ANALISIS SISTEM INFORMASI PELAYANAN DESA XYZ MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA PIECES

JURNAL MASYARAKAT INFORMATIKA INDONESIA JMII Vol 2, No. 1, Januari-Maret 2017 ISSN: 2541-5093

ANALISIS SISTEM INFORMASI PELAYANAN DESA XYZ MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA PIECES Ucu Nugraha Universitas Widyatama Jl. Cikutra No. 204A Bandung Email: [email protected]

pendataan secara langsung ke tempat penduduk tersebut tinggal.

Abstrak Desa merupakan tingkat pemerintahan di bawah kecamatan pada suatu daerah, sistem informasi pelayanan data penduduk ditingkat desa mayoritas masih menggunakan sistem yang manual. Sistem seperti ini yang sering mengakibatkan data tidak valid, dan terkadang terdapat data yang tidak sesuai dengan fakta, dampaknya sering terjadi kesalahan dalam proses pencarian informasi data penduduk, baik data penduduk lama maupun data penduduk pindahan. Demikian pula halnya dengan data surat menyurat, seperti surat keterangan kematian, surat keterangan kelahiran, surat keterangan pindah domisili, dan sebagainya. Arsip surat terkadang tidak jelas dikarenakan pengarsipan tidak terorganisir dengan baik atau belum tersimpan dalam suatu database. Sistem informasi pelayanan di tingkat desa ini dapat membantu instansi pemerintah khususnya dalam pengelolaan pendataan penduduk dalam ruang lingkup suatu desa. Sistem yang dirancang ini dapat melakukan proses pendataan penduduk yang diawali dengan pengajuan surat-surat kependudukan oleh setiap warga yang datang ke kantor desa. Perancangan sistem informasi pendataan penduduk berbasis client server ini dirancang dengan alur dan rancangan antar muka yang mudah untuk dioperasikan. Sehingga dengan berbasis client server, data akan tersimpan terpusat di server, sehingga dapat mengurangi adanya duplikasi data, dan kehilangan data. Maka dari itu ketika pemerintah daerah membutuhkan informasi data penduduk desa yang bersangkutan data kependudukan desa dapat diperoleh dengan mudah tanpa harus melakukan

Analisis masalah dilakukan dengan menggunakan pendekatan PIECES framework. PIECES sendiri merupakan singkatan dari Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service. PIECES ini memiliki enam bagian, dari masing-masing ke enam bagian tersebut dibuat check list, setiap check list pada bagian yang sesuai namanya akan memunculkan permasalahan.

Kata kunci : sitem informasi, pelayanan desa, client server, PIECES

Abstract The village is under the sub-district levels of government in the region, population data service information system at the village level the majority still uses a manual system. Systems such as these often lead to invalid data, and sometimes there is data that does not correspond to the facts, the impact frequent errors in the information seeking process data on population, both old population data, and population data transfer. Similarly, the data correspondence, such as a death certificate, birth certificate, a certificate of change of domicile, and so forth. Mail archives are sometimes unclear because archiving is not well organized or not stored in a database. Information systems services at the village level can help government agencies, especially in the management of population census within the scope of

Jurnal Nasional JMII 2017

40


a village. Designed system can make the process of population census that begins with the submission of letters of a population by every citizen who comes to the village office. Information system design based on client-server population census is designed with workflow and interface design that is easy to operate. So that the client-server-based, data will be stored centrally on the server, so it can reduce data duplication and data loss. Therefore when local governments require data information concerned villagers village population data can be obtained easily without having to collect data directly to where the people live. A problem analysis is done by using PIECES approach framework. PIECES itself is an abbreviation of Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service. PIECES has six sections, each of the six sections of the checklist is made, every checklist on the corresponding name will bring up the issue.

