“ANALISIS PROSEDUR PENGENDALIAN INTERN
PIUTANG USAHA PADA ASTRA CREDIT COMPANIES CABANG MAKASSAR”
Disusun Oleh: SULAEMAN A311 07 083
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS JURUSAN AKUNTANSI UNIVERSITAS HASANUDDIN 2012
“ANALISIS PENGENDALIAN INTERN PIUTANG USAHA PADA ASTRA CREDIT COMPANIES CABANG MAKASSAR”
: SULAEMAN A 311 07 083
Skripsi Sarjana Lengkap Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin
Makassar,
2012
Telah Disetujui Oleh:
Pembimbing I
Pembimbing II
DR. Yohanis Rura,SE, MSA
Drs.Haerial, Ak
NIP. 196111281988111001
NIP.196310051981031002
Abstrak
Sulaeman : Analisis Pengendalian Intern Piutang Usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar. Piutang usaha merupakan urat nadi bagi sebuah perusahaan pembiayaan, oleh karena itu pengendalian intern terhadap piutang usaha merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan. Pengendalian intern bertujuan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi suatu perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern terhadap piutang usaha sudah efektif dan sesuai dengan prinsipprinsip pengendalian intern piutang usaha yang benar. Penelitian ini dilakukan di Astra Credit Companies (ACC) Cabang Makassar mulai bulan Maret sampai Mei tahun 2012. Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian berbentuk deskriptif, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu metode analisis dengan terlebih dahulu mengumpulkan data yang ada kemudian diklarifikasi, dianalisis, selanjutnya diinterpretasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti. Berdasarkan penelitian yang peneliti lakukan dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern piutang usaha yang diterapkan di Astra Credit Companies Cabang Makassar sudah berjalan cukup efektif dimana manajemen perusahaan sudah menerapkan konsep-konsep dasar dan prinsip-prinsip pengendalian intern.
Kata kunci : Pengendalian intern, Piutang Usaha, Metode Deskriptif, COSO
ABSTRACK Sulaeman: Analysis of Internal Controls in Accounts Receivable Astra Credit Companies Chapter Makassar Accounts receivable is the lifeblood for a finance company, therefore the internal control of accounts receivable is an absolute thing to do. Internal control aimed at improving the effectiveness and efficiency of a company. This study aims to determine whether the
internal control system of trade receivables is effective
and in accordance with the principles of internal control to correct accounts. The research was conducted at Astra Credit Companies (ACC)
Chapter
Makassar from March to May 2012. The type of study is descriptive of research, the type of data is primary data and secondary data. Data analysis methods used is descriptive method of analysis but before we collecting data and then clarified, analyzed, then interpreted so as to provide a clear picture of the situation. Based on the research can be concluded that internal controls are applied to receivables in Makassar branch of Astra Credit Companies has been running quite effective where management companies have to apply the basic concepts and principles of internal control.
Key Words : Intern Control, Account Receivable, Descriptive method, COSO
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrohim
Puji syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan melimpahkan karunia serta hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang merupakan syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Hasanuddin Makassar. Adapun skripsi ini berjudul “Analisis Prosedur Pengendalian Intern Piutang Usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar”. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis menyadari bahwa apa yang telah disajikan masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, bimbingan, saran, serta pengarahan dari semua pihak sangat penulis harapkan demi tercapainya penulisan yang lebih baik. Skripsi ini penulis persembahkan terutama untuk keluarga tercinta, kedua orang tuaku, Ladenna dan Hj. Hawati serta kedua adikku Muh. Yakub dan Nur Asia, terimakasih atas doa, dukungan dan pengertiannya yang sangat membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu baik atas bimbingan, bantuan, semangat, dorongan, maupun doa dan kasih sayang yang sangat membantu dalam penyusunan skripsi ini : 1. Bapak Prof. Dr. Muhammad Ali selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Hasanuddin
2. Bapak Dr. H. Abdul Hamid Habbe, SE, M. Si dan bapak Drs. Syahrir M.Si, Ak selaku Ketua Jurusan dan Sekertaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Hasanuddin. 3. Bapak Dr. Yohanis Rura, SE, M.SA, Ak selaku dosen pembimbing satu dan Bapak Drs. Haerial, Ak selaku dosen pembimbing dua yang telah banyak memberikan bimbingan, pengarahan, dan nasihat kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 4. Bapak Drs. Mushar Mustafa, MM, Ak, Bapak Drs. Muh. Ashari, M.SA, Ak, dan Ibu Nadhirah Naghu, SE, M.SA, Ak selaku dosen penguji yang telah banyak
memberikan kritik dan sarannya
bagi penulis untuk
menyelesaikan skripsi ini. 5. Bapak Misriadi Mise selaku Branch Manager Astra Credit Companies Cabang Makassar yang telah memberikan kesempatan magang dan penelitian
kepada
penulis
serta
memberikan
kemudahan
dalam
pengambilan data dan informasi yang dibutuhkan penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 6. Bapak Adhi Sebayang selaku Operation Head (OH) Astra Credit Companies Cabang Makassar serta segenap karyawan/karyawati Astra Credit Companies Cabang Makassar yang telah membantu dan banyak memberikan saran bagi penulis selama melakukan penelitian. Semoga ACC Makassar tetap menjadi the 1st Financing Company With Total Solution.
7. Teman-teman akuntansi UNHAS angkatan 2007 (Pr07ezholic), seperti baru kemarin kita semua bersama-sama mengikuti prosesi penerimaan mahasiswa baru hingga sekarang sudah hampir menjadi alumni. Semoga solidaritas ungu tetap terjalin meskipun tidak berstatus mahasiswa lagi 8. Sobat-sobatku di organisasi kemahasiswaan, LDK FKMKI UNHAS, UKPM UNHAS, FoSEI UNHAS dan LMND chapter UNHAS. Kebersamaan selama ini sungguh banyak memberikan pengalaman dan pembelajaran yang sangat berharga. 9. Akbar, Mus, Ranto, Mappa dan Gunawan yang masih berjuang menyelesaikan skripsi, semangat fren, semoga bisa cepat menyusul di baruga..
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan semua pihak yang membacanya. Makassar, 28 Agustus 2012 Penulis
Sulaeman
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN DAFTAR ISI ................................................................................................
i
DAFTAR TABEL………………………………………………………………..
iv
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………………….
iv
DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………………… iv BAB
BAB
I PENDAHULUAN………………………………………………….. 1.1 Latar Belakang Masalah………………………………..……….
1 1
1.2 Perumusan Masalah…………………………………………….
5
1.3 Tujuan Penelitian……………………………………………….
5
1.4 Manfaat Penelitian………………………………………………
6
1.5 Kerangka Pemikiran ……………………………………………
6
II TINJAUAN PUSTAKA……………………………………………..
9
2.1 Piutang Usaha……………………………………………….......
8
2.1.1 Pengertian Piutang Usaha………………………………….
8
2.1.2 Akuntansi Piutang Usaha………………………………….
11
2.1.3 Penilaian Piutang Usaha……………………………. …….
13
2.2 Konsep Pengendalian Intern……………………………………
13
2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern……………………. .........
13
2.2.2 Prinsip Dasar Pengendalian Intern………………………..
17
2.2.3 Tujuan Pengendalian Intern ……………………………….
19
2.2.4 Keterbatasan Pengendalian Intern.………………………..
19
i
2.3 Konsep Pengendalian Intern Piutang Usaha Menurut COSO………………………………………. BAB III METODE PENELITIAN……………………………………………..
25 35
3.1 Lokasi dan Jadwal Penelitian Jenis Penelitian…………….
35
3.2 Jenis Data……………………………………………………..
36
3.3 Metode Pengumpulan Data………………………………….
36
3.4 Jenis Penelitian…………………………………………………
37
3.5 Metode Analisa Data…………………………………………..
37
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ……………………………
38
4.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan ………………
38
4.2 Visi dan Misi …………………………………………………..
43
4.3 Struktur Organisasi dan Tugas ………………………………..
44
4.4 Kinerja Usaha Terkini …………………………………………..
45
4.4.1 Prosedur Penjualan dan Kebijaksanaan Pemberian Kredit ………………………………………………………
55
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ………………………… 57 5.1 Pengendalian Intern atas Piutang Usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar ……………………………... 57 5.2 Analisa Hasil Penelitian ………………………………………… 71 5.2.1 Analisis dan Evaluasi Struktur Organisasi…………………. 71 5.2.2 Analisis dan Evaluasi Prosedur Pemberian Kredit…………………………………………………….. 72 5.2.3 Analisis dan Evaluasi Prosedur Pengendalian Intern Piutang Usaha……………………………………………. 73
ii
BAB V1 KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………………….
77
6.1 Kesimpulan ……………………………………………………
77
6.2 Saran …………………………………………………………..
79
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………...
iii
80
Daftar Tabel Tabel 1.1 Perkembangan jumlah piutang dan piutang tak tertagih Astra Credit Companies cabang Makassar tahun 2007-2011 ……………………….. …… 5
Daftar Gambar Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran ……………………………………………………….
8
Daftar Lampiran Lampiran 1 Struktur Organisasi Astra Credit Companies Cabang Makassar ………………………………………………………………
82
Lampiran 2 Report Aging Schedule harian ARHO…………………………………
83
Lampiran 3 Report Aging Schedule Sales Officer…………………………………..
84
Lampiran 4 Report Aging Schedule Surveyor …………………………………………..
85
Lampiran 5 Report Aging Schedule kompre ……………………………………....
86
iv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Penjualan barang ataupun jasa merupakan sumber pendapatan perusahaan. Dalam melaksanakan penjualan kepada para konsumen, perusahaan dapat melakukannya secara tunai ataupun secara kredit. Sudah barang tentu perusahaan akan lebih menyukai transaksi penjualan yang dapat dilakukan secara tunai, karena perusahaan akan segera menerima kas dan kas tersebut dapat segera digunakan kembali untuk mendapatkan pendapatan selanjutnya. Di pihak lain, para konsumen umumnya lebih menyukai bila perusahaan dapat melakukan penjualan secara kredit, karena pembayaran dapat ditunda. Dalam kenyataannya, penjualan kredit pada kebanyakan perusahaan biasanya jauh lebih besar dari penjualan tunai. Dari penjualan kredit tersebut maka akan timbul akun piutang. Dalam perusahaan yang bergerak di bidang pembiayaan (finance), fokus utama perusahaan adalah melakukan penjualan secara kredit. Penjualan kredit tidak akan segera menghasilkan penerimaan kas. Tapi menimbulkan piutang kepada konsumen, atau yang biasa disebut dengan piutang usaha, dan barulah kemudian pada hari jatuh temponya, terjadi aliran kas masuk (cash flow) yang berasal dari pengumpulan piutang usaha tersebut.
2
Piutang usaha sebuah perusahaan pembiayaan merupakan bagian terbesar dari aktiva lancar serta menjadi salah satu bagian yang cukup besar dari total aktiva perusahaan. Menurut Iwan Setiawan (2010:199) Piutang usaha merupakan salah satu unsur terpenting dalam aktiva lancar karena biasanya hanya membutuhkan satu tahapan lagi untuk dikonversi menjadi kas. Oleh karena itu, pengendalian intern piutang ini sangat penting diterapkan. Kecurangan dalam suatu siklus kerja sangat mungkin terjadi sehingga dapat merugikan perusahaan. Kecurangan yang mungkin terjadi pada bagian piutang usaha adalah tidak mencatat pembayaran pada debitur dan mengantongi uangnya, menunda pencatatan piutang dengan melakukan cash lapping, melakukan pembukuan palsu atas mutasi piutang, dan lain sebagainya. Astra Credit Companies (ACC) merupakan salah satu anak perusahaan grup Astra Internasional yang bergerak dibidang pembiayaan mobil, baik itu pembiayaan mobil baru (new car) maupun pembiayaan mobil bekas (used car). Berdasarkan data yang diperoleh dari situs resmi Astra Credit Companies, secara nasional Astra Credit Companies (ACC) merupakan pembiayaan otomotif pertama dan salah satu perusahaan pembiayaan otomotif yang terbesar di Indonesia, hal ini didukung oleh fokus grup Astra Internasional yang menguasai lebih dari 50% pangsa pasar otomotif di Indonesia (ACCelerate, 2011). Di Sulawesi Selatan, Astra Credit Companies (ACC) memiliki dua kantor cabang yang berada di kota Makassar dan kota Pare-Pare. Astra Credit Companies Cabang Makassar berkantor di Jln. Jenderal Sudirman no. 68. Wilayah kerja Astra Credit Companies Cabang Makassar meliputi sebagian besar Sulawesi Selatan
3
dan Sulawesi Barat. Aktivitas usaha Astra Credit Companies Cabang Makassar adalah melakukan pembiayaan mobil dari semua jenis dan tipe mobil. Dalam hal ini penjualan perusahaan adalah pemberian kredit pemilikan mobil (KPM), sehingga Astra Credit Companies Cabang Makassar memiliki piutang usaha yang jumlahnya tergolong besar. Oleh karena itu, kebutuhan akan pengendalian intern terhadap piutang usaha merupakan hal yang wajib karena piutang usaha perusahaan menjadi urat nadi bagi perusahaan ini. Dalam melakukan aktivitas penagihan piutang kepada customer, selain melalui kolektor yang memang bertugas untuk menagih piutang, penagihan piutang dapat pula dilakukan oleh sales officer atau surveyor. Sales officer dan surveyor ini bertanggung jawab memantau pembayaran angsuran customer mereka dari angsuran pertama sampai angsuran keenam. Penagihan piutang usaha yang dilakukan oleh sales officer atau surveyor kepada customer untuk angsuran pertama hingga angsuran keenam sangat mungkin dilakukan penyimpangan. Penyimpangan tersebut berupa cash lapping. Sebelum tanggal jatuh tempo, sales officer atau surveyor melakukan penagihan. Uang yang telah diterima dari customer dikantongi. Biasanya perusahaan memberi jangka waktu 7 hari bagi customer setelah dilakukan penyerahan mobil. Jadi, selama 8 hari tersebut uang dimanfaatkan oleh sales officer
ataupun
surveyor sebelum diserahkan kepada teller. Kecurangan lain yang dapat terjadi dalam penagihan piutang adalah melalui pencatatan palsu pada lembar kuitansi, yakni data kuitansi yang diberikan
4
kepada customer tidak sama dengan rangkap kuitansi yang diserahkan kepada bagian piutang usaha. Apabila kecurangan ini terjadi terus menerus, maka akan sulit bagi masing-masing personil untuk mengingat tanggal jatuh tempo setiap konsumen, yang pada akhirnya meningkatkan jumlah piutang tak tertagih yang tentu saja sangat merugikan perusahaan. Pada penelitian pendahuluan yang telah dilakukan oleh peneliti, terdapat sejumlah piutang usaha yang sudah melewati tanggal jatuh tempo tetapi belum dilunasi oleh customer . Tunggakan (overdue) piutang usaha di Astra Credit Companies Cabang Makassar dibagi dalam beberapa range waktu, yaitu overdue dibawah 7 hari, Overdue di bawah 30 hari, overdue dibawah 60 hari dan overdue dibawah 120 hari. Tunggakan atau overdue ini jelas akan menyebabkan kerugian pada perusahaan dan mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. Berdasarkan data yang peneliti peroleh dari departemen piutang Astra Credit Companies Cabang Makassar, peneliti mendapatkan data perkembangan total jumlah piutang dan besaran piutang tak tertagih Astra Credit Companies Cabang Makassar selama lima tahun terakhir sebagai berikut: Tabel 1.1 Perkembangan jumlah piutang dan piutang tak tertagih Astra Credit Companies Cabang Makassar tahun 2007-2011 Jumlah Piutang tak tertagih (dalam rupiah) 2011 350.570.000.000 12.367.570.000 2010 356.000.000.000 12.050.000.000 2009 300.471.000.000 11.000.000.000 2008 342.000.000.000 7.065.000.000 2007 340.576.000.000 6.342.800.000 Sumber : Astra Credit Companies Cabang Makassar
Tahun
Jumlah Piutang (Dalam Rupiah)
Persentase piutang tak tertagih (%) 8,03 8,72 7,46 2,32 2,83
5
Berdasarkan tabel ini dapat dilihat bahwa persentase piutang tak tertagih Astra Credit Companies Cabang Makassar dari tahun 2007 sampai dengan tahun 2011 mengalami peningkatan meskipun pada tahun 2011 mengalami penurunan, tapi secara persentase penurunannya tidak signifikan. Untuk mengantisipasi terjadinya piutang tak tertagih ini, maka di departemen piutang Astra Credit Companies Cabang Makassar selain ada tim yang khusus bertugas untuk menagih piutang (collection), juga dibentuk tim yang disebut eks coll yang bertugas untuk mencari dan menemukan aset Astra Credit Companies (dalam hal ini mobil) yang sebelumnya dikredit oleh customer yang memiliki piutang tak tertagih di atas seratus hari. Setiap penarikan satu mobil dari customer, maka dibutuhkan biaya operasional sebesar Rp. 400.000 dan upah ex coll sebesar Rp 2.000.000 per 1 mobil tarikan. Hal ini jelas akan semakin menambah besar biaya operasional (operational expenses) perusahaan. Dari penjelasan di atas, peneliti tertarik untuk meneliti lebih jauh guna mengetahui bagaimana sebenarnya pengendalian intern piutang usaha yang diterapkan pada Astra Credit Companies Cabang Makassar, sehingga peneliti tertarik untuk mengangkat sebuah penelitian skripsi dengan judul : “Analisis Prosedur Pengendalian Intern Piutang Usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar”. 1.2 Perumusan Masalah Dalam
skripsi
ini
dititikberatkan
pada
bagaimana
pelaksanaan
pengendalian intern terhadap piutang usaha Astra Credit Companies Cabang
6
Makassar dengan mendasarkan rumusan masalah pada apakah pengendalian intern pada piutang usaha Astra Credit Companies Cabang Makassar sudah efektif dan sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian intern piutang usaha ? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah pengendalian intern yang telah dilakukan oleh Astra Credit Companies Cabang Makassar sudah efektif dan sesuai dengan prinsip-prinsip pengendalian intern piutang usaha. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi peneliti, perusahaan, serta pihak lain yang membaca hasil penelitian ini sebagai berikut : 1. Bagi peneliti, untuk menambah ilmu pengetahuan dan wawasan yang berkaitan dengan pengendalian intern terhadap piutang usaha. 2. Bagi Astra Credit Companies, sebagai bahan informasi bagi pihak manajemen mengenai pengendalian intern terhadap piutang usaha. 3. Bagi pihak lain, memberikan sumbangan wawasan terhadap penelitian akuntansi yang berhubungan dengan pengendalian intern terhadap piutang usaha. 1.5 Kerangka Pemikiran Aktifitas Astra Credit Companies adalah pembiayaan kredit mobil baru dan mobil bekas sehingga menyebabkan jumlah piutang usaha tinggi. Piutang
