ANALISIS PENERAPAN SOFTWARE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SAP B1 PADA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DI UD A

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 2 No. 7 (2013)

ANALISIS PENERAPAN SOFTWARE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SAP B1 PADA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DI UD “A” Fafang Bagus Saputro [email protected]

Kurnia Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya

ABSTRACT UD “A” is a company which engaged in the field of toys importer and trading and even fireworks by adopting enterprise resource planning of investment of technology by using SAP B1 software. Software like SAP B1 is required by a company with thousands transaction each month in running sales accounting information system of company. One of the advantages of this software is able to integrate all of the company functions into one database system which is orderly arranged. But, it cannot be as simple as that to change totally new system which has just been applied, it will take years. Therefore, the researcher is conducted afield research and make an analysis by using qualitative descriptive method. The result of this research indicates that the integration of all company function is really important and needed by the company. The previous problems which occur in the company can be solved properly by adopting SAP B1 software investment. The sales accounting information system of the company can fulfill the company needs accurately and fast. Than, effect of wisely planning the company resources by the system arrangement will have a great impact to the existence of company organization for its future whether from the internal or the external factor. Keywords: enterprise resource planning, SAP B1 software, sales accounting information system, integrated system. ABSTRAK UD “A” adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang trading dan importir mainan maupun kembang api melakukan adopsi investasi teknologi enterprise resource planning melalui software SAP B1. Dengan ribuan transaksi tiap bulannya maka sangatlah diperlukan software seperti SAP B1 dalam menjalankan sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan. Salah satu keunggulan software ini adalah dapat mengintegrasikan seluruh fungsi perusahaan ke dalam satu database system yang tertata dengan rapi. Namun tak semudah itu merubah total sistem baru yang diterapkan, dan hal itu membutuhkan waktu bertahun-tahun. Maka peneliti melakukan studi lapangan dan menuangkan tulisan dengan metoda deskriptif kualitatif. Hasil studi menunjukkan bahwa pengintegrasian seluruh fungsi perusahaan sangat penting dan diperlukan. Masalah-masalah yang sebelumnya timbul dalam perusahaan dapat terselesaikan dengan baik dengan adanya adopsi investasi software SAP B1. Sistem informasi akuntansi penjualan perusahaanpun dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan cepat dan tepat. Tak hanya itu, efek dari perencanaan sumber daya perusahaan secara matang melalui penataan sistem akan berdampak besar terhadap eksistensi organisasi perusahaan kedepannya baik dari segi lingkungan internal maupun eksternal. Kata kunci : Enterprise resource planning, software SAP B1, sistem informasi akuntansi penjualan, integrasi sistem


2

PENDAHULUAN Industri komunikasi dewasa ini mengalami perkembangan sangat pesat seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi komunikasi itu sendiri. Demikian pesatnya teknologi komunikasi itu sehingga banyak pakar komunikasi yang menyebut perkembangan komunikasi itu sebagai suatu revolusi. Sebagaimana diuraikan diatas, di masa lalu komunikasi hanya memiliki makna hubungan telepon. Kini, hubungan itu dapat diartikan secara lebih luas, yaitu bisa mencakup hubungan data dan informasi dengan menggunakan komputer. Sistem informasi on-line dan akses jarak jauh ke pusat data tidak mungkin dilakukan tanpa adanya sistem komunikasi yang handal (Nugroho, 2001:3). Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:81), saat ini banyak transaksi bisnis yang ditransmisikan melalui berbagai jenis jaringan elektronik. Penggunaan fasilitas teknologi informasi akan membawa perusahaan pada kondisi yang menguntungkan yaitu kemudahan memasuki pasar, diferensiasi produk, efisiensi biaya, dan penentuan keputusan stratejik. Dari cepatnya iklim perubahan pola perdagangan itu, hadir sebuah tawaran software berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) SAP B1 merupakan salah satu yang banyak digunakan oleh perusahaan dalam mengelolah bisnisnya. Kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan akan suatu sistem sudah dikenal entitasentitas bisnis dunia. SAP digunakan karena memiliki berbagai modul yang saling terintegrasi untuk berbagai kepentingan bisnis perusahaan seperti fungsi finance, accounting, purchasing, sales and distribution, inventory, banking and reconciliatiaon, business partner, human resources, dan macam add on yang bisa ditambahkan. Dengan penerapan SAP ini kegiatan bisnis akan menjadi satu kesatuan yang bersinergi. Bahkan SAP telah banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan kelas dunia sehingga menambah kepercayaan para pengguna lain untuk menggunakan software ini. UD “A” adalah salah satu perusahaan yang mengambil adopsi investasi teknologi dengan menggunakan SAP. Perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan mainan dan kembang api ini memang perlu adanya menggunakan sistem yang dapat mendukung arus perputaran penjualan barang dengan cepat dengan lebih dari 12.000 macam barang. Dengan karakteristiknya sebagai perusahaan perdagangan atau trading, maka sudah menjadi keharusan perusahaan memiliki kemampuan yang lebih unggul dalam fungsi sistem penjualannya. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis merumuskan permasalahan antara lain yaitu, “Bagaimana hasil dari penerapan software ERP SAP B1 terhadap prosedur sistem informasi akuntansi penjualan dan apakah penggunaan software ERP SAP B1 mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi penyediaan pemenuhan kebutuhan sistem seluruh proses penjualan pada UD “A”?.” Dari pandangan tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai “Analisis Penerapan Eterprise Resource Planning (ERP) SAP B1 Pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan di UD “A”, dimana tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah untuk menjelaskan proses penjualan dengan menggunakan software ERP SAP B1 pada UD “A” dan fungsi-fungsi yang bisa dieksplorasi di dalam modul sales dan menganalisis penyesuaian prosedur penjualan perusahaan dengan menggunakan software ERP SAP B1 yang difokuskan pada modul sales. TINJAUAN TEORETIS Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:3) “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”. Sebuah sistem informasi yang


3

dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem informasi akuntansi berfungsi Untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi yang berguna dan dapat dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil kepustusan. Sistem informasi akuntansi merupakan sarana pemrosesan data keuangan menjadi informasi juga diungkapkan oleh Cushing dan Barry E (1991:17) bahwa “Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan manusia dan sumber-sumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi. Informasi ini selanjutnya disediakan untuk dipakai oleh semua tingkat manajemen dalam perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi”. Di dalam bukunya, Mulyadi (2001:3) mendefinisikan “Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolahan perusahaan.” Sedangkan Mcleod (2001:304) mengungkapkan “ Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang memelihara rincian catatan keuangan dari operasi perusahaan dan menghasilkan informasi yang menjelaskan informasi tersebut.” Sistem informasi akuntansi baik yang bersifat manual maupun dengan menggunakan teknologi komputer pada dasarnya merupakan pengorganisasian catatan-catatan transaksi perusahaan sehingga saling terkoordinasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Menurut James (2007:10) Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga subsistem: 1. Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS), yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan. 2. Sistem buku besar/pelaporan keuangan (general ledger/financial reporting system-GL/FRS), yang menghasilkan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hukum. 3. Sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti pelanggan, laporan kinerja, serta laporan pertanggung jawaban. Sistem Berbasis Komputer Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:5) “Sistem informasi berbasis komputer merupakan kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat.” Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer misalnya, merupakan salah satu alternatif jawaban yang tepat jika pihak manajemen menginginkan suatu sumber informasi yang dapat menghasilkan masukan sesuai yang diinginkannya. Dijelaskan menurut Laudon (2008:9) menyatakan bahwa perusahaan bisnis berinvestasi lebih pada sistem informasinya secara khusus untuk mencapai enam tujuan bisnis strategis: keunggulan operasional, hubungan pelanggan dan pemasok, pengambilan keputusan yang semakin baik, keunggulan kompetitif, dan kelangsungan usaha. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem


4

Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. “Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu sistem batch, dan sistem real-time, sejumlah konfigurasi alternatif terdapat dalam setiap kelompok (James, 2007:97). Sistem Informasi Terintegrasi Sistem informasi yang terintegrasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Laudon (2008:50) menyebutkan bahwa sistem informasi mengotomatisasikan banyak tahap pada proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual. Dijelaskan oleh Nugroho (2001:4) untuk sistem yang terintegrasi, seorang akuntan harus memahami dengan baik sistem komunikasi data berikut jaringan-jaringannya karena beberapa alasan. Sistem akuntansi dewasa ini semakin banyak terbantu oleh sistem komunikasi dan jaringan yang perkembangannya sangat didorong oleh perluasan bentuk usaha. Akuntan kemungkinan besar akan diberi tanggung jawab untuk mengelola sistem komunikasi data, dan dalam melaksanakan audit, akuntan kemungkinan besar harus menghadapi sistem komunikasi data. Perlu diperhatikan dalam melakukan perancangan perencanaan sebuah sistem perusahaan dituntut memiliki kerangka kerja jangka panjang yang jelas dan terarah. Pengimplementasian sistem terintegrasi merupakan blue print perusahaan untuk menghemat tenaga sehingga sumber daya perusahaan dapat lebih memusatkan perhatian pada proses bisnis yang menjadi kunci bagi tercapainya tujuan strategis organisasi (Bodnar dan Hopwood, 2004:23). Manajemen berbasis data (Database management System – DBMS) Sebuah sistem yang efektif menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan bagi para penggunanya (Laudon, 2008:262). Dengan pendekatan file atau pendekatan tradisional setiap data cenderung berdiri sendiri sehingga memungkinkan diciptakan file master secara berlipat ganda. Dengan teknologi basis data, database mampu mengatasi berbagai masalah yang ditimbulkan oleh pendekatan tradisional. Database adalah sekumpulan data organisasi untuk melayani banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redudansi data (Laudon, 2008:256). DBMS adalah sistem software yang memperbolehkan user untuk mendefinisikan, menciptakan, mengolah dan mengontrol akses ke database (Thomas Connolly dan Carolyn Begg, 2002:16). Database management system (DBMS) merupakan peranti lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengolah data secara efisien, serta menyediakan akses data bagi program aplikasi. Pendekatan basis data mempunyai beberapa keuntungan: 1. Memperkecil Redudancy data Pengelolahan data dengan pendekatan database memungkinkan penyimpanan data pada satu tempat, sehingga dapat meminimalkan file-file terpisah yang berisi data yang sama. Pemenuhan kebutuhan penggunaan data dapat diakses dari pusat penyimpanan data. 2. Data yang berdidi sendiri Pada sistem file tradisional setiap data saling mengacu pada pasangan data yang lain. Sehingga perubahan satu program membutuhkan perubahan dalam datanya. Sedangkan dalam database memisahkan program dengan data sehingga data dapat berdiri sendiri.


5

3. Peningkatan akses dan ketersediaan informasi Dengan peningkatan akses dan ketersediaan informasi maka biaya pengembangan program dan pemeliharaannya dapat berkurang karena program dapat didesain sesuai dengan kebutuhan pengguna. 4. Kemudahan pengelolahan data dan kemudahan dalam penggunaan dan keamanan data secara terpusat. Menurut James (2007:4) DBMS menyediakan sebuah lingkungan yang terkontrol untuk membantu atau mencegah pemakai mengakses database dan untuk secara efisien mengelola sumber daya. Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut James (2007:114) sistem ERP adalah paket perangkat lunak modul berganda yang berkembang terutama sumber daya manufaktur tradisional (manufacturing resource planning-MRP II). Istilah ERP diciptakan oleh Garter Group dan telah digunakan secara luas pada abad 21 tahun-tahun terakhir ini. Dapat diartikan juga bahwa Sistem ERP merupakan sistem informasi yang terintegrasi yang menangani informasi internal bisnis serta berbasis komputer yang mampu melakukan kegiatan pemrosesan dan penyimpanan informasi yang cukup luas secara terintegrasi guna mendukung pemenuhan kebutuhan informasi secara internal sehingga keseluruhan sumberdaya perusahaan dapat dimanfaatkan melalui sinergi informasi yang tercipta antar bagian dalam perusahaan tersebut. Sesuai denga definisi ERP (Davenport, 2000:51), yaitu: “ ERP is an integrated transaction-process system that handle business internal information”. Pendapat lain mengenai ERP, “ERP system are computer-based system designed to process an organization’s transaction and facilitate integrated and real-time planning, production, an customer response (O’Leary, 2004). Situs Wikipedia mendeskripsikan ERP sebagai Berikut: “Enterprise Resource Planning system (ERPs) integrate (or attempt to integrate) all data and processes of an organization into a single unified system. A typical ERP system will use multiple components of computer software and hardware to achieve the integration. A key ingredient of most ERP system is the use of a single, unified database to store data foor the various system modules.” Pada prinsipnya, ERP adalah sebuah gabungan dari 3 buah komponen penting, yaitu praktek manajemen bisnis, teknologi informasi dan tujuan dari bisnis yang spesifik. Sederhananya, ERP adalah sebuah arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif. Dari definisi dan deskripsi diatas dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan kata kunci utama pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan, bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik. ERP merupakan solusi yang mampu mempertemukan kepentingan antar departemen maupun bagian sehingga departemen-departemen tersebut dapat saling mendukung pelaksanaan kegiatan masin-masing sehingga tujuan perusahaan dapat diraih bersama secara terintegrasi, bukan hanya keberhasilan salah satu departemen. Hal tersebut sesuai dengan definisi ERP (Soegiarto et al.,2003) sebagai berikut:


6

a. ERP is Packaged software solution that addresses the enterprise needs of an organization by tightly integrating all the functions of an enterprise. b. ERP system are information system to support the functional units of a complete enterprise. Software SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung) Diungkapkan oleh Bodnar dan Hopwood (2004:23), “ SAP merupakan perusahaan yang mengembangkan basis pengetahuan mengenai proses bisnis ribuan perusahaan yang dapat dengan mudah diadaptasi dengan kebutuhan konsumen. Pendekatan ini semakin populer di tahun-tahun terakhir ini.” SAP adalah pemasok ERP terbesar, dan pada saat penulisan buku ini diperkirakan 12 juta pengguna berlisensi di seluruh dunia dengan lebih dari 60.000 instalasi menggunakan produk dasar SAP R3. Daftar pelanggan dari berbagai perusahaan dengan berbagai ukuran di 23 industri termasuk penerbangan, mobil, perbankan, kimia, kebutuhan pokok, dan utilitas. Saat ini SAP diperluas solusi ERP tradisionalnya untuk menggunakan pendekatan internet dan bisnis elektronik (e-business). Dulu SAP berorientasi pada klien dari perusahaan besar. Tetapi kini SAP memfokuskan diri pada pelanggan berukuran kecil dan menengah (James , 2007:130). Kemudian diluncurkanlah SAP Business One atau disebut SAP B1 pada tahun 2007 itu untuk memenuhi segmen pasar pengguna kecil dan menengah. SAP B1 adalah sebuah produk aplikasi yang dibeli dari sebuah perusahaan di Israel dan kemudian dikembangkan oleh SAP AG dalam anak perusahaannya SAP Manage, yang akhirnya resmi menjadi produk utama SAP AG hingga saat ini. Khusus untuk SAP B1 development dan Support dipusatkan di Shanghai, China. Untuk segmentasi produk, SAP B1 menempati kelas produk bersama MySAP All-In-One yang selanjutnya disebut SAP A1, cuma mempunyai Core yang berbeda dimana SAP A1 adalah R3 System, dan secara fitur SAP A1 lebih lengkap dibanding adik bungsunya SAP B1 yang lebih generik. Untuk saat ini pengguna SAP B1 di duni mencapai lebih dari 30.000 customer, di Indonesia sendiri pengguna SAP tercatat mencapai lebih dari 250 perusahaan. SAP memiliki beberapa keunggulan (Dewa, 2004:3) yaitu: 1. Single point entry SAP mengadaptasi konsep single point entry, dimana setiap masukan data transaksi tunggal akan melalui pemeriksaan validitas online yang kemudian data tersebut akan otomatis mengupdate seluruh modul-modul yang terkait dalam SAP. Konsep ini akan mengurangi masukan data manual, dan lebih jauh lagi akan mengurangi kesalahan masukan data. 2. Tidak ada rekonsiliasi manual dari data dalam sistem Dalam SAP, kita tidak perlu melakukan rekonsiliasi perbedaan jumlah antara modulmodul dalam sistem secara manual. Hal ini akan mempercepat proses pelaporan informasi yang dapat diandalkan dari seluruh bagian dalam sistem. 3. Real time processing and online reporting 4. Meminimalkan arus kertas dokumen. Kemudian keuntungan dari penerapan SAP (Dewa, 2004:2) adalah: 1. Menyediakan sistem informasi keuangan dan logistik yang terintegrasi, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Meningkatkan keakuratan, perencanaan, pengendalian, dan analisa dari logistik, pergudangan, distribusi, serta kinerja keuangan. 3. Menstandarisasi serta meningkatkan kinerja dan efisiensi proses bisnis administratif.


