ANALISIS PENGUNJUNG DAN SIRKULASI BUKU TERCETAK

ANALISIS PENGUNJUNG DAN SIRKULASI BUKU TERCETAK Studi kasus terhadap mahasiswa strata satu pada Perpustakaan Pusat Institut Pertanian Bogor

Subagyo* Abstrak Kajian difokuskan pada mahasiswa strata satu Institut Pertanian Bogor (IPB) atas dukungan data backup yang dilakukan Perpustakaan Pusat IPB. Kajian ini bertujuan untuk mengetahui kunjungan perpustakaan, sirkulasi buku dan keterkaitan keduanya. Metode yang digunakan “Job and activity analysis”, dimana metode ini merupakan grup metode deskriptif. Hasil kajian ditunjukkan pengunjung statis sebanyak 84,05 persen dengan frekuensi berkunjung sekitar 13 kali selama setahun. Mahasiswa Fakultas Peternakan dan Teknologi Pertanian menempati frekuensi tertinggi. Hal tersebut mungkin dipengaruhi oleh kesibukan mahasiswa, kebutuhan informasi, isu tidak ada informasi, tugas dosen, sumber pengayaan dan kebutuhan diskusi. Peminjam statis diperoleh hasil sebanyak 43,65 persen, dan sebagai peminjam dinamis telah melakukan pinjam buku sekitar delapan kali. Total kelompok peminjam mempunyai kecenderungan semakin menurun jumlahnya dari frekuensi pinjam kategori sangat rendah ke tinggi. Faktor yang mungkin berperan antara lain motivasi, waktu, gemar membaca, pengayaan pengetahuan. Ternyata satu judul buku banyak dipinjam oleh berbagai kelompok, dan mayoritas berbahasa Indonesia. Total judul buku dipinjam mahasiswa sekitar 28 persen dengan frekuensi fisik buku dipinjam mahasiswa tertinggi sebanyak 112 kali (pinjaman semalam) dan sebanyak 50 kali (pinjaman seminggu). Setiap individu mahasiswa meminjam buku sekitar dua judul, namun menurut kelompok fakultas setiap individu mahasiswa meminjam buku sekitar empat judul atau 16 eksemplar. Faktor yang mungkin berperanan adalah berat beban buku, belum selesai baca, malas ke perpustakaan, kealpaan, jadwal acara padat. Pengunjung statis melakukan sirkulasi buku sebanyak 52,68 persen. Namun sebagai pengunjung dinamis, setiap mahasiswa tidak selalu meminjam buku dan hanya sekitar 33,23 persen pinjam buku. Kata kunci : pengunjung, peminjam, buku dipinjam, frekuensi, statis, dinamis

Pendahuluan Mahasiswa mencari informasi guna menambah pengetahuan, tentu mahasiswa akan berkunjung ke sumber-sumber informasi. Salah satu sumber informasi adalah perpustakaan. Perpustakaan membedakan bentuk pelayanan koleksi ke dalam dua bagian yaitu sistem layanan terbuka dan tertutup. Layanan terbuka, lembaga memberikan kebebasan anggota untuk memasuki area koleksi. Sedangkan layanan tertutup, lembaga tidak memberikan kebebasan anggota untuk memasuki area koleksi. Setelah anggota menemukan informasi dalam format buku dan sesuai kebutuhannya, maka anggota dapat melakukan transaksi peminjaman buku di bagian sirkulasi. Kecuali bagi anggota dengan kondisi tertentu tidak boleh meminjam buku karena aturan yang tidak mengijinkannya. Pengertian istilah buku tercetak dalam kajian ini merupakan suatu hasil karya cipta seseorang atau beberapa orang atau lembaga yang dicetak ke dalam jenis kertas dengan bentuk dijilid yang dipublikasikan oleh penerbit atau lembaga tertentu, serta boleh dipinjam anggota perpustakaan. Selanjutnya istilah tersebut, pengkaji akan menggunakan atau menyebut sebagai buku saja. *Pegawai pada Perpustakaan Pusat IPB, Bogor

34

Standarisasi perlu rentang waktu dan umpan balik, ketika perpustakaan kini sedang berkembang secara cepat. Pertama kali standar dikembangkan tahun 1998, sebagai ISO 2789 terdapat kendala baru pada sifat sumberdaya dan perubahan informasi. Hal ini merupakan keprihatinan para pustakawan sehingga dapat menimbulkan kesulitan untuk mencapai kestabilan, dan waktu sama dengan dokumen sesuai masa (uptodate). ISO 2789 merupakan penjabaran dari ISO 11620, dimana ISO tersebut tidak mengulas bagaimana mengevaluasi, menilai performan tetapi bagaimana membuat perhitungan proses penilaian performan (Gambar 1). General missions, as defined at a political level Obejctives, aims Indicators : ISO 11620 Measure : ISO 2789

Gambar 1. Batas area aksi ISO 2789 dan IS 11620 (Sumber : Renard, P. 2007)

VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 1 April 2009

Maksud utama (main objective) dimaknai sebagai aksi operasional oleh perpustakaan dalam logika proses manajemen. Kemudian indikator didefinisikan, dimana sesuatu harus dihitung sehingga demonstrasi obyektif ditemukan atau tidak. Data hanya dikumpulkan ketika diketahui yang dibutuhkan untuk membangun indikator. Perpustakaan (berkaitan standarisasi) semua dimulai dengan statistik dan dihitung sebelum berkembang masuk ke penilaian. ISO 11620 merupakan tanda histori hingga proses dan dipilih penyajian standar menurut statistik guna evaluasi (Renard, 2007). PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah-Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) telah berhasil memilih 15 indikator dari 29 indikator dari ISO 11620. Di dalam hasil uji penerapan instrumen di lapangan biasanya diikuti dengan penyempurnaan instrumen, karena 1) kesulitan dalam pengumpulan data, 2) ketidaktersediaan data yang diperlukan, dan 3) terjadinya duplikasi pengukuran. Hambatan-hambatan tersebut bervariasi sesuai dengan misi, tugas dan fungsi perpustakaan masing-masing. Bahkan PDII-LIPI juga telah melakukan uji coba pengukuran indikator kinerja perpustakaan PDII dengan memilih tiga indikator : 1) Kunjungan ke perpustakaan per kapita, 2) Peminjam per kapita, dan 3) Ketersediaan sistem otomasi. Indikator kunjungan dimaksudkan untuk menilai keberhasilan perpustakaan dalam menarik pemakai menggunakan layanan yang tersedia. Kunjungan merupakan aktivitas memasuki perpustakaan dengan ijin memanfaatkan salah satu atau beberapa layanan yang tersedia. Indikator peminjam dimaksudkan untuk menilai tingkat penggunaan koleksi perpustakaan oleh populasi yang dilayani. Indikator ini dapat juga digunakan untuk menilai kualitas koleksi dan kemampuan perpustakaan dalam mempromosikan penggunaan koleksi. Indikator ketersediaan sistem otomasi dimaksudkan untuk menilai seberapa banyak sistem otomasi di perpustakaan benarbenar tersedia untuk pemakai (Purnomowati, 2008). Berkaitan standarisasi, Depdiknas (2007) telah membuat buku III mengenai Pedoman Penyusunan Portofolio Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi, dimana pedoman tersebut terdapat komponen perpustakaan. Sirkulasi buku setiap anggota tidak mantap (berfluktuasi) sepanjang periode waktu berjalan. Sebagai contoh pemustaka Perpustakaan Umum United Stated meminjam buku rata-rata 15 buku per orang setiap tahun antara tahun 1856 sampai 1978. Pemustaka meminjam buku per orang mengalami penurunan (kira-kira 5%) mulai tahun 1978 sampai dengan 2004. Gambaran tersebut tergantung estimasi dan perbedaan sampel perpustakaan dan penggunaan berbagai metode penghitungan sirkulasi dan pemustaka. Meskipun demikian, gambaran ini secara kualitas cukup untuk menjelaskan tentang sejarah lembaga secara nyata (signifikan) dalam memantapkan aktivitas peminjaman (Galbi, 2007) VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 1 April 2009

Kaiser mempelajari perpustakan umum besar dari tahun 1980 sampai 1996 mengatakan bahwa sirkulasi per anggota tidak mengubah secara besar. Kajian ini mengumpulkan data untuk semua laporan perpustakaan umum dalam kota dengan populasi kira-kira 200.000 orang. Kajian juga melaporkan sirkulasi anak-anak untuk beberapa tahun. Data yang dilaporkan ke ALA (American Library Association) menunjukkan bahwa sirkulasi anak-anak per peminjam kira-kira 50% lebih besar dari sirkulasi dewasa per peminjam (Littman, 2004) Analisis sirkulasi merupakan salah satu pendekatan tradisional yang menggunakan evaluasi belajar dan koleksi dalam perpustakaan. Hasil analisis sirkulasi diharapkan dapat diaplikasikan pada sejumlah isu penting, termasuk penilaian kebijakan pengadaan koleksi, petunjuk keputusan manajemen, seperti penempatan ruang material secara fisik, identifikasi material di luar penyimpanan (susunan buku di rak), dan alokasi pendanaan material, serta gambaran pendekatan seleksi ulang. Pada waktu lampau, data sirkulasi disusun dengan mengumpulkan laporan sirkulasi secara manual dari kartu buku atau label (slip) tanggal suatu sampel buku. Kemajuan besar sistem otomasi perpustakaan dapat menyederhanakan kumpulan data. Sirkulasi menunjukkan suatu kejadian pemustaka membawa keluar buku untuk dimanfaatkan di luar perpustakaan. Asumsi analisis sirkulasi bahwa sirkulasi buku merupakan indikator efektivitas perpustakaan. Atau pemanfaatan tinggi pada sirkulasi buku mengindikasikan koleksi adalah “bagus”, dimana sejak sirkulasi diambil sebagai fakta kebutuhan pemustaka dapat terpenuhi. Aplikasi praktek dari hasil kajian sirkulasi menganggap bahwa pemanfaatan laporan dapat digunakan untuk memprediksi penggunaan masa depan. Salah satu kelemahan penting dalam kajian sirkulasi ini adalah metodologi hanya menggambarkan sirkulasi buku keluar. Analisis sirkulasi umumnya digunakan untuk membandingkan pemanfaatan berdasar beberapa variabel seperti umur material dan area subyek. Namun pengkaji merasa tertarik untuk menampilkan atau mengulas sirkulasi buku dan pengunjung seperti peminjam statis atau dinamis, frekuensi buku dipinjam, pengujung statis atau dinamis dan lain-lain. Hal ini disebabkan oleh adanya kumpulan data backup perpustakaan yang relatif besar. Pembatasan kajian Kajian hanya dibatasi pada mahasiswa strata satu dengan lingkup Perpustakaan Pusat IPB. Pengunjung dan sirkulasi buku merupakan rekaman data selama satu tahun (2008). Kajian tidak menghitung buku yang dipinjam dari rak untuk dibaca di tempat yang kemudian disusun kembali (shelfing) oleh staf perpustakaan. Pemanfaatan buku ini jelas tanpa proses sirkulasi melalui pencatatan komputer.