7
usaha tersebut harus berjalan lancar, dalam hal ini dapat ditagih sesuai dengan jangka waktunya. Agar hal ini dapat berjalan lancar, maka pengendalian intern terhadap piutang usaha harus dikelola dengan baik. Kerangka pemikiran di bawah ini menggambarkan bahwa pengelolaan piutang usaha dilakukan melalui pengendalian intern terhadap piutang usaha dengan mengacu pada model COSO, sehingga diharapkan dengan adanya pengendalian intern dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Gambar 1.1 kerangka pemikiran ASTRA CREDIT COMPANIES CABANG MAKASSAR
PENGENDALIAN INTERN: 1. Lingkungan Pengendalian 2. Penentuan resiko 3. Aktifitas Pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan atau Pemantuan
Piutang Usaha
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Piutang Usaha 2.1.1 Pengertian Piutang Usaha Piutang usaha (account receivable) timbul akibat adanya penjualan secara kredit agar dapat lebih banyak menjual produk barang dan jasa. Istilah piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya. Dalam kegiatan perusahaan yang normal, biasanya piutang akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari satu tahun sehingga digolongkan dalam aktiva lancar. Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan no. 1 (IAI:2007) suatu aktiva diklasifikasikan sebagai aktiva lancar, jika aktiva tersebut : a. Diperkirakan akan direalisasi atau dimiliki untuk dijual atau digunakan dalam jangka waktu siklus operasi normal perusahaan. b. Dimiliki untuk diperdagangkan atau untuk tujuan jangka pendek dan diharapkan akan direalisasikan dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan dari tanggal neraca atau c. Berupa kas atau setara kas yang penggunaannya tidak dibatasi. Piutang usaha menurut Iwan Setiawan (2010:199) adalah “segala bentuk tagihan atau klaim perusahaan kepada pihak lain yang pelunasannya dapat dilakukan dalam bentuk uang, barang, maupun jasa”. Menurut IFRS (International
Financial
Reporting Standart)
IAS
1
(Revised
2009)
10
Precentation of Financial Statement Account Receivable is amount owed to the company for services performed or products sold but not yet paid for. Sedangkan Kieso, dkk (2002:256) mendefinisikan piutang sebagai “Claims held against costumers and other for money, goods, or services.” Berdasarkan ketiga pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa piutang adalah klaim atas uang, barang, atau jasa kepada pelanggan atau pihak-pihak lainnya. Piutang usaha pada umumnya adalah kategori yang paling signifikan dari piutang dan merupakan hasil dari aktivitas normal perusahaan atau entitas, yaitu penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan. Piutang usaha dapat diperkuat dengan janji pembayaran tertulis secara formal dan diklasifikasikan sebagai wesel tagih (notes receivable). Piutang usaha umumnya merupakan jumlah yang material di neraca bila dibandingkan dengan piutang non usaha. Piutang non usaha timbul dari transaksi selain penjualan barang dan jasa kepada pihak luar, seperti misalnya piutang kepada karyawan, piutang penjualan saham, piutang klaim asuransi, piutang pengembalian pajak, piutang dividen dan bunga. Piutang non usaha biasanya disajikan secara terpisah. Jika piutang non usaha tersebut diharapkan akan tertagih dalam jangka waktu satu tahun, maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari satu tahun, maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar dan dilaporkan di bawah judul investasi.
11
Prinsip-prinsip akuntansi piutang usaha menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan no. 16 (IAI:2007) adalah : a. Piutang usaha disajikan dalam neraca sebesar netto, yaitu piutang usaha dikurangi penyisihan kerugian piutang b. Metode
penyisihan
kerugian
piutang
usaha
harus
dijelaskan
secukupnya c. Piutang usaha disajikan terpisah dengan piutang lain-lain d. Piutang usaha yang bersaldo kredit disajikan sebagai kewajiban lancar dalam akun uang muka penjualan e. Piutang usaha yang dijadikan jaminan harus dijelaskan Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) no. 43 (IAI:2007) tentang akuntansi anjak piutang dijelaskan bahwa pengungkapan piutang yang memadai harus dicantumkan dalam catatan atas laporan keuangan mengenai hal-hal sebagai berikut : a. Piutang usaha diakui sebagai kewajiban anjak piutang sebesar nilai piutang yang dialihkan. Selisih antara nilai piutang yang dialihkan dengan dana yang diterima ditambah retensi diakui sebagai beban bunga selama periode anjak piutang. b. Kewajiban anjak piutang disajikan dalam neraca sebesar nilai piutang yang dialihkan dikurangi retensi dan beban bunga yang belum diamortisasi.
12
2.1.2 Akuntansi Piutang Usaha Transaksi yang memengaruhi piutang usaha merupakan bagian dari siklus pendapatan. Siklus pendapatan tersebut adalah transaksi penjualan kredit barang dan jasa kepada pelanggan, transaksi retur penjualan, transaksi penerimaan kas dari debitur, dan transaksi penghapusan piutang. Transaksi-transaksi tersebut dicatat ke dalam jurnal sebagai berikut : a. Transaksi penjualan kredit barang dan jasa kepada pelanggan. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah : Piutang usaha
xxx
Penjualan
xxx
b. Transaksi retur penjualan. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah : Retur penjualan
xxx
Piutang usaha
xxx
c. Transaksi penerimaan kas dari debitur. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah : Kas
xxx
Piutang usaha
xxx
Pendapatan bunga
xxx
d. Transaksi penghapusan piutang. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah : Cadangan kerugian piutang Piutang usaha
xxx xxx
13
2.1.3 Penilaian Piutang Usaha Menurut Kieso, dkk (2002:260) semua piutang dinilai dalam jumlah yang mewakili nilai sekarang dari perkiraan penerimaan kas di masa datang. Oleh karena piutang usaha berjangka pendek, biasanya ditagih dalam jangka waktu 30 hingga 90 hari, bagi piutang jangka pendek yang dikenakan bunga, bunganya akan relatif lebih kecil dari jumlah piutangnya. Sebagai ganti dari penilaian piutang usaha pada nilai sekarang yang didiskontokan, piutang usaha dlaporkan sebagai nilai realisasi bersih (net realizable value), yaitu nilai kas yang diharapkan. Hal ini berarti bahwa piutang usaha harus dicatat sebagai jumlah bersih dari estimasi piutang tak tertagih dan potongan dagang. Tujuannya adalah untuk melaporkan piutang sejumlah klaim dari pelanggan yang benar-benar diperkirakan dapat diterima secara tunai. Menurut Warren, dkk (2001:327), terdapat dua metode akuntansi untuk mencatat piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih, yaitu : a. Metode penyisihan akuntansi (allowance method) Perusahaan-perusahaan besar pada umumnya menggunakan metode penyisihan untuk mengestimasi besarnya piutang tak tertagih. Metode ini mencatat beban atas dasar estimasi dalam periode akuntansi dimana penjualan kredit dilakukan, untuk mendapat penandingan yang tepat atas beban atau pendapatan serta untuk mendapatkan nilai tercatat yang tepat untuk piutang usaha. b. Metode penghapusan langsung (direct write method) Metode ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil, perusahaan-perusahaan yang tidak dapat menafsirkan piutang tertagih dengan tepat atau perusahaan yang lebih banyak melakukan transaksi penjualan tunai maka jumlah piutang tak tertagih biasanya kecil. Dalam metode ini beban piutang tak tertagih tidak dicatat sampai piutang tersebut diputuskan tidak akan tertagih lagi sehingga akun penyisihan dan ayat jurnal penyesuaian tidak diperlukan pada akhir periode.
14
2.2 Konsep Pengendaian Intern 2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern Pengendalian intern merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Demikian pula dunia usaha mempunyai perhatian yang makin meningkat terhadap pengendalian intern. Sawyers (2005:58) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh aktivitas dewan komisaris, manajemen atau pegawai lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan yang wajar tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : a. Kehandalan pelaporan keuangan b. Efektivitas dan efisiensi operasi c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Menurut Hery (2011:87) sistem pengendalian intern terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan kepastian yang layak bagi manajemen, bahwa perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen memiliki tiga tujuan umum dalam merancang sistem pengendalian intern yang efektif, yaitu keandalan pelaporan keuangan, efisiensi, dan efektivitas operasi serta ketaatan pada hukum dan peraturan. Sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2006:167) meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern pada hakikatnya adalah suatu mekanisme yang didesain untuk menjaga (preventif), mendeteksi (detektif), dan memberikan mekanisme
15
pembetulan (korektif) terhadap potensi terjadinya kesalahan (kekeliruan, kelalaian, error) maupun penyalahgunaan (kecurangan, fraud). Menurut Mc Leod dan George (2008:67) yang diterjemahkan oleh Ali akbar dan Afia Fitriani, pengendalian intern dapat dibedakan dalam berbagai sudut pandang, yaitu : a. Preventif controls, yaitu pengendalian intern yang dirancang dengan maksud untuk mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan dan penyalahgunaan. Contoh jenis pengendalian ini ialah desain formulir yang baik, itemnya lengkap, mudah diisi, serta user training atau pelatihan kepada orang-orang yang berkaitan dengan input sistem, sehingga mereka tidak melakukan kesalahan. b. Detection control, adalah pengendalian yang didesain dengan tujuan agar apabila data direkam/dikonversi dari media sumber untuk ditransfer ke sistem computer dideteksi bila terjadi kesalahan (maksudnya tidak sesuai dengan kriteria yang ditetapkan). Contoh jenis pengendalian ini adalah misalnya jika seseorang mengambil uang di atm, maka seharusnya program computer mendeteksi jika dana tidak cukup, atau saldo minimum tidak mencukupi, atau melebihi jumlah maksimal yang diijinkan untuk pengambilan tiap harinya. c. Corrective control, ialah pengendalian yang sifatnya jika terdapat data yang sebenarnya error tetapi tidak terdeteksi oleh detection control , atau data yang error yang terdeteksi oleh program validasi, harus ada prosedur yang jelas tentang bagaimana melakukan pembetulan terhadap data yang salah dengan maksud untuk mengurangi kemungkinan kerugian kalau kesalahan/penyalahgunaan tersebut sudah benar-benar terjadi. 2.2.2 Prinsip Dasar Pengendalian Intern Menurut Sanyoto (2007:250), ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian internal bagi suatu entitas organisasi atau perusahaan : a. Sistem pengendalian intern merupakan management responsibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian intern suatu entitas organisasi/perusahaan adalah
16
manajemen, lebih tegasnya lagi adalah top manajemen/direksi), karena dengan sistem pengendalian intern yang baik itulah top manajemen dapat mengharapkan kebijakannya dipatuhi, aktiva atau harta perusahaan dilindungi, dan penyelenggaraan pencatatan berjalan baik. a. Top manajemen bertanggung jawab menyusun sistem pengendalian intern, tentu saja dilaksanakan oleh para stafnya. Dalam penyusunan tim yang akan ditugaskan untuk merancang sistem pengendalian intern, harus dipilih anggotanya dari para ahli, termasuk yang berkaitan dengan teknologi informasi (mengingat saat ini sistem lazimnya dibuat berbasiskan teknologi informasi). b. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar, dan dapat diterapkan pada semua perusahaan pada umumnya (tidak boleh jika hanya berlaku untuk satu perusahaan saja, melainkan harus ada hal-hal yang bersifat dasar yang berlaku umum). c. Sifat sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang kita desain adalah yang paling optimal. Sistem pengendalian intern yang paling baik ialah bukan yang paling maksimal, apalagi harus dipertimbangkan cost benefitnya. d. Sistem pengendalian intern mempunyai keterbatasan-keterbatasan atau constraints, misalnya adalah sebaik-baik control tetapi kalau para pegawai yang melaksanakannya tidak cakap, atau kolusi, maka tujuan pengendalian internal itu mungkin tidak tercapai. e. Sistem pengendalian intern harus selalu dan terus menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan, dengan perkembangan kondisi dan teknologi. Menurut Alvin (2001:290), terdapat empat konsep dasar yang mendasari telaah atas struktur pengendalian intern dan penetepan risiko pengendalian, diantaranya tanggung jawab manajemen, kepastian yang wajar, keterbatasan yang melekat (inhern), dan metode pengendalian data. a. Tanggung jawab manajemen Manajemen, dan bukan auditor yang harus menyusun dan memonitor struktur pengendalian internnya. Konsep ini sesuai dengan ketentuan yang menyatakan bahwa manajemen, dan bukan auditor yang bertanggung jawab dalam menyusun laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. b. Kepastian yang wajar Suatu perusahaan harus mengusahakan struktur pengendalian intern yang memberikan kepastian yang wajar tetapi bukan mutlak, bahwa laporan keuangannya telah disajikan dengan wajar. Struktur pengendalian intern disusun oleh manajemen setelah mempertimbangkan baik biaya maupun manfaat pengendalian tersebut. Seringkali, manajemen enggan untuk
17
menerapkan sistem pengendalian yang ideal karena biayanya mungkin terlalu tinggi. Sebagai contoh, auditor tidak selayaknya mengharapkan manajemen dari perusahaan kecil untuk mempekerjakan beberapa personil tambahan pada bagian akuntansi bila hanya untuk perbaikan kecil saja pada penyediaan data akuntansi yang lebih terhandalkan. Adakalanya, jauh lebih murah jika auditor menyelenggarakan pemeriksaan yang lebih luas daripada harus mengeluarkan biaya pengendalian intern yang tinggi. c. Keterbatasan yang melekat (inhern) Struktur pengendalian intern tidak dapat dianggap sepenuhnya efektif, meskipun telah dirancang dan disusun dengan sebaik-baiknya. Bahkan, meskipun sistem yang ideal telah dirancang, keberhasilannya tetap bergantung pada kompetensi dan kehandalan oleh pelaksananya. Sebagai contoh, misalkan prosedur penghitungan persediaan telah disusun dengan seksama dan dibutuhkan dua orang karyawan yang harus menghitung secara terpisah. Apabila kedua karyawan yang bertugas tidak memahami petunjuk-petunjuk yang mereka terima, atau keduanya bekerja ceroboh, penghitungan persediaan itupun cenderung tidak benar. Bahkan apabila hasil penghitungan itu benar, manajemen mungkin mengabaikan prosedurnya dan memerintahkan karyawannya untuk menaikkan jumlah perhitungan barang-barang yang telah dibuat, untuk menaikkan laba yang dilaporkan. Sama halnya bila karyawan yang bersangkutan, mungkin dengan sengaja menaikkan jumlah perhitungannya untuk menutupi pencurian barang-barang tersebut oleh salah seorang atau keduanya.Inilah yang disebut persekongkolan (collusion). Karena keterbatasan yang melekat pada struktur pengendalian tersebut dan arena auditor tidak dapat mengharapkan kepastian yang wajar dari keefektifannya, maka kepercayaan tidak dapat sepenuhnya diletakkan pada beberapa tingkat risiko pengendalian. Karena itu, untuk merancang sistem pengendalian intern yang efektif, auditor harus memperoleh bukti audit yang cukup dalam menguji pengendalian intern. Selalu ada kemungkinan bahwa sistem pengendalian tidak dapat melacak seluruh kesalahan yang material. d. Metode pengolahan data Konsep pengendalian intern berlaku sama dengan sistem maupun manual komputerisasi (EDP). Terdapat perbedaan besar antara sistem manual yang sederhana bagi sebuah perusahaan kecil dan sistem EDP yang sangat rumit untuk perusahaan industri bertaraf internasional. Meskipun demikian, tujuan pengendalian intern adalah sama. 2.2.3 Tujuan Pengendalian Intern Tujuan pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization) (Moeller 2009:25) adalah :
18
a. To provide realible data, included : 1. Completeness, input/process/output 2. Accuracy, input/process/input 3. Uniqueness 4. Reasonableness 5. Errors are detected b. To encourage adherence to prescribed accounting policies, included: 1. Timeleness : captired/enter/process 2. Valuation : calculation, summary, etc 3. Classification c. To safeguard assets and records, included : 1. Transaction authorized 2. Distribution of output 3. Validity, no nonvalid data processed 4. Security of data and records Tujuan pertama dirancangnya pengendalian intern dari segi pandang manajemen ialah untuk dapat diperolehnya data yang dapat dipercaya, yaitu data yang lengkap, akurat, unik, reasonable, dan kesalahan-kesalahan data dideteksi. Tujuan berikutnya adalah dipatuhinya kebijakan akuntansi, yang akan dicapai jika data diolah tepat waktu, penilaian, klasifikasi dan pisah batas waktu transaksi akuntansi tepat. Tujuan selanjutnya ialah pengamanan asset, yaitu dengan adanya otorisasi, distribusi output, data valid dan diolah serta disimpan secara aman. Tujuan dirancangnya sistem pengendalian intern dari cara pandang terkini dan yang sudah mencakup lingkup yang lebih luas pada hakekatnya adalah untuk melindungi harta milik perusahaan, mendorong kecermatan dan kehandalan data dan pelaporan akuntansi, meningkatkan efektifitas dan efisiensi usaha, serta mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan dan aturan-aturan yang ada.
