ANALISIS DAN USULAN PENINGKATAN KINERJA OPERASI DEPARTEMEN TRANSPORTASI DAN DEPARTEMEN WAREHOUSE PADA PT. XYZ LOGISTIK, CIBITUNG
PROYEK AKHIR
Oleh: ANCILLA KATHERINA KUSTEDJO NIM : 29107304
Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2009
ANALISIS DAN USULAN PENINGKATAN KINERJA OPERASI DEPARTEMEN TRANSPORTASI DAN DEPARTEMEN WAREHOUSE PADA PT. XYZ LOGISTIK, CIBITUNG ANCILLA KATHERINA KUSTEDJO NIM: 29107304 Tanggal Lulus Ujian Akhir (25/05/09) Tanggal Wisuda (18/07/09) Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung, 2009 Pembimbing: Ir. Gatot Yudoko, MASc. PhD
ABSTRAK PT. XYZ Logistik merupakan salah satu perusahaan yang berperan sebagai salah satu solusi warehouse, distribusi, dan manajemen inventori yang berbasis pelayanan dengan berbagai macam customer. PT. XYZ Logistik berusaha meningkatkan dan memperbaiki kinerja operasional yang lebih efisien dan efektif dengan melakukan evaluasi indikator kinerja pada bidang warehouse dan transportasi. Dalam proyek akhir ini, evaluasi indikator kinerja warehouse untuk meningkatkan produktivitas warehouse yang sudah mencapai target 0.70 tetapi masih dirasakan kurang produktif oleh manager warehouse dan pihak perusahaan. Selain itu dilakukan evaluasi indikator kinerja Delivery in Full On Time dan On Time Delivery yang masih belum mencapai target yaitu 98% dan 95%. Alternatif solusi bisnis dari isu bisnis untuk kinerja indikator kinerja Delivery in Full On Time dan On Time Delivery yang diusulkan dengan melakukan pendekatan Six Sigma. Pendekatan Six Sigma ini terdiri dari 5 tahap yaitu DMAIC. Pada tahap define menggunakan tools diagram IPO (input – process – output) dan diagram Pareto. Tahap measure yaitu peta kendali atribut, kapabilitas proses (Cp dan Cpk), identifikasi Critical to Quality, dan tingkat Six Sigma. Tahap analyze yaitu analisis tingkat Six Sigma, analisis mencari akar masalah dengan pendekatan Current Reality Tree, dan analisi dampak FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). Tahap improve melakukan pendekatan Future Reality Tree dan tahap control membuat peta kontrol dengan melibatkan pihak yang bertanggung jawab secara rutin setiap minggu. Dari hasil perhitungan dapat diketahui bahwa tingkat Six Sigma perusahaan pada saat ini berada di antara 3 – 4 sigma. Analisa solusi bisnis peningkatan produktivitas warehouse melalui siklus produktivitas yaitu siklus MEPI (Measurement, Evaluation, Planning, dan Improvement). Pada tahap planning melakukan pendekatan PET (Productivity Evaluation Tree), di mana dari tiga alternatif dipilih satu alternatif yaitu meningkatkan output yang lebih besar seiring dengan peningkatan input dengan
i
indeks produktivitas terbesar yaitu 1.38 dan besar peningkatan produktivitas 0.68. Beberapa alternatif yang diusulkan untuk perbaikan kinerja Delivery in Full On Time dan On Time Delivery yaitu pertama brifing dan training dengan melakukan SOP yang benar, kedua final komunikasi dilakukan kedua belah pihak agar dapat memberi informasi yang tepat dan benar juga sistem reward dan punishment, ketiga IT melakukan setting dengan menambah server dan membangun network baru yang langsung berhubungan dengan sistem TMS (Transportation Management Systems), dan keempat mempertegas kontrak antara customer dengan pihak PT. XYZ Logistik dalam pengiriman DO (Delivery Order) yang tepat waktu dan tidak mendadak. Dan beberapa alternatif yang diusulkan untuk meningkatkan produktivitas warehouse yaitu pertama briefing dan training dengan melakukan SOP yang benar juga sistem reward dan punishment antar tim, kedua menambah sumber daya sesuai dengan kapasitas maintenance yang ada, ketiga customer dan pihak perusahaan PT. XYZ Logistik meminta demand planning dan inventory control antara kedua pihak, dan keempat pengalokasian dana dan peremajaan alat untuk mendukung dan meningkatkan produktivitas warehouse. Kata Kunci: kinerja operasi, Six Sigma, siklus MEPI, PET (Productivity Evaluation Tree)
ii
ANALYSIS AND PROPOSED OPERATIONS PERFORMANCE IMPROVEMENT FOR THE DEPARTMENT OF TRANSPORTATION AND DEPARTMENT OF WAREHOUSE IN PT. XYZ LOGICTCS, CIBITUNG ANCILLA KATHERINA KUSTEDJO NIM: 29107304 Date of Final Examination (25/05/09) Date of Graduation (18/07/09) School of Business Administration Institut Teknologi Bandung, 2009 Thesis Advisors: Ir. Gatot Yudoko, MASc. PhD
