ANALISIS KESALAHAN DISTRIBUSI BAHAN BAKU OBAT DENGAN METODE QUALITY CONTROL CIRCLE DEBBIE KEMALA SARI DAN STELLA A. R. Program Studi Teknik Industri Universitas Suryadarma ABSTRAKSI PT. X merupakan suatu perusahaan distributor bahan baku obat yang sedang berkembang pesat saat ini dalam kancah dunia bisnis farmasi dan harus memberikan service excellent secara konsisten kepada para pelanggannya. Namun berdasarkan observasi yang dilakukan selama 3 bulan terakhir, ditemukan adanya berbagai komplain dari pelanggan antara lain mengenai pengiriman bahan baku obat yang tidak FEFO, tidak tepat waktu, kualitas, kuantitas serta kelengkapan dokumen distribusi yang tidak memenuhi syarat. Untuk dapat mempertahankan reputasi guna mewujudkan visi dan misinya, PT. X harus melakukan observasi mulai dari proses pengadaan hingga pengeluaran bahan baku obat dengan menggunakan langkah-langkah Quality Control Circle (QCC) yang mengacu pada konsep Total Quality Management (TQM) modern. Dimana hasil analisisnya akan disajikan dalam beberapa tools seperti diagram Fishbone, diagram Pareto, dan, dan peta kendali. Dengan demikian PT. X akan mengetahui seberapa besar kemampuan proses distribusinya, probabilitas, persentase serta penyebab timbulnya kesalahan distribusi tersebut sehingga dapat ditemukan solusi dan penanggulangannya serta mencegah terjadinya kesalahan distribusi yang sama dalam melakukan pengiriman bahan baku obat ke pelanggan di masa yang akan datang. Metode penelitian ini juga dapat diterapkan untuk berbagai kasus berbeda yang terjadi di lingkungan kerja secara continue. Kata kunci : Quality Control Circle (QCC), FEFO (First Expired First Out). PENDAHULUAN Sebagai perusahaan suplier dan distributor bahan baku obat yang menggunakan sistem pengiriman First Expired First Out (FEFO) harus memperhatikan hal-hal penting yang terkait mulai dari proses pengadaan sampai bahan baku obat tersebut diterima oleh pelanggan. Dalam proses pendistribusian bahan baku obat yang dilakukan oleh pihak logistik ke pelanggan, ada 5 hal penting yang sangat menentukan kepuasan pelanggan yaitu pengiriman bahan baku obat yang tepat waktu, tepat kualitas, tepat kuantitas, pengiriman FEFO dan kelengkapan dokumen
distribusi. Suatu perusahaan distributor yang profesional harus mempunyai dan mampu mengontrol kelima kriteria tersebut. Dengan pelayanan yang baik dan memenuhi syarat ini, maka akan menimbulkan kepercayaan pelanggan sehingga pelanggan akan melakukan repeat order atau pesanan dengan item baru. Dengan demikian perusahaan tersebut akan tetap maju dan berkembang dalam menghadapi persaingan bisnis secara global. Namun sebaliknya jika kelima poin tersebut tidak memenuhi syarat dan tidak mampu dipenuhi oleh perusahaan, maka akan menyebabkan berbagai dampak / resiko buruk yang akan menimbulkan kerugian fatal bagi 155
perusahaan dari adanya pelanggan, pelanggan
supplier tersebut. Mulai berbagai komplain dari turunnya kepercayaan terhadap perusahaan
hingga jumlah pesanan bahan baku obat yang semakin berkurang yang akan sangat berpengaruh terhadap omset dan profit perusahaan.
Untuk memperoleh pemecahan suatu masalah dibutuhkan batasan pemikiran mengenai kondisi dominan yang tidak diinginkan yang sedang terjadi di lapangan. Kondisi tersebut berupa beberapa pertanyaan terfokus dalam penelitian ini yang harus dianalisis dan ditemukan jawabannya guna mendapatkan solusi terbaik. Halhal tersebut antara lain : a. Berapa probabilitas diperolehnya kesalahan distribusi bahan baku obat sebesar 0% setiap harinya di PT. X? b. Bagaimana kapabilitas proses distribusi bahan baku obat di PT. X selama penelitian ini berlangsung? c. Berapa persentase kesalahan distribusi bahan baku obat untuk masing-masing kelas dalam jangka waktu 3 bulan? d. Apa akar-akar penyebab terjadinya kesalahan pada saat mendistribusikan bahan baku obat ke pelanggan?
