ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS UML (Unified Modeling Language) STUDI KASUS PT.TRANSAMUDRA USAHA SEJAHTERA JAKARTA
SKRIPSI
DYAH PANGESTUTI F34080086
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012
ANALYSIS AND DESIGN OF HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM BASED ON UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) CASE STUDY PT. TRANSAMUDRA USAHA SEJAHTERA JAKARTA Dyah Pangestuti, Taufik Djatna, dan Hartrisasi Hardjomidjojo Department of Agroindustrial Technology, Faculty of Agricultural Technology, Bogor Agricultural University, IPB Darmaga Campus, PO Box 220, Bogor, West Java, Indonesia. Phone +625640732317, e-mail:
[email protected]
ABSTRACT Human Resource Information System (HRIS) is an integrated information system that provides information used in making human resource management decisions. PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) as a transportation services company serving marine transportation for agro-liquid products such as palm oil and olein, as well as petroleum products is still doing the file-based and manual way of human resource management so that making it less efficient. HRIS as a collaboration between human resource management and information technology is a solution to make human resource management performance at PT. TRUST becomes more efficient. This HRIS development process was based on Unified Modeling Language (UML) where the problem identification was represented in a usecase diagram, and the analysis of the system was represented in activity diagrams, class diagrams and statechart diagrams. The design of the system was made with Java programming language, which made HRIS consists of four subsystems, namely the selection subsystem consisting of psychological tests modul and interview assessment modul, employee subsystem that includes personnel data recording, performance appraisal subsystem consisting of staff and managers performance appraisal, and employee payroll subsystem that includes salary and benefit recording. This HRIS has the advantages such as speed in correcting the assessment results and ease in the storage, retrieval, and printing reports Keywords : HRIS, UML
DYAH PANGESTUTI. F34080086. Analisis dan Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Berbasis UML (Unified Modeling Language) Studi Kasus PT. Transamudra Usaha Sejahtera Jakarta. Di bawah bimbingan Taufik Djatna dan Hartrisari Hardjomidjojo. 2012
RINGKASAN PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) merupakan sebuah perusahaan jasa transportasi kapal tanker yang melayani tranportasi laut untuk produk-produk agroindustri cair seperti CPO dan olein, serta produk-produk petroleum dengan cakupan pelayaran seluruh Indonesia dan sebagian Asia. Permasalahan dalam manajemen SDM di PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) sangatlah mendasar, yaitu pengelolaan data kepegawaian yang masih berbasis file sehingga masih menyebabkan proses manajemen SDM diperusahaan berjalan lambat dan tidak efisien. Selain itu, pengelolaan data kepegawaian yang dilakukan secara manual dan terpisah memerlukan koreksi dan maintenance yang sulit serta memakan waktu lama. SISDM sebagai suatu bentuk kolaborasi antara disiplin manajemen SDM dengan teknologi informasi merupakan salah satu solusi untuk lebih mengefisienkan kinerja manajemen SDM di PT. TRUST. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan memodelkan sistem yang akan dibangun menggunakan UML, dan mendesain prototipe SISDM yang sesuai dengan permasalahan yang ada. Proses pengembangan SISDM ini dilakukan dengan berbasis Unified Modeling Language (UML) dimana terdiri dari tiga proses utama, yaitu proses identifikasi masalah, proses analisis sistem informasi berorientasi objek, dan proses perancangan sistem informasi SDM. Proses identifikasi sistem dilakukan dengan metode usecase modeling, yaitu pembuatan diagram kasus yang di dalamnya mencakup analisis kebutuhan pengguna dan susunan konfigurasi sistem informasi yang akan dibangun. Analisis sistem informasi berorientasi objek dilakukan dengan pembuatan tiga diagram UML, yaitu diagram aktivitas, diagram kelas dan diagram status. Diagram aktivitas digunakan untuk menganalisis aliran proses yang terjadi pada sistem informasi yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna, diagram kelas digunakan untuk merepresentasikan bentuk fisik sistem informasi dan aliran data antarkelas yang ada dalam sistem, dan diagram status digunakan untuk analisis skenario-skenario yang akan dijalankan pada sistem informasi yang dibangun sebagai solusi perbaikan sistem yang sebelumnya. Analisis sistem informasi kemudian dilanjutkan dengan merancang dan mendesain sistem informasi yang akan dibangun dimana tahapan ini terdiri dari dua aktivitas penting, yaitu perancangan antarmuka pengguna dan perancangan basis data. Perancangan basis data dilakukan dengan pembuatan Conseptual Data Model dan Physical Data Model yang kemudian digenerasi ke dalam PHP My Admin dari Appserv 2.6.0 (AppservNetwork.org, 2011) sehinggga didapat representasi fisik sistem basis data dinamis yang akan digunakan dalam perancangan antarmuka suatu sistem informasi. Untuk tahap pembuatan paket program digunakan bahasa pemrograman Java dengan menggunakan IDE Netbeans 6.7.0 (Netbeans.org, 2011) untuk pembangunan sistem dan perancangan antarmuka. Dalam perancangan laporan (report) digunakan perangkat lunak pendukung berupa iReport 4.1.0. (JasperForge.org, 2011). Sistem informasi sumber daya manusia yang dikembangkan diberi nama HR_On V.1.0 yang di dalamnya terdapat empat subsistem, yaitu subsistem rekrutmen, subsistem personalia, subsistem penilaian kinerja, dan subsistem payroll. Subsistem rekrutmen dibedakan menjadi dua modul, yaitu modul tes psikologi dan modul penilaian wawancara. Subsistem personalia dibagi menjadi modul informasi umum karyawan, modul medical checkup, serta modul pelatihan dan sertifikasi. Subsistem
penilaian kinerja mencakup dua modul, yaitu penilaian kinerja staf dan penilaian kinerja manajer. Sedangkan subsistem payroll dijadikan sebagai perekapan dalam pendataan segala macam tunjangan dan bonus yang diterima karyawan. HR_On V.1.0. mempunyai kelebihan pada waktu koreksi dalam proses perhitungan tes psikologi, penilaian wawancara, dan penilaian kinerja. Proses perhitungan manual mampu memakan waktu 5-10 menit untuk setiap jawaban yang dikoreksi, sedangkan apabila menggunakan HR_On proses perhitungan tidak memakan waktu lama karena hanya perlu melakukan klik pada satu button yang tersedia pada interface, hasil perhitungan dan analisis tes psikologi, penilaian kinerja, dan penilaian wawancara dapat langsung diketahui. Dengan penggunaan HR_On V.1.0. juga memudahkan dalam pencarian data dan pembuatan laporan karena penyimpanan data dilakukan dengan database sehingga dapat dipanggil sewaktu-waktu dan dicetak laporannya.
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA BERBASIS UML (UNIFIED MODELING LANGUAGE) STUDI KASUS PT. TRANSAMUDRA USAHA SEJAHTERA JAKARTA
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pada Departemen Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh Dyah Pangestuti F34080086
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER INFORMASI
Saya menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa skripsi dengan judul Analisis dan Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Berbasis UML (Unified Modeling Language) Studi Kasus PT. Transamudra Usaha Sejahtera Jakarta adalah hasil karya saya sendiri dengan arahan Dosen Pembimbing Akademik, dan belum diajukan dalam bentuk apapun pada perguruan tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Bogor, April 2012 Yang membuat pernyataan
Dyah Pangestuti F34080086
© Hak cipta milik Dyah Pangestuti, tahun 2012 Hak cipta dilindungi Dilarang mengutip dan memperbanyak tanpa izin tertulis dari Institut Pertanian Bogor, sebagian atau seluruhnya dalam bentuk apapun, baik cetak, fotokopi, mikrofilm, dan sebagainya.
BIODATA PENULIS
Penulis lahir di Semarang, 14 Oktober 1990 sebagai anak pertama dari tiga bersaudara pasangan Tumidi dan Haryani Sundiyah. Penulis menyelesaikan pendidikan di Sekolah Dasar Negeri 03 Gunungpati Kota Semarang pada tahun 2002, kemudian menyelesaikan pendidikan di Sekolah Menengah Pertama Negeri 22 Kota Semarang pada tahun 2005, dan menyelesaikan pendidikan di Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Ungaran Kabupaten Semarang pada tahun 2008. Pada tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa Departemen Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI dan memperoleh beasiswa pendidikan dari Pusat Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia-Jepang dari tahun 2008 sampai 2010. Selama menjadi mahasiswa penulis aktif dalam kegiatan organisasi dan kepanitiaan kegiatan baik lingkup internal maupun eksternal, antara lain penulis pernah aktif di organisasi keprofesian Himpunan Mahasiswa Teknologi Industri periode 2009-2010 sebagai staf Departemen Public Relation dan masih pada organisasi yang sama pada periode 2010-2011 sebagai ketua Departemen Public Relation. Selain itu penulis juga pernah bergabung dalam organisasi mahasiswa daerah Patra Atlas Semarang dan organisasi International Association of Student in Agricultural and Related Sciences (IAAS) Local Committee IPB. Penulis merupakan salah satu mahasiswa program Capstone Course Departemen Teknologi Industri Pertanian yang melakukan praktek lapang di PT.Transamudra Usaha Sejahtera Jakarta pada tahun 2011 untuk mempelajari bidang manajemen sumber daya manusia.
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena dengan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis dan Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Berbasis UML (Unified Modeling Language) Studi Kasus PT. Transamudra Usaha Sejahtera Jakarta”. Keberhasilan atas pembuatan skripsi ini tidak lepas dari bantuan orang-orang di sekeliling penulis, maka dari itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Orang tua dan keluarga penulis, Ayahanda, Ibunda, dan kedua adik saya. Terima kasih atas curahan kasih saying dan dukungannya selama ini terhadap penulis. 2. Dr. Eng. Taufik Djatna, S.TP, M. Si. Selaku pembimbing akademik pertama sekaligus “Ayah” selama pengerjaan praktek lapang dan skripsi, terima kasih atas segala masukan dan bimbingannya. 3. Dr. Ir. Hartrisari Hardjomidjodjo, DEA selaku pembimbing akademik kedua, terima kasih atas segala masukan, koreksi, dan bimbingannya. 4. Dr. Aji Hermawan selaku dosen peguji, terima kasih atas segala masukan dan koreksi untuk perbaikan skripsi ini. 5. Pak Edy, Pak Agam, Mbak Dewi, dan seluruh staf PT. Transamudra Usaha Sejahtera yang telah mendukung dan memberikan masukan kepada penulis sejak praktek lapang sampai pengerjaan skripsi. 6. Niko Daniar Atmaja, terima kasih atas dukungan dan semangatnya untuk selalu memberikan dorongan motivasi kepada penulis 7. Elfira Febriani, Ginanjar Ilyas, Aldian Farabi, Agus Hidayatul Rohman, Ida Bagus Dharma Yogha, Asih Setia Utami, dan Kak Teguh, terima kasih atas persahabatan dan rasa kekeluargaan selama di Labkom dan di lingkungan TIN FATETA IPB. 8. Teman-teman mahasiswa Departemen Teknologi Industri Pertanian Angkatan 45 yang telah mendukung penulis selama ini dan membantu penulis selama menimba ilmu di Departemen Teknologi Industri Pertanian. 9. Seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam pelaksanaan dan penyusunan skripsi ini.
Bogor, April 2012
Dyah Pangestuti
iii
DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar .........................................................................................................................iii Daftar Isi ..................................................................................................................................iv Daftar Tabel .............................................................................................................................vi Daftar Gambar..........................................................................................................................vii Daftar Lampiran .......................................................................................................................viii Daftar Istilah ............................................................................................................................ix I. PENDAHULUAN ..............................................................................................................1 1.1. Latar Belakang ...........................................................................................................1 1.2. Tujuan ........................................................................................................................2 1.3. Batasan Masalah ........................................................................................................2 II. TINJAUAN PUSTAKA .....................................................................................................3 2.1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia...................................................................3 2.2. Analisis dan Desain Sistem Informasi .......................................................................5 2.3. Unified Modeling Language (UML) ..........................................................................6 2.4. Manajemen Sumber Daya Manusia ...........................................................................9 2.5. Penelitian Terdahulu ..................................................................................................14 III. METODE PENELITIAN ...................................................................................................16 3.1. Konsepsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ...................................................16 3.2. Metode Pengembangan Sistem Informasi SDM ........................................................17 3.2.1. Identifikasi Masalah........................................................................................17 3.2.2. Analisis Sistem Berorientasi Objek ................................................................17 3.2.3. Desain Sistem Informasi SDM .......................................................................19 3.2.4. Uji Penerimaan dan Evaluasi Sistem ..............................................................19 3.3. Metode Pengolahan Data ...........................................................................................20 3.3.1. Seleksi Karyawan Baru...................................................................................20 3.3.2. Penilaian Kinerja.............................................................................................23 3.4. Metode Pengumpulan Data ........................................................................................24 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ..........................................................................................26 4.1. Identifikasi Permasalahan Manajemen SDM PT. TRUST .........................................26 4.1.1. Keadaan Aktual Manajemen SDM Perusahaan ..............................................26 4.1.2. Deskripsi Sistem Informasi SDM ...................................................................29 4.1.3. Identifikasi Masalah dengan Usecase Modeling.............................................30 4.2. Hasil Analisis Sistem Berorientasi Objek SISDM .....................................................32 4.2.1. Diagram Aktivitas...........................................................................................32 4.2.2. Diagram Kelas ................................................................................................34 4.2.3. Diagram Status................................................................................................35 4.3. Hasil Desain Sistem Informasi SDM .........................................................................35 4.3.1. Desain Basis Data ...........................................................................................35 4.3.2. Tampilan Antarmuka Sistem Informasi SISDM.............................................36 4.4. Uji Penerimaan dan Evaluasi Sistem .........................................................................43 4.4.1. Uji Penerimaan Subsistem Seleksi..................................................................43 4.4.2. Uji Penerimaan Subsistem Penilaian Kinerja .................................................44 4.4.3. Uji Penerimaaan Subsistem Payroll ...............................................................46 iv
4.4.4. Uji Penerimaaan Subsistem Personalia...........................................................46 4.4.5. Evaluasi Sistem...............................................................................................47 V. PENUTUP ..........................................................................................................................49 5.1. Kesimpulan ................................................................................................................49 5.2. Saran ..........................................................................................................................49 DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................................50
v
DAFTARTABEL Halaman Tabel 1. Validitas kriteria untuk beberapa alat ukur seleksi.....................................................10 Tabel 2. Contoh penentuan faktor yang dapat dikompensasi dan poinnya ..............................14 Tabel 3. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kasus ...............................................17 Tabel 4. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram aktivitas...........................................18 Tabel 5. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kelas ................................................18 Tabel 6. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram status ...............................................19 Tabel 7. Metode analisa tes kepercayaan diri...........................................................................21 Tabel 8. Model analisa penilaian tes daya tahan menghadapi tekanan ....................................22 Tabel 9. Model analisa penilaian tes keambisiusan diri ...........................................................23 Tabel 10. Pembagian tingkatan pengguna dan hak aksesnya ...................................................31 Tabel 11.Implikasi Skor Kinerja ..............................................................................................41 Tabel 12. Perbandingan Sistem Manual PT. TRUST dengan HR_On V.1.0 ...........................47
vi
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar1. Tahapan Pengembangan UML ................................................................................7 Gambar2. Konsepsi Pengembangan SISDM untuk PT. TRUST .............................................16 Gambar 3.Contoh Soal Tes Kepercayaan Diri .........................................................................20 Gambar 4.Contoh Soal Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan ...................................................22 Gambar 5.Contoh Soal Tes Keambisiusan Diri .......................................................................22 Gambar 6. Diagram Alir Metodologi Penelitian .....................................................................25 Gambar 7. Diagram Kegiatan Manajemen SDM di PT. TRUST .............................................26 Gambar 8.Fragmen Diagram Kasus SISDM Subsistem Seleksi Karyawan Baru ....................32 Gambar 9.Fragmen Diagram Aktivitas SISDM .......................................................................33 Gambar 10.Fragmen Diagram Kelas SISDM...........................................................................34 Gambar 11.Fragmen Diagram Status SISDM ..........................................................................35 Gambar 12.Tampilan Splash Screen HR_On V.1.0 .................................................................37 Gambar 13.Halaman LoginHR_On V.1.0 ................................................................................37 Gambar 14.Tampilan Subsistem Personalia HR_On V.1.0......................................................38 Gambar 15.Tampilan Subsistem Seleksi HR_On V.1.0...........................................................39 Gambar 16.Tampilan Tab Tes Psikologi pada Subsistem Seleksi ...........................................39 Gambar 17.Tampilan Tab Penilaian Wawancara pada Subsistem Seleksi...............................40 Gambar 18.Tampilan Hasil Penilaian Kinerja Subsistem Penilaian Kinerja Hr_On V.1.0.....41 Gambar 19.Tampilan dari Subsistem Payroll HR_On V.1.0 ..................................................42 Gambar 20.Contoh Tampilan Pelaporan HR_On V.1.0..........................................................43 Gambar 21.Fragmen Diagaram Kasus Subsistem Seleksi........................................................44 Gambar22.Fragmen Diagram Kasus Subsistem Penilaian Kinerja ..........................................45 Gambar 23.Tampilan Penghitungan Hasil Penilaian Kinerja Pada Modul Penilaian Kinerja SISDM ..........................................................................................................................45 Gambar 24.Fragmen Diagram Kasus Subsistem Payroll .........................................................46 Gambar 25.Fragmen Diagram Kasus Subsistem Personalia ...................................................47
vii
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Formulir Wawancara ...........................................................................................53 Lampiran 2. Indikator Kompetensi Penilaian Kinerja..............................................................54 Lampiran 3. Diagram Kasus Sistem Informasi SDM...............................................................55 Lampiran 4. Diagram Aktivitas Subsistem Personalia Sistem Informasi SDM .......................56 Lampiran 5. Diagram Aktivitas Subsistem Rekrutmen Sistem Informasi SDM ......................57 Lampiran 6. Diagram Aktivitas Subsistem Penilaian Kinerja Sistem Informasi SDM ............58 Lampiran 7. Diagram Aktivitas Subsistem Payroll Sistem Informasi SDM............................59 Lampiran 8. Diagram Keadaan Subsistem Personalia Sistem Informasi SDM........................60 Lampiran 9. Diagram Keadaan Subsistem Rekrutmen Sistem Informasi SDM.......................61 Lampiran 10. Diagram Keadaan Subsistem Penilaian Kinerja Sistem Informasi SDM...........62 Lampiran 11. Diagram Keadaan Subsistem Payroll Sistem Informasi SDM ..........................63 Lampiran 12. Diagram Kelas Sistem Informasi SDM .............................................................64 Lampiran 13.Conseptual Data Model Sistem Informasi SDM ................................................65 Lampiran 14. Physical Data Model Sistem Informasi SDM....................................................66
viii
DAFTAR ISTILAH Database management system (DBMS)
:
Perangkat perangkat lunak atau kumpulan program-program yang memberikan akses menuju database
Database
:
Entity
:
Analisis Sistem
:
Analis sistem
:
Desain sistem
:
Interface
:
Unified Modeling Language
:
Kumpulan file-file yang berkaitan, tabel, hubungan (relations), dan lainnya yang menyimpan data dan hubungan diantaranya Orang, tempat, benda, atau aktivitas tentang informasi yang ada dalam record Pengkajian masalah umum dalam bisnis yang direncanakan akan diselesaikan dengan sistem informasi Seorang profesional bidang sistem informasi yang mempunyai spesialisasi dalam menganalisa dan merancang sistem informasi Menjelaskan bagaimana sistem yang baru akan menjadi sebuah solusi untuk suatu permasalahan bisnis Sistem perangkat lunak yang membuat penguna mempunyai kontrol langsung kepada objek visual (seperti icon) dan aksi, yang menggantikan syntax perintah. Bahasa pemrograman yang memberikan suatu notasi umum untuk sistem perangkat lunak berorientasi objek
ix
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Dewasa ini, sumber daya manusia telah menjadi suatu faktor yang sangat esensial dalam perkembangan suatu perusahaan. Posisi sumber daya manusia dalam perusahaan tidak lagi hanya sebagai tenaga kerja melainkan sudah dianggap sebagai aset strategis perusahaan. Sumber daya manusia merupakan salah satu aset perusahaan yang menjadi tumpuan perusahaan dan sangat berpengaruh terhadap kinerja dan kemajuan perusahaan. Perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang kuat dan unggul akan dapat menguasai persaingan dan mempermudah pencapaian tujuan perusahaan. Sebaliknya, perusahaan dengan sumber daya manusia yang lemah akan menyebabkan perusahaan tidak berjalan dengan baik dan gagal mencapai target. Untuk memperoleh SDM yang unggul, perusahaan perlu memanajemen sumber daya manusianya secara terpadu dengan suatu manajemen yang baik dan modern. Perkembangan teknologi informasi yang semakin maju saat ini tidak dapat dipungkiri sangat mempengaruhi setiap kegiatan perusahaan. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan efisien menjadi suatu hal yang sangat diutamakan dalam segala aspek manajemen perusahaan. Hal ini menyebabkan perkembangan teknologi informasi mempunyai andil yang sangat besar dalam hal yang berkaitan dengan penyampaian informasi tersebut. Sistem informasi sebagai suatu bentuk teknologi informasi yang dirancang dengan baik dapat sangat membantu perusahaan dalam mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan dalam penyajiannya. Sistem Informasi Sumberdaya Manusia (SISDM) merupakan sebuah bentuk kolaborasi antara bidang ilmu manajemen sumberdaya manusia dan teknologi informasi. SISDM dibuat dalam bentuk database terkomputerisasi yang menyediakan informasi-informasi baik secara kuantitas maupun kualitas yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi perusahaan mengenai SDM. Penggunaan SISDM dapat secara operasional, seperti untuk admisnitrasi kepegawaian, maupun secara strategis seperti untuk efektifitas proses seleksi dan perhitungan kompleks tentang pola rekrutmen (Compton, et al., 2009). PT. Transamudra Usaha Sejahtera (TRUST) merupakan sebuah perusahaan jasa transportasi kapal tanker yang melayani tranportasi laut untuk produk-produk agroindustri cair seperti CPO dan olein, serta produk-produk petroleum dengan cakupan pelayaran seluruh Indonesia dan sebagian Asia. Proses manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST seperti penyimpanan data karyawan, penilaian kinerja, seleksi karyawan baru, dan perekapan data payroll masih dilakukan dengan manual dan berbasis file tanpa menggunakan suatu SISDM terpadu. Sumber daya manusia di bagian Human Resource (HR) PT. TRUST yang hanya terdiri dari satu orang manajer dan satu orang staf menjadikan pengelolaan sumber daya manusia di PT. TRUST menjadi tidak optimum. Maka dari itu, pengembangan SISDM di PT. TRUST sangat diperlukan untuk membantu manajemen pengelolaan sumber daya manusia, baik pada proses perekapan data karyawan, penyeleksian karyawan baru, penilaian kinerja karyawan, maupun perekapan data payroll.
