ApA Manual. Installatie, instellen en gebruiksaanwijzing. Software project code: S1015 M:\Project\S1015 ApA 3\

Gebruiksaanwijzing

ApA – Adressen plus Agenda Versie 3.0

Pagina 1

ApA Manual Installatie, instellen en gebruiksaanwijzing

Software project code:

S1015

M:\Project\S1015 ApA 3\

Gebruiksaanwijzing


Pagina 2

Introductie - Eenvoudig in gebruik. - Thuis en op kantoor te gebruiken. - Niet meer zoeken naar een pen, papier of de agenda in boekvorm. - Afdrukken van afspraken en adressen. - Bij het aanzetten van de PC worden komende afspraken en verjaardagen weergegeven. - Extern toegang via mp3-speler, laptop of memorystick via internet is mogelijk. - Beveiligde en gegarandeerde veilig internet/LAN verbinding. (gecodeerd, wachtwoord en uniek protocol) - Single-user of via een server* te gebruiken. - 3, 11, 31 of 91 computers kunnen tegelijk gebruik maken van dezelfde agenda. - Geen dubbele afspraken meer. - Afspraken maken thuis, onderweg, op reis, vanuit kantoor of in het buitenland. - Real-time inzage in de agenda, andere gebruikers zien meteen de wijzigingen. - Adres gegevens met gezinsleden/medewerkers worden bewaard. - Genereren van een mail-list. (voor bijvoorbeeld kerstkaarten) - Telefoonlijst om snel minder belangrijke telefoonnummers in te zien. - Automatische back-up van ApA-bestanden. - Geen gegevens meer kwijt raken. - Importeren en exporteren van ApA-adressen & Feestdagen - Het agendadeel is uitgerust met: Rooster, afspraken, jarigen, lokale meldingen, terugkerende items (zoals oud papier) en opmerkingen. - De agenda is uit te bereiden met een speciale DLL om extra gegevens in bij te houden. - De inhoud van de agenda kan worden weergegeven als screensaver (ApA-Screensaver) - Tienvoudig Memo gedeelte. - Een eenvoudige wekker. - Het archief is een mogelijkheid om de huiselijke/zakelijke correspondentie te archiveren. - Als er gebruik gemaakt wordt van een server* is het mogelijk om bestanden thuis/kantoor (van de server*) op te halen via ApA. - Ontvangen en verzonden e-mail berichten te archiveren. (.eml) - Terugzoeken in de agenda, adressen memo etc. - Readonly mogelijkheid voor kinderen/medewerkers. - Inloggen met wachtwoord is in te schakelen. - Het is mogelijk tekstberichten te verzenden tussen ApA gebruikers. - Controle of de root van een drive is gewijzigd. (virus-melder) - Mogelijkheid om lokale mappen aan die van de ApA server* gelijk te maken. - Automatische back-up van ApA bestanden. - Het ApA programma is ca. 20mb groot en - Per opgeslagen jaar 1mb, dus met een memorystickje van 128mb is goed voor ongeveer 100 jaar. - Werkt onder Win98, XP en Vista. (Minimaal 128mb geheugen) - Nestelt zich niet in Windows, dus geen ‘vervuiling’ van uw besturingssysteem. - ApA is eenmaal te openen op iedere PC. - Een update van het programma ApA kan online en op ieder moment worden uitgevoerd. Server* = Gewone PC die (altijd) aanstaat.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 3

Inhoud van de gebruiksaanwijzing Introductie Inhoud van de gebruiksaanwijzing Installatie De eerste sessie van ApA ApA Configuratie instellen

2 3 4 15 18

Gebruiksaanwijzing van ApA: Topmenu van ApA Server User List Melding opties Screensaver opties ApA Opties ApA back-Up opties IP-Recovery opties Root scanner opties Map-Copy opties Filetransfer opties ApA identificatie ApA Werking (Verbinding) ApA Update Login Import / Export

29 32 33 34 35 37 38 40 41 42 43 45 48 49 50

Adressen Telefoonlijst Agenda + Agenda Uitbereiding Memo Wekker Archief E-Mail File Transfer User/Server overzicht

51 56 57 63 65 66 67 73 78 80

ApA-Melding

82

Foutmeldingen Algemeen Opmerkingen, ideeën of wensen Waarschuwing en voorwaarden

84 85 86 87

= Tip / hint, gebruikersadvies.

= Waarschuwing of aandacht vereist.

(Apa3_Instal.exe) (ApA_Set.exe)

(Niet bij Single User)

(Niet bij ApA-User) (Niet bij Single User) (Alleen bij ApA-User) (Alleen bij ApA-Server)

(Niet bij ApA-User)

(Alleen bij ApA-User) (Niet bij ApA-User)


Gebruiksaanwijzing

Installatie

Pagina 4

(Apa3_Instal.exe)

De installatie van ApA is vanuit bestand of online uit te voeren. Bewaar de bestanden dan op een memorystick of in een server map, zodat van hier uit andere ApA-Users geïnstalleerd kunnen worden. Eventuele online verkregen bestanden worden dan ook op deze locatie opgeslagen. De installatie bestanden:

Install.apa bevat de installatiegegevens. (deze is ook online aan te vragen) ApA Manual is deze gebruiksaanwijzing. ApA3_Instal is het installatie programma, deze dient u te starten door te dubbelklikken. Het installatie programma start op en vervolgens krijgt u te zien:

Het is niet toegestaan om het programma door te geven aan anderen, uw gegevens zitten vast in ApA (het eerste adres) en kunnen niet gewijzigd worden. Indien ApA toch wordt verstrekt aan iemand anders zullen ook uw eigen persoonlijke gegevens mee over gaan. Indien u accoord gaat met de genoemde voorwaarden vink dan de bovenste button aan, en druk op [ Volgende ].

Gebruiksaanwijzing


U komt dan in dit scherm:

Dit is de gebruiksaanwijzing van het installatie programma. Druk op [ Volgende ].

Pagina 5

Gebruiksaanwijzing


Pagina 6

Indien Install.apa niet is gevonden door het installatie programma krijgt u het volgende te zien, anders kunt u verder gaan op pagina 10.

Handmatig de installatiegegevens opzoeken: Indien de installatiegegevens zich ergens anders bevinden kunt u die handmatig opzoeken. Ga hierna verder op pagina 10. Online ApA – Adressen plus Agenda aanvragen: Het installatie programma bied de mogelijkheid om online de installatiegegevens (Install.apa) aan te vragen. Hierbij dient u wel eerst een afspraak te maken met de leverancier, deze moet namelijk online toestemming geven. Om een geldige aanvraag in te dienen dient u eerst een 16-tal velden in te vullen verdeeld over twee pagina’s. Probeer deze gegevens zo nauwkeurig mogelijk in te vullen en denk aan de hoofdletters, deze gegevens zijn achteraf niet meer te corrigeren!

Gebruiksaanwijzing


Pagina 1:

Pagina 2:

Indien alle gegevens correct zijn ingevuld druk op [ Volgende ].

Pagina 7

Gebruiksaanwijzing


Hierna volgt dit scherm:

Voer de Launce code in die afkomstig is van de leverancier. De launcecode kan bestaan uit 2 formaten namelijk: XXX-XXX-XXX-XXX -of- XXX-XXX-XXX-XXX XXX-XXX (X = 1 t/m 9 of A t/m F) En druk op [ -+- Start download -+- ] het installatieprogramma maakt verbinding met de ApA-Host. (ApA Host: Zie pagina 82) Als er een beveiligingsmelding verschijnt kies dan [ Blokkering opheffen ] want het installatie programma gaat verbinding maken met de ApA-Host via internet.

Pagina 8

Gebruiksaanwijzing


Pagina 9

Het volgende scherm verschijnt:

De rode (Tx) en groene (Rx) gekleurde symbooltjes geven de communicatie weer. Op dit moment worden de gegevens gecontroleerd, en online goedgekeurd door de leverancier. Daarom is het noodzakelijk om eerst een afspraak te maken met de leverancier. Hierna verschijnt de tekst ‘Maken installatiegegevens bestand’. Het installatiegegevensbestand wordt nu klaargezet voor verzending. Indien er een tweede balk verschijnt is de overdracht gestart en het installatiegegevensbestand wordt nu binnengehaald (Downloading…)

Als het downloaden is voltooid komt automatisch het volgende scherm.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 10

Waar moet ApA worden geïnstalleerd?