ABSTRACT PT. XYZ Logistics is a company providing solutions of warehouse, distribution, and inventory management based on service assorted customer. PT. XYZ Logistics tries to increase and improve operational performance more effectively and efficiently by doing evaluation of performance indicators at areas of warehouse and transportation. In this final project, the evaluation of performance indicators of warehouse is to increase productivity warehouse which has reached target 0.70 but still being felt unsatisfying by the warehouse manager and the company. In addition, the evaluation of performance indicators of Delivery In Full On Time and On Time Delivery which still have not reached target that is 98% and 95% respectively. Alternative business solution for performance indicators of Delivery In Full On Time and On Time Delivery is proposed by using Six Sigma approach with its DMAIC methodology, consisting 5 phases, namely define, measure, analyze, improve, and control. At the Define phase, we apply diagrams of IPO (input - process - output) and Pareto. In the Measure phase includes control chart, process capability (Cp and Cpk), identification CTQ (Critical to Quality), and level of Six Sigma. The Analyze phase includes analysis level of Six Sigma, root cause analysis with Current Reality Tree, and analysis impact FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). In the Improve phase, we use Future Reality Tree. In the Control phase, control charts are being used. Based on the calculation, the level of Six Sigma company at the moment resides in between 3 - 4 sigma. MEPI (Measurement, Evaluation, Planning, and Improvement) cycle is used for solution analysis of warehouse productivity improvement. At the phase planning using PET (Productivity Evaluation Tree) approach, out of three alternatives, one is selected which increases output larger ones along with improvement of input with the biggest productivity index that is 1.38 and big of improvement of productivity 0.68. Some alternatives proposed for repair of performance Delivery In Full On Time and On Time Delivery that is first of briefing and training by doing SOP which is correct, second of communications final is done both parties to can give correct and correct information
iii
also system reward and punishment, third IT does setting by adding server and builds new network directly relates to system TMS (Transportation Management Systems), and fourth assures contract between customer with the side of PT. XYZ Logistics in delivery of correct DO (Delivery Order) of time. And some alternatives proposed to increase productivity warehouse includes briefing and training by doing SOP which is correct also system reward and punishment between teams, adding resource as according to the maintenance capacity, customer and the side of company PT. XYZ Logistics asks demand planning and inventory control between both parties, and allocation of fund and rejuvenation of equipment to support and increases productivity warehouse. Key Words: operations performance, Six Sigma, MEPI Cycle, PET (Productivity Evaluation Tree).
iv
ANALISIS DAN USULAN PENINGKATAN KINERJA OPERASI DEPARTEMEN TRANSPORTASI DAN DEPARTEMEN WAREHOUSE PADA PT XYZ LOGISTIK, CIBITUNG
Oleh: ANCILLA KATHERINA KUSTEDJO NIM : 29107304
Menyetujui
Pembimbing Akademik:
(Ir. Gatot Yudoko, MASc. PhD)
v
KATA PENGANTAR Puji serta syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan proyek akhir yang berjudul Analisis dan Usulan Peningkatan Kinerja Operasi Departemen Transportasi dan Departemen Warehouse Pada PT. XYZ Logistik, Cibitung, yang disusun dalam rangka memenuhi salah satu persyaratan dalam kurikulum pendidikan Program MBA (Manajemen Administrasi Bisnis) – Institut Teknologi Bandung. Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan di dalam penyusunan Proyek Akhir ini yang disebabkan segala keterbatasan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang berhubungan dengan penyusunan Proyek Akhir ini penulis terima sebagai bahan perbaikan di masa yang akan datang. Laporan Proyek Akhir ini tidak akan terselesaikan tanpa adanya bantuan yang luar biasa dari berbagai pihak, oleh karena itu mohon perkenankan penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ayah dan Bunda tercinta, Anton Kustedjo dan Liana Dewi Kustedjo, atas segala kasih sayang, perhatian, bimbingan, dan doa restunya, serta kesempatan yang diberikan kepada Ananda untuk mengenyam pendidikan setinggitingginya. 2. Bapak Ir. Gatot Yudoko, MASc. PhD. yang senantiasa berkenan menyisihkan waktu untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan penyusunan Laporan Proyek Akhir ini. 3. Seluruh dosen dan seluruh staf Program MBA (Manajemen Administrasi Bisnis), Institut Teknologi Bandung yang telah bersedia membagi ilmunya dengan penulis 4. Bapak Antonius Maryanto, Ibu Nancy, Bapak Mohamad Ishak, Bapak Agus Budi, Ibu Yossi Indrawati, Bapak Josep Gunawan, Bapak Agus Susianto, Bapak Ida Bagus Sebali Maha, Bapak Eric Bastian, Bapak Kabul Efendy,
vi