1
Analisis dan desain suatu SISDM yang baik, tepat, dan sesuai dengan kebutuhan sangat diperlukan untuk menciptakan sistem manajemen SDM yang baik pula. Pemodelan analisis SIDM menggunakan UML (Unified Modeling Language), suatu bahasa yang telah terstandarisasi yang umum digunakan untuk memodelkan suatu sistem informasi berorientasi objek, diharapkan dapat kemudian diimplementasikan menjadi suatu SISDM yang terpadu dan dapat diterapkan untuk membantu mengefisienkan pelaksanaan manajamen SDM di PT. TRUST. Dengan diterapkannya SISDM dalam manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST, selain dapat merekam dan memberikan informasi data kepegawaian dengan lengkap, cepat, dan efisien, juga dapat berfungsi sebagai alat yang dapat membantu pengambilan keputusan manajerial untuk kegiatan penilaian kinerja dan seleksi karyawan baru.
1.2. Tujuan Tujuan utama dari penelitian ini adalah :
1. Menganalisis dan memodelkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang akan dibangun menggunakan UML (Unified Modelling Language).
2. Mendisain suatu prototipe perangkat lunak Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang sesuai dengan permasalahan yang ada.
1.3. Batasan Masalah Batasan kajian penelitian mengenai analisis dan desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di PT. Transamudra Usaha Sejahtera meliputi aspek-aspek sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dibuat adalah berdasarkan permasalahan manajemen sumber daya manusia yang ada di PT. Transamudra Usaha Sejahtera, yakni hanya manajemen sumber daya manusia darat yang bekerja di kantor pusat PT. Transamudra Usaha Sejahtera Jakarta. 2. Penelitian ini difokuskan pada analisis dan pengembangan desain sistem informasi sumber daya manusia dengan empat subsistem dasar, yaitu subsistem personalia yang memuat tentang kebutuhan informasi umum karyawan, subsistem seleksi karyawan baru yang memuat penilaian tes psikologi dan penilaian wawancara calon karyawan baru, subsistem penilaian kinerja karyawan, dan subsistem perekapan payroll karyawan. 3. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dibuat merupakan sebuah perangkat lunak komputasi terpadu yang diberi nama HR_On V.1.0.
2
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) merupakan sebuah sistem yang bertujuan untuk menggabungkan aktivitas yang berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) ke dalam satu database umum melalui penggunaan sumber daya perangkat lunak. Tujuan dari HRIS adalah menggabungkan bagian-bagian berbeda dari manajemen sumber daya manusia, termasuk gaji, produktivitas tenaga kerja, dan lainnya (Andrews, 2009). Menurut Marimin, et al. (2006), sistem informasi manajemen sumber daya manusia adalah prosedur semantik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitasaktivitas personalia, dan karakteristik unit organisasi. Sistem informasi ini memungkinkan organisasi menyimpan data persediaan keahlian-keahlian (skill inventory) dan persediaan manajemen (manajmen inventory) sesuai dengan kebutuhan SDM. Secara umum, SISDM dibagi menjadi tiga tipe. Tipe yang pertama adalah SISDM operasional dimana di dalamnya digunakan untuk aktivitas adminitrasi, seperti payroll dan administrasi data karyawan (data personal karyawan, deskripsi pekerjaan, dan perekapan cuti). Tipe kedua merupakan SIDM relasional yang mampu manangani proses manajemen SDM yang lebih kompleks, misalnya adalah sistem rekrutmen dan seleksi, sistem training dan pengembangan karyawan, serta sistem manajemen performa. Tipe ketiga adalah SISDM strategis yang di dalamnya termasuk manajemen kompetensi strategis, manajemen reorientasi, atau aplikasi penilaian skill professional (Bondarouk, et al., 2004). Menurut O’Brein (2004) dalam Marimin, et al. (2006), sistem informasi pada umumnya terdiri dari lima komponen utama, yaitu sumber daya manusia (people resource), sumber daya perangkat lunak (software resource), sumber daya perangkat keras (hardware resource), sumber daya data (data resource), dan sumber daya jaringan (network resource). SISDM menggunakan kelima komponen tersebut untuk melakukan input, proses data, output, penyimpanan, dan pengendalian aktivitas dalam mengubah sumber daya data menjadi sebuah informasi. 1. Sumber Daya Manusia (People Resource) Sumber Daya Manusia diperlukan untuk pengelolaan sistem informasi. Secara garis besar, sumber daya manusia ini dibagi menjadi dua kelompok, yaitu end users atau pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Pengguna akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi, sedangkan spesialis sistem informasi adalah orang-orang yang melakukan pembangunan atau pengembangan sistem informasi yang di dalamnya termasuk analis sistem, software developer, dan operator. 2. Sumber daya perangkat lunak (Software Resource) Sumber daya perangkat lunak dapat diartikan sebagai segala hal yang diperlukan dalam instruksi pemrosesan informasi. Perangkat lunak yang dimaksud bukan hanya berupa
3
program yang secara langsung dapat dioperasikan dan mengendalikan komputer, akan tetapi juga berupa prosedur yang diperlukan dalam sistem informasi. Perangkat lunak secara umum dapat dibagi menjadi empat jenis utama, yaitu : a. Perangkat lunak sistem, seperti sistem operasi (misalnya Ms. Windows dan Linux) yang mengendalikan dan mendukung bekerjanya komputer. Selain sistem operasi, yang juga termasuk perangkat lunak sistem adalah sistem utilitas (antivirus, Norton utilities, dll) dan sistem komunikasi. b. Perangkat lunak aplikasi, yaitu program yang secara langsung dapat melakukan prosesproses yang ada dalam komputer. Perangkat lunak aplikasi umum seperti spreadsheet, word processing, dan lain-lain. Perangkat lunak aplikasi khusus yaitu program-program yang secara spesifik diciptakan untuk aplikasi tertentu. c. Perangkat lunak bahasa pemrograman, yaitu perangkat lunak yang digunakan dalam pembuatan program misalnya Visual Basic, COBOL, Fortran, Visual Fox Pro, C++, PHP, dan lain-lain. d. Prosedur, yaitu berupa instruksi atau petunjuk operasi bagi pengguna untuk menjalankan sistem operasi atau langkah-langkah penggunaan sistem operasi atau langkah-langkah penggunaan sistem atau dokumentasi prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis. 3. Sumber Daya Perangkat Keras (Hardware Resource) Perangkat keras merupakan istilah menyeluruh untuk semua bagian fisik komputer, perangkat keras bukan hanya berupa mesin, akan tetapi juga termasuk media data. Perangkat keras secara umum dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu: a. Sistem komputer yang keberadaanya terdapat di dalam CPU seperti mikroprosesor dan berbagai macam perlengkapan atau terminal untuk interkoneksi. b. Periperal komputer, yaitu peralatan yang dipergunakan untuk melakukan input data atau perintah (keyboard dan mouse), menampilkan output informasi (video screen dan printer), serta untuk penyimpanan data seperti magnetic atau optical disk. 4. Sumber Daya Data (Data Resource) Sumber daya data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Data yang dimaksud biasanya dapat diorganisasi, disimpan, dan diakses dengan berbagai teknologi manajemen data dalam bentuk database dan knowledge base. Database yaitu data yang telah diorganisasi dan diproses, sedangkan knowledge base yaitu data yang berisi mengenai fakta-fakta yang ada dan aturan-aturan (rules) yang memungkinkan untuk penarikan kesimpulan. Knowledge base dalam SISDM dapat berupa aturan-aturan kepegawaian seperti aturan kenaikan pangkat, promosi jabatan, pemberhentian, dan lain-lain. 5. Sumber Daya Jaringan (Network Resource) Sumber daya jaringan merupakan salah satu komponen yang menyusun sistem informasi. Sumber daya jaringan menekankan pada teknologi komunikasi dan jaringan yang
4
merupakan bagian dari sumber daya yang penting dalam sisten informasi. Sumber daya jaringan terdiri dari. c. Media komunikasi, misalnya kabel UTP, coaxial, fiber optic, dan cellular. d. Pendukung jaringan, berupa berbagai perangkat keras, perangkat lunak, dan data teknologi yang diperlukan untuk mendukung penggunaan dan operasi sebuah jaringan komunikasi. Misalnya, processor komunikasi seperti modem dan internetwork processor, perangkat lunak pengendali komunikasi seperti Network Operating System (NOS) dan Internet Browser Package.
2.2. Analisis dan Desain Sistem Informasi Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Sutabri, 2004). Analisa sistem merupakan suatu cara yang ditempuh untuk menganalisa data yang diperoleh dalam suatu proses guna menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan (McLeod, 1999). Menurut Kadir (2003), terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu sebagai berikut: a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah yang dihadapi yang kemudian akan dijadikan sistem informasi, meliputi penyebab masalah, titik keputusan, dan personil-personil kunci. b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Kegiatan ini meliputi menentukan jenis penelitian, merencanakan jadwal penelitian, mengatur jadwal wawancara, mengatur jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan sampel, membuat penugasan penelitian, membuat agenda wawancara, dan mengumpulkan hasil penelitian c. Analyze, yaitu menganalis sistem yang akan dibangun baik menganalisis kelemahan sistem maupun kebutuhan informasi pemakai atau manajemen d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis yang bertujuan untuk melaporkan bahwa analisis telah selesai dilakukan, meluruskan kesalahpengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen, meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen, dan meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya. Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya (Jogiyanto, 2001). Analisis sistem merupakan kegiatan dimana seorang analis mendefinisikan sistem aktual yang berjalan sebelumnya dan apa yang diinginkan pengguna untuk sistem yang baru. Analisis sistem terdiri dari proses menetapkan kebutuhan dan menyusun kebutuhan sistem. Analisis sistem kemudian dilanjutkan dengan menrancang atau mendesain sistem yang akan dibangun dimana tahapan ini terdiri dari dua aktivitas penting, yaitu perancangan antarmuka pengguna dan perancangan database (Valacich, et al., 2012).
5
Analisis dan desain sistem menggunakan pendekatan berorientasi objek dapat menawarkan sebuah pendekatan yang mendukung metode yang logik, cepat, serta teliti untuk menciptakan sistem baru yang responsif. Teknik ini dapat bekerja dengan baik dalam keadaan dimana sistem informasi yang rumit menjalani pemeriksaan terus menerus, penyesuaian, dan perancangan ulang (Kendall dan Kendall, 2003).
2.3. Unified Modeling Language (UML) Menurut Kendall dan Kendall (2003), UML adalah suatu bahasa testandarisasi yang digunakan dalam analisis dan desain sistem berorientasi objek. Perlengkapan UML meliputi diagram-diagram yang memudahkan seorang analis untuk memvisualisasikan konstruksi sistem berorientasi objek. UML merupakan alat yang sangat baik untuk meningkatkan kualitas analisis dan perancangan suatu sistem sehingga dapat menciptakan suatu sistem yang bekualitas tinggi. Bennett, et al., (2001) menambahkan bahwa UML adalah bahasa visual yang menyediakan cara bagi orang untuk menganalisis dan mendesain sebuah sistem berorientasi objek yang bertujuan untuk menvisualisasi, konstruksi, dan dokumentasi proses pembuatan sistem. Keunggulan utama yang dimiliki pemodelan ini adalah kemampuannya dalam memodelkan menyerupai kehidupan nyata, sehingga sistem yang dihasilkan mempunyai kelebihan sebagai berikut: 1. Mempunyai sifat lebih natural, karena umumnya manusia berfikir dalam bentuk objek 2. Pembuatan sistem memakan waktu lebih cepat 3. Memudahkan dalam proses pemeliharaan sistem, karena jika ada kesalahan, perbaikan hanya dilakukan pada bagian tersebut, tidak perlu mengurutkan dari awal Menurut Nugraha (2002), pada dasarnya UML memuat diagram-diagram pemodelan sistem yang terdiri dari diagram-diagram sebagai berikut dimana dalam prakteknya tidak semua diagram harus dibuat melainkan disesuaikan dengan kebutuhan dan kompleksitas sistem yang akan dikembangkan: 1. Usecase diagram (diagram kasus) 2. Class diagram (diagram kelas) 3. Object diagram (diagram objek) 4. Statechart diagram (diagram status) 5. Activity diagram (diagram aktivitas) 6. Sequence diagram (diagram urutan ) 7. Component diagram (diagram komponen) 8. Deployment diagram (diagram penggunaan) 9. Collaboration diagram (diagram kolaborasi) Menurut Kendall dan Kendall (2011), Unified Modeling Language merupakan bahasa terstandarisasi yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem dan memecah suatu sistem berorientasi objek menjadi sebuah model kasus (usecase) dengan pendekatan Object Oriented Programming (OOP). Pengembangan sistem berbasis UML ini terdiri dari fase identifikasi masalah, fase analisis sistem, dan fase perancangan sistem seperti yang terlihat pada Gambar 1.
6
Gambar1. Tahapan pengembangan UML (Kendall dan Kendall, 2011) Pada fase pertama dilakukan penggambaran diagram kasus dimana dilakukan identifikasi pengguna dan proses-proses utama yang dilakukan oleh pengguna. Setelah itu dapat dilanjutkan dengan menuliskan skenario kasus yang menggambarkan langkah-langkah skenario penggunaan sistem. Pengembangan diagram kasus kemudian dilanjutkan dengan menggambar diagram aktivitas, diagram urutan, dan diagram kelas. Diagram status dibuat setelah pembuatan diagram kelas dimana diagram keadaan ini sangat berguna untuk modifikasi diagram kelas. Dengan UML, seorang analis sistem dapat membuat suatu model yang luar biasa. Semakin lengkap informasi yang digunakan untuk mengembangkan UML, maka akan semakin baik sistem yang dihasilkan (Kendall dan Kendall, 2011).
2.3.1. Diagram Kasus Diagram kasus adalah diagram yang menggambarkan fungsionalitas sistem dilihat dari sisi pengguna. Penekanan dalam diagram ini adalah apa yang diperbuat sistem, bukan bagaimana sistem bekerja. Sebuah diagram kasus merepresentasikan sebuah interaksi antara pengguna dengan sistem atau kebutuhan pengguna terhadap sistem. Notasi yang digunakan dalam diagram kasus antara lain adalah usecase, actor, association, dan system boundary box. Usecase melambangkan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, membuat sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Pengguna atau sebuah aktor (actor) adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Diagram kasus dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun kebutuhan sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan
7
klien, dan merancang kegiatan untuk semua bagian yang ada pada sistem (Kendall dan Kendall, 2003).