data penduduk, yang membantu tugas dinas kependudukan dan catatan sipil, dapat melaporkan kejadian atau peristiwa kependudukan ataupun peristiwa penting. Perubahan tersebut dapat berkaitan dengan kartu tanda penduduk ataupun kartu keluarga, kelahiran, kematian, dan sebagainya. Desa XYZ dalam pencatatan data penduduknya masih dilakukan secara konvensional begitupun dengan pelayanan administrasinya. Banyak permasalahan yang dihadapi dalam pencatatan kependudukan dan pelayanan secara administrasi, seperti halnya ketika warga akan mengajukan surat kematian, pembuatan surat terhambat dikarenakan petugasnya tidak ada di tempat, atau bahkan kepala desanya sedang tidak ada di tempat dikarenakan sedang dinas keluar, yang mana surat tersebut membutuhkan validasi dari kepala desa, hal ini membuat pelayanan menjadi terhambat.

II. TINJAUAN PUSTAKA Keywords: information system, rural services, clientserver, PIECES

I. PENDAHULUAN Pelayanan terhadap masyarakat oleh aparatur pemerintah terkadang masih dianggap belum maksimal, masih banyak masyarakat yang mengeluhkan terhadap kinerja pelayanan aparatur pemerintah. Khususnya di pedesaan, pelayanan administratif masih dilakukan secara konvensional begitupun dengan pencatatan data warga penduduk desa. Pencatatan data penduduk di tingkat desa sangatlah penting, karena dengan pendataan yang baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas bagi pemerintahan daerah maupun pusat. Diharapkan dengan adanya pendataan penduduk desa yang baik dan terorganisir, maka pemerintah daerah tidak perlu lagi melakukan pencatatan data warga desa ke rumah-rumah.

Sistem Informasi Kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait sehingga dapat menghasilkan suatu informasi tertentu, serta sistem pengumpulan data yang terorganisir beserta tata cara pemakaiannya. Sistem informasi merupakan kombinasi dari orang, peralatan, instruksi pemrosesan, penyimpanan, pengubahan dan penyebaran informasi dalam sebuah organisasi/institusi. Fungsi Sistem Informasi Sistem informasi memiliki fungsi sebagai berikut: a. Mengumpulkan data dari dalam atau luar enterprise. b. Memproses data dan mengolahnya menjadi informasi yang bermakna dan bermanfaat. c. Menyimpan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise. d. Mendistribusikan informasi kepada seluruh pengguna.

Pemanfaatan teknologi informasi belum dirasakan merata secara optimal di lingkungan pemerintahan tingkat desa, khususnya dalam pelayanan administratif desa yang merupakan suatu sub sistem dari sistem administrasi negara. Dalam hal ini desa merupakan ujung tombak pada proses pencatatan Jurnal Nasional JMII 2017

41


Gambar 1. Elemen sistem informasi

Sistem informasi pencatatan data penduduk desa untuk membantu dinas kependudukan dan catatan sipil jika terjadi peristiwa kependudukan, yaitu kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan kartu keluarga, kartu tanda penduduk/atau surat keterangan tanda kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tetap [3]. Sedangkan peristiwa penting yang dimaksud adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan [3].

3. Aktif berkomunikasi. pemecahan masalah yang terbaik adalah dilakukannya komunikasi dengan melibatkan berbagai pemangku kepentingan. 4. Baik, menembus pertanyaan. Pemahaman dan pembelajaran berasal dari mengajukan banyak pertanyaan yang mengungkap fakta-fakta baru, yang mengarah ke lebih banyak permasalahan. 5. Berurusan dengan fakta-fakta, hanya fakta-fakta. Pemecahan masalah yang efektif perlu menghapus emosi dan politik seputar masalah dan solusi. 6. Berpikir analitis. Pemecahan masalah dimulai dari keadaan ketidaktahuan dan ketidakpastian dan tumbuh pemahaman dan kepastian melalui analisis dan pemikiran. 7. Diagnosis penuh dan menyeluruh. Pemecahan masalah adalah semua tentang analisis, penemuan, dan wawasan dari fakta-fakta. 8. Kreativitas dan inovasi. Solusi terbaik untuk masalah sering datang dari ide-ide di "luar kotak". 9. Menerapkan ide-ide dan alat-alat baru untuk masalah yang dihadapi. Sebuah solusi hanya efektif jika dapat diimplementasikan dan memberikan hasil yang diinginkan. 10. Penulisan laporan yang efektif. Sebuah artikulasi yang jelas dari analisis masalah, kesimpulan, dan rekomendasi penting untuk menjual solusi. 11. Solusi yang diterima. Mendapatkan buy-in sepanjang menganalisa masalah, dan solusi yang disarankan adalah penting.