Manajemen kualitas merupakan kemampuan atau kapabilitas yang melekat dalam sumber daya manusia serta merupakan proses yang dapat dikontrol (controllable process), bukan merupakan suatu kebetulan belaka. Definisi konvensional dari kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti kinerja (performance), keandalan (reliability), kemudahan dalam penggunaan (ease of use), dan estetika (esthetics). Dewasa ini, pengertian dari konsep kualitas adalah lebih luas daripada sekedar aktivitas inspeksi. Pengertian modern dari konsep kualitas adalah membangun sistem kualitas modern. Pada dasarnya, sistem kualitas modern dapat dicirikan oleh 5 karakteristik berikut : a. Sistem kualitas modern berorientasi kepada pelanggan
Penelitian dilakukan pada perusahaan distributor bahan baku obat,di seputar ruang lingkup kerja divisi marketing dan logistik khususnya dalam proses distribusi bahan baku obat ke pelanggan. Bahan baku obat yang didistribusikan mengikuti standar FEFO (First Expired First Out). Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kondisi, probabilitas, kapabilitas proses, persentase kesalahan distribusi untuk masingmasing kelas, akar penyebab serta rencana untuk menanggulangi kesalahan distribusi bahan baku obat di PT.X.
b. Sistem kualitas modern dicirikan oleh adanya partisipasi aktif yang dipimpin oleh manajemen puncak (top management) dalam proses peningkatan kualitas secara terus-menerus c. Sistem kualitas modern dicirikan oleh adanya pemahaman dari setiap orang terhadap tanggung jawab spesifik untuk kualitas d. Sistem kualitas modern dicirikan oleh adanya aktivitas yang berorientasi kepada tindakan pencegahan kerusakan, bukan berfokus pada upaya untuk mendeteksi kerusakan saja.
e. Sistem kualitas modern dicirikan oleh adanya suatu filosofi yang menganggap bahwa kualitas METODE 156
merupakan jalan hidup (way of life)
Berikut tingkat kinerja terhadap kualitas berdasarkan pandangan tradisional dan modern:
Tabel 1 Tingkat Kinerja terhadap Kualitas Pandangan modern a. Ukuran berdasarkan bagian per sejuta
Item
Pandangan Tradisional a. Ukuran berdasarkan bagian per seratus
Kualitas
b. Jika produk tidak rusak, tidak perlu memperbaikinya
b.
Perbaikan produk / proses secara terus menerus
c. Inspeksi = kualitas
c.
Manajamen kualitas terpadu
a. Sistem saran secara pasif
a.
Tim kualitas proaktif
Keterlibatan Karyawan
b. Strategi menang – kalah
b.
Strategi menang – menang
c.
Selusin atau lebih perbaikan per karyawan per tahun
Fokus
Keuntungan jangka pendek
Paling banyak satu perbaikan per karyawan per tahun
Keuntungan jangka panjang
Tabel 2 Pandangan Tradisional VS Pandangan Modern terhadap Kualitas Pandangan Tradisional Kualitas merupakan isu teknikal Usaha perbaikan kualitas dikoordinasikan oleh manajer kualitas Memfokuskan kualitas pada fungsi / departemen produksi Produktivitas dan kualitas merupakan sasaran yang bertentangan Kualitas merupakan kesesuaian terhadap spesifikasi. Membandingkan produk terhadap spesifikasi Kualitas diukur melalui derajat ketidaksesuaian menggunakan ukuran-ukuran kualitas internal Kualitas dicapai melalui inspeksi secara intensif terhadap produk Beberapa kerusakan / kecacatan diijinkan jika produk telah memenuhi standar kualitas minimum Kualitas adalah fungsi terpisah dan berfokus pada evaluasi produk Pekerja dipermalukan apabila menghasilkan kualitas yang jelek Hubungan dengan pemasok bersifat jangka pendek dan berorientasi pada biaya
Logistik Logistik merupakan seni dan ilmu yang mengatur dan mengontrol arus barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke pasar. Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi informasi,
Pandangan Modern Kualitas merupakan isu bisnis Usaha perbaikan kualitas diarahkan oleh manajemen puncak Kualitas mencakup semua fungsi / departemen dalam organisasi Produktivitas dan kualitas merupakan sasaran yang sesuai karena produktivitas dicapai melalui perbaikan dan peningkatan kualitas Kualitas sebagai pemuas kebutuhan pelanggan. Membandingkan produk terhadap kompetisi produk terbaik di pasar Kualitas diukur melalui perbaikan kualitas & kepuasan pelanggan secara terus menerus Kualitas ditentukan melalui desain produk dan dicapai melalui teknik pengendalian yang efektif Cacat / kerusakan dicegah sejak awal melalui teknik pengendalian proses yang efektif Kualitas adalah bagian dari setiap fungsi dalam semua tahap dari siklus hidup produk Manajemen bertanggung jawab untuk kualitas Hubungan dengan pemasok bersifat jangka panjang dan berorientasi pada kualitas
transportasi, inventori, pergudangan, dan pemaketan. Manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam 157
tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan. (Wikipedia, 2011) Pergudangan Pergudangan merupakan bagian dari mata rantai pasokan sehingga menjadi bagian penting dari tahapan dalam proses manajemen logistik dan peralatan. Pergudangan meliputi penerimaan dan penanganan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan gudang agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin. Manfaat pergudangan adalah untuk : a. Terjaganya kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan b. Tertatanya logistik dan peralatan c. Peningkatan pelayanan pendistribusian d. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual dan akuntabel e. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan f. Tertib administrasi Mekanisme pergudangan proses sebagai berikut :
