yang diterapkan sehingga dapat dilakukan perbaikan dan pengembangan lebih lanjut. b. Hasil rancangan sistem dapat dijadikan sebagai referensi dalam pengembangan sistem informasi terkomputerisasi pada perusahaan. C. Bagi STMIK TIME Laporan skripsi dapat dijadikan sebagai referensi bagi mahasiswa lainnya yang ingin mempelajari mengenai metode data mining.
1.5. Sistematika Penulisan Agar pembahasan lebih sistematis, maka skripsi ini dibuat dalam enam bab, yaitu:
5
BAB I
: PENDAHULUAN Berisi tentang latar belakang, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II
: LANDASAN TEORI Berisi tentang penjelasan singkat mengenai sistem informasi, data mining, metode Uji Friedman, Data Flow Diagram (DFD), kamus data, basis data, normalisasi, bahasa pemrograman dan database.
BAB III
: METODE PENELITIAN Berisi tentang metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan skripsi.
BAB IV
: ANALISA DAN PERANCANGAN Berisi tentang analisis dokumen masukan dan keluaran dari sistem yang digunakan pada sistem berjalan dan perancangan terhadap sistem usulan.
BAB V
: HASIL DAN PEMBAHASAN Berisi tentang tampilan output sistem dan penjabaran singkat mengenai kelebihan dan kelemahan sistem.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN Berisi
tentang
kesimpulan
yang
dapat
ditarik
setelah
menyelesaikan skripsi ini dan saran-saran untuk pengembangan sistem ke depannya.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1.
Sistem Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “sistema” yang artinya kesatuan.
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk mencapai suatu sasaran tertentu. Ada berbagai macam definisi mengenai sistem. “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.” (Sutabri, 2010: 9) ”Sistem merupakan himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan secara bersama untuk mencapai tujuan yang sama dan bertanggung jawab untuk memproses masukan (Input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang berupa informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut adalah hasil pengolahan dari data menjadi bentuk untuk pengambilan keputusan” (Jogiyanto, 2009: 3). Dengan demikian sistem dapat berupa kesatuan yang terdiri atas jaringan kerja kausal dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Hubungan dari tiap-tiap bagian ini akan ditentukan oleh tujuan spesifik dari sistem. Singkatnya sistem adalah kumpulan objek yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu dalam lingkungan yang kompleks. Secara ringkas sistem adalah: 1. Komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain. 2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentuknya. 3. Bersama-sama dalam mencapai tujuan. 4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainnya. 6
7
5. Terdapat proses yang mengubah input menjadi output. 6. Menunjukkan adanya entropi. 7. Memiliki aturan. 8. Memiliki subsistem yang lebih kecil. 9. Memiliki deferensiasi antar subsistem. 10. Memiliki tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda. (Sutabri, 2010: 9)
2.2.
Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Data atau bahan baku informasi di defenisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda dan lain sebagainya. Data dapat terbentuk dari karakter yang dapat berupa alphabet, angka maupun simbol khusus lainnya. Informasi dalam lingkup sistem informasi memiliki beberapa ciri antara lain: 1. Benar atau salah, ini berhubungan erat dengan kenyataan atau tidak. Jika si penerima informasi yang salah mempercayainya akibatnya sama seperti yang benar. 2. Baru, apabila informasi tersebut dapat merupakan suatu hal yang baru bagi si penerima. 3. Tambahan, informasi dapat merupakan suatu tambahan dari informasi sebelumnya. 4. Korektif, informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya.
8
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang di butuhkan oleh orang untuk menambah pamahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Tingkat kualitas informasi dipengaruhi oleh: 1.
Akurat (Accurate) Informasi yang disampaikan harus bebas dari kesalahan dan tidak boleh menyesatkan sehingga informasi dapat tersalurkan dan sampai pada pencerminan maksud informasi tersebut.
2.
Tepat Waktu (Timeliness) Informasi yang dihasilkan tidak terlambat karena akan mempunyai nilai yang tidak baik, yang bisa berakibat fatal dalam pengambilan keputusan.
3.
Relevan (Relevance) Informasi tersebut harus dapat memberikan manfaat bagi pemakai. Relevan informasi untuk setiap orang selalu berbeda berdasarkan atas kebutuhan masing-masing orang. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain:
1. Menambah pengetahuan Dengan adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya sehingga dapat menggunakannya untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
9
2. Mengurangi ketidakpastian Dengan informasi akan dapat diperkirakan apa yang akan terjadi sehingga mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan. 3. Mengurangi resiko kegagalan Dengan adanya informasi perkiraan tentang apa yang akan terjadi akan membantu dalam langkah-langkah antisipasi sehingga resiko kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat. 4. Mengurangi keanekaragaman / variasi yang tidak diperlukan Dengan adanya informasi akan menyebabkan keanekaragaman pendapat akan berkurang sehingga proses pengambilan keputusan lebih terarah. 5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Dengan adanya informasi yang diperlukan akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh. (Sutanta, 2010: 5) Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya, yaitu: 1. Akurasi atau ketepatan (accuracy), yaitu ketepatan informasi dengan objek yang diwakilinya. 2. Relevansi (relevance), yaitu kesesuaian antara informasi dengan masalah yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut. 3. Kelengkapan (completeness), yaitu cukup tidaknya informasi jika digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. 4. Ringkas (conciseness), yaitu jumlah informasi yang harus ditampilkan tanpa berlebihan.
10
5. Lingkup atau cakupan (scope), artinya informasi yang disampaikan harus dapat meliputi semua objek yang harus disampaikan. 6. Kinerja informasi (performance), artinya seberapa sering informasi dapat berguna bagi pembuat keputusan. (Sutanta, 2010: 13)
2.3.
Sistem Informasi ”Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan” (Jogiyanto, 2009: 11). Sistem informasi berdasarkan konsep (input processing, output - IPO) dapat dituju pada gambar 2.1 berikut ini:
Input
Pemrosesan
data
Output data
Gambar 2.1. Konsep Sistem Informasi Istilah Computer Based Information System (CBIS) sebenarnya mengacu pada sistem informasi yang di kembangkan berbasis teknologi komputer. CBIS biasnya dibedakann menjadi beberapa tipe aplikasi, yaitu: 1. Transaction Processing System Transaction Processing System (TPS) atau Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah
11
besar data untuk transaksi bisnis rutin. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan dalam sistem ini meliputi: a. Mengotomasi penanganan data-data aktifitas bisnis dann transaksi yang bisa dianggap sebagai kejadian diskrit dalam kehidupan organisasi. b. Menangkap data dari setiap transaksi. c. Menverifikasi transaksi untuk diterima atau ditolak. d. Menyimpan transaksi yang telah di validasi untuk pengumpulan data berikutnya. 2. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan yang menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manajer untuk menjalankan tanggung jawabnya. Untuk lebih mengembangkan suatu SIM, diperlukan pemahaman yang lebih baik tentang informasi apa saja yang di butuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut. 3. Decision Support System (DSS) Decision Support System (DSS) merupakan sistem informasi pada level manajemen dari suatu organisasi yang mengkombinasikan data dan model analisis canggih atau peralatan data analisis untuk mendukung pengambilan yang semi terstruktur dan tidak terstruktur. DSS dirancang untuk membantu pengambilan keputusan organisasional. DSS biasanya tersusun dari: a.
Database (biasanya diektraksi TPS/MIS)
b. Model grafis atau matematis, yang digunakan untuk proses bisnis.
12
c. Antarmuka pengguna, yang digunakan oleh pengguna untuk berkomunikasi dengan DSS. 4. Expert System (ES) Expert System (ES) merupakan representasi pengetahuan yang menggambarkan cara seorang ahli dalam mendekati suatu masalah. ES
lebih berpusat pada
bagaimana memanipulasi dan mengkodekan pengetahuan dari informasi (misalnya aturan if….then). Adapun cara kerja ES sebagai berikut: a. Pengguna berkomunikasi dengan sistem menggunakan dialog interaktif. b. ES menanyakan pertanyaan (yang akan ditanyakan seorang pakar) dan pengguna memberikan jawaban. c. Jawaban digunakan untuk menentukan aturan mana yang dipakai dan ES sistem menyediakan rekomendasi berdasarkan aturan yang telah disimpan. d. Seorang knowledge engineer, bertanggung jawab pada bagaimana melakukan akuisisi pengetahuan, sama seperti seorang analisis tetapi dilatih untuk menggunakan teknik yang berbeda. (Jogiyanto, 2009: 11)
2.4.