35

Tujuan Kajian - Mengetahui kunjungan pemustaka ke perpustakaan - Mengetahui sirkulasi buku yang dimiliki perpustakaan - Mengetahui keterkaitan pengunjung dan peminjam dalam sirkulasi buku perpustakaan Manfaat Kajian - Sarana pertimbangan memprediksi kebutuhan pengadaan buku - Evaluasi efektivitas manajemen perpustakaan khususnya layanan informasi buku Metode Kajian Metode kajian menggunakan analisis kerja dan aktivitas (job and activity analysis) yang merupakan kelompok metode deskriptif. Dalam kajian ini, desain menggunakan studi kasus pengunjung dan peminjaman buku selama satu tahun di Perpustakaan Pusat IPB (Nazir, 1999). Pengumpulan data melalui sistem komputer berbasis windows berupa basisdata CDS/ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Set of Information System) yang bukan merupakan basisdata relasional. Data tersebut diperoleh dari Bidang Teknologi Informasi Perpustakaan berupa backup data. Kemudian data dilakukan verifikasi terhadap isian ruas. Dengan demikian data menjadi valid dan reliabel untuk diproses lebih lanjut, terutama pemisahan data yang hanya mengandung ruas tanggal kunjungan dan pinjam tahun 2008. ANALISIS DATA Proses kunjungan telah memanfaatkan kalender bios (Basic Input / Output System) komputer client. Basisdata rekaman pengunjung diberi nama TAMU, di mana basisdata ini terdapat tiga ruas yaitu nomor identitas anggota (tag 1), kelompok anggota (tag 2), dan waktu / tanggal-bulan-tahun (tag 3). Sedangkan proses sirkulasi dalam otomasi perpustakaan juga memanfaatkan kalender bios dari komputer client, namun data yang dimanfaatkan adalah tanggal, bulan, tahun. Basisdata rekaman sirkulasi diberi nama CIRC. Struktur basisdata CIRC terdapat beberapa penting untuk proses perhitungan statistik yaitu nomor identitas anggota (tag 1), tanggal peminjaman (tag 4), jenis pinjaman (tag 8), kategori peminjam (tag 11), nama peminjam (tag 12), judul buku (tag 245).

Standard Code International Interchange) sebagai sarana konversi data dengan script tampilan tertentu sesuai kebutuhan penghitungan. Kemudian pengkaji menggunakan Microsoft office excel 2007 untuk pengolahan data karena software tersebut dapat menampung sheet mencapai 1048576 baris (line). Selanjutnya proses pengolahan data memanfaatkan fitur Pivot table guna mendapatkan data frekuensi, dan fitur sort guna menyusun tingkatan data frekuensi sesuai urutan tertinggi atau terendah. Hasil dan Pembahasan A. Pengunjung Total pengunjung statis diperoleh data sebanyak 16317 orang, atau sebagai pengunjung dinamis tiap saat sebanyak 189281 orang atau pengunjung dinamis setiap hari sebanyak 168366 orang. Rata-rata total persentase pengunjung terhadap jumlah anggota menunjukkan relatif tinggi (84,05%), dengan persentase tertinggi kelompok mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Manajemen (95,95%) dan terendah Fakultas Kedokteran Hewan (69,96%). Sedangkan rata-rata frekuensi individu berkunjung ke perpustakaan tiap saat sebanyak 13,71 kali kunjungan dan tiap hari sebanyak 12,22 kali kunjungan selama periode tahun 2008. Frekuensi berkunjung tiap saat tentu lebih tinggi daripada tiap hari, namun hasil kajian menunjukkan perbedaan nilai relatif tidak begitu besar. Hal ini mempunyai makna bahwa ratarata individu mahasiswa berkunjung hanya sekali dalam sehari. Mahasiswa Fakultas Peternakan dan Teknologi Pertanian menempati posisi tertinggi dalam kunjungan tiap saat maupun tiap hari. Agar lebih jelas, data dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Persentase jumlah pengunjung terhadap keanggotaan tahun 2008

Langkah awal penyusunan data menggunakan software CDS/ISIS (Winisis versi 1.5) untuk pemisahan data kunjung (TAMU) dan pinjam (CIRC) tahun 2008. Setelah verifikasi diperoleh jumlah pengunjung sebanyak 189281 cantuman (record) dan populasi sirkulasi (MFN/ Master File Number) sebanyak 119576 cantuman. Pencetakkan data menjadi berkas ASCII (American

36


Pengunjung Perpustakaan Pusat IPB menurut anggota yang terdaftar cukup lumayan banyak. Jika jumlah potensial pemustaka mahasiswa IPB strata satu diperkirakan 17000 orang, maka jumlah pengunjung perpustakaan pusat menjadi 81,31 persen. Faktor-faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya persentase maupun frekuensi kunjungan, kemungkinan antara lain : a) Kesibukan. Di samping mahasiswa mengikuti kuliah dan praktikum, tentu sebagian dari mereka mempunyai aktivitas lain seperti organisasi, olah raga dan lain-lain. Aktivitas ini menyebabkan mahasiswa sibuk, sehingga kesibukan dapat mengurangi waktunya untuk berkunjung ke perpustakaan. Namun mahasiswa yang cukup mampu mengatur waktu, maka dia akan tetap dapat meluangkan waktunya untuk berkunjung ke perpustakaan. b) Kebutuhan informasi. Perpustakaan mungkin masih kurang dalam memberikan informasi kepada setiap mahasiswa mengenai buku yang dimiliki terutama buku mutakhir sesuai bidang ilmunya. Hal ini memberikan citra selalu tidak tersedia informasi mutakhir bagi mahasiswa. Walaupun informasi ada, mahasiswa sering sulit menemukan fisiknya sehingga mahasiswa malas datang ke perpustakaan. Apabila buku hanya terdiri satu eksemplar yang selalu dipinjam oleh mahasiswa, dampaknya mahasiswa malas berkunjung ke perpustakaan karena mahasiswa tidak dapat memperoleh kebutuhan informasi. Meskipun mahasiswa telah memesan buku, namun kembalinya buku tersebut tidak tentu waktunya sehingga mahasiswa malas untuk datang kembali. c)

Isu tidak ada informasi. Biasanya isu tidak ada informasi buku sesuai kebutuhan mahasiswa akan berkembang dari mulut ke mulut, dimana hal itu belum tentu benar adanya. Isu ini akan mempengaruhi gairah mahasiswa untuk berkunjung ke perpustakaan semakin berkurang.

