Algemene Voorwaarden en Gedragsregels De Algemene Voorwaarden en gedragsregels zijn opgesteld door de Stichting Boats & Mo(o)re en zijn van toepassing op de overeenkomsten met de exposanten op het Boats & Mo(o)re evenement te houden op de locatie recreatiepark Parc Sandur te Emmen. Door de ondertekening van het inschrijvingsformulier verklaart de deelnemer aan het evenement kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden en gedragsregels en gaat akkoord met de onderstaande Algemene Voorwaarden en Gedragsregels. Artikel 1: Definities In deze voorwaarden worden onder de volgende begrippen verstaan: 1. De organisatie: Stichting Boats & Mo(o)re.Deze Stichting is als rechtspersoon verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement. 2. De exposant: de natuurlijke of de rechtspersoon die zich door middel van het inschrijfformulier heeft aangemeld als deelnemer aan het evenement en met wie de organisatie een overeenkomst heeft gesloten voor deelname. 3. Het evenement: een evenement georganiseerd voor de promotie van de recreatievaart. De organisatie biedt een platform aan ondernemers, gemeentes, toerisme- en recreatie bedrijven op het gebied van watersport en bezoekers, om elkaar te informeren en te inspireren. 4. De locatie: het evenement zal plaats vinden op het recreatiepark ‘Parc Sandur’ te Emmen. Het park biedt mogelijkheden om te exposeren op het water, op het buitenterrein in de open lucht en in diverse binnen locaties. 5. De inschrijver: door middel van het invullen en opsturen van het inschrijfbiljet kan de exposant zich inschrijven voor het evenement. 6. De overeenkomst: de overeenkomst die is gesloten tussen organisatie en exposant en waarin vastgelegd over welke faciliteiten tegen welke voorwaarden de exposant kan beschikken. 7. Annulering: de schriftelijke opzegging van deelname door de deelnemer van de inschrijving en/of overeenkomst. 8. Annuleringskosten: de vergoeding te betalen door de inschrijver aan de organisatie bij het annuleren van de inschrijving. 9. Variabele kosten: zijnde de kosten die de deelnemer in rekening gebracht kunnen door de organisatie voor extra diensten die de deelnemer wenst af te nemen van de organisatie tijdens het evenement. 10. De exploitant: de onderneming die alle horeca en aanverwante bedrijfsactiviteiten in exploitatie heeft in het recreatiepark Parc Sandur. Artikel 2: Inschrijving 1. Voor de inschrijving voor deelname dient men gebruik te maken van het inschrijfformulier. Het inschrijfformulier kan men downloaden via de website www.boatsandmoore.nl Het inschrijfformulier kan men digitaal of per post verzenden. 2. Door het ondertekenen van het inschrijfbiljet verklaart de inschrijver kennis te hebben genomen en akkoord te gaan met de Algemene Voorwaarden en Gedragsregels. 3. Het inschrijfformulier dient per bedrijf en/of organisatie ingediend te worden. Op het inschrijfformulier geeft de exposant aan welke faciliteiten hij wenst af te nemen. 4. De organisatie is gerechtigd de inschrijving te beoordelen en de deelname te accepteren of af te wijzen. Een deelname kan afgewezen worden als deze buiten de doelgroepen van de organisatie valt, bij eventueel meer inschrijvingen dan geplaatst kunnen worden, of ieder andere gegronde reden van de organisatie. 5. Na acceptatie zal de organisatie de inschrijver binnen 14 dagen na inschrijving bericht doen van acceptatie. 6. Bij acceptatie zal de inschrijver een van te voren vastgesteld inschrijfbedrag binnen 14 dagen storten op de bankrekening van de Stichting Boats & Mo(o)re. 7. Bij annulering door de inschrijver, minimaal 6 weken voor de aanvang van het evenement, zal 75% van het inschrijfbedrag teruggestort worden naar de inschrijver. De resterende 25% van het inschrijfbedrag gaat naar de organisatie. Bij latere annulering vervalt het gehele bedrag aan de organisatie. 8. De organisatie bepaalt uiteindelijke de plaats en afmeting van de ligplaats en/of expositieruimte van de exposant, zoveel mogelijk rekening houdend met de wensen van de exposant. Indien de
1
Algemene Voorwaarden en Gedragsregels toegewezen afmetingen meer dan 15% afwijken van de door inschrijver bij zijn inschrijving genoemde afmetingen, dan is de inschrijver gerechtigd om binnen 7 dagen na de toewijzing zijn deelname te annuleren. De exposant, die een eigen stand wil gebruiken, kan verzocht worden bij definitieve inschrijving een schets met lay-out van zijn expositieruimte in te leveren. 9. De organisatie is te allen tijde gerechtigd om deelnemers die zich niet aan de voorwaarden houden te weigeren van deelname of bij reeds aangevangen deelname van verdere deelname uit te sluiten. 10. De organisatie zal de deelnemer een schriftelijke motivatie sturen bij afwijzing.