Installatie op schijf: Kies hier de harde schijf (drive) waar ApA moet worden geïnstalleerd. Het is beter om ApA niet op de C:\ drive te installeren. Als er een herinstallatie van het besturingssysteem wordt uitgevoerd gaan ook de ApA gegevens verloren. Kies indien mogelijk de lokale D:\ drive en kies nooit een netwerkschijf.

Installatie in de map: Standaard wordt de map Apa3 in de root (vooraan) van de gekozen schijf gebruikt. Indien er al een map Apa3 zich op deze lokatie bevind, worden de oude programma bestanden overschreven, echter de gegevens blijven behouden. (behoud van adressen en afspraken)

Gebruiksaanwijzing


Pagina 11

Snelkoppelingen maken:

Kies de snelkoppelingen die gemaakt dienen te worden. De snelstart balk zit naast ‘Start’. In Windows Vista kan het voorkomen dat niet alle snelkoppelingen automatisch worden aangemaakt. Door na de installatie zelf een snelkoppeling te maken van de toepassingen ApA_User.exe en/of ApA_Meld.exe kan dit eenvoudig worden hersteld.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 12

Controle gegevens:

Controleer alle gegevens, indien alles correct is en u gaat accoord met de voorwaarden vermeld op pagina 1 & 4 vink dan het vakje aan en druk op volgende. Het autootje begint te rijden ten teken dat de installatie wordt uitgevoerd …

Gebruiksaanwijzing


De installatie van ApA is voltooid.

Klik op

in het installatie programma

-ofDubbelklik

op het bureaublad

-ofKlik

op de snelstart balk om ApA te beginnen.

Gefeliciteerd, ApA – Adressen plus Agenda is volledig geïnstalleerd!

Pagina 13

Gebruiksaanwijzing

Notities:


Pagina 14

Gebruiksaanwijzing


De eerste sessie van ApA Zo start het ApA hoofdprogramma op:

Tijdens de eerste sessie wordt een waarschuwing weergegeven, als volgt:

Soms verschijnt deze melding ook tussendoor als reminder.

Pagina 15

Gebruiksaanwijzing


Pagina 16

Hierna verschijnt de volgende melding, omdat de instellingen nog niet bestaan:

Er worden standaard instellingen toegepast als Config3.apa niet kan worden geopend. Kies [ Ja ] om de belangrijkste instellingen in te stellen. Zie ApA Configuratie instellen op pagina 18. Kies [ Nee ] om in ApA zelf de instellingen te controleren.

Indien ApA voor de eerste keer wordt geopend, wordt eerst uw adres aangemaakt met uw gegevens:

Dit is het eerste adres binnen ApA, en verschijnt bovenaan in de adressen TopTien.

Dubbelklik

op het bureaublad

-of-

Klik


Dubbelklik

op het bureaublad om de ApA-Melding weer te geven.

Gefeliciteerd, de eerste sessie van ApA is voltooid.

Gebruiksaanwijzing

Notities:


Pagina 17

Gebruiksaanwijzing


Apa Configuratie instellen

Pagina 18

(ApA_Set.exe)

Met deze programmabijlage kunt u snel de belangrijkste instellingen van ApA aanpassen.

Tijdens de eerste sessie wordt hier ook naar verwezen. Indien ApA niet meer te openen is of er zijn instellingen verkeerd gemaakt zijn hiermee diverse problemen op te lossen. Met opzet is afgeweken van het ‘normale’ ApA uiterlijk om misverstanden te voorkomen. Al deze instellingen kunnen ook in ApA aangepast worden.

Met de toetscombinatie Shift+Ctrl+F4 is in ApA deze configuratie instelling ook te openen.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 19

Identificatie

Gebruikersnaam: Het is mogelijk om met meerdere gebruikers/computers gebruik te maken van ApA. Hierdoor is het nodig om de naam van de gebruiker in te geven. Met deze gebruiker start ApA op. Groep: Een gebruiker hoort bij een groep zoals: Beneden, kinderen, administratie, magazijn etc. Deze groep van gebruikers hebben hun eigen agenda deel, dit wordt op pagina 63 uitgelegd. Als ApA is geïnstalleerd op een memorystick is het om veiligheidsreden mogelijk om ApA met een wachtwoord in te stellen. Als de memorystick wordt vergeten kunnen ongewensten niet zomaar alle gegevens raadplegen.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 20

Mogelijkheden

Er zijn 3 soorten van mogelijkheden. Beperkt: (Readonly) Alleen inzage, niet wijzigen. Normaal: Riskante wijzigingen zijn niet uit te voeren. Uitgebreid: Alle wijzigingen kunnen worden gemaakt, ook netwerk en andere belangrijke instellingen zijn te wijzigen.

Gebruiksaanwijzing


ApA werking

Single User: Dit is de enige computer waar ApA op is geïnstalleerd. LAN ApA-User en LAN ApA-Server voorbeeld: ApA Server

Met daaronder 7 ApA-Users

ApA-Server beheert de bestanden/gegevens. Iedere ApA-user dient verbonden te zijn met de ApA-Server via LAN of internet. Bij iedere ApA-User is een kopie aanwezig van de gegevens (van die groep).

Pagina 21

Gebruiksaanwijzing


Agenda uitbereiding:

De agenda uitbereiding is een extra gedeelte wat aan de agenda vastgeplakt kan worden. (Deze uitbereiding is groep afhankelijk!) Standaard zijn er twee toegevoegd nl: Overwerk en verlofuren (Werk.dll) Bijhouden van vakantiedagen, overwerk etcetera. Standaard uitbereiding (PlusAgen.dll) Numeriek gegevens bijhouden, maandtotaal. De agenda uitbereiding is ook uit te schakelen.

Het is mogelijk om een custom-made uitbereiding erbij te laten maken. Zoals urenverantwoording, of dienstrooster. Neem voor een offerte/informatie contact op met de leverancier.

Pagina 22

Gebruiksaanwijzing


Pagina 23

BackUp instellen: (alleen bij Single user en ApA-server)

Automatische Back-Up: Kies de frequentie (hoe vaak) de Back-Up van ApA bestanden moet worden gemaakt. Path naar back-up bestanden: Geef het Path in waar de backup moet worden weggeschreven. Om verlies van gegevens na een computercrash of virus te voorkomen is het zéér belangrijk om deze functie in te schakelen!

De eenvoudigste en goedkope methode om dit goed tot stand te brengen is met behulp van een memorystick die vast achter in de computer blijft zitten (of een 2e harde schijf) Door middel van schijfbeheer kan er een vaste stationsletter worden toegekend aan de memorystick, bijvoorbeeld Q: Door hierboven in het onderste veld Q:\ApaBackUp in te voeren wordt automatisch de BackUp gemaakt.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 24

LAN Wachtwoord: (alleen bij ApA-User en ApA-Server)

Internet wachtwoord: Het inmiddels ingevulde internetwachtwoord is reeds uniek. (Wijzigen is niet nodig) Eventueel is deze te wijzigen, echter dient deze bij alle ApA-Users en ApA-Server gelijk te zijn. Dit is de beveiliging dat vreemde ApA gebruikers niet per ongeluk op uw systeem kunnen inloggen. LAN Port nr: Om een verbinding tot stand te brengen dient een uniek LAN poortnummer gebruikt te worden. Indien er problemen ontstaan (conflicten) met andere programma’s kan het nodig zijn om dit poortnummer aan te passen. Het poortnummer dient bij alle ApA-Users en ApA-Server gelijk te zijn.

Informatie voor de netwerkbeheerder: Wilt u gebruik maken om extern in te loggen op uw ApA-Server dan dient in de router genoemd poortnummer via virtual server naar het IP adres van de ApA-Server doorgelinkt te worden. Zorg dan wel voor een vast IP-Adres voor ApA-Server. Het betreft een TCP protocol.

Gebruiksaanwijzing


Server instellingen: (alleen bij ApA-Server)

Toon de ServerUserList na het opstarten. (Zie pagina 32) De lijst met verbonden gebruikers wordt getoond na het starten van de ApA-Server. Server overzicht tonen na het opstarten. (Zie pagina 80) Overzicht van het server gebruik weergeven. (Tabblad) ApA-Server op laten starten door ApA-Melding. ApA-Melding wordt automatisch gestart, echter in plaats van de ApA-melding wordt dan de ApA-server weergegeven. Minimaliseren na het opstarten naar de tray. ApA-Server minimaliseren tot een icoon bij de klok, zodat het systeem ‘leeg’ blijft.