Data mining Data mining adalah serangkaian proses untuk menggali nilai tambah berupa
informasi yang selama ini tidak diketahui secara manual dari suatu basisdata. Informasi yang dihasilkan diperoleh dengan cara mengekstraksi dan mengenali pola yang penting atau menarik dari data yang terdapat dalam basisdata. Data mining terutama digunakan untuk mencari pengetahuan yang terdapat dalam basis data yang besar sehingga sering disebut Knowledge Discovery in Databases (KDD). Proses pencarian pengetahuan ini menggunakan berbagai teknik-teknik pembelajaran
13
komputer (machine learning) untuk menganalisis dan mengekstraksikannya. Proses pencarian bersifat iteratif dan interaktif untuk menemukan pola atau model yang sahih, baru, bermanfaat, dan dimengerti. Dalam penerapannya data mining memerlukan berbagai perangkat lunak analisis data untuk menemukan pola dan relasi data agar dapat digunakan untuk membuat prediksi dengan akurat. Kehadiran data mining dilatar belakangi oleh berlimpahnya data (overload data) yang dialami oleh berbagai institusi, perusahaan atau organisasi. Berlimpahnya data ini merupakan akumulasi data transaksi yang terekam bertahun-tahun.. Data– data tersebut merupakan data transaksi yang umumnya diproses menggunakan aplikasi komputer yang biasa disebut dengan OLTP (On Line Transaction Processing). Data mining juga dilatarbelakangi oleh atau adanya ledakan informasi (explotion information) dari berbagai media terutama internet. Delapan puluh persen informasi yang disajikan media internet dalam bentuk tak terstruktur (unstructured information). Media internet menyajikan informasi dalam berbagai format file, bahasa, dan bentuk penyajian seperti teks, gambar, suara ataupun video. Kendala lain yang melatara belakangi adalah tidak dilengkapinya informasi dengan metadata yang terstandarisasi atau bahkan tidak menyertakannya samasekali. Pertumbuhan yang pesat dari akumulasi data/informasi itu telah menciptakan kondisi dimana suatu institusi memiliki bergunung-gunung data tetapi miskin informasi yang bermaanfaat (“rich of data but poor of information”). Tidak jarang “gunung” data itu dibiarkan begitu saja seakanakan menjadi “kuburan data” (data tombs). Pertanyaannya sekarang, apakah gunung data tersebut akan dibiarkan, tidak berguna lalu dibuang, ataukah dapat ditambang untuk menemukan “emas” yaitu informasi yang lebih bermanfaat. Jawabnya ya, data mining hadir untuk menjawab tantangan tersebut.
14
Pemanfaatan data mining dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu sudut pandang komersial dan sudut pandang keilmuan. Dari sudut pandang komersial, pemanfaatan data mining dapat digunakan dalam menangani meledaknya volume data. Bagaimana mana menyimpannya, mengestraknya serta memanfaaatkannya. Berbagai teknik komputasi dapat digunakan menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan menjadi asset untuk meningkatkan daya saing suatu institusi. Data
mining
tidak
hanya
digunakan
untuk
menangani
persoalan
menumpuknya data/informasi dan bagaimana menggudangkannya tanpa kehilangan informasi yang penting (warehousing). Data mining juga diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan atau menjawab kebutuhan bisnis itu sendiri, misalnya: 1. Bagaimana mengetahui hilangnya pelanggan karena pesaing 2. Bagaimana mengetahui item produk atau konsumen yang memiliki kesamaan karakteristik 3. Bagaimana mengidentifikasi produk-produk yang terjual bersamaan dengan produk lain. 4. Bagaimana memprediski tingkat penjualan 5. Bagaimana menilai tingkat resiko dalam menentukan jumlah produksi suatu item. 6. Bagaimana memprediksi prilaku bisnis di masa yang akan datang Data mining merupakan salah satu metode alternatif yang dapat digunakan untuk mengolah data mentah, ketika metode konvensional tidak fisibel untuk dilakukan karena besarnya volume data yang diolah. Hal ini dapat terjadi karena datamining memiliki kemampuan mereduksi data baik melalui teknik katalogisasi, klasifikasi maupun segementasi.
15
Data mining sesunggunghnya merupakan salah satu rangkaian dari proses pencarian pengetahuan pada database (Knowledge Discovery in Database/KDD). KDD berhubungan dengan teknik integrasi dan penemuan ilmiah, interprestasi dan visualisasi dari pola-pola sejumlah kumpulan data. KDD adalah keseluruhan proses non-trivial untuk mencari dan mengidentifikasi pola (pattern) dalam data, dimana pola yang ditemukan bersifat sah, baru, dapat bermanfaat dan dapat dimengerti. Serangkaian proses tersebut yang memiliki tahap sebagai berikut: 1. Pembersihan data dan integrasi data (cleaning and integration) Proses ini digunakan untuk membuang data yang tidak konsisten dan bersifat noise dari data yang terdapat di berbagai basisdata yang mungkin berbeda format maupun platform yang kemudian diintegrasikan dalam satu database data warehouse. 2. Seleksi dan transformasi data (selection and transformation) Data yang terdapat dalam database datawarehouse kemudian direduksi dengan berbagai teknik. Proses reduksi diperlukan untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat dan mengurangi waktu komputasi terutama untuk masalah dengan skala besar (large scale problem). Beberapa cara seleksi, antara lain: a. Sampling, adalah seleksi subset representatif dari populasi data yang besar. b. Denoising, adalah proses menghilangkan noise dari data yang akan ditransformasikan. c. Feature extraction, adalah proses membuka spesifikasi data yang signifikan dalam konteks tertentu. d. Transformasi data diperlukan sebagai tahap pre-procecing, dimana data yang diolah siap untuk ditambang. Beberapa cara transformsi, antara lain
16
(Santosa, 2007): 1) Centering, mengurangi setiap data dengan rata-rata dari setiap atribut yang ada. 2) Normalisation, membagi setiap data yang dicentering dengan standar deviasi dari atribut bersangkutan. 3) Scaling, mengubah data sehingga berada dalam skala tertentu. 3. Penambangan data (data mining) Data yang telah diseleksi dan ditransformasi ditambang dengan berbagai teknik. Proses data mining adalah proses mencari pola atau informasi menarik dalam data terpilih dengan menggunakan fungsi-fungsi tertentu. Fungsi atau algoritma dalam data mining sangat bervariasi. Pemilihan fungsi atau algoritma yang tepat sangat bergantung pada tujuan dan proses pencaraian pengetahuan secara keseluruhan. 4. Evaluasi pola dan presentasi pengetahuan Tahap ini merupakan bagian dari proses pencarian pengetahuan yang mencakup pemeriksaan apakah pola atau informasi yang ditemukan bertentangan dengan fakta atau hipotesa yang ada sebelumnya. Langkah terakhir KDD adalah mempresentasikan pengetahuan dalam bentuk yang mudah dipahami oleh pengguna.
2.5.
