1.0 Penyelenggaraan Stok 1.1 Lokasi Stok i. Lokasi stok utama (main stock control) menyimpan semua maklumat stok termasuk yang terdapat di lokasi-lokasi stok yang lain. ii. Setiap pembelian stok yang baru akan dibuat di stok utama. iii. Terdapat beberapa lokasi stok yang menyimpan stok yang berbeza. iv. Setiap komputer dan pengguna akan ditetapkan terlebih dahulu unit bekerja. Unit bekerja ini mempunyai lokasi stok tersendiri. v. Unit bekerja yang berbeza mungkin juga berkongsi lokasi stok yang sama. Contoh hubungan antara komputer, unit dan lokasi stok. Hubungan yang sama juga ditetapkan bagi setiap pengguna.
Komputer 1
Komputer 2
Unit OP
Stok OP
Unit IP
Stok IP
Unit ABC Komputer 3
vi.
Apabila pengguna daftar masuk ke H-MagSys,unit bekerja dan lokasi stok akan ditunjukkan di bawah skrin utama.
vii.
Lokasi komputer yang digunakan ini telah ditetapkan lokasi stok yang tertentu melalui id komputer yang disetkan di dalam fail konfigurasi H-MagSys (HMagSys.ini). Sebagai contoh, komputer di kaunter pendaftaran telah ditentukan lokasi stok adalah “Stok OP”. Komputer di wad ditetapkan lokasi stok adalah “Stok IP”. Sistem akan menggunakan lokasi stok bagi komputer di mana pengguna itu bekerja walaupun pengguna ini datang dari unit yang lain. Sebagai contoh, jika seorang pengguna dari unit OP menggunakan komputer di unit IP, sistem akan membuat perubahan stok ke atas “Stok IP” jika ada aktiviti yang berkaitan stok berlaku. Peraturan ini adalah untuk semua pengguna kecuali bagi pengguna dari unit yang lokasi stoknya adalah “Stok Utama”. Bagi pengguna ini, jika dia menggunakan komputer di
viii. ix.
x.
unit selain dari unit “Stok Utama”, sistem akan memaparkan pertanyaan bagi menentukan lokasi stok di mana perubahan stok akan dilakukan jika terdapat aktiviti yang berkaitan stok berlaku. Mesej adalah seperti di bawah:
xi.
Ini bagi membolehkan pengguna “Stok Utama” menjalankan aktiviti penyelenggaraan stok di unit-unit yang lain.
1.2 Fungsi-fungsi asas stok i. Semua maklumat ubat dan paralatan pakai-buang akan didaftarkan di dalam sistem oleh “main stock controller” di lokasi stok utama. ii. Lokasi stok utama menyimpan maklumat semua stok yang ada di hospital manakala lokasi-lokasi lain hanya dapat melihat stok yang terdapat di lokasi itu sahaja. iii. “Main stock controller” boleh memperuntukkan stok yang diperlukan oleh lokasi-lokasi stok yang lain melalui fungsi di dalam sistem. iv. Lokasi stok yang menerima maklumat peruntukkan ini akan mengesahkan maklumat peruntukkan ini menggunakan fungsi di dalam sistem apabila stok fizikal telah diterima dengan jumlah dan maklumat yang betul. v. Lokasi-lokasi stok boleh membuat pesanan stok baru dari lokasi stok utama ataupun dari lokasi stok yang lain. vi. Stok yang membuat pesanan akan memasukkan maklumat stok yang dikehendaki dan menghantar maklumat ini ke lokasi stok yang dikehendaki. vii. Lokasi stok yang menerima pesanan akan memproses pesanan ini dan memasukkan kuantiti stok yang akan diberi (tidak semestinya sama dengan kuantiti yang dipesan) dan menghantar semula maklumat ini kepada lokasi yang membuat pesanan beserta dengan penghantaran stok ubat atau peralatan yang dipesan. ii. Semua maklumat pesanan dan penghantaran stok akan dapat dilihat oleh pengguna di lokasi stok utama. 1.3 Penyelenggaraan Stok (Stok Utama) Bagi pengguna “Stok Utama”, menu sistem yang berkaitan tugasan mereka adalah “Stock Master” dan “Supplier & Order” seperti diagram di bawah.
i.