Bapak Ipan Sopian, Bapak Haryanto, Bapak Jan Pieter, Bapak Pengky , Bapak Bontor Sianturi, Bapak Akhmad Bustani, Bapak Azwar Lubis, Bapak Ade M. Rizoi, Bapak Andre, dan seluruh staf di PT. XYZ Logistik atas segala keakraban, bantuan, dan informasi yang diberikan kepada penulis. 5. Semua teman-teman MBA – ITB angkatan 38, sebagai pendukung dan membantu sampai Laporan Proyek Akhir ini terwujud. Thanks for all the spirit guys..!! 6. Rekan-rekan MBA – ITB semua angkatan yang telah membantu penulis. 7. Dan para pihak lain yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu penulis, akan tetapi terlewatkan di sini. Akhir kata, semoga Laporan Proyek Akhir ini dapat berguna bagi semua pihak yang membutuhkan
Bandung, Mei 2009
Penyusun
vii
DAFTAR ISI ABSTRAK ...........................................................................................................i ABSTRACT...................................................................................................... iii HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................v KATA PENGANTAR ..................................................................................... vi DAFTAR ISI................................................................................................... viii DAFTAR LAMPIRAN.....................................................................................xi DAFTAR GAMBAR........................................................................................xii DAFTAR TABEL.............................................................................................xv
BAB I
PENDAHULUAN .............................................................................. 1 1.1 Profil Perusahaan.......................................................................... 1 1.1.1 Sejarah Singkat ..................................................................... 1 1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan.................................................... 4 1.1.3 Struktur Organisasi.............................................................. 5 1.2 Lingkup Bidang Usaha................................................................. 7 1.2.1 Proses Bisnis Utama............................................................. 8 1.3 Unit Analisis................................................................................ 17 1.4 Isu Bisnis...................................................................................... 25
BAB II EKSPLORASI PROSES BISNIS........................................................ 27 2.1 Kerangka Konsptual.................................................................. 27 2.2 Analisis Situasi Bisnis................................................................ 28 2.2.1 Proses Warehouse ................................................................ 28 2.2.2 Proses Transportasi............................................................ 38
viii
BAB III SOLUSI BISNIS................................................................................. 45 3.1 Alternatif Solusi Bisnis ............................................................... 45 3.1.1 Define ................................................................................... 46 3.1.2 Measure................................................................................ 47 3.1.3 Analyze................................................................................. 51 3.1.4 Improve................................................................................. 52 3.1.5 Control ................................................................................. 53 3.2 Alternatif Solusi DIFOT (Delivery In Ful On Time)................... 53 3.2.1 Define ................................................................................... 53 3.2.2 Measure................................................................................ 57 3.2.3 Analyze................................................................................. 66 3.2.4 Improve................................................................................. 72 3.2.5 Control ................................................................................. 74 3.3 Alternatif Solusi On Time Delivery............................................. 75 3.3.1 Define ................................................................................... 75 3.3.2 Measure................................................................................ 78 3.3.3 Analyze................................................................................. 86 3.3.4 Improve................................................................................. 91 3.3.5 Control ................................................................................. 93 3.4 Analisa Solusi Bisnis Untuk Peningkatan Produktivitas Warehouse .................................................................................... 94 3.4.1 Pengukuran Produktivitas ................................................ 96 3.4.2 Evaluasi Produktivitas....................................................... 97 3.4.3 Perencanaan Produktivitas ............................................. 100 3.4.4 Peningkatan Produktivitas.............................................. 104