Metode Uji Friedman Uji Friedman dilakukan untuk mengetahui perbedaan lebih dari dua
kelompok sampel yang saling berhubungan. Data yang dianalisis adalah data ordinal, sehingga jika data berbentuk interval atau rasio sebaiknya diubah dulu ke bentuk ordinal. Uji Friedman merupakan alternatif dari ANOVA satu jalur. Uji ini dilakukan
17
jika asumsi-asumsi dalam statistik parametris tidak terpenuhi, atau juga karena sampel yang terlalu sedikit. Uji Friedman berguna untuk mengetes pasangan sampel data ordinal yang berasal dari populasi yang sama. Friedman merupakan pengembangan uji Wilcoxon, dimana uji Wilcoxon digunakan untuk uji 2 sampel berpasangan. Data mungkin berasal dari ulangan pengukuran yang berasal dari satu sampel atau dari pengukuran yang sama dari beberapa sampel yang berpasangan. Contoh: Sebuah perusahaan asuransi menawarkan empat paket asuransi, yaitu paket A, B, C dan D. Perusahaan hendak mengetahui respon dari calon nasabah mengenai empat paket tertentu. Kuesioner dibuat seperti di bawah ini: Tabel 2.1 Kuesioner Paket Asuransi PAKET A
Pendapat Anda a. Berminat
b. Kurang berminat
c. Tidak berminat
d. Sangat tidak berminat
PAKET B
a. Berminat
b. Kurang berminat
c. Tidak berminat
d. Sangat tidak berminat
PAKET C
a. Berminat
b. Kurang berminat
c. Tidak berminat
d. Sangat tidak berminat
PAKET D
a. Berminat
b. Kurang berminat
c. Tidak berminat
d. Sangat tidak berminat
18
Contoh respon nasabah terhadap paket asuransi adalah sebagai berikut: Tabel 2.2 Respon Nasabah Calon
PAKET A
PAKET B
PAKET C
PAKET D
Kurang
Berminat
Nasabah 1
Sangat
tidak Tidak
berminat 2
3
4
5
6
Sangat
berminat tidak Kurang
berminat Tidak
berminat
berminat
berminat
Tidak berminat
Berminat
Kurang
Sangat
berminat
berminat
Kurang
Tidak
berminat
berminat
Berminat
Tidak
Tidak berminat
Sangat
Berminat
tidak Kurang
berminat
berminat
Tidak berminat
Kurang
8
Berminat
Kurang
Berminat
9
10
Tidak berminat
Sangat berminat
Tidak berminat
Tidak
Kurang
Tidak
berminat
berminat
berminat
Berminat
Sangat
berminat Berminat
tidak Berminat
tidak
berminat
berminat 7
Berminat
tidak Tidak
berminat
berminat
Kurang
Sangat
berminat
berminat
Tidak
Kurang
berminat
berminat
tidak
19
11
Sangat
tidak Kurang
berminat 12
Tidak
berminat
Sangat
Berminat
berminat
tidak Berminat
berminat
Kurang
Tidak
berminat
berminat
Dengan memberikan nilai kepada setiap penilaian seperti berikut: Tabel 2.3 Pemberian Nilai pada Paket Paket
Nilai
Berminat
1
Kurang berminat
2
Tidak berminat
3
Sangat tidak berminat
4
Uji Friedman akan memberi rangking pada masing-masing paket. Rangking tersebut didapat dari jumlah nilai pada masing-masing paket dibagi dengan jumlah calon nasabah (yaitu sebesar 12). Perhitungan rangking untuk masing-masing paket dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 2.4 Rank Paket
Mean Rank
Paket A
3.25
Paket B
1.67
Paket C
2.25
Paket D
2.83
20
Karena kode 1 adalah untuk nasabah yang berminat dan sebaliknya kode 4 adalah nasabah yang sangat tidak berminat, maka paket yang memiliki nilai Rank kecil merupakan paket yang paling diminati. Pada contoh ini, calon nasabah cenderung untuk memilih paket B daripada paket yang lain. Uji Friedman juga digunakan untuk menguji apakah keempat paket asuransi yang ditawarkan tersebut memiliki kekuatan yang sama di dalam menarik minat calon nasabahnya. Berikut dirincikan perhitungan dengan Uji Friedman: Tabel 2.5 Test Statistics dari Friedman Test N
12
Chi-Square
10.3
Df
3
Asymp. Sig.
0.016
Hipotesis Ho
: Empat paket asuransi memiliki kekuatan menarik minat yang sama kepada calon nasabah.
Ha
: Terdapat perbedaan antara empat paket tersebut
Dengan membandingkan Friedman Chi Square dengan Chi Square tabel: a. Jika Friedman Chi Square < Chi Square tabel maka Ho diterima. b. Jika Friedman chi square > Chi Square tabel, maka Ho ditolak. c. Friedman Chi Square = 10.3, sementara Chi Square: -
Tingkat signifikansi = 0.05.
-
Derajat bebas = jumlah variabel – 1 = (4 – 1) = 3.
-
Chi Square tabel (0.05 ; 3) = 7.815
21
d. Karena Friedman Chi Square > Chi Square tabel, maka Ho ditolak, artinya bahwa terdapat perbedaan minat calon nasabah dalam memilih paket asuransi yang ditawarkan. e. Pengambilan keputusan juga dapat dengan melihat probabilitasnya (Asymp. Sig) dan dibandingkan dengan alpha (0.05). Jika Asymp.Sig > 0.05 maka Ho diterima sedangkan jika Asymp.Sig < 0.05 maka Ho ditolak. Karena nilai Asymp.Sig (0.016) < 0.05, maka Ho ditolak, artinya terdapat perbedaan minat calon nasabah dalam memilih paket asuransi yang ditawarkan.
2.6.
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu teknik data terstruktur yang
berguna untuk membantu penganalisis sistem dapat mempresentasikan proses-proses data di dalam organisasi. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari 4 simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid. Ada beberapa simbol DFD yang digunakan dapat dilihat pada tabel 2.6: Tabel 2.6. Empat simbol dasar yang digunakan dalam Diagram Aliran Data
Sumber: Kendall, (1), 2010: 265
22
Keterangan dari tabel 2.6. di atas sebagai berikut. 1. Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain sebuah perusahaan, seseorang, atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem. Entitas eksternal, atau hanya entitas, disebut juga sumber atau tujuan data dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun berinteraksi denggan sistem, namun dianggap di luar batas-batas sistem. Entitas-entitas tersebut harus diberi nama dengan suatu kata benda. Entitas yang sama bisa digunakan lebih dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antara jalur-jalur aliran data. 2. Arus data pada flow diagram diberi simbol suatu panah. Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat, atau sesuatu, maka harus digambarkan dalam kata benda. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang bisa berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses suatu sistem. Arus data harus diberi nama yang jelas dan mempunyai arti, dimana nama dari arus data dituliskan diatas garis panahnya. 3. Proses adalah suatu kejadian kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk kedalamnya (input), kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data keluar (output). Untuk proses sebaiknya menggunakan nama yang mengacu pada fungsi, yaitu gabungan antara kata kerja yang spesifik dan objeknya. 4. Data Store (penyimpanan data) dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual suatu agenda atau buku.
23
2.6.1. Menciptakan Diagram Konteks Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat suatu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitasentitas eksternal serta aliran data-aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen.
2.6.2. Menggambar Diagram level 0 Diagram level 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai 9 proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kana bawah. Penyimpanan data – penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file-file master) dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam diagram level 0.
2.6.3. Menciptakan Diagram Anak (tingkat anak yang lebih mendetail) Setiap proses dalam diagram level 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram level 0 yang dikembangkan itu disebut parent prosess (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak, keseimbangan vertical, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan di antara proses induknya juga tidak
24
menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak. Diagram anak ditetapkan nomor yang sama seperti proses induknya di dalam diagram level 0. Sebagai contoh, proses 3 akan berkembang ke diagram 3. Prosesproses pada diagram anak diberi nomor dengan menggunakan nomor proses induk, poin decimal, serta sebuah nomor unik untuk setiap proses anak. Pada diagram 3, proses-proses tersebut akan diberi nomor 3.1, 3.2, 3.3, dan seterusnya. Ketentuan ini memungkinkan penganalisis mengikuti rangkain proses di setiap tingkatan pengembangan. Bila diagram level 0 menggambarkan proses-proses 1, 2, dan 3, diagram anak 1, 2, dan 3 semuanya berada pada level yang sama. Tabel 2.7. berikut dapat menjelaskan aturan dalam DFD: Tabel 2.7. Aturan dalam DFD Keterangan
Gambar
Antara 2 entity harus terdapat suatu proses, tidak boleh langsung Suatu proses menghasilkan sebuah file yang
dapat
digunakan
pada
proses
sebelumnya Data dari sebuah proses yang sama dapat digunakan untuk beberapa proses
A A
25
2 proses dapat menghasilkan 1 data yang A
sama, dan data tersebut dapat digunakan untuk melakukan proses yang lainnya A Sebuah proses menghasilkan suatu data
A
B
yang digunakan untuk proses yang lain dimana antara 1 proses dengan yang
A
A
lainnya berkaitan dan menghasilkan data yang lainnya Sebuah
C
data
yang
diproses
dapat
menghasilkan data sebanyak 2 atau lebih Dua buah data tau lebih yang diproses dapat menghasilkan sebuah data Antara 2 file haris terdapat suatu proses, tidak boleh langsung Entity
yang telah melalui proses akan
menghasilkan sebuah file Antara file
dan
entity harus terdapat
suatu proses
Sumber: Kendall, (1), 2010: 287
2.7.
Flow of Document Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen
(Flow of Document / FOD) yang merupakan alat bantu yang banyak digunakan
26
untuk menggambarkan sistem secara fisik. Simbol-simbol standar yang digunakan dalam bagan alir dokumen dapat dilihat pada tabel 2.8: Tabel 2.8. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Flow of Document) Simbol
Nama Simbol
Keterangan Digunakan untuk menggambarkan semua jenis
Dokumen
dokumen, yang merupakan formulir untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol. Digunakan
Catatan
untuk
menggambarkan
catatan
akuntansi yang digunakan untuk mencatat semua data yang direkam sebelumnya didalam dokumen
atau
formulir.
Nama
catatan
dicantumkan ditengah simbol. On-page Connector
Digunakan
untuk
memungkinkan
aliran
dokumen berhenti disuatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan dilokasi lain pada halaman yang sama.
Off-page
Digunakan untuk menunjukkan kemana dan
Connector
bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya. Digunakan untuk menggambarkan kegiatan
Kegiatan
manual seperti menerima order dari pembeli,
Manual
mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan yang lain.
