ANALISA KESENJANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK FAKULTAS TEKNIK DENGAN TUJUAN AKADEMIK UNIVERSITAS DI UNIVERSITAS 45 SURABAYA

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009

ANALISA KESENJANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK FAKULTAS TEKNIK DENGAN TUJUAN AKADEMIK UNIVERSITAS DI UNIVERSITAS 45 SURABAYA Bayu Setyawan, Achmad Holil Noor Ali Program Magister Manajemen Teknologi Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi Pogram Pasca Sarjana - Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: [email protected]

ABSTRAK Saat ini fakultas teknik Universitas 45 memiliki sistem informasi akademik back office yang mengelola data administrasi akademik dari tiga jurusan yang ada secara stand alone, yang operasionalnya dilakukan oleh salah satu staf TU fakultas. Selama ini, sistem informasi akademik yang ada sudah mencukupi kebutuhan operasional sehari-hari, namun fungsi-fungsi yang ada dalam sistem tersebut tidak sepenuhnya bisa mendukung tujuan akademik Universitas, seperti misalnya: tidak bisa mencetak transkrip nilai, tidak bisa menyediakan informasi kehadiran dosen dan mahasiswa, dan lain-lain. Untuk itu perlu adanya analisa untuk mengetahui kesenjangan antara sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan tujuan akademik Universitas sebagai dasar perbaikan sistem tersebut dimasa mendatang. Analisa kesenjangan diawali dengan pengumpulan data dan informasi melalui studi dokemen, wawancara, observasi dan browsing. Selanjutnya akan dilakukan analisa kondisi eksisting untuk mengetahui secara detil proses akademik yang ada di fakultas teknik saat ini, dan untuk mengetahui fitur dan fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting. Tahap berikutnya akan dilakukan interpretasi kondisi mendatang untuk mengetahui tujuan akademik universitas dimasa mendatang, dan potensi aplikasi yang bisa mendukung tujuan tersebut, kemudian dilanjutkan dengan melakukan analisa kesenjangan antara sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan potensi aplikasi sistem informasi akademik fakultas teknik mendatang sebagai dasar untuk membuat rekomendasi sistem informasi akademik fakultas teknik dimasa mendatang. Dari tesis ini dihasilkan rekomendasi untuk mengembangkan sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan menambahkan fitur/fungsi-fungsi baru agar memiliki kontribusi yang lebih maksimal terhadap tujuan akademik Universitas. Kata kunci: Analisa kesenjangan, Rekomendasi, Tujuan akademik PENDAHULUAN Universitas 45 Surabaya adalah salah satu perguruan tinggi swasta di Surabaya yang telah berdiri cukup lama, tepatnya pada tahun 1985. Fakultas Teknik merupakan fakultas yang pertama kali dibuka di Universitas 45, dan sampai saat ini telah memiliki tiga jurusan yaitu: teknik industri, teknik mesin dan teknik informatika. Namun karena jumlah mahasiswa yang dimiliki oleh ketiga jurusan tersebut tidak banyak, dan juga karena terbatasnya sumber daya yang dimiliki oleh masing-masing jurusan, maka administrasi akademik mahasiswa dari ketiga jurusan tersebut pengelolaannya dipusatkan di Fakultas.