19
a. Pencatatan Pengolahan data dan penyajian informasi yang dapat dipercaya pimpinan hendaklah memiliki informasi yang benar/tepat dalam rangka melaksanakan kegiatannya. Mengingat bahwa berbagai jenis informasi digunakan untuk bahan mengambil keputusan sangat penting artinya, karena itu suatu mekanisme
atau sistem yang dapat
mendukung penyajian informasi yang akurat sangat diperlukan oleh pimpinan perusahaan. b. Mengamankan aktiva perusahaan Pengamanan
atas
berbagai
harta
benda
termasuk
catatan
pembukuan/file/database semakin penting dengan adanya computer. Data/informasi yang begitu banyaknya yang disimpan di dalam media computer seperti disket dan USB dapat dirusak apabila tidak diperhatikan pengamanannya. c. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasional Pengawasan dalam suatu organisasi merupakan alat untuk mencegah penyimpangan tujuan/rencana organisasi, menghindari pemborosan dalam setiap segi perusahaan dan mengurangi setiap jenis penggunaan sumber-sumber yang ada secara tidak efisien. d.
Mendorong pelaksanaan kebijakan dan peraturan Manajemen menyusun kebijakan dan peraturan yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern berarti
20
memberikan jaminan yang layak bahwa kesemuanya itu telah dilaksanakan oleh karyawan perusahaan. Tujuan
pengendalian intern harus dilihat hubungannya dengan
orang/individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus dirancang sedemikian rupa sehingga para pegawai dapat merasakannya sendiri dan yakin bahwa pengendalian intern bertujuan mengurangi kesulitan-kesulitan dalam operasi organisasi, melindungi organisasi, merupakan persyaratan dalam upaya tercapainya tujuan, dan dengan demikian mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah digariskan. Suatu pengendalian intern yang baik dalam perusahaan akan memberikan keuntungan yang sangat berarti bagi perusahaan itu sendiri, karena : a. Dapat memperkecil kesalahan-kesalahan dalam penyajian data akuntansi, sehingga akan menghasilkan laporan yang benar. b. Melindungi atau membatasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan penggelapan-penggelapan c. Kegiatan organisasi akan dapat dilaksanakan dengan efisien. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan. e. Tidak memerlukan detail audit dalam bentuk pengujian subtantif atas bahan bukti/data perusahaan yang cukup besar oleh akuntan publik. Jika sistem pengendalian intern suatu perusahaan cukup baik dan auditor cukup puas dalam melakukan test of control, maka pengujian subtantif dapat dilakukan dengan sekecil mungkin jumlah bukti/data dari suatu teknik
21
sampling. Dengan demikian, kegiatan audit tidak memerlukan biaya yang terlalu besar. Tujuan didesainnya sistem pengendalian intern khusus (atau tambahan) bagi sistem berbasis computer adalah untuk membantu manajemen dalam mencapai pengendalian intern menyeluruh, termasuk kegiatan manual di dalamnya, kegiatan dengan alat mekanis, maupun yang terkait dengan pemrosesan data berbasis computer (teknologi informasi). Sistem pengendalian tersebut dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain/karyawan perusahaan atau seluruh anggota suatu organisasi, dan didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian-pencapaian tujuan di atas. Berbagai jenis transaksi dalam sistem informasi akuntansi, jenis kesalahan pencatatan dapat terjadi. Sebagai contoh, transaksi pembayaran upah/gaji dapat terjadi kesalahan kalau jam kerja yang salah dibebankan ke dalam kartu pencatat waktu atau pembayaran gaji bruto didebet ke dalam nomor perkiraan yang salah dalam jumlah pembayaran gaji. Prosedur pencatatan transaksi menurut Sanyoto (2007:262) : a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (validitas). Suatu sistem tidak dapat memberikan transaksi-transaksi fiktif dan yang sebenarnya tidak terjadi dalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya. b. Setiap transaksi diotorisasikan dengan tepat (otorisasi). Kalau transaksi yang tidak dapat diotorisasi terjadi, hal ini dapat mengakibatkan adanya transaksi yang curang, dan juga dapat mengakibatkan pemborosan atau pengrusakan terhadap aktiva perusahaan. c. Setiap transaksi yang terjadi dicatat (kelengkapan). Setiap prosedur yang dimiliki klien harus memberikan pengendalian untuk mencegah penghilangan setiap transaksi dari catatan. d. Setiap transaksi dinilai dengan tepat (penilaian). Sistem yang memadai selalu disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam
22
penghitungan dan recording tiap transaksi pada berbagai langkahlangkah proses pencatatan. e. Setiap transaksi diklasifikasikan dengan tepat (klasifikasi). Klasifikasi akun/perkiraan yang tepat, sesuai dengan kode perkiraan klien, harus ditetapkan dalam jurnal kalau laporan keuangannya dinyatakan dengan tepat. Klasifikasi ini juga mencakup berbagai kategori seperti divisi dan hasil produk. f. Setiap transaksi dicatat pada waktu yang tepat (ketetapan waktu). Pencatatan setiap transaksi baik sebelum atau sesudah saat terjadinya, selalu menimbulkan kemungkinan adanya kelalaian untuk mencatatnya atau pencatatannya terjadi pada akhir periode maka laporan keuangan akan mengandung kesalahan. g. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat ke dalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar posting & ikhtisar. Dalam beberapa keadaan, masing-masing transaksi diikhtisarkan (dirangkum menjadi satu) dan dijumlahkan sebelum dicatat ke dalam jurnal yang bersangkutan. Lalu jurnal tersebut diposting ke dalam buku besar, dan buku besar tersebut diikhtisarkan lagi dan digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Selain metode yang digunakan untuk memasukkan setiap transaksi ke dalam catatan tambahan selalu dibutuhkan untuk memastikan bahwa pengikhtisaran tersebut adalah benar. 2.2.4 Keterbatasan Pengendalian Intern Perlu diingat bahwa sistem pengendalian intern yang terbaik adalah bukan struktur pengendalian yang seketat mungkin secara maksimal, sistem pengendalian intern juga mempunyai keterbatasan-keterbatasan. Menurut Boynton, dkk (2002:376) keterbatasan atau kelemahan yang melekat pada sistem pengendalian intern antara lain : a. Kesalahan dalam pertimbangan Kadang-kadang, manajemen dan personel lainnya dapat melakukan pertimbangan yang buruk dalam membuat keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas rutin karena prosedur lainnya. b. Kemacetan Kemacetan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi karena personel salah memahami instruksi atau membuat kekeliruan akibat kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. Perubahan sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi pada terjadinya kemacetan.
23
c. Kolusi Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga tidak dapat dideteksi oleh pengendalian intern (misalnya, kolusi antara tiga karyawan mulai dari departemen personel, manufaktur, dan penggajian untuk membuat pembayaran kepada karyawan fiktif, atau skedul pembayaran kembali antara seorang karyawan dalam departemen pembelian dan pemasok atau antara seorang karyawan di departemen penjualan dengan pelanggan). d. Penolakan manajemen Manajemen dapat mengesampingkan kebijakan atau prosedur tertulis untuk tujuan tidak sah seperti keuntungan pribadi atau presentasi mengenai kondisi keuangan suatu entitas yang dinaikkan atau status ketaatan (misalnya, menaikkan laba yang dilaporkan untuk menaikkan pembayaran bonus atau nilai pasar dari saham entitas, atau menyembunyikan pelanggaran dari perjanjian hutang atau ketidaktaatan terhadap hukum dan peraturan). Praktik penolakan (override) termasuk membuat penyajian salah dengan sengaja kepada auditor dan lainnya seperti menerbitkan dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif. e. Biaya versus manfaat Biaya pengendalian intern suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan untuk diperoleh. Karena pengukuran yang tepat baik dari biaya dan manfaat biasanya tidak memungkinkan, manajemen harus membuat baik estimasi kuantitatif maupun kualitatif dalam mengevaluasi hubungan antara biaya dan manfaat. Menurut Hery (2011:103) Faktor manusia adalah faktor yang penting sekali dalam setiap pelaksanaan sistem pengendalian intern. Sebuah sistem pengendalian intern yang baik akan dapat menjadi tidak efektif oleh karena adanya karyawan yang kelelahan, ceroboh, atau bersikap acuh tak acuh. Demikian juga halnya dengan kolusi, dimana kolusi ini akan dapat secara signifikan mengurangi keefektifan sebuah sistem dan mengeliminasi proteksi yang ditawarkan dari pemisahan tugas. Belum lagi adanya sebuah pandangan umum yang mengatakan bahwa pada prinsipnya di dunia ini tidak ada sesuatu yang sempurna, termasuk sistem pengendalian intern yang dijalankan perusahaan. 2.3 Konsep Pengendalian Intern Piutang Usaha Menurut COSO Suatu komite yang diorganisir oleh lima organisasi profesi yaitu IIA, AICPA, IMA, FEI, dan AAA pada bulan oktober 1987 menghasilkan kajian yang dinamakan COSO framework of internal control. Pada tahun 1992 COSO
24
mengeluarkan definisi
tentang pengendalian intern, COSO memandang
pengendalian intern merupakan rangkaian tindakan yang menembus seluruh organisasi. COSO juga membuat jelas bahwa pengendalian intern berada dalam proses manajemen dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan monitoring (Boynton 2003:379). Terdapat lima komponen pengendalian intern
menurut COSO, yaitu
lingkungan pengendalian, penentuan risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pengawasan atau pemantauan. a. Lingkungan pengendalian Komponen ini meliputi sikap manajemen disemua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep pengendalian secara khusus. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi, juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen. Kode etik merupakan upaya yang dapat dilakukan oleh entitas atau perusahaan dalam mendorong efektifnya pengendalian intern. Kode etik merupakan standar aturan mengenai etika yang harus dijalankan oleh entitas. Implementasi dari kode etik ini akan sangat efektif jika memenuhi dua syarat, yaitu pertama, entitas perlu menyatakan secara spesifik kepada karyawan mengenai kode etik yang mereka jalankan. Syarat kedua, agar kode etik ini bisa berjalan secara efektif adalah perlu adanya dukungan dari tim manajemen puncak. Tanpa ada dukungan dari manajemen puncak, kode etik ini akan sulit untuk diimplementasikan.