“Stock Master”
Terdapat 6 sub-menu dalam bentuk paparan sub-skrin (“tab” ) bagi “Stock Master” iaitu: a) Drug Master i. Semua ubat yang terdapat di dalam sistem didaftarkan melalui skrin ini. Hanya ubat yang belum terdapat di dalam sistem sahaja akan didaftarkan menggunakan skrin ini. ii. Apabila ubat berjaya didaftarkan, satu rekod kelompok ubat (“stock batch”) akan diwujudkan secara automatik. iii. Skrin ini hanya akan memaparkan maklumat kelompok ubat yang sedang digunakan (“active stock”), jika terdapat lebih dari satu kelompok bagi ubat yang sama. iv. Bagi maklumat di dalam bahagian “Batch Dependent Details”, jika terdapat kemaskini, maklumat bagi kelompok ubat ini juga akan bertukar. v. Bagi melihat maklumat kelompok ubat yang lain, pengguna perlu menggunakan sub-skrin “Stock Batch”. vi. Untuk memasukkan stok ubat yang baru, klik “Clear” dan masukkan maklumat yang perlu dan klik “Register”. b) i.
ii. iii.
Disposable Master Semua peralatan pakai-buang yang terdapat di dalam sistem didaftarkan melalui skrin ini. Hanya peralatan pakai-buang yang belum terdapat di dalam sistem sahaja akan didaftarkan menggunakan skrin ini. Apabila peralatan pakai-buang berjaya didaftarkan, satu rekod kelompok peralatan pakai-buang ini (“stock batch”) akan diwujudkan secara automatik. Skrin ini hanya akan memaparkan maklumat kelompok peralatan pakai-buang yang sedang digunakan (“active stock”), jika terdapat lebih dari satu kelompok bagi ubat yang sama.
iv.
v. vi.
c)
Bagi maklumat di dalam bahagian “Batch Dependent Details”, jika terdapat kemaskini, maklumat bagi kelompok peralatan pakai-buang ini juga akan bertukar. Bagi melihat maklumat kelompok peralatan pakai-buang yang lain, pengguna perlu menggunakan sub-skrin “Stock Batch”. Untuk memasukkan stok peralatan pakai-buang yang baru, klik “Clear” dan masukkan maklumat yang perlu dan klik “Register”.
Stock Batch i. Skrin ini memaparkan semua kelompok stok ubat dan juga peralatan pakaibuang yang terdapat di dalam sistem. Pengguna boleh memilih jika mahu melihat jenis stok yang tertentu dengan menggunakan pilihan carian (“Filter options”). ii. Setiap kelompok mempunyai maklumat yang tertentu dan tidak semestinya sama seperti kelompok yang lain walau pun stok adalah sama. iii. Maklumat seperti harga, kos, pembekal, tarikh luput adalah bergantung kepada maklumat semasa bagi kelompok stok tersebut. iv. Pengguna perlu memasukkan maklumat kelompok stok ini jika bekalan stok baru yang telah didaftarkan di dalam sistem diterima dari pembekal. v. Jika stok belum pernah didaftarkan, pengguna perlu menggunakan skrin “Drug Master” atau “Disposable Master”. vi. Untuk memasukkan kelompok stok yang baru, klik “Clear” dan masukkan maklumat yang perlu dan klik “Register”. vii. Status stok bagi kelompok stok yang baru adalah “New Stock”.
d) i. ii.
iii. iv. v.
vi.