d) Tugas dosen. Selama ini mahasiswa mendapat tugas dari dosen untuk mencari literatur yang berkaitan dengan matakuliahnya. Dengan demikian mahasiswa akan selalu berkunjung ke pusat-pusat informasi khususnya perpustakaan guna memenuhi tugasnya e) Sumber pengayaan pengetahuan. Perpustakaan merupakan sumber informasi bagi mahasiswa dalam menambah pengetahuan selain pengetahuan yang diperoleh dari kuliah. Biasanya dosen memberikan pengetahuan atau arahan kepada mahasiswa, selanjutnya mahasiswa akan memperkaya diri (pengetahuan) dengan berkunjung ke perpustakaan. f)

Kebutuhan diskusi. Mahasiswa mungkin akan mendiskusikan masalah atau topik menarik dengan


rekan-rekan mereka dalam grup diskusi (group disscussion) untuk mencari solusi atau kesepakatan pendapat. Di samping itu juga diskusi dapat menambah atau meningkatkan wawasan masingmasing mahasiswa atas trend yang sedang terjadi. Sebagai bahan diskusi, tentunya mahasiswa akan menyempatkan diri berkunjung ke perpustakaan. B. Sirkulasi Lembaga memberlakukan pemustaka untuk wajib membawa kartu anggota dalam proses peminjaman buku. Aturan ini mempunyai implikasi tanggungjawab dalam meminjam buku, karena kemungkinan terjadi pemustaka menggunakan kartu anggota orang lain (teman) dan staf sirkulasi lengah dalam proses peminjaman. Kadang-kadang pemilik kartu anggota memberitahukan kepada staf sirkulasi tentang buku pinjaman yang mengalami terlambat kembali atau hilang karena buku tersebut dipinjam / dibawa teman maupun dosen. Dalam bahasan sirkulasi hanya menganalisis tanggal pinjam buku dan tidak menganalisis tanggal kembali. Hal ini disebabkan oleh terjadinya persimpangan waktu proses seperti buku dipinjam tahun 2007 dikembalikan tahun 2008, buku dipinjam tahun 2008 dikembalikan tahun 2009. Apabila buku terlambat dikembalikan dalam waktu yang cukup lama, akan menjadi sulit pengumpulan datanya. Lebih parah lagi jika aktivitas penagihan buku terlambat kembali kurang mendapat perhatian serius oleh bagian sirkulasi. 1) Peminjam Analisis peminjam ini diabaikan data pemustaka potensial di lingkungan institusi. Namun pengkaji hanya memanfaatkan data jumlah anggota yang terekam dalam basisdata perpustakaan. Data dobel perlu diverifikasi lebih dulu sehingga pengkaji dapat memperoleh data jumlah anggota sebanyak 16317 orang kelompok mahasiswa strata satu. Data kajian analisis peminjam menunjukkan bahwa jumlah individu peminjam statis mempunyai nilai sebanyak 7123 orang dalam satu tahun. Adapun rincian tertinggi adalah mahasiswa Fakultas Pertanian (1368 orang), kemudian diikuti kelompok mahasiswa Fakultas Ilmu Pengetahuan Alam dan Matematik. Sedangkan peminjam dinamis mempunyai jumlah individu total sebanyak 55637 orang, kelompok mahasiswa Fakultas Pertanian (11625 orang) menduduki posisi tertinggi dan diikuti oleh mahasiswa Fakultas Teknologi Pertanian (10324 orang). Persentase peminjam statis menunjukkan bahwa rata-rata total anggota meminjam buku sebanyak 43,96 persen, di mana mahasiswa Fakultas Teknologi Pertanian (54,69 %) menunjukkan paling aktif meminjam buku di perpustakaan. Namun persentase peminjam tersebut masih dapat dikatakan relatif berimbang. Ratarata frekuensi mahasiswa meminjam buku sebanyak 7,65 kali secara total kelompok dalam satu tahun. Frekuensi meminjam ini nampak bahwa kelompok mahasiswa

37

Fakultas Peternakan (10,81 x pinjam) dan Teknologi Pertanian (10,42 x pinjam) menduduki posisi tinggi dibandingkan dengan kelompok yang lain. Akan tetapi berdasarkan frekuensi pinjam maksimal dari masingmasing individu kelompok bahwa seorang mahasiswa Fakultas Teknologi Pertanian (126 x pinjam) menduduki frekuensi tertinggi. Kemudian seorang mahasiswa Fakultas Kehutanan (115 x pinjam) menempati urutan berikutnya. Hasil rata-rata frekuensi pinjam maksimal individu secara keseluruhan kelompok sebanyak 89 kali. Agar lebih jelas dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2. Jumlah peminjam buku perpustakaan tahun 2008

*) Kelompok : A (Fakultas Pertanian), B (Fakultas Kedoteran Hewan), C (Fakultas Perikanan), D (Fakultas Peternakan), E (Fakultas Kehutanan), F (Fakultas Teknologi Pertanian), G (Fakultas Ilmu Pengetahuan Alam dan Matematik), H (Fakultas Ekonomi dan Manajemen), I (Fakultas Ekologi Manusia)

c)

Gemar membaca. Setiap mahasiswa yang mempunyai karakter gemar membaca, kemungkinan mahasiswa cenderung senang meminjam buku. Di samping itu mahasiswa mempunyai finansial dalam kondisi terbatas, sehingga mahasiswa memilih pinjam buku untuk bacaannya daripada membeli di toko. d) Pengayaan pengetahuan. Perpustakaan merupakan gudang ilmu, sehingga mahasiswa dapat menambah pengetahuan melalui buku yang dimilki perpustakaan. Oleh karena perpustakaan memberikan kesempatan buku dapat dipinjam di bawa pulang, maka mahasiswa akan memanfaatkan kesempatan pinjam untuk pengayaan pengetahuan dirinya. Frekuensi pinjam individu perlu dibuat pengelompokkan agar memudahkan ilustrasi dengan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut dibedakan menjadi delapan menurut interval frekuensi pinjam yaitu Sangat rendah sekali (interval 1-16 x pinjam), Sangat rendah (interval 17-32 x pinjam), Rendah (interval 33-48 x pinjam), Sedang (interval 49-64 x pinjam), Cukup (interval 65-80 x pinjam), Tinggi (interval 81-96 x pinjam), Sangat tinggi (interval 97-112 x pinjam), Sangat tinggi sekali (interval 113-128 x pinjam). Ternyata jumlah individu (orang) dengan delapan kategori menunjukkan nilai sebaran tidak terdistribusi normal. Nilai sebaran tersebut cenderung semakin menurun dari kategori sangat rendah sekali menuju ke kategori sangat tinggi sekali. Hal ini dapat ditunjukkan pada Tabel 3 maupun Gambar 2. Tabel 3. Jumlah individu dalam frekuensi pinjam buku tahun 2008