Artikel 3: Annulering of wijziging door organisatie 1. De organisatie is, op grond van bijzondere omstandigheden, op ieder moment, gerechtigd het evenement te annuleren en/of te wijzigen. Bijzondere omstandigheden kunnen in dit kader onder meer zijn het aantal inschrijvingen, de weersomstandigheden, gemeentelijke verordeningen, maatregelen van toezichthoudende instanties en onvoorziene wijzigingen in de situatie op de locatie. 2. Een wijziging als bedoeld in artikel 3.1 ontheft de deelnemer niet van zijn inschrijving. De organisatie heeft bij een wijziging het recht de deelnemer een alternatieve ruimte aan te bieden. 3. Bij annulering door de organisatie houdt de organisatie zich het recht voor een vergoeding in rekening te brengen bij de deelnemer voor de gemaakte kosten. 4. De exposant heeft bij annulering door de organisatie geen recht op vergoeding van de door hem gemaakte kosten en/of geleden schade. Artikel 4: Annulering door exposant 1. Na acceptatie door de organisatie is het voor de exposant alleen in bijzondere omstandigheden mogelijk zijn inschrijving te annuleren. 2. Het verzoek tot annulering dient schriftelijk, voorzien van een duidelijke motivatie ingediend te worden bij de organisatie. 3. Indien de annulering geschiedt binnen 6 weken voor de start van het evenement is de organisatie gerechtigd het gehele inschrijfbedrag te innen. Zie ook artikel 2.6. Tevens kunnen gemaakte kosten, zoals bijvoorbeeld door de organisatie gemaakt in verband met de reservering, in rekening gebracht worden bij de inschrijver. Artikel 5: doelgroepen exposanten 1. Deelname aan het evenement is opengesteld voor alle recreatievaart en watersport gerelateerde bedrijven, instanties, organisaties en diensten. 2. Het tentoonstellen van producten is zowel binnen, op het buitenterrein alsmede op het water mogelijk. De diepgang van het water zal op de locatiekaart worden vermeld. Maximale diepgang zal beperkt zijn tussen 1.00m en 1.40m, zie hiervoor ook de situatieschets op de website. Er kan op ongeveer 300 meter van het evenemententerrein gebruik gemaakt worden van een boothelling. 3. De organisatie besluit of de te exposeren producten en/of diensten vallen binnen de door de organisatie gestelde doelgroepen. Artikel 6: Kosten en Betalingsvoorwaarden 1. Op het inschrijfformulier zijn de kosten van deelname aan het evenement weergegeven. Na ontvangst van het inschrijfformulier zal de organisatie een kostenopgave opstellen aan de hand van gevraagde faciliteiten en beschikbaarheid. De kostenopgave wordt binnen 2 weken opgestuurd naar inschrijver. De inschrijver dient binnen een week schriftelijk akkoord te gaan met de kostenopgave. Indien de inschrijver de termijn overschrijdt is de organisatie gerechtigd de toegewezen standlocatie toe te wijzen aan derden. 2. Na de schriftelijke akkoord verklaring door de inschrijver is er sprake van een overeenkomst. 3. Afhankelijk van de omvang van de stand / ligplaats en de hoogte van de kostenopgave zal inschrijfgeld in rekening gebracht worden. Het inschrijfgeld zal 20% van de kostenopgave bedragen met een minimum van € 250, = en een maximum van € 1.000, = 4. Het inschrijfgeld dient binnen 2 weken gestort te worden op de bankrekening van de Stichting Boats & Mo(o)re. Zie ook artikel 2.6.