Untuk membantu memudahkan pekerjaan bagian administrasi akademik, saat ini fakultas teknik Universitas 45 telah memiliki sistem informasi akademik back office yang mengelola data administrasi akademik dari ketiga jurusan tersebut secara stand alone. Sistem informasi akademik tersebut berisikan data mahasiswa, matakuliah, dosen, KRS dan KHS, yang operasionalnya dilakukan oleh salah satu staf TU Fakultas yang bertugas dibagian administrasi akademik dan kemahasiswaan. Selama ini sistem informasi akademik fakultas teknik yang ada sudah mencukupi kebutuhan operasional sehari-hari fakultas teknik, namun fungsi-fungsi yang ada dalam sistem informasi akademik tersebut tidak sepenuhnya bisa mendukung tujuan akademik Universitas, seperti misalnya: tidak bisa mencetak transkrip nilai, tidak bisa menyediakan informasi kehadiran dosen dan mahasiswa, dan lain-lain. Untuk itu perlu adanya analisa untuk mengetahui kesenjangan antara sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan tujuan akademik Universitas (interpretasi kondisi mendatang) sebagai dasar perbaikan bagi sistem informasi akademik fakultas teknik tersebut dimasa mendatang. Tesis ini merupakan upaya untuk memberikan informasi kepada manajemen fakultas teknik Universitas 45 Surabaya mengenai “kesenjangan antara sistem informasi akademik Fakultas Teknik eksisting dengan tujuan akademik Universitas”, serta memberikan arahan bagi manajemen fakultas teknik Universitas 45 Surabaya yang berupa Rekomendasi Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik untuk masa mendatang. Rekomendasi tersebut diharapkan bisa dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan kebijakan mengenai; apakah Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik yang ada masih layak untuk dipertahankan, perlu dikembangkan dengan menambahkan fungsi-fungsi baru, atau harus dibangun sistem yang baru, agar lebih selaras dengan tujuan akademik universitas. Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut:  Bagaimana analisa proses akademik fakultas teknik Universitas 45 saat ini dan bagaimana analisa kondisi Sistem Informasi Akademik yang dimiliki Fakultas Teknik Universitas 45 saat ini.  Bagaimana analisa tujuan akademik Universitas 45 dimasa mendatang  Bagaimana kesenjangan antara Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik eksisting dengan tujuan akademik Universitas dan bagaimana rekomendasi Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik Universitas 45 untuk masa mendatang. KERANGKA KERJA PERENCANAAN STRATEGI SI/TI Kerangka kerja (framework) untuk perencanaan strategi SI/TI dalam tesis ini terdiri dari beberapa tahapan (Ward, 2003): 1. Menginisialisasi proses strategi, merupakan tahap awal dimana tujuan, objektif, ruang lingkup dan hal-hal yang nantinya akan didapatkan, sudah dikonfirmasikan terlebih dahulu, pendekatan telah ditentukan dan kebutuhan yang diperoleh seperti alat-alat yang sudah diotomatisasi, partisipan bisnis telah diidentifikasi, mekanisme manajemen dan kontrol proses telah dibuat, kerja telah dihadapkan pada kontribusi bagi rencana bisnis, orang-orang yang dibutuhkan untuk berpartisipasi telah diidentifikasikan, rencana kerja, tugas-tugas, penjadwalan dan tanggung jawab dan bagian-bagian yang harus dicek telah dedefinisikan.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-2