7

4. Meningkatkan pengambilan data (data capturing), pemrosesan data, pembagian data pada seluruh lokasi (pabrik, dan kantor pusat). 5. Meningkatkan pengendalian siklus dalam proses bisnis. 6. Penyediaan sistem informasi manajemen dan sistem informasi eksekutif secara fleksibel, tepat waktu dan lebih akurat. 7. Teknik implementasi SAP yang cepat, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya sampai dengan 50% dibandingkan dengan menggunakan pendekatan tradisional. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian dan Gambaran dari Populasi Penelitian Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan membandingkan data yang diperoleh dari hasil observasi secara langsung di perusahaan dengan teori-teori yang diperoleh dari literatur untuk kemudian disusun dan dianalisa, sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan. Desain penelitian kualitatif adalah peneliti itu sendiri, sehingga penelitian yang paham pola penelitian yang akan dilakukan (Bungin, 2007: 67). Penelitian ini bertujuan untuk untuk mengetahui bagaimana sebuah sistem dibentuk dari yang bersifat sederhana ke sistem yang bersifat canggih terintegrasi. Rancangan sistem informasi akuntansi penjualan pada perusahaan trading UD “A” diharapkan dapat digunakan untuk menyusun laporan penjualan sehingga laporan tersebut dapat berguna dalam pengambilan keputusan manajemen dalam hal produk, tempat, promosi, dan fungsi strategis lain perusahaan. Pengambilan keputusan dalam hal produk akan efektif dan efisien bila didukung dengan maksimalisasi pada modul sales software, sehingga peneliti juga merasa perlu untuk meneliti apakah penggunaan software ERP SAP B1 memberikan solusi praktis atas masalah-masalah yang sebelumnya terjadi. Penggunaan format kualitatif deskriptif bertujuan untuk menggambarkan, meringkaskan berbagai kondisi, berbagai situasi, atau berbagai fenomena realitas sosial yang ada di masyarakat yang menjadi objek penelitian, dan berupaya menarik realitas itu ke permukaan sebagai suatu ciri, karakter, sifat, model, tanda, atau gambaran tentang kondisi, situasi, ataupun fenomena tertentu (Bungin, 2007: 68). Desain metoda penelitian yang dilakukan terdiri atas empat bagian (Bungin, 2007: 269), yaitu: 1. Pendekatan 2. Unit Analisis 3. Pengumpulan dan analisis data 4. Keabsahan data Objek yang diteliti merupakan perusahaan perdagangan, jadi mempunyai karakteristik perpindahan barang yang cepat dengan ribuan transaksi setiap bulannya. UD “A” memiliki beberapa tempat yang berbeda antar departemen, semisal antara kantor pusat, gudang, dan toko-toko. Dalam pelaksanaannya komunikasi sangatlah penting atas cepatnya transaksi tersebut. Di lapangan, untuk fasilitas jaringan telekomunikasi sudah cukup terpenuhi, antara lain penggunaan internet, telepon, Hanky Talky, CCTV dan sebagainya digunakan secara maksimal. Tetapi belum sepenuhnya untuk fasilitas kebutuhan kontrol penjualan, keluar masuknya barang, fungsi-fungsi keuangan bersifat rahasia seperti penetapan harga, belum dilaksanakan dan dimanfaatkan secara optimal. Maka dari itu perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang dapat memenuhi semua kebutuhan tersebut. Dalam penelitian ini penulis akan meneliti secara deskriptif kualitatif


8

seberapa jauh tingkat keefektif dan efisiensian aktivitas perusahaan yang didapat setelah perusahaan memilih dan menerapkan software ERP SAP B1. Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi: 1. Survey Pendahuluan Survey pendahuluan dilakukan dengan cara mempelajari subjek penelitian untuk mengetahui gambaran awal mengenai subjek penelitian yang akan diteliti. Hal hal tersebut diantaranya adalah mengenai aktivitas organisasi maupun aktivitas ekonomi perusahaan serta struktur organisasi perusahaan. Dari survey pendahuluan ini peneliti dapat mengetahui bagaimana aktivitas perusahaan berjalan, sehingga peneliti dapat menemukan adanya masalah yang mungkin dapat diangkat. 2. Studi Pustaka Studi pustaka adalah kegiatan dalam mengumpulkan dan mempelajari literatur bacaan sebagai landasan teori yang dapat membentuk kerangka berpikir dalam memecahkan permasalahan yang diteliti, yaitu mengenai Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer, pengetian ERP, dan pengenalan umum software SAP B1 . 3. Penelitian lapangan Penelitian lapangan ini mencoba mendapatkan data secara langsung untuk lebih memahami secara mendalam mengenai kegiatan operasional perusahaan khususnya mengenai alur sistem penjualan pada UD “A” yang menghasilkan laporan penjualan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan manajemen. Satuan Kajian Satuan kajian atau unit analisis yang ditentukan berdasarkan rumusan masalah merupakan elemen yang penting dalam desain penelitian, karena hal itu akan mempengaruhi proses pemilihan, pengumpulan dan analisis data. Sesuai dengan ruang lingkup dan rerangka pemikiran yang dijelaskankan sebelumnya, maka penulis memaparkan satuan kajian objek yang akan diteliti adalah sebagai berikut: 1. Organisasi Organisasi adalah perusahaan yang diteliti, yaitu UD “A”. Hal ini mencakup struktur organisasi dengan visi dan misinya, pola aktivitas interaksi dengan kepemimpinannya, karakteristik individu-individu perusahaan, maupun spesialisasi usaha yang dijalankan. 2. Prosedur Perusahaan Sesuai dengan judul penulis, prosedur perusahaan yang dibahas adalah mencakup lingkup yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan. Adapun prosedur-prosedur lain selain prosedur penjualan juga akan dijabarkan jika memang dibutuhkan karena erat kaitannnya dengan proses penjualan. 3. Sistem teknologi Sistem teknologi itu adalah software yang digunakan dalam menjalankan sistem. Analisa dilakukan pada penggunaan software ERP SAP B1 oleh perusahaan. Tentunya pembahasan sistem teknologi ini terkait dengan organisasi dan prosedur perusahaan. Teknik Analisis Data Setelah langkah-langkah pendekatan penelitian, unit analisis, jenis dan sumber data, serta pengumpulan data, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap hasil penelitian yang diperoleh. Teknik analisis terdiri atas pengujian, pengkategorian, analisis masalah, ataupun pengkombinasian. Teknik analisis data


