UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Manajemen dan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil tahun 2006 / 2007
Analisis dan Perancangan Sistem Reservasi Hotel Berbasiskan Internet (Studi kasus pada Hotel Classic, PT Buana Mitra Usaha) Fredy Limbardo NIM : 0600662182
Abstrak Secara teknis, sistem informasi dalam Hotel Classic dibagi menjadi dua (sistem informasi front office dan back office). Sistem informasi front office digunakan untuk menangani masalah- masalah operasional hotel, dan masalah yang secara umum dalam front office hotel adalah masalah operasional dari sebuah hotel seperti reservasi kamar, pelayanan tamu dan pembayaran tamu sehingga diusulkan penelitian yang dapat menjadi solusi-solusi dari permasalahan yang ada. Tujuan penelitian adalah untuk menganalisa masalah-masalah dari sistem yang sedang berjalan serta menganalisa dan merancang suatu sistem yang menjadi solusi dari permasalahan tersebut. Metodologi penelitian yang digunakan adalah : studi pustaka, survei lapangan, metode analisa ( analisis SWOT, Critical Success Factor ) dan metode perancangan ( perancangan UML, spesifikasi proses dan perancangan basis data ). Hasil yang dicapai dalam penelitian ini adalah penyelesaian masalah pada operasional front office khususnya dalam bagian reservasinya dengan analisis dan perancangan sistem yang baru. Kesimpulan dari penelitian ini adalah sistem baru yang diusulkan mampu menangani masalah yang ada pada proses reservasi yang sedang berjalan.
Kata Kunci : Reservasi Analisis SWOT, CSF, Perancangan UML, spesifikasi proses, basis data.
iv
PRAKATA
Puji dan syukur dipanjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala karunia dan bimbingan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM RESERVASI HOTEL BERBASISKAN INTERNET ( STUDI KASUS PADA HOTEL CLASSIC, PT. BUANA MITRA USAHA )” dengan baik dan tepat pada waktunya yang disusun sebagai salah satu syarat kelulusan Program Pendidikan Sarjana ( S1 ) pada jurusan Manajemen dan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Pada kesempatan ini, perkenankanlah penulis menyampaikan terima kasih atas segala bantuan teknis dan dukungan moral yang diberikan oleh pelbagai pihak kepada penulis, baik secara langsung maupun tidak langsung selama penyusunan skripsi ini. Ucapan terima kasih terutama penulis tujukan kepada : 1. Kedua Orang tua, adik serta seluruh sanak saudara yang telah memberikan dukungan moril dan material serta doa bagi penulis sehingga tersusunnya skripsi ini. 2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla M. App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah menyediakan sarana dan fasilitas sehingga penulis bisa menyelesaikan skripsi ini. 3. Bapak Siswono S.Kom, M.M, selaku ketua jurusan Sistem Informasi yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga penulis bisa menyelesaikan skripsi ini. 4. Bapak Idris Gautama S.Kom, SE, MM, MBA, selaku ketua jurusan Manajemen yang telah menyediakan sarana dan fasilitas, sehingga penulis bisa menyelesaikan skripsi ini.
v
5. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., M.M, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan, bimbingan dan dorongan semangat dalam menyusun skripsi ini. 6. Bapak FX Endri Harmanto,S.Kom., M.M, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan, bimbingan dan dorongan semangat dalam menyusun skripsi ini. 7. Seluruh Dosen Jurusan Manajemen dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik, membimbing serta memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis selama mengikuti kuliah di Universitas Bina Nusantara. 8. Bapak Rudi Wibowo dan Ibu Mia, selaku Internal dan Eksternal Relations Officer Hotel Classic dan para staff pada PT. Buana Mitra Usaha yang telah membantu penulis dalam memperoleh data yang diperlukan. 9. Teman- teman yang telah memberikan semangat dan bantuan dalam menyelesaikan skripsi ini. 10. Pihak-pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan dukungan dan bantuan hingga skripsi ini selesai.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis telah berusaha sebaik mungkin agar dapat memberikan penjelasan yang lengkap kepada pembacanya. Namun penulis menyadari bahwa skripsi ini masih kurang dari sempurna karena tidak luput dari kekurangankekurangan yang tidak disengaja. Oleh karena itu dengan kerendahan hati, penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca.
vi
Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat serta dapat menambah ilmu pengetahuan bagi pihak yang membutuhkan.