2. Memahami situasi sekarang dan menginterpretasikan kebutuhan bisnis mendatang dengan menganalisa strategi bisnis, objektif, critical success factor untuk menentukan situasi sekarang, kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancamannya, dan informasi yang dibutuhkan sehingga fokus pada sistem aplikasi untuk memenuhi kebutuhankebutuhan tersebut. 3. Menentukan strategi SI bisnis yang meliputi sistem informasi secara konseptual yang digabungkan dan dipetakan menjadi portofolio aplikasi yang menggambarkan situasi saat ini, portfolio aplikasi yang dibutuhkan dan portfolio aplikasi potensial yang akan datang. 4. Mendefinisikan arsitektur informasi dan sistem dengan mengambil hasil dari proses analisa dan kebutuhan informasi untuk membangun model bisnis yang dituju bagi bisnis. Tahap ini memformulasikan model bisnis dan menggambarkan kondisi “ideal” didalam proses, sistem dan informasi dan diperlukan untuk memetakan arah kapan untuk mengembangkan rencana migrasi. Pekerjaan dimulai dari analisa lingkungan awal dan berlanjut formulasi strategi sistem informasi bisnis. Kerangka kerja untuk perencanaan strategi SI/TI tersebut dipengaruhi oleh aspek-aspek: a. Lingkungan bisnis dan teknologi b. Strategi SI/TI sebelumnya c. Strategi bisnis dan program pengembangan yang dituju d. Strategi SI/TI dan rencana-rencana yang dituju e. Aktivitas perencanaan lainnya. Dari kerangka kerja (framework) Perencanaan Strategi SI/TI yang telah digambarkan dan dijelaskan di atas, pada tesis ini pembahasan masalah dibatasi sampai tahap mendefinisikan arsitektur informasi dan sistem dan tidak membahas tahap perencanaan strategi IT dan tahap mempersiapkan rencana migrasi dan rencana yang dituju, karena tesis ini hanya dibatasi pada ruang lingkup strategi bisnis sistem informasi dan tidak melibatkan strategi manajemen SI/TI dan strategi TI-nya. Dari kerangka kerja Perencanaan Strategi SI/TI diatas tidak semuanya digunakan dalam tesis ini. Beberapa bagian kerangka kerja yang dipakai dalam tesis ini adalah: analisa keadaan saat ini dan kebutuhan bisnis, mendefinisikan/mengupdate arsitektur sistem dan informasi, dan menentukan strategis SI bisnis. TEKNIK ANALISA PEMAHAMAN KONDISI EKSISTING Digunakan untuk memperoleh pemahaman kondisi lingkungan organisasi terkini baik dari sisi bisnis maupun dari sisi sistem informasi dan teknologi informasi sebagai dasar untuk mengidentifikasi isu strategis dan strategi yang dijalankan di masa yang akan datang. Menurut Ward (2003), analisa situasi ini terdiri dari dua elemen penting, yaitu elemen yang berasal dari dalam organisasi dan elemen yang berasal dari lingkungan (luar) organisasi. Analisa Lingkungan Internal/Eksternal Bisnis Analisa lingkungan internal bisnis meliputi analisa terhadap strategi bisnis yang dirumuskan oleh organisasi, lingkungan organisasional, dan analisa terhadap proses bisnis. Analisa lingkungan eksternal bisnis, meliputi analisa faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi. (Ward, 2003)

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-3


Analisa Lingkungan Internal/Eksternal SI/TI Analisa lingkungan internal sistem informasi dan teknologi informasi, terdiri dari review terhadap investasi infrastruktur teknologi informasi yang telah dilakukan dan dimanfaatkan sampai dengan saat ini dan analisa terhadap penggunaan sistem informasi yang berbasis teknologi informasi dalam aktivitas sehari-hari. Analisa lingkungan eksternal sistem informasi dan teknologi informasi, ditekankan pada perkembangan dan kecenderungan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi oleh industri atau lembaga-lembaga yang memiliki core competence sejenis. (Ward, 2003) Analisa SWOT Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) terdiri dari komponen-komponen analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi, kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh factor eksternal. (Ward, 2003) TEKNIK ANALISA INTERPRETASI KONDISI MENDATANG Ada beberapa teknik yang bisa digunakan untuk melakukan analisa guna mendapatkan pemahaman kondisi mendatang, antara lain: Analisa Balance Scorecard Balanced Scorecard pertama kali dipublikasikan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton pada tahun 1992 dalam sebuah artikel berjudul “Balanced Scorecard – Measures That Drive Performance.” Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan adalah merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Kaplan dan Norton telah memperkenalkan Balanced Scorecard pada tingkat organisasi enterprise. Prinsip dasar dari Balanced Scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi finansial saja tetapi juga harus ditambahkan dengan ukuran-ukuran dari perspektif lainnya seperti tingkat kepuasan kustomer, proses internal dan kemampuan melakukan inovasi. Kaplan dan Norton (1996) memberikan kerangka kerja dengan empat perspektif agar dapat menjabarkan kinerja suatu organisasi dengan baik yang melingkupi perspektif Finansial, Konsumen, Proses Bisnis serta Tumbuh dan Belajar. Balanced Scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang dan menghasilkan proses manajemen seperti: 1. Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi. 2. Mengkomunikasikan dan mengkaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis. 3. Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis. 4. Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-4