Dalam kaitan peminjam, faktor-faktor yang mempunyai peranan antara lain : a) Motivasi. Setelah mahasiswa menemukan buku sesuai kebutuhan informasi yang diinginkan, dan motivasi mahasiswa relatif tinggi dapat mendorong kecenderungan tindakan mahasiswa untuk meminjam buku. Dengan demikian jumlah peminjam menjadi bertambah banyak secara statis maupun dinamis. b)

Waktu. Apabila mahasiswa mempunyai jadual kegiatan cukup padat (sibuk), maka mahasiswa memiliki waktu yang relatif sempit untuk datang ke perpustakaan. Berhubung waktu yang relatif sempit di perpustakaan, maka kemungkinan mahasiswa datang ke perpustakaan hanya untuk meminjam buku sesuai kebutuhan. Mahasiswa dapat memanfaatkan kesempatan membaca buku di perjalanan, rumah atau kost. Dengan demikian mahasiswa mempunyai waktu lebih leluasa sambil aktivitas lain.

38


Gambar 2. Grafik sebaran jumlah individu frekuensi pinjam buku, dimana ilustrasi nampak semakin menurun dari kategori sangat rendah sekali hingga kategori sangat tinggi sekali

Nilai sebaran frekuensi pinjam individu kategori sangat rendah sekali (SRS) mempunyai total sebanyak 28017 orang, dan terus berkurang atau menurun sampai kategori sangat tinggi (STG) sebanyak 110 orang, dan sedikit naik pada kategori sangat tinggi sekali (STS) yaitu 366 orang. Gambar 2 menunjukkan garis grafik frekuensi pinjam individu masing-masing kelompok terjadi jumlah mahasiswa cenderung semakin menurun. Hal ini berarti bahwa mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan informasi mungkin kurang melakukan aktivitas pinjam kembali (perpanjangan masa pinjam), atau mahasiswa lebih suka terlambat mengembalikan buku. Dengan demikian mahasiswa telah siap menerima resiko sanksi denda. Akibatnya mahasiswa lain sedikit peluang meminjam buku atau hilang kesempatan untuk membaca buku karena posisi buku berada pada individu mahasiswa yang meminjam. 2) Buku Dipinjam Perpustakaan melakukan stock opname terakhir tahun 2000, berarti penyusutan buku (hilang, rusak dan lain-lain) tentu telah terjadi dalam stok koleksi. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam menghitung jumlah ketersediaan buku untuk dipinjam. Namun perhitungan sementara dengan asumsi lima persen hilang, maka ketersediaan buku diperkirakan sebanyak 39.000 judul atau 75.000 eksemplar yang boleh dipinjam anggota. Data kajian analisis buku dipinjam menunjukkan bahwa mahasiswa meminjam buku selama satu tahun adalah 10919 judul atau 119576 eksemplar. Dengan demikian mahasiswa strata satu telah memanfaatkan buku untuk dipinjam sebanyak 28 persen judul. Faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi kecilnya buku dipinjam antara lain : umur buku, relevansi, elektronik jurnal, perkembangan teknologi informasi (internet) atau ketersediaan hotspot di perpustakaan, koleksi non buku. Menurut perincian kelompok bahwa total buku dipinjam mahasiswa sebanyak 24515 judul. Jumlah judul ini terjadi selisih sebanyak 24515-10919 = 13596 judul (55,46%). Hal ini menandakan bahwa judul buku yang sama telah dipinjam oleh individu mahasiswa dari berbagai kelompok. Begitu juga data masing-masing kelompok VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 1 April 2009

menunjukkan selisih jumlah judul mulai 122 judul (Fakultas Kedokteran Hewan) hingga 512 judul (Fakultas Pertanian) dan totalnya menjadi 2698 judul. Selisih judul masing-masing kelompok menandakan bahwa satu judul buku telah diperpanjang masa pinjamannya atau buku dipinjam oleh mahasiswa lain yang masih dalam satu kelompok. Data jumlah eksemplar buku dipinjam mahasiswa selalu menunjukkan lebih tinggi dari jumlah judul, karena satu judul buku terdiri atas beberapa eksemplar dan proses perekaman data sirkulasi selalu menambah cantuman (record) baru bagi mahasiswa yang melakukan masa perpanjangan waktu pinjam. Untuk mengetahui rincian masing-masing kelompok dapat ditunjukkan pada Tabel 4. Tabel 4. Jumlah buku dipinjam mahasiwa tahun 2008

Penghitungan frekuensi buku dipinjam tidak bisa dengan mengacu terhadap judul maupun eksemplar. Hal ini disebabkan oleh kemungkinan jumlah peluang lebih banyak terjadi pada judul yang mempunyai jumlah eksemplar banyak. Dengan demikian hanya fisik buku yang perhitungan, dan hitungan tersebut berdasarkan nomor barcode atau registrasi. Frekuensi fisik buku dipinjam individu mahasiswa secara keseluruhan diperoleh tujuh buku terbanyak frekuensinya dengan urutan mulai dari judul buku Ternak perah (119 x dipinjam), Kimia pangan dan gizi (104 x dipinjam), Perubahan komposisi karbo ... (98 x dipinjam), Ingredient interactions: ... (97 x dipinjam), Ilmu nutrisi dan makanan ... (97 x dipinjam), Bioindustri (94 x dipinjam), Manajemen sumber daya man ... (89 x dipinjam). Frekuensi fisik buku dipinjam dari jenis pinjaman semalam diperoleh tujuh buku terbanyak yaitu Ternak perah (112 x dipinjam), Kimia pangan dan gizi (95 x dipinjam), Perubahan komposisi karbo ... (95 x dipinjam), Carbohydrates in food (69 x dipinjam), Hortikultura (63 x dipinjam), Manajemen sumber daya man ... (55 x dipinjam), Aquaculture and the envir ... (49 x dipinjam). Sedangkan frekuensi fisik buku dipinjam dari