Stock at Dept Skrin ini memaparkan semua stok yang ada di semua lokasi stok. Pengguna boleh menyemak stok-stok tertentu yang masih terdapat di hospital dengan memasukkan nama ubat di ruangan “Stock Name” dan klik “Refresh Display”. Kriteria lain seperti paparan stok yang hampir tarikh luput atau hampir kehabisan juga boleh dilakukan. Pengguna boleh membuat penghantaran stok (“stock allocation”) kepada lokasi-lokasi stok yang lain melalui fungsi “Assign Stock to Dept”. Skrin “Assign Stock to Department” adalah untuk “main stock controller” menghantar maklumat stok yang akan diberikan kepada lokasi stok yang tertentu. Cara-cara untuk memasukkan maklumat stok yang akan dihantar: Masukkan “Order Title”. Pilih lokasi stok ke mana stok akan dihantar di ruangan “Department”. Pilih jenis stok di ruangan “Stock Type”.
e) i. ii. iii. iv.
v.
vi.
f)
Pilih stok bagi ruangan “Stock Name”. Gunakan butang “Select” untuk memilih stok yang diperlukan. Masukkan kuantiti stok yang akan dihantar di ruangan “Quantity”. Klik “Add Item >>” untuk memasukkan maklumat stok ini ke dalam jadual di bawah skrin. Jika perlu membatalkan masukan stok, klik pada baris yang perlu dan klik pada “<< Remove Item”. Ulang sehingga semua stok yang perlu dihantar dimasukkan ke dalam jadual. “Allocate Qty” di dalam jadual hanya akan digunakan oleh lokasi stok di mana stok akan diambil (lokasi yang menerima pesanan), samada lokasi utama atau lain-lain lokasi. Klik “Save Order” untuk menyimpan dan mengesahkan maklumat penghantaran. Klik “Send Order” untuk menghantar maklumat ini kepada lokasi penerimaan stok. Selagi maklumat tidak dihantar, maklumat stok ini akan disimpan sebagai “dalam proses” di bahagian stok utama. Sambungan dari proses ini akan berlaku di bahagian penerimaan stok dan akan dijelaskan di dalam topik “Penyelenggaraan Stok (Lain-lain lokasi stok)”.
Dept Order Skrin ini memaparkan maklumat penghantaran dan penerimaan stok dari semua lokasi. Semua pesanan stok dari lokasi stok yang berbeza ke lokasi stok utama akan di paparkan sebagai pesanan masuk (“incoming order” ). Semua penghantaran stok dari lokasi stok utama ke lokasi stok yang lain akan di paparkan sebagai pesanan keluar (“outgoing order” ). “Stock Location” adalah lokasi stok yang menghantar pesanan atau juga yang akan menerima pesanan bergantung kepada jenis pesanan (masuk atau keluar). Pengguna boleh membuat pilihan untuk paparan makumat dengan kriteria tertentu dengan memasukkan maklumat yang perlu di dalam ruangan “Filter options” dan klik pada “Refresh Display”. Klik pada “Order Details” jika mahu melihat maklumat stok yang dihantar atau dipesan. Data Setup
ii.
“Supplier & Order”
1.4 Penyelenggaraan Stok (Lain-lain lokasi stok) Bagi pengguna di lokasi selain dari stok utama, fungsi yang perlu digunakan ialah “Dept Stock”. Skrin ini memaparkan semua stok ubat dan juga peralatan pakai-buang yang terdapat di lokasi stok ini. Sub-skrin yang terdapat ialah “Drug”, “Disposable” dan “Order Listing”. i.
“Drug” (Ubat) Senarai ubat ini dimasukkan oleh “main stock controller” melalui pengagihan stok dan juga melalui pesanan stok yang dibuat oleh pengguna di lokasi stok ini. Terdapat maklumat ubat yang boleh ditukar dan juga maklumat yang hanya boleh ditukar oleh “main stock controller”. Pengguna boleh menukar maklumat ubat bagi memudahkan carian dan sebagainya dan segala maklumat yang boleh ditukar hanya akan berubah bagi lokasi stok tersebut.