Analisa CSF (Critical Succes Factor) Analisa CSF merupakan sebuah metode yang sangat kuat untuk mengkonsentrasikan kunci kebutuhan informasi yang diperlukan oleh sebuah organisasi, sebuah unit bisnis ataupun seorang manajer. Rockart (2001) dalam Ward (2003) mendefinisikan CSF (Critical Succes Factor) sebagai sejumlah terbatas area, dimana hasilnya bila mencukupi dapat menjamin keberhasilan kinerja bersaing untuk suatu organisasi. Penentuan CSF sangat penting untuk mencapai pemahaman menyeluruh tentang bisnis. Penentuan CSF dengan benar dapat membantu pencapaian tujuan dan strategi melalui kegiatan yang diprioritaskan. Analisa Value Shop Konsep analisa rantai nilai (value chain analysis) yang dikemukakan oleh Michael Porter menyebutkan bahwa setiap perusahaan terdiri dari sekumpulan kegiatan/aktivitas yang memberikan nilai tambah yang terdiri dari merancang, memproduksi, menyampaikan dan mendukung produk atau jasa yang dihasilkan dalam setiap badan usaha (Porter, 1985). Value Shop merupakan pengembangan lebih lanjut dari analisa value chain yang lebih dikhususkan pada perusahaan jasa. Aktivitas-aktivitas rantai nilai yang ada dalam perusahaan jasa dapat dikelompokkan menjadi dua aktivitas yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. a. Aktivitas utama merupakan aktivitas yang berkaitan langsung dengan proses penambahan nilai jasa yang dihasilkan. b. Aktivitas pendukung adalah aktivitas yang memberikan penambahan nilai secara tidak langsung pada jasa yang dihasilkan oleh perusahaan seperti: infrastruktur yang dimiliki, teknologi yang digunakan, sumber daya manusia dan aktivitas administrasi. Setiap aktivitas penambahan nilai atas setiap jasa yang dihasilkan pada setiap tahapan diikuti dengan aliran informasi pada aktivitas tersebut, melalui analisa ini diharapkan dapat diketahui kebutuhan informasi yang mengikuti perpindahan penambahan nilai jasa tersebut. Analisa Kesenjangan Proses Adalah teknik analisa yang digunakan untuk menghitung skor/nilai total kesenjangan/gap dari selisih nilai proses potensial yang akan dicapai dikurangi nilai proses yang sedang terjadi sekarang (current), dengan sistem pembobotan sebagai berikut: 0 = no contribution; 2 = minor; 4 = moderat; 6 = major (Ward, 1996) METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam melakukan analisa kesenjangan dan membuat rekomendasi Sistem Informasi Akademik di Fakultas Teknik Universitas 45 Surabaya dimasa mendatang, yang meliputi: pengumpulan dan informasi, analisa kondisi eksisting, interpretasi kondisi mendatang, analisa kesenjangan Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik eksisting dengan tujuan akademik Universitas, dan