2.3.2. Diagram Aktivitas Diagram aktivitas menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Diagram aktivitas juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Diagram aktivitas tidak menggambarkan keadaan internal sebuah sistem dan interaksi antar subsistem secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas secara umum. Perbedaan diagram aktivitas dengan diagram kasus adalah diagram aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara diagram kasus menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Simbol yang digunakan dalam diagram ini menggunakan segiempat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Simbol decision berbentuk belah ketupat dan digunakan untuk menggambarkan pilihan pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan proses-proses paralel (fork dan join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horizontal atau vertikal. Diagram aktivitas dapat dibagi menjadi beberapa object swimlane untuk menggambarkan objek yang bertanggung jawab untuk aktivitas tertentu (Kendall dan Kendall, 2011).
2.3.3. Diagram Kelas Menurut Barclay dan Savage (2004), kelas adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Kelas menggambarkan keadaan (atribut atau properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda atau fungsi). Diagram kelas menggambarkan struktur dan deskripsi kelas, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lainlain. Kelas memiliki tiga area pokok, yaitu nama (stereotype), atribut, dan metode. Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut : Private, tidak dapat dipanggil dari luar kelas yang bersangkutan Protected, hanya dapat dipanggil oleh kelas yang bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya Public, dapat dipanggil oleh siapa saja Menurut Nugraha (2002), kelas dapat merupakan implementasi dari sebuah interface, yaitu kelas abstrak yang hanya memiliki metoda. Interface tidak dapat langsung diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah kelas. Hubungan antarkelas dapat terdiri dari: 1. Asosiasi, yaitu hubungan statis antar kelas. Umumnya menggambarkan kelas yang memiliki atribut berupa kelas lain, atau kelas yang harus mengetahui eksistensi kelas lain. Panah navigasi menunjukkan arah query antar kelas. 2. Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan bagian.
8
3. Pewarisan, yaitu hubungan hirarkis antar kelas. Kelas dapat diturunkan dari kelas lain dan mewarisi semua atribut dan metoda kelas asalnya dan menambahkan fungsionalitas baru, sehingga ia disebut anak dari kelas yang diwarisinya. Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi.
2.3.4. Diagram Status Diagram status menggambarkan transisi dan perubahan status (dari satu keadaan ke keadaan lainnya) dari suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Pada umumnya diagram status menggambarkan kelas tertentu (satu kelas dapat memiliki lebih dari satu diagram status). Dalam UML, status digambarkan berbentuk segiempat dengan sudut membulat dan memiliki nama sesuai kondisinya saat itu. Transisi antar status umumnya memiliki kondisi pelindung yang merupakan syarat terjadinya transisi yang bersangkutan, dituliskan dalam kurung siku. Aksi yang dilakukan sebagai akibat dari event tertentu dituliskan dengan diawali garis miring. Titik awal dan akhir digambarkan berbentuk lingkaran berwarna penuh dan lingkaran berwarna setengah (Nugraha, 2002).
2.4. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia menurut Simamora (2004) adalah pendayagunaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan pengelolaan individu anggota organisasi atau kelompok karyawan. Selain itu manajemen sumber daya manusia didefinisikan sebagai ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Unsur utama dalam manajemen sumber daya manusia adalah manusia yang merupakan tenaga kerja perusahaan. Pada dasarnya manajemen sumber daya manusia adalah suatu pendekatan yang strategis terhadap keterampilan, motivasi, pengembangan, dan manajemen pengorganisasian sumber daya manusia.
2.4.1. Seleksi Salah satu kunci utama dalam menciptakan SDM profesional adalah terletak pada proses rekrutmen, seleksi, training, dan development calon tenaga kerja. Maka dari itu, perusahaan-perusahaan kini berusaha mengembangkan tenaga kerja potensial secara maksimal untuk kepentingan bisnis baik jangka panjang maupun jangka pendek. Seleksi adalah serangkaian kegiatan dengan menggunakan formulir data riwayat hidup, wawancara, pengujian ketrampilan, dan mencocokan informasi dari referensi untuk mengevaluasi dan menyaring calon karyawan bagi manajemen. Seleksi juga merupakan kegiatan untuk menentukan dan memilih tenaga kerja yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan perusahaan serta memprediksi kemungkinan keberhasilan atau kegagalan individu dalam pekerjaan yang akan diberikan padanya (Sastrohadiwiryo, 2002). Dalam menyeleksi karyawan baru, bagian HR biasanya menyaring pelamar melalui serangkaian wawancara dan tes (Fauzan, 20005). Menurut Taylor (2008), proses seleksi merupakan rangkaian tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima menjadi karyawan
9
di perusahaan. Proses tersebut dimulai dari pelamar melamar kerja dan diakhiri dengan keputusan penerimaan. Proses seleksi merupakan langkah-langkah yang harus dilalui pelamar sampai akhirnya memperoleh keputusan diterima atau ditolak sebagai karyawan baru. Proses seleksi berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Beberapa alat ukur seleksi karyawan dapat dievaluasi dalam hal validitasnya. Validitas kriteria (criterion validity) penting agar keefektifitasan suatu alat ukur seleksi dapat diketahui terkait pekerjaan tertentu, meskipun kriteria lainnya seperti lama waktu bekerja atau kemampuan menyelesaikan kursus pelatihan dapat digunakan. Validitas kriteria untuk beberapa alat ukut seleksi dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Validitas kriteria untuk beberapa alat ukur seleksi Validitas Baik (0,5 ke atas)
Sedang (0,30-0,49)
Rendah/Nol (0,29 ke bawah)
Alat Seleksi Sampel-sampel kerja Tes kemampuan Wawancara terstruktur (baik didasarkan pada CV maupun kompetensi perilaku) Beberapa metode obyektif dari penyaringan kertas pelamar, sebagi contoh biodata, evaluasi, pelatihan dan pengalaman, blanko aplikasi penting Wawancara tidak terstruktur Kesenangan/hobi Pendidikan Daftar kepribadian Graphology
Sumber : (Taylor, 2008)
2.4.2. Pelatihan Setelah pegawai diterima melalui proses seleksi, seringkali kemampuan pegawai tersebut belum sesuai dengan yang diharapkan, yang berkaitan dengan tuntutan produktivitas, sehingga perlu dilakukan pelatihan. Pegawai yang telah bekerja pun perlu mengikuti pelatihan karena adanya tuntutan pekerjaan yang dapat berubah akibat perubahan lingkungan kerja, strategi dan lain-lain. Menurut Harianja (2007), pelatihan merupakan usaha terencana dari perusahaan untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan pegawai. Mengingat pentingnya pelatihan, maka bagian HR harus dapat merencanakan program pelatihan yang efektif bagi karyawan. Menurut (Harianja, 2007), terdapat beberapa proses yang harus dilakukan dalam upaya mengembangkan program pelatihan dan pengembangan karyawan yang efektif, yaitu: a) Need analysis atau need assessment. Analisis kebutuhan adalah penentuan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan. Kegiatan ini sangat penting yang dilakukan dengan melalui tiga
10
langkah, yaitu analisis kebutuhan perusahaan, analisis tugas, dan analisis kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan perusahaan yaitu mengidentifikasi strategi perusahaan, lingkungan perusahaan, atau departemen. Misalnya, departemen akunting akan memerlukan training tentang akuntansi dan finansial, dan departemen HR akan membutuhkan training mengenai assessment center, dan sebagainya. Analisis tugas yaitu menganalisis tugas-tugas yang harus dilakukan dalam setiap jabatan yang dapat dipelajari dari perilaku jabatan, dan informasi mengenai uraian tugas, persyaratan tugas, dan standar untuk bekerja dapat dilihat di dokumen job description perusahaan. Setelah itu ditentukan pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas-tugas tersebut secara efektif sesuai dengan jabatan yang didudukinya. Analisa pegawai perusahaan merupakan analisa mengenai apakah ada pegawai yang kurang dalam kesiapan melakukan tugas-tugas atau kurang di dalam kemampuan, ketrampilan, dan pengetahuan yang dapat diketahui dari penilaian kinerja, observasi, maupun kuesioner. Bilamana diidentifikasi terdapat kesalahan akibat ketidaktahuan maka dengan begitu perlu dilakukan pelatihan untuk pegawai yang bersangkutan. b) Menentukan sasaran dan materi program pelatihan. Tujuan pelatihan perlu dirumuskan secara spesifik dalam arti apakah perubahan perilaku atau perubahan pengetahuan yang ingin dicapai setelah pelatihan dilakukan, misalnya kemapuan untuk menggunakan komputer, kemampuan untuk menggunakan sebuah peralatan baru, dan lain-lain. Selanjutnya berdasarkan tujuan tersebut ditentukan materi dan isi pelatihan yang menyangkut topik yang harus diketahui dalam upaya pencapaian tujuan. c) Menentukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan Setelah merumuskan sasaran dan materi program, dilakukan pemilihan metode pelatihan. Metode pelatihan yang dapat dipakai bisa dalam bentuk on the job training, yaitu dilakukan pada waktu jam kerja berlangsung, baik secara formal maupun informal, dan off the job training, yaitu pelatihan yang dilakukan secara khusus di luar jam kerja. Contoh dari on the job training antara lain adalah coaching, job rotation, dan job instruction training, sedangkan off the job training contohnya ialah video presentation, lecture, case study, program learning, dan action learning. d) Mengevaluasi program pelatihan Dalam pelaksanaan pelatihan juga perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi pelatihan dilihat dari efek pelatihan dikaitkan dengan reaksi peserta terhadap isi dan proses pelatihan, pengetahuan yang diperoleh mealui pengalaman latihan, perubahan perilaku, dan perbaikan pada organisai.
11
2.4.3. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja merupakan suatu proses dalam perusahaan dalam menilai kinerja pegawainya. Tujuan dilakukannya penilaian kinerja secara umum adalah untuk memberikan umpan balik kepada pegawai dalam upaya memperbaiki tampilan kerjanya dan upaya meningkatkan produktivitas organisasi, dan secara khusus dilakukan dalam kaitannya dengan berbagai kebijakan terhadap pegawai seperti tujuan promosi, kenaikan gaji, pendidikan, dan pelatihan. Sehingga, penilaian kinerja dapat menjadi landasan untuk menilai sejauh mana kegiatan manajemen SDM seperti perekrutan, seleksi, penempatan, dan pelatihan dilakukan dengan baik, dan apa saja yang akan dilakukan kemudian seperti dalam penggajian, perencanaan karier, dan lain-lainnya yang tentu saja merupakan kegiatan yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia. Menurut Harianja (2007), metode rating scale adalah penilaian yang didasarkan pada suatu skala, dari sangat memuaskan, memuaskan, cukup, sampai kurang memuaskan, pada standar-standar kinerja seperti inisiatif, tanggung jawab, hasil kerja secara umum, dan lain-lain. Penilaian dilakukan oleh seorang penilai yang biasanya atasan langsung dan dilakukan secara subyektif. Untuk memudahkan pengelompokkan pegawai yang baik atau buruk, skala tersebut diberi nilai misalnya amat baik diberi nilai 5, baik diberi nilai 4, sedang diberi nilai 3, cukup diberi nilai 2, dan kurang diberi nilai 1. Metode rating scale atau yang popular disebut dengan metode skala peringkat, merupakan metode yang banyak digunakan antara lain karena kemudahannya dalam digunakan dan disiapkan. Akan tetapi metode ini mempunyai kelemahan utama yang terletak pada subyektifitas penilaian. Kelemahan lain terletak pada kenyataan bahwa faktor-faktor yang dinilai belum tentu berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan seseorang (Siagian, 2008). Sebagai bentuk umpan balik penilaian kinerja karyawan, sebaiknya dilakukan evaluasi penilaian kinerja setelah hasil nilai kinerja diketahui. Evaluasi penilaian kinerja ini merupakan pemberian umpan balik kepada karyawan yang telah dinilai dalam upaya memberi masukan tentang aspek-aspek yang harus diperbaiki. Menurut Harianja (2007), terdapat empat pendekatan yang dapat dilakukan untuk evaluasi kinerja, yaitu: Evaluation interview Pendekatan ini adalah memberikan umpan balik tentang kinerja masa lalu dan potensi masa depan. Ini dilakukan dengan menggambarkan hasil penilaian sebelumnya dan mengidentifikasi perilaku-perilaku tertentu yang harus diulangi dan dihilangkan. Tell and sell approach Pendekatan ini mengambarkan keadaan kinerja pegawai dan meyakinkan pegawai untuk berperilaku lebih baik.
12
Tell and listen method Pendekatan ini memberikan kesempatan kepada pegawai untuk memberikan alasan, mempertahankan apa yang sudah dilakukan, dan mencoba mengatasi reaksi ini dengan membimbing pegawai untuk berperilaku lebih baik. Problem solving approach Pendekatan ini mengidentifikasi berbagai masalah yang dihadapi pegawai dalam pekerjaannya mealui pelatihan, coaching, dan konseling.
2.4.4. Kompensasi (payroll) Kompensasi merupakan sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti kontribusi jasa mereka pada perusahaan. Pemberian kompensasi merupakan salah satu pelaksanaan fungsi manajemen SDM yang berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual sebagai pertukaran dalam melakukan tugas keorganisasian. Kompensasi finansial terdiri dari kompensasi langsung dan kompensasi tidak langsung. Kompensasi langsung terdiri dari pembayaran karyawan dalam bentuk upah, gaji, bonus, atau komisi. Kompensasi tidak langsung atau benefit, terdiri dari semua pembayaran yang tidak tercakup dalam kompensasi finasial langsung meliputi liburan, berbagai macam asuransi, jasa seperti perawatan anak atau kepedulian keagamaan, dan sebagainya (Rivai, 2004). Menurut (Harianja, 2007), metode job ranking adalah metode yang digunakan untuk menilai tingkat kepentingan secara umum dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan yang lain atau mengurutkan pekerjaan menurut tingkat kepentingannya dengan cara mempelajari informasi analisis jabatan, yaitu job description, job specification, dan job performance, kemudian secara subyektif ditentukan pekerjaan mana yang lebih penting dibandingkan dengan yang lain. Misalnya, posisi manajer mempunyai tingkat kepentingan yang lebih tinggi dibandingkan dengan staf dilihat dari tingkat tanggung jawab dan beban kerjanya, maka secara subyektif gaji manajer lebih tinggi dari gaji staf. Metode lain yang lebih valid dapat digunakan adalah metode point system (Harianja, 2007). Metode ini dilakukan dengan cara menentukan poin atau angka untuk faktor-faktor yang dapat dikompensasi. Faktor yang dapat dikompensasi tersebut kemudian dipecah menjadi bentuk subfaktor yang lebih rinci kemudian ditentukan level dan poin dari masing-masing faktor seperti yang diperlihatkan pada Tabel 2.
13
Tabel 2. Contoh penentuan faktor yang dapat dikompensasi dan poinnya Faktor yang dikompensasi Tanggung jawab terhadap : a) Klien b) Peralatan/bahan c) Perbaikan d) Keamanan Skill: 1. Pendidikan 2. Pengalaman Tingkat usaha : 1. Usaha fisik 2. Usaha mental Kondisi kerja : 1. Tidak menyenangkan 2. Risiko bahaya Jumlah poin Sumber : Harianja (2007).
Level 1
Level 2
Level 3
Level 4
25 20 5 20
50 40 20 40
75 60 35 60
100 80 50 80
45 25
90 50
135 75
180 100
25 35
50 70
75 105
100 105
20 20
40 40
60 60
80 80 1000
Berdasarkan penjumlahan poin untuk berbagai tingkat itulah ditentukan besar kecilnya gaji yang diberikan kepada karyawan yang melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian diharapkan bahwa sistem kompensasi yang diberlakukan telah mencerminkan segi keadilan dan diharapkan dapat menimbulkaan semangat kerja yang tinggi bagi karyawan.
2.5. Penelitian Terdahulu Fauzan (2005) melakukan penelitian di bidang Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dengan mengangkat kasus berupa permasalahan manajemen sumber daya manusia yang ada di PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. Permasalahan yang ada adalah sedikitnya staf yang bekerja di Corporate HRD perusahaan ini, yaitu hanya satu orang staf dan satu orang manajer. Kurangnya jumlah sumber daya manusia pada Corporate HRD ini dinilai kurang dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan tenaga kerja yang berjumlah besar. Dalam beberapa kasus juga ditemukan bahwa alur informasi manajemen sumber daya manusia belum terbentuk secara terintegrasi dan terkomputerisasi. Ketidakintegrasian ini dapat dilihat dari tidak terhubungnya alur informasi antar aktivitas manajemen sumber daya manusia, dimana masing-masing aktivitas berdiri sendiri. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat mengolah dan memberikan data yang cepat dan akurat sehingga mampu membantu pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Pengerjaan sistem ini menggunakan metode Structured Rapid Prototyping, yang merupakan kombinasi dari daur hidup pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC) dan refinery prototyping. Hasil analisa sistem ini disajikan dalam bentuk Diagram Arus Data (DAD) dan sistem yang dikembangkan berupa program aplikasi database yang terintegrasi dengan menggunakan Visual FoxPro.
14
Harahap (2009) melakukan penelitian dalam bidang penilaian kinerja karyawan di Seameo Biotrop Bogor. Selama ini dalam menilai kinerja pegawai yang dilakukan di Seameo Biotrop masih terbatas pada sistem yang sudah ada, dimana sistem tersebut bersifat stand alone pada beberapa komputer saja dan tidak user friendly. Oleh karena itu sangat dibutuhkan suatu media yang bersifat dinamis dan dapat dijangkau oleh siapapun, untuk itu perlu dibangun suatu sistem berbasis web bagi Seameo Biotrop yang mampu memberikan informasi nilai kinerja yang terintegrasi dengan sistem yang terautomasi sehingga mampu mendatangkan manfaat yang lebih bagi pengguna (user) dalam hal ini unit personalia, kepala unit dan wakil direktur. Sistem yang dikembangkan bertujuan untuk mengolah nilai kinerja, menampilkan nilai pegawai, daftar absensi, daftar kehadiran harian, daftar kehadiran bulanan, grafik nilai dan grafik kehadiran. Output yang diharapkan dapat digunakan sebagai penunjang keputusan manajerial di Seameo Biotrop. Penelitian sejenis dalam bidang manajemen sumber daya manusia dilakukan pula oleh Apriell (2009) di PT. Cipta Power Service (CPS) Jakarta. PT. CPS mencoba mengkomputerisasikan semua sistem yang ada di perusahaan. Salah satu sistem yang ingin dikembangkan perusahaan adalah sistem penggajian karyawan. Sistem penggajian karyawan pada PT. CPS masih kurang efektif dan efisien karena proses penggajian yang telah ada di PT. CPS masih dilakukan secara manual yaitu mulai dari pembayaran gaji pokok, uang lembur hingga penanganan laporan. Sistem informasi yang dibuat disebut dengan payroll system dimana sistem ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan basis data MySQL. Penelitian ini hanya membahas tentang penggajian karyawan dan tidak dilakukan perhitungan efektifitas dan efisiensi kerja dan juga tidak terdapat hubungan langsung antara sistem dengan bank terkait dengan pembayaran gaji karyawan.