meliputi
a. Penerimaaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. b. Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima. c. Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap untuk didistribusikan ke pelanggan secara efektif, efisien dan akuntabel. d. Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat
dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti serah terima. e. Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. f. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan peralatan dalam rangka pembebasan barang milik / kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku. Sistem Informasi Pergudangan Sistem informasi pergudangan dalam pengelolaan logistik dan peralatan merupakan rangkaian kegiatan penatalaksanaan pergerakan logistik dan peralatan secara tertib tentang penerimaan, pendistribusian, ketersediaan, pengendalian, penggunaan, penghapusan, pelaporan logistik dan peralatan yang dikelola di gudang yang akan menjadi informasi bagi pejabat pembuat keputusan / kebijaksanaan (Ka. BNPB, Ka. BPBD Provinsi dan Kabupaten / Kota). Statistical Process Control (SPC) Statistika proses kontrol berkaitan dengan upaya menjamin kualitas dengan memperbaiki kualitas proses dan upaya menyelesaikan segala permasalahan selama proses. SPC bisa diterapkan baik untuk industri manufakturing maupun jasa. SPC banyak menggunakan alat-alat statistik untuk membantu mencapai tujuannya.
SPC mempunyai 7 alat yaitu: a. Peta kendali. b. Histogram 158
c. d. e. f. g.
Diagram Pareto Lembar kendali Diagram konsentrasi cacat Diagram scatter Diagram Ishikawa / Fishbone
Analisis Probabilitas Karena pada penelitian ini data statistiknya adalah data atribut dan ukuran sampelnya konstan, maka analisisnya menggunakan peta U dengan prinsip distribusi poisson. Percobaan poisson adalah suatu percobaan yang menghasilkan variabel random x yang menyatakan banyaknya kejadian dalam suatu interval waktu tertentu atau dalam daerah tertentu. Fungsi probabilitas poisson mempunyai bentuk sebagai berikut : P (X; μ) = (e-μ . μx) / x! ; dimana μ = n . p Analisis Kapabilitas Analisis kemampuan proses merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan sistem peningkatan kualitas. Secara umum kemampuan proses menggambarkan kinerja terbaik dari proses itu sendiri. Data analisis kapabilitas proses dapat digunakan untuk memperkirakan sampai seberapa jauh suatu proses mampu memenuhi spesifikasi yang diinginkan. Pada control chart data atribut, proses kapabilitasnya adalah control limit (CL) dari control chart itu sendiri. Dalam penelitian ini control chart yang digunakan adalah control chart u dari distribusi poisson. (Pangestu Subagyo, 2011) Quality Control Circle (QCC) merupakan kelompok kecil dari tempat kerja yang sama secara sukarela melakukan aktivitas pengendalian mutu. Ciri-ciri kelompok QCC : a. Aktivitasnya berkesinambungan b. Partisipasi seluruh anggota c. Menggunakan metode QCC
d. Pengembangan secara mandiri e. Pengembangan kemampuan secara bersama f. Merupakan bagian dari aktivitas manajemen mutu perusahaan (TQM = Total Quality Management)
Metodologi penelitian dibuat dengan tujuan untuk melakukan proses pemecahan masalah secara sistematis. Hal ini juga dilakukan agar dalam pengumpulan dan pengolahan data, dapat mengintegrasikan segala informasi yang berhubungan sehingga tidak menyimpang dari tujuan penelitian yang ditetapkan. Berikut beberapa hal yang perlu diketahui dalam penelitian ini sebelum memasuki ke tahapan-tahapan penelitian : a. Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini berlangsung selama 3 bulan yaitu mulai dari bulan September sampai dengan November 2011 di sebuah perusahaan suplier dan distributor bahan baku obat di PT. X dalam ruang lingkup kerja marketing dan logistik. b. Jenis Penelitian Berikut beberapa pembagian secara umum mengenai jenis penelitian yang sedang dilakukan : 1) Berdasarkan hasil / alasan yang diperoleh, penelitian ini tergolong sebagai penelitian terapan (applied research) dimana penelitian ini mempunyai alasan praktiis, keinginan untuk mengetahui, bertujuan agar dapat melakukan sesuatu yang lebih baik, efektif, dan efisien. 2) Berdasarkan bidang yang diteliti merupakan penelitian eksakta karena secara khusus meneliti bidang eksakta yaitu teknik. 159
3)
4)
5)
Berdasarkan tempat penelitian, penelitian ini merupakan penelitian lapangan / kancah (field research) karena penelitian langsung dilakukan di lapangan. Berdasarkan teknik yang digunakan, penelitian ini termasuk penelitian survei (survey research) dimana tidak melakukan perubahan terhadap variabel-variabel yang sedang diteliti. Penelitian ini tergolong penelitian ilmiah karena menggunakan kaedah-kaedah ilmiah dengan mengemukakan pokok-pokok pikiran, menyimpulkan melalui prosedur yang sistematis dengan menggunakan pembuktian ilmiah.