BAB IV RENCANA IMPLEMENTASI ....................................................... 113 4.1 Rencana Implementasi ............................................................. 113 ix
4.1.1 Rencana Implementasi Penerapan Six Sigma................ 113 4.1.2 Rencana Implementasi Peningkatan Produktivitas ...... 115 4.2 Kebutuhan Sumber Daya........................................................ 119
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
x
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A PERTANYAAN DISKUSI DAN JAWABAN DENGAN DEPARTEMEN TRANSPORTASI DAN DEPARTEMEN WAREHOUSE LAMPIRAN B
DESKRIPSI PEKERJAAN DEPARTEMEN WAREHOUSE
LAMPIRAN C DESKRIPSI
PEKERJAAN
DEPARTEMEN
TRANSPORTASI LAMPIRAN D PROSEDUR POD PT. XYZ DAN TAGIHAN DI BAGIAN TRANSPORTASI LAMPIRAN E
LAPORAN KEUANGAN PT. XYZ LOGISTIK
LAMPIRAN F
RISK ASSESTMENT SIX SIGMA
LAMPIRAN G DOKUMENTASI LOADING BARANG
xi
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1
Layanan PT. XYZ Solutions..................................................... 3
Gambar 1.2
Diagram Alir PT. XYZ Group.. .............................................. 4
Gambar 1.3
Struktur Organisasi PT. XYZ Group.. ................................... 5
Gambar 1.4
Perbandingan
Jumlah
Pekerja
Berdasarkan
Jenjang
Pendidikan .............................................................................. 6 Gambar 1.5
Proses Bisnis Utama PT. XYZ Logistik.................................. 8
Gambar 1.6
Struktur Organisasi Departemen Warhouse PT. XYZ Losgistik ................................................................................ 13
Gambar 1.7
Struktur Organisasi Departemen Transportasi PT. XYZ Losgistik ................................................................................ 14
Gambar 1.8
KPI Produktivitas Departemen Warehouse ........................ 19
Gambar 1.9
KPI Inventory Accuracy Departemen Warehouse ................. 20
Gambar 1.10
KPI Defect Departemen Warehouse ...................................... 21
Gambar 1.11
KPI DIFOT Departemen Transportasi ............................... 22
Gambar 1.12
KPI On Time Delivery Departemen Transportasi ............... 22
Gambar 1.13
KPI On Time POD Departemen Transportasi .................... 23
Gambar 1.14
KPI Defect Delivery Departemen Transportasi ................... 24
Gambar 1.15
KPI Damage Departemen Transportasi .............................. 25
Gambar 2.1
Peta Pemikiran Konseptual.................................................. 27
Gambar 2.2
Diagram Alur Proses Informasi WMS ............................... 29
Gambar 2.3
Diagram Alir Proses Inbound PT. XYZ Logistik ................ 30
Gambar 2.4
Diagram Alir Proses Outbound PT. XYZ Logistik ............. 31
Gambar 2.5
Diagram Proses Warehouse .................................................. 33
xii
Gambar 2.6
Standar Proses Operasi Inbound Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik ......................................................................... 35
Gambar 2.7
Standar Proses Operasi Outbound Departemen Warehouse PT. XYZ Logistik .................................................................. 36
Gambar 2.8
Proses Inbound Warehouse PT. XYZ Logistik ...................... 37
Gambar 2.9
Proses Outbound Warehouse PT. XYZ Logistik .................. 37
Gambar 2.10
Defect Delivery Order Bidang Transportasi Tahun 2008 .... 41
Gambar 2.11
Diagram Alur Delivery Order di Bidang Transportasi Administrasi.......................................................................... 43
Gambar 3.1
Diagram IPO DIFOT ............................................................ 54
Gambar 3.2
Diagram Pareto Permasalahan DIFOT ............................... 54
Gambar 3.3
Cause Effect Diagram Barang Rusak ..................................... 55
Gambar 3.4
Cause Effect Diagram Jumlah Barang Kurang / Lebih ........ 56
Gambar 3.5
Cause Effect Diagram Barang
Tidak
Sesuai
Dengan
Spesifikasi ............................................................................. 56 Gambar 3.6
Cause Effect Diagram Kurang Komunikasi .......................... 56
Gambar 3.7
Penyebab Defect Delivery Order Tahun 2008 ...................... 57
Gambar 3.8
Diagram p DIFOT ................................................................. 61
Gambar 3.9
Kapabilitas Proses DIFOT ................................................... 62
Gambar 3.10
Tingkat Six Sigma DIFOT..................................................... 67
Gambar 3.11
Current Reality Tree DIFOT .................................................. 70
Gambar 3.12
Future Reality Tree DIFOT .................................................... 72