25
Kompetensi adalah skill atau kecakapan yang dimiliki oleh seseorang sebagai modal dalam melaksanakan tugas atau kewajiban serta kemampuan bersaing dalam mencapai tujuan. Integritas adalah suatu sikap dalam menyatakan keinginan atau kehendak, kejujuran dan keikhlasan serta perbuatan antara orang-orang yang memiliki satu tujuan yang sama. Kompetensi dan integritas merupakan dua sikap yang harus dimiliki oleh setiap personil dalam suatu entitas. Tanpa kedua sikap tersebut, perusahaan akan sangat sulit mencapai tujuannya. b. Penentuan risiko Penentuan risiko merupakan hal yang penting bagi manajemen. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian operasi bekerja secara harmonis .Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal. Penentuan
risiko
merupakan
tanggung
jawab
yang
tidak
terpisahkan (integral) dan terus menerus dari manajemen. Dikatakan integral, karena manajemen tidak dapat menetapkan tujuan dan dengan mudah mengasumsikan bahwa tujuan tersebut akan tercapai. Banyak hambatan atau risiko yang datang, baik dari dalam maupun dari luar entitas. Risiko kredit adalah risiko tidak terbayarnya kredit yang telah diberikan kepada para pelanggan. Sebelum perusahaan memutuskan untuk
26
menyetujui permintaan atau penambahan kredit oleh para pelanggan, perlulah mengadakan evaluasi risiko kredit dari para pelanggan tersebut. Menilai risiko kredit, cedit manager harus mempertimbangkan berbagai faktor yang menentukan besar kecilnya kredit tersebut. Pada umumnya bank atau perusahaan dalam mengadakan penilaian risiko kredit terhadap debitur adalah dengan memerhatikan lima “C”. lima “C” tersebut adalah character, capacity, collateral, capital dan conditions. Character, menunjukkan kemungkinan atau profitabilitas dari pelanggan untuk secara jujur memenuhi kewajibannya. Faktor ini sangat penting, karena setiap transaksi kredit mengandung kesanggupan untuk membayar. Capacity, adalah pendapat subyek mengenai kemampuan dari pelanggan, ini diukur dengan record diwaktu yang lalu, disertai dengan observasi fisik (survey) pada rumah dan kantor maupun usaha dari calon debitur. Capital, diukur oleh posisi financial pelanggan secara umum, dimana hal ini ditunjukkan oleh analisa ratio financial, yang khususnya ditekankan “tangible net worth” dari perusahaan. Collateral, dicerminkan oleh aktiva dari langganan yang diikatkan, atau dijadikan jaminan bagi keamanan kredit yang diberikan kepada pelanggan tersebut. Condition, menunjukkan pengaruh langsung dari trend ekonomi pada umumnya terhadap perusahaan yang bersangkutan atau perkembangan khusus dalam suatu bidang ekonomi tertentu yang mungkin mempunyai efek terhadap kemampuan pelanggan untuk memenuhi kewajibannya.
27
Setelah diuraikan berbagai faktor yang harus diperhatikan dalam penilaian risiko kredit, maka selanjutnya perlu bagi perusahaan untuk mengambil langkah-langkah tertentu di dalam usaha untuk memperkecil risiko tidak terbayarnya piutang dengan mengadakan penyaringan atau seleksi terhadap para pelanggan atau debitur. 1. Dibentuknya unit kerja atau seksi yang khusus ditugaskan mengurus piutang. Tugas pokok dari unit kerja ini meliputi kegiatan di bawah ini: a. Mencari langganan potensial yang dapat diberikan kredit b. Menyeleksi calon debitur c. Membukukan transaksi kredit yang terjadi d. Melakukan penagihan piutang e. Membukukan transaksi kredit/piutang f. Menyusun dan mengklasifikasi piutang overdue berdasarkan umurnya masing-masing g. Membuat analisa dan evaluasi piutang sebagai salah satu bentuk investasi h. Menyusun dan memperkirakan arus kas masuk dari piutang i. Membuat laporan tentang pengelolaan piutang bagi para pengambil kebijakan tentang piutang 2. Digariskannya kebijakan piutang yang jelas untuk dapat digunakan sebagai pedoman bagi unit kerja yang mengurusi piutang. Kebijakan ini meliputi kegiatan di bawah ini : a. Penentuan plafon kredit untuk berbagai jenis atau tingkatan debitur
28
b. Penentuan jangka waktu kredit c. Pedoman melakukan seleksi calon debitur berdasarkan lima “C” d. Penentuan jumlah piutang ragu-ragu maksimal yang dapat dibenarkan sebagai dasar penentuan besarnya cadangan piutang ragu-ragu e. Penentuan
jumlah
anggaran
yang
digunakan
untuk
mengadministrasi piutang 3. Penentuan kriteria untuk mengukur efisiensi pengelolaan piutang. Berbagai kriteria yang dapat digunakan sebagai indikator pengelolaan piutang : a. Tingkat perputaran piutang b. Persentase piutang tak tertagih yang sebenarnya. Tingkat persentase ini perlu dibandingkan dengan rata-rata piutang tak tertagih untuk industri ataupun usaha lain yang sejenis. Selama tingkat persentase ini relatif sebanding, maka efisiensi pengelolaan piutang oleh perusahaan masih dianggap dalam batas kewajaran. Bilamana persentase ini melebihi industri atau usaha lain yang sejenis, maka perlu dilakukan penganalisaan khusus untuk mengetahui sebab-sebab secara jelas. 4. Usia piutang rata-rata. Daftar piutang yang ada dikelompokkan berapa persen dari piutang masih dalam batas waktu piutang yang seharusnya, berapa persen satu bulan terlambat/dua bulan terlambat/tiga bulan terlambat dan sebagainya. Cara ini dapat diperkirakan berapa dari
29
piutang outstanding sebenarnya masih memiliki nilai ekonomis sebagai kekayaan dan berapa yang seharusnya perlu diragukan atau bahkan perlu dihapuskan. Kemudian dapat dipisahkan kelompok debitur yang masih bonafit, kelompok yang perlu memperoleh perhatian
yang
lebih
seksama,
kelompok
yang
memerlukan
penanganan secara khusus, dan kelompok yang seharusnya dihapuskan dari daftar debitur. 5. Biaya pengelolaan setiap Rp. 1.000.000 juta piutang. Piutang sebagai salah satu bentuk investasi menimbulkan biaya berupa: 1. Biaya modal 2. Biaya administrsi piutang 3. Biaya yang berupa piutang tak tertagih c. Aktivitas pengendalian Komponen
ini
mencakup
aktivitas-aktivitas
yang
dulunya
dikaitkan dengan konsep pengendalian internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian,
rekonsiliasi,
karyawan
kompeten
dan
jujur,
pemeriksaan internal dan audit internal. Aktivitas-aktivitas ini harus dievaluasi resikonya untuk organisasi secara keseluruhan. Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tugas kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
30
Menurut Mulyadi (2006:156), prosedur pemisahan tugas dalam rangka memenuhi aktivitas pengendalian harus memenuhi syarat antara lain : 1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasional dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer. Fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. 2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahap suatu transaksi. Untuk melaksanakan transaksi yang berhubungan dengan piutang usaha misalnya, fungsi-fungsi yang dibentuk adalah fungsi akuntansi, fungsi penerimaan, fungsi penjualan, dan sebagainya. Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk mendeteksi kesalahan dan kecurangan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang.Transaksi yang terjadi dalam suatu organisasi harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otrisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat akuntansi
31
dengan tingkat ketelitian dan kehandalannya yang tinggi. Dengan demikian, sistem otorisasi, akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah faktur penjualan, bukti kas masuk, memo kredit dan bukti memorial. 1. Faktur penjualan. Dalam pencatatan piutang usaha, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang usaha dari transaksi penjualan kredit dimasukkan dalam jurnal penjualan. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai
dokumen
pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Bukti kas masuk, dalam pencatatan piutang usaha, bukti kas masuk ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang usaha dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur yang dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan kas. 3. Memo kredit. Dalam pencatatan piutang usaha, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan yang dimasukkan ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan, dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh
32
bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan. 4. Bukti memorial. Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum dan kartu piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang usaha yang tidak dapat ditagih lagi. d. Informasi dan komunikasi Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi pengendalian internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian dan untuk mengelola operasinya. Menurut
Saefullah
(2006:295),
komunikasi
adalah
proses
seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tidak tersedia. e. Pengawasan dan pemantauan Pengawasan atau pemantauan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan
manajemen
pengendalian.
Menurut
Saefullah
(2006:297)
“pengawasan merupakan proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
33
pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan”. Faktor-faktor yang mempengaruhi investasi dalam piutang menurut Riyanto (2007:85) : 1. Volume penjualan kredit Makin besar proporsi penjualan kredit dari keseluruhan penjualan memperbesar jumlah investasi dalam piutang. Makin besarnya volume penjualan kredit setiap tahunnya berarti bahwa perusahaan itu harus menyediakan investasi yang lebih besar lagi dalam piutang.Makin besarnya jumlah piutang berarti makin besar pula risiko, tetapi bersamaan dengan itu memperbesar pula profitability. 2. Syarat pembayaran penjualan kredit Syarat pembayaran penjualan kredit dapat bersipat ketat atau lunak. Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat berarti bahwa perusahaan lebih mengutamakan keselamatan kredit dari pada pertimbangan profitabilitas. Syarat yang ketat misalnya dalam bentuk batas waktu pembayarannya yang pendek, pembebanan bunga yang berat pada pembayaran piutang yang terlambat. 3. Ketentuan tentang pembatasan kredit Dalam penjualan kredit, perusahaan dapat menetapkan batas maksimal atau plafon bagi kredit yang diberikan pada langganaannya. Makin tinggi plafon yang ditetapkan bagi masing-masing langganan berarti makin besar pula dana yang diinvestasikan dalam piutang. Demikian pula ketentuan mengenai siapa yang akan diberikan kredit. Makin selektif para langganan yang diberikan kredit akan memperkecil jumlah investasi dalam piutang. 4. Kebijaksanaan dalam mengumpulkan piutang Perusahaan dapat menjalankan kebijakannya dalam mengumpulkan piutang secara aktif ataupun pasif. Perusahaan yang menjalankan kebijakan secara aktif ataupun pasif. Perusahaan yang menjalankan kebijakan secara aktif dalam pengumpulan piutang akan mempunyai pengeluaran uang yang lebih besar untuk membiayai aktivitas pengumpulan piutang tersebut dibandingkan dengan perusahaan lain yang menjalankan kebijakan secara pasif. Perusahaan yang disebutkan terdahulu kemungkinan akan mempunyai investasi dalam piutang yang lebih kecil daripada perusahaan yang disebutkan kemudian.
34
5. Kebiasaan membayar dari para langganan Ada sebagian langganan yang mempunyai kebiasaan untuk membayar dengan menggunakan kesempatan mendapatkan cash discount, dan ada sebagian lagi yang tidak menggunakan kesempatan tersebut. Kebiasaan para langganan untuk membayar dalam cash discount period, atau sesudahnya akan mempunyai efek terhadap besarnya investasi dalam piutang. Apabila sebagian besar langganan membayar dalam waktu selama discount period, maka dana yang tertanam dalam piutang akan lebih cepat bebas, yang ini berarti makin kecilnya investasi dalam piutang.
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Lokasi dan Jadwal Penelitian Penelitian dilakukan pada
Astra Credit Companies Cabang Makassar
yang beralamat di Jalan Jend. Sudirman no. 68 Makassar. Penelitian dimulai pada bulan Maret-Mei 2012. 3.2 Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder 1. Data primer, berupa data yang diperoleh langsung dari perusahaan melalui wawancara dengan manajer cabang, kepala bagian piutang, dan karyawan yang terkait langsung dengan objek yang diteliti, dan kegiatan observasi yang kemudian akan diolah peneliti. 2. Data sekunder, berupa data yang dikumpulkan melalui catatan dokumen resmi perusahaan dan data yang telah diolah seperti sejarah singkat perusahaan, memo internal, struktur organisasi, dan report aging schedule.
36
3.3
MetodePengumpulan Data Untuk memperoleh data-data yang perlu diuji kebenarannya, relevan dan
lengkap dalam penelitian ini, maka metode pengumpulan data dan informasi yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Studi dokumentasi, yakni melalui pencatatan dan fotocopy data yang diperlukan. Seperti pencatatan hasil wawancara dan foto copy Report Aging Schedule. 2. Teknik wawancara, yakni dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dengan objek penelitian. Seperti wawancara dengan manajer cabang (branch manager), kepala bagian operasional (operation head), kepala bagian piutang, bendahara perusahaan, sales officer dan ARHO 3. Tekni observasi, yakni dengan melakukan pengamatan terhadap kegiatan ataupun prosedur kerja yang berhubungan dengan objek penelitian. Seperti prosedur penginputan data. prosedur survey, prosedur penagihan piutang, dan prosedur penarikan kendaraan. 3.4
Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian berbentuk deskriptif. Penelitian berbentuk deskriptif adalah penelitian dengan pendekatan spesifik untuk mengungkapkan fakta dalam hubungan sebab akibat, bersifat eksploratif untuk mencari keterangan apa sebab terjadinya
37
masalah dan bagaimana memecahkannya. Akan tetapi, sifatnya hanyalah mendalam pada satu unit peristiwa. 3.5
Metode Analisis Data Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah metode analisis dengan terlebih dahulu mengumpulkan data yang ada kemudian diklarifikasi, dianalisis, selanjutnya diinterpretasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti.
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4.1 Sejarah Singkat dan Perkembangan Perusahaan Astra Credit Companies
adalah salah satu perusahaan pembiayaan
terbesar dan terpercaya yang sudah berdiri sejak tahun 1982. Dengan misi utama menunjang penjualan produk astra di bidang automobile, manajemen Astra sepakat untuk mendirikan lembaga pembiayaan yang pada awalnya diberi nama PT. Raharja Sedaya. PT. Raharja Sedaya ini merupakan cikal bakal Astra Credit Companies. PT. Raharja Sedaya berdiri berdasarkan notaris hukum pada tanggal 15 Juli 1982 dan mulai beroperasi dalam bidang consumer finance pada tahun 1983. Pada saat itu konsumen cenderung membeli barang secara kredit, karena meningkatnya
harga
barang-barang
yang
tidak
seimbang
dengan
pendapatan/penghasilan masyarakat. PT. Raharja Sedaya adalah pelopor dibidang consumer finance sehingga dari tahun ke tahun semakin banyak perusahaan yang terjun dibidang kredit kendaraan bermotor. Kunci keberhasilan PT. Raharja Sedaya saat itu adalah hubungan baik yang terjalin dengan dealer atau showroom kendaraan bermotor. Seiring dengan perkembangan perusahaan yang bergerak di consumer finance muncul pula beberapa perusahaan sejenis di Astra Grup karena :
41
a. Limitation funding, pinjaman yang diberikan kepada perusahaan terbatas. b. Organization control, batas pengawasan jaringan kerja yang efektif bagi suatu organisasi. c. Nation wide retail to end user. Dimaksud adalah jaringan dapat lebih luas menyebar ke seluruh Indonesia. Pada tahun 1990, PT. Raharja Sedaya berubah menjadi PT. Astra Sedaya Finance (ASF). Selama perjalanan bisnis PT. Astra Sedaya Finance, beberapa kali terjadi perubahan dalam struktur kepemilikan saham. Pada tahun 1992, PT. General Electric Services masuk sebagai salah satu pemilik PT. Astra Sedaya Finance selain PT.Astra International, tbk. Yang berafiliasi dengan PT. Raharja Sedaya digabungkan dalam satu manajemen di bawah brand “ACC yaitu Astra Credit Company” dengan logo orang senyum yang sedang mengendarai mobil dengan mengacungkan jempol. Pada awalnya ACC merupakan singkatan dari Astra Credit Company, nama ini kemudian diubah karena pemakaian nama Astra Credit Company menimbulkan salah pengertian , sehingga banyak orang berpendapat Astra Credit Company merupakan suatu badan hukum (PT). maka pada tahun 1994, ACC berubah menjadi ASTRA CREDIT COMPANIES. Sekarang lembaga pembiayaan ini menggunakan nama ACC sebagai brand. Dalam memperoleh modal pinjamannya, selain dari Astra Grup sendiri, banyak di backup pula oleh beberapa perusahaan ternama Indonesia maupun
42
dunia. Brand Astra Credit Companies sendiri menaungi enam PT yaitu, PT. Astra Sedaya Finance (ASF), PT. Astra Multi Finance (AMF), PT. Astra Auto Finance (AAF), PT. Swadharma Bakti Sedaya Finance (SBSF), PT. Pratama Sedaya Finance (PSF), dan PT. Estaco Estika Sedaya Finance (EESF), melalui aliansi partner strategis yang menciptakan sinergi usaha yang kokoh. Saat ini Astra Credit Companies telah memiliki 61 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Astra Credit Companies Cabang Makassar sendiri terletak di Jln. Jend Sudirman no. 68 Makassar, dengan wilayah kerja meliputi sebagian besar Sulawesi Selatan dan Sulawesi Barat. Hingga saat ini Astra Credit Companies Cabang Makassar telah menjalin kerjasama dengan 50 showroom dan 15 dealer yang terletak di kota Makassar, Sungguminasa, dan Maros. 4.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Astra Credit Companies adalah “Become the 1st choice financing company with total solution” yaitu, menjadi perusahaan pilihan utama dalam memberikan solusi pembiayaan otomotif yang paling mudah diakses, membantu mewujudkan keinginan pelanggan untuk mencapai kehidupan yang lebih nyaman. Misi Astra Credit Companies adalah “ To promote Credit for a better living” dengan penjabaran sebagai berikut : a. Memberikan jasa pembiayaan yang lengkap dan fleksibel kepada para pelanggan
43
b. Membangun jaringan yang luas dengan dukungan teknologi yang memungkinkan pelanggan mudah berhubungan c. Membentuk kemitraan yang saling menguntungkan dengan dealer d. Mewujudkan kualitas pelayanan yang prima dengan mempersiapkan sumber daya manusia yang berorientasi pada pelanggan e. Memberikan nilai maksimal kepada stake holder termasuk pemilik perusahaan, karyawan, pelanggan dan komunitas yang dilayani perusahaan Values (nilai-nilai) yang dimiliki oleh Astra Credit Companies adalah : 1. Integritas, integritas mencerminkan citra positif perusahaan yang dinilai dari kejujuran, loyalitas, tanggung jawab, keadilan dan rasa memiliki. 2. Kerjasama, bahwa untuk mencapai tujuan perusahaan diperlukan kerjasama yang baik dan saling menghargai 3. Kepuasan pelanggan, bahwa semua aktivitas harus menuju kepada kepuasan pelanggan. Pelanggan adalah setiap pihak yang menerima hasil kerja dan pelayanan, termasuk diantaranya end user, dealer, pemegang saham, karyawan dan kreditur. 4. Kualitas, bahwa semua proses harus benar dari awal untuk mencapai six sigma.