Jakarta, Januari 2007
Penulis
vii
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Softcover Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran
i ii iii iv v viii xi xii xiv
BAB 1
PENDAHULUAN …………………………………………………… 1.1 Latar Belakang …………………………………………………. 1.2 Ruang Lingkup ………………………………………………… 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian .………………………………... 1.4 Metode Penelitian …………………………………….………... 1.5 Sistematika Penulisan …………………………………………..
1 1 4 4 5 6
BAB 2
LANDASAN TEORI ………………………………………………… 2.1 Teori Umum ……………………………………………………. 2.1.1 Sistem …………………………………………………..... 2.1.2 Informasi …………………………………………………. 2.1.3 Manajemen ……………………………………………..... 2.1.4 Sistem Informasi Manajemen ……………………………. 2.1.5 Manajemen Jasa ( Konsep dan Pengertian Jasa ) ………... 2.1.6 Hotel ……………………………………………………… 2.1.7 Internet …………………………………………………… 2.1.8 Manajemen Strategi ……………………………………… 2.1.9 Pemasaran ………………………………………………... 2.1.10 Manajemen Pemasaran ………………………………..... 2.1.11 Sistem Informasi Pemasaran …………………………..... 2.1.12 Internet Marketing ……………………………………… 2.1.13 E-Business ……………………………………………… 2.1.14 CRM 2.1.15 Database ………………………………………………… 2.1.16 SQL ……………………………………………………... 2.2 Teori Khusus …………………………………………………… 2.2.1 Reservasi ………………………………………………..... 2.2.2 Sistem Reservasi …………………………………………. 2.2.3 Analisis SWOT …………………………………………... 2.2.4 Critical Success Factor ( CSF ) …………………………... 2.2.5 Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem …………….
7 7 7 7 8 10 10 11 15 16 18 18 19 20 24 25 25 26 27 27 28 28 31 32
viii
BAB 3
BAB 4
BAB 5
OBJEK PENELITIAN ……………………………………………….. 3.1 Gambaran Umum Perusahaan …………………………………. 3.1.1 Struktur Organisasi ………………………………………. 3.1.2 Tugas dan Wewenang ……………………………………. 3.2 Gambaran Umum Sistem yang Berjalan ………………………. 3.2.1 Use Case Sistem Informasi Front Office yang Sedang Berjalan ………………………………………………………… 3.2.2 Use Case Reservasi ………………………………………. 3.2.3 Use Case Registrasi ............................................................ 3.2.4 Use Case Pembayaran ……………………………………. 3.2.5 Use Case Adm Data Room dan Tagihan ………………… 3.2.6 Use Case Laporan ………………………………………... 3.2.7 Activity Diagram Reservation …………………………… 3.2.8 Activity Diagram Registration …………………………… 3.2.9 Activity Diagram Pembayaran …………………………… 3.2.10 Activity Diagram Adm Data Room dan Tagihan ………. 3.2.11 Activity Diagram Laporan ……………………………… 3.3 Analisis SWOT ………………………………………………… 3.3.1 Matriks SWOT …………………………………………… 3.4 Analisis CSF ( Critical Success Factor ) ……………………….. 3.5 Kelemahan Sistem yang Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah ………………………………………………………… RANCANGAN SISTEM yang DIUSULKAN……………………….. 4.1 Usulan Prosedur Baru …………………………………………. 4.1.1 Use Case Sistem Reservasi Online Pelanggan …………... 4.1.2 Activity Diagram Check Availability Sebelum menjadi Member ………………………………………………………… 4.1.3 Activity Diagram Check Availability Sesudah menjadi Member ………………………………………………………… 4.1.4 Activity Diagram View or Cancel Reservation ………….. 4.2 Navigasi Diagram ……………………………………………… 4.2.1 Navigasi Diagram Pelanggan ……………………………. 4.2.2 Navigasi Diagram User Back Office ( Admin ) …………. 4.3 Spesifikasi Proses ……………………………………………… 4.4 Rancangan Layar ………………………………………………. 4.4.1 Rancangan Layar Pelanggan/ Tamu ……………………... 4.4.2 Rancangan Layar User Back Office ( Admin ) …………... 4.5 Data Sistem …………………………………………………….. 4.5.1 Kamus Data ………………………………………………. 4.5.2 Spesifikasi Fisik Data ……………………………………. 4.6 Requirement Untuk Implementasi Prosedur yang Diusulkan …. 4.6.1 Sumber Daya Manusia Requirement …………………….. 4.6.2 Sistem Requirement ………………………………………