27
Keterangan, Komentar
Simbol
ini
memungkinkan
ahli
sistem
menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Digunakan
untuk
menunjukkan
tempat
Arsip
penyimpanan dokumen dengan menggunakan
Sementara
simbol menurut abjad, nomor urut, kronologis dan tanggal. Digunakan
Arsip Permanen
untuk
menggambarkan
arsip
permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
On-line
Simbol ini menggambarkan pengolahan data
computer
dengan komputer secara on-line. Nama program
process Keying (typing, verifying)
ditulis didalam simbol. Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
Pita magnetic
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang
(magnetic tape)
berbentuk pita magnetic. Nama arsip ditulis di dalam simbol.
On-line
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang
Storage
berbentuk on-line (didalam memory komputer).
Ya Tidak
Simbol ini menggambarkan keputusan yang Keputusan
harus di buat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol.
28
Simbol
ini
menggambarkan
arah
proses
Garis alir
pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan
(flowline)
jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir keatas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.
Persimpangan
Digunakan untuk menunjukkan arah masing-
garis alir
masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung.
Mulai / berakhir Simbol ini dugunakan untuk menggambarkan (terminal)
awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Sumber: Mulyadi, 2009: 60
2.8.
Kamus Data Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang
digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksudnya metadata), suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. (Kendall, (1), 2010: 333). Kamus data otomatis sangat berguna karena memiliki kapasitas dalam hal referensi silang item-item data, dengan demikian memungkinkan dilakukannya perubahan-perubahan program terhadap semua program yang berbagi suatu elemen biasa. Fitur ini menggantikan pengubahan program serampangan atau mencegah penundaan sampai program tidak bisa berjalan karena perubahan tersebut tidak diimplementasikan pada semua program yang telah diperbaharui. Jelasnya kamus data otomatis menjadi sangat penting untuk sistem-sistem besar karena mampu
29
menghasilkan ribuan elemen data yang dikatalogkan dan dibuat referensi silang. (Kendall, (1), 2010: 334). Sebagai tambahan untuk dokumentasi serta mengurangi redundansi, kamus data bisa digunakan untuk: 1. Melakukan validasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan. 2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan. 3. Menentukan muatan data yang disimpan di file. 4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data. (Kendall, (1), 2010: 334). Dalam kamus data dikenal adanya struktur data. Struktur data adalah bagan struktur yang biasanya terdiri dari beberapa item tertentu yang memuat informasiinformasi mengenai elemen-elemen pada kamus data. Struktur data biasanya digambarkan dengan menggunakan notasi aljabar. Berikut ini adalah simbol notasi struktur data dalam kamus data: 1. Tanda sama dengan (=), artinya “terdiri dari” 2. Tanda plus (+), artinya “dan” 3. Tanda kurung {}, menunjukkan elemen-elemen repetitive, juga disebut kelompok berulang atau tabel-tabel. 4. Tanda Kurung [], artinya menunjukkan salah satu dari dua situasi tertentu. Satu elemen bisa ada sedangkan elemen lainnya juga bisa ada tetapi tidak bisa keduaduanya ada secara bersamaan. Elemen-elemen yang ada didalam tanda kurung ini saling terpisah satu sama lain. 5. Tanda Kurung (), menunjukkan suatu elemen yang bersifat pilihan. Elemenelemen yang bersifat pilihan ini bisa dikosongkan pada layar masukan atau bisa juga dengan memuat spasi atau nol untuk field-field numeric pada struktur file.
30
2.9.
Basis Data (Database) Basis data adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih tabel yang
terintegrasi satu sama lain, dimana setiap pemakai (user) diberi wewenang (otorisasi) untuk dapat mengakses (mengubah, menghapus, menganalisis, menambah, memperbaiki) data dalam tabel-tabel tersebut. (Kendall (II), 2010: 128). Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data (controled redudancy) dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang menggunakannya,
data
disimpan
sedemikian
rupa
sehingga
penambahan,
pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol. (Kristanto, 2008: 6). Suatu basis data mungkin didefenisikan sebagai kumpulan data yang disatukan di dalam suatu organisasi. Organisasi dapat berupa company, departemen company, bank, sekolah, dan lain-lain. Basis data adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakaiannya. Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola recordrecord menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. (Marlinda, 2009: 1)
31
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting yaitu: 1.
Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
2.
Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun isinya.
3.
Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
4.
Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
5.
Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda-beda.
6.
Kerangkapan data (data redundancy) minimal. (Kristanto, 2005: 6). Terdapat tiga jenis basis data terstruktur antara lain:
1. Struktur data hierarki Struktur data hierarki menyatakan sebuah entitas dapat tidak memiliki lebih dari satu entitas pribadi. Oleh karena itu, struktur data merupakan struktur hubungan banyak satu ke banyak atau satu ke satu. Hubungan lainnya seperti banyak kesatu atau banyak ke-banyak atau satu-ke-satu. Struktur data hierarki kadangkadang disebut dengan pohon karena sub koordinatnya dihubungkan ke pemilik entitas yang mempunyai cabang pohon. 2. Struktur data jaringan Suatu struktur data jaringan memperbolehkan entitas apapun untuk memiliki sejumlah subkoordinat atau superior. Entitas dihubungkan dengan menggunakan link jaringan yang merupakan item data biasa untuk kedua entitas terhubung. Beberapa kelemahan dari struktur data hierarki dapat dikurangi dengan menggunakan struktur data jaringan yang lebih kompleks.
32
3. Struktur data relasional Suatu struktur reasional terdiri atas satu atau lebih tabel dan dimensi. Baris pada tabel mewakili record, dan kolom memuat atribut. (Kendall (II), 2010: 128) Merancang basis data merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang bisnis data adalah cara merancang sehingga basis data dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Perlu merancang model konseptual, disamping merancang konsep phisik. Perancangan konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Ketika menentukan entity dan relasinya, dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa datang. Pada pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan relational digunakan, namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan ke model relational saja, tetapi dapat dipakai di model hierarchical dan network. Pada basis data yang digunakan oleh single user atau hanya beberapa user saja, perancangan basis data yang sedang atau besar (25 sampai ratusan user berisi jutaan bytes informasi dan melibatkan ratusan query dan program-program aplikasi, contohnya: industri-industri, asuransi, travel, dan lain-lain, yang seluruhnya tergantung kesuksesan dan operasi-operasi basis datanya), perancangan basis data menjadi sangat kompleks. Oleh karena itu, para pemakai mengharapkan penggunaan basis data yang sedemikian rupa sehingga sistem harus dapat memenuhi kebutuhankebutuhan seluruh user Tujuan dari merancang basis data: 1. Memenuhi informasi yang berisi kebutuhan-kebutuhan user secara khusus dan aplikasinya.
33
2. Memudahkan pengertian struktur informasi. 3. Mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa objek perfoma (response time, dan storage space). (Kendall, (1), 2010: 334) Beberapa contoh aplikasi Database Management System (DBMS) adalah Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL dan sebagainya. Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi Relational Database Management System (RDBMS), dimana semua data yang ada disimpan dalam tabeltabel yang terdiri dari atas lajur kolom dan baris. Dengan RDBMS, pengelolaan sebuah database akan mudah dilakukan walaupun jumlah datanya banyak dan kompleks. Dibandingkan dengan program aplikasi pembuatan database lain, kelebihan dari Microsoft Access adalah sangat mudah digunakan dan fleksibel dalam pembuatan dan perancangan suatu database. Perancangan dan pengelolaan database pada Microsoft Access meliputi pembuatan Table, Form, Query, Macro, Modul dan Pages.
2.10.
Normalisasi Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data
tersimpan ke sekumpulan bagian-bagian struktur data yang kecil dan stabil. Di samping
menjadi lebih
sederhana
dan
lebih
stabil,
struktur
data
yang
dinormalisasikan lebih mudah diatur daripada struktur data lainnya. Tahapan normalisasi yaitu:
34
1. Tahapan Pertama, yang meliputi proses untuk menghilangkan semua kelompok terulang dan mengidentifikasi kunci utama. Untuk mengerjakannya, hubungan perlu dipecah ke dalam dua atau lebih hubungan. 2. Tahapan Kedua menjamin bahwa semua atribut bukan kunci sepenuhnya tergantung pada kunci utama. Semua ketergantungan parsial diubah dan diletakkan dalam hubungan lain. 3. Tahapan
Ketiga
mengubah
ketergantungan
transitif
manapun.
Suatu
ketergantungan transitif adalah sesuatu di mana atribut bukan kunci tergantung pada atribut bukan kunci lainnya. (Kendall (II), 2010: 145) Gambar 2.2 berikut menunjukkan hubungan dari ketiga tahapan normalisasi:
Gambar 2.2. Tahapan Normalisasi Sumber: Kendall (II), 2010: 146
2.11.