b. Menyimpang dari target c. Menyimpang dari standar Dalam penelitian ini, tema yang dipilih adalah Analisis Angka Kesalahan Distribusi Bahan Baku Obat dengan Metode Quality Control Modern di PT. X. Dasar penetapan target: Target yang ditetapkan perusahaan Target customer Kondisi terbaik yang pernah dicapai Hasil dari analisis Target dalam penelitian ini adalah untuk menganalisis kondisi, probabilitas, kapabilitas, persentase serta sebab akibat timbulnya kesalahan dalam mendistribusikan bahan baku obat guna mencapai angka kesalahan 0% setiap harinya. Sedangkan obyek yang akan diamati adalah aktivitas distribusi bahan baku obat yang dilakukan oleh divisi logistik di PT. X. a. b. c. d.
Jenis Data
Analisis Kondisi yang Ada
Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer. Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber-sumber asli yang dapat diartikan sebagai sumber pertama dari data tersebut diperoleh. Dalam hal ini sumber data primer diperoleh dari hasil observasi di lapangan.
Yang perlu diperhatikan pada step ini : a. Fokuskan pembicaraan dan aktivitas untuk mengetahui akar permasalahan yang sebenarnya secara pasti b. Jangan kutak-kutik dulu “apa penyebabnya” c. Jangan hanya mengandalkan data dan informasi yang sudah ada, kumpulkan data dan informasi baru d. Biarkanlah fakta dan data yang berbicara dan tidak sekedar berasumsi, mengandalkan pengalaman atau feeling e. Kapan konkritnya / tepatnya masalah muncul harus dipahami atau diketahui pasti Kondisi yang ada di lapangan diketahui dengan melakukan pengumpulan data melalui sampling. Data yang dikumpulkan berupa data atribut primer karena data yang diperoleh masih mentah dan tidak tersedia dalam bentuk file / dokumen sehingga untuk memperolehnya harus melakukan observasi terhadap suatu
Metode yang digunakan untuk penelitian ini adalah metode Quality Control Modern dengan mengikuti langkah-langkah kegiatan Quality Control Circle (QCC) . QCC merupakan kelompok kecil dari tempat kerja dan divisi yang sama secara sukarela melakukan aktivitas pengendalian mutu. Adapun tahapan-tahapan yang ditempuh dalam melakukan penelitian dan pemecahan masalah adalah sebagai berikut : Masalah yang diangkat untuk dianalisis, dicari penyebabnya dan ditanggulangi. Ciri-ciri masalah : a. Menyimpang dari keinginan
160
obyek penelitian terlebih dahulu kemudian mengolah data tersebut untuk mencapai tujuan dari penelitian ini. Metode yang digunakan pada adalah control chart u, diagram Pareto, dan diagram Ishikawa. Dalam penelitian ini dapat diketahui angka probabilitas dan kapabilitas proses, persentase kesalahan distribusi untuk masing-masing kelas, dan akar-akar penyebab kesalahan distribusi bahan baku obat di PT. X dengan menggunakan control chart u sebagai perhitungan data atribut yang mengacu pada konsep distribusi poisson.
Menyelidiki, investigasi serta mencari akar penyebab, dan melakukan analisis untuk menemukan korelasi penyebab dan penyebab yang utama. Berikut langkah-langkahnya berdasarkan data dan informasi penting yang didapat pada step Analisis Kondisi yang Ada : a. List up penyebab-penyebab yang mungkin b. Uji penyebab-penyebab tersebut untuk menemukan penyebab utama Metode yang digunakan pada tahap ini adalah diagram Ishikawa.
Data yang dikumpulkan merupakan data atribut (statistik induktif) di mana data observasi yang diperoleh hanya memiliki dua nilai karakteistik yaitu “ya” atau “tidak” sedangkan control chart yang digunakan adalah control chart u. Setelah control chart yang akan digunakan diketahui, maka probabilitas kesalahan distribusi sebanyak 0% per harinya dan kapabilitas proses distribusi bahan baku obat pun dapat dianalisis.