44
4.3
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi masing-masing dan tentu
mempunyai perbedaan antara satu dengan yang lainnya, tergantung dari tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya. Namun, pada hakekatnya mempunyai prinsip yang sama, yaitu tercapainya tujuan secara efektif dan efisien. Struktur organisasi suatu perusahaan memberikan gambaran tentang posisi dan hubungan antara semua unit kerja yang ada dalam perusahaan sehingga memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi, baik secara vertikal maupun horizontal. Struktur organisasi perusahaan yang disusun secara tepat merupakan salah satu unsur terpenting bagi terciptanya pengendalian intern yang baik. Terciptanya suasana kerja yang terorganisir secara sistematis dan terpadu, diperlukan adanya suatu rencana kerja yang terarah serta personil pelaksana rencana yang benar-benar membidangi kerjanya masing-masing, sehingga diperlukan struktur organisasi yang jelas dan nyata. Struktur organisasi tersebut terdapat kerangka hubungan antar unit-unit yang memuat tugas serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebagaimana yang terdapat di dalam lampiran. Astra Credit Companies Cabang Makassar dipimpin oleh seorang kepala cabang. Kepala cabang ini memiliki tugas sebagai berikut : 1. Memimpin operasi dan perencanaan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
45
2. Bertanggung jawab atas pencapaian target yang telah ditetapkan oleh manajemen 3. Memberi pengarahan, negosiasi kepada kepala departemen berkaitan dengan operasi departemen 4. Melakukan kebijakan dan strategi perusahaan 5. Memberikan motivasi kepada seluruh karyawan 6. Memantau pasar penjualan di berbagai dealer 7. Selalu membina hubungan yang baik dengan pihak dealer maupun showroom. Kepala cabang membawahi empat departemen, yaitu : 1. Departemen penjualan 2. Departemen underwriting 3. Departemen service 4. Departemen piutang usaha Selain kepala cabang, Astra Credit Companies Cabang Makassar juga mempunyai seorang operation head (OH) yang dalam aktivitas kesehariannya memiliki fungsi sebagai penanggung jawab semua kegiatan operasional dalam internal cabang. Tugas dan tanggung jawab operation head antara lain : a. Menyusun, melaksanakan, dan mereview “activity plan operation” cabang b. Menyusun dan merevisi budget tahunan c. Mewakili kepala cabang jika kepala cabang berhalangan
46
d. Menjalankan dan mengawasi day to day operation berjalan dengan baik, sesuai dengan sistem dan prosedur dan batas waktu yang ditetapkan e. Melakukan persetujuan pancairan dana di cabang f. Mengatur dan memonitor cash flow cabang g. Memastikan serta mengawasi kebenaran pencatatan ke laporan kas dan bank harian serta batas waktu pelaporan antara cabang dengan kantor pusat Adapun tugas dan kewajiban masing-masing departemen di Astra Credit Companies Cabang Makassar akan diuraikan di bawah ini : 1. Departemen penjualan Departemen penjualan dipimpin oleh Sales Operation Head (SOH) yang memiliki tugas-tugas sebagai berikut : a. Memonitor aplikasi yang masuk via dealer system maupun walk in dan dokumen pendukung kredit dari sales officer b. Memonitor dan melakukan follow up atas data-data aplikasi yang masuk, approve, reject, valid, dan backlog c. Memonitor permintaan dokumen tambahan dari credit analyst ke sales officer d. Menyusun strategi penjualan dengan membuat paket dan promosi dengan persetujuan kepala cabang dan kantor pusat e. Ikut menjaga hubungan baik dengan pihak dealer/showroom
47
Dalam menjalankan tugasnya, Sales Operation Head (SOH) dibantu oleh Sales officer yang memiliki tugas sebagai berikut : a. Menerima aplikasi permohonan kredit dari calon debitur melalui dealer/showroom yang telah menjalin kerjasama dengan cabang b. Memberikan dan membantu calon debitur mengisi form aplikasi permohonan pembiayaan (FAP) c. Membantu calon debitur menghitung besarnya angsuran yang diinginkan debitur pada struktur kredit yang terbaik bagi perusahaan dan calon debitur d. Melakukan pengecekan fisik kendaraan dengan STNK dan BPKB asli, jika permohonan kredit untuk mobil bekas e. Menyiapkan kelengkapan dokumen-dokumen dan data-data yang dibutuhkan oleh surveyor. 2. Departemen Underwriting Departemen underwriting adalah departemen yang bertugas untuk menindaklanjuti aplikasi permohonan kredit yang diperoleh sales officer. Departemen ini dipimpin oleh seorang Underwritng Head yang dibantu oleh satu orang data entry, delapan surveyor, satu orang credit analyst, dua orang staf validasi, dan satu orang staf asuransi. Adapun pembagian tugas masing-masing bagian ini adalah sebagai berikut :
48
a. Data entry, memiliki tugas sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab terhadap input data calon debitur di sistem dan kebenarannya serta pencetakan dokumen pendukung dalam proses kredit. 2. Memeriksa
kelengkapan
data
calon
debitur
(dokumen
persyaratan kredit) 3. Cetak dokumen kontrak, setelah aplikasi disetujui oleh komite kredit b. Surveyor, memiliki tugas sebagai berikut : 1. Melakukan survey langsung ke rumah dan tempat usaha calon debitur sesuai dengan alamat yang ada dalam form pengajuan aplikasi kredit 2. Memberikan laporan kapada credit analyst
terkait dengan
kondisi calon debitur yang telah disurvey c. Credit analyst, memiliki tugas antara lain : 1. Memeriksa kelayakan dokumen persyaratan kredit calon debitur, beserta kekuatan legalitas dokumen persyaratan kredit calon debitur 2. Melakukan kunjungan langsung ke lapangan atau survey ke calon debitur jika credit analyst meragukan kebenaran dan validitas data analisa sales officer dan surveyor 3. Memberikan masukan kepada sales officer dan marketing, halhal menyangkut kriteria kelayakan kredit serta memberikan
49
masukan kepada manajemen untuk memperbaharui kondisi kebijakan kredit. d. Staf validasi Staf validasi bertugas untuk mengkonfirmasi pengambilan kendaraan dan tanggal jatuh tempo ke customer sebelum dilakukan pencairan ke dealer/showroom. e. Staf asuransi Adapun tugas-tugas dan tanggung jawab staf asuransi antara lain : 1. mengasuransikan unit pembiayaan kendaraan debitur dalam rangka mengurangi risiko kerugian jika terjadi kehilangan dengan tetap mengutamakan kepuasan pelanggan 2. menutup (cover) asuransi setiap unit pembiayaan kendaraan sesuai dengan ketentuan yang berlaku 3. melakukan pengecekan terhadap polis dan tagihan asuransi yang dikirimkan oleh perusahaan asuransi 4. melakukan peng-input-an nomor polis ke dalam sistem 5. melakukan proses endorsement terhadap polis asuransi yang terjadi kesalahan. 3.
Departemen service Departemen service berada di bawah control operation head, yang memiliki tugas antara lain : a. mengarahkan dan memberikan suvervise dalam aktivitas pelanggan customer dan administrasi account
50
b. melakukan improvement atas standar dan prosedur yang berlaku di bagian service c. membina hubungan kerjasama yang baik dengan pihak internal maupun eksternal (perbankan, asuransi) d. bertanggung jawab atas masalah pelayanan customer yang muncul e. memonitor pemasukan data-data angsuran customer setiap hari service departemen ini dibantu oleh : 1. BPKB Custodian, memiliki tugas sebagai berikut : a. Memonitor penyimpanan dan pengeluaran BPKB b. Membuat report BPKB dan SP BPKB dan mendistribusikannya c. Memastikan dan mengontrol pelaksanaan BPKB self audit 2. EDP/Inventory officer, memiliki tugas antara lain : a. Melaksanakan penjualan terhadap kendaraan inventory yang telah melewati batas waktu yang ditentukan b. Melakukan admnistrasi pelelangan sampai kendaraan terjual c. Melakukan pool manajemen 3. Finance/banking tugasnya adalah : a. Membuat dan menganalisa performance opex cabang b. Mengelola cash management cabang c. Mengelola dan mengontrol pembukuan seluruh uang keluar masuk cabang
51
4. Teller, memiliki tugas antara lain : a. Menerima pembayaran angsuran secara tunai dari debitur b. Memasukkan data pembayaran tunai ke dalam sistem dengan benar dan akurat sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan c. Menerima setoran tunai dari ARHO dan remedial admin dengan tanda terima setoran d. Setiap hari seluruh penerimaan teller dilaporkan kepada staf finance untuk disetorkan ke bank e. Jika terjadi selisih penerimaan uang dengan input di sistem, sepenuhnya menjadi tanggung jawab teller yang bersangkutan f. Setiap penerimaan uang kertas wajib diperiksa dengan menggunakan lampu ultraviolet karena jika terdapat uang palsu, maka menjadi tanggung jawab teller. 4.
Departemen piutang usaha Departemen piutang usaha atau account receivable department bertanggung jawab terhadap kelancaran pembayaran angsuran oleh debitur. Depertemen ini dipimpin oleh kepala piutang usaha dan dibantu oleh 5 orang desk call, 2 orang A/R admin, 20 orang ARHO, 1 orang remedial admin, dan 7 orang remedial officer. Adapun tugas dari bagian-bagian ini adalah : 1. Desk call, adapun tugas-tugas dan tanggung jawab desk call adalah :
52
a. Mem-follow up debitur-debitur yang telah membuat janji b. Membuat insentif performance desk call c. Melaksanakan seluruh aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan tugasnya sebagai desk call dengan baik dan bertanggungjawab
terhadap
segala
aktivitas
yang
terkait
dalam
dilakukannya d. Berkoordinasi
dengan
bagian-bagian
menunjang pelaksanaan aktivitasnya 2. A/R admin, adapun tugas-tugas dan tanggungjawab dari A/R admin adalah : a. Membuat, mencetak, dan mengirimkan surat peringatan I, II, dan surat peringatan terakhir (SPT) b. Memberikan laporan tentang SP I, II, dan SPT yang telah dicetak kepada A/R head dalam bentuk rekap SP I, SP II, dan SPT c. Membuat tanda terima SP I, SP II, dan SPT d. Mempersiapkan administrasi untuk tugas
ARHO
dalam
menangani debitur yang menunggak e. Membuat dan mencetak daftar kunjungan harian ARHO 3. Account Receivable Handling Officer (ARHO), adapun tugastugas dan tanggungjawab ARHO antara lain :
53
a. ARHO
bertanggungjawab atas terlaksananya kegiatan
penagihan A/R overdue yang ditugaskan kepadanya secara tepat waktu di wilayahnya b. Menyiapkan administrasi yang diperlukan dalam penagihan seperti TTS, DKH ARHO,SP I/SP II/SPT c. Mengirimkan surat peringatan I, surat peringatan II dan surat peringatan terakhir (SPT) kepada debitur yang menunggak d. Menerima uang angsuran, denda, dan biaya tagih dari debitur dengan memberikan tanda terima setoran (TTS) sebagai bukti penerimaan e. Menyetorkan hasil tagihan ke teller/finance tepat waktu pada sore hari atau maksimal keesokan harinya 4. Remedial admin, adapun tugas-tugas dan tanggungjawab dari remedial admin adalah : a. Membuat, mencetak, dan mengirimkan surat tugas penarikan (SPT) buat remedial officer atau surat kuasa penarikan (SKP) untuk eks call b. Memberikan laporan tentang SPT/SKP yang telah dicetak kepada A/R head dalam bentuk rekap SPT/SKP c. Mempersiapkan administrasi untuk tugas remedial officer dan eks call dalam melakukan penarikan unit d. Membuat dan mencetak daptar kunjungan harian remedial officer
54
e. Membuat dan mencetak berita acara serah terima kendaraan tarikan (BASTK) f. Melakukan verifikasi/rekondisi terhadap kendaraan yang berhasil ditarik 5. Remedial officer, adapun tugas-tugas dan tanggungjawab remedial officer adalah : a. Remedial officer
bertanggungjawab atas terlaksananya
kegiatan penagihan atau penarikan terhadap unit kendaraan debitur yang menunggak b. Mengunjungi debitur yang menunggak untuk melakukan penagihan atau penarikan unit sesuai dengan DKHR, bucket, dan wilayahnya c. Memberikan surat tugas penarikan kepada nasabah yang menunggak
4.4 Kinerja Usaha Terkini 4.4.1 Prosedur Penjualan dan Kebijaksanaan Pemberian Kredit a. Prosedur penjualan Dalam melaksanakan aktivitas penjualan, Astra Credit Companies Cabang Makassar bekerjasama dengan dealer-dealer dan showroom-showroom resmi penjualan mobil, baik mobil baru maupun mobil bekas.