Bahasa Pemrograman Bahasa adalah sebuah objek yang besar dan luas dan di dalamnya terdiri dari
beberapa objek kecil, seperti abjad, kata, dan sebagainya. Selain itu, agar bahasa itu berguna diperlukan aturan – aturan yang didefinisikan dalam suatu tata bahasa.
35
Semua kata – kata yang ada dalam suatu bahasa baik bahasa asli / natural language (seperti Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, dan sebagainya) maupun bahasa pemrograman / programming language (seperti bahasa Pascal, bahasa Basic, dan sebagainya) memiliki dua buah persamaan antara lain: 1. Masing – masing tersusun dari barisan simbol (sequence of symbols) yang diambil dari suatu kumpulan yang berhingga (finite). 2. Barisan simbol yang menyusun butir – butir yang dipertanyakan itu panjangnya berhingga, meskipun tidak ada pembatasan sampai berapa panjang yang diperbolehkan. Manusia dapat melakukan interaksi secara efektif dengan menggunakan media bahasa. Bahasa memungkinkan penyampaian gagasan dan pemikiran, tanpa itu komunikasi akan sulit terjadi. Dalam lingkungan pemrograman komputer, bahasa pemrograman
bertindak
sebagai
sarana
komunikasi
antara
manusia
dan
permasalahannya dengan komputer yang dipakai untuk membantu memperoleh pemecahan. Bahasa pemrograman menjembatani antara pemikiran manusia yang sering tidak terstruktur dengan kepastian yang diperlukan oleh komputer untuk melakukan eksekusi. Bahasa pemrograman berdasarkan tingkat ketergantungannya dengan mesin bisa meliputi: a. Machine-code languages Merupakan bentuk terendah dari bahasa komputer. Setiap instruksi dalam program direpresentasikan dengan kode numerik, yang secara fisik berupa deretan angka 0 dan 1. Sekumpulan instruksi dalam bahasa mesin bisa dibentuk menjadi microcode, yaitu semacam prosedur dalam bahasa mesin.
36
b. Assembly languages Merupakan bentuk simbolik dari bahasa mesin. Setiap kode memiliki kode simbolik, misalnya ADD untuk penjumlahan (addition) dan MUL untuk perkalian (multiplication). Pada bahasa assembly tersedia alat bantu untuk diagnostik (debug) yang tidak terdapat pada bahasa mesin. Contoh software yang ada untuk pengembangan dan debug bahasa assembly seperti Turbo Assembler dari Borland, Macro Assembler dari Microsoft, Turbo Debugger. c. High-level languages Disebut tingkat tinggi karena lebih dekat dengan manusia. Memberikan fasilitas yang lebih mudah, serta mudah dimengerti dan dipelajari oleh pengguna. Pengguna tidak perlu mengetahui bagaimana representasi data ke dalam bentuk internal di memori, karena pekerjaan tersebut ditangani oleh suatu sistem yang mentranslasikan program bahasa tingkat tinggi ke dalam bahasa mesin. Contohnya Pascal, Visual Basic. d. Problem-oriented language Memungkinkan penyelesaian untuk suatu masalah atau aplikasi yang spesifik. Contohnya SQL (Structured Query Language) untuk aplikasi database, QBE (Query by Example). (Junindar, 2008: 3) Visual Basic .Net 2010 adalah salah satu program berorientasi objek, selain itu ada pula program Java dan C++ yang juga berbasis objek. Program Visual Basic .Net 2010 adalah produksi Microsoft Corp. Program ini biasanya dipaket bersamasama dengan Visual C# 2010 dan Visual C++ 2010 dalam paket Visual Studio 2010. Bahasa Visual Basic telah digunakan secara luas karena kemudahan penggunaannya bagi orang awam dan penulisan kode di dalamnya tidak terlalu rumit dibandingkan
37
bahasa C, Delphi, dan Java. Untuk mengembangkan aplikasi menggunakan Visual Basic .NET 2010, terlebih dahulu adalah mengenal IDE dari Visual Studio .NET 2010. Pada waktu Visual Studio .NET 2010 dijalankan, maka akan tampil sebuah tampilan awal atau Start Page dari Visual Studio .NET.
BAB III METODE PENELITIAN
3.1.
Tempat dan Jadwal Penelitian Penelitian dilakukan di PT. Asia Paramita Indah. Penelitian ini dimulai
dari Desember 2014 dan berakhir pada April 2015. Penelitian di lapangan ditujukan untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam proses perancangan dan pembuatan sistem usulan. Jadwal kegiatan dapat dilihat seperti pada tabel 3.1. Tabel 3.1. Daftar Waktu dan Kegiatan Penelitian
Waktu Kegiatan
1
November
Desember
Januari
Februari
Maret
April
2014
2014
2015
2015
2015
2015
2
3
4
1
2
3
4
1
2
Identifikasi Masalah Pengumpulan Data Analisa Sistem Perancangan Sistem Pembangunan Sistem Uji
Coba
Sistem Penulisan Lap. Skripsi
38
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
39
3.2.
Kerangka Kerja Adapun kerangka kerja yang dibuat penulis seperti gambar 3.1. Identifikasi Masalah
Pengumpulan Data
Analisa Sistem
Perancangan Sistem
Pembangunan Sistem
Uji Coba Sistem
Gambar 3.1. Kerangka Kerja Penelitian
3.2.1. Teknik Pengumpulan Data Untuk memperoleh data atau keterangan yang diperlukan untuk menyelesaikan penelitian skripsi ini, maka penulis melakukan pengambilan data melalui dua metode penelitian yaitu: 1. Metode Penelitian Lapangan (Field Research) Penulis melakukan penelitian langsung pada objek penelitian yang bersangkutan dalam hal ini adalah PT. Asia Paramita Indah. 2. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penulis mengumpulkan informasi melalui buku-buku, maupun bahan referensi lainnya yang berhubungan dengan Sistem Informasi dan Data Mining.
40
Sedangkan, metodologi yang digunakan untuk melakukan perancangan sistem baru adalah STRADIS (Structured Analysis, Design and Implementation of Information System). Tahapan-tahapan pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu: a. Studi awal Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut. i.
Mengumpulkan informasi-informasi yang diperlukan dengan cara melakukan tanya jawab langsung dengan beberapa orang yang berperan aktif dalam bagian penjualan seperti kepala bagian pemasaran dan kepala bagian administrasi keuangan.
ii.
Mewawancarai direktur mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam sistem yang sedang berjalan pada perusahaan, tujuan dan peluang usaha perusahaan.
iii.
Mendeskripsikan struktur organisasi perusahaan.
iv.
Mendokumentasikan hasil-hasil yang dikumpulkan.
b. Studi detail Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut. i.
Menggambarkan FOD sistem berjalan.
ii.
Mengambil contoh laporan penjualan dan laporan biaya promosi.
iii.
Menganalisa dokumen keluaran dan masukan yang telah dikumpulkan.
c. Definisi dan rancangan solusi alternatif Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut. i.
Merancang DFD Logika sistem usulan.
ii.
Merancang keluaran dan masukan dari sistem usulan.
41
iii.
Merancang kamus data
iv.
Merancang menu dari sistem usulan.
d. Rancangan fisik Dalam tahapan ini, penulis melakukan beberapa kegiatan berikut. i.
Melakukan proses normalisasi terhadap simpanan data yang akan dirancang menjadi tabel.
ii.
Merancang database yang meliputi rancangan tabel dan hubungan antar tabel.
iii.
Membuat coding dari sistem terkomputerisasi.
iv.
Melakukan
pengujian
terhadap
sistem
yang
dihasilkan
dan
memperbaiki kesalahan yang muncul.
3.2.2. Analisa Sistem Pada saat ini, PT. Asia Paramita Indah Medan masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel dalam proses pencatatan transaksi yang dilakukannya. Perusahaan sering melakukan proses promosi, baik melalui surat kabar, majalah ataupun melalui media elektronik seperti televisi dan radio. Perusahaan ingin mengetahui dampak dari proses promosi terhadap omset penjualan perusahaan. Namun, sistem berjalan yang diterapkan tidak memiliki informasi tersebut.
3.2.3. Perancangan Sistem Perancangan sistem secara menyeluruh menjelaskan rancangan sistem secara detail. Perancangan yang dilakukan terdiri dari desain DFD untuk
42
menggambarkan
sistem
menggambarkan
data
secara yang
simbolis,
akan
perancangan
disimpan,
database
perancangan
input
untuk untuk
menggambarkan tampilan input yang digunakan, perancangan output untuk menampilkan
data
yang
akan
dihasilkan,
dan
user
interface
untuk
menggambarkan menu dan submenu yang akan digunakan.