Pagina 25

Gebruiksaanwijzing


Pagina 26

User instellingen: (alleen bij ApA-User)

Lokaal IP-Adres: Het lokale IP adres van de server. IP-Adres via internet: Het IP adres gegeven door de InternetServiceProvider zodat van buitenaf verbinding kan worden gemaakt (Alleen van toepassing bij een laptop/memorystick) Tijdens de start: Maak uw gewenste keuze.

Gebruiksaanwijzing


Voltooien

De configuratie is met succes aangepast. Druk op [ -+- Start ApA -+- ] om ApA te (her)openen.

Gefeliciteerd, de configuratie is succesvol aangepast.

Pagina 27

Gebruiksaanwijzing

Notities:


Pagina 28


Gebruiksaanwijzing

Dubbelklik

op het bureaublad

-of-

Klik


Topmenu van ApA Topmenu:

TopMenu - Bestand Afdrukken Ctrl-P Afdrukken/printen van de gegevens. Afdrukken agenda zie pagina 62 Afdrukvoorbeeld Alt-P Afdrukvoorbeeld van de gegevens. Agenda Uitbereiding F2 (Zie pagina 63) Opent de agenda uitbereiding (indien van toepassing) Import, Openen... (Zie pagina 50) Openen van een .apa bestand, adres toevoegen etc. Export, Opslaan als... (Zie pagina 50) Bewaren van een .apa bestand, adres etc. opslaan. Login

F11 (Zie pagina 49) Overschakelen van gebruiker en bijbehorende mogelijkheden.

ApA Melding F9 (Zie pagina 82) Tonen van de melding, komende afspraken. Sluiten

Esc Afsluiten van ApA bij Single-User & ApA-User of Minimaliseren bij ApA-Server

ApA beëindigen Afsluiten van ApA, ook ApA-Server.

Pagina 29

Gebruiksaanwijzing


TopMenu - Zoek Adres zoeken – Adres zoeken (Zie pagina 51) Opent ‘Adressen’ en zoekt de term in de normale adressen. Adres zoeken – Opponent zoeken Opent ‘Adressen’ en zoekt de term in de opponenten.

(Archief adres) In de telefoonlijst zoeken (Zie pagina 56) Opent ‘Telefoonlijst’ en zoekt de term. In de agenda zoeken Opent ‘Agenda’ en zoekt de term in het geopende jaar. Tekst in memo zoeken Opent ‘Memo’ en zoekt de term.

(Zie pagina 65)

In het archief zoeken (Zie pagina 71) Opent ‘Archief’ in ‘Maak een selectie’. Zoeken

Ctrl-F Opent de zoekfunctie.

Volgende zoeken Ctrl-L Zoekt de volgende term.

TopMenu – Verbinding (Niet bij Single User) Info van deze computer Geeft informatie over deze computer, zoals IP adres, verzonden en ontvangen packages. Server User List (Zie pagina 32) Toont de gebruikers die verbonden zijn met de ApA-Server. Verbinding verbreken/herstellen Verbreekt of hersteld de verbinding met de ApA-Server. Bericht verzenden Berichten verzenden naar andere ApA gebruikers die actief zijn.

TopMenu – Gegevens Gewijzigd door… Geeft indien mogelijk informatie over de laatste wijziging. Fouten overzicht (Zie pagina 84) Toont de ontstane ApA fouten gesorteerd op maand. ApA Variabelen Toont gebruikte programma variabelen. Uitvoering ApA Toont korte informatie zoals door ApA is uitgevoerd.

Pagina 30

Gebruiksaanwijzing


TopMenu - Instellingen Instellen ApA-melding (Zie pagina 33) Instellingen aanpassen van de ApA-melding. Instellen Screensaver (Zie pagina 34) Instellingen aanpassen van de screensaver. Instellen ApA Instellingen aanpassen van ApA.

(Zie pagina 35)

ApA BackUp optie’s (Niet bij ApA-User) Instellen van automatische backup

(Zie pagina 37)

IP-Recovery optie’s (niet bij Single User) (Zie pagina 38) ApA-Server IP-adres ophalen en wegschrijven van de eigen website. Root Scanner optie’s Virusmelder instellingen.

(Zie pagina 40)

Map-Copy Optie’s (alleen bij ApA-User) (Zie pagina 41) Gelijk maken van mappen aan die van de server. Filetransfer optie’s (Alleen bij ApA-server) (Zie pagina 42) Instellen opengestelde drives tbv filetransfer. Instellen Adresstickers Instellen van de adresstickers/stickervellen. ApA identificatie (Zie pagina 43) Instellen van username, groep, agenda uitbereiding etc. ApA Werking (Zie pagina 45) Instellen van de functie Single/User/Server en bijbehorende opties.

TopMenu - Info ApA Info & Contact ApA is gemaakt door… Contact opnemen met de leverancier per e-mail. ApA Handleiding De handleiding van ApA inzien. ApA Copyright © Toestemming voor het gebruik van ApA is verleend aan: In het bijbehorende veld staan uw vaste persoonlijke gegevens. ApA Programma ApA Programma en bestanden informatie. ApA Update F4 (Niet bij ApA-User) (Zie pagina 48) Nieuwere versie installeren en verkrijgen.

Pagina 31

Gebruiksaanwijzing


Pagina 32

Server User List (Niet bij single user) Verbinding – Server User List

Geeft het overzicht weer van de gebruikers die verbonden zijn met de server. Indien de mogelijkheden ‘Uitgebreid’ zijn is het mogelijk dmv de rechtermuisknop het een en ander te manipuleren (Zie popup menu): - Mogelijkheden wijzigen in beperkt, normaal of uitgebreid. - Cancel Editing, Opheffen van het wijzigen. (Zie kolom editing) - Verbinding verbreken. - Herstart ApA, start ApA bij de geselecteerde gebruiker opnieuw op. - Halt ApA afsluiten, stopt het programma.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 33

Voorbeeld van de ApA-Melding zoals deze wordt weergegeven na het starten van de computer: Voor uitgebreidere Informatie (Zie pagina 82)

Melding optie’s Instellingen – Instellen ApA-Melding

Bij melding opties zijn de volgende instellingen te maken. Duur van de melding, hoe lang de melding zichtbaar blijft op het scherm na het starten van de PC. Het formaat van de melding, en of deze altijd op de voorgrond moet worden weergegeven. Hoeveel dagen dat de agenda vooruit wordt weergegeven. (De gegevens van de jarigen komen uit het adressenbestand.)

Gebruiksaanwijzing


Pagina 34

Screensaver optie’s Instellingen – Instellen Screensaver

De ApA Screensaver geeft de agenda weer zoals ingegeven bij de melding optie’s. De snelheid van weergave, de lettergroote, en het vernieuwen kan worden ingesteld. De weergave kan beperkt worden tot een week vooruit, ook is het mogelijk om datum en tijd tussendoor te tonen. Door op [ Voorbeeld van de ApA-Screensaver ] te klikken wordt deze weergegeven. Tijdens de weergave is het lettertype tijdelijk aan te passen met PgUp en PgDn Scrollen door de afspraken kan met de pijltjes toetsen. Met de toets Home wordt de weergave herstart. F5 opnieuw laden afspraken. Door op [ Installeer de ApA-Screensaver ] te drukken wordt het screensaver weggeschreven in windows. Deze dient nog wel op de normale windows methode handmatig geactiveerd te worden:

Open in het configuratiescherm: "Beeldscherm" en kies tabblad: "Schermbeveiliging" Selecteer vervolgens: "ApA ScreenSaver" en druk op [ OK ]

Gebruiksaanwijzing


Pagina 35

ApA Opties Instellingen – Instellen ApA

Opstarten: Kies het formaat zoals ApA dient te worden gestart en ga naar het juiste tabblad. Algemeen: Selecteer de gewenste basisfuncties die gebruikt gaan worden. De ‘Adressen’ en ‘Agenda’ kunnen niet worden uitgeschakeld. Als er basisfuncties in of uitgeschakeld worden dient ApA opnieuw te worden opgestart.