Astra Credit
Companies menyebarkan brosur dan daftar harga ke setiap dealer yang telah diajak bekerjasama. Jika konsumen ingin membeli secara kredit, dalam brosur
55
tersebut telah disebutkan tipe kendaraan, jangka waktu kredit, uang muka yang harus disetor dan angsuran perbulan yang harus dibayar. Setelah konsumen menentukan pilihannya untuk membeli mobil secara kredit melalui Astra Credit Companies, maka pihak sales dealer segera menghubungi sales officer untuk memproses pengajuan kredit calon customer. Selanjutnya sales officer melengkapi berkas pengajuan kredit calon customer yang meliputi fotocopy ktp dan kartu keluarga yang masih berlaku, slip gaji, fotocopy rekening tabungan tiga bulan terakhir, rekening listrik dan air untuk diserahkan ke data entry serta melakukan pra analisa awal untuk mengukur kapasitas calon customer yang kemudian ditindaklanjuti dengan melakukan order survey ke departemen underwriting untuk segera diturunkan surveyor untuk melihat langsung kondisi kelayakan calon customer. Dalam hal ini, departemen underwriting memiliki wewenang penuh memilih surveyor mana yang akan melakukan survey. Kemudian surveyor yang telah mendapatkan tugas akan segera mendatangi rumah dan tempat kerja calon customer. Tugas utama surveyor dalam hal ini adalah mencari data-data yang akurat mengenai customer untuk dapat memastikan apakah customer tersebut layak diberi kredit atau tidak. Setelah itu, surveyor akan membawa data-data mengenai kondisi customer kepada komite kredit yang diberi wewenang untuk memutuskan apakah customer tersebut layak diberikan kredit atau tidak. Bila tidak terdapat kata sepakat dari komite kredit, maka keputusan layak atau tidak ditentukan oleh operation head ataupun kepala cabang.
56
b. Kebijaksanaan pemberian kredit Dalam menghadapi persaingan dari perusahaan pembiayaan lain, pihak manajemen Astra Credit Companies Cabang Makassar menetapkan kebijakan pemberian kredit yang ringan. Untuk jangka waktu kredit, customer ditawarkan untuk membayar angsuran mulai dari jangka waktu 6 bulan sampai jangka waktu 4 tahun. Dan untuk setiap pengajuan kredit yang disetujui maka calon customer minimal harus membayar uang muka sebesar 30% dari harga unit mobil. Untuk
customer
perorangan
hanya
diperbolehkan
memperoleh
pembiayaan kredit sebanyak 1 unit, dan boleh mengajukan pembiayaan unit yang lain berdasarkan catatan pembayaran angsurannya setelah berjalan minimal 6 bulan. Khusus untuk customer perusahaan, Astra Credit Companies tidak membatasi jumlah pengajuan kredit selama perusahaan tersebut dianggap layak memperoleh kredit setelah dilakukan survey langsung oleh operation head dan kepala cabang.
57
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
5.1 Pengendalian Intern atas Piutang Usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar Pengendalian internal terhadap piutang usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar dijelaskan dalam uraian berikut : a. Lingkungan Pengendalian Manajemen Astra Credit Companies menjunjung tinggi integritas dan kompetensi. Antara bagian marketing, bagian Underwriting dengan bagian service dan bagian piutang usaha di dalam perusahaan merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan. Setiap karyawan Astra Credit Companies harus memiliki kompetensi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yaitu tingkat pendidikan minimal diploma tiga (D3) untuk posisi marketing dan surveyor serta minimal SMA untuk posisi kolektor. Perekrutan calon karyawan yang berkualitas merupakan tonggak awal terciptanya kompetensi. Sistem kontrak bagi karyawan baru yang diterapkan oleh perusahaan merupakan salah satu upaya manajemen mendorong terciptanya SDM yang baik yang bertujuan meningkatkan kinerja perusahaan. Perusahaan memiliki aturan-aturan ditaati oleh setiap personil.
yang harus
59
Rutinitas kegiatan meeting dilakukan setiap pagi dari hari senin sampai hari jum’at dan briefing bersama seluruh departemen pada hari sabtu. Meeting dilakukan oleh satu bagian dan terpisah dengan bagian lainnya. Misalnya, untuk bagian marketing, dipimpin oleh sales operation head (SOH), dalam acara tersebut SOH juga berkoordinasi dengan underwriting head
memberikan pengarahan kepada sales
officer baik berupa informasi kondisi pasar maupun strategi yang harus dijalankan oleh sales officer. Bagian collection juga melakukan meeting yang dipimpin oleh A/R head, A/R head memberikan pengarahan kepada ARHO, disamping itu ARHO juga berhak memberikan tanggapan atau masukan, intinya meeting yang dilakukan oleh masing-masing bagian dapat dikatakan sebagai musyawarah. Breafing merupakan rapat yang diikuti oleh semua karyawan yang dipimpin oleh kepala cabang, namun jika kepala cabang berhalangan hadir, misalnya sedang menghadiri review nasional yang dilaksanakan setiap bulan, maka breafing dipimpin oleh operation head. Dalam kegiatan tersebut, setiap kepala departemen memberikan laporan akhir mengenai hasil pencapaian, sehingga akan diketahui kinerja per bagian atau divisi, di samping itu setiap personil berhak memberikan tanggapan, saran, atau masukan ke arah perbaikan, sedangkan kepala cabang dan operation head bertugas untuk mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan untuk tiap-tiap bagian
60
untuk terus meningkatkan banyaknya
customer
yang
performance.
Misalnya dalam
menunggak,
maka
kepala
memerintahkan agar penagihan dilakukan oleh ARHO
hal
cabang
ke rumah
customer jika memungkinkan hingga pukul sembilan malam, di samping itu seleksi yang lebih ketat untuk calon debitur dengan cara penambahan DP (Down Payment) yang lebih besar, atau syarat pekerjaan calon debitur harus pegawai tetap dan tidak boleh kontrak rumah, wajib memperlihatkan slip gaji bagi PNS dan karyawan swasta dan wajib memperlihatkan SITU/SIUP bagi wiraswasta. Dalam membantu karyawan melaksanakan tugas-tugasnya, maka pihak manajemen telah menyediakan program computer yang mempermudah manajemen melakukan pengendalian intern piutang. Tiap karyawan diberikan password atau kata kunci untuk memasuki program tersebut. Tiap departemen mempunyai program yang berbeda dengan
yang lainnya tetapi program-program tersebut
saling
berhubungan dan terintegrasi. Misalnya data-data customer yang dimasukkan oleh data entry di departemen underwriting akan secara otomatis masuk ke program bagian piutang dan data pembayaran piutang yang dilakukan oleh bagian finance akan masuk ke master data bagian piutang. Untuk setiap perubahan data atau perbaikan data yang telah diotorisasi hanya boleh dilakukan oleh kepala departemen dan harus ada laporan kepada kepala cabang.
61
Selain itu dengan adanya audit internal secara berkala
yang
dilaksanakan oleh komite audit menjadikan pengawasan terhadap pengendalian intern piutang menjadi lebih efektif. Secara struktur, komite audit berada dibawah naungan dewan komisaris yang berada di kantor pusat Astra Credit Companies sehingga independensinya bisa dijaga sebab tidak masuk di dalam struktur organisasi Astra Credit Companies Cabang Makassar. Audit operasional berjalan dengan baik dan setiap kuartalan kegiatan audit dilaksanakan di seluruh kantor cabang se-Indonesia. Audit internal ini bertujuan untuk menilai apakah setiap personil di masing-masing cabang telah melaksanakan prosedur pekerjaan sesuai dengan standar perusahaan, serta mengukur apakah prosedur pekerjaan tersebut mampu untuk meningkatkan pengendalian intern perusahaan. Jika standar prosedur tersebut belum cukup mampu untuk menciptakan pengendalian intern, maka auditor internal akan memberikan rekomendasi kepada dewan komisaris dalam hal meningkatkan pengendalian intern guna mencapai tujuan perusahaan serta tujuan pengendalian intern seluruhnya. b. Penentuan risiko Penentuan risiko merupakan hal yang penting bagi manajemen. Ketika di akhir tahun 2011 lalu terjadi krisis ekonomi global yang menyebabkan perusahaan pembiayaan lain menerapkan strategi stop selling karena kekurangan dana, manajemen Astra Credit Companies
62
berupaya untuk menggunakan kesempatan ini. Kegiatan pembiayaan perusahaan tetap berjalan karena penuh oleh para pemegang saham, dengan adanya aliran dana yang cukup dan terus dibinanya hubungan baik dengan dealer/showroom, sehingga hampir 80% penjualan kredit produk otomotif Astra International (terutama merk Daihatsu dan Toyota) saat itu hingga sekarang dibiayai oleh
Astra Credit
Companies. Akibatnya tidak sedikit juga customer yang kurang memenuhi kriteria untuk dibiayai diproses oleh sales officer, yang pada akhirnya menyebabkan customer tersebut menunggak. Apalagi dengan adanya kebijakan override, yaitu memberikan kewenangan kepada sales officer dengan otorisasi kepala cabang untuk tetap memberikan kredit pembiayaan mobil ke customer meskipun pengajuannya sudah ditolak oleh komite kredit, biasanya satu orang sales officer mendapatkan satu jatah override per bulan. Hal ini tentu saja menjadi tantangan baru bagi manajemen, karena sales officer sudah mulai sedikit mengabaikan persyaratan-persyaratan seperti tidak boleh kontrak rumah, harus memiliki pekerjaan tetap dan tidak termasuk dalam
blacklist
Asosiasi Perusahaan Pembiayaan
Indonesia (APPI) yang harus dipenuhi oleh calon customer. Manajemen perusahaan selalu berusaha untuk meminimalkan risiko kredit, yang akan berpengaruh terhadap piutang usaha perusahaan. Manajemen juga mengingatkan dan mengawasi prosedur
63
kerja sales officer yang merupakan ujung tombak kelangsungan hidup perusahaan, di samping itu perusahaan juga memberlakukan peraturan yang mewajibkan sales officer dan surveyor
bertanggungjawab
terhadap angsuran pertama sampai keenam dari masing-masing customernya. Sebagaimana yang tertulis di dalam report aging schedule per sales officer dan surveyor yang berasal dari credit analyst yang terus dimutakhirkan dan diterima sales officer dan surveyor setiap minggu kedua setiap bulannya. Ini akan berpengaruh pada kegiatan penilaian karyawan oleh manajemen. Semakin sering dan banyak customer angsuran pertama hingga angsuran keenam yang menunggak, maka performance sales officer dan surveyor akan semakin turun, yang menyebabkan kesempatan untuk menjadi karyawan tetap bagi sales officer yang masih berstatus kontrak semakin kecil, sedangkan bagi sales officer yang telah menjadi karyawan tetap, maka kesempatan dalam hal kenaikan jabatan akan semakin kecil. Demikian
juga
dengan
ARHO/collector,
manajemen
telah
menetapkan standar bagi ARHO dalam melakukan penagihan piutang berupa persentase dari total piutang per debitur masing-masing ARHO, setiap bulannya satu orang ARHO harus mampu menagih minimal 80% piutang usaha dari customer yang ada di dalam bucketnya, misalnya jika dalam satu bulan satu orang ARHO memiliki seratus customer dalam bucketnya yang harus ditagih piutangnya, maka ARHO itu baru
64
akan dianggap berhasil dan memperoleh insentif apabila dia berhasil menagih piutang minimal 80 orang customernya. Apabila standar persentase tersebut tidak tercapai, maka akan berpengaruh bagi kelangsungan ARHO tersebut. Hal yang sama berlaku pula bagi sales officer dan surveyor. Untuk
mengantisipasi
kemungkinan
adanya
risiko
yang
diakibatkan karyawan sendiri dan risiko dari customer yang terkait dengan piutang, manajemen mengidentifikasi beberapa kemungkinan risiko, antara lain : 1. Pemberian kredit kepada calon customer yang secara financial tidak layak untuk diberikan kredit. Untuk mengantisipasi hal ini maka kepada surveyor diharapkan meminta salinan rekening pembayaran listrik, air, dan rekening tabungan tiga bulan terakhir. Diharuskannya surveyor untuk mendatangi rumah dan tempat usaha calon customer secara langsung serta untuk customer yang sudah berkeluarga akan selalu dilakukan konfirmasi kepada istri atau suami mengenai pengajuan kredit yang diajukan. 2. Kredit yang diberikan melewati batas yang ditentukan. Tugas komite kredit untuk mengawasi hal ini, dan internal auditor akan melakukan “cross check” terhadap penerimaan uang muka oleh showroom/dealer
65
3. Salah memasukkan data-data ke computer. Sebelum data-data tersebut disimpan maka karyawan yang bertugas memasukkan data harus diverifikasi oleh atasan masing-masing 4. Kolektor tidak menyetorkan hasil penagihan. Resiko ini diantisipasi dengan laporan hasil tagihan dan secara berkala account receivable controller akan melakukan konfirmasi melalui telepon atau melalui internal audit. Bagi karyawan yang melakukan pelanggaran, akan dikenakan sanksi misalnya diturunkan
golongannya
atau
bahkan
mungkin
akan
diberhentikan dari perusahaan. 5. Penghapusan piutang tanpa persetujuan kepala cabang. Internal audit secara mendadak akan melihat memo penghapusan piutang untuk melihat apakah penghapusan piutang tersebut telah disetujui oleh kepala cabang. 6. Ketidakmampuan customer
membayar angsuran. Apabila
customer menunggak lebih dari 3 (tiga) bulan maka bagian remedial officer akan melakukan pendekatan persuasive kepada customer yang menunggak. Apabila tidak berhasil, maka akan dilakukan tindakan penarikan fisik kendaraan customer, customer ini diberikan jangka waktu 2 (dua) minggu untuk
melakukan
pelunasan
terhadap
piutangnya.
Jika
customer tidak sanggup maka kendaraan tarikan akan dijual dan dilakukan penghitungan pelunasan.
66
7. Persekongkolan remedial officer
dengan customer. Untuk
mengantisipasi risiko ini adalah tugas bagian internal auditor dan bagian piutang untuk memastikan mengapa bagian remedial tidak berhasil melakukan piutang. Untuk kasus-kasus khusus maka pihak perusahaan akan meminta bantuan eks call untuk
menyelesaikan
masalah
dengan
customer
yang
bersangkutan. c. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian terhadap piutang usaha Astra Credit Companies Cabang Makassar dibagi ke dalam beberapa aktivitas : 1. Aktivitas persetujuan kredit dilakukan oleh credit analyst, sedangkan otorisasi persetujuan kredit dilakukan oleh kepala cabang, bahkan dalam situasi tertentu (seperti pemotongan rate dan BI checking) persetujuan kredit dilakukan oleh manajer area. 2. Aktivitas
tanggungjawab
dan
kewenangan
mutasi
piutang
dilakukan oleh setiap personil dan collection head yang berhubungan dengan piutang usaha, diantaranya tanggungjawab sales officer dalam menambah piutang usaha, tanggungjawab teller, dan ARHO yang menerima cash sebagai bukti pengurangan piutang usaha, serta wewenang credit analyst dan collection head dalam memimpin bawahannya untuk meningkatkan kinerja operasi untuk mendapatkan profitability.