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-5


pembuatan rekomendasi Sistem Informasi Akademik fakultas teknik untuk masa mendatang. Pengumpulan Data dan Informasi Analisa kesenjangan Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik dengan tujuan akademik Universitas di Universitas 45 Surabaya, diawali dengan pengumpulan data dan informasi yang berkaitan dengan visi-misi, dan rencana strategis dimasa mendatang, serta data dan informasi yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akademik fakultas teknik eksisting. Pengumpulan data dan informasi ini dilakukan dengan beberapa metode, yaitu:  Studi Dokumen Digunakan untuk mendapatkan data dan informasi yang berhubungan dengan kondisi Universitas dan Fakultas Teknik Universitas 45 Surabaya, diperoleh dari arsip-arsip Universitas dan Fakultas (RENSTRA) yang memuat tentang visi-misi, serta rencana strategis Universitas 45 Surabaya  Wawancara Melakukan wawancara dengan manajemen Universitas (Wakil Rektor) dan manajemen Fakultas Teknik (Dekan), untuk mengetahui secara detil permasalahan, kebutuhan dan masukan yang dapat digunakan dalam penelitian.  Observasi Melakukan pengamatan langsung, untuk mengetahui pekerjaan apa saja yang ditangani oleh bagian administrasi akademik fakultas teknik Universitas 45 Surabaya, bagaimana sistem pengelolaan data yang berkaitan dengan administrasi akademik fakultas, sejauh mana sistem informasi akademik yang ada sekarang dapat menangani masalah administrasi akademik di fakultas teknik, dan sejauh mana fungsi-fungsi yang ada dapat mendukung tujuan akademik universitas.  Browsing Melakukan browsing di internet, untuk melengkapi informasi external bisnis dan SI/TI. Analisa Kondisi Eksisting Dilakukan untuk memperoleh pemahaman kondisi lingkungan organisasi terkini baik dari sisi bisnis maupun dari sisi sistem informasi dan teknologi informasi sebagai dasar untuk menidentifikasi isu strategis dan strategi yang dijalankan di masa yang akan datang. Pada tahapan ini dilakukan analisa-analisa sebagai berikut: a. Analisa lingkungan internal bisnis meliputi analisa terhadap strategi bisnis yang dirumuskan oleh Fakultas Teknik Universitas 45, analisa lingkungan organisasional Fakultas Teknik, dan analisa terhadap proses bisnis Fakultas Teknik Universitas 45. b. Analisa lingkungan eksternal bisnis meliputi analisa faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi, serta analisa rencana strategis Universitas 45. c. Analisa lingkungan internal SI/TI, terdiri dari:  Review terhadap investasi infrastruktur teknologi informasi yang telah dilakukan dan dimanfaatkan sampai dengan saat ini dan  Analisa terhadap penggunaan sistem informasi yang berbasis teknologi informasi dalam aktivitas sehari-hari. Pada tahap ini analisa difokuskan pada analisa terhadap fungsi-fungsi yang dimiliki oleh Sistem Informasi Akademik fakultas teknik eksisting.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-6


d. Analisa lingkungan eksternal sistem informasi dan teknologi informasi, ditekankan pada perkembangan dan kecenderungan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi oleh industri atau lembaga-lembaga yang memiliki core competence sejenis dengan Fakultas Teknik Universitas 45. e. Analisa SWOT Analisa SWOT bertujuan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang dimiliki oleh Fakultas Teknik Universitas 45 Surabaya, untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar dari isu strategis yang mendasari pengembangan Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik Universitas 45 Surabaya dimasa mendatang. Interpretasi Kondisi Mendatang Pada tahap ini dilakukan penggalian potensi kontribusi yang dapat diberikan oleh sistem informasi untuk kebutuhan bisnis Fakultas Teknik Universitas 45 pada masa mendatang dengan menggunakan empat jenis analisa, yaitu: a. Analisa formulasi strategi, digunakan untuk mengidentifikasi dan menentukan strategi yang tepat yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan strategis, berdasarkan hasil analisa SWOT fakultas teknik. b. Analisa balanced scorecard, untuk mengidentifikasi sasaran strategis dilihat dari empat perspektif BSC yaitu yaitu perspektif keuangan, perspektif bisnis internal organisasi, perspektif pelanggan dan perspektif inovasi dan pembelajaran. Dari hasil identifikasi sasaran strategis tersebut kemudian dilakukan identifikasi inisiatif untuk dapat memenuhi sasaran strategis tersebut. c. Analisa critical success factor, digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi berdasarkan identifikasi inisiatif pada analisa BSC, dimana identifikasi informasi tersebut didasarkan juga pada tolok ukur masing- masing sasaran strategis. Selain kebutuhan informasi, yang teridentifikasi pada tahapan ini adalah langkah kunci yang diperlukan untuk mewujudkan insiatif sasaran strategis dan sistem informasi yang dibutuhkan. d. Analisa value shop, tools analysis ini merupakan pengembangan analisa value chain yang diperuntukan untuk menganalisa rantai nilai yang ada didalam perusahaan jasa. Aktivitas-aktivitas organisasi dikelompokkan dalam dua aktivitas besar yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama pada Fakultas Teknik Universitas 45 adalah seluruh aktivitas yang berkaitan langsung dengan proses untuk menghasilkan produk/jasa yang untuk diserahkan kepada customer. Sedangkan aktivitas pendukung adalah seluruh aktivitas yang tidak berkaitan langsung dengan aktivitas untuk menghasilkan jasa. Setiap aktivitas tersebut menjadi dasar dalam mengelompokkan langkah kunci yang telah diidentifikasi pada analisa CSF. Sehingga pada akhir analisa value shop dapat dihasilkan gambaran proses bisnis di masa yang akan datang. Pada akhir tahap ini dianalisa hubungan antara aktivitas, kegiatan, kebutuhan informasi dan pelaksananya. Analisa Kesenjangan Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik Eksisting dengan Potensi Aplikasi Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik Mendatang Berdasarkan hasil wawancara dengan manajemen fakultas diketahui bahwa selama ini belum pernah dilakukan evaluasi apakah sistem informasi akademik yang digunakan di Fakultas Teknik saat ini sudah sesuai dengan tujuan akademik universitas.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-7