Gambar 3.13
Diagram IPO On Time Delivery ............................................ 75
Gambar 3.14
Diagram Pareto Permasalahan On Time Delivery............... 76
Gambar 3.15
Cause Effect Diagram Barang Masih Bermasalah................. 77
Gambar 3.16
Cause Effect Diagram DO Lebih Dari Jam Cut Off ............... 77
Gambar 3.17
Cause Effect Diagram Hasil TSR dan Pick List Lama............ 77 xiii
Gambar 3.18
Diagram P On Time Delivery................................................. 82
Gambar 3.19
Kapabilitas Proses On Time Delivery ................................... 81
Gambar 3.20
Tingkat Six Sigma On Time Delivery .................................... 87
Gambar 3.21
Current Reality Tree On Time Delivery .................................. 89
Gambar 3.22
Future Reality Tree On Time Delivery ................................... 91
Gambar 3.23
Siklus Produktivitas.............................................................. 96
Gambar 3.24
Cause Effect Diagram Produktivitas Warehouse .................... 98
Gambar 3.25
Handling In, Handling Out, dan Storage 2007 – 2008 ........... 99
Gambar 3.26
Kombinasi Alternatif Cara Peningkatan Produktivitas... 101
Gambar 3.27
Perbaikan Metode Inbound dan Outbound Untuk Checker dan Loader ............................................................................ 108
xiv
DAFTAR TABEL Tabel 1.1
Pembagian Warehouse PT. XYZ Logistik ............................. 12
Tabel 1.2
Jumlah Forklift di Warehouse................................................. 13
Tabel 1.3
Jenis dan Jumlah Transportasi PT. XYZ Logistik............... 16
Tabel 1.4
Rute Pengiriman Barang Departemen Transportasi.......... 17
Tabel 1.5
KPI Departemen Warhouse dan Transportasi ..................... 18
Tabel 1.6
KPI Target dan Aktual Departemen Warhouse dan Transportasi........................................................................... 26
Tabel 2.1
Proses Inbound PT. XYZ Logistik ......................................... 30
Tabel 2.2
Proses Outbound PT. XYZ Logistik ...................................... 31
Tabel 2.3
Beberapa Ketentuan Customer Dalam Pengiriman Barang ................................................................................................ 39
Tabel 2.4
Jumlah Kejadian Pada Departemen Transportasi.............. 40
Tabel 3.1
Perhitungan Peta Kendali Variabel .................................... 48
Tabel 3.2
Perhitungan Peta Kendali Atribut....................................... 48
Tabel 3.3
Perhitungan Tingkat Six Sigma ........................................... 50
Tabel 3.4
Data Perhitungan Defect DIFOT ......................................... 58
Tabel 3.5
Critical To Quality DIFOT ..................................................... 63
Tabel 3.6
Penentuan Tingkat Six Sigma DIFOT ................................. 64
Tabel 3.7
Permasalahan DIFOT Belum Mencapai Target.................. 68
Tabel 3.8
Analisis Dampak FMEA DIFOT .......................................... 71
Tabel 3.9
Solusi Pencapaian Target DIFOT 98%................................. 73
Tabel 3.10
Template Diagram P DIFOT.................................................. 74
Tabel 3.11
Template Tingkat Six Sigma DIFOT ..................................... 74
xv
Tabel 3.12
Data Perhitungan Defect On Time Delivery.......................... 78
Tabel 3.13
Critical To Quality On Time Delivery..................................... 83
Tabel 3.14
Penentuan Tingkat Six Sigma On Time Delivery................. 84
Tabel 3.15
Permasalahan On Time Delivery Belum Mencapai Target . 88
Tabel 3.16
Analisis Dampak FMEA On Time Delivery ......................... 90
Tabel 3.17
Solusi Pencapaian Target On Time Delivery 95% ................ 92
Tabel 3.18
Template Diagram P On Time Delivery ................................. 93
Tabel 3.19
Template Tingkat Six Sigma On Time Delivery..................... 93
Tabel 3.20
Format Laporan Mingguan Warehouse................................ 96
Tabel 3.21
Perbandingan Produktivitas Warehouse 2008 ................... 100
Tabel 3.22
Hasil Perhitungan Alternatif Peningkatan Produktivitas Warehouse ............................................................................. 103
Tabel 3.23
Solusi Peningkatan Produktivitas Warehouse ................... 105
Tabel 3.24
Format Laporan Harian Lama Warehouse ........................ 109
Tabel 3.25
Format Laporan Harian Baru Warehouse.......................... 109
Tabel 3.26
Format Pengecekan Alat Warehouse ................................. 110
Tabel 4.1
Gantt Chart Penerapan Six Sigma ...................................... 114
Tabel 4.2
Rencana Implementasi Peningkatan Produktivitas......... 116
Tabel 4.3
Gantt Chart Peningkatan Produktivitas............................. 117
Tabel 4.4
Kebutuhan Sumber Daya ................................................... 120
xvi