39

jenis pinjaman seminggu menunjukkan sejumlah tujuh buku menempati urutan terbanyak yaitu judul buku Dasar-dasar biokimia, jil ... (50 x dipinjam), Budidaya dan tataniaga pa ... (46 x dipinjam), Minyak atsiri (46 x dpjm), Dasar-dasar fisiologi tum ... (39 x dipinjam), Fisiologi pertumbuhan dan ... (39 x dipinjam), Pengetahuan gizi mutakhir (39 x dipinjam) , Ilmu pangan (39 x dipinjam). Secara logika, pinjaman semalam mempunyai peluang frekuensi lebih tinggi nilainya daripada pinjaman seminggu selama periode waktu setahun. Hal ini nampak juga bahwa mayoritas frekuensi fisik buku dipinjam tertinggi masing-masing kelompok pada jenis pinjaman semalam lebih tinggi daripada pinjaman seminggu, kecuali kelompok mahasiswa Fakultas Kehutanan nampak hampir sama. Frekuensi fisik buku dipinjam nampak sebagian besar diperoleh konten buku berbahasa Indonesia. Adapun rincian frekuensi fisik buku dipinjam tertinggi dari masingmasing kelompok dapat ditunjukkan pada Tabel 5. Tabel 5. Frekuensi fisik buku paling banyak dipinjam anggota menurut jenis tahun 2008

Setiap judul buku tersedia di perpustakaan dengan jumlah eksemplar bervariasi. Apabila jumlah eksemplar masing-masing judul diabaikan, maka judul buku dipinjam secara keseluruhan menunjukkan paling banyak dipinjam adalah “Dasar-dasar biokimia, jil. ...” (926 x dipinjam). Setelah pengecekan ulang dengan penelusuran (search) judul yang menyiratkan teks (topik) “dasar-dasar biokimia” ternyata jumlah tersebut menjadi semakin tinggi (965 x dipinjam). Dengan demikian topik buku tersebut dapat dikatakan sebagai buku terlaris atau paling banyak dipinjam mahasiswa. 3) Peminjam dan Buku Dipinjam Menurut pedoman portofolio akreditasi perguruan tinggi bahwa rasio jumlah mahasiswa dengan jumlah buku memadai apabila perbandingan antara 1:10 sampai dengan 1:20 dan jam layanan perpustakaan antara 8-10 jam sehari (Depdiknas, 2007). Sedangkan jumlah mahasiswa strata satu diperkirakan mencapai 17000 mahasiswa dan jumlah buku di Perpustakaan Pusat IPB diperkirakan sekitar 75000 eksemplar. Dengan demikian nilai rasio ternyata masih kurang memadai (sekitar 1:5).

40

Hal ini tidak berlaku sebagai gambaran untuk keseluruhan IPB karena jumlah mahasiswa belum termasuk pascasarjana dan diploma serta jumlah buku belum termasuk di perpustakaan fakultas, jurusan, unit lain. Sedangkan jumlah jam layanan perpustakaan telah lebih dari 10 jam (mulai jam 8.00 sampai dengan jam 21.00 wib). Peminjam statis diperoleh jumlah 7123 orang dengan jumlah buku dipinjam sebanyak 24515 judul atau 119576 eksemplar selama setahun. Berdasar keseluruhan data, jumlah judul buku dipinjam mahasiswa diperoleh hasil sebesar 10919 judul. Sehingga rata-rata setiap individu mahasiswa meminjam buku sebanyak 1,53 judul. Hasil menjadi berbeda, apabila data dirinci menurut kelompok fakultas; seperti rata-rata total tiap individu telah meminjam buku sekitar empat judul (3,51 judul) atau sekitar 16 eksemplar (16,44 eks). Perbedaan ini dapat diartikan bahwa mahasiswa kelompok lain meminjam buku dengan judul yang sama atau sebaliknya buku yang sama telah dipinjam oleh berbagai kelompok. Secara kualitas, rata-rata individu meminjam buku menunjukkan mahasiswa Fakultas Peternakan dan Ekologi Manusia menunjukkan tertinggi (4,09 judul). Namun secara kuantitas, posisi tinggi ditempati oleh mahasiswa Fakultas Peternakan (23,66 eks.) dan Fakultas Teknologi Pertanian (22,77 eks.). Agar lebih jelas dapat dilihat pada Tabel 6.

Peminjam statis jenis pinjaman semalam (5282 orang) menunjukkan jumlah lebih kecil daripada jenis masa pinjam seminggu (6599 orang). Begitu juga buku dipinjam semalam menunjukkan lebih kecil daripada pinjaman seminggu, baik secara kualitas (judul) maupun kuantitas (eksemplar). Perbedaan ini secara jelas dipengaruhi oleh masa pinjam karena mahasiswa mempunyai alasan jumlah waktu untuk membaca. Sebenarnya pinjaman semalam merupakan perubahan kebijakan pimpinan lembaga sebelumnya, dimana buku yang tidak boleh dipinjam untuk diubah menjadi dapat dipinjam dengan waktu semalam. VISI PUSTAKA Volume 11 Nomor 1 April 2009