9

kualitatif berkaitan erat dengan metode pengumpulan data yang dilakukan peneliti, yaitu observasi dan wawancara (Bungin, 2007:78). Adapun teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Mempelajari hasil observasi dan data yang diperoleh dari UD “A” dalam rangka pemahaman kondisi serta permasalahan yang timbul dari sistem yang lama. Kemudian akan dilakukan evaluasi mengenai sistem penjualan dengan prosedur yang lama tersebut dalam menghasilkan laporan penjualan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan manajemen dan kelangsungan perusahaan. 2. Memahami tentang rancangan sistem informasi akuntansi penjualan didukung dengan software SAP B1 dengan ruang lingkupnya dalam menjalankan proses penjualan dari awal sampai akhir. 3. Mengolah data yang telah di kumpulkan sebagai bahan untuk menganalisa permasalahan yang ada dengan output pengambilan keputusan manajemen yang efektif dan efisien dalam hal produk, tempat, dan promosi maupun poin-poin efisiensi dan efektifitas kegiatan penjualan. 4. Menyimpulkan hasil pembahasan dan membuat saran yang berupa usulan rancangan prosedur sistem informasi akuntansi penjualan yang sesuai dengan kondisi di lapangan, khususnya pada divisi penjualan dengan memperhatikan tawaran sistem dari adopsi SAP B1 yang tertuang didalam modul sales dan fungsi-fungsinya. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Gambaran Umun Obyek Penelitian UD “A” adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang distributor penjualan mainan dan kembang api. Perusahaan dagang ini merupakan sub unit usaha Koperasi Angkatan Laut dengan No. Ijin: No:32/BH/402.4.13/2002, tanggal 15 Mei 2002. Dimulai dari perintisan usaha perseorangan dengan kemampuan marketing yang mumpuni, sampai dengan tahun 2012 perkembangan usaha semakin maju pesat. Tahap demi tahap dilalui dengan kerja keras, sehingga membuka misi wacana baru pada tahun 2013 akan mengupgrade perusahaan menjadi perseroan terbatas (PT) dengan jangkauan usaha distributor dan importir mainan maupun kembang api. Usaha serius itu dimulai dari didaftarkannya perusahaan dagang tersebut untuk mendapatkan Surat Ijin Usaha Perdagangan bernomor : 510/406/404.6.2/2012. Inovasi perbaikan sistem yang terus diperbaiki dan diperbarui merupakan kekuatan utama perusahaan ini, termasuk penggunaan teknologi perangkat lunak yang memiliki nilai cukup tinggi. Sampai dengan tahun 2012 perusahaan memiliki lokasi unit pelaksana tempat dengan lokasi yang berbeda-beda, yaitu 1 kantor pusat , 2 toko, dan 5 gudang dan kesemuanya tempat berlokasi di dalam satu Kota. Jangkauan distribusi penjualanpun cukup luas, yaitu sampai dengan wilayah luar pulau meliputi Kalimantan, Sulawesi, Papua, Batam, dan wilayah Sumatra. Dalam melakukan penelitian, peneliti membagi menjadi beberapa tahap analisa, dengan tujuan hasil tulisan dapat menjelaskan tujuan dan masalah penelitian, yaitu hasil analisa penerapan software SAP B1 terhadap sistem penjualan di UD “A”. Maka dalam pembahasan ini akan dijelaskan prosedur sistem penjualan sebelum dan sesudah adanya software tersebut kemudian perlakuan akuntansinya di lapangan sesuai hasil temuan yang didapat. Hasil dalam wawancara yang telah dilakukan kepada bagian penjualan, toko, dan marketing menunjukkan beberapa point yang sama, yaitu dalam kurun waktu beberapa tahun kebelakang, antara tahun 2008 sampai 2011 mereka mendapati sebuah sistem yang


10

mempunyai banyak kekurangan, khususnya pada lingkup sistem pejualan. Masalah yang sering terjadi dan disebabkan hal yang sama adalah: 1. Kebijakan perubahan faktur penjualan yang salah Sebelum diterapkannya sistem yang terintegrasi, faktur penjualan kecuali penjualan tunai oleh toko dikeluarkan bagian fakturis di kantor pusat. Sistem yang dijalankan tidak adanya SO (sales order), jadi ketika ada pesanan barang, langsung dibuatkan faktur kemudian dikirim manual ke gudang yang terpisah jauh dari kantor pusat. Ketika bagian gudang memeriksa item-item yang tercantum di faktur tidak ada, maka seketika itu juga bagian gudang mencoret faktur dengan seenaknya sehingga faktur menjadi cacat dan terkadang angka-angkanya menjadi tidak jelas. Hal itu kemudian berimbas kepada bagian marketing yang sering komplain karena tampilan faktur yang diterima pelanggan sudah cacat. Selain itu, ketika rangkapannya dikirim lagi ke bagian akuntansi sering mengalami kebingungan karena data yang sebelumnya dimasukkan banyak sekali perubahan akibat pencoretan yang tanpa koordinasi. 2. Sistem data yang tidak terintegrasi Kekurangan yang fatal terletak pada masalah ini, yaitu sistem pengolahan data yang tidak memenuhi kebutuhan. Sistem lama masih menjalankan sistem batch, yaitu sistem yang masih tradisional dan terpecah-pecah bagian antar fungsi. Hal itu mencakup bagian keuangan, piutang, hutang, toko, dan gudang masih dilakukan secara manual. Hal itu menyebabkan aktivitas data record akan semakin menumpuk dan waktu habis hanya untuk melakukan pencocokan. Software keuangan lama yang digunakan juga tidak bisa memberikan informasi keuangan up to date. 3. Sistem pergudangan yang banyak kejanggalan Prosedur yang kurang baik menyebabkan pengolahan manajemen gudang mengalami banyak masalah. Terutama masalah stock opname yang tidak rutin dilakukan. Perpindahan barang yang sangat cepat menyebabkan perubahan-perubahan daftar barang yang cepat juga. Sedangkan dari kantor pusat tidak sempat memantau dengan teliti karena tugas di bagian kantor pusat juga disibukkan dengan aktivitas yang semakin menumpuk. 4. Pola kepemimpinan yang cepat berubah Pergantian cepat pimpinan yang mengisi beberapa posisi strategis membuat banyak karyawan sering mengalami kebingungan. Terutama bagian financial accounting manajer (FAM) yang mana setiap pergantian menajer tersebut memiliki kebijakan sendiri-sendiri sehingga memaksa karyawan untuk mengikuti perubahan dengan cepat. Belum sempat terselesaikan sudah berganti prosedur. Proses wawancara lebih menarik ketika diskusi panjang dilakukan dengan manajer keuangan yang juga ikut dalam membentuk sebuah sistem untuk memperbaiki masalahmasalah sebelumnya. Saat proses penyelesaian skripsi ini dilakukan, dalam kurun waktu 3,5 bulan tercatat dua orang yang yang masuk keluar mengisi jabatan manajer keuangan. Dan dari kedua manajer ini dapat dijabarkan hasil wawancara terhadap pembenahan sistem tersebut sebagai berikut: a. Manajer keuangan pertama Beliau adalah Bapak Arief Widodo, SE. , berpengalaman dalam spesialisasi menangani sistem prosedur, laporan keuangan dan perpajakan sebuah perusahaan. Sebelumnya pernah bekerja di KAP Drs. Tanzil & Rekan sebagai senior auditor, dan menjadi manajer di Total Quality Manajemen Consultant. Dalam kaitannya dengan sistem informasi akuntansi penjualan perusahaan ada beberapa point yang menjadi koreksi yaitu :