3.2.4. Pembangunan Sistem Sistem akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010, laporan dirancang dengan aplikasi Crystal Report 10, dan database dirancang dengan aplikasi Microsoft Access 2007. Perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan aplikasi ini memiliki spesifikasi sebagai berikut : 1.
Prosesor Intel Core I3.
2.
Memory 2 GB.
3.
Monitor dengan resolusi 1024 × 768 pixel.
4.
Keyboard dan Mouse.
5.
Harddisk 100GB
3.2.5. Uji Coba Sistem Proses dilanjutkan dengan melakukan coding terhadap perangkat lunak untuk melakukan koneksi ke database dan melakukan proses testing and debugging terhadap coding yang dirancang tersebut.
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN
4.1.
Analisa Setelah mengamati sistem berjalan pada PT. Asia Paramita Indah dapat
diambil kesimpulan bahwa terdapat beberapa kelemahan dari sistem tersebut antara lain : 1. Belum tersedia informasi mengenai pengaruh dari proses promosi yang dilakukan
terhadap
minat
customer
dalam
membeli
produk
yang
bersangkutan. 2. Tidak terdapat informasi mengenai hubungan antara proses promosi dengan omset penjualan produk dari perusahaan. Proses penjualan yang terdapat pada sistem berjalan dapat dirincikan sebagai berikut.
Gambar 4.1. Activity Diagram Penjualan
43
44
Proses penjualan dimulai dengan mencatat data pemesanan barang dari pelanggan. Setelah itu, maka akan dilakukan pengecekan terhadap ketersediaan produk. Jika pemesanan dapat terpenuhi, maka akan dicetak faktur penjualan dan produk akan diberikan kepada pelanggan. Setelah itu, proses diakhiri dengan meng-update data piutang.
4.1.1. Analisa Masalah Permasalahan yang dihadapi dalam penerapan sistem berjalan adalah mengenai informasi pemesanan dan penjualan produk yang kurang mendetail dan kurang akurat muncul karena metode yang digunakan susah dilakukan pembatalan, sering terjadi kesalahan pada rekap data, format laporan yang digunakan terlalu sederhana sehingga kekurangan informasi yang dapat diberikan kepada pemakai, faktur penjualan tidak tersusun dan terurut rapi, tidak adanya informasi mengenai status pemenuhan pemesanan, sering terjadi kesalahan perhitngan dan lambatnya proses pembuatan laporan. Selain itu, pada sistem berjalan juga terdapat permasalahan mengenai proses penyusunan laporan yang lambat muncul karena data disimpan terpisah pada beberapa file berbeda, faktur penjualan tidak tersusun dan terurut rapi, proses perhitungan dan pengelompokkan data memerlukan waktu yang lama, format laporan yang dibuat terlalu sederhana dan sering terjadi kesalahan perhitungan manual. Hal terpenting dalam penerapan sistem berjalan adalah belum tersedianya informasi mengenai pengaruh promosi produk terhadap penjualan produk dari perusahaan. Hal ini sangat diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan agar
45
dapat mengetahui apakah harus dilanjutkan proses promosi atau menggantinya dengan sistem promosi baru.
4.1.2. Dokumen Keluaran Dokumen keluaran yang terdapat pada sistem informasi operasional yang sedang berjalan pada perusahaan disajikan dengan menggunakan Microsoft Excel. Berikut adalah uraian hasil analisa dari laporan–laporan tersebut beserta tampilannya. 1. Faktur Jual Faktur jual ini dibuat dengan menggunakan mesin ketik. Tampilan faktur jual dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2. Faktur Jual Sumber : PT. Asia Paramita Indah, 2015
46
Nama
: Faktur Jual.
Fungsi
: Menginformasikan rincian data penjualan.
Media
: Kertas.
Distribusi
: Customer, Kasir dan Kepala Bagian Administrasi.
Rangkap
: Tiga.
Hasil Analisa
: Format faktur sudah cukup lengkap dan tidak diperlukan penambahan apapun lagi.
2. Laporan Penjualan. Laporan ini dirancang dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan digunakan untuk menampilkan data transaksi penjualan yang terjadi pada periode tertentu. Tampilan laporan penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3. Laporan Penjualan Sumber : PT. Asia Paramita Indah, 2015 Nama
: Laporan Penjualan
Fungsi
: Menginformasikan rincian data transaksi penjualan produk dengan pengelompokan berdasarkan tanggal transaksi.
Media
: Kertas.
Distribusi
: Kepala Bagian Administrasi.
47
Rangkap
: Satu.
Hasil Analisa : Data yang ditampilkan oleh laporan kurang lengkap, seperti: a. Tidak ada data customer, sehingga untuk mengetahuinya, maka harus dilakukan pencocokan dengan faktur penjualan. b. Tidak
ada
data
total
diskon
per
faktur
dan
untuk
mengetahuinya, maka harus dilakukan penjumlahan secara manual. c. Tidak adanya staf yang memverifikasi laporan.
4.1.3. Dokumen Masukan Masukan (input) yang terdapat pada sistem informasi yang sedang berjalan pada perusahaan, yaitu: 1. Data Customer DATA CUSTOMER Kode
:
Nama
:
Alamat
:
Kota
:
Kode Pos Contact Person
:
No. Telp
:
Gambar 4.4. Data Customer Sumber : PT. Asia Paramita Indah, 2015
48
Nama
: Data Customer.
Fungsi
: Menginformasikan rincian data customer.
Media
: Kertas.
Distribusi
: Direktur.
Rangkap
: Satu.
Hasil Analisa
: Data rincian telah cukup lengkap, karena telah mencakup semua informasi yang diperlukan.
4.1.4. Analisa Kebutuhan Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisa terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan customer. Panduan ini dikenal dengan analisa PIECES (performance, information, economic, control, eficiency, dan services). Dari analisa ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. 1. Kinerja (Performance). Ketelitian dalam laporan yang dihasilkan dapat ditingkatkan karena data hanya perlu di-input sekali saja. 2. Informasi (Information). Apabila sistem diimplementasikan maka direktur dapat memperoleh informasi penjualan produk untuk setiap customer. 3. Ekonomi (Economic).
49
Laporan dapat ditampilkan pada layar monitor terlebih dahulu, sehingga apabila terdapat kesalahan dapat langsung diperbaiki tanpa harus dicetak keluar. 4. Pengendalian (Control). Database yang dirancang telah menggunakan pengaturan primary key dan hubungan antar tabel sehingga data yang disimpan tidak berlebihan. 5. Efisiensi (Efficiency). Laporan dapat dihasilkan dalam waktu yang relatif singkat. 6. Pelayanan (Service). Sistem mampu menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh staf dalam waktu yang relatif singkat, seperti informasi pemesanan, penjualan, pelunasan pembayaran dan sebagainya.
4.2.
Data Flow Diagram (DFD) Identifikasi kebutuhan sistem informasi operasional pada PT. Asia
Paramita Indah dapat dilihat pada Data Flow Diagram Gambar 4.5. dan Gambar 4.6.
Gambar 4.5. Diagram Konteks Sistem Informasi
50
Gambar 4.6. Data Flow Diagram Level 0 dari Sistem Informasi
4.3.
Rancangan Sistem Usulan Rancangan fisik yang terdapat sistem usulan ini mencakup rancangan
keluaran, masukan dan basisdata. Berikut perinciannya.
4.3.1. Rancangan Keluaran Rancangan keluaran dari sistem usulan yaitu berupa laporan yang dapat dicetak dapat dilihat pada perincian berikut ini: 1. Rancangan Daftar Customer. Rancangan ini berisikan tentang data-data customer seperti kode customer, nama customer, alamat, negara, kota, orang yang bisa dihubungi dan nomor telepon customer. Rancangan daftar customer dapat dilihat pada Gambar 4.7.
51
Gambar 4.7. Rancangan Daftar Customer Nama Keluaran
: Daftar Customer
Fungsi
: Menampilkan daftar rincian customer
Media
: Kertas
Distribusi
: Direktur
Rangkap
: Satu
Frekwensi
: Setiap terjadi penambahan customer baru
Volume
: Satu kali per transaksi penambahan customer baru
Keterangan
:
- Daftar customer diurutkan berdasarkan kode customer. - Data dari laporan diambil dari tabel Customer. - Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara mengklik tombol ’Cetak’ pada form Master Customer.
2. Rancangan Faktur Penjualan. Rancangan faktur ini memperlihatkan tanggal transaksi, nomor faktur, nama dan alamat customer, keterangan produk dan total harga transaksi. Rancangan faktur penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.8.
52
Gambar 4.8. Rancangan Faktur Penjualan Nama Keluaran
: Faktur Penjualan
Fungsi
: Mencetak faktur penjualan sebagai bukti penjualan produk kepada customer
Media
: Kertas
Distribusi
: Customer, Kasir dan Kepala Bagian Administrasi.