15
III.
METODE PENELITIAN
3.1. Konsepsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) bertujuan untuk mengefektifkan dan mengefisienkan proses manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST. Sistem ini dikembangkan dalam empat subsistem dasar berupa subsistem personalia yang mencakup informasi dasar karyawan yang bekerja di PT. TRUST, subsistem seleksi karyawan baru yang mencakup proses tes psikologi dan penilaian wawancara, subsistem penilaian kinerja karyawan, dan subsistem payroll yang mencakup informasi kompensasi karyawan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Konsepsi Pengembangan SISDM untuk PT. TRUST SISDM yang dikembangkan didasarkan pada permasalahan nyata manajemen SDM di PT. TRUST. Perhitungan dan metode-metode yang digunakan dalam sistem ini juga didasarkan pada peratuan-peraturan dan kegiatan-kegiatan yang telah diterapkan di PT. TRUST. Untuk subsistem seleksi karyawan baru dibagi menjadi dua modul, yaitu tes psikologi dan penilaian wawancara. Tes psikologi sendiri dibagi menjadi tiga, yaitu tes kepercayaan diri, tes daya tahan terhadap tekanan, dan tes keambisiusan diri. Untuk subsistem personalia dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul info umum karyawan yang mencakup informasi biodata karyawan dan data-data personalnya, modul medical check up yang mencakup perekapan data cek
16
kesehatan yang dilakukan rutin untuk setiap karyawan, dan modul training dan sertifikasi yang di dalamnya mencakup perekapan segala jenis training dan sertifikasi yang telah dilakukan karyawan untuk dokumentasi kompetensi karyawan. Subsistem penilaian kinerja mencakup dua modul, yaitu penilaian kinerja terhadap staf dan penilaian kinerja manajer, yang dilakukan dengan metode yang telah ada di PT. TRUST. Subsistem payroll dijadikan sebagai perekapan dalam pendataan segala macam tunjangan dan bonus yang diterima karyawan. SISDM ini dilengkapi dengan sistem database terpadu sehingga memudahkan dalam proses pembuatan laporan baik dalam bentuk ringkasan atau detail.
3.2. Metode Pengembangan Sistem Informasi SDM Menurut Kendall dan Kendall (2011), tahapan pengembangan sistem berbasis UML terdiri dari tiga fase, yaitu fase identifikasi masalah, fase analisis sistem, dan fase perancangan atau desain sistem.
3.2.1. Identifikasi Masalah Fase pertama pengembangan sistem adalah fase identifikasi masalah. Pada fase ini dilakukan identifikasi dan perangkuman permasalahan yang ada dimana di dalamnya dideskripsikan permasalahan yang ada pada sistem sebelumnya untuk kemudian dilakukan analisis pemecahan masalahnya. Fase ini dilakukan dengan metode usecase modeling, yaitu penyusunan sebuah diagram kasus (usecase diagram) yang menjelaskan tentang kebutuhan pengguna akan sistem baru yang akan dibangun. Pembuatan diagram kasus menggunakan beberapa notasi utama seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3.
Objek
Tabel 3. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kasus Simbol Deskripsi
Aktor
Orang atau pengguna yang berinteraksi langsung dengan sistem, subsistem, atau kelas
Usecase
Menggambarkan proses atau aktivitas yang dilakukan sistem berdasarkan aktor
Asosiasi
Jalur komunikasi antara aktor dan usecase
Generalisasi
Dependensi
Hubungan antara usecase yang bersifat umum dengan turunannya yang lebih spesifik Hubungan antara dua elemen dimana perubahan yang terjadi di satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain
3.2.2. Analisis Sistem Informasi Berorientasi Objek Tahap analisis sistem berorientasi objek ini dilakukan dengan memodelkan sistem yang akan dibangun menggunakan diagram-diagram UML seperti diagram aktivitas (activity diagram), diagram kelas (class diagram), dan diagram status (statechart diagram). Tahap ini dilakukan untuk melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem. Selain itu tahap ini bertujuan untuk menguji hasil identifikasi
17
sistem terhadap kebutuhan pemakai, membantu pendesainan sistem, dan pemrograman sistem yang lebih lanjut. Pemodelan sistem ini dilakukan dengan menggunakan CASE Tool Power Designer 16.0 (SAP, 2011). Tahap pertama adalah pembuatan diagram aktivitas yang digunakan untuk menganalisis aliran proses yang terjadi pada sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem. Simbol atau notasi yang digunakan dalam pembuatan diagram aktivitas dapat dilihat pada Tabel 4, dimana objek yang digunakan terdiri dari objek start, aktivitas, swimlane, aliran/flow, keputusan/decision, sinkronisasi, dan end. Tabel 4. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram aktivitas Objek
Simbol
Deskripsi
Start
Titik mulai
Aktivitas
Menggambarkan aktivitas/aksi
Swimlane
Perusahaan, jasa, pengguna, organisasi, atau aturan
Aliran/flow
Aliran control antar aktivitas
Keputusan/decision
Keputusan untuk pemilihan dua atau lebih aliran/flow yang mungkin
Sinkronisasi
Control antara sua atau lebih aksi
End
Titik terminasi
Proses analisis sistem dilanjutkan dengan pembuatan diagram kelas dimana diagram ini merepresentasikan bentuk fisik sistem dan aliran data antarkelas yang ada dalam sistem. Pada Tabel 5 ditunjukkan notasi-notasi yang digunakan untuk membangun sebuah diagram kelas. Objek yang umum digunakan untuk membuat diagram kelas antara lain adalah kelas, generalisasi, agregasi, dan dependensi. Tabel 5. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kelas Objek
Simbol
Deskripsi
Kelas
Kumpulan objek yang mempunyai atribut, operasi, dan hubungan yang sama
Generalisasi
Hubungan antara kelas yang bersifat umum dengan turunannya yang lebih spesifik
Agregasi
Menyatakan bagian dari kelas agregatnya
Dependensi
Hubungan antara dua kelas dimana perubahan yang terjadi di satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain
18
Diagram terakhir yang dibuat dalam proses analisis sistem adalah diagram status dimana pada diagram ini dianalisis skenario-skenario yang akan dijalankan pada sistem yang baru sebagai perbaikan sistem yang sebelumnya. Notasi yang digunakan untuk menggambarkan diagram aktivitas dapat dilihat pada Tabel 6 dimana objek yang digunakan antara lain adalah start, status, aliran, junction point, sinkronisasi, dan end. Tabel 6. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram status Objek
Simbol
Deskripsi
Start
Titik mulai
Status/state
Status skenario
Aliran/flow
Aliran control antar aktivitas
Junction point
Memisahkan transisi antar status
Sinkronisasi
Control antara sua atau lebih aksi
End
Titik terminasi
3.2.3. Desain Sistem Informasi SDM Fase perancangan sistem informasi ini dilakukan dengan merancang basis data dan merancang tampilan antarmuka sistem informasi SDM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan basis data dilakukan dengan pembuatan Conseptual Data Model dan Physical Data Model yang kemudian digenerasi ke dalam PHP My Admin dari Appserv 2.6.0 (AppservNetwork.org, 2011) sehinggga didapat representasi fisik sistem basis data dinamis yang akan digunakan dalam perancangan antarmuka suatu sistem informasi. Untuk tahap pembuatan paket program digunakan bahasa pemrograman java dengan menggunakan IDE Netbeans 6.7.0 (Netbeans.org, 2011) untuk pembangunan sistem dan perancangan antarmuka. Untuk perancangan laporan (report) digunakan perangkat lunak pendukung berupa iReport 4.1.0. (JasperForge.org, 2011). Luaran dari tahap ini adalah berupa aplikasi program aplikasi komputer sistem informasi sumber daya manusia bernama HR_On V.1.0.
3.2.4. Uji Penerimaan dan Evaluasi Sistem Uji penerimaan merupakan tahapan untuk mengetahui apakah program yang dibuat menghasilkan keluaran sesuai yang diinginkan atau tidak. Pada proses pemodelan sistem telah dilakukan pembuatan diagram kasus untuk analisis kebutuhan sistem yang akan dibangun. Dalam tahap uji penerimaan sistem ini, sistem yang dibuat dibandingkan dengan hasil analisa kebutuhan sehingga diketahui kebutuhan yang telah dianalisa sebelumnya terpenuhi atau tidak oleh sistem yang telah dibuat. Proses uji penerimaan dilakukan selama pembuatan dan setelah selesai pembuatan sistem. Hal ini dilakukan untuk memastikan kehandalan perangkat lunak. Tahap ini dilanjutkan dengan memperbaiki sistem yang telah dibangun bila terjadi suatu kesalahan sistem.
19
Evaluasi sistem dilakukan dengan menganalisa kelebihan dan kekurangan sistem informasi sumber daya manusia yang dibuat dengan sistem manual yang ada di perusahaan. Dengan adanya evaluasi sistem, maka dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi yang dibuat untuk kemudian dijadikan dasar perbaikan sistem.
3.3. Metode Pengolahan Data 3.3.1. Seleksi Karyawan Baru 3.3.1.1. Tes Psikologi Tes psikologi yang digunakan dalam proses seleksi di PT. TRUST menggunakan tiga macam tes kepribadian dari Lauster (1990) yang terdiri dari tes kepercayaan diri, tes daya tahan menghadapi tekanan, dan tes keambisiusan diri. Masing-masing tes dilakukan dalam paket tertentu yang terdiri dari beberapa soal dimana dari jumlah skor yang didapat dapat disimpulkan kepribadian masing-masing calon karyawan berdasarkan rentang usianya. Rentang usia dibagi menjadi tiga, yaitu untuk usia 17 sampai 21 tahun, usia 22 sampai 30 tahun, dan usia 30 tahun ke atas. a. Tes Kepercayaan Diri Tes kepercayaan diri terdiri dari 32 soal sederhana yang mencerminkan tingkat kepercayaan diri seseorang. Dalam tes ini calon karyawan diharapkan membayangkan dirinya sendiri sedang dalam persoalan atau situasi yang diberikan oleh soal. Dengan persoalan tersebut terdapat lima pilihan apakah calon karyawan tidak pernah, jarang, kadang-kadang, sering, atau sangat sering memikirkan persoalan tersebut. Contoh soal tes kepercayaan diri ini dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Contoh soal tes kepercayaan diri Dalam setiap soal yang diajukan, terdapat lima pilihan jawaban dimana masing-masing jawaban mempunyai skor tersendiri. Setiap jawaban tidak pernah diberikan skor 0 (nol), setiap jawaban jarang diberikan nilai 1 (satu), setiap jawaban kadang-kadang diberikan nilai 2 (dua), setiap jawaban sering diberikan nilai 3 (tiga), dan setiap jawaban sangat sering diberikan nilai tertinggi yaitu 4 (empat). Setelah semua pertanyaan dijawab, maka skor yang diperoleh di masing-masing nomor dijumlahkan dan dianalisa hasilnya. Analisa hasil didasarkan pada usia kandidat, sehingga hasil tes ini dapat menghasilkan analisa yang berbeda walaupun hasil skor
20
yang didapat sama. Metode analisa berdasarkan usia kandidat dapat dilihat pada Tabel 7. Tabel 7. Metode analisa tes kepercayaan diri 17-21 th angka 0-20 21-36 37-44 45-69 70-128
22-30 th angka 0-12 13-25 26-40 41-59 60-128
30 th ke atas angka 0-15 16-29 30-46 17-66 67-128
Tingkat kepercayaan pada diri sendiri Sangat kuat Kuat Rata-rata kuat Rata-rata lemah Lemah
Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat dicapai apabila skor yang didapat untuk rentang usia 17-21 tahun adalah sebesar 0-20, untuk rentang usia 22-30 tahun adalah sebesar 0-12, sedangkan untuk usia 30 tahun ke atas adalah sebesar 0-15. Perhitungan yang sama dilakukan juga untuk tingkat kepercayaan diri yang kuat, ratarata kuat, rata-rata lemah, dan lemah. Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat berarti dalam diri calon karyawan tersebut jarang merasa khawatir apakah dirinya akan membuat kesan yang baik pada orang lain atau tidak. Calon karyawan tidak mempunyai keraguan ataupun perasaan rendah diri. Tingkat kepercayaan diri yang kuat berarti calon karyawan tersebut mempunyai tingkat kepercayaan diri yang baik dibandingkan dengan orang lain dalam kelompok umur yang sama. Dengan tingkat ini, calon karyawan jarang merasa ragu dan rendah diri. Tingkatan kepercayaan diri yang ketiga yaitu rata-rata sampai kuat, mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan diri calon karyawan dalam batas normal dan cenderung kuat. Untuk tingkatan selanjutnya rata-rata lemah mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan pada diri sendiri calon karyawan berada dalam batas normal cenderung agak kurang kuat. Calon karyawan cenderung merasa ragu, khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain dan mempunyai rasa rendah diri. Sedangkan untuk tingkat kepercayaan diri yang lemah mengindikasikan bahwan calon karyawan sering khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain. Calon karyawan seperti ini sebaiknya mendekati persoalan hidup dengan rasa yang lebih percaya diri dan bersikap tidak emosional. Hasil yang baik dan dapat diterima adalah calon karyawan yang mempunyai tingkat kepercayaan diri yang rata-rata kuat sampai sangat kuat. b. Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan Dalam tes ini calon karyawan baru diberikan 18 soal sederhana yang digunakan untuk menilai reaksi calon karyawan dalam situasi tertentu dibawah tekanan atau disaat sedang dalam suasana genting. Contoh soal yang diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.
21
Gambar 4. Contoh Soal Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan Dari 18 soal dengan enam jawaban di setiap soal, skor tes ini diperoleh dengan menjumlahkan seluruh jawaban yang bernilai a. Nilai b pada soal ini dianggap bernilai nol. Metode analisa peniaian pada tes ini juga sama dengan tes sebelumnya yaitu dengan mempertimbangkan usia calon karyawan. Semakin tinggi skor yang di dapat menandakan bahwa calon karyawan mempunyai daya tahan dan ketenangan bila dihadapkan dengan tekanan semakin tinggi. Hasil yang baik sebagai karyawan perusahaan adalah dengan nilai rata-rata kuat sampai sangat kuat. Metode analisa tes daya tahan terhadap tekanan dapat dilihat pada Tabel 8. Tabel 8. Model analisa penilaian daya tahan terhadap tekanan 17-21 th
22-30 th
98-108 90-97 70-89 50-69 0-49
100-108 88-99 66-87 50-65 0-49
30 th ke atas 104-108 92-103 70-91 50-69 0-49
Tingkat ketahanan menghadapi cobaan Sangat kuat Kuat Rata-rata sampai kuat Rata-rata kurang Kurang
c. Tes Keambisiusan Diri Tes yang ketiga ini adalah tes yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar ambisi calon karyawan. Keambisiusan diri akan mempengaruhi motivasi kerja dan tingkat kinerja karyawan dalam perusahaan. Dalam tes ini diberikan 25 soal yang berupa contoh situasi atau keadaan tertentu dengan tiga pilihan jawaban, yaitu benar, sebagian benar, dan salah. Contoh bentuk soal ini dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Contoh soal tes keambisiusan diri
22
Penilaian dilakukan dengan memberikan skor untuk setiap jawaban yang dipilih oleh calon karyawan. Untuk jawaban benar diberikan skor 2, jawaban sebaian benar diberikan skor 1, dan jawaban salah diberikan skor 0 (nol). Jumlah dari skor masing-masing soal dianalisa dengan pertimbangan usia. Metode analisa dapat dilihat pada Tabel 9. Rentang usia yang digunakan sama dengan tes yang sebelumnya, sehingga apabila dihitung skor yang didapat dapat dianalisa apakah tingkat kemabisusan diri calon karyawan termasuk sangat kuat, kuat, rata-rata sampai kuat, rata-rata kurang, atau kurang. Tabel 9. Model analisa penilaian tes keambisiusan diri 17-21 th 35-50 31-34 22-30 14-21 0-13
22-30 th 42-50 32-41 26-31 20-25 0-19
30 th ke atas 40-50 35-39 28-34 23-27
Tingkat keambisiusan diri Sangat kuat Kuat Rata-rata sampai kuat Rata-rata kurang Kurang
3.3.1.2. Penilaian Wawancara Penilaian wawancara karyawan baru dilakukan secara kuantatif dengan menggunakan 10 aspek penilaian umum, antara lain kemampuan komunikasi dalam bahasa Indonesia, kemampuan komunikasi dalam bahasa Inggris, penampilan atau performansi, daya tahan kerja, motivasi, rasa percaya diri, kepemimpinan, kontak sosial, kemampuan kerjasama tim, dan penguasaan bidang pekerjaan. Penilaian dilakukan dengan metode rating scale dimana kesepuluh aspek tersebut dinilai dengan poin yang menunjukkan seberapa baik aspek tersebut dipenuhi oleh calon karyawan yang diwawancarai. Misalnya, untuk penilaian komunikasi bahasa Inggris yang sangat baik diberi poin 4, jika baik diberi poin 3, jika cukup diberi poin 2, dan jika kurang diberikan poin hanya 1. Namun, menurut Siagian (2008), metode rating scale ini mempunyai kelemahan yang terletak pada kenyataan bahwa aspek-aspek yang dinilai belum tentu berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan seseorang. Karena penilaian wawancara dilakukan untuk subjek staf dan manajer, maka dilakukan pembobotan untuk masingmasing aspek yang dinilai disesuaikan dengan tugas pekerjaannya. Untuk setiap aspek yang dinilai disediakan bobot tertentu sesuai dengan jabatan yang diinginkan (manajer atau staf). Total nilai dapat dihitung dengan rumus : Total Nilai : ∑ (Poin Hasil Penilaian x Bobot) Setiap calon karyawan yang telah selesai diwawancara akan mempunyai total nilai masing-masing dan akan lebih mudah dibandingkan satu sama lain.