2
Algemene Voorwaarden en Gedragsregels 5. De termijn van de in de kostenopgave benoemde bedrag, minus het inschrijfgeld, zal direct nadat er sprake is van een overeenkomst worden gefactureerd. De factuur dient betaald te zijn binnen de op de factuur genoemde termijn en dient in ieder geval te zijn voldaan 4 dagen voor de aanvang van de opbouw periode. 6. De variabele kosten zullen achteraf gefactureerd worden. 7. De exposant dient zelf zorg te dragen voor het afrekenen van alle horeca verstrekkingen. De horeca verstrekkingen kunnen alleen afgenomen worden van de horeca exploitant van Recreatiepark Parc Sandur 8. Alle bedragen zullen vermeerderd worden met de wettelijk voorgeschreven BTW. Artikel 7: Opbouw en inrichting 1. Twee dagen voor de start van het evenement vanaf 8.00 uur a.m. kunnen de stands worden opgebouwd. De organisatie zal het tijdstip aangeven waarop de exposanten kunnen beschikken over de gehuurde stand. De exposanten dienen zich strikt te houden aan de aangegeven periode. 2. De boten kunnen via een boothelling te water gelaten worden. Ook biedt de locatie mogelijkheden voor te waterlating met behulp van een door de exposant in te huren kraan. De boten voor de buiten expositie mogen eventueel eerder aangevoerd worden, dit in overleg met de organisatie. 3. De organisatie zal een speciale vergunning aanvragen voor het maken van proefvaren op de waterpartijen rond Parc Sandur. De exposanten dienen zich strikt te houden aan de Gemeentelijke voorschriften. 4. De deelnemer dient vooraf aan te geven hoeveel tijd hij benodigd acht voor de opbouw en inrichting. 5. De opbouw dient in ieder geval 24 uur voor de opening gereed te zijn, de inrichting dient de avond voor de opening voor 20.00 uur gereed te zijn. 6. Door de beveiliging zal het terrein op de dag voor de opening na 20.00 uur afgesloten en beveiligd worden. 7. De opbouw en inrichting dienen te voldoen aan de door de gemeente en de brandweer gestelde veiligheidseisen en aanwijzingen van de organisatie en bevoegde instanties dienen direct te worden opgevolgd. 8. Op de aanlegsteiger mogen onder geen beding goederen en/of obstakels worden geplaatst, de loopsteigers dienen op laste van vergunningsverlener en brandweer volledig obstakelvrij te zijn. 9. Vluchtwegen, vluchtdeuren en gangpaden mogen nimmer geblokkeerd worden. 10. De exposant die voor een eigen stand wenst te zorgen dient dit bij inschrijving te melden. Op verzoek van de organisatie dient de exposant een tekening van de eigen stand in te dienen. 11. De vloer van de grote expositiehal bestaat uit een gecoate betonvloer. Er mag geen enkele verankering of dergelijke in de vloer aangebracht worden. Reparaties van beschadigingen zijn voor rekening van de standhouder. In de kleine expositieruimte ligt vloerbedekking, de exposant dient de uiterste voorzichtigheid te betrachten de vloerbedekking niet te beschadigen/bevuilen. Schade aan de vloerbedekking is voor rekening van de exposant. 12. Het is niet toegestaan geluidsversterkers of iets dergelijks te plaatsen in de stands, het is niet toegestaan een geluidsniveau van 80 decibel te overschrijden in en rondom de stands. Indien de exposant muziek wil laten horen in zijn stand dient hij zelf te zorgen voor de benodigde vergunningen (auteursrechten en dergelijke). 13. In verband met het gevaar van legionella besmetting is het gebruik van open, stromende, sproeiende en/of vernevelende vloeistoffen niet toegestaan 14. Indien de exposant een elektriciteitsvoorziening nodig heeft in zijn stand dient hij dat bij zijn inschrijving al aan te geven. De organisatie zorgt dan voor het benodigde aansluitpunt. 