Oleh karena itu dari hasil analisa kondisi eksisting dan interpretasi kondisi mendatang akan dilakukan analisa kesenjangan/gap analysis untuk mengetahui kesenjangan/gap antara sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan rekomendasi sistem informasi akademik fakultas teknik mendatang (berdasarkan interpretasi kondisi mendatang). Rekomendasi Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik Mendatang Dari hasil analisa kesenjangan antara sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan potensi aplikasi sistem informasi akademik fakultas teknik mendatang, selanjutnya akan dibuat rekomendasi sistem informasi akademik fakultas teknik untuk masa mendatang, agar memiliki kontribusi yang lebih maksimal terhadap tujuan akademik Universitas. Analisa Kesenjangan Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik Eksisting dengan Potensi Aplikasi Sistem Informasi Fakultas Teknik Mendatang Berikut ini adalah bobot nilai kesenjangan antara fungsi-fungsi yang ada didalam sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan fungsi-fungsi yang ada didalam sistem informasi akademik fakultas teknik yang baru (potensial). Pembobotan didasarkan pada level kontribusi dari masing-masing fitur/fungsi-fungsi terhadap proses bisnis di fakultas teknik, sebagai berikut: Bobot nilai 0 : no contribution diberikan untuk fitur/fungsi-fungsi yang tidak memiliki nilai dukungan terhadap proses bisnis, bobot nilai 2 : minor diberikan untuk fitur/fungsifungsi yang memiliki nilai dukungan yang bersifat support, bobot nilai 4 : moderat untuk fitur/fungsi-fungsi yang memiliki nilai dukungan yang bersifat key operational, dan bobot nilai 6 : mayor untuk fitur/fungsi-fungsi yang memiliki nilai dukungan yang bersifat strategic. Administrasi akademik dan administrasi PPM (berkaitan dengan perspektif proses bisnis) diberikan bobot nilai 4 (moderat) karena berkaitan langsung dengan proses bisnis, sehingga memiliki kontribusi yang bersifat key operational, sedangkan fitur/fungsi-fungsi administrasi pelatihan dan administrasi magang (berkaitan dengan perspektif pelanggan), administrasi sarana kerja, administrasi keuangan, administrasi SOP dan administrasi SDM (berkaitan dengan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan) diberikan bobot nilai 2 (minor) karena memiliki kontribusi yang bersifat support dalam proses bisnis. Tabel 6.1 berikut adalah analisa kesenjangan Sistem Informasi Akademik fakultas teknik eksisting dengan Sistem Informasi Akademik fakultas teknik yang baru (potensial), yang menjelaskan mengenai seberapa besar bobot nilai kesenjangan antara fitur/fungsi-fungsi Sistem Informasi Akademik fakultas teknik eksisting dengan fitur/fungsi-fungsi Sistem Informasi Akademik fakultas teknik yang baru. Tabel 6.1 Analisa Kesenjangan Fitur/Fungsi-fungsi Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik Eksisting dengan Fitur/Fungsi-fungsi Sistem Informasi Akademik Fakultas Teknik yang baru (potensial). Adm. Adm. Adm. Pelatihan Magang Akad.