36 36 37 38 44 48 49 51 53 55 57 59 60 61 62 63 64 67 72 73 75 75 76 79 80 81 82 82 85 87 89 89 102 107 107 107 111 111 111
KESIMPULAN DAN SARAN ………………………………………. 113 5.1 Kesimpulan .................................................................................. 113 ix
5.2
Saran ……………………………………………………………
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEY
114 115 118
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel 2.2 Tabel 3.1 Tabel 3.2 Tabel 3.3 Tabel 3.4 Tabel 3.5 Tabel 3.6 Tabel 3.7 Tabel 3.8
Strategi dan Definisinya ............................................................. Matrix SWOT ………………………………………………….. Table Path of Events Reservasi ………………………………… Table Path of Events Registrasi ………………………………... Table Path of Events Pembayaran ……………………………... Table Path of Events Adm Data Room & Tagihan …………….. Table Path of Events Laporan ………………………………….. IFAS ( Internal Strategy Factors Analysis Summary) …………. EFAS ( Eksternal Strategy Factors Analysis Summary)……….. Matrix SWOT …………………………………………………..
xi
16 31 50 52 54 56 58 68 69 71
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Gambar 3.10 Gambar 3.11 Gambar 3.12 Gambar 3.13 Gambar 3.14 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Gambar 4.9 Gambar 4.10 Gambar 4.11 Gambar 4.12 Gambar 4.13 Gambar 4.14 Gambar 4.15 Gambar 4.16
Marketing Information System …………………………… Use Case Diagram ………………………………………… Activity Diagram …………………………………………. Notation For Navigation Diagram ………………………… Struktur Organisasi PT. Buana Mitra Usaha ……………… Struktur Front Office Hotel PT. Buana Mitra Usaha ……... Use Case Sistem Informasi Front Office ………………….. Use Case Reservasi ……………………………………….. Use Case Registrasi ……………………………………….. Use Case Pembayaran …………………………………….. Use Case Adm Data Room dan Tagihan ………………….. Use Case Laporan …………………………………………. Activity Diagram Reservation …………………………….. Activity Diagram Registration ……………………………. Activity Diagram Pembayaran ……………………………. Activity Diagram Adm Data Room dan Tagihan …………. Activity Diagram Laporan ………………………………... Posisi Hasil Analisis SWOT ……………………………… Use Case Sistem Reservasi Online Pelanggan ……………. Use Case Check Availability ……………………………… Use Case View or Cancel Reservation ……………………. Activity Diagram Check Availability Sebelum menjadi Member …………………………………………………… Activity Diagram Check Availability Sesudah menjadi Member …………………………………………………… Activity Diagram View or Cancel Reservation …………… Navigasi Diagram Pelanggan ……………………………... Navigasi Diagram Our Hotel ……………………………… Navigasi Diagram Facilities ………………………………. Navigasi Diagram Reservation ……………………………. Navigasi Diagram Admin …………………………………. Navigasi Diagram User …………………………………… Rancangan Layar Halaman Home ………………………… Rancangan Layar Halaman Our Hotel ……………………. Rancangan Layar Halaman Hotel Travel,Boutique dan Pulau ayer …………………………………………………. Rancangan Layar Halaman Reservation …………………..