Rencana Penanggulangan Merencanakan penanggulangan yang efektif untuk menghilangkan penyebab utama. Pikirkan beberapa alternatif penanggulangan berdasarkan kriteria berikut : Dampak Seberapa besar masalah itu bisa dieliminir? Mampukah menuntaskan masalah? Teknis. Apakah dapat dilakukan, diterapkan, dan mudah dioperasikan?
Analisis Sebab Akibat
HASIL DAN PEMBAHASAN Proses distribusi bahan baku obat ke pelanggan dimulai dari pembuatan customer order (CO) oleh pihak marketing yang kemudian diteruskan pembuatan delivery order (DO) oleh pihak logistik. Setelah checklist sheet diisi dan proses loading telah selesai, maka bahan baku obat siap untuk didistribusikan ke gudang pelanggan. Setelah itu invoice baru dapat diterbitkan oleh pihak marketing sebagai dokumen pelengkap untuk melakukan tukar faktur antara pembeli dan penjual. Namun setelah bahan baku obat tersebut tiba di gudang pelanggan dan
telah melewati proses pengecekan terdapat beberapa komplain / keluhan dari para pelanggan karena ditemukannya ketidaksesuaian pada bahan baku obat tersebut. Dalam pengamatan yang dilakukan selama 3 bulan terakhir (September – November 2011) di PT. X diketahui bahwa ada 5 poin penting yang belum dipenuhi dalam mendistribusikan bahan baku obat ke pelanggan. Kelima masalah yang sering dikeluhkan oleh para pelanggan tersebut adalah : a. Pengiriman bahan baku obat yang tidak tepat waktu. Waktu estimasi di gudang pelanggan tidak sesuai dengan permintaan pelanggan 161
sehingga dapat menghambat proses produksi pelanggan atau penundaan pengiriman bahan baku obat oleh pelanggan ke end user. b. Pengiriman bahan baku obat yang tidak FEFO. Contoh : pengiriman pertama bahan baku obat ke pelanggan menggunakan expired date September 2015 namun pada pengiriman kedua untuk pelanggan dan bahan baku obat yang sama menggunakan expired date Mei 2015. a. Bahan baku obat tidak tepat kualitas Beberapa contoh kasus bahan baku obat yang tidak berkualitas : 1) Isinya berbau, terdapat black /green / red spot, cacking 2) Tidak memenuhi syarat pemeriksaan laboratorium 3) Kemasan bahan baku obat yang rusak / jebol, lembab, basah 4) Segel kemasan yang telah terbuka / hilang 5) Tidak ada label pada kemasan bahan baku obat 6) Label kemasan bahan baku obat tidak sesuai dengan CoA 7) Bahan baku obat yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesanan pelanggan.
c.
Dokumen distribusi bahan baku obat yang tidak lengkap / tidak sesuai. Berikut beberapa dokumen yang diperlukan namun seringkali tidak dilampirkan pada saat pengiriman bahan baku obat adalah Delivery Order (DO), Certificate of Analysis (CoA), dan Material Safety Data Sheet (MSDS). Berikut data observasi ditinjau dari perbandingan antara anakonda (What Actual Happen) dengan hal-hal yang seharusnya dilakukan di lapangan (What Should Be Happen) : Observasi dilakukan dengan mengamati setiap alur kerja proses logistik mulai dari penerimaan bahan baku obat dari pemasok (unloading), pengecekan secara fisik bahan baku obat hingga proses pengeluarannya ke pelanggan (loading). Setelah dilakukan pengamatan berdasarkan faktor-faktor yang diobservasi (What Actual Happen) masih belum sesuai dengan yang diinginkan (What Should Be Happen) dan ketidaksesuaian tersebut harus dimasukkan ke dalam diagram fishbone sebagai cabang pada langkah ke-4 dari Quality Control Circle untuk mengetahui penyebab utama dari kesalahan distribusi bahan baku obat di PT. X. Analisis Sebab Akibat
b.
Bahan baku obat tidak tepat kuantitas Jumlah bahan baku obat yang telah dikirimkan tidak sesuai dengan permintaan pelanggan.