Sistem Informasi Akademik

Adm. PPM

Adm. Sarana Kerja Bobot 2 Bobot 2 Bobot 4 Bobot 4 Bobot 2 Eksisting Eksisting Eksisting Eksisting Eksisting 0/0 0/0 10/40 0/0 0/0 Potensial Potensial Potensial Potensial Potensial 3/6 3/6 16/64 6/24 2/4 Gap 6 Gap 6 Gap 24 Gap 24 Gap 4

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-8

Adm. Keu.

Adm. SOP

Adm. SDM

Bobot 2 Bobot 2 Bobot 2 Eksisting Eksisting Eksisting 0/0 0/0 0/0 Potensial Potensial Potensial 4/8 6/12 13/26 Gap 8 Gap 12 Gap 26

Total Gap

110


KESIMPULAN Kesimpulan yang didapatkan berdasarkan hasil penelitian, pembahasan atau temuan dalam penelitian, antara lain: 1. Dari hasil analisa SWOT dapat disimpulkan bahwa Fakultas Teknik Universitas 45 saat ini memiliki banyak kelemahan, namun masih terbuka peluang/kesempatan untuk bisa diraih. 2. Dari dua isu strategis di fakultas teknik, disimpulkan bahwa isu strategis yang kedua (perolehan pengakuan) yang merupakan isu strategis yang sesuai dengan tujuan akademik Universitas 45. 3. Berdasarkan hasil penelitian diperoleh 8 fitur dalam sistem informasi akademik yang baru, yang meliputi: administrasi pelatihan, administrasi magang, administrasi akademik, administrasi PPM, administrasi sarana kerja, administrasi keuangan, administrasi SOP, dan administrasi SDM, yang masing-masing memiliki kontribusi yang bersifat support atau key operational dalam mendukung tujuan akademik Universitas. 4. Dari hasil analisa kesenjangan yang menunjukkan bahwa begitu besarnya total bobot nilai kesenjangan antara sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting dengan sistem sistem informasi akademik fakultas teknik yang baru, maka agar sistem informasi akademik fakultas teknik memiliki kontribusi yang lebih maksimal terhadap tujuan akademik Universitas, direkomendasikan untuk mengembangkan sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting sesuai dengan fitur/fungsifungsi dalam sistem informasi akademik fakultas teknik yang baru. 5. Dengan tidak tersedianya dokumentasi dari sistem informasi akademik fakultas teknik eksisting, maka direkomendasikan untuk membangun sistem informasi akademik fakultas teknik yang baru mulai dari awal. DAFTAR PUSTAKA KepMen-RI Nomor 232/U/2000, (2000), Pedoman Penyusunan kurikulum Pendidikan Tinggi Dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa. Kaplan R. And D. Norton, (1996), Translating Strategic Into Action- The Balanced Scorecard, Harvad Business School Press, Boston. Porter M.E. And Miller V.E., (1985), How Information Gives You Competitive Advantage, Harvad Business Review, Boston. PPMB Universitas 45, Dokumen PMB Universitas 45 Surabaya 2006-2008, UNPATMA, Surabaya. Senat Universitas 45, (2006), RENSTRA Universitas 45 Surabaya 2006-2015, UNPATMA, Surabaya. Senat Fakultas Teknik Universitas 45, (2006), Evaluasi Diri Fakultas Teknik, UNPATMA, Surabaya. Senat Fakultas Teknik Universitas 45, (2006), Portfolio Fakultas Teknik, UNPATMA, Surabaya. Senat Fakultas Teknik Universitas 45, (2006), RENSTRA Fakultas Teknik, UNPATMA, Surabaya.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-9


Ward. John. And Peppard. (2003), Strategic Planning For Information System, Third Edition. John Willey & Son’s Ltd, Cranfied, Bedfordshire. Ward. John. And Griffiths. Pat. (1996), Strategic Planning For Information System, Second Edition. John Willey & Son’s Ltd, Baffins lane, Chichester. http://www.itats.ac.id/maba.php http://www.untag-sby.ac.id/index.php?mod=viewpage&id=61

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-7-10

ANALISA KESENJANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK FAKULTAS TEKNIK DENGAN TUJUAN AKADEMIK UNIVERSITAS DI UNIVERSITAS 45 SURABAYA

Recommend Documents