Rangkap
: Tiga
Frekwensi
: Setiap terjadi transaksi penjualan produk
Volume
: Satu kali per transaksi
Keterangan
:
- Data dari laporan diambil dari tabel Jual, Detail Jual dan Customer. - Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara menekan tombol ’Cetak’ pada form Transaksi Penjualan. 3. Rancangan Laporan Penjualan Produk. Rancangan laporan ini menampilkan penjualan yang dikelompokkan berdasarkan nomor faktur dan diurutkan menurut tanggal transaksi. Rancangan laporan penjualan per tanggal dapat dilihat pada Gambar 4.9.
53
Gambar 4.9. Rancangan Laporan Penjualan Produk Per Tanggal Nama Keluaran
: Laporan Penjualan Per Produk Tanggal
Fungsi
: Menampilkan laporan penjualan produk kepada customer dengan pengelompokan berdasarkan nomor faktur dan diurutkan berdasarkan tanggal transaksi
Media
: Kertas
Distribusi
: Kabag Administrasi dan Direktur
Rangkap
: Dua
Frekwensi
: Setiap akhir bulan
Volume
: Satu kali per bulan
Keterangan
:
- Data dari laporan diambil dari tabel Jual, Detail Jual dan Customer. - Laporan ini dapat ditampilkan dengan cara mengakses menu ’Laporan’ >> ’Penjualan’ >> ’Per Tanggal’.
4.3.2. Rancangan Masukan Rancangan masukan dari sistem usulan yaitu berupa tampilan antarmuka yang disediakan sebagai tempat pengisian data. Rancangan masukan dapat dilihat pada perincian berikut ini: 1. Rancangan Form Master Barang. Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan Barang. Rancangan form Master Barang dapat dilihat pada Gambar 4.10.
54
Gambar 4.10. Rancangan Form Master Barang Nama Masukan
: Form Master Barang
Fungsi
: Melakukan proses penyimpanan, pengubahan dan penghapusan data Barang
Keterangan
:
- Kode Barang merupakan primary key dalam tabel Barang, yang berarti bahwa kode Barang bersifat unik dan tidak boleh ada data yang sama. - Data input disimpan dalam tabel Barang. - Data Barang jadi tidak dapat diedit dan dihapus apabila data Barang tersebut telah digunakan pada transaksi pemesanan dan penjualan.
2. Rancangan Form Master Customer. Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan customer. Rancangan form Master Customer dapat dilihat pada Gambar 4.11.
55
x
Data Customer
Baru
Cari
Simpan
Hapus
Keluar
Gambar 4.11. Rancangan Form Master Customer Nama Masukan
: Form Master Customer
Fungsi
: Melakukan proses penyimpanan, pengubahan dan penghapusan data customer
Keterangan
:
- Kode customer merupakan primary key dalam tabel Customer, yang berarti bahwa kode customer bersifat unik dan tidak boleh ada data yang sama. - Data input disimpan dalam tabel Customer. - Data customer tidak dapat diedit dan dihapus apabila data customer tersebut telah digunakan pada transaksi penjualan dan pelunasan piutang. - Jika customer di-check nonaktif, maka customer tersebut tidak akan muncul lagi pada form penjualan pada saat pengisian data transaksi tersebut. - Tombol ‘Cetak’ akan mencetak laporan daftar customer.
56
3. Rancangan Form Transaksi Penjualan. Rancangan form ini dibuat untuk melakukan penambahan atau penghapusan atas data-data yang berhubungan dengan transaksi penjualan. Rancangan form Transaksi Penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12. Rancangan Form Transaksi Penjualan Nama Masukan
: Form Transaksi Penjualan
Fungsi
: Melakukan proses penyimpanan, pengubahan dan penghapusan data penjualan
Keterangan
:
- Nomor faktur merupakan primary key dalam tabel FakturJual, yang berarti bahwa nomor faktur bersifat unik dan tidak boleh ada data yang sama. - Data kode customer akan diambil dari tabel Customer. - Tombol ‘Cetak’ akan mencetak faktur jual.
4. Rancangan Form ’Promosi’. Rancangan antarmuka ini digunakan untuk melakukan penginputan data promosi barang. Rancangan ini dapat ditampilkan dengan mengakses menu
57
’Transaksi’ >> ’Promosi’. Rancangan form ’Promosi’ ini dapat dilihat pada gambar 4.13.
Gambar 4.13 Rancangan Form ’Promosi’ Nama Masukan
: Form Input Data Promosi
Fungsi
: Menampilkan antarmuka untuk pengisian data promosi
Frekwensi
: Setiap terjadi transaksi promosi barang
Volume
: Satu kali per transaksi
Keterangan
:
- Data yang diisikan pada form ini akan disimpan pada tabel promosi dan detail promosi.
5. Form ’Perhitungan’. Rancangan antarmuka ini digunakan untuk melakukan perhitungan terhadap data transaksi penjualan dan promosi. Rancangan ini dapat ditampilkan dengan mengakses menu ’Transaksi’ >> ’Perhitungan’. Rancangan form ’Perhitungan Uji Friedman’ ini dapat dilihat pada gambar 4.14.
58
Gambar 4.14 Rancangan Form ’Perhitungan’ Nama Masukan
: Form Perhitungan
Fungsi
: Menampilkan antarmuka untuk perhitungan
Frekwensi
: Setiap ingin dilakukan perhitungan uji Friedman antara data penjualan dan promosi
Volume
: Satu kali per transaksi
Keterangan
:
- Data yang digunakan pada proses ini diperoleh dari tabel Penjualan, Penjualan Detail, Promosi dan Promosi Detail.
59
4.3.3. Kamus Data Dari analisa sistem berjalan yang telah penulis lakukan, penulis menyimpulkan bahwa dibutuhkan suatu database untuk menyimpan data-data pada sistem informasi. Berikut adalah kamus data yang diperlukan. 1. Data Barang
= KodeStock + NamaStock + Satuan + Harga Beli + Harga Jual + (Keterangan) + Jenis + Saldo + SaldoHrg
2. Data Customer
= Kode_Customer + Nama_Customer + Contact_Person + Alamat + Kota + Kode_Pos + No_Telp + No_Fax + (Keterangan)
3. Data Customer
= KodeCust + NamaCust + Alamat + Kota + ContactP + NoTelp + E-mail + NoHP + (Keterangan)
4. Data Penjualan
= NoFaktur + TglFaktur + KodeCust + NamaCust + Alamat + Kota + (Keterangan) + {Item Data Barang Jual}+ TotalHarga + Disc
5. Item Data Barang Jual = KodeStock + NamaStock + Qty + Harga + SubTotal + TotalHargaAverage 6. Data Promosi
= NoFaktur + TglFaktur + (Keterangan) + {Item Data Promosi} + TotalHarga
7. Item Data Promosi
= KodeStock + NamaStock + BiayaPromosi
60
4.3.4. Rancangan Basis Data Perancangan database dilakukan dengan menggunakan Microsoft Access 2003. Desain database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur tabel. Adapun tabel yang terdapat dalam database adalah sebagai berikut. 1.
Tabel TCustomer, berfungsi untuk mencatat data-data dari customer yang akan memesan produk.
Nama Tabel
: TCustomer
Primary Key : KodeCust Struktur
: Tabel 4.1. Struktur Tabel TCustomer
Field
Type
Size
Description
Kode Cust
Text
10
Kode customer
Nama Cust
Text
50
Nama customer
Alamat
Text
50
Alamat customer
Kota
Text
50
Kota domisili customer
Kode Pos
Text
20
Kode pos tempat tinggal customer
C.Person
Text
50
Orang yang dapat dihubungi (wakil dari customer)
No.Telp
Text
50
Nomor telepon customer
No.Fax
Text
50
Nomor faximile customer
Keterangan
Text
50
Keterangan tambahan mengenai Customer
2.
Tabel TBarang, berfungsi untuk mencatat data-data dari Barang jadi yang dijual.
61
Nama Tabel
: TBarang
Primary Key : KodeBarang Struktur
: Tabel 4.2 Struktur Tabel TBarang Field
Type
Size
KodeBarang
Text
20
Kode Barang
NamaBarang
Text
50
Nama Barang
Satuan
Text
10
Satuan Barang
HJual
Number Double Harga jual Barang
Keterangan
3.
Description
Text
50
Keterangan mengenai Barang
Tabel TJual, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi penjualan Barang.
Nama Tabel
: TJual
Primary Key : NoFaktur Struktur
: Tabel 4.3 Struktur Tabel TJual
Field
Type
Size
Description
NoFaktur
Text
20
Nomor faktur
TglFaktur
Date/Time
Short Date
Tanggal faktur
KodeCust
Text
20
Kode pelanggan
Terms
Number
Byte
Lama waktu jatuh tempo (hari)
TotalHarga
Number
Double
Total harga penjualan
Disc
Number
Double
Persentase potongan harga (discount) secara total
62
Lanjutan Tabel 4.3 SisaPiutang
Number
Double
Sisa
piutang
dari
faktur
yang
bersangkutan Keterangan
4.