11

1. Perihal laporan keuangan Dalam kurun waktu 3 tahun terakhir perusahaan sama sekali belum menerbitkan laporan keuangan, dan tentunya hal itu sangat disayangkan. Tetapi disadari dengan kondisi yang rumit seperti dijabarkan pada masalah-masalah di atas memang dimaklumi. Laporan keuangan sangat penting untuk memberikan informasi, dalam hal ini UD “A” memerlukan informasi hutang, piutang, persediaan barang dagangan, dan laporan rugi laba yang tepat. Sehingga dapat dipantau perkembangan dan kebijakan perusahaan yang akan diambil. 2. Otoritas prosedur penetapan harga Kondisi lapangan dengan perilaku konsumen yang cepat berubah memaksa perusahaan harus pintar dalam menentukan harga, selain itu para pesaing di luar juga semakin gencar dengan strateginya. Seringkali pimpinan perusahaan menentukan langsung perubahan harga dilapangan tanpa koordinasi bagian penjualan pusat, sehingga sering terjadinya kebingungan waktu entri data penjualan karena adanya perbedaan harga. Memang penentuan harga merupakan hal yang rahasia, tetapi harus tetap dibentuk sebuah sistem yang dapat khusus menangani hal tersebut sehingga tidak terjadi kesalah pahaman. 3. Pengkodean barang dan stock opname Temuan selama audit dilakukan terdapat barang dengan nilai ratusan juta belum masuk dalam list stock barang. Hal itu disebabkan belum adanya kontrol sistem yang baik selain dari banyaknya aktivitas yang menumpuk. Sering terjadi pada bagian gudang dan toko membuat nomor barang sendiri, padahal di pusat sudah ditentukan kodenya, atau bisa jadi barang belum sempat di stock opname tetapi sudah dijual. Dari rancunya pengkodean ini sering sekali terdapat banyak barang sama dengan kode yang berbeda, dan juga ditemukan kode barang dan stock ada tetapi barangnya tidak ada ataupun sebaliknya barang ada tetapi didalam list stock tidak terdapat kodenya. Tentunya hal ini menjadi pekerjaan berat ketika pembenahan sistem tidak dilakukan secara kerjasama antar bagian. Tetapi manajer pertama ini memahami bahwa beliau baru mengenal SAP B1, jadi untuk melakukan pembenahan sistem melalui SAP B1 masih belum bisa total. b. Manajer keuangan kedua Beliau adalah Ibu Nila Ariyani, SE. , berpengalaman dalam spesialisasi audit internal perusahaan. Sebelumnya pernah bekerja di perusahaan ternama salah satunya di PT. Indofood Sukses Makmur Tbk. Wawancara dan diskusi dengan Beliau tidak berlangsung lama karena harus mengakhiri masa kerja untuk melanjutkan studi ke luar negeri. Menurut beliau secara keseluruhan perusahaan dapat menjalankan aktivitas cukup baik dengan SAP, tetapi ada beberapa catatan yaitu: 1. Kurangnya pemanfaatan fasilitas software Dalam hal ini lebih condong ke pemanfaatan modul banking yang juga memiliki kaitan erat dengan modul sales. Dalam sehari tansaksi bank bisa mencapai puluhan kali, tetapi petugas bagian pencatatan melakukan tugas ganda secara manual dan entri data langsung ke SAP. Transaksi tersebut mencakup penjualan tunai, penjualan kredit, maupun dengan CH/GB. Hal itu tentunya akan merepotkan petugas kasir jika harus bekerja dua kali, padahal SAP memberikan fasilitas form-form yang siap di print tanpa harus ditulis secara manual. Form-form tersebut tidak hanya mencakup buku bank saja, tetapi puluhan form-form lain yang bisa dimanfaatkan.


12

2. Belum adanya fungsi tambahan yang bisa digunakan. Dalam catatan ini Beliau memberikan gambaran perbandingan aplikasi software SAP B1 yang diterapkan di perusahaan sebelumnya terdapat beberapa perbedaan. Pada sistem data record yang berhubungan langsung dengan harga pokok penjualan dalam SAP B1, yaitu mengenai report costing yang harusnya ada dalam aplikasi ini untuk menghitung secara cepat dan tepat atas komponen estimasi biaya dalam proses penjualan. Berikutnya adalah fasilitas penelusuran atas record penjualan kredit maupun CH/GB yang tidak langsung otomatis terekam dengan transaksi-transaksi di dalam G/L account, sehingga bagian accounting harus melakukan cek setiap per transaksi lagi. Hal itu dirasa kurang efisien. UD “A” tercatat sudah membeli dan menanam software SAP B1 tersebut dari tahun 2009, tetapi karena beberapa kendala dan kegagalan dalam implementasi. Penerapan sistem secara total baru dapat dilaksanakan pada tahun 2012. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Lama Dalam menjalankan aktivitas transaksi penjualan setiap harinya, maka perusahaan memiliki standar operasi prosedur pada tiap-tiap bagian. Karena mempunyai karakteristik perusahaan perdagangan, maka perusahaan akan terus memperbaiki sistem yang dapat memenuhi aktivitas tersebut. Diantaranya bagian dan job description yang menjalankan fungsi penjualan antara lain: 1. Divisi Keuangan Tugas utama pada divisi keuangan adalah mengontrol keluar masuknya uang dan penerbitan laporan keuangan. Divisi ini diisi oleh beberapa bagian yang terletak dalam kantor pusat perusahaan. Pada posisi bertanggung jawab atas penerbitan laporan keuangan, seperti laporan neraca, penjualan, laba rugi, arus kas, maupun kondisi keuangan perusahaan. Dibawah manajer terdapat beberapa bagian yaitu bagian kasir yang menangani setoran uang tunai dari toko-toko dan melakukan fungsi kontrol kas kecil perusahaan. Kemudian bagian hutang dan piutang yang melakukan fungsi kontrol hutang dan piutang berikut administratif pencatatannya. Dan yang terakhir adalah bagian kas/bank yang bertugas untuk melakukan kontrol rekening-rekening bank milik perusahaan berikut laporan keluar masuk uang maupun administratifnya. 2. Divisi Marketing Divisi ini merupakan letak penggerak penjualan dalam perusahaan yang memegang peranan penting dalam kontrol faktur pajak seluruh kegiatan penjualan. Didalamnya terdapat bagian fakturis yang bertanggung jawab atas pengeluaran faktur penjualan perusahaan baik langsung ke kantor pusat, dari toko, maupun dari sales. Kendali pemasukan penjualan perusahaan besar tergantung dari divisi ini. 3. Divisi Toko Divisi ini khusus menangani penjualan tunai langsung dengan cara eceran, grosir, maupun skala besar. Toko merupakan outlet perusahaan untuk mempermudah distribusi konsumen kecil. Namun pemesanan skala besar juga bisa melalui toko. Setiap harinya toko bertugas untuk melaporkan penjualan berikut rekapan faktur maupun uang tunai ke kantor pusat. 4. Divisi Gudang Tugas utama divisi gudang adalah melakukan pengamanan persedian, melakukan pengecekan persediaan, dan membuat laporan mutasi barang. Divisi ini juga bertanggung jawab atas ekspedisi pengiriman barang kepada konsumen.


13

Dalam proses penjualan, perusahaan menggolongkan melalui tiga transaksi, yaitu penjualan tunai, kredit, dan melalui cek jatuh tempo atau CH/GB. Dari hasil observasi peneliti di lapangan ,dapat didefinisikan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan banyak mengalami kendala dan kelemahan. Sesuai dengan hasil wawancara sebelumnya, benar adanya sering terjadi mis komunikasi antar bagian. Salah satunya adalah kebijakan pembuatan faktur, saat faktur masuk ke dalam gudang, bagian gudang dengan leluasa mencoret-coret, mengganti nama dan kuantitas barang karena tidak adanya barang di gudang sesuai yang tercantum di faktur. Kesalahan ini akibat dari tidak adanya form order pembelian dahulu. Yang menjadi kelemahan utama adalah perusahaan masih menerapkan sistem batch atau terpisah dalam melakukan perekaman data yang mengakibatkan beberapa masalah yaitu: 1. Pekerjaan yang semakin menumpuk. Proses yang berjalan sebelumnya adalah setiap harinya di akhir jam kerja petugas toko mengantarkan faktur penjualan hari itu berikut uangnya. Sehingga pekerjaan kantor pusat baru akan melakukan rekap dan klarifikasi pada tiap-tiap toko maupun gudang pada hari berikutnya. Belum terselesaikan rekap sudah banyak masalah pada faktur yang dikirim, antara lain terkadang harga tidak sesuai dengan yang ada di database pusat, selain itu nama dan kode barang yang berbeda juga dengan database pusat. Bisa dibayangkan, ratusan transaksi memiliki banyak kesalahan. Tentunya hal itu akan menghabiskan banyak energi dan waktu. Karena terlalu sibuknya dalam perekaman data yang valid, maka jarang sekali diterbitkannya laporan keuangan. 2. Kontrol terhadap divisi gudang lemah Kontrol lemah merupakan salah satu dampak dari masalah nomor satu di atas. Kantor pusat selalu mempercayakan kepada petugas gudang tanpa adanya pengecekan tiap bulannya. Karena tingkat perpindahan barang sangat cepat, sering terjadi masalah yaitu banyak barang yang belum masuk kartu stok tetapi sudah sebagian terjual. Standar penamaan dan penomoran yang banyak tidak sesuai dengan pusat menyebabkan mudahnya barang untuk hilang atau dicuri. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dengan SAP B1 SAP adalah satu aplikasi bisnis menawarkan satu set lengkap dan terpadu alat untuk secara efektif mengelola dan mengotomatisasi semua proses akuntansi dan keuangan di perusahaan yang berkembang. Sebagai komponen inti dari bisnis SAP, manajemen keuangan menggabungkan semua proses akuntansi utama, seperti buku besar dan entri jurnal, rekening piutang, dan hutang. Perangkat lunak ini secara otomatis melakukan posting akuntansi secara real time saat transaksi bisnis terjadi. Dalam sub bab ini akan dijabarkan proses alur sistem penjualan menggunakan tawaran solusi software SAP dengan tahap penjelasan secara umum kemudian fungsi-fungsi modul sales untuk beberapa kasus transaksi lain. Sebelum memasuki proses penjualan menggunakan sistem, maka pengguna harus memenuhi beberapa tahapan agar proses transfering data dari masing-masing fungsi bagian dapat terintegrasi. Antara lain yang harus diperhatikan pemenuhan datanya adalah: 1. Item masterdata barang dagangan harus sudah masuk dalam database berikut price list dengan unit in stock. 2. Business Partner masterdata yang berisikan data-data konsumen (customer masterdata) lengkap dengan isian poin penting tentang defaults currency, payment terms, credit limits, dan pricelist.