ii. “Disposable” (Peralatan pakai-buang) Senarai peralatan pakai-buang ini dimasukkan oleh “main stock controller” melalui pengagihan stok dan juga melalui pesanan stok yang dibuat oleh pengguna di lokasi stok ini. Terdapat maklumat peralatan pakai-buang yang boleh ditukar dan juga maklumat yang hanya boleh ditukar oleh “main stock controller”. Pengguna boleh menukar maklumat peralatan pakai-buang bagi memudahkan carian dan sebagainya dan segala maklumat yang boleh ditukar hanya akan berubah bagi lokasi stok tersebut. iii. “Order Listing” (Senarai Pesanan) Skrin ini menunjukkan semua pesanan masuk dan pesanan keluar yang berkaitan dengan lokasi stok ini. Apabila stok di lokasi stok perlu ditambah, pengguna boleh membuat pesanan stok menggunakan fungsi ini dan ini dinamakan pesanan keluar (“outgoing order”) bagi lokasi stok ini. Pengguna di stok lokasi yang lain yang memerlukan stok dari lokasi stok ini akan membuat pesanan menggunakan skrin ini dan ini dinamakan pesanan masuk (“incoming order”) bagi lokasi stok ini. Bagi membuat pesanan stok dari lokasi stok lain, klik “New Stock Request”. i. Masukkan nama pesanan di ruangan “Order Title” bagi memudahkan carian. ii. Pilih lokasi stok di mana stok akan diambil di ruangan “Department”. iii. Pilih jenis stok di ruangan “Stock Type”. iv. Pilih stok bagi ruangan “Stock Name”. Gunakan butang “Select” untuk memilih stok yang diperlukan. v. Masukkan kuantiti stok yang hendah dipesan di ruangan “Quantity”.
vi. Klik “Add Item >>” untuk memasukkan maklumat stok ini ke dalam jadual di bawah skrin. vii. Jika perlu membatalkan masukan stok, klik pada baris yang perlu dan klik pada “<< Remove Item”. viii. Ulang sehingga semua stok yang perlu dihantar dimasukkan ke dalam jadual. ix. “Allocate Qty” di dalam jadual hanya akan digunakan oleh lokasi stok di mana stok akan diambil (lokasi yang menerima pesanan), samada lokasi utama atau lain-lain lokasi. x. Klik “Save Order” untuk menyimpan dan mengesahkan maklumat penghantaran. xi. Klik “Send Order” untuk menghantar maklumat ini kepada lokasi stok dipesan. Selagi maklumat tidak dihantar, maklumat stok ini akan disimpan sebagai “dalam proses” di lokasi stok ini. xii. Sambungan dari proses ini akan berlaku di bahagian yang menerima pesanan ini. Bagi melihat senarai stok yang terdapat dalam setiap pesanan masuk atau keluar, klik pada baris pesanan di dalam jadual dan klik “Order Details”. Bagi pesanan masuk (“incoming order”), pengguna di lokasi stok ini adalah dibahagian yang menerima pesanan dan perlu memproses pesanan ini seperti langkah-langkah di bawah: i. Klik pada baris pesanan masuk dan klik “Order Details”. ii. Pilih “Allocating” di bahagian “New Status dan klik “Save Order”. Ini bagi membolehkan pengguna memproses pesanan ini tanpa ada perubahan dibuat oleh pengguna-pengguna lain. iii. Klik pada bahagian “Allocate Qty” di dalam jadual dan masukkan kuantiti yang akan dihantar bagi semua stok yang dipesan. iv. Klik “Save Order” apabila telah selesai. Atau boleh juga terus memilih status “Delivered” di bahagian “New Status” dan klik “Save Order”. v. Apabila status ditukar kepada “Delivered”, ini akan membolehkan pengguna yang membuat pesanan mengesahkan penerimaan stok (stok fizikal mestilah dihantar ke lokasi penerimaan apabila status ditukar kepada “Delivered”). Di lokasi stok yang membuat pesanan, pengguna perlu membuka sub-skrin “Order Listing” bagi mengesahkan penerimaan stok seperti langkah-langkah di bawah: i. Pilih baris di mana pesanan stok (“outgoing order”) dibuat dan status mestilah “Delivered”. ii. Klik “Order Details” dan semak kuantiti yang diagihkan dengan kuantiti fizikal stok yang dihantar. iii. Klik “Order Received” bagi mengesahkan penerimaan stok. iv. Jika terdapat kesilapan, jangan sahkan penerimaan dan hubungi pengguna di lokasi stok yang membuat pengagihan stok untuk tindakan lanjut.