3.3.2. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja di perusahaan dilakukan dimana penilaian terdiri dari dua subjek utama, yaitu staf dan manajer. Penilaian kinerja staf hanya untuk menilai staf dan
23
penilaian kinerja manajer hanya diperuntukkan untuk menilai manajer. Penilaian kinerja dilakukan oleh atasan langsung, yaitu manajer departemen untuk penilaian kinerja staf dan General Manager untuk penilaian kinerja manajer.Pada penilaian kinerja staf terdapat empat kompetensi utama yang dinilai dimana masing-masing kompetensi mempunyai indikator-indikator penilaian masing-masing. Kompetensi-kompetensi yang dinilai antara lain kompetensi pribadi, kompetensi pengetahuan teknis, kompetensi atau skill terkait pekerjaan, dan kompetensi kemampuan komunikasi atau interpersonal. Kompetensi yang dinilaikan kepada manajer sama dengan kompetensi yang dinilaikan kepada staf. Perbedaannya terletak pada indikator yang dinilai yang dapat dilihat pada Lampiran 2. Indikator-indikator yang ada dinilai dengan menggunakan metode rating scale menggunakan skala peringkat dari 1 sampai 5. Dalam penilaian tersebut, untuk subjek staf dan manajer dipisahkan. Penjelasan skala peringkat dijelaskan di awal penilaian beserta rumus perhitungannya. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, agar penilaian yang dilakukan lebih valid dan sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, maka pada setiap indikator dilakukan pembobotan berdasarkan jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan. Misalnya, bobot penilaian masing-masing indikator untuk manajer akan berbeda untuk staf. Hal ini dibuat untuk mengurangi ketidakterkaitan antara indikator yang dinilai dengan pekerjaan yang dilakukan staf bersangkutan. Rumus umum dalam penilaian kuantitatif kinerja karyawan adalah sebagai berikut : Nilai masing-masing indikator = bobot indikator x nilai pencapaian (1-5) Nilai Kinerja = ∑ (nilai indikator)
3.4. Metode Pengumpulan Data Data-data mengenai gambaran umum perusahaan adalah meliputi sejarah dan perkembangan perusahaan, misi dan tujuan perusahaan, lokasi, lingkup operasi, struktur organisasi, dan tugas-tugasnya, serta manajemen sumber daya manusia perusahaan. Data-data tersebut diperoleh dari literatur yang dimiliki perusahaan. Data-data mengenai tahapan alur informasi sumber daya manusia perusahaan meliputi proses perekrutan dan seleksi, proses pelatihan dan pengembangan, proses penilaian kinerja, proses kompensasi, dan sebagainya. Data tersebut diperoleh melalui proses wawancara dengan pihak-pihak terkait di perusahaan dan pengamatan langsung di lapang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Wawancara juga dilakukan untuk menjelaskan dan mengklarifikasi serta menerangkan masalah-masalah teknis yang ada di kantor yang berguna untuk mendapatkan informasi tambahan. Kegiatan wawancara ini dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan topik yang dipilih seperti staf kantor, manajer HRD dan general manajer.
24
Gambar 6. Diagram Alir Metodologi Penelitian
25
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Identifikasi Permasalahan Manajemen SDM PT. TRUST 4.1.1. Keadaan Aktual Manajemen SDM Perusahaan PT. Transamudra Usaha Sejahtera (PT. TRUST) adalah perusahaan jasa penyewaan kapal tanker untuk transportasi produk-produk agroindustri cair seperti CPO dan olein, serta produk-produk petroleum. PT. TRUST mengoperasikan empat vessel yang digunakan untuk jangkauan transportasi di seluruh Indonesia dan sebagian Asia. Sama seperti perusahaan lain, PT. TRUST juga mempunyai SDM yang bekerja di dalamnya untuk mendukung semua proses operasional dan administratif di perusahaan. Terdapat dua jenis tenaga kerja yang bekerja di PT. TRUST, yaitu SDM darat dan SDM laut. SDM darat adalah tenaga kerja yang bekerja di kantor pusat PT. TRUST yang terletak di Kawasan Belagio Residence Mega Kuningan Jakarta, sedangkan SDM laut adalah tenaga kerja yang bekerja di kapal dan pelabuhan untuk proses operasional kapal. Manajemen SDM yang menjadi fokus pada penelitian ini adalah manajemen SDM darat karena pengelolaan SDM laut tidak lagi dilakukan langsung oleh PT. TRUST melainkan oleh agen khusus pengelola tenaga kerja laut (ship management). Jumlah karyawan PT. TRUST yang bekerja di kantor pusat sekitar 40 orang sehingga proses manajemen SDM di perusahaan tidak terlalu kompleks. Proses manajemen SDM secara umum yang dikerjakan di PT. TRUST dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 7 menggambarkan keseluruhan kegiatan manajemen SDM yang dijalankan di PT. TRUST, sedangkan bagian di dalam kotak merupakan fokus bahasan dalam penelitian ini. Proses manajemen SDM yang menjadi fokus kerja pada penelitian ini terdiri dari manajemen data personalia, manajemen seleksi, manajemen penilaian kinerja, dan manajemen data payroll.
Manajemen Perencanaan SDM
Manajemen Data Personalia Manajemen Penilaian Kinerja
Data Personal Peramalan permintaan SDM
Kinerja staff
Medical Check Up Training/Sertifikasi
Kinerja Manajer Manajemen SDMPT. TRUST
Cuti Izin
Tes Psikologi Open Recruitment
Sakit
Manajemen Absensi
Wawancara
Gaji Tunjangan Bonus
Manajemen Rekrutmen
Manajemen Seleksi
Manajemen Data Payroll
Gambar 7. Diagram kegiatan manajemen SDM di PT. TRUST
26
4.1.1.1. Seleksi Karyawan Baru Seleksi karyawan baru merupakan proses yang dilakukan setelah proses rekrutmen yaitu, pembukaan lowongan pekerjaan untuk memperoleh pelamar sebanyak-banyaknya. Proses seleksi merupakan proses pencarian calon karyawan baru yang terbaik dari sekian banyak pelamar yang mendaftarkan diri sebagai calon karyawan baru. Proses seleksi yang dilakukan di PT. TRUST meliputi seleksi berkas, tes psikologi dan tes wawancara. a. Seleksi berkas Seleksi berkas dilakukan dengan penyaringan calon karyawan baru berdasarkan kompetensi dasar yang dicantumkan dalam surat lamaran. Pertimbangan utama dalam seleksi berkas umumnya adalah latar belakang pendidikan formal dan informal, serta pengalaman kerja yang telah dijalani sebelumnya. Berkas lamaran merupakan hal yang sangat menentukan penerimaan calon karyawan. Hal ini karena berkas lamaran merupakan alat yang mencerminkan diri calon karyawan dan latar belakangnya sehingga menjadi bahan pertimbangan awal untuk perekrutan karyawan baru. b. Tes psikologi Tes psikologi bertujuan untuk melihat kepribadian dan sifat karakter calon karyawan baru apakah sesuai dengan karakter yang diinginkan perusahaan atau tidak. Tes psikologi perlu dilakukan pada seleksi karyawan baru karena perusahaan menuntut semua karyawan untuk mempunyai kepribadian yang baik sehingga nantinya tidak merugikan perusahaan. Tes psikologi di PT. TRUST dilakukan secara mandiri tanpa menggunakan pakar untuk menginterpretasikan hasilnya. Hal ini karena bagian HR PT. TRUST menggunakan tes kepribadian dari Lauster (1990) yang di dalamnya telah terdapat juga metode interpretasi hasil tes kepribadian. Karena jumlah karyawan yang diseleksi umumnya sedikit, PT. TRUST tidak memerlukan tenaga offsource untuk melakukan tes psikologi, melainkan hanya dipandu oleh staf bagian HR. Berdasarkan metode tes kepribadian dari Lauster (1990), tes psikologi di PT. TRUST ini dilakukan dengan mencakup tiga aspek, yaitu tingkat kepercayaan diri, ketahanan dalam menghadapi tekanan, dan tingkat keambisiusan diri. Berdasarkan tes psikologi yang dilakukan di PT. TRUST, kriteria kepribadian yang baik dilihat dari tingkat kepercayaan diri, tingkat ketahanan menghadapi tekanan, dan tingkat kemabisiusan diri yang kuat. Kepribadian karyawan yang buruk seperti suka menunda pekerjaan, kurang percaya diri dalam bekerja, dan sebagainya dapat mengganggu kinerja teman yang bekerja dengannya dan juga dapat mengganggu kinerja perusahaan secara umum. Perhitungan tes psikologi di PT. TRUST masih dilakukan dengan cara manual. Setelah calon karyawan selesai mengerjakan tes psikologi di lembar jawaban, maka staf bagian HR harus menghitung hasil penilaian calon karayawan satu per satu lembar jawaban sehingga proses pengkoreksian seperti ini akan memakan banyak waktu.
27
c. Tes wawancara Tes wawancara dilakukan setelah calon karyawan lolos dari tahap tes psikologi dengan dianggap memenuhi kriteria kepribadian yang diminta perusahaan. Caloncalon karyawan yang lolos tahap tes psikologi kemudian diundang untuk mengikuti tes wawancara di perusahaan oleh manajer HR. Pada dasarnya. PT. TRUST mempunyai pedoman penilaian wawancara calon karyawan baru dengan menggunakan formulir penilaian seperti pada Lampiran 1. Namun, berdasarkan pengamatan langsung di PT. TRUST, penilaian menggunakan formulir tersebut tidak lagi digunakan melainkan hanya menggunakan wawancara tidak terstruktur, dimana tidak ada patokan khusus pertanyaan yang akan ditanyakan kepada calon karyawan. Hal ini menjadikan penilaian calon karyawan menjadi tidak seimbang karena kemungkinan perbedaan tingkat kesulitan pertanyaan tidak dapat terukur dengan baik. Penilain dilakukan secara subjektif dan kemudian manajer HR memberikan penilaian kuantitatif antara 1 sampai 10 sebagai bahan pertimbangan jika perlu dilakukan wawancara tahap selanjutnya. Wawancara tahap lanjut dilakukan oleh General Manager dan direktur untuk posisi jabatan khusus seperti sekretaris direktur atau manajer departemen. Untuk posisi jabatan seperti staf administrasi tidak diperlukan wawancara tahap lanjut.
4.1.1.2. Manajemen Data Personalia Data-data personalia yang disimpan dan diatur oleh bagian HR di PT. TRUST antara lain adalah data diri personal karyawan, data medical check up, serta data pelatihan dan sertifkasi. Data personal karyawan meliputi biodata karyawan, informasi kontak, pendidikan, dan informasi jabatan. Data medical check up merupakan data-data hasil pemeriksaan medis yang dilakukan rutin oleh masing-masing karyawan setiap periode waktu tertentu. Setiap karyawan di PT. TRUST mendapatkan hak untuk melakukan tes kesehatan minimal satu tahun sekali untuk maintenance kondisi kesehatan karyawan, sedangkan jika terdapat karyawan yang melakukan pelatihan atau sertifikasi khusus, maka informasi mengenai pelatihan dan sertifikasi tersebut juga disimpan oleh bagian HR. Manajemen data personalia di PT. TRUST masih dilakukan dengan manual dan berbasis file. Data-data masih diketik oleh staf bagian HR menggunakan perangkat lunak pengolah kata atau spreadsheet yang kemudian disimpan di server pusat perusahaan. Hal ini menyebabkan pencarian data menjadi lama dan terdapat banyak redudansi data.
4.1.1.3. Penilaian Kinerja Karyawan Proses penilaian kinerja dilakukan yang dilakukan di PT. TRUST masih dengan cara manual dengan menyebarkan semacam kuesioner kepada manajer untuk menilai kinerja stafnya dan kepada General Manager untuk menilai kinerja manajer. Penilaian kinerja yang digunakan adalah penilaian kinerja untuk menilai empat macam kompetensi dasar karyawan. Kompetensi yang dinilai adalah kompetensi pribadi, kompetensi pengetahuan teknis, kompetensi atau skill terkait dengan pekerjaan, dan kompetensi kemampuan komunikasi atau interpersonal. Masing-masing kompetensi tersebut mempunyai indikator-indikator yang harus dinilai sesuai dengan keadaan staf dan
28
manajer yang dinilai. Indikator-indikator yang dinilai dapat dilihat pada Lampiran 2. Nilai kompetensi didapatkan dengan menjumlahkan poin-poin yang didapatkan oleh masingmasing indikator tersebut. Dengan proses yang masih manual tentunya proses penilaian kinerja akan berjalan tidak efisien dan memakan waktu lama terutama bila jumlah karyawan di bagian HR sendiri hanya sedikit.
4.1.1.4. Manajemen Data Payroll Manajemen data payroll adalah manajemen data untuk segala kompensasi yang diterima oleh karyawan. Kompensasi atau payroll adalah keseluruhan balas jasa yang diterima oleh pegawai sebagai akibat dari pelaksanaan pekerjaan di perusahaan dalam bentuk uang atau yang lainnya, yang dapat berupa gaji, upah, bonus, insentif, dan tunjangan lainnya seperti tunjangan kesehatan, tunjangan hari raya, uang makan,uang tranpostasi, dan lain-lain. Segala macam kompensasi yang diberikan oleh perusahaan direkap oleh bagian HR masih dengan sistem manual berbasis file. Hampir sama dengan perekapan data personalia, data-data payroll masih diketik oleh staf bagian HR menggunakan perangkat lunak pengolah kata atau spreadsheet yang kemudian disimpan di server pusat perusahaan. Hal ini menyebabkan pencarian data menjadi lama dan menjadikan banyak terdapat redudansi data.
4.1.2. Deskripsi Sistem Informasi SDM Berdasarkan keadaan aktual manajemen SDM di PT. TRUST, maka perlu dibangun sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) yang terpadu untuk membantu proses manajemen SDM perusahaan agar berlangsung lebih cepat dan efisien. SISDM yang dikembangkan adalah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang menggunakan UML (Unified Modeling Language). Sistem ini menyajikan informasi-informasi yang menunjang pelaksanaan manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST juga membantu dalam proses pengambilan keputusan pada proses seleksi karyawan baru dan penilaian kinerja sistem. Dalam sistem ini terdapat empat subsistem dasar yaitu subsistem personalia yang mencakup informasi dasar karyawan yang bekerja di PT. TRUST, subsistem seleksi karyawan yang mencakup proses tes psikologi dan penilaian wawancara, subsistem penilaian kinerja karyawan, dan subsistem payroll yang mencakup informasi kompensasi yang diterima karyawan. Perhitungan dan metode-metode yang digunakan dalam sistem ini didasarkan pada peratuan-peraturan dan kegiatan operasional yang telah diterapkan di PT. TRUST. Untuk subsistem seleksi karyawan baru dibedakan menjadi dua modul, yaitu tes psikologi dan penilaian wawancara. Tes psikologi sendiri dibagi menjadi tiga, yaitu tes kepercayaan diri, tes daya tahan terhadap tekanan, dan tes keambisiusan diri. Dikembangkannya subsistem ini ditujukan agar pelaksanaan seleksi karyawan baru dapat dilakukan dengan cepat dan efisien. Untuk subsistem personalia dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul informasi umum karyawan yang mencakup informasi biodata karyawan dan data-data personalnya, modul medical check up yang mencakup perekapan data cek kesehatan yang dilakukan rutin untuk setiap karyawan, dan modul training dan sertifikasi yang di dalamnya mencakup perekapan segala jenis training dan
29
sertifikasi yang telah dilakukan karyawan untuk dokumentasi kompetensi karyawan. Subsistem penilaian kinerja mencakup dua modul, yaitu penilaian kinerja terhadap staf dan manajer, yang dilakukan dengan metode yang telah ada di PT. TRUST. Subsistem payroll dijadikan sebagai perekapan dalam pendataan segala macam tunjangan dan bonus yang diterima karyawan. SISDM ini dilengkapi dengan sistem database terpadu sehingga memudahkan dalam proses pembuatan laporan baik dalam bentuk ringkasan atau detail.
4.1.3.Identifikasi Masalah Menggunakan Usecase Modeling Usecase modeling merupakan suatu proses pemodelan analisis kebutuhan pengguna terhadap sistem dengan menggunakan diagram kasus (usecase diagram). Diagram kasus dapat digunakan untuk memvisualisasikan kebutuhan pengguna sistem dan fungsionalitas sistem itu sendiri. Pada proses analisis kebutuhan pengguna perlu diketahui tingkatan pengguna dari sistem yang akan dibuat. Penentuan tingkatan pengguna ini dilakukan untuk menentukan siapa saja orang menjadi pengguna sistem dan memisah-misahkan hak akses atau kebutuhan masing-masing pengguna sistem. SISDM yang dibuat mempunyai enam tingkatan pengguna sistem, diantaranya administrator, calon karyawan, manajer HR, staf bagian HR, manajer departemen selain HR, dan General Manager. Masing-masing tingkatan pengguna tersebut memiliki hak akses berbeda-beda terhadap SISDM ini. Administrator mempunyai hak akses sama dengan manajer HR ditambah dengan manajemen program dan perawatan database. Staf HR hanya bisa mengakses subsistem personalia dan payroll dengan kegiatan mencari, mengedit, mencetak, dan melihat informasi terkait dengan subsistem yang diaksesnya. Manajer departemen dan General Manager mempunyai hak akses sama yaitu untuk subsistem penilaian kinerja, yang dalam hal ini manajer departemen berwenang untuk melakukan penilaian kinerja terhadap staf dan General Manager mempunyai wewenang untuk melakukan penilaian kinerja manajer. Calon karyawan atau pelamar pekerjaan mempunyai hak akses hanya untuk tes psikologi.