14

Dalam aplikasi penggunaan modul sales SAP, pengguna software diharuskan untuk mengikuti alur prosedur penjualan yang sudah ditetapkan, tidak hanya tertib dalam sistem saja, maka ketika dijalankan sesuai alur akan terintegrasi tepat dengan bagian gudang, bank, dan bagian keuangan. Sesuai dengan gambar diatas maka tahapan proses tersebut adalah: 1. Sales Order Melalui form sales order merupakan pintu pertama dalam melakukan transaksi. Sales Order merupakan dokumen penting yang menjelaskan secara rinci barang yang akan dipesan, antara lain mengenai perencanaan produksi, sebagai dasar untuk melakukan pesanan pembelian, dan melakukan perencanaan sumber daya perusahaan. Didalamnya pengguna dapat melakukan perhitungan pemilihan kualitas barang, penentuan harga, dan penentuan harga setelah sales order dibuat. Di dalam SAP fungsi sales order memiliki link langsung dengan informasi gudang tentang stock level. 2. Delivery Setelah bagian penjualan melakukan penegecekan persediaan dan melakukan perhitungan harga, maka dilakuakanlah proses validasi melalui fungsi delivery bahwa barang siap untuk dikirim. Data dapat langsung dicopy dari fungsi sales order ke delivery secara otomatis. Bagian gudang yang melakukan cek form delivery tersebut siap mengeluarkan barang. Maka secara otomatis fungsi akuntansi akan melakukan penjurnalan. Fungsi utama dari delivery adalah untuk memastikan bahwa proses prosedur pengeluaran barang dari gudang sampai dikirim dapat terpantau secara tepat mengenai data persediaan dengan bagian yang terkait secara tidak langsung. 3. A/R Invoice A/R Invoice atau faktur penjualan, yang mana pada fungsi ini merupakan letak dimana perusahaan menentukan jenis penjualan dengan pembayarannya, bisa dilakukan dengan cara tunai, kredit, cek, atau dengan uang muka dahulu. Fungsi A/R invoice dapat mengcover fungsi sales order dan delivery, dalam artian tanpa melalui kedua proses tersebut dapat tetap dilakukan proses penjualan. Ketika A/R Invoice sudah divalidasi oleh bagian penjualan, dengan asumsi penjualan tunai, maka akan secara otomatis fungsi akuntansi akan melakukan penjurnalan Bagian penjualan akan mencetak beberapa rangkap tergantung kebutuhan perusahaan, kemudian salah satunya dilampirkan untuk pelanggan berikut dokumen-dokumen pengiriman. 4. Incoming Payment Berikutnya adalah pada tahap fungsi incoming payment atau kas masuk yang terletak pada modul banking. Disini bagian kasir akan berkoordinasi dengan bagian penjualan perihal pilihan cara pembayarannya melalui cek, bank, kartu kredit, atau secara tunai. Tentunya fungsi konfirmasi dengan pelanggan diperhatikan. Jika uang sudah benarbenar masuk di dalam perusahaan baik melalui transfer bank ataupun tunai, maka dilakukanlah proses incoming payment ini untuk prosedur validasi pembayaran dari pelanggan. Selain itu SAP juga menyediakan fungsi modul untuk menangani beberapa macam transaksi dan kasus agar pelanggan mudah dan cepat dalam menyelesaikan proses pekerjaan. Fungsi modul tersebur antara lain: 1. Return (retur) 2. A/R Down Payment Invoice (faktur dengan uang muka) 3. A/R Invoice + Payment (faktur penjualan tunai) 4. A/R Credit Memo (faktur memo) Didalamnya juga terdapat fungsi sales report, yang didalamnya pengguna dapat langsung mengakses tentang analisis penjualan, baik perihal laporan penjualan item barang, kinerja sales employe, maupun tingkat range transaksi per pelanggan atau grup pelanggan.


15

Analisis Sistem SAP B1 Penerapan Enterprise Resource Planning harus dilaksanakan secara keseluruhan, karena sudah merupakan paket sistem yang lengkap untuk dijalankan. Ketika perusahaan memutuskan untuk melakukan kegiatan penjualan dengan SAP B1 maka perusahaan melakukan proses pisah batas (cut off ) semua transaksi. Meninggalkan secara total sistem lama dan memulai dengan saldo baru akun hutang, piutang, persediaan, dan kas/bank berdasarkan temuan-temuan dan perhitungan asumsi data sementara. Jika dalam proses berjalan ditemukan kesalahan-kesalahan nilai, akan dilakukan penyesuaian sesuai dengan prosedur akuntansi. Walaupun tidak sedikit biaya yang harus dikeluarkan untuk membentuk akses jaringan intranet yang kuat, tetapi perusahaan juga mendapatkan manfaat yang lebih. Walaupun berbeda tempat, aktivitas transaksi dapat dilakukan secara langsung (real time). Komputer yang ada pada masing-masing tempat memiliki tampilan sama yaitu user untuk software SAP B1 dengan otorisasi yang sudah diatur oleh IT support perusahaan dan FAM. Dari sistem tersebut, maka perusahaan dapat mengakomodir masalah-masalah sistem penjualan yang terjadi sebelumnya dengan solusi yang didapat antara lain: 1. Kebijakan faktur Kecuali penjualan tunai, otorisasi pembuat dan perubah faktur terletak dibagian fakturis pusat. Jadi bagian gudang maupun yang lainnya tidak bisa menerbitkan faktur. Proses penjualan harus sesuai dengan alur SAP B1 yaitu melalui tahap : a. Sales Order Sales order bisa dibuat oleh beberapa bagian yaitu toko, petugas marketing, maupun pusat sendiri. Setiap harinya bagian fakturis memeriksa record order melalui SAP. Kemudian dilakukannya cek persediaan melalui item master data untuk melihat jumlah dan letak barang pada gudang mana. Setelah itu bagian fakturis akan megkoordinasikan dengan bagian keuangan untuk menentukan harga dan biayabiaya lain yang timbul. Divisi gudang kemudian menerima copy form faktur secara online dan siap berangkat langsung menuju pelanggan yang melakukan pembelian. b. Delivery Delivery dibuat oleh bagian fakturis setelah mendapat persetujuan dari manajer keuangan. Maka secara online bagian gudang akan memeriksa form delivery dari user SAP gudang dan menyiapkan barang-barang yang akan dikirim sambil menunggu copy faktur dari bagian pusat. c. A/R Invoice Setelah konfirmasi dengan pelanggan dan bagian-bagian intern perusahaan selesai maka faktur baru akan dibuat oleh bagian fakturis. Bagian gudang bisa langsung melakukan print dokumen secara online berikut surat jalan pengiriman. Sedangkan di pusat akan di follow up oleh bagian piutang jika penjualan dilakukan secara kredit, dan bagian kas/bank jika penjualan secara tunai. Khusus untuk divisi toko yang dalam sistem lama setiap harinya harus mengirim rekapan faktur dari toko ke pusat maka dengan SAP hal itu tidak usah dilakukan, karena kantor pusat hanya melakukan cek keterangan (remarks) dan kode toko dari mana faktur itu dibuat. 2. Nilai persediaan yang terkontrol Tanpa harus datang ke lokasi gudang, setiap harinya kantor pusat dapat melakukan cek jumlah barang yang ada di gudang. Jadi potensi untuk kehilangan barang sangat kecil karena semua data sudah terpusat dalam sistem. Mulai dari pembelian barang melalui fungsi A/P invoice sampai fungsi penjualan A/R Invoice, jumlah maupun nilai persediaan akan ter update secara otomatis. Sehingga jika terjadi perbedaan secara fisik, akan mudah dan cepat untuk diketahui.