Problem Solving Pemecahan masalah (problem solving) adalah bagian ilmu pengetahuan dan bagian seni. Ini adalah keadaan pikiran yang membutuhkan banyak pemikiran dan analisis. Pemecahan masalah membutuhkan pendekatan logis untuk memilahmilah banyak data. Perlu diingat, solusi tidak pernah jelas. pemecahan masalah yang efektif dapat menjadi solusi yang terbaik, dengan ditandai hal-hal seperti berikut ini: 1. Pemahaman tentang kebutuhan situasi yang riil. Ini melibatkan tingkat penelitian dan pengumpulan data, dilanjutkan dengan analisis rinci untuk mencapai pemahaman yang nyata. 2. Kesadaran terhadap lingkungan bisnis. Pemecahan masalah harus dilakukan dalam konteks masalah pada lingkungan sekitar. Hal itu harus diperhitungkan, dalam rangka untuk mendapatkan solusi praktis yang efektif.

Berikut kerangka sederhana yang dapat memberikan struktur yang diperlukan untuk membantu memecahkan masalah dalam lingkungan yang tidak terstruktur.

Gambar 2. struktur problem solving framework [5]


42


PIECES PIECES sendiri merupakan singkatan dari Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service. PIECES ini memiliki enam bagian, dari masing-masing ke enam bagian tersebut dibuat check list, setiap check list pada bagian yang sesuai namanya akan memunculkan permasalahan. Berikut penjelasan dari masing-masing bagian PIECES : 1. Performance (P) 2. Information (I)

3. Economic (E) 4. Control (C) 5. Efficiency (E)

6. Service (S)

= Throughput, response time (kinerja sistem). = Outputs, inputs, penyimpanan data (informasi yang disajikan). = Costs, benefit (benefit yang diraih). = Security (keamanan sistem). = People, pengguna, mesin (efisiensi orang dan proses). = Layanan yang diberikan.

III. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan pada perancangan sistem informasi penduduk desa ini mengacu kepada problem solving framework. Problem Solving Framework terdiri dari 4 tahapan, yaitu problrm definition & planning, data gathering, data analysis and synthesis, dan recommendations & solution. Tahapan yang paling utama dan penting adalah Problem Definition & Planning, pada tahapan ini akan diketahui permasalahan yang terjadi, selain itu dilakukan analisis masalah yang terjadi, dan pada tahap inilah perencanaan untuk penyelesaian masalah dilakukan. Analisis masalah dilakukan dengan menggunakan pendekatan PIECES framework [6]. Berikutnya tahapan Data Gathering, pada tahapan ini melakukan site visit ke bagian pelayanan kependudukan desa, dengan mewawancarai personil bagian pelayanan, selanjutnya mempelajari dokumendokumen yang digunakan pada proses pelayanan,