Tool yang digunakan dalam analisis sebab akibat adalah fishbone Berikut gambar diagram fishbone ditinjau dari masalah-masalah yang terjadi pada faktor 4M :
162
Cause-and-Effect Diagram Do k u men Tid ak Len g k ap
Tid ak Tep at
Tid ak
Ku alitas
FEFO
B elu m Sesu ai SOP
ai as u ng g e in M dl n um a el l H B ria te a M
l Fi
Loading/ U nloadin g Tidak H ati-H ati
g in D en m
i sa ua ng g e lin M nd m a lu H Be i al er at M
ku o T ak id R ap i
Tata Letak G udang Tidak Ses uai
H ilang
Penyimpanan Tidak Sesuai da Ti k
Tidak Mengecek Saat Penerimaan
Ad a s nk Sa i
Tidak Mengec ek Saat Penerimaan
Miscom Saat Pros es Pengadaan
Kurang D is iplin Kerja
da Ti k
Tidak Mengec ek Saat Penerimaan
i at H -H a da Ti
ti
k
Kec elakaan
Ad a Sa s nk i
Kurang D is iplin Kerja
d Ti
Tidak Mengec ek Saat Pengeluaran
ak n te pe m Ko
Belum Memahami Mapping Zone
Tid ak Tep at Ku an titas
Tid ak Tep at W ak tu
Lupa
Tid ak Men g isi C h eck list Sh eet
Gambar 2 Diagram Fishbone Berikut data observasi yang telah diperoleh selama 3 bulan yaitu dari ditinjau dari banyaknya kesalahan distribusi yang telah dilakukan oleh PT. X : a. Observasi Bulan September 2011
bulan September 2011 sampai dengan November 2011 Peta Kendali U Berikut gambar peta kendali U pada bulan September 2011 :
U Chart in September 2011 6
UCL=5.744
Sample Count Per Unit
5 4 3 _ U=1.762
2 1 0
LCL=0 1
3
5
7
9
11 13 Sample
15
17
19
21
Gambar 3 Peta Kendali U Bulan September 2011 Central Line (CL) 163
Dimana e adalah bilangan irasional yang besarnya 2.71828 P (X; μ) = (e-μ . μx) / x! P (0) = (2.71828-1.7619 x 1.76190) / 0! = 0.1717
U K 37 = = 1.7619 21
CL
3. Kapabilitas Proses Pada data atribut, kapabilitas prosesnya adalah center line dari control chart yang digunakan. Sehingga dapat diketahui kapabilitas proses pada bulan September 2011 adalah 1.7619 > target yaitu 0.
Upper Control Limit (UCL)
UCL U 3 U 1.7619 3 1.7619 5.7440 Lower Control Limit (LCL)
LCL U 3 U 1.7619 3 1.7619 0
b.
2. Probabilitas kesalahan distribusi = 0 per harinya pada bulan September 2011
Observasi Bulan Oktober 2011 1. Peta Kendali U Berikut gambar peta kendali U pada bulan Oktober 2011 :
U Chart in October 2011 7 UCL=6.340
Sample Count Per Unit
6 5 4 3 _ U=2.048
2 1 0
LCL=0 1
3
5
7
9
11 13 Sample
15
17
19
21
Gambar 4 Peta Kendali U Bulan Oktober 2011 Central Line (CL)
U K 43 = = 2.0476 21
CL
Upper Control Limit (UCL)
UCL U 3 U
2.0476 3 2.0476 6.3404 Lower Control Limit (LCL)
LCL U 3 U 2.0476 3 2.0476 0 2. Probabilitas kesalahan distribusi = 0 per harinya pada bulan Oktober 2011
164
Dimana e adalah bilangan irasional yang besarnya 2.71828 P (X; μ) = (e-μ . μx) / x! P (0) = (2.71828-2.0476 x 2.04760) / 0! = 0.1290
Sehingga dapat diketahui kapabilitas proses pada bulan Oktober 2011 adalah 2.0476 > target yaitu 0. c. Observasi Bulan November
3. Kapabilitas Proses Pada data atribut, kapabilitas prosesnya adalah center line dari control chart yang digunakan.
1. Peta Kendali U Berikut gambar peta kendali U pada bulan November 2011 :
U Chart in November 2011 7
UCL=6.726
Sample Count Per Unit
6 5 4 3 _ U=2.238
2 1 0
LCL=0 1
3
5
7
9
11 13 Sample
15
17
19
21
Gambar 5 Peta Kendali U Bulan November 2011 Central Line (CL)
U K 47 = = 2.2381 21
CL
Upper Control Limit (UCL)
UCL U 3 U 2.2381 3 2.2381 6.7262
Di mana e adalah bilangan irasional yang besarnya 2.71828 P (X; μ) = (e-μ . μx) / x! P (0) = (2.71828-2.2381 x 2.23810) / 0! = 0.1067 3. Kapabilitas Proses Pada data atribut, kapabilitas prosesnya adalah center line dari control chart yang digunakan. Sehingga dapat diketahui kapabilitas proses pada bulan November 2011 adalah 2.2381 > target yaitu 0.