30
Tabel 10. Pembagian tingkatan pengguna dan hak aksesnya Tingkat Pengguna Administrator Manajer HRD
Staff HRD
Manajer Departemen General Manager Calon karyawan
Hak Akses
Frekuensi
Akses keseluruhan, manajemen program dan perawatan database Mencari, mengedit, dan melihat informasi karyawan (informasi kepegawaian, nilai wawancara, dll). Mencari dan mencetak laporan kinerja staf/manager, tes psikologi, wawancara, dll Penilaian wawancara Penilaian kinerja staf HR Mencari, mengedit, dan melihat informasi karyawan (informasi kepegawaian dan payroll) serta mencetak laporan. Mencari dan mencetak hasil tes psikologi, wawancara, kinerja staf dan kinerja manajer Penilaian kinerja staf
harian
Penilaian kinerja manajer Tes psikologi
6 bulanan Jika perlu
harian
harian
6 bulanan
Diagram kasus dapat digunakan untuk memvisualisasikan kebutuhan pengguna sistem dan fungsionalitas sistem itu sendiri. Diagram tersebut dihasilkan karena adanya interaksi pelaku (actor) yang berinteraksi dengan sistem tersebut atau dapat juga dihasilkan dari kebutuhan pengguna terhadap sistem. Diagram kasus dapat digunakan sebagai prosedur awal pengujian sistem, membantu dalam menyusun kebutuhan sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan pihak lain, dan merancang test case semua fitur yang ada pada sistem. Diagram kasus mempunyai tiga buah notasi utama yaitu actor (pelaku), case (kejadian atau perilaku), dan relationship (hubungan). Sebuah sistem dibatasi oleh area berbetuk persegi (system boundary box) yang diberi nama sesuai dengan nama subsistem. Selanjutnya aktor yang berperan terhadap sistem berada di luar area tersebut. Kejadian atau perilaku yang dapat dilakukan sistem diletakkan dalam sebuah elips. Dari diagram kasus dapat dilihat pada Lampiran 3, diketahui bahwa SISDM yang dibuat mempunyai empat subsistem utama yang masing-masing dijelaskan dalam kotak berwarna merah yang menjadi batasan subsistem. Terdapat enam aktor yang berinteraksi dengan sistem dan spesifik terhadap subsistem tertentu. Aktor pelamar hanya berinteraksi dengan subsistem seleksi dan aktor manajer HR berinteraksi dengan semua subsistem. Kejadian, perilaku, atau proses dalam subsistem disimbolkan dengan bentuk elips yang kemudian diasosiasikan dengan actor yang sesuai. Asosiasi ini dapat berupa asosiasi biasa, generalisasi, maupun inheritansi. Gambar 8 merupakan fragmen dari diagram kasus subsistem seleksi karyawan baru. Dari subsistem tersebut diketahui bahwa actor yang berinteraksi dengan subsistem tersebut adalah pelamar, staff HR dan manajer HR. Pelamar berikteraksi dengan sistem hanya pada saat pengerjaan tes psikologi yaitu
31
memberikan suatu input jawaban tes, manajer HR berinteraksi dengan sistem pada saat penilaian wawancara dan pencetakan laporan, sedangkan staf HR berinteraksi pada saat pencetakan laporan saja.
tes psikologi Pelamar
Subsistem Seleksi Karyawan Baru
<<use>>
menghitung skor psikotes Manajer HR
input nilai interview <<extend>>
<<extend>>
Mencetak laporan skor psikotes
Mencetak laporan skor interview
Staff HR
Gambar 8. Fragmen diagram kasus SISDM Subsistem Seleksi Karyawan Baru
4.2. Hasil Analisis Sistem Informasi Berorientasi Objek Analisis sistem berorientasi objek dalam perancangan SISDM ini dilakukan dengan UML (Unified Modeling Language). Proses ini merupakan tahapan penting yang dilakukan saat merancang sistem sebelum akhirnya melakukan pengkodean. UML digunakan dalam pengembangan sistem informasi karena UML merupakan bahasa standar yang umum digunakan untuk memvisualisasikan suatu rancangan sistem informasi. Pada analisis SISDM ini terdapat tiga macam diagram UML yang dapat mewakili pemodelan sistem yang dibuat. Diagramdiagram yang dibuat pada pengembangan sistem ini meliputi diagram aktivitas (activity), diagram status (statechart), dan diagram kelas (class). Pembuatan diagram tersebut dilakukan dengan CASE Tool Sybase Power Designer 16.0 (SAP, 2011).
4.2.1. Diagram Aktivitas Diagram aktivitas merupakan diagram alir untuk menganalisis aliran kerja atau aktifitas di dalam sistem. Kelebihan diagram aktivitas dibandingkan dengan diagram alir
32
biasa adalah adanya dukungan konkurensi (pelaksanaan aktivitas secara bersama), pengiriman pesan dan swimlane (pelaku aktivitas). Gambar 9 adalah diagram aktivitas subsistem personalia yang terdapat pada SISDM yang akan dibangun. Diagram aktivitas diawali dengan lingkaran hitam, dan diakhiri dengan lingkaran hitam bertepi putih. Aktivitas digambarkan dengan bentuk persegi panjang bersudut lengkung. Setiap aktivitas dihubungkan dengan anak panah dari awal hingga akhir diagram aktivitas. Sama halnya dengan diagram alir biasa, diagram aktivitas pun memiliki simbol yang sama untuk menggambarkan keputusan yaitu beerbentuk belah ketupat. Dalam diagram aktivitas terdapat simbol swimlane sebagai tanda pelaku aktivitas dalam sistem. Setiap aktivitas yang terjadi digambarkan pada swimlane pelaku aktivitas yang bersangkutan. Manager HR
Staff HR
SISDM
log in as HR staff Verify
log in as manager HR [password salah] log in
[password benar]
pilih as HR staff [update] Melihat laporan kepegawaian
input data personal
input data training sertifikasi
Input medical check up
Lihat report kepegawaian log out
Gambar 9. Fragmen diagram aktivitas SISDM Dari diagram aktivitas untuk subsistem personalia diatas, diketahui bahwa terdapat tiga pelaku aktivitas yang berinteraksi dengan sistem, yaitu manajer HR, staf HR dan SISDM sendiri. Masing-masing aktivitas objek dibatasi oleh swimlane yang diberi nama sesuai dengan pelaku aktivitasnya. Proses log in dilakukan oleh staf, maka dari itu proses log in ini digambarkan pada swimlane staf HR, sedangkan proses verifikasi login dilakukan oleh SISDM sehingga proses verifikasi digambarkan pada swimlane SISDM.
33
4.2.2. Diagram Kelas Diagram kelas merupakan diagram utama dalam perancangan sistem berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena diagram kelas adalah diagram yang menggambarkan keadaan statis sebuah sistem sebagai sebuah obyek seperti di kehidupan nyata. Obyek didefinisikan sebagai konsep abstraksi atau sesuatu yang dianggap memiliki arti bagi sebuah sistem. Obyek dapat berupa kata benda seperti orang, hewan, tumbuhan, komputer, printer ataupun entitas-entitas konseptual seperti rumus, dan sebagainya. Setiap obyek akan dilengkapi dengan atribut-atribut dan operasi yang dapat dilakukannya. Sebagai contoh seorang yang bernama Adi akan mempunyai atribut misalnya, tinggi, berat badan, alamat dan lain sebagainya. Sedangkan contoh perilaku misalnya berjalan, berbicara, makan, minum dan lain sebagainya. Selanjutnya objekobjek yang mempunyai atribut dan perilaku yang hampir mirip dikelompokkan dalam satu kelas. Misalnya seorang dengan nama Andi dan Rudi masuk dalam kelas yang sama yaitu kelas manusia begitu juga manusia dan kera termasuk dalam kelas yang lebih tinggi yaitu kelas primata. Diagram kelas SISDM dapat dilihat pada Gambar 10. Gaji -
Interface_Perform app -
Nama penilai Jabatan penilai password penilai Nama yg dinilai Jabatan yg dinilai
: : : : :
ID gaji gaji pajak total gaji
: : : :
int int int int
+ <
> hitung kompensasi () : void + <> get tunjangan () : int
String String String String String
1..1 data kompensasi kompensasi
+ log in perform app () : void 1..1 data user
Perform app -
ID perform app Nama penilai Jabatan penilai password penilai Nama yg dinilai Jabatan yg dinilai
: : : : : :
int String String String String String
Employee 1..1 log in app
+ <> log in perform app () : void 0..1 log in as penilai
int String String String String String String
+ <> input data () : void + <> view report () : void
Manager App
staff app : : : : : : : :
: : : : : : :
1..1 nilai app manager
1..1 nilai app staff
Skor staff app 1 Skor staff app 2 Skor staff app 3 Skor staff app 4 Skor staff app 5 tanggal staff app total skor staff app id staff app
0..1 log in user
ID pegawai Nama depan Nama belakang email TTL Alamat No telp
manager app
staff app
-
perform app ass
0..1 log in as penilai
-
-
int int int int int java.util.Date int int
+ <> hitung total skor staff () : int
Skor man app 1 Skor man app 2 Skor man app 3 Skor man app 4 Skor man app 5 Total skor man app tanggal man app id man app
: : : : : : : :
int int int int int int java.util.Date int
+ <> hitung total skor manager () : int
Interface_Biodata Pegawai -
Nama depan Nama belakang email TTL Alamat No telp
: : : : : :
String String String String String String
+ input data () : void + view report () : void
Interface_Manager Appraisal Interface_Staff Appraisal -
Skor staff app 1 Skor staff app 2 Skor staff app 3 Skor staff app 4 Skor staff app 5 tanggal staff app
: : : : : :
int int int int int java.util.Date
-
Skor man app 1 Skor man app 2 Skor man app 3 Skor man app 4 Skor man app 5 tanggal man app
: : : : : :
int int int int int java.util.Date
+ hitung total skor manager () : int
+ hitung total skor staff () : int
Gambar 10. Fragmen diagram kelas SISDM
34
4.2.3. Diagram Status Diagram status merupakan diagram yang menggambarkan analisis tahapantahapan dan scenario yang dilakukan sistem terhadap aktivitas-aktivitas yang dilakukan pengguna terhadap sistem. Fokus diagram ini terdapat pada transisi dari satu tahap ke tahap lain pada sistem. Pada diagram ini hanya boleh memiliki satu start state (initial state) dan boleh memiliki satu atau lebih dari satu stop states (final state). Gambar 11 merupakan fragmen diagram status untuk subsistem personalia. Dalam diagram ini dapat diketahui skenario penggunaan sistem mulai dari penginputan data, revisi data, atau pencetakan laporan.
Gambar 11. Fragmen diagram status SISDM
4.4. Hasil Desain Sistem Informasi SDM 4.4.1. Desain basis data Basis data didefinisikan sebagai kumpulan dari data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kemudian dapat dimanfaatkan lagi dengan cepat dan mudah (Rahmat, 2011). Basis data dapat dianggap sebagai kumpulan data yang terkomputerisasi, diatur dan disimpan menurut salah satu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Secara sederhana basis data dapat diungkapkan sebagai suatu pengorganisasian data dengan bantuan komputer yang memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Tujuan awal dan utama dalam pengolahan data pada sebuah basis data adalah agar dapat menentukan kembali data (data yang dicari) dengan mudah dan cepat.
35
4.3.5.1. CDM (Conceptual Data Model) CDM adalah model yang dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. CDM Biasanya juga direpresentasikan dalam bentuk Entity Relationship Diagram. Sebuah CDM mewakili keseluruhan struktur logis dari database, yang independen dari perangkat lunak apapun atau struktur penyimpanan data. Sebuah model konseptual sering mengandung objek data yang belum diimplementasikan dalam database fisik. Ini memberikan representasi formal dari data yang diperlukan untuk menjalankan suatu perusahaan atau kegiatan bisnis (Halimsetiawan., 2009). Model data konseptual dapat dilihat pada Lampiran 13 dimana model data konseptual yang dibuat meruapakan hasil generate dari diagram kelas menggunakan Sybase Power Designer 16.0 (SAP, 2011). 4.3.5.2. PDM (Physical Data Model) PDM dapat dibuat dari hasil generate CDM (conceptual data model). PDM merupakan model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom di mana setiap kolom memiliki nama yang unik. PDM merupakan perancangan basis data secara fisik, tipe data yang digunakan juga bersifat lebih khusus dan spesifik. Perancangan PDM merupakan representasi sebenarnya dari basis data (Halimsetiawan., 2009). Diagram data fisik ini menghasilkan tabel-tabel yang digunakan dalam mengimplementasi aplikasi. Untuk lebih jelasnya model data fisik dapat dilihat pada Lampiran 14. Dari PDM yang dibuat kemudian dapat digeneralisasi menjadi suatu susunan basis data yang siap pakai di PHP My Andmin
4.4.2.Tampilan Antarmuka Sistem Informasi SISDM Perancangan antarmuka sistem informasi merupakan proses pengkonversian dari model konseptual menjadi suatu aplikasi prototipe dengan melalui proses pengkodean. Dalam proses ini dibuatlah desain antar muka sebagai suatu manajemen dialog antara sistem dengan pengguna. Desain antarmuka HR_On V.1.0. ini dibuat user friendly dengan pemanfaatan komponen-komponen swing dalam Netbeans 6.7.0 (Netbeans.org, 2011) seperti combobox, radiobutton, table, textarea, optionpane, tabbedpane dan sebagainya. Penggunaan komponen-konponen GUI tersebut dilakukan supaya pengguna dapat dengan mudah memasukkan input-input baku yang diperlukan tanpa harus banyak mengetikkan kata. Tampilan paket program HR_On V.1.0 dapat dilihat sebagai berikut: a.
Splash Screen
Splash screen digunakan sebagai salam pembuka bagi pemakai sistem yang kemudian akan dilanjutkan dengan tampilan halaman login. Halaman login adalah halaman autentifikasi bagi pengguna untuk menentukan subsistem apa yang dapat diakses oleh pengguna tersebut. Pengguna harus memasukkan username dan password untuk dapat mengakses subsistem-subsitem di dalam HR_On. Tingkatan pengguna telah digambarkan di subbab sebelumnya dimana masing-masing tingkatan pengguna
36
mempunyai hak akses berbeda-beda di dalam sistem. Pengguna yang menggunakan username dan password adminidtrator dan manajer HR mempunyai akses secara menyeluruh di dalam sistem, yang artinya pengguna ini dapat menggunakan semua fasilitas dan subsitem yang ada di dalam HR_On. Pengguna yang menggunakan username manajer departemen hanya dapat mengakses subsistem penilaian kinerja, sedangkan untuk pengguna dengan username staf departemen HR maka hanya dapat mengakses subsistem personalia dan payroll. Berikut adalah tampilan dari splash screen dan halaman login dari HR_On.
Gambar 12. Tampilan splash screen HR_On V.1.0
Gambar 13. Halaman login HR_On V.1.0 b.
Halaman Subsistem Personalia
Subsistem personalia terdiri dari dua menu utama dan satu menu laporan. Menu utama terdiri dari menu data yang berisi data-data perusahaan, data departemen, dan
37
deskripsi pekerjaan untuk masing-masing jabatan yang ada di perusahaan, serta menu employee yang terdiri dari submenu input employee dan employee info. Submenu input employee merupakan submenu yang digunakan untuk menambahkan karyawan baru perusahaan apabila baru saja terdapat seleksi karyawan baru. Sedangkan submenu employee info merupakan submenu yang menyediakan informasi-informasi terkait dengan karyawan, antara lain informasi umum karyawan, informasi medical check up, serta informasi pelatihan dan sertifikasi.. Informasi ini dapat dimunculkan dengan hanya memasukkan ID karyawan saja. Selain itu data yang ditampilkan juga bisa diedit dan disimpan kembali. Tampilan subsistem ini dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14. Tampilan subsistem personalia HR_On V.1.0 c.
Halaman Subsistem Seleksi
Subsistem rekrutmen juga terdiri dari dua menu utama dan satu menu pelaporan. Menu utama yang disuguhkan adalah menu psikotest dan menu interview. Menu psikotest adalah menu yang berisikan segala informasi tentang psikotest, antara lain penginputan calon kandidat karyawan dan pelaksanaan tes psikologi itu sendiri. Dalam menu psikotest ini dapat dilihat menu informasi test psikologi yang di dalamnya dapat dilihat skor tes psikologi yang diperoleh oleh masing-masing kandidat. Hasilnya dapat langsung dicetak di menu pelaporan.
38
Gambar 15. Tampilan subsistem seleksi HR_On V.1.0 Dalam submenu tes psikologi diberlakukan juga halaman autentifikasi bagi calon kandidat yang akan melakukan tes psikologi. Setelah melakukan proses autentifikasi pada halaman login psikotest, selanjutnya calon karyawan dapat melihat halaman input data diri calon karyawan. Setelah itu kandidat dapat membaca petunjuk melakukan tes psikologi di tab selanjutnya dan kemudia melakukan tes psikologi dengan tiga macam tingkatan yaitu tes kepercayaan diri, tes ketahanan menghadapi tekanan, dan tes keambisiusan diri. Dengan model antar muka berupa tabbed pane, pengguna dapat dengan mudah kembali dari menu yang satu ke menu lainnya. Berikut adalah tampilan dari tab tes psikologi.
Gambar 16. Tampilan tab tes psikologi pada subsistem seleksi
39
Pada menu interview terdapat submenu penilaian wawancara yang didalamnya terdapat halaman untuk penilaian kandidat karyawan yang telah masuk ke tahap wawancara. Penilaian dengan cara ini menjadikan penilaian wawancara menjadi lebih terstruktur dan mampu memisahkan pembobotan yang dilakukan untuk jabatan yang berbeda. Tampilan submenu interview dapat dilihat pada Gambar 17.
Gambar 17. Tampilan tab penilaian wawancara pada subsistem seleksi d.
Halaman Subsistem Penilaian Kinerja
Halaman subsistem penilaian kinerja terdiri dari dua menu utama, yaitu menu penilaian kinerja staff dan penilaian kinerja manajer. Kedua menu tersebut dapat digunakan untuk menilai kinerja dan melihat hasil dari penilaian kinerja yang dilakukan. Penilaian kinerja staf dilakukan oleh manajer di setiap departemen dan penilaian kinerja manajer dilakukan oleh General Manager. Kedua penilaian kinerja tersebut terdiri dari empat kompetensi yang harus dinilai, yaitu kompetensi pribadi, kompetensi pengetahuan teknis, kompetensi atau skill terkait dengan pekerjaan, dan kompetensi komunikasi interpersonal. Masing-masing kompetensi ini memiliki beberapa indikator yang harus diberikan poin sesuai dengan kinerja staf atau manajer yang dinilai. Indikator yang dicantumkan untuk penilaian staff dan manajer berbeda disesuaikan dengan kompetensi yang selayaknya dicapai. Dengan HR_On, penilaian kinerja karyawan menjadi lebih cepat karena tidak memerlukan waktu lama untuk penghitungan hasilnya karena hasil yang didapat untuk masing-masing dapat langsung dilihat dan dicetak laporannya dari menu yang tersedia dari subsistem ini. Gambar 18 adalah tampilan dari menu pencarian hasil kinerja karyawan. Dengan hanya memasukkan ID karyawan dan bulan dilaksanakannya penilaian, maka dapat langsung diketahui nilai kinerja yang didapat. Perkembangan kinerja karyawan juga dapat diketahui dengan menggunakan submenu perkembangan kinerja di masing-masing menu yang telah disediakan. Informasi perkembangan kinerja karyawan disediakan dalam bentuk tabel dimana bila nama karyawan dimasukan sebagai kata kunci, maka hasil-hasil penilaian kinerja yang pernah
40
dinilaikan akan muncul sehingga dapat diketahui tingkat kenaikan atau penurunan kinerja karyawan.
Gambar 18. Tampilan hasil penilaian kinerja subsistem penilaian kinerja HR_On Kekurangan yang ada pada proses manajemen penilaian kinerja di PT. TRUST adalah belum adanya penentuan implikasi dari proses penilaian kinerja. Maka dari itu, berdasarkan pertimbangan terhadap bobot dan skala penilaian terhadap masing-masing indikator, pada HR_On dapat diketahui implikasi dari skor kinerja yang di dapat oleh karyawan. Pembagian implikasi berdasarkan skor kinerja dapat dilihat pada Tabel 11. Implikasi yang didapat berupa pengusulan training bila kompetensi karyawan diaggap kurang dan pemberian bonus bila kompetensi karyawan dianggap memuaskan. Penerapan implikasi ini disesuaikan dengan keadaan perusahaan. Tabel 11. Implikasi skor kinerja
e.