xii
19 33 34 35 37 38 48 49 51 53 55 57 59 60 61 62 63 70 76 77 78 79 80 81 82 82 83 84 85 86 89 90 91 92
Gambar 4.17 Gambar 4.18 Gambar 4.19 Gambar 4.20 Gambar 4.21 Gambar 4.22 Gambar 4.23 Gambar 4.24 Gambar 4.25 Gambar 4.26 Gambar 4.27 Gambar 4.28 Gambar 4.29 Gambar 4.30 Gambar 4.31 Gambar 4.32 Gambar 4.33 Gambar 4.34
Rancangan Layar Halaman Check Availability …………... Rancangan Layar Halaman View or Cancel Reservation … Rancangan Layar Halaman Reserve Now ………………… Rancangan Layar Halaman Forgot Password …………….. Rancangan Layar Halaman Success Reserve ……………... Rancangan Layar Halaman Being a Member …………….. Rancangan Layar Halaman Facilities ……………………... Rancangan Layar Halaman Gallery ………………………. Rancangan Layar Halaman Contact Us …………………... Rancangan Layar Halaman Login Admin/ Staff ………….. Rancangan Layar Halaman Admin Index ………………… Rancangan Layar Halaman Reservation List ……………... Rancangan Layar Halaman Member ……………………… Rancangan Layar Halaman Report Booking dan Cancel …. Rancangan Layar Halaman Room ………………………… Rancangan Layar Halaman User ………………………….. Rancangan Layar Halaman User Add …………………….. Rancangan Layar Halaman User Delete …………………..
xiii
93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 102 103 103 104 104 105 105 106
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I Gambar 1 Gambar 2 Gambar 3 Gambar 4 Gambar 5 Gambar 6 Gambar 7 Gambar 8 Gambar 9 Gambar 10 Gambar 11 Gambar 12 Gambar 13 Gambar 14 Gambar 15 Gambar 16 Gambar 17 Gambar 18 Gambar 19 Gambar 20 Gambar 21 Gambar 22 Gambar 23 Gambar 24 Gambar 25 Gambar 26 Gambar 27 Gambar 28 Gambar 29 Gambar 30 Gambar 31 Gambar 32 Gambar 33 Gambar 34
Gambar …………………………………………………… Halaman Home …………………………………………... Halaman Our Hotel ………………………………………. Halaman Hotel Travel ……………………………………. Halaman Boutique Hotel ………………………………… Halaman Pulau Ayer ……………………………………... Halaman Reservation …………………………………….. Halaman Check Availability ……………………………... Halaman Reserve Now …………………………………... Halaman Forgot Password ……………………………….. Halaman Success Reserve ……………………………….. Halaman Being a Member ……………………………….. Halaman View or Cancel Reservation …………………… Halaman Facilities ……………………………………….. Halaman Neo Suki ………………………………………. Halaman Korean Garden ………………………………… Halaman Aj Brandon …………………………………….. Halaman Classic Karaoke ………………………………... Halaman Classic Spa …………………………………….. Halaman Classic Drugstore ……………………………… Halaman Classic Reflexi …………………………………. Halaman Classic Salon …………………………………... Halaman Contact Us ……………………………………... Halaman Login Admin / Staff …………………………… Halaman Admin Index …………………………………… Halaman Reservation List ………………………………... Halaman Report ………………………………………….. Halaman Report Booking ………………………………... Halaman Report Cancel ………………………………….. Halaman Info Member …………………………………… Halaman Room …………………………………………... Halaman User ……………………………………………. Halaman User Add ……………………………………….. Halaman User Delete …………………………………….. Contoh Pesan Kesalahan ………………………………….
L.1 L.1 L.1 L.2 L.2 L.3 L.3 L.4 L.5 L.5 L.6 L.6 L.7 L.7 L.8 L.8 L.9 L.10 L.11 L.11 L.12 L.12 L.13 L.14 L.14 L.15 L.15 L.16 L.16 L.17 L.17 L.18 L.18 L.19 L.19
Lampiran II
Form Wawancara Analisis SWOT ……………………….
L.20
xiv