Lower Control Limit (LCL)
LCL U 3 U 2.2381 3 2.2381 0
Berikut pareto masalah yang mendominasi kesalahan distribusi bahan baku obat di PT. X selama 3 bulan :
2. Probabilitas kesalahan distribusi = 0 per harinya pada bulan November 2011 165
Angka Kesalahan Distribusi
Pareto Chart of Problems 140
100
80
80
60
60
40
Percent
100
120
40 20
20 0
0
Masalah
k ida
T en m u k Do Angka Kesalahan Distribusi Percent Cum %
n Le
ap gk T
ak id T
54 42.5 42.5
F
O EF
ida
k
T
at ep
22 17.3 59.8
T
W
tu ak
ak id
Te
t pa
K
d Ti
21 16.5 76.4
s lit a ua
ak
T
ep
at
17 13.4 89.8
Ku
an
as t it
13 10.2 100.0
Gambar 6 Pareto Chart of Problems PEMBAHASAN Berikut pembahasan statistik yang diperoleh dari hasil penelitian : a. Observasi pada bulan September 2011 Pada U chart, tidak ada titik observasi yang keluar dari UCL dan LCL sehingga menandakan bahwa proses stabil dan jumlah observasi yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Probabilitas terjadinya kesalahan distribusi sebanyak 0% per harinya adalah 17.17 %. Sedangkan kapabilitas proses distribusi bahan baku obat di PT. X adalah 1.7619 < 0 sebagai target yang menyatakan bahwa proses not capable. b. Observasi pada bulan Oktober 2011 Pada U chart, tidak ada titik observasi yang keluar dari UCL dan LCL sehingga menandakan bahwa proses stabil dan jumlah observasi yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Probabilitas terjadinya kesalahan distribusi sebanyak 0% per harinya adalah 12.90 %. Sedangkan kapabilitas proses distribusi bahan baku obat di PT. X adalah 2.0476 < 0 sebagai target yang menyatakan bahwa proses not capable.
c. Observasi pada bulan November 2011 Pada U chart, tidak ada titik observasi yang keluar dari UCL dan LCL sehingga menandakan bahwa proses stabil dan jumlah observasi yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Probabilitas terjadinya kesalahan distribusi sebanyak 0% per harinya adalah 10.67 %. Sedangkan kapabilitas proses distribusi bahan baku obat di PT. X adalah 2.2381 < 0 sebagai target yang menyatakan bahwa proses not capable. Dilihat dari Gambar 6 Pareto Chart of Problems, maka dapat disimpulkan bahwa jenis kesalahan terbanyak dalam distribusi bahan baku obat di PT. X selama 3 bulan adalah ketidaklengkapannya dokumen distribusi seperti; Delivery Order (DO), Certificate of Analysis (CoA), dan Material Safety Data Sheet (MSDS) yaitu sebanyak 42.5% dari total kelas kesalahan distribusi. Sedangkan jika dilihat dari Gambar 2 Diagram Fishbone maka dapat diketahui akar-akar penyebab timbulnya kesalahan distribusi bahan baku obat di PT. X antara lain : a. Tata letak gudang yang tidak sesuai dengan pengiriman FEFO 166
b. Belum menguasai material handling c. Adanya kesalahan / miscommunication pada saat proses pengadaan bahan baku obat oleh pihak marketing d. Petugas gudang belum ditraining seputar lingkup kerjanya e. Petugas logistik lupa mengisi checklist sheet f. Tidak ada sanksi untuk pelanggar SOP g. Petugas logistik tidak mengecek dengan teliti pada saat penerimaan dan pengeluaran bahan baku obat h. Petugas logistik tidak kompeten di bidangnya i. Kecelakaan karena tidak hati-hati dalam bekerja j. Filling dokumen tidak rapi Setelah akar-akar penyebab kesalahan distribusi ini diketahui, maka akar-akar penyebab ini dapat ditindaklanjut ke tahap 5 pada kegiatan Quality Control Circle (QCC) yaitu rencana penanggulangan seperti pada tabel 5W + 1 H di bawah ini untuk mencari solusinya agar masalah tidak berlanjut dan kegiatan improvement ini dapat berlangsung secara continue.