15. In de door de organisatie opgebouwde stands zal de organisatie zorgen voor standaard verlichting. 16. Indien de exposant, naar het oordeel van de organisatie, niet tijdig met de opbouw / inrichting van zijn stand is begonnen, dan is de organisatie gerechtigd zelf over de gereserveerde plaats te beschikken. Dit ontslaat de exposant niet van zijn financiële verplichtingen jegens de organisatie. 17. Gedurende de gehele periode van het evenement is het de standhouder niet toegestaan tentoongestelde producten en/of onderdelen van de stand te verwijderen. Artikel 8: Afbouw en afvoer boten 1. De organisatie zal tijdig de periode aangeven waarin de exposanten de gelegenheid wordt geboden de stands af te breken en het tentoongestelde te kunnen afvoeren.
3
Algemene Voorwaarden en Gedragsregels 2. De exposant dient de aangewezen locatie en de eventueel gehuurde stand in de zelfde staat achter te laten als waarin het ter beschikking is gesteld bij aanvang van de opbouw. 3. De exposant dient al zijn klein afval zelf op te ruimen en gesorteerd te storten in daarvoor ter beschikking gestelde afvalcontainers. De exposant draagt zelf zorg voor de afvoer van het sloop afval van de stand en verder groot afval. 4. Indien, naar oordeel van de organisatie, de exposant zich niet houdt aan de onder artikel 8. 2 en artikel 8.3 dan zullen alle kosten voortvloeiende uit het niet nakomen van de regels doorberekend worden naar de exposant. Artikel 9: Veiligheidsvoorschriften 1. De exposanten dienen zich onverwijld te houden aan de wettelijke eisen en voorschriften, alsmede de voorschriften en eisen van de vergunningverleners en de brandweer. De organisatie zal de exposanten informeren betreffende specifieke eisen en voorschriften zo spoedig mogelijk nadat deze bekend gemaakt worden door de daartoe bevoegde instanties. 2. Ongeacht het gestelde in artikel 9.1 dienen de materialen, te gebruiken voor de inpandige standbouw, minimaal te voldoen aan de eisen ten aanzien van brandwerendheid en veiligheid als vastgelegd in de bouwvoorschriften en toepasbare NEN normen. 3. Zachtboard mag alleen gebruikt worden indien dit een door een bevoegd instantie goedgekeurde behandeling heeft ondergaan. Deze behandeling dient aantoonbaar en fabrieksmatig en/of door een erkend bedrijf uitgevoerd te zijn. 4. Hout en houtachtige materialen dienen een minimale dikte van 4 mm en klasse I en II van de vlamuitbreiding te hebben volgens NEN 6065 en een rookdichtheid volgens NEN 6066 5. Glas in de wanden dient veiligheidsglas of draadglas te zijn. 6. Textiel verticaal hangend dient aantoonbaar moeilijk brandbaar zijn gemaakt. Horizontaal gespannen textiel is niet toegestaan. 7. Toepassing van riet- en stroachtige materialen zijn in hallen niet toegestaan, tenzij aangetoond kan worden dat deze moeilijk brandbaar zijn gemaakt. 8. Foliematerialen dienen op een moeilijk brandbare ondergrond geplakt te zijn of voorzien van een certificaat met een moeilijk brandbaarheidklassering. De kunststoffen mogen bij in aanraking met vuur of hoge temperaturen geen prikkelende of voor de gezondheid schadelijke dampen of gassen afgeven en mogen onder die omstandigheden niet druppelen en/of druipen 9. Papierproducten dienen geheel op een moeilijk brandbare ondergrond geplakt te zijn of door impregneren moeilijk brandbaar gemaakt te zijn. 10. Het gebruik van brandgevaarlijke decoratie/aankledingmaterialen is niet toegestaan 11. Verlichting en andere elektrische aansluitingen dienen te allen tijde te voldoen aan de NEN 1010 norm. De verlichting dient dusdanig opgehangen te worden dat deze altijd op een veilige afstand van brandbare materialen is bevestigd. Voor andere aansluitingen dan voor verlichting is vooraf overleg en goedkeuring van de organisatie vereist. In de inschrijving dient de deelnemer aan te geven het verbruik dat hij wenst af te nemen. 