- vervolg op de volgende pagina -

Gebruiksaanwijzing


Pagina 36

Agenda: Om een duidelijker overzicht in de agenda te krijgen kunnen de even dagen of zaterdagen en zondagen grijs getint worden, de grijswaarde kunt u bijstellen. E-mail archief: Geef het path in waarna ApA E-mail berichten moet verplaatsen bijvoorbeeld: M:\E-Mail Archief Afdrukken: ApA print het meeste grafisch, dit neemt tijd en geheugen in beslag, hier is de kwaliteit in te stellen.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 37

ApA Back-Up Opties (Niet bij ApA-User) Instellingen – ApA Back-Up optie’s

Back-up frequentie: Kies de frequentie (hoe vaak) de Back-Up van ApA bestanden moet worden gemaakt. Path naar back-up bestanden: Geef het Path in waar de backup moet worden weggeschreven. Bijvoorbeeld: Q:\ApaBackUp Met de knop [ Synchroniseer nu de back-up ] wordt handmatig het maken van de back-up gestart.

De eenvoudigste en goedkope methode om dit goed tot stand te brengen is met behulp van een memorystick die vast achter in de computer blijft zitten (of een 2e harde schijf) Door middel van schijfbeheer kan er een vaste stationsletter worden toegekend aan de memorystick, bijvoorbeeld Q: Door hierboven in het onderste veld Q:\ApaBackUp in te voeren wordt automatisch daar de BackUp gemaakt.

Nogmaals: Om verlies van gegevens na een computercrash of virus te voorkomen is het zéér belangrijk om deze functie in te schakelen!

Gebruiksaanwijzing


IP-Recovery optie’s (niet bij Single User) Instellingen – IP-Recovery optie’s

Pagina 38

Gebruiksaanwijzing


Pagina 39

IP-Recovery is een lastig verhaal, dus eerst uitleg… Er zijn twee soorten IP-Adressen: Voor de router, het externe IP-Adres gegeven door de ISP (Internet Service Provider) Na de router, het interne IP-Adres. Verstrekt door de netwerkserver of router. Om vanaf buiten verbinding te maken met de ApA-Server dient het externe IP adres bekend te zijn. Als dit een vast IP adres is, is er geen probleem. Dit IP-Adres kan bij worden ingegeven. Als er gebruik dient te worden gemaakt via een eigen website omdat soms het externe IP-Adres veranderd kan dit bij worden ingeschakeld. Vervolgens dient de website bij volledig te worden ingegeven. Bij dient een website ingegeven te worden die terugmeld wat het externe IP-Adres van de ApA server op dit moment is. Als het externe IP-Adres van de ApA-Server is veranderd kan ApA-Server dit automatisch op de website opnieuw wegschrijven. Daarom moeten bij de account gegevens van de eigen website worden ingevuld.

Met [ Controleer of het juiste externe IP-Adres kan worden gevonden ] wordt gecontroleerd of de website het externe-IP adres terugmeld. Met [ Controleer de eigen website op IP-gegevens ] kan worden nagegaan of het gecodeerde bestand zich daar bevind. Met [ Nu Online Controleren ] kunnen de instellingen worden gecontroleerd en is ApA-Server gereed voor gebruik.

Het betreft hier een FTP verbinding deze loopt doorgaans via port 21.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 40

Root Scanner optie’s Instellingen – Root Scanner optie’s

De Rootscanner kijkt of sinds de image (blauwdruk) gemaakt is de root van de drive is gewijzigd. Virussen gaan vaak daar zitten. Indien er onregelmatigheden zijn gevonden worden alle online zijnde ApA gebruikers op de hoogte gebracht als waarschuwing. De Root scanner meld dat er iets is gewijzigd, en is géén virusscanner. Kies bij Controlefrequentie hoe vaak er dient te worden gecontroleerd. De controle kan ook door ApA-Melding worden uitgevoerd. (Bij het aanzetten van de PC) U kunt bij een RootScan alarm ook deze PC laten uitschakelen door ApA. Met [ Maak image ] wordt vastgelegd zoals de PC nu is, dit om later te kunnen vergelijken. Met [ Scan drives ] wordt gecontroleerd op wijzigingen. Met [ Alarm Test ] kan de werking worden gecontroleerd. Indien er een alarm is geweest kan dit nog even nagezien worden bij [ Alarm Log ] Op het tabblad ‘Te scannen drives’ kunnen vaste stations worden gekozen. Let op! Kies niet de CD speler dit leid tot valse alarmen. Op het tabblad ‘uitzonderingen’ kunnen bestandsnamen ingegeven worden die wel tussentijds mogen wijzigen zoals: PAGEFILE.SYS en SCANDISK.LOG

Gebruiksaanwijzing


Map-Copy Optie’s (alleen bij ApA-User) Instellingen – Map-Copy optie’s

Hiermee kan een map op de ApA-Server gekopieerd worden naar een lokale map Zoals een fotoreportage die als screensaver dienst doet. Schakel bij Map-Copy frequentie indien gewenst deze functie in. In de linker kolom dient het bron path te komen zoals D:\Foto’s In de rechter kolom dient het doel path te komen zoals C:\Foto’s Klik op [ Nu de mappen gelijk maken ] om de overdracht handmatig te starten. De gewijzigde of nieuwe bestanden worden via de ApA-Server naar de lokale PC verplaatst.

Pagina 41

Gebruiksaanwijzing


Pagina 42

Filetransfer optie’s (Alleen bij ApA-server) Instellingen – File transfer optie’s

Het is mogelijk om buitenshuis of bij een afspraak bestanden op te halen via ApA-Server. Hiervoor is het nodig (uit veiligheidsoverwegingen) om deze drives vrij te geven. Kies bij ‘Verzenden – Opengestelde drives’ de stations die via ApA-user gelezen mogen worden. Geef bij ‘Ontvangen – Bestanden opslaan in:’ de locatie waar binnengekomen bestanden moeten worden weggeschreven. Voorbeeld: D:\ViaApaOntvangen

Gebruiksaanwijzing


Pagina 43

ApA identificatie Instellingen – ApA identificatie

Username: (Gebruikersnaam) Het is mogelijk om met meerdere gebruikers/computers gebruik te maken van ApA. Hierdoor is het nodig om de naam van de gebruiker in te geven. Met deze gebruiker start ApA op. Groep: Een gebruiker hoort bij een groep zoals: Beneden, Receptie, Kinderen, Administratie, Magazijn etc. Deze groep van gebruikers hebben hun eigen agenda deel, dit wordt op pagina 63 uitgelegd. Vraag wachtwoord bij het opstarten van ApA: Als ApA is geïnstalleerd op een memorystick is het om veiligheidsreden mogelijk om ApA met een wachtwoord op te laten starten. Er zijn 3 soorten van mogelijkheden: Beperkt: (Readonly) Alleen inzage, niet wijzigen. Normaal: Riskante wijzigingen zijn niet uit te voeren. Uitgebreid: Alle wijzigingen kunnen worden gemaakt, ook netwerk en andere belangrijke instellingen zijn te wijzigen. Opmerking: Dit is een vrije tekst. Deze is zichtbaar in de Server User List. Zie pagina 32. Voorbeeld: Memorystick van Gerard van Drippen.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 44

De agenda uitbereiding is een extra gedeelte wat aan de agenda ‘vastgeplakt’ kan worden. (Deze uitbereiding is groep afhankelijk!) Standaard zijn er twee toegevoegd nl: Overwerk en verlofuren (Werk.dll) Bijhouden van vakantiedagen, overwerk etcetera. Standaard uitbereiding (PlusAgen.dll) Numeriek gegevens bijhouden, maandtotaal. De agenda uitbereiding is ook uit te schakelen.

Het is mogelijk om een custom-made uitbereiding erbij te laten maken. Zoals urenverantwoording, of dienstrooster. Neem voor een offerte/informatie contact op met de leverancier. (Zie pagina 86)

Nadat de wijzigingen worden opgeslagen, wordt indien nodig gevraagd of de user en/of groep dient te worden aangemaakt.

Door dit een aantal maal te herhalen voor verschillende personen kunnen deze tegelijk aangemaakt worden.

!!! Vergeet niet hierna uw eigen instellingen terug te zetten !!! Met F11 (Login) is hierna het wachtwoord in te stellen/wijzigen. De nieuwe user kan dan op een andere locatie met z’n eigen gegevens inloggen in ApA.

Gebruiksaanwijzing


ApA Werking (Verbinding) Instellingen – ApA Werking

ApA Werking (verbinding), wijzigen kan leiden tot het niet functioneren van ApA! Mogelijk moet ApA opnieuw worden gestart.

Er zijn drie soorten van ApA functies: Single User: Dit is de enige computer waar ApA op is geïnstalleerd. Single User:

LAN ApA-Server & LAN ApA-User LAN ApA-Server, naar deze computer maken de ApA-Users verbinding. ApA-Server beheert de bestanden/gegevens. Iedere ApA-user dient verbonden te zijn met de ApA-Server via LAN of internet. Bij iedere ApA-User is een kopie aanwezig van de gegevens (van die groep).