67
3. Aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian atau fungsi yang berhubungan dengan piutang usaha. Antara lain: (a) bagian penerimaan (teller) terpisah dengan bagian pencatatan (finance) (b) bagian penagihan piutang terpisah dengan bagian pencatatan (finance) (c) bagian penerimaan calon debitur terpisah dengan bagian piutang. Hal ini bertujuan untuk mengurangi terjadinya penyimpangan, baik penyimpangan berupa kesalahan maupun penyimpangan berbentuk kecurangan atau penggelapan uang atau cash perusahaan. 4. Aktivitas pendokumentasian terhadap piutang usaha, yakni berupa (a) bukti penerimaan yang dikeluarkan oleh ARHO menunjukkan berkurangnya piutang usaha (b) kuitansi penerimaan yang dikeluarkan oleh teller menunjukkan berkurangnya piutang usaha (c) kuitansi penerimaan yang dikeluarkan oleh A/R admin menunjukkan berkurangnya piutang usaha (d) laporan kas harian yang dibuat oleh teller merupakan dokumen pembantu penerimaan kas dari piutang usaha, (e) form persetujuan kredit yang telah diotorisasi merupakan dokumen sumber bertambahnya piutang usaha. 5. Rekonsiliasi. Kegiatan rekonsiliasi yang menyangkut piutang usaha adalah : (a) mencocokan antara report aging schedule yang berasal dari collection dengan saldo piutang usaha di bagian keuangan, (b) mencocokkan rekapitulasi penerimaan angsuran harian dari teller
68
dengan saldo piutang usaha di bagian keuangan, (c) melakukan cross check antara rekapitulasi penerimaan angsuran dari teller dengan report aging schedule di bagian collection secara harian. 6. Karyawan yang kompeten. Karyawan yang kompeten membidangi pengelolaan piutang usaha Astra Credit Companies Cabang Makassar dapat dilihat dari kebijakan manajemen, yaitu berupa (a) prosedur perekrutan calon karyawan dengan selektif melalui tahaptahap seleksi sesuai dengan bidangnya (b) pemberlakuan sistem kontrak bagi karyawan baru dengan tiga alternatif pertimbangan, yakni alternatif pertama apabila performance karyawan tersebut di atas rata-rata, maka apabila telah habis masa kontrak akan diangkat menjadi
karyawan
tetap,
alternatif
kedua
adalah
apabila
performance karyawan tersebut di bawah rata-rata tetapi tidak buruk, maka kontraknya diperpanjang sampai waktu yang telah ditentukan, alternatif ketiga adalah apabila performance karyawan tersebut buruk, maka kontrak kerja diputus. Performance karyawan perusahaan diukur melalui penilaian karyawan setiap tiga bulan oleh kepala departemen masing-masing dan laporan auditor internal mengenai prosedur kerja yang telah dijalankan setiap karyawan
69
d. Informasi dan komunikasi Informasi mengenai piutang usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar adalah berupa informasi dari setiap bagian yang membidangi piutang usaha, diantaranya : 1. Informasi dari surveyor mengenai kondisi calon debitur maupun debitur saat ini. Informasi ini bertujuan apakah calon debitur tersebut layak diberi kredit atau tidak, layak diperpanjang atau tidak 2. Informasi
dari
dealer/showroom
sales saat
officer ini.
mengenai
Informasi
kondisi
ini
penjualan
bertujuan
untuk
mengetahui pangsa pasar dan seberapa besar minat orang untuk memilih Astra Credit Companies Cabang Makassar sebagai partner dalam pembiayaan otomotifnya. 3. Data
tentang
pembiayaan
riwayat
pembayaran
calon
debitur
kepada
(finance) lain. Informasi ini bertujuan untuk
memastikan apakah calon debitur belum pernah melakukan penunggakan pada pembiayaan lain selama periode pembayaran angsuran. Informasi-informasi tersebut diolah dan dijadikan sebagai alat pengambil keputusan oleh setiap kepala departemen dan kepala cabang
dan dikomunikasikan kepada personil baik secara formal
maupun informal. Informasi di atas merupakan contoh informasi eksternal perusahaan, sedangkan informasi internal perusahaan
70
misalnya laporan temuan audit intern yang menyatakan adanya ketidakberesan yang dilakukan oleh sales officer berupa merekayasa penghasilan calon debitur menjadi lebih besar, selanjutnya dari informasi ini manajemen langsung mengambil tindakan berupa peringatan, teguran atau pemecatan. e. Pengawasan atau pemantauan Manajemen Astra Credit Companies Cabang Makassar telah menggariskan tanggungjawab kepada masing-masing personil secara jelas. Kelancaran piutang usaha menjadi tanggungjawab bagi tiap-tiap personil yang membidangi piutang usaha. Karena memang antara bagian yang satu dengan bagian lainnya saling berkaitan. Misalnya sales officer dan surveyor ikut bertanggungjawab terhadap tunggakan customernya dari angsuran pertama sampai angsuran keenam, sehingga berkewajiban untuk menagih , begitu juga teller dan A/R admin berkewajiban untuk selalu mengingatkan debitur agar membayar dengan lancar sebelum jatuh tempo. ARHO yang memang menjadi tugas pokoknya dalam melakukan penagihan piutang dituntut untuk bekerja secara maksimal guna meminimalisir piutang tak tertagih. Pemantauan
terhadap
kelancaran
piutang
usaha
menjadi
tanggungjawab collection head. Performance setiap personil selalu dipantau berdasarkan informasi dari report aging schedule periode sebelumnya, sehingga dari hasil pencapaian terhadap pengumpulan
71
piutang usaha dilakukanlah evaluasi lebih lanjut oleh kepala bagian piutang untuk menilai tingkat prestasi personil yang bersangkutan, hal ini berkaitan dengan pemberian promosi dan insentif. 5.2 Analisis Hasil Penelitian 5.2.1 Analisis dan Evaluasi Struktur Organisasi Secara umum struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah baik, karena telah menunjukkan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab serta adanya pendelegasian wewenang. Struktur organisasi perusahaan disusun berbentuk garis lurus yang menyatakan adanya kesatuan perintah dan kepemimpinan. Departementalisasi yang diterapkan oleh Astra Credit Companies Cabang Makassar berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing-masing bagian saling menunjang satu sama lain. Hal ini dapat kita lihat dengan adanya fungsi ini maka kegiatan operasional menjadi lebih efisien dan ekonomis. Namun, adanya pemberian fungsi penagihan piutang kepada sales officer di departemen marketing dan surveyor di departemen underwriting untuk angsuran pertama hingga angsuran keenam dapat menimbulkan salah pengertian dengan ARHO di departemen piutang yang memang memiliki tugas untuk menagih piutang kepada customer. Selain itu, tidak masuknya komite audit dalam struktur cabang, dan berada langsung dibawah naungan dewan komisaris di kantor pusat memberikan keuntungan tersendiri, yaitu manajemen puncak yang berada di kantor pusat di Jakarta dapat memperoleh informasi yang lebih independent tentang aktivitas
72
yang dilakukan dikantor cabang dari hasil audit internal yang dilakukan secara berkala. Sebagai perusahaan pembiayaan yang mana piutang usaha merupakan jantung perusahaan, maka terlihat jelas adanya departemen khusus piutang menunjukkan bahwa Astra Credit Companies Cabang Makassar mempunyai komitmen kuat bahwa piutang usaha tersebut harus dikelola dengan baik. Demikian juga dengan adanya bagian remedial yang membantu operasional perusahaan
dalam
menangani
customer-customer
yang
“nakal”
dalam
melaksanakan kewajibannya. 5.2.2 Analisis dan Evaluasi Prosedur Pemberian Kredit Prosedur pemberian kredit pada Astra Credit Companies Cabang Makassar telah berjalan dengan baik. Adanya departemen underwriting yang manangani semua permintaan kredit menunjukkan adanya prosedur order penjualan. Untuk semua permohonan kredit, underwriting head telah menentukan surveyor untuk melakukan survey untuk menentukan kelayakan calon customer. Setelah surveyor melengkapi data calon customer maka akan dilanjutkan dengan persetujuan kredit. Dalam prosedur pemberian kredit ini perusahaan telah membentuk sebuah komite kredit yang berwenang untuk menentukan layak atau tidaknya calon customer diberikan kredit. Kriteria utama untuk disetujui permohonan kredit adalah pemohon memiliki sumber penghasilan tetap, tidak kontrak rumah, mendapatkan persetujuan istri/suami bagi yang sudah berkeluarga dan pernyataan bahwa kendaraan tidak akan dibawa keluar dari Provinsi Sulawesi Selatan serta
73
bila customer akan pindah harus memberitahukannya kepada pihak perusahaan. Prosedur penagihan piutang dilakukan oleh departemen piutang dan pelaksana penagihan dilakukan oleh ARHO. Dalam prosedur ini terkait fungsi penerimaan kas oleh teller. Setiap uang penagihan diterima oleh teller dan setiap harinya akan dosetor ke bank. Uraian diatas menunjukkan bahwa prosedur pemberian kredit, prosedur penagihan, dan prosedur pencatatan piutang telah dimiliki oleh Astra Credit Companies Cabang Makassar dalam praktek pemberian kredit mereka. 5.2.3 Analisis dan Evaluasi Prosedur Pengendalian Intern Piutang Usaha Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh peneliti terhadap prosedur kerja, mulai dari mendapatkan calon debitur sampai pelunasan piutang usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar diketahui bahwa manajemen perusahaan memberikan perhatian yang cukup baik terhadap pengendalian intern piutang usaha, baik dari segi pengelolaan hingga pengawasan piutang usaha tersebut. Lingkungan pengendalian terhadap piutang Astra Credit Companies Cabang Makassar telah berjalan dengan baik. Astra Credit Companies Cabang Makassar merupakan perusahaan yang produknya adalah jasa pemberian kredit. Dalam menyalurkan jasa kredit adalah dengan prinsip kehati-hatian. Hal ini terlihat dengan adanya surveyor
yang ditugaskan untuk mendapat informasi
sebanyak mungkin mengenai calon customer
terutama masalah kemampuan
financial calon customer. Astra Credit Companies Cabang Makassar memiliki
74
motto dalam menyalurkan jasa kredit kepada customer yaitu kredit yang sehat, artinya bahwa perusahaan bukan mencari customer
sebanyak-banyaknya
melainkan mencari customer yang mempunyai kemampuan membayar. Astra Credit Companies Cabang Makassar
menyadari bahwa faktor
sumber daya manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam menjalankan operasional perusahaan. Sehingga dalam merekrut calon karyawan perusahaan telah menetapkan langkah-langkah penyeleksian yang ketat sehingga diharapkan karyawan yang diterima merupakan orang-orang yang memenuhi kriteria yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Perkembangan dan pelatihan karyawan yang diterima bekerja selalu diperhatikan. Selain itu adanya tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya dan bonus merupakan alat bagi perusahaan dalam membangkitkan motivasi kerja dan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Apabila perusahaan telah memberikan berbagai fasilitas kepada karyawan, perusahaan juga menuntut tanggung jawab dari karyawan. Adanya komite audit yang berada langsung dibawah naungan dewan komisaris juga sangat mempengaruhi keefektifan pengendalian intern piutang karena komite audit dapat melakukan pemeriksaan secara mendadak dan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Hal ini akan membuat orang di cabang selalu siap untuk diaudit. Kewajiban sales officer dalam mendapatkan calon debitur berkualitas merupakan kekuatan dasar bagi manajemen dalam menghasilkan profit, karena
75
semakin banyak jumlah piutang usaha perusahaan maka semakin besar bunga yang akan diperoleh. Kenyataannya, hal tersebut belum berjalan dengan baik. Banyaknya debitur yang kurang memenuhi syarat menyebabkan tingginya tunggakan sehingga dapat menyebabkan jumlah piutang tak tertagih semakin tinggi. Sehubungan dengan hal itu, maka manajemen menetapkan kebijakan sebagai sanksi kepada sales officer, yaitu apabila ada debitur yang masih dalam periode angsuran pertama hingga angsuran keenam dan telah menunggak sampai diatas 14 hari, maka sales officer bertanggungjawab mengejar debitur tersebut untuk melunasi kewajibannya, bahkan dalam jumlah piutang tertentu, sales officer dilarang untuk mencari debitur baru dulu, sebelum tunggakan customer dilunasi. Aktivitas pengendalian intern terhadap piutang usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar kurang efektif, diantaranya aktivitas tanggungjawab ARHO dalam melakukan penagihan awal hingga keenam, dalam hal ini usaha untuk menagih masih kurang maksimal, hal ini disebabkan karena adanya tanggungjawab yang sama pula yang dibebankan kepada sales officer dan surveyor, sehingga baik ARHO, sales officer maupun surveyor terkesan “lepas tangan”. Aktivitas pemisahan tugas belum efektif yaitu A/R admin dapat menerima pembayaran debitur. Menurut konsep pengendalian intern, bagian piutang tidak boleh merangkap menjadi bagian penerimaan. Hal ini dapat memungkinkan terjadinya kecurangan, yakni berupa cash lapping atau adanya transaksi palsu atas piutang usaha.
76
Aktivitas pendokumentasian yang belum efektif, dimana bukti penerimaan yang dikeluarkan oleh ARHO tidak diserahkan ke bagian collection pada hari itu juga, hal ini dapat memungkinkan terjadinya kecurangan, yakni berupa cash lapping. Selanjutnya, dalam melakukan penagihan oleh sales officer dan surveyor, tidak disertai bukti penerimaan, sehingga memungkinkan terjadinya pencurian cash dan terjadinya cash lapping. Aktivitas rekonsiliasi terhadap piutang usaha telah efektif, begitu juga dengan karyawan pada Astra Credit Companies Cabang Makassar yang telah memiliki kompetensi yang cukup baik, namun untuk kejujuran memang masih belum cukup, karena menyangkut hati nurani. Aktivitas audit intern yang dilakukan setiap tiga bulan berjalan lancar dan telah efektif. Ini ditandai dengan adanya peningkatan ke arah perbaikan pada bagian-bagian tersebut yang telah mengalami perubahan perbaikan sesuai dengan tujuan pengendalian intern piutang usaha. Informasi dan komunikasi terhadap piutang usaha telah efektif, hal ini ditandai dengan akses yang mudah dan cepat dalam memperoleh data mengenai piutang usaha dan menghubungi pihak-pihak yang berhubungan dengan piutang usaha. Pengawasan dan pemantauan terhadap piutang usaha telah berjalan dengan baik dan efektif. Collection head selalu mengingatkan kepada ARHO dan sales officer maupun surveyor atas segala informasi penting yang harus dilakukan mereka. Disamping itu, collection head juga turun langsung menangani debitur yang telah menunggak lebih dari 3 bulan.
77
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan Berikut ini beberapa hal yang dapat disimpulkan dari hasil penelitian guna menjawab permasalahan yang dihadapi : 1. Secara keseluruhan, prosedur pengendalian intern terhadap piutang usaha pada Astra Credit Companies Cabang Makassar berjalan cukup efektif, dimana manajemen perusahaan sudah menerapkan konsep dasar dan prinsip-prinsip pengendalian intern, namun di sisi lain terdapat beberapa prosedur yang belum mencerminkan konsep pengendalian intern seperti masih diperbolehkannya A/R admin menerima uang hasil tagihan dari ARHO dan dilibatkannya sales officer dan surveyor dalam melakukan penagihan terhadap customer yang menunggak angsuran pertama sampai keenam. 2. Lingkungan pengendalian terhadap piutang usaha Astra Credit Companies Cabang Makassar sudah berjalan dengan efektif. Hal ini ditandai salah satunya dengan adanya target tagihan piutang yang dibebankan kepada ARHO
yakni wajib menagih minimal 80 %
customer yang ada di dalam bucketnya.