12. Alle hier boven gestelde voorwaarden kunnen overruled worden door de plaatselijke brandweer of ander bevoegd gezag. De exposant dient onverwijld de aanwijzingen van de brandweer, bevoegd gezag en organisatie op te volgen. 13. Indien de exposant een vaartuig in één van de hallen wenst te exposeren, is het zonder toestemming van de plaatselijke brandweer niet toegestaan hierin brandstof, gasflessen of enig ander licht ontvlambare vloeistof aanwezig te hebben. Artikel 10: Catering en faciliteiten 1. Het is de exposanten niet toegestaan etenswaren, consumpties en/of genotsmiddelen te verkopen op het terrein van recreatiepark Parc Sandur. 2. Het verstrekken van gratis consumpties, hapjes, versnaperingen en dergelijke op evenemententerrein door de exposanten is toegestaan, mits deze zijn aangeleverd door de horeca exploitant van Parc Sandur. 3. Op website zullen de contactgegevens van de exploitant vermeldt staan. De exposant dient zelf de contanten en afrekening met de exploitant te verzorgen.
4
Algemene Voorwaarden en Gedragsregels 4. In het centrumgebouw van Parc Sandur zijn ruime horeca voorzieningen aanwezig. De exposant zal door het horecabedrijf geïnformeerd worden betreffende prijzen, reservering, dinerbonnen en dergelijke. 5. Op het recreatiepark Parc Sandur zijn tegen gereduceerde prijzen vakantie woningen beschikbaar voor de exposanten, hierover kan contact opgenomen met het secretariaat van de organisatie. Artikel 11: Beveiliging en verzekering van de materialen en goederen van de exposant. 1. Het terrein zal tijdens het evenement en tijdens de op- en afbouw periode aan de landzijde door middel van hekwerk afgesloten zijn. De toegang van personen zal alleen plaatsvinden via de kaartcontrole in het hoofdgebouw. Tijdens de openingsuren zal de waterzijde door de bemanning van de organisatie en oplettendheid van de exposanten in de gaten gehouden worden. Buiten de openingsuren zal een erkend beveiligingsbedrijf namens de organisatie aanwezig zijn voor de beveiliging. De aanwezigheid van de beveiligingsdienst ontheft de deelnemer niet van zijn aansprakelijkheid als genoemd in artikel 11.2. Ondanks de door de organisatie aangestelde beveiliging is de organisatie en de Stichting Boats & Mo(o)re niet aansprakelijk voor verlies en/of diefstal van goederen en materialen van de exposant of de beschadiging hiervan. 2. De exposant is tijdens de gehele periode, vanaf de aanvoer van zijn materialen en goederen tot en met het tijdstip van afvoer aansprakelijk voor eventuele schade en vermissing aan de materialen en goederen. De exposant dient zelf te zorgen voor een goede (evenementen) verzekering. Artikel 12: Aansprakelijkheden en Verzekering 1. De organisatie sluit iedere aansprakelijk uit, anders dan die niet dwingend in de Nederlandse wet geregeld is. 2. De organisatie, de exploitant, hun bestuurders, gemachtigden en hun personeel en vrijwilligers zijn niet aansprakelijk voor de vermissing van en de schade aan de materialen, goederen en producten van de exposanten. 3. De partijen genoemd onder artikel 12.2 kunnen tevens niet aansprakelijk gesteld worden voor schade aan goederen van exposant en/of derden als gevolg aan het disfunctioneren van technische installaties op het evenemententerrein, evenals voor de schade veroorzaakt door enig ander gebrek aan gebouw, terrein en kades. 