Pagina 45

Gebruiksaanwijzing LAN ApA-User:

LAN ApA-Server:


Pagina 46

Gebruiksaanwijzing


Pagina 47

Internet wachtwoord: Het inmiddels ingevulde internetwachtwoord is reeds uniek. (Wijzigen is niet nodig) Eventueel is deze te wijzigen echter dient bij alle ApA-Users en ApA-Server gelijk te zijn. Dit is de beveiliging dat vreemde ApA gebruikers niet per ongeluk op uw systeem kunnen inloggen. LAN Port nr: Om een verbinding tot stand te brengen dient een uniek LAN poortnummer gebruikt te worden. Indien er problemen ontstaan (conflicten) met andere programma’s kan het nodig zijn om dit poortnummer aan te passen. Het poortnummer dient bij alle ApA-Users en ApA-Server gelijk te zijn.

LAN ApA-User: Lokaal IP-Adres: Het lokale IP adres van de server. IP-Adres via internet: Het IP adres gegeven door de Internet Service Provider zodat van buitenaf verbinding kan worden gemaakt (Alleen van toepassing bij een laptop/memorystick) Tijdens de start: Maak uw gewenste keuze.

LAN ApA-Server: Toon de Server User List na het opstarten. De lijst met verbonden gebruikers wordt getoond na het starten van de ApA-Server. Server overzicht tonen na het opstarten. Overzicht van het server gebruik weergeven. (Tabblad) ApA-Server op laten starten door ApA-Melding. ApA-Melding wordt automatisch gestart, echter in plaats van de melding wordt dan de ApA-server gestart. Minimaliseren na het opstarten naar de tray. ApA-Server minimaliseren tot een icoon bij de klok, zodat het systeem ‘leeg’ blijft.

Informatie voor de netwerkbeheerder: Wilt u gebruik maken om extern in te loggen op uw ApA-Server dan dient in de router genoemd poortnummer via virtual server naar het IP adres van de ApA-Server doorgelinkt te worden. Zorg dan wel voor een vast IP-Adres voor ApA-Server. Het betreft een TCP protocol.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 48

ApA Upate (Niet bij ApA-User) Info – ApA Update F4

Het is mogelijk om een ApA-Update uit te voeren. Als er een update is krijgt u automatisch per e-mail bericht. Hierin wordt ook omschreven hoe u die dient uit te voeren. Meestal is dit [ 4: Update via ApA-Host installeren ] (ApA Host: Zie pagina 82) - Start ApA ( ApA-Server ) - Druk op de toets [ F4 ] van het toetsenbord. - Klik op: [ 4: Update via ApA-Host installeren ] - Klik op: [ -+- Start Download -+- ]

( Als er een beveiligingsmelding verschijnt kies dan [ Blokkering opheffen ] )

Dit kunt u alleen op de ApA-Server of bij de Single User uit voeren. Indien er na de update een ApA-User verbinding met de ApA-Server maakt wordt automatisch deze user ook ge-updated. Dus u hoeft dan niet alle ApA-Users afzonderlijk te updaten.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 49

Login Bestand – Login F11

Via Login is er over te schakelen van gebruiker. Eventueel dient u het wachtwoord in te geven of hier kunt u het wachtwoord wijzigen. Na het wijzingen van de gebruiker wordt er omgeschakeld van user, groep, agenda-uitbereiding en mogelijkheden. Zo kan een gebruiker met de mogelijkheden Uitgebreid instellingen veranderen die voor een gebruiker met de mogelijkheden Beperkt/Normaal niet mogelijk zijn.

Gebruiksaanwijzing


Import / Export Import, Openen…: Alleen bestanden met de extentie .apa kunnen worden geïmporteerd. Jaarcode: (JaarCode??.apa) Het jaarcode bestand bevat ondermeer feestdagen van dat jaar. Update: (Update.apa) Update bevat het vernieuwde ApA programma. Adressen: (Familienaam.apa) Bevat alle adresgegevens. Indien er geen adres is geopend wordt een nieuw adres aangemaakt. Is er een adres geopend wordt gevraagd of deze moet worden overschreven.

Export, Opslaan als…: Adressen: Adres opslaan met .apa extentie. Telefoonlijst: Telefoonlijst wordt als tekst opgeslagen. (.txt) Agenda: De jaarcode van het gekozen jaar wordt opgeslagen met .apa extentie. Memo: Het gekozen blad wordt als tekst opgeslagen. (.txt)

Pagina 50

Gebruiksaanwijzing


Pagina 51

Adressen

Zo komt u in het adressen gedeelte van ApA.

Aan de rechterzijde vind u de knoppen Zoeken, Nieuw Adres en Adressen bestand genereren. Met de knop [ Stoppen ] verlaat u ApA. In het groene veld in het midden is de ‘Adressen Top Tien’ dit zijn de adressen die als laatste geopend zijn. Door hier te dubbelklikken op het adres gaat u er versneld heen. Indien u een adres zoekt wat niet in deze lijst staat druk dan op [ Zoeken ] en geef een korte zoektekst in. Als u géén zoekterm ingeeft worden alle adressen weergegeven.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 52

Gevonden adressen:

Door op de pijlen aan de rechterzijde te drukken gaat u naar het vorige/volgende adres. Het adres wordt blauw weergegeven als teken dat deze nu niet kan worden gewijzigd.

In het algemeen zijnde binnen ApA geldt dat blauwe gedeelten niet kunnen worden gewijzigd.

Om het adres te kunnen wijzigen klik dan op [ Wijzigen ], voor een nieuw adres op [ Nieuw Adres ], en voor een nieuwe selectie op [ Zoeken ], om een stap terug te keren op [ Opheffen ]. Door op [ Go ] te klikken wordt het E-mail programma of website geopend. Zoals u ziet zijn Naam, Straat + Nr, Postcode en Plaats onderstreept. Als u op een van de onderstreepte items klikt kunt u een adreslabel afdrukken. Zie pagina 55 Klik op het tabblad ‘Gezinsleden / medewerkers’ om de persoonlijke gegevens in te voeren.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 53

Gezinsleden/medewerkers:

Door op [ Nieuwe Naam ] te klikken kan er steeds een nieuw gezinslid/medewerker toegevoegd worden. Indien er een geboorte datum wordt ingegeven verschijnt deze als verjaardag in de agenda. Als het selectievakje ‘Toon verjaardag’ is aangevinkt verschijnt deze ook in de melding. Als de voornaam niet is ingevuld worden alle gegevens gewist van deze medewerker/gezinslid.

Een adres is niet te verwijderen uit ApA, wel kunt u ongebruikte adressen wijzigen. U kunt in het totaal 10.000 adressen aanmaken, per adres kunt u 25 medewerkers kwijt.

Gebruiksaanwijzing


Adressen bestand genereren

Hiermee kunt u stickervellen met adressen uitprinten. Voor bijvoorbeeld kerstpost, of reclame zendingen. Maak rechts de selectie tussen normale en/of opponenten. (Archiefadressen) Selecteer in het linker veld de gewenste adressen. En kies bij ‘instellen adresstickers het gebruikte stickervel. - 'Marge links' verschuift alles naar rechts, - 'Marge boven' verschuift alles naar onderen. Het weergegeven voorbeeld is NIET geheel gelijk aan de afgedrukte pagina. In het voorbeeld kunnen nog kleine wijzigingen aangebracht worden, deze wijzigingen worden met het afdrukken meegenomen.

Print eerst een voorbeeld op gewoon papier, door deze pagina achter het stickervel te houden kan worden gecontroleerd of de instellingen juist zijn.

Pagina 54

Gebruiksaanwijzing


Pagina 55

Als op een van de onderstreepte items voor adresgegevens wordt geklikt kunt u een adreslabel afdrukken. U komt dan in de voor ingevulde ‘Adreslabel Editor.’

Hierin kunt u van alles wijzigen en toevoegen. Wijzigingen in de ‘Adreslabel editor’ worden niet opgeslagen. Afdrukken adreslabel. Ongedaan maken. Lettergrootte. Bold, dikgedrukt. Italic, schuinstand. Underlined, onderstreept.

Bij [ Instellen afzender ] kunt u de afzenderregel boven het adres aanpassen,

Gebruiksaanwijzing


Pagina 56

Telefoonlijst

Zo komt u in de telefoonlijst van ApA.