Adapun filosofi perubahan dengan maksud untuk peningkatan sirkulasi per kapita, sehingga mahasiswa dapat lebih leluasa melakukan fotokopi dan bukan tujuan dibaca. Oleh karena mahasiswa sangat membutuhkan informasi, maka mahasiswa tidak mempedulikan status pinjam. Dengan demikian jumlah peminjam mengalami perhitungan ganda pada kedua jenis pinjaman tersebut. Untuk mengetahui jumlah peminjam dan buku dipinjam menurut jenis pinjam dapat ditunjukkan pada Tabel 7. Tabel 7. Sirkulasi buku menurut jenis pinjaman tahun 2008

e) Jadual acara padat. Mahasiswa mempunyai jadwal acara cukup padat dalam hal kuliah maupun aktivitas lain, sehingga mahasiswa tidak sempat melakukan perpanjangan masa pinjaman buku yang telah terpinjam. Hal ini mengakibatkan jumlah peminjam maupun buku dipinjam tidak bertambah. C. Keterkaitan pengunjung dan peminjam dalam sirkulasi buku Keterkaitan data pengunjung dan peminjam dalam sirkulasi buku, khususnya pengunjung dinamis akan disinergikan dengan peminjam dalam satuan ukuran waktu hari karena rekaman data sirkulasi tidak direkam waktu atau jam pinjam. Hasil analisis data, rata-rata total persentase peminjam (statis) terhadap pengunjung sekitar setengahnya (52,68%). Sedangkan rata-rata total persentase (dinamis) menunjukkan nilai kurang dari setengahnya (33,23%). Untuk lebih jelasnya, data tersebut dapat dilihat pada Tabel 8. Tabel 8. Keterkaitan pengunjung dan peminjam pada mahasiswa strata satu tahun 2008

Faktor-faktor yang mungkin sangat berperanan dalam menentukan jumlah peminjam dan buku dipinjam antara lain : a) Berat beban buku. Mahasiswa merasa beban buku yang dibawa/dipinjam relatif berat, maka mahasiswa tidak jadi meminjam buku. Peraturan perpustakaan menyatakan bahwa mahasiswa harus membawa bukunya, apabila mahasiswa akan melakukan perpanjangan masa pinjam. Buku yang telah terpinjam tidak dilakukan perpanjangan masa pinjaman karena malas membawa buku yang relatif berat. Mahasiswapun berani mengambil resiko terkena sanksi keterlambatan. b) Belum selesai baca. Mahasiswa belum selesai membaca konten buku, kemungkinan mahasiswa mengabaikan perpanjangan masa pinjam. Dengan demikian mahasiswa memilih untuk mendapat resiko kedisiplinan masa pinjam. c) Malas ke Perpustakaan. Mahasiswa merasa malas ke perpustakaan karena capek, jarak tempat tinggal relatif jauh, tidak punya ongkos naik kendaraan umum atau kondisi finansial kritis, kondisi kesehatan kurang bagus. Faktor inilah yang mungkin menyebabkan jumlah peminjam dan buku dipinjam tidak bertambah atau meningkat. d) Kealpaan. Mahasiswa lupa mempunyai pinjaman buku dengan masa pinjam harus diperpanjang. Dengan demikian mahasiswa lupa untuk datang guna memperpanjang masa pinjam bukunya.


Dengan demikian terdapat sisa persentase yang tidak melakukan aktivitas peminjaman buku. Mahasiswa yang tidak melakukan peminjaman buku, kemungkinan hal tersebut disebabkan oleh beberapa faktor antara lain :

a) Tidak menemukan buku yang dicari. Setelah mahasiswa masuk perpustakaan dan mencari sumber informasi dalam bentuk buku, kemudian mahasiswa tidak menemukan buku yang dicari. Jelas mahasiswa tersebut tidak akan meminjam buku, kecuali mahasiswa meminjam buku tertentu sebagai refreshing diri seperti buku agama, biografi dan lainlain. b) Akses internet. Perpustakaan telah menyediakan fasilitas wifi untuk akses internet di sekitar gedung secara gratis yang merupakan perpanjangan

41

pelayanan dari kantor KSI (Kantor Sistem Informasi) IPB. Mahasiswa masuk ke perpustakaan, terkadang tidak meminjam buku, namun mahasiswa memanfaatkan fasilitas wifi untuk akses internet guna mencari informasi sesuai kebutuhkannya.

mempunyai kecenderungan semakin menurun jumlahnya dari frekuensi pinjam kategori sangat rendah ke tinggi. b) Satu judul buku banyak dipinjam oleh berbagai kelompok, dan mayoritas berbahasa Indonesia. Total buku dipinjam mahasiswa sekitar 28 persen (10919 judul) dengan frekuensi fisik buku dipinjam mahasiswa tertinggi sebanyak 112 kali (pinjaman semalam) dan sebanyak 50 kali (pinjaman seminggu).

c) Mencari informasi bukan buku. Perpustakaan telah menyediakan fasilitas layanan digital dari jurnal luar negeri berupa TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library) produksi Cornell University, dan menyediakan juga koleksi lain seperti majalah, jurnal, skripsi, tesis dan disertasi. Apabila mahasiswa mencari informasi dalam bentuk sumber informasi bukan buku dan telah menemukannya, maka kemungkinan mahasiswa tidak akan meminjam buku. d) Diskusi. Mahasiswa berkunjung ke perpustakaan karena letak yang strategis untuk bertemu dengan teman-teman, selanjutnya mahasiswa tersebut akan melakukan diskusi suatu topik tertentu di ruangan lobi perpustakaan. Dengan demikan data pengunjung akan tinggi, namun peminjam akan lebih kecil dari jumlah pengunjung. e) Menyelesaikan tugas. Mahasiswa mungkin lebih leluasa menyelesaikan tugasnya di perpustakaan. Apabila mahasiswa mengalami kesulitan literatur atau sumber informasi, mahasiswa tinggal mencarinya di ruang koleksi. Lebih-lebih sekarang mahasiswa sudah banyak yang melengkapi kuliahnya dengan peralatan laptop. f) Rekreasi. Mahasiswa mengalami suntuk atau sumpek di rumah, maka mahasiswa bisa mengunjungi perpustakaan guna rekreasi (refreshing pikiran) dengan membaca informasi yang ada di perpustakaan. Oleh karena mahasiswa tidak ada niat untuk meminjam buku dan hanya melakukan rekreasi saja. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan 1. Pengunjung statis diperoleh jumlah sebanyak 84,05 persen, dengan frekuensi berkunjung sekitar 13 kali selama satu tahun frekuensi (satuan saat 13,71 kali dan satuan hari 12,22 kali). Mahasiswa Fakultas Peternakan dan Teknologi Pertanian menempati frekuensi tertinggi. 2.