untuk memudahkan dalam memahami materi maka ditentukan liaison officer dari bagian pelayanan. Melakukan diskusi dengan pihak pengambil keputusan desa dalam rangka pengumpulan data yang berkaitan dengan kebijakan, yaitu kepala desa, sekretaris kepala desa (juru tulis), dan bagian pelayanan kependudukan. Tahapan selanjutnya adalah Data Analysis and Synthesis, pada tahapan ini dilakukan diluar objek yang diteliti, yaitu dilakukan secara internal oleh peniliti itu sendiri atau di dalam tim perancang/pengembang sistem. Tahapan ini melakukan proses analisis dan sintesis yang mengacu kepada data yang telah dikumpulkan. Diharapkan dari hasil analisis dan sintesis ini dapat menghasilkan suatu keputusan atau pengembangan sistem baru yang mampu menyelesaikan permasalahan yang telah dibahas di tahapan sebelumnya. Tahapan yang terakhir yaitu Recommendation and Solution, tahapan ini merupakan kesimpulan dari penyelesaian masalah. Supaya dapat dipahami oleh semua pihak, kesimpulan ini berisi mengenai rekomendasi yang diwujudkan dalam bentuk aplikasi berbasis client-server.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil analisa PIECES terhadap pelayanan penduduk desa pada saat kondisi sekarang, sebagai berikut : 1. Performance a. Response time: Pembuatan surat keterangan dan surat yang lainnya di tulis menggunakan aplikasi pengolah kata, dalam hal ini tools nya menggunaka microsoft office, dan nomor surat ditentukan ketika itu. Dampaknya nomor surat tidak tersusun dengan baik, dan data penduduk yang membuat surat tersebut tidak tersimpan dalam database. Selain itu surat tidak dibuat rangkap dua, sehingga ketika warga yang bersangkutan kehilangan surat tersebut, di kantor desa tidak tersedia arsipnya. Akhirnya petugas harus membuat lagi dari awal, dan terkadang petugas pelayanan tidak sedang berada ditempat karena sedang bertugas di luar kantor. Begitupun ketika ada warga baru yang akan menetap tidak langsung di catat.


43


b. Throughput: Kurang baiknya response time sehingga berakibat kurang maksimalnya kinerja bagian pelayanan terhadap warga dalam proses pembuatan surat-surat yang diperlukan. Serta tidak validnya jumlah warga yang tercatat dengan jumlah yang sebenarnya. 2. Information a. Outputs 1) Untuk mengetahui jumlah warga yang sebenarnya pihak desa selalu mencari dokumen-dokumen yang terkadang dokumen tersebut tidak terarsipkan dengan baik, dan terkadang harus mendata ulang kembali. 2) Untuk mengetahui anggota keluarga salah seorang warga pihak desa terkadang kesulitan. 3) Informasi mengenai warga yang meninggal, yang lahir, dan pendatang sulit untuk dimunculkan. b. Inputs 1) Tidak tercatat semuanya mengenai data kematian, kelahiran, warga pendatang, atau pun warga yang pindah. 2) Tidak tercatatnya setiap warga yang mengajukan pembuatan surat keterangan. c. Stored data 1) Penyimpanan data belum terorganisir dengan baik (belum menggunaka database). 2) Tanpa adanya stored data yang baik, sering munculnya duplikasi data, sehingga mengakibatkan data yang tersedia tidak valid. 3. Economics Banyaknya penggunaan kertas dan photo copy maka membutuhkan biaya dan tempat yang tidak sedikit. 4. Control Proses penyimpanan, perubahan, dan penghapusan data mudah terkontrol, dan data terlindungi karena data di simpan terpusat di

server. Sistem yang dirancang berbasiskan clientserver. 5. Efficiency a. Warga yang mengajukan permohonan untuk dibuatkan surat keterangan, selalu harus menunggu kepala desa untuk pengesahan. b. Ketika kepala desa membutuhkan laporan data warga, laporan diolah secara manual. 6. Service a. Sistem yang diterapkan di desa masih manual, walaupun menggunakan komputer masih stand alone, dan semua data tersimpan di komputer masing-masing PC, sehingga ketika kepala desa membutuhkan informasi dari bagian pelayanan, harus di pindahkan terlebih dahulu ke media penyimpanan seperti flashdisk, selanjutnya data dari flashdisk di pindahkan ke PC yang dimiliki oleh kepala desa. b. Jika terjadi perubahan data maka data harus di pindahkan kembali ke PC kepala desa supaya data yang tersimpan selalu up to date. Mengacu kepada hasil analisa PIECES, sistem pelayanan desa XYZ yang sedang berjalan pada saat ini banyak hal yang harus diperbaiki. Perbaikan ini tidak begitu saja merubah sistem yang ada, tetapi perubahan berfokus pada rekayasa yang berkaitan dengan hal-hal yang lebih baik dan lebih jelas, sehingga pelayanan desa terhadap masyarakat menjadi lebih cepat, efektif dan efesien. Penggunaan kerangka kerja PIECES ini dimaksudkan untuk menghindari kegagalan yang fatal dalam pelaksanaan proses rekayasa. Berikut ini merupakan rekomendasi atau solusi yang diberikan, diharpkan rekomendasi ini dapat menyelesaikan permaslahan. Adapun rekomendasi tersebut seperti pada tabel dibawah ini.