Skor
Performa
Implikasi
>240
Sangat memuaskan
Pemberian bonus
180-240
Memuaskan
Pemberian bonus
120-180
Cukup
Pengusulan training
80-120
Tidak mencapai standar
Pengusulan training
<80
Gagal memenuhi standar
Pengusulan training
Halaman Subsistem Payroll
Subsistem payroll adalah subsistem yang dapat digunakan untuk merekap segala kompensasi yang diterima oleh karyawan-karyawan yang ada di perusahaan. Dengan Subsistem ini, staff bagian HR dapat memasukkan informasi mengenai gaji, tunjangan, dan bonus yang pernah diterima seorang karyawan selama menjadi karyawan di
41
perusahaan. Hasil input yang telah dimasukkan oleh staff HR tadi dapat disimpan dan kemudian dipanggil kembali apabila suatu saat dibutuhkan. Hal ini menjadikan suatu perekapan data payroll menjadi lebih efisien. Selain itu pencarian data juga sangat cepat dibandingkan dengan manajemen data berbasis file biasa karena tidak diperlukan pencarian manual di tempat penyimapana file. Gambar 19 adalah tampilan dari subsistem payroll yang digunakan untuk memasukan aturan penggajian menurut jabatan.
Gambar 19. Tampilan dari subsistem payroll HR_On V.1.0 f.
Halaman Pelaporan
Halaman pelaporan adalah halaman dalam HR_On V.1.0. yang menyediakan fitur preview segala data yang diinputkan dan diproses didalamnya. Jika sewaktu-waktu pengguna membutuhkan data yang yang telah disimpan sebelumnya, pengguna hanya perlu memasukkan informasi kunci dari data yang didinginkan. Laporan yang muncul dapat langsung disimpan dalam berbagai bentuk seperti .pdf atau .doc dan dapat langsung dicetak juga. Contoh tampilan dari laporan yang dapat ditampilkan adalah seperti yang terlihat di Gambar 20. Laporan ini adalah contoh laporan hasil penilaian kinerja dari karyawan dengan nama tertentu. Laporan ini berbentuk detail dimana nilai untuk masing– masing kompensasi yang dinilai dapat terlihat. Laporan yang dapat ditampilkan tidak hanya berbentuk detail tetapi juga ringkasan, dimana data yang ditampilkan dapat dalam jumlah yang besar dan memuat informasi yang banyak pula.
42
Gambar 20. Contoh tampilan pelaporan HR_On V.1.0
4.5. Uji Penerimaan dan Evaluasi Sistem Uji penerimaan dilakukan untuk mengetahui apakah hasil analisa kebutuhan yang dilakukan pada awal pengembangan sistem terpenuhi oleh sistem yang telah dibuat. Uji penerimaan dilakukan dengan membandingkan antara diagram kasus sebagai model analisa kebutuhan sistem dengan sistem informasi sumber daya manusia yang telah dibuat. Diagram kasus secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 3. Pembahasan uji penerimaan sistem ini dilakukan pada tiap subsistem yang ada.
4.5.1. Uji Penerimaan Subsistem Seleksi Pada Gambar 21. Dapat dilihat diagram kasus untuk subsistem rekrutmen dari perancangan model SISDM yang dibuat. Dari diagram kasus diketahui bahwa pengguna subsistem ini terdiri dari manajer HR, calon karyawan baru, dan staf HR. masing-masing pengguna mempunyai hak akses yang berbeda-beda sesperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Lambang elips menerangkan aktivitas atau perilaku pengguna terhadap sistem. Aktivitasaktivitas yang dilakukan antara lain adalah manajer HR melakukan penilaian wawancara dan menerima bentuk laporan hasil penilaian, calon karyawan hanya dapat memberikan inputan kepada sistem berupa jawaban soal tes psikologi, sedangkan staf HR dan manajer HR yang menerima laporan hasil tes psikologi tersebut. Dari sistem yang dibuat terdapat submenu utama yang dapat diakses yaitu submenu wawancara dan submenu tes psikologi. Laporan hasil tes dan penilaian dapat langsung dicetak dari tombol preview yang disediakan pada interface atau dapat pula diakses melalui menu report pada deretan menu utama. Dengan begitu, kebutuhan pengguna untuk subsistem ini dapat dipenuhi dengan subsistem yang telah dibuat
43
tes psikologi Pelamar
Subsistem Seleksi Karyawan Baru
<<use>>
menghitung skor psikotes Manajer HR
input nilai interview <<extend>>
<<extend>>
Mencetak laporan skor psikotes
Mencetak laporan skor interview
Staff HR
Gambar 21. Fragmen diagram kasus subsistem seleksi
4.5.2. Uji Penerimaan Subsistem Penilaian Kinerja Penilaian kinerja mempunyai dua kegiatan utama yaitu penilaian kinerja staf dan penilaian kinerja manajer. Berdasarkan diagram kasus subsistem penilaian kinerja yang dapat dilihat pada Gambar 22 dapat diketahui bahwa pengguna subsistem ini adalah manajer HR, manajer departemen, dan General Manager. Aktivitas yang dilakukan pengguna berupa penilaian kinerja staf yang dilakukan oleh manajer dan penilaian kinerja manajer yang dilakukan oleh General Manager. Pada HR_On V.1.0. telah dibuat satu subsistem penilaian kinerja yang dapat diakses dari menu utama penilaian kinerja. Dalam menu ini terdapat dua submenu yang digunakan sebagai akses untuk penilaian kinerja staf dan manajer. Modul penilaian kinerja staf hanya dapat diakses menggunakan password manajer sedangkan penilaian kinerja manajer hanya dapat diakses menggunakan password general manajer. Laporan dapat dicetak oleh masningmasing pengguna dengan menggunakan menu preview atau manu utama report yang disediakan. Berdasarkna perbandingan diatas, maka dapat dinyatakan bahwa kebutuhan pengguna terpenuhi dari subsistem ini.
44
Subsistem Penilaian Kinerja Mencetak laporan kinerja staf
<<extend>> Manajer departmen
Menilai kinerja staff
Manajer HR
Menilai kinerja manajer
GM
<<extend>>
Mencetak laporan kinerja manajer
Gambar 22. Fragmen diagram kasus subsistem penilaian kinerja
Gambar 23. Tampilan penghitungan hasil penilaian kinerja pada modul penilaian kinerja sisdm
45
4.5.3. Uji Penerimaaan Subsistem Payroll Pada Gambar 24 dapat dilihat diagram kasus subsistem payroll dari sistem informasi sumber daya manusia yang dibuat. Pengguna subsistem ini hanya dua, yaitu manajer HR dan staff HR dimana manajer HR mempunyai aktivitas berupa penginputan data payroll seperti bonus, gaji, dan tunjangan, sedangkan manajer hanya menerima output berupa pelaporan rekapan payroll karyawan. Sistem yang dibuat disesuaikan diagram kasus yang telah dibuat dimana terdapat menu input, edit, dan hapus data payroll, serta menu pencetakan laporan rekapan payroll.
Manajer HR
Subsistem Payroll Cetak laporan payroll
Input bonus
<<extend>>
Input gaji
Staff HR Menginput data payroll
Input tunjangan
Gambar 24. Fragmen diagram kasus subsistem payroll
4.5.4. Uji Penerimaaan Subsistem Personalia Gambar 25 menunjukkan diagram kasus dari subsistem personalia dimana pengguna subsistem ini sama seperti subsistem payroll, yaitu staff HR dan manajer HR. Aktivitas yang dilakukan pengguna juga hampir sama dimana staff HR menginput data-data kepegawaian seperti data diri karyawan, medical check up, dan data training. Manajer HR hanya menerima laporan dalam bentuk rekapan. Sistem informasi sumber daya manusia yang dibuat juga disesuaikan dengan diagram kasus yang ada dimana disedikan menu-menu pendukung untuk menginput data, mengedit data, dan menghapus data. Pencetakan laporan yang dapat dilakukan oleh manajer dapat diakses melalui menu report pada deretan menu utama.
46
Staff HR
Input data medical checkup Menginput data pribadi input data training & sertifikasi
input data absensi
Manajer HR <>
<> melihat riwayat kepegawaian
Subsistem Personalia <<extend>>
<>
mencetak laporan kepegawaian
Gambar 25. Fragmen diagram kasus subsistem personalia
4.5.5. Evaluasi Sistem Evaluasi sistem perlu dilakukan dalam setiap pembuatan sistem informasi dimana hasil sistem yang telah dibuat harus dikomparasikan dengan sistem sebelumnya yang ada sehingga dapat diketahui keunggulan dan kelemahan dari sistem yang dikembangkan tersebut. Sistem informasi sumber daya manusia yang dinamakan HR_On V.1.0. ini dikembangkan dengan tujuan untuk mengefisienkan proses manajemen sumber daya manusia di PT. Transamudra Usaha Sejahtera dan mempercepat proses penghitungan serta pencarian data. HR_On V.1.0. mampu membantu proses perekapan data kepegawaian, proses tes psikologi, penilaian wawancara, penilaian kinerja karyawan, dan perekapan data payroll karyawan sehingga mnajemen SDM di PT. TRUST dapat berjalan dengan lebih cepat dan efisien. Perbandingan antara sistem manual yang dijalankan saat ini di PT. TRUST dengan HR_On V.1.0. dapat dilihat pada Tabel 12.
47
Tabel 12. Perbandingan sistem manual PT. TRUST dengan HR_On V.1.0 Indikator
Manual
HR_On V.1.0
Waktu koreksi tes psikologi, penilaian kinerja, dan penilaian wawancara
tes psikologi : 5-10 menit, penilaian kinerja : 5-10 menit, wawancara : 1-2 menit
1 detik (satu kali klik)
Penggunaan kertas
Banyak (untuk perbanyak soal dan pencetakan laporan)
Lebih sedikit (hanya untuk pencetakan laporan)
Penyimpanan data
berbasis file sehingga terdapat redudansi data
Database
Pembuatan laporan
manual
otomatis sehingga kebihc cepat
Pencarian data
lebih lama karena harus mencari dimana lokasi file tersimpan
Lebih cepat karena hanya perlu memasukkan kata kunci
HR_On V.1.0. mempunyai kelebihan pada waktu koreksi dalam proses perhitungan tes psikologi, penilaian wawancara, dan penilaian kinerja. Proses perhitungan manual mampu memakan waktu 5-10 menit untuk setiap jawaban yang dikoreksi, sedangkan apabila menggunakan HR_On V.1.0. proses perhitungan tidak memakan waktu lama karena hanya perlu melakukan klik pada satu button yang tersedia pada interface, hasil perhitungan dan analisis tes psikologi, penilaian kinerja, dan penilaian wawancara dapat langsung diketahui. Dengan penggunaan HR_On V.1.0. juga memudahkan dalam pencarian data dan pembuatan laporan karena penyimpanan data dilakukan dengan database sehingga dapat dipanggil sewaktu-waktu dan dicetak laporannya. Kemudahan-kemudahan yang didapat dengan menggunakan HR_On V.1.0. ini. dapat menjadikan manajemen SDM lebih efisien. Hasil perhitungan yang ada juga lebih valid dan dapat meminimalisasi kemungkinan kesalahan perhitungan.
48
V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan 1. Analisis sistem dilakukan dengan berbasis Unified Modeling Language dimana dilakukan analisis dengan menggunakan diagram UML antara lain diagram aktivitas, diagram kelas, dan diagram status. Analisis sistem dikembangkan dari usecase modeling yang sebelumnya dibuat pada fase identifikasi masalah. Dari usecase modeling tersebut dibuat diagram kasus untuk mengetahui kebutuhan pengguna terhadap sistem baru yang akan dibangun. Diagram aktivitas digambarkan untuk menganalisis aliran proses yang terjadi dalam sistem berdasarkan penggunnaya. Diagram kelas digunakan untuk menggambarkan visualisasi fisik sistem yang akan dibangun, dan diagram status digunakan untuk menganalisis skenarioskenario proses yang terjadi dalam sistem sebagai perbaikan sistem yang sebelumnya. 2. Pada penelitian ini telah dibuat suatu sistem informasi sumber daya manusia dengan nama HR_On V.1.0 sebagai hasil perancangan atau desain sistem informasi SDM dimana di dalamnya terdapat empat subsistem dasar yang dibuat sesuai permasalahan yang ada di PT. TRUST. Subsistem yang dibuat antara lain adalah subsistem personalia yang dugunakan untuk manajemen data personalia karyawan, subsistem seleksi karyawan baru yang digunakan untuk proses tes psikologi dan penilaian wawancara, subsistem penilaian kinerja untuk proses penilaian kinerja staf dan karyawan, dan subsistem payroll untuk proses manajemen data kompensasi yang diterima karyawan. Sistem informasi SDM yang dibuat mempunyai keunggulan dari sistem manual yang dijalankan sebelumnya di PT. TRUST yaitu mempunyai waktu pengkoreksian tes yang lebih cepat, pencetakan laporan yang otomatis, dan proses penyimpanan dan pencarian data yang lebih cepat.
5.2. Saran Saran yang dapat diberikan untuk kelanjutan penelitian ini antara lain adalah pembuatan metode tes psikologi yang lebih kompleks sehingga merepresentasikan kepribadian calon karyawan lebih nyata karena menu tes psikologi yang disajikan dalam HR_On ini masih sederhana dimana tes yang dilakukan masih berdasarkan tes psikologi yang dilakukan di perusahaan pada saat ini. Selain itu dapat pula dibuat sistem penilaian kinerja dengan pembobotan yang lebih baik sesuai dengan jabatan yang dinilai. Pembuatan sistem payroll yang lebih terpadu juga dapat dikembangakan untuk penelitian yang selanjutnya karena sistem payroll dalam HR_On saat ini masih hanya berupa perekapan data menggunakan sistem basis data. Sistem payroll akan lebih baik apabila disajikan untuk membantu perhitungan payroll yang diterima karyawan setiap bulannya.
49
DAFTAR PUSTAKA Apriell, Louis. 2009. Penyusunan Sistem Perhitungan Penggajian Karyawan Menggunakan Payroll System (Studi Kasus : PT. Cipta Power Service (CPS) Jakarta. Skripsi. Institut Pertanian Bogor. Barclay, K dan Savage, J. 2004. Object Oriented Design with UML and Java. Elsevier Ltd. Oxford. Bennett, Simon; McRobb, Steve; dan Farmer, Ray. 2001. Object-Oriented Systems Analysis and Design Using UML (3rd ed). McGraw-Hill. New York. Bondarouk, Tanya; Oiry, Ewan; Jourdain, Karine; Huub, Ruel. 2009. E-Transformation and Human Resources Technologies. Covent Garden London. London. Compton, Robert; Morissey, William; Nankervis, Alan. 2009. Effective Recuitment and Selection Practices 5th ed. Mc Phersons Printing group. Australia. Fauzan, 2005. Prototipe Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT. Bumi Teknokultura Unggul, Tbk. Skripsi. Institut Pertanian Bogor. Halimsetiawan, J.H. 2009. Konsep Conceptual Data Model [CDM] dan Physical Data Model [PDM]. http://blog.jeffrey.halimsetiawan.net/. [ 21 Maret 2012] Harahap, Yasri Sulaiman. 2009. Perancangan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis Web (Studi Kasus : Seameo Bitrop Bogor. Skripsi. Institut Pertanian Bogor Harianja, M.T.E. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia : Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktinitas Pegawai. Grasindo. Jakarta. Jogiyanto. 2001. Analisis Data Desain. Andi Offset. Yogyakarta. Kadir, A. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Kendall, Kenneth E dan Kendall, Julie E. 2003. System Analysis and Design 5th Edition. Pearson Education Inc. Prentice Hall ___________. 2011. System Analysis and Design 8th Edition. Pearson Education Inc. Prentice Hall. Lauster, Peter. 1990. Tes Kepribadian. PT. Bumi Aksara. Jakarta. Marimin; Tandjung, Hendri; Prabowo, Haryo. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Grasindo. Jakarta. McLeod, Jr. 1999. Sistem Informasi Manajemen. PT. Prenhalindo. Jakarta. Nugraha, A.S. 2002. Materi UML I. Universitas Gunadharma Press. Jakarta. O’Brein, J.A. 2004. Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 4th Editions. Irwin McGraw-Hill. Boston. Rahmat, 2011. Perancangan Basis Data. http://blog.re.or.id/perancangan-basis-data.htm. [11 April 2012]. Rivai, V. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan: Dari Teori ke Praktik. Raja Grafindo Perkasa. Jakarta. Sastrohadiwiryo. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia. PT. Bumi Aksara. Jakarta. Siagian, Sondang. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta.
50
Simamora. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid ke-3. STIE YKPN. Yogyakarta Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Taylor, I. 2008. Measuring Competency for Recruitment and Development. PPM. Jakarta. Valacich, Joseph S.; George, Joey F.; Hoffer, Jeffrey A. Essential of System Analysis and Design 5th Edition. 2012. Pearson Education Inc. Prentice Hall.