De telefoonlijst is bedoeld om minder belangrijke telefoonnummers snel te noteren en op te zoeken. Bijvoorbeeld van de bakker, slager en dergelijke. Door op [ Zoeken ] te klikken kan snel worden gezocht. Door op [ Nieuwe naam ] te klikken kan er een nieuwe regel worden toegevoegd. En met [ Wijzigen ] kunnen de betreffende gegevens worden aangepast.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 57

Agenda

Zo komt u in de agenda.

In het agenda gedeelte kunt u een ploegenrooster toevoegen, afspraken bijhouden, ziet u wie er jarig is, kunt u persoonlijke afspraken bijhouden, terugkerende items invoeren en opmerkingen plaatsen.

Hiermee kunt u een maand teruggaan of naar de volgende maand gaan. Indien u in dit vak de rechter muisknop indrukt komt een PopUp menu: -> In dit menu kunt u snel van maand of van jaar wisselen.

Met deze knop keert u meteen terug naar vandaag.

Gebruiksaanwijzing

De kolom Code:


Pagina 58

Hierin kunt u een ploegendienst rooster kwijt, feestdagen vermelden, en staan de weeknummers indien gewenst.

Door te dubbelklikken kunt u hier wijzigen, en komt u in ‘Rooster en feestdagen’:

Repeterend ploegenrooster. U kunt hier letters gebruiken, en ziet de lengte rechtsboven vermeld. U begint altijd op 1 januari. Hierna wordt het rooster het gehele jaar door herhaald. Voorbeelden met als 1 januari op donderdag: Vijf ploegen: LNN....VVL (10) Drie ploegen: LL..NNNNN..VVVVV..LLL (21) Twee ploegen: VV..LLLLL..VVV (14) De punten worden niet getoond, dit is ter verduidelijking maar moeten wel worden ingegeven. Het gehele jaar wordt hierna repeterend ingevuld. Bij feestdagen en het los ploegenrooster geldt dezelfde indeling. DD-MM Omschr. Let wel op dat de tekst kort dient te zijn. U kunt kiezen zoals u de Weeknummers wilt hebben weergegeven.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 59

De kolom afspraak:

In de kolom afspraak kunt u afspraken etc. vermelden, deze zijn bij alle ApA gebruikers zichtbaar en hetzelfde. Als er een [+] voor een afspraak staat wil zeggen dat er meer als één afspraak is vermeld. Door te dubbelklikken in de juiste cel kunt u een afspraak toevoegen/wijzigen. U krijgt dan het volgende:

Zijn er meerdere afspraken in te geven dan kunt u door op het ingave veld vergroten.

te klikken of op

U krijgt dan dit:

Worden de tijden ingegeven zoals gedaan in het voorbeeld, komen deze automatisch op volgorde te staan, met de teksten zonder tijden bovenaan.

Indien er in een regel een uitroepteken staat wordt deze in de agenda en ApA-Melding rood weergegeven.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 60

De kolom jarig:

In de kolom Jarig staan de verjaardagen vermeld zoals ingegeven bij Adressen, zie pagina 53

De kolom Lokale melding:

Dit werkt exact hetzelfde als de kolom afspraak, echter hierin geplaatste vermeldingen zijn alleen bij de gebruikers die in dezelfde groep zitten zichtbaar.

De kolom Opmerking:

Dit werkt exact hetzelfde als de kolom afspraak, echter hierin geplaatste vermeldingen zijn niet zichtbaar in de ApA-melding, maar wel bij alle gebruikers.

Indien de agenda lichtblauw is, is wijzigen niet mogelijk, er is geen verbinding met de ApA-Server, er is meer als één maand in het verleden gegaan of de mogelijkheden zijn beperkt.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 61

De kolom terugkerende items:

Hierin worden terugkerende items weergegeven. Dit kan als voorbeeld zijn: Betaaldag, Container buiten zetten, Oud papier, BackUp maken etc Eenmaal ingegeven wordt het voor het gehele jaar ingevuld binnen de start en einddatum. Door te dubbelklikken op een cel van terugkerende items krijgt u dit:

Door op [ Nieuw Item ] te klikken kunt een nieuw item aanmaken. Aan de rechterzijde kunt u de termijn van terugkeren ingeven en tevens de start en einddatum. Als er gekozen wordt voor wekelijks en de startdatum is woensdag dan staat dit item op alle woensdagen vermeld binnen de begin en einddatum. Als u in het linkerveld op de rechtermuisknop klikt kunt u het item van naam wijzigen. Indien het selectievakje ‘Toon dit item bij de melding’ is aangevinkt verschijnt deze ook in de ApAMelding. Net als bij de kolom ‘Lokale melding’ is deze alleen zichtbaar binnen bij de groep behorende gebruikers. Indien u wilt wijzigen in een ander jaar dient u eerst met de agenda naar dat jaar te gaan.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 62

Agenda afdrukken: Normaal als u afdrukken kiest worden de openstaande gegevens afgedrukt, echter in de agenda worden dan vele onnodige zaken ook afgedrukt. Daarom verschijnt er bij het afdrukken van de agenda een extra selectieveld:

Als er na het maken van de selectie op toepassen/afdrukken wordt geklikt wordt gestart met afdrukken. In het geval van het voorbeeld worden alle verjaardagen van de maand afgedrukt. Indien er wordt gekozen voor de bovenste button wordt de agenda uitbereiding van de geselecteerde maand afgedrukt. zodra er op de knop [ ApA-Melding afdrukken ] wordt geklikt worden de komende afspraken afgedrukt, deze kijkt naar de datum van vandaag en niet waar de agenda staat.

Wilt u de afspraken meenemen onderweg op papier dan kunt u het beste de compactere ApA-Melding afdrukken.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 63

Agenda Uitbereiding Indien er voor een agenda uitbereiding is gekozen wordt deze achter de normale agenda geplakt. Er zijn standaard twee soorten agenda uitbereidingen meegeleverd. Standaard uitbereiding (PlusAgen.dll): Dit gedeelte komt in de agenda erbij:

Indien u dubbelklikt op een cel binnen de uitbereiding komt u in het bijbehorende gedeelte, u kunt dit ook aanroepen met de functietoets F2:

In de standaard agenda uitbereiding kunt u numeriek gegevens bijhouden. Deze worden dan als maandtotaal opgeteld en er kan ook een jaar totaal worden berekend. Ook voor deze uitbereiding geldt dat deze alleen zichtbaar is bij gebruikers met dezelfde groep. Zie pagina 44 hoe u deze uitbereiding in kunt schakelen.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 64

Overwerk en verlofuren (Werk.dll): Dit gedeelte komt in de agenda erbij:

Indien u dubbelklikt op een cel binnen de uitbereiding komt u in het bijbehorende gedeelte, u kunt dit ook aanroepen met de functietoets F2:

In de overwerk en verlofuren uitbereiding kunt u uren numeriek bijhouden. Deze worden dan als maandtotaal opgeteld en er kan ook een jaartotaal worden berekend. Ook voor deze uitbereiding geldt dat deze alleen zichtbaar is bij gebruikers met dezelfde groep. Zie pagina 44 hoe u deze uitbereiding in kunt schakelen.

Gebruiksaanwijzing


Memo

Zo komt u in Memo

Tekst in deze memo is bij alle gebruikers zichtbaar. Hierin kunt u notities kwijt. Memo is voor algemeen gebruik.

Klik op [ Zoek Tekst ] om een tekst in een van de Memo bladen te zoeken. Klik op [ Wijzig titel ] om de titel van het blad te wijzigen. Klik op [ Wijzigen ] om het blad te wijzigen. Met [ Opslaan ] worden de wijzigingen opgeslagen. Met [ Opheffen ] keert u terug naar het ongewijzigde.

Pagina 65

Gebruiksaanwijzing


Pagina 66

Wekker

Zo komt u in Wekker.

U kunt de tijd inschakelen zodra de wekker moet aflopen. Is deze tijd 0:0 (zoals voorbeeld) dan is de wekker uitgeschakeld. U kunt een wektekst ingeven, deze wordt dan getoond als de wekker afloopt. Als u het selectie vakje ‘Alle ApA-users wekken’ aanvinkt krijgen alle ApA gebruikers de wektekst te zien. Met de knop

kunt u het wekgeluid testen.