44


Tabel 1. Rekomendasi Penyelesaian masalah

No. 1

Bagian PIECES Performance

Troughput

Rekomendasi Petugas selalu mencatat/up date data warga, baik warga pendatang, warga yang pindah, warga yang meninggal, dan warga yang melahirkan. Pencatatan warga selalu disimpan kedalam database.

Response Time

2

Information

Inputs

Pembuatan surat-surat yang diperlukan oleh warga, petugas menuliskan langsung di apliaksi, dan disimpan di dalam database. Sehingga ketika surat dengan nomor dan perihal untuk warga yang sama perlu dicetak ulang, maka dengan cepat petugas dapat mencetak nya kembali. Untuk melakukan pencatatan warga maupun update data warga, dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja. Pencatatan data warga tidak lagi kukan secara manual, tapi diinputkan dan disimpan pada database. Begitupun dengan pembuatan surat-surat yang diminta oleh warga seluruhnya tersimpan pada database.

Outputs

Cepat dalam proses pencarian data. Dapat dengan cepat mengetahui data anggota keluarga. Untuk mencari data warga yang meninggal, melahirkan, pindah, ataupun pendatang baru akan dengan cepat diketahui.

Stored Data 3

Economic

Penyimpanan data dikelola secara terorganisir, sehingga tidak ada duplikasi atau redudansi data. Dengan adanya aplikasi berbasis client-server tidak perlu lagi mengarsipkan data dalam bentuk hardcopy, begitupun dalam pembuatan pelaporan. Selalu dilakukan pendataan warga baru, yang pindah, meninggal, ataupun yang melahirkan Pembuatan permohonan surat selalu tersimpan di dalam database. Menghemat lemari arsip.

4

Control

Dengan sistem yang diusulkan, keutuhan data akan terjamin, dan perubahan-perubahan data yang terjadi akan mudah terkontrol dan


45


terkendali, dikarenakan data tersimpan di server. 5

Efeciency

Pihak yang berkepentingan dengan data warga akan lebih cepat mengetahui nya, tanpa terhalang oleh tempat dan waktu. Petugas dalam melayani pembuatan surat-surat yang dibutuhkan oleh warga lebih cepat, karena sudah tersedia kerangkanya dan data warga sudah terintegrasi. Kepala desa akan dengan mudah dan cepat melihat laporan data warga desa.

6

Services

Aplikasi berupa sistem web, data semua tersimpan di server, sehingga untuk mengakses nya cukup mengguna kan web browser. Pihak yang berkepentingan dapat langsung melihat data laporan melalui aplikasi yang sudah tersedia Karena data tersimpan di server, dan tidak ada redudansi data, sehingga ketika pemerintah daerah setingkat kecamatan atau kabupaten meminta data penduduk desa, pihak desa tidak perlu lagi melakukan sensus.