4. De exposant is aansprakelijk voor schaden aan derden die het gevolg zijn van een tekortkoming en/of nalatigheid van de exposant, zijn personeel en/of hulpdiensten ingeschakeld door de exposant. Dit heeft tevens betrekking op personen met door de exposant verstrekte deelnemerskaarten. 5. De exposant dient afdoende verzekerd te zijn voor de onder artikel12.4 genoemde risico’s. 6. De organisatie sluit voor haar aansprakelijkheid een aansprakelijkheid/evenementenverzekering af. De aansprakelijkheid van de organisatie is beperkt tot maximaal het bedrag onder de betreffende aansprakelijkheidverzekering van de organisatie wordt uitgekeerd. 7. Tegenvallende bezoekers aantallen en/of tegenvallende omzet alsmede enige verstoring van het evenement door welke omstandigheden dan ook, kunnen nimmer een basis vormen voor een schadeclaim jegens de organisatie. Artikel 13: Toegangsbewijzen 1. Alleen de organisatie is gerechtigd toegangsbewijzen uit te geven of de verkoop van de toegangsbewijzen onder te brengen bij derden. 2. Voor bezoekers wordt door de organisatie door middel van verkoop van dagkaarten een toegangsprijs geheven. 3. Exposanten ontvangen gratis zes standhouderkaarten. Met deze bewijzen hebben de standmedewerkers gratis toegang tot het evenement. Meerdere standhouderkaarten kunnen tegen betaling besteld worden bij het secretariaat. De standhoudertoegangsbewijzen zijn strikt persoonlijk. Misbruik zal inname door de organisatie tot gevolg hebben. 4. De exposanten zullen bij definitieve deelname 10 relatie kaarten ontvangen, meerdere kaarten kunnen via het secretariaat van de organisatie tegen betaling besteld worden. 5. Er zullen voor de bezoekers en exposanten geen parkeergeld voor hun voertuig worden geheven.
5
Algemene Voorwaarden en Gedragsregels Artikel 14: Handhaving 1. De organisatie is gerechtigd bij het niet handhaven van de Algemene Voorwaarden en Gedragsregels door de exposant of één van zijn medewerkers deze de toegang tot het evenemententerrein te ontzeggen, dit kan tevens als: De exposant producten exposeert die niet overeenkomen met de doelgroepen als vermeld onder artikel 5. Als op enigerlei wordt gehandeld in strijd met de wettelijke bepalingen en/of locale voorschriften, alsmede men zich niet houdt aan veiligheid - milieu- en ARBO voorschriften. 2. Bij niet tijdige of onvolledige betaling heeft de organisatie het recht de exposant en/of zijn producten en diensten niet toe te laten op het evenemententerrein. 3. Indien de exposant of één van zijn medewerkers of ingehuurde derde op enige wijze schade heeft aangericht aan het gehuurde en/of aan de roerende- of onroerende zaken die toebehoren aan de eigenaren van het evenemententerrein, dan zullen de daarmee gepaard gaande kosten van herstel en andere schade verhaald worden op de exposant. 4. De maatregelen genoemd artikel 14.1, 14.2 en 14.3 ontheffen de exposant niet van zijn verschuldigde betalingsverplichtingen. Artikel 15: Toepasselijk recht 1. Op alle geschillen met betrekking tot de overeenkomsten met de deelnemers en derde partijen is het Nederlands Recht van toepassing. 2. Alle geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank arrondissement Noord Nederland Artikel 16: onvoorzien omstandigheden In alle voorkomende omstandigheden waarin de Algemene Voorwaarden en gedragsregels niet voorzien is de Organisatie gerechtigd passende maatregelen te treffen.
Emmen, januari 2013
6