Sirkulasi buku terdiri atas peminjam dan buku dipinjam dengan ringkasan : a) Peminjam statis diperoleh hasil kurang dari setengah jumlah anggota (43,65 %), dan sebagai peminjam dinamis diperoleh rata-rata total individu sekitar delapan kali pinjam buku (7,65 x pinjam). Seorang mahasiswa Fakultas Teknologi Pertanian telah menempati frekuensi tertinggi meminjam buku. Total kelompok peminjam

42

c) Rata-rata keseluruhan bahwa setiap individu mahasiswa meminjam buku sebanyak 1,53 judul, namun rata-rata total kelompok setiap individu mahasiswa meminjam buku sebanyak 3,51 judul atau 16,44 eksemplar. 3. Keterkaitan pengunjung dengan peminjam bahwa hampir setengah jumlah pengunjung statis (52,68%) melakukan sirkulasi buku, namun sebagai pengunjung dinamis bahwa setiap mahasiswa tidak selalu meminjam buku dan hanya sekitar 33,23 persen pinjam buku. B. Saran 1. Promosi ketersediaan buku kepada seluruh mahasiswa di fakultas perlu lebih ditingkatkan guna menjaring peminjam dan pengunjung menjadi meningkat, sehingga efektivitas pelayanan khususnya sirkulasi dapat tercapai. 2.

Pengadaan buku diharapkan dapat mengacu pada hasil sirkulasi, serta unit tersebut dapat mengikuti perkembangan penerbitan buku sesuai dengan kebutuhan pemustaka (relevan). Namun buku dengan konten berbahasa Indonesia perlu pertimbangan sesuai misi institusi menuju WCU (World Class University)

Saran Teknis Beberapa alternatif perubahan yang mungkin dapat meningkatkan sirkulasi per kapita antara lain : a) Perubahan masa pinjam semalam menjadi tiga hari b) Perpanjangan masa pinjam tidak perlu membawa buku yang dipinjam c) Perpanjangan masa pinjam via tilpon atau SMS (Short Message Service) Daftar Pustaka Depdiknas, 2007. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi, Buku III. Pedoman Penyusunan Portofolio Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta : Depdiknas, BAN-PT. [diakses 12-03-2009]


Galbi, D.A. 2007. Book Circulation per US Public Library User Since 1856. Federal Committe Commission, July 29, 2007. www.galbithink.orga/ libraries/circulation.htm (PDf version available on SSRN). [diakses 25-2-2008] Littman, J.; L.S. Connaway. 2004. A Circulation Analysis of Print Books and E-books in an Academic Research Library. Ohio : OCLC online computer library. [diakses 25-12-2008] Nazir, M. 1999. Metode Penelitian. Jakarta : Ghalia Indonesia. Purnomowati, S. 2008. Uji Coba Pengukuran Indikator Kinerja Perpustakaan PDII . Jakarta : PDII-LIPI . [diaskes 16-03-2009] Purnomowati, S. 2008. Indikator Kinerja Perpustakaan. Jakarta : PDII-LIPI . [diaskes 16-03-2009] Purnomowati, S. 2007. Penerapan ISO 11620-1998 di Perpustakaan. Jakarta : PDII-LIPI . [diaskes 1603-2009] Renard, P. 2007. ISO 2789 and ISO 11620 : Short Presentation of Standards as ReferenceDocuments in an Assessment Process. LIBER QUARTERLY, Volume 17 Issue 3/4. http:// liber.library.uu.nl/ [diaskes 16-03-2009]

Definisi Operasional (Daftar Istilah) Anggota : Orang yang telah terdaftar sesuai aturan (kondisi, status, masa berlaku) di perpustakaan. Buku tercetak : suatu hasil karya cipta seseorang atau beberapa orang atau lembaga yang dicetak ke


dalam jenis kertas dengan bentuk dijilid yang dipublikasikan oleh penerbit atau lembaga tertentu, serta boleh dipinjam anggota perpustakaan. Frekuensi fisik buku dipinjam : berapa kali satu fisik buku dipinjam oleh anggota selama satu tahun. Frekuensi kunjung : berapa kali anggota berkunjung ke perpustakaan dalam hitungan waktu saat dan atau tanggal/hari berkunjung selama satu tahun. Frekuensi pinjam : berapa kali anggota melakukan pinjam buku perpustakaan untuk dibawa pulang dalam hitungan tanggal pinjam selama satu tahun . Peminjam dinamis : orang melakukan aktivitas pinjam buku perpustakaan selama satu tahun dengan jumlah hitungan tanggal pinjam sesuai aktivitasnya. Peminjam statis : orang melakukan aktivitas pinjam buku selama satu tahun dengan jumlah hitungan satu bagi orang yang sama. Pemustaka (pengguna) : orang yang datang dan memanfaatkan koleksi perpustakaan, dimana lembaga memberikan aturan orang tersebut harus terdaftar lebih dahulu sebagai anggota. Pengunjung dinamis : orang melakukan aktivitas berkunjung ke perpustakaan selama satu tahun dengan jumlah hitungan waktu saat dan atau tanggal/hari berkunjung sesuai aktivitasnya. Pengunjung statis : orang melakukan aktivitas berkunjung ke perpustakaan selama satu tahun dengan jumlah hitungan satu bagi orang yang sama.

43

ANALISIS PENGUNJUNG DAN SIRKULASI BUKU TERCETAK

Recommend Documents