16

3. Real time audit Untuk bagian keuangan, sistem yang terintegrasi sangat banyak memberikan manfaat atas kinerjanya. Accounting dapat melakukan kegiatan audit terhadap aktivitas divisi lainnya. Misal mengenai data hutang, piutang, persediaan, kas/bank, maupun pergerakan arus kas yang lainnya tanpa harus menunggu transferan file dari masingmasing divisi tersebut. Semuanya terangkum dalam satu database pusat. 4. Komunikasi bagian yang terproteksi Komunikasi dalam sistem informasi akuntansi penjualan dalam hal ini adalah bahwa perusahaan mempunyai jaringan intranet sendiri dengan proteksinya. Ditambah lagi dengan aplikasi SAP yang sangat secure, maka data-data perusahaan aman dari luar. Selain itu di internal SAP memberikan fasilitas pengaturan pilihan akses untuk masing-masing user yang diatur oleh super admin yaitu general manager perusahaan untuk melindungi data rahasia perusahaan. Misal hanya bagian keuangan yang bisa mengakses modul finance. Atau juga dalam fungsi print copy faktur yang ditujukan untuk gudang dalam melengkapi dokumen pengiriman, untuk kolom harga bisa disembunyikan yang memungkinkan bahwa bagian gudang tidak tahu sama sekali tentang harga karena tugas mereka adalah mengamankan persediaan. Hal itu berbeda dengan sistem lama yang diterapkan. Bagian gudang dengan leluasa mengetahui harga-harga sehingga memungkinkan karyawan untuk melakukan hal-hal negatif seperti membocorkan kepada competitor dan lain-lain. 5. Laporan –laporan dengan akses cepat Sesuai kebutuhan perusahaan, laporan yang bisa dimanfaatkan adalah : a. Laporan penjualan keseluruhan, per hari, minggu, bulan, maupun tahunan. b. Laporan penjualan masing-masing toko dan petugas sales karena sudah memiliki kode tersendiri. c. Laporan transaksi konsumen yang berguna untuk melihat tingkat potensi kedepannya. Bisa dilihat dari list piutang dan kepatuhan memenuhi kewajibannya. Selain itu dapat mengontrol maupun menentukan kredit limit masing-masing konsumen dengan kebijakan perusahaan yang telah ditentukan. d. Laporan analisis penjualan yang bisa dipilih berdasarkan konsumen/grup konsumen, barang tertentu, dan petugas marketing, dari pergerakan transaksinya secara bulanan, triwulan, dan tahunan. Dari penjabaran analisa diatas maka dapat dilihat bahwa software SAP B1 dapat menyelesaikan masalah-masalah sistem penjualan yang sebelumnya terjadi. Selain itu software juga dapat meningkatkan keefektifitas dan keefisienan perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya dilihat dari volume pekerjaan yang cepat terselesaikan oleh masing-masing bagian dengan penyajian informasi laporan-laporan penjualan yang siap diakses kapanpun. Kelemahan-Kelemahan Setelah memberikan penjabaran tentang analisa perubahan sistem, pada sub bab ini penulis mencoba untuk masuk ke dalam sistem software tersebut untuk mencari pengembangan masalah yang terjadi, khususnya dalam kasus akuntansi. Bukan berarti setelah perusahaan mendapatkan support sistem dalam menjalankan prosedurnya tidak terjadi masalah lagi. Masalah selalu berkembang dan pihak manajemen harus terus berkoordinasi dengan internal perusahaan maupun vendor software SAP B1. Beberapa masalah yang timbul adalah pengembangan dari fungsi akuntansi dalam melaksanakan proses penjualan. Beberapa hal tersebut adalah:


17

1. Report costing dalam proses penjualan. Berawal dari karakter sebuah organisasi yaitu perusahaan itu sendiri, pihak manajemen puncak sering memberikan keputusan dengan perhitungan yang kurang matang dalam proses penjualan. Hal itu tidak salah dilakukan karena memang persaingan pasar yang sangat ketat mnegharuskan pihak manajemen memutar otak untuk dapat bisa tetap bertahan dan menguasai walaupun dengan cara yang extreme. Resiko kerugianpun berani diambil hanya untuk mendapatkan potensi pasar. Tetapi pada divisi keuangan harus bekerja ekstra untuk mengatur keuangan perusahaan dengan perhitungan yang tepat. Bagian akuntansi harus dapat memberikan gambaran yang jelas perihal kondisi keuangan yang ada maupun prediksi yang akan terjadi sebelum pihak manjemen membuat sebuah keputusan. Bagian accounting memerlukan fasilitas perhitungan yang memadai untuk dapat melakukan proses report costing penjualan dengan cepat dan tepat. Sebagai ilustrasi kasus perusahaan akan melakukan penetrasi pasar di daerah tertentu dengan tingkat persaingan yang ketat, maka bagian accounting harus cepat dan cermat melakukan merhitungan biaya antara lain :  Biaya ekspedisi dengan berbagai alternatifnya, yaitu bagaimana barang itu bisa sampai di tempat dengan biaya yang optimal.  Biaya akomodasi utusan perusahaan meliputi estimasi biaya makan, komisi, penginapan, telekomunikasi, dan biaya lain-lain.  Biaya kerugian dan prediksi yang bisa timbul dalam jangka beberapa waktu atas kelayakan produk dalam suatu pasar disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. Sangat membantu sekali jika fasilitas aplikasi itu dimiliki perusahaan, karena di dalam SAP B1 yang dijalankan perusahaan saat ini masih belum ada. Accounting harus masuk ke dalam nomor akun biaya tertentu untuk dapat menghitung estimasi biaya yang timbul setelah transaksi. Setelah dicari referensi di web forum SAP, ternyata fasilitas report costing itu ada dalam SAP tetapi pada software SAP A1 yang memiliki kualifikasi software di atas SAP B1. Solusi yang bisa dilakukan adalah perusahaan hendaknya melakukan konfirmasi kepada SAP pusat untuk membicarakan hal ini. Pada dasarnya SAP adalah compatible software yang bisa ditambai fungsi-fungsi add on lainnya seperti fungsi report costing. 2. Penyesuaian harga pokok penjualan. Accounting mengalami kebingungan ketika laporan print out keuangan per 29 Desember 2012 dari SAP B1 menunjukkan kerugian. Padahal kondisi keuangan saat itu bisa memenuhi kewajiban seluruh perusahaan dan masih memiliki deposit di bank maupun kas kecil perusahaan. Setelah dilakukan penelusuran, ternyata disebabkan efek dari ilustrasi tansaksi sebagai berikut: Beberapa bulan sebelumnya perusahaan memiliki hutang kepada supplier, yang kewajibannya akan dipenuhi beberapa bulan kemudian. Yang dibeli adalah barang A dari supplier B dengan kuantitas sebanyak 10 unit dengan harga Rp.1000,-. Maka bagian pembelian melakukan proses entry melalui fungsi A/P invoice SAP B1 dan akan secara otomatis akan terjurnal sebagai berikut: Persediaan Barang Dagangan Hutang Usaha (supplier B)

Rp. 10.000,Rp. 10.000


18

Kemudian terjual sebanyak 2 unit dengan estimasi keuntungan 10% dari harga perolehan barang. Maka bagian penjualan melakukan entry dalam fungsi A/R Invoice dan akan otomatis akan terjurnal: Kas