Selain menghasilkan solusi atau rekomendasi berdasarkan analisa PIECES, juga merekomendasikan mengenai sistem yang diusulkan adalah berbasis client-server. Selanjutnya berikut ini adalah menentukan arsitektur client-server. Server dapat dikatakan yang melayani atau yang menyediakan, sehingga dapat disimpulkan bahwa server adalah komputer yang melayani atau menyediakan data yang diminta oleh komputer client, setiap komputer client yang request ke komputer

server maka akan dilayani oleh komputer server. Sedangkan client adalah komputer yang harus dilayani oleh server, dalam suatu jaringan client bisa lebih dari satu. Client-server adalah suatu arsitektur jaringan yang memisahkan antara komputer server dengan komputer client. Setiap client dapat meminta data atau informasi kepada server, dan server akan menyediakan atau melayani permintaan setiap client tersebut [4]. Komponen dasar dari client-server diantaranya middleware, server, dan client. Komponen tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4. komponen dasar client-server

Gambar 3. model client server

Arsitektur client-server terdapat beberapa model, diantaranya yaitu model two-tier dan three-tier. Jurnal Nasional JMII 2017

46


Model two-tier adalah model terjadinya komunikasi langsung antara client dan server. Tidak ada perantara antara client dan server. Sedangkan pada model three-tear terdapat komponen ketiga selain client dan server, yaitu yang disebut dengan middle tier atau sering disebut dengan layanan bisnis. Layanan bisnis yaitu merupakan suatu aplikasi yang memberlakukan atura-aturan bisnis, memproses data, dan mengelola transaksi. Berikut skema model twotier dan three-tier.

Sebagai kebutuhan antarmuka untuk masingmasing user, diantaranya administrator, operator, sekretaris kepala desa, dan kepala desa. Kegunaan layer ini sebagai login. 3. Middle layer Layer ini merupakan bussines logic dari sistem informasi pelayanan penduduk desa, seperti mengelola data penduduk desa, membuat surat kelahiran, surat kematian, surat keterangan, surat keterangan domisili, surat keterangan usaha, surat keterangan pindah, dan surat keterangan lainnya. Berikut gambar arsitektur client-server sistem informasi pelayanan penduduk desa.

Gambar 5. skema two-tier

Gambar 7. rekomendasi untuk arsitektur client-server sistem informasi pelayanan desa

V. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan

Gambar 6. skema three-tier

Aarsitektur pada sistem informasi pelayanan desa ini diusulkan menggunakan tiga layer (three-tier), yaitu server layer, client layer, dan middle layer. 1. Server layer Sebagai tempat penyimpanan data, dan sumbersumber data yang terdapat pada database server. 2. Client layer

Proses analisa sistem informasi pelayanan desa XYZ menggunakan kerangka kerja PIECES menghasilkan solusi dan rekomendasi berupa sistem informasi pelayanan desa seharusnya berbasis clientserver. Diharapkan dengan berbasis client-server, pelayanan desa kepad waranya menjadi lebih cepat, efektif dan efesien. Saran Sistem informasi pelayanan desa XYZ ini kedepannya dapat mendata aset-aset warganya, baik


47


aset yang tidak bergerak maupun yang bergerak. Selain itu juga sistem dapat dikembangkan menjadi sistem informasi geografis untuk desa tersebut.

[3]

REFERENSI

[4]

[1] Bahramnejad P, Sharafi SM, Nabiollahi A. 2015. A Method For Business Process Reengineering Based On Enterprise Ontology, International Journal of Software Engineering & Applications (IJSEA), Vol.6, No.1, January 2015. [2] Haryawan, C. Analisis Perancangan Sistem Informasi Pembayaran Biaya Studi Mahasiswa di STMIK AKAKOM Yogyakarta

[5] [6]

Menggunakan PIECES Framework. Seminar Riset Teknologi Informasi (SRITI), 2016. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2012. Setiwan, B. 2013. Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Desa Berbasis Client Server. Universitas Kristen Satya Wacana. Ternoway B. Framework for Structured Problem Solving, Canada:Info-tech, 2005. Whitten JL, Bentley LD. Systems Analysis and Design Methods 7 th Edition, New York: McGraw Hill Companies 2007.


48

ANALISIS SISTEM INFORMASI PELAYANAN DESA XYZ MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA PIECES

Recommend Documents