U kunt dit onder meer gebruiken als herinnering aan een afspraak.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 67

Archief

Zo komt u in Archief

In het archief kunt u de huiselijke administratie archiveren, of zakelijke correspondentie bewaren. De werking is als volgt bedoeld: Neem een enkele ordner, doe hierin alle binnengekomen post (documenten) die bewaard moet worden, en wel in willekeurige volgorde... Geef deze ordner een naam, bijvoorbeeld ‘Juli 2008’ en voer alle pagina’s in ApA in. Deze pagina’s krijgen van ApA een nummer toegekend, door dit nummer op een gekleurd stickertje te zetten en op het document te plakken kan de pagina in een handomdraai worden teruggevonden. Zoekt u een document, dan geeft ApA de Mapnaam en het documentnummer. U pakt deze map en zoekt vervolgens het nummer op. Binnen luttele tellen heeft u het juiste document in handen. Het archief is geen administratie/facturatie programma, hiervoor dient u andere software te gebruiken.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 68

Voordeel van het gebruik van het ApA archief: Telkens maar één map in gebruik en niet tientallen die bijna leeg zijn. Op volgorde van datum leggen of alfabetisch is niet meer nodig. Efficiënt en snel invoeren in ApA. Zéér snel terugzoeken van documenten. Document invoeren: Klik rechts op [ Nieuw blad ], u gaat dan naar:

Hierin dient u de document gegevens in te voeren, document informatie wordt weggeschreven op datum, daarom dient u die alsmede in te voeren. Datum: Voer de datum van het document in het betreffende vakje in. Opponent: Een opponent is een afzender, bedrijf, leverancier of persoon. Als er weinig tot geen correspondentie van de opponent wordt verwacht kunt u het adres bij opponent invoeren. Door op de rechtermuisknop te klikken heeft u verschillende mogelijkheden. Zo kunt u het zojuist ingegeven adres alsnog koppelen aan een bestaand adres, of een normaal ApA adres gebruiken, of een eerder ingegeven archief adres opzoeken.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 69

Wordt er meer correspondentie met de opponent verwacht kunt u een vaste opponent aanmaken. Deze opponent wordt toegevoegd aan het adressenbestand van ApA. Door op de rechtermuisknop te klikken in het vakje boven het opponentadres veld kunt u zo’n opponent toevoegen.

Nieuwe opponent aanmaken:

Voer de gegevens in, bij soort ingevulde items maakt het later toevoegen van documenten eenvoudiger. Als u op [ Opslaan ] klikt wordt deze opponent aan het adressenbestand van ApA toegevoegd, en keert u terug naar het vorige invoermenu. Soort: Kies bij soort een voorkeuze of vul deze handmatig in.

Door bij soort op de rechtermuisknop te klikken is het mogelijk om deze alsnog toe te voegen. Bij referentie kunt u een korte omschrijving invoeren waarover het document betrekking heeft. En bij omschrijving een langere tekst of opsomming.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 70

In de meeste gevallen is het voldoende om alleen de datum, opponent gegevens en soort op te geven. Als u op een van de onderstreepte items voor het adres klikt kunt u een adreslabel afdrukken. Zie pagina 55 Mapnaam: U dient nog wel de mapnaam op te geven. Door met de rechtermuisknop in het veld te klikken verschijnen er diverse optie’s: Kies ‘Nieuwe mapnaam toevoegen’ en geef deze een naam. De laatst ingevoerde mapnaam wordt bij de volgende ingave automatisch vermeld. Opslaan: Door op [ Opslaan ] te klikken wordt het document gearchiveerd:

Op het groene stickertje staat het documentnummer. Ook hier heeft u extra optie’s als u op de rechtermuisknop klikt. Het stickertje kunt u nu op het document plakken.

Door de punaise aan te vinken blijft bijbehorend veld ingevuld als er een nieuw document wordt aangemaakt.

Gebruiksaanwijzing


Selectie:

Hierin is als voorbeeld gezocht op ‘offerte’ in de jaren 2005 t/m 2009. Als er op [ Maak de selectie ] wordt gedrukt kan onderstaande worden gevonden.

De gevonden documenten zijn op datum gesorteerd. - Blauw: - Groen: - Rood:

Bestaat niet in het adressenbestand van ApA (Handmatig ingegeven) Opponent in het adressenbestand van ApA. Soort is niet ingevuld.

Pagina 71

Gebruiksaanwijzing


Door te dubbelklikken op een document wordt de andere ingevulde informatie weergegeven:

Met de

kunt u door de gevonden documenten bladeren.

U weet nu het Documentnummer en Mapnaam, en kunt binnen enkele tellen het document vinden.

Het ‘Archief’ is voor alle ApA-gebruikers in te zien en te raadplegen.

Het gekoppelde adres in het adressenbestand van ApA:

Pagina 72

Gebruiksaanwijzing


E-Mail

Zo komt u in E-Mail In dit gedeelte kunt u ontvangen en verzonden e-mail berichten bewaren.

E-Mail berichten worden dan op deze wijze opgeslagen:

Pagina 73

Gebruiksaanwijzing


Pagina 74

In de E-mail archief map (zie pagina 36) worden de mappen met de jaartallen aangemaakt. Hieronder worden mappen aangemaakt met de naam van het e-mail adres of alias. (Alias = Andere naam) In deze map wordt het e-mail bericht opgeslagen zoals voorbeeld.

20080821 1429 S Opzegging.eml 2008 = jaar 0821 = 21 augustus 1429 = tijdstip S = Send (verzonden) / R = Received (ontvangen) ‘Opzegging’ = onderwerp van het bericht. Met de verkenner kunt u de berichten snel terug vinden en staan deze op volgorde. Eerst uw berichten opslaan Alvorens de e-mail berichten te kunnen laden dient u deze eerst op te slaan in een map. In de meeste e-mail programma’s kunt u de berichten opslaan. Bij Outlook Express kunt u door de toetscombinatie Alt, b, L of slepen berichten opslaan. Laden in ApA Door op de knop [ Laden ] te drukken kunt u de vooraf opgeslagen e-mail berichten laden. Selecteer een bericht, hierna krijgt u de vraag of alle e-mail berichten uit deze map moeten worden geladen, als u dan kiest voor [ Ja ] worden alle berichten in ApA geladen.

De geladen berichten zijn in twee gedeeltes ondergebracht: ‘Bekende E-Mail adressen’ - gele achtergrond. ‘Onbekende E-Mail adressen’– rode achtergrond.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 75

Door op een onbekende e-mail adres te klikken kunt u er een alias aan vast maken in dit menu:

In het bovenste veld kunt u een alias kiezen of ingeven. In dit voorbeeld kunt u ‘info @ Van Drippen.nl’ wijzigen in ‘Van Drippen’. Als u kiest voor het onderste selectievakje wordt het e-mail adres gekoppeld aan de aliassen. Het bericht verhuist dan naar de lijst ‘Bekende E-Mail’ adressen.

Aliassen zijn in ApA groep afhankelijk. En dus ook voor interne post te gebruiken.

U kunt meerdere e-mail adressen onder dezelfde alias hangen. Als bij ‘Onbekende E-Mail adressen’ op de knop [ Archiveren ] wordt gedrukt worden deze e-mail berichten verplaatst naar de E-mail archief map onder het originele e-mail adres.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 76

Dit is het overzicht met bekende E-mail adressen. Als bij ‘Bekende E-Mail adressen’ op de knop [ Archiveren ] wordt gedrukt worden deze e-mail berichten verplaatst naar de E-mail archief map met de alias naam. Bij bericht info krijgt U extra informatie:

Door op de knop [ E-mail bericht openen ] wordt het bericht weergegeven.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 77

Als u op de knop [ Aliassen ] drukt krijgt u alle inmiddels ingegeven aliassen te zien.

Door te dubbelklikken op het originele e-mail adres kunt u een bericht verzenden en met de rechtermuisknop op de alias zijn er extra mogelijkheden. ApA verplaatst berichten, en doet deze niet verwijderen!

Klik op de knop [ Laden ] en selecteer een E-mail (.EML) bestand. De bestanden die zich bevinden in deze map kunnen allemaal worden geladen. Op het tabblad 'Bekende E-Mail adressen' zijn alle berichten te bekijken die een bekende alias hebben. Op het tabblad 'Onbekende E-Mail adressen' zijn alle berichten te bekijken die niet automatisch kunnen worden gearchiveerd. Met de knop [ Wijzigen ] is de alias voor dit/deze berichten te wijzigen. [ Bekijken ] geeft een overzicht over het gekozen e-mail bericht. Met [ Bron code ] is de header van het bericht te bekijken. In het menu [ Aliassen ] zijn de aliassen (alternatieve namen) te beheren. Door op [ Archiveren ] te drukken worden de berichten verplaatst naar het email-archief.