78
3. Penentuan risiko terhadap piutang usaha Astra Credit Companies Cabang Makassar kurang efektif karena fungsi yang melakukan penagihan piutang tidak diasuransikan oleh perusahaan. 4. Aktivitas pengendalian intern piutang usaha terhadap Astra Credit Companies Cabang Makassar kurang efektif. Hal ini disebabkan antara lain oleh : a. Pengiriman barang dilakukan tanpa adanya otorisasi berupa tanda tangan pada surat order pengiriman pada fungsi kredit.. b. Fungsi akuntansi tidak mengirimkan pernyataan piutang kepada setiap debitur c. Pemegang kartu piutang merangkap sebagai penerima kas pada sore harinya d. Fungsi penagihan dilakukan oleh tiga fungsi, yakni oleh ARHO, sales officer, dan surveyor untuk angsuran pertama hingga angsuran keenam. e. Aktivitas pendokumentasian yang belum efektif, dimana bukti penerimaan
yang dikeluarkan oleh ARHO sebagai akibat
berkurangnya piutang usaha tidak diserahkan ke bagian collection pada hari itu juga, hal ini dapat menyebabkan terjadinya kecurangan, yakni berupa cash lapping. Tidak adanya bukti penerimaan piutang yang diberikan pada sales officer dan surveyor pada saat melakukan penagihan piutang untuk angsuran pertama
79
hingga keenam dapat menyebabkan kemungkinan terjadinya kecurangan berupa penggelapan dana atau cash lapping. 5. Informasi dan komunikasi mengenai piutang usaha telah diterapkan cukup efektif, baik informasi yang disampaikan oleh manajemen kepada bawahannya maupun informasi yang berasal dari karyawan kepada manajemen. 6. Pengawasan dan pemantauan terhadap piutang usaha telah berjalan dengan baik dan efektif, baik pengawasan yang dilakukan oleh kepala departemen maupun audit terhadap piutang usaha oleh komite audit 7. Kepala cabang dan komite kredit telah melaksanakan aktivitas pemantauan (monitoring) terhadap aktivitas piutang dan kinerja masing-masing karyawan. Terdapat kurangnya rotasi kerja sehingga menimbulkan kejenuhan di kalangan surveyor dan ARHO
7.2 Saran Berikut ini beberapa saran yang dikemukakan oleh peneliti : 1. Hendaknya setiap personil yang melakukan penagihan piutang usaha di lapangan mendapatkan asuransi, baik asuransi pencurian maupun asuransi kecelakaan. Hal ini dapat mengurangi risiko kerugian perusahaan apabila terjadinya pencurian kas dan kecelakaan oleh personil tersebut 2. Perusahaan perlu mempertimbangkan bentuk pengecekan independent terhadap saldo piutang dengan mengirimkan secara periodik daftar
80
piutang kepada customer. Hal ini berkaitan dengan manfaat yang diperoleh perusahaan (costs versus benefits). 3. Jika memungkinkan, sebaiknya ditetapkan pembagian wewenang antara sales officer, surveyor dan ARHO dalam melakukan penagihan angsuran pertama hingga angsuran keenam, sehingga antara sales officer, surveyor dan ARHO tidak saling “menunggu” dalam melakukan penagihan. Jika tidak memungkinkan, maka sales officer dan surveyor yang melakukan penagihan diberi formulir bukti penerimaan khusus sales officer dan surveyor bernomor cetak. 4. Sebaiknya sales officer dan surveyor dalam melakukan penagihan untuk angsuran pertama hingga keenam disertai dengan bukti penerimaan, supaya kemungkinan terjadinya cash lapping bisa diminimalkan. 5. Tanggung jawab penuh oleh A/R admin dalam menerima pembayaran angsuran yang juga merangkap menjadi fungsi pencatat piutang usaha sebaiknya tidak dijalankan, akan tetapi penerimaan angsuran menjadi tanggung jawab teller dan ARHO 6. Sebaiknya dalam melakukan survey kepada calon debitur, surveyor lebih memperhatikan kondisi calon debitur tersebut apakah memenuhi persyaratan atau tidak sehingga layak dilakukan pembiayaan dengan memperhatikan aspek lima “C”. diharapkan dengan debitur yang berkualitas, maka jumlah piutang tak tertagih menjadi semakin kecil.
81
7. Kebijakan pemberian override kepada sales officer perlu ditinjau ulang sebab terdapat beberapa customer yang menunggak berasal dari customer yang memperoleh kredit dari kebijakan override ini. 8. Perusahaan sebaiknya melakukan rotasi kerja secara berkala sehingga dengan adanya rotasi kerja akan mengurangi rasa jenuh dalam bekerja, selain itu juga merupakan tindakan untuk menilai apakah karyawan telah bekerja sesuai dengan peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
82
DAFTAR PUSTAKA
ACCelerate, 14 Agustus, 2011. ACCELERATE Edisi Kedelapan, hlm. 12 Arens, Alvin A, 2001. Auditing Suatu Pendekatan Terpadu, Cetakan Keenam, Buku Satu, Edisi Indonesia, Terjemahan Ilham Tjakrakusuma, Jakarta :Erlangga Boynton William C, Raymond N. Johnson, Walter G. Kell. 2003. Modern Auditing, Terjemahan Gina Gania dan Ichsan Setiyo Budi, Edisi Ketujuh, Jakarta :Erlangga Daryanto, S. S, 2000. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, Surabaya : Apollo Gondodiyoto, Sanyoto, 2007. Audit Sistem Informasi+Pendekatan Cobit, Edisi Revisi, Jakarta : Mitra Wacana Media Hery, 2011. Auditing 1 Dasar-Dasar Pemeriksaan Akuntansi, Cetakan Pertama, Jakarta, Kencana Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta : Salemba Empat Kieso E. Donald, Jerry J. Weygandt, Terry D. Warfield. 2002. Akuntansi Intermediate. Terjemahan Herman Wibowo. Jakarta :Erlangga Kurniawan Saefullah. 2006. Pengantar Manajemen. Cetakan Kedua, Edisi Pertama. Jakarta : Kencana McLeod Raymond, George P. Schell. 2008, Sistem Informasi Manajemen, Terjemahan Ali Akbar dan Afia Fitriani, Edisi Kesepuluh. Surabaya, Salemba Empat Moeller, Robert R, 2009. Brink’s Modern Internal Auditing, Seventh Edition, USA : John Wiley & Sons, Inc, Mulyadi, 2001.Sistem Akuntansi, Cetakan Ketiga, Edisi Ketiga, Jakarta : Salemba Empat Mulyadi, 2006. Auditing, Cetakan Pertama, Buku Satu, Edisi Keenam. Jakarta : Salemba Empat Riyanto Bambang, 2007. Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan. Edisi Keempat, Jakarta : Salemba Empat
83
Sawyer, Dittenhofer, S. Cheiner, 2005. Internal Auditing, Buku Satu, Edisi Kelima, Jakarta : Salemba Empat Setiawan Iwan, 2010. Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate accounting), Buku Satu, Bandung : Refika Aditama Soemarso S.R., 2003. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku Dua, Edisi Kelima, Jakarta : Salemba Empat. Warren, Carl S., Reeve, James M., Fees, Philip E, 2002. Accounting, Edisike 20, Cincinnati Ohio, Thomson Learning
84 Lampiran 1 Struktur Organisasi Astra Credit Company Cab. Makassar Branch Manager
Operation Head
Marketing Departemen
Underwriting Departemen
SOH
Service Departemen
Customer Service
Teller
EDP/Invento ry Officer
AR Departemen
EDP/Invento ry Officer
BPKB Custodian AR Head
Underwriting Head
SO
Credit Analyst
Surveyor
Data Entry
Staff Validasi
Staff Asuransi
Desk Call
AR Admin
Remedial Admin
ARHO
Remedial Officer
Lampiran 2 Report Aging Schedule ARHO
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
No. Kontrak 0160080011467 016008001365 016008002316 016008003425 016008001182 016008001265 016008001287 016008001292 016008001368 016008001398 016008001642 016008001779 016008002467 016008002494 016008003642 016008002451 016008002347 016008001287 016008002653 016008001287 016008002463 016008003146
Nama Customer Hariati Hasma Arifuddin Alim Nurwina Zaenab Ramli Ali Kamaruddin A. Nafisah Gatot Triyadi Marthen. L Hj. Suhrah H. Amiruddin Huzaima Nurdin. L Dg. Kebo Rustam H. Ambo Upe Mustakim Dg. Nyompa Muh. Aswad Kartini Musriani
Alamat Pondok Akik Hijau Komp. Bumi Permata Hijau Jl. Je'netallasa Jl. Slt. Alauddin III Jl. Kumala 1 Jl. A. Tonro II Jl. Bajiminasa jl. Veteran Selatan Jl. Rusa Jl. Dg. Tata Komp. Citra Sudiang Indah Jl. Jend. Sudirman Jl. Ratulangi Jl. Kapasa Raya Jl. Poros Maros-Makassar BTN Asal Mula Jl. Goa Ria BTN Mangga Tiga Bumi Tamalanrea Permai Bumi Tamalanrea Permai Jl. Danau Towuti Jl. Gunung Batu Putih
Kota Makassar Makassar Gowa Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Maros Maros Makassar Maros Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Soroako Soroako
ovd 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12
angs 13 9 11 12 9 23 23 14 17 27 16 21 12 16 35 27 17 25 9 38 15 20
ARHO Arya Arya Arya Arya Arya Arya Arya Arya Arya Arya Akbar Akbar Akbar Akbar Akbar Akbar Akbar Akbar Akbar Akbar Ikrawadi Ikrawadi
Jml angsuran 4.200.000 2.200.000 4.000.000 3.500.000 6.500.000 2.500.000 2.700.000 3.800.000 4.000.000 2.500.000 5.200.000 3.000.000 7.000.000 4.500.000 3.500.000 5.000.0000 2.800.000 7.500.000 3.500.000 4.000.000 4.500.000 3.500.000
Merk toyota daihatsu toyota toyota toyota daihatsu daihatsu nissan toyota daihatsu toyota daihatsu isuzu toyota daihatsu toyota daihatsu toyota daihatsu toyota isuzu daihatsu
Lampiran 3 Report Aging Schedule Sales Officer PER 20 Juli 2012 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
No. Kontrak 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001
Nama Customer A. Fardal Saleh Idrus Amran Hj. Nurhaeda Supriyanto A. Afdal Eko Sahabu Cekkong H. abd. Rahim Jumran Ali Satong H. Syarifuddin Irwan Nasrun Arfah H. Muin Kartini Hasmawati Zainab Mukhtar A. Besse Hj. Murni Anto Kamaruddin H. Muis Mammang Massinau Alimuddin Muh. Ansar
Alamat Jl. Slt. Alauddin BTN Minasa Upa Jl. Lanraki Jl. Urip Sumoharjo Jl. Poros Barru Jl. Jend. Sudirman Bumi Tamalanrea Permai Jl. Buntukunyi Jl. Arif Rahman Hakim Jl. Tinumbu Jl. Cakalang Jl. Kapasa Raya Jl. Veteran Utara Jl. Poros takalar BTN. Hamzy Bumi Permata Hijau Jl. persatuan raya Jl. Jend. Sudirman Cendrawasih Residence Jl. Sunu Jl. Maccini tengah Jl. Sultan alauddin Jl. Hertasning BTN Pao-Pao Jl. Korban 40000 Jiwa jl. A. Cammi Mandalle Jl. Rusa BTN Minasa Upa Taman Telkomas
Kota Makassar Makassar Makassar Makassar Barru Sidrap Makassar Luwu Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Takalar Makassar Makassar sinjai Bantaeng Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Sidrap Pangkep Makassar Makassar Makassar
ovd 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6
angs 2 5 5 3 4 3 6 4 3 6 4 2 6 5 2 6 5 2 3 5 2 6 3 4 3 2 3 3 6 4
SO A. haris Amiruddin Najamuddin Zubair. M Zubair. M Zubair. M Muh. Abdillah Amiruddin Syahruddin Amiruddin Henra Halim Rendra Amin Agussalim Graha. P Zubair. M Syahruddin Asmirawaty Muh. Abdillah Najamuddin A. haris yulianti yulianti Henra Halim Rendra Amin Henra Halim Syahruddin Najamuddin Amiruddin A. haris Henra Halim
Jml angsuran 4.200.000 2.500.000 3.000.000 4.200.000 5.000.000 3.800.000 4.000.000 3.800.000 4.800.000 2.500.000 3.800.000 4.200.000 3.900.000 4.700.000 3.200.000 5.000.000 3.500.000 4.700.000 3.100.000 4.200.000 2.900.000 4.200.000 4.000.000 5.700.000 2.900.000 4.000.000 3.000.000 4.900.000 6.800.000 4.200.000
Merk Toyota Isuzu Toyota Toyota Toyota Toyota Toyota Ford Toyota daihatsu Isuzu Isuzu daihatsu daihatsu Toyota Toyota daihatsu Toyota daihatsu Toyota daihatsu Toyota Toyota Isuzu nissan Toyota daihatsu daihatsu Toyota Toyota
Lampiran 4 Report Aging Schedule Surveyor PER 20 Juli 2012 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
No. Kontrak 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001 016008001
Nama Customer A. Fardal Saleh Idrus Amran Hj. Nurhaeda Supriyanto A. Afdal Eko Sahabu Cekkong H. abd. Rahim Jumran Ali Satong H. Syarifuddin Irwan Nasrun Arfah H. Muin Kartini Hasmawati Zainab Mukhtar A. Besse Hj. Murni Anto Kamaruddin H. Muis Mammang Massinau Alimuddin Muh. Ansar
Alamat Jl. Slt. Alauddin BTN Minasa Upa Jl. Lanraki Jl. Urip Sumoharjo Jl. Poros Barru Jl. Jend. Sudirman Bumi Tamalanrea Permai Jl. Buntukunyi Jl. Arif Rahman Hakim Jl. Tinumbu Jl. Cakalang Jl. Kapasa Raya Jl. Veteran Utara Jl. Poros takalar BTN. Hamzy Bumi Permata Hijau Jl. persatuan raya Jl. Jend. Sudirman Cendrawasih Residence Jl. Sunu Jl. Maccini tengah Jl. Sultan alauddin Jl. Hertasning BTN Pao-Pao Jl. Korban 40000 Jiwa jl. A. Cammi Mandalle Jl. Rusa BTN Minasa Upa Taman Telkomas
Kota Makassar Makassar Makassar Makassar Barru Sidrap Makassar Luwu Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Takalar Makassar Makassar sinjai Bantaeng Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Makassar Sidrap Pangkep Makassar Makassar Makassar
ovd 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6
angs 2 5 5 3 4 3 6 4 3 6 4 2 6 5 2 6 5 2 3 5 2 6 3 4 3 2 3 3 6 4
surveyor Jml angsuran Merk Regy 4.200.000 Toyota regy 2.500.000 Isuzu Fahmi 3.000.000 Toyota A. Ristandi 4.200.000 Toyota Fahmi 5.000.000 Toyota Misel. P 3.800.000 Toyota Fahmi 4.000.000 Toyota Junaidi 3.800.000 Ford A. Ristandi 4.800.000 Toyota Syahril 2.500.000 daihatsu Syahril 3.800.000 Isuzu Fahmi 4.200.000 Isuzu A. Ristandi 3.900.000 daihatsu A. Fisal 4.700.000 daihatsu Fahmi 3.200.000 Toyota syahril 5.000.000 Toyota A. faisal 3.500.000 daihatsu A. faisal 4.700.000 Toyota Junaidi 3.100.000 daihatsu Junaidi 4.200.000 Toyota Syahril 2.900.000 daihatsu Fahmi 4.200.000 Toyota A. faisal 4.000.000 Toyota Junaidi 5.700.000 Isuzu Regy 2.900.000 nissan Misel. P 4.000.000 Toyota Misel. P 3.000.000 daihatsu A. Ristandi 4.900.000 daihatsu Syahril 6.800.000 Toyota Fahmi 4.200.000 Toyota
Lampiran 5 Report Aging Kompre per 20 Juli 2012 No 1 2 3 4
No. Kontrak Nama Customer 01600801 Haryati 01600801 Hasmawati 01600801 Amran 01600801 Basirun
Alamat Alauddin Residence Pondok akik Hijau Jl. Sabutung Jl. Poros Barru
Kota Makassar Makassar Makassar Barru
ovd 45 65 65 70
angs 8 19 20 16
RO Buyung Buyung Nasir Ramli
Jml angsuran 4.700.000 5.500.000 4.200.000 5.000.000
Merk toyota toyota daihatsu toyota