Rp. 2.200,Penjualan

HPP

Rp. 2.200,Rp. 2.000,Persediaan Barang Dagangan Rp. 2.000,-

Ditengah perjalanan, karena barang sulit untuk laku di pasar karena kalah bersaing harga dengan kompetitor, perusahaan meminta diskon pembelian kepada supplier sebesar 20% dari harga sebelumnya. Permintaanpun dikabulkan, dan bagian pembelian harus melakukan penyesuaian atas diskon di SAP. Karena tidak memungkinkan membatalkan A/P Invoice yang sudah tercetak beberapa bulan yang lalu, maka fungsi yang bisa dilakukan untuk mengurangi hutang adalah dengan menggunakan fungsi pmbayaran SAP (outgoing payment) yang otomatis terjurnal dan proses selesai: Hutang (supplier B)

Rp. 2.000,Rp. 2.000,-

Diskon Pembelian

Maka wajar akan terjadi kerugian ketika proses berhenti pada entri di atas, karena accounting harus melakukan penyesuaian terhadap nilai persediaan. Metode persediaan yang digunakan perusahaan melalui SAP adalah metode rata-rata (average) jadi: Nilai barang sebelum diskon (sisa persediaan): 10 Unit x Rp. 8.00,-

= Rp. 8.000,-

Nilai barang setelah diskon (sisa persediaan): 8 Unit x Rp. 8.00,-

= Rp. 6.400,-

Maka selisih nilai yang harus disesuaikan

= Rp. 1.800,-

Untuk menyesuaikan dan memudahkan penelusuran, maka solusi yang bisa ditawarkan adalah membuat akun baru yaitu akun kenaikan dan penurunan persediaan disingkat K/P persediaan.Jadi accounting melakuakan penjurnalan melalui fungsi journal entry didalam modul financial antara lain: K/P nilai persediaan

Rp. 1.800,-

Persediaaan barang dagangan

Rp. 1.800,-

Dari jurnal tersebut maka harga pokok penjualan yang di dapat ketika perusahaan menjual barang kembali sesuai dengan harga pokok barang yang sudah disesuaikan. Jika persediaan tidak disesuaikan maka akan menambah harga pokok penjualan dan laba perusahaan akan sangat kecil bahkan rugi. Namun solusi diatas adalah solusi sementara yang bisa ditawarkan. Tetapi perusahaan harus melakukan diskusi lagi dengan pihak SAP pusat perihal masalah tersebut, agar bagaimana baiknya kebijakan tidak menyalahi rule software yang ditetapkan dan aturan standar akuntansi yang berlaku umum.


19

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Membenahi dan membentuk sebuah sistem yang terbaik bukan merupakan hal yang mudah. Hal itu akan membutuhkan segala potensi yang dikerahkan baik biaya, tenaga, dan fikiran. Waktu yang dibutuhkan pun tidak sedikit karena masalah dan kondisi lapangan yang sangat cepat berubah. Manajer puncak harus pintar dalam menentukan keputusankeputusan stratejik agar perusahaan dapat bertahan dan berkembang. Keputusan menggunakan adopsi teknologi informasi untuk saat ini merupakan keharusan yang mutlak dilakukan. Berdasarkan hasil penelitian dan sesuai dengan tujuan dan rumusan masalah penelitian skripsi ini, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu : 1. Melalui penggunaan software perencanaan sumber daya (enterprise resource planning) SAP B1, UD “A” dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi sebelumnya. Efektivitas perusahaan dapat dicapai dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dalam penggunaan teknologi SAP B1 dari beberapa pilihan lainnya, yang diukur dari keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Sebagai contoh perusahaan dapat melakukan penataan sumberdaya keuangan dengan tugas dan spesialisasi dengan tepat. Selain itu efisiensi penggunaan SAP B1 oleh perusahaan didapat dari semakin cepat dan dengan ketelitian tinggi atas kontrol proses penjualan pada setiap bagian. 2. Sistem SAP B1 yang mengintegrasikan seluruh bagian perusahaan memberikan hasil yang maksimal dalam pemanfaatan seluruh komponen sumber daya perusahaan yang melakukan perubahan secara keseluruhan. Walaupun membutuhkan biaya yang banyak, tetapi itu sebanding dengan kepuasan atas tertata rapinya sistem penjualan dalam perusahaan. 3. Rule prosedur dan fungsi-fungsi yang ditawarkan SAP B1 memberikan banyak manfaat khususnya dalam hal pengambilan keputusan manajemen puncak atas akurasi akses laporan-laporan dan pelayanan yang baik terhadap konsumen atas akses informasi yang cepat dan mudah didapat. Saran Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan, maka saran yang dapat diusulkan penulis antara lain: 1. Bagi UD “A” a. Software SAP B1 merupakan produk internasional dengan kualifikasi tinggi dan berbahas asing. Maka untuk bisa mengoperasikannya harus didukung dengan SDM yang mampu memaksimalkan pemanfaatan fungsi. Hendaknya perusahaan melakukan pelatihan secara continue untuk mengupgrade kemampuan karyawan agar mampu mengimbangi dan mengaplikasikan SAP B1. b. Perusahaan harus intens kepada vendor SAP B1 pusat dan memiliki tim keuangan yang kuat untuk melakukan akomodasi dan pemecahan-pemecahan masalah di lapangan. Terutama pada masalah yang berkaitan dengan fungsi akuntansi yang beberap kasus diungkapkan dalam sub bab temuan penelitian. 2. Bagi civitas akademi Pengguna SAP didunia saat ini mencapai sekitar 90.000 customer dan diprediksi akan semakin terus meningkat pada tahun-tahun berikutnya. Di Indonesia sendiri pengguna SAP mencapai 250 perusahaan ternama, dan akan terus bertambah pada tahun-tahun berikutnya dilihat dari banyaknya permintaan yang di follow up oleh SAP pusat. Oleh karena itu sebagai mahasiswa atau calon akuntan hendaknya memiliki nilai


20

plus dalam penguasaan sistem melalui teknologi seperti software SAP. Mau tidak mau kedepannya tuntutan penguasaan itu pasti diperlukan, karena seorang akuntan pasti berhadapan dengan data-data di dalam komputer. Untuk mahasiswa berikutnya yang tertarik melakukan penelitian tentang software ERP SAP hendaknya riset ditujukan pada perusahaan-perusahaan besar seperti PT. Pertamina Tbk. atau PT. Telkom Tbk, karena memiliki obyek penelitian yang lebih luas dan aplikatif baik ditinjau dari sisi akuntansi keuangan maupun manajemen. DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H. And William S.Hopwood. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Andi. Yogyakarta. Bugin. dan Burhan. 2008. Penelitian Kualitatif. Kencana Prenada Media Group. Jakarta Connolly. And Thomas M. Carolyn Begg. 2002. Database System. Fourt Edition University of Paisley. Addison-Wesley. Scotlandia. Dewa. 2004. Executive Summary Report. Perdana Consulting. Surabaya. Hall, James A. 2007. Accounting Information System. Salemba Empat. Jakarta. http://wikipedia.org/wiki/SAP_Business_One. Diakses tanggal 15 Desember 2012. http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_AG. Diakses tanggal 2 Desember 2012. http://jawa.infogue.com/jumlah_perusahaan_pengguna_sap_semakin_bertambah_. Diakses tanggal 17 Desember 2012. Kurniawan, Rizki. 2011. The Indonesian Accounting Review. Volume 1(2), July 2011. Laudon, Kenneth C. And Jane P. Laudon. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta. Olson, David L. 2004. Managerial Issues of Enterprise Rosource Planning System. McGrawHill International Edition. Publication.http:www.wikipedia.org/wiki/SAP_R/3,2009. Diakses tanggal 7 Mei 2009. Romney M. and Steinbart Paul J. Barry E Coshing. 2009. Accounting Information System Seventeen Edition. Addison-Wesley. Longman.inc Massachussetts. Widjayanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Erlangga. Jakarta. ●●●

ANALISIS PENERAPAN SOFTWARE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SAP B1 PADA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DI UD A

Recommend Documents