Netbeans. org. 2011. Netbeans IDE 6.7.0. http://www.netbeans.org SAP. 2011. Sybase Power Designer 16.0. http://sap.com Microsoft. 2010. Windows 7. http://microsoft.com AppservNetwork. 2011. Appserv 2.6.0. http://www.appservnetwork.org JasperForge.org. 2011. iReport 4.1.0 plug in. http://www.jasperforge.org
51
52
Lampiran 1. Formulir wawancara PT. TRUST
TRUST-101
FORMULIR INTERVIEW Nama : Usia : Pendidikan : No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Aspek yang Dinilai
SB
Hasil Penilaian B C K
Kemampuan Komunikasi Bahasa Indonesia Kemampuan Komunikasi Bahasa Inggris Penampilan/performansi Daya Tahan Kerja Motivasi Rasa Percaya Diri Kepemimpinan Kontak Sosial Kemampuan Kerja Sama Tim Penguasaan Bidang Pekerjaan Keputusan : Proses Lebih Lanjut Ditolak
Paraf Penguji
Komentar :
Pantohir Kesehatan
53
Lampiran 2. Indikator kompetensi penilaian kinerja PT. TRUST
54
Lampiran 3. Diagram Kasus Sistem Informasi SDM
Subsistem Seleksi Karyawan Baru
tes psikologi Pelamar
Subsistem penilaian kinerja Mencetak laporan kinerja staf Manajer departmen
<<use>>
<<extend>>
Menilai kinerja staff menghitung skor psikotes Manajer HR
input nilai interview
Menilai kinerja manajer
<<extend>>
GM
<<extend>>
<<extend>>
Mencetak laporan skor psikotes
Mencetak laporan skor interview
Mencetak laporan kinerja manajer
Staff HR
Subsistem Personalia
Subsistem Payroll
Menginput data pribadi
Input data medical checkup
input data absen
Cetak laporan payroll
Hitung bonus
<> <> <>
input data training & sertifikasi <<extend>>
melihat riwayat kepegawaian
menghitung kompensasi
<>
Hitung tunjangan
Hitung gaji <<extend>>
Mencetak laporan kepegawaian
55
Lampiran 4. Diagram Aktivitas Subsistem Personalia Sistem Informasi SDM Manager HR
Staff HR
SISDM
log in as HR staff Verify
log in as manager HR [password salah] log in
[password benar]
pilih as HR staff [update] Melihat laporan kepegawaian
input data personal
input data training sertifikasi
Input medical check up
Lihat report kepegawaian log out
56
Lampiran 5. Diagram Aktivitas Subsistem Rekrutmen Sistem Informasi SDM Pelamar
Staff HR
HR Manager
SISDM
Verify1 Log in as HR staff [pass/username salah]
log in as staff HR
log in as manager HR
Verify2
psikotest Menerima laporan hasil psikotest
[Pass/username salah]
Hasil psikotest
log in as HR manager
Menerima hasil interview Menilai interview
Menerima hasil psikotest
Menerima hasil interview2
Hasil interview
Approving report
log out
57
Lampiran 6. Diagram Aktivitas Subsistem Penilaian Kinerja Sistem Informasi SDM HR Manager
Dept Manager
log in as dept manager
GM
SISDM
log in as GM
log in as HR manager verify
<<password salah>> log in
Menilai kinerja staff HR <<pasword benar>>
Menilai kinerja staff
Menilai kinerja manajer
log out
58
Lampiran 7. Diagram Aktivitas Subsistem Payroll Sistem Informasi SDM Staff HR
Manager HR
SISDM
verify1 log in as staff HR [pass/username salah] [pass/username benar]
[tunjangan] pilih
[gaji] log in as staff HR
[bonus]
input tunjangan
input bonus
input gaji
Log in as manager HR
Report kompensasi
Verify2
log in as HR manager [pass/username salah] Menerima report [pass/username benar]
Approving
logout
59
[Pi l i ha n i np u t ]
do / Op e n
Su b m e n u i np u t an da t a
[pi l i h i np u t ]
do / Vi ew
Re p o r t ke p e g a wa i an
[pi l i ha n rev i si ]
Da t a Me d i ca l ch e c ku p i np u t [su b m i t me d i ca l da t a] en t ry / Da t a Me d i ca l ch e c ku p
en t ry / Da t a [su abbse mn i tsitrai ni ng da t a]
Da t a trai ni ng i np u t
[su b m i t pe r so n a l da t a]
en t ry / Da t a Pe r so n a l
Da t a Pe r so n a l i np u t
do / Op e n
Me n u Re v i si Da t a
[pi l i h rep o r t]
[pi l i h rev i si ]
do / Op e n
Me n u pi l i ha n
[Ma su k su b si st em ]
[Su b m i t da t a]
[Qu i t] Da t a pe r so n a l rev i si
[Re v i si pe r so n a l da t a]
[Ex i t su b si st em ]
do / Si mp a n
Si mp a n da t a [Su b m i t rev i si ]
Da t a me d i ca l ch e c ku p rev i si [Re v i si me d i ca l da t a] do / rev i si me d i ca l ch e c ku p
Da t a trai ni ng i rev i si [rev i si trai ni ng ] do / Re v i si ab se n si
do / rev i si da t a pe r so n a l
Lampiran 8. Diagram Status Subsistem Personalia Sistem Informasi SDM
60
Lampiran 9. Diagram Status Subsistem Rekrutmen Sistem Informasi SDM Pilihan menu [Masuk subsistem]
do / Open
[Pilih menu]
[Pilih report] [pilih psikotest] [pilih inputan data] [Pilih interview] Report Input data pelamar do / Input data
Inputan data [Input]
do / View
do / Open Psikotest
[Submit data]
Interview
do / Open
do / Open
[Verifikasi]
Simpan data
[Exit subsistem]
[verifikasi]
do / Simpan Verifikasi peserta psikotest [exit subsistem]
entry / Code pelamar psikotest
Verifikasi peserta interview entry / Code pelamar interview
[Penilaian] [penilaian]
Penilaian interview
Take psikotest
entry / Score
entry / Isi jawaban [Submit jawaban]
[Submit nilai]
[Simpan]
simpan do / Simpan
[Exit subsistem]
61
Lampiran 10. Diagram Status Subsistem Penilaian Kinerja Sistem Informasi SDM [Masuk subsistem]
Pilihan menu do / Open [pilih menu]
[pilih perform app staff] Perform app staff
[pilih perform app manager]
do / Open
Perform app manager do / Open
[pilih submenu]
[pilih submenu]
[pilih staff appraisal] [pilih report staff appraisal]
[pilih manager appraisal]
Staff Appraisal do / Open submenu
Manager Appraisal
Report staff appraisal do / View report [input nilai staff]
do / Open
[pilih report manager app]
Report manager appraisal do / View
[Exit subsistem]
[Input nilai manager] Input staff score [Exit subsistem]
entry / Nilai perform staff Input manager score entry / Nilai perform manager
[Submit staff score]
[Submit manager score]
[Submit data]
Simpan do / Simpan
[Exit subsistem]
62
Lampiran 11. Diagram Status Subsistem Payroll Sistem Informasi SDM
[Masuk subsistem]
Pilihan menu do / Open [pilih menu]
[Pilih report]
[pilih input]
Report do / View Input data [Exit subsistem]
[pilihan input]
do / Open
[pilih bonus]
[pilih gaji]
[pilih tunjangan] Tunjangan entry / Data tunjangan
Bonus entry / Data Bonus
[Submit data]
Gaji entry / data gaji
[Submit data] [Submit data]
[Simpan]
Simpan data do / Simpan
[Exit subsistem]
63
ID : tan g g a l : jen i s bo n u s : be sar bo n u s :
i nt Da t e i nt i nt
+ si mp a n da t a (): voi d
-
Bo n u s
Tu n j an g a n
ID : tan g g a l : jen i stun j an g a n : be sartun j an g a n :
i nt Da t e i nt i nt
64
i nt St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng Nu m b e r
da t a pri ba d i
ID : Na m a : Jab a t an : De p a rtem e n : Po si si : Pe n d i di kan : Al am a t : Em a i l : No T e l p :
+ si mp a n da t a (): voi d
-
ID ga j i bo n u s tun j an g a n
: : : :
i nt i nt i nt i nt
ID : Na m a : Jab a t an : De p a rtem e n : Al am a t : Em a i l : No T e l p : Pe n d i di kan :
ID : jen i s trai ni ng : de skri psi : tan g g a l :
i nt St ri ng St ri ng Da t e
0. .* Tr ai ni ng
1. .1
+ si mp a n da t a (): voi d
-
1. .1
0. .*
0. .*
i nt St ri ng St ri ng St ri ng
+ + + + +
inp u t da t a () : ed i t da t a () : ha p u s da t a () : cet ak rep o rt (): cari da t a () :
i nt St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng
Me d Ch e ck
0. .*
GM - ID : i nt - Na m a : St ri ng
ID : tan g g a l : He m a t ol og i : uri n : li ver : tho rax PA : kesi mp u l an : saran :
voi d voi d voi d voi d voi d
ID : Na m a : Jab a t an : De p a rtem e n :
1. .1
+ inp u t da t a () : voi d + ed i t da t a () : voi d + ha p u s da t a (): voi d
-
0. .*
Ka ryawa n
1. .*
1. .1
+ si mp a n da t a (): voi d
-
inp u t da t a () : ed i t da t a () : ha p u s da t a () : cet ak rep o rt (): cari da t a () :
+ + + + +
i nt St ri ng St ri ng St ri ng
1. .1
ID : Na m a : Jab a t an : De p a rtem e n :
staf HR
1. .*
+ si mp a n da t a (): voi d
-
i nt St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng St ri ng Nu m b e r St ri ng
pe rson a l i a
0. .1
0. .*
Jab a t an - ID : i nt - Jab a t an : St ri ng - De skri psi : St ri ng
+ si mp a n da t a (): voi d
-
Pa yrol l
+ si mp a n da t a (): voi d
-
0. .*
0. .*
1. .1
+ si mp a n da t a (): voi d
-
1. .*
1. .*
1. .1
+ si mp a n da t a (): voi d
- ID : i nt - tan g g a l : Da t e - be sar ga j i : i nt
Ga j i
voi d voi d voi d voi d voi d
inp u t da t a () : ed i t da t a () : ha p u s da t a () : cet ak rep o rt (): cari da t a () :
+ + + + +
1. .1
ID : Na m a : Jab a t an : De p a rtem e n :
-
1. .1
voi d voi d voi d voi d voi d
i nt St ri ng St ri ng St ri ng
Ma n a g e rDe p t
0. .*
+ si mp a n da t a (): voi d
- ID : i nt - De p a rtem e n : St ri ng - De skri psi : St ri ng
De p a rtem e n ID : Na m a : Po si si : Pe n d i di kan : Skor :
ID : Na m a Pe n i l ai : Na m a Di ni l ai : Skor 1 : Skor 2 : Skor 3 : Skor 4 : To t al Skor :
User
0. .*
1. .1
0. .*
+ log i n () : voi d
1. .*
1. .*
ID Na m a Al am a t Em a i l No T e l p
: : : : :
i nt St ri ng St ri ng i nt i nt i nt i nt i nt
Pe rform ap p rai sal ID : Na m a Pe n i l ai : Na m a Di ni l ai : Skor 1 : Skor 2 : Skor 3 : Skor 4 : To t al Skor :
ID : Na m a Pe n i l ai : Na m a Di ni l ai : Skor 1 : Skor 2 : Skor 3 : Skor 4 : To t al Skor :
St af f PA
0. .*
i nt St ri ng St ri ng St ri ng Nu m b e r
Ca l on Ka ryawa n
1. .1
+ inp u t da t a (): voi d
-
1. .1
+ hi tun g skor (): i nt
i nt St ri ng St ri ng St ri ng i nt i nt i nt
Psi kot est ID : Na m a : Po si si : Pe n d i di kan : Skor 1 : Skor 2 : Skor 3 :
i nt St ri ng St ri ng i nt i nt i nt i nt i nt
0. .*
+ hi tun g skor (): i nt
-
1. .1
0. .*
-
+ hi tun g da t a (): i nt
-
0. .*
0. .*
0. .*
+ si mp a n da t a (): voi d
- ID : i nt - Userna m e : St ri ng - Pa sswo rd : St ri ng
0. .*
i nt St ri ng St ri ng i nt i nt i nt i nt i nt
Ma n a j er PA
voi d voi d voi d voi d voi d
0. .*
+ hi tun g da t a (): i nt
-
inp u t da t a () : ed i t da t a () : ha p u s da t a () : cet ak rep o rt (): cari da t a () :
+ + + + +
i nt St ri ng St ri ng St ri ng
ID : Na m a : Jab a t an : De p a rtem e n :
ma n a g e r HR
1. .1
0. .*
-
1. .*
i nt i nt i nt i nt i nt
+ hi tun g skor (): i nt
-
Int ervi ew
Se l eksi - ID : i nt - Na m a : St ri ng - Skor : i nt
Lampiran 12. Diagram Kelas Sistem Informasi SDM
ID Na m a Jabat an De partem e n Po si si Pe ndi di kan Al am a t Em a i l No T e l p
Int eger Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Nu m b er
Tu nj angan
ID jeni s trai ni ng deskri psi tanggal
dat a pri badi (D)
dat a me d check
characters (254)
characters (254) characters (254) characters (254) characters (254) characters (254)
personal i a Int eger Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Nu m b er Va ri abl e
Ka ryawa n
ID tanggal He m a t ol ogi uri n li ver thorax PA kesi mp ul an saran
Int eger Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e Va ri abl e
characters (254) characters (254) characters (254) characters (254) characters (254) characters (254) characters (254)
Me d Ch eck
ID Int eger Na m a Va ri abl e characters (254)
GM
Ge neral i zat i on_4
ki nerj a staf f
ki nerj a ma naj er ID Na m a Pe ni l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor
User
dat a karyawa n
tahap1
tahap2
ID Na m a Po si si Pe ndi di kan Skor 1 Skor 2 Skor 3
Psi kot est
ID Na m a Pe ni l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor
ki nerj a staf f HR
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254)
ma nager HR
ID Na m a Pe ni l ai Na m a Di ni l ai Skor 1 Skor 2 Skor 3 Skor 4 To t al Skor
scori ng PA
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Int eger Int eger Int eger Int eger Int eger
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Int eger Int eger Int eger Int eger Int eger
St af f PA
Scori ng PA
Ca l on Ka ryawa n Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Nu m b er
Pe rform apprai sal
ID Na m a Al am a t Em a i l No T e l p
(D)tes jawa ban
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Int eger Int eger Int eger
ID Int eger dat a kandi dat Usernam e Va ri abl e characters (254) Pa sswo rd Va ri abl e characters (254)
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Int eger Int eger Int eger Int eger Int eger
Ma naj er PA
ID Na m a Jabat an De partem e n
skor i nt ervi ew
Int eger Int eger Int eger Int eger Int eger
Int ervi ew ID Na m a Po si si Pe ndi di kan Skor
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254)
Ma nagerDe pt
ma naj er HR
ID Na m a Jabat an De partem e n
Ge neral i zat i on_3
ID Int eger Na m a Va ri abl e characters (254)
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254)
staf HR
De partem e n ID Int eger De partem e n Va ri abl e characters (254) De skri psi Va ri abl e characters (254)
departem e n jabat an
Ge neral i zat i on_1
payrol l
dat a personal i a
ID Na m a Jabat an De partem e n
Int eger Va ri abl e characters (254) Va ri abl e characters (254) Da t e & Ti me
Trai ni ng
dat a trai ni ng
payrol l ID Int eger tanggal Int eger jeni s bonus Int eger besar gaj i Int eger jeni stunj angan Int eger besartunj angan Int eger besar bonus Int eger
ID Na m a Jabat an De partem e n Al am a t Em a i l No T e l p Pe ndi di kan
ID Int eger tanggal Da t e & Ti me jeni stunj angan Int eger besartunj angan Int eger
characters (254) characters (254) characters (254) characters (254) characters (254) characters (254) characters (254)
dat a pri badi
rul e bonus
rul e gaj i
rul e tunj angan
ID Int eger tanggal Da t e & Ti me jeni s bonus Int eger besar bonus Int eger
Bo nus
Ga j i
ID Int eger tanggal Da t e & Ti me besar gaj i Int eger
Jabat an ID Int eger Jabat an Va ri abl e characters (254) De skri psi Va ri abl e characters (254)
Se l eksi ID Int eger Na m a Va ri abl e characters (254) Skor Int eger
Lampiran 13. Conseptual Data Model Sistem Informasi SDM
65
Bo n u s
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 ) Jab a t an varcha r(25 4 ) De p a rtem e n varcha r(25 4 ) Po si si varcha r(25 4 ) Pe n d i di kan varcha r(25 4 ) Al am a t varcha r(25 4 ) Em a i l varcha r(25 4 ) No T e l p nu m e ri c
da t a pri ba d i
ID int eg e r tan g g a l ti me stam p jen i stun j an g a n int eg e r be sartun j an g a n int eg e r
Tu n j an g a n
ID int eg e r tan g g a l ti me stam p jen i s bo n u s int eg e r be sar bo n u s int eg e r
pa yrol l
Tr ai ni ng
ID int eg e r jen i s trai ni ng varcha r(25 4 ) de skri psi varcha r(25 4 ) tan g g a l ti me stam p
ID int eg e r tan g g a l varcha r(25 4 ) He m a t ol og i varcha r(25 4 ) uri n varcha r(25 4 ) li ver varcha r(25 4 ) tho rax PA varcha r(25 4 ) kesi mp u l an varcha r(25 4 ) saran varcha r(25 4 )
Me d Ch e ck
Ma n a j er PA ID int eg e r Na m a Pe n i l ai varcha r(25 4 ) Na m a Di ni l ai varcha r(25 4 ) Skor 1 int eg e r Skor 2 int eg e r Skor 3 int eg e r Skor 4 int eg e r To t al Skor int eg e r
GM
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 ) Jab a t an varcha r(25 4 ) De p a rtem e n varcha r(25 4 )
ma n a g e r HR
int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r int eg e r
Int ervi ew ID Na m a Po si si Pe n d i di kan Skor
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 )
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 ) Jab a t an varcha r(25 4 ) De p a rtem e n varcha r(25 4 )
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 ) Jab a t an varcha r(25 4 ) De p a rtem e n varcha r(25 4 )
pe rson a l i a
Ma n a g e rDe p t
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 )
Ka ryawa n
De p a rtem e n ID int eg e r De p a rtem e n varcha r(25 4 ) De skri psi varcha r(25 4 )
staf HR
ID int eg e r tan g g a l int eg e r jen i s bo n u s int eg e r be sar ga j i int eg e r jen i stun j an g a n int eg e r be sartun j an g a n int eg e r be sar bo n u s int eg e r
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 ) Jab a t an varcha r(25 4 ) De p a rtem e n varcha r(25 4 ) Al am a t varcha r(25 4 ) Em a i l varcha r(25 4 ) No T e l p nu m e ri c Pe n d i di kan varcha r(25 4 )
ID int eg e r tan g g a l ti me stam p be sar ga j i int eg e r
Ga j i
Jab a t an ID int eg e r Jab a t an varcha r(25 4 ) De skri psi varcha r(25 4 )
Se l eksi
int eg e r varcha r(25 4 ) varcha r(25 4 ) varcha r(25 4 ) nu m e ri c
ID int eg e r Na m a Pe n i l ai varcha r(25 4 ) Na m a Di ni l ai varcha r(25 4 ) Skor 1 int eg e r Skor 2 int eg e r Skor 3 int eg e r Skor 4 int eg e r To t al Skor int eg e r
Pe rform ap p rai sal
ID Na m a Al am a t Em a i l No T e l p
Ca l on Ka ryawa n
int eg e r varcha r(25 4 ) varcha r(25 4 ) varcha r(25 4 ) int eg e r int eg e r int eg e r
Psi kot est ID Na m a Po si si Pe n d i di kan Skor 1 Skor 2 Skor 3
ID int eg e r Na m a Pe n i l ai varcha r(25 4 ) Na m a Di ni l ai varcha r(25 4 ) Skor 1 int eg e r Skor 2 int eg e r Skor 3 int eg e r Skor 4 int eg e r To t al Skor int eg e r
St af f PA
ID int eg e r Userna m e varcha r(25 4 ) Pa sswo rd varcha r(25 4 )
User
ID int eg e r Na m a varcha r(25 4 ) Skor int eg e r
Lampiran 14. Physical Data Model Sistem Informasi SDM
66