Text
100
Keterangan tambahan lainnya
Tabel TDJual, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi penjualan Barang secara mendetail.
Nama Tabel
: TDJual
Primary Key : NoFaktur dan KodeBarang Struktur
: Tabel 4.4 Struktur Tabel TDJual
Field
Type
Size
Description
NoFaktur
Text
20
Nomor faktur
KodeBarang
Text
20
Kode Barang jadi
Qty
Number
Integer
Jumlah Barang yang dijual
Harga
Number
Double
Harga jual per unit Barang
SubTotal
Number
Double
Total harga penjualan Barang
5.
Tabel TPromosi, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi promosi barang.
Nama Tabel
: TPromosi
Primary Key : NoBukti Struktur
:
63
Tabel 4.5 Struktur Tabel TPromosi Field
Type
Size
Description
NoBukti
Text
20
Nomor bukti promosi
Periode
Date/Time
Short Date
Periode promosi
TotalHarga
Number
Double
Total harga biaya promosi
Keterangan
Text
100
Keterangan tambahan lainnya
6.
Tabel TDPromosi, berfungsi untuk mencatat data-data transaksi promosi barang secara mendetail.
Nama Tabel
: TDJual
Primary Key : NoBukti Foreign Key : KodeBarang Struktur
: Tabel 4.6 Struktur Tabel TDPromosi
Field
Type
Size
Description
NoBukti
Text
20
Nomor bukti promosi
KodeBarang
Text
20
Kode barang
Harga
Number
Double
Harga promosi
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1.Hasil Perangkat lunak ini memiliki tampilan output yang dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Form yang pertama kali muncul pada saat menjalankan perangkat lunak adalah form Main yang dapat dilihat pada gambar 5.1 berikut.
Gambar 5.1 Form Main
2. Untuk melakukan pengisian data barang, maka dapat mengklik menu ‘Data Barang’ seperti terlihat pada gambar 5.2.
64
65
Gambar 5.2 Form Data Barang
3. Untuk melakukan pengisian data customer, maka dapat mengklik link ‘Data Customer’ seperti terlihat pada gambar 5.3.
66
Gambar 5.3 Form Data Customer
4. Untuk melakukan pengisian data transaksi penjualan, maka dapat mengklik link ‘Data Transaksi Penjualan’ seperti terlihat pada gambar 5.4.
67
Gambar 5.4 Form Data Transaksi Penjualan
5. Untuk melakukan pengisian data transaksi biaya promosi terhadap setiap produk, maka dapat mengklik link ‘Data Biaya Promosi’ seperti terlihat pada gambar 5.5:
68
Gambar 5.5 Form Data Biaya Promosi
Setelah melakukan pengisian semua data yang diperlukan, maka pemakai dapat menjalankan metode uji Friedman untuk memprediksi total omset penjualan yang dapat diperoleh untuk biaya promosi tertentu. Tampilan form Perhitungan Regresi dapat dilihat pada gambar 5.6 berikut.
69
Gambar 5.6 Form Perhitungan Uji Friedman Hasil pengisian data dan proses di atas dapat ditampilkan dalam bentuk laporan. Adapun laporan yang terdapat pada sistem dapat dirincikan sebagai berikut. 1. Laporan Daftar Barang Gambar 5.8 menunjukkan laporan daftar barang.
Gambar 5.8 Laporan Daftar Barang
70
2. Laporan Daftar Customer Gambar 5.9 menunjukkan laporan daftar customer.
Gambar 5.9 Laporan Daftar Customer
3. Laporan Penjualan Per Tanggal Gambar 5.10 menunjukkan filter untuk laporan penjualan per tanggal.
Gambar 5.10 Filter untuk Laporan Penjualan Per Tanggal
71
Gambar 5.11 menunjukkan laporan penjualan per tanggal.
Gambar 5.11 Laporan Penjualan Per Tanggal
4. Laporan Penjualan Per Barang Gambar 5.12 menunjukkan laporan penjualan per barang.
Gambar 5.12 Filter untuk Laporan Penjualan Per Barang
Gambar 5.13 menunjukkan laporan penjualan per barang.
72
Gambar 5.13 Laporan Penjualan Per Barang
5. Laporan Penjualan Per Customer Gambar 5.14 menunjukkan laporan penjualan per customer.
Gambar 5.14 Filter untuk Laporan Penjualan Per Customer
Gambar 5.15 menunjukkan laporan penjualan per customer.
73
Gambar 5.15 Laporan Penjualan Per Customer
6. Faktur Penjualan Gambar 5.16 menunjukkan faktur penjualan.
Gambar 5.16 Faktur Penjualan
74
5.2.
Pembahasan Kelemahan yang terdapat pada sistem berjalan pada perusahaan sekarang
ini adalah: 1. Dengan sistem manual, pencarian data jauh lebih lambat. 2. Informasi penjualan per customer dan penjualan per barang tidak tersedia secara cepat (instant). Saat ini, untuk memperoleh laporan tersebut, staf administrasi harus mensortir kembali transaksi penjualan. Hal ini tentunya akan menyita waktu. 3. Belum tersedia informasi pengaruh promosi produk terhadap minat customer dalam membeli produk dari perusahaan. Keuntungan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan sekarang ini adalah: 1. Format dari dokumen dan laporan yang digunakan dapat diubah menurut kebutuhan perusahaan. 2. Tidak memerlukan biaya yang besar karena sebagian besar pekerjaan dilakukan secara manual. Keunggulan dari sistem baru yang diusulkan kepada perusahaan dapat dirincikan sebagai berikut. 1. Proses pengolahan dan pencarian data menjadi lebih efisien. 2. Tersedianya laporan yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. 3. Dari hasil perhitungan Uji Friedman, maka dapat diperoleh informasi mengenai pengaruh promosi terhadap minat customer dalam membeli produk yang dipasarkan.
75
4. Sistem mampu menyediakan informasi mengenai dampak proses promosi dari perusahaan terhadap omset penjualan. Kelemahan dari sistem baru yang diusulkan kepada perusahaan dapat dirincikan sebagai berikut. 1. Tidak terdapat penyaringan (filter) spesial untuk laporan, sehingga sistem tidak dapat menampilkan beberapa laporan khusus, seperti laporan barang yang paling laris pada periode tertentu, dan sebagainya. 2. Belum tersedia fasilitas untuk melakukan pengaturan hak akses dari setiap pemakai yang menggunakan sistem.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1.Kesimpulan Setelah menyelesaikan skripsi ini, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut. 1. Sistem dapat memberikan informasi mengenai hubungan antara biaya promosi dengan minat customer dalam membeli produk perusahaan. 2. Dari hasil perhitungan Uji Friedman, maka dapat diperoleh informasi mengenai pengaruh promosi terhadap minat customer dalam membeli produk yang dipasarkan.
6.2.Saran Adapun berbagai saran untuk melengkapi kesimpulan yang diambil adalah sebagai berikut. 1. Perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan yang akan menggunakan perangkat lunak sehingga karyawan mampu mengakses dan menggunakan semua fasilitas yang disediakan oleh perangkat lunak, seperti memberikan pelatihan cara melakukan pengisian dan penyimpanan data master dan transaksi pada perangkat lunak, cara mencetak laporan, dan sebagainya. 2. Perangkat lunak perlu ditambahkan sebuah fasilitas back up database, untuk mencegah kehilangan data.
76
DAFTAR PUSTAKA
Kendall, K.E., dan J.E. Kendal., 2010, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh AI - Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta. Sutabri, T., 2010, Analisa Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta. Jogiyanto. HM. 2009. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta. Sutanta, 2010, Metode Penelitian, Penerbit Alfabeta, bandung. Tan, 2004, Statistik Menjadi Mudah dengan SPSS 17, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, jakarta. Mulyadi, 2008. Auditing, Buku Dua, Edisi Ke Enam, Salemba Empat, Jakarta. Kristanto, R.E., 2005, Pengantar Statistika, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Marlinda, R., 2009, Memulai Business Intelligence dengan MS Office PerformancePoint Server 2007, Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Junindar, 2008, Sistem Informasi Manajemen, Jilid 1, Edisi ke-7, Penerbit Prehalindo, Jakarta. http://www.software-arsitek.web.id/2008/02/business-intelligence-murahmakae.html, tanggal akses 04 Oktober 2014. http://www.software-arsitek.web.id/2007/07/sekilas-business-intelligence.html, tanggal akses 04 Oktober 2014.