Gebruiksaanwijzing

File Transfer


Pagina 78

(Alleen bij ApA-User)

Zo komt u in File Transfer (Alleen bij ApA-user) In dit gedeelte kunt u van buiten af (via internet) bestanden van de server ophalen.

U ziet het overzicht zoals deze op uw server is. Voor de opengestelde drive’s zie pagina 42 Met [ Bestand verzenden ] kunt u een bestand naar de ApA-Server overbrengen. Dit bestand wordt opgeslagen in de map zoals op pagina 42 is opgegeven. Door op [ Vernieuwen ] te klikken worden alle mappen gesloten en opnieuw de inhoudsopgave opgehaald.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 79

Als er op een bestand wordt dubbelgeklikt krijgt u:

[ Ok ] Sluiten van deze informatie. [ Opslaan ] U kunt dan dit bestand lokaal opslaan. [ Openen ] Het bestand wordt opgehaald van de ApA-Server en in de tijdelijke ApA map opgeslagen. Indien u ApA draait vanaf een memorystick wordt deze dus ook op uw memorystick opgeslagen en vervolgens geopend.

Gebruiksaanwijzing


User/Server overzicht

(niet bij ApA-user)

Zo komt u in User overzicht (Alleen Single User)

En zo komt u in Server overzicht (Alleen ApA-Server) De werking van User overzicht en Server overzicht zijn gelijk, echter de naam is anders. Hierin kunt u bekijken wanneer er zich iemand heeft aangemeld en of er wijzigingen zijn plaatsgevonden.

Met [ Vernieuwen ] wordt alles gesloten en opnieuw geladen.

Pagina 80

Gebruiksaanwijzing

Notities:


Pagina 81

Gebruiksaanwijzing


Pagina 82

ApA Melding Bij het opstarten van de computer wordt de ApA-Melding weergegeven, indien deze bij ‘Opstarten’ is toegevoegd. Bij ApA-Server is het mogelijk dat in plaats van ApA-Melding de ApA-Server wordt opgestart. zie pagina 46

Tevens is met het

bureaublad icoon deze tussendoor aan te roepen.

Is ApA-user inmiddels al geopend kunt u deze ook openen met de toets [ F9 ]. In de ApA-Melding worden de komende afspraken, terugkerende items en verjaardagen weergegeven. Voorbeeld van de ApA-Melding: (Afmeting Standaard)

- Afspraken zijn lichtblauw. - Lokale meldingen zijn donkerblauw. - Jarigen zijn groen. - Terugkerende items zijn paars. - Alles wat meer dan een week vooruit is wordt grijs weergegeven. - Indien er een uitroepteken in de afspraak staat wordt deze rood weergegeven. Instellingen van de ApA melding zijn uitgelegd op pagina 33 Als u met de rechtermuisknop in het blauwe veld klikt heeft u extra mogelijkheden, zoals afdrukken van deze melding.

Gebruiksaanwijzing

Notities:


Pagina 83

Gebruiksaanwijzing


Pagina 84

Foutmeldingen Het kan zijn dat er om wat voor reden dan ook, in ApA een bewerkingsfout ontstaat. Als regelmatig dezelfde fout terugkeert is het mogelijk om hiervan navraag te doen van de oorzaak. Stuur dan een e-mail bericht naar de leverancier met hierin vermeld de foutcode en omschrijving.

Met deze informatie kan de software nagekeken worden en eventueel worden aangepast om ApA te verbeteren. Is er een aanpassing dan ontvangt u automatisch een update van ApA. Of u krijgt advies om de foutoorzaak te voorkomen. Fouten (met foutcode en omschrijving) die ontstaan in ApA, worden opgeslagen en maximaal één jaar bewaard. Hierna worden deze overschreven. Als er een update wordt opgehaald via ApA-Host (Zie pagina 48) wordt het foutenoverzicht verzonden naar de ApA-Host, dit is ter verbetering van ApA.

Met Ctrl+C kopieert u de inhoud van ieder message bericht naar het Windows klembord. U kunt met Ctrl+V deze informatie weer plakken in de kladblok, MSN, e-mail bericht etc.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 85

Algemeen Veld met lichtblauwe achtergrond: U kunt niet wijzigen, mogelijkheden zijn beperkt, er is geen verbinding met de server, of druk op wijzigen. Veld met lichtrode achtergrond: Let op, belangrijke instellingen of uw aandacht vereist. De knop Go: Met de knop [ Go ] kunt u de functie vermeld in het vak ervoor starten. E-mail bericht verzenden, webpagina openen, of de verkenner. Functietoetsen binnen ApA: Ctrl+P Alt+P

Afdrukken. Afdrukvoorbeeld weergeven.

F2 F3 F4 F7 F9 F11

Agenda uibereiding openen. Waarschuwing en voorwaarden. ApA-Update Toont de ApA-Screensaver als voorbeeld. ApA-Melding, opent de ApA-Melding. Login, overschakelen van gebruiker.

Ctrl+F Ctrl+L

Zoeken Volgende zoeken.

Ctrl+F4 Esc Alt+F4

Opnieuw opstarten van ApA. Sluit ApA bij ApA-User en Single User, minimaliseert ApA bij ApA-Server. Sluit ApA.

In het kort: ApA is gebaseerd op maandbasis, zo wordt de agenda in die betreffende maand opgeslagen. LAN: Intern thuis of kantoornetwerk. Internet: Wereldomvattend netwerk. ApA-Host Er wordt regelmatig verwezen naar de ApA-Host, dit is de Update server van de leverancier. Via deze ApA-Host kunt u updates ophalen, en kunnen nieuwe versies van ApA worden aangevraagd.

Gebruiksaanwijzing


Pagina 86

Opmerkingen, ideeën of wensen Help mee om ApA te verbeteren!

Als u ApA opent en in het topmenu Info -> ApA Info & Contact kiest verschijnt het e-mail adres:

Als u hierop klikt kunt u een e-mail bericht verzenden aan de leverancier. Hierin kunt u uw opmerkingen, ideeën, wensen en problemen uiten. Komt er meerdere malen het verzoek om een soortgelijke aanpassing te maken binnen ApA, of is het een nuttige toepassing dan wordt dit overwogen en eventueel aangepast in de software. Is dit het geval ontvangt u automatisch bericht dat er een update van ApA is.

Misschien ziet u uw eigen wens of idee wel verwerkt in ApA terug!

Gebruiksaanwijzing


Pagina 87

Waarschuwing en voorwaarden Waarschuwing: Het is niet toegestaan om het programma door te geven aan anderen, uw gegevens zitten vast in ApA (het eerste adres) en kunnen niet gewijzigd worden. Indien ApA toch wordt verstrekt aan iemand anders zullen ook uw eigen persoonlijke gegevens mee de wereld over gaan. ApA - Adressen plus Agenda © Versie 3.0

Copyright (C) '07 Alle rechten voorbehouden!

Waarschuwing en voorwaarden: Onrechtmatige verveelvoudiging, copiëeren, wijzigen, verspreiden, of distributie van dit programma of een gedeelte ervan is NIET toegestaan zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de auteur. Indien er toch sprake is van onrechtmatige verspreiding van deze software wordt bij de verstrekker en de ontvanger ieder de schade geclaimd van minstens 10x de verkoopwaarde van ieder exemplaar alsmede de juridische kosten. De auteur is op géén enkele wijze aansprakelijk voor schade ontstaan door deze software. Uw opgegeven persoonlijke gegevens zitten vast in ApA, en kunnen niet veranderd of verwijderd worden.

Privacy beleid: Als er om wat voor reden dan ook bij een legale versie van ApA privacygevoelige gegevens bij de auteur/programmeur terecht komen wordt hier met de grootst mogelijke zorgvuldigheid mee omgegaan.

Beveiliging: Informatie in de bestanden van ApA zijn niet gecodeerd. Verbindingen via internet/LAN zijn wel beveiligd, gecodeerd, met wachtwoord en met een uniek protocol.

Geïnteresseerd in ApA? Neem dan contact op met de leverancier voor nadere informatie, zie vorige pagina .

Gebruiksaanwijzing


Tussentijdse wijzigingen, type, druk en zetfouten voorbehouden!

Pagina 88

ApA Manual. Installatie, instellen en gebruiksaanwijzing. Software project code: S1015 M:\Project\S1015 ApA 3\

Recommend Documents