Pada penelitian ini, kegiatan Quality Control Circle (QCC) yang dilakukan hanya sampai pada langkah ke-5 saja yakni langkah rencana penanggulangan. Karena dalam hal ini, penulis hanya menganalisis kesalahan distribusi bahan baku obat yang sedang terjadi di PT. X dan tidak merealisasikan kegiatan penanggulangannya (langkah ke-6) sehingga langkah ke-7 yakni langkah evaluasi hasil dengan membandingkan keadaan sebelum dan sesudah perbaikan serta langkah ke-8 yakni standarisasi dan tindak lanjut pun tidak akan dapat dilakukan tanpa melalui langkah ke-6. Penelitian dengan menggunakan Quality Control Circle (QCC) ini akan sangat membantu
dalam memecahkan masalah bukan hanya masalah distribusi saja melainkan juga semua masalah yang sedang terjadi di lingkungan pekerjaan dan dibutuhkan kemampuan analisis untuk memecahkannya secara berkelompok. Kegiatan QCC ini bukan hanya terlepas sampai pada penemuan solusinya saja tetapi juga harus dilakukan secara terus-menerus secara berkesinambungan agar masalah yang sama tidak akan terulang lagi. Secara garis besar penelitian ini mengacu pada konsep Total Quality Management (TQM) modern, dimana proses perbaikannya tidak hanya terletak pada awal dan akhir proses distribusi saja melainkan kesalahan distribusi dideteksi dari awal proses pengadaan hingga bahan baku tersebut tiba di gudang pelanggan. Sehingga proses perbaikannya pun dapat dilakukan secara maksimal yaitu dari awal proses pengadaan bahan baku obat. KESIMPULAN Dari data pengamatan yang telah dikumpulkan selama 3 bulan yaitu mulai bulan September 2011 sampai dengan November 2011 dan hasil analisis di atas, maka dapat diperoleh beberapa kesimpulan yaitu: a. Probabilitas terjadinya 0% kesalahan distribusi bahan baku obat di PT. X per harinya mengalami penurunan selama bulan September 2011 sampai dengan bulan November 2011 b. Kapabilitas / kemampuan proses distribusi bahan baku obat PT. X ke pelanggan selama 3 bulan terakhir ini adalah stabil tetapi masih belum memenuhi syarat / not capable karena kesalahan distribusi bahan baku obat yang dilakukan melebihi batas target yang diharapkan. c. Ketidaklengkapan dokumen distribusi adalah faktor kesalahan 167
yang paling dominan selama jangka waktu 3 bulan observasi. d. Akar-akar utama penyebab kesalahan distribusi bahan baku obat di PT. X yaitu tata letak gudang dan penyimpanan bahan baku obat yang tidak sesuai, miscommunication pada saat proses pengadaan bahan baku obat oleh pihak marketing, karyawan belum ditraining seputar lingkup kerjanya, petugas logistik lupa mengisi checklist sheet, tidak hati-hati dan tidak teliti dalam mengecek bahan baku obat pada proses loading / unloading, belum memahami mapping zone, terjadinya kecelakaan pada saat proses distribusi, dan filling dokumen tidak rapi.
standarisasi dilaksanakan dengan benar dengan menggunakan check sheet atau pendataan.
Beberapa faktor penting yang harus diperhatikan secara seksama pada saat proses sedang berlangsung yakni faktor man, method, machine, dan material. Penjabaran keempat faktor ini dapat membantu karyawan logistik PT. X untuk dapat mengecek kembali segala sesuatunya dalam alir proses distribusi sehingga tercipta proses distribusi yang tepat waktu, tepat kuantitas dan kualitas, tepat dokumen distribusi serta terwujudnya proses pengeluaran bahan baku obat secara FEFO. Dalam lingkungan pekerjaan, metodologi yang digunakan dalam penelitian ini sebaiknya dapat dilanjutkan sampai dengan tahap akhir guna memperoleh hasil perbaikan yang maksimal dan continue. Dimana pada step ke- 6 yaitu penanggulangan, dilakukan PDCA (Plan Do Check Action) sampai semaksimal mungkin. Pada step ke-7 yaitu evaluasi hasil, dilakukan perbandingan keadaan sebelum dan sesudah perbaikan dengan menggunakan berbagai macam tools dan pada step terakhir yaitu step ke-8 standarisasi dan tindak lanjut, dilakukan kontrol dan pemastian agar
Kinanty, Astri Ayu, “Perbaikan Tata Letak Bahan Baku dan Komponen Impor dengan Menggunakan Metode Class Based Storage pada Gudang PT. X”, Jakarta, 2005
DAFTAR PUSTAKA Gaspersz, Vincent, Total Quality Management, Vinchristo Publication, Bogor, 2011 Iriawan, Nur, Mengolah Data Statistik dengan Mudah Menggunakan Minitab 14, C.V Andi Offset, Yogyakarta, 2006 Ismoyo, “Analisis Resiko Suplier pada Rantai Penyediaan (Supply Chain) di PT. Astra Daihatsu Motor –Stamping Plant ”, Jakarta, 2005
Rosaline, Riana, “Analisis Lingkungan Kerja dengan Metode Kansei Engineering”, Jakarta, 2007 Subagyo, Pangestu, Statistika Induktif Edisi 5, BPFE, Yogyakarta, 2011 PT. Finusolprima Farma Internasional, Minitab The Leading Provider of Quality Improvement Software, Prod Eff Technologies, 2004 PT. Kalbe Farma Tbk, QCC for Facilitator & Advisor, Prima Daya, 2006 Universitas Suryadarma, Modul Pengendalian Kualitas, Universitas Suryadarma, 2010 Badan Nasional Bencana, 2009 www.wikipedia.co.id
Penanggulangan
168
